Republica Bolivariana de VenezuelaInstituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”

Maturín - Monagas

Importancia de procedimientos, normas y manuales en una empresa.

Junio de 2015

Profesor:Ing. Moreno Morelia

Autor(a):

Martínez, Crisbelis

¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción mas bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de

cada situación en particular.

Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas

situaciones.

-Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

¿QUÉ ES UNA NORMA?

Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite

ajustar ciertas conductas o actividades. Además los

manuales señala las normas para la ejecución de Contiene un

texto que se deben cumplir las actividades que integran los

procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las

formas y formularios que se emplean en cada uno de los

procedimientos que se describan.

¿QUÉ ES UN MANUAL

Herramientas con las que cuentan las organizaciones para hacer posible y facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones administrativas que deben llevarse a cabo. Los manuales son esenciales debido a que nos permiten lograr un:

Equilibrio

Ajuste mutuo

Estandarización

VENTAJAS DE UN MANUAL

Son una fuente permanente de información sobre prácticas generales y sectoriales de la organización.

Permiten hacer efectivos los procedimientos.

Evita la improvisación.

Facilita el establecimiento de estándares.

Posibilitan la normalización de actividades.

Constituyen un valioso elemento de consulta.

¿CUÁL ES LA NECESIDAD DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS?

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debería proveerse de un manual de procedimientos, entendiendo como tal aquel documento (o documentos) que permitan estandarizar los sistemas de trabajo de todos los departamentos y actividades que realizan los miembros del equipo y que también ha de regir en la relación con las personas externas de la empresa (proveedores, clientes, etc.).

Además Sirve para dar conocimiento a todos de cuáles son las pautas a seguir; de las obligaciones, derechos y responsabilidades de cada uno. Se pone de manifiesto y se comunica de forma clara todos los aspectos necesarios para que cada persona pueda desempeñar de manera adecuada su labor. También sirve para poner en situación a las personas que se incorporan a la empresa y que éstas tengan una información general y particular de cómo funciona la organización.

¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS?

1. Portada

2. Presentación: Aquí se describe brevemente lo que contiene el manual.

8. Descripción de puesto por áreas.

3. Antecedentes: En este apartado se incluye una breve reseña de la empresa y de los documentos en que se han integrado las funciones de los trabajadores.

4. índice

5. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones establecidas en el análisis de puesto.

6. Objetivos de la empresa

7. Organigrama

¿POR QUÉ LOS MANUALES SON UN INSTRUMENTO DE COMUNICACIÓN EN

LAS EMPRESAS?

La comunicación dentro de las organizaciones es tan vital como la sangre que corre por las venas. Se basen en los Manuales Administrativos, ya que son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la organización, a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades y otros; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del que hacer de la misma.

1. Planeación del Trabajo2. Aplicación de Técnicas de Investigación3. Análisis de la Información

4. Estructuración5. Validación de la Información 6. Autorización del Manual 7. Distribución

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

Gracias.