UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA

Departamento de Sistemas y Computación

Sistematización fácil e intuitiva para MiPymes Colombianas (SFIMC)

Implementación y diseño de módulos para integrar y automatizar los procesos empresariales clave

Juan David Cabra Georgi Molano

Luis Felipe Vargas

Trabajo de grado presentado para optar por el título de ingeniero de Sistemas y Computación en la Universidad de los Andes

Diciembre, 2015

Asesor: Prof. Victor Manuel Toro

CONTENIDO

Resumen.....................................................................................................................................3

Agradecimientos.........................................................................................................................4

Tabla de Ilustraciones.................................................................................................................5

Conceptos básicos......................................................................................................................6

Introducción

Contexto.........................................................................................................................7

Descripción del problema ..............................................................................................8

Propuesta de solución.....................................................................................................9

Tecnologías utilizadas

iDempiere.....................................................................................................................11

Postgres……………………………………………………………………………....13

Máquina virtual……………………………………………………………………………....15

Desarrollo del proyecto

Perspectiva global…………………………………………………………………....16

Creacion de modulos…………………………………………………………………21

Conclusiones y trabajo futuro..................................................................................................26

Bibliografía...............................................................................................................................27

Anexos......................................................................................................................................28

RESUMEN

El proyecto SFIMC (Sistematización fácil e intuitiva para Mipymes Colombianas) busca

apoyar a las MiPymes colombianas por medio del desarrollo de una plataforma que facilite la

sistematización de los procesos básicos de todo tipo de empresa. Esta plataforma debe ser

economica, facil de instalar y fácil de usar, por lo cual se usan herramientas tecnológicas de

software libre y se entregan manuales claros y concisos para que una persona con pocas bases

de conocimiento en tecnología pueda desarrollar dichas actividades.

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a las personas que nos colaboraron en este proyecto, principalmente al profesor

Víctor Manuel Toro y los estudiantes que realizaron trabajos e investigaciones previas que

sirvieron como apoyo para que el proyecto saliera adelante sin mayores inconvenientes; a

Diego Reina por idear el proyecto y trabajarlo en primera instancia en su tesis de maestría,

sobre la cual se basa el trabajo que a continuación se presenta y los que vendrán a futuro.

TABLA DE ILUSTRACIONES

Figura 1: Tipos de empresa (tamaño) según número de empleados....................................................7 Figura 2: Cantidad de empresas según su tamaño...............................................................................7 Figura 3:Distribución de empresas formales e informales en Colombia.............................................8 Figura 4: Distribución de empresas por tamaño en Colombia.............................................................8 Figura 5: Distribución vista inicial iDempiere...................................................................................18 Figura 6: Distribución inicial de pestañas iDempiere........................................................................19 Figura 7: Distribución Grupo Empresarial de los Alpes....................................................................19 Figura 8: Fórmula del balance....................................................................………………………....20 Figura 9:Conceptos relacionados ERP...............................................................................................21 Figura 10 Módulos ERP………………………………………………………………………….....22

CONCEPTOS BÁSICOS

MiPymes: Microempresas (entre 1 ­ 10 empleados y activos menores a 500 SMMLV)

y pequeñas empresas (entre 11 ­ 50 empleados y activos entre 501 ­ 5000 SMMLV) 1

Sistematización: En ámbito empresarial, es ordenar, estructurar o formalizar procesos

. 2

Unix:Sistema operativo portable, multitarea y multiusuario . 3

CentOS: Sistema operativo empresarial, basado en la distribución Red Hat Enterprise

Linux . 4

Máquina Virtual:Software que ofrece virtualización con características diferentes a

la máquina original en donde se ejecuta, creando la posibilidad de varios entornos

sobre una misma infraestructura física . 5

Software libre ­ Open Source: Se refiere al conjunto de software que se puede

utilizar con cualquier propósito (copiado, mejorado, estudiado, modificado,

redistribuido, etc), sin restricciones o limitaciones . 6

iDempiere: Software ERP de código abierto y extensible.

SFIMC: Sistematización fácil e intuitiva para Mipymes Colombianas

ROI: Rate of Investment (Retorno de Inversión).

TIC: Tecnologías de la información y comunicación.

ERP: Enterprise Resource System (Sistema empresarial de manejo de recursos).

OSGi: Open Service Gateway, que define especificaciones de software que permite

diseñar plataformas compatibles que puedan proporcionar múltiples servicios . 7

BD: Base de datos relacional (Lenguaje SQL).

1 Definición Tamaño Empresarial Micro, Pequeña, Mediana o Grande (2012). http://www.mipymes.gov.co. Recuperado de http://www.mipymes.gov.co/publicaciones.php?id=2761 2 Fantova, F. (2003). La sistematización como herramienta de gestión. Bilbao. Recuperado de http://www.alboan.org/archivos/330.pdf 3Unix (2015). http://www.wikipedia.org . Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/Unix 4 CentOs(2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/CentOS 5 Universidad Rey Juan Carlos (2011). Máquinas Virtuales. Madrid. Recuperado de http://gsyc.es/~mortuno/ral/maquinas_virtuales_I.pdf 6 Software Libre(2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre 7 OSGi (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/OSGi

INTRODUCCIÓN

CONTEXTO

En Colombia, las MiPymes constituyen alrededor del 99,9% del total de las empresas, que 8

en un 70% ya están conectadas a internet, pero el 80% cree que no puede generar valor 9

mediante el uso de tecnología.

Ilustración 1 ­ Tipos de empresa (tamaño) según número de empleados

Ilustración 2 ­ Cantidad de empresas según su tamaño

8 Pymes en Colombia (2015). http://www.dinero.com. Recuperado de http://www.dinero.com/economia/articulo/pymes­colombia/212958 9 Pymes y tecnología: una relación todavía tormentosa(2015). http://www.semana.com. Recuperado de http://www.semana.com/tecnologia/articulo/pymes­tecnologia­una­relacion­todavia­tormentosa/436480­3

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes) son el foco del empleo en Colombia,

ya que con ellas se genera más del 76% del mismo, siendo un pilar importante para la

economía del país (38% del PIB ). Teniendo en cuenta estas cifras, si la competitividad de 10

estas se ve disminuida, las familias dependientes de este modelo verán reducidos sus

ingresos, afectando así la economía colombiana.

Fuente:ACOPI citado en Correa (2006).p.77

Ilustración 3 ­ Distribución de empresas formales e informales en Colombia

Fuente: elaboración propia con base en Zeballos (2007).

Ilustración 4 ­Distribución de empresas por tamaño en Colombia

10 Pymes en Colombia (2015). http://www.dinero.com. Recuperado de http://www.dinero.com/economia/articulo/pymes­colombia/212958

Un porcentaje alto de las grandes empresas utilizan sistemas para el manejo de sus

transacciones, estas las podemos clasificar en diferentes módulos entre los que podemos

encontrar: facturación, nómina, inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,

presupuesto, compras y ventas. Estos sistemas son conocidos como sistemas ERP, necesarios

para manejar el día a día de los procesos de las organizaciones.

Los sistemas de ERP más conocidos en el mercado son robustos y costosos de implementar,

por lo que solo son accesibles para empresas con recursos e ingresos de gran envergadura.

Aproximadamente en Colombia se crean más de 30 mil empresas al año, de las que

sobreviven menos del 20% en los próximos 3 años después de creadas . Esto se debe 11

generalmente a la dificultad de sistematizar y automatizar los procesos de negocio debido a la

inversión considerable que esto conlleva, teniendo así inconvenientes generalizados,

disminuyendo la competitividad en el corto y largo plazo. A causa de estos factores en las

MiPYMES colombianas, se busca dar una solución que sea acorde a su presupuesto y puedan

acceder a un software funcional, orientado a sus necesidades, personalizado al entorno

empresarial Colombiano.

11 Pymes en Colombia (2015). http://www.dinero.com. Recuperado de http://www.dinero.com/economia/articulo/pymes­colombia/212958

PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Los costos de implementación de tecnologías acorde del negocio puede ser una limitante

aparente, para que estas organizaciones (MiPymes) no decidan hacer esta inversión, ya que

debido a su mentalidad actual, no evalúan antes que herramientas que están en el mercado les

puede ser útil, que también se puede acomodarse a sus recursos disponibles, y además son

soluciones escalables a través del tiempo, con resultados medibles(ROI).

En el mundo globalizado las TIC’s vienen impactando de manera positiva en las

organizaciones, ya que permite crecer en innovación, crecer en productividad y por ende en

eficiencia ( dando como resultado subir los ingresos). Un estudio relaciona el uso de las

TIC’s y la productividad laboral en un 18% en promedio, aproximadamente . 12

El entorno de las Pymes es un entorno complejo debido a que se concentran el mayor número

de industrias del sector colombiano, debido a esto, es necesario crear estándares de análisis

para que cualquier empresa pueda ser estudiada, de una forma ágil y objetiva, y de acuerdo a

unas soluciones y módulos prediseñados se pueda dar un procedimiento apropiado para que

la organización tenga soluciones a sus procesos de negocio de una forma inmediata y de bajo

costo.

Con la iniciativa SFIMC se busca apoyar a los pequeños empresarios y emprendedores para

que manejen sus transacciones, automaticen sus procesos de negocio, y controlen de manera

fácil y efectiva su negocio sin incurrir en costos que posiblemente no puedan asumir.

Adicional a esto es necesario mostrar y hacer entender a las pequeñas organizaciones que las

TIC’s no son un gasto, son una inversión, que con cifras tangibles reales, una implementación

correcta y un determinado tiempo se recupera lo invertido, y que como consecuencia de esto

aumenta la productividad de la empresa (competitividad).

12 Alderete, M y Gutiérrez, L (2012). TIC y productividad en las industrias de servicios en Colombia. Medellín. Lecturas de Economía, 77 (julio­diciembre 2012), pp.163­188

TECNOLOGÍAS UTILIZADAS

En esta sección se habla de las tecnologías utilizadas en el proyecto, se mencionan sus

beneficios y las razones por las cuales fueron elegidas.

IDEMPIERE

iDempiere Business Suite también conocido como OSGi + Adempiere es un software ERP

Sistema de planificación de recursos empresariales de código abierto, que incluye también

funcionalidades de CRMA (Administración de la Relación con los Clientes) y SCM

(Administración de la cadena de suministro).

Este programa incluye todas las funciones de un ERP moderno siendo altamente extensible a

través de plugins, permitiendo ser configurado para cada caso específico de negocio, en la

medida en que se tenga un plan de implementación y una curva de aprendizaje adecuada . 13

iDempiere es una sofisticada solución de negocios que permite integrar y automatizar los

procesos empresariales clave. iDempiere se ha posicionado a nivel internacional como la

herramienta alternativa para empresas medianas y pequeñas, frente a los sistemas propietarios

tradicionales con alto costo de licencias y a los desarrollos locales que no satisfacen las

necesidades de los mercados globalizados.

iDempiere más allá de su riqueza funcional, puede incorporar cambios específicos del

negocio y preservarlos para futuras versiones. Su filosofía permite realizar cambios “en

caliente” (estando ya en producción) tales como: el modelo de negocio, la estructura de la

información, el plan de cuentas, el tipo de moneda, regulaciones legales o impositivas, entre

otros, sin afectar la operación.

iDempiere es independiente de la base de datos, no está asociado a ningún proveedor o

implementador en particular, inclusive es posible acceder a su código fuente. La comunidad

de iDempiere asegura la evolución en el tiempo del sistema, su crecimiento y control,

corroborando de esta manera su compromiso con el modelo de código abierto, de forma que

se pueda obtener, redistribuir y modificar su código fuente. La contribución de la comunidad

13 iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere

se ve reflejada en el compromiso con el fortalecimiento de la herramienta, la búsqueda de

continuidad en el tiempo y la selección de partners basada en casos de éxito . 14

iDempiere soporta:

Múltiples Compañías (grupos empresariales, empresas clientes, etc)

Múltiples organizaciones (plantas, sedes, empresas, etc.)

Múltiples idiomas (29 localizaciones)

Múltiples monedas

Múltiples esquemas contables

Multi­usuario 15

­ Historia

iDempiere se derivó del proyecto ADempiere el cual a su vez se derivó de la versión libre de

Compiere. La gran diferencia de iDempiere con su versión precedente (ADempiere), está en

la actualización tecnológica de su plataforma, de esta manera está basado en un framework

OSGi permitiendo una estructura de plug­ins, También el servidor de aplicación Jboss fue

reemplazado por Apache Tomcat el cual nuevamente será cambiado por Jetty mejorando el

rendimiento y tamaño, Se decide usar Eclipse Buckminster y se migra de ZK3.6 a ZK6 y 7

sobre el cual se implementa un nuevo diseño de interfaz . 16

Dentro de los fundadores del proyecto iDempiere es importante mencionar a Carlos Ruiz, un

Colombiano que hizo parte de todo el proyecto de migración y actualización de arquitectura

de Adempiere a iDempiere. Tener como uno de los mayores activistas del proyecto a un

nacional es importante pues se facilita la implementación del sistema en organizaciones de

Colombia, debido a que conoce a profundidad el contexto en el país . 17

­ Funcionalidad

Como Aplicación web, iDempiere es accesible en navegadores comoFirefox, Safari,Chrome

e Internet Explorer permitiendo acceder a documentos relacionados a través de links dentro

14 ¿Qué es iDempiere? (2015). http://www.elitesystem.ec Recuperado de http://www.elitesystem.ec/index.php/que­es­adempiere 15 iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere 16 iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere 17 www.globalqss.com ­ iDempiere y Adempiere (2007). http://www.globalqss.com. Recuperado de http://www.globalqss.com/portal/index.php/es/noticias/12­ultimas­noticias­es/17­idempiere

de la aplicación. iDempiere tiene un motor de flujos de trabajo basado en el estándarWfMC,

para administrar los flujos de trabajo entre documentos y requerimientos de BPM.

iDempiere incluye un sistema de generación de reportes simple, poderoso y configurable

(Con el Diccionario de Aplicación) que permite abrir otros reportes o ventanas a través de

links en cada reporte así como exportarla a otros tipos de documento (PDF,, Excel etc).

Soporta igualmente reportes generados con JasperReports e Indicadores de Desempeño,

Gráficas de desempeños pueden ser calculados desde el diccionario de aplicación.

Una de las funcionalidades que más destacan de iDempiere es la de agregar plugins, la wiki

de iDempiere permite a los usuarios calificar los desarrollos que son publicados en el "plugin

market", donde existen entre otros desarrollos de:

Localización

Integración con otros programas (como Asterisk, Openbravo Pos, Google maps)

Requerimientos específicos de distintos sectores(como administración de activos,

Manufactura) 18

POSTGRES

PostgreSQL es un potente sistema de base de datos objeto­relacional de código abierto.

Cuenta con más de 15 años de desarrollo activo y una arquitectura probada que se ha ganado

una sólida reputación de fiabilidad e integridad de datos . Se ejecuta en los principales 19

sistemas operativos que existen en la actualidad como:

Linux

UNIX (AIX, BSD, HP­UX, SGI IRIX, Mac OS X, Solaris, Tru64)

Windows

Es totalmente compatible con ACID, tiene soporte completo para claves foráneas, uniones,

vistas, disparadores y procedimientos almacenados (en varios lenguajes). Incluye la mayoría

de los tipos de datos del SQL 2008, incluyendo INTEGER, numérico, BOOLEAN, CHAR,

VARCHAR, DATE, INTERVAL, y TIMESTAMP. También soporta almacenamiento de

objetos binarios grandes, como imágenes, sonidos o vídeo. Cuenta con interfaces nativas de

18 iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere 19 PROMiDAT ­ Bases de Datos (2012). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere

programación para C / C + +, Java,. Net, Perl, Python, Ruby, Tcl, ODBC, entre otros, y la

documentación que actualmente existe es realmente excepcional.

Una base de datos de clase empresarial, PostgreSQL cuenta con características avanzadas

tales como Multi­Version Control de concurrencia (MVCC), puntos en tiempo de

recuperación, tablespaces, replicación asincrónica, transacciones anidadas (savepoints),

respaldos online/hot, un sofisticado query planner/optimizer. Soporta el conjunto de

caracteres internacional, codificaciones de caracteres multibyte, Unicode, mayúsculas y

minúsculas.

Es altamente escalable, tanto en la enorme cantidad de datos que puede manejar y en el

número de usuarios concurrentes que puede administrar . 20

En el momento Postgres cuenta con la versión 9.4.5 estable y 9.5 beta 2. Las características

de esta base de datos son las siguientes:

Límite Valor

Máximo tamaño BD Ilimitado

Máximo tamaño de tabla 32 TB

Máximo tamaño de fila 1,6 TB

Máximo tamaño de campo 1 GB

Máximo de filas por tabla Ilimitadas

Máximo de columnas por tabla 250 ­1600 de acuerdo al tipo de columna

Máximo de índices por tabla Ilimitado

Los valores anteriores corresponden a la última versión en la fecha de realización de este

documento . 21

20 Informática, software libre ­ Qué es Postgres (2011). https://microbuffer.wordpress.com . Recuperado de https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que­es­postgresql/ 21 PostgreSQL: About (2015). http://www.postgresql.org. Recuperado de http://www.postgresql.org/about/

MÁQUINA VIRTUAL

Para las pruebas y el desarrollo del proyecto en iDempiere, se utiliza una máquina virtual con

las siguientes características:

CPU: Intel(R) Xeon(R) CPU E5­2665 0 @ 2.40GHz

RAM: 2,194 MB

HDD: 30GB

S.O.: Linux CentOs 6.7

No es necesario tener una máquina con las anteriores características, pero se recomiendan

máquinas virtuales con especificaciones similares.

DESARROLLO DEL PROYECTO

En éste capítulo se explicará, a rasgos generales, los procesos llevados a cabo para la correcta

implementación del proyecto, en específico se tratarán los temas de Linux CentOS,

iDempiere, localización Colombia (adaptación del software para el entorno Colombiano),

manejo básico de la herramienta y la estructura organizacional llevada a cabo. Debido a la

complejidad del software se abordarán 3 macro­módulos de este, que son “Facturación”,

“Inventarios” y “Compras”.

PERSPECTIVA GLOBAL

­ Preparación plataforma linux (Centos 6.7)

El primer paso llevado a cabo en el proyecto fue la instalación de CentOS en la versión 6.7.

En principio se instaló en computadores personales de cada uno de los integrantes del equipo

de trabajo, pero luego se utilizaron máquinas virtuales, para probarlo en un entorno en la

nube. Es importante tener en cuenta que se debe tener acceso visual a la máquina remota, 22

además de instalar el Java necesario. 23

A continuación se muestran los pasos generales del proceso:

Se instala CentOS 6.7 (x64)

Se aplican las actualizaciones a la fecha [2015­10­10]

Se completa XWindow con utilidades básicas (xorg­x11­apps)

Se retira openjdk (Java no estándar)

Se instala Java estándar (1.6u45)

Para mayor información Manual detallado para instalación de Centos 6.7 24

­ Instalación de última versión de iDempiere (Versión 2.1)

Una vez se tiene el S.O. CentOs 6.7, se procede a instalar el ERP que se utilizará, como se

22 Para el acceso visual a la máquina virtual en la nube, es necesario utilizar “Putty” y “Xming” ­ Anexo 3 23 En el momento de realización de este documento se tenía la versión 1.6.0_45 64 bits 24 Anexo 1

mencionó en capítulos anteriores, se utilizará iDempiere debido a su fácil acceso para las

MiPymes. En dicho proceso es importante tener en cuenta que primero se debe instalar la

base de datos necesaria, en su última versión compatible con CentOS, luego se procede a

descargar e instalar la última versión de iDempiere estable, en nuestro caso 2.1 . 25

A continuación se detallan aspectos importantes del proceso:

Instalar previamente Postgres 9.4.1

Configurar Xming para un acceso seguro y una interfaz gráfica

Instalar iDempiere 2.1

Para mayor información Manual detallado para instalación de Postgres, iDempiere y

Xming (Anexo 2)

­ Instalación de Localización Colombia (Versión 2 de iDempiere)

Para la localización Colombia es de suma importancia que las versiones(tanto de el ERP

como de los plugins) coincidan, si ésto no sucede la herramienta quedará sin la configuración

necesaria y no se podrá crear una empresa con el régimen colombiano. El proceso de creación

de la empresa está en el medio de la instalación de la localización.

A continuación algunos puntos destacables de este proceso:

Importante tener la misma versión de iDempiere a los paquetes a instalar

Instalar tres plugins iniciales(withholdings, medios magnéticos, DIAN)

Para poder instalar los plugins se debe primero crear un nuevo grupo empresarial

El grupo empresarial debe incluir el archivo de contabilidad(CSV) para Colombia.

Luego se procede a instalar los demás paquetes para Colombia como festivos y

ciudades.

Recomendable instalar ciudades completas, no solo capitales.

25 En el momento de realización del documento se encontraba la versión 3.1 en pruebas.

­ Dominio de interfaz y del manejo básico de iDempiere

El manejo de la interfaz se aprende y domina mediante la práctica, pero unos puntos

importantes son mencionados a continuación:

El manejo de la interfaz se aprende mediante la práctica.

Es posible añadir pestañas como favoritas las cuales quedan posicionadas en la parte

izquierda de la interfaz.

Algunos botones están escondidos y es difícil acceder a ellos por lo que se requiere de

guía para ubicarlos.

A veces es necesario incluir más información de la disponible o hacer clicks

innecesarios para activar funcionalidades.

Acceso de forma segura:

Putty + XMing para Windows

X11+ terminal para OSX

Posibilidad de extensión mediante plugins, se agregan al menú.

Ilustración 5 ­ Distribución vista inicial iDempiere

Ilustración 6 ­ Distribución inicial de pestañas iDempiere

­ Estructura organizacional

Se crea una estructura organizacional simple, la organización a desarrollar se llama Grupo

Empresarial de los Alpes, tiene un almacén y se ubica en la ciudad de Bogotá.

Ilustración 7 ­ Distribución Grupo Empresarial de los Alpes

Para el módulo de desarrollo se definieron los siguientes roles:

Departamento de Tecnología – Administrador del Sistema

Gerencia “Grupo Empresarial de los Alpes”

Gerencia “Mueble de los Alpes”

Departamento de Compras “Grupo Empresarial de los Alpes”

Departamento de Inventarios “Grupo Empresarial de los Alpes”

Departamento de Facturación “Grupo Empresarial de los Alpes”

Departamento de Compras “Mueble de los Alpes”

Departamento de Inventarios “Mueble de los Alpes”

Departamento de Facturación “Mueble de los Alpes”

­ Estructura contable básica

Una empresa es dueña de una parte de lo que tiene, pues también debe retener de otras

empresas; además no puede acceder a todo su capital en un momento determinado, pues

existen pasivos que están a largo plazo, como un edificio o bodega. En general se debe

cumplir la siguiente igualdad:

Ilustración 8 ­ Fórmula del balance Características de la información contable

Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos

originales (facturas, cheques, y otros).

Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situación de

los hechos.

Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a

error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.

Referida a un nivel: Elaborada según el destinatario.

Económica: Con un costo inferior al beneficio que reporta.

Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su información

CREACIÓN MÓDULOS

Se desarrollan 3 módulos del ERP en el proyecto, “Inventarios”, “Facturación” y “Compras”.

El objetivo de estos módulos es apoyar los procesos de negocio de cualquier empresa

Colombiana, sin importar la industria a la que pertenezca. A continuación se explica cada uno

de los módulos implementados.

Ilustración 9 ­ Conceptos relacionados ERP.

Ilustración 10­ Módulos ERP . 26

Inventario

Un sistema de inventarios lleva registro de todos los elementos: cantidad existente

actualmente, historia de ingresos, historia de salidas y pérdidas, precio actual, tiempo de vida

y nivel de reaprovisionamiento. También tiene la capacidad de manejar varias bodegas con

diferentes locaciones, así mismo tiene la habilidad de consolidar pedidos para

reaprovisionamiento y traslados internos. Además tiene en cuenta reportar en el momento

oportuno la cantidad de reaprovisionamiento, gestiona el orden en que se consume cada ítem,

reporta a contabilidad la valoración de ítems en grupo e individualmente, y una de las

funciones más importantes, reportar a Contabilidad los consumos efectuados por cada área de

la empresa.

Facturación

Entre las funciones principales del módulo de facturación se encuentran: Manejo de varias

unidades de pedido con precio del producto en la unidad solicitada y precios asociados a

fechas. Control de tablas de descuentos de acuerdo al volumen adquirido, por pago anticipado

26 Victor M. Toro ­ Diapositivas del cursos Sistemas Empresariales, Noviembre 2014.

o para clientes preferenciales. Este sistema también da soporte a diferentes modos de pago

como tarjeta de crédito o cheques. Finalmente en este módulo se incluyen costos de

transporte y entrega.

La facturación es uno de los módulos más complejos de manejar ya que existen impuestos

que son aplicables solo a las facturas que impactan la contabilidad y el presupuesto. Los

impuestos más importantes son:

Impuesto de Valor agregado (IVA)

Según tipo de producto o servicio el IVA puede variar entre 0% y el 38%. La

clasificación y las tarifas IVA cambian frecuentemente por lo que toca estar

actualizado. Los clientes pueden retener el 50% del IVA y lo consignan por su propia

cuenta. El vendedor declara cada dos meses el IVA y lo consigna: IVA facturado ­

IVA pagado ­ IVA que le retuvieron + IVA que retuvo.

Impuesto de Industria y Comercio (ICA)

Según tipo de producto o servicio: 4.14‰, 6.9 ‰, 8 ‰, 11.04 ‰

Al igual que el IVA la clasificación y las tarifas ICA cambian frecuentemente. Los clientes

tienen la posibilidad de retener la totalidad del ICA y lo consignan por su propia cuenta.

El vendedor declara cada dos meses el ICA y consigna: ICA generado por las facturas ­ ICA

que le retuvieron + ICA que retuvo

Retención por impuesto de renta en facturas de bienes y servicios

Bienes: 3.5% para compras superiores a un SMMLV (acumuladas en el año)

Servicios: varias tarifas (0%, 4% , 6%, 10%, 11%) según tipo de servicios El vendedor y el

comprador declaran y consignan mensualmente las retenciones efectuadas. Anualmente se

declara la suma de las retenciones en la fuente que hizo y que le hicieron

Compras

En estos procesos dentro de la organización es posible analizar con iDempiere

compras, donde el primero podemos encontrar los siguientes pasos para poder realizarla

correctamente dentro del sistema. Para este se requiere los siguientes items:

Creación de la orden de compra

De acuerdo a la requisición aprobada, el sistema puede generar manual o

automáticamente la orden, e informar al proveedor de manera automática (vía email).

Recepción de las compras

En este paso es posible analizar los productos que llegaron, y contrastarlos en

base a la orden de compra o la factura del proveedor. Este paso es necesario para ingresar la

información en el inventario.

Factura del proveedor

La factura se puede realizar en base a la factura generada por el proveedor, o

por la orden de compra, o por la recepción del material. Se debe verificar que los datos

coincidan correctamente.

Realizar pagos

Para realizar los pagos a los proveedores o cuentas por pagar, el sistema

permite numerosos métodos de pagos (cheques, transferencias, forma tradicional, etc), reglas

de pago (30, 60, 90 días), y con esto generar el comprobante de egreso en el sistema.

El anterior proceso también lo podemos denominar “Administración de la cadena de

Suministros ­ SCM” . 27

Ventas

Para ejecutar el proceso de venta en iDempiere, se describe a continuación los pasos

del proceso:

Cotizaciones

Se genera (crear, modificar e imprimir) cotizaciones basadas en la lista de

productos de cada cliente, donde se compromete la mercancía del inventario, y a la vez este

se puede convertir en una orden de venta, sin información adicional.

Orden de venta

27 De requisición a pago (Compras). http://www.globalqss.com. Recuperado de http://www.globalqss.com/portal/index.php/es/idempiere/15­idempiere­es/7­de­requisicion­a­pago­compras

Dentro de una orden de compra se puede generar automáticamente órdenes de

venta de acuerdo a los proveedores que surten los productos (sujeto a disponibilidad de

inventarios). Esto puede generar varios tipos de proceso:

Orden Estándar: Crear orden, reservar mercancía de inventario, de

acuerdo a las reglas que estén contempladas con el cliente.

Orden POS:En un paso se realiza la orden, despacho, factura del

cliente y recibir el pago (este puede ser de acuerdo a la forma de pago

del cliente). Normalmente este es utilizado para tiendas con mostrador

y entrega inmediata.

Orden a crédito: Se genera la orden, factura y se despacha, pero el

pago es opcional. Está sujeto al crédito del cliente dentro del sistema.

Orden a Depósito: Se crea la orden y se despacha el producto. Esto se

utiliza cuando existen reglas de facturación semanal, quincenal, etc.

Orden Prepago: Se crea la orden, una factura pro­forma, y se realiza

el despacho. Una vez obtenido el pago se genera la factura

correspondiente.

Autorización de Devolución Material:Se recibe un ítem previamente

enviado, y crea una Nota de Crédito.

Despachos

Se genera uno o varios despachos de acuerdo a la orden de pedido, contrastado

con las existencias

Facturas a Clientes

De acuerdo a las reglas establecidas con el cliente, se genera la factura correspondiente.

Recibos o recaudos

Cuando se ha generado una factura y de acuerdo a la negociación con el cliente con los

términos de pago, se realiza el cobro correspondiente.

CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO

Colombia, dentro de su estratégia para la competitividad debe apoyar en gran medida a las

micro, pequeñas, y medianas empresas, ya que ellas corresponden a casi la totalidad de las

empresas en el país, y tiene un gran impacto en la generación de empleo y la creación de

oportunidades para el país y sus habitantes.

La mayoría de las MiPymes no cree que la tecnología sea un bien importante dentro de la

organización, ya que los sistemas por ser llamados de algún modo populares tienen un alto

costo, tanto económico como en tiempo debido a que se debe capacitar muy bien a los

trabajadores. Durante el proyecto actual se presentó el primer paso para llevar una tecnología

de bajo costo y fácil manejo a las organizaciones colombianas, utilizando como base a

Muebles de los Alpes, empresa ficticia creada en la Universidad de los Andes para fines

académicos y basada principalmente en software libre.

Al buscar un sistema para manejo de inventarios, compras y ventas, lo primero que debe

buscar la organización es que el ERP a utilizar tenga muy bien establecidas las reglas de

juego para cada país. En el caso específico de iDempiere se cuenta con la fortuna de tener,

entre uno de sus fundadores, y mayores contribuyentes, a un colombiano; esto es importante

ya que de cierta forma el sistema utilizado estará mejor desarrollado para nuestro país, lo cual

hace la solución planteada durante el documento sea de mejor acceso y confiabilidad para los

empresarios colombianos que buscan estar a la vanguardia tecnológica a un precio razonable.

El proceso llevado a cabo por los tres autores del documento, con asesoramiento del profesor

Víctor Toro, es el primer escalón de un proyecto más grande que deberán seguir los

estudiantes que a futuro tomen los sistemas empresariales como su opción de grado, así pues,

en los siguientes párrafos se destacan algunos puntos importantes sobre los cuales puede

trabajar el siguiente grupo de estudiantes.

En este momento es posible comprar insumos para producir los diferentes muebles y luego

venderlos, todo este proceso queda evidenciado tanto en el inventario como en el asiento

contable de la empresa. Pero una empresa además de las entradas por ventas y salidas por

compras, debe tener en cuenta que debe pagar una nómina, dividendos al finalizar el año,

servicios públicos, arriendo de espacio y demás, por lo cual esto puede ser un reto interesante

que atacaría los módulos denómina, cuentas por pagar y presupuesto. Para más adelante será

importante trabajar la parte de venta en línea que es importante para la mayoría de empresas

tecnológicas; recursos humanos y CRM, que son dos aspectos grandes y muy importantes

para toda empresa, pues un personal bien manejado es la base de éxito empresarial.

BIBLIOGRAFÍA

Elite System ­ Qué es iDempiere. Recuperado en Noviembre de 2015, de

http://www.elitesystem.ec/index.php/que­es­adempiere

Informática, software libre ­ Qué es Postgres. Recuperado en Noviembre de 2015, de

https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que­es­postgresql/

https://clickbalance.com/blog/como­llevar­mejor­el­control­de­inventarios­con­un­erp/

http://www.dian.gov.co/descargas/formularios/300­cartilla.pdf

Victor M. Toro ­ Diapositivas del cursos Sistemas Empresariales, Noviembre 2014.

ANEXOS

Anexo 1­ Manual detallado de instalación de CentOS 6.7

Anexo 2­ Manual detallado para instalación de Postgres e iDempiere

Anexo 3­ Manual Remote access text and graphical to linux CentOS from

Windows using XMing and Putty

Anexo 4­ Manual de localización Colombia y creación de empresas en

iDempiere