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1.LOS DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIN: RECOGIDA Y REPARTO.

1.1. INTRODUCCION.Para la Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este entendemos, seria el concepto general de documento.

Por su parte, la Ley 13/1985 de 25 de Junio, de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como "toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas por cualquier soporte material, incluso los soportes informticos".La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son por tanto, el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo: Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como son, por ejemplo, los resmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa.

Son emitidos por un rgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aqul que lo produce - es siempre uno de los rganos que integran la organizacin de una Administracin Pblica.

Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.El documento administrativo rene, en general, las mismas caractersticas que los dems documentos aunque con unas funciones primordiales claramente identificables: Funcin de constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Funcin de comunicacin: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin es tanto interna - entre las unidades que componen la organizacin administrativa - como externa - de la Administracin con los ciudadanos y con otras organizaciones.En relacin con la incorporacin de medios tcnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C. seala que la Administraciones Pblicas impulsarn el empleo y aplicaciones de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la C.E. y las leyes.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con ms frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos, informticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el ms utilizado y el que con ms frecuencia vamos a manejar.

El documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas las competencias de expedicin de copias autenticas de documentos pblicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas.

1.1.1. Impreso y documentoImpreso sera un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos especficos a cumplimentar por el interesado.El impreso sera el soporte del documento escrito. Una vez que ste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el rgano competente adquiere la consideracin de documento.

Aunque los tipos de impresos son muy variados, segn la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, stos deben reunir unas caractersticas bsicas. Entre otras, las siguientes: Homogeneizacin en cuanto a tamao y contenido.

Debe facilitar su cumplimentacin por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al mximo.

Facilitar el anlisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicacin de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos.

La calidad del papel depender de su finalidad o destino; as los impresos a los que se prev una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso.

En relacin con la calidad tambin se tendr en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirn de mayor calidad y de una presentacin ms esttica.

Cuando un impreso conste de varias copias, stas sern de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administracin, etc.) y facilitar la clasificacin en su caso.

El contenido, aunque muy diferente segn la finalidad que cumpla, constar bsicamente de: Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definicin del impreso; un nmero de referencia correlativo que permitir su identificacin; identificacin del organismo que lo emite e instrucciones, que pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogern al dorso.

Parte central o cuerpo: est directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposicin, declaracin del I.R.P.F....)

Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso.

Los documentos sern objeto de normalizacin, para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales caractersticas o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanizacin e informatizacin, etc.

El nmero de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administracin a los particulares y al contrario. En el prximo tema hablaremos y conoceremos sobre la estructura de los documentos administrativos bsicos

EL SOPORTE MATERIAL DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A pesar de los avances tcnicos, el papel sigue siendo el soporte material ms utilizado en la documentacin administrativa.

La Ley 30/92, de 26 de noviembre, del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, establece en su artculo 45.5 las siguientes normas en cuanto a la produccin y normalizacin de documentacin administrativa:

Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos, informticos o telemticos, por las Administraciones Pblicas, o los que estos emitan como copias de los originales almacenados por estos mismos medios, gozarn de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado, as como el cumplimiento de las garantas y requisitos exigidos por sta u otras Leyes.

Pero el legislador no poda mantenerse al margen del uso creciente de la informtica, y de ello se percat la Ley 30/1992 de 26 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (LRJAP-PAC), que en su primera versin recogi ya en su artculo 45 el impulso al empleo y aplicacin de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, por parte de la Administracin al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus competencias y de permitir a los ciudadanos relacionarse con las Administraciones cuando fuese compatible con los medios tcnicos de que dispongan.

Esa previsin, junto con la de la informatizacin de registros y archivos del artculo 38 de la misma Ley en su versin originaria y, especialmente, en la redaccin que le dio la Ley 24/2001 de 27 de diciembre al permitir el establecimiento de registros telemticos para la recepcin o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones por medios telemticos, abra el paso a la utilizacin de tales medios para relacionarse con la Administracin.

La Ley 30/1992 se limit a abrir la posibilidad, como se ha dicho, de establecer relaciones telemticas con las Administracin, pero la hora actual demanda otra regulacin que garantice, pero ahora de modo efectivo, un tratamiento comn de los ciudadanos antes todas las Administraciones.

Para dar respuesta a esa demanda se aprob la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, que reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos y regula los aspectos bsicos de la utilizacin de las tecnologas de la informacin en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Pblicas, as como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento comn ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurdica.

As mismo define el documento administrativo electrnico y dice en su art. 39 que las Administraciones Pblicas podrn emitir validamente por medios electrnicos los documentos administrativos a los que se refiere el artculo 46 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, siempre que incorporen una o varias firmas electrnicas conforme a lo establecido en la Seccin 3 del Captulo II de la presente Ley.

Los documentos administrativos incluirn referencia temporal, que se garantizar a travs de medios electrnicos cuando la naturaleza del documento as lo requiera.

La Administracin General del Estado, en su relacin de prestadores de servicios de certificacin electrnica, especificar aquellos que con carcter general estn admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.

LA COMISION SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOSLa Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, en su artculo 49, considera parte integrante del Patrimonio Documental a los documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos, en el ejercicio de su funcin, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carcter pblico.

Asimismo, dicha Ley dispone, en su artculo 52, la obligacin de todo poseedor de bienes del Patrimonio Documental y Bibliogrfico a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservacin y a mantenerlos en lugares adecuados, disponiendo a continuacin que la exclusin o eliminacin de bienes de dicho patrimonio deber ser autorizada por la Administracin competente, mediante el procedimiento que se establecer por va reglamentaria.

Por ltimo, el artculo 58 de la Ley prev la creacin de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, encargada del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la Administracin del Estado y del sector pblico estatal, su integracin en los Archivos y el rgimen de acceso e inutilidad administrativos de tales documentos. Dicho precepto prev tambin la creacin de Comisiones Calificadoras en los Organismos pblicos que as se determine.

La mencionada Comisin fue regulada por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se establece su composicin, funcionamiento y competencias.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS.

Entendemos por documentos oficiales o documento administrativo, aquellos que relacionan a las persona fsicas o jurdicas con las distintas instituciones o centros oficiales, as como los de rgimen interno de los mismos. Los documentos oficiales son, por lo general, documentos escritos.

Como es lgico, cada organismo dentro de cada Administracin Pblica, genera una serie de documentos especficos que dependern de la actividad que desarrolle.

En base a ello, podemos hacer una primera clasificacion general de las diversas clases de documentos administrativos emitidos por las Administraciones Pblicas:

De comunicacin: Como son las notificaciones y comunicaciones.

De citacin: Por ejemplo, citaciones y emplazamientos.

De conminacin: Requerimientos

De constancia o prueba: Entre otros, actas y certificados.

Periciales: Los informes.

De decisin: Las resoluciones y acuerdos.

Por otro lado, no podemos olvidarnos de los documentos de apoyo informativo.

Entendemos por documentos de apoyo informativo aquellos que proporcionan elementos de juicio necesarios para que el rgano competente pueda dictar determinada resolucin

Los documentos de apoyo informativo o de instruccin aparecen en la fase del mismo nombre del procedimiento administrativo, en la que, como ya sabemos, figuran:

Las alegaciones de los interesados.

Los informes de rganos distintos a quienes compete la resolucin.

La informacin pblica.

Las pruebas.

La audiencia del interesado.

Adems de los documentos de instruccin existen otros que de forma directa o indirecta enriquecen la informacin administrativa, como pueden ser, entre otros:

Los repertorios de legislacin.

Los textos de Derecho Administrativo.

Las enciclopedias y diccionarios jurdicos.

Las revistas especializadas.

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. CLASES

Actualmente, es muy extendida la clasificacin que se hace en base a la documentacin que generan las relaciones establecidas por la Administracin con los ciudadanos, estos con la Administracin y la Administracin en s misma, segn la cual distinguimos:

a) Documentos dirigidos por la Administracin a los ciudadanos: Como principales documentos de este tipo, encontramos:

Notificaciones: La notificacin es el traslado del acto administrativo al particular destinatario. mediante las cuales se pone en conocimiento de los interesados de- terminadas resoluciones o acuerdos administrativos que les afectan. Publicaciones: En Boletines oficiales. Requerimientos: En los que se insta al administrado a cumplir cierto trmite o con- ducta. Dicho de otra forma, los requerimientos son los actos de intimacin que imponen a los particulares una conducta distinta de la comparecencia, por ejemplo, derribar un edificio. Citaciones: Mediante las cuales se convoca a una persona para que comparezca ante un determinado rgano administrativo en un da determinado, por ejemplo, el 4 de abril. Emplazamientos: Por los que se convoca a una persona para que comparezca ante un determinado rgano administrativo dentro de un cierto perodo de tiempo, por ejemplo, antes de 20 das..

Certificaciones. Documentos de autenticacin mediante los cuales la Administracin acredita la existencia de un hecho, pudiendo ser de juicio (certificados mdicos, de buena conducta, de convivencia, etc.) o de conocimiento (constatan la existencia de determinados datos o documentos en el archivo).En el mbito de la administracin local, las certificaciones de todos los actos oficiales, resoluciones y acuerdos de la Corporacin, Comisiones y Autoridades, as como las copias y certificados de los libros y los documentos que en las distintas dependencias existan, se expedirn siempre por el Secretario, salvo precepto legal que disponga otra cosa.

Segn lo establecido en el art. 70.3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril y el art. 207 del Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales, todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de los rganos de gobierno y administracin de las entidades locales y de sus antecedentes, as como a consultar los archivos y registros.

Las certificaciones se expedirn por orden del Presidente de la Corporacin y con su visto bueno. Irn rubricadas al margen, por el jefe de la Seccin o del Negociado al que corresponden y llevarn el sello de la Corporacin.

Pueden expedirse certificaciones de los acuerdos de las Corporaciones Locales antes de ser aprobadas las actas que los contengan, siempre que se haga la salvedad en este sentido y a reserva de los trminos que resulten de la aprobacin del acta correspondiente.

b) Documentos dirigidos por los ciudadanos a la Administracin:Los documentos que los ciudadanos dirigen a la Administracin varan en funcin de la posicin que ocupan en relacin con el procedimiento administrativo, en el que el ciudadano ostenta una posicin dinmica frente a la Administracin, que se traduce en una serie de intervenciones que se formalizan documentalmente y que inciden en el proceso de formacin de la voluntad administrativa.Dichos documentos son fundamentalmente cuatro solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos, a travs de los cuales los ciudadanos participan en la actuacin administrativa, unas veces promovindola, otras aportando datos y otras o impugnndola.

Son fundamentalmente los siguientes: Solicitudes: Utilizadas normalmente para la iniciacin de un procedimiento administrativo (instancias). Son documentos que contienen una o varias peticiones dirigidas a promover la accin del rgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un inters legtimo.

Denuncias . Documentos por los un ciudadano, en cumplimiento o no de una obligacin legal, pone en conocimiento de un rgano administrativo la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciacin de un procedimiento administrativo. Alegaciones: En ellas los interesados en un procedimiento administrativo aportan datos o valoraciones de carcter fctico o jurdico para su consideracin por el rgano competente. Recursos: Son documento mediante los cuales los ciudadanos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su anulacin o modificacin por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurdico.

Por ltimo podemos encuadrar en esta clasificacion otro tipo de documentos dirigidos por los ciudadanos a la Administracin que est adquiriendo cada da ms relevancia.

Nos referimos a las Reclamaciones que son actos del ciudadano manifestando su discordancia por una supuesta deficiencia en el funcionamiento de un servicio pblico y supone una colaboracin por parte de aqul en la mejora de los servicios.

c) Documentos administrativos de rgimen interior:Como su nombre indica, estos documentos no se destinan al exterior del centro, institucin oficial y organismo, sino que solamente circulan en el interior de los mismos o sirven de relacin entre ellos.Es el caso, por ejemplo, de los informes solicitados a otro rgano administrativo, as como de las actas, de las propuestas de resolucin y de los documentos contables.

Traslado: Es la comunicacin de un acto cualquiera realizada entre rganos o unidades administrativas que conlleva el envo de un documento o expediente administrativo.

Informe: A efectos de la resolucin del procedimiento se solicitarn aquellos informes que sean preceptivos por disposiciones legales y los que se juzguen necesarios para resolver, citndose el precepto que los exija, o fundamentando, en su caso, la conveniencia de reclamarlos. (Art. 82.1 de la Ley 30/92).

Dictmenes: Son diferentes las maneras y modos que los asuntos tienen de llegar a conocimiento o resolucin de la Corporacin, previa inclusin en el correspondiente orden del da. El procedimiento normal lo constituyen los dictmenes de las Comisiones Informativas y los informes de las distintas dependencias municipales y provinciales.

Propuesta de Resolucion: Es el traslado al rgano administrativo que ha de resolver, de un informe en el que conste: enumeracin clara y sucinta de los hechos, disposiciones legales aplicables y alegacin razonada de la doctrina, pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva.

Resolucin: La resolucin puede producirse por un acto expreso o por aplicacin del silencio administrativo. La resolucin expresa decidir todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas otras derivadas del expediente.

Minuta: La copia que se incluye en el expediente o que se conserva archivada para otros fines, recibe el nombre de minuta que, en definitiva, se trata de una simple copia literal del escrito o documento reproducido.

Notas interiores: Es un documento de eficacia interna para el propio organismo, relativo a la organizacin y funcionamiento del mismo.

Asiento: Constancia o toma de razn que se realiza en un libro o documento con el fin de reflejar la existencia de cualquier hecho.

2) REQUISITOS FORMALES DE CARACTER GENERAL

1. Contenido

Conforme a lo previsto en el art. 70 de la LRJAP-PAC, las solicitudes que formulen los ciudadanos debern contener:

Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, as como la identificacin del medio preferente o del lugar que se seale a efectos de notificaciones.

Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

Lugar y fecha.

Firma del solicitante o acreditacin de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.

Organo, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

2. Soporte

Aunque lo normal es que los documentos se presenten en papel normal, tambin pueden plasmarse en cualquier otro soporte papel fotogrfico, cd, dvd, etc..

Si se presentan en papel comn es aconsejable presentar el original y una copia o fotocopia. De esta forma la primera quedar en poder de la Administracin y la copia o fotocopia, debidamente sellada, se devolver al depositante.

3. Lugar de presentacin

Segn lo dispuesto en el art. 38 de la LRJAP-PAC, las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los rganos de las Administraciones Pblicas podrn presentarse:

En los registros de los rganos administrativos a que se dirijan.

En los registros de cualquier rgano administrativo, que pertenezca a la Administracin General del Estado, a la de cualquier Administracin de las Comunidades Autnomas, o a la de alguna de las Entidades que integran la Administracin Local si, en este ltimo caso, se hubiese suscrito el oportuno Convenio.

En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el extranjero.

En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

3) REDACCION

Si bien los documentos que los ciudadanos dirigen a la Administracin gozan de enorme flexibilidad, tanto en la forma como en su contenido, deben distinguirse en ellos cinco partes claramente diferenciadas:

1. Datos completos del solicitante, denunciante, recurrente o de quien alega

El documento comenzar indicando el nombre y los dos apellidos del interesado, junto con su nmero del DNI o el nmero de identificacin fiscal NIF, si es persona jurdica.

Debern reflejarse otros datos especficos si son exigidos por la normativa reguladora aplicable a cada caso.

Asimismo, sabido es que la LRJAP-PAC permite que las notificaciones se practiquen por diferentes medios y en lugares diversos, pero con preferencia a aquellos que expresamente indiquen los interesados en sus actuaciones; por ello, los interesados debern indicar el medio preferente de notificacin por telfono, fax, va modem, etc. o el lugar elegido a tales efectos domicilio particular, segunda residencia, centro de trabajo, etc..

2. Exposicin de los hechos y razones que avalan la peticin

Esta es la parte expositiva del documento, la ms importante y, a su vez, la de redaccin ms libre, donde se detallan de forma ordenada todos los hechos y razonamientos en los que se basa la peticin.

Tratndose de alegaciones o recursos se indicarn, si se conocen, otros datos complementarios que faciliten su identificacin, como puede ser el nmero de expediente, el asunto o procedimiento de que se trata, tipo de acto administrativo que se recurre resolucin, acuerdo, acto de trmite, etc..

Dicha parte se iniciar con la palabra EXPONE, DENUNCIA, ALEGA, etc., para en la siguiente lnea redactar de forma concisa los repetidos hechos y razones.

El contenido de esta parte conviene dividirlo en apartados numerados comprensivos de los diferentes aspectos de la argumentacin, pues de esta forma se consigue mayor claridad expositiva.

Es tambin recomendable que la redaccin siga una estructura simplificada y sistemtica, respetando el orden lgico del texto y la cronologa de los acontecimientos.

3. Peticin

Este es el petitum la splica, segn la terminologa de la vieja Ley de Procedimiento Administrativo, donde deber ponerse especial esmero en su redaccin, toda vez que ni la Administracin otorgar lo no pedido ni tampoco ser defendible una pretensin en tal sentido ante los Tribunales de justicia.

La peticin comenzar con las palabras Por lo cual, SOLICITA... o En su virtud, SOLICITA..., empleando para ello dos lneas y evitando, como en otro momento se dijo, expresiones o palabras que impliquen sumisin o desigualdad respecto al rgano administrativo al que va dirigido el escrito. Por tanto, no se consignarn expresiones obsoletas, tales como Suplica, Ruega, Dios guarde a V. E. cuya vida guarde Dios muchos aos, Es gracia que espera obtener de V. E. A su Ilma. con el debido respeto y otras similares.

4. Lugar, fecha y firma

El interesado consignar a continuacin el lugar, la fecha y su firma. Si no sabe o no puede firmar, acreditar la autenticidad de su voluntad por cualquier otro medio admitido en Derecho.

5. Organo, centro o unidad administrativa a la que se dirige

No existe total unanimidad en cuanto a la parte del documento donde figura el destinatario. Segn lo previsto en la Orden Ministerial de 7 de julio de 1986, deber consignarse al principio del documento, pero hay cierta tradicin de hacerlo en maysculas y al final del escrito. Ello es as porque el art. 70 de la LRJAP-PAC, al igual que la vieja Ley de Procedimiento Administrativo, incorpora el rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige como el ltimo de los requisitos que debe reunir toda solicitud de iniciacin del procedimiento administrativo.

EJEMPLO PRACTICO

Con el fin de extractar todo lo anterior nada mejor que exponer a continuacin un ejemplo de denuncia presentada ante el Excelentisimo Ayuntamiento de Granada contra el dueo de un pub- discoteca.

Don Juan Cuesta Fernandez con DNI n 11.111.111. X, domiciliado a efectos de notificaciones en la calle Desengao n 21, piso 3, de Granada, en su nombre y en representacin de la Comunidad de Propietarios de dicha finca urbana, de la que es Presidente, segn se acredita en el documento n 1 que aporta,

EXPONE:

1. Que en la Discoteca El Ruidillo, situada en esta ciudad, en la calle Paseo del Percebe n 11, semiesquina con Desengao n 21, y de la que es propietario don Andrs Guerra Martinez , se llevan a cabo diariamente, y hasta altas horas de la madrugada, sesiones de conciertos y bailes en las que se superan con creces los niveles de ruido permitidos por la normativa vigente, en especial por el artculo 7 de la Ordenanza Municipal de proteccion del ambiente acustico de Granada de 6 de febrero de 2001.

Tal proceder motiva que no puedan conciliar el sueo la mayor parte de los vecinos de las fincas colindantes con la referida Discoteca.

2. Adems, se tolera la venta y consumo de drogas por parte de muchos clientes, tanto en el interior como en la puerta y aledaos del establecimiento, a pesar de las reiteradas quejas que los vecinos hemos presentado ante el propietario y encargado de la misma, sin que stos hayan adoptado medida alguna al respecto.

3. Asimismo, el consumo de drogas y la cantidad de bebidas alcohlicas ingeridas en el local motivan que frecuentemente se produzcan peleas entre los clientes a la salida del mismo, e incluso desperfectos claramente intencionados en los vehculos aparcados en la va pblica.

4. Por ltimo, el local incumple por norma, y de manera exagerada, los horarios de cierre fijados por el Ayuntamiento para todos locales situados en el Barrio del Percebe.

En concreto, se incumplen sistemticamente los artculos que fijan como tope para el cierre las seis de la madrugada (para los das festivos y sus vsperas) y las tres (para los restantes das), ya que si bien la referida Discoteca cierra sus puertas a esas horas no es menos cierto que sus clientes siguen dentro cantando y bailando con la msica a tope, sin que nunca abandonen el local ms pronto de las cinco de la madrugada.

A esta denuncia se acompaan los siguientes documentos:

N 1. Acta de la Comunidad de Propietarios de la finca urbana situada en la calle Desengao n 21, de Granada por la que se nombra presidente a D, Juan Cuesta otorgandole poder de representacin.N 2. Pliego con 340 firmas de vecinos del Paseo del Percebe, calle Desengao y colindantes.N 3. Veintisiete justificantes de la presencia de la Polica Municipal en el mencionado local en los ltimos seis meses, al ser requerida telefnicamente por vecinos de la zona, en especial por el Sr. Cuesta, pero sin que se haya tomado medida alguna por los ediles municipales.N 4. Veinte fotografas y seis dvds que muestran a clientes de la Discoteca vendiendo y consumiendo droga en la puerta del establecimiento y cometiendo todo tipo de actos vandalicos.Es por ello por lo que SOLICITA Que se tenga por formulada la presente denuncia a los efectos de la apertura de un procedimiento sancionador por incumplimiento reiterado de la Ordenanza Municipal de proteccion del ambiente acustico de Granada de 6 de febrero de 2001.

Granada 2 de mayo de 2007.

Firmado: Juan Cuesta FernandezEXCMO. SR. ALCALDE-PRESIDENTE DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE GRANADA1.2. RECOGIDA Y REPARTO DE DOCUMENTOS.

Aunque la reglamentacin para la recogida y reparto de documentos vara de una administracin a otra, en atencin a las peculiares caractersticas que concurren en cada una de ellas, se puede generalizar un proceso racional que en esencia puede aplicarse a toda organizacin administrativa con pequeas variantes.

En este sentido, las fases principales en un proceso de recogida y reparto de documentacin o correspondencia son las siguientes:

a) RECEPCION:

Comprende la seleccin, apertura, clasificacin y numeracin y el Registro de toda documentacin.

Uno de los requisitos exigidos para que un documento cualquier produzca efectos es que sea recibido por el destinatario, de donde se deduce la enorme importancia que tiene la constancia de su recepcin. Precisamente a ello responde la existencia de unas oficinas, los Registros, instituidos principalmente con la finalidad de recibir documentos para posteriormente remitirlos a la Seccin o Servicio a que corresponda su tramitacin.As, pues, los Registros de Entrada y Salida de documentos son oficinas pblicas encargadas de dar fe de los escritos y documentos que presenten los administrados, as como de la salida de los que hayan sido despachados definitivamente. Dichos Registros existen en todos los departamentos ministeriales de la Administracin del Estado, as como en los de las Comunidades Autnomas y Corporaciones Locales.

La presentacin de escritos y documentos por el administrado puede realizarse de forma directa o indirecta. La primera supone la personacin del propio interesado, o de su representante, en la oficina correspondiente, mientras que cabe la forma indirecta presentando los escritos o documentos en las oficinas de Correos y en los registros de cualquier rgano administrativo que pertenezca a la Administracin del Estado o a la de las Comunidades Autnomas. Asimismo, los espaoles residentes en el extranjero podrn cursarlos a travs de las representaciones diplomticas o consulares espaolas correspondientes.

FUNCIONES DEL REGISTRO

De lo que acabamos de exponer se desprenden las siguientes funciones de los Registros: Ser cauce de entrega y salida de escritos y documentos.

Dejar constancia de la fecha de entrada y salida de escritos y documentos. A este respecto, si los escritos y documentos han sido presentados de forma indirecta, los plazos para iniciar un procedimiento se contarn a partir del da de la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en cualquiera de los Registros del rgano administrativo competente.

En su caso, y a peticin del interesado, certificar la fecha en que el escrito o documento hizo entrada en el Registro.

Contribuir a la localizacin del escrito o documento, ya que en el mismo da en que se practique el asiento en el Registro se remitir aqul a la Seccin o Servicio a que corresponda, que acusar el oportuno recibo.

Segn lo establecido en el art. 38 de la Ley 30/1992, los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. Tambin se anotarn en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o particulares.

Asimismo, los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del Registro General, al que comunicarn toda anotacin que efecten.

La Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social ha introducido un apartado nuevo (aptdo. n 9) en el artculo 38 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, estableciendo que:

Se podrn crear registros telemticos para la recepcin o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemticos, con sujecin a los requisitos establecidos en el apartado 3 de este artculo. Los registros telemticos slo estarn habilitados para la recepcin o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones relativas a los procedimientos y trmites de la competencia del rgano o entidad que cre el registro y que se especifiquen en la norma de creacin de ste, as como que cumplan con los criterios de disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservacin de la informacin que igualmente se sealen en la citada norma.

Los registros telemticos permitirn la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los das del ao durante las veinticuatro horas. A efectos de cmputo de plazos, la recepcin en un da inhbil para el rgano o entidad se entender efectuada en el primer da hbil siguiente.

Los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarn la fecha del da de la recepcin o salida.

Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados sin dilacin a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro que hubieran sido recibidas.

Los Registros Generales, as como todos los registros que las Administraciones Pblicas establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de rganos administrativos, debern instalarse en soporte informtico, cuyo sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo remitente, si procede, y persona u rgano administrativo al que se enva y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicacin que se registra.

Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el Registro General de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del rgano administrativo.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los rganos de las Administraciones Pblicas podrn presentarse:

a) En los registros de los rganos administrativos a que se dirijan.

b) En los registros de cualquier rgano administrativo, que pertenezca a la Administracin General del Estado, a la de cualquier Administracin de las Comunidades Autnomas, o a la de alguna de las Entidades que integran la Administracin Local si, en este ltimo caso, se hubiese suscrito el oportuno Convenio.

c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

d) En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el extranjero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Mediante convenios de colaboracin suscritos por las Administraciones pblicas se establecern sistemas de intercomunicacin y coordinacin de registros que garanticen su compatibilidad informtica, as como la transmisin telemtica de los asientos registrales y de las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

Segn establece la ley 4/1999, de 13 de enero, que modific la Ley 30/1992 en su artculo 38.5, para la eficacia de los derechos reconocidos en el artculo 35.c) de esta Ley a los ciudadanos, stos podrn acompaar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones. Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros que antes hemos mencionado, ser remitida al rgano destinatario devolvindose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregar al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobacin de su identidad con el original.

Por otra parte, cada Administracin pblica establecer los das y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentacin de documentos previsto en el artculo 35 de la Ley 30/1992.Las Administraciones pblicas debern hacer pblica y mantener actualizada una relacin de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicacin, as como los horarios de funcionamiento.Asimismo, podrn hacerse efectivas adems de por otros medios, mediante giro postal o telegrfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pblica correspondiente, cualesquiera tributos que haya que satisfacer en el momento de presentacin de solicitudes y escritos a las Administraciones Pblicas.

LOS REGISTROS EN EL MBITO LOCAL

Segn lo establecido en el Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales, en todas las entidades locales habr un Registro General para que conste con claridad la entrada de los documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente.

La existencia de un nico Registro General se entender sin perjuicio de su organizacin desconcentrada, adaptndolo a las caractersticas de la organizacin de los servicios de la entidad local.

El Registro General estar establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y salida de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la entidad local. Los libros o soporte documental del Registro no podrn salir bajo ningn pretexto de la Casa Consistorial. El acceso a su contenido se realizar mediante consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados o mediante la expedicin de certificaciones y testimonios.

Los asientos del Registro contendrn referencia exacta de cada uno de los documentos que se remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban y, al efecto de los de entrada, debern constar los siguientes extremos:

a) Nmero de orden correlativo.

b) Fecha del documento con expresin del da, mes y ao.

c) Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro.

d) Procedencia del documento, con indicacin de la autoridad, Corporacin o persona que lo suscribe.

e) Extracto, resea o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito registrado.

f) Negociado, Seccin o dependencia a que corresponde su conocimiento.

g) Resolucin del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado.

h) Observaciones para cualquier anotacin que en caso determinado pudiera convenir.

Los asientos de salida se referirn a estos conceptos:

a) Nmero de orden.

b) Fecha del documento.

c) Fecha de salida.

d) Autoridad, Negociado, Seccin o dependencia de donde procede.

e) Autoridad, Corporacin o particular a quien se dirige.

f) Extracto de su contenido.

g) Referencia, en su caso, al asiento de entrada.

h) Observaciones.

Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras que, si existieran, sern salvadas.

En el Registro de Salida se anotarn todos los oficios, notificaciones, rdenes, comunicaciones, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de las Corporaciones, Autoridades o funcionarios locales.

Registrado un documento, se estampar en el mismo nota expresiva de la fecha en que se inscribe, entrada o salida, y nmero de orden que le haya correspondido.

El encargado del Registro, una vez efectuada la inscripcin, har la clasificacin de los documentos ingresados y proceder a distribuirlos entre las distintas oficinas, donde se anotarn en el Registro parcial y unirn a sus antecedentes, si los hubiere, o se abrir o iniciar expediente en su caso, dndole la pertinente tramitacin.

Para la salida de documentos, cada Seccin o Negociado enviar los que hayan de expedirse al Registro, que los cursar devolviendo a la Dependencia de origen las minutas correspondientes despus de estampar en ellas el sello en que conste la fecha de salida y nmero de asiento.

Con referencia a los asientos de los Libros del Registro podrn expedirse certificaciones autorizadas por el Secretario.

REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS.

Las solicitudes que se formulen debern contener, segn el artculo 70 de la Ley 30/1992:a) Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, as como la identificacin del medio preferente o del lugar que se seale a efectos de notificaciones.

b) Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

c) Lugar y fecha.

d) Firma del solicitante o acreditacin de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.

e) rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Cuando las pretensiones correspondientes a una pluralidad de personas tengan un contenido y fundamento idntico o sustancialmente similar, podrn ser formuladas en una nica solicitud, salvo que las normas reguladoras de los procedimientos especficos dispongan otra cosa.

De las solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados en las oficinas de la Administracin, podrn stos exigir el correspondiente recibo que acredite la fecha de presentacin, admitindose como tal una copia en la que figure la fecha de presentacin anotada por la oficina. (Art. 70.3 de la Ley 30/1992).

Las Administraciones Pblicas debern establecer modelos y sistemas normalizados de solicitudes cuando se trate de procedimientos que impliquen la resolucin numerosa de una serie de procedimientos. Los modelos mencionados estarn a disposicin de los ciudadanos en las dependencias administrativas.

Los solicitantes podrn acompaar los elementos que estimen convenientes para precisar o completar los datos del modelo, los cuales debern ser admitidos y tenidos en cuenta por el rgano al que se dirijan.

Si la solicitud de iniciacin no rene los requisitos exigidos por la legislacin aplicable, se requerir al interesado para que, en un plazo de diez das subsane la falta o acompae los documentos preceptivos, con indicacin de que si as no lo hiciera, se le tendr por desistido de su peticin, previa resolucin que deber ser dictada en los trminos previstos en el artculo 42, es decir, dicha resolucin consistir en la declaracin de la circunstancia que concurra (desistimiento) con indicacin de los hechos producidos y las normas aplicables. (artculo 71 de la Ley 30/1992, que ha sido modificado por la Ley 4/1999).

Siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva, este plazo podr ser ampliado prudencialmente hasta cinco das, a peticin del interesado o iniciativa del rgano, cuando la aportacin de los documentos requeridos presente dificultades especiales.

En los procedimientos iniciados a solicitud de los interesados, el rgano competente podr recabar del solicitante la modificacin o mejora voluntarias de los trminos de aqulla. De ello se levantar acta sucinta que se incorporar al procedimiento.

Los escritos podrn presentarse acompaados del documento o documentos en que funden su derecho los interesados, ya sean originales, ya por testimonio o por copia del original que cotejar el encargado del Registro.

Segn lo establecido en el artculo 159 del Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales, toda persona que presente un documento en el Registro podr solicitar recibo gratuito donde conste da y hora de presentacin, nmero de entrada y sucinta referencia del asunto. El recibo har prueba respecto a la fecha en que el documento ingres en el Registro. En lugar de recibo podr entregarse copia sellada del documento.

Despus de recibidos los documentos corresponde su clasificacin para ser distribuidos entre las dependencias a las que vayan dirigidos en funcin del asunto de que traten. Esta clasificacin se har por los funcionarios adscritos al Registro, que debern conocer con exactitud y precisin las competencias de cada dependencia al objeto de evitar confusiones en el envo de la documentacin.

b) REPARTO:

Se lleva a cabo, normalmente por los empleados o funcionarios subalternos de cada departamento.

La entrega propiamente dicha que puede ser peridica u ocasional.

La peridica suele efectuarse una o dos veces durante la jornada laboral y siempre a la misma hora aproximadamente.

La entrega ocasional se realiza con motivo de la llegada urgente de algn documento. Su entrega debe ser inmediata.

El control de entrega puede efectuarse de la siguiente forma: La Oficina de Registro General, al confeccionar la correspondiente hoja para el libro de Registro, hace una copia de la misma. Original y copia, en unin de la correspondencia, se entregan al empleado encargado de la distribucin. ste deber entregar en cada una de las dependencias la documentacin junto con la copia de las hojas del Registro que le correspondan. La oficina receptora examinar los estadillos, los cotejar con la documentacin recibida; una vez asegurado de que se recibe la documentacin que se relaciona en los estadillos, firma en uno de ellos el "Recib" con la fecha, devolvindolo. El subalterno devolver estos estadillos a la oficina remisora de la documentacin.

Otras veces en lugar de remitir documentacin relacionada en estadillos, se envan original y copia, debiendo el subalterno entregar en destino el original y recoger en la copia el recib con la fecha y firma del destinatario, devolvindola igualmente a la oficina remisora.

c) LA FIRMA:

Esta operacin suele ser de un da para otro. La presentacin de los documentos puestos a firma se hace en carpetas (lo ms usual) o en unos libros denominados portafirmas.

Estos consisten en una encuadernacin de hojas de papel secante entre las que se intercalan los diversos escritos. Una vez firmados los documentos el auxiliar encargado de la firma los clasificar para su reparto.

El reparto corresponde al personal subalterno y consistir en la entrega de la documentacin en la dependencias que se le indiquen, teniendo en cuenta las instrucciones ya expresadas en los apartados anteriores para la entrega con comprobante de documentos, siempre y cuando as se ordene.

2.LAS NOTIFICACIONES.

El comienzo de la eficacia de los actos administrativos viene regulado en el art. 57 de la LRJAP-PAC, al decir que los actos de la Administracin Pblica se presumirn vlidos y producirn efectos desde la fecha en que se dicten, salvo que en ellos se disponga otra cosa. Sin embargo, la eficacia quedar demorada cuando as lo exija el contenido del acto o est supeditada a su notificacin, publicacin o aprobacin superior.

De lo anterior se desprende que la notificacin marca la eficacia del acto respecto al administrado, quien en virtud de aqulla puede conocer el contenido del mismo y proceder, en su caso, a su impugnacin. Es por ello por lo que los plazos de los recursos empiezan a contar a partir de la notificacin.El rgimen jurdico de las notificaciones viene recogido en los art. 58 y siguientes de la LRJAP-PAC, los cuales permiten distinguir los siguientes aspectos:

2.1. REQUISITOS DE LA NOTIFICACION.De conformidad con lo previsto en el art. 58.1 de la LRJAP-PAC, en todo caso se notificarn a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses, aadiendo en el apartado 2 que debern ser cursadas en el plazo mximo de diez das a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado y contener el texto ntegro de la resolucin, con indicacin de si es o no definitivo en la va administrativa, la expresin de los recursos que procedan, rgano ante el que hubieran de presentarse y plazo para interponerlos, sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar, en su caso, cualquier otro que estimen procedente.

Las comunicaciones que se dirijan a las Autoridades sern firmadas por los Presidentes de las Corporaciones y las dems que den traslados de acuerdos o decretos resolutorios o de trmite se firmarn por el Secretario, debiendo llevar todas el sello de salida estampado por el Registro General.

2.2. PRACTICA DE LA NOTIFICACION.Las notificaciones se practicarn por cualquier medio que permita tener constancia de la recepcin por el interesado o su representante, as como de la fecha, la identidad y el contenido del acto notificado. La acreditacin de la notificacin efectuada se incorporar al expediente.

Asimismo se tendr en cuenta que:

En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, la notificacin se practicar en el lugar que ste haya sealado a tal efecto en la solicitud. Cuando ello no fuera posible, en cualquier lugar adecuado a tal fin, y por cualquier medio conforme a lo dispuesto en el apartado anterior. Asimismo, la notificacin puede practicarse por correo electrnico.

Para que la notificacin se practique utilizando medios telemticos se requerir que el interesado haya sealado dicho medio como preferente o consentido expresamente su utilizacin, identificando adems la direccin electrnica correspondiente, que deber cumplir con los requisitos reglamentariamente establecidos. En estos casos, la notificacin se entender practicada a todos los efectos legales en el momento en que se produzca el acceso a su contenido en la direccin electrnica.

Cuando, existiendo constancia de la recepcin de la notificacin en la direccin electrnica, transcurrieran diez das naturales sin que se acceda a su contenido, se entender que la notificacin ha sido rechazada con los efectos previstos en el siguiente prrafo, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad tcnica o material del acceso. (Art. 59.3 LRJAP)

Cuando la notificacin se practique en el domicilio del interesado, de no hallarse presente ste en el momento de entregarse la notificacin, podr hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad. Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificacin, se har constar esta circunstancia en el expediente junto con el da y la hora en que se intent la notificacin, intento que se repetir por una sola vez y en una hora distinta dentro de los tres das siguientes.

Cuando el interesado o su representante rechace la notificacin de una actuacin administrativa se har constar en el expediente, especificndose las circunstancias del intento de notificacin y se tendr por efectuado el trmite siguindose el procedimiento.

Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificacin o bien, intentada la notificacin, no se hubiere podido practicar, la notificacin se efectuar por medio de anuncios en el tabln de edictos del Ayuntamiento de su ltimo domicilio y en el Boletn Oficial del Estado, de la Comunidad Autnoma o de la Provincia, segn cual sea la Administracin de la que proceda el acto a notificar y el mbito territorial del rgano que lo dict.

En el caso de que el ltimo domicilio conocido radicara en un pas extranjero, la notificacin se efectuar mediante su publicacin en el tabln de anuncios del Consulado o Seccin Consular de la Embajada correspondiente.

Las Administraciones Pblicas podrn establecer otras formas de notificacin complementaria a travs de los restantes medios de difusin, que no excluirn la obligacin de notificar conforme a los dos prrafos anteriores.

Hay que tener en cuenta que la Ley 4/1999, de 13 de enero que modific la Ley 30/1992, establece que el plazo mximo en el que debe notificarse la resolucin expresa de un procedimiento ser el fijado por la norma reguladora del correspondiente procedimiento. Este plazo no podr exceder de seis meses salvo que una norma con rango de Ley establezca uno mayor o as venga previsto en la normativa comunitaria europea.

Cuando las normas reguladoras de los procedimientos no fijen el plazo mximo, ste ser de tres meses. Este plazo se contar:

a) En los procedimientos iniciados de oficio, desde la fecha del acuerdo de iniciacin.

b) En los iniciados a solicitud del interesado, desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en el registro del rgano competente para su tramitacin. (Art. 42.2 y 3).

Segn lo establecido en el Reglamento de Organizacin y Funcionamiento de las Entidades Locales, las resoluciones de los Alcaldes y de los Presidentes de las Corporaciones locales se extendern a su nombre; cuando las resoluciones administrativas se dicten por delegacin, se har constar expresamente esta circunstancia y se considerarn dictadas por la autoridad que la haya conferido.

2.3. LA PUBLICACION.A tenor de lo dispuesto en el art. 60 de la LRJAP-PAC, los actos administrativos sern objeto de publicacin cuando as lo establezcan las normas reguladoras de cada procedimiento o cuando lo aconsejen razones de inters pblico apreciadas por el rgano competente.

La publicacin sustituir a la notificacin, surtiendo sus mismos efectos, en los siguientes casos:

a) Cuando el acto administrativo tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o cuando la Administracin estime que la notificacin efectuada a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificacin a todos, siendo, en este ltimo caso, adicional a la notificacin efectuada.

b) Cuando se trate de actos integrantes de un proceso selectivo o de concurrencia competitiva de cualquier tipo. En este caso, la convocatoria del procedimiento deber indicar el tabln de anuncios o el medio de comunicacin donde se efectuarn las sucesivas publicaciones, careciendo de validez las que se lleven a cabo en lugares distintos.

La publicacin de un acto administrativo est sometida a las mismas formalidades que la notificacin, esto es, deber ser cursada en el plazo mximo de diez das a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado y contener los mismos elementos exigidos que el punto 2 del art. 58 exige respecto a las notificaciones.

En aquellos supuestos de publicaciones de actos que contengan elementos comunes, la LRJAP-PAC permite que puedan publicarse de forma conjunta los aspectos coincidentes, especificndose solamente los aspectos individuales de cada acto.

Por ltimo hay que indicar que si el rgano competente apreciase que la notificacin por medio de anuncios o la publicacin de un acto lesiona derechos o intereses legtimos, se limitar a publicar en el Boletn Oficial que corresponda una somera indicacin del contenido del acto y del lugar donde los interesados podrn comparecer, en el plazo que se establezca, para conocimiento del contenido ntegro del mencionado acto y constancia de tal conocimiento.

2.4. NOTIFICACIONES DEFECTUOSAS.Se entiende por notificacin defectuosa aquella que adolece de alguno de los requisitos necesarios para su validez. Por regla general, las notificaciones defectuosas son ineficaces, lo que viene a decir que el acto notificado no obliga al interesado.

No obstante lo anterior, en el art. 58.3 de la LRJAP-PAC se establece que las notificaciones que conteniendo el texto ntegro del acto omitiesen alguno de los dems requisitos previstos en el apartado anterior surtirn efecto a partir de la fecha en que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento del contenido de la resolucin o acto objeto de la notificacin, o interponga el recurso procedente.

Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, y a los solos efectos de entender cumplida la obligacin de notificar dentro del plazo mximo de duracin de los procedimientos, ser suficiente la notificacin que contenga cuando menos el texto ntegro de la resolucin, as como el intento de notificacin debidamente acreditado.

2.5.EL CORREO.

Los administrativos tienen bajo su responsabilidad la elaboracin material de la correspondencia sea del tipo que sea, sin embargo ser misin del subalterno la custodia y traslado de la misma, hasta las Oficinas de Correos.

A) EL CORREO ORDINARIO La Carta: Todo envo cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse y cualquier escrito, aunque circule al descubierto, que tenga carcter actual y personal.

Tarjetas postales: Piezas rectangulares de cartulina consistente o material similar, lleven o no el ttulo de "tarjeta postal", que circulan al descubierto y cuyo texto tiene carcter actual o personal.

Cecogramas: Impresiones en relieve para uso de ciegos. Circulan exentos de toda tarifa, excepto el sobreporte areo y han de presentarse de forma que pueda examinarse el contenido.

Pequeos paquetes: Son envos que pueden contener cualquier objeto, producto o materia cuya circulacin por el correo no est prohibida. Su peso mximo es de 500 gr. En el servicio internacional su peso mximo es de 2 kg. segn pases.

Paquetes postales: Son envos que pueden contener cualquier objeto. Han de circular cerrados y precintados, ajustndose a unas condiciones de peso y medida: Los envos de pelculas se consideran paquetes postales a efectos de tarifa.

Postal exprs: Mediante esta modalidad el servicio de correos se compromete a la entrega de cualquier documento y objeto de circulacin legal, en menos de 24 horas dentro de Espaa y en un plazo similar si es en el extranjero. Impresos: Reproducciones de un original. Los impresos deben circular de forma que pueda examinarse el contenido. No obstante puede autorizarse a los grandes clientes a la utilizacin de embalajes de materia plstica cerrada y transparente.

Los impresos sin direccin se depositan en Correos sin seas ni sellos. Basta con que en su cubierta figure la indicacin "impreso postal sin direccin". El importe de su franqueo se abona en metlico con arreglo a unas tarifas reducidas.

Entrega a domicilio: Se entregan a domicilio impresos, libros, material fonogrfico, y peridicos de menos de 500 gramos y paquetes postales cualquiera que sea su peso.

Servicio de apartados: Este servicio permite tener una casilla privada y exclusiva para recibir correspondencia en correos.

B) CORRESPONDENCIA ORDINARIA, CERTIFICADA Y ASEGURADA:

Segn las distintas garantas que el Correo ofrece a los usuarios sobre la correspondencia que estos le confan, la correspondencia puede ser:

Ordinaria: Es la correspondencia acogida a las garantas de rapidez y seguridad ofrecidas por Correos, con carcter general. La Administracin no asume responsabilidad alguna por la correspondencia ordinaria que se le confe para su transporte. Pero s asumirn esta responsabilidad personalmente los empleados por su negligencia y los abusos que cometan. La prdida o sustraccin de la correspondencia ordinaria, no da derecho al remitente ni al destinatario a indemnizacin alguna. Certificados: La correspondencia es enviada con garanta especial de que llegar a su destino, responsabilizndose de este extremo, el servicio de correos. Se admite y entrega mediante recibo. Al remitente se le entrega un resguardo sellado y firmado, que le permite demostrar su depsito en Correos. A su vez, al hacerle entrega al destinatario del envo certificado, deber firmar el recibo que justificar la entrega de dicho envo. La prdida o sustraccin de un envo de correspondencia certificada da derecho al remitente a una indemnizacin establecida en las tarifas vigentes y es fija e igual para cada objeto. Los Paquetes Postales tienen necesariamente que circular con carcter de certificados.

Certificados con acuse de recibo: El remitente de un envo certificado podr pedir acuse de recibo en el momento de la imposicin, mediante el pago de la cantidad adicional fijada en concepto de "Derecho de Aviso de Recibo".

Este derecho se hace efectivo en sellos de Correos que se adhieren a la Cartulina color rosa Modelo 35 de Aviso de Recibo, o por medio de estampaciones de mquina de Franquear sobre la misma cartulina.

La correspondencia certificada de la que se solicita aviso de recibo deber llevar en al anverso del sobre o cubierta, en forma muy destacada, la anotacin de "Aviso de recibo" o las iniciales "A.R." adems de las restantes indicaciones reglamentarias. La cartulina cumplimentada en los epgrafes correspondientes por el remitente, habr de presentarse sujeta al envo correspondiente, para su curso ulterior a destino unida al envo. El destinatario deber firmar adems de el recibo en la libreta de entrega, en el reverso de la cartulina rosa. Una vez firmada la cartulina de Aviso de Recibo se enviar al remitente.

Correspondencia asegurada: Es aquella que se admite, circula y entrega, con garantas especiales, aadidas a las garantas del certificado. En caso de prdida, sustraccin o desaparicin total o parcial de su contenido, da derecho a indemnizacin por importe equivalente a la cantidad declarada.

Correspondencia urgente: Es la que se cursa por vas ordinarias ms rpidas y se entrega al destinatario inmediatamente despus de la llegada de las expediciones. Slo pueden ser urgentes las cartas y tarjetas postales. Estos envos deben llevar adherida una etiqueta o inscripcin anloga, en caracteres rojos, con la indicacin de URGENTE EXPRES.

Envos contra reembolso: Se enviarn contra reembolso los objetos de correspondencia certificada o asegurada (no ordinaria) que se entregan al destinatario previo abono por parte de este de la cantidad que el remitente ha consignado en la cubierta del envo.

Con la cantidad percibida del destinatario, se le formaliza un giro al remitente del envo, deduciendo de la citada cantidad los gastos del giro (tasa + derechos).

Podr admitirse contra reembolso cualquier objeto de correspondencia certificada. Si bien hay que tener muy en cuenta que un envo contra reembolso nunca puede ser admitido como urgente.

C) EL FRANQUEO

Es el pago preceptivo de las tasas y derechos que corresponden segn tarifa en curso de un envo postal para su franca y libre circulacin por el Correo. Es obligatorio en la correspondencia. El franqueo de la correspondencia puede efectuarse por cualquiera de los siguientes sistemas:

Sellos de correos.

Estampillas de balanzas franqueadoras.

Sobres con sellos previamente estampados por la Fbrica Nacional de Moneda y timbre.

Tarjetas postales con sellos previamente estampados (se denominan entero-postales).

Cartas-sobres (aerogramas) con sellos previamente estampados.

Vales respuesta.

2.6.EL CDIGO POSTAL.

El Cdigo Postal, establecido por Real Decreto 1794/1982, de 9 de agosto, a travs del cual se implanta la caracterizacin numrica de los destinos geogrficos postales, permite un tratamiento mecanizado de la correspondencia ms rpido y seguro, reduciendo las manipulaciones y evitando los errores o desviaciones que toda clasificacin manual comporta.

El Cdigo Postal es una forma de consignar las direcciones del destinatario y remitente, en sus envos postales de todo tipo, que hace ms rpida, segura y eficaz la distribucin del correo. Se representa por medio de cinco dgitos (nmeros) que han de figurar en todos sus envos inmediatamente antes de la poblacin de destino y origen respectivamente.

Las ventajas con que cuenta son: una mejor y ms rpida clasificacin y distribucin del correo, reduciendo las manipulaciones por funcionarios, facilitando un mayor empleo de equipos mecnicos y aumentando, por tanto, sus posibilidades, incluso frente a grandes usuarios. Todo ello unido a una mayor seguridad y rapidez en cada una de las fases haciendo ms racional su clasificacin y transporte.

La estructura del Cdigo Postal se basa en cinco nmeros que, convenientemente ordenados, representan cada uno de ellos una parte del proceso de clasificacin. As las dos primeras cifras de la izquierda representan el cdigo provincial, la siguiente, la unidad de reparto provincial, etc.

Cuando la correspondencia va dirigida a alguno de los siguientes destinos, debe llevar un Cdigo Postal especfico:

Para la correspondencia dirigida a apartados particulares y lista, en capitales de provincia: 080

Para la correspondencia dirigida a Organismos Oficiales en capitales de provincia: 071

Para Correspondencia Oficial, exclusivamente Postal y Telegrfica, en capitales de provincia: 070

2.7.CMPUTO DE PLAZOS.

Siempre que por Ley o normativa comunitaria europea no se exprese otra cosa, cuando los plazos se sealen por das, se entiende que stos son hbiles, excluyndose del cmputo los domingos y los declarados festivos.

Cuando los plazos se sealen por das naturales, se har constar esta circunstancia en las correspondientes notificaciones.

Si el plazo se fija en meses o aos, stos se computarn a partir del da siguiente a aquel en que tenga lugar la notificacin o publicacin del acto de que se trate, o desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimacin o desestimacin por silencio administrativo. Si en el mes de vencimiento no hubiera da equivalente a aqul en que comienza el cmputo, se entender que el plazo expira el ltimo da del mes.

Cuando el ltimo da del plazo sea inhbil, se entender prorrogado al primer da hbil siguiente.

Los plazos expresados en das se contarn a partir del da siguiente a aqul en que tenga lugar la notificacin o publicacin del acto de que se trate, o desde el siguiente a aquel en que se produzca la estimacin o la desestimacin por silencio administrativo.

Cuando un da fuese hbil en el Municipio o Comunidad Autnoma en que residiese el interesado, e inhbil en la sede del rgano administrativo, o a la inversa, se considerar inhbil en todo caso.

La declaracin de un da como hbil o inhbil a efectos de cmputo de plazos no determina por s sola el funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones pblicas, la organizacin del tiempo de trabajo ni el acceso de los ciudadanos a los registros. La Administracin General del Estado y las Administraciones de las Comunidades Autnomas, con sujecin al calendario laboral oficial, fijarn, en su respectivo mbito, el calendario de das inhbiles a efectos de cmputo de plazos. El calendario aprobado por las Comunidades Autnomas comprender los das inhbiles de las Entidades que integran la Administracin Local correspondiente a su mbito territorial, a las que ser de aplicacin. Dicho calendario deber publicarse antes del comienzo de cada ao en el diario oficial que corresponda y en otros medios de difusin que garanticen su conocimiento por los ciudadanos.

3.NOCIONES ACERCA DEL ARCHIVO.Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario. El material de archivo ms corriente est formado por carpetas, archivadores tipo A-Z, muebles-guas, etc.

No obstante, la palabra archivo, del latn archivium, tiene tres acepciones:

1. En su acepcin corriente, es el lugar donde se conservan y consultan documentos, ya sean stos pblicos o privados.

2. Es, asimismo, el conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas.

3. Finalmente, es la institucin cultural donde se renen, conservan, ordenan y difunden los documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Actualmente entendemos por archivo el conjunto debidamente ordenado y clasificado de documentos que conservan la historia administrativa de una empresa u organizacin determinada. Se ha dicho con acierto, que los archivos son a las empresas u organizaciones lo que la memoria es a la inteligencia humana.

El crecimiento desmesurado de los documentos que se tramitan en los Ayuntamientos, producido por el aumento de los servicios municipales y las funciones que se llevan a cabo en estos, as como por la proliferacin de sistemas de reproduccin mecnica, han hecho aumentar de forma acelerada el volumen documental, lo que est provocando grandes problemas a la hora del control de la documentacin y del material almacenado.

Contra esta avalancha es necesario contraponer unas normas que tienen que ir ms all del solo hecho de archivar los documentos. Los empleados municipales necesitan para el desempeo de sus tareas tener la informacin y el material de trabajo organizado. Para esto es imprescindible que todas las dependencias municipales estn ordenadas y organizadas conforme a unos criterios lgicos y razonables y, por tanto, es necesario el establecimiento de unas normas de carcter general para todas las oficinas y dependencias municipales que eviten:

La acumulacin innecesaria de papeles.

La prdida de control de documentos y mercancas.

La prdida del patrimonio documental y material.La tarea de archivar documentos, en muchos casos, requiere la existencia de personas con conocimientos tcnicos en el manejo, conduccin y formacin de archivos, a estas personas se les denomina archiveros.

El fin que pretende un archivo es el siguiente:

1. Conservar en buen estado los elementos archivados.

2. Ser un medio eficaz y rpido de informacin.

La organizacin de un archivo depende en gran medida de los elementos a clasificar, la cantidad de los mismos, su utilizacin, los equipos y el material. En razn de las consideraciones anteriores estaremos en condiciones de determinar el mtodo de archivo.

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Al ser el archivo un instrumento que cada empresa o entidad deber adoptar segn sus necesidades y caractersticas, la eleccin del sistema de archivo depender, en primer lugar, de la clase de documentacin que se pretenda guardar.

Por tanto, lo primero que deber adoptarse es su clasificacin, pues de poco vale una documentacin perfectamente estudiada si cuando se necesita no se encuentra o el hacerlo supone una considerable prdida de tiempo.

Por esta razn, el archivo no debe ser un cementerio donde enterrar cientos de documentos en espera de su eventual consulta o de que con el transcurso del tiempo sean objeto de expurgo o vendidos al peso al trapero, como tampoco puede ser el santuario de un minucioso experto, el archivero, que sea el nico que sepa dnde est cada documento porque se gue, no por unas normas preestablecidas, sino por su intuicin y buena memoria, dado que su momentnea ausencia puede paralizar toda la actividad administrativa.

En consecuencia, el archivo debe estar basado en unas normas objetivas que permitan a todos los componentes de la empresa o entidad localizar fcilmente cualquier documento que precisen.

Los extremos vitales en la organizacin de un archivo pueden resumirse as:

Personal competente.

Locales adecuados.

Sistemas racionales de clasificacin.

Mobiliario adecuado.

Funcionamiento con normas precisas, incluyendo, en el momento que proceda, las de eliminacin de documentos intiles. 3.1. FUNCIONES DEL ARCHIVO.La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.

Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin3.2. CLASES DE ARCHIVO.Los archivos pueden ser clasificados desde varios puntos de vista. As: Segn el grado o frecuencia de utilizacin:

Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de consulta frecuente Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,conservan valor histrico, poltico, o documental.

Segn el lugar de emplazamiento:

Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

Departamentales o por secciones. en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.

Personales. de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s.

. Segn la naturaleza del titular.

Pblicos o privados.

A su vez, los archivos pblicos se subdividen en nacionales, autonmicos, provinciales y municipales.

. Segn sea el soporte utilizado para su conservacin, Clsicos, en microfilm o informticos.

Clsicos: utilizan como soporte papel o cartulina.

En microfilm: se encuentran en diapositivas o pelcula.

Informticos: estn almacenados en cintas magnticas, discos duros, CD-ROM, DVD o diskettes flexibles.

. Segn el ciclo vital de los documentos que custodian:

Archivos de oficina o de gestin: son los que renen la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta por las mismas oficinas. Con carcter general, y salvo supuestos excepcionales, se considera que la documentacin debe permanecer en esta fase durante cinco aos desde la resolucin del expediente.

Archivo central: recibe los documentos de los archivos de gestin cuando dejan de ser utilizados. No obstante, aun cuando su tramitacin est finalizada, el retorno sobre un asunto puede hacer necesaria su consulta. En este Archivo suelen permanecer los documentos entre diez y quince aos.

Archivo intermedio: es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es excepcional, y en l permanecen hasta que se decida su eliminacin o transferencia al archivo histrico. d) Archivo histrico: es aquel al que se transfiere del archivo intermedio la documenta- cin que deba conservarse a perpetuidad, con las condiciones tcnicas y ambientales ptimas que permitan su conservacin y con garantas de libre acceso. Asimismo, este archivo puede conservar documentos valiosos recibidos de terceras personas por donacin, depsito, adquisicin, etc.

3.3. ORDENACION DEL ARCHIVO.En el trabajo archivstico, una vez que hemos establecido la clasificacin de los documentos de un fondo o de una seccin, atendiendo a los rganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendr una localizacin determinada con relacin a los otros.

3.3.1. Tipos de ordenacin:

Los diversos tipos de ordenacin que existen estn en funcin de la unidadorden elegida para determinar dicha ordenacin. Las unidades de orden y los tipos de ordenacin son los siguientes: Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenacin cronolgica. Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenacin alfabtica. Si se elige un nmero como unidadorden, estaremos ante la ordenacin numrica.3.3.2. Operaciones relacionadas con la ordenacin:

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenacin documental:

Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como mapas, planos, etc.

Signaturacin y Sellado como medida de seguridad y control.

Datacin indicar fecha completa.

Numeracin y foliacin se indica en lpiz en el lado superior derecho.

Agregacin reubicacin de documentos mal colocados, exige un testigo.3.4.SISTEMAS DE CLASIFICACIN.

Como antes hemos dicho, los diferentes criterios adoptados en la ordenacin del archivo dentro de cada nivel (Fondo, Seccin, Subseccin y Unidades de Subseccin) dan origen a varios sistemas de clasificacin de los mismos, siendo los ms empleados los siguientes:

1. - SISTEMAS DIRECTOS : Entre otros el sistema alfabtico, sistema geogrfico, sistema analtico y sistema de archivo cronolgico.A) Sistema Alfabtico:

Se basa en los apellidos y nombre de las personas, razn social de empresas u organismos que encabezan el documento, siguiendo el orden alfabtico.A este respecto existen ciertas reglas especiales a tener en cuenta:

1.- En primer lugar se considerar el primer apellido, luego el segundo y finalmente, separado por una coma, el nombre.

2.- Si al nombre precede un titulo profesional, grado militar o eclesistico, ste se colocara al final.

3.- Los apellidos compuestos se consideran como uno solo Si hay titulo profesional, militar o eclesistico, ste se colocar al final siguiendo la regla nmero 2, as si el nombre es Arquitecto Antonio de Santiago y Prez a efectos de archivo se considerar: Santiago y Prez, Antonio de, Arquitecto. Ej: Nombres a clasificar

Orden de clasificacin

Luis Gmez-Pantoja Bentez

Gmez Arribas, Julio

Miguel Gmez-Arcas Martnez

Gmez-Pantoja Bentez, Luis

Angel Gmez Gmez

Gmez Gmez, Angel

Julio Gmez Arribas

Gmez-Arcas Martnez, Miguel

4.- Las razones sociales, denominaciones de establecimientos y entidades se ordenan alfabticamente con arreglo a su nombre, o primer nombre, caso de que sean varios. Ej. Prez, Lpez y Garca S.L. se archivar por el primer apellido es decir, por Prez.

5.- Los artculos y preposiciones no se tienen en cuenta a la hora de ordenar, pero deben ponerse entre parntesis.

Nombres a clasificar

Orden de clasificacin

Julio Zamora de Luis

Campo Muerza, Angel (del)

Angel del Campo Muerza

Rosa Prez, Flix (de la)

Flix de la Rosa Prez

Zamora (de) Luis, Julio

6.- Los apellidos extranjeros se ordenarn conservando su denominacin original, incluyen- do las partculas (di, van, von, wu, etc.) en el mismo.

Nombres a clasificar

Orden de clasificacin

Gunter Van Stembergen Voss

Di Stfano Plaza, Alfredo

Jin Wu Tzer Yeuan

Van Stembergen Voss, Gunter

Alfredo Di Stfano Plaza

Wu Tzer Yeuan, Jin

El uso del archivo alfabetico est muy extendido por la fcil localizacin de los documentos. Aunque simplista y elemental, pues slo requiere un cierto dominio del alfabeto y de las reglas de clasificacin, a veces no se considera recomendable cuando el volumen de documentos que se manejan es muy grande, ya que resulta laboriosa la alfabetizacin y bsqueda del documento deseado.

Por otro lado, a medida que crece el nmero de nombres en juego, aumenta la posibilidad de homnimos y con ella los posibles errores.

El empleo del sistema de clasificacin alfabtico se aconseja en todos aquellos casos en que el dato principal del asunto sea el factor persona (padrones, hospitales, clientes de mdicos, etc.)

B) Sistema de archivo Geogrfico:

Tiene como base de clasificacin el lugar de procedencia de los documentos que se reciben. Las reglas de clasificacin de esta clase de sistema son las mismas que en el alfabtico, con la diferencia que en vez de tomar como palabra de orden, nombre y apellidos, se tomar el nombre de las poblaciones o lugares.

El archivo geogrfico se utiliza mucho en ventas por correspondencia, publicidad, delegaciones, sucursales, rutas de viajantes, callejeros, mapas, etc.

C) Sistema analtico:

En l se clasifican los documentos de acuerdo con su contenido, esto es, por materias. Las guas divisorias en este tipo de clasificacin pueden servir para indicar los tipos principales de asuntos en que se considera dividido el conjunto de negocios de la empresa y las subguas, para reducir a conceptos menos amplios la clasificacin expresada por la gua.

El sistema analitico se utiliza en aquellos casos en que el inters principal se encuentra en la clase o materia del asunto tratado en los documentos y no en la persona que los enva.D) Sistema de archivo cronolgico:

Siguiendo este sistema toda la documentacin se ordena segn la fecha de entrada o salida. Este sistema se utiliza adems de, y no en lugar de otros sistemas de clasificacin. Exige, por tanto, una previa clasificacin de los documentos por cualquier otro sistema.Su fundamento es el factor tiempo y los elementos archivados, cartas, informes, documentos, etc. Son colocados por orden de presentacin en el tiempo, de forma que los ms modernos se encuentran en primer trmino, seguidos por los ms antiguos. Resulta eficaz para el archivo de documentos que deben presentarse al cobro o al pago en una fecha determinada (letras de cambio, pagars, rdenes de servicios de polica, etc...)

2.- SISTEMAS INDIRECTOS : Se llaman archivos indirectos aquellos en los que para la consulta o localizacin de documentos se necesita el empleo de catlogos o ficheros auxiliares. Los dos sistemas indirectos ms conocidos son :

A) El archivo numrico simple.

En este sistema a cada documento, asunto o cliente que aparece se le abre un expediente y se le asigna un nmero de acuerdo con la serie natural de los mismos. Este sistema suele aparecer combinado con el cronolgico, sobre todo en los archivos de la administracin pblica, as vemos que a cada expediente administrativo corresponde un nmero seguido de una barra y el ao.

Para la colocacin de expedientes se utilizarn carpetas con pestaa en la que se anota el nmero que corresponda. Cuando los expedientes son muy delgados conviene utilizar guas divisorias que marquen divisiones de diez en diez o de cien en cien. En el tarjetero de cada cajn se indicarn los nmeros que contiene.

B) Archivo decimal:

Se utiliz primeramente para la clasificacin y ordenacin de libros y publicaciones en las bibliotecas. Fue ideado por el bibliotecario norteamericano Melvi Dewey, convencido de que la clasificacin y ordenacin alfabtica por nombre de libros o por sus autores era insuficiente cuando se trataba de un gran nmero de ejemplares.

Pronto muchos bibliotecarios de diferentes pases reconocieron las ventajas del sistema y propusieron fuera considerado de aplicacin en las distintas Bibliotecas nacionales. Actualmente este sistema se conoce con la denominacin de "Clasificacin Decimal Universal" (C.D.U.) y ha traspasado la barrera de las bibliotecas para meterse de lleno en la industria y el comercio.

Este sistema se fundamenta en los siguientes principios:

a) Todo saber humano se puede considerar como un conjunto de conocimientos que se representan por la unidad.

b) Como los conocimientos humanos no son iguales, se descompone la Unidad del saber en diez partes numeradas del 0 al 9.

c) Cada una de esas diez partes recibe el nombre de CLASE. Las diez partes llamadas CLASES forman la siguiente tabla:

0) Obras Generales.

1) Filosofa.

2) Teologa y Religin.

3) Ciencias Sociales.

4) Filologa y Lingstica.

5) Ciencias Puras.

6) Ciencias aplicadas.

7) Bellas Artes-Deportes.

8) Literatura.

9) Historia y Geografa.

Dentro de cada uno de estos grupos hay una variedad de conocimientos, por tanto los conceptos se descomponen cada uno en diez nuevas partes llamadas "divisiones".

3.5. EL ARCHIVO COMO FUENTE DE INFORMACION.El archivo, como fuente de informacin, presta fundamentalmente los siguientes servicios: Constituye un centro de informacin y documentacin a disposicin de todas las secciones del organismo.

Es un instrumento de control funcional de las secciones del organismo, en cuento puede poner en evidencia posibles irregularidades causadas en la actuacin de las mismas.

Asegura una perfecta conservacin de los documentos a l confiados, no solamente de los documentos activos sino tambin de los totalmente inactivos.

Satisface de la mejor y ms econmica manera posible las exigencias de las restantes secciones del organismo.En los diferentes Archivos Histricos existe por lo general un Servicio de Reproduccin de Documentos, con la finalidad de preparar los planes de microfilmacin y digitalizacin para que el usuario pueda consultar los fondos reproducidos y obtener copias en papel.Bajo esta orientacin, dichos Servicios se encargan de: Asesorar a los rganos titulares del Archivo en lo que hace referencia a las tcnicas de microfilmacin, instalacin y funcionamiento de laboratorios, custodia y conservacin de archivos en microfilm, as como a la custodia y conservacin de archivos y tcnicas de imagen.

Microfilmar y digitalizar los fondos documentales y bibliogrficos del Archivo.

Programar y desarrollar una poltica de ediciones en microfilm y otros medios reprogrficos para facilitar el conocimiento y estudio de los fondos documentales y bibliogrficos, as como para la seguridad y preservacin de los originales.

ESPECIAL REFERENCIA AL ARCHIVO DE GESTIONTradicionalmente se considera que los documentos pasan por tres edades: Administrativa, Intermedia e Histrica.

Edad Administrativa.Desde que se inicia el procedimiento hasta los cinco aos. Durante ese tiempo la documentacin estar en las oficinas correspondientes (en el Archivo de Gestin como se denomina normalmente), porque su uso es frecuente y el usuario, que en este caso es el administrador, el que realiza el trmite, necesita tenerlo a mano. En esta edad la finalidad de la documentacin es servir de informacin y testimonio.

Edad Intermedia.Desde los cinco aos a los treinta aos. Caracteriza este perodo el uso espordico que se hace de los documentos. El usuario contina siendo en primer lugar la Administracin, pero ya el ciudadano puede consultar aquellos documentos que le afectan directamente. La finalidad contina siendo la de servir de informacin y testimonio.

Edad Histrica.Se considera documentacin histrica aqulla que cuenta con ms de treinta aos. En esta etapa la documentacin es consultada preferentemente por los estudiosos del pasado.

Su finalidad ha variado, ahora se har un uso cultural de la documentacin, ms encaminado a la investigacin y la enseanza. El usuario ser el investigador, el ciudadano y muy rara vez la Administracin.

Aunque tradicionalmente, como ya hemos dicho, se hayan establecido tres edades de los documentos y las edades se hayan correspondido con espacios fsicos concretos: archivo de oficina o de gestin, archivo central o intermedio, archivo histrico, esta divisin, en cuanto al espacio fsico, es aplicable a los archivos estatales de la Administracin central, pero no a los Archivos Municipales. Normalmente el Archivo de un Municipio es un espa