SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DELEGATURA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL

DIVISIÓN DE SIGNOS DISTINTIVOS

MANUAL DE USUARIO RADICACIÓN DE SERVICIOS EN LINEA SISTEMA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL

Elaborado por: Oficina de Sistemas

BOGOTÁ, FEBRERO DE 2006

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION............................................................................................................................................ 3 1 INGRESO................................................................................................................................................ 4

1.1 ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................................. 4 1.2 INGRESO DE USUARIOS............................................................................................................. 5

2 PÁGINA PRINCIPAL............................................................................................................................ 6 2.1 BARRA DE TÍTULO...................................................................................................................... 6 2.2 BARRA DE MENÚS ...................................................................................................................... 6 2.3 AREA DE TRABAJO ..................................................................................................................... 7

3 OPCIONES DEL MÓDULO ................................................................................................................. 7 3.1 MENÚ DE SOLICITUDES ANTECEDENTES.......................................................................................... 7

3.1.1 Solicitudes Antecedentes Fonéticos ............................................................................................ 7 3.1.1.1 Información de la Solicitud ........................................................................................................... 8 3.1.1.2 Información del Solicitante ........................................................................................................... 8 3.1.1.3 Valor del Servicio Solicitado ........................................................................................................ 9 3.1.1.4 Modalidades de pago.................................................................................................................... 9

3.1.1.4.1 Recibo Oficial...........................................................................................................................10 3.1.1.4.2 Consignación ...........................................................................................................................11 3.1.1.4.3 Actualización y Detalles de Movimiento de la Cuenta .......................................................12

3.1.1.5 Comprobante de Radicación ......................................................................................................13 3.1.1.5.1 Rótulo........................................................................................................................................14 3.1.1.5.2 Opciones ..................................................................................................................................14 3.1.1.5.3 Generación de Antecedentes ................................................................................................14 3.1.1.5.4 Texto de la Confirmación .......................................................................................................15 3.1.1.5.5 Recibos de Pago .....................................................................................................................16 3.1.1.5.6 Url de Consulta de Antecedentes .........................................................................................16

3.1.1.6 Consulta de Antecedentes No Recibidos .................................................................................16

INTRODUCCION Este manual está dirigido a los usuarios que tienen acceso al Módulo de Radicación de Servicios en Línea de la Delegatura de Propiedad Industrial y cubre en particular los temas que se refieren a trámites de Signos Distintivos. Está orientado a brindar apoyo y asesoría en el diligenciamiento, manipulación y consulta de los diferentes ítems contenidos en el módulo web. El Módulo de Radicación de Servicios en Línea de la Delegatura de Propiedad Industrial es una aplicación orientada a Internet, que ha sido construida en un amplio porcentaje mediante herramientas de libre uso como PHP, PERL, IMAGEMAGICK, HTML, JAVASCRIPT y otros. Su diseño, por tanto, se basa en los estándares universales difundidos por Internet. Su modo de operación es bastante sencillo y salvo contadas ocasiones requerirá de un apoyo más o menos especializado. Es necesario que el usuario se encuentre habituado a la manipulación de elementos comunes en las páginas web, tales como listas, botones, casillas de verificación, botones, ventanas emergentes, alertas, etc. A lo largo de este manual se estará revisando cada uno de estos elementos para que el usuario tenga familiaridad en el momento de su operación definitiva.

1 INGRESO

1.1 ACCESO AL SISTEMA Para el ingreso al Módulo de Radicación de Servicios en Línea de la Delegatura de Propiedad Industrial se debe acceder inicialmente a la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, en la dirección web www.sic.gov.co, tal y como puede apreciarse en la siguiente pantalla:

Dando clic la sección de Servicios en Línea, resaltada en la figura anterior, encontrará inicialmente los servicios de la Delegatura de Propiedad Industrial. Allí deberá seleccionar la opción de Radicación de Servicios en Línea.

1.2 INGRESO DE USUARIOS La pantalla de Ingreso al módulo desplegada solicitará inicialmente el ingreso del login y password asignados a cada usuario para el acceso a las opciones, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

Una vez suministrada la información adecuada el usuario tendrá acceso a la página principal del módulo, donde tendrá acceso a las opciones que le hayan sido habilitadas.

2 PÁGINA PRINCIPAL La página principal del módulo despliega los componentes principales desde los cuales el usuario podrá navegar por cada una de las opciones habilitadas. Los componentes principales son la barra de título, la barra de menús y el área de trabajo.

2.1 BARRA DE TÍTULO La barra del título despliega información de la Superintendencia de Industria y Comercio, del módulo de radicación en línea, de la entidad que realiza el procedimiento de radicación y del usuario que ingresa al módulo.

2.2 BARRA DE MENÚS En esta barra se encuentra cada una de las funciones integradas en el módulo, distribuidas por temas de interés. Más adelante se explicará cada una de estas opciones.

2.3 AREA DE TRABAJO En el área de trabajo se desplegarán normalmente los formularios para la captura de datos de las diferentes tipos de servicios, las confirmaciones de las radicaciones, los reportes y otro tipo de información adicional.

3 OPCIONES DEL MÓDULO El Módulo de Radicación en Línea de Servicios de Propiedad Industrial posee un conjunto de menús que presentan las diferentes posibilidades de Radicación de Trámites. Dependiendo del perfil del usuario que ingresa al mismo, le serán habilitadas las opciones en las que tiene permisos. Estos se explican a continuación:

3.1 Menú de Solicitudes Antecedentes

3.1.1 Solicitudes Antecedentes Fonéticos Para acceder a la opción de Solicitud de Antecedentes Fonéticos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Antecedentes Marcarios y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Antecedentes fonéticos, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

Una vez seleccionada la opción se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por una serie de campos a diligenciar, los cuales se explican a continuación

3.1.1.1 Información de la Solicitud En esta sección el usuario deberá digitar la denominación de la marca a consultar, es decir, el nombre de la marca para la cual se desean averiguar antecedentes fonéticos. Adicionalmente se deberá indicar el código de la Clasificación Internacional de Niza que cubre los productos que pretende cobijar la marca solicitada. Para ello el usuario deberá desplegar la lista de la clasificación y seleccionar una de las opciones visualizadas. A continuación se ilustra el diligenciamiento de esta sección:

3.1.1.2 Información del Solicitante La información del solicitante consiste en los datos del documento, nombres y apellidos o razón social y correo electrónico del solicitante. El documento para personas naturales debe corresponder a Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE) o Pasaporte (PA). El documento para personas jurídicas (empresas) debe corresponder al Número de Identificación Tributaria (NIT).

En ambos casos, se debe seleccionar la opción deseada, dando clic en la lista desplegable de documentos del solicitante. El Número del documento debe ser un conjunto de números exclusivamente, esto quiere decir que no debe contener ni puntos, ni comas, ni signos matemáticos. Adicionalmente debe tener una longitud mínima de 5 dígitos para el caso de cédulas de ciudadanía. En el caso de NITs, estos NO deben contener el dígito adicional de verificación, ni puntos adicionales. Para personas naturales es obligatorio por lo menos un Apellido y un Nombre. Los nombres y apellidos deben estar separados por un espacio en blanco. Para personas jurídicas se debe ingresar la Razón Social. Debe tenerse en cuenta que para la razón social debe seleccionarse como documento válido el NIT. El correo electrónico de la persona que solicita el trámite será utilizado para efectos de envío de confirmación de la radicación de antecedentes marcarios y posteriormente para el envío del resultado de la consulta. Deberá contener las especificaciones normales de un correo electrónico. A continuación se ilustra el diligenciamiento de esta sección:

3.1.1.3 Valor del Servicio Solicitado Esta sección es informativa y de referencia para la validación de los pagos asociados con la solicitud. En el caso de los antecedentes fonéticos, el monto del servicio deberá corresponder a la tarifa vigente establecida.

3.1.1.4 Modalidades de pago Existen dos modalidades de pago del servicio establecidas para el Módulo de Radicación en Línea de Servicios de Propiedad Industrial. Estas son los recibos oficiales de pago, expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y las consignaciones realizadas en las cuentas habilitadas para la recepción de dineros por parte de la entidad. El solicitante podrá cubrir el monto del servicio mediante recibos de pago y/o consignaciones.

3.1.1.4.1 Recibo Oficial Esta modalidad consiste en la acreditación de consignaciones de dineros realizados en alguna de las cuentas de la Superintendencia de Industria y Comercio. A cambio la entidad expide uno o más recibos de pago correspondientes a los dineros consignados y con los cuales se pueden solicitar servicios en la entidad. Estos recibos de pago constan de una numeración consecutiva, correspondiente a cada año de vigencia y un valor asignado a cada uno de ellos. Si el solicitante dispone de uno o más recibos de pago deberá acreditarlos ingresando el año y número del recibo y a continuación dando clic en el botón Validar, que aparece al lado derecho de los campos señalados, como se aprecia a continuación.

A continuación se desplegará una solicitud de confirmación, mediante la cual se le informará al usuario acerca de la validación del recibo de pago ingresado.

Si el recibo no se encuentra habilitado para su utilización, se desplegará así mismo un mensaje de alerta sobre este hecho.

En caso que el recibo no tenga inconvenientes y se encuentre habilitado, se registrará en la base de datos y se relacionará con el expediente. Esto podrá apreciarse en la lista que aparecerá inmediatamente después de los datos de los recibos de pago, tal y como puede apreciarse en la siguiente imagen:

El usuario podrá borrar la relación de recibos en su totalidad o de manera selectiva, mediante los botones de borrar que aparecen al lado derecho de cada uno de los recibos de pago relacionados, o mediante el botón Borrar Recibos que aparece en la parte inferior de la relación de recibos. En este último caso el usuario deberá confirmar la acción de eliminación de recibos de la radicación actual.

3.1.1.4.2 Consignación El usuario podrá ingresar también las consignaciones que se hayan realizado en las cuentas de la Superintendencia de Industria y Comercio con el propósito de cubrir los costos de los servicios solicitados. Estos dineros, sin importar que el monto de los dineros consignados superen o no el valor del servicio solicitado, se acreditarán en las cuentas internas de la entidad y posteriormente serán sujetos a verificación. El manejo de los dineros consignados será muy similar al dado en una cuenta bancaria, esto quiere decir, que se le acreditará el valor de los servicios solicitados, dependiendo del saldo que mantenga en la cuenta (sumatoria de los valores de las consignaciones y recibos no utilizados) la persona solicitante. Así mismo, el usuario podrá consultar en cualquier momento el saldo y el movimiento de su cuenta. Para la acreditación de una consignación el usuario deberá ingresar la información básica de la misma, consistente en los datos de la persona consignataria y los datos de la consignación. A continuación se presenta el ingreso de datos de una consignación:

Para finalizar el ingreso de la consignación se debe dar clic en el botón Validar. Inmediatamente después se desplegará una ventana de confirmación, donde se le informará al usuario que una vez

habilitada la consignación esta ingresará a la cuenta de la persona consignataria y no podrá volver a utilizar esta consignación en otra transacción diferente.

Si la transacción no tiene ningún inconveniente se mostrará una pantalla de confirmación y enseguida se actualizará el saldo de la cuenta de la persona que realiza la consignación, tal y como puede apreciarse en las siguientes figuras.

De otra manera se obtendrá un mensaje como el siguiente:

3.1.1.4.3 Actualización y Detalles de Movimiento de la Cuenta El usuario puede en cualquier momento actualizar el saldo de la cuenta de la persona consignataria, dando clic en el botón Actualizar, el cual aparece al lado derecho del campo informativo de Saldo de la Cuenta. Esta acción recalculará el saldo y lo desplegará en el campo antes mencionado.

Así mismo, podrá apreciar el movimiento de la cuenta dando clic en el botón Detalles. Esto desplegará una ventana donde se le mostrará el movimiento de la cuenta durante el último mes.

En esta pantalla se detallarán los diferentes movimientos de la cuenta, consistentes en consignaciones y consumos de servicios. En este último, cada registro mostrará adicionalmente el número de radicación y el número de recibo de pago asociado con el consumo del servicio.

3.1.1.5 Comprobante de Radicación Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Antecedentes Fonéticos. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo se procede a iniciar el proceso de generación de Antecedentes Fonéticos que consiste en la búsqueda de marcas que tengan algún tipo de parecido fonético con la marca solicitada. Este proceso suele tomar algunos segundos, por lo que el usuario puede optar por visualizarlos directamente en la pantalla o esperar la recepción del resultado de la consulta en su buzón de correo. A continuación se explica el contenido de la pantalla de confirmación de la solicitud de antecedentes.

3.1.1.5.1 Rótulo En la parte superior derecha de la pantalla se desplegará un rótulo que contiene los detalles de la radicación de la solicitud. Este rótulo consta del número de radicación y fecha, la clasificación del trámite y la dependencia responsable del trámite. Este rótulo es importante ya que puede ser utilizado para referenciar radicaciones posteriores relacionadas con el trámite solicitado.

3.1.1.5.2 Opciones Corresponde a los íconos que aparecen en la sección superior izquierda de la pantalla. Permiten imprimir el comprobante de radicación, enviar una copia al buzón de correo suministrado por el solicitante del trámite, o salir de la pantalla actual para realizar otros trámites o consultas del módulo.

3.1.1.5.3 Generación de Antecedentes

Agilizar la generación de antecedentes

El icono de Generación de Antecedentes permite agilizar el proceso de la consulta de antecedentes fonéticos y presentar su resultado final por pantalla. Este proceso suele demorarse algunos minutos dependiendo de la cantidad de solicitudes que existan en espera. Por eso se desplegará una advertencia como la siguiente:

Finalmente, se obtendrá un listado como el que se presenta a continuación

3.1.1.5.4 Texto de la Confirmación El texto de la confirmación es un documento donde se resumen los datos de la solicitud y se le informa al solicitante que el documento desplegado sirve como confirmación de la radicación realizada ante la Superintendencia de Industria y Comercio por intermedio de la entidad que presta el servicio.

3.1.1.5.5 Recibos de Pago Consiste en la relación de recibos de pago utilizados en la radicación del servicio de consulta de antecedentes fonéticos. Sobra advertir que estos recibos una vez han sido utilizados quedan anulados para cualquier tipo de transacción de servicios ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

3.1.1.5.6 Url de Consulta de Antecedentes Finalmente se mostrará una dirección en Internet donde el usuario podrá consultar directamente el resultado de la consulta de antecedentes bien sea dando clic o copiando la dirección en el navegador de Internet. Esta página desplegará el resultado en formato pdf por lo que el usuario deberá tener instalado en su computador el software apropiado para su lectura, preferiblemente el Acorobat Reader, software de libre distribución en Internet.

3.1.1.6 Consulta de Antecedentes No Recibidos En vista a que en ocasiones los antecedentes marcarios no llegan a los destinatarios que los solicitan, se ha creado una página de consulta de los mismos, la cual puede ser accedida por los mismos solicitantes o por los funcionarios de la entidad que presta el servicio. En esta página se deben ingresar los datos básicos de la solicitud, tales como Radicación, Marca, Clase y Correo electrónico. Si la consulta está disponible se le presentará a la persona que consulta la posibilidad de visualizar directamente los antecedentes o de enviar una copia a su buzón de correo o a un correo alternativo. Esta página puede ser accedida por medio de nuestra página web, en la sección de Servicios en línea, Propiedad industrial, inmediatamente después del vínculo de solicitudes de registro de marca, que es el acceso al módulo de radicación en línea de servicios de Propiedad Industrial. O si lo prefieren pueden hacerlo por medio del siguiente vínculo directo: http://200.91.231.200/Sic/Marcas/ConsultaAntecedentes.php