SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

YEMMY ROCIÓ RODRÍGUEZ GARCÍA

UNIVERIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II G.4

BOGOTÁ D.C2014

SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

YEMMY ROCIÓ RODRÍGUEZ GARCÍA

Docente:LUZ MARINA ARIAS

UNIVERIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL II G.4BOGOTÁ D.C

2014

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Identificar aspectos generales sobre los sistemas de gestión documental. 

OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los diferentes sistemas de gestión documental que nos ofrece el mercado.Visualizar las diferentes herramientas existentes en la plataforma del sistema de gestión documental (Orfeo)  

INTRODUCCIÓN

En la actualidad el mercado nos muestra una gran gama de soluciones para la implementación de un sistema de gestión documental, bien sea de software propietario o libre. Se suele decir que el software propietario tiene mayor validez que las soluciones open source, porque estos últimos pueden presentar problemas de escalabilidad, usabilidad y caídas de la aplicación, por no tener adonde recurrir para la solución de problemas derivados de la implantación de estos.  En el presente documento se pretende dar a conocer diferentes sistemas de gestión documental presentes en el mercado, enfocándonos más en Orfeo el cual es open source, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

 “Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una

tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de

aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.”

CODINA, Lluís, el profesional de la información. Revista internacional científica y profesional. ISSN. 1386-6710. Disponible en

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL OPEN SOURCE O SOFTWARE LIBRE. Estos son software de distribución y desarrollo libre, en estos se puede ejecutar, copiar, distribuir, recuperar y modificar. En estos software permiten ser los dueños del producto, en ocasiones incluso pueden implementar mejoras y adaptaciones si se dispone de los conocimientos apropiados para hacer esto.  Como se mencionó anteriormente el mercado con su alta gama de productos, nos ofrece variedad para las necesidades de las organizaciones, las cuales a continuación se hace referencia a las más utilizadas y de mayor fiabilidad y calidad para los procesos de gestión documental.

NUXEO: Software que permite con gran funcionalidad implementar un repositorio documental corporativo, dando soluciones primarias de gestión documental, en este se pude gestionar documentos mediante control de versiones flujos de trabajos asociados, búsqueda avanzada de documentos completos además se puede dar soporte a imágenes y videos. La implementación es sencilla, y sus características son las siguientes: - Gestión de documentos- Gestión de registros- Búsquedas eficientes-Gran velocidad por la integración del motor de búsqueda Lucene- Interfaz gráfica basada en navegadores de internet-Servidores descentralizados - soporte multiplataforma (Windows, Linux, Solaris, Mac Os).Entre otros. 

ALFRESCO.  Software ECM (Enterprise Content Management), compatible con Microsoft, o Linux, posibilita la creación y gestión de contenidos empresariales desde blogs, y paquetes ofimáticos office y Open office ofreciendo una gran variedad de herramientas colaborativas, como calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión, etc. Este permite que las organizaciones capturen y gestionen archivos electrónicos y automatice procesos de gestión documental, a partir de contenidos críticos empresariales desde procesos de creación de créditos y reclamaciones de seguros hasta documentos legales. 

Características:

Facilidad de uso.Entorno web.

Soporte para Gestión de Contenidos Empresariales (incluidas Gestión Documental

y Gestión de Activos Digitales).Soporte para Gestión de Contenido Web

(WCM).Soporte para Records Management.

Soporte para Gestión de Contenido Social (Colaboración).

Fácil despliegue y administración.Escalabilidad.

Control de versiones: Solución de gestión de documentos que permite a los usuarios ver quién cambió qué y cuándo. 

Visualizaciones previas en línea: Los documentos pueden verse en línea sin necesidad de descargar y abrir el documento en otra aplicación.  Flujo de trabajo eficaz: motor de flujo de trabajo completamente configurable para ayudarle a gestionar sus procesos empresariales internos. 

Integración con MS Office y GoogleDocs: Los usuarios simplemente seleccionan la opción "editar en línea" para ejecutar la aplicación de Microsoft Office adecuada (Word, Excel o PowerPoint). Una vez que los cambios se guardan, el sistema de gestión de documentos se carga automáticamente el nuevo archivo, creando instantáneamente una nueva versión.

Búsqueda exhaustiva: en esta se puede hacer búsqueda tanto básica como avanzada.

 Para mayor información. Disponible en <http://www.alfresco.com/es/sistema-de-gestion-de-documentos>.

ATHENTO: 

Capa de software de gestión documental inteligente que añade funcionalidad de ultima generación a

sistemas de gestión de contenido empresarial ECM tradicional como Nuxeo y Alfresco, de modo que no hay

que tirar todo lo que se tiene avanzado en el gesto documental, si no que mejora sus presentaciones .

Este ha sido creado en modo de módulos para adaptarse a los diferentes casos o sistemas que

decidan implantarlo.  

Si la empresa no posee ningún gesto documental con Athento también se puede implantar uno con todas las herramientas

necesarias, como búsqueda, versionado de documentos, historial de acciones, un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) el

cual permitirá extraer textos digitalizados .

Características:

Etiquetado automático de documentos.Funcionamiento bajo estándar CMIS.Incorporación de tecnología semántica a los procesos de gestión documental.OCR inteligente (Motor Tesseract).Facilidad de integración de la solución con otras aplicaciones.Gran cantidad de módulos de valor añadido fáciles de integrar.Modelo de negocio adaptable a cada situación en coste e implantación de soluciones concretas.Búsquedas semánticas.Clasificación automática de documentos.Construcción de relaciones semánticas entre documentos que permiten resultados de búsqueda más cercanos a nuestros deseos (gracias al procesamiento del lenguaje natural).Extracción automática de metadatos de los documentos.Grup de Treball de Programari Lliure per als Professionals de la informació (COBDC) Disponible en http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfresco-athento/

ORFEO:

Es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Super intendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) de Colombia, lanzado como software libre.

Este permite el manejo de los documentos de la entidad, manteniéndola automatizada con importantes ahorros de tiempo, costos y recursos tales como tintas, papeles, Fotocopias .

En Colombia hoy cuentan con mas de 40 empresas , entre ellas el Departamento Nacional de Planeación, El instituto Distrital para la Recreación y Deporte , DANE, Ministerio de transporte Colciencias, entre otros.

Este programa se puede instalar en cualquier sistema operativo, con diferentes bases de datos como postgree SQL, Oracle MySql y Ms-SQL, manejando múltiples tipos de formatos .

Funcionalidad Descripción

Radicación de entradaPor medio de este módulo, se reciben todos los documentos de la entidad, estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se

digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada).

Módulo de digitalización Es una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro creado desde el módulo de radicación de entrada.

Interfaz de Usuario Final

El cliente es una herramienta de uso intuitivo similar a un Web-Mail. La herramienta le permite al usuario administrar diferentes carpetas predefinidas o personalizadas, donde se

almacenan sus documentos de trabajo. El cliente permite ordenar o filtrar documentos, facilitando la ubicación rápida de estos. Así mismo es posible desde el cliente definir y

conformar expedientes que le permitan a la entidad vincular documentos que están relacionados entre sí. Desde el cliente, el usuario podrá acceder a la imagen digitalizada de un

documento o ingresar en un módulo de vista general con el fin de conocer más información del mismo.

Gestión del Documento

A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento, el flujo de trabajo que ha tenido éste desde su ingreso al sistema, se pueden modificar algunos datos

iniciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad. Así mismo se puede asociar aquí un

documento a un expediente, anexarle nuevos documentos o solicitar el físico que reposa en archivo. Además es posible programar alarmas para el flujo documental que se reflejan

visualmente en una carpeta denominada agendados.

La radicación de salida es un módulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden

ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.

Otra funcionalidad de este módulo es la de generación de documentos de salida en forma masiva, utilizando documentos elaborados con formatos .odt ó .doc y un archivo asociado

.csv, generando los respectivos radicados desde cualquier dependencia y haciendo uso de la radicación unificada de la entidad.

Adicional a la radicación de salida el sistema puede ser parametrizado para realizar cualquier tipo de radicación que permita identificar un grupo general de documentos como los

memorandos, resoluciones, circulares, etc., los cuales deban ser numerados para el respectivo control en la entidad.

Radicaciones de Documentos

Adicionales

Orfeo permite que cada entidad parametrize los tipos documentales que quiere que el sistema maneje, controlando las secuencias como la entidad lo estime conveniente. Ej .

Resoluciones, Circulares, Memorandos, etc.

Radicación de Salida

Módulos estándar que componen el sistema

Funcionalidad Descripción

Este módulo permite procesar las solicitudes de documentos físicos, para entregarlos a los funcionarios solicitantes, controlando de esta forma donde está cada documento y el tiempo

que dura en poder de los funcionarios, a través de diferentes reportes.

Brinda también la posibilidad de clasificar los documentos físicos dependiendo de los datos ingresados por el usuario desde la sección de expedientes en el módulo general, el cual

incluye entre otros datos ubicación física del documento y la conformación del expediente físico.

Estadísticas y ReportesSe pueden obtener reportes para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos como Número de documentos radicados, digitalizados, trámite en dependencia, radicados

actuales sin tramitar, etc. los cuales permiten detectar posibles retrasos durante su trámite y así establecer unos niveles de control y posibles contingencias de ser necesario.

Expedientes Virtuales

El módulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios observar en línea las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con el principio de orden y

procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo

orden del expediente físico, se logra la aplicación dinámica de las Tablas de Retención Documental, haciendo partícipe a los productores de documentos dentro del proceso documental.

Este desarrollo ha facilitado el seguimiento a las diferentes series documentales (por ejemplo las series de contratos, investigaciones, Silencios Administrativos, entre otras).

Flujos de Trabajo y

Procesos(Work Flow)

El módulo de Flujos de Trabajo (WorkFlow), permite realizar seguimiento, generar estadísticas y alertas sobre cada uno de los procesos que se manejan en la entidad. Estamos

empezando a desarrollar herramientas que integran los documentos y expedientes virtuales a Procesos. De esta manera Lograr Convertir a Orfeo en una Herramienta de Gestión por

Procesos (BPM).

InterOperabilidad con otros

aplicativos (WebServices)

Módulo que garantiza interoperabilidad del Orfeo con otras Herramientas. De esta manera se lleva a Orfeo a un sistema Orientado a los Servicios. Las aplicaciones externas podrán

enviar datos o variables que requiera orfeo para generar Radicados, Expedientes, Adjuntar Archivos, etc.. En las versiones a partir de 2008 , se encontrara disponible la

implementación de Webservices y formularios de variables dinámicos que permitirán que Orfeo almacene y comparta información de variables que requieran los Procesos que se

generan en la aplicación.

Modulo de Manejo de

Plantillas en ODT y XML

Este módulo permite aprovechar la ventaja de documento estándar de formato abierto (Conforme a los estándares ISO), haciendo posible editar el documento en múltiples

herramientas ofimáticas como OpenOffice, Koffice, AviWord, Office, etc. Liberando al ciudadano de la adquisición de Software para ver y editar los documentos producidos.

Tablas de Retención

Documental

Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, previamente aprobadas por el AGN para cada Entidad, realizando una

aplicación dinámica con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.

De un aldo permite colocar en la página de la entidad formularios para recibir solicitudes o documentación de los usuarios a través de la red de Internet, generandoles un documento

(por ejemplo un pdf), con número de la solicitud para que el usuario pueda consultar el estado del trámite vía web.

De otra parte, es posible consultar Expedientes en línea para facilitar a terceros, previamente autorizados, la consulta en línea de expedientes completos si

Archivo y Préstamo de

Documentos

Consultas Permite a los usuarios consultar cualquier documento, a través de diferentes mecanismos de filtrado, dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que efectúa la consulta.

Consultas Web en Línea

FUENTE: ORFEOLIBRE. Orfeo sistema de gestión documental. Disponible en http://www.orfeolibre.org/inicio/index.php/desarrollo.html

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA INSTALACIÓN Y USO DE ORFEO.

Servidor webServidor base de datosServidor de imágenes

Servidor de fax (opcional)En temas de gestión documental se requiere: escáneres,

impresora de stickerLectores de código de barras

Para el proceso de instalación e implementación del sistema es necesario tener en cuenta los recursos humanos, como un ingeniero de sistemas o administrador del sistema, grupo de gestión documental jefe o representante de archivo y correspondencia, ingeniero o técnico de soporte a usuarios finales del sistema, radicador-digitalizador, el cual es el encargado de digitalizar los documentos y administrador de archivo.

BIBLIOGRAFIA

ALFRESCO. Gestión de documentos de código abierto. Disponible en <http://www.alfresco.com/es/sistema-de-gestion-de-documentos>

BONILLA RODRÍGUEZ, Giovanni y PINZÓN MONTAÑO, Liliana. Guía para la implementación del sistema de gestión documental ORFEO como herramienta de seguimiento y control de un sistema de gestión de calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004. Monografía para optar el titulo de especialista en gerencia de la calidad. Universidad de América. 2009.

CODINA, Lluís, el profesional de la información. Revista internacional científica y profesional. ISSN. 1386-6710. Disponible en <http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html>

Grup de Treball de Programari Lliure per als Professionals de la informació (COBDC) Disponible en http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfresco-athento/

ORFEOLIBRE. Orfeo sistema de gestión documental. Disponible en http://www.orfeolibre.org/inicio/index.php/desarrollo.html