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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Tesis Previa a la Obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. TEMA: Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán. AUTORA: Sandra Lucero Revelo TULCÁN – 2013
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA:
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis Previa a la Obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría.
TEMA: Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la
empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
AUTORA: Sandra Lucero Revelo
TULCÁN – 2013
II
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA
En calidad de asesor del presente trabajo de tesis, certifico que la investigación
cuyo título es: Diseño de un sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito
para la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán, fue elaborado por la
estudiante del IX semestre de Contabilidad y Auditoría; Lucero Revelo Sandra
Margarita, con Nro. de Cédula 0401061692, el cual cumple con los requisitos
metodológicos y científicos que la Universidad “UNIANDES” exige, por lo tanto,
autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ing. Roberh Narváez MBA
ASESOR DE TESIS
III
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES”
extensión Tulcán, declaro que el contenido de la tesis de grado titulada “Diseño
de un sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la empresa
“Profemac” de la ciudad de Tulcán”, presentado como requisito para la obtención
previa al título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, es original, de mi propia
autoría y responsabilidad, dando potestad a la universidad, para que emplee éste
trabajo como bibliografía para futuras investigaciones relacionadas con el tema
planteado.
Sandra Lucero Revelo
AUTORA DE LA TESIS
IV
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por permitirme culminar con éxito mi carrera universitaria, por
iluminarme cada día y llevarme por la senda del triunfo en cada paso que doy.
A los catedráticos de la “UNIANDES” por quienes he llegado a obtener los
conocimientos necesarios para poder desarrollar con éxito este trabajo.
A mi madre por su apoyo en mis momentos de debilidad, a enseñarme que puedo
llegar a la meta con paciencia y perseverancia.
Al Dr. Rodrigo Tapia Fuertes por permitirme realizar en su prestigiosa empresa mi
trabajo de investigación.
Sandra Lucero Revelo
V
RESUMEN EJECUTIVO
El propósito de la presente propuesta dirigida a la empresa comercial “Profemac”
de la ciudad de Tulcán, es obtener un mayor entendimiento del papel que
desempeña la cartera de crédito dentro de la empresa, sobre la base de éste
mejor entendimiento se podrán tomar decisiones más acertadas que promuevan
un eficiente desempeño financiero.
El alcance del presente trabajo de investigación consta de tres capítulos, en el
primer capítulo, se hace referencia al marco teórico, el cual sustenta las bases
para el planteamiento de la propuesta permitiendo obtener definiciones y
estipulaciones que establezcan lineamientos para un mejor entendimiento del
problema.
En el segundo capítulo se fundamenta la forma como se va a proceder al estudio,
utilizando técnicas e instrumentos de investigación, acordes a la información
obtenida para orientar el trabajo de manera coordinada y coherente a la
interpretación de los resultados.
En el tercer capítulo se concreta la idea de dar solución al problema existente,
mediante el diseño de un sistema de cobro y recuperación de la cartera de
crédito, que permita mejorar la situación financiera actual de la empresa.
Ésta investigación examina la experiencia crediticia de la empresa comercial con
sus clientes, con el propósito de identificar el comportamiento de éstos con
respecto al crédito otorgado, así mismo efectuando procesos direccionados a
fortalecer y regular las políticas con sólidas prácticas en la gestión de cobro y
supervisión del riesgo de crédito comercial a cartera existente en la empresa.
VI
EXECUTIVE SUMMARY
The purpose of this proposal to the trading company "Profemac" Tulcán city is to
obtain a better understanding of the role of the credit portfolio within the company,
on the basis of this understanding may make more promoting an efficient sound
financial performance.
The scope of this research work consists of three chapters, the first chapter,
reference is made to the theoretical framework, which supports the basis for the
proposed approach can benefit definitions and provisions that establish guidelines
for better understanding of the problem.
The second chapter is based how it will proceed to the study, using research
techniques and instruments, in line with the information obtained to guide the work
in a coordinated and coherent interpretation of the results.
In the third chapter specifically the idea of solving the existing problem, by
designing a system of collection and recovery of the loan portfolio, which will
improve the financial situation of the company.
This research examines the experience credit trading company with its customers,
in order to identify their behavior with respect to credit extended, also addressed
making processes to strengthen and regulate policies with strong practices in
collection management and supervision commercial credit risk to the company's
existing portfolio.
VII
VIII
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN DE ASESORÍA ........................... ¡Error! Marcador no definido.
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA ............................. ¡Error! Marcador no definido.
AGRADECIMIENTO ............................................... ¡Error! Marcador no definido.
RESUMEN EJECUTIVO ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
ÍNDICE .............................................................................................................. VIII
INTRODUCCIÓN .................................................... ¡Error! Marcador no definido.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ........... ¡Error! Marcador no definido.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................... ¡Error! Marcador no definido.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ......................... ¡Error! Marcador no definido.
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA: ......................... ¡Error! Marcador no definido.
TIEMPO: ................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
OBJETO DE INVESTIGACIÓN: .............................. ¡Error! Marcador no definido.
CAMPO DE ACCIÓN: ............................................. ¡Error! Marcador no definido.
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: ......... ¡Error! Marcador no
definido.
OBJETIVO GENERAL ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................... ¡Error! Marcador no definido.
IDEA A DEFENDER: .............................................. ¡Error! Marcador no definido.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN .................... ¡Error! Marcador no definido.
Variable Independiente: .......................................... ¡Error! Marcador no definido.
Variable Dependiente: ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
JUSTIFICACIÓN DEL TEMA .................................. ¡Error! Marcador no definido.
METODOLOGÍA A EMPLEAR; MÉTODOS; TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
EMPLEADOS EN LA INVESTIGACIÓN. ................. ¡Error! Marcador no definido.
Métodos de Investigación: ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
Métodos Empíricos: ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
IX
Métodos Teóricos: ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Técnicas: ................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
Instrumentos de Investigación: ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Resumen de la Estructura de la Tesis..................... ¡Error! Marcador no definido.
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA.
............................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
CAPÍTULO I ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
1. MARCO TEÓRICO ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. .. ¡Error! Marcador no definido.
1.1.1. Evolución histórica de la contabilidad ........................ ¡Error! Marcador no definido.
1.1.1.1. Edad Antigua. ............................... ¡Error! Marcador no definido.
1.1.1.2. Edad Media. .................................. ¡Error! Marcador no definido.
1.1.1.3. Edad Moderna. ............................. ¡Error! Marcador no definido.
1.1.1.4. Edad Contemporánea. .................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2. ANÁLISIS SOBRE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE LA CONTABILIDAD.
¡Error! Marcador no definido.
1.2.1 La contabilidad .................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.1.1 Importancia de la Contabilidad ......... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.1.2 Tipos De Contabilidad. ..................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.1.3 Funciones De La Contabilidad .......... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.2 Contabilidad Financiera ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.2.1 Objetivos de la contabilidad Financiera ........... ¡Error! Marcador no
definido.
1.2.2.2 Características Básicas de la Contabilidad Financiera ........... ¡Error!
Marcador no definido.
1.2.3 Finanzas ............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.3.1 Objetivo General de las finanzas ...... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.3.2 Las finanzas y la Empresa ................ ¡Error! Marcador no definido.
X
1.2.4 Análisis Financiero ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.1 Objetivo del Análisis Financiero. ....... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.2 Alcance Del Análisis Financiero ........ ¡Error! Marcador no definido.
1.2.4.3 Estados Financieros Básicos para el Análisis Financiero ....... ¡Error!
Marcador no definido.
1.2.5 Activos Financieros ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
1.2.6 Cuentas Por Cobrar ........................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.6.1 Importancia de las Cuentas Por Cobrar ............ ¡Error! Marcador no
definido.
1.2.6.2 Alcance de las Cuentas Por Cobrar .. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.6.3 Clasificación de las Cuentas Por Cobrar. ......... ¡Error! Marcador no
definido.
1.2.6.4 Cuentas por Cobrar en las Empresas. .............. ¡Error! Marcador no
definido.
1.2.7 El Crédito. .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.7.1 Tipos de Créditos ............................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.7.2 Sistemas de Créditos ....................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.7.3 Crédito Comercial ............................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.7.4 Función del Crédito en las Empresas¡Error! Marcador no definido.
1.2.7.5 Créditos por Operaciones Comerciales ............ ¡Error! Marcador no
definido.
1.2.8 La Cobranza ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.8.1 Objetivo de la Cobranza ................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.8.2 Mecánica de Cobranza ..................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.8.3 Políticas de la Cobranza ................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.8.4 Técnicas de Cobranza ...................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.9 Cartera............................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.9.1 Sistema de Cartera ........................... ¡Error! Marcador no definido.
XI
1.2.9.2 Cartera Vencida ............................... ¡Error! Marcador no definido.
1.2.10 Sistema ............................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
1.2.10.1 Sistema de Información .................. ¡Error! Marcador no definido.
1.2.10.2 Sistema de Información Contable ... ¡Error! Marcador no definido.
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LAS TEORÍAS EXPUESTAS .......... ¡Error! Marcador no definido.
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO I. .................... ¡Error! Marcador no definido.
CAPÍTULO II ........................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
¡Error! Marcador no definido.
2.1. Caracterización de la Empresa “Profemac” en su Sector, Rama, Contexto Institucional y
Problema Seleccionado para la Investigación. ............................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE LA
INVESTIGACIÓN. ............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
2.2.1 Modalidades de la Investigación ....................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.1.1 Método Cualitativo ............................ ¡Error! Marcador no definido.
2.2.1.2 Método Cuantitativo ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.2 Tipos de Investigación ....................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.2.1 Investigación Exploratoria ............... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.2.2. Investigación Descriptiva ............................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.2.3 Investigación Correccional ................ ¡Error! Marcador no definido.
2.2.2.4 Investigación Explicativa................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3 Métodos de Investigación ................................................. ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3.1 Métodos Teóricos de la Investigación ............... ¡Error! Marcador no
definido.
2.2.3.1.1 Histórico Lógico ......................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3.1.2 Analítico Sintético ...................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3.1.3 Deductivo - Inductivo .................. ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3.1.4 Sistémico .................................. ¡Error! Marcador no definido.
XII
2.2.3.2 Métodos Empíricos de la Investigación ............ ¡Error! Marcador no
definido.
2.2.3.2.1 Observación Científica .............. ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3.2.2 Medición .................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.3.2.3 Análisis Documental................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.4 Validación por Vía de Expertos ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.5 Técnicas de Investigación ................................................. ¡Error! Marcador no definido.
2.2.5.1 La Entrevista .................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.5.2 La Encuesta ..................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.6 Instrumentos de Investigación .......................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.6.1 EL Cuestionario ................................ ¡Error! Marcador no definido.
2.2.7 Población .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.7.1 Muestra ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.2.8 Interpretación de Resultados a los clientes de la empresa “Profemac” . ¡Error! Marcador
no definido.
2.2.9 Interpretación de los Resultados de la Entrevista ............. ¡Error! Marcador no definido.
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ....................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.3.1 Diseño del Flujograma ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.3.1.1 Otorgamiento del crédito .................. ¡Error! Marcador no definido.
2.3.1.2 Recuperación de la cartera ............... ¡Error! Marcador no definido.
2.3.2 Representación Gráfica del Flujograma en el Proceso de Cobro y Recuperación de
Cartera de Crédito. ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.4 Conclusiones Parciales del Capítulo ......................................... ¡Error! Marcador no definido.
CAPITULO III .......................................................... ¡Error! Marcador no definido.
3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
¡Error! Marcador no definido.
3.1. PROCEDIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN.
¡Error! Marcador no definido.
XIII
3.1.1 Propuesta .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.1.1 Organigrama Funcional para la Empresa “Profemac” ............ ¡Error!
Marcador no definido.
3.1.1.2 Matriz FODA ..................................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.1.3 Políticas Crediticias .......................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.1.4 Estructura Organizacional para la empresa “Profemac” ......... ¡Error!
Marcador no definido.
3.1.2 Sistema de Otorgación de Créditos .................................. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.2.1 Solicitud del Crédito .......................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.2.2 Solicitud del cliente ........................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.2.3 Información Patrimonial del Cliente .. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.2.4 Análisis del jefe financiero ................ ¡Error! Marcador no definido.
3.1.2.5 Aprobación del Crédito ..................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.2.6 Concesión del Crédito ...................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3 Sistema de Cobranza dentro de la Empresa “Profemac”... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3.1 Faces del Procedimiento de la Cobranza ......... ¡Error! Marcador no
definido.
3.1.3.1.1 Prevención: ................................ ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3.1.2 Cobranza: .................................. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3.1.3 Recuperación: ............................ ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3.1.4 Extinción: ................................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3.2 Motivación en la Cobranza ............... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.3.2.1 Estimulaciones ........................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.4 Sistema de Recordatorio al Departamento de Cobranza de la Empresa ¡Error! Marcador
no definido.
3.1.5 Sistema de Recordatorio a los Clientes de la Empresa “Profemac”. . ¡Error! Marcador no
definido.
3.1.5.1 Cobranza por Escritorio. ................... ¡Error! Marcador no definido.
XIV
3.1.5.2 Cobranza Personal .......................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6 Sistema de Seguimiento y Control ..................................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6.1 Calificación de la cartera de créditos por edad de vencimiento
..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6.2 Clasificación por el Nivel de Riesgo .. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6.2.1 Nivel A o riesgo normal. ............. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6.2.2 Nivel B riesgo aceptable, superior al normal. . ¡Error! Marcador
no definido.
3.1.6.2.3 Nivel C riesgo apreciable .......... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6.2.4 Nivel D riesgo significativo ........ ¡Error! Marcador no definido.
3.1.6.2.5 Nivel E riesgo de incobrabilidad ¡Error! Marcador no definido.
3.1.7 Sistema de Recuperación de Créditos .............................. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.7.1 Etapas de Gestión de Cartera ......... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.7.1.1 Etapa Departamentaria: ............. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.7.1.2 Etapa Departamentaria con aviso a deudores solidarios: ¡Error!
Marcador no definido.
3.1.7.1.3 Etapa Prejurídica o de cobro a deudores solidarios: ....... ¡Error!
Marcador no definido.
3.1.7.1.4 Etapa Jurídica: .......................... ¡Error! Marcador no definido.
3.1.8 Acuerdos de pago ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
3.1.8.1 Requisitos para celebrar acuerdos de pago..... ¡Error! Marcador no
definido.
3.1.9 Castigo de Cartera ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
3.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS FINALES DE LA INVESTIGACIÓN. ...... ¡Error! Marcador no
definido.
3.2.1 Resultados de la Validación de la Propuesta .................... ¡Error! Marcador no definido.
3.2.2 Representación Gráfica de los Resultados de las Encuestas. ............ ¡Error! Marcador no
definido.
XV
3.2.3 Análisis de los Resultados de las Preguntas ...................... ¡Error! Marcador no definido.
3.3. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ....................... ¡Error! Marcador no definido.
CONCLUSIONES GENERALES............................. ¡Error! Marcador no definido.
RECOMENDACIONES ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
BIBLIOGRAFÍA ....................................................... ¡Error! Marcador no definido.
ANEXOS ................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
XVI
INTRODUCCIÓN
En el Ecuador existen leyes y normas que enmarcan la existencia de un sistema
de control en las entidades públicas y privadas, por esta razón el presente trabajo
de investigación se fundamenta en un sistema de indicadores y el diseño de
procesos que optimicen los recursos y mejore la productividad, sobre las bases
normativas de un control necesario para el cumplimiento de los objetivos
propuestos por la empresa “Profemac”. Con el desarrollo de este trabajo se
obtiene una visión integral de los recursos utilizados y las acciones ejecutadas,
con la finalidad de evaluar su gestión para redefinir sus estrategias en el caso que
se necesite.
La gestión de la cobranza viene de tiempos muy antiguos y en la actualidad no es
la excepción, en la que toda transacción económica puede ser al contado o a
crédito dando lugar al nacimiento de las cuentas por cobrar. La apertura de
mercados, la agresiva competencia, y la tecnología han llevado a los empresarios
a vivir un nuevo entorno de negocios basados en decisiones de riesgos.
Un elemento muy importante que permite diferenciar a una empresa de éxito o
fracaso, es la constante capacitación que las empresas le brindan a su personal,
sobre técnicas de negociación para todo tipo de clientes, dominando tanto
situaciones sencillas como complejas para conseguir efectivos compromisos de
pagos y lograr la recuperación de su cartera sin perder a sus clientes.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
La empresa unipersonal “Profemac” de propiedad del Sr. Rodrigo Tapia Fuertes,
está ubicada en las calles Pichincha y Bolívar (sector centro) de la ciudad de
Tulcán, dicha empresa reconocida jurídicamente en el registro oficial Nro. 196, del
pasado 28 de agosto del año 2001, y en la actualidad bajo resolución Nro. 826 del
22 de Diciembre del 2009, consta como contribuyentes especiales, tiene como
actividad principal la comercialización de material eléctrico, de construcción, y
ferretería en general, fue creada con la finalidad de brindar a sus clientes
diversidad de productos de alta calidad acorde a las exigencias del mercado y
XVII
bajo premisas de precios, sus ventas se las realiza de dos formas: al contado, y a
crédito, sea éste: público (instituciones, municipios provinciales, cantonales),
privado (comerciantes, industriales, instituciones mercantiles y civiles) y personal
(basado en la confianza o fe que merece quien lo solicita) concediendo plazos a
30, 60 y 90 días para su cancelación, de esta manera se hace uso del crédito
comercial para expandir la comercialización de sus productos, y así mismo
generar un crecimiento rentable en beneficio de todos los que trabajan en dicha
empresa. Pero los créditos otorgados por la empresa no se han cancelado dentro
de los plazos establecidos ocasionando falta de liquidez y reducción en la
efectividad de la cobranza.
Respecto a éste tema de cobro y recuperación de cartera comercial, se ha
indagado en la universidad “UNIANDES” extensión Tulcán, verificando que no
existen tesis de grado relacionadas con el presente tema de investigación, pero
existe la posibilidad que en otras universidades del país se han ejecutado tesis
referente a ésta situación problémica.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la empresa “Profemac” se aplica la política de otorgar créditos a sus
consumidores con la finalidad de incrementar las ventas, conservar los clientes
actuales y atraer nuevos, pero dichos créditos no han sido cancelados a la fecha
de su vencimiento, lo que ha ocasionado problemas en el sistema de cobranza a
cartera de crédito, no existe el respaldo económico necesario para resolver en
corto plazo la falta de liquidez, y evidentemente el problema de cartera surge
principalmente cuando la empresa ofrece crédito a sus clientes sin el análisis
adecuado de sus políticas de crédito y/o de la falta de control y vigilancia de la
cartera. Sin embargo, también existe un riesgo independiente a la capacidad de la
empresa para fijar sus políticas de crédito y cobranza representado por
condiciones circunstanciales y particulares del cliente que resultan en el
vencimiento del crédito, provocando un desequilibrio financiero.
Difícilmente el gerente de la empresa determina los flujos de efectivo en que debe
incurrir para conceder el crédito, lo cual ocasiona una inadecuada e inoportuna
información al momento de realizar un crédito, y deja de lado la probabilidad de
XVIII
no pago por parte de los clientes, es en éste contexto donde se genera una
cartera vencida excesiva que crea problemas financieros importantes para la
empresa.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo contribuir a un adecuado cobro y recuperación de cartera de crédito en la
empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán?
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA: El actual trabajo de investigación se va a
realizar en la empresa “Profemac”, ubicada en las calles Pichincha 5-39 y Bolívar
(sector Centro) de la ciudad de Tulcán.
TIEMPO: El tiempo estimado en el que se va a realizar la tesis de grado será en
aproximadamente seis (6) meses, tiempo necesario para su desarrollo y
aprobación.
OBJETO DE INVESTIGACIÓN: Gestión de información financiera
CAMPO DE ACCIÓN: Cartera de crédito
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: Contabilidad Financiera.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de cobro y recuperación que contribuya al adecuado control
financiero de cartera de crédito para la empresa “Profemac” de la ciudad de
Tulcán.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fundamentar teóricamente la información sobre sistema de cobro,
recuperación y cartera de crédito comercial.
Diagnosticar la situación actual de cartera de crédito y su incidencia en la
gestión financiera dentro de la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
Establecer los elementos constitutivos del sistema de cobro y recuperación
de cartera de crédito en la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
XIX
Validar la propuesta por la vía de expertos.
IDEA A DEFENDER:
Con el diseño de un sistema de cobro y recuperación se contribuirá a un
adecuado control de cartera de crédito, mejorando el desarrollo de la gestión
financiera en la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variable Independiente: Sistema de cobro y recuperación
Variable Dependiente: Cartera de crédito comercial
JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
El diseño de un sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito en la
empresa “Profemac” es de suma importancia, pues su aplicación permite que el
análisis e instrumentación de créditos se desenvuelva dentro de una norma
enmarcada en el contexto propio de una empresa comercial.
La existencia de un sistema propende a una recuperación de cartera vencida de
una manera más efectiva y oportuna a través de los procedimientos adecuados e
innovadores que permitirá mantener los márgenes pertinentes de vencimiento, a
la vez los cobros de los créditos otorgados a los clientes se lo hace de una forma
planificada, contribuyendo así a la disminución del riesgo de la incobrabilidad y
una recuperación del capital invertido.
Es de interés para la empresa éste proceso estratégico que a través de métodos
de seguimiento y control permite que éstas estrategias altamente eficientes,
mejore los índices de rentabilidad y baje los índices de iliquidez.
Se redefinen políticas de crédito, políticas de cobro, y seguimiento de los
préstamos orientados a persuadir al cliente a un comportamiento de cancelación
acorde al plan de pagos pactado en su concesión, así lograr mantener una
liquidez que permita atender oportunamente nuevos créditos requeridos por otros
clientes.
XX
Con la elaboración de la presente propuesta la empresa comercial “Profemac” de
la ciudad de Tulcán, adquiere los conocimientos necesarios para un apropiado
desenvolvimiento financiero, de igual manera la Universidad Regional de los
Andes “Uniandes” cuenta con un aporte investigativo, para futuras investigaciones
ya que se logrará la integración de los conocimientos teóricos y prácticos en la
solución de problemas financieros.
METODOLOGÍA A EMPLEAR; MÉTODOS; TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
EMPLEADOS EN LA INVESTIGACIÓN.
Métodos de Investigación:
En la presente tesis se van a emplear métodos empíricos y teóricos de la
investigación.
Métodos Empíricos:
Observación Científica
La observación Científica se la tomará en cuenta ya que se utilizarán los cinco
sentidos físicos para poder calificar cualquier acción dentro de la empresa para
luego ser analizada y construir puntos de vista llegando a determinar el problema
existente.
Recolección de Información:
Éste método contribuirá a la indagación y comprensión de los datos que se
requirieren para obtener una razonabilidad adecuada sobre el tema, utilizando la
entrevista como fuente de información y finalmente poder dar un diagnóstico
sobre la situación problémica.
Validación por vía de Expertos:
Permitirá la viabilidad de la propuesta, demostrando la efectividad de la
implementación de un sistema de cobro y recuperación dentro de la empresa
“Profemac”, y poder potenciar la inversión de este rubro.
Métodos Teóricos:
XXI
Método Histórico Lógico: Dicho método permitirá razonar en forma cronológica
y ordenada los diferentes problemas que la empresa “Profemac” tuvo al otorgar
créditos que no fueron cancelados a la fecha de su vencimiento y la forma
inadecuada de los cobros, desde que se creó la empresa, y compararlos con los
métodos actuales.
Método Analítico - Sintético Éste método se aplicará para revisar, ordenar, y
analizar la información recopilada y así obtener un mayor conocimiento y
comprensión sobre los fenómenos, hechos, por lo tanto dar una posible
alternativa de solución al problema a través de la propuesta que consta en el
documento, además se lo aplicará para sintetizar la información en los respectivos
capítulos que componen la tesis, detallando en cada uno los contenidos más
relevantes sobre el tema a ser investigado.
Método Inductivo - Deductivo Éste método se lo tomará en cuenta porque se
parte de un problema particular detectado en la Empresa “Profemac” proponiendo
una alternativa de solución, la misma que se la podrá generalizar a otras
empresas comerciales, para un mejor desempeño empresarial.
Método Sistémico: Mediante el método Sistémico lo que se pretenderá es
examinar cada uno de los elementos del sistema de cobro y recuperación a
cartera de crédito y conformarlos en un todo que permita mejorar la gestión
financiera de la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
Técnicas:
La técnica que se utilizará en la presente tesis de grado, es la Entrevista, la cual
la se aplicará en la fase del diagnóstico y será dirigida al encargado del
departamento de cobranzas de la empresa, mediante la cual se recolectará
información necesaria para la comprobación de a existencia del problema.
Instrumentos de Investigación:
El instrumento principal que se utilizará en la investigación será la guía de
entrevista plasmada en un cuestionario, que consta de un conjunto de preguntas
con el propósito de obtener información sobre la manera de cobro y otorgamiento
de los créditos comerciales dentro de la empresa.
XXII
Resumen de la Estructura de la Tesis.
La estructura de la tesis de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, estará compuesta acorde a la temática de la investigación,
estructurada por un conjunto pasos de acuerdo a la normativa que establece la
universidad, el cual consta de:
CUERPO PRELIMINAR: Portada de la tesis, (identificación de la
investigación), Página de certificación del autor, (declaración de autoría),
Página de certificación de asesor, (legitimación el tutor), Página de
dedicatoria, (es opcional), Índice general, (lista de partes que conforman la
tesis en el orden en que se presentan al interior del trabajo), Resumen
ejecutivo, (dar cuenta en forma objetiva, clara y breve el contenido de la
investigación, en español e inglés), Introducción, (la presentación de
manera clara y precisa de los fundamentos que sustentan la investigación).
Capítulo I: MARCO TEÓRICO. Éste capítulo sustenta teóricamente el
planteamiento de la propuesta, sirve como referencia para trabajar de una
manera coordinada y coherente de conceptos y proposiciones que
permitirán dar solución al problema.
Capítulo II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA. En éste capítulo se expone la manera como se va a realizar
el estudio, utilizando instrumentos que se emplearán de acuerdo a la
naturaleza de la información obtenida, el planteamiento de la propuesta se
la hizo a la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
Capitulo III: DESARROLLO DE LA PROPUESTA. En éste capítulo se
concreta el deseo que se planteó en el objetivo como una alternativa de
solución al problema formulado que se detectó en la empresa.
El trabajo de investigación culmina con: Conclusiones, (los alcances y
limitaciones del estudio realizado en forma concreta y directa),
XXIII
Recomendaciones (emitir juicios determinantes que puedan contribuir al
desarrollo del conocimiento), Bibliografía, (referencias bibliográficas de los
documentos y textos utilizados como apoyo en la investigación), Anexos
(material ilustrativo para facilitar la comprensión del trabajo realizado).
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA.
Aporte Teórico:
El aporte teórico con el que contribuirá el diseño de un sistema de cobro y
recuperación es la información teórica referente a nuevas estrategias por todos
los créditos que no han sido cancelados a la fecha de su vencimiento y que
permitirán un adecuado control financiero dentro de la Empresa “Profemac” de la
ciudad de Tulcán.
Significación práctica:
El diseño de un nuevo sistema de cobro y recuperación serán un instrumento de
mercadotecnia para promover el aumento de las finanzas, el otorgamiento de
créditos creará comportamientos positivos y mejores niveles en la gestión de
cobro, su impacto económico: maximizar las utilidades en el rendimiento de la
inversión, pues se establecerá compromisos efectivos de pagos a base de una
mayor productividad.
Novedad:
Dentro de la empresa “Profemac” actualmente las cuentas por cobrar representan
un rubro significativo sobre la inversión el cual no se lo ha recuperado
eficazmente, con el diseño de un sistema constituirá una herramienta para el
manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito concedidos a clientes y
estrategias de cobro.
XXIV
1
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
1.1.1 Evolución histórica de la contabilidad
Uno de los principales exponentes de esta teoría es:
Sánchez, (2004), pág. 39. Manifiesta que la contabilidad es una actividad tan antigua como la propia Humanidad. En efecto, desde que el hombre es hombre, y aun mucho antes de conocer la escritura, ha necesitado llevar cuentas, guardar memoria y dejar constancia de datos relativos a su vida económica y a su patrimonio: bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, consumía y poseía.
Se pude concluir que desde la antigüedad se ha hecho imposible concebir el
manejo de ninguna esfera económica sin el uso y aplicación de los criterios
derivados de la Contabilidad, pues una técnica que está en constante cambio,
basada en conocimientos razonados y lógicos
1.1.1.1 Edad Antigua.
De acuerdo a lo escrito por:
Vascones, (2004), pág. 15. En esta época ya se habla de Docente e investigador; asesor y consultor privado en procesos administrativos y organizacionales. Física y matemáticas Universidad Nacional; manifiesta que: Antiguos documentos nos revelan la existencia de una práctica contable rudimentaria de estas primeras culturas. Sin embargo, el primer indicio sobre la existencia de un sistema contable formal se remonta al año 4.000 A.C. El descubrimiento de una tabla con caracteres cuneiformes, perteneciente a la antigua cultura de los Sumerios y conservada hoy en el museo Británico, reveló por vez primera la existencia de un incipiente sistema de registro por partida simple, semejante a la que hoy utilizan las amas de casa para llevar sus cuentas familiares. La figura del Nomenclátor, una especie de antiguo contador quien era el encargado de llevar los registros de las transacciones comerciales en aquellas sociedades esclavistas. Por testimonio escrito se sabe de la existencia de dos libros contables, el Codex y el Adversa, asimilables en cierto modo al libro Diario y Mayor que hoy conocemos. Estos libros eran llevados a doble columna: a la izquierda se consignaban los ingresos bajo la denominación del Acceptum, similar al Débito actual, y en la derecha se anotaban los egresos, bajo el Expensum, similar al actual Crédito.
El origen de la contabilidad no se conoce con exactitud. Podría afirmarse, sin
embargo, que ella es tan antigua como el arte de contar y que surgió como
producto de la necesidad, a la sombra de las primeras actividades comerciales.
Sin duda, la aparición de los primeros sistemas contables tuvo como condición
necesaria la existencia de tres elementos esenciales: 1) Un desarrollo importante
del comercio; 2) El uso de la escritura; y 3) El manejo de un sistema numérico
2
adecuado que respondiera a las necesidades de registro. Estas primeras culturas,
en efecto, ya habían hecho el tránsito de una economía autosuficiente y de
consumo a una economía de cambio basada en la moneda; el producir más de lo
que se podía consumir dio origen a la oferta y por consiguiente a un mayor
desarrollo del comercio.
1.1.1.2 Edad Media.
Para la edad media se toma en cuenta a uno de los principales exponentes:
Gertz, (2000), pág. 44. Durante la Edad Media, tras la disolución del imperio Romano, el comercio declinó ostensiblemente y en consecuencia la práctica contable tendió a desaparecer. La contabilidad pasó entonces a ser una actividad exclusiva de la iglesia y los señores feudales. Tras las cruzadas y con las invasiones del Islam, renace el intercambio cultural entre Oriente y Occidente y con ello el auge del comercio. Este auge comercial tuvo como epicentro las ciudades de Génova y Venecia, las cuales pusieron en marcha, además de un comercio permanente en gran escala, un gran movimiento crediticio y bancario que revolucionó las finanzas de aquella época. Con la aparición del Fiorum como moneda universal de cambio – una especie de antiguo dólar – se facilitó enormemente la práctica de la contabilidad en aquella época, ya que la diversidad de monedas en cada feudo y región complicaba los registros y hacía más dispendiosa la labor contable.
Es en esta época, cuando la antigua práctica contable de partida simple a la vieja
usanza romana, empieza a ser sustituida progresivamente por un sistema más
perfeccionado. Por primera vez se tienen testimonios directos de la teneduría de
libros auxiliares con asientos cruzados y sus respectivas contrapartidas.
Como se ve, es en este tiempo, durante los siglos XIV y XV, cuando se da inicio a
un método riguroso y moderno de registro, con la introducción del concepto de
Partida Doble, el cual se ha mantenido sin muchas variaciones hasta hace pocas
décadas, así mismo hoy estos conceptos son de suma importancia para una
información financiera más completa y detallada permitiendo poder evaluar
actuaciones pasadas y ayudar a preparar planes para el futuro financiero.
1.1.1.3 Edad Moderna.
La contabilidad en la edad moderna lo explica:
Cerda, (2001), pág. 6. Con el surgimiento de la Revolución Industrial en el siglo XVIII y el consiguiente desarrollo del comercio a escala mundial, la economía se torna cada vez más compleja; surgen entonces nuevos retos y nuevas situaciones para las potencias coloniales en el campo de la administración y la producción, lo cual da un renovado impulso al desarrollo de la contabilidad. Con la aplicación masiva de las nuevas técnicas electromecánicas y de vapor en la producción, a finales del siglo XIX, se abre paso a un enorme desarrollo de la industria fabril y
3
manufacturera y por ende de la contabilidad de costos. Comienzan a aparecer los primeros estudios que analizaban los problemas de organización, control y administración en las empresas.
Así mismo esta etapa marco para que hoy en día la información sea concebida como un importante recurso de la organización debido a que las decisiones que deben tomarse requieren de mayor precisión y sistematización que reduzcan el margen de error y los tiempos de acción.
Hoy en día, con la utilización de potentes ordenadores en la práctica contable se
han abierto grandes posibilidades para el desarrollo teórico y matemático de la
contabilidad. Actualmente se han introducido modelos matemáticos de simulación
y alto rendimiento, para comparar una enorme variedad de alternativas de
decisión. Esta nueva tecnología informática también ha hecho posible la creación
de una Contabilidad Matricial por Partida Múltiple, o Partida n-sima, apoyada en el
desarrollo de la teoría de Vectrices n-dimensionales, (Matrices de matrices) la
cual promete revolucionar las técnicas de registro y almacenamiento de datos, y
convertirse en una poderosa herramienta de control gerencial y administrativo.
1.1.1.4 Edad Contemporánea.
Esta edad marca cambios determinantes en el manejo de la contabilidad así lo
razona:
Gertz, (2000), pág. 11. A comienzos del siglo XIX el proceso industrial empezaba su carrera de éxito, Adam Smith y David Ricardo, padres de la economía, fueron quienes iniciaron el liberalismo; es partir de esta época, cuando la Contabilidad comienza a sufrir los modificaciones de fondo y forma, que bajo el nombre de principios de contabilidad actualmente se siguen suscitando.
La bondad del primer diseño del Diario-Mayor-Único fue reunir en un solo volumen al Diario con su relación cronológica de conceptos, y al Mayor con la acumulación clasificada por esas cuentas, con sus respectivos cargos y abonos, ahorrándose así gran cantidad de tiempo, pues en vez de dos libros se llevaba uno solo.
Durante este siglo XIX, no sólo el auge económico trajo mayor desarrollo a las
prácticas contables en lo referente a agrupaciones profesionales, centros
docentes, y mandatos legales sobre la disciplina contable, sino que hubo también
cambios sustanciales en el fondo y la forma.
1.2. ANÁLISIS SOBRE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE LA
CONTABILIDAD.
1.2.1 La contabilidad
4
Es un proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la
información económica de una organización o empresa, por lo tanto:
Según García, (2008), pág. 19 describe el Concepto de Contabilidad como: “La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad”.
Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), establecen la Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos".
Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información ha
logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un
registro de hechos históricos, en la actualidad es una herramienta intrínsecamente
informativa, que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de
decisiones internas (dentro de la misma organización, este tipo de decisión
implica variación en el desarrollo habitual del negocio u empresa) y externas
(genera una conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores,
bancos y accionistas entre otros), por lo tanto la contabilidad no solamente se la
utiliza en una empresa común sino también en una estructura basada en
conocimientos razonados y lógicos que tienen como objetivo fundamental,
registrar y sintetizar las operaciones financieras de una entidad e interpretar los
resultados.
1.2.1.1 Importancia de la Contabilidad
De acuerdo a la importancia de la contabilidad uno de los principales exponentes
es:
García, (2009), pág. 16. Manifiesta que, La contabilidad es de suma importancia porque no solamente es la historia de una entidad, sino porque produce en unidad y estructuralmente información cuantitativa, procesadas en unidades monetarias de las transacciones comerciales que realiza la actividad económica.
Porque sin ella no se pueden registrar las operaciones practicadas, no se pude determinar si hubo ganancias o pérdidas en un negocio, no podría obtenerse ni proporcionar alguna información acerca del negocio, y porque no se llevaría un control riguroso sobre los bienes y deudas que tuviera el negocio.
En la actualidad es imposible concebir el manejo de ninguna esfera económica sin el uso y aplicación de los criterios derivados de la contabilidad, de la manera siguiente:
Sirve de instrumento de control y dirección de la actividad financiera.
5
Sirve de instrumento de programación y planificación de las actividades económicas en el proceso de desarrollo de las empresas y de la economía mundial.
Permite un mejor desarrollo de los entes económicos individuales haciendo uso de los efectos positivos que brinda las leyes económicas.
Contribuye al servicio social que resta la empresa y por ende actúa como instrumento de justicia social.
En definitiva la aplicación de la contabilidad empieza dentro de las propias
insuficiencias, para controlar gastos e ingresos y conocer a que necesidades se
debe hacer frente y con qué recursos contamos para ello, de igual manera dentro
de una organización el empresario debe conocer en cada momento la información
contable para la toma acertada de decisiones.
1.2.1.2 Tipos De Contabilidad.
Los diversos tipos de contabilidad se los clasifica de modo que se adecuen a la
necesidad de la empresa así lo muestra:
Vásconez Arroyo, (2004), pág. 77. Se describen los tipos de contabilidad en la siguiente manera:
Contabilidad de Gestión.
Contabilidad de Costos.
Contabilidad Financiera.
Contabilidad Fiscal.
Contabilidad Administrativa.
Contabilidad por Actividades.
Contabilidad de Flujo.
Contabilidad General de las Empresas.
La contabilidad puede ser clasificada en múltiples ramas, dependiendo del criterio
de división utilizado, de acuerdo con el tipo de unidad económica a la que se
refiere la información contable generada se pude realizar la clasificación. Todos
estos tipos de Contabilidades proveen información útil acerca de una entidad
económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios.
1.2.1.3 Funciones De La Contabilidad
Las funciones que desempeña la contabilidad son valiosas para el desempeño
empresarial así lo afirma:
6
Goxens, (2007), pág. 28. La contabilidad se muestra en su actuación mediante distintas facetas de su trabajo que toman el nombre de funciones contables o aspectos diferentes entre estas funciones se destacan las siguientes:
Función Histórica: Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa. Por ejemplo la anotación de todos los cobros y pagos por fecha, por monto entre otros.
Esta función permite a la organización establecer sus actividades desde el pasado
en forma ordenada hasta el presente, para tener un registro contable
sistematizado y ordenado.
Función Estadística: Es el reflejo de los hechos económicos, en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada por ellos la situación del negocio.
Los datos estadísticos le dan a la empresa una enfoque claro en porcentajes de
cómo evolucionan las actividades económicas
Función Económica: Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto, por ejemplo: el análisis de, a qué precios se deben hacer las compres y las ventas para conseguir una ganancia.
Esta función brinda un panorama de cada uno de los pasos a seguir para poder
determinar el precio de un producto y cuál será la ganancia obtenida.
Función Financiera: Analiza la obtención de los recursos dinerarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa, por ejemplo: ver con qué dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros de los clientes, y los compromisos de pago con sus acreedores para poder en todo momento dispone de dinero con que hacer frente a los pagos comprometidos y evitar la situación anormal de los negocios llamada suspensión de Pagos.
Mediante esta función la organización mide el nivel de rentabilidad así como la
obtención, utilización e incremento de recursos monetarios a través del tiempo
con un fin determinado, además la aplicación oportuna y correcta de recuso para
lograr o intentar un equilibrio entre las diversas peticiones de los accionistas.
Función Fiscal: Es saber cómo le afectan las disposiciones fiscales mediante las cuales se fija su contribución a las cargas públicas, o sea, conocer todos los impuestos.
Ayuda a estar al día con todas las obligaciones en cuanto a pagos de impuestos
para la adecuada operatividad de la organización presentando sus pagos de
acuerdo a lo establecido por la ley de rentas internas.
Función Legal: Conocer los artículos del código de comercio y otras leyes que puedan afectar a la empresa, para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido jurídico de sus actividades.
7
Se la aplica en todos los procedimientos desde la constitución de la organización
y en todas sus fases de desempeño empresarial.
Las funciones contables son un conjunto de faces indispensables para trabajar
con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para poder acumular,
procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio de una organización,
éstas funciones conforman una serie de pasos a realizar para producir y
comunicar evidencias sustentativas sobre la información contable de las
operaciones de una organización.
1.2.2 Contabilidad Financiera
En cuanto a la Contabilidad Financiera el concepto más claro lo interpreta:
El Diccionario de Finanza, (2009), pág. 107. La contabilidad Financiera, es un sistema contable que se ocupa de los movimientos de ingreso y egresos de fondos de las inversiones que se hagan con los excedentes y, por añadidura, de todas las cuentas que se relacionen con el aspecto financiero de una organización, además se la puede definir como la técnica que se la utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que le afectan, con el objeto de facilidad a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
En el Ecuador la contabilidad juega un papel muy importante tanto en las
empresas públicas como privadas, ya que a través de los resultados contables se
mueve la economía de cada sector, permitiendo la toma de decisiones que
beneficien en el presente o a futuro, además, la contabilidad financiera es una
técnica que tiene como finalidad principal informar sobre los efectos de las
operaciones cuantificables en dinero practicadas utilizando ciertos principios al
registrar, clasificar en términos monetarios datos financieros y económicos para
informar en forma eficiente las operaciones de la vida de una organización.
1.2.2.1 Objetivos de la contabilidad Financiera
Los objetivos que persigue la contabilidad financiera son determinantes para el
manejo eficaz de las fianzas así lo enseña:
García, (2009), pág. 14, 15. La finalidad de la contabilidad financiera y, por lo tanto, de la información es proporcionar información que siendo útil, confiable y comprensible, sirva de base para la toma de decisiones. Además del anterior fin principal la contabilidad financiera comprende los siguientes objetivos generales:
8
Ejercer un eficiente control financiero de los recursos que disponen y de las operaciones que realizan las entidades. El objetivo de controlar consiste en supervisar, comprobar que los recursos se utilicen conforme a lo planeado y que las actividades se realicen también conforme a lo planeado.
Obtener, preparar y proporcionar información útil, confiable y comprensible, orientado a los diferentes usuarios para que tomen a tiempo decisiones acertadas.
El objetivo principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la
vida económica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar
decisiones que beneficien en el presente o a futuro. También proporciona los
Estados Contables o Estados Financieros que son sujetos al análisis e
interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes
estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa.
1.2.2.2 Características Básicas de la Contabilidad Financiera
El conjunto de características de la contabilidad financiera lo explica de manera
precisa:
Guajardo, (2008), pág. 35. La característica principal de la información financiera es la utilidad, entendiendo por esta la adecuación a las necesidades de los usuarios, para que dicha característica se dé, la información financiera debe tener a su vez, al menos las siguientes cuatro características Confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad.
Confiabilidad
Para que la información Financiera sea confiable es necesario que el proceso de integración y cuantificación de la información haya sido objetivo, que las reglas bajo las cuales se genera la información sean estables y, que exista la posibilidad de verificarlos pasos seguidos en el proceso de elaboración de la misma.
Relevancia
La información contenida en los estados financieros es relevante en la medida en que influye en la toma de decisiones de las personas que la utilizan.
Comprensibilidad
La idea es, de que, la información financiera debe ser fácilmente comprensible para el usuario, partiendo de la base de que estos tienen un conocimiento razonable de la economía y del mundo de los negocios.
Comparabilidad
Esta característica se refiere al hecho de que la información financiera suministrada a los usuarios les permita hacer comparaciones con otras entidades, con otros periodos y contra ella misma en aspectos específicos.
Todas estas características conforman un conjunto de principios y procedimientos
contables que deben ser implementadas necesariamente en una organización
9
para la rendición de informes a los usuarios sobre el movimiento financiero,
cubriendo la totalidad de las operaciones de la organización. Esto se aplica en
todo tipo de empresas del sector público o privado.
1.2.3 Finanzas
Las finanzas es una ciencia que estudia la obtención, utilización e incremento de
recursos monetarios a través del tiempo, así lo expone:
Levy, (2009), pág. 39. El concepto tradicional es que las finanzas tienen por objeto la maximización de los recursos de la empresa, es proveer los medios suficientes y necesarios para enfrentar los pagos, en este sentido sencillo, las finanzas cubren la planeación financiera que a su vez involucra la estimación de entradas y salidas de fondos de caja para la operación, la generación de recursos operativos por financiamientos, así como: su uso, inversión, distribución y control.
Las finanzas en las empresas contemplan la planeación de recursos económicos para definir y determinar cuáles son las fuentes de recursos naturales (operaciones normales de la empresa), así como, las fuentes externas más convenientes para que dichos recursos sean aplicados en la forma más óptima tanto en operaciones como en inversión, y así hacer frente a todos los compromisos económicos presentes y futuros.
Dentro de las empresas Comerciales las finanzas determinan la posición
financiera real microeconómica como la tasa de interés, crédito comercial,
financiamiento a corto y largo plazo, regulaciones financieras e instrumentos
financieros para poder tomar decisiones relacionadas con la cartera de crédito
comercial, esto lo podemos observar dentro de las cooperativas de Ahorro y
Crédito.
1.2.3.1 Objetivo General de las finanzas
El objetivo de las finanzas juega un papel decisivo y oportuno dentro de las
empresas comerciales, así lo revela:
Castro, (2008), pág. 13. La razón principal por la cual las empresas son descapitalizadas no es por las contingencias económicas, sino por el proceder de sus propios dueño, quienes por desconocimiento acerca de la administración financiera, las llevan a perder tanto dinero que un día ya no es posible sostenerlas sin una inversión nueva, la dinámica de entradas y salidas de dinero pueden ser administradas con un registro llamado “Flujo de Efectivo” es el método más sencillo para llevar un control de la empresa, tienen columnas que representan periodos, que comúnmente son semanas o meses y consta de un renglón llamado saldo inicial, un apartado de entradas y otro de salidas y finalmente un renglón llamado saldo final, con este registro elaborado periódicamente y proyectado a periodos futuros se podrá tomar decisiones con anticipación.
La función principal de las finanzas en las distintas empresas es aportar
información más dinámica de la organización, complementando a la información
10
contable y fijar las políticas de obtención de fondos para las inversiones presentes
y futuras. Esto se ve reflejado en los diferentes lineamientos que dictaminan todo
tipo de organizaciones financieras.
1.2.3.2 Las finanzas y la Empresa
Las finanzas dentro de las empresas aplican en forma oportuna y correcta los
recursos para lograr más rentabilidad, como lo manifiesta:
Morales, (2008), pág. 16. La administración financiera es el área que establece un conjunto de técnicas y métodos que buscan la optimización de los recursos monetarios de una empresa La función financiera en las empresas se dividen en cuatro partes:
Financiamiento allegarse recursos buscando conseguir en los montos necesarios el costo más bajo y con los menores riesgos.
Inversión aplicar los recursos en los renglones más rentables sin descuidar la liquidez.
Dividendos la retribución a los accionistas por su inversión en la empresa.
Administración de Riesgos actividad consistente en estudiar y controlar los riesgos que pueden surgir en las actividades financieras como mantenimiento de deudas, compra de activos, inversiones, entre otros.
Las Finanzas dentro del desarrollo comercial permiten implementar estrategias de
acción concurrente y propulsar estas acciones tendientes a la protección, y buen
desarrollo de las actividades comerciales, a la teoría de la óptima productividad
para la maximización de las ganancias.
1.2.4 Análisis Financiero
El análisis financiero es el conjunto ordenado de acciones que se hacen mediante
la lectura crítica y el análisis objetivo de los estados financieros, por ello lo
manifiesta:
Gil Álvarez Ana. pág. 32. El Análisis Financiero forma parte de un sistema o proceso de información cuya misión es la de aportar datos que permitan conocer la situación actual de la empresa y pronosticar su futuro, por lo que es muy importante analizar y conocer con más amplitud este tema en los siguientes contenidos.
El realizar un análisis financiero organizacional pretende conocer cuál es el
estado de liquidez de la organización, y si el indicador es alto o bajo determinar
hasta qué punto será conveniente su tamaño, saber cuál es el nivel de
endeudamiento, el compromiso y desempeño de la administración en las políticas
de la empresa.
11
1.2.4.1 Objetivo del Análisis Financiero.
El objetivo trascendental del análisis Financiero lo describe en forma contundente:
Rubio, (2007), pág. 2. Se trata de un proceso de reflexión con el fin de evaluar la situación financiera actual y pasada de la empresa, así como los resultados de sus operaciones con el objetivo básico de determinar de mejor modo posible una estimación sobre la situación y los resultados futuros el proceso de análisis consiste en la aplicación de un conjunto de técnicas e instrumentos analíticos a los estados financieros para deducir una serie de medidas y relaciones que son significativas. En consecuencia la función esencial del análisis de los estados financieros es convertir los datos en información útil, razón por la que el análisis a los estados financieros debe ser básicamente decisional de acuerdo con esta perspectiva, a lo largo del desarrollo de un análisis financiero, los objetivos perseguidos deben traducirse, traducirse en una serie de preguntas concretas.
En la empresa comercial el objetivo del análisis financiero juega un papel muy
importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo
de sus actividades, por ello la necesidad del conocimiento de los principales
métodos de análisis financieros, así como su interpretación para introducir a las
empresas en un mercado competitivo.
1.2.4.2 Alcance Del Análisis Financiero
El alcance del análisis financiero hoy en día es decisivo para la toma acertada de
decisiones en la empresa, así lo enseña:
Jaramillo, (2009), pág. 3.Anteriormente se hacía análisis financiero exclusivamente para determinar si a una empresa se le podía prestar dinero de una entidad financiera. Actualmente, se hace también para interpretar, cuantificar, modelar, evaluar riesgos y alternativas con el fin de planear y recomendar las decisiones que se deben tomar
Existe el análisis financiero interno y externo, el primero se lo aplica a la situación financiera actual de la empresa y el segundo para terceros.
El interno se lo utiliza para emitir el diagnóstico de la situación financiera actual de la compañía para determinar las fortalezas, oportunidades debilidades y amenazas en términos financieros de la empresa y para planear el futuro de la misma.
El análisis externo se utiliza según los objetivos que se persigan en un momento determinado, cuando se solicita un crédito a una entidad
financiera, o para conocer la posición financiera de la competencia.
El alcance del análisis Financiero representa para la organización un nivel alto de
información proporcionando al gerente y accionistas los parámetros bajo los
cuales la organización desarrolla sus operaciones financieras. Además evaluar el
rendimiento y el nivel de riesgo de las inversiones.
12
Dentro de las cuentas por cobrar el análisis financiero permite a las
organizaciones mediante los cálculos razonables determinar el número de veces
que han rotado las cuentas por cobrar a clientes durante el periodo contable y así
poder establecer el monto que representan esta cuenta y poder evaluar la política
de créditos y el comportamiento de su gestión de cobros, y el plazo promedio de
tiempo que la organización debe esperar para recibir el efectivo después de
realizar una venta
1.2.4.3 Estados Financieros Básicos para el Análisis Financiero
El producto final del proceso contable es la información financiera, elemento
imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones, la
información financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente
en la evaluación de la situación financiera, de la rentabilidad y de la liquidez por
ello:
Según, Guajardo, De Guajardo Nora, (2008) pág. 44. Tomando en cuenta las necesidades de información de los usuarios, la contabilidad financiera considera que todo negocio debe presentar cuatro informes básicos:
El Estado de Resultados, que informa sobre la rentabilidad de la operación.
El Estado de Variaciones en el capital contable, cuyo objetivo es mostrar los cambios en la inversión de los dueños de la empresa.
Estado de Situación financiera, cuyo fin es presentar una relación de recursos (activos de la empresa), así como, de las fuentes de financiamiento (pasivo) de dichos recursos.
El estado de flujo de efectivo, cuyo objetivo es dar información acerca de la liquidez del negocio, es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo lo cual constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.
Los estados financieros son básicos para estructurar un análisis financiero, pues
depende de éste para tomar decisiones racionales en relación a los objetivos de
la empresa para el manejo óptimo de sus finanzas, una adecuada caracterización
y cumplimiento de los estados financieros son clave para el desarrollo de un
análisis financiero exitoso.
1.2.5 Activos Financieros
Los activos financieros crean valor para la producción económica de las empresas
como lo describen:
13
Meigs, Williams, Haka, Bettner, (2000), pág. 269. El efectivo que no es requerido en el futuro inmediato se invierte frecuentemente en valores de corto plazo, altamente líquidos, estas inversiones son más productivas que el efectivo, porque producen ingreso, mediante interés y dividendo. Si el negocio necesita más efectivo del que tiene en sus cuentas bancarias, fácilmente puede convertir de nuevo parte de sus inversiones en efectivo.
El término “Activos Financieros” no solo describe el efectivo, sino también aquellos activos fácil y directamente convertibles en valores conocidos de efectivo. Estos activos incluyen efectivo, inversiones de corto plazo y cuentas por cobrar, estos tres tipos de activos están estrechamente relacionados y representan formas de dinero, en resumen, los negocio almacenan dinero en tres formas básicas efectivo, inversiones de corto plazo, y cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar al igual que el efectivo, tienen valores nominales estipulados. No obstante, las grandes compañías no esperan cobrar cada dólar de sus cuentas por cobrar ya que algunos clientes simplemente no podrían realizar el pago completo, por consiguiente, las cuentas por cobrar aparecen en el balance general por una cuantía estimada por cobrar, llamada: Valor Neto Realizable.
Los activos financieros en las organizaciones constituyen la base para poder
definir el efectivo de la misma y éstos tienen sus propias características,
beneficios y riesgos pus representan una inversión un mecanismo de financiación
que es necesario para el comportamiento económico en la empresa.
1.2.6 Cuentas Por Cobrar
Las cuentas por cobrar son el derecho que tiene la empresa de exigir a los
clientes, el pago de su adeudo derivado de las ventas a crédito, para poder
comprender:
Según, Chiriboga, (2008), Pág. 58. Las cuentas por cobrar representan valores de cobro inmediato provenientes del giro normal del negocio, consistente principalmente en intereses y comisiones ganados, pagos por cuenta de clientes por cobrar, originados en venta, arriendos, anticipos o acciones suscrita, el grupo de cuentas por cobrar también incluye montos provisionados para cubrir eventuales perdidas de las correspondientes cuentas por cobrar.
El origen principal de los ingresos de la empresas privadas dedicadas a la
compra-venta de mercadería son sus ventas que proporcionan liquidez inmediata
en la transacción de venta, pero a su vez para animar compras más frecuentes y
de mayor volumen ofrecen a sus clientes créditos, esta flexibilidad en los métodos
de compra benefician a la organización en sus ingresos, y a los clientes al realizar
compras sin tener el efectivo inmediato.
1.2.6.1 Importancia de las Cuentas Por Cobrar
La explicación más acertada sobre la importancia de las cuentas por cobrar es:
14
Chiriboga, (2008), pág. 63. Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones.
Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.
En las empresas las cuentas por cobrar representan un rubro muy alto siendo las
primeras o segundas cuentas más grandes en el balance, la cuenta representa a
todos los créditos comerciales pendientes de pago, por ello es muy necesario
realizar un seguimiento a estas cuentas.
1.2.6.2 Alcance de las Cuentas Por Cobrar
El alcance de estas cuentas representan las primeras o segundas cuentas más
grandes en los balances de las empresas, de esta manera:
Según Meigs, Williams, Haka, Bettner, (2000), pág. 280. Uno de los factores decisivos implícitos en el crecimiento de la economía es la tendencia a la venta de bienes y servicios a crédito, las cuentas por cobrar comprenden el activo financiero más grande de muchas compañías comerciales”.
Las cuentas por cobrar son activos relativamente líquidos, que generalmente se
convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 días. Por consiguiente las
cuentas por cobrar de los clientes generalmente aparecen en el balance general
inmediatamente después del efectivo y de otras inversiones de corto plazo en
valores negociables, los activos que están relativamente cercanos al efectivo se
los conocen como activos corrientes.
1.2.6.3 Clasificación de las Cuentas Por Cobrar.
Manifiesta en forma clara:
Granados, (2002), pág. 132. Las cuentas por cobrar pueden clasificarse de acuerdo a su disponibilidad: A CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO.
Corto Plazo: Son aquellas cuya disponibilidad se realiza en un plazo no mayor de un año después de la fecha del balance o ciclo financiero a corto plazo y se presentaran en el activo circulante.
Largo Plazo: Son las cuentas por cobrar a un plazo mayor que el ciclo financiero de la empresa a un año, deberán presentarse fuera del activo circulante.
15
El plazo de las cuentas por pagar dentro de las organizaciones depende
exclusivamente del gerente quien es el encargado de emitir o negar el crédito, así
mismo, él determina el monto y el plazo para cancelar dichos créditos, y es la
administración quien se encarga de los cobros respectivos.
1.2.6.4 Cuentas por Cobrar en las Empresas.
Las cuentas por cobrar dentro de una empresa son un rubro de liquidez muy
representativo, así lo sostiene:
Cardozo, (2004), pág. 80. Registra los importes pendientes de cobro tales como los rendimientos derivados en operaciones complementarias en el desarrollo del objeto social y de la intermediación financiera, las comisiones por servicios prestados y pagos por cuenta de asociados u otras personas deudoras, venta de bienes, deudores por prestación de servicios, intereses de cartera de crédito, promesas de compra venta, anticipos de contratos, honorarios entre otros. Igualmente registra adelantos a empleados de los cuales se espera rendición y legalización de cuentas en breve término, y además sumas por cobrar devengadas por cualquier otro concepto.
Las cuentas por cobrar en las empresas de hoy juegan un papel decisivo ya que
representan un volar significativo para la liquidez de la empresa, las mismas que
pueden ser controlables y administradas de manera eficaz mediante la
implementación de un apropiado sistema de cobro y recuperación.
1.2.7 El Crédito.
El crédito es la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancías o servicios,
sobre la base de la confianza a cambio de un valor equivalente esperado en un
futuro, lo expresa más razonablemente.
Montaño, (2010), pág. 12. El crédito se puede definir como la confianza dada o recibida a cambio de un valor. La palabra proviene del latín CREDITUM, asentimiento, es decir, aprobación de lo que un tercero ha sugerido o propuesto, se otorga crédito cuando existe confianza en que el sujeto del mismo cumplirá la obligación que ha contraído.
El crédito en las empresas surge como consecuencia de aumentar las ventas de
sus mercaderías, mantener a su cliente y buscar nuevos, un medio más
equilibrado y menos costoso de obtener recursos por medio de los pasivos a corto
plazo. Esto se convierte en una política de las organizaciones a lo largo del
tiempo como es el caso de las empresas comerciales específicamente.
16
1.2.7.1 Tipos de Créditos
Los créditos son de diferentes tipos, así:
Según López, (2005), pág. 65. Existen algunos tipos de crédito entre ellos los más utilizados son:
Crédito Tradicional
Crédito al Consumo
Crédito Hipotecario
Crédito Consolidado
Crédito Personal
1.2.7.2 Sistemas de Créditos
Existen algunos tipos de créditos de acuerdo a la necesidad del cliente por esto:
Según, Rodríguez, (2010), pág. 295. Al generalizarse la concesión del crédito, este es un nuevo elemento de competencia y, el comerciante, en busca de aumento en el negocio, ofrece ventajas de distinta índole a sus clientes mediante nuevos sistemas de créditos, así por ejemplo: ya no se piensa lograr una utilidad al diferir el cobro, prefiere ofrecer un premio en forma de descuento a quien realice pronto pago, en este sentido se enumera una serie de tipos de créditos:
Sistema de pago mensual.
Sistema de crédito renovable.
Sistema de carta crédito.
Sistema de cupones.
Sistema de crédito por cooperativa.
Sistema de pago a plazos.
Un sistema de crédito que se adapte al cliente ofrece condiciones favorables de
pago, pues al diferir el cobro de las mercancías obtiene beneficios tanto la
empresa al tener mayor clientela y aumento en sus ventas, el cliente escoger un
sistema más conveniente.
1.2.7.3 Crédito Comercial
Para poder comprender este tema de forma clara, nos enseña:
Montaño, (2010), pág. 13. El crédito es la capacidad para lograr un préstamo en efectivo o en mercancía para liquidarlo en una fecha futura, determinada, mediante la promesa moral de hacer el pago oportuno.
Es un contrato mediante el cual una entidad anticipa fondos a un cliente contra la entrega por este de un documento crediticio a plazos, surgido como consecuencia
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de una operación de venta de bienes o prestación de servicios para que a su vencimiento la entidad lo cobre, la cantidad puesta a disposición del cliente es, generalmente el importe nominal del documento crediticio entregado, menos una cantidad deducida de éste, en concepto de intereses y comisiones.
EL crédito en la actualidad es indispensable para una economía en crecimiento
gracias al crédito las personas, las empresas, y los Estados pueden tener acceso
a recursos que, de otra forma, serían difíciles de obtener, los créditos pueden
incentivar el consumo de las personas, y de esta forma, activar el sistema
productivo del país.
1.2.7.4 Función del Crédito en las Empresas
El crédito es un agente de producción y un medio de cambio ya que aumenta el
volumen de las ventas, como lo declara:
López, (2005), pág. 68. Dentro de las empresas es una anotación que se hace en el haber de una cuenta, es un valor monetario que representa una promesa de pago a futuro de conformidad con la ley del impuesto sobre la renta y para efectos de determinación del ajuste anual se considera crédito el derecho que tiene una persona acreedora a recibir de otra deudora, una cantidad en numerario, entre otros, los derechos de créditos que adquiera la empresa de factoraje financiero, las inversiones en acciones de sociedades de inversión en instrumento de deuda y las operaciones financieras derivada, que por medio de las cuales una parte entrega recursos líquidos a otra y esta última a su vez garantice la responsabilidad de readquirir las mercancías, los títulos o las acciones referidos en la operación por un monto igual al entregado por la primera parte más un cargo proporcional por interés.
Las empresas comerciales gracias a los créditos pueden realizar proyectos e
inversiones que les permitan mejorar su producción y sus ingresos, que, en
últimas, también son ingresos para el país, al Estado los créditos le permiten
llevar a cabo inversión social, en infraestructura y otros propósitos para mantener
la actividad económica del país en niveles aceptables o favorables.
1.2.7.5 Créditos por Operaciones Comerciales
Los créditos en las empresas comerciales son fuente de aplicación y apertura de
nuevos mercados, al dotar de poder de compra a importantes sectores de la
población, así lo enuncia:
Muñoz, (2008), pág. 271. Se considera como activos financieros a los créditos comerciales siempre que resulten con valoración favorable para la empresa. Dichos créditos comerciales quedan definidos como aquellos saldos deudores representados por instrumentos financieros y cuentas que tengan su origen en el tráfico de la empresa, así como las cuentas con las administraciones públicas, incluso las que correspondan a saldos con vencimiento superior a un año.
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Las cuentas de “Clientes” son utilizadas en el registro de aquellos créditos a favor
de la empresa que sean originadas por operaciones de tráfico y que constituyan
una actividad principal, como lo son los créditos con los compradores de
mercaderías y demás existencias, y con los usuarios de los servicios prestados
por la empresa. Las relaciones que originan el registro de un cargo en la cuenta
de clientes, son consecuencia de los ingresos pendientes de cobro de
operaciones de ventas o prestaciones de servicios, envases y embalajes
facturados a los clientes con facultad de devolución y de intereses devengados
por los aplazamientos de los cobros.
1.2.8 La Cobranza
Es un proceso de gestión de cobro de los créditos otorgados a los clientes de la
empresa, por ello:
Según Godoy, Florida, (2006), pág. 159. Define a la cobranza como la actividad destinada a la recaudación de fondos mediante el cobro por ventas efectuadas al contado o por créditos de diversas clases a cobrar, también se dice que es el medio o expediente para conseguir un objetivo utilizando diversas herramientas para intentar el cobro de las cuentas que una organización posee.
En la actualidad, uno de los grandes problemas de las empresas que venden
bienes o servicios a crédito, es la recuperación de éste, por ello surgen algunas
preguntas como: ¿Cuántas empresas han cerrado porque sus clientes no les
pagan, lo importante es visualizar que las organizaciones de tipo comercial deben
prevenir el riesgo y proyectar una rentabilidad en corto, mediano o largo plazo a
fin de no solo permanecer en el mercado, sino de buscar formas más pertinentes
y adecuadas de ofrecer préstamos a crédito y sobre todo tener una cartera sana.
1.2.8.1 Objetivo de la Cobranza
El objetivo es el de recuperar el dinero adeudado mediante el desarrollo de un
sistema efectivo, lo presenta de forma razonable:
Godoy, (2006), pág. 160. Es muy importante entender que el “objetivo” de la cobranza es mantener sanos portafolios de crédito existentes en la empresa. Por lo tanto las estrategias de negocio orientadas al cumplimiento de este objetivo se fundamentan en un proceso integral”.
Este objetivo se refiere a que se debe tener bien establecidas las políticas de
crédito y cobranza, tener bien planeadas técnicas y estrategias que permitan
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recuperar créditos vencidos; toda organización debe de generar objetivos,
inclusive las del sector salud.
1.2.8.2 Mecánica de Cobranza
Para discernir mejor este tema, lo manifiesta claramente:
Rodríguez, (2010), pág. 296. El éxito encargado de la cobranza no ha de medirse por la forma en que va continuamente disminuyendo el activo representado por las cuentas por cobrar, lo difícil del cobro es realizarlo manteniendo en un buen nivel a la empresa, en cuanto a las cantidades y a la fecha de vencimiento se refiere, sin dañar el buen nombre de la empresa y la buena voluntad de los clientes hacia ella, como conclusión podemos decir que el buen cobro está basado en:
Políticas (procedimientos)
Gestión de Cobro (cobro pronto de acuerdo a las fechas de vencimiento)
Control de operaciones (ayudar a la gestión de ventas)
Para la gran mayoría de los mercados competitivos que ofrecen créditos a sus
clientes, para maximizar sus utilidades la cobranza se convierte no en un
procedimiento continuo, sino esporádico, el cual requiere de un importante
seguimiento y control de las acciones para poder recuperar el monto y de las
cuentas por cobrar, y brindar a la empresa mayor liquidez.
1.2.8.3 Políticas de la Cobranza
Las políticas de cobranza son para la empresa la base sobre la cual determinan la
acción crediticia, por lo tanto:
Según Besley, (2008), pág. 598. Se refiere a los procedimientos que la empresa sigue para solicitar el pago de sus cuentas por cobrar. La empresa de be determinar la fecha y la manera en que dará notificación de la venta a crédito al comprador, cuanto más pronto recibe un cliente una factura, tanto más pronto se pagara la cuenta.
Actualmente las empresas han recurrido más al uso de la tecnología electrónica
para enviar facturas a sus clientes. Una de las decisiones más importantes de la
política de cobranza es como se debe manejar las cuentas vencidas. Por ejemplo:
Se podría enviar una notificación más severa, acompañada de una llamada
telefónica, si el pago no se ha recibido en 30 días, y la cuenta se podría turnar a
una agencia de cobranza transcurridos 90 días.
20
Estas políticas se refieren a las técnicas de negociación que impliquen llegar a
buenos términos con los clientes al momento del vencimiento de sus cuentas y
así poder mitigar la cobranza en la organización.
1.2.8.4 Técnicas de Cobranza
Las técnicas de cobranza se las entiende de mejor manera:
Según, Moyer, Mc Guigan, Kretlow, (2005), pág. Los procedimientos de cobranza son los métodos que una compañía utiliza para intentar el cobro de las cuentas vencidas. Entre los métodos de uso más común se encuentran.
Enviar avisos o cartas en que se informa al cliente que su cuenta venció y se le solicita su liquidación.
Hacer llamadas telefónicas o visitas al cliente en un intento por conseguir el pago.
Emplear una agencia de cobranza
Emplear acciones legales contra el cliente
Otro método en algunos casos resulta eficaz, consiste en que la compañía se
niegue a realizar nuevos embarques hasta que el cliente liquide sus cuentas
vencidas. Aunque el objetivo de los procedimientos de cobranza es acelerar el
cobro de pagos vencidos, y reducir la cartera vencida, las compañías deben evitar
conflictos con clientes, normalmente solventes, y que por alguna buena razón no
han cumplido con el pago oportuno de su deuda. Si se adopta un procedimiento
de cobranza sumamente agresivo, el resultado podría ser la reducción de las
ventas y utilidades futuras, ya que los clientes optan por proveedores con políticas
de cobranza más indulgentes.
1.2.9 Cartera
La cartera surge como una necesidad de responder a los requerimientos de la
gerencia de otorgar crédito a sus clientes más importantes, de esta manera lo
sostienen:
Godoy y Greco, (2006), pág. 160. Cartera son las partidas de clientes o cuentas por cobrar, y la administración de estas es el sistema que determina la calidad de dicha cartera y crea las políticas de cobro o de préstamo. Tendencia propia de documentos comerciales, conjunto de inversiones financieras.
La cartera forma parte de un activo muy determinante dentro de las empresas
tanto públicas (bancos, cooperativas, financieras, entre otras) como privadas
(empresas comerciales, empresas de servicios) la misma que está conformada
21
por las cuentas por cobrar de sus ventas de mercadería a crédito,
constituyéndose para el cliente un mejor servicio, y para la organización una
forma de expandir sus utilidades.
1.2.9.1 Sistema de Cartera
Un sistema de cartera es un proceso mediante el cual se pretende crear políticas
de crédito y cobranza, así nos muestra:
Molina, (2005), pág. 98. El Sistema de Cartera surge como una necesidad de la empresa para satisfacer a sus clientes más importantes otorgando un crédito definido a través de políticas generales de la empresa.
Los clientes más importantes serán evaluados en su solvencia moral y económica como un medio de garantizar la recuperabilidad de la cartera.
Para la aprobación de un crédito a sus mejores clientes la empresa debe solicitar una garantía bancaria igual al cien por ciento de sus transacciones. Este valor será luego cancelado a la empresa en un plazo de hasta 30 días.
Así mismo los niveles de autorización de crédito para evitar posibles malas interpretaciones o autorizaciones de crédito inadecuadas serán evaluados al interior de la empresa. De esta manera se evitará el alto riesgo crediticio, puesto que el crédito será celosamente vigilado por el Jefe del Área o gerente de la empresa. Por tanto existe un menor riesgo de contraer cuentas malas o incobrables.
El sistema de cartera surge como una necesidad de atender a todos los pedidos
de la gerencia de otorgar créditos a sus principales clientes dando facilidades de
cancelar dicho crédito de acuerdo a la solicitud previamente establecido, mediante
un proceso para hacer efectivo el crédito en plazo establecido por la organización.
1.2.9.2 Cartera Vencida
De acuerdo a cartera vencida presenta su opinión:
López, (2005), pág. 72. Son valores que se encuentran impagos por deudores, son considerados pagos vencidos, cuando al haber la fecha de pago del mismo no se ha realizado, es la parte del activo constituida por los documentos y cuentas por cobrar, y en general por todos los créditos que no han sido pagados a la fecha de vencimiento y generan para la un impacto negativo para la liquidez de la empresa.
La cartera vencida es una de las variables más significativas para administrar el
capital, por todos los créditos que un empresa otorga a sus clientes internos,
convirtiéndose en el centro de preocupación, pues las ventas a crédito implica
que la empresa inmovilice una importante parte de sus recursos ya que ésta
financiando con sus recursos a los clientes y en muchas ocasiones ésta no cobra
22
intereses por el hecho de venderles a crédito convirtiéndose en una inversión de
recursos con cero rentabilidad.
1.2.10 Sistema
El concepto más aplicable a las empresas comerciales lo define:
El Diccionario de las Finanzas, (2010), pág. 385. Es un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazadas entre sí. Conjunto de actividades que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a conseguir un determinado objetivo. Unidad organizada que consiste en dos o más partes interdependientes o subsistemas que persiguen un fin esperado.
Un sistema es un conjunto de actividades organizadas y relacionadas entre sí que
interactúan razonablemente para lograr metas propuestas, utilizado en empresas
múltiples como: el sistema bancario, empresas comerciales, industriales, de
servicio, dichas organizaciones manejan un sistema que está conformado por
procedimientos lógicos y ordenados en cada una de sus áreas para tomar
decisiones en base a una información suplementaria antes de actuar.
1.2.10.1 Sistema de Información
Los sistemas y la teoría de información son muy importantes en cualquier tipo de
empresa, ya que formulan los pasos para llevar acabo cierta y determinada acción
de manera ordenada y concisa, por ello es importante consultar a:
Shapiro C, Varian H, (2000), pág. 24. Un sistema de información es una cuestión muy particular de cada gerente de la empresa, es decir la cantidad invertid en obtener información puede tener un valor incalculable sí el que toma las decisiones la necesita y utiliza para cumplir con sus objetivos, y ningún valor para aquel que no la utiliza, así podríamos tener una misma información y dos responsables con opiniones totalmente distintas, la información también tiene valor económico (valor de cambio), el valor de la información lo da siempre usuario.
En un sistema de información es necesario saber en qué casos y según qué
criterios, el responsable de la empresa debe tomar la decisión de buscar una
información suplementaria antes de actuar. Como por ejemplo un gerente
bancario el momento de otorgar un sobre giro a un cliente.
1.2.10.2 Sistema de Información Contable
Constituye un cambio esencial de estudio en la administración y gerencia de
empresas para la toma de decisiones, de esta forma lo analiza:
Briend, (2000), pág. 45. Un sistema de información contable bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y la administración una relación aceptable de
23
costo-beneficio, un buen sistema de información da un control sobre las operaciones de la empresa, para así tener compatibilidad y operar sin problemas, con la estructura, el personal, y las características esenciales de una empresa en particular.
El sistema de información contable es todo un organizado y complejo, una
combinación de cosas o partes que forman un todo o unitario y así unidos por
alguna forma de interrelación o interdependencia sustentan una base sólida para
la toma acertada de decisiones; esto se ve reflejado en algunas empresas del
sector por medio de los paquetes contables con los cuales trabajan.
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LAS TEORÍAS EXPUESTAS
Hoy en día los mercados financieros cobran cada vez mayor importancia dentro
de las empresas, cada vez son más complejos y difíciles de entender y lograr una
buena rentabilidad sobre la inversión, las cuentas por cobrar, representan en toda
organización, el crédito que concede la empresa a sus clientes, haciendo
referencia a lo expuesto:
Montaño, García, en su libro titulado: “Administración de créditos y cobranza” define claramente funciones y responsabilidades del departamento de crédito, elaborando programas de trabajo, un sistema de crédito que controle la incertidumbre de las cuentas por cobrar mediante operaciones matemáticas y graficas que va a coadyuvar los registros y procedimientos de cobro, análisis de los problemas departamentales que surgen como consecuencia de procedimientos poco efectivos para otorgar y cobrar los créditos extendidos a los clientes.
Los cálculos sobre el monto de los créditos con programas prácticos computarizados como un mecanismo de control de clientes, tratamientos para clientes morosos, informes mensuales, cobranza por excepción, sistemas recordatorios, presupuestos de cobranza encaminados a regular el efectivo evitando altos costos de financiamiento.
En el presente trabajo se desglosan generalidades tales como: conceptos, funciones, ventajas y desventajas, principios, clasificación políticas, entre otros, con el propósito de regular el efectivo asegurando el valor monetario de la inversión, a las cuentas por cobrar se les da un comportamiento que dependerá de la política crediticia adoptada por la organización par y ésta dependerá del grado de riesgo que se decida correr, la norma general es: a mayor riesgo mayores ventas, pero mayor número de cuentas incobrables.
Montaño pretende explicar de manera útil y concreta sobre la efectividad de
dichos procesos de crédito y cobranzas con el propósito de ampliar los
conocimientos en cuanto al sistema de evaluación del crédito y los riesgos de
otorgamiento así como también estimaciones y reportes de cobranza con un
seguimiento de acuerdos y compromisos de pago en todas sus etapas de la
actividad crediticia.
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CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO I.
La contabilidad se la aplica desde la aparición del hombre, quien la creo
como una disciplina indispensable para poder registrar todos los
acontecimientos que desde esa época aparecieron como el trueque
cuando requiere conocer el valor de lo que está intercambiando
apareciendo la moneda y dando inicio a la contabilidad al interpretar, medir,
y describir cada una de las transacciones mercantiles que se conciertan en
dinero, su evolución dio origen a nuevas técnicas y procedimientos que
hasta hoy en día son una herramienta fundamental para el desarrollo
empresarial.
Analizar las diferentes posiciones teóricas de la contabilidad proporciona
importantes puntos conceptuales para la construcción del conocimiento
contable para poder descubrir, entender, categorizar, sistematizar
apropiados fundamentos teóricos y alta capacidad de análisis para de esta
manera sustentar y certificar al que hacer y saber contable. A través del
tiempo se ha demostrado que el conocimiento y la investigación son vitales
para crear puntos de partida en el desarrollo adecuado de cualquier
programa que requiera conocimientos claros y comprensibles.
La valoración crítica fundamenta los criterios mediante los cuales se
desenvuelven los procedimientos de cobro y recuperación de cartera
cuando la empresa decide otorgar créditos a sus clientes con el objetivo de
incrementar las ventas y asegurar así el margen de beneficio previsto en la
operación. Orientar la posibilidad de establecer límites o restricciones a
cuentas que no inspiren confianza, condiciones para expresar un juicio
favorable o desfavorable de las condiciones actuales o futuras en la
concesión del crédito.
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CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización de la Empresa “Profemac” en su Sector, Rama, Contexto
Institucional y Problema Seleccionado para la Investigación.
Las empresas comerciales forman parte del grupo del sector privado y dichas
empresas tienen como finalidad la generación de ganancias y utilidades, por lo
que el fin principal que persiguen es el lucro comercial y la competencia en el
mercado, todas las acciones y participación del capital pertenecen a su propietario
o accionistas.
Existen empresas dedicada exclusivamente a la importación de productos
ubicados dentro de la línea de ferretería, para ser distribuidos mediante la venta
directa o a través de los créditos concedidos tanto a personas particulares como a
las diferentes instituciones públicas y privadas; dentro de las cuales se encuentra
la empresa “Profemac”.
Actualmente es una empresa mediana, ya que su nivel de compras y ventas es
considerable teniendo así un alto movimiento financiero el cual es manejado por
el responsable del registro de cuentas, que a decir del propietario dichos registros
y movimientos son llevados de manera empírica, haciendo falta un control interno
financiero que contenga las normas claras para el control financiero de la
empresa, proporcionando información no confiable que permita tomar las mejores
decisiones para el cumplimiento de los objetivos propuestos, así mismo la
empresa carece de procedimientos adecuados para lograr la efectividad en el
cobro de los diferentes créditos que otorga a sus clientes causando en las
cuentas por cobrar inconsistencia e informalidades a las actividades de gestión.
La empresa “Profemac” no cuenta con un sistema para el cobro y recuperación de
la cartera de crédito, el mismo que es urgente y necesario tomando en cuenta el
incremento de la cartera por el elevado índice de morosidad, a través del
crecimiento que ha tenido la empresa, por falta de medidas de control en el
proceso contable financiero que existe en la empresa.
Incorrecta asignación de funciones:
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Falta de personal para el cobro
Los registros de crédito no se llevan con el debido control
Ausencia de políticas de cobro
Inexistencia de normas para la concesión de créditos
Poca utilización de la información contable
Libros de contabilidad desactualizados
Falta de gestión en la toma física de inventarios
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
Dentro del presente contexto se realiza una descripción del proceso metodológico
que se empleó en el diseño y estructuración del sistema de cobro y recuperación
de la cartera de crédito para la empresa “Profemac” tomando como base la
información recopilada y expuesta en el marco teórico del presente trabajo
investigativo.
2.2.1 Modalidades de la Investigación
La modalidad es el instrumento que enlaza el sujeto con el objeto de la
investigación, sin la metodología es casi imposible llegar a la lógica que conduce
al conocimiento científico.
2.2.1.1 Método Cualitativo
Sobre éste método nos enseña de forma clara y explícita dos importantes autores
como son:
SJ Taylor, R Bogdan, (1990), pág. 38. La metodología Cualitativa se refiere en su más amplio sentido a la investigación que produce datos descriptivos (las propias palabras de las personas habladas o escritas), y la conducta observable, consiste en más que un conjunto de técnicas para recoger datos, es un modo de encajar el mundo empírico. La investigación cualitativa es inductiva, los investigadores desarrollan conceptos, intelecciones, y comprensiones partiendo de pautas de los datos, y n o recogiendo datos para evaluar modelos, hipótesis o teorías preconcebidas. En los estudios cualitativos los investigadores siguen un diseño de la investigación flexible.
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Este método en la propuesta se lo utilizo de tal manera que se dio a conocer la
situación real de las cuentas por cobrar dentro de la empresa mediante las
personas encargadas de otorgar y cobrar el crédito, observando la maneras poco
eficaz de este procedimiento, comprendiendo por qué motivo existe un alto grado
de morosidad en estas cuentas que afectan de manera decisiva la economía de la
empresa. De igual manera con éste método se aportó información al estudio.
2.2.1.2 Método Cuantitativo
Para analizar el estudio de éste método de manera objetiva el autor:
Bernal, (2006), pág. 27. El método cuantitativo o método tradicional se fundamenta en la medición de las características de los fenómenos sociales, lo cual supone para derivar de un marco conceptual pertinente al problema analizado, una serie de postulados que expresan relaciones entre las variables estudiadas de forma deductiva, este método tiende a generalizar y normalizar los resultados.
Este método se lo empleo en la presente investigación para relacionar todos los
datos informativos que proporcionaron los encargados del crédito dentro de la
empresa y así poder realizar la encuesta a los mismos con el objetivo de
fundamentar la hipótesis sobre el problema existente. Mediante técnicas y
tecnología estadística analizar los resultados y establecer información sobre la
cartera vencida y el alcance que esta tiene dentro de las finanzas como la falta de
liquidez por no cobrar estas cuentas a la fecha de vencimiento y la repercusión
que tendrá en el futuro si no se maneja un procedimiento a adecuado para su
recuperación.
2.2.2 Tipos de Investigación
2.2.2.1 Investigación Exploratoria
De manera sencilla nos explica sobre el discernimiento de la investigación
exploratoria:
Llopis, (2004), pág. 40. Es aquella investigación en la que se intenta obtener una familiarización con un tema del que se tiene conocimiento general, para plantear posteriores investigaciones u obtener hipótesis, ejemplos de éste tipo de aplicaciones son las investigaciones en las que se pretende conocer el lenguaje de un determinado público para elaborar un cuestionario con el que realizar una encuesta. También se puede citar esta investigación en los que se persigue cavar información con la que formular hipótesis generales.
Este tipo de investigación se la aplico en la presente tesis para recoger
antecedentes generales del surgimiento de problema dentro de la empresa y
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familiarizarse con este, determinando hace cuánto tiempo se dio dicho problema y
realizar el diagnóstico para encontrar la posibilidad de llevar a cabo dicha
investigación.
2.2.2.2. Investigación Descriptiva
Una manera de orientar al entendimiento de esta investigación es:
Rodríguez, (2005), pág. 13. Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o proceso del fenómeno. El enfoque que se le hace sobre conclusiones dominantes o sobre ¿cómo una persona grupo o cosa se conduce o funciona en el presente?, La investigación descriptiva trabaja sobre realidades y su característica fundamental es la de presentar una interpretativa correcta.
Es la investigación que se la aplico para saber cuándo empezó a acumularse la
cartera de crédito y como se convirtió en la causa para que la empresa carezca
de liquidez, ya que se investigó que hace mucho tiempo atrás este rubro no fue
controlado por las personas encargadas del otorgamiento y la cobranza del
crédito.
2.2.2.3 Investigación Correccional
Un autor importante en el desarrollo de esta teoría es:
Gómez, (2006), pág. 66. Esta investigación tiene alguna medida, un valor explicativo, aunque parcial, saber que dos conceptos o variables se relacionan, aporta cierta información explicativa, por ejemplo : si la adquisición del vocabulario por parte de un grupo de niños de cierta edad se relaciona con la exposición de un programa de televisión educativo, este echo llega a proporcionar cierto grado de explicación sobre como los niños adquieren algunos conceptos, cuando más conceptos se observen con profundidad se agreguen al análisis y se asocien, habrá un mejor sentido de entendimiento.
Esta investigación se la manejo con la finalidad de relacionar dos variables muy
determinantes en la investigación como son: el cobro y la recuperación de la
cartera permitiendo identificar el incorrecto sistema de otorgación y cobro de éstos
créditos y de igual manera las deficientes maneras en que se trataba de recuperar
el efectivo por parte de los encargados de la cartera.
2.2.2.4 Investigación Explicativa
El concepto más determinante para su entendimiento lo proporciona:
Gómez, (2006), Pág. 68. Este tipo de investigación va más allá de la descripción de conceptos, fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos, están dirigidos a encontrar las causas de los eventos, sucesos, fenómenos físicos
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o sociales. Como su nombre lo indica su interés se centra en explicar por qué ocurrió un fenómeno y en qué condiciones se da, o se dio éste, o porque se relacionan dos o más variables de determinada manera. Responderá entonces a la pregunta ¿Cuáles son las causas del fenómeno estudiado? intentar establecer una relación de causa – efecto.
Es una investigación que tiende a explicar las condiciones por las cuales la
cartera de crédito de la empresa paso a ser un activo que solo causa pérdidas,
por la falta de implementar un sistema que responda a las inquietudes de quienes
manejan este rubro, además se dedujo la falta de liquidez al momento de
enfrentar problemas financieros.
2.2.3 Métodos de Investigación
2.2.3.1 Métodos Teóricos de la Investigación
Estos métodos sirvieron para llegar a conocer la realidad interna y su estructura,
así mismo aplicando estos métodos se analizó toda la información obtenida por
parte de los encargados del crédito en la empresa
2.2.3.1.1 Histórico Lógico
Dicho método permitió razonar de forma cronológica y gradual los múltiples
problemas que la empresa “Profemac” tuvo desde su creación al conceder
créditos que no fueron cancelados al momento de su vencimiento, y la manera
inadecuada en que fueron cobrados, y como en la actualidad se siguen
desarrollando estos métodos ineficaces que crean grandes dificultades para la
fluidez del efectivo. Se verifico que desde la constitución de la empresa en sus
diferentes etapas de desenvolvimiento de la actividad crediticia no ha
evolucionado en forma favorable a los requerimientos financieros.
2.2.3.1.2 Analítico Sintético
Un método utilizado para revisar, ordenar y analizar paso a paso toda la
información recopilada de cada una de las personas encargadas de otorgar y
cobrar los créditos, y estudiarlas para obtener mayor conocimiento y compresión
de este fenómeno que ocasiona falta de fluidez del efectivo, y así poder contribuir
a una posible alternativa de solución a dicho problema. Además se lo aplico para
sintetizar la información y los hechos, estableciendo una explicación tentativa de
corregir las falencias económicas.
30
2.2.3.1.3 Deductivo - Inductivo
Método que ayudo a detectar un problema particular en cuanto al crédito, y
comprender cada una de las complicaciones que este rubro ocasiono, como
políticas inadecuadas en la acción crediticia, falta de un departamento encargado
exclusivamente para crédito. Con la propuesta de solución planteada en el
presente trabajo de investigación se pude generalizar hacia otras empresas
comerciales para un mejor desarrollo empresarial.
2.2.3.1.4 Sistémico
Un método que pretendió examinar cada uno de los elementos que conforman el
proceso de cobro y recuperación de la cartera vencida que se aplica actualmente
en la empresa “Profemac” y conformarlos en un todo de forma dinámica y de fácil
comprensión para quienes manejan el crédito y de esta manera mejorar la gestión
financiera de la empresa.
2.2.3.2 Métodos Empíricos de la Investigación
Los métodos de investigación empírica conllevaron toda una serie de
procedimientos prácticos y razonables con el objeto y los medios de investigación
que permitieron revelar las características fundamentales y relaciones esenciales
del objeto; que son accesibles a la contemplación sensorial.
2.2.3.2.1 Observación Científica
Se tomó en cuenta este método al aplicar los cinco sentidos físicos y de este
modo investigar directamente el problema, demostrando firmemente cómo se
encuentran en este momento las cuentas por cobrar de sus clientes y su
influencia en el proceso de hacer efectivos sus créditos comerciales sin un
anticipado conocimiento de a quien se lo va a otorgar y establecer puntos de vista
favorables en este procedimiento, logrando concientizar al gerente de la empresa
“Profemac” de implementar un sistema de cobro y recuperación de estos créditos.
2.2.3.2.2 Medición
Dicho método beneficio al crear una técnica organizada y explicita para poder
clasificar todos los datos obtenidos por las personas responsables del crédito y
llegar a determinar definiciones objetivas sobre el alto nivel de cartera vencida en
31
la empresa y dentro de que contexto se desenvuelven y se aplican dichas
cuentas, arrojando una información numérica de la aplicación de la encuesta y la
entrevista y dar una interpretación confiable y valida de las variables que son
objeto de estudio.
2.2.3.2.3 Análisis Documental
Este método reforzó la investigación al obtener comprensión en las diferentes
etapas del desarrollo de la presente tesis, ya que se acudió a diversos lugares
informativos tales como: archivos, bibliotecas, hemerotecas, librerías, videotecas,
filmotecas, Internet, entre otros, con la finalidad de recabar información .Además,
se analizó los diversos contenidos documentales que fueron útiles para la
obtención de teorías adecuadas y razonables para el proceso del presente trabajo
de investigación dentro de la empresa “Profemac”.
2.2.4 Validación por Vía de Expertos
Permitió la viabilidad de la propuesta, demostrando la efectividad de la
implementación de un sistema de cobro y recuperación dentro de la empresa
“Profemac”, y poder potenciar la inversión de este rubro.
2.2.5 Técnicas de Investigación
Es el conjunto de instrumentos y medios a través de los cual se efectúa el método
y solo se aplica a una ciencia. La técnica es indispensable en el proceso de la
investigación científica, ya que integra la estructura por medio de la cual se
organiza la información.
En el presente proyecto se aplicar las siguientes técnicas en forma general:
2.2.5.1 La Entrevista
A través de la entrevista que se la aplico en forma particular a Sr. Gerente de la
empresa y a la Srta. Contadora, permitió recopilar información mediante una
conversación profesional, en la que además de adquirir información acerca de la
otorgación de créditos, tiene importancia desde el punto de vista educativo; los
resultados logrados en la misión dependieron en gran medida del nivel de
comunicación entre el investigador y el participante en la misma.
32
De acuerdo al fin que se persigue con la entrevista, ésta estuvo estructurada
mediante un cuestionario previamente elaborado, con la finalidad de conocer el
objeto de investigación desde un punto de vista externo, sin que se requiera aún
la profundización en la esencia del fenómeno, las preguntas a formular por el
entrevistador, se estructuraron de acuerdo a la necesidad de conocer el estado
actual de la cartera crediticia. La Entrevista se aplicó en la fase del diagnóstico y
se dirigió exclusivamente al gerente, mediante la cual se recolectará información
relevante para la comprobación de la existencia del problema.
2.2.5.2 La Encuesta
La encuesta se la utilizo ampliamente en el proceso de la investigación, estuvo
dirigida a todos los clientes de la empresa “Profemac”, a quienes se les concede
créditos, con el propósito de extraer información útil, permitiendo obtener y
elaborar datos de un modo rápido y eficaz. Sobre este tema específico se
construyó puntos de vista bajo los cuales se desenvuelven el crédito y la
cobranza.
Al interrogar a los miembros de la empresa se exploró, se predijo y observo
indirectamente una serie de características, de las cuentas por cobrar a través de
las manifestaciones realizadas por los encuestados.
2.2.6 Instrumentos de Investigación
2.2.6.1 EL Cuestionario
Con el fin de obtener de forma general datos específicos sobre el objeto de
investigación y para poder realizar la encuesta a los empleados de la empresa
“Profemac”, se estructuró de forma clara, sencilla y lógica un conjunto de
preguntas plasmadas en un cuestionario organizado e impreso el cual consta de
preguntas y la forma de poder responder a las mismas, para dar una
interpretación certera, determinando el origen del problema de manera confiable y
valida.
Este cuestionario genero datos necesarios para estandarizar e integrar el proceso
de recopilación de datos permitiendo alcanzar el objetivo propuesto del presente
trabajo de investigación.
33
2.2.7 Población
La definición de población nos explica de forma razonable:
Según Arias, (2007), Pág. 149. La población en un estudio puede comprender varios elementos de la realidad contextual así como dentro de las empresas existen personas, objetos, acontecimientos entre otros, también existen ambientes y lugares como: físicos o sociales.
Al establecer la población se define cuáles son los elementos que la conforman, se establece límites y se conoce sus atributos señalando la forma de clasificar su estudio, los conjuntos seleccionados, o las muestras extraídas son el objeto de estudio. en la empresa “Profemac”, toda la población se consideró como objeto de estudio para indagar el problema planteado, y obtener información que se propuso en la investigación.
La población determinada para la presente investigación está compuesta por un
total de treinta y dos (32) personas, 2 que laboran dentro de la empresa
“Profemac”, y 30 clientes a quienes se les otorgan créditos.
EXTRACTOS POBLACIÓN MUESTRA
Gerente Propietario 1 1
Contadora 1 1
Clientes crediticios 30 30
TOTAL 32
2.2.7.1 Muestra
De un modo claro lo enseña:
Según Arias, (2007), pág. 152. La muestra es un conjunto seleccionado o una unidad de estudio, sea representativa o se asemeje lo más posible al universo del que se extrajo o forma parte, es decir que posee las principales características de la población en relación a las variables que se pretende estudiar, las técnicas de selección y muestreo posibilitan garantizar la validez interna y externa de la investigación.
Para calcular el tamaño de la muestra suele utilizarse la siguiente formula:
Dónde:
n = el tamaño de la muestra.
N = tamaño de la población.
Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.
34
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96 (como más usual) o en relación al 99% de confianza equivale 2,58, valor que queda a criterio del investigador.
e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que queda a criterio del encuestador.
Dentro de empresa “Profemac”, no se obtuvo una muestra ya que el universo es
mínimo, por lo tanto se trabajó con el total de la población.
2.2.8 Interpretación de Resultados a los Clientes de la Empresa “Profemac”
Una vez efectuado el trabajo de la encuesta a los clientes de la empresa, se
realizó la tabulación de las preguntas, obteniéndose los siguientes resultados:
Análisis Pregunta Nº 1
Al respecto, la mayoría de los clientes de la empresa “Profemac” creen que el
crédito tiene una alta importancia, ya que este es una excelente fuente de
financiamiento por adecuar y facilitar la compa al no contar con dinero en efectivo,
de igual manera su importancia radica en la mayoría de los clientes de las
empresas comerciales, ya que en la actualidad el crédito juega un papel decisivo
en el incremento de las ventas y por ende en la maximización de las utilidades.
Análisis Pregunta Nro. 2
En esta parte se puede constatar que la mitad de los clientes de la empresa
“Profemac” que se benefician del crédito les conviene pagar con cheque, y solo
una pequeña parte prefiere pagar en efectivo, esto se debe a que el cheque es
liquido como el efectivo pero más seguro, además les permite un mejor control de
los gastos; tomando en cuenta que existen clientes que pagan de diversas formas
con el fin de solventar los créditos adquiridos.
Análisis Pregunta Nro. 3
Se puede observar en forma determinante que los clientes de la empresa
“Profemac” están dispuestos a continuar realizando sus compras bajo
lineamientos y de crédito, lo cual es beneficioso, pues de esta manera la empresa
tendrá mayor control sobre la cartera de crédito, como se puede observar en
cualquier institución financiera la apertura del crédito se lo hace bajo premisas
35
crediticias a las cuales el cliente tiene que regirse obligatoriamente para poder
recibir un crédito.
Análisis Pregunta Nro. 4
Con la información obtenida se puede concluir que no existe una persona
encargada exclusivamente de la cobranza dentro de la empresa “Profemac”, lo
que pude ocasionar inconvenientes o confusiones al momento que el cliente
cancele su crédito, pues las funciones no están bien asignadas o están
sobrecargadas, no así en otras empresas comerciales que existen departamentos
bien definidos para cada una de las áreas específicas que el cliente necesita para
cancelar en un lugar determinado su deuda.
Análisis Pregunta Nro. 5
La conclusión a la que se ha llegado es que la empresa “Profemac” no cobra un
mínimo tipo de interés a sus acreedores durante todo el proceso de la acción
crediticia, la empresa carece de la implementación de condiciones de interés
sobre sus créditos, en este sentido el interés para los bancos representa una
fuente directa de financiamiento basada en cálculos determinados por la
institución crediticia.
Análisis Pregunta Nro. 6
Se logró determinar que la empresa “Profemac” para facilitar el crédito a sus
clientes únicamente solicita referencias personales y en casi igual de los casos ni
siquiera se pide ningún tipo de garantías, solo se entrega el crédito por la
confianza que el gerente tiene a sus clientes, la inexistencia de una base de datos
confiable y segura crea incertidumbre en la cartera crediticia por lo contrario las
cooperativas de ahorro y crédito para poder extender el crédito a sus clientes le
solicitan garantías tales como: personales, comerciales, hipotecarias, bancarias
entre otras, que garantizan el pago del deudor.
Análisis Pregunta Nro. 7
Los resultados reflejan claramente que la mayoría de los clientes de la empresa
“Profemac” necesitan del crédito comercial de manera continua, es decir la
rotación de este rubro es significativa en la operatividad de la empresa, lo que se
36
hace imprescindible que existan pautas para analizar el comportamiento de los
clientes y tomar decisiones para dar o negar el crédito. Así como en la mayoría de
las empresas privadas que hacen del crédito una fuente directa de financiamiento
para enfrentar sus deudas a corto y largo plazo.
Análisis Pregunta Nro. 8
El registro en referencia mantiene datos de mucha importancia para la empresa,
ya que el mayor porcentaje de los clientes no tuvieron reprensión por mora, dando
lugar a que el cliente fácilmente se tarde demasiado tiempo en cancelar y en
ocasiones no cancele la deuda, no así en una institución privada como el
municipio de Tulcán cuando se retrasa el pago de un servicio como por ejemplo:
luz eléctrica, agua, predio urbano, inmediatamente el deudor entra en un proceso
de cobranza.( notificación, interés, recargo, multas, cortes del servicio, entre
otras.) como una forma de presión para cancelar el servicio
Análisis Pregunta Nro. 9
Se puede determinar claramente que la empresa “Profemac” entrega crédito
mediante la firma de un documento interno, poco confiable y sin ninguna validez
judicial lo que indica, no se hace un uso inteligente de los pasivos a corto plazo,
en cambio dentro de una financiera, los documentos que solicitan deben estar
legalmente respaldados y autorizados para tener validez judicial y así evitar el no
pago de los clientes que han caído en morosidad.
Análisis Pregunta Nro. 10
El resultado de la entrevista es de fácil comprensión, los clientes de la empresa
“Profemac” no se preocupan de cancelar el crédito a la fecha de pago establecida
en el documento, creando desventajas, pues el riesgo de no pago de la deuda se
acrecienta, en las instituciones públicas y privadas que conceden créditos se
aseguran de que sus deudores paguen puntualmente su deuda basándose en un
sistema eficiente de cobro y recuperación de cartera.
Análisis Pregunta Nro. 11
La gran mayoría de los clientes de la empresa “Profemac”, desearían tener un
descuento en sus compras por haber cancelado antes de la fecha establecida, de
37
esta manera los clientes se sentirán motivados a seguir cumpliendo con sus
obligaciones de pago, bajando el índice de morosidad de la cartera de crédito,
como por ejemplo: en la mayoría de las empresas comerciales ofrecen
descuentos, rebajas entre otros estímulos para que el cliente page antes de la
fecha establecida de pago, y siga haciendo uso del mismo.
Análisis Pregunta Nro. 12
El resultado de los usuarios del crédito es notorio, la mayoría prefieren un
transporte al momento de trasladar la mercadería, y la minoría no necesita,
porque cuenta con transporte propio. Esta es una ventaja competitiva de las
empresas comerciales, el brindar éste servicio sin ningún costo adicional, con el
propósito atraer nuevos clientes.
2.2.9 Interpretación de los Resultados de la Entrevista
Utilizando la técnica de la entrevista, se obtuvo información del Sr. Gerente y de la
Sta. Contadora de la empresa “Profemac”, con la cual se pudo conocer la
situación actual de la empresa, lográndose obtener los siguientes resultados:
El fin de la empresa “Profemac” es bajar la morosidad con una eficiente y
efectiva recuperación de la cartera de crédito que refleja alta morosidad,
para mejorar los ingresos y el capital en giro con miras a incrementar las
ventas manteniendo la línea de créditos con mayor solidez y confianza.
La empresa no está alcanzando los objetivos propuestos, por falta de una
planificación y un cronograma de trabajo basado en un sistema de control
con una estructura claramente definida para la recuperación de la elevada
cartera de crédito que mantiene la empresa.
Las funciones no se encuentran debidamente asignadas, existiendo
sobrecargas de trabajo en algunas áreas, lo que conlleva a no alcanzar las
metas propuestas.
La empresa no cuenta con una base de datos adecuada para la toma de
decisiones respecto a la aprobación o rechazo de créditos a clientes, por lo
tanto existen créditos con riesgo de cobro, y la mayoría de dichos créditos
se han vencido por falta de un registro de control.
38
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR
2.3.1 Diseño del Flujograma, éste ha sido diseñado, con el propósito de bridar
mayor orientación en la otorgación de créditos, y de la misma forma para hacer
eficaz y oportuna la cobranza de créditos otorgados por la empresa “Profemac” a
sus clientes.
La estructura del flujograma esta conformada por dos faces:
2.3.1.1 Otorgamiento del Crédito, dentro lo cual se presentan los más
importantes elementos con el camino claro y definido, de los procedimientos que
deben adoptarse para la acceso al producto requerido por los clientes por medio
de créditos concedidos por la empresa.
2.3.1.2 Recuperación de la Cartera, en esta instancia se establecen los
lineamientos que enmarcados dentro de las disposiciones legales y contable-
financieras, le dan la forma para tener el control permanente de los créditos y la
ágil y oportuna recuperación de la cartera con el cobro de los mismos dentro del
tiempo establecido.
De esta manera se obtendran los logros inmediatos con la implementación y
aplicación del sistema de cobro y recuperación de la cartera de crédito, como una
herramienta determinante para la empresa en el control de la contabilidad y la
disminución de la alta cartera de crédito aplicando la nueva metodología y
eficazes estrategias de cobro.
2.3.2 Representación Gráfica del Flujograma en el Proceso de Cobro y
Recuperación de Cartera de Crédito.
39
CLIENTE RESPONSABLE DE
VENTA GERENTE
FINANCIERO
RESPONSABLE DE CRÉDITO Y
COBRANZA CAJERA
RESPONSABLE DE LA
CONTABILIDAD
INICIO – OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO
Satisfecho con resultados
INICIO – RECUPERACIÓN DE LA CARTERA
Llena
solicitud
de crédito
Revisar solicitud de crédito
Adjunta copias de documentos necesarios
Analiza solicitud con el resp. de
ventas
Establecen condiciones crediticias
Solicita al cliente mayor información
para el análisis
Firma del pagare, y entrega de la mercadería
Ordena las facturas de acuerdo a la ruta y
vencimiento
Aplica estrategias de cobro y recuperación
Cobro realizado
Recibe valores, verifica y realiza depósito
Informa al departamento de
cobranza
Se procede la cobranza por la vía judicial
Prepara reporte
de cobranza
Recibe reporte y soportes, verifica y
contabiliza
Recibe reportes y
actualiza la cartera
40
2.4 Conclusiones Parciales del Capítulo
La empresa “Profemac” como las demás empresas comerciales es una
unidad económica social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo
y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil,
de acuerdo con las exigencias del mercado, es una entidad integrada por
elementos humanos técnicos y materiales. En la actualidad dicha empresa
enfrenta problemas de liquidez debido a la falta de un control financiero.
La metodología utilizada en la investigación constituyo el medio
indispensable para canalizar u orientar una serie de herramientas teórico
prácticas para la solución del problema existente dentro de la empresa
“Profemac”, además reforzó el conocimiento y la demostración de la
realidad para poder llegar a la verdad, con la ayuda de métodos apropiados
para determinar procesos y dar una alternativa de solución al problema
existente.
Con toda la información obtenida sobre el tema de investigación se planteó
la implementación de un sistema lógico y razonable, el cual fue estudiado y
analizado a través de métodos, procedimientos y técnicas adecuadas que
aportan al crecimiento financiero de la empresa “Profemac”, para hacer de
esta una empresa nueva desde el punto económico y social.
41
CAPÍTULO III
3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1. PROCEDIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA
INVESTIGACIÓN.
3.1.1 Propuesta
Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito comercial, que contribuya a
mejorar la situación financiera.
La presente propuesta se fundamenta en el propósito de orientar al gerente de la
empresa en el proceso de cobro y recuperación de cartera de crédito, bajo
lineamientos básicos de los principales controles y seguridades que deben
implantarse en una de las más importantes cuentas del activo corriente que tiene
la empresa y constituyen el efectivo a corto, mediano y largo plazo,
proporcionando ejecutividad y eficiencia en la acción de la cobranza siguiendo
procedimientos adecuados que contribuyan al control y dirección de la
información, con el fin de mejorar la productividad, reflejándose en aumento de
las utilidades dentro de la empresa.
La estructura del sistema contiene los siguientes procedimientos:
3.1.1.1 Organigrama Funcional para la Empresa “Profemac”
Se destaca inicialmente que una de las limitaciones que más prevalecen en la
empresa “Profemac”, para empezar el proceso de cobro y recuperación es la
ausencia de un organigrama de funciones, como un mecanismo para una mejor
operatividad dentro de la empresa, por ello es necesario establecer una gráfica
que muestra como deberá estar compuesta y organizada la estructura de la
empresa, ya que sirve para la asistencia y orientación de todas las unidades
administrativas para un mejor control y manejo de las actividades financieras.
Constituye una herramienta eficaz para poder cumplir con el objetivo de la
empresa como es el cobro y recuperación de cartera.
42
3.1.1.2 Matriz FODA
Para que la investigación se aplique es necesario plantear la matriz FODA como
una herramienta útil en el conocimiento de la situación real de la empresa y
partiendo desde aquí, se comprenderá los componentes internos y externos que
afectan directamente la operatividad de la empresa.
. Contabilidad poco confiable y oportuna
. Políticas de crédito y cobranzas deficiente
. Personal poco capacitado
EMPRESA "PROFEMAC"
. Posicionamiento en el mercado
. Proveedores directos
. Distribuidor autorizado
. Instalaciones propias
. Descuento en ventas
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
. No cuenta con un sistema de
AMENAZAS
. Capacidad para abastecer la demanda
de los clientes
Incremento de ventas anuales
Importación de materiales de marca
Amplia línea de crédito a clientes
Crecimiento del patrimonio
Mejoramiento de imagen en el mercado
Estoc completo de toda clase de material
. No cuenta con una estructura definida
. Area de control y cobranza sin determinar
. Incremento del riesgo de cobro de créditos
. Disminución de capital por baja recuperación
de la cartera de crédito
. Castigo a créditos incobrables afectan
los ingresos de la empresa
control de la cartera de crédito
GERENTE PROPIETARIO
Responsable
de Ventas
Contabilidad
Financiera
Despachadores
Bodega
Cuentas por Pagar
Caja
Contador Crédito y
Cobranzas
43
3.1.1.3 Políticas Crediticias
Las políticas de crédito dentro de la empresa “Profemac” dan la pauta para
determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste, la empresa
se no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino
también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de
crédito. Se desarrollan fuentes de información y métodos de análisis del crédito,
creadas con el propósito de tener una cartera de crédito sana. Las políticas
aplicables a la empresa “Profemac” son las siguientes:
El cliente deberá llenar una solicitud de crédito formal, y la sustentara con
los documentos legales necesarios.
Antes de presentar la solicitud del crédito para su análisis el encargado del
crédito deberá consultar las referencias comerciales y antecedentes
crediticios del solicitante.
Utilizar el sello de Entregado, para que conste que efectivamente la
mercadería fue entregada al cliente.
Cuando el cliente llegue a cancelar, se debe emitir un recibo donde conste
el número de factura y el monto pagado.
Establecer límites de crédito, observando el comportamiento de las cuentas
por cobrar del cliente, y ajustar estos límites en función del riesgo individual
que representen.
Realizar recordatorios a los clientes sean estos escritos o personales,
realizados de 3 a 5 días antes del vencimiento del crédito.
Emitir estados de cuentas a los clientes, con el objetivo de recordar la
deuda pendiente.
Otorgar periodos de gracia de hasta un mes, cuando el cliente sea
considerado muy bueno.
44
Los productos a comercializar deberán ser de óptima calidad para evitar
inconformidad de parte de los clientes, lo cual podría ocasionar que falten a
sus obligaciones de pago.
Mantener una política de incentivos, para lo cual se ofrecerán, descuentos
por pagos antes del vencimiento, incrementos de límite por ser un cliente
con buenas capacidades de pago.
Incluir dentro del contrato las condiciones de venta a crédito, además las
consecuencias de presentar algún retraso en el pago.
Verificar la orden de pedido, con la respectiva firma del jefe financiero, esto
en caso de las instituciones públicas.
Establecer un límite de riesgo para cada uno de sus clientes,
clasificándolos por antigüedad de saldos.
Asegurar que todas las ventas que queden documentadas en archivos
físicos y computarizados.
Entregar la factura de compra a las instituciones públicas, y recepción del
comprobante de retención.
Detener nuevas ventas a crédito a los clientes que presentan
irregularidades
Emitir la Factura-Pagare al cliente cuyo monto no exceda los mil dólares
americanos.
Establecer el contrato de compra venta de mercaderías, cuando el monto
exceda los mil dólares americanos.
3.1.1.4 Estructura Organizacional para la empresa “Profemac”
El sistema de cobro y recuperación para la empresa abarca un conjunto de pasos
conformados de una manera lógica y objetiva, con el propósito de definir
acertadas maneras para la recuperabilidad y otorgación del crédito mejorando la
situación en el campo financiero.
45
3.1.2 Sistema de Otorgación de Créditos
Dentro de lo cual se presentan los más importantes elementos con el camino
claro y definido, de los procedimientos que deben adoptarse para el acceso al
producto requerido por los clientes por medio de créditos concedidos por la
empresa.
Personal básico Requerido
Conformación del Área de Crédito y
Cobranzas
Modelo de valoración de la información del
cliente
Reportes periódicos
Cobranza por teléfono y por escrito
Arqueos de cobranzas
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
Política de Crédito y Cobranza
Procedimiento de Recuperación de
Cartera
Procedimiento de Baja de Créditos
Incobrables
MÉTODOS
ANÁLISIS,
EVALUACIÓN Y
CONCESIÓN
GESTIÓN DE
COBRANZAS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Utilización efectiva y oportuna de
herramientas
Aplicación eficaz de lineamientos
establecidos
46
Por lo que dentro de este proceso se han considerado las siguientes etapas de
concesión de créditos y cobranzas:
3.1.2.1 Solicitud del Crédito
3.1.2.2 Solicitud del cliente; se refiere a la necesidad que presenta una persona
natural o jurídica, con el fin de que sea atendido su requerimiento bajo la
modalidad de un crédito
Responsable de ventas, solicitar:
Copias del RUC
Copias de la cédula del deudor y garante en caso de existir
Copias del recibo de pago del predio urbano, agua o luz eléctrica
Copias de las declaraciones del IVA de los tres últimos meses, 104 para
personas jurídicas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, y
formulario 104 A para personas naturales que no estén obligadas a llevar
contabilidad. (para empresas privadas)
Orden de compra autorizada por el jefe financiero. Para empresas públicas
SOLICITUD DE CRÉDITO
Código del Cliente: Lugar y Fecha: Nº Ejecutivo:
INFORMACIÓN DEL NEGOCIO Razón Social o Rótulo Comercial:
Dirección Razón Social: Número:
Teléfono(s) Razón Social: Fax:
Ciudad: Cantón: Provincia:
Fecha de Inicio del Negocio:
Local del Negocio: Propio: Alquilado:
INFORMACIÓN DEL PROPIETARIO O GERENTE Nombres: Apellidos
Dirección: Número:
Teléfono(s: Fax:
Ciudad: Cantón: Provincia:
Vivienda: Propio Alquilado
Cédula de ciudadanía: Profesión:
Nacionalidad: Edad:
Si es extranjero especifique el tiempo de permanencia en el país:
Estado Civil:
Soltero(a) Casado(a) Viudo(a) Divorciado(a) Unión Libre
Cargas Familiares: Nombre completo del cónyuge:
Si hay separación de bienes. No hay separación de bienes
Parte que le corresponde a Usted:
47
REFERENCIAS BANCARIAS
NOMBRE DEL BANCO CTA. CTE. LIBRETA DE AHORROS CIUDAD 1.
2.
REFERENCIAS COMERCIALES
NOMBRE DE LA EMPRESA CIUDAD TELÉFONO 1 TELÉFONO 2 TELÉFONO 3 1.
2.
TARJETA DE CRÉDITO
NOMBRE DE TARJETA NÚMERO DE TARJETA CIUDAD TELÉFONO 1.
REFERENCIAS FAMILIARES (que no vivan con usted)
NOMBRE PARENTESCO DIRECCIÓN CIUDAD TELÉFONO 1 TELÉFONO 2 1.
2.
VEHÍCULOS
MARCA DEL VEHÍCULO MODELO VALOR APROXIMADO 1.
2.
INFORMACIÓN ADICIONAL
BIENES RAÍCES
TIPO DIRECCIÓN CIUDAD AVALÚO 1.
2.
3. MAQUINAS Y EQUIPOS
4. OTROS BIENES (especifique)
RESUMEN – INGRESOS Y GASTOS MENSUALES
Activo = Pasivo + Capital Capital = Activo – Pasivo Pasivo = Activo – Capital
INGRESOS GASTOS INGRESOS DEL TITULAR $ ARRIENDO
INGRESOS DEL CONYUGUE CUOTA VEHÍCULO
OTROS INGRESOS (especifique)
TARJETA DE CRÉDITO
OTROS (especifique)
En caso de relación de dependencia (señalar)
Nombre de la empresa: Dirección:
Teléfono(s): Cargo: Antigüedad:
POLÍTICAS DE VENTA Ventas Aproximadas mensuales:
CONTADO 30 DÍAS 60 DÍAS OTROS
MERCADERÍA EN ALMACÉN PARA VENTAS APROXIMADAS
PERSONAS AUTORIZADAS PARA REALIZAR PEDIDOS A NOMBRE DE LA EMPRESA
NOMBRE CARGO CIUDAD TELÉFONO 1 TELÉFONO 2
1.
2.
3.
REGISTRO DE FIRMA DEL CLIENTE
________________________
FIRMA DEL CLIENTE
TODA INFORMACIÓN QUE CONSTA EN ESTE DOCUMENTO SERÁ VERIFICADA.
48
3.1.2.3 Información Patrimonial del Cliente
Con el objetivo de obtener mayor información de los bienes que posee el
solicitante del crédito y poder determinar la solvencia del mismo, se procede a
confirmar datos del patrimonio, de esta manera proporcionara una base para guiar
y coordinar las acciones crediticias.
6. INFORMACIÓN PATRIMONIAL
6.1 ACTIVOS Referencia (A) |TIPO DE BIEN: casa, departamento, terreno, oficina, local comercial, propiedad rural, etc.
Referencia (B) VALOR DEL BIEN: en ningún caso el valor del bien puede ser menor al avalúo comercial municipal. Si se trata de derechos y Acciones, el valor será equivalente al porcentaje de participación.
Referencia (C) No. DE PREDIO: Es el número o clave catastral asignado por el Municipio en la carta de pago del impuesto predial.
6.1.1 BIENES INMUEBLES
TIPO DE BIEN (Referencia A)
UBICACIÓN FECHA Nª DE
PREDIO (Referencia C)
VALOR DEL BIEN USD
(Referencia B) PAÍS PROVINCIA CIUDAD DIRECCIÓN ADQUISICIÓN (año-mes-día)
INSCRIPCIÓN EN REGISTRO
DE LA PROPIEDAD
(año-mes-día)
SUBTOTAL USD
6.1.2 BIENES MUEBLES Referencia (C) TIPO DE VEHÍCULO: automóvil, camioneta, camión, etc.
Referencia (D) NÚMERO DE PLACA: en caso de que el vehículo no esté matriculado, deberá ingresar el número de chasis.
Referencia (E) VALOR DEL BIEN: anotar el valor de acuerdo al valor comercial de mercado (en caso de vehículos el valor no será inferior al de la matrícula)
6.1.2.1 VEHÍCULOS 6.1.2.2 OTROS BIENES MUEBLES
TIPO (Referencia C)
IDENTIFICACIÓN DEL VEHÍCULO
VALOR DEL BIEN USD
(Referencia E)
TIPO DE BIEN VALOR DEL BIEN USD
(Referencia E)
NÚMERO DE PLACA O
MATRÍCULA (Referencia D)
MODELO (Año de
fabricación) MARCA
1.OBRAS DE ARTE, JOYAS,
COLECCIONES
2. MENAJE DE CASA
3. EQUIPO DE OFICINA
4. SEMOVIENTES
5. INVENTARIOS /
MERCADERÍAS
6. MAQUINARIA EQUIPO
SUBTOTAL USD SUBTOTAL USD
6.1.3 DINERO EN EFECTIVO, EN BANCOS Y EN OTROS
Todos los valores se reportarán en dólares. Si los valores en la cuenta o en efectivo están en otra moneda, se deberá realizar la valoración al tipo de cambio a la fecha.
PAÍS DONDE SE LOCALIZA EL EFECTIVO
TIPO DE CUENTA (ahorros / corriente)
Nª. CUENTA INSTITUCIÓN DEL SISTEMA
FINANCIERO SALDO A LA FECHA DE LA DECLARACIÓN USD
SUBTOTAL USD
6.1.4 INVERSIONES Referencia (F) TIPO DE INVERSIÓN: depósitos a plazos, pólizas, fondos de inversión y fideicomiso, acciones y participaciones, etc.
PAÍS DONDE SE LOCALIZA LA INVERSIÓN
TIPO DE INVERSIÓN (Referencia F)
INSTITUCIÓN DONDE SE REALIZA LA INVERSIÓN
FECHA DE INVERSIÓN (año-mes-día)
MONTO DE INVERSIÓN USD
SUBTOTAL USD
6.1.5 CRÉDITOS POR COBRAR Detalle la lista de créditos por cobrar, con indicación de su monto, la identificación de los deudores y de las garantías otorgadas a favor suyo.
Referencia (G) TIPO DE GARANTÍA: pagaré, letra de cambio, contrato, prenda, etc.
49
3.1.2.4 Análisis del jefe financiero
Una vez que el cliente entregue todos los documentos necesarios para la
otorgación del crédito, el gerente financiero es quien analizará:
Documentos legales requeridos; requisitos establecidos por la empresa.
Revisión de la documentación; análisis de los respaldos para la concesión
del crédito.
El comportamiento externo, tiene que ver con el estado actual o situación
económica y financiera en la que se encuentra el solicitante.
Capacidad de endeudamiento; se basa en la medición y evaluación al
cliente para establecer el producto y el monto máximo del crédito.
Aprobada la solicitud del crédito por parte del gerente financiero, se procede a
firmar las dos partes el contrato interno de compra venta de mercaderías, en
donde queda claramente estipulado los siguientes términos de compra- venta:
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL GARANTÍA
(Referencia G) VALOR
USD
SUBTOTAL USD
6.1.6 TOTAL DE ACTIVOS SUMATORIA DE LOS NUMERALES 6.1.1 + 6.1.2.1 + 6.1.2.2 + 6.1.3 + 6.1.4 + 6.1.5 USD
TOTAL USD
6.2 PASIVOS
6.2.1 DESGLOSE DE DEUDAS CONTRAÍDAS
Detalle la lista de obligaciones por pagar, con el nombre o razón social del acreedor, los respectivos valores y garantías.
(H) TIPO DE CRÉDITO: hipotecario, prendario, personal, tarjeta de crédito, etc.
TIPO DE CRÉDITO (Referencia H)
PAÍS DONDE SE LOCALIZA EL CRÉDITO
NOMBRE DEL ACREEDOR
VALOR ADEUDADO USD
SUBTOTAL USD
RESULTADO NUMERAL 6.2.1 USD
7. PATRIMONIO
TOTAL DE ACTIVOS USD
TOTAL DE PASIVOS USD
TOTAL DE PATRIMONIO USD Diferencia entre activos y pasivos 6.1.6 – 6.2.1 USD.
50
El plazo determinación del tiempo dentro del cual deberá cumplirse el
pago.
Forma de pago, los mecanismos que se adoptaran para el pago.
Los intereses, porcentaje que el deudor pagara por vencimiento.
Condiciones; aceptación de las cláusulas de obligatoriedad y
responsabilidad establecidas por la empresa para la concesión del crédito y
el pago.
CONTRATO DE COMPRAVENTA DE MERCADERÍAS
Celebran e intervienen a la suscripción del presente contrato la compañía ___________________, representada por
_________________; por una parte, y por otra el Señor: ___________________ en representación de a quienes
para efectos contenidos en este instrumento, se los podrá llamar la COMPAÑÍA y El Comprador en su orden; sujeto
a las estipulaciones que se detallarán y las disposiciones del Código de Comercio y de Código Civil.
PRIMERA: La Compañía ______________________con domicilio principal en la ciudad de __________________,
conviene celebrar el presente contrato con el Comprador, para que este (a) pueda comprar los artículos y las
mercaderías que la compañía vende, acogiéndose al sistema compraventa Sucesiva de Mercaderías hasta por la
suma de $_______dólares.
SEGUNDA: La compañía emitirá periódicamente un "Estado de Cuenta" y se lo enviará al comprador con el detalle
del saldo deudor y en general las relaciones crediticias y contables entre la Compañía y el Comprador.
TERCERA: El comprador se compromete a cancelar oportunamente las obligaciones contraídas.
CUARTA: La falta de pago de acuerdo a las condiciones estipuladas en la cláusula tercera darán lugar a la mora
del Comprador y podrá !a Compañía rescindir el Contrato exigiendo el pago de la totalidad de la deuda incluyendo
los intereses que se calculará desde la última fecha del pago sobre el saldo total, con la tasa del ____________%
anual.
QUINTA: El plazo del presente Contrato es indefinido.
SEXTA: El comprador autoriza expresamente y en forma voluntaria en caso de incumplimiento de pago a que la
compañía por medio de sus representantes, empleados o personas autorizadas retiren las mercaderías del lugar en
donde se encuentren, sin necesidad de orden judicial y por el monto adecuado.
SÉPTIMA: EL COMPRADOR en el caso de ser de estado civil casado, manifiesta que el siguiente contrato lo
suscribe debidamente facultado por su cónyuge.
OCTAVA: El titular declara bajo juramento que:
A. Toda la información incluida en esta solicitud es fidedigna, cierta y correcta y por tanto asumo la
responsabilidad total sobre la veracidad de la misma.
NOVENA: De acuerdo con lo establecido en el artículo 622 del Código de Comercio, el comprador acuerda de
manera irrevocable, para que se proceda a llenar los espacios en blanco del pagaré a la orden que se ha otorgado
a favor de la compañía de acuerdo con las siguientes instrucciones:
1. CAUSA:____________________________________________ podrá llenar y utilizar dicho pagaré
cuando a su juicio fuere necesario efectuar el cobro de las obligaciones derivadas de la venta de
productos, materiales, servicios, intereses corrientes o de mora, primas de seguros, comisiones,
fletes, o bien sea por atraso o mora en el cumplimiento de alguna o algunas de las obligaciones
derivadas de las operaciones antes citadas, caso en el cual ________________________________
podrá exigir la cancelación total de esas obligaciones y de los accesorios de ellas y en general por
cualquier operación o deuda que aparezca por capital, intereses, comisiones o gastos en los libros
51
3.1.2.5 Aprobación del Crédito
El gerente propietario aprueba el crédito de acuerdo a los informes previos. Y
procede el deudor a firmal el pagaré como un respaldo judicial (cuando el monto
cualquier operación o deuda que aparezca por capital, intereses, comisiones o gastos en los libros de
contabilidad o que consten en los archivos de __________________________________________de
conformidad con el artículo 278 del Código de Procedimiento Civil.
2. NUMERO DEL PAGARÉ: Este espacio podrá ser llenado por ustedes de acuerdo con la numeración
interna que utilicen.
3. FECHA DE VENCIMIENTO: Será el día en que ___________________________________ decida
llenar el pagaré. Para su cobro no será necesaria su presentación a la fecha de vencimiento, ni
notificación por parte del tenedor.
4. FECHA DE EMISIÓN: Será en día en que ________________________________________decida
llenar el pagare.
5. CUANTÍA: En el espacio reservado para la cuantía de la obligación se insertará la suma de los
factores que a continuación se indica: Capital, deudores varios, comisiones y por cualquier otro
concepto que directa, indirecta, conjunta o separadamente deba(mos) o Ilegue(mos) a deber a
___________________. El día que sea llenado el título y que tengan origen en la venta de productos,
materiales, servicios, comisiones, fletes, impuestos de timbre e intereses del pagaré a que se refiere
esta carta, cualquiera que sea la fecha ce la deuda, antes o después de la firma de esta autorización.
6. INTERESES: Si al momento de ser llenado el pagaré existen intereses ya causados y aún no
pagados correspondientes a las operaciones mencionadas, está autorizada para incluir el monto total
de estos en el lugar del pagaré que para este evento se ha previsto, pero sobre esa suma no se
liquidarán intereses; todo sin perjuicio de que ustedes puedan ejercer los derechos que les confiere el
artículo 886 del Código de Comercio y demás disposiciones legales. : Además de los eventos de
aceleración de los plazos previstos en la Ley o en documentos, contratos o títulos de deudas
respectivas, podrán llenar el pagaré en cualquiera de los siguientes casos:
a. Mora de cualquiera de las cuotas de capital, de los intereses, comisiones de cualquier
obligación que conjunta o separadamente tengamos contraída a favor de______________.
b. Si los bienes de uno de los deudores son embargados o perseguidos judicialmente.
c. Muerte, iniciación de proceso concursal o liquidación de uno de los otorgantes.
d. Si nuestros activos demeritan, si los bienes dados en garantía se gravan o enajenan en
todo o en parte o dejan de ser respaldo suficiente.
DECIMA: En todo lo que no se encuentre estipulado en este contrato, las partes convenientes se apliquen las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
Para constancia de lo estipulado las partes se ratifican en el contenido del presente contrato y lo suscriben, a los
______ días del mes de _________del 20____.
EL COMPRADOR
C.C.:_______________________
GARANTÍA SOLIDARIA: Yo_______________________________ con Domicilio en: ________________________
me constituyo garante de todas y cada una de las obligaciones que ha contraído _____________________________
en razón del Contrato que antecede. Renuncio expresamente a cualquier beneficio de orden o excusión, me someto
a la jurisdicción de los jueces de la provincia del Guayas del Cantón Guayaquil, según la cuantía, en vía verbal
sumaria y señalo expresamente como domicilio esta ciudad de Guayaquil para :os efectos provenientes del presente
Contrato; para constancia de lo cual firmo esta Garantía Solidaria.
___________________a, ______________________ de ________________________ del 20____
EL GARANTE SOLIDARIO
C.C.:_______________________
52
sobrepasa los mil dólares americanos), o la factura pagaré (cuando el monto es
menor a los mil dólares americanos).
Factura Pagaré
FERRETERÍA “PROFEMAC” PROVEEDORES DE FERRETERÍA Y MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
de Lcdo. Tapia Fuertes Nelson Rodrigo
Dirección: Pichincha Nº 539 y Rafael Arellano
Teléf.: 2981044 – Fax: 2980539 – Tulcán
RUC: 0400791000001 AUT. S.R.I. 1112113210
FACTURA 001 – 001: Nº 000000000
Nombre:
RUC: Fecha:
Dirección:
Código: Fecha de Vencimiento:
CÓDIGO CANTIDAD DETALLE P. UNITARIO TOTAL
“Obligado a llevar contabilidad”
Sub total
Descuento
IVA 12%
TOTAL IMPRENTA “PUBLIGRÁFICAS” IRUA NAZATE JAIRO ARMANDO RUC. 0400995577001 AUT. SRI. 2893 FECHA DE IMP.: 27/DICIEMBRE/2012 DEL 501501 AL 531500 VALIDO PARA SU EMISIÓN HASTA 27/DICIEMBRE/2013
FIRMA AUTORIZADA RECIBÍ CONFORME
PAGARE A LA ORDEN
POR $ No, -
__________________________, a ________ de __________________del 20_____
Debo y pagaré de la fecha en: _____________________________________días vista, a la orden de en esta ciudad de _______________________________
en esta ciudad de_________________________________________, la suma incondicional de ________________________________________________ dólares americanos más el interés del __________________ % anual y en caso de mora el recargo del __________ % anual desde su vencimiento.
VENCE: _________________, a _________________ de ________ del 20____
f). ____________________________
EL COMPRADOR
C.I. ___________________________
VISTO BUENO, _____________________, a _____________________ de __________ del 20 _____
f). _____________________________
C.I. ___________________________
Por aval me constituyo en garante solidario de
_______________________________, a_______ de____________ del 20____
f). ____________________________
EL GARANTE SOLIDARIO
C.I. ___________________________
He recibido en cantidad las mercaderías detalladas en esta factura por el valor indicado en “NETO A PAGAR” suma que DEBO y PAGARÉ, sin protesto, incondicionalmente, en la ciudad de Tulcán a, PROFEMAC en el plazo estipulado desde hoy. En caso de mora me sujeto a los intereses máximos de
mora previstos en la ley y a ser demandado en juicio ejecutivo verbal sumario a elección del actor, ante
los jueces de esta ciudad, para lo cual renuncio a otro domicilio.
53
Este tipo de factura se utilizará dentro de la empresa como un respaldo del crédito
concedido al cliente, cuando éste no sobrepase el monto de mil dólares
americanos, y el crédito sea a corto y mediano plazo.
3.1.2.6 Concesión del Crédito
Aprobado el crédito por los niveles requeridos, se procederá a la entrega
inmediata de los productos que el cliente necesita, y a la contabilización del
crédito, liquidación y registro de la operación, ingreso y demás relativos a
garantías en respaldo de las operaciones y todos los pasos establecidos para la
concesión del crédito. Además el cliente cuenta con transporte gratuito para sus
mercancías
3.1.3 Sistema de Cobranza dentro de la Empresa “Profemac”
En esta instancia se establecen los lineamientos que enmarcados dentro de las
disposiciones legales y contable-financieras, le dan la forma para tener el control
permanente de los créditos en el tiempo establecido.
3.1.3.1 Faces del Procedimiento de la Cobranza
3.1.3.1.1 Prevención: Son las acciones dentro de la empresa "Profemac”, que
permitirán alertar al cliente para evitar el incumplimiento del pago, disminuir el
riesgo de mora y asegurar los elementos necesarios de accionar en caso de un
inminente deterioro.
3.1.3.1.2 Cobranza: Es la etapa en que se toman acciones encaminadas al cobro
en tempranas instancias de mora. Es muy importante puntualizar que la empresa
“Profemac” desea continuar con las relaciones de negocio con el cliente
3.1.3.1.3 Recuperación: Es el momento en que la empresa “Profemac” toma
decisiones para hacer efectiva la recuperación de créditos con moras avanzadas,
probablemente la empresa debe cuestionarse la viabilidad de continuar con la
relación del cliente
3.1.3.1.4 Extinción: Acciones encaminadas a sanear contablemente las cuentas
de los portafolios de la empresa “Profemac” y con esto tener una administración
financiera más eficiente.
54
3.1.3.2 Motivación en la Cobranza
La motivación en la cobranza, no es más que buscar una serie de estímulos, para
que tanto el deudor como el cobrador realicen a tiempo sus obligaciones para con
las empresas.
3.1.3.2.1 Estimulaciones
Cobrador Deudor
Sueldo Descuentos por pronto pago
Comisiones Ofertas
Premios Aumento de límite de crédito
Relaciones Humanas Reducción en los pagos
Consideraciones especiales
Bonificaciones
3.1.4 Sistema de Recordatorio al Departamento de Cobranza de la Empresa
En la empresa la persona responsable de la cobranza deberá recurrir al libro
auxiliar con intervalos regulares, para encontrar las cuentas que requieran su
atención, debe disponer de un registro suplementario, un cuaderno plegado,
tarjeta índice o un archivo computacional del cliente que le recuerde que se ha
hecho lo posible por cobrar en fecha correspondiente.
Cualquier sistema de insistencia tiene dos objetivos recordar al responsable de
los registros de crédito las cuentas vencidas que cada día requieren su atención y
registrar la acción en el esfuerzo de cobranza, así como la fecha en que se tomó
la acción, un sistema de tarjeta por índices archivadas por fechas.
Para el departamento de cobranzas es importante poner atención a las fuentes de
ingresos, no solo es importante concretar las ventas, sino también tener una
buena labor de cobranza para recuperar la inversión.
Para tener una buena gestión de cobranza debemos seguir 2 pasos muy
importantes para hacer el proceso más eficiente:
55
Primeramente es necesario segmentar la cartera de cobranza de acuerdo a las
características comunes de los clientes por ejemplo instituciones públicas,
instituciones privadas, personas naturales, y/o las cuentas, por ejemplo:
antigüedad, monto, producto, geografía perfil del cliente o cualquier dato del
cliente o la deuda.
Posteriormente definir las estrategias y políticas de cobranza que establezcan la
forma de cobrar, los criterios de negociación, como los plazos, intereses,
descuentos, entre otras adecuadas a cada segmento que se haya definido.
3.1.5 Sistema de Recordatorio a los Clientes de la Empresa “Profemac”.
3.1.5.1 Cobranza por Escritorio.
Nunca utilizar formas pre impresas o fotocopias, únicamente originales.
Espaciar adecuadamente los tiempos de cada notificación o aviso.
Subir el tono de cada comunicado conforme avance el retraso por ejemplo,
invitación recordatorio, notificación entre otras.
Utilizar empresas de mensajería o tener el recibido de la persona que
receptó el documento, esto en cobranza local.
En cobranza foránea utilizar telegramas o fax.
Evitar el uso del correo porque da la impresión de que no urge el pago.
El primer paso en la actividad de la cobranza será recordar al cliente que ya ha
pasado la fecha de vencimiento de su cuenta sin el pago correspondiente,
usualmente transcurren varios días entre las fechas de vencimiento y de
recordatorio, el primer recordatorio debe ser moderado e impersonal pude ser un
estado de cuenta, o factura por duplicado, cartas, tarjetas impresas entre otros.
Existen varias técnicas aplicables pero las más efectivas son:
Frases de recordatorio, pueden ser escritas a máquina o estampadas
sobre estados por duplicad, algunas frases pueden ser.
¡por favor!
56
Estaremos muy agradecidos al recibir su cheque puntualmente
Hace……………….. días que venció su cuenta, por favor haga su depósito
puntualmente.
Cartas:
Una carta breve y cortes es un recordatorio, pude ser una tarjeta impresa, sin
saludo ni firma, la cual lleva el estado de cuenta. Estas tarjetas se prefieren en
lugar de cartas para el primer recordatorio, puesto que son impersonales y el
cliente se da cuenta que todos los demás clientes atrasados las han recibido bajo
las mismas circunstancias. Deben ser redactadas cortésmente, mostrando
imparcialidad, para recordar las condiciones de crédito acordadas.
3.1.5.2 Cobranza Personal
Cobranza frente a frente visita personal:
Se realizara dentro del horario establecido por la ley de 8 a 12 y de 14 a 18
horas.
Diríjase al cliente siempre con amabilidad y por su nombre, evite el tuteo.
Dejar hablar primero al cliente.
No hablar más de lo necesario, evitar comentarios personales.
Llevar varias alternativas de solución preparadas
Elabore un convenio en original y copia.
Nunca mencione la palabra abogado, no se exponga a que el cliente le
diga que no le paga.
De esta manera se obtendrán los logros inmediatos con la implementación y
aplicación del sistema de cobro de la cartera de crédito, como una herramienta
determinante para la empresa en el control de la contabilidad y la disminución de
la alta cartera de crédito aplicando la nueva metodología y eficaces estrategias de
cobro.
57
3.1.6 Sistema de Seguimiento y Control
3.1.6.1 Calificación de la cartera de créditos por edad de vencimiento
De acuerdo con la edad de vencimiento, la cartera de créditos se calificará
obligatoriamente de la siguiente manera:
A 0-30 días 0-60 días Capacidad de pago adecuada
B 31-60 días 61-150 días Debilidades transitorias
C 61-90 días 151-360 días Insuficiencia en la capacidad de pagos
D 91-180 días 361-540 días Probabilidad de recaudo altamente dudosa
3.1.6.2 Clasificación por el Nivel de Riesgo
3.1.6.2.1 Nivel A o riesgo normal.
Los créditos calificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención
apropiadas. Los estados financieros de los deudores, así como el resto de la
información crediticia indican una capacidad de pago adecuada, en términos del
monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores.
3.1.6.2.2 Nivel B riesgo aceptable, superior al normal.
Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y
protegidos, pero existen debilidades que pueden afectar transitoria o
permanentemente la capacidad de pago del deudor, que si no son corregidos
oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo del crédito.
3.1.6.2.3 Nivel C riesgo apreciable
Se clasifican en esta categoría los créditos que presentan insuficiencias en la
capacidad de pago del deudor, y comprometen el normal recaudo de la obligación
en términos de recaudo.
3.1.6.2.4 Nivel D riesgo significativo
Son créditos de riesgo apreciable, cuya capacidad es altamente dudosa.
58
3.1.6.2.5 Nivel E riesgo de incobrabilidad
Son créditos con mínima probabilidad de recaudo.
Sera de directa responsabilidad del encargado del manejo de los registros de
crédito y cobranzas mantener actualizados los registros referentes a vencimientos
de los créditos y deberá tener informado al gerente de aquellos créditos vencidos
y que no han sido pagados o renovados por los clientes a fin de que se evalúe el
riesgo de cobro y se tomen las medidas en forma oportuna.
Insistirá en la gestión de cobros a los clientes que no han cancelado sus créditos
o renovado con nuevas adquisiciones, informando de este particular al gerente a
fin de que se inicien las acciones de cobro para la recuperación de la cartera de
crédito.
3.1.7 Sistema de Recuperación de Créditos
Dentro de la empresa “Profemac” este sistema surge como una necesidad de la
empresa para un mejor control de los clientes más importantes, los cuales serán
primeramente evaluados en su capacidad de solvencia moral y económica. La
etapa de la recuperación viene a constituir la fase culminante del proceso de
ventas a crédito, el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez, de
aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque las ventas hayan sido
planificadas, existen situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni
previstas con resultados precisos. Por lo tanto el sistema de recuperación está
diseñado de tal manera que propenda a la recuperación de las cuentas tomando
en consideración el tiempo futuro, que por siguiente incluye el elemento riesgo.
3.1.7.1 Etapas de Gestión de Cartera
Este proceso de gestión de cobro de cartera se realizará estableciendo
segmentación del total de la cartera de créditos, con el fin de determinar el cobro
preventivo, administrativo, administrativo con aviso a deudores solidarios, pre
jurídico y jurídico; clasificando la cartera vencida por edades en todas las líneas
de crédito, una vez realizado el cierre mensual de la cartera.
59
3.1.7.1.1 Etapa Departamentaria:
Obligaciones que tienen entre uno (1) y treinta (30) días de mora, en esta etapa
se debe gestionar y buscar solución de pago con el deudor, con una
comunicación por los siguientes canales: telefónico, correo electrónico, cartas, o
mensaje al móvil.
3.1.7.1.2 Etapa Departamentaria con aviso a deudores solidarios:
Obligaciones entre (31) treinta y un y (60) sesenta días de mora, en esta etapa se
debe gestionar y buscar solución de pago, con una primera comunicación por
escrito al deudor y deudores solidarios y una segunda comunicación al deudor y
deudores solidarios por alguno de los siguientes canales: telefónico, correo
electrónico o mensaje al móvil.
3.1.7.1.3 Etapa Pre jurídica o de cobro a deudores solidarios:
Pasado el estado departamental, de gestión sin respuesta satisfactoria y con
mora superior a sesenta y un días (61) y si el deudor o deudores solidarios no
responden, se iniciara las acciones legales haciendo efectivas las garantías, para
lo cual se remitirá el caso a los abogados.
3.1.7.1.4 Etapa Jurídica:
No existiendo solución de pago en las anteriores etapas de gestión y transcurridos
91 días sin resultado alguno, se judicializará la obligación a través de abogados
externos contratados para el efecto. Todos los gastos que ocasione el proceso de
cobro jurídico, estarán a cargo del deudor y/o deudores solidarios.
Para entablar el proceso de demanda se requiere evaluar si el caso lo amerita,
determinando la viabilidad de recuperar la obligación por esta vía.
Los abogados encargados del cobro jurídico presentarán un informe mensual a la
administración del Fondo, detallando las gestiones adelantadas para la
recuperación.
60
3.1.8 Acuerdos de pago
Para facilitar la recuperación de la cartera de crédito, el Fondo podrá llegar a
acuerdos de pago, para lo cual será necesario elaborar un acta de acuerdo que
tenga como mínimo:
Fechas de pago, cuota, plazo y demás condiciones pactadas.
Deberá estar firmada por las personas interesadas en cumplir dicho acuerdo con
el visto bueno del ente aprobador.
3.1.8.1 Requisitos para celebrar acuerdos de pago
Para la celebración de acuerdos de pago se tendrán en cuenta los siguientes
requisitos:
En caso de encontrarse el deudor en instancia pre jurídica o jurídica, la
elaboración del Acuerdo de Pago corresponderá al abogado externo de acuerdo a
las instrucciones recibidas por el gerente de la empresa.
3.1.9 Castigo de Cartera
Un crédito moroso podrá ser susceptible de castigo, en los siguientes eventos:
Cuando el proceso de cobro jurídico demuestre su irrecuperabilidad total.
Desde el cobro departamental sin necesidad de haber sido enviado a cobro
jurídico y habiéndose agotado todos los recursos necesarios, por los
siguientes hechos:
Por consideraciones del monto y antigüedad
Por la incapacidad de pago comprobada por deudor y deudores
solidarios.
Ausencia total del deudor y deudores solidarios.
La eficiencia en el cobro y recuperación depende en la tenacidad, control y
exactitud, con la que se lleven dichos documentos, se deberá generar reportes y
metas de cada uno de los responsables de cobranza, así se sabrá si cada uno de
ellos está ejercitando bien su labor. La recuperación es una situación más
61
compleja pues los créditos caen en mora y deben hacer gestiones más
específicas para su recuperación.
3.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS FINALES DE LA INVESTIGACIÓN.
Con el propósito de determinar la factibilidad y la viabilidad de la propuesta, en
este contexto se plantean preguntas plasmadas en una encuesta que se derivan
de forma lógica en el desarrollo de la tesis, los profesionales en el área de crédito
y cobranza, validaran el carácter práctico de la propuesta mediante el análisis de
su comportamiento a través del ensayo de su funcionamiento, mediante diversos
casos de aplicación.
62
3.2.1 Resultados de la Validación de la Propuesta
No. INDICADOR DE CALIDAD
Excele
nte
Muy
satisfa
cto
rio
Satisfa
cto
rio
Poco
satisfa
cto
rio
Nada
satisfa
cto
rio
.
1 Bases Teóricas 3 2
2 Carácter Técnico 3 2
3 Estructura Metodológica 2 3
4 Organización de la Temática 2 2 1
5 Descripción de la Propuesta 2 2 1
6 Viabilidad para la Aplicación Práctica 4 1
7 Actualidad de la Propuesta 1 3 1
3.2.2 Representación Gráfica de los Resultados de las Encuestas.
3.2.3 Análisis de los Resultados de las Preguntas
Análisis Pregunta Nro. 1
Se logró determinar en la encuesta que las bases teóricas del trabajo de
investigación son excelentes y muy satisfactorias, lo que indica que la tesis se
encuentra bien sustentada por una serie de elementos y fundamentos
conceptuales relacionados al problema.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
BasesTeóricas
CarácterTécnico
EstructuraMetodológica
Organizaciónde la
Temática
Descripciónde la
Propuesta
Viabilidadpara la
AplicaciónPráctica
Actualidad dela Propuesta
60% 60%
40% 40% 40%
80%
20%
40% 40%
60%
40% 40%
20%
60%
0% 0% 0%
20% 20%
0%
20%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Excelente
Muy satisfactorio
Satisfactorio
Poco satisfactorio
Nada satisfactorio.
63
Análisis Pregunta Nro. 2
Al respecto se puede concluir que el carácter técnico de la investigación es
considerado excelente, puesto que el procedimiento en cada una de los capítulos
están bien direccionados, logrando la máxima eficiencia en la coordinación del
trabajo, apegado a la normativa del proceso investigativo.
Análisis Pregunta Nro. 3
Con la información obtenida se determina a la estructura metodológica como muy
satisfactoria, ya que permitió sistematizar los procedimientos en forma lógica y
objetiva, aplicando técnicas específicas de investigación con respuestas
contextualizadas en busca de solución al problema existente.
Análisis Pregunta Nro. 4
Los resultados de la encuesta reflejan que la organización de la temática del
investigador es muy satisfactoria encontrando razonablemente estructurada toda
la información, en cada capítulo que compone la tesis, con el fin de comprender la
situación problemita que existe dentro de la empresa.
Análisis Pregunta Nro. 5
Al respecto la mayoría de los especialistas entrevistados creen que la descripción
de la propuesta es satisfactoria ya que se orienta hacia la descripción general del
tema manifestando el propósito de la investigación de manera innovadora y
original, demostrando la ética y objetividad en cada una de sus fases, cumpliendo
con todos los estándares académicos.
Análisis Pregunta Nro. 6
Los resultados reflejan claramente la viabilidad para la aplicación práctica, de la
investigación realizada, señalando la factibilidad de emplear esta investigación a
la empresa, analizando y evaluando las condiciones necesarias para obtener los
resultados esperados con altas probabilidades de éxito en su aplicación.
64
Análisis Pregunta Nro. 7
Se puede determinar en forma clara que la actualidad de la propuesta es
satisfactoria, puesto que el tema investigado en este momento ha tomado
importancia relevante dentro de las empresas tanto públicas como privadas, con
el fin de tener una administración financiera sólida y rentable.
3.3. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
Con el procedimiento de la aplicación a la investigación, la cual fue
cuidadosamente diseñada, a través de un sistema que permita la
efectividad en el cobro y recuperación de la cartera de crédito para la
empresa “Profemac” es de gran importancia, puesto que se pretende
cambiar la metodología que se ha venido aplicando y mejorar el proceso
administrativo para poder alcanzar los objetivos y metas establecidas, y la
cual está plasmada en la presente tesis.
Es una importante contribución para la presente tesis de grado la validación
por vía de expertos para revisar los aspectos más relevantes que se deben
considerar, orientados al desarrollo lógico y razonable del conjunto de
lineamientos a seguir en el proceso de la investigación realizada para la
empresa “Profemac”.
65
CONCLUSIONES GENERALES
De acuerdo a la investigación realizada se logró determinar las debilidades
más relevantes dentro de la empresa “Profemac”, como la ausencia total
de estrategias planeadas y ejecutadas con conciencia de lo que se desea
obtener para la disminución de la cartera de crédito, por tal razón resulta
obvio el elevado número de clientes morosos y los largos periodos de
tiempo para su recuperación, causando deficiencias en sus finanzas.
La empresa “Profemac” cuenta con una misión y visión que no se
relacionan directamente con las actividades que ejecuta actualmente, por
no existir políticas adecuadas a los estándares de créditos que establece, y
por ende la falta de valores, principios y objetivos corporativos que marcan
la pauta para la correcta operatividad de la empresa.
Las ventas a crédito implican que la empresa inmovilice una importante
parte de sus recursos, pues está financiando con sus recursos a los
clientes, y en muchas ocasiones, la empresa no cobra intereses a sus
clientes por el hecho de venderles a crédito, por lo que vender a crédito es
una inversión de recursos con cero rentabilidades, se destaca también la
falta de diseño y ejecución de planes, dado carece en absoluto de ellos,
por tal razón la empresa no tiene una proyección bien definida.
RECOMENDACIONES
En empresa “Profemac”. Una de sus principales fortalezas es la calidad del
servicio y la variedad de sus productos y con el propósito de mantenerse y
seguir creciendo en el mercado, se hace urgente la implementación de un
sistema con estrategias encaminadas a incrementar los ingresos con un
adecuado método de cobranza efectiva, con una nueva forma de
recuperación, ágil y oportuna de las cuentas por cobrar, potencializando
este rubro para una mejor administración financiera y logro de los objetivos
empresariales.
66
En el campo financiero se destaca la importancia de realizar análisis
financieros periódicos, con el fin de definir acertadas políticas crediticias y
de cobro ligadas de forma inseparable a los objetivos de la empresa,
planteado en su plan empresarial, su misión y visión, así como también las
funciones del departamento de ventas en su liberalidad de conceder
créditos, plazos y seguridades, todo esto tendiente aprovechar todos los
recursos que posee la empresa para el control efectivo de las cobranzas.
De acuerdo con los datos obtenidos del análisis interno y externo de la
empresa “Profemac”, se recomienda al gerente de la empresa ejecutar
procedimientos encaminados a integrar un proceso constante de
administración exitosa de las cuentas por cobrar, que parte de la
necesidad, que el Gerente de la empresa tiene de fortalecer su imagen en
el mercado, y estar preparada para la llegada de nuevos retos
empresariales.
67
68
BIBLIOGRAFÍA
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Editorial Thomson. México.
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Pichincha
Zapata Sánchez, Pedro. (2004): Contabilidad General. (Sexta Edición).
Editorial Mcgraw-Hill. Colombia.
71
ANEXO Nro. 1
LISTA DE CLIENTES HABITUALES QUE SE BENEFICIAN DEL CRÉDITO DENTRO
DE LA EMPRESA “PROFEMAC” DE LA CIUDAD DE TULCÁN.
ESTRACTOS POBLACIÓN MUESTRA
GAD de Tulcán 1 1
GAD de Huaca 1 1
Direc. Prov. Obras Publicas 1 1
Direc. Distrital de salud Nro. 1 1 1
Direc. De Educación 1 1
Csjo. Nacional de la Adjudicatura 1 1
Consejo Electoral 1 1
Construpiedra 1 1
Consorcio N P A 1 1
Consorcio E B C 1 1
Constructora ELEC Asociados 1 1
Inst. de Educación Especial 1 1
Instituto Tecnológico Tulcán 1 1
Instituto Vicente Fierro 1 1
Coop. Atahualpa 1 1
Coop. Tulcán 1 1
Coop. Pablo M. Vega. 1 1
BI 39 Mayor Galo Molina 1 1
Arq. Miriam Enríquez 1 1
Arq. Iván Landázuri 1 1
Arq. Gustavo Navisoy 1 1
Ing. Gustavo Arellano 1 1
Ing. Omero Talavera 1 1
Ing. Oscar Almeida
1 1
Ing. Galo Burbano 1 1
72
Sra. Maribel Segovia 1 1
Sra. Nancy Portilla 1 1
Sr Jorge Villa 1 1
Sr. Johnny López 1 1
TOTAL 30 30
ANEXO Nro. 2
73
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
La Srta. Estudiante de la especialidad de Contabilidad y Auditoría, se permite
entregar la siguiente encuesta, con el objetivo de recolectar información que nos
ayude a diagnosticar la situación actual de la cartera de crédito dentro de la
empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán.
INSTRUCCIONES Se solicita de la manera más amable y comedida contestar
las siguientes preguntas marcando con una X la respuesta que Ud. Crea sea
conveniente.
1 ¿QUE NIVEL DE IMPORTANCIA PARA UD TIENE UN CRÉDITO?
ALTA MEDIA BAJA
2 ¿COMO LE CONVENDRIA CANCELAR SU CRÉDITO?
EN EFECTIVO TRANSFERENCIA CHEQUE
3 ¿SEGIRIA COMPRANDO, SI LA EMPRESA IMPONE POLÍTICAS DE OTORGACIÓN DE
CRÉDITO?
SI NO
4 ¿QUIEN RECEPTA EL DINERO AL MOMENTO DE CANCELAR SU CRÉDITO?
GERENTE CONTADORA CAJERA
5 ¿LE COBRAN ALGUN TIPO DE INTERES POR NO CANCELAR A LA FECHA DE
VENCIMIENTO DEL CRÉDITO?
74
SI NO
6 ¿QUE TIPO DE GARANTIAS PIDE LA EMPRESA PARA EXTENDERLE EL CRÉDITO?
REFERENCIAS COMERCIALES REFERENCIAS PERSONALES NINGUNA
7 ¿CADA QUE TIEMPO SOLICITA UN CRÉDITO?
15 DIAS UN MES TRES MESES MAS
8 ¿HA RECIBIDO ALGUN TIPO DE AMONESTACIÓN POR NO CANCELAR A TIEMPO SU
CRÉDITO?
SI NO
9 ¿QUE TIPO DE DOCUMENTO FIRMA AL MOMENTO DE RECIBIR EL CRÉDITO?
PAGARÉ LETRA DE CAMBIO DOC. INTERNO
10 ¿SU CRÉDITO LO CANCELA? :
ANTES DEL VENCIMIENTO AL VENC DESPUES DEL VENC.
11 ¿LE GUSTARÍA RECIBIR UN DESCUENTO POR CANCELAR ANTES DE LA FECHA DE
VENCIMIENTO?
SI NO
12 ¿LE GUSTARIA QUE LA EMPRESA LE BRINDE TRANSPORTE PARA LA MERCADERÍA
CONSEDIDA A CRÉDITO?
SI NO
75
ANEXO 2 Interpretación de Resultados de la Encuesta a los Clientes de la Empresa
“Profemac” de la ciudad de Tulcán
76
Una vez efectuado el trabajo de la entrevista se realizó la tabulación de las
preguntas, obteniéndose los siguientes resultados:
1.- ¿Qué importancia tiene para Ud. el crédito?
Tabla No. 1 importancia del crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
ALTA 22 0,73 0,73 73%
MEDIA 6 0,2 0,93 20%
BAJA 2 0,07 1 7%
TOTAL 30 1
100%
Descripción
De acuerdo con la información obtenida de los entrevistados que corresponde al
100%, se conoció que un 73% creen que el crédito es de alta importancia, el
20% indican que la importancia es media y el 7% respondieron que el crédito
tiene una baja importancia.(Anexo 1)
2.- ¿Cómo le convendría cancelar su crédito?
Tabla No. 2 Pago del crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
EFECTIVO 4 0,13 0,13 13%
CHEQUE 15 0,5 0,63 50%
TRANSFERENCIA 11 0,37 1 37%
TOTAL 30 1
100%
73%
20% 7%
ALTA
MEDIA
BAJA
13%
50%
37%
EFECTIVO
CHEQUE
TRANSFERENCIA
77
Descripción
De todas las personas entrevistadas, el 50% afirma que es mejor cancelar el
crédito en cheque, mientras que el 37% prefiere cancelar con transferencia, en
cambio solo el 13% indican que para ellos es mejor cancelar en efectivo.(Anexo 2)
3.- ¿Seguiría comprando, si la empresa impone políticas de otorgación de
crédito?
Tabla No.3 Políticas de crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
SI 23 0,77 0,77 77%
NO 7 0,23 1 23%
TOTAL 30 1
100%
Descripción
Según las personas asignadas en la entrevista, el 77% seguirán comprando en la
empresa a pesar de tener que regirse a políticas para que se le pueda extender
un crédito, y solo el 23% en cambio dicen que no comprarían al tener que cumplir
con las políticas que imponga la empresa. (Anexo 3)
77%
23%
SI
NO
78
4.- ¿Quién recepta el dinero al momento de cancelar su crédito?
Tabla No. 4 Asignación de Funciones
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA RELATIVA
FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
CAJERA 25 0,83 0,83 83%
GERENTE 5 0,17 1 17%
CONTADORA 0 0 0 0%
TOTAL 30 1 100%
Descripción
El 83% de los entrevistados indican que cancelan su crédito a la srta cajera de la
empresa, el 17% cancela su deuda solo cuando se encuentra el sr. Gerente y
ninguna persona cancela la deuda en el departamento de contabilidad. (Anexo 4).
5.- ¿Le cobran algún tipo de interés por no cancelar a la fecha de vencimiento del crédito?
Tabla No. 5 Interés de crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
SI 28 0,93 0,93 93%
NO 2 0,07 1 7%
TOTAL 30 1
100%
83%
17% 0% CAJERA
GERENTE
CONTADORA
79
Descripción
El 93% de los entrevistados afirmaron que nunca se les ha cobrado ningún tipo
de interés o recargo por la concesión del crédito solo un mínimo del 7%, se les
cobro interés por su crédito.( Anexo 5 )
6.- ¿Qué tipo de garantías pide la empresa para extenderle el crédito?
Tabla No. 6 Garantías crediticias
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA RELATIVA
FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
REFERENCIA COMERCIAL
8 0,33 0,33 33%
REFERENCIA PERSONAL
12 0,27 0,60 27%
NINGUNA 10 0,40 1,00 40%
TOTAL 30 1,00
100%
Descripción
De la información obtenida el 27% de los clientes dice que la empresa le pide
referencias comerciales para poder extenderle el crédito que necesita, el 40%
recibe su crédito al entregar referencias personales y el 33% recibe su crédito sin
ninguna garantía.(Anexo 6)
93%
7%
SI
NO
33%
27%
40%
REF.COMERCIAL
REF.PERSONAL
NINGUNA
80
7.- ¿Cada que tiempo solicita un crédito?
Tabla No. 7 Solicitud de crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA RELATIVA
FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
CADA 15 DÍAS
15 0,63 0,63 63%
CADA MES 7 0,23 0,86 23%
CADA 3 MESES
4 0,13 1,00 13%
TOTAL 30 0,99
99%
Descripción
Un 63% de los participantes en la entrevista indican que cada 15 días solicitan un
crédito a la empresa, el 23%, cada mes, y el 13%, de los acreedores del crédito
piden solamente cada 3 meses.
8.- ¿Ha recibido algún tipo de amonestación por no cancelar a tiempo su
crédito?
Tabla No. 8 Amonestación por falta de pago
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
SI 10 0,33 0,33 33%
NO 20 0,67 1 67%
TOTAL 30 1
100%
63% 23%
13% CADA 15 DÍAS
CADA MES
CADA 3 MESES
81
Descripción
Del total de entrevistados el 67% manifiestan que nunca han recibido ninguna
forma de amonestación por no haber cancelado a tiempo su crédito, el 33%, si ha
recibido llamadas de atención.( Anexo 8)
9 ¿Qué tipo de documento firma al momento de recibir el crédito?
Tabla No. 9 Documento crediticio
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
PAGARÉ 0 0,00 0,00 0%
LETRA DE CAMBIO 3 0,10 0,10 10%
DOCUMENTO INTERNO
27 0,90 1,00 90%
TOTAL 30 1,00
100%
Interpretación
Del total de los acreedores, un 90% afirma que para que se le entregue la
mercadería en crédito, firma un documento interno, el 10%, firma una letra de
cambio, y, ningún cliente firma un pagaré. (Anexo 9).
33%
67% SI
NO
0% 10%
90%
PAGARÉ
LETRA DECAMBIO
DOCUMENTOINTERNO
82
10 ¿Su crédito lo cancela: antes del vencimiento, al vencimiento o
después del vencimiento?
Tabla No. 10 Cancelación del crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
ANTES DEL VENCIMIENTO 2 0,07 0,70 7%
AL VENCIMIENTO 6 0,20 0,90 20%
DESPUÉS DEL VENCIMIENTO
22 0,73 1,00 73%
TOTAL 30 1,00
100%
Interpretación
El 73% de los clientes que hacen uso del crédito cancelan el mismo después de la
fecha de vencimiento, el 20%, lo realiza después del vencimiento, y el 6% lo hace
antes del cumplir la fecha. (Anexo 10)
¿Le gustaría recibir un descuento por cancelar antes de la fecha de
vencimiento?
Tabla No. 11 Descuento del crédito
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
SI 23 0,77 0,77 77%
NO 7 0,23 1 23%
TOTAL 30 1
100%
7% 20%
73%
ANTES DELVENCIMIENTO
AL VENCIMIENTO
DESPUÉS DELVENCIMIENTO
83
Interpretación
El 77% de los clientes dicen que les convendría un descuento por pagar su
crédito antes de la fecha de vencimiento, y el 23% no están de acuerdo de recibir
un descuento.
12 ¿Le gustaría que la empresa le brinde transporte para la mercadería
concedida a crédito?
Tabla No. 12 Transporte de mercancías
ESTÁNDAR FRECUENCIA FRECUENCIA
RELATIVA FRECUENCIA ACUMULADA
PORCENTAJE
SI 26 0,87 0,87 87%
NO 4 0,13 1 13%
TOTAL 30 1
100%
Interpretación
De los clientes encuestados el 77% dice estar de acuerdo en el transporte de
sus mercancías, y el 23%, afirma que no necesita de este servicio.
77%
23%
SI
NO
87%
13%
SI
NO
84
Anexo Nro. 4
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
La Srta. Estudiante de la especialidad de Contabilidad y Auditoría, se permite
entregar la siguiente encuesta, con el objetivo de recolectar información que nos
ayude a diagnosticar la situación actual de la cartera de crédito dentro de la
empresa “PROFEMAC” de la ciudad de Tulcán.
INSTRUCCIONES Se solicita de la manera más amable y comedida contestar
las siguientes preguntas marcando con una X la respuesta que ud. Crea sea
conveniente.
1. ¿EXISTE EN LA EMPRESA UN ORGANIGRAMA DE FUNCIONES?
2. ¿EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LLEVA UN REGISTRO DE LAS CUENTAS POR
COBRAR A CLIENTES?
3. ¿EXISTEN POLÍTICAS AL MONENTO DE OTORGAR UN CRÉDITO?
4. ¿EL PERSONAL ES SUFISIENTE PARA EL EFICIENTE DESEMPEÑO DE SUS
FUNCIONES?
5. ¿SE TIENE UN RESPALDO POR LA CONCESIÓN DEL CRÉDITO?
85
6. ¿SE CUENTA CON UN REGISTRO DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR ANTIGÜEDAD
DE SALDOS?
7. ¿SE COBRA INTERÉS POR LA OTORGACIÓN DEL CRÉDITO?
8. ¿SE TOMA MEDIDAS JUDICIALES POR MORA EN EL CRÉDITO?
9. ¿LA EMPRESA CUENTA CON UN DEPARTAMENTO DE COBRANZA?
10. ¿SE ENVIA ESTADOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR A LOS CLIENTES?
11. ¿ES ADECUADA LA CUSTODIA FÍSICA DE LAS CUENTAS POR COBRAR?
12. ¿EXISTE UNA RESERVA DE LAS CUENTAS INCOBRABLE?
13. ¿CADA CUANTO SE REALIZAN ANÁLISIS FINANCIEROS?
14. ¿SE ACTUALIZAN PERIODICAMENTE LOS DATOS DEL CLIENTE?
15. ¿CONCIDERA NECESARIO LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA PARA LA
OTORGACIÓN Y EL COBRO DE LOS CRÉDITOS?
86
ENTREVISTA AL SR GERENTE DE LA EMPERSA “PROFEMAC”
Interpretando la entrevista al sr Gerente, los resultados son los siguientes:
1 ¿EXISTE EN LA EMPRESA UN ORGANIGRAMA DE FUNCIONES?
En la empresa no existe un manual de funciones determinado
No existe descripción de las actividades que deben seguirse
2 ¿EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LLEVA UN REGISTRO DE
LAS CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES?
La empresa lleva manualmente las cuentas por cobrar a clientes
El registro de los créditos se los archiva en un folder
Este registro sirve como una herramienta de apoyo para llevar cierto
control
3 ¿EXISTEN POLÍTICAS AL MONENTO DE OTORGAR UN CRÉDITO?
En la empresa no existe un sistema definido de políticas crediticias
El cliente no acata ninguna condición explicita para recibir el crédito
Es Sr Gerente es el que otorga o niega el crédito comercial.
4 ¿EL PERSONAL ES SUFICIENTE PARA EL EFICIENTE DESEMPEÑO
DE SUS FUNCIONES?
El personal que labora en la empresa no es suficiente para desempeñar en
forma óptima su trabajo.
El amplio conjunto de responsabilidades no permite que el personal sea
más eficiente.
5 ¿SE TIENE UN RESPALDO POR LA CONCESIÓN DEL CRÉDITO?
La empresa si obtiene un respaldo del crédito concedido a sus deudores.
El respaldo es un documento interno creado por la empresa
Este documento es realizado a manera de nota de crédito, con todos los
datos del cliente.
87
6 ¿SE CUENTA CON UN REGISTRO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS?
Dentro de la empresa las cuentas por cobrar no se las registra por
antigüedad de saldos.
Se archiva estas cuentas sin tomar en cuenta la fecha de emisión.
No existe un control adecuado para realizar una estimación de los
deudores que han caído en morosidad.
7 ¿SE COBRA INTERES POR LA OTORGACIÓN DEL CRÉDITO?
En la empresa no se aplica el cobro de interés por los créditos que esta
extiende
Tampoco lo hace cuando el cliente tarda en pagar su factura crediticia.
Falta una política de cálculo de interés sobre la deuda del crédito.
8 ¿SE TOMA MEDIDAS JUDICIALES POR MORA EN EL CRÉDITO?
La empresa desde que inició sus actividades comerciales no ha tomado
medidas judiciales sobre sus deudores.
Cuando este a retrasado su pago únicamente se hace un llamado de
atención, al momento que el cliente solicita otro crédito
El documento interno que se extiende por el crédito no tiene ninguna
validez judicial.
9 ¿LA EMPRESA CUENTA CON UN DEPARTAMENTO DE COBRANZA?
En el momento la empresa no cuenta con un departamento de cobranzas
específico.
El departamento de contabilidad se encarga de los cobros de cartera
vencida.
No se optimiza ni se efectiviza la gestión de la cobranza.
10 ¿SE ENVIA ESTADOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR A LOS
CLIENTES?
En general la empresa no envía estados de las cuentas por cobrar a sus
clientes.
88
En particular cuando la deuda es muy alta se envía estados de sus
cuentas.
11 ¿SE ACTUALIZAN PERIODICAMENTE LOS DATOS DEL CLIENTE?
En la empresa si se actualizan los datos de todos los clientes a quienes se
les extiende el crédito.
Es necesaria esta actualización para no perder contacto con el cliente.
12 ¿ES ADECUADA LA CUSTODIA FÍSICA DE LAS CUENTAS POR
COBRAR?
En la empresa la custodia física de las cuentas por cobrar es totalmente
inadecuada.
No existe un departamento de cobranza que se encargue de estas
cuentas.
Las cuentas por cobrar deben estar en buen recaudo para garantizar su
cobrabilidad.
13 ¿CADA CUANTO SE REALIZAN ANÁLISIS FINANCIERO?
En la empresa desde el inicio de sus actividades comerciales no se han
realizados estos análisis
Esta situación ha dado lugar al desconocimiento total de la realidad
financiera en que se encuentra la empresa
A las cuentas por cobrar no se les da la importancia económica que se
debería.
14 ¿EXISTE UNA RESERVA DE LAS CUENTAS INCOBRABLES?
En la empresa no existe una reserva de las cuentas incobrables.
No hay un control, seguimiento y registro de estas cuentas para poder
realizar una reserva real.
15 ¿CONCIDERA NECESARIO LA IMPLEMENTACIÒN DE UN SISTEMA
PARA LA OTORGACIÓN Y COBRO DE LOS CRÉDITOS?
89
Si es necesario la implementación de un sistema de cobro y recuperación
de este rubro.
La cartera de crédito se manejaría de una manera más eficiente y
oportuna.
El cumplimiento de pago por parte de los clientes seria dentro de los plazos
establecidos.
ENTREVISTA AL SRTA. CONTADORA DE LA EMPERSA “PROFEMAC”
Interpretando la entrevista a la Srta. Contadora, los resultados son los siguientes:
1 ¿EXISTE EN LA EMPRESA UN ORGANIGRAMA DE FUNCIONES?
La empresa no cuenta con un manual que determine las funciones de los
empleados.
La unidad administrativa debería asignar correctamente las tareas
No se precisa la responsabilidad, ni la participación de los empleados
2 ¿EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LLEVA UN REGISTRO
DE LAS CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES?
El departamento de contabilidad si registra los créditos de sus clientes.
Se obtiene información al momento que se la necesite
No existe un archivo computacional lo que pude ocasionar alteración por
parte de los usuarios.
3 ¿EXISTEN POLÍTICAS AL MONENTO DE OTORGAR UN CRÉDITO?
La empresa no cuenta con un conjunto de políticas que sirvan de base
para poder otorgar un crédito.
Esto crea un nivel de riesgo muy alto de morosidad y hasta de
incobrabilidad
Al no existir políticas se torna complejo el análisis del comportamiento de
los clientes.
90
4 ¿EL PERSONAL ES SUFISIENTE PARA EL EFICIENTE
DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES?
En la empresa falta personal para realizar las actividades encomendadas.
Las funciones encomendadas las realizan parcialmente.
La empresa está en constante crecimiento y se debería incrementar más
personal.
5 ¿SE TIENE UN RESPALDO POR LA CONCESIÓN DEL CRÉDITO?
Cuando la empresa da un crédito, el cliente firma un documento interno
que queda como respaldo crediticio.
Este no garantiza legalmente un crédito comercial
Esta situación da lugar a la incertidumbre al momento del cobro de dichos
créditos.
6 ¿SE CUENTA CON UN REGISTRO DE LAS CUENTAS POR
COBRAR POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS?
Las cuentas por cobrar no tienen un registro por la antigüedad.
No es lo mismo una deuda de 1 mes a una deuda de 1 año
La empresa pierde liquidez al momento de enfrentar sus pagos.
7 ¿SE COBRA INTERES POR LA OTORGACIÓN DEL CRÉDITO?
No se aplica una tasa de interés por la concesión de un crédito.
No existe por lo menos un acuerdo convencional..
Solo existe la buena fe del deudor en pagar a tiempo su deuda.
8 ¿SE TOMA MEDIDAS JUDICIALES POR MORA EN EL CRÉDITO?
Nunca la empresa ha incurrido en procesos judiciales para recuperar el
monto de sus créditos no cancelados.
La empresa teme perder un buen cliente.
La empresa no quiere verse involucrada en problemas judiciales
91
9 ¿LA EMPRESA CUENTA CON UN DEPARTAMENTO DE
COBRANZA?
No existe un departamento encargado exclusivamente para el pago de
créditos.
La creación del departamento de cobranza agilitara la recaudación del
dinero adeudado y no dañara la relación con el cliente.
Este departamento creara estrategias simultáneas de cobro y recuperación
de la cartera crediticia.
10 ¿SE ENVIA ESTADOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR A LOS
CLIENTES?
La empresa no acostumbra enviar estados de sus cuentas por cobrar.
Se debería envía los estados de estas cuentas, el mismo dia en que se
venció el plazo.
Concientizar en forma oportuna al cliente que tiene deudas pendientes de
pago.
11 . ¿SE ACTUALIZAN PERIODICAMENTE LOS DATOS DEL
CLIENTE?
Si se actualizan los datos personales del cliente periódicamente
Este es un mecanismo parcialmente efectivo.
Esto no garantiza el pago de la deuda por parte de los clientes.
12 ¿ES ADECUADA LA CUSTODIA FÍSICA DE LAS CUENTAS POR
COBRAR?
Dentro de la empresa las cuentas por cobrar no se encuentran bajo un
buen resguardo.
Estas cuentas pueden confundirse, ser alteradas y hasta extraviarse por no
estar bajo buenas medidas de seguridad.
Un archivo computacional sería un respaldo para la no alteración de estas
cuenta
92
13 ¿CADA CUANTO SE REALIZAN ANÁLISIS FINANCIERO?
En la empresa nunca se han realizado análisis financiero
Un análisis financiero es la radiografía del verdadero estado de la cartera
de crédito comercial.
La empresa no es consciente de la capacidad de endeudamiento ni de la
liquidez para enfrentar deudas a corto plazo.
14 ¿EXISTE UNA RESERVA DE LAS CUENTAS INCOBRABLES?
No se realiza una cuenta de reservas incobrables por no tener datos
exactos de las cuentas por cobrar..
No se puede prever la influencia de las cuentas por cobrar al momento de
hacer frente a obligaciones con terceros.
Se debería dar más importancia al control de las cuentas incobrables.
14 ¿CONCIDERA NECESARIO LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
PARA LA OTORGACIÓN Y COBRO DE LOS CRÉDITOS?
Si es urgente implementar un sistema de cobro y recuperación de cartera
de crédito.
La cartera de crédito se manejaría de una manera más eficiente y
oportuna.
La empresa aumentaría sus utilidades, pues el crédito sería una fuente de
ingreso a corto plazo.
Se tomaría decisiones rápidas de las cuentas por cobrar.
93
Anexo Nro. 4
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Ficha de Validación y/o evaluación de resultados de la aplicación de la
Propuesta de la Tesis de Pregrado denominada:
………………………………………………………………………………………………..
A las personas seleccionadas quienes validan y/o evalúan la Propuesta se
les considera expertos en él tema.
I. Datos Informativos:
1. No. De cédula………………………………………………………………………….
2. Nombres y Apellidos…………………………………………………………………...
3. Título de mayor jerarquía……………………………………………………………
4. Institución en la que labora……………………………………………………………
5. Cargo actual…………………………………………………………………………….
6. Instituciones en las que ha laborado…………………..…………………………….
7. Cargos desempeñados…..……………………………………………………………
8. Años de experiencia en el área……………………………………………………….
9. Experiencia Docente si posee………………………………………………………
II. Objetivo:
Validad la propuesta de la Tesis de Pregrado orientada al:
……..……………………………………………………………………………………..
para determinar la factibilidad y viabilidad de la propuesta en mención previo a la
obtención de título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas
CPA.
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III. Orientaciones:
Marque con una X en la tabla en el casillero que usted estime conveniente
tomando en cuenta la siguiente escala valorativa.
5: Excelente
4: Muy satisfactorio
3: Satisfactorio
2: Poco satisfactorio
1: Nada satisfactorio.
IV. Tabla para registrar los valores de la Validación de la Propuesta.
No. INDICADOR DE CALIDAD 5 4 3 2 1
1 Bases Teóricas
2 Carácter Técnico
3 Estructura Metodológica
4 Organización de la Temática
5 Descripción de la Propuesta
6 Viabilidad para la Aplicación Práctica
7 Actualidad de la Propuesta
FIRMA
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Anexo Nro. 5
Ubicación de la empresa
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