SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO GRUPO DE … · 2012-02-09 · 1 Superintendencia de...

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia

Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 – Bogotá D.C. – Colombia

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Email: [email protected]

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SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

GRUPO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA 12 DE 2011

[email protected]

OBJETO: Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda Vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad.

PLIEGO DEFINITIVO

BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE DE 2011

mailto:[email protected]






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CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

No. 12 DE 2011.

ACTIVIDAD

FECHA

LUGAR

Publicación del aviso de convocatoria, proyecto de pliegos y estudios previos

30 de noviembre de 2011 www.supernotariado.gov.co www.contratos.gov.co

Presentación de observaciones al proyecto de pliegos

Del 30 de noviembre al 7 de diciembre de 2011

psamc07_2011@supernotariad

o.gov.co

Respuesta a observaciones al proyecto de pliego

Del 30 de noviembre al 7 de diciembre de 2011

www.supernotariado.gov.co www.contratos.gov.co

Publicación del Acto de Apertura y Pliego de Condiciones Definitivo

9 de diciembre de 2011 www.supernotariado.gov.co y www.contratos.gov.co

Presentación de Manifestaciones de Interés

Del 12 al 14 de diciembre hasta las 4:00 p.m.

Únicamente se recibirán en el Grupo de Archivo y Correspondencia de la SNR. Calle 26 No. 13 - 49

Audiencia de aclaración a los pliegos definitivos

13 de diciembre de 2011 Hora: 9:30 a.m.

Sala de juntas Secretaria General de la SNR. Calle 26 No. 13 – 49 Int. 201 Piso 3.

Audiencia de Sorteo de Consolidación de Interesados y Publicación de resultados

14 de diciembre de 2011 Hora: 10:00 a.m.


Fecha de inicio para la presentación de propuestas

14 de diciembre de 2011

Únicamente se recibirán en el Grupo de Archivo y Correspondencia de la SNR. Calle 26 No. 13 – 49 Int. 201 Piso 1.

Cierre y recepción de ofertas. 16 de diciembre de 2011 Hora: 3:00 P.M

Únicamente se recibirán en el Grupo Archivo y Correspondencia de la SNR. Calle 26 No. 13 – 49 Int. 201 Piso 1.

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http://www.contratos.gov.co/












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ACTIVIDAD

FECHA

LUGAR

Verificación y evaluación de las propuestas

19 al 20 de diciembre de 2011 Comité Evaluador

Publicación del informe de evaluación

21 de diciembre de 2011 www.supernotariado.gov.co y www.contratos.gov.co

Recepción de observaciones al informe de evaluación y respuestas a las mismas

22 al 23 de diciembre de 2011

psamc07_2011@supernotariad

o.gov.co

Audiencia pública de adjudicación

26 de diciembre de 2011 Hora: 3:00 P.M


Publicación de resolución de adjudicación y Perfeccionamiento del contrato

Al día siguiente a la Adjudicación del proceso

www.supernotariado.gov.co y www.contratos.gov.co

INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS Antes de preparar la propuesta, lea cuidadosamente los Pliegos de Condiciones, con el fin de evitar errores u omisiones que impidan tener en cuenta su propuesta para efectos de adjudicación. En particular se deben analizar todas las circunstancias de ejecución que podrían en un momento dado afectar el desarrollo del objeto del contrato, los costos, el plazo, los sitios de ejecución o cumplimiento de los fines perseguidos con este proceso de selección. Se recomienda, de manera general, observar todos los requerimientos legales, jurídicos y técnicos de manera que la oferta se ajuste a estos pliegos, que a la vez harán parte del contrato que se suscriba como resultado de la adjudicación del proceso. Verifique cuidadosamente que se anexe la totalidad de los documentos exigidos y revise que estén vigentes, debidamente firmados, sin enmendaduras y ordenados en el orden señalado para facilitar su ubicación y revisión.












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Igualmente, se recomienda no formular ningún tipo de consulta en forma personal y evitar el contacto con los funcionarios o asesores externos de la entidad que participen en el trámite, en aras de garantizar la transparencia del proceso y preservar la igualdad y calidad de la información que todos deben obtener en forma simultánea. Con este propósito se solicita a todos los interesados abstenerse de formular consultas telefónicas o personales. Cualquier inquietud, consulta o solicitud de aclaración debe formularse por escrito y será respondida a través de la página Web http://www.supernotariado.gov.co y/o [email protected] a todos los participantes. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en los Pliegos de Condiciones y anexar la documentación exigida.

No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en los Pliegos de Condiciones.

Las modificaciones, correcciones o enmiendas del texto de la propuesta debe estar convalidadas con la firma del proponente o del representante legal, según el caso, al pie o al lado de la misma. Sin este requisito, las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas y por tanto se tendrán por no escritas.

Todas y cada una de las páginas, tanto del original como de las copias, deberán estar foliadas en estricto orden consecutivo ascendente sin incluir ninguna clase de subnumerales o páginas adicionales distinguidas con letras o cualquier otra clase de identificación diferente a la enumeración total de las mismas, incluyendo en cada ejemplar documentos legibles y cumpliendo los requisitos indispensables para considerar y estudiar la propuesta.

No se aceptan propuestas que excluyan ítems o alcances de estos Pliegos de Condiciones.

Las propuestas deben sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en estos Pliegos de Condiciones.

El proponente debe diligenciar y presentar los Anexos exigidos, para lo cual podrá utilizar los mismos o fotocopias o facsímiles elaborados por el proponente.

La propuesta debe presentarse oportunamente según lo indicado en Estos Pliegos de Condiciones








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CAPITULO I

INFORMACIÓN GENERAL

1.1. MARCO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR. El artículo 17 del Decreto 2163 de 2011, por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro, asigna las funciones para la Oficina de Informática, en el numeral 1, delega la función de coordinar institucionalmente los temas relacionados con la informática y las comunicaciones. La Oficina de Informática de la Superintendencia de Notariado y Registro, tiene la responsabilidad de administrar y diligenciar los recursos tecnológicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, en los temas relacionados con los servidores, bases de datos y aplicaciones administrativas, con el fin de brindar a los usuarios de las múltiples actividades de la Entidad, los recursos tecnológicos para colocar al servicio de funcionarios los programas: el ERP (Nomina, Tesorería, Correspondencia, contabilidad, presupuesto, etc.), El Sistema de Información Notarial - SIN, Reparto Notarial, Hojas de Vida de Notarios, Actividades Notariales, administración de usuarios (Directorio Activo), administración de infraestructura e inventario de equipos de computo y software y otros. Velar por la funcionalidad y seguridad de la red de la Entidad. Así mismo la Oficina de Informática encargada de mantener los servicios en las Oficinas de Registro sistematizadas del país donde se presta el servicio con los sistemas de información SIR y Folio Magnético. El Proyecto de Modernización y Sistematización de los Servicios de la SNR a Nivel Nacional, ha involucrado para la entidad la adquisición de tecnologías necesarias para cumplir con los objetivos trazados, y que obligan a la Entidad a contar con un modelo de operación que le permita el acercamiento a metodologías probadas como es ITIL, para hacer mejor la gestión de servicios, del soporte técnico, la gestión de la Seguridad, oficios que hacen necesario la aplicación de sistemas con tecnologías electrónicas. La administración de los años 2004 al 2007, adquirió herramientas tecnológicas como hardware y software para la administración, protección, control e inventario de equipos de cómputo, a través de la firma DB-System, a la cual le compró el paquete de productos de Computer Associattes, las cuales se describe:






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Posteriormente en el año 2009 se firmó el contrato 651 con la firma MSL Distribuciones LDA, con el objeto realizar los servicios de reinstalación, actualización, implantación y capacitación de las herramientas Computter Associattes – CA, como Unicenter Desktop Management, Network And System Management, Etrust Intrusion Detecction, Etrust Management (Antivirus-Antyspyware., las cuales se encuentran operando adecuadamente.

En el 2010 por contrato 628 de 2010, se llevó a cabo la renovación del licenciamiento de: Licencias (2.300) del software antivirus CA Threat Manager Total Defense y de 2300 Licencias del software CA IT Client Manager para la administración de equipos microcomputadores a nivel nacional y de 30 Licencias de CA Unicenter Network and System Management – NSM para el monitoreo de Servidores.

1.2. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

Como se describió, la gestión, operación y soporte de la plataforma tecnológica genera una demanda de herramientas tecnológicas y de personal experto, necesidad que actualmente la Entidad requiere atender con profesionales externos a la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR, debido a la des actualización de las herramientas y a un mayor conocimiento y experiencia en operación de las herramientas en aspectos que no se alcanzan a tratar en las sesiones de entrenamiento recibidas durante el tiempo de instalación y puesta en marcha de las soluciones.

El Centro de Computo tiene a su cargo la gestión y administración de los recursos informáticos que soportan las actividades enmarcadas como misionales de la Superintendencia de Notariado y Registro, garantizando el mejoramiento de los niveles de productividad derivados del uso de dichos recursos.

En este orden debe garantizar la conectividad y la funcionalidad de los sistemas de información, y colocar los recursos tecnológicos con que cuenta la Entidad a sus funcionarios, para el cumplimiento de sus funciones, al igual velar por la prestación de los servicios contratados (Internet y Correo Electrónico) se ejecuten normalmente, al ofrecer seguridad de los sistemas de información, por lo cual se deben reinstalar y actualizar las versiones de las herramientas tecnológicas que soportan la gestión de herramientas tecnologías, con nuevas características y mejor desempeño.






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Dentro de las herramientas adquiridas se encuentra Unicenter Service Plus service desk o mesa de ayuda, el cual es el software de administración y gestión de los requerimientos de los usuarios de los diferentes sistemas de información (IT), el cual recibe las peticiones de soporte técnico, las registra, asigna número de tiket, se gestiona el soporte, según el caso se entrega a profesional para su atención, lleva la ruta de seguimiento, obteniendo sus estadísticas por tipo de casos, acuerdos de niveles de servicios (ANS), etc. Esta se encuentra alineada de acuerdo a las mejores prácticas de ITIL La herramienta anteriormente descrita, se necesita actualizar con su licenciamiento para contar con el respectivo soporte de la firma que atienda los inconvenientes presentados en su funcionamiento. Es importante garantizar la adecuada administración y la operación 7x24X365 de la infraestructura tecnológica conformada por las Bases de Datos Oracle, servidores, almacenamiento, servidores de aplicaciones y copias de respaldo.

1.3. OBJETO Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad. 1.4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES. Para atender este requerimiento se hace necesario considerar lo siguiente: De acuerdo al inventario de las herramientas de software de la Entidad se requiere actualizar, configurar el modulo de la mesa de ayuda y capacitar a los funcionarios en su gestión y administración: 1.4.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS SOLUCIÓN Las siguientes son las condiciones mínimas obligatorias que debe cumplir la solución de la oferta:






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1 Unicenter

Service Desk y reporteador

1. Actualizar a la última versión del software de la mesa de ayuda CA.

2. La solución debe permitir la administración centralizada de usuarios.

3. Capacitar a los funcionarios del Centro de Computo en Sitio en:

Las instalaciones realizadas.

Monitoreo y gestión de la herramienta en producción.

Instalación y Configuración de parches generados por CA.

Configuración de la herramienta en el proceso de gestión de incidentes.

Diseño y generación de reportes.

Mantenimiento de la herramienta. 4. Implementación modulo de reportes

2 Servicios

1. Servicio de transición de la mesa de ayuda vantive a la mesa de ayuda de la Entidad y puesta en funcionamiento del modulo.

3 Servicios

1. Capacitar a 4 funcionarios en la configuración del modulo de mesa de ayuda y en la funcionalidad de este, 40 horas.

4 Servicios 1. Soporte técnico en sitio cuando la Entidad lo requiera

1.4.2. GERENCIA DEL PROYECTO La empresa debe asignar un gerente de proyecto, quien será el responsable del proyecto, de la integración de las funcionalidades de las herramientas de Computtes Associates - CA licenciadas por la Entidad, de igual forma de la capacitación a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro y de realizar las actas de seguimiento a las instalaciones realizadas y de las capacitaciones.

1.4.3. SERVICIOS CONEXOS

Tiempo de garantía.






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El proveedor deberá anexar certificación del fabricante donde conste que garantiza las herramientas objeto del contrato, por un término no inferior a un (1) año. Se exige que los tiempos de garantía sean contados a partir del recibido a satisfacción de la totalidad de los bienes y servicios conexos, por parte del supervisor o supervisores del contrato. Servicio de atención y soporte a la Superintendencia de Notariado y Registro Durante el período de garantía, el proveedor deberá garantizar la prestación del servicio de atención y soporte en la herramienta Help Desk a la Superintendencia de Notariado y Registro durante cinco (5) días a la semana, de lunes a viernes, ocho (8) horas al día, en jornada de 8:00 AM a 5:00 PM En todos los casos, el proveedor debe garantizar el mantenimiento correctivo ON SITE, con un tiempo de respuesta no superior a cuatro (4) horas contadas a partir de la solicitud de servicio. En la oferta el proponente debe indicar claramente el procedimiento como se solicitará y atenderá el servicio. Durante el tiempo de garantía solamente se desplazarán los equipos de su sitio cuando requieran ser observados y/o reparados en el laboratorio del proveedor y el costo será asumido por éste. En el caso de fallas, el proveedor reinstalará y configurará todo el software (programas) que tenía el equipo en ese momento, en el equipo que quede finalmente funcionando. Call Center. El proponente deberá acreditar la existencia de un Call Center, de su propiedad o del fabricante, para la atención del soporte de las herramientas ofertadas. Para esto debe relacionar la ciudad, dirección, teléfono del Call Center, nombre del contacto, e-mail y disponibilidad horaria. Deben indicarse los medios para utilizarlo y los números telefónicos. La Superintendencia de Notariado y Registro se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el oferente. Catálogos. El oferente deberá suministrar los catálogos originales correspondientes a las herramientas ofrecidas, los cuales se requieren para precisar y soportar las características técnicas de los programas objeto del presente proceso de contratación.






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Los catálogos son obligatorios y soportarán todos los ofrecimientos. En todos los casos, los oferentes deben indicar el número de la página del catálogo donde se puede verificar la información, la que además deberá ser resaltada o subrayada en el catálogo. Manuales. El oferente deberá hacer entrega de: un (1) juego de manuales de todos los productos ofrecidos en medio impreso y un (1) juego de manuales en medio óptico. Licencias. Los programas ofrecidos deberán contar con las licencias de uso y todo el software entregado y requerido para el correcto funcionamiento de la solución, de acuerdo a las características técnicas solicitadas. 1.5. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato es de noventa (90) días, contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento del contrato, aporte de la documentación, aprobación de la garantía única y registro presupuestal. 1.6. LUGAR DE EJECUCIÓN La ejecución del contrato se realizará en la Superintendencia Notariado y Registro, ubicada en la ciudad de Bogotá. 1.7. REGIMEN JURÍDICO APLICABLE De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, desarrollado por los Decretos 2474 de 2008, 2025 de 2009 y 3576 de 2009, resulta procedente la contratación mediante el proceso de selección abreviada de menor cuantía, en razón de su objeto y la cuantía. 1.8. FUNDAMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y MODALIDAD ADOPTADA De conformidad con lo establecido en el literal b del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la presente contratación corresponde a la modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía, que está prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o






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destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. De igual manera, el Decreto 2025 de 2008, en sus artículos 9º y 10º derogó las disposiciones establecidas en el Decreto 2474 de 2008, relativas al procedimiento de la Selección Abreviada de Menor Cuantía, estableciendo modificaciones al mismo, que junto con las disposiciones generales del Decreto 2474 establecen las directrices para una contratación bajo esta modalidad. 1.9. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto estimado para la ejecución del presente contrato asciende a la suma de CIENTO CUARENTA Y NUEVE MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS ($149.400.000,oo) M/CTE, incluido IVA, sin incluir 4 por mil para el valor del contrato, con cargo al rubro del proyecto de Sistematización y Modernización de los servicios de la SNR a nivel nacional, Actividad: Sistema de Administración y Seguridades – Sistema de Seguridades. La propuesta que sobrepase el presupuesto oficial estimado para el presente proceso, será rechazada. 1.9.1. ANALISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO

Se realizaron los requerimientos técnicos teniendo en cuenta, las ofertas relacionadas con las empresas expertas en las herramientas descritas y los requerimientos técnicos que se deben aceptar. La mejor oferta es la que cumpliendo los requerimientos técnicos de la Superintendencia, tengan el menor valor de oferta incluido el IVA. El análisis de mercado se realizó teniendo en cuenta dos ofertas de diferentes proveedores utilizando los requerimientos técnicos mínimos:

EMPRESA SAVERA MSL LTDA

VALOR 135,000,000.00 129,270,572.00

IVA 21,600,000.00 20,683,291.52

TOTAL 156,600,000.00 149,953,863.52

PROMEDIO 153,276,931.76

Tasa de Cambio $U= $1.890






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1.10. CERTIFICADO DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL Los recursos presupuestales para cubrir la presente contratación están cargados al rubro presupuestal “SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SNR A NIVEL NACIONAL” según certificado de disponibilidad presupuestal No. 88511 de 21 de noviembre 2011. 1.11. CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE PLIEGOS El pliego de condiciones podrá ser consultado en la página Web de la Superintendencia de Notariado y Registro, http://www.supernotariado.gov.co, y/o www.contratos.gov.co y/o en las instalaciones del Grupo de Contratos, ubicada en la Calle 26 No 13 – 49 Interior 201, piso 3º de la ciudad de Bogotá, en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y las 5 p.m., a partir de la fecha y hora de apertura del proceso. 1.12. NÚMERO DE PARTICIPANTES Se entiende válido el proceso cualquiera sea el número de participantes hábiles (Máximo 10), siempre y cuando permita hacer una selección objetiva. Incluso es válido el proceso, cuando se presente una sola propuesta, y ésta se ajuste al pliego de condiciones y resulte favorable para la Entidad. 1.13. DERECHOS DE PARTICIPACIÓN La participación en este proceso de selección no tiene ningún costo para los interesados. 1.14. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrán ser reveladas a los proponentes ni a otra persona que no participe en dicho proceso hasta tanto se culmine el proceso evaluativo. Todo intento de un Proponente para enterarse indebidamente de las evaluaciones o para influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la evaluación y adjudicación por parte de la Superintendencia, dará lugar al rechazo de la oferta de ese Proponente.








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1.15. CONTROL SOCIAL De conformidad con lo establecido por la Constitución Política y la Ley, a través de este documento se convoca a las Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, para que realicen el control social de este proceso. 1.16. PROGRAMA ESPECIAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “Lucha contra la Corrupción” a través de: los números telefónicos: 1-5623868, 1-5658690, Fax 1- 5658590; y la línea gratuita nacional 018000-913040; correo electrónico, en la dirección: [email protected]; al sitio de denuncias del programa, en la página de internet: http://www.anticorrupcion.gov.co/buzon_denuncias/index.htm; correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8 No 7–27, Bogotá, D. C. También puede reportar el hecho a la Oficina de Quejas y Reclamos a través del número telefónico 328 2121; la línea gratuita, al número telefónico: 018000911616. 1.17. CORRESPONDENCIA Para efectos del presente proceso se establece la dirección: Superintendencia de Notariado y Registro, Secretaria General – Grupo de Contratación Administrativa, Calle 26 No. 13-49 tercer Piso en Bogotá D. C. y el buzón de correo electrónico [email protected] y/o el fax No. 3418676. Toda comunicación o solicitud referente al presente proceso deberá formularse por escrito y radicarse en la Oficina de Archivo y Correspondencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, debidamente identificada con el nombre y número del proceso, dirigida ÚNICAMENTE a la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, como único despacho que canalizará cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y la Superintendencia de Notariado y Registro, y las solicitudes se responderán mediante publicación en la página http://www.supernotariado.gov.co, o en el portal único de contratación http://www.contratos.gov.co. Por tanto, en virtud del principio de transparencia, la Superintendencia da por entendido que los interesados en participar en el presente proceso tienen conocimiento de ellos. En ningún caso habrá aclaraciones, ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas.


http://www.anticorrupcion.gov.co/buzon_denuncias/index.htm









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1.18. AUDIENCIA DE ACLARACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Con el objeto de precisar el contenido y alcance del Pliego de Condiciones, se celebrará una audiencia de aclaraciones el día y hora mencionados en el cronograma del proceso. Esta audiencia se llevará a cabo en la Sala de Juntas de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, y de lo debatido en ella se levantará un acta suscrita por los intervinientes, dejando constancia de las solicitudes de aclaraciones formuladas por los participantes. La administración se tomará el tiempo necesario para evaluar y contestar inquietudes y las observaciones elevadas que impliquen por parte de la Superintendencia, una modificación al pliego de condiciones, lo cual se hará mediante Adenda, que se publicará en la página WEB http://www.supernotariado.gov.co o http://www.contratos.gov.co. 1.19. MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Si como resultado de lo debatido en la audiencia de aclaraciones, o de las observaciones presentadas por los oferentes, se hace necesario modificar el contenido del Pliego de Condiciones, la Superintendencia expedirá las modificaciones pertinentes a los mismos, únicamente mediante Adendas, publicados en la página WEB http://www.supernotariado.gov.co y http://www.contratos.gov.co., para consulta de los interesados. Todos las adendas publicados en desarrollo de este proceso formarán parte integral del presente Pliego de Condiciones.

CAPITULO II

DE LAS EXPRESIONES DE INTERÉS

2.1. MANIFESTACIONES DE INTERÉS Conforme con el inciso final del numeral 3º del artículo 9º del Decreto 2025 de 2009, la manifestación de interés en participar en este proceso es un requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta. La manifestación de interés se puede realizar como Persona Natural, Jurídica, Consorcio o Unión Temporal, debe diligenciar el formato y será firmado por el representante legal del Consorcio o Unión Temporal. Los posibles oferentes interesados en participar en el proceso de selección abreviada de menor cuantía manifestarán su interés, para lo cual deben diligenciar el siguiente formato:










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CARTA DE EXPRESIÓN DE INTERÉS Ciudad y Fecha Señores SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Secretaría General Calle 26 13 - 49, Interior 201, Piso º 3 Bogotá D.C. Ciudad REF: CONVOCATORIA A PRESENTAR EXPRESIONES DE INTERÉS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA 12 DE 2011. [email protected] Estimados señores: ___________________________, identificado con C.C XXXXXXXX en mi calidad de Representante Legal de XXXXX, de conformidad con lo requerido en la presente convocatoria manifiesto mi interés en participar en el proceso de la referencia que tiene por objeto, Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad, de conformidad con los parámetros establecidos en los estudios previos correspondientes, en el presente pliego de condiciones, así como de acuerdo a la oferta presentada por el contratista, siempre y cuando esta última no contradiga lo dispuesto por aquellos. Declaro así mismo: Que ninguna organización diferente a la aquí nombrada tiene participación en esta expresión de interés y que, por lo tanto, solamente el firmante está vinculado a dicha expresión de interés. Que declaramos, bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado al firmar esta carta, que no nos encontramos incursos ni la organización, ni sus directivos, ni el equipo de trabajo con el que se ejecutarán los servicios, en conflicto de interés, y en el evento en que se presente cualquier circunstancia de ese tipo, solicitaremos al representante legal







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de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – SNR, o su delegado que se decida si nos es posible continuar en el proceso de selección. Que no nos encontramos incursos en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución y/o en la Ley. Nos permitimos informar que las comunicaciones relativas a esta convocatoria se recibirán en la siguiente dirección: Interesado: [indicar nombre completo del interesado] Dirección: [indicar dirección y ciudad] Teléfono y fax: [indicar teléfono y fax] Correo electrónico: [indicar teléfono y fax] Atentamente, Nombre: [indicar nombre y cargo del signatario] En calidad de: [indicar el cargo de la persona que firma] C.C.: [indicar documento de identificación del signatario] _______________________________________ Firma autorizada [firma del representante legal] El día [día] del mes [mes] de [año] [Indicar fecha de firma] NOTA: Esta carta debe venir firmada por el representante legal debidamente facultado, en caso de personas jurídicas, Consorcios o Uniones Temporales. 2.2. LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS Los posibles oferentes interesados en manifestar su interés en participar en este proceso, deberán allegar dicha manifestación, en sobre cerrado, al Grupo de Archivo y Correspondencia de la Entidad, ubicado la Calle 26 No. 13-49 Int. 201 1 piso, hasta la fecha y hora estipuladas en el cronograma de este pliego de condiciones. El sobre deberá identificarse con el siguiente rótulo: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA No. 12 DE 2011 [email protected] OBJETO: Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la







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base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad. CONTIENE: MANIFESTACION DE INTERÉS DATOS DEL PROPONENTE 2.3. RECHAZO DE LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS No se aceptarán las manifestaciones de interés enviadas vía fax, correo electrónico o por cualquier otro medio. Esta circunstancia constituye causal de rechazo, al igual que la presentación extemporáneamente de las mismas, es decir, por fuera del término previsto en el cronograma. El proceso se declarará desierto cuando no se presente ninguna manifestación de interés, conforme al numeral 3º artículo 9º del Decreto 2025 de 2000. 2.4. CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE POSIBLES OFERENTES. Cuando el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), se realizará la audiencia pública de sorteo de consolidación de oferentes, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del numeral 4º del artículo 9º del Decreto 2025 de 2009, y conforme a lo establecido en el artículo 45 del Decreto 2474 de 2008. Para la realización de la audiencia de sorteo de consolidación de oferentes deberán asistir los representantes legales o persona facultada mediante poder debidamente otorgado por el Representante Legal. El interesado que no asista a esta diligencia dará a entender que declina su interés en presentar propuestas. La finalidad de la audiencia de sorteo de consolidación de oferentes es escoger entre ellos, un número máximo de diez (10) posibles oferentes para que continúen con el proceso. PROCEDIMIENTO DEL SORTEO El sorteo se efectuará a través de balotas. Para ello, se depositarán en una bolsa igual número de balotas como de expresiones de interés admitidas, diez (10) de estas balotas serán de color rojo y el resto azul. Las de color rojo representan los cupos para presentar ofertas dentro del proceso. Con la consolidación de los posibles oferentes, se entenderá que los seleccionados podrán presentar la oferta en el presente proceso de selección. Lo anterior, de conformidad con el inciso primero del numeral 4º del artículo 9º del Decreto 2025 de 2009. El resultado de dicha escogencia será publicado en la página web de la entidad y el portal de contratación.






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Los oferentes favorecidos en el sorteo respectivo, no pueden ceder o transferir a persona alguna su derecho a presentar oferta.

CAPITULO III TÉRMINOS, PROCEDIMIENTOS Y REGLAS OBJETIVAS QUE GOBIERNAN LA

PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS – ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 3.1. CONVOCATORIA PÚBLICA Mediante aviso publicado en la página Web, el Secretario General de la Superintendencia de Notariado y Registro, realizó la convocatoria brindando la información necesaria para dar a conocer: I) el objeto a contratar, II) la modalidad de selección a utilizar, III) el lugar físico y electrónico donde se pueden consultar el proyecto de pliego y el pliego definitivo, IV) el presupuesto oficial del contrato, y V) los estudios y documentos previos. En los términos anteriores también se publicó el proyecto de pliego de condiciones. 3.2. APERTURA Y CIERRE La Secretaria General de la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante Resolución publicada en la página Web, ordenará la apertura del proceso, quedando establecido en el “Cronograma del Proceso”, su duración y cierre, la cual hace parte integral de este pliego. Adicionalmente, se efectuará la publicación del pliego definitivo para garantizar la transparencia del presente trámite contractual. Desde la fecha de apertura, los posibles oferentes (los consolidados en el sorteo) podrán entregar sus propuestas, cerradas, selladas y marcadas, como se indica en el numeral de “ELABORACIÓN DE OFERTAS”, las cuales serán recibidas únicamente en la oficina del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, lugar en el que se impondrá un adhesivo con la información básica contentiva de la fecha, hora e identificación de la persona que hace entrega de la propuesta. No se aceptarán las propuestas que llegaren a las oficinas del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Superintendencia de Notariado y Registro ubicado en la Calle 26 No. 13-49 en Bogotá D. C., después de la hora fijada para el cierre del proceso, según cronograma. En estos eventos, los sobres respectivos serán devueltos al oferente, sin abrir.






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En la fecha y hora fijada para el cierre, se procederá a dar apertura de los sobres que contienen las ofertas, de lo cual se levantará un acta en la que se consignará la relación de las mismas, en presencia de los asistentes, en la que conste: Número del proceso, fecha, y hora de cierre. Número de radicación, fecha y hora de recibo de la oferta por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia. Nombre del oferente. Valor total de propuesta. Número de folios que la contienen. Número de la garantía de seriedad de la oferta y vigencia. Otras observaciones y las que los oferentes y demás participantes, consideren que deben constar en el Acta. El cierre del proceso se llevará a cabo en la fecha y hora indicadas en el cronograma del proceso. Cuando las circunstancias lo ameriten o cuando lo solicite un número no menor de la tercera parte de los interesados en participar, la Superintendencia, mediante la expedición de ADENDA, podrá prorrogar el plazo de presentación de las propuestas, antes de su vencimiento, por el término establecido en la Ley. 3.3. INFORMES DE EVALUACIÓN Los informes de evaluación de las propuestas estarán a disposición de los oferentes en la página WEB http://www.supernotariado.gov.co o www.contratos.gov.co, durante los tres días hábiles siguientes a la finalización del término previsto para las evaluaciones, conforme lo definido en el cronograma del proceso. Igualmente, a partir de este mismo momento, las propuestas estarán a disposición de los oferentes en la Coordinación del Grupo de Contratación Administrativa de la Secretaría General de la Superintendencia. REGLAS DE SUBSANABILIDAD La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento hasta la audiencia de adjudicación.








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En ningún caso se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. 3.4. AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN En la fecha y hora establecida por este pliego de condiciones en el “Cronograma del Proceso” se desarrollará la Audiencia Pública de Adjudicación del Contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008; se le concederá el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, por cinco (5) minutos, para que se pronuncie sobre la respuesta dada por la entidad, a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. La adjudicación del proceso se hará mediante resolución motivada, proferida por la Secretaria General de la Superintendencia de Notariado y Registro, que se notificará personalmente al oferente favorecido, y se comunicará a los demás oferentes. Notificada la adjudicación del contrato, el oferente favorecido o sus representantes legales, deberán presentarse a suscribir el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación. 3.5. DECLARATORIA DE DESIERTA La Superintendencia de Notariado y Registro declarará desierto el proceso, únicamente por los motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del CONTRATISTA y lo hará mediante acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. 3.6. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo a través del cual se adjudica el contrato, el oferente adjudicatario deberá presentarse a suscribir el contrato respectivo en el Grupo de Contratación Administrativa de la Secretaría General de la Superintendencia. El contrato se perfecciona con la firma de las partes y para su ejecución se requiere la expedición del certificado de Registro Presupuestal y la presentación de la Garantía Única de Cumplimiento por parte del CONTRATISTA y su aprobación por parte de la Superintendencia.






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Si el oferente adjudicatario no se presenta a firmar el contrato dentro del término fijado, la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicarlo al oferente ubicado en segundo lugar, siempre que su propuesta haya sido calificada como hábil y sea favorable para la Entidad. En este caso, la Superintendencia podrá hacer efectiva la Garantía de Seriedad de la Oferta presentada por el oferente que incumplió, sin perjuicio de las acciones legales que le competen por el incumplimiento. 3.7. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD Finalizado el proceso de selección se devolverá a los oferentes el original de la garantía de seriedad de la propuesta, así: Al oferente favorecido y al que quede en segundo lugar, una vez al primero le haya sido aprobada la garantía única del contrato. A los demás oferentes, si así lo solicitan, una vez firmado el contrato resultante de este proceso de selección. Cuando se declare desierto el proceso, se devolverá a los participantes, una vez se comunique la declaratoria de desierto o se resuelva el recurso correspondiente, según el caso.

CAPÍTULO IV REQUISITOS PARA PARTICIPAR

4.1. REQUISITOS MÍNIMOS PARA PARTICIPAR Podrán participar en este proceso de selección, todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, a título individual, o en consorcio o unión temporal siempre y cuando cumplan con todos los requisitos exigidos en el presente Pliego de Condiciones. Son requisitos mínimos de participación, los siguientes:

4.2. SER HÁBIL PARA CONTRATAR CON ENTIDADES OFICIALES El oferente no deberá estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con el Estado, a que se refieren la Constitución Política, el






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Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes y complementarias, ni estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República. En el caso de las Uniones Temporales o Consorcios, ninguno de los integrantes podrá estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado, ni estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República. Los oferentes deberán manifestar bajo la gravedad de juramento, que no se encuentran incursos en inhabilidad o incompatibilidad alguna para contratar con entidades oficiales. El juramento se entenderá prestado con la suscripción de la carta de presentación de la propuesta, y cobija todas las inhabilidades o incompatibilidades de orden legal o constitucional, en particular a las previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y a los eventuales conflictos de interés. 4.3. DEBIDA REPRESENTACIÓN Quien presente una propuesta en representación de una persona jurídica, debe demostrar que está debidamente facultado para comprometerla por el valor de la propuesta y para suscribir el contrato correspondiente. En caso de limitación estatutaria, el representante legal de la sociedad deberá aportar autorización de la junta de socios u órgano societario competente para ofrecer, contratar, conformar consorcios o uniones temporales, según sea el caso. En el evento de documentos expedidos por autoridades de países miembros del Convenio de La Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla. Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente.

4.4. OBJETO SOCIAL O ACTIVIDAD COMERCIAL DEL OFERENTE Las personas jurídicas deberán contar con capacidad jurídica suficiente para el desarrollo del objeto del contrato a celebrar, es decir que dentro de su objeto social se contemplen las actividades o servicios materia del presente proceso, y que su duración no sea inferior al plazo del contrato y mínimo un (1) año más.






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En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes (personas jurídicas) deberá cumplir individualmente con esta regla. Las personas naturales deben acreditar a través de los medios establecidos por la Ley, que desarrollan actividades relacionadas con el objeto del proceso. 4.5. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES El oferente o todos los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso, que presenten oferta para este proceso de selección, trátese de personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, deberán encontrarse inscritos en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de comercio o su equivalente en el País de origen, en los siguientes grupos y actividades:

ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO

3 25 33

25 03

4.6. OPORTUNIDAD DE LA OFERTA La propuesta debe entregarse hasta la fecha y hora límite establecidas para la recepción de las mismas, de acuerdo con el cronograma establecido. Las ofertas enviadas por correo normal, correo electrónico u otra vía, o las entregadas en lugar distinto al señalado no serán consideradas. El simple hecho de encontrarse dentro de las instalaciones de la Superintendencia después de la hora señalada como límite para presentarse, si la propuesta no es radicada antes del vencimiento de la hora establecida, no otorga el derecho de participar.

4.7. OFERTA COMPLETA E INCONDICIONAL La oferta debe presentarse completa para la totalidad del objeto de este proceso. Se considerará que la oferta está completa cuando: Suministra toda la información requerida y cumpla con todos los parámetros señalados en el Pliego de condiciones para efectos de la comparación objetiva. Se refiera a la totalidad del objeto y actividades que se pretenden contratar.






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Se ajuste a las especificaciones técnicas. Los ofrecimientos indeterminados, ambiguos, inconsistentes, imprecisos o sin parámetros exactos para su comparación en igualdad de condiciones con las demás propuestas, no serán considerados. 4.8. UNA PROPUESTA POR PARTICIPANTE Cada oferente deberá presentar solamente una propuesta original y dos copias, ya sea por sí solo, o como integrante de un consorcio o unión temporal. El oferente no podrá ser socio de una firma que simultáneamente presente oferta por separado, salvo el caso de sociedades anónimas abiertas. 4.9. PROPUESTA ALTERNATIVAS O PARCIALES No serán admisibles propuestas parciales. Como consecuencia de lo anterior, la Superintendencia se abstendrá de hacer adjudicaciones parciales. No se aceptarán propuestas alternativas. 4.10. COSTOS DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA Estarán a cargo del oferente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de su propuesta, así como los relacionados con la ejecución del contrato, los cuales deben ser calculados para la elaboración de la misma. La Superintendencia no hará ningún reembolso por este concepto.

CAPÍTULO V

FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES 5.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS Los siguientes documentos no otorgan puntaje a la oferta, pero su presentación es necesaria para poder determinar si la oferta es hábil jurídicamente o no.






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Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos al oferente, salvo aquellos que expresamente se indique que no son subsanables. Para este efecto se concederá un término perentorio. Si el oferente no atiende la solicitud de la Superintendencia dentro del plazo otorgado para el efecto, se entenderá que hay inconsistencias en la propuesta y se rechazará. Cada uno de los integrantes de consorcios y uniones temporales debe anexar, por separado, la totalidad de los documentos que se enuncian en los siguientes numerales. 5.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA – ANEXO 1. La carta de presentación de la oferta debe entregarse debidamente firmada por el oferente si es persona natural, o por representante legal de la persona jurídica o por la persona designada para representar al consorcio o unión temporal. En ella se debe manifestar expresamente, entre otras cosas, que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad para contratar con el Estado o concretamente con la Superintendencia. Los oferentes pueden utilizar el modelo que se anexa al Pliego de Condiciones para este efecto. 5.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Las personas jurídicas deben anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del respectivo lugar, con fecha de expedición no mayor treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de este proceso. En caso de unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes allegará el certificado correspondiente. La vigencia de la Sociedad será como mínimo igual a la vigencia del contrato y un (1) año más. Para el caso de ofertas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar este requisito.

5.1.3. AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL En caso de que conforme a los estatutos de las personas jurídicas oferentes, el representante legal tenga restringida la facultad para comprometer a la sociedad por el valor de la oferta y para suscribir el contrato a que hubiera lugar, deberá anexar copia del acta emitida por el órgano competente, en la cual lo autoricen para el efecto.






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En el caso de Consorcios o Uniones Temporales conformados por personas jurídicas, cada uno de los integrantes debe cumplir este requisito. No se aceptarán ratificaciones. 5.1.4. DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. Para los eventos previstos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, el oferente deberá presentar en original, el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal en el cual deberá cumplirse como mínimo, lo siguiente: a.) Expresar si la participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de la Superintendencia de Notariado y Registro. b.) Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del Consorcio o de la Unión Temporal. Si al representante legal del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones y este las excede, la propuesta será rechazada. c.) Señalar que la duración del Consorcio o Unión Temporal se extenderá por todo el tiempo en que se generen obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, según lo preceptuado en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993. d.) La indicación expresa de que los integrantes del consorcio o la unión temporal, responderán solidaria e ilimitadamente ante la Superintendencia. La omisión de este documento o de las firmas de sus integrantes, la falta de designación de representante legal, o la falta de capacidad legal para conformar el consorcio o unión temporal, cuando sus miembros son personas jurídicas, no son subsanables y generan el rechazo de la propuesta. 5.1.5. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Los oferentes deben constituir y presentar con su propuesta, una garantía de seriedad de la oferta representada en póliza expedida por una compañía de seguros, a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro, por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor de la oferta y con una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de ofertas.






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Cuando la oferta sea presentada por un consorcio o unión temporal, la garantía se tomará a nombre del consorcio o unión temporal, y no de sus integrantes, indicando sus integrantes y porcentaje de participación. Si la garantía de seriedad no se constituye por el monto requerido o su vigencia resulta inferior, la Superintendencia, dentro del término de evaluación de ofertas, requerirá por escrito al oferente para que dentro del día hábil siguiente presente el documento aclarado. Si el oferente no lo presenta oportunamente y en la forma debida, la Superintendencia se abstendrá de estudiar la oferta. Si el oferente favorecido con la adjudicación no suscribe el contrato dentro del término previsto para el efecto, la Superintendencia se reserva la facultad de adjudicar el contrato al oferente clasificado en segundo (2°) lugar y la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, hasta el perfeccionamiento del contrato, y así sucesivamente a los demás oferentes, siempre y cuando su oferta sea favorable para la Entidad. 5.1.6. PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES - PERSONA JURÍDICA – ANEXO 4. Cuando el oferente sea una persona jurídica, deberá diligenciar y anexar en original, una certificación firmada por el Revisor Fiscal, cuando de acuerdo con la Ley esté obligado a tenerlo, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique que durante los seis (6) meses inmediatamente anteriores a la fecha de cierre de este proceso, se encontraba a paz y salvo por concepto de aportes al Sistema de General de Seguridad Social Integral y parafiscales, tal como lo indica el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Los integrantes de consorcios o uniones temporales acreditarán este requisito de manera individual. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En caso de demostrarse por cualquier medio que el oferente se encontraba en mora o simple retardo en el pago de los aportes mencionados, se rechazará la oferta.






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5.1.7. DECLARACIÓN JURAMENTADA DE PAGOS CORRESPONDIENTES A LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES PERSONA NATURAL – ANEXO 5. Cuando el oferente sea una persona natural, podrá diligenciar el modelo sugerido en el Anexo No.5, en original, donde deje constancia del pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y/o de sus empleados, al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales, si hubiere lugar a ello. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su oferta, ha realizado el pago de sus aportes personales y de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. NOTA 1: Cuando el oferente no haya tenido personal a su cargo, pero si haya tenido obligación en relación con sus aportes a título personal deberá indicarlo en el correspondiente anexo y declararlo de conformidad con las instrucciones del mismo, estableciendo que se encuentra a paz y salvo con el pago de sus aportes de conformidad con lo preceptuado en estos numerales. En caso de demostrarse por cualquier medio que el oferente se encontraba en mora o simple retardo en el pago de los aportes mencionados, se rechazará la oferta. 5.1.8 INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES El oferente o todos los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso, que presenten oferta para este proceso de selección, trátese de personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, deberán encontrarse inscritos en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de comercio o su equivalente en el País de origen, en los siguientes grupos y actividades:


3 Proveedor 33 Sistemas de información y tecnología de información

03 Software






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5.1.9. CERTIFICADO SICE CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIOS GENERADO POR EL SICE Los participantes deberán estar inscritos en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE de la Contraloría General de la República y deberán allegar la certificación en donde conste el número de certificado de registro de los servicios ofrecidos, generado por el Portal del SICE. (ART. 13 Decreto 3512 de 2003). En el caso de uniones temporales o consorcios el Certificado de Registro del SICE, debe ser presentado por cada uno de los integrantes que provean los bienes objeto de registros en el SICE.

CÓDIGOS CUBS:

El servicio objeto de la presente contratación se encuentra codificado 2.10.8, bajo la denominación de proveedor servicios de Software. 5.1.10. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS (PROCURADURIA) Los proponentes, el representante legal y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar el certificado de antecedentes disciplinario vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación, donde conste que no tienen sanciones vigentes. 5.1.11. BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES (CONTRALORIA) Los proponentes, el representante legal y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar el certificado donde conste que no han sido declarado responsables fiscalmente por ese organismo de control. 5.1.12. REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT) Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar copia del (RUT).






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5.1.13. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES EXPEDIDO POR EL DAS Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar copia del certificado de antecedentes judiciales expedido por el DAS. 5.1.14. CÉDULA DE CIUDADANÍA 5.1.15. LIBRETA MILITAR: Para los varones menores de 50 años. 5.1.16. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN 5.2. DOCUMENTOS FINANCIEROS Los siguientes documentos no otorgan puntaje. Por lo tanto, su inclusión dentro de la oferta tiene carácter obligatorio, por cuanto son documentos necesarios para la comparación objetiva de la propuesta. Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos. Si el oferente no atiende la solicitud de la Entidad dentro del plazo concedido, la Superintendencia entenderá que hay inconsistencias financieras en la propuesta y la rechazará. Cada uno de los integrantes de consorcios y uniones temporales debe anexar, por separado, la totalidad los documentos de que trata este numeral. Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo y Cambios en el Patrimonio con corte a 31 de diciembre de 2010 y en forma comparada con el año inmediatamente anterior, debidamente firmados por el representante legal, contador público y revisor fiscal o contador independiente cuando lo exija la Ley, igualmente deberán estar acompañados por las respectivas notas explicativas (Art 36, Ley 222 de 1.995), certificación y dictamen correspondientes. Si el proponente tiene fecha de constitución posterior al 31 de Diciembre de 2010, deberá presentar la información financiera con corte al último día del mes anterior a aquel en que se abre este proceso, o en su defecto mostrar el balance de apertura, firmado por el representante legal, contador y/o revisor fiscal (si está obligado). En el caso de oferentes extranjeros: Los oferentes extranjeros deberán presentar sus Estados Financieros el Balance General, el Estado de Resultados, y las notas a los






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estados financieros (suscritos por el Representante Legal y Contador Público), con corte a 31 de diciembre del 2010. La clasificación de cuentas, así como la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana deben ser avaladas en documento independiente debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal ó Apoderado del Oferente en Colombia. El contador público colombiano que avala la clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación la cual debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta (3 meses). En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta última, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento y certificar a través del competente oficial del Estado ó de una Auditoría Externa del país del proponente que el(los) requerimiento(s) efectuado(s) no es (son) aplicable(s). Las personas naturales o jurídicas extranjeras deben presentar sus estados financieros y demás documentación originada en el país de las mismas, consularizada y visada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañada de traducción oficial al castellano, expresados a la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos indicando la tasa de conversión. Las disposiciones de estos pliegos de condiciones en cuanto a proponentes extranjeros se refiere, regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. Cuando el proponente extranjero sin domicilio o sucursal en Colombia provenga de un país que hace parte de la “Convención sobre la abolición de requisitos de legalización para documentos públicos extranjeros”, no se requiere de la consularización a que se refiere en el párrafo anterior, sino que será suficiente que los documentos se adicionen con el certificado de “apostilla” por parte de la autoridad competente del país donde se origina el documento. Los estados financieros de todos los oferentes tanto aquellos que participen a título individual, como aquellos que lo hagan en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley, deben estar certificados y dictaminados si los obliga la Ley.






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El dictamen debe cumplir con lo establecidos en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, que señala: “Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. “Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente. “Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquellos y éstos existe la debida concordancia.” Cuando la SUPERINTENDENCIA en desarrollo de la verificación financiera requiera documentos adicionales del proponente, podrá solicitar los que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como estados financieros de cortes anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente allegue a solicitud de la SUPERINTENDENCIA puedan mejorar, modificar y/o adicionar la propuesta. 5.2.1. DECLARACIÓN DE RENTA El proponente o cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, debe presentar copia de la Declaración de renta del año gravable 2010, que soporte la información financiera contenida en los estados financieros fiscales, únicamente en el sobre de la propuesta identificada como original, para lo cual se mantendrá la reserva a la que se refiere el artículo 583 del Estatuto Tributario. En todo caso si el proponente allega copia de la declaración de renta en los sobres identificados como PRIMERA COPIA, SEGUNDA COPIA, será bajo su responsabilidad el conocimiento del contenido de la declaración de renta por los demás proponentes o personas interesadas en el proceso, ya que dichas copias se colocan a disposición del público para las observaciones pertinentes. En caso de consorcios o uniones temporales, se debe presentar la declaración de renta de cada uno de los integrantes.






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La declaración de renta es un documento que se podrá entregar en caso de no haberse presentado con la oferta, siempre y cuando su presentación a la DIAN haya sido anterior a la fecha de cierre de este proceso. Si el plazo para presentación de la misma ante la administración de Impuestos nacionales no ha vencido, deberá presentar la del año inmediatamente anterior. 5.2.2. CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Siempre que existan diferencias superiores al 5% entre la información contable y la declaración de renta el proponente deberá presentar Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia, dicha conciliación debe estar firmada por el Contador Público o Revisor Fiscal o Contador Independiente que firme los Estados Financieros. CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Y TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL (o CONTADOR INDEPENDIENTE QUE DICTAMINA O AUDITA LOS ESTADOS FINANCIEROS). El proponente o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal debe presentar Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios y fotocopia de la tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores, del contador público y del revisor fiscal o contador independiente, que firmen los estados financieros, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de este proceso. 5.2.3. EVALUACIÓN FINANCIERA 5.2.3.1. CAPACIDAD Y DOCUMENTOS FINANCIEROS Los documentos aquí descritos se solicitan en consonancia en lo dispuesto en la Ley 222 de 1995, Capítulo VI, artículos 34, 36, 37, 38, 39 y 41, su presentación es de obligatorio cumplimiento y verificación. Los siguientes documentos no otorgan puntaje. Por lo tanto, su inclusión dentro de la oferta tiene carácter obligatorio, por cuanto son documentos necesarios para la comparación objetiva de la propuesta.






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Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos. Si el oferente no atiende la solicitud de la Entidad dentro del plazo concedido, la Superintendencia entenderá que hay inconsistencias financieras en la propuesta y la rechazará. Cada uno de los integrantes de consorcios y uniones temporales debe anexar, por separado, la totalidad los documentos de que trata este numeral. Balance General, Estado de Resultados, con corte a 31 de diciembre de 2010 y en forma comparada con el año inmediatamente anterior, debidamente firmados por el representante legal, contador público y revisor fiscal o contador independiente cuando lo exija la ley, igualmente deberán estar acompañados por las respectivas notas explicativas (Art 36, Ley 222 de 1.995), certificación y dictamen correspondientes. Si el proponente tiene fecha de constitución posterior al 31 de Diciembre de 2010 deberá presentar la información financiera con corte al último día del mes anterior a aquel en que se abre la licitación o en su defecto mostrar el balance de apertura, firmado por el representante legal, contador y/o revisor fiscal (si está obligado). En el caso de oferentes extranjeros: Los oferentes extranjeros deberán presentar sus Estados Financieros el Balance General, el Estado de Resultados, y las notas a los estados financieros (suscritos por el Representante Legal y Contador Público), con corte a 31 de diciembre del 2010. La clasificación de cuentas, así como la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana deben ser avaladas en documento independiente debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal o Apoderado del Oferente en Colombia. El contador público colombiano que avala la clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación la cual debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta (3 meses). En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta última, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento y certificar a través del competente oficial del Estado o de una Auditoria Externa del país del proponente que el(los) requerimiento(s) efectuado(s) no es (son) aplicable(s).






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Las personas naturales o jurídicas extranjeras deben presentar sus estados financieros y demás documentación originada en el país de las mismas, consularizada y visada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañada de traducción oficial al castellano, expresados a la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos indicando la tasa de conversión. Las disposiciones de estos pliegos de condiciones en cuanto a proponentes extranjeros se refiere, regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. Cuando el proponente extranjero sin domicilio o sucursal en Colombia provenga de un país que hace parte de la “Convención sobre la abolición de requisitos de legalización para documentos públicos extranjeros”, no se requiere de la consularización a que se refiere en el párrafo anterior, sino que será suficiente que los documentos se adicionen con el certificado de “apostilla” por parte de la autoridad competente del país donde se origina el documento. Los estados financieros de todos los oferentes tanto aquellos que participen a título individual, como aquellos que lo hagan en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación permitida por la ley, deben estar certificados y dictaminados si los obliga la Ley. El dictamen debe cumplir con lo establecidos en el artículo 38 de la ley 222 de 1995, que señala: “Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas. “Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquellos y éstos existe la debida concordancia.” Cuando la SUPERINTENDENCIA en desarrollo de la verificación financiera requiera documentos adicionales del proponente, podrá solicitar los que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como estados financieros de cortes anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente allegue a solicitud de la SUPERINTENDENCIA puedan mejorar, modificar y/o adicionar la propuesta.






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De los anteriores Estados Financieros, se corroborará la siguiente información contenida en el Certificado del Registro Único de Proponentes: Activo Corriente, Pasivo Corriente, Pasivo Total y Patrimonio Total. La Entidad de reserva la verificación de cada uno de los estados financieros solicitando a la instancia competente la certificación de la documentación aportada. DECLARACIÓN DE RENTA El proponente o cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, debe presentar copia de la Declaración de renta del año gravable 2010, que soporte la información financiera contenida en los estados financieros fiscales, únicamente en el sobre de la propuesta identificada como original, para lo cual se mantendrá la reserva a la que se refiere el artículo 583 del Estatuto Tributario. En todo caso si el proponente allega copia de la declaración de renta en los sobres identificados como PRIMERA COPIA, SEGUNDA COPIA, será bajo su responsabilidad el conocimiento del contenido de la declaración de renta por los demás proponentes o personas interesadas en el proceso, ya que dichas copias se colocan a disposición del público para las observaciones pertinentes. En caso de consorcios o uniones temporales, se debe presentar la declaración de renta de cada uno de los integrantes. La declaración de renta es un documento que se podrá entregar en caso de no haberse presentado con la oferta, siempre y cuando su presentación a la DIAN haya sido anterior a la fecha de cierre de este proceso. Si el plazo para presentación de la misma ante la administración de Impuestos nacionales no ha vencido, deberá presentar la del año inmediatamente anterior. CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Siempre que existan diferencias superiores al 5% entre la información contable y la declaración de renta el proponente deberá presentar Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia, dicha conciliación debe estar firmada por el Contador Público o Revisor Fiscal o Contador Independiente que firme los Estados Financieros.






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CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Y TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL (ó CONTADOR INDEPENDIENTE QUE DICTAMINA O AUDITA LOS ESTADOS FINANCIEROS) El proponente o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal debe presentar Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios y fotocopia de la tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores, del contador público y del revisor fiscal o contador independiente, que firmen los estados financieros, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la Licitación. EVALUACIÓN FINANCIERA

Esta evaluación se hará teniendo en cuenta los índices relacionados a continuación, habilita o inhabilita, no otorga puntos. Su evaluación se adelantará teniendo en cuenta la información financiera reflejada en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2010 para proponentes nacionales, y del último periodo para proponentes extranjeros, como sigue: NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Justificación: este indicador mide el porcentaje de participación de los acreedores dentro de la empresa (Oferente). Este indicador se interpreta así: por cada peso ($1.00), que la empresa (Oferente) tiene invertido en activos, se requiere que al menos el 70%, estén financiados con los acreedores (bancos, proveedores, empleados, etc.). En otras palabras los acreedores son de alguna forma los dueños de al menos el 70% y el 30% restante les pertenece a los socios o accionistas, cuando el resultado de este indicador es muy cercano al 80%, la empresa (Oferente) que lo posee se encuentra en un campo de alto riesgo, debido al alto nivel de deuda externa y a la poca participación de los socios o accionistas, lo que en determinado momento puede motivar la intervención de terceros dentro de la compañía, a través de un concurso de acreedores, debido a que la misma liquidación de los aportes sociales no serían suficientes para atender la deuda. Es por lo anterior que esta Superintendencia debe considerar contratar con empresas (Oferente) que tengan una composición de deuda sana, en el sentido de que en cualquier momento la empresa (Oferente), pueda liquidar parte de su patrimonio, para atender las obligaciones y todavía pueda continuar ejerciendo su actividad comercial.






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Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) x 100. Verificación requisitos

Mayor al 70% No cumple

Menor o igual al 70% Cumple

En caso de consorcio o unión temporal tanto el pasivo total como el activo total descrito en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar los pasivos totales y los activos totales de los balances presentados a 31 de diciembre de 2010 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. El Pasivo Total y el Activo Total, será el consignado en el certificado del Registro Único de Proponentes expedido por la cámara de Comercio, donde el oferente deposite la información financiera, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995. CAPITAL DE TRABAJO Justificación: este no es propiamente un indicador sino más bien una forma de apreciar de manera cuantitativa (en pesos) los resultados de la Razón Corriente. Dicho de otro modo, este cálculo expresa en términos de valor lo que la Razón Corriente presenta como una relación. El resultado indica que la empresa (Oferente), al cierre de la vigencia fiscal inmediatamente anterior, contaba con una liquidez (activos de fácil realización o de corto plazo, que pueden ser iguales o superior al 70% del presupuesto oficial del proceso en al cual desea participar, un capital de trabajo positivo facilita a la empresa (Oferente) un mayor respiro en su liquidez y, en economías inflacionarias, las deudas de largo plazo expresadas en moneda local tendrían un menor valor cada año, lo cual ayuda a su cancelación. Aunque los estados financieros con corte a 31 de diciembre de cualquier año, son de alguna forma semejante a una fotografía, en el sentido de que al primer día del siguiente año, la empresa puede cancelar sus pasivos de corto o largo plazo, y así cambiar su estructura de financiación, es de alguna forma garante para nuestra entidad que una empresa (Oferente) pueda llegar a manejar en promedio capital de trabajo igual o mayor al presupuesto oficial del proceso del cual ostenta participar.

Capital de Trabajo (CT) = Activo Corriente - Pasivo Corriente

Verificación

requisitos

Menor del 70% del P.O. No cumple






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Mayor o igual al 70% del P.O. Cumple

En caso de consorcio o unión temporal tanto el activo corriente como el pasivo corriente descrito en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar los activos corrientes y los pasivos corrientes de los balances presentados a 31 de diciembre de 2010 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. El Pasivo Corriente y el Activo Corriente, será el consignado en el certificado del Registro Único de Proponentes expedido por la cámara de Comercio, donde el oferente deposite la información financiera, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995. RAZÓN CORRIENTE. Justificación: llamado también relación corriente y trata de verificar las disponibilidades de la empresa (Oferente), a corto plazo, para afrontar los compromisos, también a corto plazo. Este indicador tiene la siguiente interpretación, al corte de la vigencia fiscal anterior, la empresa (Oferente), debe tener por cada peso ($1.00) que deba de corto plazo $1,20 en activos de rápida realización esto es: depósitos en bancos CDT´s, cuentas por cobrar a clientes, inversiones, etc. para responder, en otras palabras la empresa (Oferente) tendrá un 20% de liquidez adicional para solventar sus necesidades de pago. Esta relación como ya se dijo, tiene una estrecha relación con el Capital de Trabajo, se recomienda que esta Entidad contrate con empresas que como mínimo maneje este nivel de liquidez inmediata.

Razón Corriente = Activo Corriente / Pasivo

Corriente

Verificación

requisitos

Menor a 1.2 No cumple

Mayor o igual que 1.2 Cumple

En caso de consorcio o unión temporal tanto el activo corriente y el pasivo corriente descritos en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar dichos rubros tomándolos de los balances presentados a 31 de diciembre de 2010 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación.






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El Pasivo Corriente y el Activo Corriente, será el consignado en el certificado del Registro Único de Proponentes expedido por la cámara de Comercio, donde el oferente deposite la información financiera, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995. RELACIÓN PATRIMONIAL Justificación: este indicador es de cobertura, está dispuesto para atender posibles eventualidades de incumplimiento por parte de la empresa (Oferente), con esta razón financiera lo que se pretende es cubrir con el patrimonio, hasta dos veces el presupuesto oficial, ya que en caso de liquidación de la empresa (Oferente), es muy factible participar en gran medida en el momento de que se presente un concurso de acreedores o proceso similar. Es fundamental que las participación de los socios accionistas sea tomada como garante, es síntesis se busca que este oferente sea solvente a la hora de tener que realizar sus propiedades ante un eventual incumplimiento.

Relación Patrimonial = Presupuesto oficial / Patrimonio Total. Puntos

Mayor o igual que 2 No cumple

Menor que 2. Cumple

En caso de consorcio o unión temporal el patrimonio descrito en la fórmula consignada, será el resultado de sumar los patrimonios tomados de los balances presentados a 31 de diciembre de 2010 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. El Patrimonio Total, será el consignado en el certificado del Registro Único de Proponentes expedido por la cámara de Comercio, donde el oferente deposite la información financiera, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995. NIVEL DE INGRESOS (DEBE REMITIR CERTIFICADO FIRMADO POR EL REVISOR FISCAL O EL CONTADOR PÚBLICO A 31 DE DICIEMBRE DE 2010) Justificación: este al igual que el capital de trabajo no es un indicador, pero es pertinente que la Entidad, esté segura de que la empresa (Oferente), demuestre a través de su información financiera que posee la experiencia y que además haya cumplido con compromisos similares a los establecidos en este proceso, este requisito nos demuestra que se contratara con una persona natural o jurídica que fácilmente pueda tener recursos humanos, logísticos o tecnológicos que garanticen la ejecución de un contrato de este






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tipo. Documento firmado por el contador, revisor fiscal o contador independiente que firmen los estados financieros.

Nivel de Ingresos = Ingresos Operacionales Puntos

Ingresos operacionales derivados de la

prestación de los servicios objeto del proceso,

cuya sumatoria sea inferior al presupuesto

oficial asignado. No cumple

Ingresos operacionales derivados de la

prestación de los servicios objeto del proceso,

cuya sumatoria sea igual o mayor al

presupuesto oficial asignado. Cumple

En caso de consorcio o unión temporal los ingresos operacionales descritos en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar las cifras debidamente certificadas por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación.

Estas cifras serán cotejadas además con las certificaciones de experiencia que el oferente aporte a esta convocatoria, en cualquier momento la Entidad solicitara aclaraciones en caso de presentarse inconsistencias. 5.3. DOCUMENTOS TÉCNICOS 5.3.1. EXPERIENCIA DEL OFERENTE 5.3.1.1. EXPERIENCIA GENERAL: Para evaluar la capacidad de contratación y experiencia del oferente, debe presentar certificaciones de clientes que tengan más de 1000 empleados, que lo hayan contratado para la instalación, actualización, mantenimiento o soporte de las herramientas de CA señaladas. Se reconocerán certificaciones de trabajos realizados en los últimos tres (3) años contados a partir de la fecha de publicación del pliego de condiciones.






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Si el contrato que se pretende acreditar, mediante la certificación de recibo a satisfacción por parte de sus clientes, fue ejecutado a través de un consorcio o unión temporal en el que participó el proponente, el certificado deberá indicar adicionalmente su porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal. El valor a tener en cuenta es la proporción correspondiente al porcentaje de participación. En el caso en que el proponente sea una filial o subordinada de una casa matriz, se permite acreditar la experiencia adquirida por la matriz; igualmente, si el proponente es la casa matriz, se permite acreditar como experiencia la que tengan sus filiales o subordinadas. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo. Para demostrar el cumplimiento de las condiciones de experiencia solicitadas los interesados deben registrar las experiencias de acuerdo con lo establecido en el ítem de evaluación de requisitos técnicos. Cada experiencia consignada, será soportada por una certificación expedida por la entidad o empresa contratante. La certificación que soporta cada una de las experiencias del proponente que se presenten puede ser reemplazada por una copia del contrato de la experiencia que se está acreditando, siempre y cuando el contrato contenga la información del Anexo. La SNR se reservará el derecho de verificar esta información y de eliminar la propuesta si dicha información es inexacta o falsa.

5.3.1.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA: Equipo de Trabajo El personal asignado al proyecto deberá como mínimo tener la siguiente experiencia específica: La empresa debe asignar un Gerente de proyecto, quien será el responsable del proyecto, de la integración de las funcionalidades de las herramientas de Computtes Associates – CA licenciadas por la Entidad, de igual forma de la capacitación a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro y de realizar las actas de seguimiento a las instalaciones realizadas y de las capacitaciones.






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CARGO PERFIL EXPERIENCIA

Gerente de Proyecto

Profesional en ingeniería con Especialización y Experiencia profesional en gerencia de proyectos (PMP)

Profesional con mínimo quince (5) años de experiencia contados a partir de la fecha de grado y de la fecha de expedición de la matrícula profesional. Gerencia de Proyecto, mínimo requerido tres (3) años

Ingeniero consultor 1

Profesional en ingeniería con Experiencia profesional y Certificaciones en las herramientas de CA

Profesional con mínimo cinco (5) años de experiencia en sistemas de información y tecnología, contados a partir de la fecha de grado. Quien debe acreditar certificaciones en las herramientas de CA con experiencia mayor de tres (3) años en contratos similares.

Disponibilidad tiempo completo en las implementaciones de la SNR, en horario de 08:00 a 17:00 horas. Experiencia mínima certificada un (1) año.

Además de las certificaciones o documentos que acreditan la experiencia del personal propuesto, se deberá adjuntar los siguientes documentos del personal propuesto, y en los casos que aplique:

Copia de la tarjeta o Matricula profesional

Certificación de vigencia de la matricula expedida por el gremio correspondiente

Copia del acta de grado o diploma del título profesional

Certificaciones en las herramientas de desarrollo señaladas para los Sistemas de Información, propiedad de la SNR

En caso de presentarse Ingenieros con estudios profesionales realizados en el exterior, se deberá adjuntar la homologación del título ante el Ministerio de Educación Nacional. CERTIFICACIONES

El proponente deberá entregar las certificaciones al momento de presentar la propuesta que acrediten la experiencia laboral del personal solicitado, las cuales deben tener la siguiente información: objeto del contrato o vinculación del personal ofertado, plazo o termino de ejecución o prestación de los servicios, valor del contrato o remuneración, fecha de inicio y terminación, número del contrato (si tiene), la misma debe estar debidamente firmada, si el proponente es el mismo que certifica al profesional.






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Además de las hojas de vida con todos sus soportes de idoneidad y demás documentos que acreditan la experiencia del Personal propuesto, el proponente deberá aportar los siguientes documentos en el orden señalado:

Certificado de vigencia de la matrícula expedida por el gremio correspondiente, solamente en caso de que para dicha profesión sea obligatorio contar con matrícula.

Copia del documento de la resolución de convalidación de los títulos obtenidos en el exterior de Conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En caso de requerirse el cambio de personal durante la ejecución del contrato, el contratista deberá solicitarlo a la interventoría mediante escrito formal en el que exponga los motivos y proponga otro u otros de iguales o mejores calidades. De esa comunicación deberá entregarse copia a la supervisión de la entidad. NOTA: Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento y por tanto el contenido se desvirtúa con prueba en contrario.

5.3.3. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación (Registro Único de Proponentes), en el cual conste la calificación, clasificación y los requisitos habilitantes del proponente que sea persona Jurídica, natural, integrantes de Consorcios o Uniones Temporales y las personas extranjeras con Domicilio o sucursal en Colombia, según el caso, todo lo anterior de conformidad con el Decreto 1464 del 29 de abril de 2010. Dicho certificado tendrá fecha de expedición no superior a sesenta (60) días calendario a la fecha de cierre de este proceso. Los participantes deberán estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio, como:


3 proveedor 33 sistemas de información y tecnología de información

03 software

En caso de consorcio o unión temporal cada integrante deberá aportar el registro Único de Proponentes en forma independiente y deberá estar inscrito en la clasificación exigida.






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5.3.4. CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN Podrán participar las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, cuyo objeto social incluya la ejecución de contratos cuyo objeto involucre la prestación de servicios y soporte técnico en ese tipo de servicios, y cuyo valor sumado sea igual o superior al doscientos por ciento (200%) del presupuesto de esta proceso, que no se encuentren incursas dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitución Política, el artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y normas concordantes las cuales podrían participar en consorcio o en unión temporal, inscritas en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio, con una capacidad de contratación de 1620 SMMLV. En caso de presentarse una propuesta por parte de un Consorcio o Unión temporal, la capacidad total de Contratación de proveedor se establecerá con la sumatoria de la capacidad de cada uno de los miembros. Uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá tener como mínimo el ciento por ciento (100%) de la capacidad total de Contratación exigida como PROVEEDOR. 5.3.5. CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACIÓN El Decreto 92 de 1998, establece que: “La capacidad residual es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista”. Solo para efectos de determinar la capacidad de contratación RESIDUAL, se entenderá por contratos en ejecución, aquellos que no han culminado en cuanto a que tienen compromisos pendientes por ejecutar. Lo anterior obedece a que una entrega legalmente recibida y aceptada constituye una cuenta por cobrar del contratista, aumentándose el patrimonio y por consiguiente la capacidad de contratación. Para obtener la capacidad de contratación residual se toma como base la capacidad de contratación registrada en el RUP. La capacidad de contratación residual deberá estar expresada en salarios mínimos mensuales legales vigentes y para el presente proceso deberá ser igual o mayor al valor total del presupuesto. Para el efecto, se diligenciará el anexo correspondiente ACREDITACION DE LA CAPACIDAD ECONOMICA Y CAPACIDAD CONTRACTUAL DEL PROPONENTE La capacidad de contratación residual del proponente se establecerá teniendo en cuenta los siguientes aspectos:






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La capacidad de contratación residual para proponentes individuales será tenida en cuenta de manera individual y deberá acreditar el 100 % del valor presupuesto oficial. La capacidad de contratación residual para consorcios y/o uniones temporales, será el resultado de la sumatoria de las capacidades individuales de contratación residual de cada uno de los integrantes del consorcio y/o unión temporal, en todo caso, deberá ser mayor o igual al valor total del presupuesto de la licitación, es decir acreditar mínimo el 100% del valor del presupuesto oficial de la licitación. La capacidad residual del proponente deberá ser como mínimo la siguiente: PROVEEDORES 800 SMMLV Se deberá anexar a la propuesta el Registro Único de Proponentes, el cual se utilizará para verificar lo exigido en el presente documento, en cuanto a inscripción, calificación y clasificación del proponente o de los integrantes de consorcios o uniones temporales y en cuanto a la Capacidad de Contratación (K). El certificado no podrá ser superior a treinta (30) días calendario de la fecha de cierre de la licitación pública. La propuesta debe incluir el certificado de inscripción en el Registro Único de proponentes de la Cámara de Comercio para acreditar la vigencia de la inscripción. En conjunto los integrantes de la unión temporal o el consorcio, deben cumplir con la inscripción en la actividad, especialidad y grupos requeridos. Para la determinación de la capacidad residual de contratación (Kr), se deberá adjuntar a la propuesta un Anexo donde se relacione los contratos en ejecución, debidamente diligenciado incluyendo contratos con entidades públicas y privadas, considerando lo establecido en el artículo 1ro. Del Decreto 92 de 1998 del Ministerio de Desarrollo Económico. La capacidad residual de contratación se determinará con base en la relación de contratos vigentes, adjudicados o en ejecución, presentada por el proponente, aplicando la siguiente fórmula: KR = KI - KO Dónde: Kr = Capacidad residual de contratación expresada en SMMLV Ki = Capacidad máxima de contratación inscrita en el Registro Único de proponentes, expresada en SMMLV. Ko = Capacidad comprometida en contratos vigentes según reporte del proponente, expresada en SMMLV.






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La capacidad residual de contratación del consorcio o unión temporal, se obtendrá de la suma de la capacidad residual de contratación de cada uno de sus respectivos integrantes. En caso de consorcios o uniones temporales, se deberá anexar a la propuesta el registro único de proponentes y la información sobre contratos vigentes y adjudicados de cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal. No estar inscrito y clasificado en las actividades, especialidades y grupos requeridos o no cumplir con la capacidad de contratación o la capacidad residual de contratación mínimas exigidas, o no adjuntar el anexo dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO ADMISIBLE. En el evento que se compruebe que el proponente tiene adjudicados y/o en ejecución más contratos que los relacionados en la información que suministra para determinar la capacidad residual de contratación (Kr), esto dará lugar a que la propuesta sea rechazada. Si persiste se somete a sorteo por balotas. 5.3.6. ANTIGÜEDAD DEL PROPONENTE El proponente deberá tener mínimo cinco (5) años de antigüedad en el mercado colombiano, contados antes de la fecha de cierre del presente proceso, lo cual se acreditara el Certificado de Existencia y Representación correspondiente. En los casos de consorcios o uniones temporales, se sumará antigüedad de sus miembros. 5.3.7. INSCRIPCIÓN EN EL SICE Los participantes deberán estar inscritos en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE de la Contraloría General de la República y deberán allegar la certificación en donde conste el número de certificado de registro de los servicios ofrecidos, generado por el Portal del SICE. (ART. 13 Decreto 3512 de 2003). En el caso de uniones temporales o consorcios el Certificado de Registro del SICE, debe ser presentado por cada uno de los integrantes que provean los bienes objeto de registros en el SICE.






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CAPITULO VI

DESCRIPCIÓN DEL ASPECTO ECONÓMICO 6.1. PROPUESTA ECONÓMICA – ANEXO 2 En cada una de las propuestas presentadas tanto en los originales como en las copias, deberá incluirse la propuesta económica detallada. El oferente deberá ajustar al peso los precios ofertados, en caso contrario, la Superintendencia de Notariado y Registro aproximará los precios, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a cinco lo aproximará por exceso al peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a cinco lo aproximará por defecto al peso. Si de esta aproximación el valor de uno o más de los precios unitarios propuestos exceden el valor de los respectivos precios unitarios oficiales o son inferiores al 90% de los mismos, la propuesta será rechazada. De igual manera si el valor total de la oferta, excede el valor del presupuesto oficial o es inferior al noventa (90%) por ciento, la propuesta será rechazada. La oferta económica propuesta contemplará todos los costos directos, indirectos, impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución del contrato resultado de este proceso, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el presente pliego de condiciones. Cualquier error en la determinación del valor relacionado en el Anexo No 2, no dará lugar a su modificación, con excepción de las aproximaciones que realice la Superintendencia de Notariado y Registro y el oferente deberá asumir los sobre costos que esto le ocasione. El precio ofertado contenido en la propuesta, no estará sujeto a ajuste alguno; razón por la cual, el oferente deberá prever en su oferta que tiene que asumir los posibles incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en la ejecución del contrato por cambio de año. Si se presentare diferencia entre el original de la propuesta y la copia escrita, prevalecerá el original escrito. Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a los textos. Si es entre cifras, a las correcciones aritméticas que haga la Superintendencia de Notariado y Registro, en las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Si hay diferencias entre la






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información suministrada en los anexos y los documentos de la propuesta, salvo la carta de presentación, prevalecerá lo señalado en los documentos de la propuesta. En caso de presentarse errores aritméticos en la determinación de la propuesta económica que superen el 1% del valor de la propuesta, ésta será rechazada. Para facilitar la evaluación económica de las ofertas, se recomienda anexar la propuesta económica en medio magnético. 6.2. MONEDA LEGAL El valor de la propuesta debe presentarse en moneda legal colombiana

6.3. IMPUESTOS Se debe incluir en el valor de la PROPUESTA el IVA sobre la utilidad. Si el OFERENTE no lo incluye, la Superintendencia lo considerará INCLUIDO en el valor total de la misma y así lo aceptará el OFERENTE. Son a cargo del adjudicatario, el pago de los derechos, impuestos, tasas, publicaciones y otros conceptos que genere el contrato. El presupuesto asignado para el proceso de selección abreviada comprenderá todos los costos directos e indirectos en que EL CONTRATISTA va a incurrir para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, tales como salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos, utilidad del CONTRATISTA que pueda generar durante toda la vigencia del contrato que llegaré a suscribirse. 6.4. REAJUSTES O COSTOS ADICIONALES Por ningún motivo se considerarán costos adicionales o reajustes. 6.5. IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA El OFERENTE debe presentar su identificación tributaria e información sobre el régimen de impuestos al que pertenece. Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un consorcio o unión temporal deben acreditar éste requisito, cuando intervengan como responsables del impuesto sobre las ventas, por realizar directamente la prestación de servicios gravados con dicho impuesto. Lo anterior de conformidad con el artículo 368 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 66 de la Ley 488 de 1998 que adicionó el artículo 437 del mismo Estatuto.






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CAPÍTULO VII

CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN

De acuerdo al artículo 12, numeral 3, literal a), del Decreto 2474 de 2008, en los procesos de selección abreviada de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

La Superintendencia de Notariado y Registro, dentro del cronograma establecido, realizará la evaluación de las ofertas, de acuerdo con los criterios de calificación establecidos en el presente numeral. Dentro del término anteriormente mencionado, se podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. Este plazo podrá ser adicionado antes del vencimiento por un período igual.

EVALUACIÓN CRITERIOS HABILITANTES:

ASPECTO PUNTAJE

CAPACIDAD JURÍDICA Habilita o Inhabilita. No otorga puntos.

CAPACIDAD ADMINISTRATIVA, OPERACIONAL Y FINANCIERA

Habilita o Inhabilita. No otorga puntos.

EVALUACIÓN REQUISITOS TECNICOS

FACTORES DE CALIFICACIÓN PUNTAJE TOTAL

1. EXPERIENCIA ESPECIFICA CON EL OBJETO DEL CONTRATO

Cuatro (4) contratos relacionados con servicios de instalación, actualización, mantenimiento o soporte de aplicaciones en las herramientas de CA señaladas Como mínimo dos de los contratos relacionados, debe tener cada uno un valor del 100% del presupuesto disponible. El porcentaje de ejecución del mencionado contrato, debe ser igual o superior al cincuenta 50%. Por lo menos un contrato se ha perfeccionado brindando los servicios en mención, en una entidad de carácter oficial







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FACTORES DE CALIFICACIÓN PUNTAJE TOTAL

2. PROPUESTA METODOLOGÍCA Habilita o Inhabilita. No otorga puntos. Aproximación técnica y metodología propuesta. (presenta

estrategias que aseguren el cumplimiento de las actividades relacionadas en el pliego de condiciones y que además ofrezcan componentes adicionales que superen a las demás propuestas, justificando y especificando el beneficio para el proyecto)

2.1 Plan de trabajo

Plan de trabajo indicando cada una de las actividades por cada tipo de servicio (urgente, ajuste y desarrollo).

2.2 Organización, coordinación y distribución de cargas de trabajo

trabajo

Describe el organigrama y la descripción de todos los aspectos relacionados con la organización

3. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES Y EXPERTOS


Gerente de Proyecto

Ingeniero consultor 1.

Ingeniero consultor 2

4. PRECIO DE LA OFERTA 300

Se valida que esté en el presupuesto oficial y que no sea inferior al 90%, ni mayor al 100% del presupuesto oficial. Se calificara proporcional a la oferta con menor precio.

APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 100 PUNTAJE TOTAL: 400






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4.1. EXPERIENCIA ESPECÍFICA CON EL OBJETO DEL CONTRATO (Habilita o Inhabilita. No otorga puntos).

Se requiere como evaluación técnica la demostración de instalación o actualizaciones de software de CA. El proponente debe adjuntar hasta cuatro (4) certificaciones de contratos desarrollados o en ejecución que incluya: Servicios de instalación, actualización, mantenimiento o soporte de aplicaciones en

las herramientas de CA señaladas en el objeto de estos términos técnicos. Clientes de más de mil (1.000) empleados El tiempo de las certificaciones de trabajos, deben corresponder a los últimos tres (3) años contados a partir de la fecha de publicación del pliego de condiciones. Si el contrato que se pretende acreditar, mediante la certificación de recibo a satisfacción por parte de sus clientes, fue ejecutado a través de un consorcio o unión temporal en el que participó el proponente, el certificado deberá indicar adicionalmente su porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal. El valor a tener en cuenta es la proporción correspondiente al porcentaje de participación. En el caso en que el proponente sea una filial o subordinada de una casa matriz, se permite acreditar la experiencia adquirida por la matriz; igualmente, si el proponente es la casa matriz, se permite acreditar como experiencia la que tengan sus filiales o subordinadas. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo. La SNR se reservará el derecho de verificar esta información y de eliminar la propuesta si dicha información es inexacta o falsa. Las certificaciones de experiencia deberán contar con la siguiente información:

Nombre del contratante

Nombre del contratista (persona natural o jurídica)

Principales actividades desarrolladas (Objeto del contrato)

Valor del contrato a la fecha de terminación

Porcentaje de participación, en caso de consorcio o unión temporal

Fecha de inicio del contrato

Fecha de terminación del contrato

INCENTIVO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 PUNTOS)

Este factor se evaluará con base en la Ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando: El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal nacional que ejecutará el objeto contractual (100 puntos).






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Cuando el proponente extranjero ofrezca servicios con personal colombiano y el origen de este proponente extranjero sea de un país con el cual Colombia tenga tratado vigente o en el que se de tratamiento de reciprocidad a los bienes y servicios Nacionales, en los términos del parágrafo del artículo 1º de la Ley 816 de 2003. (100 puntos). Cuando el proponente ofrezca servicios con personal nacional y extranjero para la presente licitación, se le asignarán cinco (50) puntos. Si no cumple con las condiciones de reciprocidad aquí previstas, el proponente obtendrá cero (0) puntos. En el caso de consorcios o uniones temporales, el puntaje se asignará de acuerdo con el componente nacional o extranjero ofrecido conforme a lo indicado en este numeral. Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la propuesta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional. 7.1 PROPUESTA METODOLOGÍCA (Habilita o Inhabilita. No otorga puntos). 7.1.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente incluirá en su propuesta la metodología que utilizará para desarrollar adecuadamente las actividades que exige el servicio a fin de establecer el entendimiento de la situación planteada por la entidad. Es indispensable que las presentaciones hagan énfasis en los aspectos técnicos descritos en los estudios previos. 7.1.2 PLAN DE TRABAJO Se debe anexar a la propuesta, un plan de trabajo indicando responsables, cargas, tiempos y actividades a desarrollar. 7.1.3 ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO Describe el organigrama y la descripción de todos los aspectos relacionados con la organización






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7.2. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES Y EXPERTOS Se entiende por experiencia del equipo de trabajo, la congregación de un equipo multidisciplinario con educación superior o con especialidades afines al objeto que se pretende contratar a través del presente documento de estudios previos. El proponente deberá adjuntar como mínimo el equipo de trabajo solicitado con los perfiles que se describen en este documento.

CARGO PERFIL EXPERIENCIA

Gerente de Proyecto Profesional en ingeniería con Especialización y Experiencia profesional en gerencia de proyectos (PMP)

Profesional con mínimo quince (5) años de experiencia contados a partir de la fecha de grado y de la fecha de expedición de la matrícula profesional. Gerencia de Proyecto, mínimo requerido tres (3) años

Ingeniero consultor 1 Profesional en ingeniería con Experiencia profesional y Certificaciones en las herramientas de CA

Profesional con mínimo cinco (5) años de experiencia en sistemas de información y tecnología, contados a partir de la fecha de grado. Quien debe acreditar certificaciones en las herramientas de CA con experiencia mayor de tres (3) años en contratos similares.

Se evaluará entre las partes, si es necesario, la posibilidad que en la entidad, este permanentemente el Gerente del Proyecto y los ingenieros consultores. 7.3. PRECIO DE LA OFERTA De acuerdo a los resultados obtenidos en la calificación aplicando las fórmulas que se presentan a continuación, las propuestas que se presenten por debajo del 90% del valor total del presente estudio previo, no serán tenidas en cuenta, por lo tanto, serán rechazadas. La oferta económica será calificada con la aplicación de una media geométrica de acuerdo con la siguiente fórmula:






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Una vez determinada la media geométrica (MG), se asignará el puntaje de la siguiente forma: A la propuesta que sea igual al 100% de la media geométrica o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje, por lo cual, no se le aplicará ningún tipo de fórmula para la obtención de su puntaje. A las propuestas que sean iguales o superiores al 110% de la media geométrica o iguales o inferiores al 90% de la media geométrica se les asignara puntaje cero (0). A las demás propuestas que sean mayores al 90% y menores al 110% de la media geométrica, se les asignará un puntaje directamente proporcional a su diferencia con la media geométrica en forma lineal, de conformidad con las siguientes fórmulas: Para propuestas con valores por debajo de la media geométrica:

Para propuestas con valores por encima de la media geométrica:






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Para el caso de que dos o más oferentes propongan el mismo menor valor de la propuesta, se les asignará a todos ellos el máximo puntaje establecido para este factor. 7.4. Criterios de Desempate: Si se presenta empate entre dos o más propuestas que hayan cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos en este Pliego de Condiciones, la Entidad realizará la selección del contratista, así: Se entenderá que hay empate entre dos propuestas, cuando efectuada la verificación jurídica, técnica y financiera y realizada la evaluación económica presenten un número idéntico en el puntaje, con un número entero. En el caso en que dos o más propuestas, bajo el anterior criterio, hubieran arrojado un mismo resultado, se aplicarán los siguientes criterios de desempate: a. Cuando se presente algún empate entre propuestas de personas naturales y/o jurídicas, se elegirá, al Proponente que haya obtenido el puntaje más alto en la calificación de la Evaluación Técnica. b. Si se presenta empate entre dos o más propuestas que hayan cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos en este Pliego de Condiciones, la Entidad realizará la selección del Proponente, a la propuesta económica que presente el menor precio. c. En caso de igual de condiciones, se preferirá la oferta de los bienes o servicios nacional frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros. d. Si se presenta empate o éste persiste y entre los empatados se encuentran Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consocio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales. e. Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, éste se preferirá.






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f. Cuando una Entidad del Estado, empresa industrial o comercial o empresa privada tenga vinculado en sus nóminas por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en condiciones de discapacidad, con la condición que los tengan contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la Oferta e igualmente deberán mantenerlos vinculados por un lapso igual al de la contratación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 361 de 1997. g. Cuando se presente un empate entre dos ó más propuestas y no sea posible resolverlo utilizando los criterios anteriores se efectuará un sorteo entre las propuestas empatadas en Audiencia Pública, para lo cual se utilizará el sistema de balota, donde se seleccionará el proponente que obtenga la balota con el menor número entre las propuestas empatadas. 7.5. INFORMES DE EVALUACIÓN Los informes de evaluación serán publicadas en la página web de la entidad http://www.supernotariado.gov.co y en el portal único de contratación www.contratos.gov.co dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación del plazo establecido para las evaluaciones, de acuerdo al cronograma de este proceso. Durante este plazo los oferentes podrán presentar observaciones a dichos informes, las cuales, de conformidad con lo establecido en la Ley, serán resueltas en el acto de adjudicación del proceso. En ejercicio de esta facultad los participantes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. 7.6. RECHAZO DE LAS OFERTAS Habrá lugar al rechazo de la oferta, en los siguientes casos, los cuales serán verificados por los diferentes evaluadores, así: 7.6.1. JURÍDICAS a. Cuando el oferente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la Ley. b. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas en este pliego de condiciones. c. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, no anexar el documento que los constituye o cuando no estén suscritos por los integrantes de los mismos.








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d. Cuando para este proceso, se presenten varias propuestas por el mismo oferente, por sí o por interpuesta persona, en Consorcio, Unión Temporal o Individualmente. e. La ausencia o la falta de suscripción de la carta de presentación por parte del oferente o del representante legal, o la suscripción por persona no competente para hacerlo. f. Cuando el oferente haya sido declarado responsable en proceso fiscal o cuando aparezca en el boletín de la Contraloría General de la República como responsable fiscal. g. Cuando el objeto social de la persona jurídica del oferente o los miembros de consorcio o unión temporal no sea acorde con objeto a contratar, o la persona natural no demuestre tener la actividad requerida en este pliego de condiciones. h. Cuando el oferente manifieste y/o acredite en su propuesta que no ha sido sancionado y/o multado y la Superintendencia de Notariado y Registro corrobore que dicha afirmación no es veraz, con base en el numeral 7 de Artículo 26 de la Ley 80 de 1983. i. Cuando el representante legal de la empresa oferente no presente la autorización otorgada por el órgano social competente en caso de tener limitadas sus facultades para contratar u obligar al oferente j. La no presentación del original de la Garantía de Seriedad de la propuesta. k. La no ampliación o modificación de Seriedad de la propuesta, dentro del término que le otorgue la Superintendencia. l. Cuando no allegue la información solicitada por la Superintendencia, con el fin de aclarar su propuesta en el tiempo que se fije para ello, o hacerlo en forma incompleta o extemporánea, sobre documentos objeto de evaluación y calificación o que sean requisito de participación. m. Cuando le sobrevengan al oferente o uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, circunstancias que impidan legalmente adjudicarle el contrato. n. Cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas. o. Cuando se compruebe que la información contenida en los documentos que componen la oferta no es veraz o no corresponde con la realidad. 7.6.2. ECONÓMICAS a. La ausencia de la propuesta económica. b. Cuando el valor total de la propuesta exceda el valor del presupuesto oficial establecido para el presente proceso.






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c. Cuando la propuesta presente tachaduras, raspaduras o enmendaduras, y éstas no hayan sido convalidadas EN EL MISMO DOCUMENTO MEDIANTE LA FIRMA DEL oferente o su representante legal. d. Cuando el oferente omita cotizar uno de los ítems requeridos. e. Cuando el oferente no cotiza la totalidad de los componentes del objeto de este proceso. f. Cuando el precio de la propuesta sea artificialmente bajo. Se entiende como “artificialmente baja”, aquella oferta que no cubre por lo menos el valor de calculado en los estudios de precios de mercado. 7.6.3. FINANCIERAS a. Cuando de los documentos aportados no se logra verificar el cumplimiento de los índices financieros, habiéndosele dado la oportunidad de subsanarlo. b. El incumplimiento de alguno de los índices financieros requeridos, habiéndosele dado la oportunidad de subsanarlo. 7.6.4. TÉCNICAS a. Cuando la documentación que acredite la experiencia no corresponda a la exigida en el Pliego de condiciones. 7.7. DECLARATORIA DE DESIERTA La Superintendencia de Notariado y Registro, podrá declarar desierta el presente proceso, únicamente por motivos que impidan la escogencia objetiva del CONTRATISTA, a saber: a. Ausencia de ofertas. b. Cuando ninguna de las ofertas se ajuste al Pliego de Condiciones. Esta decisión se tomará mediante resolución motivada y se notificará de conformidad con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos de Ley.






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7.8. ADJUDICACIÓN Este proceso se adjudicará en audiencia pública teniendo en cuenta lo reglado en el Art. 15 del Decreto 2474 de 2008. Audiencia que se realizará en la Sala de Juntas de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado, piso 3º. El día y hora señalados en el Cronograma de este proceso. De esta diligencia se levantará un acta que será suscrita por los participantes, y publicada en la página web de la entidad http://www.supernotariado.gov.co y en el portal único de contratación www.contratos.gov.co . El acto de adjudicación será notificado al oferente favorecido en la forma prevista en el Artículo 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto a la Superintendencia como al adjudicatario. A los demás oferentes se les comunicará la decisión. 7.9. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO El oferente adjudicatario tendrá un plazo de tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de notificación del acto administrativo, a través del cual se decide y se adjudica el contrato, para su firma. Si transcurrido ese tiempo no se hubiera procedido de conformidad, la SNR podrá adjudicar el contrato al segundo oferente, tomando como base el acta del Comité Evaluador siempre y cuando la oferta cumpla técnicamente y esté en igualdad de condiciones favorables. Una vez finalizado el proceso de selección se devolverá a los oferentes el original de la garantía de seriedad de la propuesta en la dirección registrada, así: Al oferente favorecido y al que quede en segundo lugar, una vez al primero le haya sido aprobada la garantía única de cumplimiento del contrato. A los demás oferentes, se les devolverá una vez firmado el contrato derivado de este proceso, Al declararse desierto el proceso, a todos los participantes, una vez se comunique la declaratoria de desierto. 7.10. EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado por causa imputable a él, la Superintendencia de Notariado y Registro hará efectiva la garantía de seriedad de la Oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al








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reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este evento, la Superintendencia podrá adjudicar el contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a quien haya obtenido el siguiente puntaje más alto dentro de los oferentes elegibles, previa verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos siempre y cuando su propuesta sea favorable para la entidad. También se hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta, cuando el oferente no mantenga el precio ofertado.

CAPÍTULO VIII CONDICIONES PARTICULARES

8.1. ELABORACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el Pliego de Condiciones. Por lo tanto, no se podrán variar las especificaciones técnicas sustanciales solicitadas por la Superintendencia. El proponente deberá presentar su propuesta en idioma castellano, en original y dos copias del mismo ejemplar, debidamente foliadas en orden ascendente, incluyendo las hojas en blanco. Deberá contener un índice de identificación de cada uno de los documentos de la misma y los números de las páginas correspondientes (la información y documentación debe relacionarse en el mismo orden en que aparece en este Pliego de condiciones). El original y cada una de las copias, se presentaran en sobres cerrados, debidamente rotulados y dirigidos de la siguiente manera:

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No. 12 DE 2011 [email protected] OBJETO: Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los







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sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad.

De presentarse discrepancia entre el original y las copias, primará la información contenida en el original. 8.2. ENTREGA DE OFERTAS DE PROPUESTAS Las propuestas serán entregadas en la ventanilla de Archivo y Correspondencia, ubicada en Bogotá, en la Calle 26 No. 13 – 49, Interior 201, primer piso, en horario laboral de 8:00 a. m. a 4:00 p. m., dentro del término establecido en el cronograma de este proceso. A cada oferta se impondrá el adhesivo que imprime la aplicación de Archivo y Correspondencia, donde consta el nombre de quien entrega así como la fecha y hora de la diligencia. No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax, e-mail o entregadas en lugar diferente al señalado en el Pliego de Condiciones, ni las presentadas extemporáneamente. La Superintendencia podrá solicitar por escrito, una vez cerrado el proceso, aclaración de la oferta sin que por ello el oferente pueda complementar, adicionar o mejorar la oferta. 8.3. RETIRO DE PROPUESTAS El proponente podrá solicitar por escrito, con anterioridad al inicio de la diligencia del cierre del proceso, la no consideración de su oferta y su devolución. Los sobres con su contenido serán devueltos sin abrir y de ello se dejará constancia en el acta de cierre. 8.4. MONEDA DE LA OFERTA El valor de la oferta, debe estar expresado en pesos colombianos. Así mismo, deben incluirse en el valor de la oferta todos los gastos, costos e impuestos a que haya lugar. 8.5. PROPUESTAS ALTERNATIVAS Y PARCIALES No se aceptan propuestas alternativas ni parciales, ni ofrecimientos que no cumplan con los acuerdos de niveles de servicios exigidos en este Pliego de Condición.






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CAPÍTULO IX CONDICIONES DEL CONTRATO

9.1. Tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato

9.1.1. ESTIMACIÓN DEL RIESGO

La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una pérdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad. El Decreto 2474 de 2008, ordena que las entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos. Dando cumplimiento a lo ordenado por las normas arriba citadas, debe definirse una metodología que permita hacer la estimación, tipificación y asignación del riesgo, así como los criterios de distribución de las diferentes aleas contractuales. De la misma manera, para darle mayor alcance a los preceptos legales y de aplicación de dicha labor de estimación, tipificación y asignación de los riesgos no debe hacerse de la misma forma y con igual metodología para todos los contratos estatales, ya que hay contratos jurídicos rutinarios, de poca complejidad, que exigirán un análisis somero guiado por el sentido común, bajo las reglas de experiencia, y de los antecedentes de los contratos que se han suscrito por las entidades estatales, mientras que en los otros escenarios, principalmente en la generación de infraestructura de desarrollo tecnológico y concesión de servicios, se requerirá de estudios técnicos especializados para llevar a cabo dicha labor. Teniendo en cuenta lo anterior se procederá a tipificar, estimar y asignar riesgos previsibles para la presente contratación. “RIESGOS PREVISIBLES: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia”






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RIESGO REGULATORIO: Comprende las variaciones de las tarifas del mercado regulado, cambios de la carga impositiva tributaria por reformas legales futuras y la adopción de decisiones administrativas.

Financiero. Pérdida de liquidez. Inflación. Cambiario.

RIESGO OPERATIVO: Son intrínsecos al contrato y comprende todas las tareas que pueden generarse del incumplimiento de las obligaciones que emanan del acuerdo de voluntades:

Variación en la disponibilidad o en el costo de los insumos necesarios para prestar los servicios.

Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios necesarios para poder ejecutar el objeto contractual.

Incumplimiento de compromisos adquiridos por el contratista seleccionado con sus subcontratistas.

Incumplimiento de la administración en los pagos. Ejercicio del ius variandi.

ESTIMACIÓN DEL RIESGO La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una pérdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad. Conforme a lo anterior, en los contratos de baja complejidad, la cuantificación puede realizarse con base en la información histórica de contratos pasados o con base en juicio de personas que tengan experiencia en esta clase de gestión contractual. Frente a la contratación que pretende satisfacer la entidad, se procede a establecer su grado de probabilidad de ocurrencia y de impacto en relación con el equilibrio económico del contrato, utilizando una escala ordinal en la que se hace referencia a criterios de medición como se presenta a continuación: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo.






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RIESGO TIPIFICADO GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO

Riesgos regulatorios Medio Medio

Riesgos financieros Bajo Medio

Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista.

Bajo

Bajo

Incumplimiento de la administración en los pagos.

Muy bajo

Alto

Retraso y/o errores en los pagos por parte de la administración al contratista.

Bajo

Bajo

Ejercicio del ius variandi Bajo Medio

Daños a bienes de la entidad contratante.

Bajo

Medio

Retraso y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato.

Bajo

Alto

9.1.2. ASIGNACIÓN DE RIESGOS

El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratación es el parámetro utilizado como estándar internacional en la materia, que busca mitigar los costos generados para hacer frente a cada contingencia. En atención a lo antes dicho, los riesgos son distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de protección atenuación o diversificación.

ASIGANCIÓN DE RIESGOS Y MECANISMO DE MITIGACIÓN

RIESGO PREVESIBLE GRADO DE

OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO

CONTRATISTA

LA SNR

MECANISMO DE

MITIGACIÓN

Regulatorio

Financiero

ALTO ALTO X Póliza Perdida de Liquidez

Inflación






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Cambiario

Operativos

Variación en la disponibilidad en el coste de los insumos necesarios para prestar los servicios

MEDIO MEDIO X Póliza de Cumplimiento

Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios necesarios para poder ejecutar el objeto contractual

MEDIO MEDIO X Póliza de Cumplimiento

Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista seleccionado a sus trabajadores

MEDIO ALTO X

Póliza de salarios Prestaciones sociales

Incumplimiento de la administración en los pagos

BAJO MEDIO X

Ejercicio de UIS Variandi MEDIO MEDIO X

Retraso e incumplimiento en los instalación de equipos

MEDIO ALTO X Póliza de Cumplimiento

Daños a terceros BAJO BAJO X

Póliza de responsabilidad civil extracontractual

9.1.3. Garantías que amparan los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. Se debe suscribir como garantía una póliza de cumplimiento de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 7 del Decreto 4828 de 2008, modificado por el artículo 1° del Decreto 2493 de 2009. De acuerdo con el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el 88 del Decreto 2474 de 2008, dispone que las entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos. El contrato a realizarse debe contemplar el amparo de los siguientes riesgos que puedan afectar su ejecución en los siguientes porcentajes mínimos establecidos:






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Seriedad de la Oferta: Se solicitará póliza de seriedad de la oferta, equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial estimado, con una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección. Cumplimiento: Por un valor equivalente al 20% del valor total del contrato, con una vigencia igual a la del Contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza (Art. 7 Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 1° del Decreto 2493 de 2009). Calidad del Servicio: por un valor equivalente al 20 % del valor total del Contrato, con una vigencia igual a la del Contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza (Art. 7 Decreto 4828 de 2008, modificado por el artículo 1° del Decreto 2493 de 2009). Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: Por un valor del cinco por ciento (5%) del valor del contrato por el término de éste y tres (3) años más, contados a partir de la expedición de la póliza (Art. 7 Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 1° del Decreto 2493 de 2009). Buen manejo y correcta inversión del anticipo: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. Responsabilidad civil Extracontractual: El 20% del valor del contrato, con vigencia por el plazo del contrato. 9.2. INDEMNIDAD DE LA SUPERINTENDENCIA El contratista mantendrá indemne a la Superintendencia de Notariado y Registro contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados por él o su personal, durante la ejecución del objeto y obligaciones del contrato. 9.3. FORMA DE PAGO Los pagos se realizarán de la siguiente manera:






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Un primer anticipo correspondiente al 30 % del valor del contrato, previa firma del acta de inicio y la entrega de un plan de inversión del anticipo avalado por el supervisor.

Un segundo pago del 35 %, a los 45 días del contrato, previa aprobación y certificación del recibido a satisfacción de los productos objeto del contrato y del informa de actividades.

Un tercer y último pago del 35 % al finalizar el contrato. Último pago para completar el 100 % del valor del contrato, se cancelará con el cumplimiento y entrega en funcionamientos de los productos solicitados en los pliegos, actas de cumplimiento de la capacitación firmadas por los funcionarios involucrados y certificación del supervisor del contrato acorde con la solución propuesta. 9.3.1. Manejo del Anticipo: Para el manejo del anticipo, el Supervisor y el Interventor deberán abrir una cuenta bancaria, a nombre del contrato, que manejarán de manera conjunta. Una vez abierta la cuenta, la SNR girará el anticipo. El dinero del anticipo sólo podrá invertirse de acuerdo con el Plan de Inversión del mismo y los cheques deben ir firmados por el contratista y el Supervisor. De producir rendimientos financieros éstos deberán ser consignados en la cuenta indicada por la SNR, una vez se termine de amortizar el anticipo. La vigilancia sobre el manejo y correcta inversión del anticipo está a cargo del Supervisor del Contrato, por lo que el contratista deberá ejercer control de dicho manejo e inversión y suministrarle al Supervisor toda la información que éste requiera. - Los pagos se harán con la presentación de los siguientes documentos: 9.4. REQUISITOS PARA EL PAGO: La cancelación de los recursos se efectuará previo cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar

Informe mensual de actividades

Certificación de cumplimiento de las actividades contratadas, suscrita por el Supervisor del Contrato.

Factura expedida con el cumplimiento de los requisitos legales; constancia de cumplimiento de las obligaciones con el Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.






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Constancia de cumplimiento de las obligaciones laborales con el personal contratado para la ejecución del objeto. Los pagos se efectuarán por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la correcta presentación de la factura aprobada por el supervisor del contrato. Si la factura no ha sido correctamente elaborada o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidos o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. 9.5. CESIÓN DEL CONTRATO El CONTRATISTA no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, nacional o extranjera, sin autorización previa y expresa de la Superintendencia de Notariado y Registro. 9.6. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

9.6.1. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA

La Superintendencia se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones: 1- Pagar el valor del contrato en la forma pactada. 2- Poner a disposición de EL CONTRATISTA toda la información que sea de vital ayuda de tal manera que facilite su labor. 3- Designar un supervisor para la coordinación del objeto del presente contrato. 4- Ejercer la supervisión a la correcta sujeción del contrato. 5- Suscribir las actas necesarias durante la ejecución del contrato. 6- Liquidar el contrato. 7- Las demás derivadas de la naturaleza del Contrato, que se requieran para su debida ejecución.

9.6.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA






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9.6.2.1. Obligaciones Generales El Contratista se compromete para con la Superintendencia de Notariado y Registro a cumplir con las siguientes obligaciones:

1) Llevar a cabo una correcta y oportuna ejecución del objeto contratado, respetando los parámetros mínimos establecidos en los estudios previos y el pliego de condiciones correspondientes, ciñéndose a las disposiciones constitucionales, legales, contractuales a la propuesta presentada y a los postulados de la Buena fe, evitando dilaciones y trabas.

2) Proveer a su costo, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funcionalidades requeridas en el presente contrato.

3) Entregar en condiciones de funcionamiento los bienes y/o servicios objeto del contrato, aptos para la prestación eficiente de acuerdo con su funcionalidad, en las condiciones y plazos establecidos.

4) Atender las observaciones de la persona o funcionario designado para ejercer control y vigilancia del contrato.

5) Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo.

6) Responder en los plazos que La Superintendencia establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule.

7) Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia.

8) Constituir en debida forma y aportar a La Superintendencia de Notariado y Registro, máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y expedición del registro presupuestal, la garantía única y cancelar los pagos a que hubiere lugar por concepto de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública.

9.6.2.2. Obligaciones Específicas

El Contratista para la prestación del servicio, se compromete a desarrollar las actividades descritas en la conveniencia, de acuerdo con el diseño y la arquitectura de seguridad y estructura de seguridad como: 1) Cumplir con el objeto del contrato. 2) Asignar un gerente de proyecto quien será el responsable del proyecto por parte de la

empresa contratada.






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3) Entregar instalada en funcionamiento la última versión de las herramientas definidas como Service Desk Manager o Mesa de ayuda de CA.

4) Entregar en funcionamiento las últimas versiones que tiene el fabricante así como la Licencia de mantenimiento adquiridas por la Superintendencia de Notariado y Registro.

5) Cumplir las características mínimas exigidas por las Superintendencia de Notariado y Registro.

6) Revisar y aprobar con funcionarios de la SNR las políticas de seguridad para las aplicaciones a actualizar.

7) Entregar el proceso de la realización de backup del software y de restore del mismo, diagnósticos, soluciones y prueba y procesos documentados.

8) Capacitar a cinco funcionarios de la Oficina de Informática en las actividades de configuración, diagnóstico y administración de las herramientas contenidas en el contrato.

9.7. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL El contrato resultante de este proceso de selección no genera vínculo laboral alguno entre la Superintendencia y el personal que designe EL CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto contractual. Por lo tanto, serán por cuenta del CONTRATISTA todos los salarios, prestaciones, indemnizaciones y demás pagos a que haya lugar, así como el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales. 9.8. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES AL DERECHO COMÚN Al contrato resultante de este proceso de selección, le son aplicables las cláusulas excepcionales al derecho común, de modificación, interpretación y liquidación unilateral, y caducidad, de conformidad con lo establecidos en los artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993. 9.9. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Una vez vencido el plazo de ejecución del contrato, se iniciará la etapa de liquidación del mismo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 60 de la Ley 80 de 1993.






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9.10. SUPERVISIÓN El presente contrato será supervisado por el Coordinador del Grupo de Desarrollo Informático de la Superintendencia de Notariado y Registro o en su defecto quien delegue la ordenadora del gasto. El Supervisor designado podrá ser contactado en la sede central de la SNR Calle 26 No. 13-49 Interior 201, Bogotá, D.C. 9.11. OTROS REQUISITOS LEGALES Antes de iniciar la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA se obliga a realizar el pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación, así como a suscribir la póliza única de garantía, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del Contrato. Para demostrar los pagos debe hacer llegar a la Secretaría General – Coordinación del Grupo de Contratación Administrativa, los respectivos comprobantes de pago.

CAPITULO X ANEXOS

10.1. ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Ciudad y Fecha Señores SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Secretaría General Calle 26 13 - 49 Interior 201, Piso 3º. Bogotá D. C. REF.: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No.12 DE 2011. El suscrito, obrando en representación de ___________________________, ofrezco contratar con la Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el pliego de condiciones. 1. He examinado y no tengo reservas a los documentos del Pliego de Condiciones, incluyendo (Si LA ENTIDAD ha expedido adendas y/o oficios, se deben relacionar)






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______________________________________________________________. 2. De conformidad con los documentos de esta selección abreviada de menor cuantía, me comprometo a ejecutar siguiente objeto: Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad, 3. VALOR DE LA PROPUESTA: El valor de la propuesta básica, asciende a la suma de _______________________________ ($____________). 4. MANIFESTACIÓN EXPRESA: Manifiesto no encontrarme incurso en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad según lo señalado en los artículos 127 de la Constitución Política y 8º de la Ley 80 de 1993. Manifiesto no estar reportado en el boletín de responsables fiscales, expedido por la Contraloría General de la República, ni ser deudor moroso de acuerdo con el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001. Manifiesto expresamente haber leído y conocer el pliego de condiciones así como las comunicaciones escritas expedidas por la Superintendencia y en consecuencia me someto a las condiciones en ellas establecidas. La vigencia de la propuesta corresponde a lo exigido en los pliegos, vale decir noventa (90) días calendario, contados a partir del cierre de la licitación. Aceptamos que la Superintendencia de Notariado y Registro, no está obligada a adjudicar al oferente que presente el precio más bajo, si ella no cumple con los requisitos de la licitación. Esta oferta, una vez aceptada y notificada su adjudicación, me obliga a su cumplimiento hasta la liquidación del contrato.






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De ser favorecido, suscribiré contrato en el término establecido en esta licitación. La dirección de la empresa es: ____________________________ NIT: _________________________________ Teléfono: _________________________________ Fax: _________________________________ Mail o correo electrónico: _________________________________ (Cuando el proponente no esté domiciliado en Bogotá, deberá indicar un domicilio en esta ciudad para efectos de comunicación y notificación.) A continuación relaciono la tabla de contenido de la propuesta. Atentamente, _________________________________ Firma, Nombre, Documento de identificación.

10.2. ANEXO 2. PROPUESTA ECONÓMICA PROPUESTA ECONÓMICA PRESENTADA EN PESOS COLOMBIANOS CUADRO DE PRECIOS PARA LA PROPUESTA ECONÓMICA

CANT. DESCRIPCIÓN DEL ELEMENTO

Vr. Unit. $

Vr. Total $

Vr. IVA $ Vr. Total INC. IVA $

Total






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Contemplando la información detallada en el presente cuadro de precios, informamos que nos comprometemos a contratar con la Superintendencia de Notariado y Registro, el objeto de la presente proceso de selección, por un valor de __________________ ($________) Los precios presentados en los cuadros de costos se entienden en Pesos Colombianos. Los precios incluyen tasas y gravámenes vigentes a la fecha. Los precios presentados incluyen el valor del IVA en forma discriminada. OFERENTE: __________________________________________________________________ FIRMA DEL OFERENTE __________________________________________________________________ Bogotá D. C., 10.3. ANEXO 3 FORMULARIO PARA ACLARACIONES Y PREGUNTAS SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No.12 DE 2011 [email protected] Debe diligenciarse un (1) formulario para cada inquietud o pregunta. No se admitirán formularios que contengan más de una solicitud de aclaración o pregunta. EMPRESA: _____________________________________________________ REPRESENTANTE: _______________________________________________ Teléfono _________________ Fax _______________________________ e-mail __________________________________________________________ Dirección correspondencia __________________________________________







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PREGUNTA: ____________________________________________________

_________________________________________________________________ REFERENTE EN LOS DOCUMENTOS DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES. Identificación del documento o anexo o formulario _______________________ Página ______________ Texto respecto del cual se solicita aclaración (Transcribirlo) _______________ _______________________________________________________________ Fecha ------------------------------------------ Hora _________________________ 10.4 ANEXO 4. PERSONA JURÍDICA. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES PERSONA JURÍDICA CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002 En mi condición de Representante Legal o Revisor Fiscal (si lo requiere), de (Razón social de la compañía), identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cámara de Comercio de ________me permito certificar o auditar (En caso del Revisor Fiscal) que de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, los estados financieros de la compañía se ha efectuado el pago por concepto de los aportes correspondientes a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante los últimos seis (6) meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

EN CASO DE PRESENTAR ACUERDO DE PAGO CON ALGUNA DE LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE MENCIONADAS, SE DEBERÁ PRECISAR EL VALOR Y EL PLAZO PREVISTO PARA EL ACUERDO DE PAGO, CON INDICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACIÓN.






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EN CASO DE NO REQUERIRSE DE REVISOR FISCAL, ESTE ANEXO DEBERÁ DILIGENCIARSE Y SUSCRIBIRSE POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA COMPAÑÍA.

Dada en ______ D.C. a los ( ) __________ del mes de __________ de FIRMA____________________________________________________________ NOMBRE DE QUIEN CERTIFICA (REPRESENTANTE LEGAL Y/O REVISOR FISCAL) TARJETA PROFESIONAL (Para el Revisor Fiscal) ___________________________________ EL REVISOR FISCAL QUE LO SUSCRIBE ALLEGARÁ LA FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL Y EL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CON VIGENCIA NO MAYOR A TRES (3) MESES. EN CASO QUE EL OFERENTE NO TENGA PERSONAL A CARGO Y POR ENDE NO ESTE OBLIGADO A EFECTUAR EL PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL DEBERÁ INDICARLO EN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS: Manifiesto bajo la gravedad de juramento que no tengo obligaciones con el sistema general de seguridad social en pensiones, salud y aportes parafiscales: FIRMA: __________________________________________________________________ 10.5 ANEXO 5. PERSONA NATURAL. DECLARACIÓN JURAMENTADA DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES PERSONAS NATURALES DECLARACIÓN JURAMENTADA DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES ARTICULO 9 LEY 828 DE 2003 Yo _______________________________ identificado (a) con c.c ________ de _______, de acuerdo con lo señalado en el artículo 9 de la Ley 828 de 2003, DECLARO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO, y con sujeción a las sanciones que para tal efecto establece el Código Penal en su artículo 442, que he efectuado el pago por concepto mis aportes y el de mis empleados (En caso de tener empleados a cargo) a los sistemas de






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salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante los últimos seis (6) meses.

EN CASO DE PRESENTAR ACUERDO DE PAGO CON ALGUNA DE LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE MENCIONADAS, SE DEBERÁ PRECISAR EL VALOR Y EL PLAZO PREVISTO PARA EL ACUERDO DE PAGO, CON INDICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACIÓN.

Dada en ______ D.C. a los ( ) __________ del mes de __________ de FIRMA_____________________________________________________________ NOMBRE DE QUIEN DECLARA ___________________________________ NOTA 1: EN CASO QUE EL OFERENTE NO ESTE OBLIGADO A EFECTUAR EL PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL (salud y pensiones) DEBERÁ INDICARLO EN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS: Manifiesto bajo la gravedad de juramento que no tengo obligaciones con el sistema general de seguridad social en pensiones, salud y aportes parafiscales: FIRMA: ___________________________________________________________ NOTA 2: CUANDO SI EXISTA OBLIGACIÓN DE COTIZAR AL SISTEMA DE SALUD Y PENSIONES PERO NO DE PARAFISCALES SE DEBERÁ MANIFESTAR EN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS: De conformidad con lo estipulado en el Pliego de Condiciones, manifiesto bajo la gravedad de juramento que me encuentro a paz y salvo en relación CON MIS APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y PENSIONES, en los últimos seis meses. FIRMA: _____________________________________________________ 10.6. ANEXO 6. MODELO DE ACUERDO DE CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL ACUERDO DE CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL (Según sea el caso) _______________________, identificado con la C. C. _________________ de ________, ________ y vecino de ___________, obrando en representación de la sociedad ________________, domiciliado en la ciudad de ______________ y ____________________, identificado con la cédula de ciudadanía ________________ de _________, _______ y vecino de ___________, obrando en representación de la






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sociedad ______________, domiciliada en la ciudad de ______________, hemos decidido conformar una (Unión Temporal o Consorcio) en los términos y condiciones estipulados en la Ley y especialmente lo establecido en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993, que se hace constar en las siguientes cláusulas. CLÁUSULA PRIMERA: La (Unión Temporal o Consorcio) se conforma con el propósito de presentar oferta y optar a la adjudicación, celebración y ejecución del contrato resultante con la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, en relación con SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No. 12 DE 2011, cuyo objeto es: Contratar la prestación de servicios de Administración Avanzada de Base de Datos, Administración Básica de Base de Datos, Administración de Aplicaciones y servicios de operación de la infraestructura de servidores que integran la plataforma de la SNR conformada por bases de datos y aplicaciones misionales y la Ventanilla Única de Registro de la Superintendencia de Notariado y Registro y los Servicios de atención de Incidentes, suministrando los recursos necesarios para el logro de los objetivos y manteniendo los niveles de calidad y seguridad que exigen las normas CLÁUSULA SEGUNDA: La participación en la (Unión Temporal o Consorcio) que se acuerda, será: (según convenio entre los miembros) del _________% para %___________________ y del ________ %para _______________. CLÁUSULA TERCERA: (Integrante) y (Integrante) responderán en forma solidaria y mancomunada por el cumplimiento total de la Propuesta y del objeto contratado. CLÁUSULA CUARTA: Se acuerda que (Integrante) y (Integrante), atenderán en forma conjunta todas las obligaciones y deberes asumidos en la respectiva propuesta en los diferentes aspectos allí contenidos, delegando la representación y respectiva coordinación de la (Unión Temporal o Consorcio) en cabeza de _____________________ como representante legal de (Integrante) y de esta (Unión Temporal o Consorcio). CLÁUSULA QUINTA: la duración de esta (Unión Temporal o Consorcio) se extenderá por todo el tiempo en que se generen obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, según lo preceptuado en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA SEXTA: Las responsabilidades que se desprendan de esta (Unión Temporal o Consorcio) y sus efectos se regirán por las disposiciones previstas en la Ley 80 de 1993 para la (Unión Temporal o Consorcio) En constancia de aceptación y compromiso, se firma el presente documento por los que en el intervienen, el día _________ de ________ de __________ en la ciudad de _______________. __________________________ Nombre, Identificación, persona jurídica que representa






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__________________________ Nombre, Identificación, persona jurídica que representa. 10.7. ANEXO 7 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA 12 DE 2011 [email protected]. El (los) suscrito (s) a saber: (1), domiciliado en (2), identificado(s) con (3) quien obra en calidad de (4) que en adelante se denominara EL PROPONENTE, manifiesta(n) su voluntad de asumir, de manera unilateral, el presente COMPROMISO ANTICORRUPCION , teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: PRIMERA: Que la Superintendencia de Notariado y Registro adelanta el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía 12 de 2011, cuyo objeto: Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad, de conformidad con los parámetros establecidos en los estudios previos correspondientes, en el presente pliego de condiciones, así como de acuerdo con la oferta presentada por el contratista, siempre y cuando esta última no contradiga lo dispuesto por aquellos. SEGUNDA: Que es interés de EL PROPONENTE apoyar la acción del Estado colombiano para fortalecer la transparencia en los procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas; TERCERA: Que siendo el interés de EL PROPONENTE participar en el proceso aludido en el considerando primero precedente, se encuentra dispuesto a asumir la información propia que resulte necesaria para aportar transparencia en el proceso, en tal sentido suscribe el presente compromiso unilateral anticorrupción que se regirá por las siguientes cláusulas: CLAUSULA PRIMERA. COMPROMISOS ASUMIDOS. EL PROPONENTE, mediante la suscripción del presente documento, asume los siguientes compromisos:







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EL PROPONENTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de la adjudicación de su propuesta. EL PROPONENTE se compromete a no permitir que nadie, bien sea empleado de la compañía o un agente comisionista independiente, o un asesor o consultor haga lo señalado anteriormente en su nombre. EL PROPONENTE se compromete formalmente a impartir instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores, y a cualesquier otros representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, especialmente de aquellas que rigen el presente proceso y la relación contractual que podrían derivarse de ella, y les pondrá las obligaciones de : a) No ofrecer o pagar sobornos a cualquier halago a los funcionarios de la SUPERINTENDENCIA, ni a cualquier otro servidor público o privado que pueda influir en la adjudicación de la propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la adjudicación de la propuesta. b) No ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de la SUPERINTENDENCIA durante el desarrollo del contrato que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta. EL PROPONENTE se compromete formalmente a no efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso o la distribución de la adjudicación de contratos entre los cuales se encuentre el que es materia del presente Reglamento, o la fijación de los términos de la propuesta. CLAUSULA SEGUNDA. CONSECUENCIAS DE INCUMPLIMIENTO: EL PROPONENTE asume a través de la suscripción del presente compromiso, las consecuencias previas en el reglamento del proceso si se verifica el incumplimiento de los compromisos anticorrupción. En constancia de lo anterior y como manifestación de la aceptación de los compromisos unilaterales incorporados en el presente documento, se firma el mismo en la ciudad de _____ a los ____ días del mes ______ del año 2011. EL PROPONENTE: ____________________________________






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10.8. ANEXO 8.

CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA GENERAL DEL PROPONENTE La presente certificación se expide con destino a SNR

Número del contrato y fecha:

Fecha de Iniciación:

Fecha de Terminación :

OBJETO :

VALOR:

Plazo de ejecución del Contrato:

Dirección de la Empresa que expide la certificación:

Ciudad de la Empresa que expide la certificación::

Cumplimiento del contrato y calidad de los servicios:

EXCELENTE BUENO REGULAR

Fecha de expedición de la presente certificación:

CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE La presente certificación se expide con destino a SNR

Número del contrato y fecha:

Fecha de Iniciación:

Fecha de Terminación :

OBJETO :

VALOR:

Plazo de ejecución del Contrato:






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Dirección de la Empresa que expide la certificación:

Ciudad de la Empresa que expide la certificación::

Cumplimiento del contrato y calidad de los servicios:

EXCELENTE BUENO REGULAR

Fecha de expedición de la presente certificación:

10.9. ANEXO 10 ACREDITACIÓN DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA Y DE CONTRATACIÓN PROPONENTE

PROPONENTE _____________________________________________________

I. INSCRIPCIÓN REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

INT EGRA PROPONENTE


II. CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN RELACIÓN CONTRATOS EN EJECUCIÓN

Nombre del Contratante

Objeto Valor del Contrato $

% de Participación (1)

Fechas Inicio y terminación

% por ejecutar

Valor Cont. Por ejecutar en SMMLV (2)






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TOTAL =

(1) Porcentaje de Participación: se refiere a si el contrato es en consorcio o unión Temporal, si es individual se llena el espacio con el 100%. (2) Se calcula con la siguiente fórmula: Valor del contrato x % por ejecutar x % de participación / valor del SMMLV.

10.10. ANEXO 11

MINUTA DEL CONTRATO CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. ________DE 2011, SUSCRITO ENTRE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO NIT 899.999.007- 0 Y XXXXXXXXXXXXXXXXX NIT. XXXXXXXXXXXX

Entre los suscritos XXXXXXXX domiciliado en Bogotá D. C., identificado con la cédula de ciudadanía XXXXXXX, obrando en nombre de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO dada su calidad de Secretario General, nombrado mediante Resolución XXXX del XXXXXX y según delegación de facultades para celebrar contratos contemplado en la Resolución XXXXX del XXXXX y en adelante se denominará LA SUPERINTENDENCIA, de una parte y de la otra, _________________________, domiciliado en esta ciudad, identificado con la cédula de ciudadanía _______________ de _________, actuando en su calidad de _____________ en nombre y representación legal de _________________________, sociedad legalmente constituida, debidamente registrada, con NIT _____________, matrícula _________ y domicilio principal en __________, quien para todos los efectos se denominará EL CONTRATISTA, hemos






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acordado celebrar el presente contrato de adquisición de bienes y prestación de servicios, previas las siguientes consideraciones: 1) Que LA SUPERINTENDENCIA realizó el proceso pre-contractual de selección abreviada de menor cuantía 12 de 2011, con el objeto Contratar los servicios de exámenes médicos pre-ocupacionales o de pre-ingreso, periódicos programados, por cambio de ocupación, post-incapacidad o reintegro y/o egreso a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del País. 2) Que en el mencionado proceso presentaron oferta las siguientes compañías: ______________________________. 3) Que dentro del plazo previsto en el cronograma y de conformidad con los parámetros previstos en el pliego de condiciones se llevó a cabo la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes, y la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en los puntajes dando en el primer orden de legibilidad las siguientes firmas ______________________. 4) Que las anteriores firmas participaron en el proceso de la Licitación Pública, cuya audiencia de adjudicación fue realizada el día xx de xx de 2009, resultando ganadora la firma XXXXX, al ofertar un precio de ($XXXXXXXX). El presente Contrato se regirá por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008, y demás decretos reglamentarios que subsumen la materia, y en especial por las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA. Objeto.- Contratar los servicios de renovación de licenciamiento, actualización e instalación del nuevo software y capacitación de la herramienta de mesa de ayuda Service Desk Manager CA con todos sus componentes de gestión y de reportes, para la gestión de requerimiento a la mesa de ayuda o soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información de la Superintendencia de Notariado y Registro, sus dependencias y Oficinas de Registro, con los servicios de transferencia y transición de la base de datos mesa de ayuda vantive a la base de datos del Sistema de mesa de ayuda de la Entidad, de acuerdo con el pliego de condiciones del proceso de Selección Abreviada No. 12 de 2011, adendas y la propuesta presentada por EL CONTRATISTA, el _____________de 2011. CLÁUSULA SEGUNDA. Plazo.- El plazo del contrato a celebrar, será de noventa (90) días o hasta agotar el presupuesto, previo al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. CLÁUSULA TERCERA. Valor.- El valor total del presente contrato se fija en la suma de __________________________________ PESOS ($____________) M/CTE., incluido IVA del 16% (si aplica). PARÁGRAFO: El pago del presente contrato, genera un valor adicional de ________________________ PESOS ($___________) M/CTE. correspondientes al gravamen del cuatro por mil (4x1.000) a las transacciones financieras, estipulado en el artículo 872 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 1111 de 2006. CLÁUSULA CUARTA. Forma de pago.- LA SUPERINTENDENCIA pagará al contratista el valor del presente contrato, en la siguiente forma:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX






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XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. NOTA: No se aceptará una forma de pago distinta a la indicada en presente numeral, previa presentación de los documentos relacionados, acompañada de la certificación de prestación del servicio a satisfacción expedida por el Supervisor del contrato y la acreditación del pago de los aportes al sistema integral de seguridad social y aportes parafiscales, conforme a lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. PARÁGRAFO: Los pagos se realizarán conforme a lo señalado en el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007. CLÁUSULA QUINTA. Disponibilidad presupuestal.- Los pagos que efectúe LA SUPERINTENDENCIA, se harán con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. xxx del xx de xxxx de 2011, “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx” de la actual vigencia fiscal de 2009. CLÁUSULA SEXTA. Garantías de amparos.- EL CONTRATISTA constituirá a favor de LA SUPERINTENDENCIA la GARANTÍA ÚNICA, que ampare los siguientes riesgos: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. CLÁUSULA SÉPTIMA. Relación laboral.- El recurso humano que EL CONTRATISTA destine para la ejecución del objeto de este contrato, no tendrá ninguna relación de índole laboral o de cualquier otra naturaleza con LA SUPERINTENDENCIA. Serán empleados del CONTRATISTA exclusivamente y en consecuencia, EL CONTRATISTA será el único responsable de los sueldos, honorarios, emolumentos, prestaciones sociales y demás beneficios legales resultantes de la relación laboral con dichos empleados, conforme a las normas del Código Sustantivo del Trabajo, disposiciones complementarias y concordantes. CLÁUSULA OCTAVA. Obligaciones de las partes.- A) DEL CONTRATISTA. Se obliga a: 1) XXXXXXXXXXXX ..... B) DE LA SUPERINTENDENCIA: 1) Ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA a través del Supervisor del contrato y los Registradores de Instrumentos Públicos, donde deberán ser entregados los bienes objeto de la presente contratación. 2) Prestar la mayor colaboración al CONTRATISTA, para garantizar el cumplimiento del objeto contratado. 3) Pagar el valor del contrato en la forma convenida. 4) Todas aquellas inherentes al contrato. CLÁUSULA NOVENA. Supervisión. La SUPERINTENDENCIA ejercerá la supervisión del contrato por el Jefe de la Oficina de Informática de la Entidad, será quién controlará e informará a la SNR sobre la gestión del Contratista, para lo cual dará aplicación a lo establecido en la Resolución No. 5880 del 4 de septiembre de 2007, “por el cual se adopta el Manual Interno de interventoria o supervisión de los contratos y convenios que celebre la Superintendencia de Notariado y Registro, y se reglamenta el ejercicio de esta actividad”. CLÁUSULA DÉCIMA. Multas: En caso de incumplimiento parcial o fuera del plazo la Superintendencia tendrá la facultad de conminar al contratista así: Se causará una multa equivalente al cinco por mil






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(5x1.000) del valor del contrato por cada día calendario de incumplimiento de las obligaciones, hasta cuando éstas efectivamente se cumplan. PARÁGRAFO PRIMERO: La imposición de multas estará precedida de una audiencia al afectado, con base en un procedimiento mínimo que garantice su derecho al debido proceso; procedimiento que realizará la Superintendencia de acuerdo a la Resolución 2506 de 14 de abril de 2008 “por medio de la cual se adopta un procedimiento que regula la imposición de multas” conforme a lo dispuesto al artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 87 del decreto 2474 de 2008 “Procedimiento de imposición de multas”. PARÁGRAFO SEGUNDO: El Contratista renuncia a ser requerido como requisito previo a la constitución en mora. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. Cláusula Penal pecuniaria.- En caso de incumplimiento total o declaratoria de caducidad, el contratista pagará a la Superintendencia una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, suma que se considera como tasación anticipada de perjuicios que se causen, sin que el pago de la pena extinga la obligación. PARÁGRAFO: Para la imposición de esta pena se garantizara el debido proceso conforme al artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. Caducidad.- La Superintendencia declarará la caducidad al CONTRATISTA del presente contrato por causales previstas en la Ley 80 de 1993, y normas concordantes, mediante Resolución debidamente motivada, que dará por terminado el contrato y ordenará su liquidación en el estado que se encuentre. PARAFRAFO: Para la declaratoria de la caducidad, la Superintendencia requerirá previamente al contratista por escrito para garantizar el derecho a la defensa. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. Inhabilidades e incompatibilidades.- El Representante Legal del CONTRATISTA declara bajo juramento que ni él ni la firma que representa ni los Socios de la misma, se hallan incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad, y que de verse incurso en inhabilidad o incompatibilidad sobrevinientes, lo comunicará inmediatamente a LA SUPERINTENDENCIA, para que se proceda de acuerdo con lo previsto en el artículo 9º de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. Terminación, modificación e interpretación unilaterales.- Se consideran incorporados a este contrato los principios que rigen a Terminación, Modificación e Interpretación Unilaterales por parte de LA SUPERINTENDENCIA, en los términos consagrados en los artículos 14, 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA SÉXTA. Cesión y subcontratación. El contratista no podrá ceder ni subcontratar las actividades objeto de este acuerdo de voluntades sin previa autorización de la Superintendencia. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. Publicación en el DUC.- Para la legalización el contratista dentro de los tres (tres) días siguientes a la firma del contrato cancelará los derechos de Publicación del contrato en el Diario Único de Contratación (DUC) de la Imprenta Nacional, requisito que se entenderá cumplido con la presentación del recibo de pago en el Grupo de Contratación administrativa, en la calle 26 No. 13 – 49 Int. 201 Piso tercero.






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CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. Perfeccionamiento y Ejecución: El presente Contrato se entenderá perfeccionado con la firma de las partes contratantes y el registro presupuestal correspondiente. Para su ejecución se requerirá de la constitución de la Garantía Única por parte de EL CONTRATISTA y la aprobación de la misma por parte de LA SUPERINTENDENCIA. Para constancia, se firma en Bogotá, D. C. a los LA SUPERINTENDENCIA EL CONTRATISTA MARIA EMMA OROZCO ESPINOSA xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Secretaria General Representante Legal






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ANEXO 12 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS






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Bogotá, 9 diciembre de 2011. MARÍA EMMA OROZCO ESPINOSA Secretaria General

Proyectó: Luisa Fernanda Sosa Liberato. – Profesional / Grupo de Contratación Administrativa Revisó y aprobó: Mónica Burgos Regalado - Coordinadora Grupo de Contratación Administrativa. Revisó: Angélica Castro Lozano. Abogada Secretaría General.

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