GESTIÓN DOCUMENTAL II

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ALUMNO: ARODY VEGA TOVAR

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS

GRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICA

SANTIAGO DE CALI 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014

•2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que

requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

R/. Los sistemas de gestión documental son programas de gestión que

se encuentran en bases de datos disponiendo de una tecnología eficaz

para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos

sistemas ayudan a los aspectos fundamentales de los de gestión de

bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan

para la gestión de documentos administrativos.

Estos sistemas de gestión documental son de gran ayuda para las

organizaciones pues estos hacen labores que facilitan el manejo de la

información, organización, almacenamiento, recuperación, gestionar y

brindar información rápida y oportuna.

INTRODUCCIÓN

Con este trabajo podremos adquirir bases solidas y saber cual importante es

saber identificar como esta constituido un sistema de gestión documental en

cualquier organización, entendiendo cada uno de sus conceptos de manera

clara; de acuerdo a la normativa vigente que existe para las entidades que lo

poseen.

•3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del

proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.

Definición del proyecto: conlleva un detallado estudio de la organización,

de sus funciones, producción administrativa, estructura orgánica, servicios

que ofrece, etc. Como resultado de esta fase obtendremos un documento de

Análisis funcional en el que van a especificarse los requerimientos que debe

cumplir el programa de gestión. De una incorrecta definición en este

momento se derivará una herramienta inadecuada, que repercutirá en el

desarrollo de las tareas archivísticas, produciendo, por tanto, una frustración

de las expectativas. Esta fase puede realizarla una comisión interdisciplinar

de la propia institución, una empresa de consultoría especializada en temas

archivísticos o un grupo mixto formado por ambas partes.

Diseño de la herramienta: seguirá fielmente los parámetros establecidos en el

documento de Análisis funcional.

Implantación: se partirá de una migración de datos parcial para el

análisis de la herramienta. Puede aplicarse un periodo de prueba

en puestos estratégicos de la organización para comprobar que,

efectivamente, la aplicación tiene todas las funcionales indicadas

en el Análisis funcional y que cubre todas las tareas establecidas

(préstamos, carga y modificación de registros, consultas y

búsquedas, transferencias, etc.)

Formación de usuarios: el conocimiento del proyecto por parte de los

futuros usuarios de la herramienta ha de ser directo y debe tener carácter

participativo, atendiendo a las aportaciones que éstos puedan realizar.

Esto redundará, sin duda, en un sistema más completo, así como en una

mayor motivación del personal.

Explotación del sistema: debe contar con todas las funcionalidades

activadas, al tiempo que se incorporan la totalidad de los fondos

administrativos de la institución a través de una migración global. Es el

momento de implantarlo en toda la organización.

Acceso web: una vez completadas todas las fases de implantación y

tras certificar que el sistema funciona satisfactoriamente, se dispondrá

su publicación en la Web, máxime tratándose de una Administración

Pública, una entidad científica o una fundación cultural, de forma que

se asegure el acceso de los usuarios externos (interesados o

investigadores) a la documentación.

•4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión

Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

CAPÍTULO III

El Sistema de Gestión Documental

Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Las

entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental

que permita.

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus

metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y

los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental

(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los

tiempos establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la

información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones

documentales, en series y subseries.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de

archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean

requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series

y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos

tecnológicos utilizados para su creación.

•5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión

Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap.

III Art. 17.

CARACTERÍSTI

CASDEFINICIÓN EXPLICACIÓN

a) Conformidad

Los sistemas de información, incluyendo

los sistemas de gestión de documentos

electrónicos (SGDE), deben respaldar la

gestión de la información a partir de los

procesos administrativos de las

entidades.

b) Interoperabilidad Los sistemas de información, incluyendo

los sistemas de gestión de documentos

electrónicos (SGDE), deben respaldar la

gestión de la información a partir de los

procesos administrativos de las

entidades.

c) Seguridad.Los sistemas de gestión documental

deben mantener la información

administrativa en un entorno seguro.

El sistema de gestión documental

debe tener en cuanta los

procedimientos que ejecuta la

entidad ya que estos son derivados

de sus actividades

Este debe permitir enlazarse con

otros programas o software para que

pueda almacenar y recuperar

información.

Los sistemas de gestión documental

poseen permisos para acceder a los

documentos, algunos de estos solo

es permitido el acceso a algunos

usuarios y de solo lectura o en

formato PDF.

CARACTERÍST

ICAS

DEFINICIÓN EXPLICACIÓN

d) MetadescripciónSe debe procurar la

generación de metadatos

normalizados, sean manuales

o automatizados, desde los

mismos sistemas y

aplicativos.

e) Adición de contenidos

El sistema de gestión

documental debe permitir

agregar nuevos documentos sin

que se alteren lo ya existentes.

Los metadescripción

almacenan información

relevante de documentos, tales

como la fecha de

almacenamiento, fecha en la

cual se le hizo modificaciones,

usuario que las hizo.

La creación y captura de

documentos en el sistema

debe ser de fácil manejo para

los usuarios, haciéndola tan

simple como sea posible.

f) Diseño y

funcionamiento.

El sistema permite anexar mas

información a los documentos

sin que los existentes sufran

ninguna modificación o en sus

caso perdida de este.

El sistema debe ser de fácil

manejo para que el operador

se sienta conforme trabajando

con el.

CARACTERÍSTIC

AS

DEFINICIÓ

NEXPLICACIÓN

Gestión Distribuida

Los sistemas de gestión

documental deben ofrecer

capacidades para importar y

exportar masivamente los

documentos

(series, subseries y expedientes

y metadatos asociados desde y

hacia otros sistemas de gestión

documental).

h) Disponibilidad y

acceso

Un sistema de gestión de

documentos electrónicos (SGDE)

debe asegurar la autenticidad,

integridad, inalterabilidad,

accesibilidad, interpretación y

comprensión de los documentos

electrónicos en su contexto

original, así como su capacidad

de ser procesados y reutilizados

en cualquier momento.

El sistema de be

permitir la importación y

exportación de

documentos a otros

usuarios o sistemas

Los documentos

almacenado en un

sistema deben garantizar

seguridad y fácil acceso.

i) Neutralidad

tecnológica

CARACTERÍSTI

CAS

DEFINICIÓN EXPLICACIÓN

El Estado garantizará la libre

adopción de tecnologías,

teniendo en cuenta

recomendaciones, conceptos y

normativas de los organismos

internacionales competentes e

idóneos en la materia, que

permitan fomentar la eficiente

prestación de servicios,

contenidos y aplicaciones que

usen Tecnologías de la

Información y las

Comunicaciones y garantizar la

libre y leal competencia, y que su

adopción sea armónica con el

desarrollo ambiental sostenible.

La organización esta en

la facultad de adquirir la

tecnología que supla

sus necesidades

basados en la

normativa actual y

prevaleciendo el medio

ambiente.

f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el

sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple

como sea posible.

g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los documentos

(series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia

otros sistemas de gestión documental).

h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos

electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,

inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los

documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad

de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de

tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas

de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que

permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y

aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con

el desarrollo ambiental sostenible.

ARCHIVO CENTRAL

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

CALI

José Arlex Molano Muñoz.

Auxiliar de Archivo PUJ

•6.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema

de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho

sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto

hasta la fase final de implantación del mismo.

Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en

ambientes electrónicos?

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del

sistema de Gestión de documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

Cumplimiento de las Normas Ambientales

Las normas ambientales no se cumplen en su totalidad.

El edificio está ubicado (sótano) con riesgo de mucha humedad. Subterránea.

La documentación ya está ocupando el límite del espacio, está proyectado

reubicar el archivo en el edificio de la biblioteca, debido a que ésta tendrá una

nueva construcción, el problema es que no se conoce aun la fecha del

traslado. (EL edificio de la Biblioteca aun no ha sido construido)

Los archivadores verticales utilizados en las oficinas se encuentran en

materiales estables para la conservación.

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de

documentos en ambientes electrónicos?

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos

en ambientes electrónicos?

*Poder realizar migración de información sin que esta se pierda en el

proceso.

*Poder realizar controles y seguimientos a la información que se

encuentra en el sistema.

*Contar con inmobiliarios adecuados para la conservación de los

documentos electrónicos.

*Transferencia de archivos digitales.

Cumplimiento de las Normas Ambientales

Sistema de Gestión Documental

Se trata de un desarrollo propio eficiente que ha permitido reducir

costos de uso exclusivo del Archivo Central.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la

selección del sistema de Gestión de documentos?

*Tener la documentación de la entidad organizada.

*Poder suministrar información a quien la requiera de forma rápida y

oportuna.

*Facilitar la elaboración de correos electrónicos, memorandos, llamados

de atención, teniendo control y seguimiento sobre estos.

*Brindarle a los usuarios internos y externos la información de los

documentos que ellos requieran.

*El factor humano y los recursos financieros.

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

*Contando con personal idóneo, responsable y comprometido con el

desarrollo del sistema.

*Cada funcionario deberá contar con un usuario y una contraseña para

poder acceso al sistema.

*Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la hora de alimentar

el sistema o cuando se esta trabajando en el.

CONCLUSIONES

*El diseño y aplicación de un sistema de gestión documental en una

entidad, mejora notablemente el control y la organización de los

documentos, y contribuye al logro y mejoramiento de organización.

*El sistema de gestión documental mejora y agiliza el proceso de

intercambio de información entre las dependencias y las entidades

involucradas en el sistema.