ACTIVIDADES COTIDIANAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Noemi Romero Sánchez

INTRODUCCIÓNLos asistentes administrativos son

fundamentales para el buen funcionamiento de una oficina o espacio de trabajo.

Los asistentes administrativos han tomando cada vez más trabajos y tareas que antes estaban reservadas para los miembros de la dirección de la empresa. Existen ciertos requisitos de formación para ocupar exitosamente un puesto de trabajo como asistente administrativo.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJOLos asistentes administrativos proporcionan

apoyo de alto nivel a sus empleadores, participan en la investigación, programan las citas, manejan las solicitudes de información y realizan los trabajos de oficina. También reciben visitas, preparan la correspondencia, organizan conferencias y capacitan al personal nuevo. Además, algunos asistentes administrativos especializados pueden ser responsables de la creación de hojas de cálculo y ejecución de diversos programas informáticos.

CARACTERÍSTICAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Un asistente administrativo debe ser:Excelente comunicador oral y verbalPoseer buenas habilidades interpersonalesTener la capacidad de trabajar en equipoOtra característica fundamental para el

trabajo de un auxiliar administrativo es:Organización Gestión del tiempotrabajan con computadorasUso de tecnología y recopilar información

ATRIBUTOS DE UN BUEN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Los asistentes administrativos pasan una gran cantidad de tiempo detrás del escritorio. Casi todos están involucrados con la informática. Además, muchos asistentes administrativos deben coordinar los horarios y citas. Esto significa que un asistente administrativo no es físicamente activo, pero debe manejar una gran capacidad de gestión.

ENTRENAMIENTO BÁSICO DE UN ASISTENTE

Requieren un diploma de escuela secundaria

Habilidades básicas de oficinaProcesamiento de textos Aplicaciones informáticas específicasManejo de bases de datos

ORGANIZACIÓN El trabajo es rápido y con muchas

responsabilidades.Es esencial mantenerse organizada y

administrar el tiempo y lugar de trabajo, llevar el registro de reuniones y programación de actividades y conferencias, al igual que de viajes de negocios. Se debe preparar y organizar informes, cartas, presentaciones y otros documentos. Cuando el ejecutivo tiene prioridades conflictivas, la asistente debe poder equilibrar esas tareas para asegurarse de que los proyectos claves cumplan las fechas límites.

COMUNICACIÓN Es cualidad más importantes para una

asistente administrativa, si hablan y escriben bien ayudan a formar una imagen positiva de su empresa. Las asistentes escriben cartas, memos e informes de reuniones, es por esto que deben tener una buena gramática, puntuación y ortografía. También hablan con colegas en todos los niveles de la empresa y con miembros del público, así que deben hablar claro y conciso; debe prestar atención completa a lo que las personas dicen y hacer preguntas para entender sus preocupaciones.

TRABAJO EN EQUIPO Incluye al ejecutivo y a otros empleadosDebe establecer y conservar relaciones

laborales con el personal en todos los niveles corporativos y con los clientes

Deben colaborar con sus jefes y trabajar para formar y lograr metas en común

CONCLUSIÓN Es importante que se conozca las principales funciones

de un asistente administrativo, ya que sus actividades no se limitan solo a llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales, sino que abarca más allá, incluyendo cuestiones de interacción llamada relaciones humanas.

EL ASISTENTE ADMINISTRATIVOPara conocer más a fondo las actividades

del asistente en la siguiente liga podrás conocer las sus funciones exactas y resumidas de su quehacer diario.

Video http://www.youtube.com/watch?v=82ZbuO8PQ8E