Presentacion MECI a Directivos

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA

¨ESAP¨FUNDAMENTOS Y ESTRUCTURA DEL MODELO

ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI

MARIA NELLY SANCHEZ A . EXPERTO TEMATICO EN MECI Y CALIDAD

Objetivo del MECI • El MECI tiene por objetivo establecer los métodos, los

procedimientos y los mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento permanente de la entidad, de tal forma que le permita el cumplimiento de los objetivos institucionales y la finalidad social del estado en su conjunto.

• Busca coadyuvar con el logro de los objetivos institucionales, permitiendo establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de

FUNDAMENTOS DEL MECI • Se fundamenta en la construcción de una ética institucional.• Toma como base Modelos Internacionales de Control Interno: COSO

(Usa), COCO (Canadá), CADBURY (Reino Unido), COBIT (Australia), GAO (USA Gubernamental) y MECI (Colombia).

• Se orienta a la prevención de riesgos.• Se hace efectivo en una organización por procesos (Gestión de la

Calidad).• Orienta la entidad hacía un control corporativo permanente.• Mide la gestión en tiempo real.

Enfatiza en la generación de Información suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de información existentes.Controla la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de cuentas.Fortalece la función de evaluación independiente al control y la gestión.Se orienta hacía la estandarización de metodologías y procedimientos de evaluación del sistema de control interno.Otorga alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento

PROPÓSITOS DEL MECI

• Autorregulación: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa. Autocontrol: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Autogestión: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOIMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 AÑO 2008

SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO LIDER OBJETIVO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

CONTROL

ESTRATÉGICO

AMBIENTE DE CONTROL

Acuerdos, compromisos o protocolos éticosDesarrollo del talento HumanoEstilo de dirección

•Carlos Alberto Hurtado•Olga Lucia Rendon •Jairo Díaz Jurado Creación de una

cultura organizacional fundamentada en el control a

los procesos de direccionamiento

estratégico, administrativos y operativos de la

entidad.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Planes y programasModelo de operación por procesosEstructura organizacional

Grupo Directivo

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Contexto EstratégicoIdentificación de riesgosAnálisis de riesgosValoraciones de riesgosPolíticas de administración de riesgos

•Carlos Alberto Montes

CONTROL DE

GESTIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

Políticas de operaciónProcedimientosControlesIndicadoresManual de procedimientos •Hugo Osorio

Asegurar el control a la

ejecución de los procesos de la Universidad,

orientándola a la consecución de los resultados y

productos necesarios para el cumplimiento

de su misión.INFORMACIÓN

Información PrimariaInformación SecundariaSistemas de información •Sonia María

Salgado

COMUNICACIÓN PÚBLICA

Comunicación organizacionalComunicación informativaMedios de comunicación

•Jairo Londoño Orozco

CONTROL DE

EVALUACIÓN

AUTOEVALUACIÓNAutoevaluación de controlAutoevaluación de gestión •Carlos Alberto

MontesValorar en forma permanente la efectividad del control interno,

nivel de cumplimiento de

planes, programas,

detectar desviaciones.

SU DISEÑO REQUIERE QUE ESTEN TOTALMENTE TERMINADOS LOS DEMAS SUBSISTEMASEVALUACIÓN

INDEPENDIENTE

Evaluación independiente del sistema de CIAuditoria Interna


PLANES DE MEJORAMIENTO

Plan de mejoramiento institucionalPlan de mejoramiento por procesosPlan de mejoramiento Individual


NORMOGRAMA•Néstor Jairo Zapata Gil

Diseñar una matriz que contenga las normas internas y externas que regulan la universidad.

La administración de riesgos y las actividades de control, son componentes transversales

Que es el MECI

• Es un SISTEMA integrado por una serie de reglas, instrumentos, métodos y mecanismos de control representados en normas, principios, planes, políticas, esquemas de organización, procesos, actividades, procedimientos, recursos, acciones y actuaciones estructurados bajo un marco de control, que unido a los demás sistemas y personas que conforman la Institución Pública y garantizan una gestión eficiente, transparente y orientada al cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales.

ASPECTO JURIDICO

LEY 87 de 1993: ¨Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado.LEY 489 de 1998:Por el cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las enytçtidades del orden Nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del art 125 de la CP y se dictan otras disposiciones En EL Art 27 se crea el Sistema Nal de C.I. DECRETO 1599 de 2005:Se adopta el Modelo Estandar de C.I para el Est ColombianoCIRCULAR 03 de 2005:Compromiso de la Alta Direcc,Adopc del MECI, Responsabilidad de las diferentes instancias,socilizac y capacitacion, apoyo oficina de Planeacion.Decreto 2621 de 2006:Fija termino de 20 meses para implementar el MECI 04/03/2007 CIRCULAR 1000-02:2004:Armonizacion NTCGP 1000: y MECI 1000:2005-procesos paralelos,un solo equipo, CCCI asume funciones en materia de calidad

CIRCULAR 01 de 2008:Evaluacion y seguimiento al avance en la implementacion del MECI, termino para la implementación 8 de diciembre de 2008DECRETO 3181 de 2009: Determina como plazo el 30 de Junio de 2010

El modelo estándar de control interno tiene bases técnicas: Se fundamenta en la constitución de una ética institucional Toma como

base los modelos internacionales de control interno: COSO, COCO, CADBURY, COBIT y GAO

Se orienta a la prevención de riesgos Se hace efectivo en una organización por procesos (Gestión de Calidad) Encausa la entidad hacia un control corporativo permanente Mide la gestión en tiempo real

Enfatiza en la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de información existentes

Controla la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de cuentas

Fortalece la función de evaluación independiente al control y la gestión Se orienta hacia la estandarización de metodologías y procedimientos de evaluación del sistema de control interno

Otorga alto nivel de importancia a los planes de Mejoramiento

BASE TECNICA DEL MECI

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

1. CONTROL ESTRATÉGICO

1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

* Acuerdos, compromisos o protocolos éticos* Desarrollo del talento humano* Estilo de Dirección

* Planes y programas* Modelo de operación por procesos* Estructura organizacional

* Contexto estratégico* Identificación de riesgos* Análisis de riesgos* Valoración de riesgos* Políticas de administración de riesgos

2. CONTROL DE GESTIÓN

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2 INFORMACIÓN

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

* Políticas de Operación* Procedimientos* Controles* Indicadores* Manual de Procedimientos

* Información Primaria* Información Secundaria* Sistemas de Información

* Comunicación Organizacional* Comunicación informativa* Medios de comunicación

3. CONTROL DE EVALUACIÓN

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

* Autoevaluación del control* Autoevaluación de gestión

* Evaluación independiente al Sistema de Control Interno* Auditoría Interna

* Plan de Mejoramiento Institucional* Plan de Mejoramiento por Procesos* Plan de Mejoramiento Individual

1. SUBSITEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Garantiza el Control al cumplimiento de la orientación Estratégica y organizacional de la Entidad.

Controla la planificación y su acción, hacia la consecución de sus objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.

Componentes:

DireccionamientoEstratégico

Administración deRiesgos

Ambiente de Control

1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

Conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control, influyendo en la planificación de la gestión y en los procesos de mejoramiento institucional.

Relaciones con otras entidades y organismos

Cultura de la entidad

Principios y valores del Gobernante y sus Directivos

Principios morales y éticos de la sociedad y del

servidor público

Necesidades de las comunidades y partes

interesadas

Asignación de competencias constitucionales y legales

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Componente: AMBIENTE DE CONTROL

Elementos:

Acuerdos, compromisos o protocolos éticos.

Desarrollo del talento Humano.

Estilo de dirección.

Autorregulación del comportamiento ético de

los servidores públicos

Políticas y prácticas de desarrollo del talento

humano

Caracterización del estilo de dirección

favorable al control y la transparencia de la

gestión pública

Fines esenciales del estado

INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS

Define el estándar de conducta de la entidad pública.

Establecen las declaraciones explícitas en relación con las conductas de los servidores públicos.

Son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad.

Deben mantener la coherencia de gestión con los principios consagrados en la Constitución política, la ley y la finalidad social del Estado.

En el DAFP, estos estándares de comportamiento son conocidos como código de ética o decálogo de valores.

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNAcuerdos o Protocolos éticos

1. Establecer criterios y parámetros para la encuesta de diagnóstico

(CCSCI)

2. Aplicar la encuesta, importanteDefinir la muestra mínima.

(Equipo MECI)

3. Tabular, valorar y analizar laInformación recolectada.

Conformación de un Comité de Ética

(Equipo MECI)

4. Someter a consideración del CCSCILos resultados del diagnóstico y

Propuestas(Representante de la Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y adoptar las acciones correspondientes

(CCSCI)

1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Elemento de Control, que define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público .

Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad ytransparencia al realizar :

DISEÑO DE PERFILES PROCESOS DE INDUCCION DIAGNOSTICO DE

REQUERIMIENTOS DE PERSONAL

REINDUCCION FORMACION Y CAPACITACION BINESTAR SOCIAL

INCENTIVOS EVALUACION DE

DESEMPEÑO EVALUACION DE LA

GESTION GERENCIAL PUBLICIDAD Y DIFUSION

DE LAS PRACTIVAS DE GESTION DEL TALENTO HUMANO


(CCSCI)


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)




(CCSCI)

6. Revisar periódicamente las políticasy efectuar ajustes

(Servidores asignados segúnModelo de operación)

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNDesarrollo del Talento Humano

1.1.3 ESTILO DE LA DIRECCIÓN

Define la filosofía y el modo de administrar de la gerencia, el cual se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad.

EL ESTILO DE DIRECCION INCORPORA:

UNA GUIA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO SOCIAL CONOCIMIENTO DIRECTIVO SOBRE LAS FUNCIONES DE LA ENTIDAD GENERACION DE CONFIANZA EN EL PERSONAL PARTICIPACION DE LOS SERVIDORES EN LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD PARTICIPACION CIUDADANA EN EL CONTROL SOCIAL DELEGACION DE RESPONSABILIDADES ASIGNACION Y USO TRANSPARENTE DE LOS RECURSOS COMPROMISO DE LA DIRECCION EN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO ACCIONES DE MEJORAMIENTO EN COMPROMISOS CON EL ESTADO CONOCIMIENTO DIRECTIVO PARA ASIGNAR CARGAS DE TRABAJO COMUNICACIÓN. TRATO RESPETUOSO.


(CCSCI)


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)




(CCSCI)

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNEstilo de la Dirección

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

Conjunto de elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de los resultados, metas y objetivos.

Las actividades de control constituyen el componente que permite ejercer control sobre toda la operación de la entidad, se da para todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

Instrumento general para la regulación de las

operaciones

Administración de Riesgos

Estructura Organizacional

Modelo de operación por procesos

Planes y programas

Caracterización del Estilo de Dirección

Políticas y prácticas de Desarrollo del Talento

Humano SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL

Elementos:

Políticas de operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de procedimientos

Autorregulación del comportamiento ético

Mecanismos de monitoreo a la operación

Controles inmersos de los procesos

Procedimientos estandarizados para la

ejecución de la Misión de la Entidad

Lineamientos claros para la acción y el desempeño

INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

2.1 .1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Este elemento de control, establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública.

Este elemento define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la entidad.

Las políticas de Operación constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación de los componentes Direccionamiento Estratégico y la Administración del Riesgo.

2.1 .1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Las políticas de operación establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permiten prever los riesgos que inhiben el cumplimiento de las metas y sus resultados.

Definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad su ejecución.

Facilitan el control Administrativo y reducen la cantidad de tiempo que los administradores ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios.

METODOLOGÍAPOLÍTICAS DE OPERACIÓN

La política de operación se define teniendo en cuenta lo siguiente:

El aspecto específico que requiere la guía de acción.

Los responsables de acatarla, esto es, el ámbito de la aplicación.

La guía de acción que deben cumplir los responsables para evitar las situaciones indeseables.

Término de aplicación en caso de no ser permanente.

Proceso al que aplica.

METODOLOGÍAPOLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Analizar: Estrategias, planes, programas,

Políticas, requisitos, necesidades, Especificaciones, en donde se

requiera el diseño e implementación de políticas

de operación.(Equipo MECI)

(Responsables asignados)

2. Analizar o aprobar las políticas de operación a la entidad sugeridas

Para cada proceso.

(CCSCI)

3. Divulgar la política de operación, en el ámbito de la aplicación.

(Servidores asignados al proceso)

4. Revisiones periódicas y ajustes de la políticas de operación.

(CCSCI)(Servidores asignados al proceso)

2.1 .2 PROCEDIMIENTOS

La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 define procedimiento como la forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Este elemento se constituye en un estándar de control que establece los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los procesos, permitiendo describir y comprender las relaciones entre áreas, flujos de información que se suceden en el proceso y la coordinación de las actividades.

METODOLOGÍAPROCEDIMIENTOS1. Establecer por cada proceso los

criterios necesarios para tener en cuenta en el diseño de los

procedimientos.(CCSCI)

2. Instruir a todos los servidores de la entidad sobre el modelo de

operación por procesos.(Equipo MECI)

3. Describir y documentar cada una de las actividades de los procesos.

(Equipo MECI)(Servidores asignados al proceso)

4. Diseñar los diagramas de flujo que se requieren.


5. Socializar la información a los servidores públicos y

retroalimentar.(Equipo MECI)


6. Analizar y aprobar los procedimientos sugeridos.

(Directivo responsable del proceso)

7. Revisar periódicamente, efectuar ajustes y socializar cambios.


2.1 .3 CONTROLES

Son el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública.

Los controles se definen para las actividades, tomando como base los procesos identificados y las políticas de operación, con el fin de definir las acciones conducentes a reducir los riesgos; éstos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos.

2.1 .3 CONTROLES

Los controles se clasifican en:

- Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización.

- Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable.

METODOLOGÍACONTROLES

1. Establecer los criterios y parámetros necesarios para el diseño de los controles en las actividades de los procesos.

(CCSCI)

2. Asistir técnicamente a los responsables de los procesos en el

diseño de los controles.(Equipo MECI)

3. Retomar la lista de calificación y evaluación de riesgos y hacer selección de los que requieran medidas de reducción según su

calificación.(Equipo MECI)


4. Diseñar los controles para los riesgos en orden de mayor a menor

calificación.(Se diligencia formato 2.1.3)


5. Analizar y aprobar los controles sugeridos para cada proceso.

(CCSCI)6. Medir la eficacia de los controles (Se

usa tabla de eficacia de los controles)


METODOLOGÍACONTROLES

7. Medir la eficiencia de los controles, valorando cualitativamente el

beneficio que presta el control y el costo que genera implementarlo.


8. Medir la efectividad de los controles utilizando los valores de la eficacia

y eficiencia de cada control. (Equipo MECI)


9. Confrontar el resultado de efectividad del control con la

calificación y evaluación del riesgo con el fin de determinar el nivel de

riesgo. (Equipo MECI)


10. Revisar periódicamente los controles diseñados para cada

actividad y proponer los ajustes necesarios.


2.1 .4 INDICADORES

Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad.

La medición periódica de los indicadores permite establecer el grado de avance o logro de objetivos trazados y de los resultados esperados del proceso, en relación con los productos y servicios que éste genera para la ciudadanía o para las partes interesadas de la entidad.

2.1 .4 INDICADORES

Las entidades deberán diseñar indicadores de:

Indicadores de Eficiencia: Establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso.

Indicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el modelo de operación.

Indicadores de efectividad (impacto): Miden la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas.

METODOLOGÍAINDICADORES

1. Establecer los criterios y parámetros necesarios para el

diseño de indicadores, que permitan el cumplimiento de los

resultados esperados.(CCSCI)

2. Determinar las variables o aspectos claves (Factores críticos de éxito) que deben tenerse en cuenta a

nivel estratégico para la medición. (Equipo MECI)


3. Diseñar los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad para los

planes, programas, proyectos y procesos dependiendo de los

factores críticos de éxito.(diligencia formato 2.1.4)


4. Analizar y aprobar los indicadores diseñados o solicitar los ajustes

necesarios.(Directivo responsable del proceso)(Servidores asignados al proceso)

5. Medir periódicamente los resultados del indicador.

(Directivo responsable del proceso)(Servidores asignados al proceso)

6. Revisar periódicamente el diseño y pertinencia de los indicadores.

(Directivo responsable del proceso)(Servidores asignados al proceso)

2.1 .5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

El manual permite la estandarización del conocimiento

METODOLOGÍAMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Establecer los criterios y parámetros necesarios para el

diseño y construcción del manual de procedimientos de la Entidad.

(CCSCI)

2. Recopilar la información de los estándares de control diseñados de todos los

elementos de control, que deben ser conocidos y acatados por los servidores

de la entidad(Representante de la dirección)

(Equipo MECI)

3. Diseñar el manual de procedimientos con el fin de direccionarlo hacia el cumplimiento de los objetivos de

la entidad.(Representante de la dirección)

(Equipo MECI)

4. Analizar y aprobar el manual de procedimientos , o realizar los

ajustes necesarios.(CCSCI)

5. Expedir el acto administrativo de adopción del manual de

procedimientos.(Representante legal)

6. Revisar periódicamente el manual y efectuar los ajustes necesarios,

previo concepto del CCSCI(Directivo responsable de cada proceso)

Instrumento general para la regulación de las

operaciones

Mecanismo de monitoreo a la operación

Controles inmersos de los procesos

Procedimientos estandarizados para ejecutar la misión.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

Componente: Información

Elementos:

Información primaria. Información secundaria. Sistemas de información.

Flujos de información interna y externa requeridos en la

operación

Mecanismos para registro y generación de la

información.

Parámetros de requerimiento de

información al gobierno nacional, territorial y

órganos de control

Lineamientos claros para la acción y el

desempeño.

INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE INFORMACION

Parámetros y necesidades de información y

rendición de cuentas a la ciudadanía y partes

interesadas.

2.2 COMPONENTE INFORMACION

Conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para el grupo de interés de la entidad.

Reduce la incertidumbre y aumenta el conocimiento con respecto a eventos internos y externos que se suceden en la organización.

vincula la entidad con su entorno.

hace parte fundamental de la operación de la entidad.

Es insumo para la ejecución de los procesos.

debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad pública.

Se debe acceder a ella con rapidez y con facilidad, sin ningún obstáculo; es un instrumento y no un fin y su aplicación comprende todos los ámbitos de la entidad.

LA INFORMACION DEBE DE SER :

- Objetiva para que represente la realidad.

- Relevante para que sea útil y se ajuste a las necesidades de los usuarios.

- Verificable para comprobar su veracidad.

- Debe brindar las condiciones y herramientas necesarias para la toma de decisiones en la entidad. - Debe permitir la intercomunicación, integración y unificación de criterios.

NIVELES DE RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACION

El nivel directivo de la entidad pública es responsable por la generación y administración de la INFORMACIÓN, en procura del logro de los objetivos institucionales.

Los servidores públicos a su vez, son responsables por su producción, captura, uso y socialización a los diferentes grupos de interés.

En consecuencia el manejo de la información es de carácter estratégico por su papel en el direccionamiento institucional y su impacto se logra a nivel operativo, al facilitar las relaciones necesarias a la gestión institucional.

2.2.1 ACTIVIDAD INFORMACION PRIMARIA

Conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la entidad pública..

INFORMACION PRIMARIA

ENTORNOS

ENTORNO INMEDIATO ENTORNO LEJANO

- COMUNIDAD-

PROVEEDORES

- CONTRATISTA

- ENTRE OTRAS

CONTACTO

- AMBIENTE POLITICO

- TENDENCIAS SOCIALES

- VARIABLES ECONOMICAS

- AVANCE TECNOLOGICO

MECI

MECI: 1000:2005(Modelo Estándar de

Control Interno)

NO HAY RELACION

La principal fuente de INFORMACIÓN PRIMARIA por lo tanto es la comunidad y los grupos de interés.

Para a ella se puede acceder a través de entrevistas con sus líderes, encuestas de opinión o de percepción, estudios de mercado y la implementación de un Sistema de Quejas y Reclamos, Las cuales son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales; a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia.

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNInformación primaria


(CCSCI)


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)


Propuestas


(CCSCI)

6.Revisiones periódicas de políticas y Realizar los ajustes necesarios

(CCSCI)

2.2.2 ACTIVIDAD INFORMACION SECUNDARIA

Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad.

proviene de la fijación de políticas, de la ejecución de los procesos y de sus actividades y se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.

Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para traducirla en reportes necesarios para su divulgación.

La INFORMACIÓN SECUNDARIA constituye la base para establecer la comunicación a nivel interno, y su prospección a los clientes externos y hacia la comunidad, permitiendo la rendición de cuentas.

INFORMACION SECUNDARIA

TIPOS

INFORMALFORMAL

- Reportes- Informes- Registros

Físicos- Actas- Intranet

Conocimientos, experiencias y ejercicios de los servidores

2.2.2 ACTIVIDAD INFORMACION SECUNDARIA


(CCSCI)


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)




(CCSCI)



METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNInformación Secundaria

MECI

MECI: 1000:2005(Modelo Estándar

de Control Interno)

2.2.3 SISTEMAS DE INFORMACION

Los SISTEMAS DE INFORMACIÓN, necesitan de un componente físico (hardware), de programas (software), recurso humano, información que se pretende procesar para agregarle valor obteniendo información adicional de mayor soporte.

SISTEMAS DE INFORMACION

GRUPOS

ESTRATEGICOS

2.2.3 SISTEMAS DE INFORMACION

PARA LA GESTION

Entre estos se encuentran los

sistemas de planeación, de administración

del talento humano y todos

aquellos diseñados para cumplir con los Macro procesos

Estratégicos y Misionales.

se diseñan e implementan

para el procesamiento

de grandes volúmenes de información y

para la ejecución de actividades

rutinarias en la entidad


(CCSCI)


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)




(CCSCI)

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNSistemas de información

Adicionalmente, los Sistemas de Información deben tener como características básicas la Integralidad, la oportunidad, la relevancia, la disponibilidad y la seguridad.

Estrategias para el manejo de los medios de comunicación hacia

la ciudadanía y las partes interesadas

Administración de RiesgosParámetros y necesidades de información a las partes interesadas y rendición de

cuentas a la comunidad

Parámetros y requerimientos de información al gobierno

nacional, territorial y órganos de control

Mecanismo para registro y generación de la

información

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Componente: COMUNICACIÓN PUBLICA

Elementos:

Comunicación organizacional

Comunicación informativa Medios de comunicación

Flujos de información externa e interna requeridos en la

operación

Mecanismos eficientes de socialización de

información institucional

Flujos de comunicación

requeridos para la operación

INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PUBLICA

2.3 COMUNICACIÓN PUBLICA

Es el Componente del Control que apoya la construcción de visión compartida.

Apoya las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos.

Se da la interacción entre las personas con el propósito de lograr que mensajes, datos, ideas y actitudes que apoyen el acercamiento de la entidad a los públicos que atiende (Clientes).

Es factor hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes.

Define y gestiona la proyección de su identidad e imagen corporativas. Caracteriza y regula sus interacciones con los grupos de interés de la entidad pública.

2.3.1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad.

identifica los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

debe convocar a los servidores públicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público.

Busca que los servidores públicos se integren a un proyecto político y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y compromiso con los propósitos misionales definidos por cada administración.

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNComunicación organizacional


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)




(CCSCI)


(CCSCI)




FLUJOS DE COMUNICACION

COMUNICACIÓN DESCENDENTE COMUNICACON

ASCENDENTECOMUNICACIÓN CRUZADA

NIVELES ALTOS

NIVELES INFERIORES

SUPERIORES

SUBALTERNOS

FUNCIONARIOS

FUNCIONARIOS


La Comunicación Descendente: Una desventaja de este flujo de Comunicación es que la información se pierde o se distorsiona al descender por la cadena de mando.muchas de las órdenes no se comprenden y ni siquiera se leen. Por consiguiente, es fundamental contar con un sistema de retroalimentación para determinar sí la información se percibió tal como era la intención del emisor .

La Comunicación Ascendente: El problema que presenta este flujo es que puede ser obstaculizado por servidores que filtran los mensajes y no transmiten toda la información a sus jefes, en especial la información desfavorable.

La Comunicación Cruzada: Incluye el flujo horizontal de información entre funcionarios de niveles organizacionales iguales o similares, y el flujo diagonal entre funcionarios de niveles diferentes que no tienen una relación de dependencia directa entre sí.

2.3.2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA

Está constituida por la información amplia y transparente de la entidad pública hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestión. Contribuye a la Rendición de Cuentas ante los diferentes grupos de interés.

Rendición de la Cuenta a los órganos encargados de la vigilancia Fiscal en el uso de los recursos públicos.

El deber legal y ético de la Rendición de la Cuenta está determinado por la normatividad que obliga al servidor público a responder e informar sobre su actuación.

en lo referente a la administración y manejo de recursos públicos, así como frente a los resultados en el cumplimiento que le ha sido conferido.

2.3.2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA

COMUNICACIÓN INFORMATIVA permite el cumplimiento de los principios de Transparencia, al mantener y promover una actitud institucional que permita que los propósitos, actuaciones y resultados de la gestión sean visibles para todos los grupos o personas interesadas en su gestión.

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓNComunicación informativa


(Equipo MECI)


(Equipo MECI)




(CCSCI)


(CCSCI)



2.3.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Constituye el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. Corresponde a cada entidad pública disponer de medios de comunicación permanentes y eficaces para que todos los grupos de interés de la organización conozcan lo que se planea y se ejecuta.

los medios además, permiten la necesaria realimentación que genere unidad de criterio, de convicción o de mejoramiento.

MEDIOS DE COMUNICACION

La adecuación de los sistemas de comunicación con la información que se pretende comunicar y los grupos de interés que han de recibirla, promueve los principios de Transparencia, mediante la implementación de distintos mecanismos masivos de comunicación que brinden información completa, sencilla y oportuna acerca de la gestión.

permitiendo el ejercicio del control ciudadano a través de la observación, entendimiento y evaluación de las decisiones y conducta de los servidores públicos; de Economía, Eficiencia y Eficacia, al alinear los medios internos de comunicación con los propósitos y fines de la entidad.

METODOLOGÍA IMPLEMENTACIONMedios de comunicación


(Equipo MECI)




(CCSCI)


(CCSCI)




(Equipo MECI)

Presentacion MECI a Directivos

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