INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y

ADMINISTRATIVAS

“PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA LA MUEBLERIA SAGITARIO”

MÉXICO, DF 2009

T E S I S QUE PARA OBTENER EL TITULO DE : LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

P R E S E N T A N :

C R I S T Y J A Z M Í N P É R E Z S Á N C H E Z

G U A D A L U P E A G U I R R E V E N T U R A

ÍNDICE Página Resumen i Introducción ii CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES DE LA MUEBLERIA SAGITARIO

1.1 Historia de la empresa 1.2 Organigrama actual 1.3 Principales proveedores 1.4 Competencia

1 2 3 5

CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO

2.1 Metodología de la investigación 2.1.1 Visión del estudio 2.1.2 Planeación del estudio 2.1.3 Recopilación de datos 2.1.4 Análisis de datos 2.1.5 Diagnóstico

2.2 Aspectos generales del proceso administrativo 2.2.1 Planeación 2.2.2 Organización 2.2.3 Dirección 2.2.4 Control

2.3 Organización

2.3.1 Principios 2.3.2 Elementos de organización 2.3.3 Tipología de la organización 2.3.4 Técnicas de organización

2.4 Sistemas administrativos

2.4.1 Los sistemas administrativos 2.4.2 Importancia de los sistemas administrativos 2.4.3 Principios de funcionamiento de los sistemas administrativos 2.4.4 Los sistemas administrativos y la etapa de organización del

proceso administrativo

2.5 El desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas en México 2.5.1 Los problemas de las Pymes 2.5.2 La globalización y su impacto en las Pymes

6 6 7 8 9 9 10 12 12 13 13 14 14 15 17 20 24 24 24 24 25 26 26 27

Página

2.6 Manuales administrativos 2.6.1 Estructura del manual de organización 2.6.2 Estructura del manual de procedimientos

28 29 31

CAPÍTULO 3. SITUACIÓN ACTUAL DE LA MUEBLERIA SAGITARIO

3.1 Metodología de la investigación 3.1.1 Visión del estudio 3.1.2 Planeación del estudio 3.1.3 Recopilación de datos 3.1.4 Análisis de datos 3.1.5 Diagnóstico actual de la Mueblería Sagitario

35 35 35 36 37 46

CAPÍTULO 4. PROPUESTA DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

PARA LA MUEBLERIA SAGITARIO

4.1 Justificación del manual general de organización 4.2 Manual General de Organización para la Mueblería Sagitario

47 48

Conclusiones 49 Bibliografía 50 Anexos 51

i

R E S U M E N

Para desarrollar la propuesta de un sistema administrativo para la Mueblería Sagitario, se realizo una investigación y documentación de la información.

Enfocándose en el proceso administrativo, en donde sus elementos interactúan y se relacionan entre si, formando un proceso integral en donde trabajando simultáneamente se logren los objetivos de forma eficiente. En el cual los sistemas administrativos son un conjunto de elementos en donde se lleven a cabo actividades y la mueblería sea vista como un sistema total, los elementos que la conforman como subsistema, lo que permitirá que la empresa de manera integral sobreviva, evolucione y se desarrolle hacia un crecimiento planeado y genere los beneficios esperados. Se emplea la metodología del autor Enrique Benjamín Franklin, Organización de Empresas con el objetivo de obtener un diagnostico del estudio organizacional que permita conocer su origen y consecuencias del mismo, y dando como resultado la propuesta de un Manual General de Organización para la Mueblería Sagitario.

ii

I N T R O D U C C I Ó N

Las empresas son factores fundamentales para el desarrollo económico de los países, las microempresas son organizaciones que emplean entre uno y diez trabajadores. De acuerdo al Diario Oficial de la Federación en la tabla del 30/XII/2002(Ver Anexo 1), con propietarios y administración independiente, que no dominan al sector de la actividad en que operan y que cuentan con una estructura de organización muy sencilla. En la actualidad, los problemas que enfrentan las microempresas en nuestro país, se considera que se debe a la falta de un sistema administrativo y estructura organizativa es por ello que la Mueblería Sagitario siendo una microempresa mexicana se ve en la necesidad de desarrollar un conjunto de procedimientos interrelacionados para el logro de los objetivos, mediante la elaboración de un Manual General de Organización que coordine, especifique e informe sus actividades, funciones para el impulso de su crecimiento y desarrollo. En el apartado uno se hace mención de los aspectos básicos de la mueblería como la historia, organigrama, principales proveedores, clientes y competidores, lo que permitirá conocer más detalladamente los elementos que la conforman y que hacen posible su funcionamiento. En el capítulo dos se presentará la metodología de investigación que se aplicó para la realización del estudio; aspectos generales del proceso administrativo, etapa de organización, los sistemas administrativos, manuales administrativos, así como el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas. En el apartado tres es el de mayor importancia, porque aquí es en donde se obtiene el diagnóstico de la Mueblería mediante la aplicación de la metodología del estudio organizacional: la visión y planeación del estudio, recopilación de datos, análisis con el fin de conocer la situación en la que se encuentra actualmente la empresa. En el último capítulo se integran los tres capítulos antes mencionados para que realizar la propuesta del Manual General de Organización con el objetivo de ayudar al buen funcionamiento, crecimiento, desarrollo y permanencia de la mueblería, en cual se refleja la información general de la organización y especifique, jerarquice y delimite las funciones, especificando de forma detallada las actividades o tareas a desempeñar. De esta forma la tesis logra la integración de los conocimientos adquiridos en la Licenciatura en Administración Industrial.

1

CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES DE LA MUEBLERÍA SAGITARIO 1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA

Mueblería Sagitario es una microempresa dedicada a la comercialización de muebles para el hogar, creada en el año de 1996 por la familia Aguirre Ventura, ubicada en Avenida Central en la Colonia Sagitario 10, Ecatepec, Estado de México. Al principio solo se exhibían cuatro diferentes productos como salas, roperos, colchones y camas siendo solamente 15 artículos Para su distribución se

contaban con una camioneta que realizaba entregas en la misma colonia. Para su distribución hoy se cuenta con dos camionetas que realizan entregas en el estado de México y zona metropolitana. En la actualidad Mueblería Sagitario comercializa y distribuye productos diferentes tales como: Alacenas de madera

Bases de madera individual y matrimonial

Buros de madera

Cajoneras de madera y macopan

Colchones de cuna de hule espuma

Colchones individuales de doble colchoneta, hule espuma,

aglutinado y resortes

Colchones matrimoniales de doble colchoneta, hule

espuma, aglutinado y resortes

Comedores con cubierta de cristal

Comedores con cubierta de madera y cristal

Cristaleros con entrepaños de cristal

Diversidad de modelos de camas matrimonial e individual

metálicas

Esquineros de metal con entrepaños de cristal

Gabinetes metálicos

Jugueteros de metal con entrepaños de cristal

2

1.2 ORGANIGRAMA ACTUAL La Mueblería Sagitario es un negocio familiar que cuenta únicamente con 6 integrantes: Sr. Rogelio Aguirre Nolasco (Dueño) Sra. Celia Ventura Santiago (Encargada de Ventas) Rogelio Aguirre Ventura (Encargado de Compras)) Luis Alberto Aguirre Ventura (Ayudante General) Guadalupe Aguirre Ventura (Ayudante General) Daniel Aguirre Ventura (Ayudante General)

Quienes son los responsables de realizar todas las actividades y funciones dentro de la mueblería dependiendo de las necesidades que se presenten, es decir, cada uno de ellos puede fungir como vendedor, cobrador, ayudante general, almacenista, etc. en el momento que así se requiera. La Mueblería Sagitario no cuenta con un organigrama impreso que muestre la jerarquía y las áreas administrativas en las que se divide, por lo que el siguiente organigrama se diseñó con base en los comentarios hechos por el dueño de la mueblería.

Organigrama General Actual de la Mueblería Sagitario” Elaborado por: Equipo de Trabajo Fecha de elaboración: 8 de Agosto de 2008

Encargado de

Compras

Encargado de

Ventas

Ayudante General

Ayudante General

Dueño

3

1.3 PRINCIPALES PROVEEDORES La Mueblería Sagitario en el momento de seleccionar a un proveedor toma en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio, de nada nos sirve conseguir un excelente precio si la calidad no es buena, ya que a corto o largo plazo esto hará que baje la calidad de nuestros productos y seguramente las ventas. Los proveedores que maneja la Mueblería Sagitario considerando lo anterior se muestra a continuación:

Proveedor Dirección Forma de

pago Artículos

Camas Manuel

Av. R-1, Ecatepec, Estado de México. 5755-5988

Pago de contado.

Camas y literas de metal.

Camas, tambores y literas LEO

Calle Libra Mz. 23 Lt. 1 Col. Progreso de la Unión, Ecatepec, Estado de México. 5778-0595

Pago de contado

Diversidad de camas: matrimonial e individual y literas individual, mixta de metal.

Colchones Corona

Vía López Mateos Mz. J Lt. 7 y 8 Col. División del Norte, Ecatepec, Estado de México. 5569-7675 5791-8934

Pago de contado y

crédito a 30 días con el 10% más.

Diversidad de colchones: matrimonial, individual, king-size de hule espuma y resortes.

Colchones Eco

Col. Recursos Jaltenco, Estado de México. 2974-0571

Pago a crédito a 45 días, con el precio de contado.

Colchones: individual, matrimonial de resortes.

Colchones Luxor

Pueblo Nuevo Mz. 38 Lt. 28 Col. Nueva E. Zapata, Ecatepec, Estado de México. 5790-0817

Pago a crédito a 30 días con el

25% de descuento.

Diversidad de colchones: matrimonial, individual, king-size, para cuna, elaborados de hule espuma, aglutinado y resortes.

Diseños y cromados

LEO

San Ignacio de Loyola No.20 Col. San Francisco Xalostoc, Estado de México. 5699-5679

Pago de contado.

Diversidad de comedores, sillas, mesas de centro, jugueteros de metal con cristales.

Grupo Mueblero de Chalco S. A

de C. V.

Código Agrario Nº 32 Col. Emiliano Zapata, Chalco, Estado de México, C. P. 56600 Tel. 1734-1318

Pago a crédito a 30 días con el

25% de descuento

Alacenas, centros de cómputo, cómodas, libreros, porta microondas, tocadores y vitrinas.

4

Industria Mexicana Mueblera

Av. Thé # 1062 Col. Ex Ejidos Magdalena Mixiuhca, México D. F. C. P. 08010 5657-1547

Pago de contado

Diversidad de gabinetes y lockers.

Muebles 4 Hermanos

Gardenias No. 30 Jardines del Tepeyac, Estado de México. C. P. 55220 5780-8011 5874-8959

Pago de contado

10% desc. y crédito a 30 días precio

normal

Esquineros, tocadores, libreros y roperos.

Muebles y Vidrios del

Valle S.A. de C. V.

Av. Alfredo del Mazo Mz. 99 Lt. 33 Col. Granjas Valle de Guadalupe, C. P. 55270 5569-6160

Pago de contado

Diversidad de comedores de vidrio, madera y combinados, así como; sillas, cristaleros, jugueteros, mesas de centro, esquineros, portamodular de metal con cristales.

Roperos Veracruz

Col. Jardines de Morelos, Ecatepec, Estado de México. 5777-0044

Pago de contado

Diversidad de roperos y cómodas de madera.

Salas Cristóbal

Colonia Jardines de Morelos, Ecatepec, Estado de México.

Pago de contado y

crédito a 30 días precio

normal.

Salas de 3 piezas y modulares de tela de jackard, poliéster y pliana.

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1.4 COMPETENCIA Los principales competidores de la Mueblería Sagitario son microempresas del mismo giro que se localizan en colonias y avenidas aledañas al domicilio de la mueblería en el Municipio de Ecatepec, Estado de México, para obtener la información se visitaron diferentes mueblerías que se muestra en el siguiente cuadro:

Competencia Dirección Artículos Distingos competitivos

Mueblería Av. México y

Europa

Av. Central, Colonia progreso de la unión, Municipio de Ecatepec.

Libreros, comedores, muebles para horno, para computadora, vitrinas y porta modular.

-Mayor variedad de productos para el hogar. -Ventas de contado. -Sistema de apartado, plazo de tres meses.

Mueblería

La Glorieta

Av. Adolfo López Mateos Mz.238 Lote11, colonia jardines de santa clara. Tel: 57751663

Libreros, roperos, literas, tocadores, colchones, camas metálicas, comedores de metal y de madera.

-Sistema de apartado $100.00 (tres meses) -Flete gratis, si la entrega es por la zona, si no se cobra a partir de $100.00 según la distancia.

Mueblería Central de

ofertas

Av. Boulevard de los aztecas, colonia aztecas segunda sección.

Variedad en libreros, mesas de centro, cantinas, salas, línea blanca, recamaras, literas, colchones, comedores, electrónica, celulares, teléfonos y artículos de oro.

-Ofrece Crédito a ocho meses (requisitos: aval o escrituras). -Ofrece el sistema créditcontado y el pago de contado se hace un 25% de descuento. -Entrega inmediata sin costo de flete en la zona aledaña a la mueblería. -Sistema fonacot. -Pago por tarjeta bancomer o mastecard.

Mueblería Silvia

Boulevard de los aztecas Mz. 513 L44 primera sección, Ecatepec estado de méxico.

Salas, libreros, porta modular, literas, camas metálicas, comedores, literas, colchones y roperos.

-Sistema de apartado (tres meses). -Flete gratis, si la entrega es por la zona de la mueblería si no se cobra según la distancia.

Mueblería Veracruz

Boulevard de los aztecas n. 11 colonia ciudad azteca

Libreros, cantinas, recamaras, salas, cocinas integrales, electrónica, línea blanca, literas, buros, motos, comedores de vidrio y de madera.

-Sistema de crédito a doce meses, sin intereses (requisitos: aval, credencial de lector y recibo de predio). -Pago con tarjeta bancomer, banamex, visa, american express y mastercard. -Flete gratis a cualquier zona del estado de méxico. -Promoción temporal, regalo en la compra de un artículo . -Tramitan crédito fonacot..

Por lo antes expuesto queda claro que la Mueblería Sagitario es del tamaño Microempresa con todas las relaciones necesarias para un funcionamiento eficiente. Cabe mencionar que en el Manual General para la empresa se citara mas a fondo los antecedentes de la misma.

6

CAPITULO 2. MARCO TEÓRICO. 2.1 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Para realizar un estudio o investigación es preciso aplicar una Metodología que proporcione el ordenamiento de los pasos correspondientes ayudando a compilar, estudiar y comparar las diferentes técnicas, métodos que serán de utilidad para el análisis y por consecuente se compruebe una hipótesis. Para el estudio que se realizara se toma como base el esquema del Proceso de Evolución de una idea(Figura 2.1), de Enrique Benjamín Franklin. A continuación se presenta y describe:

2.1.1 Visión del estudio “Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito, esto es, para visualizar su razón de ser y el alcance de las acciones”.1 Esta etapa se genera la(s) idea(s) de crear, transformar o simplemente innovar algo pero sin olvidar que sea congruente con la realidad y con la expectativa de éxito probable.

1 Enrique Benjamín Franklin. Organización de empresas. 2da. ed. Ed. Mc. Graw Hill, México 2004. Pág. 2.

A) Percepción de la idea

Concepción Examen preliminar

Formulación de preguntas

B) Depuración de la idea

Concepción Organización Extrapolación

Retroalimentación

2.1.1 Visión del estudio

Aproximación a conceptos Evolución

de una idea

C) Consolidación de la idea

Concepción Estructuración

Registro Exposición

Figura 2.1 Proceso de evolución de una idea

7

Dentro de esta etapa se desprende la:

A. Percepción de la idea. Es aquí cuando existe el acercamiento de la razón y la imaginación que conlleva a tener una idea creativa para que sea el punto de partida para realizar el estudio, identificando los puntos clave que ayuden como marco referencial.

B. Depuración de la idea. Aquí se reúnen, organizan todas las ideas generadas del

pensamiento considerando su viabilidad de estas. C. Consolidación de la idea. En esta última fase se hace el planteamiento ya estructurado de

la(s) idea(s) central y complementarias precisando su razón de ser, aquí es donde surge el interés de la idea por parte de la persona o a los niveles de decisión para que sea puesta práctica.

2.1.2 Planeación del estudio Paso para realizar un estudio organizacional que consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.2 a) Fuentes de estudio. Fuentes internas. En este apartado se analiza el nivel directivo y los grupos de trabajo. El

primero define las normas que se llevaran a la acción debido a que dispone de la información y pueda divisar el comportamiento de la organización y su entorno realizando modificaciones ya que tiene la facultad de tomar las medidas necesarias.

Los grupos de trabajo son establecidos interdisciplinarios por las organizaciones con el fin de tener eficiencia y calidad en el trabajo.

Fuentes externas. Se considera el entorno de la empresa; la competencia factor importante de

comparación para mejorar, proveedores siendo de importancia porque suministran insumos a la organización considerando una adecuada selección y por último los clientes que son los más importantes ya que es la razón de ser de la empresa porque de estos depende el crecimiento de la misma.

b) Objetivo del estudio

Aquí se detectan los factores que se les dará la atención, determinando con claridad el objetivo del estudio siendo especifico, de acuerdo a lo que pretenda alcanzar la organización a efecto de las acciones internas y la interacción con su entorno externo. c) Investigación preliminar De inicio se revisa los antecedentes de la organización así como las técnicas de investigación documental, estableciendo la primera relación con el entorno a estudiar.

2Enrique Benjamín Franklin. Organización de empresas. 2da. ed. Ed. Mc. Graw Hill, México 2004. Pág. 5.

8

2.1.3 Recopilación de Datos Debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes.3 A. Técnicas de recopilación de datos. La elección de técnicas e instrumentos para recopilar datos

debe estar en función de las características del estudio que se pretende realizar. Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una o la combinación de las siguientes técnicas:

Investigación documental. Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio, para lo cual hay que revisar estudios previos, información técnica y todo documento que aporte información relevante a la investigación.4

Observación no participante. Consiste en que el administrador obtiene los datos pero sin una

participación en los acontecimientos de los problemas que se estudian. El requerimiento de información lo obtiene personalmente sin interrumpir las operaciones de los trabajadores, tomando nota de todos aquellos hechos relevantes y necesarios para su investigación.5

Entrevista. Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una o varias personas

con el fin de interrogarlas en forma adecuada para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el que brinda información más completa y precisa, pues el entrevistador al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas puede recibir aptitudes y comentarios.6

Cuestionario. Este instrumento se utiliza para obtener la información deseada en forma

homogénea. Lo constituyen series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas, y separadas por capítulos o temática especifica. Por ello permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante la calidad de la información que se obtenga depende tanto de su estructura y forma de presentación como de la forma en que se aplique. Por lo regular, todo cuestionario debe precisar el motivo de su preparación y el objetivo de todas y cada una de las preguntas, procurando que estas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta, evitando recargarlo con demasiadas preguntas.7

El diseño de las preguntas del cuestionario se clasifican en abiertas y cerradas: Abiertas

i) De opinión o no estructuradas. Se le solicita al interrogante que emita su opinión en cuanto a un asunto o problema particular.

Cerradas

i) Dicotómicas. Son aquellas en que las respuestas permitidas únicamente pueden ser la afirmación o la negación.

ii) Tricotómicas. Establece alternativas fijas para el registro por parte del entrevistador.

3 Enrique Benjamín Franklin. Organización de empresas. 2da. ed. Ed. Mc. Graw Hill, México 2004 pág. 10. 4 Ibidem, pág. 11. 5 José García Martínez. Métodos e investigación administrativa. 1ra. ed. Ed. Trillas, México 2001. Pág. 131. 6 Enrique Benjamín Franklin. Op. Cit., pág. 12. 7 Enrique Benjamín Franklin. Op. Cit., pág. 13.

9

B. Trabajo de campo. Es la parte donde se selecciona a los entrevistadores para la obtención de los datos y posteriormente sean analizados.

C. Obtención de resultados. Aquí se recaba, agrupa y tabula los datos que arrojo el estudio para

que posteriormente sean expuestos y se realice el análisis emitiendo un resultado. 2.1.4 Análisis de datos Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción para su efectiva atención.8 I) Análisis de las técnicas de investigación.

Consiste en separar sus componentes hasta conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de este con su entorno. El propósito de este análisis es el establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles.

II) Técnicas de análisis administrativo. Este instrumental está integrado por los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida, con el fin de conocer todos sus aspectos y detalles. Su selección se relaciona directamente con el tipo de estudio, factibilidad de aplicación, producto (s), servicio(s), disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico requerido para su manejo.9 Diagrama de causa y efecto. Técnica que representa el conjunto de causas o factores

causales que producen un efecto específico. El diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir de un material, equipo, mano de obra, método y la medición que se efectúa. El propósito de este diagrama es realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos y asegurar el que los productos y/o servicios sean de calidad.10

2.1.5 Diagnóstico En su preparación debe tenerse presente la relación que existe entre el origen del estudio y de sus consecuencias, ya que se identifica claramente la relación causa-efecto se logrará determinar más fácilmente los cursos de acción para darles solución.11 Su contenido quedará definido en función de resultados de los instrumentos técnicos de apoyo que se seleccionen para su atención.

8 Enrique Benjamín Franklin. Op. Cit., pág. 16. 9 Ibidem. pág. 17. 10 Ibidem, pág. 19. 11 Ibidem, pág. 22.

10

2.2 ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes, aplicable no sólo a empresas, sino también a las organizaciones gubernamentales, militares, religiosas y otras.

Primeramente se expondrá el concepto y la importancia de la administración para posteriormente explicar el proceso administrativo:

Concepto de administración “Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que individuos, trabajando conjuntamente en grupos logran eficientemente los objetivos elegidos”.12 Importancia Resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que la fundamentan.

I. Con la universalidad se demuestra que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, aunque lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

II. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor

rapidez y efectividad.

III. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

IV. Por medio de sus principios contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona

lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Por otra parte se puede definir al proceso administrativo como la administración en acción o también como: “El conjunto de fases o etapas sucesivas mediante las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral”.13 Se observa que cuando se administra cualquier empresa existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas fases Lyndall F. Urwick les llama: “mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a como manejar de hecho el organismo social”.14

12.Koontz Harold. Elementos de administración. 6ta ed. Ed mac Graw Hill, México 2002 .Pág 4 13 Ibidem, pág. 34. 14 Ibidem, pág. 35

11

A continuación se describe el proceso administrativo especificando en las dos fases que se divide:

La primera fase siendo la mecánica o estructural a su vez se desglosa en dos etapas: i) Planeación realizando las preguntas ¿Qué se quiere? y ¿Qué se va hacer?. ii) Organización cuestionando ¿Cómo se va hacer? y ¿Quién lo va hacer?.

La segunda fase siendo la dinámica u operativa que a su vez se desglosa en dos etapas: i) Dirección se encarga de ver que se realicen las tareas. ii) Control cuestiona cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios.

*Fuente: Fundamentos de Administración, de Lourdes Munch Galindo y José García Martínez, Editorial Trillas., México, Pág. 39.

Mecánica

o Estructural

Dinámica

u Operativa

Planeación

Organización

Dirección

Control

Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Supervisión

División del Trabajo

Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimientos

Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones.

Establecimiento de estándares Medición Corrección Retroalimentación

FASES ETAPAS ELEMENTOS

Coordinación

12

2.2.1 Planeación Concepto “Incluye la selección de misión, objetivos y las acciones, para lograrlos, se requiere de toma decisiones, es decir, selecciona cursos de acción futuros entre varias alternativas".15 Importancia La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Elementos de la planeación Para que se lleve acabo esta etapa de planeación se apoya de los siguientes elementos: Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimientos

2.2.2 Organización Concepto “Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social”.16 Importancia La etapa de Organización es importante porque es un medio por el cual se establece la principal forma de lograr los objetivos del grupo social, proporciona los métodos para que se puedan desempeñar las actividades de manera eficiente evitando lentitud, incrementando la productividad al eliminar la duplicidad de esfuerzos ya que quedan determinadas las funciones y responsabilidades. Elementos de la organización Para que se lleve acabo esta etapa se desprenden dos elementos: División del trabajo

a) Jerarquización b) Departamentalización c) Descripción de funciones, actividades y obligaciones

Coordinación

15 Koontz Harold. Op. Cit., pág. 22. 16 Munch Galindo Lourdes. Fundamentos de Administración. 6ta. ed. Ed. Trillas, México 2005. Pág. 109

13

2.2.3 Dirección Concepto “Es la ejecución de los planes de acuerdo a la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión”.17 Importancia La dirección es importante porque aplica lo que se estableció en la etapa de planeación y organización, ayuda a predecir las conductas y a cambiar actitudes en los miembros de la estructura organizacional y establece la comunicación precisa para que funcione la organización. Elementos de dirección Para que se lleve a cabo la etapa de dirección toma en cuenta los siguientes elementos: Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Supervisión

2.2.4 Control Concepto “Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”.18 Importancia El control es de vital importancia dado que establece medidas que se emplearan para corregir las desviaciones así mismo analizarlas y para que en un futuro no se vuelvan a presentar ahorrando tiempo, reduciendo costos y se logre el plan de manera eficiente. Elementos de control Para que se efectué la etapa de control toma en cuenta los siguientes elementos: Establecimiento de estándares Medición de resultados Corrección Retroalimentación

17 Munch Galindo Lourdes, Op. Cit., pág. 146. 18 Ibidem, pág. 171.

14

2.3 ORGANIZACIÓN 2.3.1 Principios. “Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar qué tipo de organización es la idónea en la situación específica que se esté manejando”.19

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional y que se encuentran íntimamente relacionados, a continuación se explican:

I. Del objetivo. La existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos de la empresa.

II. Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la

ejecución de una sola actividad.

III. Jerarquía. Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación, la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

IV. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad, debe

corresponder el mismo grado de autoridad para cumplir.

V. Unidad de mando. Debe asignarse un solo jefe, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

VI. Difusión. Cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y

ponerse, por escrito.

VII. Amplitud o tramo de control. Límite en cuanto al número de subordinados

VIII. De la coordinación. La empresa es un sistema que para funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos las funciones deben apoyarse y combinarse

IX. Continuidad. La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a

las condiciones del medio ambiente.

19 Munch Galindo Lourdes, Op. Cit., pág. 110.

15

2.3.2 Elementos de organización. Para que exista una relación entre trabajo y persona, se efectúa una división del trabajo y coordinación para que el grupo trabaje unido en forma eficiente, presentándose a continuación el proceso de organización y sus respectivos elementos son: (figura 2.2).

División del trabajo. “Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo”.20 Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

“Jerarquización. Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia”.21

Los niveles jerárquicos se agrupa el conjunto de órganos de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad. Una regla cuando se jerarquiza y es importante observar que los niveles jerárquicos determinados dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables y definiendo claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada nivel.

“Departamentalización. División y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud y se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades”.22

20 Munch Galindo Lourdes. Op. Cit., pág. 116. 21 Ibidem, pág. 117. 22 Ibidem, pág. 118.

Jerarquización

Departamentalización

Descripción de funciones

FIGURA 2.2 Proceso de la organización

División del trabajo

Organización

Coordinación

16

Para aplicar la departamentalización es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa 2. Clasificarlas 3. Agruparlas según un orden jerárquico 4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones de

los puestos 6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos 7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse

con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y de las funciones involucradas De acuerdo con la escenario de cada empresa, se permite aplicar diversos tipos de departamentalización, los más frecuentes son:

1. Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal.

2. Por productos. Aplica para empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de

productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

3. Geográfica o por territorios. Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las

unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes. Se utiliza principalmente en el área de ventas.

4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos

compradores o clientes. Por lo general, se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.

5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya

empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si se reportan ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.

6. Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas

empresas por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

Definir con toda claridad las labores y actividades en las unidades de trabajo o puestos. Se realiza, mediante las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.

17

Coordinación. “Las funciones y resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad y se sincronicen”.23 2.3.3 Tipología de la organización. “Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. Para determinar qué clase de organización es la más adecuada para una empresa, dependerá de su giro, magnitud, recursos, objetivos, entre otros”.24 Organización lineal o militar (figura 2.3). La actividad decisional se concentra en una sola persona que toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, asigna y distribuye el trabajo a los subalternos.

O r g a n i z a c i ó n l i n e a l o m i l i t a r

Ventajas

Desventajas

Facilidad en la toma y ejecución de decisiones.

Rigidez e inflexibilidad.

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

El depender de hombres clave, origina trastornos.

Es claro y sencillo.

No fomenta la especialización.

La disciplina es fácil de mantener

Saturación de trabajo para ejecutivos.

23 Munch Galindo Lourdes. Op. Cit., pág. 124. 24 Idem

Res

pons

abili

dad

FIGURA 2.3 Organigrama lineal

Aut

orid

ad

Gerente General

Empleados

Supervisor

18

Organización funcional o de Taylor (figura 2.4). Su creador fue Frederick Taylor. Consiste en dividir el trabajo estableciendo la especialización para que cada hombre ejecute el menor número posible de funciones.

O r g a n i z a c i ó n f u n c i o n a l o d e T a y l o r

Ventajas

Desventajas

Obtención de la mayor eficiencia de cada persona.

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad afectando la disciplina y moral de los trabajadores debido a la contradicción aparente o real de las órdenes.

Planeación de la división del trabajo Se viola el principio de la unidad de mando originando confusión y conflictos.

Separación del trabajo manual del intelectual Enfrentamientos entre jefes por la falta de claridad en la definición de autoridad.

Disminución de la presión de trabajo sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

FIGURA 2.4 Organización funcional

Director de fábrica

Superintendente

Obreros

Jefe de abastecimiento

Jefe de control de calidad

Jefe de adiestramiento

Jefe de mantenimiento

Encargado de costos y tiempo

Encargado de tarjetas de instrucciones

Encargado de ruta

Encargado de disciplina

19

Organización staff (figura 2.5). Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance tecnológico. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer decisiones, su carácter no es directo sino de asesoría y consejo. Su representación en organigramas se realiza por medio de líneas punteadas. “La organización staff no se da por sí sola sino en combinación con los tipos de organización presentados con anterioridad, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud”.25

O r g a n i z a c i ó n s t a f f

Ventajas

Desventajas

Los conocimientos expertos fluyen de manera trascendental en los problemas de dirección.

Si los deberes y responsabilidades no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse confusión en la organización.

Permite la especialización staff y hace posible los principios de responsabilidad y de autoridad indivisible.

La falta de autoridad o respaldo puede restarle eficacia para realizar sus funciones

25 Munch Galindo Lourdes. Op. Cit., pág. 129.

Presidente

Director de fábrica

Superintendente

Supervisor

Obreros

Asesor Jurdico

FIGURA 2.5 Organización staff

20

2.3.4 Técnicas de organización. Son herramientas que maneja el administrador para analizar y diseñar los sistemas administrativos que facilitarán la práctica de las actividades de la empresa para alcanzar los objetivos deseados. Son diversas técnicas de organización pero las empleadas más comúnmente son:

A. Organigramas B. Manuales C. Diagramas de procedimiento o flujo D. Carta de distribución de trabajo o de actividades E. Análisis de puesto

F. Descripción de Puestos

A. Organigramas. Gráficas o cartas de organización que representan la estructura formal de una organización: sus interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad. “Los organigramas pueden ser clasificados de la siguiente manera”:26

Formas de representar los organigramas

Tipo Representación de los niveles jerárquicos Representación gráfica

Vertical

De arriba hacía abajo

Horizontal

De izquierda a derecha

Circular

Desde el centro hacía la periferia

Mixta

Combinación de las anteriores

26 Munch Galindo Lourdes. Op. Cit., pág. 134.

Organigramas

Por su objeto Estructurales Funcionales Especiales

Por su área Generales Departamentales

Por su contenido Esquemáticos Analíticos

21

B. Manuales. “Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa”.27 Siendo de gran utilidad ya que: Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Indican qué y cómo debe hacerse. Son una fuente de información. Base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

C. Diagramas de procedimiento o flujo.

“Conocidos también como flujogramas, son la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento”.28 Los diagramas de procedimiento permiten:

a) Mayor simplificación del trabajo. b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una

mejor circulación física. c) Eliminar demoras. d) Mejorar la distribución de la planta.

La secuencia para la elaboración de un diagrama de procedimiento es el que a continuación se menciona:

a) Escoger el procedimiento por realizar. b) Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse. c) Analizar el trabajo. d) Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. e) Establecer el procedimiento más factible. f) Presentar la propuesta. g) Obtener la aprobación. h) Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. i) Implantar el nuevo procedimiento. j) Observar el procedimiento implantado. k) Preparar una guía de adelantos logrados. l) Llevar registros adecuados de realización.

D. Carta de distribución de trabajo o de actividades.

“Es una técnica con la que se analizan los puestos de un departamento o sección para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar las labores relacionadas de cinco, hasta quince personas”.29

Ventajas:

a) Define la naturaleza de los trabajos y sus departamentos. b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. c) Normaliza y estandariza procedimientos. d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo. e) Evita fugas de responsabilidad.

27 Munch Galindo Lourdes. Op. Cit., pág. 135. 28 Ibidem, pág. 139. 29 Ibidem, pág. 140.

22

E. Análisis de puesto.

“Técnica en la que se clasifican detalladamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña”.30 Sus objetivos son:

a) Mejorar los sistemas de trabajo y la selección de personal b) Delimitar funciones y responsabilidades. c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad. d) Fundamentar programas de entrenamiento. e) Retribuir adecuadamente al personal.

F. Descripción de Puestos. Es una explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico. Todas las formas para la descripción de puestos deben tener un formato igual dentro de la compañía, para preservar la comparación de los datos. Se clasifica en tres apartados:

a) El encabezado. Contiene los datos de identificación del puesto, estos se refieren a los siguientes puntos principales:

1. Titulo del puesto: previamente se precisa conforme al tema designación de los puestos

en una empresa concreta. 2. Número o clave que se asigne al puesto dentro del índice general que se forme para

controlar el archivo correspondiente. 3. Ubicación; se expresará el departamento, sección, taller, nave, etc., en que se desarrolle

el trabajo. Con el objetivo de localizarlo, tratándose de trabajadores que desempeñan sus labores fuera de la oficina o taller, se designaría el lugar en que reportan, y donde están sus supervisores, documentos, etc.

4. Especificación de las máquinas o herramientas empleadas por el trabajador, tanto para fijar su responsabilidad si están a su cargo, como principalmente para precisar mejor el tipo de trabajo que realiza.

5. Jerarquía y contactos. Suele añadirse el título del funcionario a quien reporta, de los trabajadores a sus órdenes inmediatos y los contactos permanentes que tiene dentro de la empresa y fuera de ella.

6. Puestos que conforme los requisitos de la especificación y valuación, constituyan el inmediato superior e inferior dentro de una línea de labores, esto ayuda a establecer científicamente un escalafón por líneas o especialidades.

7. Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y cualidades, par fines de substituciones temporales.

8. Número de los trabajadores que desempeñan el puesto. Más no el nombre de los mismos, por las razones expresadas.

9. Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato. 10. Fecha del análisis, par a saber su antigüedad y validez.

b) La descripción Genérica. Consiste en una explicación de conjunto de las actividades del

puesto, considerado como un todo. Suele conocerse también con el nombre de definición, resumen o finalidades generales, debe ser muy breve. Una buena descripción genérica sirve para obtener una buena descripción específica, pues bastaría ir explicando detalladamente cada uno de los elementos de la primera.

30 Munch Galindo Lourdes. Op. Cit.,pág. 142.

23

c) La descripción Específica: consiste en un exposición detallada de las operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado. Conviene exponer cada una en párrafo separado, el ser posible, con numeración ordinal. Debe procurarse la separación de las actividades continuas de las periódicas o eventuales cuando el trabajo está constituido por un proceso largo, es útil dividirlo en sus partes o etapas principales.

Pueden formarse grupos y subgrupos lógicos o funcionales de las operaciones realizadas. Parece más aconsejable la enumeración en orden cronológico; pero si bien es relativamente fácil tratándose de trabajos manuales, no siempre lo es en los de oficina, ni mucho menos en los de supervisión o dirección. Debe expresarse qué tiempo de la jornada, aproximadamente se dedica a cada actividad, al menos en las continuas y periódicas. Conviene terminar la descripción con una fórmula de suficiente generalidad, para que quede comprendida cualquier actividad propia de ese puesto, que pudiera escapar al analista.

Designación de los puestos en una empresa. La fijación de una nomenclatura absolutamente precisa y universal es imposible, ya que el contenido de los puestos varía en cada empresa y sobre todo dentro de la misma. Lo más importante es contar con un “sistema “y difundir éste entre todos los jefes y el personal, ya que, a pesar de que no existe ninguna técnica de nomenclatura que permita resultados de precisión absoluta, al darse uniformidad de entorno, esta hará que las pequeñas divergencias de contenido se comprendan fácilmente, lo cual se irá perfeccionando aún más con el uso uniforme y sistemático. Como bases para lograr la uniformidad dentro de la empresa pueden adoptarse las siguientes:

1. Usar los títulos más breves que sea posibles encontrar, ya que ello facilita su manejo y dar mayor precisión.

2. Procurar el empleo de títulos “funcionales “ resaltando el verbo, adjetivó, etc., conque se designe la función encomendada al puestoarchivista, mecanógrafa, dibujante, cajero, etc.

3. Toda persona que tiene bajo su mando directo uno o más empleados debe ser llamado “Jefe “.

4. Para distinguir los niveles jerárquicos de departamentos y secciones, conviene usar la mención de “ Jefe de Dpto. “ Para quienes estén a cargo de estos, y omitir, en beneficio de brevedad, la mención de que se trata de una sección, cuando nos ocupemos de jefes de estas, dejando solamente: Jefe de Facturación, Jefe de mantenimiento, etc.

5. No obstante lo anterior, cuando la empresa tiene un número considerable de niveles jerárquicos para distinguir a los altos jefes de los jefes inferiores así como también para expresar la importancia rango y complejidad de las funciones de aquellos puede ser aconsejable llamarlos Gerentes: Gerente de Producción, Gerente Comercial, Gerente de Relaciones Industriales, etc.

6. Cuando el trabajador asume una función de mayor rango que el empleado ordinario, de tal manera que en cierto sentido es jefe de una sección sin empleados a sus órdenes puede ser útil usar el nombre de encargado: Encargado de Almacén.

7. El término supervisor, conviene se use para aquellos casos en que una persona, aunque sin mando directo sobre otros, tiene a su cargo la revisión ordinaria de funciones, actividades, bienes, etc. : Supervisor de vendedores.

8. Cuando en un puesto existen diversos grados conviene usar letras para indicarlos: secretaria A, B o C.

24

2.4 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 2.4.1 Los sistemas administrativos “Son un conjunto de elementos que se interrelacionan entre si con un orden sinergético de manera que se lleven a cabo actividades, para que de manera integral la empresa, sobreviva, evolucione y se desarrolle hacia un crecimiento planeado generando los beneficios esperados al satisfacer una necesidad”.31 2.4.2 Importancia de los sistemas administrativos Generalmente, toda información, sea o no documentada, que maneje la empresa es parte del sistema administrativo y es importante debido a que sirve como instrumento de control de las operaciones que conducen al logro de los objetivos. El funcionamiento e interactuación de las distintas funciones de la organización se da mediante los sistemas y procedimientos administrativos, y estos están formados por componentes como son: formas de papelería, reportes, informes, políticas, equipo e instalaciones y requieren de procedimientos definidos para cumplir sus funciones. Permite reducir el tiempo y volumen de información para la toma de decisiones. 2.4.3 Principios de funcionamiento de los sistemas administrativos “El funcionamiento de los sistemas sigue una serie de principios que regulan su actuación para mantenerlos en condiciones efectivas y son:

a) Autocontrol. Todo sistema debe tener mecanismos autorregulables que aseguren su funcionamiento.

b) Determinismo. Todo hecho o fenómeno que actúe en o a través de los sistemas de la

empresa, es el resultado de causas definidas y constatables. c) Equifinalidad. La flexibilidad de la administración se encuentra presente en los sistemas

administrativos, ya que es la flexibilidad y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de un objetivo.

d) Interacción. Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados

entre sí. Este principio integrador, unifica y contribuye al logro de los objetivos previamente determinados de manera armónica.

e) Objetividad. Toda implantación de sistemas debe justificar su aplicación con un propósito

definido a alcanzar. Para obtener sistemas eficientes las responsabilidades de cada unidad en la organización deben constituir un grupo armónico y lógico de requerimientos y así cumplir los objetivos de la empresa.

f) Subsidiariedad. Indica que todo sistema se subordina a otro del cual forma parte. Ningún

sistema es un complemento en si mismo. Todo sistema es parte de otro mayor del que delimita sus fronteras y sus aportes, y a partir del cual se identifican como elemento.

g) Economía. Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido al mínimo

costo. Todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto del dinero que cuesta, es de entenderse que al desarrollar un sistema se busca un beneficio económico en las operaciones.

31 Edith R. Silva M. y Eduardo Oliva López. Organización y sistemas administrativos. 1ra. ed. Ediciones taller abierto, México 2003. Pág. 35.

25

h) Determinación de la responsabilidad. Debe estipularse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño, implantación y funcionamiento de los sistemas. La delegación de funciones y responsabilidades que atañen a los diferentes departamentos deberá hacerse por escrito, como es el caso de manuales de organización y procedimientos”. 32

2.4.4 Los sistemas administrativos y la etapa de organización del proceso administrativo El proceso administrativo comprende los elementos de planeación, organización, dirección y control. De manera que si la empresa es vista como un sistema total, todos sus elementos son considerados como subsistemas. Si el proceso administrativo es un sistema, cada uno de sus elementos será un subsistema.33 Cuando un grupo de dos o más personas trabaja en un conjunto hacia un objetivo común, la relación e interacción entre ellas da origen a problemas tales como quién dice qué asuntos, quién hace determinado trabajo y qué acción debe aprenderse cuando existen ciertas condiciones. En consecuencia, las personas que trabajan juntas con efectividad, hacen cada una de ellas lo que mejor pueden organizándose. Sistema de Administración Empírica Siempre que la gente trabaje activamente en una organización, se forma una especie de sistema. Mediante estos sistemas la gente realiza su trabajo diario: compra, vende, fabrica, envía, embarca, transporta, paga, etc. Si de tras de cada una de estas actividades existe un sistema que nunca ha sido estudiado o diseñado por un analista es en sí mismo un sistema de administración empírica. Si sólo están en uso sistemas de administración empírica, hay una fuerte deficiencia en la fuerza administrativa para obtener resultados. La productividad (las horas-hombre consumidas en relación al valor de la producción) es baja. Y toda la organización está debilitada. La finalidad de un estudio de sistemas es hacerlos visibles. Cuando se transforman los sistemas principales, se incrementan también la fuerza administrativa. Cuando el estudio fue realizado sobre la totalidad de las formaciones de la empresa, considerando ésta como un sistema, generalmente deben abarcarse los siguientes aspectos:

a) La definición de la nueva estructura de la empresa, b) Fijación de los objetivos generales y departamentales o específicos, c) Fijación de políticas administrativas, d) Definición de líneas de autoridad, e) Asignación de funciones y actividades, f) Establecimiento de canales de comunicación, g) Coordinación de funciones y actividades, h) Presentación del flujo de trabajo, i) Descripción de puestos con detalle de las responsabilidades y tareas de cada funcionario

involucrado. La documentación del diseño del nuevo sistema administrativo representa una organización de todo el material propuesto, se puede documentar en un Manual general o departamental.

32 Edith R. Silva M. y Eduardo Oliva López.. Op. Cit., Pág. 36-38. 33 Ibidem , pág. 38

26

2.5 EL DESARROLLO DE LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN MÉXICO. En este punto se hace mención sobre algunas cuestiones, acerca de la situación que guardan las micro, pequeñas y medianas empresas en México, y sus posibilidades de interactuar en los procesos globalizadores de las economías internacionales de hoy en día. Las micro, pequeñas y medianas empresas (pymes) constituyen un factor importante para el crecimiento y desarrollo económico de nuestro país en la siguiente tabla se muestra las empresas registradas en los censos económicos.

Empresas registradas en los censos económicos en México(2006)

Sector/ Tamaño N° de Empresas N° de Empleos que generan (personas)

Microempresa 2,899,196 6’347,278

Pequeña Empresa 101,003 2’058,867

Mediana Empresa 27,319 2’317,328

Gran Empresa 19,996 4’318,374 FUENTE. SECRETARIA DE ECONOMIA , CENSO ECONOMICO 2006 DE EMPRESAS REGISTRADAS.

Se puede observar que las micro, pequeñas y medianas empresas generan el 69.1% de los empleos de las empresas del sector productivo, sin considerar otras fuentes de empleo. Sin embargo, los micro, pequeños y medianos empresarios representan el eslabón más débil de la cadena productiva y de servicios, debido principalmente a que carecen, por lo general, de sistemas de planeación, organización, administración y control eficiente, así como de tecnologías propias para la gestión y desarrollo de sus actividades productivas. Este núcleo económico y social está formado por la gama de giros productivos, comercializadores y de servicios; en gran medida, los empresarios son personas que realizan actividades económicas a nivel de subsistencia, que se caracterizan por integrar empresas eminentemente familiares, más que de un esfuerzo planificado, presentando problemas para su desarrollo y sobrevivencia. 2.5.1 LOS PROBLEMAS DE LAS PYMES Entre los problemas más importantes relativos a las micro, pequeñas y medianas empresas (pymes) y que se han encontrado registrados, destacan los siguientes:

Inadecuada articulación de nuestro sistema económico, que favorece, casi prioritariamente, a las grandes y muy grandes empresas y corporaciones.

Políticas gubernamentales inadecuadas.

Corrupción administrativa del sector público.

Falta de financiamiento o escasez del mismo

Inapropiada infraestructura técnico-productiva.

Escasez de recursos tecnológicos y económicos.

La casi nula aplicación de adecuados sistemas.

La globalización y las prácticas desleales a nivel internacional.

Carencia de una cultura de los empresarios mexicanos.

27

Las pymes y en general las industrias de México, padecen los efectos de la globalización, la economía y las finanzas internacionales que imponen nuevas reglas para las que no estamos aún preparados, además de las inadecuadas y parciales políticas gubernamentales que impiden la consolidación de empresas de los diferentes sectores. Después del llamado "error de diciembre de 2006" y sus consecuencias la demanda interna, el desempleo y los bajos salarios entraron en un círculo vicioso que deprimió el mercado interno y retroalimentó negativamente sus causas. Esto resultó en economías de escala más bajas que aumentaron los costos de producir, disminuyeron los precios e hizo inviables nuevas inversiones para el mercado local. En realidad el mercado interno, como tal, desapareció ya que llegaron competidores internacionales que establecieron nuevos parámetros de competencia.

2.5.2 LA GLOBALIZACIÓN Y SU IMPACTO EN LAS PYMES

“La carencia casi generalizada de una cultura empresarial, característica de los micro, pequeños y medianos empresarios, independientemente de la calidad de sus productos y/o servicios, les impide en la actualidad y de manera significativa, ser más competitivos en el ámbito local, regional, nacional o internacional. Observamos también que hoy en día existe la tendencia de que muchos de los países de distintas latitudes se agrupan y constituyen en bloques económicos que promueven y establecen, por conveniencia propia, la formulación e interpretación de sistemas propios de normas de calidad a las que deben sujetarse aquellos individuos u organismos que pretendan competir comercialmente, científica, tecnológica y culturalmente, con ellos. En la globalización, las grandes y las muy grandes empresas, al margen de estas estrategias, han venido desplegando las denominadas “alianzas estratégicas”, no sólo como medida precautoria para contrarrestar los efectos de la competencia de medianas y pequeñas empresas que son capaces de generar productos y servicios de gran calidad, que compiten exitosamente con los de ellos, sino como alternativa para predominar y ejercer influencia en los mecanismos internacionales de los mercados, así como en los gobiernos de los países menos poderosos.”34

34 http://www.uv.mx/iiesca/revista2001-1/empresas.htm

28

2.6 MANUALES ADMINISTRATIVOS. Concepto de manuales administrativos. Es un instrumento valioso del administrador debidamente documentado donde se concentra de forma sistemática la información de la empresa como la estructura funcional, procedimientos y lineamientos que permita el logro de los objetivos. Importancia Los manuales administrativos son de suma importancia porque exponen una visión conjunta de la empresa, informado por escrito al personal claramente las labores asignadas proporcionando uniformidad en el trabajo, así como el grado de autoridad y responsabilidad, agilizando el estudio de la organización y permitirá ahorrar tiempo, esfuerzo en la realización de funciones. Clasificación. “El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se ha de lograr en cada organización con base en sus necesidades. Por su naturaleza o área de aplicación:

a) Microadministrativos. Son los manuales que corresponden a una sola organización. b) Macroadministrativos. Son los documentos que contienen información de más de

una organización. c) Mesoadministrativos. Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad. Por su contenido:

a) Manual de organización. Información detallada de la organización. b) Manual de procedimientos. Instrumento técnico que incorpora información sobre la

sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función.

c) Manual de calidad. Describen y consignan los elementos del sistema de calidad. d) Manual de historia de la organización. Documentos que refieren la historia de una

organización. e) Manual de políticas. Guías básicas normas que sirven como marco de actuación para

realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.

f) Manual de contenido múltiple. Concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. Un ejemplo "manual de políticas y procedimientos", e "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

g) Manual de puestos. Conocido también como manual individual o instructivo de

trabajo, precisa la identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

h) Manual de técnicas. Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las

herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos.

i) Manual de ventas. Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información.

j) Manual de producción. Soporte que dirige y coordina procesos de producción en

todas sus fases.

29

k) Manual de finanzas. Manuales que respaldan el manejo y la distribución de los recursos económicos y suministro de información financiera.

l) Manual de personal. Identificado también como manuales de relaciones industriales,

de reglas del empleado o del empleo.

m) Manual de operaciones. Se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas.

n) Manual de sistemas. Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento óptimo de

sistemas de información, administrativos, informáticos, etc. de una organización.35 Por su ámbito:

a) General. Contienen información global de todo el organismo en su conjunto. b) Específico. Concentran información de un área o unidad administrativa en particular y

en general. 36 Existen diferentes tipos de manuales todos tiene el objetivo de proporcionar información, para seleccionar el tipo de manual a emplear se determina de acuerdo al propósito que se quiera lograr. 2.6.1 Estructura del manual de organización. Se despliega a detalle en el manual de organización la estructura organizacional de la empresa, las funciones, la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad de las unidades administrativas de la organización. Identificación. “Debe incluir en primer término los siguientes datos: Logotipo de la organización. Nombre de la organización. Título y extensión del manual (general o específico), en caso de corresponder a una unidad

administrativa en particular, debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de páginas. Sustitución de páginas (actualización de información). Número de revisión en su caso. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Clave de la forma, que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la unidad

administrativa responsable de elaborar la forma, el número de ésta y el año. Para leerla con facilidad, debe colocarse entre las siglas y los números un punto, un guión o una diagonal.

Índice o contenido. “Consiste en una relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento, es decir; añadiéndose los números de formato de referencia. Prólogo y/o introducción. Contiene una explicación al usuario acerca de lo que es el manual, su estructura, propósitos, de la ocasión en que se elabora o se efectúa la ultima revisión y necesidad de mantenerlo vigente. Además, incluye información sobre el ámbito de su aplicación, a quién va dirigida, cómo se usan,

35 Enrique Benjamín Franklin. Op. Cit., pág. 171-173. 36 Ibidem, pág. 171-78.

30

cómo y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones. Conviene que contenga un mensaje y la autorización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

Antecedentes históricos. Ésta parte consiste en una descripción de la génesis de la organización o de la unidad orgánica descrita en el manual, y la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico.

Legislación o base legal (en caso de ser organismo público). Este apartado se refiere a una relación de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización. Objetivos. Es el fin que debe alcanzar cada unidad administrativa a través de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

Políticas. Indica los límites dentro de los cuales deben desarrollarse las actividades.

Atribuciones. Trascripción textual y completa del artículo, cláusula o punto que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).

Estructura orgánica. Consiste en llevar a cabo una descripción de las actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgánica. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama. Conviene codificarla en forma tal, que sea posible visualizar con claridad los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica y debe reflejar de manera esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Misión. Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Es recomendable que el texto de la misión mencione la razón de ser de la organización en términos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir. Visión. Es la descripción de la imagen o situación deseada, que la organización proyecta en un futuro.

31

Funciones.

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgánica, necesarias para cumplir las atribuciones de la organización. Descripción de Puestos.

Es una reseña del contenido básico de los puestos que integran cada unidad: Directorio. Consiste en una relación de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el manual, así como los respectivos puestos que ocupan cuando se trata de un manual general, pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administración o su equivalente. Por necesidad del servicio pueden adicionarse teléfonos, correo electrónico y horarios de atención.” 37 Cabe mencionar que los aspectos antes expuestos sobre el contenido del Manual de Organización, se consideran los más completo que permitirá el objetivo de dicho manual. 2.6.2 Estructura del manual de procedimientos. “Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones conectadas entre sí para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización. Expresa analíticamente la descripción de los procedimientos administrativos, lo cual permite entender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, además de propiciar la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.38 Este manual es una guía de trabajo para el personal y es muy valiosa para orientar al de nuevo ingreso. Su implementación sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Debe incorporar en primer término la siguiente información: “ Identificación. Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión del manual. De corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de páginas. Sustitución de páginas (actualización de la información). Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma, en primer término debe consignar las siglas de la organización, en segundo

lugar las siglas de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma y, por último, el número de la forma y el año. Para leerla con facilidad, debe colocarse entre las siglas y los números un punto, un guión o una diagonal.

37 Enrique Benjamín Franklin. Op. Cit. pág. 174. 38 www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/rechum1/unidad4.htm.

32

Índice o contenido. Relación de los capítulos o apartados y páginas correspondientes que constituyen el cuerpo del documento. Prólogo y/o introducción. Exposición de lo que es el manual, su estructura o contenido, objeto o propósito, ámbito o áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización para mantenerlo vigente. Puede contener el mensaje de alguna autoridad, de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual o preferentemente del más alto nivel jerárquico de la organización. Objetivos de los procedimientos. Es la explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son: Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, etc. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos. Se refiere a la esfera de acción que cubren los procedimientos. Responsables. Son las áreas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Conceptos. Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento y cuyo significado, por su grado de especialización, requiere de mayor información o ampliación para hacer más accesible al usuario la consulta del manual. Procedimiento (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y en cuánto tiempo se hacen, además de señalar los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que se encarga de cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación.

33

Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación. En el cuadro 2.1 se incluye un instructivo para el llenado de operaciones.

Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones.

1. Logotipo de la organización. Símbolo que identifica a la organización 2. Denominación. Nombre de la organización y el documento. 3. Procedimiento. Es el nombre del procedimiento y describe la materia a que se refiere. 4. Fecha. Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento. 5. Página __ de __. En el primer espacio debe anotarse el número progresivo de las hojas

del manual y, en el segundo, el total de hojas de que consta el documento. 6. Sustituye. Fecha y página que remplaza la hoja. Este espacio se completa exactamente

en los términos anotados en los puntos 4 y 5. 7. Número de operación. Se enumera progresivamente cada una de las operaciones que

conforman el procedimiento. 8. Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar

cada operación. 9. Descripción. Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Incluye el

nombre y la clave de las formas utilizadas. 10. Unidad responsable de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y firma del

responsable de preparar, revisar y aprobar el procedimiento en cada área o unidad administrativa.

11. Clave de la forma. En primer término se escriben las siglas de la organización; en

segundo, las siglas de la unidad administrativa responsable de preparar la forma; en tercero, el número consecutivo de la forma y, en cuarto, el año. Entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guión o una diagonal.

CUADRO 2.1 Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones.

Formulario de impresos. Cuando los impresos no incluyen instrucciones de llenado, es conveniente colocar en cada espacio donde se requieran datos específicos, un número consecutivo encerrado en un círculo, para que en un instructivo anexo, se explique cómo complementarlo correctamente.

34

Diagramas de flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las áreas o unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Glosario de términos. Lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y las técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos. Sirve de apoyo para su uso o consulta.39 Por lo antes expuesto sobre el manual de organización se considera estos aspectos como los más completos que debe llevar dicho manual y cumpla con el objetivo de ser un medio de comunicación para la empresa.

39 Enrique Benjamín Franklin. Op. Cit. pág. 181-184.

35

CAPITULO 3. SITUACIÓN ACTUAL DE LA MUEBLERIA SAGITARIO 3.1 Metodología de la investigación de campo La metodología de la investigación que se empleo para determinar la situación actual y necesidades de la Mueblería Sagitario se presento en las siguientes etapas (fig. 3.1): FIGURA 3.1 Etapas de la Metodología de Investigación

3.1.1 Visión del estudio Mueblería Sagitario se visualiza como una microempresa comercializadora de muebles para el hogar, cuyo compromiso sea la satisfacción de las necesidades y gustos de los clientes, ofreciendo artículos de calidad a precios competitivos y brindando una adecuada atención y servicio a cada uno de ellos. Obteniendo así una participación más activa en el mercado mediante la propuesta de un Sistema Administrativo, debidamente documentado en el Manual General de Organización. 3.1.2 Planeación del estudio Fuentes de estudio La Mueblería Sagitario presenta problemas que afectan su pleno desarrollo, es por ello que el alcance del estudio fue el total de la misma, tomando como fuentes de estudio las externas e internas como son:

Fuentes internas Nivel directivo, el cual está a cargo del propietario o dueño de la mueblería, a quien se le

solicito la información básica; es decir, antecedentes, estructura, organigrama, visión, objetivos, políticas, funciones organizacionales, así como, los procedimientos que emplean.

Análisis de datos

Visión del estudio

Metodología de la Investigación

Propuesta

Planeación del estudio

Recopilación de datos

36

Grupo de trabajo, integrado por las seis personas que laboran en la mueblería, incluyendo al dueño, a quienes se les cuestiono acerca de la información básica de la mueblería y de las actividades que realizan cada uno de ellos.

Fuentes externas

Competidores, formado por diversas mueblerías cercanas a las cuales se investigaron

aspectos tales como: diversidad de productos, precio, tipo de pago, facilidad de pago, flete, entrega inmediata, atención y servicio.

Proveedores, constituido por un grupo de fabricantes a los cuales se les realizo una

investigación y comparación de la diversidad de artículos y forma de pago. Clientes, personas que adquieren los artículos en mas de una ocasión Objetivo del estudio Proponer un sistema administrativo para la Mueblería Sagitario debidamente documentado en el Manual General de Organización, que sirva como un instrumento de apoyo que contenga la información básica de la mueblería y los procedimientos que se llevan acabo dentro de la misma, como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo óptimo de las actividades a desempeñar, realizando las funciones con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo. Investigación preeliminar Con la finalidad de determinar la situación administrativa de la Mueblería Sagitario, se concertó una cita con el propietario para visitar las instalaciones, solicitando información básica del negocio de lo cual, únicamente proporcionó lista de precios y proveedores, catálogo de productos y muestrarios de telas. 3.1.3 Recopilación de datos A)Técnicas de recopilación de datos Con la finalidad de recabar mayor información acerca de las necesidades y la situación actual de la Mueblería Sagitario se emplearon las siguientes técnicas de recopilación de datos:

Investigación documental. Para obtener información acerca del sustento teórico del estudio así como el diseño de las técnicas de investigación, se emplearon varias fuentes de información como los libros de administración, planeación, organización y metodología de investigación. Así mismo para ampliar y fortalecer el contenido del estudio se obtuvo acceso a información de medios electrónicos como el Internet.

Observación. Con el objeto de conocer la manera en que opera la Mueblería Sagitario, sin

interrumpir las operaciones de los empleados se utilizo una Guía de Observación (Anexo 2), para lo cual, fue necesario enlistar y describir los elementos que se eligieron observar, tales como, condiciones ambientales, actitud y conducta, posición en que desarrollan sus labores, la carga de trabajo, comunicación interna, relación entre los empleados, indicaciones y señalamientos de seguridad e higiene; y el control de sus actividades, los cuales son factores directos que afectan a la Mueblería.

Entrevista. Con el fin de obtener información precisa a cerca de los aspectos generales de

la Mueblería como la historia de la empresa, misión, visión, objetivos, políticas, procedimientos, competencia, clientes, proveedores, estructura orgánica, organigramas,

37

funciones y actividades, entre otros, se elaboró una Guía de Entrevista (Anexo 3), para aplicarla únicamente al propietario.

Cuestionario. Para profundizar la investigación y obtener información homogénea, se

diseñó un cuestionario (Anexo 4), que permitió determinar con mayor exactitud las necesidades y la situación actual en que se encontraba la Mueblería, estableciendo para ello comunicación directa con cada uno de los empleados que la conforman.

B) Trabajo de Campo Para obtener la información deseada, una vez definidas y diseñadas, las técnicas de recopilación de datos o técnicas de investigación, se aplicaron de la siguiente manera:

La Guía de Observación (Anexo 2), se utilizo durante las visitas a las instalaciones de la Mueblería, donde se evaluó a cada uno de los factores mencionados y que afectan de forma directa el desempeño de las actividades de la Mueblería.

La Guía de Entrevista (Anexo 3), se aplicó de forma personal al Sr. Rogelio Aguirre

Nolasco propietario de la Mueblería, entablando un diálogo en el cual mostró una actitud amable y accesible al contestar a cada pregunta de la entrevista, permitiendo identificar los factores que impiden el crecimiento y mejoramiento de la Mueblería.

El Cuestionario (Anexo 4), se aplicó a los cinco empleados, ya que, como se mencionó

anteriormente ésta es una empresa de tipo familiar que cuenta únicamente con seis personas incluyendo al dueño. Cabe mencionar, que al propietario solo se le aplicó la Guía de Entrevista debido a que el cuestionario contenía preguntas equivalentes a las de la entrevista.

Investigación Documental. Se recurrió al domicilio del negocio para solicitar registros y

documentos que verifique la existencia legal de la empresa. 3.1.4 Análisis de datos Con base en los resultados obtenidos mediante la aplicación de las técnicas de investigación en la Mueblería Sagitario, se presenta el siguiente análisis de datos y una de las técnicas de análisis administrativo. Análisis de las técnicas de investigación

Investigación documental. La Mueblería Sagitario presentó documentación que sustenta la información básica de su constitución legal.

Observación. Durante las visitas realizadas a las instalaciones de la mueblería se observó

en primera instancia que su espacio es suficiente para el desplazamiento del personal al realizar sus actividades, cuenta con una adecuada iluminación y ventilación, pero carece de señalamientos e indicaciones de seguridad e higiene como extintores. Se observó que la carga de trabajo es excesiva para algunos empleados, realizando sus actividades de la forma que cada quien considera correcto, basándose en su experiencia y criterios personales, debido a la falta de instrumentos administrativos que les permitan apoyarse o tomar alguna referencia.

Se percibió que hay ausencia de disciplina por parte de los miembros de la mueblería porque carecen de lineamientos y reglamentos de conducta establecidos. En cuanto a la

38

comunicación que se presenta entre el personal es informal, ya que no utilizan ningún medio de comunicación por escrito para dar a conocer la información.

Entrevista. Esta técnica fue aplicada al propietario de la mueblería, por lo que se pudo identificar que no tienen bien definidos y documentados los elementos básicos de la planeación que sustenten el funcionamiento de la mueblería. En lo referente a la organización del negocio, la mueblería no cuenta con un organigrama o representación gráfica que muestre las áreas en las que se divide, y la definición correcta de las funciones y actividades que cada uno debe desempeñar.

Aludió que los procedimientos no se encuentran por escrito y para realizarlos se basan solo en la experiencia. Para la toma de decisiones pide opinión a todos los integrantes de la mueblería y con base a lo que dialogan, él es quien tiene la responsabilidad de tomar la decisión más conveniente y finalmente la comunicación interna es informal.

Cuestionario. A continuación se muestra la tabulación de los resultados obtenidos y el análisis de cada pregunta de la aplicación del cuestionario:

1.- ¿Conoce lo que la mueblería quiere lograr a futuro?

a) Por escrito0%

c) No0%

b) Verbalmente100%

2. – ¿Conoce la razón por la que se creo la mueblería?

b) Verbalmente100%

c) No0%

a) Por escrito0%

El 100% del personal conoce de forma verbal lo que la mueblería quiere lograr a futuro.

El 100% del personal encuestado conoce verbalmente la razón por la que se creó la mueblería.

39

3.- ¿Se han determinado ciertos lineamientos o criterios en la toma de decisiones acerca de problemas que se repiten con cierta frecuencia dentro de la mueblería?

c) No0%

a) Por escrito20%

b) Verbalmente80%

4.- ¿Considera que sus actividades están acorde al grado de autoridad y responsabilidad que ejerce?

5.- Las funciones y actividades que desempeña se encuentran definidas:

c) No0%

a) Por escrito0%

b) Verbalmente100%

El 80% del personal considero que sí se siguen ciertos lineamientos o criterios en la toma de decisiones acerca de los problemas que se repiten con cierta frecuencia en la mueblería de forma verbal y el 20% determinó que estos se encuentran por escrito.

El 100% del personal considero que las funciones y actividades que desempeñan se encuentran definidas verbalmente.

Del personal cuestionado el 60% indicó que sus actividades están acorde al grado de autoridad y responsabilidad que ejercen y el 40% considera que no es así.

b) No40%

a) Si60%

40

6.- ¿Las actividades y funciones que realiza también las desempeña otra persona?

b) No0%

a) Si100%

7.- ¿Recibe órdenes solo de un supervisor o jefe?

b) No60%

a) Si40%

8. ¿Su carga de trabajo es excesiva?

a) Si40%b) No

60%

El 60% del personal considero que su carga de trabajo no es excesiva y el 40% contestó que sí.

9. La coordinación de su trabajo se ve afectada por:

b) Mala interpretación de funciones y actividades 20%

a) Actitud del personal

0%

c) Sincroniza-ción de recursos y esfuerzos 80%

El 80% del personal considero que la coordinación de su trabajo se ve afectada por la sincronización de recursos y esfuerzos y el 20% por la mala interpretación de funciones y actividades.

El 60% del personal señalo que no recibe órdenes de un solo supervisor o jefe y el 40% revela que si recibe órdenes de un solo supervisor o jefe.

Del personal cuestionado el 100% indico que las funciones y actividades que realiza son desempeñadas por otra persona.

41

10. ¿Hay pérdida de recursos por falta de coordinación?

a) Si100%

b) No0%

El 100% del personal opinó que si hay pérdida de recursos por falta de coordinación.

11. ¿Qué tipo de comunicación predomina en la mueblería?

a) Formal40%b) Informal

60%

El 60% del personal indico que la comunicación que predomina en la mueblería es informal y el 40% indica que es formal.

12. ¿Cómo se comunica con personas externas a la mueblería?

b) Verbalmente40%

a) Por escrito0%

c) Ambas60%

El 60% del personal indicó que se comunican por escrito y verbalmente con las personas externas a la mueblería y el 40% indicó que solo verbalmente.

42

13. ¿Cómo se resuelven los problemas en la mueblería?

b) Cuando se

presentan80%

c) Despúes de que ocurren

0%

a) Anticipadam

ente20%

Del personal sondeado, el 80% indico que los problemas en la mueblería se resuelven cuando se presentan y el 20% indica que se resuelven anticipadamente.

14. ¿Están definidos los procedimientos para llevar a cabo su trabajo?

c) No0%

a) Por escrito

0%

b) Verbalmente

100%

El 100% del personal señaló que los procedimientos para llevar a cabo su trabajo están definidos verbalmente.

15. ¿Con qué catálogos cuenta?

Todo el personal indicó que únicamente cuentan con el catálogo de proveedores.

a) Clientes0%

d) Ninguno0%

c) Productos o servicios

0%

b) Proveedores

100%

43

16. ¿Utilizan algún sistema de información (cómputo) para el control de proveedores y/o clientes?

b)No100%

a) Si0%

Todo el personal indicó que no existe ningún sistema de información (cómputo) para el control de los proveedores y / o clientes.

17. Se dispone de:

El 45% del personal cuestionado indicó que la fuerza de ventas dispone de catálogos, el 33% de listas de precios y el 22% de muestrarios.

18. ¿Las condiciones de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de sus funciones?

Todo el personal considero que las condiciones de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de sus funciones.

a) Manuales0%

d) Muestrarios

22%

c) Listas de precios

33%

b) Catálogos45%

a) Si100%

b) No0%

44

19. ¿La distribución del espacio permite el flujo de trabajo de forma ágil y eficiente?

El 80% del personal considero que la distribución del espacio permite el flujo de trabajo de forma ágil y eficiente, y el 20% considera que no.

20. ¿Dispone del material adecuado para llevar a cabo sus tareas?

El 100% del personal indicó que si disponen del material adecuado para llevar a cabo sus tareas.

Después de haber analizado cada pregunta se concluye que todos los colaboradores conocen de forma verbal los elementos básicos de la planeación y destacan que siguen ciertos lineamientos en la toma de decisiones los cuales no se encuentran por escrito. El personal indicó que conoce las funciones y actividades que desempeña de forma verbal y que a su vez son desempeñadas por otros colaboradores, de acuerdo a las circunstancias que se presenten.

En lo que se refiere a la coordinación del trabajo se ve afectada por la inadecuada sincronización de recursos y esfuerzos, y a la mala interpretación de funciones y actividades.

a) Si80%

b) No20%

a) Si100%

b) No0%

45

3.1.5 Diagnóstico actual de la Mueblería Sagitario En seguida de haber realizado un estudio a la Mueblería Sagitario, se realizó una lluvia de ideas sobre las deficiencias administrativas que presenta la misma aplicando la técnica de análisis administrativo- Diagrama de Ishikawa, se determina el problema central que afecta su desempeño y contrarrestarlo con una propuesta de solución. Técnica de análisis administrativo – Diagrama de Ishikawa Diagrama de Causa Efecto, también conocido como Diagrama de Ishikawa o de Pescado, se obtiene lo siguiente: FIGURA 3.2 Diagrama de Causa Efecto En la figura 3.2 se muestran los factores causales que limitan el desempeño de Mueblería Sagitario, dando como problema central un Sistema de Administración Empírica.

PLANEACIÓN DIVISIÓN DEL TRABAJO

COORDINACIÓN

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

COMUNICACIÓN

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

EMPÍRICA

Misión

Visión

Objetivos

Políticas

Procedimientos

Separación y delimitación de

actividades Especialización

Duplicidad de funciones

Organigrama

Fugas

Delimitación

Omisión

Informal

Formal

Difusión

Estructura organizacional

Uniformidad

Sincronización y armonización de

esfuerzos

Pérdida de recursos

46

La Mueblería Sagitario presenta deficiencias en:

Los elementos mínimos de planeación, como son; misión, visión, objetivos, políticas y procedimientos, no los tiene claramente definidos ni documentados.

La división del trabajo es deficiente; carece de un organigrama, una adecuada

separación, delimitación de actividades y especialización, generando duplicidad de funciones y actividades entre los miembros de la mueblería.

La coordinación por la falta de una estructura organizacional, uniformidad de las

actividades que desarrollan los miembros y la mala sincronización y armonización de esfuerzos, provoca deficiencia en la ejecución de sus tareas y en ciertas ocasiones pérdida de recursos financieros.

La delimitación de autoridad y responsabilidad es deficiente, existiendo fugas y omisión

de las mismas, los miembros reciben órdenes de más de un supervisor o jefe, ocasionando confusión e ineficiencia.

La comunicación que predomina entre los integrantes de la mueblería es informal, no

cuentan con una estructura formal, canales organizacionales de comunicación, como correspondencia, instructivos, manuales y órdenes.

Se determinó que la Mueblería Sagitario tiene un Sistema de Administración Empírica, que nunca había sido diseñado y estudiado con anterioridad, pero tiene a su vez una seria deficiencia en la fuerza administrativa para obtener resultados óptimos que permitan el crecimiento y desarrollo de la mueblería. Se propone el diseño de un Sistema Administrativo debidamente documentado en el Manual General de Organización para la Mueblería Sagitario.

47

CAPÍTULO 4. PROPUESTA DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA MUEBLERIA SAGITARIO 4.1 Justificación del Manual General de Organización. Las personas que laboran en la Mueblería Sagitario, forman un “Sistema de Administración Empírica”; y debido a que este sistema nunca ha sido estudiado o diseñado, presenta una seria deficiencia en la fuerza administrativa para la obtención de óptimos resultados que le permitan un mayor crecimiento y desarrollo. Es por ello, que se propone un Sistema Administrativo debidamente documentado en el Manual General de Organización; siendo un valioso instrumento de apoyo administrativo de comunicación y coordinación que permitirá registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente la información básica de la Mueblería Sagitario; así como, los procedimientos, que servirán como referencia para desempeñar sus tareas, facilitando la incorporación de sus miembros, precisando las funciones de cada unidad administrativa para definir autoridad y responsabilidad, evitar duplicidad y detectar omisiones. Por lo tanto, el Manual de Organización y Procedimientos para la Mueblería Sagitario proporcionará las siguientes ventajas: Será una fuente de información, pues mostrará la organización de la mueblería. Mostrará claramente la estructura orgánica y organizacional de la mueblería; así como, el

grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen. Precisará las actividades, funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Determinará la responsabilidad de cada unidad y puesto respecto a la organización. Instruirá al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas y

procedimientos que se llevan a cabo dentro de la misma. Coadyuvará a la ejecución correcta de los procedimientos que se desarrollan en la mueblería y

propiciará la uniformidad en el trabajo. Disminuirá tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de

instrucciones y directrices. Contribuirá al fomento de la comunicación formal. Servirá como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación a las distintas funciones operacionales de la mueblería. Promoverá el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y

técnicos disponibles en la mueblería. Mantendrá integrada, controlada y actualizada la información de la mueblería.

D I C I E M B R E 2 0 0 8

CONTENIDO

Página

Prólogo

I. Antecedentes históricos

II. Misión

III. Visión

IV. Estructura orgánica

V. Organigrama general

VI. Funciones por unidad administrativa

VII. Descripción de puestos

VIII. Procedimientos

VIII.1 Procedimiento para la solicitud de mercancía

VIII.1.1 Diagrama de flujo para la solicitud de mercancía

VIII.2 Procedimiento para la compra de mercancía

VIII.2.1 Diagrama de flujo para la compra de mercancía

VIII.3 Procedimiento para el control de almacén

VIII.3.1 Diagrama de flujo para el control de almacén

4

5

7

8

9

10

11

13

37

37

39

43

45

48

50

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 2 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

CONTENIDO

Página

VIII.4 Procedimiento para la venta de mercancía

VIII.4.1 Diagrama de flujo para la venta de mercancía

VIII.5 Procedimiento para la distribución y entrega de mercancía

VIII.5.1 Diagrama de flujo para la distribución y entrega de

mercancía

VIII.6 Procedimiento para el control de inventarios

VIII.6.1 Diagrama de flujo para el control de inventarios

IX. Directorio

X. Simbología

XI. Glosario de términos

XII. Anexos del manual

1. Formatos e instructivos de llenado

2. Codificación de puestos

3. Análisis de puestos

53

55

58

60

63

65

68

69

70

71

71

87

89

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 3 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

PRÓLOGO

El presente Manual General de Organización tiene como objetivo primordial brindar una

visión integral de la Mueblería Sagitario, establecer la estructura orgánica, líneas de

mando y funciones por puestos a fin de eficientar las operaciones de la misma,

estableciendo procedimientos que le permitan uniformar su actuación en beneficio propio y

de sus clientes, además de

El documento contiene datos generales de la Mueblería Sagitario, la descripción clara de

las actividades que habrán de desarrollarse en cada uno de los puestos, así como la

secuencia u orden para su realización.

El diseño y difusión del manual, obedece a la intención de especificar por escrito, su

organización y con ello contribuir a fortalecer el servicio que se le brinda al cliente, la

coordinación de los integrantes que la componen, ilustrar su identidad y ser útil como

material de consulta y conocimiento para el personal de nuevo ingreso.

Cabe señalar que su contenido estará sujeto a cambios, toda vez que la estructura y

operaciones de la Mueblería Sagitario presenten cambios de desarrollo y evolución, a fin

de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 4 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Mueblería Sagitario es una microempresa dedicada a la comercialización de muebles para el hogar, iniciando operaciones en el año de 1996 por la familia Aguirre Ventura, empezó a dar servicio exhibiendo tan sólo15 artículos básicos para el hogar y contando con sólo una unidad de transporte. Al paso de los años la mueblería fue consolidándose con sus clientes; los cuales cada vez eran más, debido a que ofrece productos de calidad a precios accesibles para la mayoría de las personas. Con apoyo de estas cualidades y su estabilidad de diez años, se ha acreditado y mantenido en el mercado local con la comercialización de muebles para el hogar. En la actualidad la mueblería cuenta con una mayor diversidad de modelos y artículos para el hogar, posee una unidad más de transporte y sus instalaciones fueron mejoradas para ofrecer un mejor servicio y proporcionar mayor comodidad a sus clientes. Mueblería Sagitario satisface las necesidades y gustos de los clientes, ofreciendo una amplia gama de productos, tales como: Alacenas de madera Bases de madera individuales y matrimoniales Buros de madera Cajoneras de madera y macopan Colchones de cuna de hule espuma Colchones individuales de doble colchoneta, hule espuma, aglutinado y resortes Colchones matrimoniales de doble colchoneta, hule espuma, aglutinado y resortes Comedores con cubierta de cristal Comedores con cubierta de madera y cristal Cristaleros con entrepaños de cristal Diversidad de modelos de camas matrimonial e individual metálicas Esquineros de metal con entrepaños de cristal

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 5 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Gabinetes metálicos Jugueteros de metal con entrepaños de cristal Libreros de madera o comprimido Literas individuales Literas matrimoniales Literas mixtas (individual con matrimonial) Mesas de centro de metal con cristales Muebles para computadora Muebles para horno de microondas de comprimido Porta modular con entrepaños de cristal Roperos de macopan y forrado de melamina Roperos de madera de 2 piezas y 3 piezas Salas de 3 piezas Salas dos uno Salas modulares Sillas tapizadas en pliana y jackard Tocadores de madera Recamaras

Mueblería Sagitario se ubica en Avenida Central, Manzana 333, Lote 2, Colonia Sagitario 10 C. P. 55115, Ecatepec, Estado de México.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 6 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

I I . M I S I Ó N

Satisfacer las necesidades y gustos de nuestros clientes, superando sus expectativas,

ofreciendo artículos de calidad a precios competitivos y generando beneficios tanto a

clientes como a la empresa, ofreciendo la oportunidad de empleo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 7 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

I I I. V I S I Ó N

Ser la mejor empresa de muebles de la zona, ofreciendo un servicio de calidad, una mayor gama

de artículos para el hogar, a precios accesibles que apoye a la economía familiar, satisfaciendo

las necesidades y gustos de nuestros clientes, así como la apertura de más sucursales que

permitan una participación más activa en el mercado de muebles de la zona.

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

I V . ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0 Gerencia.

1.1 Departamento Administrativo.

1.1.1 Sección de Compras.

1.1.2 Sección de Almacén.

1.1.3 Sección de Ventas.

1.1.4 Sección de Distribución.

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Fecha: DICIEMBRE/2008Página: 9 De: 97

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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

V. ORGANIGRAMA GENERAL

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Organigrama General

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Gerencia

Departamento Administrativo

Sección de Almacén

Sección de Compras

Sección de Distribución

Sección de Ventas

VI. FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 1.0 Gerencia.

Planear, dirigir y controlar las funciones que se llevan a cabo dentro de la

mueblería. Representar a la mueblería ante las autoridades y personas que

correspondan. Evaluar sobre la solución o alternativa más apta para la mueblería. Autorizar cambios y resolver circunstancias relevantes que afecten el

funcionamiento de la mueblería. 1.1 Departamento Administrativo.

Organizar, controlar y evaluar las actividades que desempeñan los miembros

que conforman la mueblería. Supervisar el cumplimiento de las actividades asignadas a los miembros. Integrar a los miembros en sus actividades para el buen funcionamiento de la

mueblería. Implementar las decisiones tomadas por el dueño.

1.1.1 Sección de Compras

Informar sobre los mejores proveedores en cuanto a calidad, precio y tiempo

de entrega. Realizar cotizaciones para seleccionar al proveedor más idóneo para la

mueblería. Proveer a la mueblería de artículos en tiempo y forma. Organizar los medios y tiempos de adquisición de mercancía. Controlar las entradas y salidas de la mercancía.

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FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 1.1.2 Sección de Almacén

Realizar los registros y movimientos en almacén cuando entren o salgan

artículos. Mantener en condiciones óptimas el almacenaje de los artículos. Controlar los artículos de almacén. Recibir y almacenar los artículos. Tener un stock de cada producto. Inspeccionar y verificar que los inventarios de almacén se encuentren en

orden. 1.1.3 Sección de Ventas

Proporcionar un servicio de calidad y calidez. Planear y controlar la labor de venta. Verificar que los soportes de las ventas en cantidad y capital se encuentren

en orden. Cobrar al cliente por la venta realizada. Controlar y resguardar el efectivo bajo su responsabilidad.

1.1.4 Sección de Distribución

Distribuir y entregar los artículos a los clientes en su domicilio. Prever el mantenimiento y buen estado del vehículo de distribución. Controlar y organizar las rutas o recorridos de las entregas a los clientes. Realizar la previsión de los materiales u herramientas objeto de sus

actividades.

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VII. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: G E R E N T E

Identificación y relaciones A) Identificación

1. Nombre del puesto: Gerente 2. Número de empleados en el puesto: 1 3. Clave: GER1.0 4. Ubicación física: Primer piso de las instalaciones de la mueblería. Ubicación administrativa: Oficina Central. 5. Tipo de contratación: Por tiempo indefinido. 6. Ámbito de operación:

Ambiente: Buena iluminación, olores, corriente de aire, ventilación, frío, calor, limpieza, ruido considerable.

Tipo: En el interior de las instalaciones de la mueblería, sentado, de pie, caminando, eventual en el mostrador, vehículo y manejando.

Riesgo: Golpes y raspaduras. Enfermedades profesionales: Sordera y estrés. Esfuerzo mental: Aplica el 90% porque su atención es constante, intensa y

sostenida. Esfuerzo físico: Aplica el 10% porque no realiza trabajo pesado.

B) Relaciones de autoridad

7. Jefe inmediato: Ninguno. 8. Subordinados directos: Supervisor. 9. Dependencia funcional: Interno: Subordinados directos.

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Fecha: DICIEMBRE /2008

Página: 13 De: 97 Sustituye a:

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VII. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: G E R E N T E

Propósito del puesto Regir la obtención, uso y disposición de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos generales de la mueblería. Funciones generales Es responsable de la eficiente administración de la mueblería. Para ello; planea, organiza, coordina y dirige, las actividades de todos los puestos, auxiliándose en su caso de los encargados de estos. Funciones específicas

Diarias - Administrar y suministrar los recursos a la mueblería. - Tomar decisiones. - Inspeccionar que dentro de la mueblería se desarrollen las labores en forma

ordenada, aplicando las sanciones que sean necesarias.

Periódicas - Analizar y estudiar información como inventarios e informes financieros. - Revisar desviaciones de lo planeado a lo real. - Revisar y evaluar los informes de las diferentes áreas - Elaborar informe global.

Eventuales

- Programar cada dos meses la junta general. - Trimestralmente realizar un análisis de la cartera de proveedores, artículos y

clientes. - Anualmente elaborar un informe de actividades.

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Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 14 De: 97

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VII. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: G E R E N T E

Responsabilidad

- Equipo y herramienta aproximado: Camioneta. - Información: Trámites, reportes, registros e informes generales de la

mueblería. - Resultados: Cumplimiento de los objetivos generales de la mueblería. - Subordinados: Que sus empleados tengan un óptimo desempeño en el

desarrollo de sus funciones y actividades. Comunicación

Ascendente: Ninguna. Horizontal : Ninguna. Descendente: Subordinados directos. Externa: Clientes, proveedores, competidores, autoridades, profesionistas.

Especificación del puesto

Conocimientos

Preparatoria, bachillerato, carrera técnica o comercial en área administrativa y comercial, profesional titulado o trunca en la carrera de Lic. en Administración.

Conocimientos especiales necesarios de administración, de recursos técnicos, financiero, materiales y humanos.

Idioma: Español.

Experiencia

Como encargado de tienda en el área de muebles.

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Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 15 De: 97

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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VII. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: G E R E N T E

Iniciativa

Para resolver problemas de gran complejidad y trascendencia que se presenten en el trabajo.

Personalidad

Edad: 27 a 40 años. Sexo: Indistinto. Estado civil: Casado Rasgos psicológicos: Manejo de estrés, carisma, sociable, tolerante,

paciente y entusiasta. Aptitud: Buena comunicación con todos los niveles de la organización, toma

de decisiones rápidas y oportunas, trabajo en equipo, manejo eficiente de la información.

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 16 De: 97

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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: S U P E R V I S O R

Identificación y relaciones A) Identificación

1. Nombre del puesto: Supervisor 2. Número de empleados en el puesto: 1 3. Clave: SUP1.1 4. Ubicación física: Planta baja de las instalaciones de la mueblería.

Ubicación administrativa: Oficina planta baja. 5. Tipo de contratación: Por tiempo indefinido. 6. Ámbito de operación:

Ambiente: Buena iluminación, olores, corriente de aire, ventilación, frío, calor, limpieza, ruido considerable.

Tipo: En el interior de las instalaciones de la mueblería, de pie, caminando, eventual en el mostrador, vehículo y manejando.

Riesgo: Golpes y raspaduras. Enfermedades profesionales: Estrés. Esfuerzo mental: Aplica el 80% porque su atención es constante, intensa y

sostenida. Esfuerzo físico: Aplica el 20% por trabajo intenso pero no constante.

B) Relaciones de autoridad

7. Jefe inmediato: Gerente. 8. Subordinados directos: 4. 9. Dependencia funcional:

Interno: Subordinados directos.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 17 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: S U P E R V I S O R

Propósito del puesto Representar el enlace entre el gerente de la mueblería y los encargados para el buen funcionamiento de la misma. Funciones generales Organizar, supervisar y controlar las actividades generales de los colaboradores para el buen funcionamiento de la mueblería. Funciones específicas

Diarias

- Inspeccionar que cada colaborador realice sus actividades adecuadamente. - Comunicar a la jefatura los resultados obtenidos de las unidades

administrativas a su cargo.

Periódicas - Integrar el concentrado de existencias de los artículos. - Revisar los catálogos de precios, proveedores y clientes. - Elaborar informes financieros. - Motivar al personal.

Eventuales

- Asistir a juntas generales cada vez que se requiera.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 18 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: S U P E R V I S O R

Responsabilidad

- Equipo y herramienta aproximado: Camioneta. - Información: Registros, reportes e informes emitidos por los encargados de

compras, almacén, ventas y distribución. - Resultados: Cumplimiento de los objetivos específicos de los puestos bajo su

mando, fomentar las buenas relaciones entre dueño, encargados, clientes y proveedores, supervisar y autorizar desembolsos para adquirir mercancía, cotejar el control de inventarios con la existencia física de la mercancía, verificar que las ventas se realicen adecuadamente, coordinar y controlar los tiempos de distribución de la mercancía,.

- Subordinados: Encargados de compras, Encargados de almacén, Encargados de ventas y Encargados de distribución.

Comunicación

Ascendente: Dueño. Horizontal : Ninguna. Descendente: Subordinados directos. Externa: Clientes y proveedores.

Especificación del puesto Conocimientos

Preparatoria, bachillerato, carrera técnica o comercial en área administrativa y contable, profesional trunca en la carrera de Lic. en Administración, economista, contador.

Conocimientos especiales necesarios en actividades administrativas, control de documentos, manejo de paquetería Office, elaboración de informes generales.

Idioma: Español.

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 19 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: SUPERVISOR

Experiencia

Haber laborado en otra empresa en el puesto de supervisor o responsable de tienda en el área administrativa de ventas.

Iniciativa

Para resolver problemas difíciles que se presenten constantemente en el trabajo

Personalidad

Edad: 24 a 36 años. Sexo: Indistinto. Estado civil: No importa. Rasgos psicológicos: Manejo de estrés, sociable, tolerante, proactivo,

honesto, paciente y entusiasta. Rasgos físicos: Ninguno. Aptitud: Buena comunicación con todos los niveles de la organización, toma

de decisiones rápida y oportuna, trabajo en equipo, manejo eficiente de la información y manejo de personal.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 20 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE COMPRAS

Identificación y relaciones A) Identificación

1. Nombre del puesto: Encargado de Compras 2. Número de empleados en el puesto: 1 3. Clave: ENC1.1.1 4. Ubicación física: Planta baja de las instalaciones de la mueblería.

Ubicación administrativa: Oficina planta baja. 5. Tipo de contratación: Por tiempo indefinido. 6. Ámbito de operación:

Ambiente: Buena iluminación, olores, corriente de aire, ventilación, frío, calor, limpieza, ruido considerable.

Tipo: En el interior de las instalaciones de la mueblería, en el escritorio, sentado, caminando, eventual en el mostrador, vehículo, manejando y al exterior de la mueblería.

Riesgo: Golpes y raspaduras. Enfermedades profesionales: Estrés. Esfuerzo mental: Aplica el 70% porque su atención es constante, intensa y

sostenida. Esfuerzo físico: Aplica el 30% por trabajo intenso pero no constante.

B) Relaciones de autoridad

7. Jefe inmediato: Supervisor. 8. Subordinado directo: Ninguno. 9. Dependencia funcional:

Interno: Subordinado directo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 21 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE COMPRAS

Propósito del puesto Adquirir mercancía de calidad, al mejor precio y con el mejor proveedor. Funciones generales Comparar mercancía para su comercialización, contactar a los mejores proveedores, coordinar los medios y tiempos de entrega en la adquisición de mercancía. Funciones específicas

Diarias - Proveer al área de almacén. - Controlar la entrada y salida de los productos adquiridos. - Abastecer los suministros necesarios para el desarrollo de las actividades de

las unidades administrativas.

Periódicas - Realizar adquisiciones necesarias en el momento debido con la cantidad y

calidad requerida y a un precio adecuado. - Elaborar informes de compras. - Elaborar cotizaciones. - Actualizar catálogo de proveedores. - Pago a proveedores.

Eventuales

- Realizar el control de inventarios. - Asistir a las juntas programadas.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 22 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE COMPRAS

Responsabilidad

- Equipo y herramienta aproximado: $10,000 - Información: Mantener información actualizada de proveedores, cotizaciones y

negociaciones del precio de compra de la mercancía. - Resultados: Entablar y conservar una relación cordial con los proveedores y

hacer buen uso del efectivo en la adquisición de la mercancía. - Subordinados: Ninguno.

Comunicación

Ascendente: Supervisor. Horizontal : Encargado de almacén, Encargado de ventas y Encargado de distribución. Descendente: Ninguna. Externa: Proveedores.

Especificación del puesto Conocimientos

Carrera técnica o comercial en área administrativa y contable, profesional titulado o trunca en la carrera de Lic. en Administración Industrial o contabilidad.

Conocimientos especiales necesarios en muebles para el hogar, paquetería Office, manejo de carteras de proveedores, manejo de cotizaciones y establecimiento de convenios con proveedores.

Idioma: Español.

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 23 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE COMPRAS

Experiencia

Haber laborado en otra empresa en el puesto de auxiliar de compras en el área de compras.

Iniciativa

Para resolver problemas difíciles que se presenten constantemente en el trabajo

Personalidad

Edad: 23 a 30 años. Sexo: Indistinto. Estado civil: No importa. Rasgos psicológicos: Dinámico, congruente, manejo de estrés, sociable,

tolerante, proactivo, honesto, paciente y entusiasta. Rasgos físicos: Ninguno Aptitud: Buena comunicación con todos los niveles de la organización, toma

de decisiones rápida y oportuna, trabajo en equipo, manejo eficiente de la información y manejo de personal.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 24 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE ALMACÉN

Identificación y relaciones A) Identificación

1. Nombre del puesto: Encargado de Almacén 2. Número de empleados en el puesto: 1 3. Clave: ENA1.1.2 4. Ubicación física: Planta baja ( Almacén).

Ubicación administrativa: Oficina planta baja. 5. Tipo de contratación: Por tiempo indefinido. 6. Ámbito de operación:

Ambiente: Buena iluminación, olores, corriente de aire, ventilación, frío, calor, limpieza, ruido considerable.

Tipo: En el interior de las instalaciones de la mueblería, de pie, caminando, eventual en el vehículo, mostrador y manejando.

Riesgo: Golpes, caídas, cortadas y raspaduras. Enfermedades profesionales: Estrés. Esfuerzo mental: Aplica el 20% porque su atención es constante, intensa y

sostenida. Esfuerzo físico: Aplica el 80% por trabajo intenso y muy constante.

B) Relaciones de autoridad

7. Jefe inmediato: Supervisor. 8. Subordinado directo: Ninguno 9. Dependencia funcional:

Interno: Jefe inmediato.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 25 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE ALMACÉN

Propósito del puesto Resguardar la mercancía adquirida y controlar la entrada y salida de la misma. Funciones generales Controlar, organizar y almacenar los artículos de la mueblería. Funciones específicas

Diarias - Colaborar en el acomodo de los muebles en exhibición y en almacén. - Efectuar el mantenimiento y limpieza de los artículos en almacén. - Acomodar mercancía de acuerdo a su clasificación.

Periódicas

- Llevar el control de inventarios. - Realizar el registro de la entrada y salida de artículos del almacén. - Transportar los muebles al almacén de la mueblería. - Realizar informe mensual de inventarios.

Eventuales

- Asistir a las juntas generales.

Responsabilidad

- Equipo y herramienta aproximado: $50,000 - Información: Actualizar el registro de control de inventarios, notas de remisión

y mantenimiento de la mercancía almacenada. - Resultados: Cumplimiento de objetivos específicos. - Subordinado: Ninguno.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 26 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE ALMACÉN

Comunicación

Ascendente: Supervisor. Horizontal : Encargado de compras, Encargado de ventas y Encargado de distribución. Descendente: Ninguna. Externa: Proveedores.

Especificaciones del puesto Conocimientos

Bachillerato o carrera técnica en administración o contabilidad. Conocimientos especiales necesarios en control de inventarios o manejo de

almacén. Idioma: Español.

Experiencia

Haber laborado en otra empresa en el puesto de Auxiliar de almacén en el área de almacén.

Iniciativa

Para interpretar las órdenes recibidas ejecutándolas adecuadamente y resolver problemas sencillos que se presenten en el trabajo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 27 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE ALMACÉN

Personalidad

Edad: 19 a 27años. Sexo: Masculino. Estado civil: No importa. Rasgos psicológicos: Dinámico, honesto, activo y constante. Rasgos físicos: Ninguno. Aptitud: Buena comunicación con todos los niveles de la organización, toma

de decisiones rápida y oportuna, trabajo en equipo y manejo eficiente de la información.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 28 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE VENTAS

Identificación y relaciones A) Identificación

1. Nombre del puesto: Encargado de Ventas 2. Número de empleados en el puesto: 1 3. Clave: ENV1.1.3 4. Ubicación física: Planta baja de las instalaciones de la mueblería.

Ubicación administrativa: Oficina planta baja. 5. Tipo de contratación: Por tiempo indefinido. 6. Ámbito de operación:

Ambiente: Buena iluminación, olores, corriente de aire, ventilación, frío, calor, limpieza, ruido considerable.

Tipo: En el interior de las instalaciones de la mueblería, en el escritorio, sentado, caminando, mostrador, eventual en el vehículo, manejando

Riesgo: Golpes y raspaduras. Enfermedades profesionales: Alergias y estrés. Esfuerzo mental: Aplica el 60% porque su atención es constante, intensa y

sostenida Esfuerzo físico: Aplica el 40% por trabajo intenso pero no constante.

B) Relaciones de autoridad

7. Jefe inmediato: Supervisor 8. Subordinado directo: Ninguno. 9. Dependencia funcional:

Interno: Subordinado directo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 29 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

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MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE VENTAS

Propósito del puesto Realizar la labor de ventas ofreciendo un servicio de calidad y calidez al cliente. Funciones generales Ofrecer artículos de calidad y estimular a la demanda de los mismos, proporcionando el mejor servicio y atención al cliente, así como: cobra y resguarda el efectivo de caja. Funciones específicas

Diarias - Ofrecer un servicio de atención al cliente con calidad. - Tener a disposición del cliente los artículos de manera oportuna, precisa y al

precio más adecuado. - Elaborar de notas de venta. - Cobrar efectivo de las ventas. - Coordinar la entrega de los pedidos. - Cortes de caja. - Emitir reporte de cajas. - Elaborar el registro de las ventas.

Periódicas

- Introducir nuevos productos. - Actualizar catálogos de artículos, precios y clientes. - Dirigir y coordinar las actividades del personal a su cargo. - Realizar el control de inventarios de los artículos en exhibición.

Eventuales

- Elaborar planes de publicidad. - Asistir a las juntas programadas.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 30 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE VENTAS

Responsabilidad

- Equipo y herramienta aproximado: $50,000 - Información: Conocer el modelo, descripción, precio y existencia de cada

artículo en venta, emitir reportes de venta, estados de venta, arqueo de caja y control de notas de venta.

- Resultados: Cumplir con los objetivos de venta y resguardar el efectivo del cobro de las ventas.

- Subordinado: Ninguno. Comunicación

Ascendente: Supervisor. Horizontal : Encargado de compras, Encargado de almacén y Encargado de distribución. Descendente: Ninguna. Externa: Clientes.

Especificaciones del puesto Conocimientos

Bachillerato, carrera técnica o comercial en área administrativa, profesional trunca en la carrera de Lic. en Administración.

Conocimientos especiales necesarios en muebles para el hogar, paquetería Office, ventas, publicidad y atención a clientes.

Idioma: Español.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 31 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ENCARGADO DE VENTAS

Experiencia

Haber laborado en otra empresa en el puesto de encargado o auxiliar de ventas en el área de ventas.

Iniciativa

Para resolver problemas difíciles que se presenten constantemente en el trabajo

Personalidad

Edad: 23 a 30 años. Sexo: Indistinto. Estado civil: No importa. Rasgos psicológicos: Dinámico, congruente, manejo de estrés, sociable,

tolerante, proactivo, honesto, paciente y entusiasta. Rasgos físicos: Ninguno. Aptitud: Buena comunicación con todos los niveles de la organización, toma

de decisiones rápida y oportuna, trabajo en equipo, manejo eficiente de la información y manejo de personal.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 32 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

ENCARGADO DE DISTRIBUCIÓN Identificación y relaciones A) Identificación

1. Nombre del puesto: Encargado de Distribución 2. Número de empleados en el puesto: 1 3. Clave: END1.1.4 4. Ubicación física: Planta baja de las instalaciones de la mueblería.

Ubicación administrativa: Oficina planta baja. 2. Tipo de contratación: Por tiempo indefinido. 3. Ámbito de operación:

Ambiente: Buena iluminación, olores, corriente de aire, ventilación, frío, calor, limpieza, ruido considerable.

Tipo: En el exterior de las instalaciones de la mueblería, en el vehículo manejando, eventual en el mostrador y de pie.

Riesgo: Golpes, caídas, cortadas y raspaduras. Enfermedades profesionales: Estrés y alergias. Esfuerzo mental: Aplica el 20% porque su atención es constante, intensa y

sostenida Esfuerzo físico: Aplica el 80% por trabajo intenso y muy constante.

B) Relaciones de autoridad

10. Jefe inmediato: Supervisor. 11. Subordinado directo: Ninguno. 12. Dependencia funcional:

Interno: Jefe inmediato.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 33 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

ENCARGADO DE DISTRIBUCIÓN Propósito del puesto Ofrecer un servicio de calidad en la distribución de la mercancía. Funciones generales Distribuir y entregar adecuada y oportunamente los artículos al domicilio del cliente en buen estado, ofreciendo un servicio de calidad. Funciones específicas

Diarias - Mantener las unidades de transporte limpias y en buen estado. - Organizar rutas de entrega. - Distribuir y entregar los muebles al domicilio del cliente. - Organizar y entregar las notas de venta pagadas.

Periódicas

- Llevar la camioneta a su mantenimiento. - Entregar reporte mensual de sus actividades. - Recoger en el domicilio del proveedor los muebles adquiridos. - Colaborar con sus demás compañeros en el acomodo de los muebles en

exhibición y almacén. Eventuales

- Asistir a juntas mensualmente. - Colaborar en la atención y servicio al cliente.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 34 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

ENCARGADO DE DISTRIBUCIÓN Responsabilidad

- Equipo y herramienta aproximado: Camioneta $50,000 - Información: Recabar firma de recibido del cliente en la nota de venta al

entregar la mercancía y entregar puntual y en buen estado la mercancía vendida.

- Resultados: Cumplir con los objetivos de distribución. - Subordinado: Ninguno.

Comunicación

Ascendente: Supervisor. Horizontal : Encargado de compras, Encargado de almacén y Encargado de ventas. Descendente: Ninguna. Externa: Proveedores y clientes.

Especificaciones del puesto

Conocimientos

Bachillerato. Conocimientos especiales necesarios para conducir de forma adecuada

vehículo de carga. Idioma: Español.

Experiencia

Haber laborado en otra empresa en el puesto de chofer en el área de almacén o distribución.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 35 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

ENCARGADO DE DISTRIBUCIÓN

Iniciativa

Para interpretar las órdenes recibidas ejecutándolas adecuadamente y resolver problemas sencillos que se presenten en el trabajo.

Personalidad

Edad: 20 a 35 años. Sexo: Masculino. Estado civil: No importa. Rasgos psicológicos: Dinámico, honesto, disciplina, responsable, activo y

constante. Rasgos físicos: Ninguno. Aptitud: Buena comunicación con todos los niveles de la organización, toma

de decisiones rápida y oportuna, trabajo en equipo y manejo eficiente de la información.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 36 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VII. P R O C E D I M I E N T O S VIII.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE MERCANCÍA Objetivo: Coordinar las actividades inherentes a la solicitud de mercancía.

Área de aplicación: Compras.

Políticas: Solicitar por lo menos con tres días de anticipación al encargado de almacén el

desplazamiento de la mercancía requerida. Efectuar cotización por lo menos con tres proveedores diferentes.

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 1

2

3 4 5 6

Encargado Ventas

Encargado de almacén

Encargado de compras

Inicia procedimiento Elabora solicitud de mercancía en original y dos copias, especificando cantidad, descripción y fecha de entrega requerida.

Archiva copia de la solicitud y envía en original y copia al encargado de almacén.

Recibe solicitud y determina la existencia de la mercancía por medio de registros e inspección física.

¿Se encuentra en existencia la mercancía requerida? SI: Firma solicitud de mercancía, archiva copia y surte mercancía al solicitante. Finaliza procedimiento. NO: Archiva copia de la solicitud de mercancía y envía original al encargado de compras. Recibe original de la solicitud de mercancía , selecciona tres proveedores del catálogo y elabora cotización.

Continúa procedimiento

Solicitud de mercancía Formato A.

Solicitud de mercancía

Formato A.. y Registro de control de inventarios Formato F.

Solicitud de mercancía, Formato A.

Catálogo de proveedores y

Formato de cotización Formato B.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 37 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.1 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE MERCANCÍA

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 7 8 9

10

11

12

13

Encargado de compras

Supervisor

Encargado de compras

Continúa procedimiento Elige al mejor proveedor en cuanto a calidad, precio y tiempo de entrega, y elabora orden de compra en original y copia. Envía cotización y orden de compra en original y copia al supervisor para autorización. Recibe y revisa cotización y orden de compra para autorizarla.

¿Están correctos los documentos? NO: Remite al encargado de compras para su corrección. Regresa a la actividad No. 7. SI: Autoriza, archiva copia y envía originales al encargado de compras. Recibe autorización de cotización y orden de compra en original. Archiva solicitud de mercancía, cotización y orden de compra.

Finaliza procedimiento

Orden de compra

Formato C.

Formato de cotización

Formato B. y Orden de compra

Formato C.

Solicitud de mercancía, Formato A. Formato de cotización

Formato B. y Orden de compra

Formato C

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 38 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SOLICITUD DE MERCANCÍA

Solicitante Encargado de almacén Encargado de compras Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 39 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

INICIO

1 Elabora

solicitud de mercancía.

Solicitud de Mercancía

O 1 2

Solicitud de Mercancía

O 1

Recibe y determina existencia.

3

2

Envía original y copia de la

solicitud. Solicitud de Mercancía

O 1 2

¿Existe mercancía?

FIN

SI

NO

Solicitud de Mercancía

O 1

Firma solicitud y surte

mercancía.

4 1 2

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SOLICITUD DE MERCANCÍA

Solicitante Encargado de almacén Encargado de compras Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 40 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

5

Solicitud de Mercancía

O 1

Envía original de la solicitud de mercancía.

1 2

Solicitud de Mercancía

O O

Recibe y elabora

cotización.

6

Cotización

Elige proveedor y elabora Orden

de Compra. Orden de Compra

O 1

7

Orden de Compra

O 1

Cotización

O

8

Envía cotización y Orden de

Compra.

2 3

A

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SOLICITUD DE MERCANCÍA

Solicitante Encargado de almacén Encargado de compras Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 41 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

3 4

SI

2 3

¿Están correctas?

NO

Orden de Compra

O 1

Cotización

O Autoriza y envía.

11

Orden de Compra

O 1

Cotización

O Recibe y revisa.

9

10

A

Orden de Compra

O 1

Cotización

O Remite para corrección.

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SOLICITUD DE MERCANCÍA

Solicitante Encargado de almacén Encargado de compras Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 42 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

3 4

Orden de Compra

O

Cotización

O Recibe autorización.

12

Orden de Compra

O

Cotización

O

Solicitud de mercancía

O Archiva.

13

FIN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.2 PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MERCANCÍA Objetivo: Coordinar las actividades inherentes a la compra de mercancía.

Área de aplicación: Compras.

Políticas: Verificar preferentemente en la factura cantidad, descripción y precio de la mercancía

adquirida. La compra y recepción de la mercancía se efectuará preferentemente por el encargado de

compras. La condición de pago será de contado o a crédito según lo acordado con el proveedor.

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar

1 2 3 4 5 6

Encargado de compras

Proveedor

Encargado de compras

Inicia procedimiento

Realiza pedido de mercancía (cotizado) vía telefónica al proveedor según orden de compra. Captura pedido y fija fecha de entrega de mercancía. Elabora factura o nota de remisión en original y copia, y surte pedido. Entrega al encargado de compras la factura o nota de remisión y descarga la mercancía. Verifica en la factura o nota de remisión la cantidad, características, precio y fecha de entrega de la mercancía.

¿Está correcta la factura o nota de remisión?

NO: Realiza las correcciones pertinentes con el proveedor.

Continúa procedimiento

Orden de compra Formato C.

Factura o Nota de remisión

Formato D.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 43 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.2 PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MERCANCÍA

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 7 8 9

10

11

12

Encargado de compras

Proveedor

Encargado de compras

Continúa procedimiento

SI: Verifica la mercancía conforme a lo solicitado en la factura o nota de remisión; así como el estado físico de la misma. ¿La mercancía es correcta y se encuentra en buen estado? NO: Efectúa la devolución correspondiente. SI: Firma factura o nota de remisión y efectúa el pago al proveedor.

¿El pago es de contado? NO: Recibe copia de la factura o nota de remisión y archiva en notas pendientes de pago. Finaliza procedimiento. SI: Recibe pago en efectivo y entrega original de la factura o nota de remisión con el sello de pagado. Recibe factura o nota de remisión y archiva. Finaliza procedimiento.

Finaliza procedimiento

Factura o Nota de remisión

Formato D.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 44 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA COMPRA DE MERCANCÍA

Encargado de compras Proveedor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 45 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

INICIO

Elabora nota de remisión y surte pedido.

Factura o Nota de Remisión

O 1

3

Realiza pedido al proveedor.

Orden de compra

O

1

Captura pedido y fecha de entrega.

2

Entrega nota y descarga

mercancía. Factura o Nota de Remisión

O 1

4

Factura o Nota de Remisión

O 1

5

Verifica factura o nota de remisión.

1 2

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA COMPRA DE MERCANCÍA

Encargado de compras Proveedor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 46 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

¿Es correcta?

1 2

2 3

NO

Realiza correcciones

con proveedor Factura o Nota de Remisión

6

O 1

SI

Verifica mercancía recibida. Factura o Nota de Remisión

7

O 1

¿Mercancía en buen estado?

NO

Efectúa devolución.

Factura o Nota de Remisión

8

O 1

SI

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA COMPRA DE MERCANCÍA

Encargado de compras Proveedor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 47 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

2 3

Firma factura o nota y efectúa

pago. Factura o Nota de Remisión

9

O 1

¿Pago de contado?

NO

Pendiente de pago y

archiva copia. Factura o Nota de Remisión

1

10

FIN

SI

Recibe pago en efectivo y

entrega original. Factura o Nota de Remisión

11

O 1

Recibe original con sello de

pagado. Factura o Nota de Remisión

O

12

FIN

PROCEDIMIENTOS VIII.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ALMACÉN Objetivo: Controlar adecuadamente la existencia de mercancía en el almacén.

Área de aplicación: Almacén.

Políticas: El registro de entradas de mercancía al almacén se efectuará a lo más al día siguiente de

haber recibido la mercancía. El registro de salidas de mercancía del almacén se efectuará a lo menos dos días de su

realización. De preferencia se contará con una pieza de cada artículo en almacén. El reporte de las entrada, salida y existencia de mercancía en almacén se elaborará de

preferencia quincenalmente.

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 1 2 3 4

Encargado de almacén

Inicia procedimiento

Clasifica y acomoda la mercancía recibida conforme al modelo, tamaño y color de cada mueble en el almacén. Efectúa el registro de las entradas de mercancía al almacén de acuerdo a la factura o nota de remisión.

¿Se trata de nuevos artículos? SI: Registra los datos de la mercancía nueva conforme a la factura o nota de remisión. Continúa en actividad No. 5. NO: Actualiza datos de los artículos existentes.

Continúa procedimiento

Factura o Nota de remisión

Formato D.y Registro de Control de Inventario Formato F.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 48 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

PROCEDIMIENTOS VIII.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ALMACÉN

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar

5 6

7 8

9

10

11

12

13

Encargado de almacén

Encargado de compras

Encargado de almacén

Encargado de compras

Encargado de almacén

Continúa procedimiento Revisa que el acomodo de la mercancía en el almacén sea el adecuado para prevenir accidentes y deterioro de los muebles. Efectúa el registro de las salidas de mercancía del almacén correspondientes. Elabora reporte de entradas, salidas y existencia de mercancía en original y copia. Entrega el reporte al encargado de compras en original y copia. Recibe y revisa reporte de entradas, salidas y existencia de mercancía.

¿Es correcto el reporte? NO: Efectúa las observaciones pertinentes en el reporte y envía al encargado de almacén para su corrección. Recibe y realiza las correcciones pertinentes. Regresa a la actividad No. 7. SI: Firma reporte, archiva original y envía copia al encargado de almacén. Recibe copia firmada y archiva. Finaliza procedimiento.

Finaliza procedimiento

Registro de control de inventarios

Formato F.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 49 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.3.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE ALMACÉN

Encargado de almacén Encargado de compras

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 50 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

INICIO

Clasifica y acomoda

mercancía.

1

¿Son artículos nuevos?

SI

NO

Factura o nota de remisión

Registra articulo(s) nuevo(s).

3

Factura o nota de remisión

4

Factura o nota de remisión

Registra entradas de mercancía.

2

1 2

Actualiza datos de los artículos

existentes.

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.3.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE ALMACÉN

Encargado de almacén Encargado de compras

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 51 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Revisa acomodo de mercancía.

5

1 2

Registro de control de inventarios

Registra salidas de

mercancías.

6

Registro de control de inventarios

Elabora reporte de

existencias.

7

O 1

Registro de control de inventarios

Entrega reporte de

existencias.

8

O 1

Registro de control de inventarios

Recibe y revisa reporte de

existencias.

9

O 1

2 3

B

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.3.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE ALMACÉN

Encargado de almacén Encargado de compras

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 52 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

2 3

¿Está correcto?

NO

SI

Registro de control de inventarios

O 1

Realiza observaciones

pertinentes.

10

Registro de control de inventarios

O 1

12

Firma reporte, archiva original y envía copia.

13

FIN

Registro de control de inventarios

1

Recibe copia firmada y archiva.

Registro de control de inventarios

O 1

Realiza correcciones pertinentes.

11

B

PROCEDIMIENTOS VIII.4 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA Objetivo: Coordinar las actividades inherentes a la ventas de mercancía para proporcionar un adecuado servicio y atención al cliente.

Área de aplicación: Ventas.

Políticas: El anticipo de pago de venta será por lo menos del 50% del total de la venta. El sistema de apartado será a lo más por 30 días. El resguardo de la mercancía apartada será a lo más por 40 días. Toda cancelación causará un interés del 20% al 25% según sea el total de la venta.

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 1 2 3 4 5

Encargado de ventas

Cliente

Encargado de ventas

Cliente

Encargado de ventas

Inicia procedimiento

Aborda al cliente y ofrece su servicio. Decide si acepta el servicio del encargado de ventas.

¿Acepta el servicio? NO: Despide al cliente de una forma cordial y lo invita a regresar. Finaliza procedimiento. SI: Solicita información al encargado de ventas acerca del(los) artículo(s) de su preferencia. Proporciona información al cliente acerca del(los) artículo(s) de su preferencia y muestra catálogo de productos en caso de ser necesario.

Continúa procedimiento

Catálogo de productos

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 53 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.4 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar

6 7 8 9

10

11

12

13

14

Cliente

Encargado de ventas

Cliente

Encargado de ventas

Continúa procedimiento Analiza la información proporcionada del(los) artículo(s).

¿Efectuará la compra? NO: Despide al cliente de una forma cordial y lo invita a regresar. Finaliza procedimiento. SI: Cierra la venta y pregunta al cliente si el artículo se le enviará a su domicilio.

¿Se cobrará flete? SI: Pregunta al cliente dirección y dependiendo de la distancia se cotiza el flete para incluirlo en la nota de venta. NO: Elabora nota de venta en original y copia, y procede al cobro de la venta. Efectúa el pago de la mercancía.

¿Efectúa pago total? NO: Entrega copia de la nota de venta al cliente para su liquidación posterior. Continúa actividad No. 14. SI: Entrega al cliente copia de la nota de venta con la leyenda de “pagado” y archiva original. Despide cordialmente al cliente, lo invita a regresar y entrega o emite la orden de distribución de la mercancía.

Finaliza procedimiento

Nota de venta Formato E.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 54 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA

Encargado de ventas Cliente

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 55 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

INICIO

Aborda al cliente y ofrece

su servicio.

1

¿Acepta el servicio?

NO

Catalogo de productos

Proporciona información de artículos.

5

Despide e in-vita al cliente a regresar.

3

FIN

SI

Decide si acepta el servicio.

2

Solicita información

sobre artículos

4

1 2

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA

Encargado de ventas Cliente

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 56 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Despide e in-vita al cliente a regresar.

7

FIN

¿Efectuará la compra?

NO

SI

¿Se cobrará flete?

NO

Pregunta domicilio y cotiza flete.

9

SI

Catalogo de productos

Analiza información de artículos.

6

Cierra la venta con el

cliente.

8

2 3

1 2

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA

Encargado de ventas Cliente

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 57 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

FIN

NO

Nota de venta

Elabora nota de venta y

cobra.

10

O 1

Nota de venta

Entrega copia a cliente pendi- ente de pagar.

12

1

¿Efectúa pago total?

SI

2 3

Decide si acepta el servicio.

11

Nota de venta

Entrega copia al cliente con

sello de pagado

13

1

Entrega mercan cía u ordena su

distribución.

14

PROCEDIMIENTOS VIII.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍA Objetivo: Coordinar las actividades inherentes a la distribución y entrega de mercancía en tiempo y forma.

Área de aplicación: Almacén.

Políticas: La mercancía se entregará preferentemente al momento de su venta. En caso de no estar en existencia la mercancía vendida, se entregará a lo más tres días

después de su venta. La entrega de mercancía se hará preferentemente dentro del territorio del Estado de

México.

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 1 2 3 4 5

Encargado de ventas

Encargado de

distribución

Inicia procedimiento

Emite la orden al encargado de distribución para realizar la distribución y entrega de la mercancía. Entrega la nota de venta al encargado de distribución indicando la cantidad y descripción de la mercancía. Recibe y acomoda la mercancía en la camioneta para su distribución y entrega. Verifica la ubicación del domicilio de acuerdo al croquis realizado por el cliente o lo acompaña hasta su domicilio. Distribuye y entrega la mercancía en el domicilio correspondiente y la acomoda según lo indique el cliente.

Continúa procedimiento

Nota de ventaFormato E.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 58 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.5 PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍA

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

Encargado de

distribución

Cliente

Encargado de

distribución

Cliente

Encargado de

distribución

Encargado de ventas

Continúa procedimiento

Revisa el pago registrado en la nota de venta.

¿Se liquidó el pago de la venta total? SI: Solicita al cliente que firme de recibido el original y copia de la nota de venta. Firma de recibido el original y copia de la nota de venta. Recibe y entrega el original de la nota de venta al cliente. Continúa actividad No. 14. NO: Solicita al cliente la liquidación de la venta y su firma de recibido en el original y copia de la nota de venta. Efectúa la liquidación de la venta y firma de recibido. Recibe liquidación y nota de venta firmada por el cliente. Asienta leyenda de “pagado” en la nota de venta original y la entrega al cliente. Entrega copia de la nota de venta firmada al encargado de ventas. Recibe y archiva copia de la nota de venta firmada. Finaliza procedimiento.

Finaliza procedimiento

Nota de venta Formato E.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 59 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA MERCANCÍA

Encargado de ventas Encargado de distribución Cliente

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 60 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

INICIO

Nota de venta

Entrega nota de venta para la distribución.

2

O

Nota de venta

O Recibe y acomoda

mercancía.

3

Ordena la distribución de la mercancía.

1

Verifica domicilio del

cliente.

4

Distribuye y entrega

mercancía.

5

1

Nota de venta

O Revisa pago registrado en nota de venta.

6

1 2

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA MERCANCÍA

Encargado de ventas Encargado de distribución Cliente

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 61 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

A

1 2

1

Nota de venta

O Recibe y en-trega original

al cliente.

9

¿Se liquidó el pago total?

NO

SI

1

Nota de venta

O Solicita firma del cliente de

recibido.

7

1

Nota de venta

O Firma de recibido.

8

1

Nota de venta

O Solicita pago y firma del clien-te de recibido.

10

2 3

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA MERCANCÍA

Encargado de ventas Encargado de distribución Cliente

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 62 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

2 3

A

1

Nota de venta

O Recibe pago y nota firmada por el cliente.

12

1

Nota de venta

O Efectúa pago

y firma de recibido.

11

Nota de venta

O Entrega

original al cliente.

13

Nota de venta

1 Entrega copia firmada por el

cliente.

Nota de venta

1 Recibe y archiva copia

firmada.

15

FIN

PROCEDIMIENTOS VIII.6 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Objetivo: Coordinar la inspección y salvaguarda de la mercancía para conservarla en óptimas condiciones.

Área de aplicación: Almacén.

Políticas: La mercancía existente en el almacén será de cuando más el stock indicado. El conteo físico se hará por lo menos una vez al mes.

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 1 2 3 4 5 6 7

Encargado de almacén

Supervisor

Inicia procedimiento

Coteja registro de control de inventarios de los artículos en almacén. Verifica el modelo del artículo y procede al conteo físico. Comprueba y registra la cantidad real de artículos en existencia.

¿Se encontraron diferencias en el inventario? SI: Registra faltantes o artículos en deterioro. Informa al supervisor y señalan las medidas preventivas y/o correctivas pertinentes. NO: Elabora reporte de control de inventarios en original y copia, firma y envía al supervisor para su acreditación. Recibe y revisa el registro de control de inventarios.

¿Es correcto?

Continúa procedimiento

Registro de control de inventarios

Formato F.

Formato de faltantes o

artículos en deterioro Formato H.

Reporte y registro de control de inventario

Formato F y G.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 63 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII. 6 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

No. Act.

Responsable Descripción de las operaciones Documento a consultar o

generar 8 9

10

11

Supervisor

Encargado de almacén

Supervisor

Encargado de almacén

Continúa procedimiento

NO: Realiza observaciones pertinentes y envía para su corrección. Recibe y realiza las correcciones pertinentes. Regresa actividad No. 6. SI: Firma el reporte de control de inventario, archiva copia y envía original al encargado de almacén. Recibe y archiva original del reporte y actualiza registro de control de inventarios.

Finaliza procedimiento

Reporte de control de inventarios

Formato G.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 64 De: 97

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MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Encargado de almacén Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 65 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

SI

INICIO

¿Encontró diferencia?

NO

Registro de artículos

Obtiene registro de artículos.

1

Registro de artículos

Verifica modelo y realiza con-

teo físico.

2

Registro de artículos

Registra cantidad real de artículos.

3

Registro de artículos

Informa al su-pervisor y se-

ñalan medidas.

5

Registro de artículos

Registra faltantes o arts.

en deterioro.

4

1 2

VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Encargado de almacén Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 66 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Registro de control de inventarios

Elabora, firma y envía

registro.

6

O 1

A

SI ¿Es correcto?

NO

1 2

Registro de control de inventarios

Recibe y revisa

registro.

7

O 1

Registro de control de inventarios

Realiza observaciones para corregir.

8

O 1

Registro de control de inventarios

Recibe y corrige

registro.

9

O 1

A

2 3

VIII. PROCEDIMIENTOS VII.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Encargado de almacén Supervisor

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 67 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Registro de control de inventarios

Firma, archiva copia y envía

original.

10

O 1

2 3

Registro de control de inventarios

Recibe y archiva original.

11

O

FIN

IX. DIRECTORIO

No. Nombre Cargo Teléfono

1 Rogelio Aguirre Nolasco Dueño 30930334

2 Rogelio Aguirre Ventura Supervisor 30930334

3 Celia Ventura Santiago Encargado de compras 30930334

4 Daniel Aguirre Ventura Encargado de almacén 30930334

5 Guadalupe Aguirre Ventura Encargado de ventas 30930334

6 Luis Alberto Aguirre Ventura Encargado de distribución 30930334

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 68 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

X. SIMBOLOGÍA

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA)

Símbolo Representa

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en le procedimiento.

Documento. Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo. Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 69 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Solicitud de mercancía. Formato mediante el cual las áreas que conforman la mueblería

deben solicitar la mercancía que requieran.

Nota de remisión. Documento que se recibe del proveedor al momento de entregar la

mercancía que se le requirió para compra.

Notas de pago. Documentos que quedan pendientes de pago.

Nota de venta. Documento que se elabora al momento de que un cliente adquirió mercancía para el control de las ventas.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 70 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO A. SOLICITUD DE MERCANCÍA

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 71 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Observaciones:_________________________ (8)___________________________ ____________________________________________________________________

Solicitud No.: (1)

Fecha: / (2) /

Solicitante (9)

Firma

Recibe (10)

Nombre y firma

No. Cantidad Descripción Fecha requerida (4) (5) (6) de entrega (7)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

Solicitante: (3)

SOLICITUD DE MERCANCÍA

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para la Solicitud de mercancía

El llenado de este formato por parte del solicitante será previo al pedido de mercancía.

CAMPO

N°

CONCEPTO

R E G I S T R A R

1

Solicitud No.

Número progresivo de solicitud.

2

Fecha

Día, mes y año en que se elabora.

3

Solicitante

Nombre completo de la persona y/o área que solicita la mercancía.

4

No.

Número consecutivo de cada renglón.

5

Cantidad

Con número la cantidad de mercancía requerida.

6

Descripción

Detalladamente cada una de las características de la mercancía.

7

Fecha requerida de entrega

Indicar fecha requerida de entrega.

8 Observaciones

Las aclaraciones pertinentes o que se crean necesarias.

9

Solicitante

Firma

10

Recibe

Nombre y firma de la persona que recibe la solicitud en el área de almacén.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 72 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO B. COTIZACIÓN PARA COMPRAR.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 73 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Observaciones:________________________(11)_________________________ __________________________________________________________________

Nombre: (2)

Elabora (12)

Puesto y firma

Autoriza (13)

Nombre, puesto y firma

Fecha : / (3) /

No. Proveedor Cantidad Descripción Costo Fecha de Fecha de Unit. entrega entrega req. (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

COTIZACIÓN PARA COMPRAR M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

Cotización No.: (1)

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para cotización de compra

El presente formato debe elaborarse toda vez que se presente una negociación de compra.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1

Cotización No.

Número progresivo de cotización.

2

Nombre

Nombre completo de la persona que elabora la cotización.

3

Fecha

Día, mes y año de elaboración.

4

No.

Número consecutivo de cada renglón

5

Proveedor

Nombre del proveedor.

6

Cantidad

Cantidad de mercancía requerida.

7

Descripción

Especificar detalladamente cada una de las características de la mercancía.

8

Costo Unitario

Costo unitario de la mercancía.

9

Fecha de entrega

Fecha en la que el proveedor se compromete a entregar el pedido.

10

Fecha de entrega requerida

Fecha requerida de entrega de la mercancía solicitada.

11

Observaciones

Las aclaraciones pertinentes o que se crean necesarias.

12

Elabora

Puesto y firma de la persona que elabora la cotización.

13

Autoriza

Nombre, puesto y firma de la persona que autoriza.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 74 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO C. ORDEN DE COMPRA.

No. (4)

Cantidad (5)

Descripción (6)

Precio Unitario

(7)

Importe(8)

Total (9)

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 75 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

ORDEN DE COMPRA

Proveedor: (2)

No. Orden: (1)

Fecha: / (3) /

Solicitante (10)

Nombre, puesto y firma

Recibe mercancía (11)

Nombre y firma

Elabora (12)

Nombre y firma

Observaciones: ______________(13)____________ ___________________________________________

Autoriza (14)

Nombre, puesto y firma

M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para la Orden de compra El formato de orden de compra se utilizará toda vez que se decida adquirir mercancía con el proveedor seleccionado en el formato de cotización previamente elaborado.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1

No. Orden

El número progresivo de orden.

2

Proveedor

Nombre y razón social

3

Fecha

Día, mes y año de elaboración de la orden de compra.

4

No.

Número consecutivo de cada renglón.

5

Cantidad

Cantidad solicitada de mercancía.

6

Descripción

Describir lo más amplio posible las características de la mercancía a solicitar (marca, modelo, color, número de catálogo, etc.)

7

Precio Unitario

Precio unitario de cada mercancía.

8

Importe

Resultado de multiplicar el precio unitario por el número de unidades por adquirir.

9

Total

Suma de los resultados incluyendo los descuentos en su caso

10

Solicitante

Nombre, puesto y firma del responsable que solicita el o los artículo(s).

11

Recibe mercancía

Especificar nombre y firma la persona responsable de recibir la mercancía solicitada.

12

Elabora

Nombre y firma de la persona que elabora la orden de compra.

13

Observaciones

Aclaraciones o comentarios pertinentes, en este caso especificar claramente el lugar y/o domicilio completo para la entrega del artículo.

14 Autoriza Nombre, puesto y firma de la persona que autoriza la orden de compra. ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 76 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO D. NOTA DE REMISIÓN.

Cantidad Artículo Precio Importe(7) (8) (9) (10)

Total $ (11)

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 77 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

NOTA DE REMISIÓN

Dependencia: (1) Remisión No.: (2)

(3) A _______ de ___________________ de ________ Nombre: (4) Dirección: (5) _________________________________________ R. F. C. (6)

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para la Nota de remisión

El formato Nota de remisión lo genera el proveedor pero debe tener estas especificaciones.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1

Dependencia

Nombre completo de la dependencia sin abreviaturas.

2

Remisión No.

Número de remisión progresivo interno del proveedor.

3

Fecha

Día, mes y año de elaboración de la nota de remisión.

4

Nombre

Nombre del cliente que origina la elaboración de la nota de remisión.

5

Dirección

Domicilio de la mueblería.

6

RFC

Colocar R. F. C.

7

Cantidad

Cantidad de artículo(s) adquiridos.

8

Artículo

Especificaciones (modelo, color, etc.) de cada artículo que se está adquiriendo.

9

Precio

Precio unitario de cada artículo.

10

Importe

Resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad.

11

Total

Suma de los renglones de importe, incluyendo en su caso descuento sobre compra.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 78 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO E.NOTA DE VENTA.

Cantidad Artículo Precio Importe (6) (7) (8) (9)

Toda cancelación causará interés Total $ (10)

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 79 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

NOTA DE VENTA

Remisión No.: (1)

(2) A ______ de __________________ de _______ Nombre: (3) Dirección: (4) ________________________________________ R. F. C. (5)

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para la Nota de venta

El Formato Nota de Venta se origina cuando compran los clientes.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1

Remisión No.

Número de remisión progresivo interno.

2

Fecha

Día, mes y año de elaboración de la nota de venta.

3

Nombre

Nombre del cliente que origina la elaboración de la nota de venta.

4

Dirección

Domicilio del cliente que origina la nota de venta.

5

RFC

Colocar R. F. C. del cliente

6

Cantidad

Cantidad de artículo(s) adquiridos por el cliente.

7

Artículo

Especificaciones (modelo, color, etc.) de cada artículo que adquiere el cliente.

8

Precio

Precio unitario de cada artículo.

9

Importe

Resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad.

10

Total

Suma de los renglones de importe, incluyendo en su caso descuento sobre venta y el monto de flete.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 80 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO F. REGISTRO DE CONTROL DE INVENTARIOS.

Modelo: (1) Artículo: (2) Descripción del artículo: (3)

Entrada Salida

Fecha Cantidad Precio

unitario compra

Proveedor Fecha Cantidad Motivo de salida Firma

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 81 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

REGISTRO DE CONTROL DE INVENTARIOS

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para el Registro de Control de inventario

Formato que se empleará para la carpeta de registro de control de inventario de cada

artículo.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1 Modelo Número del modelo.

2

Artículo

Nombre del artículo a registrar.

3

Descripción del artículo

Descripción específica del artículo; como modelo, color, etc.

4

Fecha

Día, mes y año de entrada del artículo.

5

Cantidad

Cantidad recibida que indique la nota de remisión.

6

Precio unitario compra

Precio unitario del artículo que indique la nota de remisión.

7

Proveedor

Nombre y razón social del proveedor

8

Fecha

Día, mes y año de la salida del artículo.

9

Cantidad

Cantidad que salió del artículo.

10

Motivo de salida

Motivo que origina la salida del artículo.

11

Firma

Firma de aprobación o conformidad de la salida del artículo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 82 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO G. REPORTE DE CONTROL DE INVENTARIOS.

Mes: (1) Año: (2)

Modelo Artículo

Entrada

Salida Existencia

(3) (4) (5) (6) (7)

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 83 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

REPORTE DE CONTROL DE INVENTARIOS

Elabora (8)

ENCARGADO DE ALMACEN

Autoriza (9)

SUPERVISOR

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para el Reporte de Control de inventario

Formato que se empleará para la carpeta de registro de control de inventario de los

artículos.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1 Mes Mes de elaboración.

2

Año

Año de elaboración.

3

Modelo

Número del modelo.

4

Artículo

Descripción del artículo.

5

Entrada

Cantidad total de entradas del artículo.

6

Salida

Cantidad total de salidas del artículo.

7

Existencia

Resta de las entradas y salidas.

8

Elabora

Firma del encargado de ventas.

9

Autoriza

Firma del supervisor.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 84 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

XII. ANEXOS DEL MANUAL

FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO

H. FALTANTES Y DETERIORO DE ARTICULOS.

FALTANTES Y DETERIORO DE ARTICULOS

Modelo

Faltante

Acción Correctiva

Deterioro

Acción Correctiva

(1) (2) (3) (4) (5)

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 85 De: 97

Sustituye a: Página: De: De fecha:

MUEBLERÍA SAGITARIO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

M U E B L E R Í A

“SAGITARIO” RECAMARASCOMEDORES

PIEZAS SUELTAS SOBRE DISEÑO

AV. CENTRAL BIS. 2. SAGITARIO 10. ECATEPEC, EDO. DE MÉXICO

XII. ANEXOS DEL MANUAL

Instructivo de llenado para faltantes y artículos en deterioro

Formato que se empleará para la carpeta de registro de control de inventario de los

artículos.

CAMPO N°

CONCEPTO R E G I S T R A R

1 Modelo Número del modelo.

2

Faltante

Cantidad de artículo faltante.

3

Acción correctiva

Investigar los movimientos del artículo, desde la entrada para conocer e identificar responsables

4

Deterioro

Cantidad del artículo en deterioro

5

Acción correctiva

Descripción del deterioro y solución del mismo.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

ANEXO 2. CODIFICACIÓN DE PUESTOS

Descripción de las claves.

El primer elemento comprende las iniciales de cada puesto dadas por tres primeros dígitos

alfabéticos, que son:

Gerente GER

Supervisor SUP

Encargado de Compras ENC

Encargado de Almacén ENA

Encargado de Ventas ENV

Encargado de Distribución END

Los últimos dígitos indican el número de ubicación señalado en la estructura orgánica:

Gerente 1.0

Supervisor 1.1

Encargado de Compras 1.1.1

Encargado de Almacén 1.1.2

Encargado de Ventas 1.1.3

Encargado de Distribución 1.1.4

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 87 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL Puestos con claves.

PUESTO

CLAVE

Gerente

GER1.0

Supervisor

SUP1.1

Encargado de Compras

ENC1.1.1

Encargado de Almacén

ENA1.1.2

Encargado de Ventas

ENV1.1.3

Encargado de Distribución

END1.1.4

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 88 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

ANEXO 3. ANÁLISIS DE PUESTOS 1. Nombre del puesto: ________________________________ Clave: ________________ 2. Ubicación (localización física, edificio, piso): ___________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Departamento: __________________________________________________________ Oficina: ________________________________________________________________ 3. Jornada ordinaria de trabajo: _______________________________________________ Jornada especial de trabajo: ________________________________________________ 4. Horario de alimentos: _____________________________________________________ 5. Días de descanso: _______________________________________________________ 6. Jefe inmediato superior: Puesto: _______________________________________________________________ 7. Reporta a: _____________________________ Para: ___________________________ ______________________________________________________________________ 8. Puestos bajo su mando: __________________________________________________ ______________________________________________________________________ 9. Número de empleados en el puesto: _________________________________________

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 89 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Descripción Analítica o Específica 1. Actividades diarias: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Actividades periódicas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Actividades eventuales: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Descripción Genérica Funciones: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 90 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL Requerimientos 1. Habilidades: a) Conocimientos especiales necesarios (especificar): ___________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ b) Experiencia: No Necesaria ( ) Puesto: _______________________________________________ Área: _________________________________________________ Necesaria ( ) Puesto: ______________________________________________ Área: _________________________________________________ Deseable ( ) Puesto: ______________________________________________ Área: _________________________________________________ Indispensable ( ) Puesto: ______________________________________________ Área: _________________________________________________

Marca Grado Especificar habilidad

requerida

No hace falta más de un mes.

Es necesario más de un mes.

Más de tres meses pero menos de un año.

Un año o más de un año.

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 91 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

c) Aptitud: ___ Buena comunicación con todos los niveles de la organización. ___ Toma de decisiones rápida y oportuna. ___ Trabajo en equipo. ___ Manejo eficiente de la información. d) Iniciativa: ___ Para interpretar las órdenes recibidas y ejecutarlas adecuadamente. ___ Para resolver algunos problemas sencillos que se presenten en el trabajo. ___ Para resolver problemas difíciles que se presenten eventualmente en el trabajo. ___ Para resolver problemas difíciles que se presenten constantemente en el trabajo. ___ Para resolver problemas de gran complejidad y trascendencia que se presenten en el trabajo.

2. Responsabilidad

a) Operación de equipos y herramientas: $ ____________________ b) Información: ________ % c) Resultados: ________ % d) Subordinados: ________ % e) Trámites y/o procesos: ___ Los errores u omisiones en el trabajo pueden afectar la marcha de la sección. ___ Los errores u omisiones en el trabajo pueden afectar la marcha del departamento. ___ Los errores u omisiones en el trabajo pueden afectar la marcha de la división. ___ Los errores u omisiones en el trabajo pueden afectar la marcha de la organización.

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 92 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

f) Valores y equipos: ___ Los bienes que maneja pueden producir perjuicios hasta por $1,000.00 ___ Los perjuicios pueden ser por más de $1,000.00, pero menos de $3,000.00 ___ Por más de $3,000.00, pero menos de $25,000.00 ___ Por más de $25,000.00

g) En la dirección de personas:

Niveles Tipo de

responsabilidad Total Gerencial Funcionarios Empleados Obreros

calificados

Obreros no

calificados

Directa Indirecta

3. Esfuerzo:

a) Mental y/o visual: ______ % ___ Atención normal. ___ Mucha atención en periodos cortos. ___ Atención intensa en periodos regulares. ___ Atención constante, intensa y sostenida. b) Físico: ______ % ___ Muy poco. ___ Intenso pro no constante. ___ Intenso y muy constante.

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Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 93 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL 4. Condiciones de trabajo:

a) Ambiente:

Aspecto Pésimo Deficiente Bueno Excelente Iluminación Olores Humedad Corrientes de aire Ventilación Frío Calor Limpieza Ruido

b) Tipo: 100% 75% 50% 25% 10% Eventual Interior Exterior Escritorio Mostrador Vehículo De pie Sentado Caminando Manejando

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Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 94 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

c) Riesgos:

Accidentes de trabajo Elevadas Considerables Escasa Remotas Caídas Cortadas Mutilaciones Quemaduras Golpes Choques eléctricos Raspaduras Machucaduras Envenenamientos

d) Enfermedades profesionales:

Enfermedad profesional Elevadas Considerables Escasa Remotas Alergias Sordera Ceguera Enfermedades respiratorias Estrés Enfermedades digestivas Otros

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 95 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL

PERFIL DEL PUESTO Edad: ________________ Sexo: M ( ____ ) F ( ____ ) No importa ( ____ ) Estado civil: Soltero ( ) Casado ( ) No importa ( ) Características psicológicas deseables: ________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

Características físicas No

necesaria Necesaria Deseable Indispensable

Agudeza visual Agudeza auditiva Agudeza olfativa Capacidad táctil Habilidad expresiva Coordinación general Estatura Salud

Escolaridad: Primaria ( ) Secundaria ( ) Bachillerato ( ) Carrera técnica o comercial (especificar) ( ) _______________________ Profesional (especificar) ( ) _______________________ Otros estudios (especificar) ( ) _______________________

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Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

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Lic. María Lourdes Valencia Velasco

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Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 96 De: 97

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XII. ANEXOS DEL MANUAL Idioma: No Necesario ( ) Necesario ( ) Deseable ( ) Indispensable ( )

Requiere: Leerlo ( ) Leerlo y escribirlo ( ) Hablarlo ( ) Dominarlo ( ) Nombre del entrevistador: ___________________________________________________ Puesto: __________________________________________________________________ Antigüedad en el puesto: ____________________________________________________ Revisó: Nombre: _________________________________________________________________ Puesto: __________________________________________________________________ Aprobó: Nombre: _________________________________________________________________ Puesto: __________________________________________________________________ Observaciones: ___________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________

ELABORÓ:

Guadalupe Aguirre Ventura

Cristy Jazmín Pérez Sánchez

REVISÓ:

Lic. María Lourdes Valencia Velasco

AUTORIZÓ:

Sr. Rogelio Aguirre Nolasco

Fecha: DICIEMBRE /2008 Página: 97 De: 97

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C O N C L U S I O N E S

Al realizar este trabajo se pudo observar la importancia de las microempresas en nuestro país y la competencia global que existe en la actualidad. Después de haberse realizado un estudio profundo de aspectos administrativos y haberse seguido una metodología para la recopilación de los datos y su análisis; así como de haberse llevado a la práctica los conocimientos establecidos en el marco teórico se concluye a lo siguiente: La mueblería a permanecido en el mercado, pero existe un nulo crecimiento y

desarrollo debido a la carencia de un sistema administrativo documentado. Considerando lo anterior se propone la documentación y diseño de un nuevo sistema mediante la presentación de un Manual General de Organización que le permita un mayor control y organización de sus operaciones facilitando su ejecución y logro de los objetivos permitiendo su evolución, desarrollo y crecimiento en el mercado actual.

50

BIBLIOGRAFÍA

o Franklin, Enrique Benjamín. (2da edición). Organización de Empresas. México. 2004. Mc.

Graw - Hill. o García, José Guadalupe. (1ra edición). Métodos e investigación administrativa: Guía de

elaboración de tesis. México. 2001. Trillas.

o Gómez, Guillermo. (8va edición). Planeación y Organización de Empresas. México. 1994. Mc. Graw- Hill.

o Münch, Lourdes. (6ta edición).Fundamentos de Administración. México. 2005. Trillas.

o Ortiz, Frida; García, María del Pilar. (1raedición) Metodología de la Investigación: El

Proceso y sus Técnicas. México. 2000. Limusa.

o Rodas, A.; Arroyo, M. (3ra edición). Administración Básica. México. 1999. Limusa.

o Silva, Edith Rosa; Oliva, Eduardo. (1ra edición). Organización y Sistemas Administrativos. México. 2003. Ediciones Taller Abierto.

51

ANEXO 1. TABLA DEL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION

De acuerdo al Diario Oficial de la Federación (DOF)del día 30 de diciembre de 2002 se establecen los criterios de estratificación de empresas de la siguiente manera:

Clasificación por Número de Trabajadores

Sector / Tamaño Industria Comercio Servicios

Microempresa 0 - 10 0 - 10 0 - 10

Pequeña Empresa 11 - 50 11 - 30 11 - 50

Mediana Empresa 51 - 250 31 - 100 51 - 100

Gran Empresa 251 o más 101 o más 101 o más

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ANEXO 2. GUÍA DE OBSERVACIÓN

Para realizar el recorrido en la mueblería y conocer las actividades que desempeñan y los procesos que realizan se diseñó la presente guía de observación.

1. Aspectos generales sobre las condiciones ambientales donde se desarrollan las labores, tales como:

Espacio: Distribución de la planta: Iluminación: Ventilación: Nivel de ruido:

a) Amplio a) Adecuado a) Buena a) Buena a) Excesiva

b) Regular b) Regular b) Regular b) Regular b) Aceptable

c) Reducido c) Mala c) Mala c) Mala c) Bajo

2. Actitud y conductas de los trabajadores en el momento de la visita.

a) Positiva b) Negativa c) Indiferente

3. Posición en que se desarrollan sus labores.

a) De pie b) Sentado c) Caminando d) Agachado

4. La carga de trabajo es adecuada.

a) Si b) No

5. La comunicación interna es adecuada

a) Si b) No

6. Relación que sostienen los trabajadores con sus superiores y compañeros.

a) Buena b) Aceptable c) Mala

7. Indicaciones y señalamientos de seguridad e higiene.

a) Si existen b) Carecen de ellas

8. El control que se lleva a cabo es el adecuado.

a) Si b) No

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ANEXO 3. GUÍA DE ENTREVISTA

1. ¿Cómo se inicio la mueblería? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es la razón por la que se creo la mueblería? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Qué es lo que la mueblería desea lograr a futuro? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. ¿Cuáles son los resultados que desea la mueblería? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. ¿Cuál es el cambio más significativo que ha sufrido la mueblería? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. ¿Quiénes son sus principales proveedores? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7. ¿Quiénes son sus principales clientes? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. ¿Quiénes son sus principales competidores? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. ¿Cuál ha sido el comportamiento de las ventas y las utilidades en el último año? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. ¿Con qué frecuencia reciben reclamos y devoluciones por parte de sus clientes? ¿Por qué? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. ¿Quién es el responsable de tomar las decisiones dentro de la mueblería? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 12. ¿Qué lineamientos siguen para la toma de decisiones? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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13. ¿Se cuenta con un organigrama o una estructura gráfica que muestre las áreas en las que se

divide la mueblería? SI _____ NO _____

¿Por qué? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14. ¿Cuáles son las áreas que conforman a la mueblería? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. ¿Quiénes son los responsables de dichas áreas? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 16. ¿Cuáles son las funciones y/o actividades que desempeña cada colaborador? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 17. ¿Cómo se asegura de que cada uno cumple con las funciones y/o actividades asignadas? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 18. ¿Cuáles son los procedimientos que se llevan a cabo? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 19. ¿La información proporcionada está definida por escrito? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 20. ¿Cómo se transmite la información? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 21. ¿Cómo es la relación con sus colaboradores? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 22. ¿Cree usted que la aplicación de algún instrumento administrativo permitirá mejorar el

desempeño, crecimiento y desarrollo de la Mueblería Sagitario? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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ANEXO 4. CUESTIONARIO

OBJETIVO: Determinar las necesidades y la situación actual de la Mueblería Sagitario. INSTRUCCIONES: Subraya y/o contesta las siguientes pregunta con tinta negra o azul. PUESTO: ______________________________________________________________________ 1. ¿Conoce lo que la mueblería quiere lograr a futuro?

a) Por escrito b) Verbalmente c) No

2. ¿Conoce la razón por la que se creo la mueblería?

a) Por escrito b) Verbalmente c) No 3. ¿Se han determinado ciertos lineamientos o criterios en la toma de decisiones acerca de problemas que se repiten con cierta frecuencia dentro de la mueblería?

a) Por escrito b) Verbalmente c) No 4. ¿Considera que sus actividades están acorde al grado de autoridad y responsabilidad que ejerce?

a) Si b) No 5. Las funciones y actividades que desempeña están definidas:

a) Por escrito b) Verbalmente c) No 6. ¿Las actividades y funciones que realiza también las desempeña otra persona?

a) Si b) No 7. ¿Recibe órdenes solo de un supervisor o jefe?

a) Si b) No 8. ¿Su carga de trabajo es excesiva?

a) Si b) No 9. La coordinación de su trabajo se ve afectada por:

a) Actitud del b) Mala interpretación de c) Sincronización de personal funciones y actividades recursos y esfuerzos

10. ¿Hay pérdida de recursos por falta de coordinación?

a) Si b) No 11. ¿Qué tipo de comunicación predomina en la mueblería?

a) Formal b) Informal c) No existe

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12. ¿Cómo se comunica con personas externas a la mueblería?

a) Por escrito b) Verbalmente c) Ambas 13. ¿Cómo se resuelven los problemas en la mueblería?

a) Anticipadamente b) Cuando se presentan c) Después de que ocurren 14. ¿Están definidos los procedimientos para llevar a cabo su trabajo?

a) Por escrito b) Verbalmente c) No 15. ¿Con qué catálogos cuenta?

a) Clientes b) Proveedores c) Productos o servicios d) Ninguno 16. ¿Utilizan algún sistema de información (cómputo) para el control de proveedores y/o clientes?

a) Si b) No 17. Se dispone de:

a) Manuales b) Catálogos c) Listas de precios d) Muestrarios 18. ¿Las condiciones de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de sus funciones?

a) Si b) No 19. ¿La distribución del espacio permite el flujo de trabajo de forma ágil y eficiente?

a) Si b) No 20. ¿Dispone del material adecuado para llevar acabo sus tareas?

a) Si b) No

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!