Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción

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Actualidad Gubernamental N° 47 - Setiembre 2012

Importancia del Reporte de Revisión Estratégica en el planeamiento de la auditoría gubernamental

Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y

Política Anticorrupción

Área

Info

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cial

Autor : Óscar Alfredo León Llerena*

Título : Importancia del Reporte de Revisión Estra-tégica en el planeamiento de la auditoría gubernamental

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 47 - Setiem-bre 2012

Ficha Técnica

1. Introducción 2. Marco normativo 3. Defi niciones 4. Comentarios y análisis5. Conclusiones 6. Bibliografía

Sumario

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* Contador público con especialización en auditoría y control interno en entidades públicas y privadas.

1. IntroducciónEn un mundo en que los cambios se dan permanentemente, la utilidad e impor-tancia de tener información de la entidad. programa o actividad objeto de evalua-ción con 2, 3 o más años de antigüedad, va disminuyendo signifi cativamente tanto para la gestión en la toma de decisiones como para fi nes de control y auditoría.Esto se debe principalmente por la con-currencia de varios factores, tales como:- El crecimiento económico, que obliga

a revisar los objetivos, estrategias, es-tructuras y sistemas de la organización.

- El cambio de los actores claves, por los frecuentes y repentinos cambios en la composición accionaria, y en las entidades públicas por los cambios políticos.

- El desarrollo tecnológico y su incorpo-ración a los procesos de producción

y de gestión, obliga a considerar permanentemente la incursión de otros “jugadores” generando mayor competencia, con productos innova-dores, de calidad y bajo costo.

- La mayor conciencia ciudadana, cuyo mayor acceso a la información y po-sibilidades de elección democrática y periódica ha reforzado su posición, exigiendo más y mejores servicios de las entidades públicas en retribución de los impuestos que paga.

Desde el punto de la auditoria y espe-cífi camente la auditoria gubernamental, la necesidad de contar con información en línea (on line) es fundamental; para tal efecto es necesario contar con herra-mientas para captarlas y ordenarlas de manera tal que permita a los auditores entender o comprender con un elevado nivel de detalle que asegure una adecuada identifi cación de los aspectos estratégicos, operativos, administrativos y fi nancieros del objeto sujeto a control, con la fi nalidad de mejorar los resultados de la auditoría gubernamental para todos los interesados (Congreso de la República, Contraloría General de la República, Entidad o área auditada y en general para todo ciuda-dano urgido en conocer la marcha de las entidades del Estado).Dentro de las herramientas existentes, los auditores utilizamos para fi nes de con-trol gubernamental fundamentalmente los exámenes especiales, las auditorías fi nancieras y presupuestales, teniendo como elementos para la planifi cación la evaluación de control interno (que incluye la evaluación de los riesgos) y la matriz de planifi cación, sobre la base de los cuales elaboramos el memorándum de planifi ca-ción y procedimientos respectivos.No obstante, la práctica nos indica que estas pueden resultar insufi cientes en de-terminadas acciones de control guberna-

mental, especialmente en la evaluación de organizaciones con funciones sui géneris o programas y actividades no comunes, muchas de las cuales tienen un elevado nivel de complejidad, con la consiguiente mayor difi cultad para conocerla. En estos casos se cuenta con el Reporte de Revisión Estratégica (RRE), herramienta establecida en el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), vigente desde el año 1998.Si bien es una herramienta incorporada como parte de la Planificación en la Auditoría Gubernamental, y es donde se plasma los resultados de la Revisión Ge-neral y Revisión Estratégica, la elaboración del RRE solamente es obligatoria “…para los equipos de auditoría de la Contraloría General…” cuando se realizan auditorías de gestión (Numeral 03, sección 410 de la MAGU). Quizá esta sea la razón principal por la que prácticamente no es utilizada por los auditores internos y externos, muchos de los cuales no la conocen y si la conocen nunca la han aplicado siendo las excusas más frecuentes son las siguientes: - “Nunca lo he aplicado porque no conocía

su existencia y menos su obligatoriedad para las auditorías de gestión”.

- “No es necesario, estoy como auditor 8 años, tengo mucha experiencia y conoz-co mi entidad”.

- “No tengo tiempo, el personal de audi-tores está muy ocupado en la evaluación del control interno para, a partir de esta evaluación, formular el memorándum de planifi cación y los procedimientos respectivos”.

- No puedo dedicarle mucho tiempo a la planifi cación, además se han programa-do para esta etapa de la auditoria, muy pocas horas”.

- Es una pérdida de tiempo, basta con apli-car un cuestionario de control interno”.

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Estas y otras expresiones tienen como objetivo, desde mi punto de vista, eludir un aspecto fundamental de la auditoría gubernamental cual es la de darse el tra-bajo necesario que nos permita conocer de forma sistemática y con un buen nivel de detalle y profundidad los riesgos y controles de la entidad u objeto materia de control, así como la relevancia de cada uno de ellos, de manera tal que podamos abocarnos al trabajo de campo de profundizar en aquellas debilidades, incumplimientos o trasgresiones norma-tivas de mayor importancia.La idea es que el RRE dentro del proceso de planeamiento de la auditoría aporte valor para los organismos públicos, las autoridades y la ciudadanía en general.

2. Marco normativo- Ley N°27785. Orgánica del Sistema

Nacional de Control y de la Contralo-ría General de la República.

- Manual de Auditoría Gubernamental, aprobada con Resolución de Contra-loría N°152-98-CG del 18.12.98.

- Guía para el Planeamiento de la Au-ditoría Gubernamental, aprobada con Resolución de Contraloría N°152-98-CG del 18.12.98.

3. Defi niciones- Acción de control: La acción de control

es la herramienta esencial del Sistema Nacional de Control, por la cual el personal técnico de sus órganos con-formantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verifi cación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales.

Como consecuencia de las acciones de control se emiten los informes co-rrespondientes, los cuales se formulan para el mejoramiento de la gestión de la entidad, incluyendo el señala-miento de responsabilidades que, en su caso, se hubieran identifi cado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se encuentre com-prendido como presunto responsable civil o penal. (Artículo 10° de la Ley N°27785, Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la CGR)

- Auditoría de gestión: Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias realizado con el fi n de proporcionar una evaluación inde-pendiente sobre el desempeño (ren-dimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, efi ciencia y economía en el uso de los recursos públicos, para

facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su res-pondabilidad ante el público. (Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU, Parte III, Capítulo VIII, Sección 400 Visión General)

- Revisión general: Etapa de inicio de la auditoría para la obtención de información sobre la entidad, programa o proyecto por examinar. El equipo de auditoría debe adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones del ente objeto de evaluación, identifi cando aspectos tales como: fi nes, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. (Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU, Parte III, Capítulo IX, Sección 410 Aspectos Generales)

- Revisión estratégica: Etapa en la que se enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o proyecto a examinar, mediante la recopilación de información y obser-vación de la forma como llevan a cabo sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia enti-dad sobre diversos asuntos: ambiente de control interno, factores externos e internos, áreas generales de revisión y criterios de auditoría. (Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU, Parte III, Capítulo IX, Sección 410 Aspectos Generales)

- Reporte de revisión estratégica (RRE): Constituye uno de los elemen-tos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoría. Este do-cumento es elaborado por el auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el nivel gerencial correspondiente. (Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU, Parte III, Capítulo IX, Sección 440 Preparación del reporte de revisión estratégica)

4. Comentarios y análisisLos siempre limitados recursos de los ór-ganos que conforman el Sistema Nacional de Control, vienen generando presión sobre los auditores para que cada vez su trabajo tenga resultados oportunos y re-levantes, de manera tal que los benefi cios de realizar una acción de control superen los costos en que se incurre para llevarla a cabo. De ahí que esté fuera de discusión el necesario uso intensivo de la informática y el desarrollo de metodologías para cada una de las etapas de la auditoria.En cuanto a la metodología, conocemos que la Contraloría General de la República (CGR) a través del Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU) y la Guía para el Planeamiento han defi nido las políticas y orientaciones para el ejercicio de la audi-toria gubernamental en el Perú; así como los postulados, criterios, metodología y

procesos, con el propósito de uniformar el trabajo de los auditores y promover un mayor grado de efi ciencia, efectividad y economía en el desarrollo de la auditoría gubernamental.Es precisamente en el MAGU, que se incorporan los conceptos de la etapa de planeamiento y específi camente la de re-visión general y revisión estratégica como paso previo a la formulación del plan y programa de auditoría, aunque restringi-da a la auditoría de gestión y obligatoria solamente para los auditores de la CGR. Teniendo en cuenta que el reporte de revi-sión estratégica (RRE) está en una especie de nebulosa dentro de los procesos de la auditoría gubernamental, específi camente en la etapa del planeamiento, nuestro énfasis estará puesto en dar a conocer su importancia y la manera como se desa-rrolla y estructura.

Etapas del planeamientoLa planifi cación de la auditoría de gestión comprende tres etapas: revisión general, revisión estratégica y elaboración del memorando de planifi cación, las cuales se esquematizan a continuación:

• Revisión general Se inicia con el conocimiento de la enti-dad, programa o actividad por examinar. El equipo de auditoría adquiere un efec-tivo conocimiento de sus actividades y operaciones, identifi cando aspectos tales como: fi nes, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles clave. Para tal efecto, debe revisarse elementos diversos como: i) leyes y reglamentos apli-cables, ii) normas de administración fi nan-ciera y operativa; iii) información sobre el seguimiento de medidas correctivas de informes anteriores; y iv) documentación relacionada en el archivo permanente; después de los cual se elabora el Plan de Revisión Estratégica (PRE).- Antecedentes de la entidad La identifi cación de los problemas

específi cos en determinada entidad constituye el punto de partida de cualquier proceso de selección. La ocurrencia de actos irregulares en la administración de fondos o con-tratación de personal, así como la detección de gastos presupuestales, en apariencia excesivos, o la sospechas de áreas improductivas o menos efi cien-tes, pueden generar la necesidad de examinar tales problemas, más aún si alguno de ellos pueden agudizarse al ser expuestos a la opinión pública. Los indicios pueden obtenerse de diversas fuentes, como: i) medios de comuni-cación; ii) organismos reguladores y; iii) indicadores de rendimiento.

- Conocimiento inicial de la entidad Implica el diseño de una estrategia

general para entender la forma en

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que conducen sus actividades y ope-raciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de auditoría probables y la factibilidad de lograrlos. Durante la etapa de revisión general debe obtenerse información sobre: i) fi nes, objetivos y metas; ii) recursos presupuestales aprobados; iii) sistemas y controles gerenciales; iv) importancia de la auditoría y ne-cesidades de los usuarios del informe; v) seguimiento de medidas correctivas de auditorías anteriores; vi) Fuentes de información para el planeamiento; y vi) información del Órgano de Control Institucional (OCI).

- Análisis preliminar de la entidad Sobre la base de la información reco-

pilada en la etapa de revisión general, el auditor encargado del examen debe elaborar el análisis preliminar de la entidad y considerar: i) ambiente de control interno; ii) factores externos e internos; iii) áreas generales de revisión; y iv) Fuentes de criterio apli-cables.

Esta información debe ser incluida en el plan de revisión estratégica que se desarrollará en la entidad, programa o proyecto a examinar.

- Formulación del plan de revisión general Después de estudiada y analizada la

información a su disposición, el audi-tor encargado debe abocarse a la tarea de determinar el énfasis y estrategia de la auditoría, así como identifi car las áreas de trabajo que se incluirán en el plan de revisión estratégica. Este documento es elaborado por el auditor encargado y el supervisor de la auditoría al fi nalizar la etapa de la revisión general y, aprobado por el jefe del Órgano de Control Institucio-nal o el nivele gerencial pertinente de la Contraloría General.

- Documentación de la etapa de revisión general

La documentación de las actividades desarrollada durante la etapa de revisión general se efectúa mediante el uso de la hoja de trabajo correspon-diente. Esta hoja debe prepararse en las ofi cinas de los auditores, aun cuan-do en ciertos casos, podría completar-se con visitas a la entidad examinada. La información obtenida proporciona la base sufi ciente para la elaboración del plan de revisión estratégica.

- Fuentes de información La información que pueda recopilarse

durante el proceso de revisión estra-tégica debe orientarse a determinar, cuáles son las áreas generales de revisión que se consideran de mayor importancia. La búsqueda de fuentes informativas debe tener en cuenta lo siguiente:

Preguntas Informaciones requeridas Producto

¿Qué?

Normas, políticas y procedimientos aplicables a sistemas y controles claveAutoridad legal, antecedentes de la entidad, programa o actividad, presupuesto e informes fi nancieros

Identifi cación de la entidad

¿Por qué? Fuentes de criterio identifi cadasObjetivos, metas y dirección estratégica

Línea de responsabilidad funcional

vCómo? Entrevista con funcionariosPrincipales procesos, métodos de operación y sistemas

Sistemas gerenciales

¿Quién? Documentos internosDivisión de funciones y responsabilidades

Organización

¿Dónde?

Observaciones del medio ambienteÁmbito de actuación de la entidad, programa o actividad, medio ambiente, cuadros gerenciales y trabajadores.

Localización, factores inter-nos y externos

¿Cuándo?Estudios de evaluación interna o externaFechas y eventos importantes, variaciones en el tiempo y vida útil de programas o actividades

Situaciones importantes en el tiempo

Fuente y elaboración: Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU).

• Revisión estratégicaComprende la ejecución del PRE, enfati-zando en el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o actividad a examinar, mediante la recopilación de información u observación física de sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia entidad y descrip-ción de diversos asuntos, tales como: i) ambiente de control; ii) factores externos e internos, áreas generales de revisión; iii) criterios de auditoría; e iv) identifi cación de asuntos más importantes: después de lo cual es elaborado el reporte de revisión estratégica (RRE), que servirá de soporte para la elaboración del correspondiente plan de auditoría.- Identifi cación de las fuentes de criterios

y evidencias de auditoría Las fuentes de criterio de auditoría son

establecidas por el auditor, mediante la revisión de la naturaleza de la enti-dad, programa o actividad a examinar, así como respecto de las características operativas y procesos más importan-tes de la gestión administrativa. Esta información básica permite tener una visión global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposición del equipo de auditoría designado.

Las fuentes de criterios, sin estar limi-tadas, incluyen:

• Legislación específi ca de la entidad, o aplicable a ella.

• Normatividad y disposiciones emitidas por la entidad o sistemas administrati-vos.

• Indicadores de rendimiento utilizados por la entidad u otras entidades que lleven a cabo actividades similares y tengan usuarios similares.

• Informes de auditorías anteriores.

Cuando el auditor considere utilizar cri-terios de entidades ajenas a la que será examinada, estos deben ser reformula-

dos, de modo que resulten apropiados a las nuevas condiciones donde serán aplicados. - Aplicación de pruebas preliminares e

identifi cación de criterios de auditoría Permite la acumulación de evidencia

sufi ciente y necesaria para llevar a cabo evaluaciones y adoptar decisiones preliminares, en relación con cualquier problema signifi cativo que la entidad esté experimentando, en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, sistemas o controles gerenciales más importantes. También deben llevarse a cabo pruebas en torno de los sistemas y controles gerenciales en vigor en la entidad, como una forma de compro-bar su funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo con el personal del Ór-gano de Control Institucional (OCI) de la entidad o programa, a efectos de minimizar la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de la auditoría.

Mediante esta revisión, el auditor debe estar en condiciones de decidir acerca de los aspectos siguientes:

• Controles diseñados que aparentemente funcionan bien, así como aquellos que adolecen de defi ciencias en su diseño u operación.

• Controles que resultan necesarios pero que no existen.

• Grado en que las operaciones de la entidad corresponden a los sistemas diseñados.

• Cumplimiento de la entidad de las leyes, normas y regulaciones aplicables.

• Validez y confi abilidad de los informes formulados por el sistema de información gerencial, en especial, aquel referido al cumplimiento de objetivos y metas.

• La naturaleza y extensión de problemas determinados en la entrega de los bienes y servicios proporcionados.

• Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la efectividad del programa o actividad gubernamental.

Informe Especial

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Los criterios de auditoría son normas para la evaluación del diseño y des-empeño de los sistemas y controles gerenciales. Usualmente, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero sufi cientemente específi cos para determinar su adherencia a ellos. Asimismo, deben ser aplicables a en-tidades de diversos tamaños, variando solo los medios apropiados en las circunstancias.

El auditor evalúa las condiciones existentes contra los criterios. La utilización de criterios varía según la etapa de la auditoría. Considerando que en la revisión estratégica, solo se llevan a cabo pruebas preliminares, los criterios establecidos pueden ser más genéricos; por el contrario durante la fase de ejecución, en razón de que el objetivo será llegar a juicios detallados de auditoría, el criterio deberá ser más específi co. En este sentido, el nivel de detalle del criterio de auditoría utili-zado determinará el nivel de detalle de los hallazgos y observaciones de auditoría.

- Identifi cación de los asuntos importantes Representan aquellas actividades

clave de los sistemas y controles ge-renciales aplicados que, de acuerdo con la opinión del auditor, resultan vitales para el éxito del programa o actividad a ser examinada. Constitu-yen asuntos que tienen importancia en esta etapa, pero que deben ser evaluados y confi rmados en la fase de ejecución.

Los asuntos más importantes se di-ferencian de las áreas generales de revisión, en que los primeros, son el resultado de la revisión estratégica y tentativamente pueden ser determi-nados como asuntos sobre los cuales deben elaborarse el reporte, en tanto que los segundos, son áreas identifi -cadas para ampliar la comprensión y conocimiento de la entidad o progra-ma a examinar.

La importancia y materialidad pue-den ser medidas en términos de identifi car cuando un asunto puede llegar a infl uenciar en la opinión o decisión del usuario de un informe. Usualmente, la importancia se mide por el efecto; tales efectos pueden ser reales o potenciales y, frecuentemente, expresarse en forma cuantitativa. Otros aspectos tales como la actitud de la gerencia ante los controles internos o el clima interno de trabajo, son de naturale-za subjetiva, no obstante, deben ser elementos a considerar en la fase de planeamiento.

- Formulación y ejecución del plan de revisión estratégica

El plan de revisión estratégica, como cualquier otra actividad de la audito-ría, debe ser programado apropiada-mente para su ejecución, de manera que el documento que se formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relación de las áreas de revisión seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluación y objetivos, fun-ciones más importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de actividades.

Esta etapa tiene como objetivo ex-plorar en forma efectiva y efi ciente las áreas de trabajo de auditoría establecidas durante la revisión general y profundizar el conoci-miento inicial de los asuntos más importantes. Por lo tanto, el equipo de auditoría debe:

• Completar la comprensión de la natura-leza de la entidad, sus sistemas y opera-ciones, así como los controles gerenciales más importantes implementados por la entidad, mediante la ejecución de prue-bas preliminares.

• Permitir al equipo encargado de defi nir los objetivos de auditoría, adoptar las decisiones acerca de las áreas de revisión más apropiadas y organizar y coordinar los esfuerzos necesarios para llevar a cabo el plan de revisión estratégica en forma efectiva, efi ciente y oportuna.

• Facilitar la toma de decisiones en cuanto a la aprobación del plan de revisión estratégica y la asignación de recursos solicitados para su ejecución.

• Identifi car los criterios de auditoría más apropiados, en las circunstancias.

• Identifi car las líneas generales de revisión sobre la base de su materialidad, interés y actividad de ser auditable.

• Identifi car los asuntos más importantes para la formulación del informe.

• Establecer el grado de confi anza que puede depositarse en la información que brinda el Órgano de Control Institucional.

• Preparar el borrador del plan de auditoría.

- Preparación del reporte de revisión estratégica

Concluida la revisión estratégica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles de decisión co-rrespondientes los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen.

El reporte de revisión estratégica (RRE) constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoría. Este documento es elaborado por el auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el jefe del Órgano de Control Institucional o por el nivel gerencial correspondiente de la

Contraloría General. Cualquier modi-fi cación ulterior de este documento debe ser procesada a través de los mismos canales.

• Elaboración del Plan de Auditoría y Memorando de Planificación (esquemas)

Estas etapas forman parte de la fase de planeamiento de la auditoría de gestión, las cuales se esquematizan en el gráfi co siguiente:Como puede apreciarse, la fase de planea-miento de la auditoría de gestión requiere de un esfuerzo más fi no y elaborado por parte del equipo de auditoría, que se verá recompensado con una mayor efi ciencia y calidad en las etapas de trabajo de campo y elaboración del Informe.- Importancia y propósito

- Ayuda a tener una visión de conjunto del ente, programa o proyecto sujeto a evaluación, así como la identifi cación pre-liminar de debilidades, incumplimientos, defi ciencias y riesgos.

- Contribuye a asegurar resultados de calidad de la auditoria, orientando la planifi cación hacía áreas críticas o de riesgos; asi como a una defi nición más precisa de los objetivos y alcance.

- Promueve el ahorro significativo de recursos, reduciendo el número de pro-fesionales y el tiempo para la realización de la auditoria.

- Consolida la habitualmente voluminosa información obtenida en la etapa de revisión general y revisión estratégica, permitiendo identifi car la documenta-ción sustentatoria relevante de la que no lo es.

- Permite la consulta rápida de hechos e in-formación relevantes del ente, programa o proyecto bajo examen.

Asimismo, el RRE tiene dos propósitos defi nidos normativamente, los cuales son:

- Comunicar a los niveles gerenciales de la CGR o jefe de OCI un mayor cono-cimiento y comprensión de la entidad, programa o actividad a ser examinada, sus áreas más importantes y los sistemas y controles aplicables.

- Lograr el apoyo necesario en cuanto a la importancia de los aspectos selecciona-dos como asuntos importantes para ser incluidos en el plan de auditoría.

- Plan de revisión estratégica Dentro de la fase de planeamiento

de la auditoría de gestión, resulta indispensable contar con un plan para llevar adelante la revisión estratégica, cuya estructura está defi nida en el MAGU, Parte III, Sección 430 Análisis preliminar de la entidad y plan de revisión estratégica, tal como se puede ver a continuación:

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Estructura del Plan de Revisión Estratégica

A. Origen de la revisión

B. Objetivos y alcance de la revisión

C. Enfoque a utilizar

D. Ejecución de la revisión estratégica

(1) Comprensión de la entidad, programa o actividada. Naturaleza de las actividades y operacionesb. Sistemas y controles gerenciales importantesc. Recursos fi nancieros, presupuestarios autorizadosd. Comprensión del ambiente de control internoe. Factores externos e internosf. Identifi cación de las fuentes de criterio aplicablesg. Revisión de informes de auditoría anteriores.

(2) Áreas generales de revisióna. Áreas generales de revisión y criterios de selecciónb. Criterios para excluir del examen áreas consideradas típicas o recurrentes

E. Personal asignado

F. Presupuesto de tiempo

G. Procedimientos para la revisión estratégica

Fuente y elaboración: Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU)

Este plan por sus características debe ser elaborado por el encargado del equipo y el supervisor, quienes deberán defi nir los procedimientos para obtener la infor-mación y conocimientos necesarios que se plasmarán en el reporte de revisión estratégica (RRE). - Ejecución del plan de revisión estraté-

gica Aprobado el plan de revisión es-

tratégica, las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:- Aplicación de pruebas preliminares.- Comprensión del ambiente de

control interno.- Identifi cación de factores externos

e internos.- Defi nición de criterios de audito-

ría.- Descripción de los sistemas y con-

troles gerenciales.- Identifi cación de los asuntos más

importantes. Las tareas principales que debe llevar

a cabo el auditor es esta etapa son:- Confi rmación y análisis de la infor-

mación obtenida, comprobándose la veracidad de la información acumulada, así como su efectiva aplicación.

- Protección de activos y recursos.- Confi rmación del entendimiento

de las estrategias y los procedi-mientos operativos, así como de los sistemas y controles gerenciales más importantes.

- Identifi cación de cualquier debi-lidad signifi cativa en los procedi-mientos gerenciales.

- Revisión de los sistemas e informes sobre medición de rendimiento, incluyendo los informes de eva-luación de resultados.

Habitualmente en esta parte del proceso participan los auditores más experimentados, quienes podrán ana-lizar con mayor criterio y propiedad la información obtenida. Otro aspecto que deberá tenerse en cuenta en la revisión son los conceptos contenidos en el MAGU de cada uno de los rubros a considerar (Parte III, Capítulo IX, Sección 435 Ejecución del plan de revisión estratégica).

- Reporte de revisión estratégica Todo este esfuerzo de planifi cación

y ejecución de la revisión estratégica debe plasmarse en un informe deno-minado reporte de revisión estratégica (RRE), que debe constituirse en uno de los pilares más importante del proceso de planeamiento de la auditoría de gestión. Su elaboración coresponde

Programación de la auditoría de gestión

Importancia y necesidades usuario

Proceso de la auditoría de gestiónFase: Planeamiento

Informe de autoridades anteriores

Conocimiento inicial en la entidad, programa o

actividad

Fines, objetivos, metas, recursos, sistemas,

controles gerenciales

Etapa de revisión general

Etapa de revisión

estratégica

Coordinación con auditoría anterior

Ambiente de control interno

Factores externos e internos

Areas ge-renciales de

revisión

Formulación del plan de revisión estrategica

Descripción de sistemas y controles gerenciales

Defi nición de criterios de auditoría

Ejecución de pruebas preliminares

Identifi cación de asuntos importantes

Formulación del reporte de revisión estrategica

Defi nición de objetivos, alcance y metodologia

Fuente y elaboración: Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU)

Preparación del plan de auditoria

Ejecución del plan

Fuentes de criterios y evidencias

Análisis preliminar

Informe Especial

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al auditor encargado y supervisor. La estructura del RRE se puede ver a continuación:

Estructura del reporte de revisión estratégica

Información introductoria

a. Origen de la revisión

b. Objetivos y alcance de la revisión

c. Funcionarios a cargo de las áreas a ser examinadas

Comprensión de las actividades y operaciones

a. Naturaleza de las actividades y operaciones- Actividades y fi nes de la entidad, programa o actividad

- Marco legal aplicable- Información sobre metas programadas y ejecutadas- Aspectos fi nancieros-presupuestales- Sistemas y controles gerenciales identifi cados

b. Comprensión del ambiente de control interno- Integridad y valores- Estructura orgánica- Líneas de autoridad y responsabilidad- Políticas de personal

c. Evaluación de factores externos e internos

d. Principales logros obtenidos en el periodo

e. Recomendaciones de auditorias anteriores pendientes

Criterios de auditoría

a Criterios de auditoría identifi cados

b. Comentarios de la entidad sobre los criterios de auditoria

Asuntos más importantes examinados

a. Áreas importantes de operación

b. En cuanto al cumplimiento de objetivos y metas

c. En cuanto a la efi ciencia y economía en la administración de recursos

Conclusiones

Recomendaciones

Fuente y elaboración: Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU).

- Revisión estratégica y la evaluación del control interno El proceso de la revisión estratégica que culmina con

la elaboración del reporte (RRE) correspondiente, con-tribuye de manera efectiva a la evaluación del control interno (ECI), considerando que durante todo el trabajo hay una actitud crítica y perspicaz por parte del auditor, que incluso ya en esta parte del examen ha establecido algunas debilidades, incumplimientos e inconsistencias en los sistemas de control del programa, actividad o proceso objeto de evaluación.

Si tales debilidades, incumplimientos e inconsistencias cuentan con el sustento adecuado, pueden ser comuni-cados a los funcionarios respectivos para que presenten sus comentarios, antes de su inclusión en el memorán-dum de Control Interno; o ser objeto de mayor revisión y análisis antes de incluirlos como un punto de control interno.

Personalmente, considero que si bien para efectos de entender mejor las etapas de una auditoria, y me parece muy bien, se dividen en Planeamiento, Trabajo de Campo y elaboración de informe, en el trabajo cotidiano de la

práctica profesional es una cuestión de énfasis, que detallo en el cuadro siguiente:

Cuando estamos en la Etapa de: También estamos:

Planifi cación Avanzando en algunos aspectos del trabajo de campo y en la elaboración de informe.

Trabajo de campo Haciendo ajustes en la planifi cación y avanzando en la elaboración del informe.

Elaboración de informe

Haciendo ajustes en la planifi cación y com-plementando nuestro trabajo de campo con pruebas adicionales.

De igual forma sucede cuando estamos trabajando los subproce-sos del proceso de planifi cación de una auditoría, en este caso: i) la Revisión estratégica con su producto reporte de revisión estratégica (RRE), y ii) la Evaluación del Control Interno con su producto memorándum de Control Interno (MCI), que se constituyen en las bases sobre las cuales se construirá todo el trabajo del auditor.Otro aspecto a considerar es la utilización y distribución del RRE y del MCI. Mientras que los MCI es uno de los elementos para la planifi cación de la auditoría y a su vez sus resultados son comunicados a la Alta Dirección para que disponga las acciones correctivas del caso; los RRE es una especie de Informe Interno solo para fi nes de planifi cación por parte del auditor, perdiéndose una magnífi ca oportunidad de aportar valiosa información a la gestión de las entidades del Estado, debido principalmente a que la normatividad no prevé la comunicación del contenido de los RRE.

5. Conclusiones1. El RRE, como importante herramienta para la fase del planea-

miento, se encuentra normativamente limitada a la auditoría de gestión, debiendo examinarse la necesaria extensión a los exámenes especiales, muchos de los cuales abarcan temas complejos que inicialmente pueden ser de difícil comprensión o entendimiento.

2. En la práctica profesional de la auditoría en el sector pú-blico no es habitual hacer este esfuerzo de planifi cación sustentada con un RRE, es más incluso es prácticamente un tema desconocido por muchos profesionales auditores en el país.

3. Los auditores gubernamentales estamos desperdiciando una excelente herramienta que contribuiría signifi cativamente al desarrollo de la auditoría con objetivos y riesgos bien defi ni-dos, y con calidad en todas sus etapas.

4. La visión de conjunto de los negocios, programas y actividades contenidos en el RRE es un factor clave para que nuestras auditorias realmente tengan valor agregado para los stake-holders.

6. Bibliografía- Ley N°27785, Orgánica del Sistema Nacional de Control y

de la Contraloría General de la República (Jul. 2002).- Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU) aprobada con

Resolución de Contraloría N°152-98-CG del 18.12.98 y su modifi catoria efectuada con la Resolución de Contraloría N°141-99-CG del 25.11.99.

- Guía para el Planeamiento de la Auditoría Gubernamental, aprobada con Resolución de Contraloría N°152-98-CG del 18.12.98.