Tema 7: La planificacin y control de los Recursos Humanos

Tema 7: La planificacin y control de los Recursos Humanos

7.1. Relaciones entre la planificacin de recursos humanos y la planificacin de la organizacin.

Planificacin empresarial: fijar objetivos empresariales, acciones y medios para alcanzarlos. Conjunto de decisiones anticipadas para que la empresa llegue en un futuro a unas situaciones determinadas.

Se realiza a dos niveles:

-estratgico: Objetivos generales de la empresa a largo plazo, diseando las polticas que debe seguir la empresa y la estructura, marco para que pueda realizarse. Da coherencia a todo el conjunto. Se realiza por la alta direccin.

-Operativo:

La planificacin de recursos humanos: de forma sistemtica y razonada prever el futuro en trminos cuantitativos y cualitativos.

-Estratgico: fin de conseguir un contingente de RRHH.

-Operativo: a partir de la planificacin estratgica concretamos la planificacin operativa.

Existe una vinculacin entre la planificacin empresarial y la planificacin de RR.HH. Existe dos niveles de implicacin:

-La planificacin de RR.HH. se debe realizar despus de que la empresa haya realizado la planificacin estratgica empresarial

-Existe otra postura, donde la planificacin de RR.HH. este integrada en la planificacin de la empresa, es decir, ambas se realizan simultneamente para influir una en la otra.

Depende de la cultura, la importancia de RR.HH., del estilo de direccin,.. que una empresa elija una postura u otra.

7.2. El proceso de planificacin de recursos humanos.

Conjunto de acciones a realizar que se lleva a cabo para realizar una planificacin de Recursos Humanos. Partimos de los objetivos generales de la empresa (input) creados por la direccin de forma unilateral.

Estos objetivos:

-Favorecer una mayor rentabilidad de la empresa, intentando que no se produzcan excesos (costes que ello conlleva) o deficiencias (no se puede realizar la actividad de forma adecuada) de personal.

-Garantizar un nmero de empleados oportunos para que se puedan desarrollar todas las actividades.

-Coordinar programas de formacin y promocin que aseguren que la empresa tenga personal cualificado adecuado a sus necesidades.

-Motivar a los Recursos Humanos estableciendo los adecuados planes de compensaciones y carreras.

Se intenta dar respuesta a dos preguntas:

-Qu personas necesitaremos?

Tanto en trminos cualitativos (necesidades del puesto de trabajo, cualificaciones, perfiles concretos) como cuantitativos (nmero de personas).

Se debe realizar un pronstico sobre las necesidades de personal, planificacin de plantilla o de necesidades de personal.

-Cmo satisfacemos esas necesidades?

Determinar las estrategias que se van a realizar para cubrir esas necesidades.

Crear:

-Planes de formacin.

-Planes de contratacin (Reclutamiento, seleccin,)

-Planes de los gastos de personal.

-Planes de carreras.

-Planes de personal (pregunta 1).

7.3. El sistema de informacin de recursos humanos.

1. Necesidad previa de informacin, mediante un anlisis de la situacin actual. Se pretende conseguir informacin relevante, tanto de dentro como de fuera de la empresa.

El entorno externo (macro-entorno): es aquello que afecta a la empresa y escapa del control de esta, se estudia con el fin de prever. Evitar amenazas y aprovechar oportunidades.

-Econmico: rea Geogrfica o sectorial. Ej: evolucin del coste de vida, el crecimiento econmico esperado,

-Tecnolgico: es el ms dinmico. Nuevas tecnologas, productos,

-Social: caractersticas culturales (valores culturales determinan el comportamiento) y del mercado laboral (cambios demogrficos (incorporacin de la mujer al trabajo, envejecimiento de la poblacin, a las corrientes migratorias), tasa de desempleo, oferta educativa, trabajadores de las empresas de entorno, ).

-Poltico-Legal: normativa (especialmente laboral) que afecta a la consecucin de sus objetivos, partidos polticos, organizaciones sociales, patronales, sindicatos, A nivel nacional, provincial, internacional Los convenios colectivos afecta directamente a la empresa.

El anlisis interno (micro-entorno): el contexto de la direccin de recursos humanos. Factores econmicos-financieros (dinero disponible), Factores de Marketing, investigacin y desarrollo y tecnolgicos (nos determinan los perfiles necesarios para la empresa), Factores polticos Intereses motivaciones y acciones de los grupos de poder dentro de la empresa (comit de empresa, directivos (cualquier persona que tenga a su cargo subordinados. Ej: capataz), accionistas, propia direccin de RR.HH.

Pasamos a investigar las prcticas que llevan a cabo el D.RR.HH. sacando informacin que nos ser til para planificar las acciones futuras de este departamento.

Nos resultara til hacer un anlisis del equipo humano o Demogrfico, mediante la distribucin de las personas de la empresa por:

-Unidades organizacionales.

-Categoras de empleos.

-Niveles y clases de estudio (edad, jubilaciones y sexo embarazos).

-Antigedad.

-Modelos de contratacin.

Anlisis de la cualificacin de los RR.HH.

a) competencias: habilidades (sabe hacer), aptitudes (querer hacer), conocimientos (se garantiza que la persona sabe).

b) Potencial: conjunto de factores innatos adquiridos que determinan lo que una persona puede llegar hacer con el adecuado adiestramiento y adecuacin.

Casilla 4: empleados con potencial bajo y rendimiento bajo, empleados prescindibles.

Casilla 3: Potencial alto, rendimiento actual bajo. Ej: recin incorporados, empleados problema.

Casilla 2: Potencial alto, resultados actuales altos. Empleados estrella*

Casilla 1:resultados actuales altos, pero bajo potencial. Empleados al lmite.

Anlisis del rendimiento de los RR.HH.

-Coste medio por empleado: gastos de personal/n promedio de empleados (media del ao de los trabajadores)

-Ingresos por empleado: Ventas o facturacin/ n promedio de empleados. (es utilizado para calcular la productividad, este concepto relaciona productos resultados y aquello que ha generado esos resultados (empleados, materias primas, energa,) estas no pueden sumarse. no podemos sumar peras con manzanas. Para ello establecemos el gasto/coste econmico de estos factores.

-Proporcin de los gastos de personal sobre las ventas: Gastos de personal/ Ventas.

-Tasa de variacin del coste por empleado: Coste medio por empleado- Coste medio por empleado del ao anterior/ coste medio por empleado del ao anterior. Este nos indica la evolucin de nuestros costes medios por empleado.

Anlisis de la actitud y satisfaccin del personal:

a) Indicadores indirectos:

-Tasa absentismo: Horas no trabajadas (enfermedad, accidente y voluntario)/ Horas totales tericas.

-Absentismo por trabajador: Horas de ausencia /N de promedio de empleados.

-Rotacin externa: Ritmo al cual los trabajadores abandonan la empresa. N de separaciones/ N de empleados.

-Rotacin interna: Ritmo al cual los trabajadores son trasladados. N de traslados/ N promedio de empleados.

-Quejas o reclamaciones: N de reclamaciones/ N promedio de empleados.

-ndice de conflictividad: Horas de trabajo perdidas (asambleas, huelgas,)/ horas de trabajo totales tericas.

-Tasa de propensin a la huelga: N de jornadas de huelga/ n promedio de empleados.

-Tasa de intensidad a la huelga: N de jornadas de huelga/ N de huelguistas.

-ndice de participacin: N de ideas o sugerencias/ N promedio de empleados.

b) Observacin directa, relaciones y reuniones con los empleados:

-La observacin directa del dia a dia nos da una idea si la gente esta satisfecha, sus actitudes,

-Se pueden establecer reuniones formales para recoger esta informacin.

-Contactos informales con lo empleados (walking around, paseillo por la empresa, una cervecita, charraeta garbeo.

c) Tcnicas especficas de medicin del clima laboral.

-Encuestas de clima laboral (investigacin social, importante). Para que sean contestadas no deben ser muy largas.

-Entrevistas, ms en profundidad, no con todos los trabajadores, pero s con algunos trabajadores.

2. Previsin, pretende idear una imagen futura deseada. Actuamos en tres pasos:

-Previsin de las necesidades brutas (cualitativas y cuantitativas). Se pretende llegar a conocer cuantos trabajadores y con que cualificaciones voy a necesitar para realizar todas las actividades de la empresa.

-Previsin de los trabajadores disponibles, los trabajadores que se tendrn en un futuro.

-Comparacin entre lo que se necesita y lo que se tiene o puedo disponer, para determinar la evolucin futura. (necesidades netas).

3. Programacin, Organizar mediante un plan de accin, para establecer el orden, plazo, prioridades, asignar responsabilidades, determinar que personas son las encargadas de establecer un seguimiento y control de las acciones, establecer presupuestos econmicos, de las acciones.

Ante la comparacin anterior podemos llegar a tres situaciones:

-Deficiencias de personal y/o de conocimientos. Disear acciones para cubrir las necesidades. (ETTs, Reclutacin de personal, subcontratacin,)

-Excedentes de personal y/o conocimientos. Estudiar diferentes alternativas y establecer la ms conveniente (despidos objetivos, jubilaciones anticipadas, abandonos voluntarios, reduccin de la jornada,)

4. Ejecucin, Implantar, llevar a cabo las acciones programadas. manos a la obra

5. Control, realizar un seguimiento con el fin de verificar que todo se ha realizado correctamente, y/o reajustar aquellas desviaciones. Al mismo tiempo que se van desarrollando las acciones se realiza el seguimiento. Si se realiza el control al final del proceso podemos encontrar desviaciones que no podrn reajustarse.

Estimacin de las necesidades de personal:

Los objetivos es llegar a determinar las necesidades cuantitativas netas como las cualitativas netas.

Las necesidades cualitativas, netas es el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que la empresa necesita incorporar o que necesita eliminar.

-Intentar realizar una estimacin de las necesidades cualitativas netas, dentro del horizonte temporal de nuestra planificacin.

Las necesidades cualitativas brutas dependen de las exigencias, objetivos que persigue la empresa. Se establecen los programas de los departamentos y los procesos tecnolgicos empleados por la empresa. Todo ello determinar los perfiles necesarios para los puestos de trabajo.

-Hacer un pronstico de lo que se conseguir, estimacin sobre el potencial cualitativo futuro, a partir de las valoraciones de personal.

-Comparar el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que necesitaremos en un futuro, menos lo estimado que se tendr en un futuro. (Necesidad futura- Lo que se tendr en el futuro).

Las necesidades cuantitativas: El nmero de personar que se necesitar. Esto depender directamente del volumen de trabajo, del nivel de rendimiento de los empleados, grado de tecnificacin (necesidad de mano de obra en los procesos),

de la jornada de trabajo marcada por los convenios colectivos, nivel de rotacin (desvinculaciones) y la tasa de absentismo de la empresa, Con estas variables se determina las personas que necesitar la empresa.

-A partir de los empleados que se tienen en la actualidad se realiza un pronstico de la plantilla futura. Teniendo en cuenta los planes de carreras, planes de sustitucin, accidentes, fallecimientos, embarazos,

-Las necesidades cuantitativas netas, a travs de la comparacin entre la actualidad y el futuro.

Mtodos de estimacin de necesidades de personal:

Cuantitativos:

1.Mtodo universal: consiste en calcular el nmero de empleados necesarios calculando un ratio:

N de trabajadores= horas de trabajo total requeridas/ horas efectivas de trabajo de un trabajador.

2.Extrapolacin: a partir de datos histricos, acumulados en aos anteriores. Se puede realizar mediante mtodos estadsticos o con hojas milimetradas y se establece una recta.

3. Indexacin.

4. Anlisis de regresin: calcular frmulas matemticas que relacionan el personal necesario con diferentes variables.

Cualitativos: se basan en el juicio, opiniones, experiencia, de determinadas personas consideradas expertos es estos temas.

-Unipersonales: se consulta o pregunta a una nica persona. (superior jerrquico)

-Pluripersonales: Se pregunta a varias personas, Tcnica Delphi: consiste en preguntarle a un grupo de panel de expertos a travs de unos cuestionarios los tems que nos interesan (cuantas personas, cualidades, creen que se necesitan). Se recogen los cuestionarios y se extraen conclusiones. Ms tarde se devuelven los cuestionarios para que consideren su opiniones reflexiones y vuelvan a emitir otros cuestionarios, para volver a procesarlos. Este proceso se repite hasta llegar a un consenso.

Mtodo de consulta a expertos en varias fases, o procesos consecutivos.

Informacin sobre:

-Personas: nombre, fecha de inicio, tipos de contratos, puesto, cualificacin, potencial, nivel de retribucin,

-Puestos: esta informacin se encuentra en diferentes departamentos de la empresa, por ello se recogen los datos, se procesan y posteriormente se distribuyen a las personas que necesitan esta informacin. Esta tarea es realizada por el SIRH sistema de informacin de recursos humanos: conjuntos de procedimientos ordenados encargados de recoger los datos (hechos desorganizados), procesarlos y convertirlos en informacin (datos organizados con significado para alguien en un lugar y momento determinado) Es un subsistema del sistema global de la empresa.

7.4. La auditoria de recursos humanos.

Del control de la propia direccin del DRR.HH. nace la auditoria de RR.HH:

Sistema de revisin y control para informar sobre el funcionamiento del DRR.HH. Se pretende evaluar y analizar como se desempean las funciones con el fin de localizar posibles reas de mejora o/y cambios.

Las razones que justifican:

-Implicaciones jurdicas, cualquier desviacin pueden llevar a la empresa a procesos judiciales.

-Costes de personal es una parte muy importante de los costes totales de la empresa, cualquier desviacin en esta puede afectar a la competitividad de la empresa.

-Lo realizado en el rea de RR.HH. esta directamente relacionado con la productividad de los empleados y la calidad del trabajo.

La auditoria principalmente se dedica a evaluar a travs de estndar (criterio o modelo previamente establecido como conveniente o eficaz). Para realizar una evaluacin por comparacin.

-De cantidad: tasa de rotacin.

-De calidad: nmero de piezas defectuosas, modelo de seleccin determinado como ideal.

-De tiempo: tiempo que se tarda en recibir los curriculums de los candidatos.

-De costes: de un proceso de reclutamiento, de los accidentes laborales,

Estos se pueden comparar con los resultados o el desempeo.

Quin realiza la auditoria de RR.HH.?

El propio departamento o consultores externos que tendrn un juicio ms objetivo y ms caro.