Tema 4. Tablas y grficos

Este material de formacin explica la manera en que se insertan tablas y grficos, as como el procedimiento para su debida personalizacin, todo con el nimo de obtener unas mejores presentaciones.

Insercin: las tablas en Microsoft PowerPoint son bsicas para administrar informacin dentro de las celdas. Para este caso se van a usar para mostrar los datos que conforman el grfico, por lo que es necesario cambiar el diseo de la diapositiva actual.

Haga clic sobre la diapositiva nmero 8, luego d clic sobre el borde de la tabla actual y pulse la tecla Supr.

En pantalla aparecen los dos cuadros de texto, haga clic en el cono Insertar Tabla, inmediatamente aparece un pequeo cuadro, borre el contenido de la casilla Nmero de columnas y digite 2, luego repita este paso pero en la casilla Nmero de filas y escriba 5, posteriormente presione Aceptar.

Haga clic sobre Diseo y de las opciones desplegadas elija Dos objetos.

En pantalla aparece la tabla con el nmero de columnas y filas designadas.

Haga clic sobre el primer rengln de la tabla, como el ttulo de la misma ocupa ambas casillas, seleccinelas con clic sostenido y luego d clic sobre Presentacin, presione Combinar celdas y en el grupo Alineacin, escoja Centrar.

Digite Resumen ventas Mensuales, luego haga clic en la segunda fila, primera columna y escriba Enero, presione la tecla Tab y digite el valor correspondiente al mes de Enero, pulse de nuevo la tecla Tab y escriba Febrero, otra vez Tab y digite el valor correspondiente a este mes; luego repita estos pasos hasta el mes de Marzo y despus digite Total, pulse tecla Tab y escriba el valor total. 1 6

Dar formato a una tabla Para hacerlo, es necesario empezar por seleccionarla, haga clic sobre el borde externo de la tabla. 6 7 - 8 6 11 - 12

Dirjase a Diseo, luego d clic en el botn Ms del grupo Estilos de Tabla y elija la alternativa Estilo medio 2-nfasis 2.

Insertar un grfico Los grficos son representaciones de informacin expresada en tablas. Microsoft PowerPoint se apoya en la aplicacin Microsoft Excel para recoger los datos que grafica.

Es posible resaltar un segmento determinado de la tabla, para hacerlo, d clic en la casilla Fila de totales.

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En el cuadro de dilogo Insertar grfico que aparece en pantalla, en el lado izquierdo, aparecen todos los posibles tipos de grficos que pueden insertarse, en este caso, se eligi la opcin Barra. El grupo Barra tiene variadas formas bidimensionales o tridimensionales para expresar la informacin, opte por la Barra 3D Agrupada y despus d clic en Aceptar.

Clic en el cono Insertar grfico.

Inmediatamente la pantalla se divide en dos y la aplicacin Microsoft Excel se abre con algunos datos supuestos.

D clic en la primera celda A1.

Una vez insertados los datos, es necesario fijar que el programa slo tome los valores agregados, para lograrlo, se debe hacer lo siguiente: Clic sostenido sobre la esquina inferior derecha del cuadro azul que enmarca los datos, luego reducirlo hasta que slo muestre los meses y el valor en millones correspondiente a las ventas; posteriormente seleccionar las celdas con los valores numricos, haciendo clic sostenido, dar clic derecho sobre alguna de stas y seleccionar la opcin Formato de celdas de la lista.

Digite Meses, luego d clic en la celda B1, escriba Millones y reemplace las categoras por los meses Enero-Febrero y Marzo, despus en la columna B, sustituya los valores por las sumas de la tabla.

Aparece un cuadro de dilogo en pantalla, d clic en la opcin Nmero del panel izquierdo y luego en la casilla Usar separador de miles, pulse Aceptar.

Dar formato al grfico Puede que la informacin en el grfico no est completa, por lo que se debe en principio dar formato, para hacerlo, d clic sobre el botn Ms, perteneciente a la ficha contextual Diseo y elija la opcin Estilo 36.

Cierre Microsoft Excel haciendo clic en el botn Cerrar, ubicado en la esquina superior derecha. El grfico aparece en pantalla.

Haga clic en la ficha contextual Formato, luego dirjase al botn Ms del grupo Estilos de Forma y elija la opcin Contorno coloreado-Azul, nfasis 2.

Se ajustan los textos y el color del borde se vuelve acorde con el diseo general de la diapositiva. En la ficha Presentacin se agrupan los conjuntos de etiquetas que puede tener el grfico. 3

Haga clic en la herramienta Ttulo del Grfico, luego elija la alternativa Ttulo del Grfico, y observe cmo se adicionan datos a la grfica.

Cada una de las opciones modifica las condiciones actuales del grfico. Para entender, haga clic en el Ttulo de la diapositiva y digite Cuadro de Ventas Generales, luego mueva la tabla hacia el centro del espacio libre y d clic en el botn Guardar de la barra de acceso rpido.

A continuacin se va a seguir profundizando en la manera de insertar diferentes tipos de elementos, tales como imgenes, textos y tablas; adems se va a seguir haciendo nfasis en la personalizacin para la mejora de presentaciones y asimismo se va a culminar el ejercicio del informe.

Insertar tablas Para completar la informacin numrica, es necesario insertar una nueva diapositiva.

Empezar haciendo clic en la ficha Inicio, luego d clic en la herramienta Nueva diapositiva y elija Ttulo y objetos.

D clic en el cuadro de texto Ttulo y digite Ventas/Vendedores, despus d clic en el cono Insertar tabla y en el cuadro de dilogo que aparece en pantalla, reemplazar los valores, en Nmero de columnas 3 y en Nmero de filas 9, clic en Aceptar.

Llenar los datos de la tabla.

Dar formato a la tabla Es necesario resaltar los datos de inters para el informe, por ende: Dirjase a la ficha contextual Diseo, luego haga clic en el botn Ms del grupo Estilos de Tabla y seleccionar la alternativa Estilo Medio 2-nfasis 2. 7 6

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Insertar datos

Ahora es necesario introducir las estrategias, cada una de stas debe ir en una diapositiva independiente acompaada de una imagen. Observe el procedimiento para insertar la primera.

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Es posible resaltar un determinado segmento de la tabla, para hacerlo, d clic en la casilla Fila de totales del grupo Opciones de estilo de tabla en la pestaa Diseo, despus presione sobre la ficha contextual Presentacin y haga clic en la alternativa Centrar del grupo Alineacin.

Clic en la ficha Inicio, luego en Nueva diapositiva y una vez ah, seleccione Ttulo y objetos.

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Haga clic en el cuadro de texto Ttulo y escriba Estrategias para el segundo trimestre, luego d clic en el cono Insertar Imagen desde Archivo.

Elija la imagen (en este caso valla.png) y haga clic en el botn Insertar.

Desplace la imagen hacia la mitad inferior de la diapositiva, luego vaya a Insertar y haga clic en la herramienta Cuadro de Texto; posteriormente dibuje una caja en el rea libre y escriba el texto que acompaa esta estrategia, en este ejemplo Aumentar Publicidad con descuentos, despus seleccinelo y haga clic en la herramienta Color de Texto y escoja Azul, nfasis 2, Oscuro 50%.

D clic en la herramienta Aumentar tamao de la fuente, hasta alcanzar los 28 puntos, luego digite el texto Cupones de descuento por compras mayores a $150.000 para la siguiente compra y despus seleccinelo y haga clic en la herramienta Aumentar nivel de lista, seguidamente en Vietas y en Aumentar tamao de la fuente, hasta llegar a los 18 puntos. 10 - 11 6 12

Duplicar la diapositiva Este diseo de diapositiva no est dentro del patrn predeterminado, as que se va a ahorrar tiempo duplicando este modelo.

D clic derecho sobre la diapositiva, seleccione la opcin Duplicar diapositiva y haga clic sobre la imagen.

Vaya a la ficha contextual Formato y haga clic sobre la herramienta Cambiar Imagen.

Elija la imagen (en este ejemplo imagen2.jpg) y luego haga clic en Insertar, inmediatamente la figura se reemplaza.

Es posible que al remplazar textos (copiando y pegando), estos no conserven el formato aplicado, por lo que se debe emplear el mismo formato, es decir idntico tamao, color, vieta y nivel.

Cambie los textos pertinentes de la segunda estrategia.

D clic en el cuadro de texto Ttulo y digite Muchas Gracias, luego haga clic en Centrar; asimismo d clic en el cuadro de texto y pegue un contenido para la diapositiva final y luego presione Guardar, ubicado en la barra de acceso rpido.

Haga clic en la herramienta Nueva Diapositiva y luego elija la alternativa Encabezado de seccin.

Correccin ortogrfica Es posible corregir la ortografa y la gramtica de todo el documento.

Un cuadro de dilogo con opciones variadas aparece en pantalla, este ofrece diversas sugerencias para cambiar la palabra que encontr con errores, ya es una decisin personal tomar una eleccin sobre ella porque es posible modificarse por la sugerencia brindada u omitirse si no se ajusta. Tambin si la palabra se repite muchas veces, es admisible dar clic en el botn Cambiar todas para corregir slo una vez, ya que este automticamente modifica las dems; o dado el caso que la palabra se repita y no exista una sugerencia adecuada, puede hacer clic en Omitir todas.

Dirigirse a la ficha Revisar y despus hacer clic en la herramienta Ortografa.

Referencias

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. (2010). Manejo de herramientas Microsoft Office 2007: PowerPoint. Colombia: Autor.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Adaptacin

Jhoana Andrea Vsquez Gmez

Ingeniera de Sistemas

Centro Agroindustrial.

Regional Quindo

Septiembre de 2013

Rachman Bustillo Martnez

Guionista - Lnea de

Produccin

Centro Agroindustrial.

Regional Quindo

Septiembre de 2013

Andrs Felipe Velandia Espitia

Guionista -Lnea de

Produccin

Centro Agroindustrial.

Regional Quindo

Septiembre de 2013