Superintendencia de Notariado y Registro 0 de febrero de 2012 fue creada La Superintendencia...

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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

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CONSEJO DIRECTIVO Ruth Stella Correa Ministra de Justicia y del Derecho de Colombia

Jorge Bustamante Roldán Director Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas – DANE

Julián Serna Director Instituto Nacional Agustín Codazzi (E)

EQUIPO DIRECTIVO Jorge Enrique Vélez García Superintendente de Notariado y Registro María Emma Orozco Espinosa Secretaria General

Enrique José Nates Guerra Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Públicos

Ligia Isabel Gutiérrez Araujo Superintendente Delegada para el Notariado Jairo Mesa Guerra Superintendente Delegado para Tierras Néstor Raúl Sánchez Espitia Director de Registro de Instrumentos Públicos Carlos Augusto Prieto León Director de Desarrollo Registral Zoraida Celis Carrillo Directora de Gestión Notarial Oscar Aníbal Luna Olivera Director Financiero Jorge Eliecer Delgado Salas Director de Capacitación Adriana Carolina Camacho Roa Jefe Oficina Asesora de Planeación Marcos Jaher Parra Oviedo Jefe Oficina Asesora Jurídica Elba Lucia Corredor Jefe Oficina de Informática Diego Salazar Saa Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario Karen Varón Lozano Jefe Oficina de Control Interno de Gestión.

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TABLA DE CONTENIDO Contenido

PRESENTACIÓN ..................................................................................................................................................... 4 1. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL .......................................................................................................... 7 1.1. FORMULACIÓN ESTRATÉGICA ........................................................................................................ 8 1.1.1. MISIÓN............................................................................................................................................ 8 1.1.2. VISIÓN ............................................................................................................................................. 8 1.1.3. VALORES ......................................................................................................................................... 8 1.1.4. POLÍTICAS ....................................................................................................................................... 8 1.1.5. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ............................................................................................................. 9 1.1.6. POLÍTICA DE CALIDAD ................................................................................................................... 12 2. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................................ 13 2.1. PLANEACIÓN ................................................................................................................................. 13 2.1.1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL ........................................................................... 13 2.1.2. GESTIÓN ESTADÍSTICA .................................................................................................................. 18 2.1.3. FORMULACIÓN EVALUACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN ........................................................... 20 2.2. DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES ............................................................................................ 28 2.2.1. COMUNICACIÓN EXTERNA ........................................................................................................... 28 2.2.2. COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................................ 31 3. PROCESOS MISIONALES ................................................................................................................ 33 3.1. GESTIÓN REGISTRAL ..................................................................................................................... 33 3.1.1. ESTATUTO REGISTRAL ................................................................................................................... 33 3.1.2. PROCESO DE ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN Y VIGILANCIA ............................................................. 33 3.1.3. VENTANILLA UNICA DE REGISTRO –VUR- ..................................................................................... 37 3.1.4. INTERRELACIÓN REGISTRO CATASTRO ......................................................................................... 40 3.1.5. REORGANIZACIÓN DE CÍRCULOS REGISTRALES ............................................................................ 41 3.2. GESTIÓN PROTECCIÓN RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS ........................................ 42 3.2.1. PROTECCIÓN ................................................................................................................................. 42 3.2.2. RESTITUCIÓN ................................................................................................................................ 43 3.2.3. FORMALIZACIÓN........................................................................................................................... 44 3.2.4. INFORMES REGISTRALES .............................................................................................................. 47 3.2.5. AVANCES ADMINISTRATIVOS ....................................................................................................... 48

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3.3. GESTIÓN NOTARIAL ...................................................................................................................... 50 3.3.1. CONCURSO DE NOTARIOS ............................................................................................................ 50 3.3.2. PROYECTO BIORECIK (Biometría – Registro Civil – Kioscos) ......................................................... 51 3.3.3. VISITAS A LAS NOTARIALES DEL PAÍS ................................................ ¡Error! Marcador no definido. 3.4. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ................................................................. 56 3.4.1. FERIAS DEL DNP ............................................................................................................................ 56 3.4.2. MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN A LOS CIUDADANOS ...................................................................... 56 3.4.3. PQRS GESTIÓN NOTARIAL............................................................................................................. 59 3.4.4. QUEJAS DE LOS CIUDADANOS EN LAS ORIPS ............................................................................... 62 4. PROCESOS DE APOYO ................................................................................................................... 63 4.1. GESTIÓN HUMANA ....................................................................................................................... 63 4.1.1. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ..................................................................................... 63 4.1.2. CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO .............................................................................................. 68 4.2. GESTIÓN FINANCIERA ................................................................................................................... 70 4.2.1. CENTRAL DE CUENTAS .................................................................................................................. 70 4.2.2. RECONOCIMIENTO DE PENSIONES Y CRÉDITOS DE VIVIENDA .................................................... 71 4.2.3. RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES .......................................................................................... 74 4.2.4. TESORERÍA .................................................................................................................................... 76 4.2.5. PRESUPUESTO............................................................................................................................... 80 4.2.6. CONTABILIDAD ............................................................................................................................. 82 4.3. GESTIÓN LOGÍSTICA ...................................................................................................................... 86 4.3.1. INFRAESTRUCTURA ....................................................................................................................... 86 4.3.2. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA .............................................................................................. 89 4.3.3. GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................... 91 4.4. INFORMÁTICA ................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.1. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL -CONSOLIDACIÓN PLATAFORMA ..................... 94 4.4.2. SISTEMATIZACIÓN 35 ORIPS ......................................................................................................... 94 4.4.3. VIGENCIAS FUTURAS BUSINESS PROCESS OUTSOURCING (BPO) ................................................. 95 4.4.4. PAGOS ELECTRÓNICOS ................................................................................................................. 96 4.4.5. APOYO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................... 97 4.4.6. AMPLIACIÓN DE LA COBERTURA DE BOTÓN DE PAGO (Internet) ................................................ 98 4.4.7. GOBIERNO EN LÍNEA ..................................................................................................................... 98 4.4.8. OTRAS ACTIVIDADES ................................................................................................................... 101 4.5. GESTIÓN JURÍDICA ...................................................................................................................... 104 4.5.1. ADMINISTRACIÓN JUDICIAL........................................................................................................ 104 4.5.2. APOYO JURÍDICO NOTARIAL Y REGISTRAL 2012 ......................................................................... 106 5. SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .................... 109 5.1. CONTROL INTERNO DE GESTIÓN ................................................................................................ 109

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PRESENTACIÓN

La Superintendencia de Notariado y Registro – SNR –, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, es la entidad encargada de prestar el servicio público de registro de instrumentos públicos al tiempo que lo orienta, vigila, inspecciona y controla al igual que el servicio público notarial. Es importante resaltar que el actual gobierno con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, demandó de esta entidad apoyo para jalonar la locomotora del sector agropecuario, en especial en lo relacionado con la aplicación de la Ley de Victimas y Restitución de Tierras, que busca restablecer el derecho que sobre sus propiedades perdieron miles de familias que fueron despojadas, en el marco del conflicto armado interno que desde hace varias décadas vive el país.

Por ello en el marco de la Ley 1448 de 2011 y mediante los Decretos 0238 y 0239 del primero de febrero de 2012 fue creada La Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, que dentro de sus funciones promueve la formalización masiva de la propiedad inmobiliaria rural y urbana; diseña, implementa y evalúa el programa de orientación e información a las víctimas del despojo acerca de los derechos, los medios y rutas judiciales y/o administrativas; fija las políticas y adoptar los planes generales de protección, formalización y restitución jurídica de los inmuebles despojados y vela por su cabal cumplimiento, por parte de las Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos – ORIPS-, además, de interactuar con las entidades encargadas de la titulación y formalización de la propiedad y atención integral a las víctimas; prestando el servicio de análisis traditicio de la propiedad para la restitución y haciendo Diagnósticos Registrales entre otras acciones.

Para la SNR es satisfactorio presentarle a la Nación y en general a los colombianos su Informe Ejecutivo de Gestión Institucional 2012, documento en el cual podrán conocer los principales logros de su gestión durante esta vigencia, y con los cuales caminamos hacia el fortalecimiento de nuestra misión: “La guarda de la Fe Pública y el fortalecimiento de nuestro papel, como líderes en el proceso de protección, restitución y formalización para que los colombianos recuperen sus tierras, con recursos calificados y tecnología de punta”.

El logro más visible dentro del proceso de Gestión Registral se obtuvo con la Reforma al Estatuto Registral que regía desde 1970 y que, cuarenta y dos años después de su expedición, fue actualizado a través de la Ley 1579 de 2012; lo que dio paso a una nueva era en la prestación del servicio público registral con impacto positivo para la seguridad de

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la propiedad. En cumplimiento de la Orientación, Inspección y Vigilancia de las ORIPS la SNR realizó visitas generales, especiales, de apoyo e intervenciones. Además, en el marco de la Política de Racionalización de Trámites se implementó la Ventanilla Única de Registro -VUR-.

Cabe destacar que el apoyo brindado para la protección, restitución y formalización de tierras desde la Superintendencia tuvo resultados significativos, en términos de apoyo interinstitucional y acompañamiento a las solicitudes de protección, ingreso de información en los formularios del Registro Único de Predios y Territorios Abandonados -RUPTA- y el asesoramiento a las víctimas de abandono y despojo. Adicionalmente, se efectuó el seguimiento y control a procesos de esclarecimiento sobre predios objeto de restitución; con el fin de acompañar dichos procesos se desarrollaron mecanismos y estrategias para estimular la cultura de la formalización del registro de títulos y bienes inmuebles.

En materia Notarial se efectuaron las acciones que demanda la Inspección, Vigilancia y Control del servicio a nivel nacional; se realizó el concurso de notarios; se abrieron nuevas notarias; se inició el proceso de aproximación para la implementación del Proyecto BIORECIK y los notarios de Colombia fueron capacitados en titulación de tierras y titulación masiva; identificación biométrica, lavado de activos, aplicación de nuevas tecnologías y funciones notariales según el código general del proceso.

Los logros no misionales también fueron pieza decisiva para el éxito de la aplicación y consolidación de las políticas establecidas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Justicia y del Derecho, en este sentido, vale la pena destacar el proceso de Certificación para el Sistema de Gestión de Calidad, que para la vigencia 2012 logró la certificación de las principales oficinas de Registro a Nivel Nacional y el sostenimiento de todos los procesos del nivel central.

Además, en el año 2012 la SNR fijó los lineamientos para las políticas estadísticas mediante la resolución No 7145 de agosto de 2012, para la presentación de la información estadística, por lo que se elaboró y presentó el primer Anuario Estadístico, los boletines trimestrales estadísticos y los informes estadísticos relacionados con el movimiento de los actos inscritos en las oficinas de Registro y protocolizados en las diferentes notarías del país, con el fin de darlos a conocer entre los usuarios y la ciudadanía en general.

Así pues, se implementó una metodología para el seguimiento y control de los indicadores de gestión de la Entidad con el propósito de efectuar las mejoras pertinentes, a fin de garantizar el logro de los objetivos propuesto en el Plan Estratégico Institucional 2012-2014, además, de la implementación del sistema de información STRATEGOS para el control automático de la gestión institucional.

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Se realizó de manera permanente el seguimiento a los nueve (9) proyectos de inversión registrados en el 2011, de acuerdo a los periodos y plazos solicitados por el Departamento Nacional de Planeación – DNP-. Así mismo, se formularon nuevos proyectos como el de Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de los Círculos Registrales a nivel nacional para facilitarle a la ciudadanía el acceso al servicio registral.

En materia de Rendición de Cuentas a la ciudadanía la SNR, de acuerdo a lo establecido en el documento Conpes 3654 de 2010, que destaca la importancia de: “fomentar el diálogo y la retroalimentación entre la Rama Ejecutiva y los ciudadanos”; y cumpliendo con lo enunciado en el Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011, Capítulo VI, Artículo 78; que ordena que: para la Democratización de la Administración Pública es obligatorio realizar anualmente una audiencia pública, a fin de rendir cuentas sobre la gestión de la entidad. El 6 de marzo de 2012 entre las 10 am y las 12 m en las instalaciones del RTVC se realizó la Rendición de Cuentas 2011; esta fue transmitida en directo por el Canal Institucional a nivel nacional. Dentro del proceso se recogieron las preguntas de la ciudadanía y de los funcionarios de la entidad, además se publicó un aviso en un diario de circulación nacional invitando a organizaciones, públicos de interés y a la ciudadanía en general a sumarse a este proceso de control social.

En este sentido, el Informe Ejecutivo de Gestión Institucional 2012 presenta el trabajo realizado por la Superintendencia de Notariado y Registro –SNR- durante esta vigencia; con esto da cumplimiento a las funciones asignadas por el Gobierno Nacional. Este documento se encuentra a disposición de los entes de control, organizaciones sociales, grupos de interés, entidades gubernamentales y en general de todos los colombianos en nuestras instalaciones y/o a través de nuestra página web www.supernotariado.gov.co

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1. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Durante el año 2012, la SNR formuló su direccionamiento estratégico a partir de la revisión de los logros de la vigencia anterior y a partir de los indicadores y/o resultados respecto de las metas fijadas. Las auditorías internas y externas realizadas, entre otros insumos, también sirvieron para establecer un nuevo horizonte estratégico. En este ejercicio se revaluaron objetivos, metas, indicadores y acciones, generando una planeación estratégica para un plazo de cuatro (4) años. A partir del Plan Nacional de Desarrollo Administrativo del Gobierno Nacional, la SNR identificó como pilares de su formulación estratégica los siguientes:

Trámite Fácil Construcción Positiva: se apoyará la implantación del modelo de Ventanilla Única de Registro en las principales ciudades del país.

Simplificación de Trámites: Continuar con la estrategia de Gobierno en Línea.

Política integral para la restitución de tierras:

o En materia de adjudicación de tierras se completará el inventario de tierras baldías de la Nación, con miras a agilizar los procesos de titulación de los predios.

o Crear la institucionalidad para la política de tierras y fortalecer la del desarrollo

rural.

o En lo que se refiere a la restitución de tierras, se creará una Unidad Administrativa que integre, coordine y gestione a escala nacional y territorial todas las reclamaciones de manera centralizada, orientada y gratuita.

Desarrollar las fases de información y transacción en línea para que en el año 2014, el 50% de las oficinas autorizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (Notarias, Consulados, Corregimientos, e Inspecciones de Policía) y que no están conectadas a su base de datos, presten el servicio de Registro Civil en línea con esa entidad vía internet.

El esquema institucional actual de supervisión y control, requiere de una profunda reestructuración enfocada en la racionalización y simplificación del sistema.

Rediseño del esquema institucional de supervisión, vigilancia y control. El alcance de este objetivo requiere de esfuerzos en la creación de infraestructuras comunes entre

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las Superintendencias, el aprovechamiento de tecnologías de la información y de la comunicación (TIC), así como el rediseño y reasignación de las funciones de supervisión para que se ejerzan de común acuerdo y con estricta proporcionalidad al origen del riesgo.

1.1. FORMULACIÓN ESTRATÉGICA De la revisión del horizonte Institucional efectuado en el 2011 por la SNR fueron ajustados los elementos estratégicos fundamentales para el periodo 2011-2014 como sigue: 1.1.1. MISIÓN

La Superintendencia de Notariado y Registro, como responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza mediante la orientación, inspección, vigilancia y control, seguridad jurídica y administrativa del servicio público registral inmobiliario; así como la actividad notarial, a partir de la innovación y efectividad en sus procesos y calidad de los servicios ofrecidos a nuestros clientes. 1.1.2. VISIÓN

En el 2014 la SNR será una institución modelo en la prestación del servicio público registral y en la Guarda de la Fe pública. Líder en el proceso de protección, restitución y formalización para que los colombianos recuperen su tierra, con recurso humano calificado y tecnología de punta. 1.1.3. VALORES

Los valores que se proponen para facilitar el logro del plan estratégico por parte de los servidores de la institución son:

Honestidad

Transparencia

Compromiso

Oportunidad

Confianza 1.1.4. POLÍTICAS

Las políticas son el mapa de ruta sobre el cual determinamos los pasos que daremos con el fin de obtener los resultados que esperamos para y en beneficio de los colombianos.

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Ser una institución ejemplo para que los colombianos recuperen su tierra.

Promover que la fe pública sea parte de la idiosincrasia de los colombianos.

Ejercer de forma efectiva supervisión al notariado y registro con inspección, vigilancia y control.

Formalizar, proteger y restituir los bienes urbanos y rurales a sus verdaderos dueños.

Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIG-.

Administrar eficientemente los recursos con total transparencia.

Desarrollar y fortalecer las competencias del recurso humano.

1.1.5. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Para la formulación estratégica se utilizó la metodología del Balanced Scorecard, definiendo cuatro perspectivas que se relacionan con tres vectores hacia los cuales apunta la gestión, y que se presentan en el siguiente mapa estratégico: Gráfico 1 MAPA ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVOS POR PERSPECTIVA Los objetivos trazados para cada perspectiva determinada, constituyen el derrotero para enfocar la gestión de todos los procesos organizacionales, con el fin de alcanzar la visión institucional:

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Perspectiva de cliente

Posicionamiento de la imagen institucional, transparencia.

Mejorar el índice de satisfacción al ciudadano y/o cliente.

Generar superávit en el ingreso de los servicios registrales.

Proteger, restituir, formalizar, investigar la situación de las tierras de Colombia Perspectiva de procesos

Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales.

Mejorar la calidad y la oportunidad de los servicios registrales.

Disminuir los tiempos de respuesta de las PQRS y consultas.

Consolidar el SIG incluyendo todas las ORIPS.

Fortalecer la orientación, inspección, vigilancia y control notarial y registral.

Efectuar la inspección, control y vigilancia de las ORIPS por la Delegada de Tierras. Perspectiva de financiera

Gestionar y garantizar la estabilidad financiera.

Gestionar recursos de cooperación internacional para el desarrollo de proyectos.

Desarrollar e implementar un sistema de administración de riesgos financieros. (Mercado y liquidez).

Perspectiva de aprendizaje

Desarrollar un programa de capacitación para los servidores públicos enfocándolos a nuevos retos de la institución.

Fortalecer las competencias del talento humano.

Desarrollar los procesos de selección a través de concursos.

Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica.

Generar soluciones de negocio de valor agregado basados en tecnología. Una vez formulados los objetivos estratégicos, se definieron los indicadores y las metas a alcanzar anualmente, a partir de los factores críticos a monitorear, para garantizar el logro de tales objetivos, constituyendo el Tablero de Mando de nivel estratégico, instrumento que facilita el control y la toma de decisiones de la alta dirección respecto de la gestión institucional. Gráfico 2 TABLERO DE MANDO

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Fuente: Oficina Asesora de Planeación

De igual manera, la filosofía estratégica de la SNR, incorporó durante la vigencia 2012, una reforma a la política de calidad, en búsqueda de fortalecer los lineamientos para que las operaciones se enfoquen al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios registrales y notariales y se incremente paulatinamente la satisfacción de los usuarios y la ciudadanía en general.

1.1.6. POLÍTICA DE CALIDAD

“La SNR se compromete a trabajar permanentemente para incrementar el índice de satisfacción de los clientes – usuarios del servicio público registral. Fortaleciendo sus procesos: entre otros la restructuración, formalización y protección para que los colombianos recuperen su tierra, trabajando con calidad en la actividad notarial. Soportada con tecnología y talento competente logrando “mejorar la imagen institucional”, así como la oportunidad de los tiempos de respuesta. Ampliando el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad a un número mayor de Oficinas de Registro”.

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2. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1. PLANEACIÓN

2.1.1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL La Superintendencia de Notariado y Registro en el 2010 inició el proceso de certificación en para el Sistema de Gestión de la Calidad, logrando certificar los procesos de la Entidad y de cuatro ORIPS (Bogotá zonas centro, sur y norte y Bucaramanga). En el 2011 amplió la certificación a cinco (5) Oficinas más (Medellín zonas sur y norte, Barranquilla, Manizales y Valledupar) y en el 2012 el reto fue mayor, logrando en el mes de noviembre certificar 26 ORIPS, sosteniendo igualmente la certificación de las nueve Oficinas citadas anteriormente. Gráfico 3 TOTAL DE OFICINAS CERTIFICADAS

FUENTE: Oficina Asesora de Planeación Nota *En el Año 2010 también se logra la Certificación del Nivel Central

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2.1.1.1. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Una vez diseñado el mapa de procesos y documentada la información del Sistema de Gestión de la Calidad, se han adelantado acciones de mejoramiento continuo en los once (11) macro procesos, treinta y nueve (39) procesos y 167 procedimientos, al igual que su caracterización, formatos y elementos generales.

2.1.1.2. MAPA DE PROCESOS (Gráfico 4)

APOYO A LOS PROCESOS DE LA SNR Y LAS ORIPS Como etapa preparatoria de las auditorias fueron apoyados de manera directa los 11 macroprocesos con sus correspondientes procesos y procedimientos y se adelantó el acompañamiento permanente a las 35 Oficinas de Registro Principales durante todo el año.

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2.1.1.3. RESULTADOS AUDITORIA DE SOSTENIMIENTO Y AMPLIACIÓN

La auditoría de sostenimiento se realizó entre el 27 y el 29 de agosto de 2012, tomando como muestra los procesos de Nivel Central:

Direccionamiento Estratégico-Gestión de políticas y directrices de la dirección.

Gestión de planes, programas y proyectos y gestión estadística.

Seguimiento, control y evaluación del Sistema Integrado de Gestión -SIG-.

Gestión de evaluación independiente.

Orientación, inspección, vigilancia y control notarial - Administración Notarial.

Gestión logística.

Gestión de compras y contratación.

Gestión Humana y orientación, inspección, vigilancia y control registral.

Gestión de comunicaciones.

Cultura del servicio y atención al ciudadano.

Gestión Jurídica.

Apoyo jurídico y administración concurso notarial.

Gestión Registral de las Oficinas de Registro de Bogotá zona sur, centro y norte.

2.1.1.4. CAPACITACIÓN

Como estrategia para el fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, se adelantaron las siguientes capacitaciones:

Capacitación a 35 Registradores Principales en el mes de marzo.

Capacitación Grupo de 35 Facilitadores en el mes de mayo.

Taller dirigido a 35 Facilitadores adelantado en la ORIPS Medellín Zona Sur, en el mes de Octubre.

2.1.1.5. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA PLATAFORMA DOCUMENTAL DEL SIG UBICADA EN LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL

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Los procesos y procedimientos fueron actualizados y publicados en la página WEB de la entidad, atendiendo al Decreto 1579 de 2012, mediante el cual se ordena su actualización; estos documentos incluyeron los cambios del nuevos aplicativo (SIIF) y el nuevo Manual de Calidad de la SNR, el objetivo era ponerlos a disposición de la ciudadanía para su conocimiento y control.

1 Superintendencia de Notariado y Registro, pagina web institucional,

http://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=3621&Itemid=275

/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=3621&Itemid=275

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2.1.1.6. FORMACIÓN DE AUDITORES DE CALIDAD

La SNR cuenta en la actualidad con funcionarios formados como Auditores de Calidad en el Nivel Central y en las Oficinas de Registro de Instrumentos públicos de: Tabla 1 NÚMERO DE FUNCIONARIOS ACTUALIZADOS COMO AUDITORES DE CALIDAD

ORIPS FACILITADORES CAPACITADOS MEDELLÍN 25 NIVEL CENTRAL 30 BOGOTÁ ZONA SUR 1 BOGOTÁ ZONA CENTRO 1 BOGOTÁ ZONA NORTE 1 BARRANQUILLA 25 BUCARAMANGA 25 VALLEDUPAR 6 MANIZALES 21 TOTAL 135 FUENTE: Oficina Asesora de Planeación

CAMPAÑAS DE SOCIALIZACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DEL SGC Las campañas realizadas por el Grupo MECI- Calidad responden a varias solicitudes de asesoramiento sobre la pertinencia, idoneidad e implementación y apoyo al SIG (seguimiento y realización de indicadores, seguimiento y construcción del mapa de Riesgos, Planes Anuales de Gestión). Además, el grupo también participó en los talleres Registrales, dirigidos a registradores y funcionarios de las ORIPS. Adicionalmente, se realizó un proceso de sensibilización interna de cara a las auditorias con: conteos regresivos, mensajes de comunicación, pendones, datos alusivos a la calidad y la presentación de cartillas y videos.

2.1.1.7. IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTA TECNOLÓGICA, DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN A LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Durante la vigencia de 2012 se parametrizó, capacitó e implementó el Aplicativo ISOLUCION, adquirido como una herramienta web de productividad y de apoyo para la administración, automatización y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad. La herramienta cuenta con los siguientes módulos:

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Tabla 2 MÓDULOS ISOLUCION PARAMETRIZADOS

MÓDULOS SUBMODULOS ITEM

Tareas Pendientes

Gestión Documental

Manual de Calidad

Mapa de Procesos

Listados Maestros

Documentos

Documentos externos

Registros

Actas

Actas

Glosario de términos

Mejoramiento Continuo

No Conformidades

Acciones Preventivas

Notas de Mejora

Filtros de consulta

Auditorías Internas

Cronograma de auditorias

Planeación de entrevistas

Registro de hallazgos

Generación de informes de auditoria

Calificación de auditores

Revisión por la Dirección

Indicadores de Gestión Creación de indicadores

Importación de mediciones (vía archivos planos)

Tableros de Control Manejo y visualización de tableros

Importación de datos vía ODBC

Divulgación y Comunicación(Cartelera de Noticias y Destacados)

Talento Humano

Publicación de documentos

Manejo de cuestionarios

Talento Humano (Evaluación de competencias)

Publicación de documentos

Manejo de cuestionarios

Organigrama

Plantilla Hoja de Vida y Perfil de Cargo

Evaluación de Competencias

Mecí – Riesgos

Clientes

Administración y parametrización FUENTE: Oficina Asesora de Planeación

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2.1.2. GESTIÓN ESTADÍSTICA

2.1.2.1. POLÍTICAS, DIRECTRICES Y MÉTODOS

Se crearon los lineamientos para las políticas estadísticas mediante la Resolución No 7145 de agosto de 2012, que adopta las políticas para la presentación de la información estadística de la SNR. Así mismo se elaboraron y presentaron los Informes Estadísticos, con una frecuencia trimestral reportando el movimiento de los actos inscritos en las ORIPS y las Notarías del país, con el objetivo de darlos a conocer a usuarios y ciudadanía en general, bajo los siguientes esquemas:

Boletín Estadístico: Boletines estadísticos trimestrales del segundo y tercer trimestre de 2012.

Primer Anuario Estadístico. Presenta los actos de Registro y Notariado del año 2011, por Departamentos y Municipios.

Informes estadísticos para medios de comunicación Nacional: El Tiempo, La Patria, La Tarde, El Colombiano, Portafolio etc.

Informes estadísticos para medios de comunicación Internacional: Revista Chilena. El Economista.

2.1.2.2. ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS

Los reportes recibidos de las ORIPS y notarias del país alimentaron las bases de datos en Excel para el sistema de información estadística, que dan cuenta de las actividades de registro y notariado durante el año 2012. Este recurso permitió el suministro de información veraz, confiable y oportuna. Así mismo se implementaron las instrucciones dadas a los Registradores y Notarios del país mediante las circulares No 76, 329 y 339 de 2011 para obtener la información.

2.1.2.3. ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN ESTADÍSTICA

Se diseñaron, desarrollaron y organizaron las bases de datos para los Sistemas de Información estadísticos, relacionados con los servicios públicos de registro y notariado, para conocer datos consolidados por departamentos, círculos, Oficinas y Notarias. También se estructuró la base datos de Interdicciones Judiciales.

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2.1.2.4. SEGUIMIENTO A PLANES, PROGRAMAS E INDICADORES

PLAN ANUAL DE GESTIÓN Los planes de gestión de las áreas del nivel central para el año 2012, se encuentran definidos y firmados por los responsables y publicados en la página web. Para cumplir con este objetivo fueron asesorados los líderes de las dependencias y los Registradores Principales en la formulación de las actividades y el uso de herramientas para el seguimiento y control a las mismas. También se diseñó una nueva metodología para el seguimiento y control de los Planes Anuales de Gestión del Nivel Central y las ORIPS del país, con el apoyo de un video tutorial. Todo esto para darle cumplimiento a la Resolución No 2507 de 2012. ACUERDOS DE GESTIÓN Se efectuó seguimiento a los acuerdos de gestión del nivel directivo de la SNR, así mismo se elaboró el Proyecto de Acuerdo de Gestión para el año 2012 para el nivel central y los 192 registradores del país.

2.1.2.5. OTRAS ACTIVIDADES

Para el seguimiento y control de los indicadores de gestión de la Entidad se implementó una nueva metodología con el propósito de efectuar las mejoras pertinentes y garantizar el logro de los objetivos propuesto en el Plan Estratégico Institucional 2012-2014. Fueron generados los indicadores para el seguimiento al Sistema Integrado de Gestión –SIG- de las ORIPS y de las dependencias de la Entidad y se construyó una metodología con el fin de conocer su desempeño y la efectividad de los servicios prestados. Presentación de Informes para la Alta Dirección:

o Informe de Gestión Institucional con corte a Octubre 31 de 2011. o Informe de Gestión Institucional con corte a Diciembre 31 de 2011. o Informes Semestrales de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión.

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Tabla 3 ESTUDIOS Y MODELOS REALIZADOS

MODELO ESTADÍSTICO OBJETIVO

Modelos Aditivo Winter Para el pronóstico de los ingresos por venta de bienes y servicios de las Oficinas de Restrictos de Instrumentos públicos.

“La Mediana”. Parámetros y Criterios para la asignación del subsidio a las notarías con insuficientes ingresos. Medidas de tendencia no centra

Base de datos Registro Civil en América Latina

“Implementación de una base de datos sobre variables institucionales relacionadas con los registros civiles en américa latina y el caribe metodología BAYESIANA – DELFI ELICITACIÓN”, invitación formulada por el Banco Interamericano de Desarrollo BIC.

FUENTE: Grupo de Estadistica Registral y Notarial

Unificación de códigos de actos notariales y fijación de estándares para la presentación de los datos por parte de las Notarías y las ORIPS.

Se realizó reunión con la Superintendente Delegada para el Notariado, el Superintendente Delegado para el Registro, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, la Directora de Gestión Notarial y la Jefe de la Oficina de Informática para evaluar y estudiar la unificación de los códigos de los actos notariales, la solicitud de los datos a los registradores y notarios y la información de los aplicativos SIN, SIR y FOLIO MAGNÉTICO, para facilitar el suministro de información al Grupos de Estadística y Recaudos Notariales. Además, se realizaron mesas de trabajo para la estandarización y codificación de los actos notariales, lo que dio origen a la Resolución No 7144 de agosto de 2012. 2.1.3. FORMULACIÓN EVALUACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INVERSIÓN

El presupuesto de inversión es una herramienta que concibe a las entidades de la administración como unidades gerenciales y debe generar valor público para la ciudadanía. A diferencia del presupuesto de funcionamiento este establece una relación directa entre el gasto, los bienes y los servicios finales (productos y resultados) que cada proyecto priorizado debe cumplir con los objetivos, estrategias y programas del Plan Estratégico Institucional y Plan Nacional de Desarrollo. Durante los últimos años, la SNR adelantó varios procesos de sistematización y modernización de los servicios de la entidad: Servicio registral y la inspección, vigilancia y control del servicio notarial, y los procesos administrativos y jurídicos.

Una vez establecido el avance de las actividades acorde con los presupuestos apropiados para cada proyecto, para la vigencia 2012 se obtuvo un presupuesto de $266.965.383.097.29; distribuidos y priorizados en 9 proyectos de inversión, en donde el

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37.02% pertenece a inversión directa ($98.827.504.997.29) y el 62.98% correspondiente a inversión indirecta - transferencias por Ley 55 de 1985 ($168.137.878.100.00), incluido dentro de la proyección del marco de gasto a mediano plazo.

Tabla 4 DE PARTICIPACIÓN POR TIPO DE INVERSIÓN

PRESUPUESTO APROPIADO %Part

INVERSIÓN INDIRECTA 168137,88 63%

INVERSIÓN DIRECTA 98827,5 37%

TOTAL INVERSIÓN 266965,38 100%

FUENTE: Grupo de Formulación y Evaluación de Proyectos

Tabla 5 PROYECTOS APROBADOS PARA LA VIGENCIA 2012

No PROYECTO VALOR APROPIADO

INVERSIÓN DIRECTA 1 SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA

SNR A NIVEL NACIONAL 43.339,78

2 SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS DE LA SNR

15.213,36

3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO A NIVEL NACIONAL

8.983,89

4 ASISTENCIA TÉCNICA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL A LA SISTEMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO

11.730,00

5 IMPLEMENTACIÓN INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO NACIONAL

3.000,00

6 REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA REGISTRAL DEL ORDEN NACIONAL

4.200,00

7 ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD Y OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL EN 140 OFICINAS DE REGISTRO A NIVEL NACIONAL

10.360,48

8 ADQUISICIÓN LOTE Y CONSTRUCCIÓN SEDE DE NOTARIADO Y REGISTRO DEL MUNICIPIO DE FACATATIVA

2.000,00

98.827,50 INVERSIÓN INDIRECTA

9 LEY 55 DE 1985 168.137,88 TOTAL APROPIACIÓN 266.965,38 FUENTE: Grupo de Formulación y Evaluación de Proyectos

Debido a recortes y aplazamientos presupuestales realizados por el Gobierno Nacional a través de los decretos que se mencionan a continuación -Decreto 2719 de 2008, Decreto

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04 de 2009, Decreto 325 de 2010- la entidad se vio afectada en el cumplimiento de las actividades y metas fijadas, causando con ello la ampliación de la ejecución y materialización de los proyectos. De acuerdo con la operación y cumpliendo con la Misión de la Entidad, los proyectos de inversión se enmarcan dentro de los objetivos del mejoramiento del servicio registral y la orientación, inspección y vigilancia notarial, fortaleciendo la capacidad administrativa, jurídica y los demás procesos de apoyo.

Sin embargo, dadas las exigencias y las necesidades avocadas por el país, la SNR desarrolló una perspectiva de gerencia pública orientada a la consecución de metas generadoras de impacto en la comunidad. Lo anterior se traduce en la creación, registro y actualización de cuatro (4) nuevos proyectos de inversión (Para ejecución 2013) relacionados con el tema de restitución de tierras, la reorganización de los círculos registrales, la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión –SIG-, así como el mejoramiento en términos de cobertura institucional y de infraestructura de la construcción de nuevas oficinas de registro. Tabla 6 PROYECTOS NUEVOS PROGRAMADOS PARA LA VIGENCIA 2013


EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Tabla 7 EJECUCIÓN ACUMULADA A 31 DE DICIEMBRE DE 2012

PROYECTOS DE INVERSIÓN REGISTRADOS EN LA VIGENCIA 2012 PARA PROGRAMACIÓN 2013

SOSTENIBILIDAD Y AMPLIACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SNR

1.400,00

PROTECCIÓN REGISTRAL A LOS DERECHOS SOBRE LOS BIENES INMUEBLES ABANDONADOS POR LA POBLACIÓN DESPLAZADA CONFORME A LA POLÍTICA DE TIERRAS EN COLOMBIA

6.157,00

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LA REORGANIZACIÓN DE LOS CÍRCULOS REGISTRALES A NIVEL NACIONAL

3.000,00

CONSTRUCCIÓN OFICINAS DE REGISTRO DE SANTA MARTA, CARTAGENA Y MONTE LÍBANO

3.000,00

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PROYECTOS APROPIACIÓN

VIGENTE COMPROMISOS OBLIGACIONES PAGOS

% DE EJECUCIÓN CO/AP OB/AP PA/AP

INVERSIÓN INDIRECTA Implantación convenio para ejecución de proyectos de inversión para el sector justicia en desarrollo de la Ley 55 de 1985

168.138

168.138 168.138 168.138 100,0% 100,0% 100,0%

INVERSIÓN DIRECTA Sistematización y modernización de los servicios de la SNR a nivel nacional

43.340

36.577 16.377 15.196 84,4% 37,8% 35,1%

Sistematización de los procesos administrativos y juridicos de la SNR

15.213

14.170 7.659 5.642 93,1% 50,3% 37,1%

Asistencia técnica de la administración central a la sistematización de las oficinas de registro

11.730

11.203 2.284 2.280 95,5% 19,5% 19,4%

Adquisición lote y construcción de sede de Notariado y Registro del Municipio de Facatativa Departamento de Cundinamarca

2.000

422 422 422 21,1% 21,1% 21,1%

Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la ventanilla única de registro

8.984

7.761 3.136 3.129 86,4% 34,9% 34,8%

Estudios de vulnerabilidad y obras de reforzamiento estructural en 140 oficinas de registro públicos a nivel nacional

10.360

9.131 469 462 88,1% 4,5% 4,5%

Reposición y recuperación de oficinas de registro de instrumentos públicos obras y muebles

4.200

4.047 292 292 96,4% 6,9% 6,9%

Implementación interrelación catastro - registro

3.000

2.358 1.377 1.363 78,6% 45,9% 45,4%

TOTAL INVERSIÓN 98.828 85.669 32.016 28.784 86,7% 32,4% 29,1%


Tabla 8 COMPARATIVO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - PROYECTOS DE INVERSIÓN 2012 VS 2011

ITEM 2011 2012 VARIACIÓN PORCENTUAL

Compromisos/Apropiación 77% 87% 12%

Obligaciones/Apropiación 20% 32% 62%

Pagos/Apropiación 20% 29% 46%


Al comparar la ejecución presupuestal de inversión (2011 vs 2012), se evidencia que la gestión realizada en la vigencia 2012, con referencia a la Gerencia de Proyectos, mejoró

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significativamente comparado con el año anterior, en razón a la adecuada administración del gasto por proyecto y a la responsabilidad asumida por la Alta Dirección. Con el fin de asegurar la adecuada administración de los recursos asignados a los diferentes proyectos de inversión de la SNR, la Oficina Asesora de Planeación a través del Grupo de Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión, realizó el seguimiento a los nueve (9) proyectos registrados para la vigencia 2012, de acuerdo a los periodos y plazos establecidos por el DNP. Tabla 9 CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTOS APLICADOS A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DNP


A fin de impulsar el adecuado seguimiento a la ejecución presupuestal de inversión, se realizaron actividades de monitoreo entre la Oficina Asesora de Planeación y los Directivos de la entidad y los Gerentes de Proyecto. El avance porcentual de cada rubro de inversión evidencia el cumplimiento de las metas de gobierno formuladas por la entidad, las cuales se pueden sustentar bajo El Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA, fuente de información relevante en materia de seguimiento y evaluación de Políticas Públicas. Dentro de los principales indicadores SISMEG, se destacan los siguientes:

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Creación de la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras.

Se firmaron los decretos No 0238 y 0239 del 1º de Febrero de 2012, con los cuales se crea La Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de tierras. Se cumplió con las metas previstas en un 100%.

De acuerdo a la meta establecida con corte a 31 de diciembre de 2012, El Proyecto de Sistematización y Modernización de los Servicios a nivel nacional cumplió con el 100% de la meta programada, correspondiente a 16 Oficinas de Registro.

La Entidad trabajó en conjunto la centralización de información para su uso a través de Interrelacionados de folios Registro – Catastro.

La SNR a través del proyecto Interrelación Registro- Catastro, registro a 31 de Diciembre de 2012 una interrelación de Folios de Matrícula Inmobiliaria correspondiente a un 92% de la meta establecida.

Se implementó en proyecto VUR en 89 Notarias en todo el país. GESTIÓN ESTUDIOS TÉCNICOS NOTARIALES

Durante el primer trimestre del año 2012, se gestionó la elaboración de los estudios técnicos para la creación de una Notaría Única en los municipios de San Martín, Cesar, Rivera, Huila, Guachené y Villarica, Cauca, cada una con su Proyecto de Decreto y su Planilla Justificativa.

También se hizo la elaboración de estudios técnicos para el traslado de la Notarías 63 y 67 de Bogotá y el informe de viabilidad para el retorno de la Notaría 30 de Medellín para el corregimiento de San Antonio del Prado.

Se elaboró y presentó el proyecto establecer el Código Notarial para la Notaría de Cumbaribo creada a través del Decreto N° 4769 de 14 de Diciembre de 2011.

Durante el segundo trimestre se elaboró el estudio técnico para la recategorización del Círculo Notarial de Yumbo, Valle.

Se realizó el seguimiento al estudio técnico de supresión de la Notaría Cuarta de Buenaventura en su Círculo Notarial. Que dio como resultado la supresión a través del decreto 1728 de agosto de 2012.

Se elaboraron los Estudios Técnicos para la creación de las Notarías Únicas para los Municipios de Zona Bananera, Magdalena, Santa Rosa del Sur, Bolívar con sus respectivos Proyectos de Decretos más sus Planillas Justificativas.

Durante este trimestre se inició la elaboración de los siguientes estudios técnicos para la creación de notarías de tercera categoría para los municipios de Quipile, (Cundinamarca), Anserma, (Caldas), Sibaté, (Cundinamarca) y Puerto Guzmán, (Putumayo).

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Se inició la elaboración de los estudios técnico para la recategorización de 27 Círculos Notariales en Colombia, con el apoyo del Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales.

las creaciones de las notarías en municipios como Puerto Gaitán, (Meta), y Toluviejo (Sucre), Se elaboraron estudios técnicos con sus respectivos proyectos de decretos y sus planillas justificativas.

Se estudió la modificación del Círculo Notarial de Paime, (Cundinamarca), al segregar del Círculo Notarial de Pacho el Municipio de Villagómez,(Cundinamarca) como también, la creación de una Notaría en el Barrio el Restrepo Localidad 15 de la Ciudad de Bogotá.

Se inicia la elaboración del estudio técnico para la creación de 14 notarias en las regiones de consolidación de Colombia.

Para la reubicación de la notaría de Gramalote en el Municipio de Santiago, Cúcuta se generó un informe técnico.

Finalizando el año fueron enviados con el OAP-511 de fecha 28 de diciembre de 2012 a la Oficina Asesora Jurídica de la SNR los Estudios Técnicos elaborados para la creación de las Notarías de Zona Bananera (Magdalena) y para Necoclí (Antioquia).

Adicionalmente se conoció que el estudio técnico para la creación de un círculo notarial en el municipio de Toluviejo, (Sucre) ya estaba en el Ministerio de Justicia y del Derecho, para la revisión de la oficina jurídica de este ente y el aval de la señora Ministra.

GESTIÓN ESTUDIOS TÉCNICOS REGISTRALES La Oficina Asesora de Planeación acompañó a la Superintendencia Delegada para el Registro en la formulación, elaboración y registro del proyecto ‘Desarrollo, implementación y administración de la reorganización de los Círculos Registrales a nivel nacional”. El objetivo facilitar al ciudadano el acceso al servicio registral, a través de la reorganización de los círculos registrales, crear y/o suprimir oficinas de registro y suscitar el acercamiento del servicio a la población, en especial a la población rural. Durante el año 2012 se adelantaron las siguientes acciones:

Se modificaron los círculos registrales de Marinilla, Rionegro, Andes, Ciudad Bolívar, Girardot, Agua de Dios, La Mesa, Ocaña y Aguachica.

La Oficina de Registro de Ayapel fue reubicada en el municipio de Montelíbano.

Creación de las Círculos Registrales de Soledad, Soacha y Pivijay; lo que generó modificaciones en los círculos de Barranquilla y Bogota Zona Sur, Sitionuevo, Ciénaga y Plato.

Para este semestre se actualizó el proyecto para incluir en el Círculo de Sibundoy en remplazo de Pivijay Departamento del Putumayo.

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Fueron puestos a consideración y aprobados por el Consejo Directivo de la SNR los siguientes estudios:

Estudio para la creación de las ORIPS de Soacha y Soledad, el cual tiene anexo el proyecto de Decreto de creación de las oficinas y el proyecto de creación de cargos de la planta de personal.

Estudio para la creación de la Oficina de Sibundoy, el cual tiene anexo el proyecto de Decreto y la creación de la oficina.

CREACIÓN OFICINA DE APARTADÓ La creación y puesta en marcha de la ORIP de Apartadó se encuentra en los diferentes entes gubernamentales para la firma del Decreto. PROPUESTAS DE REORGANIZACIÓN, CREACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE CÍRCULOS REGISTRALES 2014 Estas propuestas contemplan modificaciones a los siguientes círculos registrales:

Nuevo círculo de Chía: comprende los municipios Chía, Cota, Tenjo, Cajica, Sopo, Tabio, municipios segregados de ORIP Bogotá Norte y Orip de Zipaquirá.

Nuevo Circulo de Villeta: comprende los municipios Chaguani, Guaduas, Nimaima, Quebrada Negra, Utica, Vergara, Villeta, Sasaima, Nocaima, la Vega. Municipios segregados de la ORIPS de Guaduas y Orips de Facatativá.

Nuevo Circulo de Mosquera: comprende los municipios de Funza, Madrid y Mosquera, segregados de la ORIP de Bogotá Centro.

Reubicación del Círculo de San Martin.

Modificar el Circulo de la Dorada, anexándole los municipios de Puerto Salgar, que viene segregado de la ORIP de Guaduas.

Modificar el Círculo de Acacias, anexándole el municipio de San Carlos de Guaroa, segregado de la oficina de San Martin.

Modificar el Círculo de Villavicencio, anexándole los municipios de La Macarena, Paratebueno, Medina, segregado de la Orip de Gacheta y Orip de San Martin.

Modificar el Círculo de San José del Guaviare, anexándole los municipios de Mapiripan y Puerto Concordia, segregados de la Oficina de San Martin.

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2.2. DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES

La gestión de Divulgación y Comunicaciones trabajó bajo la línea estratégica de fortalecimiento de la SNR, como una entidad transparente al servicio del ciudadano; además, del posicionamiento institucional para el apalancamiento de temas misionales que permita el cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo propuesto por el Gobierno Nacional. En el año 2012 se implementó una nueva estrategia para mejorar los resultados en materia de comunicaciones, a través de la dinamización de los procedimientos de divulgación de la entidad, lo que permitió llegar a un número mayor de usuarios y públicos objetivos. Estos son los resultados más relevantes obtenidos durante dicho periodo: 2.2.1. COMUNICACIÓN EXTERNA

POSICIONAMIENTO DE LA NUEVA IMAGEN CORPORATIVA

Se oficializó la nueva imagen corporativa y su correspondiente manual. De esta manera se inició el diseño y renovación de la señalización para el nivel central y las 192 ORIPS, al tiempo que se actualizaron formatos, el material POP institucional, los pendones y el diseño de avisos.

Se diseñaron piezas informativas para divulgar el quehacer misional de la Entidad:

Superintendencia Delegada de Tierras

o Cartilla sobre la Ley de Tierras dirigida a Notarios, Registradores, Alcaldes Gobernadores, Personeros y demás entidades relacionadas con su implementación.

o Pendones y volantes para el proyecto de formalización de la Superintendencia

Delegada para Tierras.

Superintendencia Delegada de Registro

o Cartilla sobre la Ley 1579 de 2012, por la cual se expidió el nuevo Estatuto de Registro.

o Folleto ABC Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos.

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SOCIALIZACIÓN DE OBJETIVOS MISIONALES PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL Teleconferencias Informativas Se realizaron tres Teleconferencias para la vigencia 2012, a través del Canal Institucional (RTVC), dirigidas a público externo e interno y se habilitaron espacios de interacción a través de la web. Las fechas y los contenidos socializados fueron:

Rendición de Cuentas vigencia 2011 (6 de marzo).

La importancia de las reservas naturales y las normas que las regulan (28 de mayo).

Las bases del nuevo Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos (29 de octubre). Creación del Programa Institucional de Televisión "FE PÚBLICA" Este espacio se emite quincenalmente a través del canal Institucional. Su objetivo es mantener informada a la ciudadanía sobre los principales avances y proyectos de la gestión de la SNR a nivel nacional. Hasta el momento se han transmitido 21 programas y cinco especiales. Notas para el programa Acceso del Ministerio de Justicia y del Derecho Quincenalmente se realizó una nota destacando aspectos puntuales relacionados con el notariado y el registro en pro del desarrollo del sector. COMUNICACIÓN MULTIMEDIA Posicionamiento en redes sociales Con el fin de generar la participación activa de nuestros públicos objetivos en tiempo real y directo y de abrir espacios de interacción entre la ciudadanía y la SNR se habilitaron nuestras redes sociales; el objetivo resolver dudas e inquietudes y conocer sus opiniones, al tiempo que se incrementaban los seguidores y se posicionaba la Entidad como fuente de información estadística en el marco de la implementación de la Política de Tierras que impulsa el Gobierno Nacional.

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Estas gráficas demuestran los resultados positivos que se obtuvieron de las acciones para el posicionamiento de la Superintendencia en Redes Sociales: Gráfico 5 REDES SOCIALES

FUENTE: Grupo de Divulgación y Comunicaciones Nota: se han publicado 21 videos y se han emitido 1.044 twistts

Actualización de la página WEB Según el reporte entregado por la ETB, operadora de sitio web de la Entidad, se publicaron y/o se modificaron 1894 archivos, así: 1 de octubre del 2012 hasta 4 de diciembre de 2012 entre .puf. Imágenes, videos, documentos de Microsoft Office (.doc., docx, ppt, ppts, pptx,xls,xlsx). Los documentos de mayor consulta son los relacionados con la normatividad, los de menos consulta son los referidos a trámites y servicios. PRENSA Producción y envío de boletines de prensa Se han socializado en los medios de comunicación 52 boletines de prensa externos y 12 internos, de las diferentes Delegadas y sus proyectos. Estos son enviados de manera focalizada a los diferentes medios de comunicación nacional y regional, a continuación el gráfico No 6 ilustra dichos impactos.

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Gráfico 6 COMUNICADOS DE PRENSA EMITIDOS SEGÚN MISIONALES

IMPACTO EN LOS MEDIOS SEGÚN MISIONALES MEDIOS:

Nota: Meridiano de Córdoba y Sucre, El Colombiano, El Tiempo, El Espectador, ámbito Jurídico, el Heraldo, Caracol Radio, RCN radio, RCN TC, CARACOL TV, Noticias Uno, La República, El Nuevo Siglo, Teleantioquia, CM&, Cable Noticias.

FUENTES: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

Suscriptores externos Envío de información relevante y destacada para usuarios de la página web que se han suscrito para el envío de información relevante de la Superintendencia. 2.2.2. COMUNICACIÓN INTERNA

POSICIONAMIENTO DE LA NUEVA IMAGEN CORPORATIVA Las piezas informativas producidas para el consumo interno fueron actualizadas con la nueva imagen corporativa (Carteleras, convocatorias, diplomas, avisos de campañas, avisos, tarjetas, invitaciones, diplomas, escarapelas, agendas entre otros). Además, se fabricaron avisos en caja de aluminio, señalización acrílica, avisos en piedra y dos en bronce. Los cuales fueron enviados a las ORIPS a nivel nacional e instalados en el nivel central.

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CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA Periódico electrónico EL Escribano Periódico virtual creado para informar a los funcionarios sobre actividades de interés de la vida interna de la Entidad y aspectos relevantes sobre los avances de los compromisos misionales en los que participa el Superintendente y el nivel directivo. Durante el último trimestre se han socializado dos ejemplares a través de la página web y el envío masivo por correo electrónico a los servidores. Boletín Semanal Este boletín es enviado semanalmente a los servidores del nivel central, las ORIPS y las notarias; con las principales directrices del momento. Boletín Informativo (Monitoreo de Prensa) Diariamente es enviado por correo electrónico a los funcionarios de nivel central y las ORIPS, con las noticias actuales relacionadas con notariado y registro, tierra y presencia del Superintendente en distintos escenarios. Se han realizado 33 boletines.

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3. PROCESOS MISIONALES

3.1. GESTIÓN REGISTRAL 3.1.1. ESTATUTO REGISTRAL

Uno de los logros destacados de la Gestión de la SNR se materializó con la actualización del Estatuto que regía la actividad registral a través del Decreto 1250 de 1970, cuarenta y dos años después de la expedición del mencionado estatuto, este fue actualizado mediante la Ley 1579 de 2012. Actualmente, beneficia no solo a usuarios del servicio sino también a quienes les corresponde la tarea de cumplir efectivamente con la prestación del servicio público registral.

La Ley 1579 de 2012, enmarca el proceso de registro, dentro de las nuevas tecnologías, pago de impuestos y derechos de registro a través de medios virtuales, Interoperatividad entre entidades, trámites asociados de manera directa o indirecta al servicio registral, registro móvil, interrelación de todas las ORIPS para la radicación y registro de instrumentos públicos.

Igualmente en materia administrativa, y con el fin de atender oportunamente las necesidades de las oficinas, se dispuso la creación de: regiones registrales del Consejo Superior de la Carrera Registral y se facultó al superintendente para fijar tarifas registrales.

Para lograr una mayor seguridad jurídica se dispuso la apertura de folio de matrícula inmobiliaria a los bienes baldíos, formato de calificación para el registro de todo acto o negocio jurídico por parte de quien emite el documento, obligación de alimentar la base de datos con cédulas de ciudadanía, la inclusión en el folio de matrícula del área y linderos, suspensión temporal del trámite de registro, Inscripciones ilegales - corrección sin autorización expresa del particular, Caducidad – medidas cautelares de diez años a partir de su registro.

Además, se realizó la definición de la clasificación de las intervenciones a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

3.1.2. PROCESO DE ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

Dentro de las funciones de la Superintendencia Delegada para el Registro, se encuentran previstas en el decreto 2163 de 2011, la orientación inspección y vigilancia de las ORIPS, las cuales garantizan el cumplimiento de los principios de transparencia, objetividad y celeridad, así como el fortalecimiento de las normas y principios enmarcados en la Ley 1579 de 2012.

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La Orientación, Inspección y Vigilancia de las ORIPS, es el procedimiento mediante el cual se examina y verifica que el servicio público registral sea prestado de forma oportuna y adecuada, garantizando la seguridad jurídica que los usuarios buscan con el registro de los instrumentos públicos; este se genera a través de visitas generales, visitas especiales, visitas de apoyo o visitas para realizar intervenciones. Las visitas generales, se programan a partir de un cronograma y permiten verificar el funcionamiento de las ORIPS mediante la utilización de una lista de chequeo, en la cual se detallan aspectos administrativos, jurídicos, de recursos humanos y financieros. Durante la vigencia 2012 se estimaron 85 vistas y se realizaron un total de 137. Las visitas especiales, se originan por solicitud de los usuarios o de autoridades públicas o jurisdiccionales, y versan sobre casos específicos. El objetivo es garantizar la seguridad jurídica de los usuarios en el registro de los instrumentos públicos. En la vigencia 2012 se efectuaron 22. Las visitas de apoyo se generan con el fin de cubrir necesidades puntuales de las ORIPS. En el 2012 se realizaron un total de 144. Las visitas de intervenciones a las ORIPS se presentan cuando se observan hechos graves, con el fin de tomar correctivos, se limitan las funciones del registrador o se separa del cargo de acuerdo a la Ley 1579 de 2012. Durante la vigencia de 2012 se intervinieron las ORIPSde Cartagena, Cali, Tunja, Cereté, Lorica e Istmina. Tabla 10 NUMERO DE VISITAS REALIZADAS AÑO 2012

VISITAS CANTIDAD VALOR

GENERALES 137 $ 68.608.968

ESPECIALES 22 $ 13.754.621

APOYO 144 $ 463.348.148

INTERVENCIONES 6 $ 96.821.260

TOTAL $ 642.532.997

FUENTE: Superintendencia Delegada para el Registro

3.1.2.1. DIRECCIÓN DE REGISTRO

Se evacuaron los 232 expedientes del 2011, en esta vigencia se radicaron un total de 628 expedientes de los cuales se han tramitado 342.

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Sistema de Información Se implementó el aplicativo SIDWEB para el manejo de expedientes, el cual permite contar con un archivo digital de los mismos y conocer su trazabilidad. Los abogados recibieron capacitación para su manejo y se encuentra en etapa de ajustes. Grafico 7.

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3.1.2.2. GESTIÓN DE DESARROLLO REGISTRAL

Sistematización de las ORIPS Se trabajó en la sistematización de las primeras quince Oficinas de Registro, en las pruebas funcionales a los desarrollos y mejoras solicitados al operador del Sistema de Información Registral –SIR- y ORIPS que trabajan con este sistema. Atención y acompañamiento a las ORIPS Se expidieron 267 Resoluciones, por concepto de suspensión de términos, horario especial y cambio de horario, atendiendo el 100% de las solicitudes presentadas por las diferentes ORIPS de país.

Las peticiones de tipo administrativo realizadas por las ORIPS del país, fueron debidamente revisadas, gestionadas y tramitadas, mediante 526 oficios y aproximadamente 2.000 correos electrónicos. Se llevó a cabo el proceso de documentación y estandarización de la información, estructurando los procedimientos operacionales, indicadores de gestión, riesgos, registros y anexos, para su validación y homologación ante la Oficina Asesora de Planeación y posterior publicación en la página web de la Entidad. Durante el 2012, se reportaron un total de 5.747 incidencias, de las cuales fueron cerradas o resueltas 5.615.

A través de los siguientes contratos se apoyó el proceso de conservación de los libros del Antiguo Sistema:

Contrato 217 de 2012, la SNR con el objeto de vincular a un coordinador a nivel nacional.

Contrato 716 de 2012, suscrito con la firma Compañía de Servicio Archivísticos y Tecnológicos Ltda. Con el objeto de la " Conservación de 752 libros del antiguo sistema de la ORIP de Girardot y traslado de los mismos a la ciudad de Bogotá.

Con lo anterior se alcanzó la meta propuesta, en lo referente a la implementación del proyecto piloto de conservación y digitalización de los libros del antiguo sistema en la ORIP de Girardot.

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3.1.3. VENTANILLA UNICA DE REGISTRO –VUR-

La Ventanilla Única de Registro –VUR- es un proyecto estratégico del Gobierno Nacional liderado por la SNR, que busca acercar el proceso de registro inmueble a la ciudadanía a partir de la facilitación de las relaciones del ciudadano con las entidades vinculadas, la simplificación de los trámites asociados al proceso y la prestación de un servicio de excelencia. Para el año 2012, el proyecto VUR estableció como meta implementar el servicio en siete (7) ciudades de Colombia (Medellín, Pereira, Armenia, Cartagena, Bucaramanga, Sincelejo e Ibagué), con lo cual se integrarían al modelo 72 notarias. El proyecto VUR entre los meses de enero a abril de 2012 surtió cada una de las actividades que se requieren para elaboración del diagnóstico del proceso de formalización de la propiedad inmueble por ciudad. Durante el mes de mayo se efectuaron las socializaciones de los diagnósticos del proceso de formalización de la propiedad inmueble en las ciudades establecidas como meta para 2012. En el mes de octubre el proyecto cumplió a cabalidad la meta de “Firma de convenios”. Al mes de noviembre el proyecto VUR integró las siete ciudades programadas para el año 2012: Medellín, Pereira, Armenia, Cartagena, Bucaramanga, Sincelejo e Ibagué. Así como su habilitación en las notarías pertenecientes a sus Círculos Notariales, para un total de 141 notarías frente a las 72 programadas para la vigencia 2012. Tabla 10 METAS DE CRECIMIENTO VUR

Indicadores AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014

Ciudades 2 2 7 (8) 18 20 Notarias 89 8 72 (129) 83 40 Población 7.891.580 717.423 5.058.176 6.842.292 2.364.687 Matriculas 3.476.496 329.029 2.711.557 3.211.729 953.679

FUENTE: Proyecto VUR

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Gráfico 8 RELACIÓN DE INDICADORES DEL PROYECTO - SISMEG 2012


Tabla 11 LOGROS PROYECTO VUR – 1

COMPONENTE TECNOLÓGICO COMPONENTE JURÍDICO

Adquisición Exadata y Migración del Nodo Central y VUR a Base Datos Oracle 11G (Alta Disponibilidad, Mejoras en los Tiempos de Consultas).

Circulares de Manizales y Bogotá para la liquidación de los impuestos de registro.

Implementación del piloto VUR SOA/BPM solicitudes de trámites, correos, seguimiento, Radicación electrónica para notarias de Ibagué y Medellín.

Se Trabajó en la definición de los alcances jurídicos de los Artículos 89 Repositorio de Poderes y 15 acceso a las bases de datos de registro del Decreto 019 de 2012.

Liquidador de Derechos de Registro para pagos por medios virtuales y acompañamiento en el proceso de bancarización. (Integrador, WS de Certificados).

Se estandarizaron plantillas para la elaboración de convenio VUR y se firmaron en 7 ciudades.

Definición de estándares de integración con Alcaldías y Gobernaciones (WS).

Se apoyó en las actividades de revisión de convenios del Art.15 y se elaboraron actas de inicio y se realizaron capacitaciones.

Mejoras técnicas al portal VUR y NODO CENTRAL.

Se proyectó la resolución de tarifas diferenciales para certificados y consultas por medios virtuales.

Implementación de seguridades a las bases de datos del portal VUR y NODO CENTRAL.

Se unificó una sola instrucción administrativa para las notarios en lo referente al uso del portal VUR


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Tabla 12 LOGROS PROYECTO VUR - 2

CIUDADES VUR OTROS LOGROS Acompañamiento a las Gobernaciones de Cundinamarca, Ibagué, Manizales, Medellín, Barranquilla en la capacitación de notarias para la liquidación de los impuestos de registro.

Cumplimiento de los objetivos y compromisos del GRAT (Premios Alta Gerencia).

Acompañamiento técnico y funcional en el montaje de los paz y salvos de valorización y predial en Barranquilla, Valledupar, Ibagué, Medellín, Pereira, Armenia.

Premio al mejor servicio en Cades y Supercades y ampliación en Cade de Toberin y Funza.

Capacitaciones en acceso al portal VUR a las notarias de las siete (7) ciudades comprometidas para el 2012.

Estandarización y documentación de metodologías, procesos, e informes al interior del equipo VUR.

Firma del convenio con la Superintendencia de Industria y Comercio para el acceso a la consultas de certificado de existencia y representación legal.

Integración con la Ventanilla Única de la Construcción.

Ampliación de cobertura de notarias de los municipios aledaños a las ORIPS que están vinculadas al VUR.

Elaboración del informe de estadísticas VUR.

Elaboración de la cartilla ABC del VUR, para distribuir a los ciudadanos y en los Supercades.

Firma del Convenio de Montería e inicio de diagnósticos de ciudades 2013.

FUENTE: Proyecto VUR Tabla 13 EJECUCIÓN PRESUPUESTO DEL PROYECTO VUR

ETIQUETAS DE FILA PRESUPUESTO VALOR TOTAL

Administración del Equipo base del proyecto VUR $ 790.620.000 $ 757.819.200

Consultorías Especializadas $ 400.000.000 $ 400.000.000

Desarrollo e implementación del componente tecnológico

$ 5.590.649.069 $ 5.531.845.284

Implementación del modelo de gestión y operación VUR $ 2.202.620.000 $ 1.537.868.452

Total General $ 8.983.889.069 $ 8.227.532.936


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3.1.4. INTERRELACIÓN REGISTRO CATASTRO

El proyecto de Implementación para la Interrelación Registro Catastro en el año 2102, adelantó las respectivas acciones para 77 municipios. En la ciudad de Bogotá (oficinas de Registro del Centro y del Sur) y en Barranquilla se realizó la depuración de número de identificación. Durante los procesos fueron revisadas 42.105.751 anotaciones, los cuales aparecían con secuenciales y se lograron depurar 3.180.209 para un avance del 7,55 % y se revisaron 16.761.117 de registros básicos de personas. Luego de la depuración de 2.223.801 se alcanzó un avance del 13.2%. Respecto a la Interrelación Permanente se enviaron 35.000 transacciones de la ORIP de Barranquilla al Instituto Geográfico Agustín Codazzi; se realizó el control de calidad a 1.395 certificados -planos prediales catastrales- entregados por Catastro de Bogotá y en el mes de diciembre fueron recibidos 2.572 certificados planos prediales catastrales provenientes de Catastro Medellín. En la actividad de traslado de la información del Antiguo Sistema de Registro al folio de matrícula Inmobiliaria se revisaron 166.848 folios; labor realizada por 40 abogados y un técnico en 36 ORIPS a nivel nacional. En el mes de Diciembre fue adjudicado el contrato para la realización del plan piloto de conservación de los libros del antiguo Sistema de Registro que se realizará en la ciudad de Girardot. Tabla 14 ACTUALIZACIÓN EN BOGOTÁ Y MEDELLÍN

OFICINA MATRICULAS NÚM. CATASTRAL NOMENCLATURA

Medellín Norte 402,427 251,427 5,291 Medellín Sur 605,588 423,325 9,441 Bogotá Norte 908,719 635,637 635,637 Bogotá Sur 835,815 625,284 625,284 Bogotá Centro 984,381 794,92 794,92

FUENTE: PROYECTO INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO

Tabla 15 DEPURACIÓN DE CEDULAS

Oficina de Registro Total Registros con

Secuenciales Registros Verificados

para cedula de Ciudadanía

Logro

Barranquilla 7.105.851 746.294 10,50% Bogotá - Centro 19.812.272 1.065.628 5,38% Bogotá - Sur 15.187.628 1.368.287 9,01% Resumen ORIPS 42.105.751 3.180.209 7,55%

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FUENTE: PROYECTO INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO

3.1.5. REORGANIZACIÓN DE CÍRCULOS REGISTRALES

Durante la vigencia se elaboró y registró en el Banco de Programas y Proyectos del DNP, denominado Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de los Círculos Registrales a nivel nacional, que busca fortalecer y mejorar la ubicación y distribución geográfica de las oficinas de registro y los círculos registrales, que no cuentan con las condiciones para prestar de manera óptima sus servicios. Dentro del proyecto se contempla la creación de los círculos registrales y oficinas de registro de Soacha, Soledad y Pivijay, esta última será modificada para incluir Sibundoy; adicionalmente se propone la reorganización de los círculos registrales de Marinilla, Rionegro, Aguachica, Ocaña, Andes, Ciudad Bolívar, Agua de Dios, Girardot y la Mesa; por último se define la reubicación del círculo de Ayapel al municipio de Montelíbano. El proyecto contempla cuatro actividades:

Adecuaciones físicas para las ORIP por efecto de la reorganización de los Círculos Registrales.

Adquisición de infraestructura tecnológica, conectividad para las nuevas oficinas y migración de información.

Desmonte, empaque, traslado y montaje del archivo de los antecedentes registrales, libros de antiguo sistema y demás información jurídica de los municipios segregados.

Costos de implementación. De otra parte, se elaboró el estudio y Decreto para la creación del círculo y la oficina de Apartadó y la reorganización de los círculos de Turbo, Dabeiba y Frontino; así como el decreto para la creación del cargo de registrador seccional.

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3.2. GESTIÓN PROTECCIÓN RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS A continuación se exponen los logros relacionados con la gestión para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras formalizada mediante los Decretos 0238 y 0239 del primero de febrero de 2012. Para entender el alcance de las acciones realizadas por la SNR, a continuación describimos los siguientes conceptos:

Análisis tradición de la propiedad para la restitución: Estudio del título jurídico de los predios registrados, reclamados por las víctimas como despojados destinados a aportar pruebas de carácter judicial a la Unidad de Gestión de Restitución de tierras para los procesos judiciales.

Diagnósticos Registrales: El Diagnóstico registral se realiza tanto para los procesos de restitución, formalización y protección judicial y administrativa como para el análisis de otros eventos de interés nacional e internacional sobre la propiedad rural en Colombia.

Formalización. Acceso oportuno al registro de la propiedad rural a través del registro móvil.

Protección. Coadministración de la Superintendencia de Notariado y Registro e INCODER de los sistemas de protección patrimonial; apoyo a las ORIPS para la correcta prestación del servicio público registral y estudios traditicios de los folios protegidos.

Actuaciones administrativas, disciplinarias, judiciales y fiscales. Apoyo a la implementación de actuaciones administrativas, judiciales, fiscales y disciplinarias.

3.2.1. PROTECCIÓN

Es el proceso que garantiza, entre otros, el ingreso de la información de los formularios de solicitud de medidas de protección en el Registro Único de Predios y Territorios Abandonados -RUPTA -a causa de la violencia y en el determinado por la Ley 1448 de 2011; mantener interrelación con las entidades involucradas en el Sistema de Atención a la Población Desplazada; asesorar a los registradores de instrumentos públicos en los asuntos relacionados con los trámites de solicitud de protección patrimonial para garantizar la uniformidad de la información.

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El proceso se desarrolla en la SNR bajo la coordinación del Grupo de Protección Patrimonial y de Justicia y Paz, creado mediante Resolución 2649 del 22 de marzo de 2012. Tabla 16 RESULTADOS OBTENIDOS EN PROTECCIÓN DE TIERRAS

ITEM RESULTADO Solicitudes actualizadas en RUPTA 6.572 solicitudes Áreas Protegida por Ruta Individual en 2012 185.568 hectáreas Solicitudes de Protección Colectiva 2012 84.399 predios protegidos a la fecha.

FUENTE: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras Gráfico 9 REQUERIMIENTOS ATENDIDOS A LOS DIFERENTES ENTES JUDICIALES (FISCALÍA Y DIJIN):

FUENTE: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras

Tabla 17 REQUERIMIENTOS ATENDIDOS PARA EL INCODER

Requerimientos solicitados y atendidos 83.954 FUENTE: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras

3.2.2. RESTITUCIÓN

El proceso de Restitución tiene como objetivos brindar información y orientación a las víctimas de abandono y despojo de tierras acerca de sus derechos, medidas y recursos con lo que cuenta, al igual que sobre los medios y rutas judiciales y administrativas a través de las cuales podrá acceder a sus derechos; ejecutar las políticas, planes y programas nacionales en materia de restitución de tierras formulados en el marco de la Ley 1448 de 2011., realizar acciones de seguimiento y control a los procesos de esclarecimiento e investigaciones sobre predios objeto de restitución, coordinar las acciones de inspección y estudios de títulos de predios objetos de restitución, llevados a cabo por el equipo de profesionales del grupo, publicitar en los folios de matrícula inmobiliaria que identifiquen predios objeto de restitución, la afectación de los derechos que sobre el predio tenían los

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despojados y aportar medios probatorios fidedignos a las entidades competentes dentro del proceso de restitución, entre otros. Para tal fin la SNR mediante la Resolución 2648 del 22 de marzo de 2012, creó el grupo de Restitución de Tierras. Tabla 18 RESULTADOS OBTENIDOS EN EL 2012

ACTIVIDAD No. HECTÁREAS

Estudios traditicios individuales solicitados por la Unidad de Restitución de Tierras.

1.521 Estudios registrales

106.564

Solicitudes de Protección Jurídica en el marco del proceso de Restitución.

430 Protecciones 2.162

Suspensiones del poder dispositivo y de todos los procesos judiciales, notariales y administrativos.

67 Suspensiones N/A

Sustracciones de predios del comercio. 34 Sustracciones N/A


3.2.3. FORMALIZACIÓN

El proceso de formalización busca contribuir con el desarrollo económico y social de las regiones y del país; consolidar la cultura del registro de títulos de bienes inmuebles; impulsar el ejercicio seguro del derecho de dominio sobre la propiedad inmobiliaria. Todo a través de los procedimientos existentes para ello: Mediante la Resolución 2647 del 22 de marzo de 2012 fue creado el Grupo de Formalización, desde entonces ha venido realizando las siguientes labores: Saneamiento: Es un procedimiento técnico-jurídico, judicial y/o administrativo transitorio, orientado a perfeccionar y formalizar la propiedad de bienes inmuebles. Registro móvil: Es el proceso mediante el cual la SNR ofrece el acceso oportuno al servicio registral integrado, por fuera de las ORIP, en zonas del país que presenten dificultades para obtenerlo y en aquellas donde se encuentren altos índices de informalidad en la propiedad. Apertura de folio de matrícula inmobiliaria: A nombre de la Nación, a baldíos ocupados, baldíos ubicados en PNN y a baldíos protegidos.

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Tabla 19 RESULTADOS EN MATERIA DE FORMALIZACIÓN

DEPARTAMENTO MUNICIPIO CONSULTAS

REGISTRADAS PERSONAS

INFORMADAS RESOLUCIONES REGISTRADAS

Cesar

San Alberto 101 150

Aguachica 197 300

Valledupar 50 500

Curumaní 301 350

Pailitas 178 200

Codazzi 132 180

La Paz 52 90

Total 1011 1270 500

Guajira

Fonseca 146 200 157

Villanueva 367 450

Urumita 20

Riohacha 175 190 91

Dibulla 154 200 201

Total 862 1040 449

Magdalena

Aracataca 83 130

El Retén 116 140

Plato 1132 1200

Guamal 101 120

Total 1432 1590

Córdoba

Valencia 338 500

Tierralta 394 450

Puerto Libertador 83 90

Montelíbano 1033 1050

Total 1848 2090

Uraba Antioqueño

Necocli 309 400

Arboletes 204 250

Carepa 363 390

Apartado 511 560

Total 1387 1600

Oriente Antioqueño 9 municipios 1478 1805

Total 1478 1805

Bajo Cauca

Bagre 412 453

Zaragoza 283 323

Caucasia 104 135

Total 799 911

Medellín Medellín 1394 1456 900

Total 1394 1456 900


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Tabla 20 PRESUPUESTO PARA LA FORMALIZACIÓN

ITEM DESCRIPCIÓN VALORES ($)

Honorarios Contratistas (12 meses)

100 Abogados para procesos de saneamiento y formalización en municipios.($2.800.000 mes).

3.360.000.000

Viáticos (120 jornadas con unidad móvil)

Conductor, técnico sistema, dos funcionarios ORIP y un abogado.

103.000.000

Convenios Entidades Territoriales 20 convenios 460.000.000

Operación unidades móvil Peajes, parqueadero, combustible, mantenimiento.

1.377.000.000

Divulgación del programa Cartillas, boletines, comunicaciones radiales, cuñas radiales y en TV.

150.000.000

Capacitación (Honorarios tallerista y refrigerios)

Dos talleres de capacitación en antiguo sistema para 20 abogados, de dos días de duración, cada uno.

10.000.000

Viáticos (Abogados contratistas en ORIP)

Correspondientes al desplazamiento a Bogotá de 20 abogados contratistas.

36.000.000

Transporte (Abogados contratistas a Bogotá)

20 tiquetes aéreos (dos trayectos) 38.000.000

TOTAL 5.534.000.000


Registro Fotográfico de las Jornadas en el Registro Móvil

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3.2.4. INFORMES REGISTRALES

Con el objetivo de determinar la situación juridica de predios rurales ubicados en zonas donde se ha detectado historicamente ha existido despojo de tierras, la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Delegada de Tierras realiza el diagnostico registral, utilizando la siguiente metodologia: Determinación del universo de estudio: Área geográfica (municipios) y códigos registrales asociados con posibles patrones de despojo. Estimación del tamaño de muestra: Determinación del tamaño de muestra por municipio y grupo de códigos registrales. Recolección de información: Revisión de folios de matrícula seleccionados en la muestra.

Consolidación de información en el instrumento de recolección (formato parametrizado por categorías de actos registrales)

Identificación de las tipologías de despojo y estimación de la incidencia en el universo de estudio: Cruce de información de los estudios registrales, fuentes exógenas (RUPTA) y análisis de contexto. Documentación del resultado del análisis registral:

o Frecuencia de las tipologías y patrones de sistematicidad.

o Ilustración y profundización de casos emblemáticos.

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o Alternativas y riesgos asociados a la solución de los patrones de despojo identificados.

Tabla 11 ESTUDIOS REGISTRALES

ESTUDIO REGISTRAL HALLAZGOS REGISTRALES HECTÁREAS

San Martin II 319 141.814

Florencia 190 62.627

Valledupar 355 76.821

San Vicente del Caguán 466 150.143

Santa Marta (Tayrona) 77 10.603

Santa Marta (Sierra Nevada) 165 8.424

Cali (Parque Farallones) 2.353 5.754

Tunja y Moniquirá (Iguaque) 231 2.500

TOTAL 4.158 458.686

FUENTE: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras 3.2.5. AVANCES ADMINISTRATIVOS

Proyectos de Inversión A través del proyecto de inversión de sistematización y modernización de la SNR Actividad Protección Patrimonial a Población Desplazada, para la vigencia 2012 el presupuesto fue de $ 8.231.600.000, y los recursos ejecutados fueron de: $ 7.518.285.471.

Grafica 9. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2012


Escuela de Altos Estudoios Notariales, Registrales y de Tierras a traves de Diplomados en Notariado, Registro y Restitución de Tierras.

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Capacitación Ante el interés de los funcionarios del nivel central de la SNR y de ORIPS de todo el país, de capacitarse en temas relacionados con la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras y en temas agrarios en general, por iniciativa de la Superintendencia Delegada de Tierras en coordinación con la Oficina de Investigación y Capacitación se realizó la convocatoria para la pre-inscripción de los funcionarios interesados en cursar los diplomados, que se desarrollaran en el marco del Convenio Interadministrativo No. 746 de 2012 suscrito entre la SNR y la Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD- obteniendo los siguiente resultados: Tabla 21.

Ítem No. Número de funcionarios interesados en la capacitación y que se pre-inscripción.

429 funcionarios

Número de funcionarios preseleccionados, que diligenciaron y enviaron los documentos solicitados (Formulario de preinscripción y fotocopia del acta de grado o diploma profesional).

404 funcionarios

Del total de los pre-inscritos 72 funcionarios hacen parte de la planta de personal del nivel central de la SNR, y 332 funcionarios pertenecen a 96 ORIPS ubicadas en diferentes puntos del país.

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3.3. GESTIÓN NOTARIAL

3.3.1. CONCURSO DE NOTARIOS

La Entidad junto al Secretario Técnico de la Carrera Notarial gestionaron de forma permanente los requerimientos de aquella persona que se encuentran en lista de elegibles, con el fin de hacer el estudio respectivo de los requisitos para desempeñar el cargo de notarios y remitirlo a los Nominadores. De igual forma se atendió la solicitud de entrega de notarías, acompañando la entrega de los archivos notariales e impartir las instrucciones para el ejercicio del cargo de nuevos notarios. Gráfico 10 NUMERO DE NOTARIOS POSICIONADOS AÑO 2012

FUENTE: Superintendencia Delegada para el Notariado

ENTREGA DE NOTARIAS Durante la vigencia 2012 se realizó la entrega de 17 notarias y quedaron pendientes 44. En virtud del debido proceso las entregas quedaron sujetas a la aceptación de los elegibles que deberán de forma escrita aceptar la notaria. Esta actividad continúa en el año 2013.

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Gráfico 11 SITUACIÓN ACTUAL DE LAS 157 NOTARIAS DEL CONCURSO

CATEGORÍA 1 CATEGORÍA 2 y 3 CONCEPTO

14 99 NOTARIAS ENTREGADAS

0 3 SUSPENDIDAS

6 34 FALTA POR ENTREGA

0 1 CIRCUNSTANCIA ESPECIAL

FUENTE: Superintendencia Delegada para el Notariado 3.3.2. PROYECTO BIORECIK (Biometría – Registro Civil – Kioscos)

Convenio 00311 de Julio de 2011Decreto Ley anti trámites Durante el año 2012 se realizó el estudio de aproximación de lo que podría costar este proyecto, teniendo presente la infraestructura tecnológica y los servicios asociados al proyecto. Se presentó el alcance real de biometría a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano – UCNC- y se indagó por los posibles interesados en el proyecto. El proyecto se realizó través de los siguientes pasos:

Trabajó en conjunto con la UCNC.

Con el fin de cumplir con los protocolos de seguridad se trabajó en conjunto con la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC- para acceder a la base de datos de minucias.

Se Diseñó la arquitectura de extremo a extremo - redundancia y alta disponibilidad.

Se determinó la línea base del componente jurídico (Modelo de operación y tarifa).

Se definió la integración y consolidación del proyecto y las áreas funcionales de la SNR. La prueba la presentó la UCNC con su aliado tecnológico ID3 TEHNOLOGIES en el mes de diciembre.

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El BIORECIK es una tecnología diseñada para optimizar la seguridad jurídica de los colombianos. El sistema identifica y autentica en tiempo real a la persona que solicita los servicios notariales; una vez identificada, el sistema aprueba o rechaza el trámite para acceder, o no, a los diferentes servicios, trámites y/o transacciones notariales.


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Gráfico 12 BIOMÉTRICO


3.3.3. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

Con el apoyo del grupo de profesionales ubicados en cada una de las regiones del país, se logró ampliar la cobertura. Se identificó que los aspectos encontrados con mayor frecuencia en las notarías durante las visitas son:

Las adecuaciones a la infraestructura de los locales, que deben responder a las nuevas exigencias legales.

Los términos de agilidad en la minimización de los trámites notariales en las notarías que cuentan con la Ventanilla Única de Registro –VUR.

El control de legalidad que debe ejercer el Notario entre otros.

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Gráfico 13 VISITAS GENERALES A NOTARIAS REALIZADAS AÑO 2012


Gráfico 14 VISITAS ESPECIALES A NOTARIAS REALIZADAS AÑO 2012


CAPACITACIÓN Se gestionaron capacitaciones realizadas en Sincelejo, Medellín y Manizales; además, el segundo Congreso Nacional del Notariado Colombiano, realizado en la ciudad de Santa Marta, donde se trataron temas como: la función fedataria, orientado al estudio de criterios para la titulación de tierras; la titulación masiva, la identificación biométrica, el lavado de activos, la aplicación de nuevas tecnologías y las nuevas funciones notariales según el código general del proceso.

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Subsidios Notariales Con la expedición de la Resolución 6409 del 16 de junio de 2012, se conformó el Comité de Subsidios, integrado por la Superintendente Delegada para el Notariado, la Secretaria General, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Director Financiero, dentro de sus funciones se atendieron entre otros asuntos treinta y uno (31) peticiones de los señores Notarios. Otros logros

Mediante Resolución No 7144 de 2012 se crearon los códigos jurídicos de los actos notariales y el Informe Único Estadístico.

Se realizó el levantamiento de información para la elaboración de la nueva cartilla sobre lavado de activos dirigida a los servidores de las Notarías, esta se publicará durante el primer trimestre del 2013.

Se adelantó la fase de transferencia documental y digitalización de las actuaciones disciplinarias, con el fin de generar la conservación y control de documentos como visitas y procesos disciplinarios.

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3.4. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 3.4.1. FERIAS DEL DNP

La SNR participó en todas las Ferias de atención al ciudadano programadas por el DNP, cumpliendo en un 100% la meta establecida para el año 2012. El Grupo de Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano, participó activamente en cuatro ferias nacionales de atención al ciudadano celebradas en las ciudades de:

San José (Cúcuta) -35 casos de ciudadanos atendidos-

Quibdó (Chocó) – ocho (8) ciudadanos atendido-

Buenaventura (Valle) -21 ciudadanos atendido-

Florencia (Caquetá) -6 ciudadanos atendido-

Medellín (Antioquia) -188 ciudadanos atendido-

3.4.2. MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN A LOS CIUDADANOS

Con el fin de conocer como perciben los usuarios los servicios que brinda la SNR a través de las ORIPS y con el fin de adelantar acciones de mejora se midió la satisfacción en la prestación del servicio encontrando los siguientes resultados:

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ACCIONES PARA LA MEJORA PROPUESTAS Analizar la trazabilidad de la PQRS, junto con las Encuestas de Satisfacción:

Socializaciones necesarias: o Protocolos de atención a usuarios. o Presentación personal o Valores institucionales. o Código de ética. o Actualización de normas, decretos y leyes. o Supresión de trámites.

Gestionar con la Dirección Administrativa:

La entrega de dotación a funcionarios y carnets.

Señalización de toda la oficina.

Jornadas de ornato en los puestos de trabajo.

Jornadas de reciclaje.

Remplazo de lámparas.

Adquisición de nuevos equipos tecnológicos (PC, Fax, Impresoras).

Pago con datafono por parte de los usuarios, para su mayor comodidad y seguridad.

Asesoría y acompañamiento por parte de los coordinadores Administrativo, Operativo y Jurídico en cuanto a los temas referentes a su cargo.

3.4.3. PQRS GESTIÓN NOTARIAL

Tabla 22 TIPO DE REQUERIMIENTO Y OPORTUNIDAD DE RESPUESTA

REQUERIMIENTO CANTIDAD

CONSULTA 12

DERECHO DE PETICIÓN 261

NOTIFICACIÓN 2

QUEJA 497

SOLICITUD 17

Total general 789

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Tabla 23 ACTUACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO

ITEM CANTIDAD

AUTO DE INDAGACIÓN PRELIMINAR 172

AUTO DE INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA 69

AUTO DE PRESCRIPCIÓN 15

AUTO INADMISORIO 2

AUTO INHIBITORIO 26

CADUCIDAD DE LA ACCIÓN 5

EN TRAMITE 44

OFICIO 387

REMITIDO POR COMPETENCIA 46

VISITA ESPECIAL 23

Total general 789

Tabla 24 NOTARIAS CON MAS DE CUATRO QUEJAS

DEPARTAMENTO CIUDAD NOTARIA Total

SANTANDER BARRANCABERMEJA 1 7

ATLÁNTICO BARRANQUILLA 11 6

CUNDINAMARCA BOGOTÁ 4 6

VALLE DEL CAUCA CALI 2 6

ANTIOQUIA MEDELLÍN 8 5

BOLÍVAR CARTAGENA 1 5

BOYACÁ MONIQUIRA 1 5




CALDAS DORADA UNICA 4

CHOCO QUIBDÓ 1 4





HUILA NEIVA 5 4

META VILLAVICENCIO 2 4

VALLE DEL CAUCA CALI 14 4

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ACCIONES PREVENTIVAS

Se incorporaron las alertas en la base de datos de las peticiones, quejas y reclamos frente a la respuesta oportuna conforme a los términos fijados y presentar el informe en la reunión de coordinadores.

ACCIONES DE MEJORA

Realizar seguimiento mensual a las PQRSF, con un primer corte los 25 de cada mes y el informe final, la primera semana del mes siguiente para generar autocontrol en el cumplimiento de los términos legales.

Enviar memorandos internos a los profesionales que no cumplan con el trámite de las peticiones, quejas y reclamos dentro de los términos legales.

Realizar seguimiento al manejo operativo, a cargo del personal de apoyo en el trámite de las PQR.

Dar respuesta a los usuarios, conforme al procedimiento OIVCN-VN-PR-03, los oficios de comunicaciones debidamente codificados y realizar el descargue a través del buzón del IRIS documental, de los asuntos a cargo de los funcionarios de la Delegada para el Notariado, señalando el trámite dado para realizar la trazabilidad por parte del Grupo de Atención al Ciudadano.

Verificar en las visita in situ que en las notarías se encuentre el Buzón de Sugerencias.

Socializar a los notarios del país, mediante Circular el resultado de las PQRSF del segundo semestre de 2012 como una herramienta de autoevaluación sin perjuicio de la acción disciplinaria.

Identificar las causas más recurrentes de las peticiones, quejas y reclamos, para tratar de identificar la causa-raíz del problema e individualizar el comportamiento de las no conformidades, por notarías.

Enviar memorando a los profesionales y grupo operativo para reitérales lo señalado en comunicaciones anteriores, sobre la implementación del procedimiento de las peticiones, quejas y reclamos, incluidos los oficios y el cumplimiento de la Instrucción Administrativa No. 06 del 21 de marzo de 2012, cuyo asunto es medición y cumplimiento en términos de Ley para responder las PQRSF.

Socializar este informe a todo del grupo de funcionarios de la Superintendencia Delegada para el Notariado, por el correo: [email protected]

mailto:[email protected]

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3.4.4. QUEJAS DE LOS CIUDADANOS EN LAS ORIPS

Algunas de las manifestaciones de los usuarios en los buzones de sugerencias dispuestos en las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, pueden resumirse en:

QUEJAS FRECUENTES

Falta de atención por parte de los funcionarios durante el periodo de consulta. (Servidores y cajeros.

Descortesía por parte de los cajeros y vigilantes.

Incumplimiento en los horarios (Almuerzo) por parte del personal de atención ciudadana.

RECLAMOS FRECUENTES

Largas filas.

Tiempos largos en la recepción de solicitudes y trámites.

Para la atender los requerimientos y trámites debería haber más personal.

Ausencia de infraestructura física y tecnológica para mejorar los tiempos de atención.

Ausencia de condiciones de infraestructura agradables.

Largas jornadas para realizar la corrección de un error cometido por la ORIP.

Se consideran altos los costos de los servicios registrales.

Perdida de documentos por parte de las ORIPS.

Problemas técnicos en la expedición de certificados en línea.

Incapacidad para devolver el dinero restante cuando los usuarios realizan los pagos.

Falta de centralización de trámites y servicios.

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4. PROCESOS DE APOYO

4.1. GESTIÓN HUMANA

4.1.1. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

A continuación, relacionamos las principales acciones realizadas y los resultados alcanzados, en torno al cumplimiento de las metas pactadas en el Plan Institucional de Capacitación PIC y demás actividades de formación que la SNR realizó con el fin de mejorar la calidad de en la prestación de servicios a la ciudadanía que utiliza los servicios de la Entidad. OBJETIVO GENERAL Proporcionar herramientas, habilidades y destrezas a los servidores de la SNR, para

realizar mejor su trabajo, fortalecer sus competencias, formar y sensibilizar a través del

auto-cocimiento, liderazgo, sentido de pertenencia, compromiso y comunicación para que

los funcionarios mejoren en sus relaciones interpersonales e intrapersonales, al tiempo

que alcanza sus obligaciones institucionales, para mejorar la calidad en la prestación de

los servicios y garantizar así el bienestar general.

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION -PIC- 2012

Después de realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación de todo el país, se

presentó la propuesta del PIC 2012, al Comité Directivo para su estudio y aprobación y

fue adoptado mediante la Resolución 4144 del 14 de mayo de 2012.

En este sentido para la vigencia 2012 se programaron los siguientes talleres de formación

y capacitación así:

Tabla 25 Talleres para cajeros liquidadores

TALLERES DIRIGIDOS A CANTIDAD FUNCIONARIOS

CAPACITADOS

CAJEROS LIQUIDADORES 3 200

REGISTRADORES, CALIFICADORES, JURÍDICOS 6 418

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS 1 32

Total general 10 650 FUENTE: Dirección de Investigación y capacitación

64



TEMÁTICA OFRECIDA EN LOS DIFERENTES TALLERES

La metodología empleada se desarrollo a partir de los siguientes criterios: humanización,

concientización y sensibilización con el fin de lograr el correcto desarrollo de la

capacitación y obtener el mejor resultado frente a la disposición de los participantes.

Los temas de los talleres realizados en el año 2012 fueron los siguientes:

Seguridad Informática

MECI y Calidad

Ley 1448 de 2011

Ventanilla Única de Registro –VUR-

Cultura del Servicio

Gestión Documental

Contratación Administrativa

Evaluación de Desempeño

Nuevo Código procedimiento administrativo y Contencioso

Gestión Notarial

Vía gubernativa en las ORIPS

Dirección de Registro en el nuevo código Contencioso Administrativo

Nuevo Estatuto Registral

Ley 1010 Acoso Laboral (Código Único Disciplinario 734 de 2003)

Propiedad Horizontal

Causales de devolución

Corrección Áreas

Decreto anti-trámite

Actas de conciliación ley 1182- ley 1183

Licencias Urbanísticas

Relaciones Interpersonales

SIFF Nación II

Datafonos

Administración del centro de Cómputo, SIR

Folio Magnético Estadística

65



Por primera vez en los Talleres Regístrales se unificó el conocimiento con la lúdica, el

bienestar y el fortalecimiento del SER, logrando con ello que los actuales talleres sean

reconocidos positivamente por parte de los registradores, calificadores, jurídicos, cajeros

liquidadores, administrativos y en general de todos los participantes en los talleres a nivel

Nacional.

CONCLUSIONES Quienes participaron Talleres Registrales se llevaron una actitud de compromiso y cambio,

alcanzando una verdadera sinergia integral. Cabe destacar que de acuerdo a la encuesta

de satisfacción la metodología implementada tuvo una aceptación del 99%.

A continuación presentamos el comportamiento estadístico de capacitación de los últimos

cinco (5) años, donde se evidencia, el incremento significativo de la misma.

Gráfico 15 Comportamiento estadístico anual de capacitados en la cinco (5) ultimas vigencias

FUENTE: Dirección de Investigación y capacitación

66



Tabla 26 CONVENIOS CON UNIVERSIDADES

No. UNIVERSIDAD MODALIDAD ESTADO ACTUAL FIRMADO/

VIGENTE

1 SERGIO ARBOLEDA Practicantes y judicantes Vigente- convenio suscrito en el

2008 X

2 SERGIO ARBOLEDA Practicantes y pasantes y

judicatura Firmado 30 de noviembre de 2012 X

3 UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO Practicantes - Vigente- convenio suscrito en el

2009 X

4 COLEGIO MAYOR DE NUESTRA

SEÑORA DEL ROSARIO Practicantes y judicantes

Vigente- convenio suscrito en el año 2005.

X

5 COLEGIO MAYOR DE NUESTRA

SEÑORA DEL ROSARIO- Convenio de apoyo interinstitucional No.093

Convenio para descuentos del 7% para maestrías y

especializaciones

Vigente- convenio suscrito en el 2010.

X

6 UNIVERSIDAD SANTO TOMAS Practicantes y judicantes Vigente- convenio suscrito en el

2008 X

7 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN

MATEO Practicantes y judicantes

Requerimiento estudiantes práctica empresarial

8 CORPORACIÓN UNIVERSITARIA

REPUBLICANA Practicantes y judicantes

Convenio suscrito en marzo de 2012

X

9 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA

AGRARIA DE COLOMBIA Practicantes y judicantes Convenio suscrito en juni 2012 X

10 LIBRE DE COLOMBIA Practicantes y judicantes Vigente -convenio suscrito -

noviembre de 2004 X

11 UNIVERSIDAD DE MEDELLIN Practicantes y judicantes convenio suscrito marzo 2011 -

vigente X

12 INCCA DE COLOMBIA Practicantes y judicantes convenio suscrito el 09 de febrero

de 2012 X

13 CATÓLICA DE COLOMBIA Practicantes y judicantes. convenio firmado el 14 de febrero

de 2012 X

14 COOPERATIVA DE APARTADÓ Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

15 COOPERATIVA DE ARAUCA Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

16 COOPERATIVA DE

BARRRANCABERMEJA

Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

17 COOPERATIVA DE BOGOTÁ Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

18 COOPERATIVA DE BUCARAMANGA Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

19 COOPERATIVA DE CALI Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

20 COOPERATIVA CARTAGO Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

21 COOPERATIVA DE ESPINAL Practicantes judicantes pasantes descuentos y

capacitación. X

FUENTE: Dirección de Investigación y capacitación

67



OBJETIVOS DE LAS CAPACITACIONES DIRIGIDAS A FUNCIONARIOS DE LAS ORIPS

Estudiar los beneficios, ventajas y desventajas de la prestación del servicio público

registral en Colombia, con el fin de implementar acciones para mejorar la

prestación del servicio público registral.

Comparar debilidades en la prestación del servicio público registral en Colombia,

con respecto al sistema notarial y registral de España, Chile, Argentina, Perú y

México.

Proponer acciones de mejora en la prestación del servicio público registral en

Colombia, tendiente a lograr mayor satisfacción a los usuarios.

ACTIVIDADES

Recaudo de datos a través de la red 1er avance 100%

Trabajo de campo en los consulados de los países objeto de investigación, avance

30 %.

Procesamiento de la información recaudada a la fecha, avance 30%.

AVANCES

Se está recogiendo la información necesaria, perpetrando investigaciones directamente

en la fuente, visitando cada uno de los diferentes consulados de los países objeto de

investigación, con entrevistas, listas de chequeo, recaudación de información y

documentación con los encargados en la materia notarial y registral de cada país de los

consultados; Y a la vez se está revisando la normatividad sobre la materia objeto de

investigación de cada país.

68



4.1.2. CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Durante el año 2012 en el marco las acciones de Control Interno Disciplinario se desarrollaron múltiples actuaciones disciplinarias, en el ejercicio de sus funciones y facultades; a continuación se relacionan los resultados de las acciones llevadas a cabo: Tabla 27 ACTUACIONES DISCIPLINARIAS SURTIDAS (Indagaciones Preliminares-Investigaciones Disciplinarias - Formulación de pliego de cargos).

ACTUACIONES DISCIPLINARIAS

SURTIDAS No.

EXPEDIENTES

AUTOS DE INDAGACIÓN PRELIMINAR 403

AUTOS DE INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA 275

AUTOS DE FORMULACIÓN DE PLIEGO DE CARGOS 19

Total general 697 FUENTE: Oficina de Control Interno Disciplinario

Tabla 28 FALLOS DISCIPLINARIOS

SANCIÓN DISCIPLINARIA N° DE FUNCIONARIOS

SANCIONADOS AMONESTACIONES ESCRITAS 4 SUSPENSIÓN E INHABILIDAD DE 3 MESES 3 DESTITUCIÓN E INHABILIDAD GENERAL DE 10 AÑOS

7

SUSPENSIÓN DE 12 MESES E INHABILIDAD 1 DESTITUCIÓN E INHABILIDAD GENERAL DE 12 AÑOS

2


Durante este período fueron sancionados 17 funcionarios Tabla 29 ACTUACIONES DISCIPLINARIAS FINALIZADAS: (Autos inhibitorios, autos de terminación o archivo definitivo)

ACTUACIONES DISCIPLINARIAS

FINALIZADAS N° EXPEDIENTES

AUTOS INHIBITORIOS 403 AUTOS DE TERMINACIÓN/ARCHIVO DEFINITIVO 359


69



ACCIÓN PREVENTIVA DISCIPLINARIA Con el propósito de reducir el número de irregularidades en las que puedan estar incursos servidores públicos de la SNR y dando cumplimiento a lo dispuesto en el Código Disciplinario Único (Ley 734/2002) y al Plan de Acción 2012, se realizaron a nivel nacional 14 conferencias, en donde se capacitaron y sensibilizaron 819 funcionarios así:

Tabla 30 CAPACITACIONES FUNCIONARIOS

LUGAR DE CAPACITACIÓN FECHA No. FUNCIONARIOS

FRESNO-TOLIMA 25-ABRIL-2012. 4

ORIP MEDELLÍN Z. SUR 08-MARZO-2012. 65

ORIP MEDELLÍN Z. NORTE 09-MARZO-2012. 60

ORIP TULUÁ-VALLE 24-FEBRERO-2012. 18

ORIP BARRANQUILLA 02-FEBRERO-2012. 46

REGIÓN SANTA MARTA - TALLERES REGISTRAL - CAJEROS

AGOSTO-2012. 84

REGIÓN BOGOTÁ -TALLER REGISTRAL - CAJEROS

AGOSTO-2012. 90

REGIÓN MANIZALES - TALLER REGISTRAL -CAJEROS

AGOSTO-2012. 75

REGIÓN BOGOTÁ -TALLER REGISTRAL - REGISTRADORES

SEPTIEMBRE-2012. 65

REGIÓN BOGOTÁ -TALLER REGISTRAL - ADMINISTRATIVOS

SEPTIEMBRE-2012. 33

REGIÓN MEDELLÍN -TALLER REGISTRAL - CALIFICADORES

SEPTIEMBRE-2012. 67

REGIÓN BUCARAMANGA -TALLER REGISTRAL - CALIFICADORES Y REGISTRADORES

SEPTIEMBRE-2012. 45

REGIÓN PAIPA -TALLER REGISTRAL - CALIFICADORES Y REGISTRADORES

OCTUBRE-2012. 65

REGIÓN MANIZALES -TALLER REGISTRAL - CALIFICADORES Y REGISTRADORES

OCTUBRE-2012. 102

Total general

819

FUENTE: Oficina de Control Interno Disciplinario

70



4.2. GESTIÓN FINANCIERA

4.2.1. CENTRAL DE CUENTAS

En el año 2010, 2011 y 2012, para el pago de los contratistas a través del SIIF, se incrementó el número de actividades a desarrollar, pues fue necesario realizar cuatro (4) nuevos procesos: 1. Imprimir compromiso, 2. Generar la Cuenta por pagar, 3.Generar la obligación y 4. Elaborar la orden de pago. Como se puede observar, el incremento de actividades fue notable, en mes de diciembre de 2010 se tramitaron 514 cuentas, para diciembre de 2011 se tramitaron 1.615 cuentas y para el mismo periodo de 2012 se tramitaron 1.417 cuentas. Para el periodo enero – diciembre de 2010 se tramitaron 6.847 cuentas y para el 2011 se tramitaron 9.906 cuentas con una variación absoluta de 3059 cuentas correspondiente a un incremento porcentual del 44.68%, para el mismo periodo de 2012 se tramitaron 12.259 cuentas con una variación absoluta positiva de 2.353 cuentas correspondiente a una variación porcentual positiva del 23.75%, del 2012 con respecto al 2011.

Gráfico 16 EVOLUCIÓN DE LAS CUENTAS TRAMITADAS AÑOS 2010 – 2012

FUENTE: Grupo Central de Cuentas

71



ACCESO POR CORREO ELECTRÓNICO Se habilitó la remisión de documentos a fin de agilizar el proceso a través del correo electrónico [email protected], así se mejoró la recepción de las cuentas enviadas por los contratistas y/o proveedores. Por consiguiente, se ha logrado una comunicación asertiva en relación a las consultas y trámites vía correo electrónico.

4.2.2. RECONOCIMIENTO DE PENSIONES Y CRÉDITOS DE VIVIENDA

Gráfico 17 Evolución del recaudo de cartera y vivienda

FUENTE: Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda

Tabla 31 Recaudos por Cartera años 2010 – 2011 y 2012

PERIODO RECAUDO ANUAL

AÑO 2010 $ 1.204.750.813,00

AÑO 2011 $ 1.022.140.139,00

AÑO 2012 $ 1.008.456.469,00

Total $ 3.235.347.421,00


Para el periodo enero – diciembre de 2010 se recaudó por cartera un monto total de $1.204.750.813.00, para el mismo periodo de 2011, se recaudó la suma de $1.022.140.139.00, con una variación absoluta negativa de -182.610.674.00 y una variación relativa negativa de –15.16%, con respecto al 2010, para el periodo enero – diciembre de 2012 la recuperación de cartera fue de $1.008.456.468.00, con una variación absoluta de $-13.683.670.00 y una variación relativa negativa de -1.34% del periodo 2012 con respecto al 2011.

mailto:[email protected]

72



Gráfico 18 Estados de los créditos de vivienda


De los 377 créditos de vivienda otorgados a los trabajadores 217 se encuentran vigentes correspondiente a un 57.56% del total de los créditos, 86 están al día, correspondiente al 39.63%, 53 créditos se encuentran entre 1 y 3 cuotas, correspondiente al 24.42%, 78 están en mora con 4 o más cuotas correspondiente al 35.94% de los créditos vigentes, se han cancelado 160 créditos correspondiente al 42.44% del total de créditos otorgados, durante el 2011 se cancelaron 27 créditos correspondiente al 16.88% y al mes de diciembre de 2012 se han cancelado 41 créditos, correspondiente al 26.0%, en los años anteriores al 2010 se cancelaron 92 créditos equivalente al 57.50%.

Gráfico 19 Evolución de las mesadas pensionales


73



Gráfico 20 Mesadas pensionales


Para el periodo enero – diciembre de 2010 se canceló la suma de $7.439.659.676.00, para un promedio mensual de pensionados de 254 y para el mismo periodo de 2011 se pagó por este concepto la cantidad de $7.214.692.464.00, con un promedio mensual de pensionados de 254, con una diferencia absoluta negativa de $-224.967.212.00 correspondiente a una variación relativa inferior en -3.02%. Para el periodo enero – diciembre de 2012 se pagó nomina por un monto de $7.730.033.827.00, para un promedio mensual de pensionados de 248, comparándolo con el mismo periodo de 2011, obteniendo una diferencia absoluta superior de $515.341.363.00, correspondiente a una variación absoluta positiva de 7.14%. Estas variaciones contemplan los incrementos salariales y el número de pensionados que fluctúan en la nómina que se presentaron en las vigencias 2010, 2011 y 2012 respectivamente. Sin embargo es posible que se incorporen pensionados que cumplen con los requisitos exigidos por el fondo y otros que cumplan su ciclo y salgan de este beneficio.

74



4.2.3. RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES

Tabla 32 RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES

PERIODO APORTES RECAUDOS APORTES

ESPECIALES RENDIMIENTOS DE

INVERSIONES TES APORTES RECAUDOS APORTES

ESPECIALES

TOTAL

INGRESOS

ene-12

$ 673.444.683 $ 988.379.655 $ 1.858.284.237 $ 3.520.108.575

feb-12 $ 325.237.626 $ 463.810.314 $ 1.188.031.965 $ 21.933.893 $ 26.665.733 $ 234.779.751 $ 2.260.459.283

mar-12 $ 466.511.867 $ 647.397.544 $ 1.141.188.909

$ 2.255.098.320

abr-12 $ 542.067.859 $ 771.807.259 $ 2.049.249.915 $ 30.066.000 -$ 22.909.836 $ 3.370.281.196

may-12 $ 473.748.611 $ 655.456.865 $ 3.764.823.895 $ 7.425.446.750 $ 6.991.954 $ 41.815.316

$ 12.368.283.391

jun-12 $ 451.477.553 $ 632.468.158 $ 1.357.489.506 $ 2.441.435.216

jul-12 $ 672.705.483 $ 942.903.951 $ 5.651.086.748

$ 7.266.696.182

ago-12 $ 526.659.537 $ 782.832.512 $ 600.912.965 $ 1.910.405.014

sep-12 $ 551.840.081 $ 783.893.508 $ 3.083.907.802 $ 4.194.436.500

$ 8.614.077.891

oct-12 $ 610.214.120 $ 825.568.502 $ 2.470.794.406 $ 3.906.577.028

nov-12 $ 557.944.142 $ 814.260.657 $ 1.914.683.262

$ 3.286.888.061

dic-12 $ 545.340.769 $ 784.581.500 $ 2.712.577.452 $ 1.983.395 $ 863.450 $ 4.045.346.566

TOTAL 2012 $ 5.723.747.647 $ 8.104.980.769 $ 25.934.746.824 $ 11.649.949.250 $ 704.353.926 $ 1.057.724.154 $ 2.070.154.152 $ 55.245.656.721

Participación %

10,36% 14,67% 46,94% 21,09% 1,27% 1,91% 3,75% 100,00%

Diferencia % periodo

1,07% 3,35% 16,72% -15,17% -0,11% 0,48% -6,34% 0,00%

FUENTE: Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales

Para el periodo enero-diciembre de 2012 los ingresos del grupo fueron de $55.245.656.721.31 correspondiente al 100% de los ingresos, de los cuales $5.723.747.647.00 corresponden a aportes y participa porcentualmente con el 10.36%, recaudos la suma de $8.104.980.769.00 y su participación porcentual es de 14.67%, por aportes especiales con la suma de $25.934.746.824.00 y su peso porcentual es de 46.94%, el subtotal de ingresos corresponde a la suma de $39.763.475.240.00 y su participación porcentual es de 71.98%, el subtotal de ingresos por inversión es de $11.649.949.250.00, correspondiente a un pesos porcentual del 21.09% los ingresos por ejercicios anteriores es de $3.832.232.232.00, correspondiente a un peso porcentual del 6.94%. Analizando el comportamiento del periodo enero-diciembre de 2011 con el mismo periodo de 2010, se presenta una variación absoluta positiva de $1.279.486.172.00, correspondiente a una variación porcentual positiva del 2.81%. Mirando el comportamiento del periodo enero-diciembre de 2012 con el mismo periodo de 2011, se presenta una variación absoluta positiva de $8.446.351.720.00, correspondiente a una variación porcentual positiva de 18.05%.

75



Gráfico 21 Presupuesto de ingresos grupo subsidios notariales diciembre de 2012


Del presupuesto de ingresos del fondo se cuantificó en un monto de $51.160.971.177.00, para la vigencia 2012 y se recaudó la suma de $55.245.656.721.00, equivalente al 107.98% de los ingresos recaudados, con una diferencia absoluta de ingresos superior por $39.338.979.00, equivalente al 0.08% de recauda mayor al presupuesto de la presente vigencia. Tabla 33 Ejecución presupuesto grupo de recaudos y subsidios notariales diciembre de 2012

EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS A DICIEMBRE DE 2012

GASTOS PRESUPUESTADO MONTO EJECUTADO %

EJECUTADO MONTO POR EJECUTAR % POR EJECUTAR

SUBSIDIOS $ 44.738.110.816 $ 44.738.110.816 100% $ 0 0%

CAPACITACION $ 4.813.029.945 $ 3.174.000.000 65% $ 1.639.029.945 34%

CONCURSO NOTARIAL $ 467.696.248 $ 467.696.248 100% $ 0 0%

DIVULGACION

DERECHO NOTARIAL $ 40.000.000 $ 0 0% $ 40.000.000 100%

IMPRESOS Y

PUBLICACIONES $ 475.369.360 $ 475.369.360 100% $ 0 0%

FINANCIACION

ARCHIVO NOTARIAL

AGN (PAMPLONA) $ 220.000.000 $ 114.517.920 52% $ 105.482.080 47%

GRAVAMEN

FINANCIERO $ 457.366.407 $ 440.930.577 96% $ 16.435.830 3%

TOTAL $ 51.211.572.776 $ 49.410.624.921 0,96 $ 1.800.947.855 0,03


76



Al mes de diciembre de 2012 se ejecutó el 96.48% del presupuesto, correspondiente a $49.410.624.921.00, el monto por ejecutar fue de $1.800.947.855.00, correspondiente al 3.52%. El promedio anual de ejecución mensual corresponde a $4.267.631.065.00 y al mes de diciembre el promedio mensual es de $4.117.552.077.00, con una diferencia absoluta de $150.078.988.00.

4.2.4. TESORERÍA

Encargada del recaudo y consolidación de los ingresos generados por la prestación de servicio registral en el país a través de las 192 ORIPS. Gráfico 22 Ingresos ley de presupuesto

FUENTE: Grupo de Tesorería

Los ingresos por Ley de presupuesto para el año 2012, se cuantificaron en $468.917.800.000.00, el comportamiento acumulados al mes de diciembre de 2012 son del orden de $466.348.518.530.00, correspondiente al 99.45% de los ingresos programados, quedando pendiente un monto de $2.569.281.470.00, equivalente al 0.55%. De acuerdo con la Ley de Presupuesto el promedio mensual debe ser del orden de $39.076.483.333.00 y comparándolo con los ingresos reales enero-diciembre de 2012, el promedio se encuentra en $38.862.376.544.00, teniendo una diferencia de -214.106.789 y una variación porcentual del -0.55

77



Gráfico 4 Ingresos por venta de servicios al mes de diciembre de 2012 – comparativo con el mismo periodo 2010 Y 2011


Tabla 34 Cuadro Ingresos por venta de servicios al mes de diciembre de 2012 – comparativo con el mismo periodo 2010 Y 2011

Año/Mes Año 2010 Año 2011 Año 2012

Enero $ 26.519.201.130,00 $ 30.420.731.418,00 $ 34.162.176.860,00

Febrero $ 32.715.177.890,00 $ 35.651.480.753,00 $ 38.272.869.226,00

Marzo $ 29.698.770.740,00 $ 37.591.153.126,00 $ 38.980.407.525,00

Abril $ 31.334.401.911,00 $ 31.828.637.651,00 $ 34.876.757.187,00

Mayo $ 31.800.722.065,00 $ 39.155.628.255,00 $ 40.014.099.998,00

Junio $ 32.679.245.837,00 $ 37.470.894.430,00 $ 37.864.063.078,00

Julio $ 32.503.426.341,00 $ 33.896.428.679,00 $ 38.851.437.390,00

Agosto $ 33.451.193.862,00 $ 38.331.505.241,00 $ 41.134.142.113,0

Septiembre $ 34.489.919.907,00 $ 39.259.277.287,00 $ 38.437.529.423,00

Octubre $ 33.164.346.209,00 $ 34.499.957.439,00 $ 40.897.471.604,00

Noviembre $ 32.967.034.407,00 $ 37.090.145.825,00 $ 38.648.336.845,00

Diciembre $ 41.507.651.074,00 $ 43.403.933.464,00 $ 44.209.227.281,00

TOTAL $ 392.831.091.373,00 $ 438.599.773.568,00 $ 466.348.518.530,00


78



Los ingresos recibidos por la venta de servicios durante el periodo enero-diciembre de 2010 fue de $392.831.091.372.00 y para el mismo periodo de 2011 la suma de $438.599.773.570.00 con una variación absoluta positiva de $45.768.682.198.00 equivalente a un incremento porcentual del 11.65%. Los ingresos recibidos por la venta de servicios durante el periodo enero-diciembre de 2012 fue de $466.348.518.530.00 y para el mismo periodo de 2011 la suma de $438.599.773.570.00, con una variación absoluta positiva de $27.748.744.960.00, equivalente a un incremento porcentual del 6.33%, del periodo analizado de 2012 frente al 2011. Las devoluciones solicitadas por ORIPS a nivel nacional durante el mes de diciembre de 2012, correspondió al monto de $148.872.101.00, equivalente al 0.34% de los ingresos del mes de análisis. Gráfico 24 Intereses bancarios acumulados al mes de diciembre de 2012


Gracias a las transacciones bancarias en la cuenta de ahorro de Bancolombia, se generaron intereses por $8.771.569.00, para el mes de enero de 2012, febrero la suma fue de $8.609.274.00, para el mes de marzo la suma de $9.233.823.00, para el mes de abril de 2012 la suma de $8.966.369.00, para el mes de mayo la suma de $9.296.779.00, para el mes de junio de 2012 la suma de $9.027.501.00, para el mes de julio fue $4.063.487.00, para el mes de agosto de 2012 la suma de $726.492.00, para el mes de septiembre el monto de $2.376.594.00, para el mes de octubre la suma de $18.032.684.00, para el mes de noviembre la suma de $11.670.229.00 y para el mes de diciembre la suma de 8.251.00, para un acumulado enero – diciembre de 2012 a la suma de $90.783.053.00. Equivalente a una taza de intereses diarios de 0.0046% y taza efectiva anual del 1.6724%. Mejorando los ingresos de la Superintendencia.

79



Tabla 35 CERTIFICADOS EXPEDIDOS POR SUPERCADES Y BOTÓN DE PAGOS DICIEMBRE 2012

AÑO 2011 AÑO 2012

INGRESOS $ 8.055.150.111 $ 16.044.212.516

TOTAL Recaudo por certificados $ 646.481,00 $ 1.243.737,00


Por este servicio la SNR recibió para el periodo enero-diciembre de 2011, la suma de $8.055.150.111.00, correspondiente a la expedición de 646.481 certificados de libertad y para el mismo periodo de 2012 la suma de $16.044.212.516.00 correspondiente a la expedición de 1.243.737 certificados de libertad, con un incremento porcentual del 199.18% en los ingresos y para el caso de los certificados de libertad la variación porcentual positiva del 192.39%. PORTAFOLIO DE INVERSIÓN AL MES DE DICIEMBRE DE 2012 TES

Fuente de mayor financiación del Gobierno Nacional.

Periodo de vigencia de 1 a 10 años.

El rendimiento de los títulos los determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día de emisión de los mismos.

Tienen clasificación (AAA) al momento de ser negociados en el mercado secundario.

Objetivos

Desarrollar y profundizar el mercado de capitales colombiano.

Incentivo al ahorro interno a largo plazo.

Informar al mercado financiero sobre las expectativas y precio por plazo.

Implementar una curva de rendimiento dentro de mercado que permite su profundización.

Atraer inversionistas institucionales.

80



Tabla 36 Portafolio de inversiones

ÍTEM NOMINAL CUPON TOTAL

PENSIÓN $ 1.074.400.000 $ 213.692.500 $ 1.288.092.500

FONANOT $ 165.277.300.000 $ 38.764.880.500 $ 204.042.180.500

VIVIENDA $ 42.708.800.000 $ 9.755.508.750 $ 52.464.308.750

SUPER $ 220.866.100.000 $ 48.353.082.750 $ 269.219.182.750

TOTAL PORTAFOLIO $ 429.926.600.000 $ 97.087.164.500 $ 527.013.764.500


La inversión al mes de diciembre de 2012 corresponde a un valor nominal de $429.926.600.000.00, unos rendimientos (cupón) de $97.087.164.500.00 y el total de inversión es de $527.013.764.500.00, siendo igual al portafolio de noviembre de 2012.

4.2.5. PRESUPUESTO

Gráfico 25 Comparativo presupuesto año 2011 – 2012

FUENTE: Grupo de Presupuesto

El presupuesto para el 2011 fue de $684.198.173.00, de los cuales para funcionamiento la suma de $468.253.593.000.00, equivalente al 68.44% y para inversión la cantidad de $215.944.580.000.00, correspondiente al 31.56%. El presupuesto de 2012 es de $662.638.572.777.00, de los cuales $395.673.189.679.00 corresponden a funcionamiento con una participación porcentual de 59.71% y para la inversión en el 2012 es la suma de $266.965.383.098.00, correspondiente al 40.29% del presupuesto 2012.

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Tabla 37 Comparativo del presupuesto ejecutado años 2010 – 2011 – 2012

PERIODO MONTO EJECUTADO % EJECUCIÓN

AÑO 2010 $ 463.637.781.893 84,86%

AÑO 2011 $ 615.132.740.136 89,91%

AÑO 2012 $ 602.424.339.852 90,91%

TOTAL PORTAFOLIO $ 429.926.600.000 $ 97.087.164.500 FUENTE: Grupo de Presupuesto Para el periodo enero-diciembre de 2010 se ejecutó el 84.86% del presupuesto, para el mismo periodo de 2011 se ejecutó el 89.91% y para el periodo de análisis de 2012 se ejecutó el 90.91%. Tabla 38 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO ENERO-DICIEMBRE DE 2012 VS. ENERO-DICIEMBRE DE 2011 Y 2010

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012

PERIODO Funcionamiento Inversión Funcionamiento Inversión Funcionamiento Inversión

ENERO $ 10.534.653.291 $ 10.300.625.457 $ 102.381.764.065 $ 1.319.746 $ 5.571.288.898 $ 15.602.525.502

FEBRERO $ 40.168.388.980 $ 188.475.588 $ 9.480.939.742 $ 10.625.860.829 $ 13.126.093.360 $ 361.593.632

MARZO $ 23.171.127.113 $ 616.517.672 $ 14.352.814.600 $ 13.725.347.383 $ 29.287.744.515 $ 30.248.723.241

ABRIL $ 10.142.930.072 $ 17.914.706.671 $ 17.544.811.389 $ 23.399.756.980 $ 12.002.904.040 $ 17.845.868.129

MAYO $ 11.274.380.223 $ 40.546.953.985 $ 12.622.908.992 $ 52.626.020.896 $ 17.864.981.612 $ 19.532.444.462

JUNIO $ 13.327.934.402 $ 18.780.112.288 $ 16.389.263.188 $ 17.038.557.365 $ 21.144.264.874 $ 19.230.253.578

JULIO $ 18.671.579.369 $ 23.184.834.654 $ 13.667.212.676 $ 18.605.503.518 $ 20.671.408.405 $ 12.685.210.721

AGOSTO $ 9.697.161.445 $ 27.926.331.364 $ 10.123.343.012 $ 17.691.877.777 $ 11.503.492.298 $ 111.403.927.867

SEPTIEMBRE $ 11.277.561.853 $ 22.623.076.626 $ 34.553.998.747 $ 1.912.747.941 $ 33.066.838.230 $ 1.048.361.254

OCTUBRE $ 10.204.290.497 $ 29.581.465.901 $ 60.106.582.108 $ 3.704.033.250 $ 27.857.643.807 $ 1.296.697.675

NOVIEMBRE $ 11.521.872.867 $ 14.039.102.762 $ 81.939.488.184 $ 270.099.752 $ 688.555.221 $ 5.187.023.854

DICIEMBRE $ 37.102.075.489 $ 50.841.623.323 $ 48.104.271.274 $ 34.264.216.722 $ 155.832.329.956 $ 19.364.164.721

TOTAL $ 207.093.955.601 $ 256.543.826.291 $ 421.267.397.977 $ 193.865.342.159 $ 348.617.545.216 $ 253.806.794.636

FUENTE: Grupo de Presupuesto

Para el periodo enero-diciembre de 2010 por funcionamiento se ejecutó la suma de $207.093.955.603.00 y por inversión las suma de $256.543.826.290.00, para enero-diciembre de 2011, por funcionamiento se ejecutó la suma de $421.267.397.977.00, siendo superior el 2011 con respecto al 2010 en 203.42%, para inversión ejecuto las suma de $193.865.342.158.00 siendo inferior en el 75.57%, para el periodo del análisis 2012 se ejecutó la suma de $348.617.545.216.00 por funcionamiento, siendo inferior en el -17.25% en el 2012 con respecto al 2011, por inversión ejecuto la cantidad de $253.806.794.636.00 para los meses de enero – diciembre 2012, siendo superior en el 30.92%.

82



4.2.6. CONTABILIDAD

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA -SIIF NACIÓN II- En cumplimiento al artículo cuatro (4) del Decreto 2789 de 2004 el cual establece la obligatoriedad del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF Nación II-, la SNR realizó los siguientes pasos: análisis, alistamiento de información, configuración de los equipos de cómputo a nivel nacional, implantación e implementación de los macroprocesos de gastos, ingresos y contable. OBJETIVOS

Sistematizar la información financiera de la SNR, los Fondos y de sus 192 ORIPS.

Informar en línea y de forma oportuna a nivel Nacional las transacciones financieras del macroproceso gastos, ingresos, contable y bienes.

Disminuir el riesgo de inconsistencias en la información. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mejorar la calidad de los procesos y disminuir el número de registros manuales.

Descentralizar el presupuesto de gastos generales en la SNR y las ORIPS principales y seccionales.

Mejorar la transversalidad de la información en todos los procesos administrativos y financieros.

Generar estados financieros consolidados.

Depurar la información de cada una de las cuentas de los estados financieros.

Presentar mensualmente los informes de ejecución presupuestal de Ingresos SIIF.

Análisis de la información financiera por círculo y por cada una de las Subunidades.

Ajustar los procedimientos de la Dirección Financiera con la Implementación del SIIF. AVANCE PROYECTO Año 2012 En el año 2012, se realizaron talleres de capacitación y acompañamiento técnico y funcional para el mejoramiento de la implementación de los Macroprocesos del SIIF, definiendo mejoras continuas y puntos de control para obtener una mayor calidad de la información contable.

83



Tabla 39 Capacitaciones 2012 proyecto SIIF

TEMA ORIP’S CAPACITADAS NO. CAPACITADOS MES CIUDAD

CIERRE FINANCIERO Oficinas Principales 44 FEBRERO BOGOTÁ

IMPLEMENTACIÓN INGRESOS

Oficinas Seccionales MEDELLÍN NORTE, MEDELLÍN SUR, ARMENIA, PEREIRA

43 ABRIL MEDELLÍN

CIERRE FINANCIERO Oficinas Principales 69 JUNIO BOGOTÁ


Seccionales de VILLAVICENCIO 3 JULIO VILLAVICENCIO


Seccionales de PEREIRA 5 JULIO PEREIRA


Seccionales de BUCARAMANGA 20 AGOSTO BUCARAMANGA


Seccionales de CALI 13 SEPTIEMBRE CALI


Oficinas Seccionales de BOGOTÁ NORTE -Algunas BOGOTÁ SUR Y CENTRO

11 OCTUBRE BOGOTÁ


Seccionales de SANTA MARTA Y BARRANQUILLA 8 OCTUBRE SANTA MARTA


Oficinas Seccionales Popayán 13 NOVIEMBRE POPAYÁN

CIERRE VIGENCIA Oficinas Principales 65 DICIEMBRE MEDELLÍN

TOTAL CAPACITACIONES

16

TOTAL CAPACITADOS 294

VALOR TOTAL $ 115.000.000

FUENTE: Grupo de Contabilidad y Costos Tabla 40 TALLERES REGISTRALES CON PARTICIPACIÓN SIIF 2012

TEMA ORIP’S CAPACITADAS NO. CAPACITADOS MES CIUDAD

TALL

ERES

REG

ISTR

ALE

S

Atlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba, Guajira, Sucre, San Andrés Islas, Magdalena 40 JULIO BARRANQUILLA

Amazonas, Arauca, Caquetá, Casanare, Guainía, Guaviare, Meta, Putumayo, Vaupés, Vichada, Cundinamarca, Boyacá, Santander, Santander Norte y Huila

75 AGOSTO BOGOTÁ

Caldas, Quindío, Risaralda, Valle, Cauca, Antioquia, Choco, Nariño y Tolima 85 AGOSTO MANIZALES

Atlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba, Guajira, Sucre, San Andrés Islas, Magdalena 140 AGOSTO SANTA MARTA

Amazonas, Arauca, Caquetá, Casanare, Guainía, Guaviare, Meta, Putumayo, Vaupés, Vichada, Tolima y Huila

100 SEPTIEMBRE BOGOTÁ

Antioquia y Choco 150 SEPTIEMBRE MEDELLÍN

Caldas, Quindío, Risaralda, Valle, Cauca, Nariño 150 SEPTIEMBRE CALI

Santander, Norte de Santander, 100 OCTUBRE CÚCUTA

Cundinamarca, Boyacá, 100 OCTUBRE PAIPA

TOTAL CAPACITACIONES 9

TOTAL CAPACITADOS 840

VALOR TOTAL $ 50,000,000

FUENTE: Grupo de Contabilidad y Costos

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El resultado obtenido, se evidencia en la información financiera de la Entidad en línea, los balances generados en la SNR a través del SIIF NACIÓN II, los cuales se alimentan de las cadenas presupuestales, movimientos contables e ingresos y la conciliación de los ingresos registrados mensualmente por las ORIPS. ALISTAMIENTO Se han realizado visitas técnicas y funcionales para la implementación del macroproceso de ingresos en las seccionales y el seguimiento a los macroprocesos gastos, contable e ingresos. Se realizó una capacitación en Medellín para de implementación de ingresos en los círculos de Medellín zona sur - zona norte, Pereira, Popayán y una en Bucaramanga.

LOGROS SIIF

o Sistematización de la información financiera de la súper y 192 ORIPS.

o Interacción de las áreas en el macroproceso de ejecución de gastos a nivel nacional.

o Información en línea y oportuna a nivel nacional en el macroproceso gastos, ingresos, contable y bienes.

o La transversalidad en todos los procesos administrativos y financieros de la SNR mejorando la información.

o Disminución de riesgo de inconsistencias en la información.

o Descentralización del presupuesto de la SNR a las ORIPS principales y seccionales en gastos generales.

o Reconocimiento por parte del Ministerio de Hacienda por la gestión efectuada en la SNR.

o Mejora en la calidad de los procesos al disminuir el número de registros manuales

Ha realizado las siguientes actividades con el fin de depurar e implementar la información financiera oportunamente y en línea:

Analizar los balances de las ORIPS, Fondo de Vivienda, Fondo de Notariado y nivel central.

Ampliar la cobertura en la Entidad, en el macroproceso de ingresos, implementando 90 ORIPS seccionales.

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Depurar la información financiera de cada una de las cuentas del balance.

Realizar los ajustes para estabilizar los macroprocesos de ingresos contable.

Analizar el manejo de los ingresos de las ORIPS para estandarizar el ingreso al aplicativo.

Gráfico 26 Proceso SIIF Nación


CENTRALIZACIÓN NIT En el 2012 se centralizó el NIT de 161 ORIPS con el Nivel Central; esto representa el 83.85% del total de oficinas a nivel nacional (192).

INFORMACIÓN FINANCIERA EN LÍNEA.

USUARIOS 195 SUBUNIDADES

ALISTAMIENTO INFORMACIÓN

INGRESO INFORMACION APLICATIVO

DISPONIBLE PARA TOMA DE DECISIONES, SEGUIMIENTO Y

CONTROL Y A LOS ENTES DE CONTROL

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Gráfico 27 Torta Centralización NIT


4.3. GESTIÓN LOGÍSTICA

4.3.1. INFRAESTRUCTURA

En materia de renovación, mejoramiento y sostenimiento de las ORIPS realizó acciones de construcción, reposición y recuperación; a continuación describimos las acciones mas relevantes de las gestiones desarrolladas durante el año 2012. CONSTRUCCIÓN NUEVAS ORIPS

Durante el año 2012 la SNR adelantó el proceso para la construcción de la ORIP en el municipio de Facatativá, realizando las siguientes acciones:

Se realizó la visita para conocer los inmuebles ofertados para la adquisición del lote.

Del total de inmuebles visitados solo dos de ellos cumplían con los requisitos y se solicitaron las cotizaciones para efectuar el avalúo.

En junio de 2012, se enviaron estudios previos para la expedición de la lista de chequeo.

Se efectúo el proceso de contratación por mínima cuantía con el objeto de contratar el avalúo del inmueble ofrecido y se suscribió la orden de servicios N° 443 de 2012 suscrito con AUDI AVALÚOS S.A.S. y se entregó el avalúo respetivo.

REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LAS ORIPS

Contratación de interventoría para 40 ORIPS Se remitieron los estudios previos para la contratación de la interventoría de 40 ORIPS y se contrató a la firma FUREL S.A. para el seguimiento a los contratos contratos 688/689 de 2011.

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Contratación de obras de adecuación y suministro de muebles para 69 ORIPS

Fueron realizados los estudios previos para la contratación para 69 ORIPS y su respectiva interventoría; estos fueron enviados a la Oficina Asesora de Planeación para la respectiva aprobación de la lista de chequeo.

La publicación del proyecto del pliego de condiciones estudios previos y aviso de convocatoria pública se realizó el pasado 14 de junio para los dos (2) procesos.

Se realizó el proceso de selección y contratación de obras de adecuación y suministro de muebles para las 69 oficinas con la firma FUREL S.A., a través del contrato 585 del 2012.

En cuanto al proceso de interventoría de las obras para las 69 ORIPS, se presentaron manifestaciones de interés y se conformó la lista corta.

La publicación del proyecto del pliego de condiciones estudios previos y aviso de convocatoria pública, se efectúo el pasado 19 de Septiembre del 2012 para los dos (2) procesos.

Se realizó el proceso de selección y contratación para las dos (2) agrupaciones con la firma JAIME URIBE JIMENEZ, contratos 545 y 546 del 2012. A través de los contratos de obra 585 del 2012 con la firma FUREL S.A. y de interventoría, contratos 545 y 546 2012 con la Unión Temporal CTI.

AVALÚOS COMERCIALES 161 INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA SNR Para el avalúo de los inmuebles el Comité de Contratación tomó la decisión de efectuar un contrato interadministrativo con el IGAC. Con respecto a ello, se solicitó la cotización y de acuerdo con la misma se requirieron algunas aclaraciones, para proceder a elaborar los estudios previos. Posteriormente se llevaron a cabo los siguientes pasos:

Los estudios previos para efectuar el contrato interadministrativo con el Instituto Agustín Codazzi, fueron enviados para solicitar la expedición de la lista de chequeo el 20 de junio de 2012.

Mediante los estudios previos enviados al Grupo de Contratación, se realizó el proceso de suscripción del Convenio interadministrativo con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC).

Se dio inicio al Convenio Interadministrativo 592 del 2012 con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), el cual inició actividades en el mes de octubre.

88



ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD SÍSMICA Y OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL

Durante el año 2012 fueron adelantadas las siguientes acciones:

Se contrató con el consorcio PAINCO la interventoría para el contrato 90 de 2011 suscrito con la firma FUREL S.A.

Fue adelantado el proceso de contratación para 13 obras de reforzamiento mediante la licitación pública No 4 de 2012 y la interventoría a través del concurso de meritos No 8 de 2012, seleccionando el consorcio CVH que fue vinculado por medio del contrato 693 de 2012.

Fueron realizados 17 estudios de vulnerabilidad sísmica con su respectiva interventoría; suscribiendo los siguientes contratos: o Contrato N° 014 de 2012 con el Ingeniero Andrés Felipe Ospina Galindo o Contrato N° 065 de 2012 con el señor Cristhian Andrés Giraldo o Contrato N° 343 de 2012 con el Arq. Nelson Vega Ramírez- Finalizado.. o Contrato N° 447 de 2012 con el Señor Nicolás Marmolejo- En ejecución. o Contrato N° 553 de 2012 con el ingeniero Andrés Ospina Galindo- En ejecución o Contrato N° 636 de 2012 con el Ingeniero Cristhian Andrés Giraldo- En ejecución. o Contrato N° 662 de 2012 con Oscar Uriel Sánchez Pérez. En ejecución

OTROS PROCESOS

Para entregar el suministro de muebles para la ORIP de Rionegro- Antioquia, se ejecutó y recibió el contrato N° 679 de 2011.

Para la adecuación de la ORIP de Girardot se ejecutó y recibió el contrato N° 617 de 2011.

Se contrató, ejecutó y recibió el contrato N° 22 de 2012 que corresponde al suministro de muebles para la zona de atención al público en la ORIP de Tunja.

Para la adecuación de los espacios de la Secretaria General y Control Interno de gestión de la sede central de la SNR y el suministro de muebles para el piso 12 del edifico Word Service se ejecutó y recibió el contrato N° 056 de 2012.

Se adjudicó y ejecutó el contrato N° 476 de 2012 que corresponde a la Consultoría para el cambio de tubería hidrosanitaria para la sede central de la SNR.

Se inició el contrato 653 del 2012 que corresponde a la modernización ascensores del nivel central de la SNR y la ORIP de Bogotá zona norte, el cual se encuentra en ejecución.

Para la contratación de la señalización para el nivel central y las ORIPS, se inició la ejecución del contrato 629 del 2012.

Se inició el contrato 660 del 2012 que corresponde a la adecuación de locales para el funcionamiento de la ORIP de San Andrés Islas.

89



Se realizó la contratación para la adecuación de la ORIP de Cañasgordas y Popayán.

Con el fin de realizar el mantenimiento de la red hidrosanitario en Bogotá Zona Norte, se inició el contrato 475 de 2012.

Se inició el contrato 571 del 2012 que corresponde a la contratación de las adecuaciones de la casa de la 38 y de la contratación de 2 puestos de trabajo para las ORIPS de Ibagué y Bucaramanga.

Para la adecuación del inmueble donde funcionara la ORIP de Apartadó (Antioquia) se realizó el contrato 760 de 2012.

Se inició el contrato que corresponde a la suspensión del baño de la Oficina Jurídica de La Entidad.

4.3.2. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

El proceso de contratación durante la vigencia 2012 llevó a cabo la adquisición de bienes y servicios para satisfacer las necesidades requeridas por diferentes procesos de la SNR. PROCESOS CONTRACTUALES

Durante el año 2012 se celebraron un total de setecientos setenta y un contratos (771) suscritos durante la referida vigencia. Actividades de alto impacto

Capacitación Funcionarios de la Entidad que intervienen en procesos de contratación: Decreto 734 de 2012: Durante los días 13 y 14 de julio de 2012, se llevó a cabo la socialización y concientización en los contenidos del Decreto 0734 de abril de 2012, por el cual se reglamentó el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Se expidió el memorando No. 43 de 2012, en el cual se establecieron directrices para el cumplimiento del principio de planeación contractual.

Se elaboraron Flujogramas de los procesos contractuales, los cuales abarcan desde el surgimiento de la necesidad y los estudios previos, hasta el procedimiento para cada una de las modalidades de contratación de acuerdo a la normatividad vigente, con el objeto de dar claridad a los procedimientos establecidos, al interior del Grupo de Contratación y frente a las funciones que desarrollan las distintas dependencias y gerentes de proyecto que presentan las necesidades a ser suplidas.

Se han implementado las medidas tendientes al cumplimiento de las normas archivísticas, estableciendo directrices, y logrando avances significativos en el manejo del archivo.

90



Durante la vigencia 2012, el Grupo de Contratación Administrativa ha continuado la implementación de la estandarización de minutas y procedimientos, teniendo en cuenta la expedición del citado Decreto 734 de 2012, por lo que se han establecido directrices para unificar las mismas.

Se actualizaron y codificación de las listas de control correspondientes al Sistema Integrado de Gestión –SIG-, que tienen por objeto minimizar el riesgo establecido en el mapa de riesgos del grupo de contratos.

De conformidad con las políticas anticorrupción adoptadas por el Gobierno Nacional, la Entidad, y especialmente el Grupo de Contratación Administrativa, se ha vinculado de manera entusiasta ante esta labor, y ha implementado las políticas anticorrupción de acuerdo a las normas dictadas por el Gobierno, apuntando a la transparencia de su gestión, capacitando a sus funcionarios, y acogiendo los preceptos estatales, con el objeto de dar cumplimiento a los principios y fines estatales.

Fue realizado el seguimiento a la ejecución contractual de más 130 contratos, a fin de lograr determinar la ocurrencia de situaciones anormales o posibles incumplimientos, y tomar las medidas necesarias para declararlo o evitarlo.

Tabla 41 CONSOLIDADO VALOR TOTAL PROCESOS CONTRACTUALES DESIERTOS

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN VALOR

LICITACIONES PUBLICAS $ 63.706.490.501

CONCURSO DE MÉRITOS $ 468.116.209

PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA $ 1.271.007.577

PROCESOS MÍNIMA CUANTÍA $ 45.374.608

TOTAL $ 65.490.988.895

FUENTE: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA Tabla 42 CONSOLIDADO VALOR TOTAL PROCESOS CONTRACTUALES ADJUDICADOS

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN VALOR LICITACIONES PUBLICAS $ 18.423.059.852 CONCURSO DE MÉRITOS $ 6.380.595.547 PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA $ 2.561.440.098 SUBASTA INVERSA $ 5.567.320.428 PROCESOS MÍNIMA CUANTÍA $ 613.630.405 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS $ 22.713.880.089 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS (663 CONTRATOS)

$ 13.455.635.837

CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES (LOTE DE FACATATIVÁ Y BODEGA)

$ 4.454.857.615

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (31 CONTRATOS) $ 1.724.175.571

SUBTOTAL $ 75.894.595.443 VALOR ADJUDICADO EN LA BOLSA $ 7.637.288.514 TOTAL $ 83.531.883.957

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FUENTE: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA Tabla 43 CONSOLIDADO VALOR TOTAL AHORRO PROCESOS CONTRACTUALES

MODALIDAD DE CONTRATACION VALOR

LICITACIONES PUBLICAS $ 138.653.769

CONCURSO DE MÉRITOS $ 1.051.601,33

PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA $ 59.753.669,11

SUBASTA INVERSA $ 523.849.362

PROCESOS MÍNIMA CUANTÍA $ 121.657.627

TOTAL $ 844.966.028,44

FUENTE: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA

Tabla 44 PROCESOS ADJUDICADOS BOLSA MERCANTIL

OBJETO PRESUPUESTO

OFICIAL VALOR NEGOCIADO

EN LA BOLSA VALOR ADJUDICADO AHORRO

Adquisición de insumos de tecnología y equipos de cómputo para la SNR nivel central y ORIPS a nivel nacional. (03 lotes)

$ 5.778.100.000 $ 4.923.814.003,70* $ 3.106.070.682,61 *

Pendiente de adjudicar el lote No. 02, compuesto por 5 ítems y 03 ítems del lote No. 01.

Adquisición de Switches, UPS, Licencias CA, Licencias MICROSOFT, e Impresoras Láser

$ 1.859.188.514 $ 1.585.153.514,73 * $ 1.504.601.314,67*

Pendiente de adjudicar lote No. 05 que equivale a 50 impresoras láser.

$ 4.610.671.997,28

NOTA: este valor no incluye IVA de los bienes, comisiones, impuestos, tasas o gravámenes.

FUENTE: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA 4.3.3. GESTIÓN DOCUMENTAL

Durante la vigencia 2012 en materia de gestión documental la SNR centró sus labores en la dotación de infraestructura tecnológica, para la operación del sistema de Gestión Documental, suministro de elementos de oficina, adecuación física del área o línea de producción y correspondencia, y outsourcing del equipo humano que brinde la sostenibilidad de las líneas de producción misionales y de correspondencia de los documentos que ingresan diariamente.

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TABLA 45 DIGITALIZACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE 28 MILLONES DE IMÁGENES DE REGISTRO DE MATRICULA INMOBILIARIA

ITEM UNIÓN TEMPORAL - CONTRATO 561 DATA TOOL CONTRATO 712 ORIP’S INVOLUCRADAS 10 14 CAJAS X 300 9612 222 METROS LINEALES 3204 74 FUENTE: GRUPO DE INFRAESTRUCTURA

Para la materialización de dichas acciones vale la pena resaltar la realización de los siguientes contratos: Contrato 649 de 2011 con el Archivo General de la Nación Objeto del contrato: Contratar los servicios de almacenamiento, custodia, inventario, organización, conservación del fondo documental de la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR Nivel Central y de las demás Oficinas de registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Centro, Zona Sur y Facatativá Cundinamarca y la capacitación para los funcionarios establecidos por la SNR. Hasta el momento se ha logrado la organización de Archivos: 5.405 mts lineales igual a 16.215 cajas x 300 Contrato 201 de 2012 para el servicios postales nacionales 4-72 Objeto del contrato: Prestar los servicios de admisión, curso y entrega de comunicaciones, envíos postales, servicio de carga y demás servicios ofrecidos en el portafolio, en la Sede Central de la Superintendencia de Notariado y Registro y las diferentes Oficinas de Registro de Instrumentos Publicas del país, relacionados en el listado que hace parte integral de este contrato. Contratos de prestación de servicios 2012 GGD – Fase III Objeto del contrato: Recurso humano que apoya la fase III, que apoya el programa de Gestión documental PGD, y quienes deben ejecutar actividades de organización de archivos conforme a la ley 594 2000. La NTC GP 1000:2009 y la normatividad archivística.

Se impactaron 14 oficinas que hacen parte del contrato 712 de 2011 en disposición final.

Fue apoyado la organización del archivo físico de las ORIPS de Valledupar, Riohacha. Pasto, Florencia.

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Contrato 529 de 2012 - UNIPLES S. A Objeto del contrato: Suministro y distribución elementos de papelería, útiles de escritorio e insumos para la impresión, para las ORIPS y el nivel central. ACOMPAÑAMIENTO ORIPS • En Riohacha, Pasto y Florencia, se realizó la socialización y aplicación en TRD,

organización de archivos misionales de fondos documentales. • En Bogotá (zona centro, norte, sur) y Valledupar, se realizó la socialización y aplicación

en TRD, organización de archivos misionales de fondos documentales. Además estas ORIPS recibieron capacitación en el procedimiento de la Serie documental RMI (Circulares 497 y 808 de 2012).

• Valledupar fue apoyada en la puesta al día de la línea de producción, del atraso de documentos entre el día 12 de junio y el 17 de julio de año 2012. (7 Cajas x300).

ACOMPAÑAMIENTO NIVEL CENTRAL • Recaudos y Subsidios Notariales. • Superintendencia Delegada para el Registro. • Superintendencia Delegada para el Notariado. • Contratación administrativa. • Jurídica. • Control Interno de Gestión. • Almacén. • Tesorería. • Control y Seguimiento Contractual. • Informática. • Cartera y de Vivienda. • Se realiza apoyo en PGD y Ley 594 de 2000.

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4.4. GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Durante el año 2012 se apalancaron varios procesos para la integración, sistematización y virtualización de los servicios que brinda la SNR a la ciudadanía, esto con el objetivo de avanzar en la prestación oportuna y calidad de los servicios. A continuación encontrará la descripción de las acciones adelantadas por la Entidad en este sentido: 4.4.1. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL -CONSOLIDACIÓN PLATAFORMA (Contrato

Licenciamiento ULA con ORACLE y servidor EXADATA). Para la puesta en funcionamiento de las aplicaciones de misión crítica Nodo Central, VUR y SIR.

Interrelación Catastro-Registro: Se realizó el suministró tecnológicos necesario para la migración de las bases de datos misionales con fines de consolidación, en una misma plataforma altamente redundante como EXADATA, actualmente dicho servicio se encuentra operando en producción dentro de la plataforma adquirida. Proyecto de migración folio magnético SIR: Se establecen las bases del procedimiento de migración teniendo como entrada el proceso de migración que ETB ejecuta actualmente en la sistematización de oficinas manuales. Esto con el fin de realizar la migración a una oficina piloto, que servirá como modelo, para avanzar en la migración al SIR de las 58 ORIPS que funcionan con el Sistema de Folio Magnético. Plataforma de virtualización: Se inició el proceso de conversión de máquinas físicas a máquinas virtuales de algunos de los componentes del aplicativo VUR y Nodo Central al esquema de virtualización. 4.4.2. SISTEMATIZACIÓN 35 ORIPS

Una de las metas establecidas por la SNR es la sistematización de las 35 oficinas que operan de forma manual e incluirlas en el Sistema de Información Registral- SIR, para tal fin se realizó el contrato 715 de 2011. Durante el año 2012 ingresaron al sistema SIR 16 ORIPS para un total de 115 oficinas. Las actividades realizadas fueron las siguientes: Migración de las 16 ORIPS al SIR a saber: Cañasgordas, Ituango, Fredonia, Santa

Bárbara, Titiribí, Santafé de Antioquia, Itsmina, Puerto Berrio, Filandia, Concepción, Sopetrán, Bolívar, Abejorral, Ambalema, Jericó, Támesis.

Seguimiento a las actividades de prealistamiento, digitalización, grabación, validación y auditoría externa para las ORIPS de Támesis, Yolombó, Amalfi, La Unión, Santuario, Socha, Tumaco, Charalá, San Andres, Pacora y Salamina.

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Seguimiento al plan operativo presentado por el contratista, para la Interventoría. Mesas de trabajo en el centro de datos de la UT, con el fin de resolver dudas de

interpretación de las normas de grabación. Reuniones de seguimiento entre las partes con el fin de verificar el avance del

proyecto. Se entregaron en las ORIPS de Cañasgordas, Ituango, Fredonia, Santa Bárbara, Titiribí,

Santafé de Antioquia, Itsmina, Puerto Berrío, Filandia, Concepción, Sopetrán, Bolívar-Antioquia, Abejorral y Ambalema, la infraestructura eléctrica, lógica, instalación de equipos de cómputo e impresoras.

Se terminó la etapa de aseguramiento de la información grabada para las ORIPS de Cañasgordas, Ituango, Fredonia, Santa Bárbara, Titiribí, Santafé de Antioquia, Itsmina, Puerto Berrio, Filandia, Concepción.

4.4.3. VIGENCIAS FUTURAS BUSINESS PROCESS OUTSOURCING (BPO)

El desarrollo de la actividad consta de las siguientes etapas:

Estudios de Mercado

Estudios previos

Ejecución el Contrato

Durante el mes de Octubre de 2012, se llevaron a cabo varias actividades relacionadas con el proceso de apertura del proceso de Licitación Pública No.10 de 2012, la cual tiene por objeto: contratar la operación de los servicios de comunicaciones, hosting dedicado de back office, hosting dedicado del Sistema de Información Registral - SIR, y los servicios asociados a punto único de contacto de servicio para infraestructura y ofimática incluyendo mesa de ayuda para el soporte de aplicaciones, a la administración, soporte y mantenimiento del sir, a la migración información de registral del sistema folio magnético a SIR, y a videoconferencia y telefonía IP, que garanticen la continuidad en las operaciones de la SNR. Nodo Central y Exentos Para la integración de las bases de datos de información en el Nodo Central se realizaron durante el año 2012 las siguientes acciones:

Instalación de la plataforma que conforma el EXADATA (hardware y software).

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Instalación de la última versión de la capa de presentación y base de datos de la Ventanilla Única de Registro VUR en el EXADATA, ajustando los procesos de administración, sincronización y procesos de cargue de base de datos al Nodo Central.

Levantamiento de especificaciones para nuevos ajustes y mejoras al VUR.

Instalación e inicio de pruebas del software de exentos direccionando a la nueva versión del VUR en dicho ambiente.

Levantamiento de especificaciones y desarrollo por parte de ETB, para permitir la creación del turno del proceso de certificados en la base de datos SIR.

Implementación en el software de exentos o el llamado al servicio Web descrito en el ítem anterior.

Pruebas y ajustes a la implementación descrita en el ítem anterior.

Se efectuaron pruebas del aplicativo de Exentos referentes a la generación de certificados exentos y consultas masivas tanto en las ORIPS que operan con los sistemas de información Folio Magnético y SIR. Producto de dichas pruebas, se identificó la necesidad de desarrollar el WEB Service que permita efectuar dichas consultas de manera segura en cada uno de los sistemas en mención.

Así mismo se definieron políticas de uso para el aplicativo de Exentos, orientadas a las diferentes entidades del estado con las cuales se tienen formalizados convenios interinstitucionales.

Finalmente, para garantizar la salvaguarda de la información se parametrizó el aplicativo, con el fin de garantizar la no interrupción en la prestación del servicio registral.

Se definió la ejecución de un plan piloto con el Ejército Nacional y la UGPP en el marco de los convenios interadministrativos vigentes con el fin de probar la funcionalidad de los desarrollos efectuados a la fecha. Así mismo, se coordinó con dichas entidades capacitación relacionada con el aplicativo.

En las 58 ORIPS que opera con Folio Magnético se adecuó la Base de Datos y se ajustaron los aplicativos, con el fin de ser cargadas y sincronizadas en el nodo central.

Tabla 46

SISTEMA ORIPS SINCRONIZADA MATRICULAS FOLIO MAGNÉTICO 31 7.473.621 7.921.958

SIR 30 3.335.512 3.460.713 FUENTE: GRUPO DE INFORMÁTICA

4.4.4. PAGOS ELECTRÓNICOS

Se adelantaron actividades tendientes a la implementación de soluciones tecnológicas que permitan contar con diferentes modalidades de recaudo electrónico tanto de derechos de registro como de certificados de tradición, dichos mecanismos contemplan:

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Recaudo a través del Banco Colpatria mediante la opción de pines adquiridos en estaciones de baloto para la generación de certificados, solución se encuentra orientada a los usuarios no bancarizados. En el segundo semestre se desarrollaron Web Service con el objeto de acceder mediante estos a los diferentes sistemas de información misional (Folio Magnético y SIR), los cuales a la fecha se encuentran en etapa de pruebas. Igualmente se definió el tipo de conectividad para la implementación de este servicio lo cual se efectuará a través de VPN, actualmente en implementación.

Liquidación de Derechos de Registro vía WEB por parte de las Notarías; se definió el alcance y necesidad de la solución a implementar, teniendo en cuenta entre otras las diferentes formas de pago.

Implementación del Código de Barras; se realizaron los ajustes a los diferentes sistemas de información (Folio Magnético y SIR) teniendo en cuenta las diferentes medios de pago (datafonos, tarjeta débito, tarjeta crédito, efectivo o cheque). Dicha solución se encuentra enmarcada mediante convenio con Bancolombia quien suministrará las lectoras del código de barras a funcionar en cada una de las estaciones trabajo. Este proyecto será implementado de forma gradual en todas las oficinas que cuentan con extensión de caja iniciando en las ORIPS de Bogotá.

Se definió la ejecución de un plan piloto a ejecutar en la ORIPS Bogotá (zona centro), el cual se tiene previsto llevar a cabo en el mes de enero de 2013.

4.4.5. APOYO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Mediante el contrato No.712 de 2011 suscrito con la firma DATA TOOLS S.A. se implementó en 14 ORIPS el Sistema de Gestión Documental – IRIS Documental finalizando en el mes de diciembre de 2012, a saber: Santa Marta, Sincelejo, Valledupar, El Carmen de Bolívar, Plato, Yarumal, Calarcá, Ibagué, Pereira, Armenia, Manizales, Tunja, Villavicencio, Puerto López.

Mediante el contrato No. 561 de 2011 suscrito con UNION TEMPORAL DIGITALIZA 2011, se digitalizaron 28 millones de imágenes en 10 ORIPs, el contrato en mención finalizó en el mes de octubre de 2012: Turbo (Antioquia), Marinilla (Antioquia), San Martín (Meta), Carmen De Bolívar (Bolívar), Puerto López (Meta), Plato (Magdalena), Santa Marta (Magdalena), Facatativá (Cundinamarca), Bogotá Zona Norte, Bogotá Zona Sur.

Se efectuaron labores de Gestión Documental en el ordenamiento del proceso de disposición final encaminada en la organización, clasificación y selección de los documentos para el Grupo Centro de Cómputo del Nivel Central de la SNR y la

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Oficina de Informática en pro de la liberación de espacios físicos y mejorar las áreas de trabajo y circulación para el personal.

4.4.6. AMPLIACIÓN DE LA COBERTURA DE BOTÓN DE PAGO (Internet)

Se extendió la cobertura a 40 ORIPS que operan con los Sistemas de Información SIR y Folio Magnético, que para el año 2012 fue de 61 ORIPS y a la fecha se han ampliado a 173 ORIPS a nivel nacional: Tabla: 47 ORIPS QUE OPERAN CON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIR Y FOLIO MAGNÉTICO

ORIPS

FOLIO MAGNÉTICO 9 SIR 31

TOTAL 40 FUENTE: GRUPO DE INFORMÁTICA

4.4.7. GOBIERNO EN LÍNEA

De acuerdo con las políticas trazadas por el Gobierno Nacional en materia de Gobierno en Línea para el Sector Justicia se cumplió con el 100% de la versión 3.0- Etapas Inicial y básica. En lo referente a la aplicabilidad de la estrategia de Gobierno en Línea – GEL- la calificación obtenida por la SNR, entre las siete (7) entidades que conforman el Ministerio de Interior y de Justicia en su momento fue del 100% ocupando el primer lugar. Las fases se representan por los siguientes porcentajes:

Fase de Información en Línea: 100%

Fase de Interacción en Línea: 100%.

Fase de Transacción en Línea: 100%

Fase de Transformación en Línea: 100%

Fase de Democracia en Línea: 100% Cabe anotar que luego de la evaluación de los progresos de la SNR de la Política de Gobierno en Línea –GEL- la Entidad adquirió, con el fin de seguir avanzando, los siguientes compromisos:

ELEMENTOS TRANSVERSALES: 104,24% Nivel Alto

Para el 2012 se espera cumplimiento del 50% del 100% esperado en el 2015

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INFORMACION: 87,88% Nivel Alto Para el 2012 se espera cumplimiento del 50% del 100% esperado en el 2015

INTERACCION: 86,67% Nivel Alto Para el 2012 se espera cumplimiento del 60% del 100% esperado en el 2015

TRANSACCION: 124,58% Nivel Alto Para el 2012 se espera cumplimiento del 40% del 100% esperado en el 2015

TRANSFORMACION: 130,00% Nivel Alto Para el 2012 se espera cumplimiento del 25% del 100% esperado en el 2015

DEMOCRACIA: 79,09% Nivel Medio Para el 2012 se espera cumplimiento del 55% del 100% esperado en el 2015

Convenios Interinstitucionales

En el segundo semestre se realizaron las siguientes actividades: Tabla 48 CONVENIOS ARTICULO 15 D. 019 DE 2012 SUPERNOTARIADO

CONVENIOS ARTICULO 15 D. 019 DE 2012 SUPERNOTARIADO

No. ENTIDAD SOLICITANTE ACTA DE INICIO CAPACITACIÓN 1 Central de Inversiones CISA Noviembre 19 de 2012 Noviembre 21 2012 2 Superintendencia de Industria y Comercio Octubre 9 de 2012 Octubre 18 2012 3 Ministerio de Vivienda Noviembre 28 de 2012 Diciembre 17 2012 4 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Noviembre 28 de 2012 Diciembre 17 2012 5 Sociedad de Activos Especiales Noviembre 28 de 2012 Diciembre 17 2012

6 Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y contribuciones Parafiscales de la protección Social - UGPP

Septiembre 24 2012

FUENTE: GRUPO DE INFORMÁTICA

La Oficina Jurídica y el Grupo de Ventanilla Única de Registro proyectaron Resolución por medio de la cual se estableció el procedimiento que permite el acceso a la información registral, conforme lo establecido en el Art. 15 del Decreto 019 de 2012; éste documento fue revisado por la Oficina de Informática y se encuentra en trámite de formalización. Así mismo, las políticas de uso y confidencialidad, serán parte integral de la resolución mediante la cual se formalizan los convenios interinstitucionales con las diferentes entidades.

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Capacitación en herramientas ORACLE para el equipo de informática

Capacitación en herramientas Oracle para 23 funcionarios de la Oficina de Informática.

Aplicativo Sucesiones

Está en operación el aplicativo de Sucesiones en la plataforma web de la SNR. Se adjunta copia del cuadro estadístico con 91.535 registros correspondiente al cargue de sucesiones discriminado por Notarías, Municipios y Departamentos, con corte 31 de diciembre de 2012.

Aplicativos de procesos judiciales y disciplinarios

Diagramación del proceso ordinario en lo contencioso administrativo, de la acción de tutela, de la acción de reparación directa, de la acción de revocatoria directa, de la acción contractual, del módulo MASC (Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos).

Pre-alistamiento de la información a digitarse en SIPROJ mediante la intervención y adecuación de los expedientes jurídicos de la Oficina Asesora Jurídica a la Ley de Archivo.

En septiembre la Alcaldía Mayor de Bogotá, realizó la entrega formal del aplicativo, está pendiente que se programe fecha para la capacitación del mismo, a efectos de iniciar las labores de parametrización en la en la Oficina Asesora Jurídica.

Sistema Integrado Digital WEB

Implementación del aplicativo, garantizando la digitación y digitalización de los procesos en el aplicativo WEB de los sistemas de información SIID.

Se realizaron visitas para implementar el Aplicativo SIDWEB, en las ORIPS, dictando la capacitación correspondiente y activando las claves de acceso a los funcionarios, en la ciudad de Armenia en el mes de agosto, Montería en septiembre, en las ciudades de Valledupar y Bucaramanga en el mes de octubre; Medellín y Barranquilla en noviembre; Ibagué en el mes de diciembre, quedando sólo pendiente la ciudad de Villavicencio para visitar en el año 2013.

Sistema Integrado de Información Disciplinario – SIID Digital WEB

Implementación del aplicativo garantizando la trazabilidad de la información correspondiente a los procesos disciplinarios. Asesoría y apoyo técnico para la

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actualización de 498 expedientes y digitalización y reparto de 642 quejas radicadas y digitalizadas.

Se realizó la actualización cumpliendo la meta al 100%.

4.4.8. OTRAS ACTIVIDADES

Soporte Técnico Unidad Móvil La Oficina de Informática, brindó apoyo a la Unidad Móvil de Registro en cuanto a conectividad, ajustes de equipos informáticos, suministro de canal dedicado (LAN SNR), montaje y desmonte de la antena satelital, entre otros. A continuación se presenta en el siguiente cuadro, el cronograma de actividades desarrolladas: Tabla 49

DEPTO CIUDADES FECHA Cauca Suarez. Padilla, Santander de Quilichao, Balboa 24 al 29 de Julio de 2013 Cundinamarca Vereda Padilla Ciudad Bolívar 11 septiembre de 2012 Cundinamarca Vereda Arrayanes Usme 14 septiembre de 2012 Cesar Valledupar, Guatapurí, Pailitas, Codazzi 9 al 13 de octubre de 2012 FUENTE: GRUPO DE INFORMÁTICA

Cabe resaltar que la Superintendencia Delegada de Tierras, coordinó y ejecutó la contratación de un funcionario que recibió capacitación para dar soporte técnico informático en la Unidad Móvil y hacer acompañamientos técnicos en la misma. Ampliación y migración última milla canales de comunicación

Se realizó la ampliación de 24 enlaces de comunicaciones de las ORIPS que ingresaron al proceso de sistematización, como sigue:

Alistamiento infraestructura Cades Toberin y Funza: se coordinó la instalación de los enlaces para el CADE Funza Cundinamarca de acuerdo con la ampliación de servicios en esa zona, el servicio en el CADE de Toberín quedó habilitado el 20/09/2012.

Seguimiento y control operación TIC´S: la operación de los servicios Tics de la SNR se continuó mediante el contrato 151 de 2011 con ETB, cuyo alcance consistía en garantizar los servicios de Datacenter principal, Datacenter alterno y los servicios de hosting de correo corporativo, hosting de portal, hosting de aplicaciones, mesa de ayuda integral (mesa de ayuda ofimática, mesa de ayuda para el soporte al sistema de operación registral – SIR), los servicios asociados a la gestión del

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conocimiento y a la administración y gestión de proyectos, se firmó un nuevo contrato con ETB el 453 de 2012 el cual permite la operación de los servicios antes mencionados hasta el 23 de febrero de 2013.

Adecuación centro de cómputo sede principal: Se adelantó el estudio para el manejo óptimo de las condiciones ambientales del Centro de Cómputo considerando el ingreso de servidores de nueva tecnología, el cual nos permitió determinar entre otros los requerimientos de espacio, voltaje, eléctricos, de temperatura, refrigeración, de circulación de aire, para el crecimiento en la capacidad estimada.

Se efectuó la reorganización y dimensionamiento de espacios para ubicar los servidores de aplicaciones, bases de datos, dominio, Gestión Documental y la plataforma de CA (Antivirus, administración de estaciones de trabajo y monitoreo de servidores y equipos activos de red), racks de comunicaciones, equipos activos de red, telecomunicaciones, actividades fundamentales para la nueva distribución y ordenamiento del Centro de Cómputo, para facilitar la administración de su infraestructura. Lo anterior permitió el retiro de racks y servidores de tecnología obsoleta y la adecuación del espacio físico del Centro de Cómputo.

Se realizó el mantenimiento del aire acondicionado y se hicieron adecuaciones, para reorientar la circulación del aire frío a los equipos y la salida del aire caliente.

Se realizó la migración de aplicativos y bases de datos de servidores de vieja tecnología al equipo EXADATA e igualmente en la librería Storagetek SL500 Streamline se instaló la funcionalidad de los medios de las cintas LTO5 1.5TB/3.0TB para almacenamiento (backups de las diferentes Bases de Datos de Datos), identificados con labels de código de barras a color.

Adecuación centros de cableado ORIPS

Se reorganizó el espacio donde se encuentran instalados los servidores de aplicaciones, bases de datos, dominio, Gestión Documental, centros de cableado de red, telecomunicaciones, electricidad, actividades fundamentales para la nueva distribución y ordenamiento en la Oficinas ORIPS de Medellín Zonas Norte y Sur.

En la Oficina Seccional de Registro de Instrumentos Públicos de Socha – Boyacá, se organizaron los puestos y áreas de trabajo, estantes de los tomos de antiguo sistema, ubicación de los archivadores con los documentos para entrega a los usuarios cerca a la ventanilla, clasificación de los elementos de almacén, lo cual permitió la liberación del espacio para la ubicación del centro de cableado, rack, tableros eléctricos y telecomunicaciones (Centro de Cómputo), para el proceso de sistematización objeto del contrato 715 de 2011.

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Licencias de software Se elaboraron estudios previos para la adquisición de licencias de software de

Microsoft entre las cuales está: Project, Visio, Windows Server y WinCal para acceso a Directorio Activo.

Se realizaron estudios previos para la actualización y renovación de las licencias y el mantenimiento de las herramientas de Computer Associates CA Total Defense, CA ITclient Manager, CA Service Desk Manager y CA System Performance for Infraestructure Manager sobre las cuales se apoya la operación de la Oficina de Informática.

Ventanilla Única de Registro - VUR Se realizó seguimiento a los procesos de consulta del trámite de los usuarios y de

desarrollo de prototipos VUR para las ciudades de Ibagué y Medellín. Revisión de estudios previos y acompañamiento para la adquisición de EXALOGIC

“capa media del VUR” a través de la Bolsa Mercantil de Colombia. Se atendió y coordinó con la Gobernación de Cundinamarca el cambio de proveedor

de última milla que prestó los servicios de comunicaciones para dar continuidad en la prestación del servicio en las tres (3) ORIPS de Bogotá (norte, centro y sur) con la Gobernación de Cundinamarca.

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4.5. GESTIÓN JURÍDICA 4.5.1. ADMINISTRACIÓN JUDICIAL

Durante el año 2012 la SNR atendió 625 demandas judiciales por un valor de pretensiones de $ 730.323.721.991,00, a diciembre de 2012 el fallo de procesos en primera instancia fueron de 110 a favor y 20 fallos desfavorables. Tabla 50

FUENTE: OFICINA ASESORA JURÍDICA

Gráfico 28 FALLOS PROCESOS EN 1° INSTANCIA A DICIEMBRE 2012


ACCIÓN NUMERO DE DEMANDAS VALOR PRETENSIONES ACCIÓN CONTRACTUAL 10 $ 24.540.022.615,00 ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO 5 $ - ACCIÓN DE GRUPO 2 $ 6.440.000.000,00 ACCIÓN DE SIMPLE NULIDAD 20 $ - ACCIÓN DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO 182 $ 336.678.547.503,00 ACCIÓN DE NULIDAD ELECTORAL 3 $ - ACCIÓN DE REPARACIÓN DIRECTA 233 $ 350.179.967.018,00 ACCIÓN ESPECIAL DE FUERO SINDICAL 4 $ 897.292.459,00 ACCIÓN PENAL 5 $ - ACCIÓN POPULAR 116 $ - PROCESO DE COBRO COACTIVO 3 $ 1.271.000,00 PROCESO EJECUTIVO 11 $ 2.114.511.792,00 PROCESO ORDINARIO 14 $ 8.790.000.000,00 PROCESOS ORDINARIO LABORAL 16 $ 682.109.604,00 PROCESO VERBAL SUMARIO 1 $ - TOTAL 625 $ 730.323.721.991

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Tabla 12 CUANTÍA TOTAL PROCESOS A DICIEMBRE DE 2012

CUANTÍA PROCESOS ACTIVOS

MONTO FALLOS PROCESOS

$ 730.323.721.991

110 FAVORABLES 20 Desfavorables

$ 53.713.198.934 $ 654.227.515


INFORME DE CONCILIACIONES JUDICIALES DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A CORTE DE 2012 Tabla 52

Número de solicitudes de conciliación hechas a la SNR 150

Número de Audiencias de conciliación realizadas 147


Las otras audiencias que no se realizaron fueron por factores como:

Solicitud de aplazamiento

Por no asistencia de la contraparte Gráfica 29 CUANTÍA PRETENSIONES AUDIENCIAS 2012

$86.358.124.793


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Actividades de Impacto

De las auditorías realizadas a esta Oficina Asesora Jurídica especialmente de sostenimiento del ICONTEC, se resaltó el rendimiento de esta Oficina como lo demuestra el informe de resultado arrojado por dicho ente.

Los aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad se fundamentaron en la organización de los expedientes y su sistematización permitiendo su consulta por medio digital, lo que hace más eficiente el proceso y se contribuye con el medio ambiente a través de la reducción en la utilización de papel. De igual manera la revisión realizada por la Agencia de Defensa Judicial del Estado resalta la esquematización de los procedimientos de la oficina Asesora Jurídica, como mejor practica de gestión para ser replicado en otras entidades del Estado, especialmente en los casos de estandarización de la valoración del riesgo en los procesos juridiciales y la prevención del daño antijurídico.

PROCESOS ASIGNADOS A LOS ABOGADOS EXTERNOS Tabla: 53

NOMBRE ABOGADOº REGION NUMERO DE PROCESOS

CARLOS IGNACIO CARMONA MORENO.

Antioquia incluido Córdoba y Chocó 86

JULIAN ANDRES ROA VALENCIA Valle del Cauca incluyendo Cauca y Nariño

90

JOHN FREDDY PERDOMO ARDILA Huila, Tolima y Florencia 31

ABEL MENESES GALVIS Santander y Norte de Santander 40

JAIR DAVID DIAZ GRANADOS Magdalena, Guajira y Cesar 19

ORLANDO RAFAEL IBARRA ECHEVERRIA

Atlántico, Sucre y Bolívar 84

MAURICIO MONROY ARGUELLES Bogotá, Boyacá, Meta, y Casanare 43

ALBA NEREIDA RAMIREZ Bogotá, Boyacá, Meta, y Casanare 36


4.5.2. APOYO JURÍDICO NOTARIAL Y REGISTRAL 2012

Conceptos Jurídicos Emitir los conceptos jurídicos requeridos por los usuarios de los servicios públicos de notariado y registro: A la fecha 1133 solicitudes de concepto fueron radicados, de los cuales 968 conceptos fueron contestados. El porcentaje de cumplimiento fue del 96%.

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Derechos de petición y tutelas Se contestaron 439 derechos de petición de 439 presentados y 140 tutelas presentadas, fueron respondidas en su 100%. Gráfico 30 DERECHOS DE PETICIÓN TUTELAS Y CONCEPTOS


Gráfico 31 APOYO JURÍDICO AL CONCURSO CARRERA NOTARIAL.


Tabla 54 DIGITALIZACIÓN E INTERVENCIÓN DE LOS EXPEDIENTES ACTIVOS


TOTAL EXPEDIENTES No.

EXPEDIENTES INTERVENIDOS 2011 63

108



DESCRIPCIÓN APOYO PARA LA CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE CONCEPTOS Se ingresó a la base datos en excel 4238 conceptos para un cumplimiento del 100%. Tabla: 55

PERIODO CANTIDAD PORCENTAJE FEBRERO - JULIO 3.437 81,10%

AGOSTO - OCTUBRE 801 18,90%

TOTAL 4.238 100,00% FUENTE: OFICINA ASESORA JURÍDICA

Creación de Base de Datos de conceptos de notariado y registro: Se editaron 2115 conceptos de 3074 que contiene la base de datos. Tabla: 56 ACTIVIDAD REPARTIDAS ENTREGADAS ALEXANDRA SUÁREZ 1.999 1.262 ANDREA GUERRERO 1.050 300 JAVIER AUGUSTO MAYOR FORERO 539 339 MARÍA DÍAZ 650 250 TOTAL 4.238 2.151


Se sistematizaron 1194 conceptos en el aplicativo SIDWEB de la OAJ de 2115 entregados.

Gráfico 32 BASE DE DATOS DE CONCEPTOS EN SIDWEB


109



5. SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

5.1. CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

PROCESO DE EVALUACIÓN Presentación de informes Se dio cumplimiento a la presentación de informes que le corresponden a la Entidad respecto del control Interno y se realizó la respectiva retroalimentación a los procesos organizacionales así:

Monitoreo de los Mapas de Riesgos de las Oficinas de Registro y Nivel Central. 1er semestre del 2012. Informe de seguimiento a los riesgo inaceptables, de los cuales de cinco (5) pasaron a tres (3) a moderado.

Elaboración de ocho (8) de (12) Informes de austeridad del Gasto Mensual. (vigencia 2012).

Elaboración de tres (3) informes de seguimiento y evaluación a la implementación del MECI-calidad, según art 9 de la ley 1474 2011.

Seguimiento semestral a los comités de Control Interno.

Informe de seguimiento al Gasto de funcionamiento trimestral (Tercer trimestre de 2012).

Presentación del primer (2) informes semestral del plan de mejoramiento suscrito por la CGN, dando cumplimiento al art 41 resoluciones 6289 de marzo/11 (SIRECI) y dos (2) informes trimestrales de evaluación y seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional.

Presentación del informe a los derechos de autor software, marzo/2012.

Presentación del informe ejecutivo seguimiento y evaluación al sistema de control interno.

Informe ejecutivo a los comités SNR.

Seguimiento a la caja menor semestralmente (2).

Presentación de los hallazgos relevantes detectados por la OCI en cumplimiento a la circular 02 de agosto 8 de 2006.

Seguimiento y evaluación a los comité con que cuenta la SNR.

Seguimiento a los contratos vigentes (con tratos de prestación de servicios) según art 1 decreto 1738/98 (1).

Seguimiento a evaluación desempeño (1).

110



Seguimiento a la nómina de la entidad (1).

Seguimiento Plan Anual de Gestión primer semestre (1).

Seguimiento de acuerdos de Gestión (1).

Seguimiento proyectos de inversión (1). Asesorías y acompañamientos

Comités: Conciliación, Contratación, Control Interno, Gobierno en Línea, Control Interno Contable, Sostenibilidad Técnico Contable.

Audiencias.

Actividades a desarrollar por el Grupo MECI- Calidad.

Acompañamiento en las audiencias en la etapa Precontractual del Grupo de Contratos.

Acompañamiento y seguimiento al Plan de Mejoramiento formulado por la Contraloría General de República.

Auditorías Internas de Calidad En el proceso de evaluación independiente se llevaron a cabo las siguientes Auditorías Internas de Calidad:

Para el nivel central (11 macroprocesos).

ORIPS cuatro (3 de Bogotá y Bucaramanga).

Auditorias para el sostenimiento de la Certificación en Calidad: cinco (5) ORIPS (Valledupar, Barranquilla, Manizales. Montería, Sincelejo, Cartagena, Pereira y armenia).

Puntos de Control ( plan de mejoramiento, administración de riesgo, requeridas por la ORIP, Sistema de Control Interno Contable): (Ibagué, Pasto, Popayán, Ipiales, Cali, la Dorada Caldas, Medellín norte y sur, Pereira, Yopal, La Palma, Santuario, Caqueza, Guaduas, Duitama, Cartagena, Montería, Sincelejo, Neira, Dos Quebradas, La Mesa, Manizales, armenia, Santa Rosa de Cabal).

Procedimientos en el Nivel Central: caja menor, devoluciones de dinero, gestión humana, administración y gestión legal de personal y actualmente Auditoria al Sistema de Atención al Ciudadano –SAC-

Otras auditorias

Informe auditoria de recaudos y subsidios notariales.

Informe de contratos a prestación de servicios.

111



Informe y seguimiento al SAC.

Tabla 57

Sensibilización

Se trabajó en el fomento de la Cultura de Autocontrol: Fueron publicados en los medios internos de la SNR mensajes alusivos a la ‘Cultura del Auto Control’, dirigidos a todos los funcionarios con una charla sobre AUTOCONTROL y se realizó el seguimiento a la directiva presidencial cero papel, No 04- 2012.

Total

Hallazgos

Hallazgos

cumplidos

Total

Metas

Metas

cumplidas

Faltan

Hallazgos

x cumplir

Faltan

Metas x

cumplir

215 201 382 360 14 22

93,49% 94,24%

Año Hallazgos Hallazgos

cumplidos Metas Cumplidas

No Cumplidas Parcialmente

Cumplidas Vencidas No

vencidas

2011 152 152 268 268 0 0 0

2012 61 26 112 92 6 14 0

1er trimestre 28 28 0 0 0

2do trimestre 35 35 0 0 0

3ro trimestre 25 22 3 0 0

4to trimestre 24 7 3 14 0

2013 2 0 2 0 0 2 0

112



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