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Software de Gestión y

Buenas Prácticas Agrícolas

Manual de Usuario

Cleversoft 2011

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INDICE Introducción …………………………………………………………………………… 4

Archivos Maestros

Proveedores Mantención de Base de Datos ………………………………………….. 5

Listado de Proveedores ……………………………………………………. 5

Inventario Mantención de Base de Datos …………………………………………... 6

Listado de Stock ………………………………………………………………… 11

Productos Vencidos …………………………………………………………… 14

Kardex de Inventario …………………………………………………………. 15

Cuadra Inventario ……………………………………………………………… 16

Cambiar códigos ……………………………………………………………….. 17

Juntar códigos …………………………………………………………………… 17

Autorizaciones de uso de productos …………………………………. 18

Agenda de Pesticidas ………………………………………………………… 19

Aplicar carencias en órdenes de aplicación ………………………. 20

Actualización SAG ……………………………………………………………... 20

Cuarteles Mantención de la Base de Datos ………………………………………. 21

Informe Consolidado de Costos ………………………………………... 59

Resumen de Costos por Cuartel ………………………………………… 60

Tablas del Sistema Trabajadores ……………………………………………………………………... 24

Plagas/Objetivos ………………………………………………………………... 25

Bodegas / Tractores ……………………………………………………………. 26

Maquinaria ………………………………………………………………………… 27

Calibraciones / Estados Fenológicos …………………………………… 29

Especies / Tipo de Aplicación ……………………………………………… 30

Labores de Campo ……………………………………………………………... 31

Análisis-Muestras / Aéreas-Implementos y dependencias …. 32

Cuentas de Gatos Generales ………………………………………………. 33

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Movimientos de Stock Orden de Compra …………………………………………………………………………. 34

Documentos de Compra ……………………………………………………………….. 35

Guías Internas de Entrada / Salida ………………………………………………… 36

Voucher de Imputación de Costos ………………………………………………… 36

Guías de Traspaso entre Bodegas …………………………………………………. 38

Ordenes de Trabajo Aplicación de Productos ……………………………………………………………….. 39

Labores de Campo ………………………………………………………………………… 49

Uso de Maquinarias ……………………………………………………………………… 53

Materiales e Insumos ……………………………………………………………………. 54

Trazabilidades De Aplicaciones ……………………………………………………………………………. 54

Labores de Campo ……………………………………………………………………….. 56

Maquinarias …………………………………………………………………………………. 57

Registros de Aplicaciones ………………………………………………………………………… 58

Registros BPA …………………………………………………………………………………………… 58

Informe Consolidado de Costos ……………………………………………………………….. 59

Resumen de Costos por Cuartel ……………………………………………………………….. 60

Utilidades del Sistema

Re indexar Bases de Datos …………….………………………………………………. 62

Recuperar datos de un Respaldo …………………………………….…………….. 63

Eliminar datos de las Bases de Datos …………………………….…………….. 64

Arreglar Bases de Datos corrupta ………………………………….…………….. 65

Definición de Usuarios …. ……………………………………………….…………….. 65

Identificación del Predio ……………………………………………….…………….. 66

Calculadora y Agenda ……………………………………………………………………. 66

Salir del Sistema ……………………………………………………………………………. 67

Acerca de ………………………………………………………………………………………. 67

Actualización del Software …………………………………………………………….. 68

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Software de Gestión y Buenas Prácticas Agrícolas

Gracias por elegir nuestro Software de Gestión y Buenas Prácticas Agrícolas, esta herramienta lo ayudará a mejorar los flujos de información de su empresa agrícola a través de unos simples ingresos de datos que le permitirán obtener una información fluida, a tiempo y siempre precisa. Esta manual de uso lo guiará en el uso del software y las pautas para el manejo de los informes. Esta ventana es la entrada al sistema:

Aquí el sistema nos informa la versión del software y también podremos comprobar si existen nuevas versiones publicadas. Debe ingresar su usuario y su contraseña para identificarse. En esta ventana también se pueden hacer las activaciones del software, muchas veces por cambio de configuración en el equipo el Software puede desactivarse y para reactivarlo debe ponerse en contacto con Cleversoft y solicitar una clave de activación. Para activarlo en Usuario hay que ingresar lo siguiente: Usuario: ADMINISTRADOR Contraseña: la proporcionada por Cleversoft Para que la activación funcione el computador debe estar conectado a Internet para la verificación de la validez de la clave de activación

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Archivos maestros

En estos archivos encontramos:

1.- Proveedores:

Opción 1.- Mantención base de datos: Tabla en donde se crean, buscan, eliminan o modifican los proveedores

Opción 2.- Listado de Proveedores Tabla en donde se imprimen los proveedores creados anteriormente

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2.- Inventario:

Opción 1.- Mantención Base de Datos:

Tabla en donde encontramos ya cargados los productos autorizados por el sag. En esta tabla crearemos los fertilizantes que no tienen un registro sag, por lo tanto no están considerados. Además crearemos cualquier insumo que no sea un producto fitosanitario por ejemplo: petróleo, mallas, clavos, etc. En esta tabla debemos clasificar por producto, aquellos que se utilizan con su correspondiente clasificación, por ejemplo: si es un acaricida, fertilizante foliar, orgánico, etc. Con la opción modificar podremos cambiar, agregar o quitar información, luego para que los cambios queden guardados opción grabar. En resumen en este maestro de inventario es una radiografía general de cada producto, ya que nos muestra prácticamente la etiqueta del producto, con sus características y sus movimientos de stock. Como ultimo costo, precio promedio ponderado, valorizado por ambos, lo que se a comprado, ocupado, saldo en bodega general, proveedor que se compro la ultima vez, fecha de la ultima compra y cantidad, que es en base al ingreso de facturas, fecha de la ultima salida ya sea a través de una orden de aplicación, guía de salida u orden de insumos agrícolas que no considera a los fitosanitarios, cantidad utilizada, fecha de vencimiento, lo que falta por vencer de este producto, en el caso que este en negativo esta fecha, corresponde a los días que falta por vencer.

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En archivo de productos (1 opción 1) o maestro de inventario a nuestra derecha nos encontramos con otras opciones:

NPK:

En el caso de los fertilizantes debemos completar sus macros y micro nutrientes. (Como % de nitrógeno, potasio, calcio, etc.), estos datos nos emiten el informe de nutrientes por hectárea por cuartel. No confundir el registro de aplicación, que en este caso debe estar ingresado en el fertilizante en la alternativa concentración, este dato si nos sirve para el registro de aplicación.

Autorizaciones:

Por producto podemos ver para que plaga o enfermedad está autorizado este producto y en que especies.

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Bodegas:

En el caso de existir más de una bodega, ya sea por tener 2 o más predios en el sistema, podemos obtener como está distribuido el producto por bodega y el saldo en cada una de ellas.

Dosis carencias: En esta opción ingresaremos por producto y por especies sus rangos de dosis recomendadas por 100 litros o por hectárea, con sus carencias de etiqueta y destino, según la agenda de pesticidas proporcionada por la exportadora Por ejemplo:

Se recomienda guiarse y leer atentamente cada opción de la barra de navegación, con la cual en cada tabla la encontraremos con la opciones de primer registro, registro siguiente, último registro, búsqueda en la cual nos da la opción de buscar por código, como no lo sabemos dar

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ENTER y obtendremos la base completa de la tabla que trabajamos en el momento, utilizar cadena de búsqueda para agilizar, nuestra búsqueda. Ver imagen siguiente: Al realizar la búsqueda, debemos asignar el campo de búsqueda, si es por código, nombre, etc.

Luego de elegir el producto, se marca con la línea amarilla y dar seleccionar y nuevamente nos encontramos con el producto buscado e ir a la opción de la barra de navegación, si es quitar, agregar algún dato siempre con la opción modifica, de lo contrario no podemos trabajar en la tabla.

Como crear un fertilizante o insumo agrícola Archivo de productos, mantención base de datos, opción crear nuevo en el menú de navegación de botones en la parte inferior de la pantalla Al dar opción crear nuevo aparece este cuadro Como no sabemos el código aun, debemos dar la familia:

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Para fertilizantes: FER Para otros insumos: VAR (varios)

Automáticamente da el correlativo

En este caso el correlativo es FER140, dar aceptar y crear el producto, complete los datos solicitados por la pantalla. Una vez creado con sus características, grabar e ir a opción NPK en el caso de los fertilizantes, Agregar sus macro y micro elementos, cerrar y guardar cambios.

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Al salir del maestro de inventario, siempre en archivo de productos ahora en opción 2.

Archivo de productos Opción 2.- Listado de Stock

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En esta opción tenemos la impresión de los informes de stock, si le damos un análisis, encontramos productos, en el caso de ver todos los productos pinchar la opción, si queremos seleccionar algunos pinchar seleccionar y con la cadena de búsqueda ir seleccionando el stock del producto o los productos de interés. Para elegir un grupo de productos determinados tenemos opciones a nuestra derecha, primero desmarcar todo, luego con la cadena de búsqueda ir seleccionando y pinchando el producto y luego confirmar y salir. Ver imagen siguiente para su comprensión.

Al seleccionar los productos volvemos a otras opciones Seleccionar bodega, en el caso ver el stock general dejar en blanco. Si existen más de una bodega, ya sea por mas predios, bodegas por especie, productos vencidos, seleccionar la que se quiera consultar (ver con lupa). Luego de seleccionada la bodega, hasta que fecha necesitamos el informe, el sistema es histórico, por lo tanto podemos realizar las consultas hasta las fechas que se necesiten. Orden de impresión: este informe puede ser emitido por código o por descripción. Incluir stock en cero: si optamos por el si, nos arrojara todo el universo de productos. Si optamos por el no, solo nos considera los productos que tenemos en bodega o si en algún momento hubo. Valorizado: seleccionar si queremos imprimir este informe con valores unitarios y totales.

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Tipo de stock: para un análisis de los productos que tenemos en negativo, optaremos por esta. Sirve para reconfirmar si los ingresos de las facturas han sido correctamente realizados, si hubo un error, ya que podemos estar seguros que hay producto, pero al generar una orden nos señala que no hay stock suficiente. Stock positivo, análisis de los productos que no están en negativo y lo que existe o la cantidad de producto que tenemos en bodega. Al dar la opción imprimir el informe es el siguiente: Código del producto, nombre comercial, ingrediente activo, fecha de vencimiento, días por vencer, cantidad en bodega y unidad de compra.

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Opción 3. Productos vencidos: En esta opción podemos hacer una consulta de los productos que están vencidos o por vencer. Podemos seleccionar un grupo determinado o solo un producto, por código o descripción.

El informe que emite es el siguiente Señalando los dias que lleva vencido el producto, o lo que falta para vencer y el total valorizado.

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Opción 4. Kardex de inventario Asignar la fecha de consulta desde hasta y el sistema emite los movimientos de todos los productos, o de algunos y con la posibilidad de elegir bodega a consultar. También podemos seleccionar si queremos el Kardex detallado o resumido y los documentos que deseamos incluir en el análisis. Dar opción imprimir y se visualiza el informe.

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Opción 5. Cuadra de inventario. Procesar para una cuadratura general, de esta manera emite certeramente los informes de stock. Este proceso dura medio segundo, es muy rápido, solo opción procesar.

Y listo... Proceso finalizado.

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Opción 6. Cambio de códigos.

Si la agrícola o predio tiene codificados sus productos podemos utilizar códigos propios y es aquí en donde se realiza este cambio.

Opción 7. Juntar códigos.

Si se ha repetido un producto con distinto código se puede juntar en uno solo con esta opción.

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Opción 8.- Autorizaciones de Uso de Productos En esta opción podemos realizar consultas respecto a productos según plagas o enfermedades y en los cultivos que se requiera, recuerde que el programa tiene cargado más de 1000 productos que están autorizados en Chile por el SAG, por lo tanto tenemos búsquedas rápidas de los productos que pueden ser utilizados en distintas especies y plagas o enfermedades y también por ingrediente activo.

A modo de ejemplo elegimos la plaga arañita y el cultivo uva de mesa, y el informe emitido es el siguiente:

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Señala el ingrediente activo, los nombres comerciales de los productos, carencias aparecen si están ingresadas, precio del producto, cantidad en bodega e inventario valorizado.

Opción 11.- agenda pesticidas. Señala las carencias ingresadas, como informe.

El informe que emite señala: el producto que puede ser utilizado en este caso arañita en uvas de mesa. Con las carencias ya ingresadas.

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Opción 10.- aplica carencias en orden de aplicación. Normalmente en plena temporada, existe la modificación de las carencias de algunos productos, en este archivo es donde señalamos desde que fecha se aplicara la modificación de la agenda de pesticidas en las ordenes de aplicación que ya se realizaron con las fechas obsoletas.

Opción 11.- Actualiza autorizaciones productos SAG Debemos estar conectados a internet para bajar automáticamente esta actualización.

Leer atentamente lo que nos señala el mensaje. En el caso de bajar las actualizaciones desde otro lugar, donde no está instalado el software, podemos bajar las actualizaciones desde la web, opción descargas autorización productos SAG, guardarla en un pendrive y luego llevarla al computador donde se tiene instalado el programa, se debe copiar el archivo descargado en la carpeta C:\WINBPA

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3.- Maestros de Cuarteles

Opción 1.- Mantención base de datos Tabla en la cual ingresaremos todos nuestros cuarteles, es la ficha de cada cuartel. Ingresar toda la información que corresponda.

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Como crear cuarteles Ir a archivo de cuarteles, mantención base de datos, pinchar opción nuevo registro. Nos solicita un código que debería ser el mismo que actualmente está ordenado en el predio.

Ingresar código alfanumérico hasta siete Ejemplos: 001- UV001 (uvas001) PAL001 (palto001).

Dar ok. Ingresar los antecedentes de cada cuartel, bodega asociada si solo existe la general debe ser la 001 (con lupa selecciona desde tabla de bodegas), si existe más de una bodega general se le debe asignar la que corresponda. No olvidar completar toda la información, una vez terminada guardar cambios en grabar.

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Luego a nuestra derecha encontramos 2 opciones variedades e imágenes.

Ingresar por cuartel las variedades o variedad, con sus hectáreas plantadas y/o cantidad de plantas (si ingresa las Hás. El programa calcula las plantas y si ingresa las plantas entonces calcula la superficie) y fechas estimadas de cosecha. Cerrar y guardar cambios. Desde estos datos, en la orden de aplicación realizaremos aplicaciones focalizadas y además la fecha estimada de cosecha se cruza con los días de carencias del producto. Señalándonos si estamos dentro o fuera de carencia, según nuestra cosecha o fecha programada.

Maestro de tablas

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Opción 1.- Mantención base de datos

Tablas para la personalización del campo

1.- Tablas de Trabajadores

Ingresar a aquellos que dosifican, aplican y realizan alguna labor de campo especializada.

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Ir a crear nuevo, ingresar código a elección, RUT del trabajador, nombres y apellidos, n° de certificado de su capacitación, ya sea de uso y manejo de plaguicidas, o de higiene en el caso de los obreros agrícolas (TESCO). Organismo capacitador, en fecha de vencimiento, de la credencial SAG. Valor hora hombre. Por ejemplo: Si es mil pesos ingresar 1000 Al terminar el ingreso ir a opción grabar, si queremos modificar algún dato, con opción modificar, de lo contrario no cambia y siempre grabar. Si queremos ver lo que esta creado con la opción de la impresora, si queremos imprimir la tabla ordenar imprimir como cualquier archivo en Word.

2.- Tabla de Plagas, enfermedades u objetivos para una aplicación.

Esta tabla ya viene cargada con algunas, sugerimos ver lo que ya esta creado, e ir eliminando cada una que no sirva, para nuestra especie. Para crear nuevas solo le asignamos un código, este es solo para un correlativo, si ya existe el código nos avisara.

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3.- Tabla de Bodegas: Aquí hay que especificar las posibles bodegas que tiene el o

los predios, por defecto el sistema asume que existe una que se llama general, recomendamos dejarla intacta.

4.- Tabla de Tractores: Especifique todos los tractores que utiliza para las

aplicaciones y otras labores agrícolas.

Recuerde completar todos los datos solicitados (todo se usa)

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5.- Máquinas Aplicadoras: Aquí describas todas y cada unas de las maquinas que

utiliza para realizar aplicaciones, nebulizadores, atomizadores, bombas de espalda, herbicidas, azufradoras, incluso los sectores de riego. Ejemplo Nebulizadora:

Ejemplo Sector de Riego

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Ejemplo Bomba de Espalda:

Ejemplo Azufradora:

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6.- Calibraciones: Especifique aquí las calibraciones y combinaciones realizadas a

cada una de las maquinas aplicadoras para que el sistema pueda hacer los cálculos en las ordenes de aplicación. Ejemplo:

7.- Estados Fenológicos: Aquí definiremos los estados fenológicos que pasan las

plantas de todas nuestras especies, es un “saco” en común.

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8.- Especies: Aquí definiremos las especies que tenemos cultivadas en nuestros predios

y asignaremos la fenología definida en la tabla anterior a cada especie en particular.

9.- Tipo de Aplicación: Esta tabla viene por defecto y especifica los posibles tipos

de aplicación se realizaran, y de la misma forma se desglasaran los registros de aplicación que generan las ordenes de aplicación (Fertilizantes, Herbicidas y Fitosanitarios… por 100 litros y por hectárea)

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10.- Labores de Campo: En esta tabla se especificaran todas las labores las cuales

se quieran hacer trazabilidades o simplemente controlar, recordemos que TESCO solicita tener trazabilidad sobre las labores de campo que requieren un curso de capacitación como por ej. Cosechas, raleos, riegos, podas, etc.

Podemos especificar la unidad de trato, el valor a pagar de cada trato y los rendimientos óptimos por jornada de trabajo para cada labor, estas labores son referenciales al momento de generar los registros de labores de campo, es decir se pueden variar en cada labor en específico. Estos registros de labores además generaran los costeos por cada parámetro ingresado, es decir; por cuartel, trabajador, labor, especie, fecha, etc.

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11.- Análisis/Muestras: Son los tipos de análisis y los tipos de muestras que se

enviaran a los laboratorios para sus análisis. Los códigos de los análisis deben comenzar con la letra “A” y los de las muestras con la letra “M”… por ejemplo A01, A02 o M01 y M02… y así sucesivamente como en el ejemplo.

12.- Áreas/Implementos/Dependencias: Esta tabla contiene los sectores a

los cuales se harán sanitizaciones periódicas.

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13.- Cuentas de Gastos: Aquí entramos directo en el modulo de gestión del

Software BPA en la cual podremos definir las cuentas de gastos generales sobre las cuales imputaremos valores que serán prorrateados en los cuarteles que contiene el predio, aquí crearemos las cuentas de gastos y en el Maestro de Inventario crearemos los “ítems” que imputaremos a cada cuenta de gastos vía VOUCHERS de salida, estos “ítems” puede ser con o sin control de stock, por ej.: Teléfono, peajes, electricidad no descuentan stock… en cambio el petróleo si y es un ítem que se imputa a camionetas y tractores y por lo tanto queremos controlar ese stock. Esto lo analizaremos más adelante en profundidad.

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Movimientos de Stock:

Opción 1.- Orden de Compra: Este programa tiene como función generar las

órdenes de compra de los ítems de Inventario, al menos por el momento no realiza ningún otro enlace pero si la calcula, la genera y la imprime. En próximas versiones se enlazará con los documentos de compra.

La creación de registro es la habitual y se deben especificar al proveedor, la fecha y los productos a adquirir… este documento tiene una capacidad de 24 ítems. Con el botón de impresión en la barra de navegación podremos imprimir este documento para la adquisición de productos, recuerde que al momento de visualizar el documento para imprimir Ud. Puede guardarlo en alguna carpeta para enviarlo vía fax o e-mail al proveedor.

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Opción 2: Documentos de Compra: Debemos recordar que este Software no

es contable ni tributario y esta opción tiene por objetivo cargar los stock a bodega, valorizar los productos a ultimo costo y costo promedio ponderado y calcular las fechas de vencimientos de los stocks en bodega. Hay 2 posibles tipos de documentos de compra; Facturas y Guías de Despacho. Si ingresamos una Guía de Despacho el Software no enlaza posteriormente esa Guía con la llegada de la Factura correspondiente, hay que tener mucho cuidado con esto. En futuras actualizaciones quizás se incorpore esto. En este programa debemos especificar el proveedor que nos envía, la fecha del documento y en que bodega se ingresarán los productos adquiridos.

Hay un campo que se llama “Observ.” En el cual podremos escribir un comentario de hasta 50 caracteres y en los informes será optativo imprimir esa observación. Se puede incluir la fecha de vencimiento del documento para posteriormente emitir informes de facturas vencidas, por vencer y dentro de los plazos y además es posible ingresar los abonos acumulativos del documento para ver cuánto está pendiente de pago. Al final de la factura se puede ingresar el total de la misma en dólares e internamente el programa guardará el tipo de cambio al momento de realizar la transacción y los informes saldrán con el valor unitario en pesos y dólares. La botonera “Orden de Documento” es para determinar en qué orden el programa mostrara secuencialmente los registros; ordenados por numero, por fecha o por RUT.

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Opción 3: Guías Internas de Entrada: Con esta opción podremos incorporar

productos al stock de inventario por cualquier concepto que no sea una compra de productos, se refiere a guías internas, por ejemplo si fabricamos nuestro propio compost o algún fertilizante orgánico o cuando nos “prestan” productos para realizar alguna aplicación. Con esta opción además podemos hacer cuadraturas de inventario. La pantalla de ingreso es similar a la de facturas de compra. Opción 4: Guías Internas de Salida: Aquí podremos generar guías internas de salida para sacar productos de bodegas por cualquier concepto que no sea una aplicación de productos, es decir podemos descontar stocks por mermas, robos, devoluciones de productos cuando nos han “prestado” stock, enviar productos vencidos a centros de acopio, etc.

Opción 5: Voucher de Costos: Aquí podremos “imputar” ítems de gastos a las

Cuentas de Gastos definidas en las tablas del sistema, es por ello que tiene como opción informar si imputaremos el “voucher” a una cuenta de gastos en especifico.

Todos los registros aquí ingresados se cargarán a su respectiva cuenta de gastos y serán prorrateados entre todos los cuarteles en el Informe Consolidado de Costos Al igual que en los documentos de compra tiene un control de vencimientos de los documentos y además el casillero para ingresar el total en dólares.

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De este Voucher se pueden emitir informes personalizados de las cuentas de gastos en el siguiente formulario:

Y el informe se emite en este formato:

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Opción 6: Guías de Traspaso entre Bodegas: Con esta opción podremos

trasladar productos entre las distintas bodegas que hemos definido en las tablas, en este programa debemos especificar por ítem desde que bodega sacamos y a que bodega entramos el stock. Como conclusión debemos decir que el stock general sigue siendo el mismo, el stock que cambia es como está repartido entre las distintas bodegas. En la pantalla del producto tenemos un botón llamado “Bodegas” que nos muestra como está repartido el stock en las diferentes bodegas.

Cada uno de estos programas de movimientos de stock tiene su respectivo informe con las opciones ya conocidas.

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Ordenes de Trabajo: Opción 1: Aplicación de Productos: Este programa es clave dentro del

software dado que aquí se generan, calculan e imprimen las ordenes de aplicación de productos en los cuarteles

Esta es la pantalla principal de la Orden de Aplicación y consta de 3 secciones en donde ordenadamente se pide la información para “construir” una Orden. Sección 1

En la sección superior nos pide la información con respecto a las fechas, pide 3 fechas: Fecha de Emisión: se refiere a la fecha en que la orden de aplicación se generó, esto quiere decir que puede ser la fecha del programa fitosanitario o la fecha de principio de mes cuando se hace la programación de las ordenes del mes, etc. Fecha de Inicio: es la fecha en la cual efectivamente se programa el inicio la aplicación, esta fecha después se puede reconfirmar o bien se puede dejar en blanco para posteriormente llenarla con el dato real. Fecha de Término: es cuando se termino efectivamente la aplicación también se puede confirmar con posterioridad.

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Hora de Inicio y Hora de Término: está claro que aquí se coloca el horario de inicio y de término de la orden, el formato es del tipo militar, es decir, las 8am son las 0800, las 3 de la tarde son las 1500. Si la fecha de inicio y término son las mismas entonces el programa calculará la cantidad de horas que duro la aplicación (la calcula de corrido, no le saca la hora de colación), por el contrario si son distintas entonces Ud. Debe informarle la cantidad de horas reales que duró la aplicación ya que el programa no tiene como saberlo. Además el sistema calculará el tiempo estimado que debería demorarse la aplicación ya que contamos con toda la información necesaria para aquello (distancia entre hileras/plantas, velocidad del tractor, etc.) aquí nos empezaremos a dar cuenta cuán importante es completar los archivos maestros y las tablas del sistema con toda la información que ahí se solicita para que el Software nos aporte con la información que necesitamos y cruce la información y sea un real apoyo en la generación de las aplicaciones, más adelante nos toparemos con otros cruces de información que mencionaremos. Las fechas pueden digitarse directamente en el casillero o bien se puede dar clic al botón de

calendario y aparecerá un calendario en donde podremos seleccionar la fecha como se muestra en la siguiente imagen:

Programa Fitosanitario: Aquí debemos seleccionar si la orden de aplicación que estamos haciendo es parte del programa fitosanitario o es una orden fuera del programa, así podremos emitir después informes por separado. Nº de Rec. Técnica: Es el número del folio del manifold que contiene la recomendación técnica que justifica la aplicación que se está realizando, si el ingeniero agrónomo es interno de la empresa entonces es el mismo número de la orden. Responsable Técnico: Es el nombre de la persona que tiene la responsabilidad técnica de la orden de aplicación de los cuarteles en donde se ejecutara la aplicación, este nombre lo tomará automáticamente desde los cuarteles que se incluirán, si es más de uno entonces concatena los nombres, también se puede escribir uno provisorio. Sección 2:

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En esta sección aparece la información de los cuarteles, maquinarias, personal, carencias y costos. Cuartel/Lote (es): Aquí nos detendremos a analizar en profundidad las posibilidades que existen en la selección de él o los cuarteles en los cuales se realizará la aplicación. Podemos especificar un cuartel digitando el código y el sistema asumirá que queremos aplicar en la totalidad de ese cuartel y sus variedades.

La otra forma es dando clic al botón de búsqueda el cual nos permitirá acceder de forma ordenada a una búsqueda de cuarteles definidos en nuestras bases de datos, al presionar este botón nos aparecerá un nuevo formulario de búsqueda que contiene en primer lugar las especies que tenemos cultivadas en el predio:

Aquí seleccionaremos la o las especies en las cuales deseamos realizar la aplicación dando clic en la casilla de selección al costado izquierdo de cada especie, los botones laterales nos permiten hacer selecciones múltiples, además podemos dar clic en las barras de titulo de cada columna para que el programa nos ordene las columnas de mayor a menor y viceversa, con el botón “Confirmar y Salir” entonces nos llevara al siguiente formulario de selección:

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En este formulario aparecerán todos los cuarteles de las especies que seleccionamos, en la parte superior podemos ejecutar búsquedas incrementales ya sea por código, descripción o grupo de cuarteles. Nótese que en la lista aparecen 2 columnas con la superficie de cada cuartel… en la columna “Hás. Plantadas” aparece las hectáreas de cada cuartel y en la columna “Hás. Aplicar” aparece el mismo valor, este valor en la segunda columna lo podemos cambiar por si no aplicaremos en toda la superficie del cuartel sino que en un sector. En la parte inferior del formulario aparece el Nº de Aplicadores que ejecutaran la orden, el máximo es de 15. Cada vez que incrementamos el número de aplicadores el programa divide las hectáreas de cada cuartel según el número de aplicadores. Debemos recordar que la generación de la orden de aplicación es tentativa, es decir, una cosa es lo que el programa calcule y otra cosa es lo que ocurre en la realidad, cualquier cosa que ocurra en la realidad se puede confirmar en la orden de aplicación una vez ejecutada. En esta selección pueden ocurrir 2 cosas: 1.- Que se elijan varios cuarteles (Orden MultiCuartel), si esto ocurre entonces el programa da por finalizada la selección y retornará al formulario principal de la Orden de Aplicación. 2.- Que se elija solo un cuartel, en ese caso entonces el programa nos ofrecerá el siguiente formulario de selección:

En este formulario podremos seleccionar las variedades que están cultivadas en ese cuartel, notese que aquí también podemos seleccionar cada una de ellas y también podemos informar la superficie que queremos cubrir de cada una de las variedades, abajo del formulario es posible escribir el sector que hemos seleccionado, por ej.: Hileras 1 a la 10. Si dejamos esto en blanco entonces el programa automáticamente colocará el nombre de las variedades del cuartel. Ya de vuelta en el formulario principal de la orden de aplicación el programa nos pedirá los siguientes datos:

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Estado Fenológico: Seleccione el estado fenológico de las plantas al momento de hacer la aplicación, recuerde que en todos estos campos Ud. Pude escribir el código o realizar la

búsqueda con el botón el cual nos permitirá realizar una búsqueda en un formulario como el que sigue:

En este formulario de búsqueda podremos ordenar la tabla por cualquiera de las columnas y podremos realizar filtros con el casillero de Cadena de Búsqueda y también podremos seleccionar la columna en donde queremos buscar. Utilice este método ya que es mas grafico, fácil y rápido de realizar. Para seleccionar un ítem basta con darle clic y presionar el botón SELECCIONAR o bien doble clic en el ítem que deseamos, ambos métodos son validos. Tractor: Seleccione el tractor que se ocupara en esta orden de aplicación, si la aplicación no ocupará un tractor entonces de la tabla seleccione “No Aplica”, al seleccionar un tractor el sistema también traerá al costado derecho el valor hora que le colocamos en la tabla. Máquina Aplicadora: Seleccione la maquina aplicadora que realizará la aplicación. Calibración: Si la orden de aplicación que estamos generando es para dosificar por 100 Lts. entonces debemos seleccionar el mojamiento adecuado desde la tabla con las calibraciones. Dosificador: Seleccione a la persona que realizará la dosificación, el programa mostrara la lista de personas desde la tabla de Trabajadores a aquellos que los marcamos como “Dosificador”. Aplicador: Seleccione a la persona que realizará la dosificación, el programa mostrara la lista de personas desde la tabla de Trabajadores a aquellos que los marcamos como “Dosificador”. El programa validará que la credencial de aplicador de la persona seleccionada no esté vencida, si lo está el programa advierte la situación pero permite continuar.

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Observe que en la medida que va avanzando el programa comienza a mostrar y calcular desde ya algunas cosas, por ejemplo muestra los valores hora de los tractores, maquinas, dosificador y aplicador, capacidad y mojamiento de la maquina aplicadora, y si la aplicación es por 100 Lts. entonces también ya calculo el tiempo estimado que debiera demorarse la aplicación. Todo esto si tenemos completos los datos en cada una de las tablas. Sección 3:

En esta sección especificaremos el tipo de aplicación, el objetivo, los productos a aplicar y sus dosis. Tipo de Aplicación: Seleccione el tipo de aplicación en la cual encasillaremos el producto de cada línea, recuerde que este dato se toma desde la tabla de Tipos de Aplicación que vienen predeterminados por defecto en Fertilizantes, Herbicidas y Fitosanitarios por Hectárea y por 100 Lts. Aquí se realiza una validación automática, no podremos seleccionar una aplicación por 100 lts. si no hemos seleccionado una calibración con un mojamiento.

Plaga/Objetivo: Seleccione la plaga o el objetivo con el cual se justifica la orden de aplicación. Producto a Aplicar: Si digitamos directo el código entonces el sistema lo buscara y mostrará, si pinchamos el botón de búsqueda entonces el sistema nos preguntará si deseamos ver los productos autorizados según el registro SAG para la especie y la plaga seleccionadas, si le decimos que si entonces solo aparecerán esos productos, si seleccionamos que entonces nos mostrara la base de datos completa.

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Si seleccionamos que no queremos ver solo los productos autorizados y seleccionamos un producto que no está autorizado entonces el sistema avisara que el producto no tiene la autorización para la plaga o la especie. Aún así podemos confirmar que deseamos continuar con la aplicación, el sistema siempre solo enviara advertencias, en ningún momento no dejara hacer algo.

Luego de validar las autorizaciones el programa validara las carencias vs las fechas estimadas de cosecha de cada cuartel seleccionado, si alguna carencia sobrepasa la fecha estimada entonces también avisara con una advertencia mostrando la información que ha validado y en cuantos días nos hemos pasado. Además validará si el producto está vencido.

Recuerde donde se encuentran todos estos datos que el sistema valida. Dosis: Dependiendo del tipo de aplicación que hemos seleccionado entonces aquí deberemos dar el dato de la dosis que utilizaremos del producto, recuerde que las dosis por 100 lts. y por hectárea se definen en el maestro de productos, además ahí se definen las carencias de etiqueta y destino, y todo esto por especie. Si el producto seleccionado no tiene definidas las dosis o las carencias nos avisara con un mensaje.

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Cuando seleccionamos el producto entonces el sistema nos mostrara automáticamente la dosis recomendada (la menor) que definimos en el maestro de productos. Si cambiamos la dosis y nos salimos de los rangos definidos entonces el programa nuevamente nos mandara una advertencia indicándonos el problema

Como vemos el programa nos da toda una guía y ayuda para no cometer errores al momento de generar, para que esa ayuda funcione debemos tener toda la información en los archivos maestros. Cuando grabamos la orden de aplicación el programa la calculara completa, si es por 100 litros entonces calculara la cantidad de litros a aplicar, la cantidad de maquinadas, los valores, etc.

Para imprimirla utilice el botón

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Confirmación de la Orden de Aplicación Nótese que cuando Ud. Generó la orden ésta aparece en color anaranjado indicando que la orden de aplicación esta generada pero aun no esta confirmada. Cuando la Orden de Aplicación es ejecutada entonces el aplicador informara en el mismo papel lo que realmente ocurrió con esa aplicación, esa información hay que registrarla en el

programa, para mostrar la orden en pantalla búsquela con el botón e ingrese el número de la orden.

Una vez en pantalla de clic al botón modificar entonces aparecerá en la parte

superior derecha de la pantalla el botón para confirmar la orden , este botón nos mostrara un pequeño formulario en donde aparecen los datos más importantes a confirmar:

Como podemos apreciar en este formulario nos aparecen los datos básicos a confirmar: Fecha de Inicio: Digite la fecha real de inicio de la aplicación. Fecha de Termino: Fecha real de término de la aplicación. Hora Inicio: Hora en que comenzó la aplicación. Hora Termino: Hora en que termino la aplicación, recuerde que si la fecha de inicio y termino son iguales entonces el programa calculara las horas de la aplicación, por el contrario si sin distintas entonces Ud. Debe informar cuantas horas duró. Condiciones Climáticas: Informe como estuvo el clima el periodo que duró la aplicación, si Ud. Lleva el registro climático con el software entonces el programa rescatará la condición climática desde el registro dependiendo de las fechas. Total Litros: Informe el total real de litros que se aplicaron, tenga en cuenta que al variar este dato el programa re calculará la cantidad de producto usado basado en la cantidad de litros informados, si Ud. Informa menos litros de los calculados entonces el software devolverá producto a bodega, si informa más de lo calculado entonces el programa sacara mas producto de bodega. Como observamos en este formulario se confirman los datos básicos, si necesita cambiar otra información, como cuarteles, superficies, maquinaria, personal, objetivos, dosis o cantidades totales de producto lo puede hacer perfectamente.

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Duplicando Órdenes: Con este botón podremos duplicar la orden de aplicación que tenemos en pantalla y el programa nos llevara a la nueva orden con el siguiente mensaje:

Si no deseamos duplicarla presione el botón cancelar. Cuando es duplicada el programa nos llevara a la nueva orden y ahí debemos cambiar los datos que deseamos como fechas u otros. Esta opción es muy útil y práctica cuando estamos enviando varios aplicadores a una misma aplicación o cuando hacemos programación de aplicaciones o fertilizaciones que son rotativas, así nos ahorramos la re digitación de la orden o cometer errores. En la parte superior de la pantalla aparece un campo de datos que dice:

esto nos informa si la orden que estamos viendo viene replicada desde otra, de lo contrario tiene el mismo número de la orden que estamos viendo. Incluso si una orden viene replicada desde otra debido a que la replicamos porque iban varias máquinas al mismo sector entonces el programa “sabe” de la situación y nos preguntara si queremos emitir una sola orden con todas las maquinas, esto se dará solo si todas las maquinas fueron a todos los cuarteles, lo que se llama aplicaciones “Tandem”.

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Opción 2: Labores de Campo: Este programa nos permitirá registrar las labores

de campo que deseamos monitorear en el predio. La normativa internacional TESCO solicita llevar una trazabilidad de las labores de campo que requieren que el trabajador tenga una capacitación para efectuarla, por eso existe este registro en el Software, la pantalla para el registro es la siguiente:

Para hacer el registro de Labores de Campo se deben generar los registros POR LABOR y mensuales, por ejemplo; si en el mes se realizaran 6 labores distintas entonces se deben generar 6 registros, una para cada una de las labores.

El programa automáticamente generará el correlativo de la Labor, luego Ud. Debe indicar el mes y el año en que se ejecutara esta labor. Luego indique la labor que se realizará, una vez seleccionada el programa traerá al formulario la descripción de la labor, la unidad de trato, el valor del trato y el rendimiento óptimo, estos 2 valores se pueden cambiar para esta labor y no cambiara el valor en la tabla maestra. Escriba el nombre de la o las personas que estarán a cargo de la cuadrilla de trabajadores. Luego seleccione la forma de pago de la labor.

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Si es por día entonces el programa tomara el valor hora de cada trabajador y lo multiplicara por las horas trabajadas cada día… note que cuando Ud. creó la labor de campo el sistema automáticamente asigno que las horas a trabajar los días de semana (lunes a viernes) es de 8 horas y le asigna 5 horas al día sábado, obviamente este dato se puede cambiar según sea su caso. Además Ud. puede asignar un bono diario fijo a pagar a cada trabajador. No se puede asignar este bono en forma selectiva, es para todos o para ninguno. En la parte intermedia del formulario aparece esta información:

Tipo de Jornada: Da 3 opciones;

1) 8/5, Lunes a Viernes 8 hrs. Y Sábado 5 hrs. 2) 9/0, Lunes a Viernes 9 hrs. 3) Otro, definido por el usuario

Luego aparecen 5 casilleros con la información acumulada del registro de labores de campo totalizando las horas trabajadas, su equivalencia en jornadas de trabajo, cantidad de tratos hechos, valor total de costos de la labor y porcentaje de avance con respecto al presupuesto Luego debemos incorporar los trabajadores que realizarán esta labor con el botón

, este botón nos abrirá un formulario de selección como el que sigue:

La tabla se puede ordenar por código o por descripción dando clic en el titulo de cada columna y también se pueden hacer búsquedas por código y por nombre del trabajador. Una vez seleccionados el programa los llevara al GRID de la pantalla principal. Ahora analizaremos el GRID:

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Como vemos aparecen los trabajadores que seleccionamos, el programa los ordena alfabéticamente por trabajador en forma automática, para cambiar el orden de ascendente a descendente de clic al título de la columna, o bien a la columna código si es que los quiere ordenado por ese ítem. Note que en la parte inferior del GRID hay una barra de desplazamiento que nos permitirá ver todos los días del mes, pero quedaran fijas las primeras 3 columnas del GRID. Ahora vemos que aparecen columnas de color intercalado(cuando es roja corresponde a un Domingo) con el número correspondiente a cada día y en cada una de esas columnas hay 5 campos de datos, veámoslos más de cerca:

En los títulos aparece: Hrs Nor : Indique las horas trabajadas ese día Hrs Ext : Indique las horas extras trabajadas ese día Tratos: Indique la cantidad de tratos que el trabajador realizó C.am: Indique el Cuartel donde trabajo en la mañana C.pm: Indique el Cuartel donde trabajo en la tarde En el caso de las horas trabajadas el programa considerara como referente las correspondientes horas que indicamos como jornadas en la parte superior del GRID, el programa “sabe” cuando es día de semana y cuando es sábado. En el caso de los tratos, como también está el referente del rendimiento óptimo, el programa calculara los porcentajes de rendimiento de cada trabajador en los informes. En el caso de los cuarteles hay que aclarar un punto muy importante; si colocamos que el trabajador estuvo 8 horas trabajando y solo colocamos el cuartel de la mañana (C. am) el programa asumirá que hizo las 8 horas en ese cuartel, por lo tanto no es necesario repetirlo en la tarde (nos ahorrará digitación además). Si colocamos un cuartel en la mañana y otro en la tarde entonces el programa dividirá el total de horas y los tratos realizados por 2 y no preguntara cuantas horas estuvo en cada

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cuartel, esto fue diseñado así debido a que es lo estándar que se hace… sería demasiado complicado agregar más columnas al GRID, finalmente lo importante es la jornada. Si queremos ser más específicos de cuanto se anduvo en cada cuartel entonces se debe hacer otro formulario de labores de campo y en el primero colocar los que se hizo en un cuartel y en el segundo lo que se hizo en el otro, para eso hemos incorporado el botón

la cual permite precisamente repetir una labor pero con otro número y cambiar cualquier dato en ella, tal como se repiten ordenes de aplicación. Con el botón de impresión podremos emitir una Tarja Semanal para llenar los datos con lápiz en terreno y luego ingresarlos a la planilla correspondiente. Al costado derecho hay unos botones de importación y exportación a formato XLS (Excel) y WKS (Lotus 123). Al exportar el programa guarda el archivo en la carpeta \export y de ahí se puede copiar a una PALM o un CAPTURADOR de datos en terreno PSION, cuando la captura termina se debe copiar el archivo resultante en la carpeta \import y el programa lo tomara automáticamente. Las labores de Campo generan trazabilidades por especie, cuartel, labor, fecha, trabajador y una comparativa de temporadas.

Opción 3: Uso de Maquinarias:

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El objetivo de este programa es llevar un registro diario o bitácora de uso de las maquinarias, no solo de tractores sino de cualquier maquinaria o implemento usado en la explotación Se hace una planilla mensual por cada maquinaria que se registrará su uso

Opción 4: Órdenes de Materiales/Insumos:

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Corresponde al registro de los materiales/o insumos que se utilizan en los cuarteles y que no corresponden a productos fitosanitarios, como por ejemplo; mallas, amarras, clavos, postes, cemento, etc.

Estos insumos y materiales se descuentan por esta vía ya que es la forma de descontar desde el inventario las cantidades que se usaron por cuartel y los costos en forma directa a cada uno de ellos, lo que no se puede hacer si se descuentan estos materiales por la vía de una guía interna de salida. La metodología de ingreso de datos es muy similar a las de una orden de aplicación por lo tanto recurra a esa sección de este manual para el manejo de este programa. Esta también es una forma de incorporar costos directos a uno o varios cuarteles que no queremos que sean prorrateados en todos los demás cuarteles a través de un Voucher de imputación de gastos.

Trazabilidades BPA: En este menú podremos emitir muchos informes relacionados con las aplicaciones de productos, labores de campo y de insumos/materiales. En este menú encontraremos que las trazabilidades están separadas por “De Aplicaciones” y “De Labores de Campo”, veamos la primera opción:

De Aplicaciones: Aquí podremos emitir 16 informes distintos con la información de trazabilidad de aplicaciones ordenadas por distintos conceptos de tal manera que podamos responder cualquier pregunta que nos hagan con respecto a cómo hemos hecho aquellas aplicaciones y además informara los costos de cada una de ellas separados en distintos ítems.

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Todos los informes brindan una serie de opciones y selecciones para poder obtener de la manera más clara y minuciosa posible los informes, basta con que analicemos solo uno para entender como se hace y luego describiremos cada uno de los informes.

Especifique el rango de fechas o periodo que desea analizar. Puede seleccionar los cuarteles que desea analizar, en la selección de cuarteles puede hacerlo por grupo de cuarteles en los filtros interactivos. Seleccione los productos que desea analizar, aquí las posibilidades de selección nos permite buscar por nombre del producto, por familia de códigos, por ingrediente activo, por Nº de registro SAG o por clasificación (fertilizantes, fungicidas, insecticidas, etc.) Puede solicitar por estado de la orden, es decir, no confirmadas, confirmadas o ambas. Si desea separar los productos fitosanitarios y fertilizantes de los insumos y materiales entonces lo puede seleccionando la opción. Puede analizar las ordenes del programa fitosanitario o las que se hicieron fuera de programa (ordenes no programadas). Si desea analizar las aplicaciones de productos de origen químico u orgánico puede seleccionar la opción, recuerde que en el maestro de productos se puede clasificar el origen de cada producto. Recuerde que siempre que emitimos un informe el software nos mostrara el informe por pantalla y desde ahí podemos enviarlo directamente a la impresora. Es posible que las opciones que nos muestre el formulario de impresión puedan variar de un informe a otro con alguna opción adicional dependiendo del informe que queramos emitir, pruebe con todos y observe la situación.

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De labores de Campo: Aquí podremos ver los 5 informes que generan las labores de campo que pueden salir ordenadas por Especie, Cuartel, Labor, Fecha y Trabajador.

Aquí también se puede filtrar la base de datos por periodo, cuarteles, labores y trabajadores.

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Pruebe las distintas opciones y analice como salen los informes. En estos informes precisamente radica la esencia de este software, aquí es donde finalmente se “compila” toda la información para hacer nuestros análisis de gestión y BPA.

De Maquinarias: Aquí tenemos los informes de los registros de Uso de Maquinarias

para ser emitidos por especie, cuartel, labor, fecha y maquinaria.

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Registros de Aplicaciones: Estos 4 informes están diseñados según las normativas internacionales de registros de campo, veamos que opciones nos dan:

Debemos especificar el periodo que se quiere analizar y los cuarteles. Estado de la Orden: tal como aparece en las opciones. Tipo de Orden: tal como aparece en las opciones. Tipo de Carencia: Aquí nos permite elegir si queremos que el registro salga impreso con las carencias individuales por producto o bien si queremos que imprima la carencia mayor de la mezcla de productos de cada orden de aplicación.

Registros BPA: aquí hay 38 registros BPA para completar el resto del cuaderno de

campo solicitado como registro de datos por parte de las empresas certificadoras y que

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están descritas en cada una de las normativas internacionales. Es bueno que los vea y analice uno a uno para ver cuál de todos llevara dependiendo además de con cual norma internacional está certificado, en esos 38 registros hay una mezcla de las 3 normas más importantes que son GLOBALGAP, TESCO y USAGAP, quizás alguno de ellos no es necesario que los lleve o simplemente deseará llevarlos por alguna otra vía.

Informe Consolidado de Costos: El objetivo principal de el Sistema es lograr tener una visual consolidada de los costos directos ingresados via Ordenes de Aplicación, Labores de Campo, Uso de Maquinarias y Ordenes de Insumos/Materiales… y los costos indirectos ingresados vía Vouchers de Imputación de Costos los cuales serán prorrateados según superficie en cada Cuartel. Para obtener esta consolidación hay que emitir el “Informe Consolidado de Costos” que se encuentra en Archivos Maestros – Cuarteles – Informe Consolidado de Costos, el cual nos presenta las siguientes opciones

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Y el informe que presenta es en este formato:

También puede presentarse en forma de grafico:

El cual permite verlo en varios tipos como de torta, de anillo, barras verticales, barras horizontales, etc.

Informe de Resumen de Costos por Cuartel:

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Informe de Resumen de Costos por Cuartel x Mes

Utilidades del Sistema:

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Aquí encontraremos una serie de programas que nos ayudaran a realizar procesos de mantención de datos y otros más:

Re indexar Bases de Datos: Con este programa podremos regenerar los índices

de las bases de datos del sistema. Si ocurre algún corte de luz cuando el software está en funcionamiento puede ocurrir que algún índice de las bases de datos quede con daños, para reparar ese daño hay que ejecutar este programa. Si tiene su software instalado en una red entonces debe pedir al resto de los usuarios que se desconecten del software para ejecutar esta opción ya que necesita abrir las bases de datos en forma exclusiva.

Respaldar Bases de Datos: Con este programa podremos hacer un respaldo

periódico de nuestras bases de datos, el programa detecta las unidades externas o de red que tiene su sistema y ofrecerá una de ellas para realizar este respaldo, por defecto el sistema genera un archivo que se llama RESaaaammdd.ZIP por ej: RES20111025.zip … pero nos ofrece la posibilidad de cambiarlo por otro nombre. Si el programa no encuentra una unidad externa entonces mandará un aviso de advertencia ya que la idea de hacer un respaldo es precisamente hacerlo en una unidad ajena al computador para su resguardo. Note Ud. que cada vez que sale del software el sistema le ofrece la posibilidad de hacer un respaldo voluntario, esto es porque la información contenida en el programa es muy delicada y sensible para su gestión y su certificación y por lo tanto debe estar guardada en un lugar seguro por eventualidades que puedan ocurrir en el computador en donde se

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encuentra instalado el software que pueden ser muchas, virus, fallas, robos o cualquier otro siniestro que ponga en peligro la información.

El programa también ofrece la posibilidad de enviar un respaldo por correo electrónico en forma directa al correo que Ud. Desee, sin embargo si deja la dirección de correo en blanco entonces el respaldo es enviado a nuestros servidores y queda guardado en una “bóveda virtual” y disponible para Ud. En el momento que lo desee, también puede acompañar el respaldo de algún mensaje o comentario, esto también lo utilizamos para brindar soporte y análisis de datos según su requerimiento. Si Ud. sale del programa sin realizar el respaldo voluntario entonces el software comenzara a realizar un conteo de días y si han pasado 7 días consecutivos que no se ha hecho un respaldo entonces la próxima vez que entre al programa se le pedirá que haga un respaldo en forma obligatoria de lo contrario no tendrá acceso a los menús del programa y por ende no podrá trabajar en él, tómese el tiempo de hacer un respaldo voluntario, ojala en forma diaria, el proceso no demora más de 1 minuto y así no correrá ningún riesgo con su información.

Recuperar Datos de un Respaldo: Con este programa podremos recurrir a un

respaldo para recuperar un una o todas las bases de datos del sistema, como vemos en el formulario nos da varias opciones: Primero especifique la ruta en donde tiene guardado el archivo de respaldo, al elegir el respaldo el programa nos mandara una advertencia que nos informa que el proceso que queremos ejecutar es irreversible, por lo tanto debe estar muy seguro de lo que está haciendo.

A continuación muestra el resto del formulario con algunas opciones:

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Aquí podemos seleccionar cual de las bases de datos queremos recuperar o seleccionarlas todas con el botón que lo permite. Este programa nos va a permitir recuperar nuestros datos por cualquier eventualidad o bien transportar los datos desde un computador a otro que también tenga el programa instalado.

Eliminar Datos de las Bases de Datos: Este procedimiento sirve para borrar

los datos de las bases de datos, hay alguna en que borrara los datos completos y en otras en que los registros llevan una fecha lo hará en el rango estipulado en el formulario

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Este programa además antes de ejecutar el proceso guardará un respaldo de los datos actuales antes de eliminar cualquier cosa, por ende los cambios son “recuperables” Tanto “Recuperar Datos de un Respaldo” y “Eliminar Datos de las Bases de Datos” son procedimientos que solo puede ejecutar el usuario SUPERVISOR.

Arreglar Bases de Datos Corrupta: Si el sistema arroja un error con un

mensaje en ingles que dice “Table is Corrupted” entonces este programa arreglara aquella base de datos, solo hay que ejecutarlo, siempre hay que fijarse en el nombre de la base de datos que arroja el error y seleccionarla en la lista que ofrece.

Definición de Usuarios: En este programa se definirán definir los usuarios que

ocuparán el sistema y los permisos de acceso que tendrá cada uno

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Cada usuario solo podrá entrar a su perfil y cambiar su propia contraseña y nada más, en cambio el usuario SUPERVISOR podrá entrar a todos los perfiles y cambiar cualquier dato en cada uno.

Identificación del Predio: Aquí personalizaremos el software con los datos de la

empresa:

Complete la información solicitada.

Calculadora y Agenda: podemos utilizar estos 2 programas adicionales que serán

de ayuda para el manejo de cálculos y anotaciones.

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Finalmente para salir del sistema debemos hacerlo desde la opción Fin del Sistema del menú principal y como habíamos mencionado anteriormente el sistema nos ofrecerá la opción de respaldar los datos del sistema.

Acerca de: Muestra Informacion de la versión y del Sistema, además accede a la página web de Cleversoft y permite enviar un correo a la empresa

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Actualización del Software: Si su computador tiene acceso a internet el sistema automáticamente cada vez que se ejecuta verifica si existe una versión nueva disponible en los servidores de Cleversoft. Si existe una entonces enviará un aviso informándole de la nueva actualización y las instrucciones para bajarla desde la página web. Una vez descargada salga del programa y solicite a los usuarios desconectarse del sistema si es que está en red y luego ejecute el programa de actualización que descargó.

Siga las instrucciones de instalación y cuando el programa pregunte la ruta de instalación debe ingresar la unidad donde está instalado el programa, por defecto el software se instala en la unidad C:\Winbpa ... pero si está en una estación de trabajo de una red debe dar la unidad de red hacia donde está direccionado el Software, por defecto cuando instalamos el programa en red siempre direccionamos a la unidad I:\ … siempre sugerimos que si no se tiene clara la ruta de instalación entonces hay que hacer la actualización en el Servidor donde se instaló el programa. Para evitar errores consulte al administrador de la red o bien comuníquese con el departamento técnico de Cleversoft. Una vez instalada la actualización debe OBLIGATORIAMENTE ejecutar el proceso de “Reindexar Bases de Datos” en Utilidades del Sistema en TODAS las estaciones de trabajo.

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APUNTES _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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