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SISTEMA EXTRARED Módulo Pago Sancor Manual de uso
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SISTEMA EXTRARED
Módulo Pago Sancor
Manual de uso
Pago Sancor
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Introducción
En el marco de una actualización tecnológica, y en busca de unificar en una sola herramienta todas
las diferentes aplicaciones de los productores, es que se incluye en la Extrared de Sancor un nuevo
módulo dentro del menú Cobranzas.
Se trata del módulo Pago Sancor, cuya finalidad es registrar y dar fecha cierta a la cobranza que el
intermediario recibe en su oficina, reemplazando al anterior sistema Pago Sancor.
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1. Opciones dentro del módulo Pago Sancor.
El sistema contará inicialmente con cuatro tareas básicas:
Registrar lotes de cobranza: en este módulo se seleccionarán los recibos a pagar, las propuestas a
pagar, y sus medios de pago correspondientes.
Remesar lotes: aquí se genera la unidad de rendición denominada “Remesa”. Se incorpora el
número de remesa, como una entidad nueva que agrupe a los diferentes lotes que componen la
rendición. Se podrá identificar mediante un número de remesa.
Consultar lotes: este módulo permite obtener un detalle de recibos por lote, tanto en pantalla
como en papel. Este reporte se utilizará para enviar a Sancor al momento de efectuar la rendición
de la cobranza, acompañado de los valores físicos, efectivo, boletas de depósito, etc.
Consultar remesas: similar al anterior reporte. Nos permite consultar por número de remesa, la
cual puede contener uno o más lotes. Este reporte es el que debería utilizarse para enviar a Sancor
al momento de efectuar la rendición de la cobranza.
Información para gestor de cartera: opcional, para incorporar a SOAS la cobranza cargada.
Consulta y actualización de cheques: permite consultar y obtener reportes de cheques cargados
en el sistema. Además ofrece la posibilidad de agregar información adicional del cheque.
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1.1. Registrar lotes de cobranza.
La carga de cobranza es muy sencilla y se hace a través de un asistente de tres pasos. Deberá dar
clic en el botón “Siguiente” de cada pantalla hasta finalizar el mismo.
Si por alguna razón se interrumpe la carga de cobranza y debe salir o cerrar el sistema, al ingresar
nuevamente el sistema recuperará la información cargada aún sin haber sido completamente
terminada la carga.
1.1.1. Carga de recibos mediante lector de código de barras.
En este sistema se podrán cargar recibos mediante el lector de código de barras, tal como en el
anterior sistema. Deberá colocar el cursor en la caja de texto correspondiente y luego apretar el
botón TAB del teclado, o simplemente hacer un clic con el mouse fuera de la caja de texto.
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1.1.2. Carga de recibos mediante botón “Buscar recibos”.
A diferencia del Pago Sancor anterior, se incluye una ventana de búsqueda de recibos, la cual
permite utilizar el sistema sin contar necesariamente con una lectora de código de barras.
En la pantalla principal de carga, al dar clic en el botón “Buscar recibos”, aparece la siguiente
pantalla de búsqueda de recibos, donde se deben aplicar los filtros necesarios para que el sistema
devuelva los recibos que se necesitan:
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Seleccionar los recibos: Se deben seleccionar los recibos que se desean incluir y luego dar clic en el
botón “Agregar recibos seleccionados”.
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1.1.3. Carga de recibos mediante botón “Buscar propuestas”.
La ventana emergente de búsqueda de propuestas es similar a la anterior, aquí también se deben
aplicar los filtros necesarios para poder encontrar la propuesta a la que se desea imputar el pago:
Luego, en la grilla de resultados, también se deben elegir aquellas propuestas que se deseen
incluir en el lote, escribir el importe correspondiente en la columna Importe, y luego hacer clic en
el botón “Agregar propuestas seleccionadas al lote” para agregar la propuesta seleccionada a la
grilla de recibos de la pantalla principal de carga.
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1.1.4 Carga masiva de recibos.
También se podrán cargar recibos en forma masiva mediante el lector de código de barras. Deberá
colocar el cursor en la caja de texto correspondiente y escanear los recibos. Aquellos sin errores ni
advertencias, pasan automáticamente a formar parte de un lote:
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Al tildar validar set, el sistema comenzará el proceso de validación de datos. Esto puede tener una
demora de varios minutos:
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Finalizado el proceso anterior, el sistema mostrará una grilla de resultados. Los mismos pueden
aparecer de diferentes colores dependiendo el estado (error, advertencia, cargados OK)
En el cuadro de Advertencias y Errores, se puede consultar el motivo haciendo clic en el signo +.
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Si desea excluir estos recibos del lote, debe hacer clic en “Omitir Errores y advertencias”. Si los
quisiera incluir, debe seleccionarlos y tildar el botón Siguiente, previamente el sistema le mostrará
un mensaje de confirmación:
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Tildando Aceptar el sistema recuperará la carga tradicional de recibos para que se confirme y
cierre el lote:
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Si desea cancelar la operación debe hacer clic en “Cancelar Todo”. Se mostrará un mensaje para
confirmarla:
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En el caso de no haber finalizado la carga, al volver a ingresar al sistema se mostrará un mensaje
informando esta situación dando la posibilidad de retomar la gestión:
1.1.5. Eliminar un recibo.
Para eliminar un recibo es necesario tildar la fila en la grilla de recibos de la pantalla principal de
carga y luego dar clic en “Eliminar Fila”:
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1.1.6 Diferentes colores en las filas de la grilla de carga
Rojo: se marcarán con rojo los recibos de pólizas anuladas.
Amarillo: se marcarán con amarillo los recibos con más de un mes de deuda.
Naranja: se marcarán con naranja los recibos con más de dos meses de deuda.
Azul: se marcarán con azul los pagos de propuestas.
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1.1.7 Modificar el importe de un recibo.
Para modificar el importe de un recibo en la grilla deberá posicionarse bajo la columna “Saldo” del
recibo que desee modificar. En este caso vamos a tomar un recibo de $40,34 y le vamos a colocar
$150, luego de modificar el importe debemos apretar ENTER.
Automáticamente el sistema buscará imputar el dinero excedente a las cuotas siguientes, las
cuales nos mostrará en una ventana emergente.
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Si por ejemplo modificamos el importe y colocamos $300, el sistema automáticamente buscará
imputar a todas las cuotas existentes, y cuanto no haya más cuotas que imputar, imputará el
excedente a la propuesta de la póliza. (ver el último renglón del ejemplo, por $10,34)
Si queremos imputar todo, marcamos todas las filas y damos click en el botón “Agregar recibos
seleccionados”
Los recibos se agregan a la grilla de carga, y le excedente a la propuesta.
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IMPORTANTE:
De esta manera nos aseguramos que la imputación que indicamos mediante este sistema sea la
misma imputación que se contabilizará luego internamente en Sancor.
1.1.8. Carga de recibos de póliza anulada:
El sistema permite cargar recibos de pólizas anuladas sólo por falta de pago y hasta 30 días
posteriores a la fecha de anulación, mediante el lector de código de barras.
1.2. Detección de situaciones durante la carga de recibos.
El sistema trabaja directamente contra la base de datos de Sancor, lo cual permite implementar
una serie de chequeos para brindar información útil al intermediario durante la carga.
Al cargar un recibo, el sistema notificará sobre situaciones especiales del recibo o de la póliza en el
preciso momento en el que se esté cargando el recibo. Algunos ejemplos de esas situaciones
especiales son:
� el recibo pertenece a una póliza anulada por otros motivos;
� el recibo no presenta deuda;
� el recibo presenta deuda meno/mayor al importe del recibo;
� existe un recibo anterior impago en la misma póliza;
� la póliza no tiene tipo de pago “en efectivo”;
� la póliza tiene pólizas combinadas; entre otras.
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De esta manera, se puede tomar conocimiento de cada situación especial en el momento en el
que ocurre, para poder tomar acciones en consecuencia.
En el ejemplo siguiente cargamos un recibo y el sistema nos muestra en una ventana emergente
todos los recibos con deuda pertenecientes a pólizas combinadas asociadas a ese recibo:
En este tipo de ventanas emergentes debemos tildar cada fila que se desee incluir, y luego dar clic
en el botón “Agregar recibos al lote”.
1.3. Fin de carga de recibos y propuestas.
Una vez cargados todos los recibos en la grilla, dar clic en el botón “Siguiente” de la parte inferior
derecha de la pantalla para movernos al paso 2 y comenzar con la registración de los medios de
pago:
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2. Carga de medios de pago.
En este segundo paso de la carga de cobranza, se deben ingresar los medios de pago que cubran
el importe de los recibos cargados.
Los diferentes medios de pago se ordenan a lo ancho de la pantalla en “tabs” o “pestañas”.
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Aclaración: las grillas de medios de pago utilizan el primer renglón para el ingreso de datos, por lo
cual luego de ingresar toda la información relativa al medio de pago, se debe presionar ENTER de
manera que el sistema compute el medio de pago cargado. Además de agregar la información a la
grilla, el primer renglón de la misma volverá a quedar vacío para poder agregar otro medio de
pago si fuera necesario.
2.1. Información a registrar en cada medio de pago.
Pagos en efectivo: se deberá ingresar el importe y la moneda.
Pagos en cheque: se deberá ingresar el importe, número del cheque, fecha de presentación y
nombre del banco girado. También es posible buscar el banco mediante su código.
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Sólo para pagos en cheque y luego de haber presionado dos veces ENTER, se habilitará la opción
de adjuntar archivos:
Esta opción también está disponible en la consulta de cheques:
Dep./Transf. Bancaria: se debe ingresar el importe, el banco, la fecha de la boleta, el número de
la boleta de la cuenta de destino. El sistema sugerirá cuentas asociadas.
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2.2. Fin de carga de medios de pago.
En el ejemplo se cargó un pago en efectivo, ahora se visualizará en la parte superior derecha del
módulo que el Resumen de la carga muestra una Diferencia de $0.00, lo cual permite dar clic en
el botón “Siguiente” para llegar al tercer paso del asistente, donde culminará la carga de la
cobranza.
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3. Confirmar y cerrar.
En este último paso del asistente solamente se debe dar clic en “Confirmar cierre”, para registrar
el lote en Sancor y brindar fecha cierta a la cobranza cargada.
A diferencia del Pago Sancor anterior, aquí, en un solo paso se resume la “confirmación de la
transacción” y la “transferencia” de la información.
Aclaración: En cada uno de los tres pasos del asistente, se encuentran habilitados los botones
“Atrás” y “Siguiente” para navegar dentro del módulo.
Además los títulos de los paneles superiores como “1-Cargar comprobantes”, “2-Medios de pago”
y “3-Confirmar y cerrar” también son navegables y se puede hacer click en ellos para moverse
entre las pantallas.
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3.1. Resumen de lote creado e impresión de ticket.
Luego de “Confirmar el cierre” el sistema informa el número de lote creado y ofrece la posibilidad
de imprimir un ticket comprobante de pago y el reporte del lote en forma detallado (muestra
recibos medios de pago e importe) resumido (sólo el número de lote, medios de pago e importe) o
sólo medios de pago. Si bien no es válido como remesa es una herramienta administrativa muy
útil.
De esta forma, solo se deberá generar la remesa al momento de efectuar la rendición de la
cobranza
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También existe dos botones que permiten Registrar un nuevo lote o bien retornar al menú Pago
Sancor.
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4. Confección de la remesa.
Se incorpora el número de remesa, como una entidad nueva que agrupa a los diferentes lotes
que componen la rendición. Se podrá identificar mediante un “Número de remesa”.
Se debe ingresar a la opción “Pago Sancor” dentro del Menú “Cobranzas de Extrared”.
Una vez allí, elegir la opción “Rendir cobranza realizada” (o “Confeccionar remesa”):
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En esta pantalla se mostrarán los lotes pendientes de rendición de manera que puedan tildar
aquellos que deseen incluir como parte de la confección de la Remesa.
Se generará un número de remesa y se descargará automáticamente el reporte en la PC.
Al abrir el reporte nos encontraremos con lo siguiente:
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5. Consulta de remesas.
En esta pantalla podrán buscar lotes pertenecientes a una remesa dada. Luego, haciendo clic en
cada lote, se podrá visualizar en pantalla el detalle de cada uno:
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5.1. Consulta de lotes.
Similar al punto anterior, en esta pantalla se pueden buscar uno o varios lotes, y haciendo clic en
cada uno de ellos podrá visualizar en pantalla el detalle de dicho lote:
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5.2. Reimpresión de tickets comprobantes de pago.
Desde cualquier de las consultas anteriores se puede llegar hasta la pantalla donde se muestra
el detalle de recibos y medios de pago de cada lote.
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En dicha pantalla podrá seleccionar los tickets que se deseen imprimir:
6. Consulta de cheques
Se incluye un menú que permite consultar cheques cargados, y en algunos casos corregir alguno
de sus datos, o agregar datos adicionales.
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7. Aclaraciones para los usuarios del anterior sistema Pago Sancor.
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A diferencia del anterior sistema Pago Sancor, que funcionaba con una base de datos local
ubicada en la PC del intermediario, el Pago Sancor dentro de la Nueva Extrared funciona con
una base de datos alojada en los servidores de Sancor.
Entre otras, las ventajas de este funcionamiento son las siguientes:
���� Puede usarse libremente en cualquier PC que tenga acceso a internet.
���� No requiere de instalación ni de reinstalación ante problemas en la PC.
���� No es necesario establecer nuevos números de terminales adicionales para cada nueva
instalación en cada PC.
���� Sin necesidad de compartir carpetas ni de establecer permisos de escritura sobre ninguna
PC dentro de la red de la oficina.
���� No se necesitan realizar instalaciones de Pago Sancor tipo cliente e instalaciones de Pago
Sancor tipo servidor.
���� Sin necesidad de correr actualizaciones.
���� Sin necesidad de backup.
���� Sin necesidad de “conexión inicial” o algún tipo de sincronización.
���� Se integra al entorno de Extrared/CEIBO, simplificando el acceso a la gestión.
���� Se puede cargar cobranza fácilmente mediante la consulta de recibos, sin necesidad de
contar con un lector de código de barras ni con recibos impresos.
���� Acceso a mayor cantidad y calidad de información dado que trabaja directamente con la
base de datos de Sancor (por ej. acceso de la deuda del cliente al instante).
���� Mejor calidad en la carga de cobranza, mediante validaciones de saldos de recibos, pólizas
anuladas, deuda anterior, pólizas combinadas, propuestas, etc.
���� Sin límite de cantidad de medios de pagos por lote.
7.1. Números de terminales en uno y otro sistema.
Para permitir y asegurar el correcto funcionamiento de ambos sistemas en simultáneo, y que la
transición entre uno y otro sea prolija y sin errores, es necesario definir que los números de
terminales de Pago Sancor dentro de Extrared comiencen desde el número 10.000 (diez mil), para
no superponerse con los anteriores.
Para hacer más sencilla la asignación de los nuevos números de terminales, se definió la siguiente
regla:
Si por ejemplo en el sistema Pago Sancor anterior un intermediario tiene asignada la terminal
1.600, en el nuevo esquema de terminales de Extrared su nuevo número de terminal será el
11.600, es decir, le agregamos 10.000.
Si la terminal de Pago Sancor anterior es la número 50, en el Pago Sancor de Extrared se le
asignará el número 10.050.
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Estos nuevos números de terminales se asignarán desde Sancor sin necesidad de la intervención
del intermediario, para agilizar y clarificar el procedimiento.
En los dos casos de ejemplo anteriores, podrán seguir funcionando en simultáneo tanto la
terminal 1.600 del anterior sistema, como la terminal 11.600 del nuevo sistema; y tanto la
terminal 50 del anterior sistema, como la terminal 10.050 del nuevo sistema, sin ningún riesgo de
errores en el procesamiento de la información enviada por cada terminal.
Esto permitirá utilizar los dos sistemas en simultáneo hasta que se desafecte definitivamente el
uso del sistema Pago Sancor anterior.
¿Es posible mantener el mismo número de terminal de cobro en el nuevo
sistema?
Es posible continuar en el nuevo sistema utilizando el número de terminal del anterior sistema
Pago Sancor, y de esta forma contar con toda la información histórica disponible para consultas.
En este caso debemos desinstalar el anterior sistema Pago Sancor e inmediatamente comenzar a
trabajar directamente con el nuevo sistema. Si se decide por esta implementación, no se podrán
utilizar los dos sistemas en simultáneo sino que se deberá comenzar a utilizar directamente el
nuevo sistema Pago Sancor dentro de la Extrared.
8. Definición de usuarios para el nuevo módulo Pago Sancor.
El módulo Pago Sancor ubicado dentro del menú Cobranzas se habilitará automáticamente para
todos los usuarios pertenecientes a oficinas que cuenten con el anterior sistema Pago Sancor
instalado.
Sin embargo es recomendable que cada persona que utiliza el sistema cuente con un usuario
propio para identificar de mejor manera quién es la persona que realiza cada gestión. Esto es
recomendable no sólo para el uso del módulo Pago Sancor sino para el uso de toda la herramienta
Extrared Nueva Plataforma en general.
Por lo tanto, para un mejor aprovechamiento de las funcionalidades del sistema, y para prevenir
situaciones confusas, sugerimos que los usuarios no sean tipo “oficina….”, “empleados….” (sin
nombre propio); así también como aquellos nombres de usuarios que sean compartidos por varias
personas, sean reemplazados paulatinamente por nombres de usuarios particulares para cada
persona.
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Para solicitar nuevos usuarios pueden comunicarse con Herramientas de Gestión vía telefónica o
al siguiente mail: [email protected]
Cualquier consulta que desee realizar sobre
el funcionamiento del sistema,
comuníquese al 0800 666 2436.
