TALLER DE CONTPAQ

TALLER DE CONTPAQ

INTRODUCCIÓN

Contpaq es el sistema contable financiero y fiscal, que da a los empresarios y

contadores una visión completa de los resultados del negocio.

Está diseñado para facilitar el trabajo y mejorar la toma de decisiones dentro de las

compañías, en el ámbito directivo y gerencial, de manera rápida y oportuna.

Ofrece información fiscal, contable y un control de activos fijos para un mejor manejo de

las pólizas de depreciación.

Contpaq ofrece a los usuarios las siguientes ventajas:

Manejo simultáneo de varias empresas.

Mostrar en pantalla varios procesos a la vez.

Navegación por el sistema a través del ratón.

Realiza la reexpresión de los estados financieros (Boletín B10).

Calcula los pagos provisionales y declaraciones anuales de ISR, IVA e IMPAC.

Contpaq es versatilidad y flexibilidad, al definir su catálogo de cuentas es posible tener

hasta 999 niveles de cuentas y sub cuentas con una estructura completamente definida

por el usuario. Además, tiene la facilidad de definir un código de cuenta alfanumérico de

hasta 20 dígitos.

2

TALLER DE CONTPAQ

1 Acceso a Contpaq

2 Instalación de empresas

2.1 Activar una empresa

2.2 Borrar una empresa

2.3 Redefinición de empresa

3 Barra de Herramientas

4 Catálogo de cuentas

4.1 Como dar de alta una nueva cuenta

4.2 Como eliminar una cuenta

4.3 Desplegar el catálogo de cuentas

5 Prepólizas

5.1 Importe base

5.2 Modificar prepólizas

5.3 Eliminar prepólizas

6 Pólizas

6.1 Partes de la ventana

6.2 Modificar movimientos

6.3 Eliminar movimientos

6.4 Buscar pólizas

6.5 Cuadrar pólizas manualmente

6.6 Borrar pólizas

6.7 Imprimir pólizas

7 Como generar reportes

7.1 Balance general

7.2 Estado de resultados

8 Cierre de periodos / Cierre de Ejercicio

7.1 Balance general

7.2 Estado de resultados

3

TALLER DE CONTPAQ1 ACCESO A CONTPAQ

Para ingresar al sistema se cuentan con 2 opciones:

1.- Dar clic sobre el icono de Contpaq, que se encuentra en el

escritorio.

2.- Ir Inicio/ Programas/ Compac – Contpaq 2003 (local)/ Contpaq 2003.

Al entrar al programa el sistema pedirá un nombre de usuario y una clave de acceso.

Contpaq cuenta, inicialmente con una cuenta de acceso, la cual no tiene una clave; la

cuenta se llama Cuenta de SUPERVISOR.

4

TALLER DE CONTPAQDespués de dar clic en aceptar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, el cual

muestra algunos tips, día con día.

2 INSTALACIÓN DE EMPRESAS

La instalación de una empresa dentro del sistema ContPAQ, es uno de los procedimientos

de mayor trascendencia, ya que en él, se especifican los parámetros de configuración con

los que trabajará el sistema; como lo es la estructura que tendrá el catálogo de cuentas.

Para ello se tendrán que seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú Archivo/ Empresas.

2.- Dar clic en el icono Empresas ubicado en la barra de herramientas.

5

TALLER DE CONTPAQ

3.- Presionar simultáneamente las teclas Ctrl. + E.

A continuación aparecerá la siguiente ventana; se da un clic en el botón Instalar, para

comenzar a dar de alta la empresa.

Se desplegará el siguiente cuadro, el cual pide los datos generales de la empresa, como

lo son el nombre de la empresa, aquí mismo se elige la estructura del catálogo de

cuentas, si va a utilizar un valor numérico o alfanumérico, así como el ejercicio del que se

trata, entre otras cuestiones.

6

TALLER DE CONTPAQ

1.- Datos generales: pide el nombre de la empresa a instalar.

2.- Catálogo de cuentas: contiene formatos de catálogos que servirán para diseñar el de

la empresa que se va a instalar.

Catálogo general: se auto instalan 112 cuentas, desde el primer nivel, hasta las

cuentas más comunes de mayor.

Empresa de servicio: se instala un catálogo con 115 de las cuentas más comunes

para este tipo de empresa.

Empresa comercial: se instala un catálogo con 114 cuentas que aplican para estas

empresas.

Estructura de cuenta: contiene la estructura del código de las cuentas en el formato de

segmentos y dígitos. Para asignar un número de cuenta, es necesario definir su

estructura.

7

TALLER DE CONTPAQ

XXX – XXX – XXX

DÍGITOS NIVELES

Valor: contiene el valor que tendrá el código de las cuentas, si tendrá letras y

números (alfa numérico) o si estará formado sólo por números (numérico).

Cada segmento es un nivel: contiene el tipo de codificación que se utilizará en el catálogo

de la empresa.

3.- Ejercicio: Lista los ejercicios de la empresa. El sistema presenta el ejercicio vigente.

4.- Período, solicita los siguientes campos:

Tipo: contiene el tipo de periodo que se manejará, puede ser mensual, bimestral,

trimestral, cuatrimestral, semestral y especial.

Vigente: contiene el periodo en el cual se comenzará a capturar los datos una vez

instalada la empresa.

Periodos del ejercicio: contiene el número de períodos totales del ejercicio en base

al tipo de periodos seleccionados.

Inicio: contiene la fecha de inicio del periodo vigente.

Periodos abiertos: contiene el manejo de los periodos dentro del sistema.

5.- Ubicación de archivos: solicita el nombre de la carpeta que contendrá los datos de la

empresa.

Una vez dados de alta todos estos datos se da clic en aceptar, e inmediatamente se

comienza a crear en el sistema la nueva empresa.

8

TALLER DE CONTPAQ

2.1 ACTIVAR UNA EMPRESA

Cada vez que se necesite ingresar a una empresa para capturar u obtener

información de la misma, se deberán seguir los siguientes pasos:

1.- Presione el botón Empresas en la barra de herramientas.

2.- De un clic con el botón izquierdo sobre la empresa que desee trabajar.

3.- Presione el botón aceptar.

2.2 BORRAR UNA EMPRESA

Cuando se desee eliminar alguna de las empresas que se tienen dadas de alta, ya sea

por que ya no se necesite, por que se haya instalado alguna empresa y se arrepienta de

esto, o por alguna otra circunstancia, deberá seguir los siguientes pasos:

9

TALLER DE CONTPAQ

1.- Ingrese al menú Empresas.

2.- De clic izquierdo sobre la empresa que desea borrar.

3.- Presione el botón eliminar. Aparecerá el siguiente cuadro, de clic en aceptar.

2.3 REDEFINICIÓN DE EMPRESA

Está opción permite adaptar la información a las necesidades particulares de cada

empresa; aquí se pide el nombre del representan te legal, así como unos datos

particulares, además de los datos de registros de la empresa.

Para ello se deben de seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú Archivo/ Redefinir empresa. Se desplegará la siguiente ventana.

10

TALLER DE CONTPAQ

2.- Fechas: contiene la información correspondiente a las fechas del periodo y ejercicio

para la empresa seleccionada.

3.- Parámetros: contiene información correspondiente al funcionamiento operativo de

Contpaq, en los módulos de pólizas y manejo de periodos.

4.- Cuentas: contiene la información de los parámetros de funcionamiento que aplican en

el catálogo de cuentas de la empresa en la que se esta trabajando.

11

TALLER DE CONTPAQ

5.- Unidades: esta ventana se utiliza cuando se desea cambiar la ubicación de los

archivos de la empresa o las unidades en donde se guardarán los respaldos.

6.- Otros parámetros: contiene información de los parámetros adicionales que serán

utilizados en partes específicas del sistema.

12

TALLER DE CONTPAQ

3 BARRA DE HERRAMIENTAS

Es la que contiene los botones con iconos que representan algunos de los

procesos más utilizados al trabajar con el sistema. Cada botón ejecuta de manera directa

la acción que representa.

Empresas Pólizas

Respaldar Catálogo

Estado de cuadre Datos fiscales del catálogo

Cambiar periodo Saldos

Moneda Activos fijos

Desplegar catálogo de cuentas Presupuestos

Reportes Gráficas

Notas Cascada

Calculadora Idioma

Impresora Asesoría en línea

Excel Ayuda

Word Salir

4 CATÁLOGO DE CUENTAS

Este catálogo contiene toda la información referente a todas y cada una de las cuentas

que forman el catálogo de cuentas para una empresa determinada.

13

Manejo de empresas

MódulosEstado del sistema

SalidaPreferenciasAccesorios

TALLER DE CONTPAQ

Para ingresar al catálogo de cuentas se debe ir al menú Catálogo/ Catálogo o

presionar Ctrl. + F3.

Al ingresar al catálogo de cuentas, el sistema despliega la siguiente ventana:

1.- Datos generales:

No. de cuenta: contiene el código de la cuenta.

Nombre: contiene el nombre de la cuenta.

Sub cuenta de: contiene el código de la cuenta a la que se acumula.

Nombre: contiene el nombre de la cuenta a la que se acumula.

14

TALLER DE CONTPAQ

2.- Datos de agrupación:

Tipo de la cuenta: contiene el tipo y la naturaleza de la cuenta.

Centro de costos: contiene el número del centro de costo al que pertenece la

cuenta, si es que pertenece a alguno.

Fecha: contiene la fecha de alta de la cuenta.

Dígito agrupador: contiene el dígito que agrupa a esta cuenta con otras, si es que

aplica.

Cuenta de mayor: contiene la información de cómo aparecerá la cuenta en los

reportes y auxiliares.

Moneda para capturar: contiene el tipo de moneda con la que trabajará esta cuenta.

3.- Botones de procedimientos especiales:

Consultar la historia de saldos, cargos y abonos de la cuenta.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la información fiscal de la cuenta Datos

fiscales.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la información para el cálculo de

depreciaciones de la cuenta de Activos fijos.

Graficar los datos de la cuenta.

15

TALLER DE CONTPAQ

4.1 COMO DAR DE ALTA UNA NUEVA CUENTA

Para dar de alta una nueva cuenta del catálogo se deben seguir los siguientes

pasos:

1.- Abrir el catálogo de cuentas.

2.- Capturar la información necesaria.

3.- Presione el botón Aceptar.

4.2 COMO ELIMINAR UNA CUENTA

Para poder eliminar una cuenta se debe de tomar en cuenta lo siguiente:

La cuenta que se desea eliminar debe estar en cero.

No debe de tener movimientos.

No debe de tener sub cuentas que dependan de ella.

Una vez tomados en cuenta los puntos anteriores se siguen los siguientes pasos:

Se abre el catálogo de cuentas.

Capture el código de la cuenta que desea eliminar.

Oprima la tecla tecla < Tab >.

De clic en el botón Eliminar.

Confirme el borrado del registro.

16

TALLER DE CONTPAQ

4.3 DESPLEGAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS

La opción de desplegar catálogo es de gran utilidad, ya que ayuda en cualquier

momento en caso de que se haya olvidado el código de las cuentas. Para desplegar el

catálogo se pueden seguir cualquiera de las siguientes opciones:

1.- Ir al menú Catálogo/ Desplegar catálogo.

2.- Cuando se este capturando alguna póliza, presione la tecla F3.

3.- Presione el botón ubicado en la barra de herramientas.

4.- Presione simultáneamente las teclas <Alt + F3>.

Aparecerá la siguiente ventana, en la cual se muestran cada una de las cuentas con su

código y las sub cuentas:

17

TALLER DE CONTPAQ

5 PREPÓLIZAS

Las prepólizas son formatos del sistema, establecidos para evitar la captura de

pólizas que se presentan periódicamente en las operaciones de la empresa.

Para crear una prepóliza se siguen los siguen los pasos:

1.- Ir al menú pólizas, opción “Prepólizas” o presionando las teclas <ctrl. + O>.

18

TALLER DE CONTPAQ

Se despliega la siguiente ventana:

5.1 IMPORTE BASE

Cuando diseñamos un formato para generar una póliza, siempre tendremos que indicarle

al sistema el monto a repartir entre los movimientos del formato. A este importe se le

conoce como Importe Base.

1.- Datos de la prepóliza:

No.: aquí se captura el número correspondiente a la prepóliza.

Descripción: se coloca el nombre de la póliza.

2.- Datos de la póliza a generar:

Fecha: capture la fecha en la que se generará la póliza una vez que se activa este

formato.

19

TALLER DE CONTPAQ

Día: en este campo se captura el día en el que se generará la póliza.

Tipo: se captura el tipo de póliza a generar, cuando no se desee hacerlo se debe

seleccionar la opción “Por captar”.

Número: se captura el número con el que se creará la póliza al ejecutar el formato.

3.- Características:

Concepto: capture el concepto que llevará la póliza que se genere con este

formato.

Clase sin afectar: se selecciona esta opción cuando se desea que la póliza a

generar no afecte los saldos de las cuentas inmediatamente.

Diario de pólizas: seleccione el diario al que va a pertenecer la póliza que se

genere con este formato.

4.- Movimientos:

Cuenta: se captura el código de la cuenta que intervendrá en cada movimiento.

Nombre: se despliega el nombre correspondiente al código de cuenta capturado.

Referencia: se captura el número de algún documento que sirva como referencia

al movimiento.

Concepto: capture el concepto que aplicará para este movimiento.

Diario: seleccione el diario especial por el cual se agrupará cada movimiento.

Nombre: se despliega el nombre del diario capturado.

20

TALLER DE CONTPAQ

Cargo/ Abono: capture la cantidad correspondiente al cargo o al abono al que se

refiera el movimiento.

5.2 MODIFICAR PREPÓLIZAS

Para poder modificar una prepóliza realice lo siguiente:

1.- Ir al menú pólizas opción “prepólizas”.

2.- Capture el número de la prepóliza que desea modificar.

3.- Presione la tecla de <TAB>.

4.- Modifique la información que requiera.

5.- De clic en aceptar.

21

TALLER DE CONTPAQ5.3 ELIMINAR PREPÓLIZAS

Para poder eliminar una prepóliza se realiza lo siguiente:

1.- Ir al menú póliza opción “Prepóliza”.

2.- Capture el número de la prepóliza que desee eliminar.

3.- Presione la tecla <TAB>.

4.- De clic en el botón eliminar.

5.- Confirme la eliminación de la prepóliza.

6 PÓLIZAS

22

TALLER DE CONTPAQLas pólizas son los registros contables en los que se traducen las operaciones

comerciales de una compañía. Son la principal fuente de información para la toma de

decisiones.

Para capturar las pólizas se debe de entrar a la ventana de captura, con cualquiera de las

siguientes acciones:

1.- Seleccionar la opción “Pólizas” del menú pólizas.

2.- Presione simultáneamente las teclas < ctrl. + P >.

3.- En la barra de herramientas de un clic en el botón .

Aparecerá la siguiente ventana:

6.1 PARTES DE LA VENTANA

23

TALLER DE CONTPAQ1.- Datos de la prepóliza:

Prepóliza: muestra la lista de prepólizas que el usuario hubiese definido con

anterioridad.

Base: solicita el importe base que será distribuido entre los movimientos contables

de prepóliza.

2.- Campos no obligados o datos adicionales:

Póliza de ajuste: indica que la póliza a registrar será considerada como ajuste.

Permite ver la póliza de cierre de algún ejercicio, capturando una fecha de cierre válida.

Clase sin afectar: indica si se desea o no que la póliza a registrar afecte los saldos

de las cuentas inmediatamente.

Diario de pólizas: selecciona el diario especial por el que se agrupará la póliza a

capturar.

3.- Datos de la póliza, los datos que se incluyen en esta clasificación se consideran

obligatorios.

Fecha: que tendrá la póliza a registrar.

Tipo: de póliza a generar, es decir: ingresos, egresos o diario.

Número: de la póliza a generar.

Concepto: de la póliza a capturar. Presenta la lista de los conceptos registrados

anteriormente, para poder utilizar alguno de estos, se utilizan las flechas del cursor, y se

da <Enter>.

4.- Movimientos. Para moverse entre estos campos presione Enter.

24

TALLER DE CONTPAQ Cuenta: código de la cuenta que intervendrá en cada movimiento. Para desplegar

el catálogo de cuentas presione F3.

Nombre: descripción de la cuenta registrada en el campo anterior.

Cargo: cantidad correspondiente al cargo.

Abono: cantidad correspondiente al abono.

Concepto: descripción que aplica a cada movimiento.

Diario: especial por el cual se agrupará cada movimiento.

Nombre: del diario capturado.

Totales: suma de los cargos y abonos de la póliza para verificar que esta cuadre.

6.2 MODIFICAR MOVIMIENTOS

25

TALLER DE CONTPAQPara modificar los datos de un movimiento de una póliza que ya ha sido capturada,

se deben de seguir los siguientes pasos:

1.- Ir al menú pólizas, opción “Pólizas”.

2.- Capture la fecha, el tipo y número de la póliza que se desea modificar.

3.- Posiciónese en el campo del movimiento a modificar.

4.- Capture la modificación.

5.- Presione <Enter>.

6.- Presione la tecla . El sistema afectará los archivos correspondientes con la

modificación realizada.

7.- Presione el botón Aceptar.

6.3 ELIMINAR MOVIMIENTOS

Para eliminar un movimiento de alguna póliza, se siguen los siguientes pasos:

1.- Eliminar un movimiento:

Dentro de la póliza que se desee modificar, seleccione el movimiento y para

eliminarlo, tiene 2 opciones:

Oprima la tecla <DEL> o <SUPR>.

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción eliminar este

movimiento.

2.- Eliminar varios movimientos:

26

TALLER DE CONTPAQSeleccione con el ratón los movimientos a eliminar y presione la tecla <Del> o

<Supr>. O con el ratón de clic en el botón derecho y elija la opción Eliminar movimientos

seleccionados. Se desplegará una ventana de advertencia pidiendo la confirmación de la

acción. De clic en Aceptar y el sistema eliminará los movimientos seleccionados.

6.4 BUSCAR PÓLIZAS

Para poder buscar una póliza, se utilizan los cuatro botones de búsqueda ubicados en la

parte superior de captura de pólizas.

Primera póliza. Última póliza

Póliza anterior. Siguiente póliza.

6.5 CUADRAR PÓLIZAS MANUALMENTE

27

TALLER DE CONTPAQPara cuadrar las pólizas, colóquese en el importe del cargo o abono y presione las

teclas:

<ctrl. + D>

F9

Asterisco (*).

El sistema colocará la diferencia existente entre el total de cargos y el total de abonos de

la póliza como importe del movimiento.

6.6 BORRAR PÓLIZAS

Los pasos para poder eliminar una póliza son los siguientes:

1.- Ingrese al menú pólizas, opción pólizas.

2.- Capture la fecha, tipo y número de la póliza a eliminar.

3.- Presione el botón Eliminar o simultáneamente las teclas <Alt+E>. Se desplegará

una venta pidiendo la confirmación de la acción.

4.- Presione el botón Aceptar de la ventana de confirmación. El sistema eliminará la

póliza de los archivos correspondientes.

6.7 IMPRIMIR PÓLIZAS

28

TALLER DE CONTPAQ

Si se desea imprimir una sola póliza desde la ventana de captura, sigo los

siguientes pasos:

1.- Capture la fecha, tipo y número de la póliza a imprimir.

2.- Presione el botón imprimir o simultáneamente las teclas <Alt+I>. Se desplegará la

ventana de datos generales de impresión.

3.- Seleccione los datos de impresión.

4.- Presione el botón Aceptar. La póliza se imprimirá en la impresora seleccionada con

los parámetros especificados.

29

TALLER DE CONTPAQ

Para imprimir todas las pólizas tanto de diario, ingresos y egresos, siga los

siguientes pasos:

1.- Ir al menú Repotes/ Reportes auxiliares y la opción diarios y pólizas. Se desplegará la

siguiente ventana:

2.- Capture los datos requeridos por el reporte.

3.- Seleccione la salida del reporte haciendo clic sobre la opción deseada, esta puede ser

por pantalla, impresora o disco.

30

Intervalo de pólizas que se desean imprimir.

Período que se desea imprimir.

Como se desean imprimir.

Tipo de impresión.

TALLER DE CONTPAQ

7 COMO GENERAR REPORTES

7.1 BALANCE GENERAL

Para generar el estado de posición financiera o balance general, los pasos a

seguir son los siguientes:

1.- Menú Reportes/ Estados financieros/ Posición financiera, Balance general.

2.- Se desplegará una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea

visualizar, entre otros datos.

31

TALLER DE CONTPAQ

3.- En seguida aparecerá una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el

reporte.

Eligiendo la opción en pantalla, el reporte se genera como sigue:

32

TALLER DE CONTPAQ

7.2 ESTADO DE RESULTADOS

Para generar el estado de resultados, los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Menú Reportes/ Estados financieros/ Estado de resultados.

2.- Se desplegará una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea

visualizar, entre otros datos.

33

TALLER DE CONTPAQ

3.- En seguida aparecerá una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el

reporte.

Eligiendo la opción en pantalla, el reporte se genera como sigue:

34

TALLER DE CONTPAQ8 CIERRE DE PERIODOS/ CIERRE DE EJERCICIOS

35

TALLER DE CONTPAQ

36

TALLER DE CONTPAQ

37

TALLER DE CONTPAQ

38

TALLER DE CONTPAQ

39

TALLER DE CONTPAQ

40

TALLER DE CONTPAQ

41

TALLER DE CONTPAQ

42

TALLER DE CONTPAQ

43