Unidad 4 - Sistema de Gestión Documental - Dora Silva

TAREA UNIDAD 4: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL II

DORA CECILIA SILVA RUIZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GRUPO 4

2015SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 1

TAREA UNIDAD 4: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL II

DORA CECILIA SILVA RUIZ

4 SEMESTRE

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GRUPO 4

2015SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 2

INTRODUCCIÓN

1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos sedeben de tener en cuenta para su implementación.

2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental deacuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de GestiónDocumental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debereunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las característicasmínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investiguetodo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde suproyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL G4 3

5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

CONCLUSION

BIBLIOGRAFIA


Con el presente trabajo, se busca conceptualizar desde susdiferentes puntos de vista todo lo relacionado con el Sistema deGestion Documental basándonos desde la Normatividad hastasu aplicación en una entidad, evidenciar y/o identificar cuálesson las características que debe reunir dicho Sistema, cuáles sonlos criterios que se han tenido en cuenta para la selección delsistema de Gestión de documentos y de qué manera lograngarantizar la integridad de la información en el sistema. Esperoque luego de haber visto la información del presente informe,pueda ayudar a aclarar o informar los procesos que se debenllevar a cabo en un sistema de Gestion Documental.



Conocer los conceptos y aplicaciones de un Sistema de Gestión Documental eidentificar aspectos generales para su implementación.

Conocer las fases generalidades y características del Sistema de Gestión de laDocumental para su aplicación en una empresa.

Alcanzar los conocimientos precisos para Implantar un sistema de gestióndocumental en una entidad u organización.

Reconocer los aspectos necesarios para la implantación del SGD.

Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad, oportunidad ydisponibilidad de los documentos.

Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por los cuales se

administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de las

necesidades y expectativas de sus clientes.

Del manejo adecuado de la información dependen muchos de los efectos positivos de los

procesos que desencadena el desarrollo de su actividad. Además de la agilización en la

búsqueda y localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción de

los clientes.

Permite alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por

electrónicos, lo que a su vez tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el uso de

papelería y el espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración amable con

el medioambiente


Ahorro en costes de gestión de documentos.

Distribución eficiente de la información entre los equipos de trabajo

Acceso y consulta rápida de los documentos.

Seguridad y fiabilidad en la protección de documentos.

Mejora la productividad, al obtener un acceso ágil a la información.

Potencia la gestión del conocimiento en los equipos.

Mejora el trabajo colaborativo.



Requisitos de la documentación:

Desarrollar la documentación del Sistema de gestión de calidad, que incluya:

Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de calidad.

Generalidades

Un manual de calidad que establezca los requisitos del sistema.

Procedimientos que definan la manera de implantar el sistema.

Procedimientos de las actividades de la operación.

En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan de acción para

identificar los problemas, oportunidades, fortalezas.

Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.

Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de laentidad, con el apoyo de la alta dirección.

Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, odescentralizado).

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con laestructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno, compras ysuministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones dearchivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.


En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, sedebe designar un grupo especial que responda por el Programa de GestiónDocumental

La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a losfuncionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de lagestión documental y la organización de los archivos, además formación en el áreade la auditoria de información y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para eladecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del ArchivoGeneral de la Nación, en relación con las características arquitectónicas ymedioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de losprocesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.


En estos encontramos las herramientas creadas para darle trámite a los procedimientosde la gestión, por ejemplo:

• Normalización de los 8 procesos del PGD.

• Tablas de retención y valoración documental.

• Los manuales de procesos, procedimientos y funciones.

• Implementación de los diferentes Formatos establecidos por la ley que lo regula.

• Implementación de la normatividad en general.

• Planteamientos de estrategias que evidencien los procedimientos.


CAPITULO IIIEl Sistema de Gestión Documental

ARTÍCULO 16°. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicasdeben contar con un sistema de gestión documental que permita:

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a travésde cuadros de clasificación documental.

a) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y losdocumentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) ytablas de valoración documental (TVD).

b) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiemposestablecidos en las TRD o TVD.

c) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.



CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN

A) CONFORMIDADSe debe tener en cuenta los procesos administrativos de las

entidades su organización y gestión

B) INTEROPERABILIDAD

Se debe permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, basado en el principio de neutralidad

tecnológica con el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales

C) SEGURIDAD

La Confidencialidad, La Autenticidad ya las Autoridades Certificadoras son los encargados de que la seguridad de los sistemas de gestión documental estén en un entorno

seguro


D) METADESCRIPCIÓNConsiste en la identificación de los metadatos que almacenan información de un documento que se ha guardado.

E) ADICIÓN DE CONTENIDOS

El SGD debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos

F) DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

Su diseño y funcionamiento debe ser de fácil manejo para el buen uso de los usuarios.


G) GESTIÓN DISTRIBUIDA

El SGD debe permitir el tramite de exportar e importarla documentación (series, subseries y expedientes ymetadatos asociados desde y hacia otros sistemas degestión documental).)

H) DISPONIBILIDAD Y ACCESO

Se debe asegurar la autenticidad, integridad,inalterabilidad, accesibilidad, interpretación ycomprensión de los documentos electrónicos en sucontexto original, así como su capacidad de serprocesados y reutilizados en cualquier momento

I) NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA

Garantizar la libre adopción de tecnologías, teniendoen cuenta recomendaciones, conceptos y normativasde los organismos internacionales competentes eidóneos en la materia, que permitan fomentar laeficiente prestación de servicios, contenidos yaplicaciones que usen Tecnologías de la Información.

Según investigación realizada y visita a esta empresa SOSIP,se encuentra ubicada en el barrio el Sábalo en la carrera 13 #1-320 del municipio de Orito, Putumayo, presta sus serviciosde alimentación, camarería y lavandería con calidad, eficaciay adecuado cumplimiento.


Administrativamente está conformada por seis dependencias delas cuales hace parte el archivo que data del año 2.002 que seiniciaron los primeros contratos hasta la fecha; estadocumentación fue arreglada por la señora Olga Molina y por laseñorita Erika Montero quienes estuvieron encargadas de laclasificación y almacenamiento de la misma.



SISTEMA DE CLASIFICACION DOCUMENTAL:

En esta empresa el sistema de clasificación documental estáasignado por códigos quedando seis dependencias productoras dedocumentos clasificados así:

Esta información se encuentra empacada en cajas con rótulos quecontiene el número de esta, la procedencia y qué clase de documento seencuentra al interior de cada una, pero sin el debido proceso que indica laley, también visualice mucha documentación envuelta en papel vinipel yotras en canastas como podemos observar en las imagenes.


La importancia del porque se debe tener un Sistema de Gestión

Para tener un mejor acceso a la información producido por la entidad.

Para darle estabilidad de almacenamiento a la información, utilizandoel material adecuado según lo estipulado por la ley.

Es la memoria de la entidad, que permite planificar el futuro sobre laexperiencia adquirida en el pasado.

Los documentos son la materia prima de los archivos, dando lugar a laexistencia de ellos y hace necesaria la exigencia de personalespecializado en su manejo.


¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccióndel sistema de Gestión de documentos?

Se tiene en cuenta el sistema que se va a implantar o a ejecutar, loscostos que esto genera a la empresa, los tropiezos que sepresentaran, el numero de usuarios que pueden acceder a consultasde manera simultanea.

Garantizar que el acceso a la información sea oportuna a la hora deque los usuarios la requieran para así lograr optimizar el desarrollo delas actividades y velar por el control de la información requerida portodas las dependencias anteriormente mencionadas.

Se esta implementando el proceso inicial de las TRD con el objetivode identificar aquellos fondos documentales que ya han superado suvalor administrativo, legal, fiscal y contable.


¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en elsistema?

Se evidencia que no en estos momento no se garantiza la integridadde la información ya que no esta en un sitio adecuado y totalmenteseguro que cumpla con lo establecido en la normaEsto se lograría estableciendo estándares y protocolos que deberáncumplir los diferentes usuarios de las diferentes dependencias.Tienen mucha papelería sin depurar, empacada en cajas con rótulosque indican el número de caja, la procedencia y qué clase dedocumento es, otra se encuentra almacenada sin espacios dentro delas cajas haciendo que esta se dañe y su acceso impida la consultaoportuna.


CONCLUSIÓN

El Sistema de Gestión Documental, es el sistema más importante que

debemos tener en cuenta en la organización de nuestra empresa sea

grande, mediana o pequeña.

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por la organización, esto mejora la atención a los clientes, tanto

internos como externos.


BIBLIOGRAFÍA

Decreto 2609 de 2012 capítulo III,http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

Programa de gestión documental, http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental?related=1

¿Qué es un sistema de gestión documental?

http://www.inforolot.com/index.php/es/sistema-de-gestion-documental.html


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental?related=1

http://www.inforolot.com/index.php/es/sistema-de-gestion-documental.html

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