TEMA: EFECTOS ECONÓMICOS DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Estudio de la Organización

Efectos Económicos de las Variables Organizacionales

Factores Organizacionales

Inversiones en Organización

Costos de la Operación Administrativa

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Aspectos Legales

1. Antecedentes

El estudio organizacional no es suficientemente analítico, lo que impide una cuantificación correcta de las inversiones y costos de operación

Es importante “simular” el funcionamiento del proyecto, para medir desembolsos como: Dimensionamiento físico de oficinas y equipamiento para calcular inversiones en infraestructura y equipos; Niveles de cargos ejecutivos para calcular remuneraciones; y los procedimientos administrativos para calcular gastos indirectos, como algunas de las variables que deben determinarse.

2. La Organización del ProyectoDiversas Teorías

La teoría clásica de la organización de Henri Fayol:

a) Principio de la división del trabajo para la especialización

b) Principio de la unidad de direcciónc) El principio de la centralizaciónd) El principio de la autoridad y

responsabilidad

2. La Organización del ProyectoDiversas Teorías

La teoría de la organización burocrática de Max Weber (racionalizar las actividades):

a) La división del trabajob) La coordinación de las tareas y la

delegación de autoridadc) El manejo impersonal y formalista del

funcionarioPero: “El diseño organizacional se debe hacer

de acuerdo a la situación particular de cada proyecto”

2. La Organización del Proyecto

El componente administrativo-organizativo, es el instrumento para alcanzar los objetivos del proyecto, el cual debe integrar las variables:

- Las unidades organizativas- Los recursos (humanos, materiales y

financieros)- Los planes de trabajo

2. La Organización del ProyectoLa Estructura Organizativa

Todas las actividades del proyecto se deben programar, coordinar y controlar mediante el diseño de una estructura organizativa. Esto permitirá:

- Alcanzar los objetivos propuestos, y;- Este diseño permitirá establecer las

inversiones y los costos de operación derivados de la organización del proyecto

2. La Organización del ProyectoLa Estructura Organizativa

Las estructuras son relaciones relativamente fijas entre los puestos de la organización, y se diseñan en función a:

- Procesos de división del trabajo- Departamentalización (funciones, territorio,

productos, clientes o mixtas)- Esferas de control (funciones, proximidad geográfica,

grado de dirección y control de subordinados)- Delegación Es importante diseñar una estructura organizativa

flexible por la necesidad de adaptación del proyecto a situaciones particulares en el futuro

3. Efectos Económicos de las Variables Organizacionales

La estructura organizacional que se adopte genera inversiones y costos de operación, que permitirá determinar la rentabilidad del proyecto

La estructura organizacional define la naturaleza y contenido de cada puesto en la organización, esto permite determinar el costo de las remuneraciones administrativas del proyecto

3. Efectos Económicos de las Variables Organizacionales

La organización tiene una doble influencia económica:

- Efecto directo: En las inversiones y costos asociados a un tamaño específico de operación (infraestructura física, equipamiento), y;

- Efecto Indirecto: En los costos de operación derivados de los procedimientos administrativos asociados a un tamaño, tecnología y complejidad de la estructura organizativa

3. Efectos Económicos de las Variables Organizacionales

El estudio organizacional, debe tomar en cuenta también:

- El estudio de mercado (canales, sucursales, etc.)- Tamaño y localización Aparentemente, mientras mayor sea la

envergadura del proyecto, mayor será el tamaño de la estructura organizativa, sin embargo aquí también es posible apreciar economías de escala

El análisis organizacional debe considerar también una estructura para la implementación y otra de operación definitiva del proyecto

4. Factores Organizacionales Los factores organizacionales más importantes son:

Participación de unidades externas al proyecto, tamaño del proyecto, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas

a) Participación de unidades externas:- Relaciones operativas (clientes y proveedores), estas

requieren el diseño de unidades organizacionales en función a procedimientos administrativos externos

- Decisiones internas que determinan la participación de entidades externas, esto determina la necesidades de unidades coordinadoras y fiscalizadoras (auditorías externas, contratistas de obras, servicios contables y otras…

4. Factores Organizacionalesb) Tamaño del proyecto: El tamaño del proyecto, está

correlacionado con el número de niveles jerárquicos y divisiones funcionales de la organización. Aunque también se presentan economías de escala

c) Tecnología administrativa: De esto se deriva los recursos humanos y materiales que se necesitarán en el desarrollo de actividades

d) Complejidad de las tareas administrativas: Es un factor determinante para el diseño de la estructura (más tareas, más comunicación y más divisiones jerárquicas

La localización de oficinas no siempre coincide con la localización de la fábrica, en ella intervienen factores comerciales relacionadas a la imagen de la empresa

5. Inversiones en Organización

El cálculo de las inversiones se basan en el diseño de la estructura organizativa. Su dimensionamiento y la definición de las funciones de las unidades tendrán efecto sobre:

- Inversiones en obra física- Equipamiento- Capital de trabajo No es responsabilidad del estudio organizacional

cuantificar estas inversiones, pero sí se deberá proporcionar informaciones completas a la parte técnica

5. Inversiones en OrganizaciónObras Físicas

Con los antecedentes de la estructura organizacional se cuenta con una primera aproximación de la cantidad y tamaño de las oficinas, así como de instalaciones anexas

El análisis de espacio físico para las unidades de carácter administrativo, debe tomar en cuenta:

- Flujo de movimiento de personal- Atención de clientes y proveedores- Número de funcionarios por oficina- Bodegas para materiales y repuestos- Sistema interno de comunicaciones y flujo de información- Locales de venta- Estudio sobre la imagen corporativa de la empresa……

5. Inversiones en OrganizaciónObras Físicas

La inversión en obras físicas para un mismo proyecto serán distintas si:

- Si se construye, la inversión se deriva del costo del terreno y la edificación

- Si se compra, la inversión se obtiene del costo de compra más la remodelación y acondicionamiento

- Si se alquila, sólo se considera los gastos de acondicionamiento y otros menores

Es importante identificar aquí, la parte depreciable de la que no es…

Al igual que en el estudio técnico se deben considerar inversiones durante la ejecución del proyecto, ya sea de ampliación o mantenimiento

El acondicionamiento de las oficinas, en algunas primarán la estética y en otras la funcionalidad

5. Inversiones en OrganizaciónEquipamiento de Oficinas

Se basa también en los criterios de obras físicas pero también está definido por las variables de funcionalidad operativa de los procedimientos administrativos

Es importante también determinar las reinversiones en equipos. Aquí se debe tomar en cuenta no tanto las variables técnicas, sino otros criterios relacionado con la estética. Esto afectará la consideración de la vida útil.

Por último, en temas de inversión se deben considera también vehículos para el personal ejecutivo, sistemas de comunicaciones y procesamiento de datos…

6. Costos de la Operación Administrativa

La mayor parte de los costos de operación provienen de los procedimientos administrativos

Sin embargo, existen costos de operación tales como las remuneraciones del personal y las depreciaciones, que provienen de la estructura administrativa en sí

La depreciación tendrá que considerar el remplazo anticipado de muebles y equipos en esta parte del estudio

6. Costos de la Operación Administrativa

Las remuneraciones del personal, provienen del estudio de los procedimientos administrativos, ámbitos de control y complejidad de actividades, que existen al interior de una estructura diseñada

Se determinan las principales funciones de cada unidad de la organización y de ello se establecerán los tipos y cantidades de profesionales. Luego se establecen los sueldos equivalentes a cada cargo. Otros aspectos que se deben tomar en cuenta en las remuneraciones son:

- La disponibilidad y escasez del mercado de profesionales- La localización geográfica - Hay que considerar como costos separados, la

remuneración que recibe el empleado y los que finalmente paga la empresa

6. Costos de la Operación Administrativa

Otro ítem de costos de operación son los servicios prestados por terceros:

- Pago de alquileres- Mantenimiento de oficinas- Suscripciones- Seguros- Comunicación- Servicios básicos- Comisiones- Viáticos- Patentes- Servicios de circulación

7. Sistemas de procedimientos administrativos

Los diferentes procedimientos administrativos, involucran costos de operación e inversiones

Normalmente para los procedimientos se establece un porcentaje del monto total de proyecto

Pero, hay que considerar la incidencia de la tecnología aplicable a la organización empresarial

7. Sistemas de procedimientos administrativos

La elección de un procedimiento administrativo, puede condicionar en forma importante al proyecto, por ejemplo en un proyecto de construcción de departamentos:

- Ejecución propia vs contratista- Publicidad propia vs contratación de una agencia- Compra y venta directa de departamentos vs

contratación de corredores- Arquitectos propia vs contratación de una empresa

de arquitectos- Abogados propios vs contratación de un estudio de

abogados…..