SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO .... SIG-M01 Manual... · SISTEMA...

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código: SIG-M01 Versión: 6.0

Página 1 de 40

RESOLUCIÓN No. 312 DEL 19 DE JUNIO DE 2008 (Por medio del cual se delega una función a la Oficina Asesora de Planeación)

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

27/11/2014 1.0 Adopción del Manual

06/10/2015 2.0

Inclusión del mapa de procesos, descripción de la ubicación de las caracterizaciones de los procesos de la Entidad, referenciación a planes estratégicos y operativos para la implementación del SIG, inclusión de la ubicación de los procedimientos específicos de la operación y los obligatorios de la NTD SIG 001:2011.

29/12/2016 3.0

Actualización de la Plataforma Estratégica

Integración del Manual del SIG con el Manual de Calidad

Actualización de las políticas de los Subsistemas de: Seguridad de la Información, S&SO y Gestión Ambiental.

24/08/2017 4.0

Componentes y requisitos de los Subsistemas del SIG,

Para el Subsistema de Gestión de la Calidad se incluyó: contexto de la organización, comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas; liderazgo; roles, responsabilidades y autoridades.

Para el Subsistema de Gestión de la Calidad se modificó: alcance del SGC, política de calidad, planificación, apoyo, operación, evaluación del desempeño, mejora.

25/09/2017 5.0 Para el Subsistema de Gestión de la Calidad se actualizó: norma

del objetivo de la calidad, gestión de recursos, diseño y desarrollo de los servicios.

13/10/2017 6.0

Para el Subsistema de Gestión de la Calidad se actualizó: Alcance del SGC; Política de la Calidad; Roles, responsabilidades y autoridades; Apoyo – Gestión de Recursos: Conocimientos; Comunicación; Operación - Control de los procesos y servicios suministrados externamente; Bibliografía

AUTORIZACIONES

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ Del Proceso

Representante Alta Dirección

Nombre: Nombre:

Julio Roberto Fuentes V.

Nombre:

Julieth Rojas Betancour

Nombre:

Julieth Rojas Betancour Claudia Elena Parada A.

Juan Pablo Bocarejo Suescún

Firma:

Firma:

Firma:

Firma: Cargo:

Jefe Oficina Asesora de Planeación Profesional Oficina Asesora de Planeación

Cargo:

Profesional Oficina Asesora de Planeación

Cargo:

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Cargo:

Secretario Distrital de Movilidad




Página 2 de 40

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4 1. ASPECTOS GENERALES .......................................................................................... 5

1.1. Reseña histórica de creación de la Secretaría Distrital de Movilidad ......... 5

1.2. Marco Normativo del Sistema Integrado de Gestión .................................. 5 1.3. Funciones de la Secretaría Distrital de Movilidad ...................................... 8

1.4. Estructura organizacional ........................................................................... 8 1.5. Trámites y Servicios ................................................................................... 9

2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ....................................................................... 9 2.1. Generalidades .......................................................................................... 10 2.2. Principios del SIG ..................................................................................... 11

3. POLÍTICA, OBJETIVOS Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. . 12 3.1. Política del Sistema Integrado de Gestión. .............................................. 12

3.2. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión. ........................................... 12 3.3. Alcance del Sistema Integrado de Gestión .............................................. 13

3.4. Procedimientos del SIG ............................................................................ 13 3.5. Exclusiones .............................................................................................. 13

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ...... 14 5. PLAN ESTRATÉGICO Y OPERATIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN. ..................................................................................... 14 5.1. Misión ....................................................................................................... 14

5.2. Visión ....................................................................................................... 14 5.3. Objetivos Estratégicos .............................................................................. 14

6. COMPONENTES Y REQUISITOS DE LOS SUBSISTEMAS DEL SIG. .................... 15 6.1. Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivo (SIGA) ........... 15

6.1.1. Política del SIGA ...................................................................................... 16 6.2. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) .............. 16

6.2.1. Política del SGSI ...................................................................................... 17 6.2.2. Lineamientos del SGSI ............................................................................. 17 6.3. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) ......................... 18

6.3.1. Políticas de seguridad y salud en el trabajo ............................................. 18 6.3.2. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial ........................................ 19 6.4. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) ......................................... 19 6.4.1. Política de Responsabilidad Social .......................................................... 19

6.4.2. Principios de Responsabilidad Social....................................................... 20 6.4.3. Materias fundamentales de Responsabilidad Social ................................ 20 6.5. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) ................................................ 20 6.5.1. Política Ambiental..................................................................................... 20 6.6. Subsistema de Control Interno (SCI)........................................................ 21 6.6.1. Estructura del MECI ................................................................................. 22




Página 3 de 40

6.7. Subsistema de Gestión de la Calidad- SGC- ........................................... 22 6.7.1. Contexto de la Organización .................................................................... 23 6.7.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 23 6.7.3. Alcance del SGC ...................................................................................... 23

6.7.4. Mapa de Procesos ................................................................................... 24 6.7.5. Liderazgo ................................................................................................. 25

- Enfoque al cliente ..................................................................................... 25

6.7.6. Política de la Calidad................................................................................ 26 6.7.7. Roles, responsabilidades y autoridades ................................................... 26

6.7.8. Planificación ............................................................................................. 28

- Acciones para abordar riesgos y oportunidades ...................................... 28

- Objetivos del SGC y su planificación........................................................ 28

- Planificación de los cambios .................................................................... 29

6.7.9. Apoyo ....................................................................................................... 29 - Gestión de recursos ................................................................................. 29

- Competencia ............................................................................................ 32 - Toma de Conciencia ................................................................................ 33

- Comunicación .......................................................................................... 33 - Información Documentada ....................................................................... 34

6.7.10. Operación .......................................................................................... 35 - Planificación y control operacional ........................................................... 35 - Requisitos para los servicios .................................................................... 35

- Diseño y desarrollo de los servicios ......................................................... 36 - Control de los procesos y servicios suministrados externamente. ........... 36

- Producción y provisión del servicio .......................................................... 37 - Liberación del servicio .............................................................................. 37 - Control de las salidas no conformes ........................................................ 37

6.7.11. Evaluación del desempeño ................................................................ 38 - Seguimiento, medición, análisis y evaluación .......................................... 38

- Auditoría interna ....................................................................................... 39 - Revisión por la Dirección .......................................................................... 39

6.7.12. Mejora ................................................................................................ 39 - No conformidad y acción correctiva ......................................................... 39 - Mejora continua ........................................................................................ 40

7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 40




Página 4 de 40

INTRODUCCIÓN La Secretaría Distrital de Movilidad a través de la Resolución 205 de 2011 adoptó el Sistema Integrado de Gestión, en la cual se establece como política el “…implementar y mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestión (SIG), articulando sus procesos y servicios de manera armónica y complementaria para el cumplimiento de los requisitos legales y de los componentes de cada uno de los subsistemas que lo conforman”. El artículo séptimo de la citada Resolución establece que “…es responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios y/o servidores de la Secretaría Distrital de Movilidad realizar las labores encomendadas y trabajar bajo los lineamientos que el Sistema Integrado de Gestión defina para la mejora continua de la entidad…”, estableciendo de esta manera un compromiso de cada uno de los integrantes de la familia movilidad, en la implementación y sostenibilidad de este sistema el cual busca la eficiencia en el manejo de los recursos, eficacia y efectividad en la entrega de los productos y servicios, satisfaciendo así las necesidades de los clientes y demás partes interesadas. En este sentido, la Secretaría Distrital de Movilidad (SDM) cumple lo establecido en el Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011, por el cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011, y el Plan Distrital de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos 2016-2020”, en su cuarto eje transversal “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia” programa “Transparencia, Gestión Pública y Servicio a la ciudadanía”. La entidad fortalece su compromiso frente a la sostenibilidad del SIG, para lo cual en el mes de junio de 2017 se actualiza y suscribe el acta a través de la cual la Alta Dirección expresa su compromiso con la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión en términos de los 7 subsistemas que lo conforman. Adicionalmente, la Entidad en su compromiso con la mejora continua ha formado auditores internos y líderes en la norma ISO 9001:2015, lo cual permitirá la transición a esta nueva versión en la Secretaría Distrital de Movilidad1.

1 La Secretaría Distrital de Movilidad se encuentra a la espera de la reglamentación del Decreto 1499 de 2017.




Página 5 de 40

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Reseña histórica de creación de la Secretaría Distrital de Movilidad Mediante Acuerdo 257 de 2006, se determinó la creación de la Secretaría Distrital de Movilidad como un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación de las políticas del sistema de movilidad para atender los requerimientos de desplazamiento de pasajeros y de carga en la zona urbana, tanto vehicular como peatonal y de su expansión en el área rural del Distrito Capital en el marco de la interconexión del Distrito Capital con la red de ciudades de la región central, con el país y con el exterior. El artículo 107 del mismo acuerdo estableció la integración del Sector de Movilidad. Mediante Acuerdo No. 015 de 2016 se crea la empresa de transporte masivo de Bogotá D.C.- "METRO DE BOGOTÁ, S.A.", quedando conformado el Sector por la Secretaría Distrital de Movilidad y las siguientes entidades: Entidades Adscritas

Establecimiento público: Instituto de Desarrollo Urbano - IDU. Unidad Administrativa Especial: Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Entidades Vinculadas

Sociedad pública: Empresa de Transporte del Tercer Milenio -Transmilenio S.A. Sociedad de Economía Mixta: Terminal de Transporte S.A. La Empresa "Metro de Bogotá S.A."

Mediante el Decreto 567 de 2006 se define la estructura organizacional y funciones de la Secretaría Distrital de Movilidad estableciendo como su objeto “…orientar y liderar la formulación de las políticas del sistema de movilidad para atender los requerimientos de desplazamiento de pasajeros y de carga en la zona urbana, tanto vehicular como peatonal y de su expansión en el área rural del Distrito Capital en el marco de la interconexión del Distrito Capital con la red de ciudades de la región central, con el país y con el exterior”.

1.2. Marco Normativo del Sistema Integrado de Gestión La Ley 872 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social. Este sistema debe ser complementario con los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo que se adopten en las entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional.




Página 6 de 40

Por su parte el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual debía ser implementada por las entidades obligadas en la Ley 872 de 2003 en un plazo máximo de cuatro años, contados a partir de la fecha de expedición del Decreto. El Acuerdo 122 de 2004 del Concejo de Bogotá adoptó para todas las entidades distritales el Sistema de Gestión de la Calidad creado mediante la Ley 872 de 2003. Este sistema de gestión de la calidad adopta en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten en el interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de las funciones de la misma, con la finalidad de obtener eficiencia, eficacia, efectividad, economía y celeridad.

Igualmente, el Decreto Distrital 387 de 2004, dispuso en su Artículo 3 que cada entidad deberá desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta para dicho propósito la naturaleza y los objetivos propios, así como el desarrollo del Sistema de Control Interno. De igual forma, el citado Decreto prevé que el Sistema de Gestión de Calidad es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la respectiva entidad y el responsable de la implementación del sistema es la máxima autoridad de cada entidad.

Por su parte, el Decreto Distrital 267 de 2007 en su artículo 7º literal g) adopta la estructura organizacional de la Secretaría General y le asigna la labor de formular, orientar y coordinar las políticas, planes y programas para el desarrollo administrativo e institucional, a través de la construcción y consolidación de los sistemas de gestión de calidad. Con el Decreto 176 de 2010 se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital, en su artículo 1º establece que el Sistema Integrado de Gestión es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

Subsistema de Control Interno (SCI).

Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).

La Secretaría Distrital de Movilidad, expidió la Resolución 205 de 2011 de 29 de junio de 2011 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión para la Secretaría Distrital de Movilidad y se dictan otras disposiciones”, en la cual en el artículo 1 se determina que el SIG se conforma por: el Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC), el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), el Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), el Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), el




Página 7 de 40

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), el Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) – Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA - Plan de Acción Cuatrienal Ambiental PACA; y el Subsistema de Control Interno (SCI) – Modelo Estándar de Control Interno MECI. Adicionalmente, se adoptan la Política del SIG y sus objetivos.

En consonancia con lo anterior, mediante el Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011, la Alcaldía Mayor de Bogotá creó el Sistema Integrado de Gestión Distrital – SIGD enmarcado en los Planes Estratégicos y de Desarrollo de las entidades distritales y generó la obligatoriedad de adoptar en las mismas un enfoque basado en los procesos que se surten en su interior, en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de conformidad con las funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

Mediante Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 “Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales", se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener el SIGD. Señalando, adicionalmente, que esta norma es de estricto cumplimiento, aplicación y desarrollo en todos los organismos y entidades distritales, y que será la máxima autoridad de cada una, quien tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el SIG que se establezca, así como diseñar un sistema de seguimiento que permita evidenciar su eficacia, eficiencia y efectividad.

De manera particular, el 18 de julio de 2014, se expide la Resolución 314 “Por el cual se crea el Comité del Sistema Integrado de Gestión y demás niveles de responsabilidad y autoridad en la Secretaria Distrital de Movilidad y se dictan otras disposiciones”. En la cual se define la conformación del Comité del SIG, sus funciones y se crean los equipos operativo y técnico para el desarrollo e implementación del SIG. Mediante la Resolución 406 de 2014 se adopta la plataforma estratégica para la Entidad, estableciendo la Misión, Visión, objetivos estratégicos, mapa de procesos, política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión. Con la Resolución 555 de 2015 se modifica el artículo 4 de la Resolución 205 de 211 en el sentido de actualizar los líderes de los procesos que coordinarán la implementación, desarrollo y mejora continua de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Movilidad. Con base en el Acuerdo Distrital 645 de 2016 por el cual se aprueba el Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos 2016-2020, se realiza la revisión de la plataforma estratégica de la Entidad, y mediante la Resolución 310 de 2016 “Por la cual se modifican los artículos primero, segundo y cuarto de la resolución 406 de 2014 relacionados con la plataforma estratégica de la SDM”, se ajusta la misión, visión y objetivos estratégicos de la Entidad.




Página 8 de 40

1.3. Funciones de la Secretaría Distrital de Movilidad El Decreto 567 de 2006 establece las funciones de la Secretaria Distrital de Movilidad, mencionando en el artículo segundo las siguientes:

a) “Formular y orientar las políticas sobre la regulación y control del tránsito, el transporte

público urbano en todas sus modalidades, la intermodalidad y el mejoramiento de las condiciones de movilidad y el desarrollo de infraestructura vial y de transporte.

b) Fungir como autoridad de tránsito y transporte. c) Liderar y orientar las políticas para la formulación de los planes, programas y proyectos

de construcción, mantenimiento y rehabilitación de la infraestructura vial y de transporte del Distrito Capital.

d) Diseñar y establecer planes y programas de movilidad en el corto, mediano y largo plazo dentro del marco del Plan de Ordenamiento Territorial.

e) Diseñar, establecer, ejecutar, regular y controlar, como autoridad de tránsito y de transporte, las políticas sobre el tránsito y el transporte en el Distrito Capital.

f) Formular y orientar políticas sobre democratización del sistema de transporte masivo y público colectivo.

g) Orientar, establecer y planear el servicio de Transporte Público Urbano, en todas sus modalidades, en el Distrito y su área de influencia.

h) Participar en el diseño de la política y de los mecanismos de la construcción y explotación económica de las terminales de transporte de pasajeros, de carga y de transferencia.

i) Planear, coordinar y controlar la operación, entre otros mecanismos de seguridad vial, de la semaforización y señalización de los segmentos viales del Distrito Capital.

j) Participar en la elaboración, regulación y ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial; en la articulación del Distrito Capital con el ámbito regional para la formulación de las políticas y planes de desarrollo conjuntos, y en las políticas y planes de desarrollo urbano del Distrito Capital.

k) Diseñar, establecer y ejecutar los planes y programas en materia de educación vial. l) Controlar, de conformidad con la normativa aplicable, el transporte intermunicipal en la

jurisdicción del Distrito Capital. m) Administrar los Sistemas de información del sector”

1.4. Estructura organizacional El siguiente diagrama presenta la estructura organizacional vigente a 2017.




Página 9 de 40

1.5. Trámites y Servicios

En el portafolio de trámites y servicios de la Secretaría Distrital de Movilidad se encuentran aquellos prestados por las diferentes dependencias de la entidad, tanto directa como indirectamente, así como los diferentes medios de atención a la ciudadanía para efectuar dichos trámites y servicios. El portafolio de trámites y servicios puede ser consultado en la página web y en la intranet de la entidad. 2. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión implementado en la Secretaría Distrital de Movilidad, articula diferentes ejes de la gestión, dado el compromiso con la excelencia que se persigue, por esto busca cumplir a cabalidad los lineamientos establecidos en la NTD-SIG 001:2011, la cual tal y como fue definida en el numeral 2.1 de la norma ibídem, “…se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA).”




Página 10 de 40

2.1. Generalidades

- ¿Qué es el SIG?

El Sistema Integrado de Gestión – SIG es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés2, orientando la gestión administrativa de la entidad hacia el logro de la misión y los objetivos institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con la normatividad vigente.

- Conformación del Sistema Integrado de Gestión

Tal como lo establece la Norma NTD SIG 001 de 2011 y las Resoluciones 205/11 y 555/15, el Sistema Integrado de Gestión en la Entidad está conformado como se ilustra a continuación, enmarcado dentro del ciclo PHVA (Planear-Hacer-Verificar y Actuar) de la mejora continua:

2 Norma NTD SIG 001:2011.




Página 11 de 40

- ¿Para qué sirve?

El Sistema Integrado de Gestión se constituye como herramienta de gestión que permite planear, controlar y evaluar el desempeño institucional en forma coordinada impactando positivamente en la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de nuestros usuarios y partes interesadas. El impacto en la implementación del SIG se puede apreciar desde las diferentes perspectivas:

Estratégica: permite la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y organismos distritales.

Gestión: posibilita la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional.

Eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de las actividades.

Operativa: permite que en la ejecución de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión.

2.2. Principios del SIG

La Secretaría Distrital de Movilidad, para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión da cumplimiento a los siguientes principios establecidos en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011:

Coherencia: la armonización implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos.

Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeño de los sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora.

Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.

Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación.




Página 12 de 40

3. POLÍTICA, OBJETIVOS Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

3.1. Política del Sistema Integrado de Gestión. “Es compromiso de la Secretaría Distrital de Movilidad como autoridad de tránsito y transporte, buscar satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros usuarios y partes interesadas, prestando un servicio oportuno, seguro y eficaz de acuerdo con los requisitos legales y organizacionales, por esto se compromete a:

• Reducir y mitigar los impactos ambientales generados desde todas las áreas de la entidad, mediante acciones preventivas a través del uso eficiente de los recursos. • Identificar y prevenir las condiciones y/o factores que afectan la salud y seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado y una eficiente prestación del servicio. • Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. • Administrar y conservar los documentos de archivo, generados en el ejercicio de su gestión y así preservar la memoria institucional.

Para lograr lo anterior, se fortalecerán las competencias del talento humano que integra la Secretaría Distrital de Movilidad, se impulsará la responsabilidad social y propenderá la participación de los usuarios y partes interesadas, se destinarán los recursos necesarios para consolidar y mantener la cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión”.

3.2. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

1. Fortalecer la prestación de los servicios de la Secretaría Distrital de Movilidad que responda a la gestión de riesgos y oportunidades, la mejora continua, los recursos y los requisitos aplicables, con el fin de dar cumplimiento a la planeación estratégica y aumentar la satisfacción de los usuarios.

2. Diseñar y ejecutar los programas de seguridad, salud en el trabajo y prevención de riesgos, que contribuyan el bienestar de todos los servidores de la Entidad.

3. Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la gestión de

la Secretaría Distrital de Movilidad.

4. Fortalecer la cultura del control que afiance en los servidores de la Secretaría Distrital de Movilidad, la aplicación, revisión y seguimiento a los controles establecidos en el SIG que contribuya con la mejora continua.

5. Promover una cultura de responsabilidad ambiental, mediante el uso adecuado de

recursos y la mitigación de los impactos ambientales.




Página 13 de 40

6. Fomentar la cultura y establecer e implementar estándares que contribuyan a la seguridad de la información de la Secretaría Distrital de Movilidad.

7. Desarrollar los planes de manejo y control de la organización, disposición, preservación

y valoración de los archivos de la entidad para la conservación de la memoria institucional.

3.3. Alcance del Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión implementado en la SDM, aplica a todos los procesos, clasificados como procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, los cuales están definidos en el Mapa de Procesos adoptado mediante Resolución Nº 406 del 10 de septiembre de 2014, conforme a lo definido en la NTD SIG 001:2011.

3.4. Procedimientos del SIG

La Entidad cuenta con los siguientes procedimientos documentados exigidos por la norma NTD SIG 001:2011.

1. Procedimiento control de documentos del SIG (incluye matriz de cumplimiento legal) 2. Procedimiento Tablas de Retención Documental (control de registros) 3. Auditoría Interna 4. Procedimiento para la identificación, tratamiento y seguimiento de las salidas no

conformes 5. Procedimiento para la formulación y seguimiento de planes de mejoramiento (No

conformidades y acciones correctivas) 6. Reporte e investigación de accidentes e incidentes de trabajo 7. Investigaciones de accidentes ambientales 8. Protección del intercambio de información 9. Participación Ciudadana 10. Procedimiento para la gestión de riesgos 11. Procedimiento de soporte técnico a los sistemas de información 12. Creación, modificación, eliminación, suspensión de cuentas de usuario. 13. Procedimiento de planificación estratégica y operativa 14. Procedimiento de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales.

3.5. Exclusiones En la implementación general de la NTD SIG 001:2011 no existen exclusiones, sin embargo, en el Subsistema de Gestión de la Calidad se determinan los NO APLICA sobre la norma NTC ISO 9001:2015.




Página 14 de 40

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Mediante la Resolución 314 de 18 de julio de 2014 se establecen los roles y responsabilidades para los diferentes actores, Comité SIG, Representante de la Alta Dirección, Equipos de trabajo (operativo, técnico y evaluador) y servidores públicos. En la Resolución 555 de 2015 se determinan los líderes de los procesos que coordinarán la implementación, desarrollo y mejora continua de los subsistemas del SIG. 5. PLAN ESTRATÉGICO Y OPERATIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN.

El planeamiento estratégico es el camino a través del cual la Entidad revisa su razón de ser, define cuál va a ser su visión de futuro, cuáles deben ser sus principales objetivos y se convierte en el marco de referencia para la toma de decisiones y la ejecución de planes y actividades. La estructura debe contener los elementos básicos para el desarrollo uniforme de toda entidad, una misión definida y una visión real.

La Resolución No. 310 de 2016 "Por la cual se modifican los artículos primero, segundo y cuarto de la Resolución 406 de 2014 relacionados con la plataforma estratégica de la Secretaría Distrital de Movilidad" establece:

5.1. Misión

“La Secretaría Distrital de Movilidad busca hacer de Bogotá una ciudad que promueva la felicidad y la calidad de vida de sus habitantes y visitantes en términos de movilidad, que potencia el desarrollo y la competitividad de la ciudad, protegiendo la vida y derechos de manera incluyente, con una gestión ética y transparente”.

5.2. Visión

“A 2038 la Secretaría Distrital de Movilidad será un referente mundial en movilidad sostenible, cultura ciudadana, generando credibilidad y confianza para Bogotá y su región, mediante innovación, creatividad, un equipo humano comprometido y competente, y un sistema de transporte multimodal que salvaguarda la vida en las vías".

5.3. Objetivos Estratégicos

1. Orientar las acciones de la Secretaría Distrital de Movilidad hacia la visión cero, es decir, la reducción sustancial de víctimas fatales y lesionadas en siniestros de tránsito.




Página 15 de 40

2. Fomentar la cultura ciudadana y el respeto entre todos los usuarios de todas las formas de transporte, protegiendo en especial los actores vulnerables y los modos activos.

3. Propender por la sostenibilidad ambiental, económica y social de la movilidad en una visión integral de planeación de ciudad y movilidad.

4. Ser ejemplo en la rendición de cuentas a la ciudadanía. 5. Ser transparente, incluyente, equitativa en género y garantista de la participación e

involucramiento ciudadanos y del sector privado. 6. Proveer un ecosistema adecuado para la innovación y adopción tecnologías de

movilidad y de información y comunicación. 7. Prestar servicios eficientes, oportunos y de calidad a la ciudadanía, tanto en gestión

como en trámites de la movilidad. 8. Contar con un excelente equipo humano y condiciones laborales que hagan de la

Secretaría Distrital de Movilidad un lugar atractivo para trabajar y desarrollarse profesionalmente”.

Los elementos del Plan Estratégico y Operativo se han determinado en forma interrelacionada y coherente con la plataforma estratégica de tal forma que se potencia el desarrollo de la Misión y la Visión de la Entidad y el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos.

6. COMPONENTES Y REQUISITOS DE LOS SUBSISTEMAS DEL SIG. El Sistema Integrado de Gestión, integra las políticas, estrategias, procesos, procedimientos y demás instrumentos que diseñe la Entidad, inmersos en los subsistemas citados a continuación. El marco normativo se encuentra incluido en la matriz de cumplimiento legal de cada proceso, la cual está publicada en la intranet de la entidad. 6.1. Subsistema Interno de Gestión Documental y de Archivo (SIGA)

Coordinación: Líder del proceso Gestión Administrativa

Definición: Hace parte del Sistema Integrado de Gestión y está conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en la entidad; la unidad de correspondencia; y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.

Mediante este Subsistema todas las actividades técnicas y administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Secretaría Distrital de Movilidad, mediante la elaboración de tablas de retención, con el propósito de garantizar la consulta, conservación, preservación y utilización de la memoria institucional.




Página 16 de 40

6.1.1. Política del SIGA La Secretaría Distrital de Movilidad de Bogotá D.C. declara como Política Institucional de Gestión Documental su compromiso de desarrollar todas sus actividades documentales aplicando los parámetros y estándares que respalden los archivos públicos que administra en calidad de evidencia de la ejecución de sus procesos institucionales, soporte fundamental para la toma de decisiones, la construcción de política pública y el patrimonio documental distrital. La Secretaría garantizará el cumplimiento de todas las operaciones del proceso de gestión documental en sus archivos y de los requisitos de integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de sus documentos de archivo, independiente del soporte en que se encuentren. Incorporará las mejores herramientas tecnológicas que estén a su alcance para atender de manera eficiente el derecho de los ciudadanos de acceder a la información pública y el ejercicio de control por parte de las entidades competentes y de la comunidad en general. Esta política se ejecutará bajo el liderazgo del Secretario Distrital de Movilidad, La Subsecretaria de Gestión Corporativa, la Dirección Administrativa y Financiera y la Subdirección Administrativa de acuerdo con sus competencias con el apoyo de todos los procesos, dependencias y partes interesadas en el marco del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo del Sistema Integrado de Gestión. La información del Subsistema se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/SIGA

6.2. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

Coordinación: Líderes de los procesos Gestión Tecnológica y Gestión de la Información

Definición del SGSI3: La seguridad de la información consiste en la preservación de su confidencialidad, integridad y disponibilidad, así como de los sistemas y procesos implicados en su tratamiento, dentro de una organización. Así pues, estos tres términos constituyen la base sobre la que se cimienta todo el edificio de la seguridad de la información: • Confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades, procesos o sistemas de información no autorizados. • Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la información y sus métodos de proceso. • Disponibilidad: acceso y utilización de la información y los sistemas de tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades, procesos o sistemas de información autorizados cuando lo requieran.

3 http://www.iso27000.es/download/doc_sgsi_all.pdf




Página 17 de 40

Para garantizar que la seguridad de la información es gestionada correctamente, se debe hacer uso de un proceso sistemático, documentado y conocido por toda la organización, desde un enfoque de riesgo empresarial. Este proceso es el que constituye un SGSI. 6.2.1. Política del SGSI La Alta Dirección de la Secretaría Distrital de Movilidad (SDM), entendiendo la importancia de una adecuada gestión de la información, buscando establecer un marco de confianza en el ejercicio de sus deberes con el Estado y los ciudadanos, enmarcándose en el estricto cumplimiento de las leyes, y en concordancia con la misión y visión de la SDM, se ha comprometido con la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). El SGSI busca disminuir el impacto generado sobre los activos de la SDM por los riesgos identificados de manera sistemática, con el objetivo de mantener un nivel de exposición que permita responder por la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, acorde con las necesidades de los diferentes grupos de interés de la SDM. De acuerdo con lo anterior, la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información de la SDM define las premisas sobre las que se basa el desarrollo de las acciones o la toma de decisiones alrededor del SGSI de la siguiente manera:

Minimizar el riesgo en los procesos de la SDM, priorizando los procesos misionales y cumpliendo con los principios de la función administrativa.

Cumplir con los lineamientos de seguridad de la información.

Mantener la confianza de sus partes interesadas.

Apoyar la innovación tecnológica.

Proteger los activos de información.

Establecer las políticas, procedimientos e instructivos en materia de seguridad de la información.

Fortalecer la cultura de seguridad de la información en los funcionarios, terceros, aprendices, practicantes y usuarios de la SDM

Garantizar la continuidad del negocio frente a incidentes.

6.2.2. Lineamientos del SGSI A continuación se establecen los lineamientos de seguridad que soportan el SGSI de la SDM:

1. Las responsabilidades frente a la seguridad de la información serán definidas, compartidas, publicadas y aceptadas por cada uno de los empleados, contratistas o terceros.

2. La SDM protegerá la información generada, procesada, transmitida o resguardada por sus procesos de negocio, con el fin de minimizar impactos financieros, operativos o legales debido a un uso incorrecto de ésta.




Página 18 de 40

3. La SDM protegerá su información de las amenazas internas y externas. 4. La SDM protegerá las instalaciones de procesamiento y la infraestructura

tecnológica que soportan sus procesos críticos. 5. La SDM controlará la operación de sus procesos de negocio garantizando la

seguridad de los recursos tecnológicos y las redes de datos. 6. La SDM implementará control de acceso a la información, sistemas y recursos

de red. 7. La SDM garantizará que la seguridad sea parte integral del ciclo de vida de los

sistemas de información. 8. La SDM garantizará a través de una adecuada gestión de los eventos de

seguridad y las debilidades asociadas con los sistemas de información una mejora efectiva de su modelo de seguridad.

9. La SDM garantizará la disponibilidad de sus procesos de negocio y la continuidad de su operación basada en el impacto que pueden generar los eventos.

10. La SDM garantizará el cumplimiento de las obligaciones legales, regulatorias y contractuales establecidas.

El incumplimiento a la Política de Seguridad y Privacidad de la Información traerá consigo las consecuencias legales que apliquen a la normativa de la SDM, incluyendo lo establecido en las normas que competen al Gobierno Nacional y Territorial en cuanto a seguridad y privacidad de la información se refiere.

La Entidad cuenta con un documento de Políticas Específicas de Seguridad de la Información, las cuales se encuentran a disposición de todos los funcionarios y partes interesadas, con el fin de seguir los lineamientos allí impartidos. La información del Subsistema se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/SGSI

6.3. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

Coordinación: Líderes de los procesos Gestión Administrativa y Talento Humano Definición: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que actúan armónicamente para facilitar la administración de seguridad y salud en el trabajo.

6.3.1. Políticas de seguridad y salud en el trabajo

Consciente de su compromiso y responsabilidad de promover la salud y seguridad de los (as) servidores (as) públicos (as) y demás grupos de interés, en sus diferentes sedes y, dando cumplimiento a los lineamientos de carácter técnico y legal, implementa y mejora de manera continua su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.




Página 19 de 40

6.3.2. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

La Secretaría Distrital de Movilidad expidió el Reglamento de higiene y seguridad industrial, en el cual se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Dicho documento se encuentra a disposición de todos los servidores de la Entidad y es socializado en las jornadas de inducción y reducción. La información del Subsistema se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/S&SO 6.4. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) Coordinación: Líder del proceso de Comunicaciones Definición: Este Subsistema tiene por objeto contribuir al desarrollo sostenible, asegurando de esta manera el crecimiento económico, el desarrollo social y el equilibrio ecológico, mediante un comportamiento por parte de todos los servidores de la entidad ético y transparente4. 6.4.1. Política de Responsabilidad Social La Secretaría Distrital de Movilidad, entiende la Responsabilidad Social como un compromiso con la sociedad en aspectos sociales, medio ambientales, éticos, respeto por los derechos humanos y partes interesadas frente a las actividades que desarrolla según su misión y que contribuyen a la solución de necesidades en temas de movilidad, teniendo como centro primordial para su cumplimiento un equipo humano calificado y comprometido. De esta forma, adelanta campañas enfocadas a promover mejores prácticas en los funcionarios y aplicando las materias fundamentales que son esenciales para darle cumplimiento al subsistema, así mismo a promover medios sostenibles de transporte, a ser responsables de los comportamientos éticos y a sensibilizar y promover la participación ciudadana a través de la rendición de cuentas. La entidad, con la aplicación de los valores y principios éticos y con el ejercicio de buenas prácticas cumple con el principio de legalidad, conllevando con esto a la construcción de una cultura que promueve la Transparencia, la Ética y la Probidad, generando de esta manera un valor agregado para todos los ciudadanos, usuarios y partes interesadas.

4 Definición basada en la NTC ISO:26000 (Adopción Secretaría Distrital de Movilidad)




Página 20 de 40

6.4.2. Principios de Responsabilidad Social Este subsistema tiene los siguientes principios: - Rendición de cuentas - Transparencia - Comportamiento Ético - Respeto a los intereses de las partes interesadas - Respeto al principio de legalidad - Respeto a la norma internacional de comportamiento - Respeto a los derechos humanos 6.4.3. Materias fundamentales de Responsabilidad Social

- Gobernanza de la entidad

- Derechos humanos

- Prácticas laborales

- Gestión ambiental

- Transparencia y anticorrupción

- Atención y servicio a la ciudadanía. La información del Subsistema se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/SRS 6.5. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

Coordinación: Líder proceso Gestión Administrativa Definición: Parte del Sistema de Gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales5. 6.5.1. Política Ambiental La Secretaría Distrital de Movilidad es una Entidad comprometida con la prevención y mejora continua de las condiciones ambientales para Bogotá; por ello formula, orienta, lidera y ejecuta políticas, estrategias y programas para el sector, que permitan alcanzar una movilidad segura, equitativa, inteligente, articulada y respetuosa del ambiente. En tal sentido se compromete a:

Cumplir con los requerimientos legales ambientales aplicables a las actividades que requiera para dar cumplimiento a la misión institucional.

5 Definición NTC ISO 14001:2004




Página 21 de 40

Comunicar a los funcionarios, contratistas y proveedores lo establecido en esta política.

La presente Política es el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y/o metas ambientales, en aras de minimizar los posibles impactos ambientales, de conformidad con lo estipulado en el Plan de Gestión Ambiental para Bogotá y la legislación Ambiental vigente aplicable.

La Política Ambiental de la Secretaria Distrital de movilidad, obedece a la Misión, Metas y Fines Institucionales, y se enfoca en logro de una movilidad ambientalmente responsable.

De igual forma, se compromete a cumplir con los requisitos y normas ambientales vigentes.

La información del Subsistema se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/SGA

6.6. Subsistema de Control Interno (SCI) Coordinación: Líderes de los procesos de Direccionamiento Estratégico y Control y Evaluación a la Gestión. Definición: Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.6 Éste se convierte en un sistema de asesoría a la administración para garantizar que los procedimientos, operaciones y actividades de la entidad se realicen dentro de la legalidad, que se preserve y se haga buen uso del patrimonio público. Se operativiza a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el cual permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno, es decir es una herramienta gerencial adoptada por el Estado con base en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991, nace de la necesidad de repensar la estructura del Sistema de Control Interno para efectos de lograr una mayor eficacia e impacto en las entidades del Estado, creando una Estructura Única de Control Interno, definiendo los parámetros básicos y los factores que garanticen su implementación y su efectividad para alcanzar los objetivos de gestión que impone nuestra Constitución Política.

6 Ley 87 de 1993 (Noviembre 29)




Página 22 de 40

6.6.1. Estructura del MECI

Fuente: DAFP

El MECI fue adoptado por la Secretaría Distrital de Movilidad mediante Resolución, teniendo en cuenta que su actualización e implementación contribuye al logro de los objetivos institucionales permitiendo: establecer acciones, formulación de políticas, diseño de métodos y procedimientos e implementación de mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo. La información del Subsistema se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/SCI 6.7. Subsistema de Gestión de la Calidad- SGC- Coordinación: La alta dirección ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante del Subsistema de Gestión de la Calidad.

Definición: Comprende actividades mediante las que la organización identifica sus objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados. El Subsistema de Gestión de la Calidad gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieren para proporcionar valor y lograr los resultados para las partes interesadas pertinentes7. La información del SGC se encuentra en la intranet, link: http://intranetmovilidad.movilidadbogota.gov.co/intranet/SGC.

7 Definición NTC ISO 9000:2015




Página 23 de 40

6.7.1. Contexto de la Organización En el procedimiento PE01-PR22 Planificación estratégica y operativa, la Secretaría Distrital de Movilidad documenta la metodología para determinar las cuestiones externas e internas que le son pertinentes, así como su seguimiento y revisión. Los análisis PESTEL y DOFA que forman parte del contexto de la organización, pueden ser consultados en la intranet de la entidad, vínculo SIG. 6.7.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas En el procedimiento PE01-PR22 Planificación estratégica y operativa y sus anexos, la Secretaría Distrital de Movilidad establece la metodología que deben aplicar todos los procesos, con el fin de determinar las partes interesadas y sus requisitos pertinentes para el Subsistema. 6.7.3. Alcance del SGC

En consideración a las cuestiones externas e internas, los requisitos de las partes interesadas pertinentes, así como los servicios que presta la Secretaría Distrital de Movilidad, el Subsistema de Gestión de la Calidad aplica para todos los procesos de la entidad. El alcance en la norma NTC ISO 9001:2015 es para el “Diseño y prestación del servicio de cursos de pedagogía por infracción a las normas de tránsito y transporte”, sobre el cual no aplica el numeral 7.1.5.2. Trazabilidad de las mediciones. Sobre el particular es preciso indicar:

- La Resolución 003204 de 4 de agosto de 2010 señala en el artículo tercero: “6. Disponer de una dependencia para la práctica de las pruebas de alcoholemia de acuerdo con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 150 de la Ley 769 de 2002”.

- La Secretaría Distrital de Movilidad, en su condición de Organismo de Tránsito, no se encuentra obligada a tener dispuesta una dependencia para la práctica de las pruebas de alcoholemia, como quiera que dicha obligación se encuentra establecida en el artículo 150 de la Ley 769 de 2002, como exclusiva para aquellas organizaciones constituidas como Centros Integrales de Atención debidamente habilitados por el Ministerio de Transporte.

- No obstante lo anterior, la SDM cuenta con el espacio físico para realizar las pruebas de alcoholemia, correspondiendo al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y a la Policía Nacional- Seccional de Tránsito y Transporte, realizar las mismas, en caso de ser requeridas por la SDM.




Página 24 de 40

6.7.4. Mapa de Procesos8

Mediante la Resolución 406 de 2014 se modificó el mapa de procesos de la Entidad, estableciendo los siguientes procesos y responsables.

TIPO DE PROCESO PROCESOS LÍDERES

Estratégicos: Incluye los procesos que orientan al establecimiento de políticas y estrategias para el logro de la misión, visión, objetivos, proyectos, metas y políticas.

Direccionamiento Estratégico Jefe Oficina Asesora de Planeación

Comunicaciones Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

Gestión de la Información Jefe Oficina de Información Sectorial

Misionales: Incluye los procesos que tienen como resultado el cumplimiento de la misión para la cual fue creada la entidad.

Gestión de Transporte e Infraestructura

Director (a) de Transporte e Infraestructura Director (a) de Estudios Sectoriales y de

Servicios

Gestión de Tránsito Director (a) de Seguridad Vial y Comportamiento del Tránsito

Director (a) de Control y Vigilancia

Servicio al Ciudadano Director (a) de Servicio al Ciudadano

Regulación y Control Director (a) de Control y Vigilancia

Director (a) de Procesos Administrativos

Seguridad Vial Director (a) de Seguridad Vial y Comportamiento del Tránsito

Apoyo: Incluye los procesos que suministran recursos necesarios a los procesos estratégicos, misionales y de control y de evaluación.

Gestión Administrativa Subdirector (a) Administrativo (a)

Gestión Financiera Subdirector (a) Financiero (a)

Talento Humano Director (a) Administrativo (a) y Financiero

(a) Subdirector (a) Administrativo (a)

Gestión Tecnológica Subdirector (a) Administrativo (a) Oficina de Información Sectorial

Gestión Legal y Contractual Director (a) de Asuntos Legales

Evaluación: Incluye los procesos para medir y recopilar datos destinados a realizar análisis de desempeño, mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas y son parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Control y Evaluación a la Gestión

Jefe Oficina de Control Interno

Control Disciplinario Jefe Oficina de Control Disciplinario

Es preciso indicar que el mapa de procesos fue revisado en agosto de 2016, encontrando que no es necesaria su modificación:

8 Las caracterizaciones asociadas a cada proceso definido se encuentran relacionadas en la Intranet de la Entidad en los

documentos vigentes del Subsistema de Gestión de Calidad.




Página 25 de 40

6.7.5. Liderazgo La Alta Dirección demuestra su liderazgo y compromiso con el SGC, rindiendo cuentas con relación a su eficacia, en la Revisión por la Dirección, mediante el reporte de los planes de acción, y en las auditorías al Subsistema. En la intranet de la entidad se encuentra publicado el compromiso firmado por la Alta Dirección en el vínculo SIG.

- Enfoque al cliente La Secretaría Distrital de Movilidad, a través de los Cursos sobre normas de tránsito para infractores, capacita a los usuarios en temas de: seguridad vial, normativa y accidentalidad, buscando minimizar su reincidencia y por lo tanto mejorando la seguridad vial en la ciudad, para lo cual la Entidad adoptó el procedimiento PM05-PR05 Procedimiento de los cursos de pedagogía por infracción a las normas de tránsito y transporte, con sus correspondientes anexos. A través de los Centros Locales de Movilidad, se diagnostican las prioridades de los ciudadanos de cada localidad e igualmente se realiza la coordinación interinstitucional con




Página 26 de 40

entidades del orden local y nacional para consolidar la identificación y soluciones de las necesidades con el propósito de aumentar su satisfacción. Para lograr lo anterior, la Secretaría ha establecido, en los procesos misionales, los documentos necesarios, los cuales se encuentran disponibles para consulta en la Intranet (Listado Maestro de Documentos), para atender a los ciudadanos cumpliendo con la normativa asociada y satisfaciendo las necesidades de estos. 6.7.6. Política de la Calidad

La política de la calidad es revisada por el Equipo Operativo de la entidad y por la Alta Dirección. Teniendo en cuenta el contexto organizacional de la Secretaría Distrital de Movilidad, la plataforma estratégica, la gestión de riesgos y oportunidades, así como los principios de gestión de la calidad, la siguiente es la política de la calidad de la Entidad, la cual proporciona el marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad: “La Secretaría Distrital de Movilidad orienta y lidera la formulación de las políticas y estrategias de movilidad, presta servicios y trámites eficientes, oportunos y de calidad, responde a los requisitos aplicables y gestiona la mejora continua, con el fin de aumentar la satisfacción de los ciudadanos”. La política de la calidad está disponible para las partes interesadas pertinentes y se comunica a través de la página web de la entidad, la intranet, reuniones de información y sensibilización por procesos y generales.

6.7.7. Roles, responsabilidades y autoridades La Alta Dirección se asegura de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan a través de las caracterizaciones de procesos y los procedimientos documentados. Es responsabilidad del Secretario de Movilidad, Subsecretarios, Jefes de Oficina, Directores, subdirectores y servidores públicos en general, de la Secretaría Distrital de Movilidad la implementación, sostenibilidad y mejora continua. Conforme al numeral 5.3. de la Norma NTC ISO 9001:2015, a continuación se informan la responsabilidad y autoridad para los siguientes roles específicos:

RESPONSABILIDADES AUTORIDADES

a) Asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de la norma

- Liderazgo: Proceso de Control y Evaluación de la Gestión, como coordinador de las Auditorías internas.




Página 27 de 40


Oficina Asesora de Planeación como asesora en la implementación y sostenibilidad de la norma de la calidad.

- Responsables: Todos los líderes de los procesos relacionados con el alcance, según corresponda.

b) Asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas

- Liderazgo: La Oficina Asesora de Planeación aprueba el diligenciamiento del formato cuando sea requerido por los procesos: PE01-PR05-F03 Caracterización del proceso y PE01-PR22-F03 Identificación de partes interesadas y caracterización de servicios

- Responsables: Todos los líderes de los procesos relacionados con el alcance, según corresponda.

c) Informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del subsistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora

- Liderazgo: el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación es el encargado de establecer los insumos recibidos de todos los procesos, presentar la información necesaria y dirigir la revisión por la dirección. El Jefe de la Oficina de Control Interno presenta los resultados de la evaluación y seguimiento realizados a los mapas de riesgos.

- Responsables: Líderes de los procesos de Direccionamiento Estratégico, Servicio al Ciudadano, y Control y Evaluación a la Gestión, según corresponda.

d) Asegurarse de que se promueve el enfoque hacia el usuario en toda la entidad

- Liderazgo: Procesos Gestión de Transporte e Infraestructura, Gestión de Tránsito, Servicio al Ciudadano, Regulación y Control, y Seguridad Vial.

- Responsable: Todos los líderes de los procesos relacionados con el alcance, según corresponda.

e) Asegurarse de que la integridad del subsistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el subsistema de gestión de la calidad

- Liderazgo: La Oficina Asesora de Planeación aprueba el diligenciamiento del formato cuando sea requerido por los procesos: PE01-PR22- F05 Planificación de los cambios en el Subsistema de Gestión de la Calidad




Página 28 de 40


- Responsable: Todos los líderes de los procesos relacionados con el alcance, según corresponda.

6.7.8. Planificación

- Acciones para abordar riesgos y oportunidades Como resultado del análisis del contexto de la organización, la Secretaría Distrital de Movilidad determina los riesgos y oportunidades que debe abordar, con el fin de asegurar los resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir efectos no deseados y lograr la mejora. Las acciones para abordar los riesgos se definen según el procedimiento PV01-PR07 Procedimiento para la administración del riesgo, para los diferentes procesos del SGC. Las acciones para abordar las oportunidades se generan a través de las estrategias definidas en la Matriz DOFA de la entidad, las cuales se detallan en los Planes Operativos Anuales (POA) de cada proceso. La eficacia de estas acciones se evalúa conforme lo estipulan los procedimientos PV01-PR02 procedimiento de auditoría interna y PE01-PR01 procedimiento para la formulación, seguimiento y evaluación del plan de acción institucional.

- Objetivos del SGC y su planificación Los objetivos del Subsistema de Gestión de la Calidad, de la Secretaría Distrital de Movilidad, determinan las líneas de acción para las diferentes funciones, niveles y procesos de la entidad. Teniendo en cuenta la existencia para la entidad, de los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión así como los Objetivos Estratégicos de la SDM, los siguientes son los Objetivos del Subsistema de Gestión de la Calidad: - Fortalecer la prestación de los servicios de la Secretaría Distrital de Movilidad que

responda a la gestión de riesgos y oportunidades, la mejora continua, los recursos y los requisitos aplicables, con el fin de dar cumplimiento a la planeación estratégica y aumentar la satisfacción de los usuarios (Primer Objetivo SIG según Resolución 154 de 2017 - ver numeral 3.2. de este Manual).

- Prestar servicios eficientes, oportunos y de calidad a la ciudadanía, tanto en gestión como en trámites de la movilidad (Séptimo Objetivo Estratégico según Resolución 310 de 2016 - ver numeral 5.3. de este Manual).




Página 29 de 40

La planificación, el seguimiento y medición de los objetivos de la calidad se realiza a través de los Planes Operativos Anuales (POA).

- Planificación de los cambios Los cambios que afecten al subsistema de gestión de la calidad, se planifican considerando su propósito, consecuencias potenciales, integridad del SGC, disponibilidad de recursos, y asignación o reasignación de responsabilidades y/o autoridades. Los cambios que puedan afectar el SGC son documentados y publicados en el link de la intranet GESTIÓN DEL CAMBIO. 6.7.9. Apoyo - Gestión de recursos La Secretaría Distrital de Movilidad determina y asegura la disponibilidad de recursos para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Subsistema de Gestión de Calidad. Se han establecido mecanismos para la identificación de los recursos necesarios para la prestación del servicio y sus procesos, incluyendo personal, infraestructura y ambiente para la operación de los procesos.

A. Talento Humano:

La Secretaría Distrital de Movilidad se ciñe a lo establecido en la Ley 909 de 2004 y su normatividad reglamentaria, que entre otros aspectos señala que se debe establecer el perfil requerido para los funcionarios de la planta de personal y debe quedar consignado en el Manual de Funciones y Competencias con lo cual se evidencia el cumplimiento de este requisito. La Entidad cuenta con el PA02 Proceso de Talento Humano cuyo objetivo es gestionar integralmente el Talento Humano de la Secretaría Distrital de Movilidad, mediante la definición e implementación de políticas, planes, programas y proyectos que aseguren la provisión, el desarrollo integral durante la permanencia y el retiro del personal, de acuerdo con la normatividad vigente y generando las condiciones laborales con las cuales los(as) servidores(as) públicos(as) contribuyan al cumplimiento de la misión institucional. Para suplir o fortalecer las competencias de los funcionarios proporciona formación u otras acciones y evalúa las acciones y mantiene los registros en las hojas de vida respectivas.

Para las personas particulares que ejercen funciones públicas, el perfil es definido a través de los contratos de prestación de servicios, que describen las competencias necesarias y se adjuntan los registros apropiados para evidenciar dicha competencia.




Página 30 de 40

B. Infraestructura: La Secretaría Distrital de Movilidad cuenta con instalaciones debidamente distribuidas por áreas funcionales, desde cada dependencia se coordinan las actividades de la prestación del servicio.

En los aspectos relacionados con la atención al cliente, la Secretaría Distrital de Movilidad, tiene para atención al público cuatro (4) puntos de contacto de la Red CADE donde se realizan los cursos de pedagogía por infracción a las normas de tránsito y transporte:

- Dos (2) aulas en SuperCADE de Movilidad

- Un (1) aula en SuperCADE 20 de Julio, Portal Transmilenio 20 de Julio.

- Un (1) aula en SuperCADE Américas, Portal Transmilenio Américas.

- Un (1) aula en SuperCADE Suba, Portal Transmilenio Suba. Adicionalmente la sede administrativa de la Entidad y de los Cursos se encuentra ubicada en el edificio de la calle 13 No. 37-35, la cual cuenta con diferentes espacios de trabajo, servicios asociados, equipo para los procesos, tanto hardware como software, y diferentes tecnologías de la información y las comunicaciones. En la intranet se encuentra publicada la matriz de priorización de necesidades de infraestructura física (vínculo SIG – lineamientos).

C. Ambiente para la operación de los procesos: El proceso de Talento Humano a través de las actividades de desarrollo y bienestar y teniendo en cuenta el análisis de las encuestas que se aplican para la medición del clima organizacional, evalúa las condiciones laborales, con el propósito de establecer las mejores condiciones para la prestación del servicio. Teniendo en cuenta que el recurso fundamental para la prestación del servicio es la persona, en la entidad se llevan a cabo programas tendientes al desarrollo personal, profesional y del ambiente laboral, bajo la responsabilidad del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional y del Comité de Capacitación, Bienestar Social e Incentivos. Adicionalmente, en la matriz de priorización de necesidades de infraestructura física, se determinan las necesidades en infraestructura para que el ambiente para la operación de los procesos sea adecuado para las partes interesadas. Al inicio de los cursos pedagógicos se entrega información referente a las rutas de evacuación (Salidas de emergencias). Para el desarrollo del curso de pedagogía se cuenta con una serie de recursos didácticos, tales como, presentaciones en power point, videos, formatos para el desarrollo de los cursos, entre otros. Con las ayudas didácticas se busca, a través de elementos audiovisuales, fortalecer el aprendizaje de los asistentes al curso de pedagogía por infracción a las normas de tránsito y transporte.




Página 31 de 40

Las herramientas de apoyo para el desarrollo del curso, son:

SuperCade de Movilidad Puntos de atención: RedCade: 20 de Julio,

Américas y Suba

Proyector interactivo con accesorios

Consola de sonido con accesorios

Computador portátil

Superficie de trabajo lineal en vidrio templado

Tabletas

Monitor LED

Tablero en vidrio templado

Formatos correspondientes a cada técnica didáctica.

Videos

Presentaciones en power point

Proyector interactivo con accesorios

Consola de sonido con accesorios

Computador portátil

Tablero en vidrio templado

Formatos correspondientes a cada técnica didáctica.

Videos

Presentaciones en power point

D. Seguimiento y Medición:

La Secretaría Distrital de Movilidad ha establecido como método para el seguimiento de los procesos, la formulación de planes de acción, indicadores y sus hojas de vida, que permiten medir eficiencia, eficacia y efectividad, de tal manera que sirvan para analizar datos que evidencien que los resultados son conformes a lo planificado (PE01-PR01 Procedimiento para formulación, seguimiento y evaluación del plan de acción institucional).

E. Conocimientos: Mediante el Manual de Funciones y Competencias la Secretaría Distrital de Movilidad determina los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de sus trámites y servicios. Para suplir o fortalecer los conocimientos de los funcionarios, en el Programa Institucional de Capacitación (PIC) se establecen las actividades de formación y capacitación dirigidas a los servidores de las diferentes dependencias de la SDM, con el fin de fortalecer sus competencias, habilidades y aptitudes laborales que potencien su desarrollo y se reflejen en la eficiente prestación de los servicios a la ciudadanía. Este Programa cuenta con las siguientes líneas de ejecución las cuales se implementan en las fases de planeación, transferencia (desarrollo) y retención (la información perteneciente a cada línea de ejecución, está disponible en la intranet en el link GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO):




Página 32 de 40

Línea de ejecución 1: Autogestión (multiplicadores): mecanismo empleado en la entidad para garantizar la transferencia del conocimiento. Se realiza por parte de los mismos servidores y/o funcionarios de la entidad en temas de su experticia.

En la SDM se materializa el PA02-PR10 procedimiento de inducción, reinducción y entrenamiento en el puesto de trabajo mediante el cual se establecen las actividades necesarias para gestionar los procesos de inducción y reinducción a los servidores públicos de Secretaría Distrital de Movilidad para propiciar su integración a la cultura organizacional y actualizar por cambios internos o externos a la Entidad y al servicio público. Adicionalmente se aplica el PM05-PR14 procedimiento de inducción y reinducción de los servidores de puntos de contacto de la Secretaría Distrital de Movilidad por el cual se define la metodología para la inducción y reinducción de los servidores en puntos de contacto de la Secretaría Distrital de Movilidad, pertenecientes a la Dirección de Servicio al Ciudadano sobre aquellos temas que requieran conocimiento de la entidad por parte de los servidores, en aras de brindar un servicio eficaz, efectivo, responsable y humano a la ciudadanía.

Línea de ejecución 2: Gestión Interinstitucional (invitaciones y alianzas): la SDM recibe y realiza diversas invitaciones a formar parte de charlas, conferencias, congresos, seminarios, entre otros, relacionados con la misionalidad de la entidad.

Línea de ejecución 3: Contratación (de temas transversales y misionales): la Subsecretaría de Gestión Corporativa lidera la contratación del desarrollo de actividades de capacitación dirigidas a los(as) servidores(as) públicos(as) de la SDM, en los temas priorizados en el PIC.

Línea de ejecución 4: A demanda (por solicitudes): Las solicitudes en la entidad se pueden presentar sobre temas específicos (p. e. técnico en seguridad vial para curso de pedagogía) o mediante solicitudes individuales a través del Plan de Incentivos vigente en la SDM. - Competencia En el manual de funciones, la Secretaría Distrital de Movilidad determina la competencia necesaria de las personas cuyo trabajo afecta el desempeño y eficacia del SGC. Para suplir o fortalecer los conocimientos de los funcionarios, en el Programa Institucional de Capacitación (PIC) se incluye la formación u otras acciones relacionadas con el SGC. Para los contratistas de la entidad, la competencia necesaria se define en los estudios previos al proceso contractual.




Página 33 de 40

- Toma de Conciencia En la Secretaría Distrital de Movilidad la toma de conciencia se realiza a través de la socialización de la política de calidad, los objetivos de calidad, la contribución de la eficacia del SGC incluidos los beneficios de una mejora del desempeño y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos. “Los servidores de la SDM, debemos contribuir a la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de mejorar el desempeño, y por lo tanto: - Proporcionar servicios que satisfagan a nuestros usuarios y aumenten esa satisfacción. - Asegurar la conformidad con los requisitos de los usuarios, los legales y reglamentarios. - Dar cumplimiento a nuestra misión, visión y objetivos estratégicos. En caso de incumplimiento de los requisitos: - Disminuiría la satisfacción de nuestros usuarios, - Podría incumplirse la normatividad vigente con las consecuencias respectivas. - Podríamos perder la certificación de la entidad. No se podrían dictar cursos pedagógicos por infracciones a las normas de tránsito y transporte.” Dicha socialización se realiza a través de publicaciones en la intranet de la entidad, página web, material impreso que se entrega a todos los servidores de la entidad, jornada lúdica (SIG) y cursos virtuales en la plataforma Moodle. - Comunicación La Entidad cuenta con el Proceso de Comunicaciones que tiene dentro de sus funciones diseñar y promover las políticas y estrategias de comunicación interna y externa de la Secretaría, en virtud de lo cual ha documentado e implementado el Plan de Comunicaciones de la entidad y diferentes procedimientos para el cumplimiento de esta función. Otro factor mediante el cual la entidad se comunica con sus partes interesadas, es mediante el proceso de Rendición de Cuentas, así: - Auditorías internas de la calidad cuyos informes al igual que los planes de mejoramiento,

son publicados en la intranet de la entidad para todos los servidores, contratistas, funcionarios de planta, asesores, servicios tercerizados y directivos.

- Revisión por la Dirección cuyas presentaciones - que incluyen el desempeño del SGC-, son publicadas en la intranet y en la página web de la entidad, para llegar a usuarios internos y demás partes interesadas externas.

- Audiencias de rendición de cuentas en las localidades, por parte de los Centros Locales de Movilidad, donde se presenta la Política y Objetivos de la calidad y se informa a la ciudadanía sobre la gestión y avances de los proyectos de impacto del Sector, en pro de aumentar la satisfacción de los usuarios.




Página 34 de 40

- Información Documentada

La información documentada necesaria para la eficacia del SGC y para dar cumplimiento a los estándares de calidad de la Norma NTC ISO 9001:2015, incluye:

El presente manual que contiene, entre otros: la declaración de la política y los objetivos de calidad, y el alcance del Subsistema de Gestión de la Calidad.

Los mapas de riesgos y planes de acción de cada uno de los procesos de la entidad.

Los procedimientos y demás documentos asociados a todos los procesos: se encuentran los originales físicamente adoptados, validados y firmados en las carpetas de cada proceso, bajo custodia de la Oficina Asesora de Planeación, igualmente se encuentran publicados en la intranet de la Entidad.

A. Creación y actualización

La información documentada del SGC incluye su identificación, descripción y su versión. Los formatos institucionales son los definidos en cada procedimiento documentado, los cuales son revisados y aprobados por la Oficina Asesora de Planeación, y cuya versión vigente está publicada en la intranet. Los medios de soporte de la información documentada se encuentran disponibles en las Tablas de Retención Documental, las cuales se encuentran publicadas en la intranet.

B. Control de la información documentada La información documentada reposa en el archivo de cada dependencia y/o proceso. La disponibilidad depende del tipo de archivo: de gestión, central e histórico. Dicha clasificación se realiza conforme lo estipulan el Programa de Gestión Documental, y los procedimientos relacionados. Mediante el procedimiento PE01-PR05 Control de documentos del SIG, la entidad establece los lineamientos necesarios para el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión SIG, en su adopción, actualización o eliminación, con el fin de garantizar su identificación de cambios, asegurar las versiones vigentes, codificación, revisión, distribución y almacenamiento.




Página 35 de 40

6.7.10. Operación

- Planificación y control operacional La Secretaría Distrital de Movilidad planifica y desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio. Como parte de la planificación, para cada uno de los procesos se han identificado en las caracterizaciones, las entradas y las salidas, así como su descripción incluyendo los recursos utilizados, documentos y procedimientos donde se detallan las actividades a desarrollar y controlar, personal involucrado, responsable, líder del proceso, razón de ser del proceso, puntos de control y seguimiento, entre otros. Durante la planificación de la prestación del servicio, la entidad realiza las siguientes actividades: a. Determina la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos

específicos para el servicio. b. Determina las actividades requeridas de verificación, seguimiento para el trámite o

servicio, así como los criterios para la aceptación del mismo. c. Mantiene la información conservada necesaria para proporcionar evidencia de que los

procesos de prestación y el servicio resultante, cumplen los requisitos definidos previamente.

El resultado de esta planificación se presenta con la información documentada disponible en la Intranet de la Entidad y asociada a los diferentes procesos involucrados. - Requisitos para los servicios Con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos, la Entidad ha determinado los siguientes procesos con enfoque al cliente: Servicio al Ciudadano, Gestión del Tránsito, Gestión de Transporte e Infraestructura, Regulación y Control y Seguridad Vial. En los diferentes procedimientos implementados en la Entidad existen puntos de control, en los cuales se verifica la conformidad de los servicios previa a su entrega y permite implementar acciones de corrección oportunas antes de la prestación del servicio. La entidad ha identificado los requisitos de los servicios prestados, los no establecidos pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, los legales y reglamentarios aplicables, los cuales se encuentran documentados en los diferentes procesos misionales en la matriz de identificación de partes interesadas y caracterización del servicio, y en la matriz de cumplimiento legal, respectivamente. Adicionalmente, la Secretaría Distrital de Movilidad incluye para la prestación de los servicios:




Página 36 de 40

La permanente comunicación con los usuarios, para lo cual se presta servicio en 4 supercades: Calle 13, 20 de julio, Américas y Suba; y se tiene dispuesto call center, página web, centros locales de movilidad y redes sociales.

Mecanismos de control de la propiedad de los usuarios (comparendos)

Acciones de contingencia

Revisión de los servicios prestados - Diseño y desarrollo de los servicios Mediante el “PM02-PR06 Procedimiento diseño de lineamientos conceptuales y metodológicos para cursos por infracciones a las normas de tránsito y transporte” el proceso de Seguridad Vial suministra al proceso de Servicio al Ciudadano los requisitos esenciales para desarrollar la metodología de los cursos de pedagogía. El requisito de la norma se aplica a partir de la retroalimentación de los usuarios y la formulación y aprobación metodológica por parte del proceso de Servicio al Ciudadano el cual incluye como entradas los requisitos legales, reglamentarios, funcionales y de desempeño, así como normas y códigos de práctica de la SDM. Las consecuencias de los cambios no previstos, son documentadas y publicadas en el vínculo de la intranet denominado GESTIÓN DEL CAMBIO, conforme al procedimiento PE01-PR22. - Control de los procesos y servicios suministrados externamente. La Secretaría Distrital de Movilidad cuenta con el Proceso de Gestión Legal y Contractual (PA05), que incluye los procedimientos de contratación ajustados a la normatividad vigente garantizando el suministro de bienes y servicios requeridos para el normal desarrollo de las funciones propias de la Entidad. En la documentación de este proceso se establecen mecanismos para la selección de proveedores y contratistas, lo cual se relaciona en el Manual de Contratación codificado PA05-MN01. Adicionalmente, en el Manual de Supervisión codificado PA05-MN02 se determina el seguimiento requerido y los parámetros de verificación del desarrollo del contrato con lo cual se garantiza la calidad del producto y/o servicio recibido. En relación con el Diseño y prestación del servicio de cursos de pedagogía por infracción a las normas de tránsito y transporte, a continuación se resume el procedimiento previo realizado y supervisado por el proceso de Regulación y Control: mediante el Convenio firmado con la Policía Nacional, la SDM delegó a esa institución como autoridad de tránsito, la imposición de comparendos por infracción a las normas de tránsito y transporte, proceso para el cual se presta el servicio de bolígrafos digitales por un proveedor externo, para que, al imponer cada comparendo, éste se digitalice automáticamente y migre en línea al




Página 37 de 40

aplicativo SICON (Sistema Contravencional). De no utilizarse los bolígrafos digitales sería necesario digitar uno a uno los cientos de comparendos impuestos diariamente. En el aplicativo SICON se encuentra toda la información de comparendos, la cual es utilizada en el procedimiento de cursos de pedagogía. En el procedimiento de cursos de pedagogía, los servicios que son suministrados externamente se controlan a través de los supervisores del proceso de Servicio al Ciudadano, y aplican a los contratistas con labor de pedagogía e información en todos los puntos de atención. La evaluación y selección de dichos suministros se realiza conforme lo señalan los procedimientos del proceso de Gestión Legal y Contractual, mientras que del seguimiento del desempeño y la reevaluación se encargan los supervisores. - Producción y provisión del servicio En cumplimiento a la planificación y control operacional, la Secretaría Distrital de Movilidad lleva a cabo la provisión de servicios bajo condiciones controladas, las cuales incluyen:

La provisión del servicio conforme a los procedimientos y requisitos definidos

Implementación de actividades de seguimiento y medición

Infraestructura y entorno adecuados

Designación de personal competente

Validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados

La Secretaría Distrital de Movilidad controla las salidas a través del cargue de los cursos en el aplicativo SICON (donde también se preservan) y mediante la entrega física a los usuarios, de igual forma que implementa controles para cuidar la propiedad de los clientes. Para realizar los cambios en la prestación del servicio, se asegura la conformidad con los requisitos del servicio prestado. - Liberación del servicio Para la entrega del certificado del curso pedagógico y/o cargue del mismo en el sistema, la Secretaria Distrital de Movilidad preserva la evidencia de la conformidad y/o aceptación por parte de los usuarios. - Control de las salidas no conformes La Secretaría Distrital de Movilidad ha establecido el procedimiento documentado PE01-PR08 Procedimiento para la identificación, tratamiento y seguimiento de las salidas no conformes que se presenten en los procesos misionales.




Página 38 de 40

La entidad ha definido el tratamiento, los responsables, los controles a aplicar (verificar, medir, comparar, entre otras), las acciones a tomar (reprocesar, corregir, clasificar o eliminar), y los registros necesarios para el control de las salidas no conformes. También se determina que toda salida no conforme, que se corrija o reprocese, sea sometida a una nueva verificación para demostrar la conformidad con los requisitos de la respectiva caracterización del servicio. 6.7.11. Evaluación del desempeño

- Seguimiento, medición, análisis y evaluación Mediante el procedimiento PE01-PR01 la entidad determina la metodología para realizar el seguimiento y medición de los diferentes procesos, en el cual se incluye los métodos, periodicidad, responsables, con el fin de evaluar el desempeño y la eficacia del subsistema de gestión de la calidad.

A. Satisfacción del cliente La entidad realiza seguimiento de la información relativa a la percepción de los usuarios respecto al cumplimiento de los requisitos, basada en la metodología definida en el procedimiento mecanismos de medición implementado por el Proceso de Servicio al Ciudadano. Adicionalmente, ese proceso realiza el monitoreo de las quejas y reclamos que se direccionan desde el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS y el Aplicativo de Correspondencia de la Entidad, por medio del procedimiento de seguimiento al trámite de PQRSD de la Secretaría Distrital de Movilidad PM05-PR01.

B. Análisis y evaluación A través de los siguientes instrumentos se analizan y evalúan los datos apropiados para demostrar la conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del subsistema de gestión de la calidad:

Seguimiento y medición del cumplimiento de los objetivos de calidad.

Análisis de los indicadores de gestión con inversión y sin inversión.

Percepción del cliente o usuario(a).

Resultados de las auditorías internas de calidad. Los resultados del análisis se utilizan para evaluar:

Conformidad del servicio

Grado de satisfacción de los usuarios

Desempeño y eficacia del SGC

Eficacia de la implementación de lo planificado

Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades




Página 39 de 40

Desempeño de los proveedores externos

Necesidades de mejora Los resultados del análisis se analizan y/o socializan, en:

Revisión por la Dirección

Comité de Control Interno y de Calidad y/o Comité SIG y/o Comité Directivo.

Planes de acción publicados en la página web y en la intranet de la entidad. - Auditoría interna La Secretaría Distrital de Movilidad cuenta con el documento PV01-PR02 “Procedimiento evaluación independiente y auditoría interna”, donde se dictan los lineamientos para desarrollar las auditorías que permiten evaluar el Subsistema de Gestión de la Calidad y evidenciar la conformidad con los requisitos establecidos en los criterios de evaluación y en los establecidos y adoptados por la Entidad.

Las auditorías internas del Subsistema de Gestión de la Calidad son coordinadas por el proceso de control y evaluación de la gestión y se realizan con personas calificadas para tal fin, seleccionadas para asegurar la objetividad e imparcialidad. - Revisión por la Dirección

La Alta Dirección de la Secretaría Distrital de Movilidad realiza dos revisiones sistemáticas del avance y los resultados del Subsistema de Gestión de la Calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas. En el procedimiento “PE01-PR06 Revisión por la Dirección” se encuentra la información documentada sobre la metodología, entradas y salidas de la revisión por la dirección. Se deja constancia de los resultados de la revisión en las actas de los comités del SIG y/o Control Interno y Calidad. 6.7.12. Mejora - No conformidad y acción correctiva La entidad ha implementado el “Procedimiento para la formulación y seguimiento de planes de mejoramiento (acciones preventivas y correctivas)” PV01-PR04, el cual tiene por objetivo establecer los pasos secuenciales para consolidar los Planes de Mejoramiento por procesos concertados como consecuencia de las auditorías realizadas a los procesos por parte del procesos de Control y Evaluación de la Gestión, y efectuar seguimiento a las no conformidades y acciones correctivas, con el fin de verificar el cumplimiento, eficiencia y eficacia de las acciones implementadas




Página 40 de 40

- Mejora continua La Secretaría Distrital de Movilidad mejora continuamente el Subsistema de Gestión de la Calidad, para lo cual considera:

Los resultados del análisis y evaluación,

Las salidas de la revisión por la dirección

Seguimiento a los objetivos de calidad

Seguimiento a los Planes de Mejoramiento

Seguimiento a los mapas de riesgo y planes de acción. Lo anterior con el fin de fortalecer el desempeño institucional y mantenerlo alineado con el cumplimiento de los propósitos de la Entidad y fines esenciales del Distrito Capital. 7. BIBLIOGRAFÍA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC-ISO 9001 Versión 2015. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9000. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de Gestión de la Calidad. Recomendaciones para la mejora del desempeño. NTC-ISO 9004. Manual de implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2013. Departamento Administrativo de la Función pública. Decreto 652 de 2011 por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD SIG 001:2011. Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO .... SIG-M01 Manual... · SISTEMA...

Documents

Transcript of SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO .... SIG-M01 Manual... · SISTEMA...