UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA EDGARDO MEJIA HERRERA - DOCENTE

TALLER

Siguiendo con el ejercicio de la guía medición de cargas de trabajo entidades públicas editado por el Departamento Administrativo

de la Función Pública, el equipo que está haciendo el estudio de carga laboral levantó los tiempos del procedimiento de nómina

y licitación de obras de la Secretaria de Planeación y Obras Públicas de la siguiente manera:

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE NÓMINA

1. En la etapa de reporte de novedades el técnico realiza las novedades de cada funcionario (15 en totalidad) liquidando

horas extras, incapacidades, licencias y demás novedades del personal, llevándose para cada uno de ellos los siguientes

tiempos: El tiempo mínimo en cada liquidación es de 15 minutos, El tiempo máximo es de 20 minutos. El equipo hizo 4

muestras para sacar el tiempo promedio de esta tarea resultando los siguientes tiempos: 17, 25, 20, 30 minutos. Esta

actividad se realiza 2 veces al mes, ya que el pago es quincenal. Este reporte es entregado al profesional universitario

para la digitación de nómina.

2. El profesional universitario en la etapa de digitación ingresa al programa de nómina las novedades entregadas por el

técnico, en esta tarea estadísticamente se estudiaron los siguientes tiempos en la digitación tomando como muestra a 5

trabajadores: T1 2 minutos, T2 3 minutos, T3 2.5 minutos, T4 3.2 minutos, T5 3.7 minutos. Este profesional después de

digitada la nómina la entrega al director del área para su revisión.

3. El director de área, en la etapa de revisión revisa la nómina, el equipo que está haciendo el estudio de carga laboral para

el efecto le cronometro los siguientes 20 tiempos: T1: 37, T2: 40, T3: 45, T4: 50, T5: 47, T6:48, T7: 45, T8: 43, T9:49,

T10:41, T11: 46, T12: 49, T13: 52, T14: 56, T15: 55, T16:60, T17:58, T18:57, T19:54, T20:58. El director entrega la nómina

a la secretaria para que la entregue a tesorería para su pago.

4. En la etapa de entrega de nómina a la tesorería la secretaria registra la misma en el libro de mensajería llevado en el

despacho, para ello se le consulto dedicando los siguientes tiempos para esta tarea: Tiempo mínimo 3 minutos, tiempo

máximo 5 minutos. El equipo tomo igualmente 4 tiempos para establecer el tiempo promedio dedicado por la secretaria

resultando los siguientes tiempos: 3, 4, 5, 6 minutos.

PROCEDIMIENTO PARA LICITACIÓN PÚBLICA DE OBRAS

1. El técnico en la etapa de Minuta, realiza la minuta de los términos de referencia para efectuar la licitación, en esta labor

dedica un tiempo mínimo de 260 minutos; un tiempo máximo de 320 minutos, y se tomaron los siguientes tiempos para

establecer el tiempo promedio en minutos: T1: 270, T2: 350, T3: 320, T4: 260. Esta labor se realiza 15 veces al mes.

2. El profesional universitario en la etapa de Revisión de Minuta, efectúa las correcciones del caso al borrador de los términos

de referencias, para el efecto se le tomaron los siguientes tiempos en la revisión de 5 minuta: T1: 65 minutos, T2: 70

minutos, T3: 72 minutos, T4: 80 minutos, T5: 75 minutos. Este profesional después de efectuar la revisión entrega los

términos director del área para su aprobación.

3. El director de área, en la etapa de aprobación de pliegos aprueba los términos, el equipo que está haciendo el estudio de

carga laboral tomó 20 tiempos en minutos durante esta etapa de aprobación de la siguiente manera: T1: 30, T2: 35, T3:

32, T4: 26, T5: 31, T6:28, T7: 25, T8: 33, T9:37, T10:40, T11: 45, T12: 27, T13: 38, T14: 43, T15: 41, T16:29, T17:34,

T18:39, T19:44, T20:47. Entrega los términos aprobados al técnico para su publicación.

4. En la etapa de publicación el técnico, sube a la página web de la Gobernación los términos de referencia para la su

publicación, en esta labor se toman los siguientes tiempos: un tiempo mínimo 20 minutos, un tiempos máximo de 30

minutos, y se toman cuatro (4) muestra resultando un tiempo promedio de 25 minutos.

5. En la etapa de entrega de entrega de pliegos los proponentes radican las propuesta ante la secretaria de las Secretaría

en esta labora esta funcionaria registra los siguientes tiempos tomados de 5 muestra: T1: 5 minutos, T2: 7 minutos, T3: 8

minutos, T4: 6 minutos, T5: 9 minutos.

6. En la etapa de estudio de los pliegos, el Técnico, el profesional y el Director, se reúnen para escogencia de la mejor

propuesta, en esta etapa se toman los siguientes tiempos: un tiempo mínimo 125 minutos, un tiempos máximo de 190

minutos, y un toman 4 tiempos para un promedio de 155 minutos. Ante lo cual escogen a la mejor propuesta.

PROCEDIMIENTO DE INTERVENTORIA DE OBRAS

1. El técnico en la etapa de preparación de interventoría, realiza estudio de los contratos parametrizando los aspectos a intervenir

en cada contrato, esta labor dedica un tiempo mínimo de 30 minutos en cada contrato (Son 30 contratos auditados cada mes);

el tiempo máximo para realizar el estudio de cada contrato es de 40 minutos, y se tomaron cuatro tiempos para establecer el

tiempo promedio que fue de 38 minutos. El Técnico entrega esta parámetrización al profesional universitario por intermedio

de la secretaria.

2. La Secretaria en la etapa de Registro de Documento, hace el registro de los documentos en el libro de control de mensajería

para entregar al Profesional Universitario, para el efecto el equipo que está haciendo el estudio de carga laboral, tomó los

siguientes tiempos por contratos: T1: 5, T2: 7, T3: 8, T4: 5, T5: 6, T6:10, T7: 15, T8: 11, T9:9, T10:12, T11: 13, T12:14, T13:15,

T14: 8, T15: 7, T16:13, T17:9, T18:11, T19:17, T20:16. (Son 30 contratos auditados cada mes).

3. El profesional universitario en la etapa de interventoría de obras, efectúa las observaciones a las obras contratadas en campo,

en estas revisión al hacerle el estudio de tiempo se tomaron los siguientes en cinco (5) auditorias cronometradas (Son 30

contratos auditados cada mes): T1: 120 minutos, T2: 140 minutos, T3: 150 minutos, T4: 135 minutos, T5: 160 minutos. Entrega

estas observaciones al Director por intermedio de la secretaria.

4. La Secretaria en la etapa de Registro de este Documento, hace el registro de los documentos en el libro de control de

mensajería para entrega al Director, para el efecto el equipo que está haciendo el estudio de carga tomó los siguientes cinco

(5) tiempos T1: 12 minutos, T2: 14 minutos, T3: 15 minutos, T4: 13 minutos, T5: 16 minutos. (Son 30 contratos auditados cada

mes).

5. El director de área, en la etapa de aprobación de auditoría, revisa las observaciones a las obras contratadas, el equipo que

está haciendo el estudio de carga laboral tomó 20 tiempos (Son 30 contratos auditados cada mes) de la siguiente manera:

T1: 30, T2: 35, T3: 32, T4: 26, T5: 31, T6:28, T7: 25, T8: 33, T9:37, T10:40, T11: 45, T12: 27, T13: 38, T14: 43, T15: 41,

T16:29, T17:34, T18:39, T19:44, T20:47. Entrega estas aprobaciones al técnico para que lo registre en el software de auditoría

que se lleva en la Dependencia.

6. En la etapa de Registro de Auditoría el técnico, sube al software (los contratistas reciben estas observaciones ON LINE), las

observaciones de cada contrato, en esta labor se toman los siguientes tiempos: un tiempo mínimo 20 minutos, un tiempo

máximo de 30 minutos, y se toman cuatro (4) muestra resultando un tiempo promedio de 25 minutos. (Son 30 contratos

auditados cada mes).

7. En la etapa recurso de reposición la secretaria, recibe por escrito los recursos de los contratistas, en esta labor a esta

funcionaria se le registra los siguientes tiempos tomados de 5 muestra: T1: 5 minutos, T2: 7 minutos, T3: 8 minutos, T4: 6

minutos, T5: 9 minutos. (Son 30 contratos auditados cada mes). Entrega esta información al comité de auditoría.

8. En la etapa de contestación de recursos, El Comité de Auditoría integrado por el profesional y el Director, analizan y contestan

los recursos interpuestos, en esta etapa se toman los siguientes tiempos: un tiempo mínimo 25 minutos, un tiempos máximo

de 35 minutos, y un toman 4 tiempos para un promedio de 27 minutos. (Son 30 contratos auditados cada mes). Entregan

estas contestaciones al técnicos para que las suba al software.

9. En la etapa de Contestación de Recursos, el técnico sube al software la absoluciones o ratificaciones a la auditoria (los

contratistas reciben estas contestaciones ON LINE), en esta labor se toman los siguientes tiempos: un tiempo mínimo 10

minutos, un tiempos máximo de 15 minutos, y se toman cuatro (4) muestra resultando un tiempo promedio de 12 minutos.

(Son 30 contratos auditados cada mes).

Siguiente el ejercicio y con las anteriores novedades usted deberá:

1. Calcular los tiempos totales en HORAS dedicados por cada funcionario en cada una de sus tareas siguiendo lo indicado

en el formulario No 1 de medición de carga de trabajo por dependencia del departamento administrativo de la función

pública.

2. Totalizar las horas de cada funcionario para determinar hasta el momento cuántos de ellos se necesita en la dependencia,

filas 12 y 13 del formulario.

3. Hacer el cuadro de personal requerido en la secretaria de planeación y obras públicas.