EL GASTO EN ALIMENTOS BÁSICOS 2014

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Retos en opeRaciones y LogísticaJUL.15

indicadoRes paRa La meJoRa de La cadena de sUministRo

El impulso quE tu supply chain nEcEsita

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índICE

Qué son los indicadores y para Qué se utilizan 4

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la formulación de Kpis 53

diez indicadores para la gestión de la cadena de suministro 7

5

la efectividad de los indicadores de gestión logística 4

2

no todos los indicadores valen 54

2IndIcadores para la mejora de la cadena de sumInIstro

retos en operaciones y logísticaJul.15

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3IndIcadores para la mejora de la cadena de sumInIstro. el Impulso que tu supply chaIn necesItaE

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IndIcadores para la mejora de la cadena de sumInIstro. el Impulso que tu supply chaIn necesIta

Mantenerse actualizado de procesos, operaciones y normas y saber exactamente el lugar que ocupa cada cosa puede ser una pesadilla logística si no se cuenta con la estrategia adecuada y falta el respaldo de los KPIs más relevantes. La elección de los indicadores de gestión logística es de importancia crítica para lograr las métricas que aseguran la perspectiva necesaria, único modo de mantener las operaciones en marcha sin problemas.

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01 qué son los IndIcadores y para qué se utIlIzan

02 la efectIvIdad de los IndIcadores de gestIón logístIca

Un indicador clave rendimiento, también conocido como KPI, es un valor mensurable que demuestra la eficacia con que una compañía está logrando los objetivos clave de su negocio. Las organizaciones uti-lizan indicadores clave de rendimiento en múltiples niveles para evaluar su éxito en relación a las metas planteadas a medio y largo plazo. Mientras que los KPI de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento global de la empresa, su establecimiento se puede complementar con el de otros, de un nivel inferior, que se destinen a monitorizar los procesos en las diferentes áreas de la organización, como los departamen-tos de ventas, marketing o producción.

Aplicados a la gestión logística, los indicadores de mayor alcance podrían destinarse a la recogida de métricas sobre el desempeño general de la cadena de suministro de extremo a extremo, mientras que los de alcance menor se ocuparían de medir el rendimiento de partes concretas de cada proceso.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que, la simple recogida de los datos que estos indicadores propor-cionan carece de utilidad alguna para el negocio. Para que los KPI aporten valor es necesario que:

- Se establezcan en función de unos objetivos o metas.

- Queden respaldados por una estrategia empresarial.

- Se definan en un contexto de cultura organizacional adecuado.

- Las métricas que se recojan sean el impulsor de una acción, y no simple parte de un informe, relegado al olvido.

Al igual que en cualquier otra área de negocio, en lo relativo a la gestión de la cadena de suministro, los indicadores han de estar definidos de forma que reflejen la realidad del negocio. Un KPI es tan valioso como la acción que inspira y, con demasiada frecuencia, las organizaciones los adoptan a ciegas, a falta de una autoevaluación previa que ayude a determinar dónde se encuentra el negocio, hacia dónde se quiere dirigir y cuáles son sus necesidades.

Cuando no se sigue este proceso introspectivo previo, los KPI no sir-ven para instar el cambio positivo, no pueden aplicarse a la mejora continua y, se corre el riesgo de que se trate de una simple fuente de gasto de recursos.

Además, uno de los aspectos más importantes sobre los indicado-res de gestión logística, y que a menudo se pasa por alto, es que son una forma de comunicación idónea por su claridad, objetividad y precisión, para:

- El intercambio de datos entre usuarios de negocio.

- La conectividad interdepartamental.

- Fortalecer la relación con proveedores y clientes.

- Exportar las mejores prácticas de unas áreas a otras que lo necesiten.

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03 la formulacIón de KpIs

04 no todos los IndIcadores valen

En términos de desarrollo de una estrategia para la formulación de indicadores clave de rendimiento, se debe empezar con lo básico. Los pasos a seguir serían los siguientes:

1. determInar los objetIvos organIzacIonales.

2. defInIr el modo de alcanzarlos.

3. desIgnar roles y responsabIlIdades.

4. establecer los recursos necesarIos para la ImplementacIón de la estrategIa de medIda del desempeño.

5. fIjar la frecuencIa y oblIgacIones de recogIda de métrIcas y reportIng.

Esto debería ser un proceso iterativo, en el que la retroalimentación ha de considerarse como un elemen-to clave. A través de cada dato se logra un hallazgo que será la base para lograr un mejor entendimien-to de los procesos de negocio.

Una forma de evaluar la pertinencia de un KPI es teniendo en cuenta su utilidad. Para ello, cada indica-dor que se plantee debe ser:

1. específIco: ha de ser concreto y claro, entendIble y posIble de determInar.

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2. medIble: ha de ser posIble cuantIfIcar el progreso hacIa la meta fIjada, no vale lo abstracto.

3. alcanzable: los KpIs han de ser realIstas, de nada sIrve medIr algo sI el gasto en recursos no es justIfIcable o sI, caso de detectarse la necesIdad de cambIo en un área, no sería posIble de Implementar debIdo a lImItacIones de algún tIpo.

4. relevante: debe ser Importante para la organIzacIón y sus objetIvos. tIene que reflejar su IdentIdad y necesIdades y responder al momento que atravIesa el negocIo en el presente.

5. sujeto a un plazo: tIene que establecerse una fecha límIte para la consecucIón del objetIvo sobre el que se toman las métrIcas.

Además, es fundamental someterlos a revisión. Un indicador que es relevante a principios de año puede no serlo a final de ejercicio. Lo mismo sucede cuando la meta que se busca alcanzar gracias a la aporta-ción del KPI se consigue. Cuando se superan objetivos se debe determinar si ello sucede porque se han fijado metas demasiado bajas o si es atribuible a algún otro factor.

En cualquier caso, el que un indicador haya sido definido correctamente y en base a los 5 criterios men-cionados en líneas precedentes no es suficiente para lograr que se genere el valor esperado. Es preciso además que se den:

- Iteración.- Comunicación.- Acción.- Corrección.

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Los datos bien elegidos y adecuadamente utilizados ayudan a gestionar eficazmente la cadena de sumi-nistro. Las métricas que se recogen de cada indicador permiten realizar un seguimiento de la situación actual de los envíos, controlar los niveles de inventario y asegurar que todas las órdenes enviadas son del todo correctas. En otras palabras, los KPIs permiten tomar el control del supply chain que garantiza que las operaciones marchan sin problemas.

Algunos de estos indicadores son:

1. �costo de InventarIo:�este�indicador�ayuda�a�conocer�a�cuánto�ascienden�los�costes�de�almacén�para�un�periodo�determinado.�las�métricas�de�inventario�revelan�el�gasto�asociado�a�cada�pieza�de�inventario,�ya�sea�en�concepto�de�trabajo,�riesgo,�seguros,�almacenamiento�o�transporte�de�mercancías.�gracias�a�ellas�se�pueden�controlar�los�costes�y�la�rotación�de�inventario:

- Calculando la cantidad de beneficio que se puede lograr en base al inventario actual.

- Optimizando los ciclos de producción de los proveedores.

- Mejorando la coordinación entre abastecimiento, transporte y última milla.

2.��rotacIón de InventarIo:�mide�la�frecuencia�con�la�que�la�empresa�es�capaz�de�vender�la�totalidad�del�inventario�en�un�periodo�de�tiempo�determinado,�generalmente�de�un�año.�este�Kpi�es�un�importante�indicador�de�la�eficiencia�de�la�cadena�de�suministro,�la�calidad�y�la�demanda�del�inventario�y�la�idoneidad�de�las�prácticas�de�abastecimiento.�en�términos�generales,�una�tasa�de�rotación�más�alta�es�lo�preferible,�mientras�que�un�índice�de�rotación�inferior�sugiere�ineficiencia�y�dificultad�para�convertir�en�stocK�en�ingresos.

3.��seguImIento de los pedIdos:�sirve�para�monitorizar�la�precisión�con�que�las�órdenes�se�envían�a�los�clientes.�lo�ideal�es�planificar�la�recogida�de�datos�en�tiempo�real,�para�permitir�a�los�equipos�elaborar�una�respuesta�a�tiempo,�caso�de�plantearse�situaciones�que�así�lo�requieran.�algunas�de�las�métricas�que�ayudan�a�llevar�a�cabo�esta�supervisión�son�las�relacionadas�con:

- Departamentos encargados de tramitar los envíos en cada pedido.

- Tiempos de salida y llegada.

- Número de unidades vendidas y unidades vendidas por área geográfica.

- Porcentaje de pedidos que se envían sin incidencias.

05 dIez IndIcadores para la gestIón de la cadena de sumInIstro

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4.��relacIón entre InventarIo y ventas:�determina�si�la�relación�entre�la�proporción�de�artículos�en�stocK�y�la�cantidad�de�pedidos�es�proporcional�o�si�existe�una�pérdida�de�alineación.�este�es�uno�de�los�indicadores�más�importantes�para�la�gestión�de�la�cadena�de�suministro�ya�que�está�estrechamente�ligado�al�índice�de�rotación�de�inventario�y�habla�a�la�estabilidad�financiera�de�su�organización.�por�eso:

- Ayuda a conocer el desempeño de la organización.

- Informa sobre las condiciones económicas prevalecientes.

- Contribuye a mejorar la capacidad de reacción de la organización.

5.��unidades por transacción:�mide�el�número�promedio�de�unidades�adquiridas�en�cada�operación�permitiendo�establecer�líneas�de�base�y�comparar�esos�valores�con�los�valores�objetivo.�este�Kpi�proporciona�datos�importantes�sobre:

- Las tendencias de compra de los clientes.

- La eficacia de los equipos de ventas en relación con un determinado producto.

- La evolución del negocio, en comparación con datos históricos y con información sobre los principales competidores.

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6.��tasa de devoluciones:�mide�la�velocidad�a�la�que�los�artículos�enviados�son�devueltos�y�permite�clasificarlos�en�función�de�las�razones�que�motivaron�devolución.�este�Kpi�hace�posible:

- Identificar tendencias.

- Reducir su tasa de devoluciones.

- Aumentar la rentabilidad.

- Resolver cuestiones en su origen.

- Fomentar la innovación.

- Mejorar el servicio al cliente.

7.� estado del pedido:�para�tomar�un�control�total�sobre�el�supply�chain�es�preciso�conocer�a�cada�momento�cuál�es�el�estado�de�cada�pedido�y�las�medidas�adoptadas.�la�dificultad�de�la�recogida�de�métricas�en�este�caso�radica�en�que�estos�datos�se�puede�presentar�de�muchas�maneras�diferentes,�ya�que�incorporan�información�relacionada�a�las�circunstancias�específicas�de�la�cadena�de�suministro.�

8.� precisión de inventario:�compara�los�niveles�de�inventario�según�lo�registrado�automáticamente�con�los�niveles�de�existencias�reales�a�nivel�de�almacén.�base�de�datos�vs�realidad�es�un�duelo�que�puede�revelar�importantes�debilidades�a�nivel�de�sistema,�todas�ellas�con�capacidad�suficiente�como�para�afectar�negativamente�el�buen�curso�de�las�operaciones.�un�seguimiento�de�inventario�inexacto�puede�resultar�en:- Mayores costos.

- Elevadas tasas de imprecisión en lo relativo a los pedidos.

- Niveles de satisfacción del cliente bajos.

9.��tasa de pedidos en espera:�mide�el�número�de�pedidos�que�no�pueden�ser�satisfechos�en�el�momento�en�que�se�realiza�la�orden.�si�la�tasa�es�alta,�los�clientes�se�ven�obligados�a�esperar,�lo�que�afectará�negativamente�a�su�satisfacción�y�retención�en�el�largo�plazo.�para�evitarla�es�necesario:- Aumentar la precisión del inventario.

- Controlar el porcentaje de artículos agotados.

- Conocer las tendencias, como la demanda estacional, que pueden afectar al rendimiento.

10.��tasa de pedidos sin incidencias:�revela�la�cantidad�de�pedidos�que�se�envían�a�los�clientes�sin�ningún�tipo�de�incidencias�y�que�son�recibidos�en�perfectas�condiciones�en�cuanto�a�su�calidad,�tipo�de�producto,�plazo�de�entrega�y�ausencia�de�daños.�la�consecución�de�un�alto�índice�de�pedidos�exactos�y�sin�incidencias�debería�ser�la�meta�de�toda�cadena�de�suministro,�ya�que�indica�la�eficiencia�organizativa�y�conduce�a�un�elevado�índice�de�satisfacción�del�cliente.

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