Sistemas y procedimientos Administrativos

Temario: ¿Qué es un procedimiento? ¿Qué es una norma? ¿Qué es un manual? ¿Cuál es la necesidad de los manuales en las

empresas? ¿Cuál es la estructura de los manuales? ¿Por qué los manuales son un instrumento de

comunicación en las empresas? Alumno:Carvajal RafaelProf. Ing. María Fernanda Morón

Procedimiento

Autores Definiciones

Gómez Ceja

Es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado.

Barrios

Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos. manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etcétera.

Koontz y O’Donnell

Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de acción, mas que de pensamiento que detallan la norma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

• Existen varias definiciones:

Procedimiento

También se puede conceptualizar el significado de procedimiento diciendo que es: Un Conjunto de normas aplicadas y el método utilizado en el

desarrollo de una actividad específica. El método es la manera como se efectúa una operación o una secuencia de operaciones.

Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones unidas entre si, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

¿Qué es una norma?

De forma general se puede decir que es un principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta o la correcta realización de una acción o el correcto desarrollo de una actividad.

En la organización, se puede decir que es una regla o reglas establecidas en una empresa para regularizar las diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma, forma parte de una técnica utilizada en la sistematización .

¿Qué es un Manual?Son instrumentos informativos de carácter dinámico, que sirven para

instruir a los miembros de la organización acerca de los aspectos que dan vida a la misma, tales como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, policías, objetivos, cargos.

como puede deducirse, es un instrumento importante ya que: Son una fuente permanente de información sobre practicas generales y

sectoriales de la organización. Permiten hacer efectivos los procedimientos. Evitan discusiones y malos entendidos, al quedar plasmadas por escrito las

normas. Facilitan el establecimiento de estándares. Posibilitan la normalización de actividades. Permiten el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados. Constituyen un valioso elemento de consulta. Evitan la improvisación.

¿Cuál es la necesidad de los manuales en las empresas?

Nace de la necesidad de los manuales en la empresa ya que estos representan una referencia común y normal para conducirse y proceder adecuadamente.

Haciendo posible, que cada uno de los involucrados posea exactamente la misma información y opere conforme a las mismas normas. También la de Proporcionar información y documentación necesaria. Los manuales estudian continuamente (en el mejor de los casos) las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda solamente en el conocimiento de los interesados. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la empresa. Además, al desarrollar manuales de administración, la empresa por lo general se ve obligada a aclarar políticas simplificar procedimientos complejos.

Estos documentos sirven como un sistema de archivos y compendios fáciles de consultar, Una política corporativa claramente especificada en un manual organizacional, tiene más impacto que en un memorando obsoleto y extraviado en algún lugar del archivo general. Y sobre toda posibilidad de que su creador y responsable de este proyecto pueda abandonar la empresa. Los manuales de procedimientos ayudan a los usuarios a trabajar de acuerdo con la normatividad de la administración y de otros entes reguladores. Ahorran tiempo y aseguran respuestas.

¿Cuál es la estructura de los manuales?

Los manuales se estructuran dependiendo de su clasificación.• Manual de organización:

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: Historia y descripción de la empresa. Misión, visión y objetivos de la empresa. Legislación o base legal. Estructura de la empresa (organigrama general). Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización

en general (organigrama por área). Normas y políticas generales

Contenido de Manual de Organización

1. Identificación2. Índice3. Introducción

3.1 Objetivo del manual.3.2 Ámbito de aplicación3.3 Autoridad.3.4 Como usar el manual.

4. Directorio.5. Antecedentes Históricos.6. Base legal (en caso de organismo publico).7. Organigrama.8. Estructura Funcional.9.Objetivos de cada unidad Orgánica.

• Manual de normas y procedimientos:Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al manual de normas y procedimientos. La descripción de procedimientos abarca la siguiente información: Identificación del procedimiento. Nombre. Área de desempeño. Codificación. Descripción genérica (objetivo). Normas generales. Responsable de cada una de las actividades que lo integran. Número de paso o sub-paso (secuencia de las actividades). Descripción de cada una de las actividades que lo integran

• Manual de puestos y funciones:Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al manual de puestos y funciones. La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: Identificación del Puesto de Trabajo. Nombre. Área de desempeño. Codificación. Descripción Genérica (objetivo). Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto, diarias o

frecuentes (semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales ocasionales o eventuales).

Requisitos del ocupante del puesto (perfil), nivel académico, habilidades y destrezas, conocimientos técnicos y/o específicos.

Los manuales como instrumento de comunicación en las empresasLos manuales representan un instrumento de comunicación en las

empresas debido que gracias a estos todo el personal puede estar en el mismo hilo y obtienen todos la misma información, estos manuales en la administración moderna representan una manera de hacer llegar a todo el personal las decisiones concernientes a políticas, organización y procedimientos, ya que en la actualidad el volumen y frecuencia de dichas decisiones siguen en aumento.

Además permiten precisar las funciones de cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades y no que hayan problemas de duplicación de trabajo, los manuales comunican instrucciones y directrices que serian repetidas muchas veces si existieran, sirven como medio de integración y orientación al personal nuevo ingreso. Por esto y muchas razones los manuales siempre serán un instrumento de comunicación clave en las empresas.