Sistema de Gestión Integrado SGI-P-02 (ISO 9001/ ISO 14001 ...

Sistema de Gestión Integrado

(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001) Control de Documentos

Código: SGI-P-02

Fecha: 31.03.2020

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Aura Ingeniería S.A.

PROCEDIMIENTO

SGI-P-02

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTENIDOS

1. PROPÓSITO

2. ALCANCE

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5. RESPONSABLE

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

7. METODOLOGÍA

8. REGISTROS

9. ANEXOS

10. CONTROL DE MODIFICACIONES

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Sebastián Rodríguez Sánchez

Ingeniero SGI


José Miguel Cárdenas

Medición y Monitoreo


Ximena Bravo A.

Jefe Corporativo de SGI

Aura Ingeniería S.A. Firma: Firma: Firma:



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1.0.- PROPOSITO

El propósito de este procedimiento es definir y establecer la forma de Codificar,

Controlar y Distribuir los diferentes documentos, conforme a los requisitos del Sistema

de Gestión Integrado (SGI) de AURA INGENIERÍA S.A.

2.0.- ALCANCE

El alcance de este procedimiento es aplicable al control de los siguientes Documentos:

Política de Gestión Integrada

Manual de Gestión Integrada

Procedimientos de Gestión Integrada

Procedimientos Operacionales

Instructivos Operacionales

Planes de Gestión

Procedimientos Específicos

Instructivos Específicos

Fichas Técnicas

Listados Maestros

Documentos Técnicos de Origen Externo.

3.0.- DOCUMENTOS RELACIONADOS

3.1. Política Integrada

3.2. Manual de Gestión Integrada

3.3. Procedimiento SGI-P-01 “Elaboración y Modificación de Documentos”.

4.0.- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1. SGI: Sistema de Gestión Integrado

4.2. PIR: Procedimiento, Instructivo y Registro

4.3. Codificación: Corresponde al proceso de identificación de toda la Documentación del

Sistema de Gestión Integrado.

4.4. Archivo: Corresponde al lugar físico o medio magnético donde se mantendrán los

documentos de Gestión Integrada.



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4.5. Distribución: Corresponde al proceso de entrega de la Documentación del Sistema de

Gestión Integrada en forma controlada, a las personas que corresponda.

4.6. Documento Controlado: Es aquel que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser

adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen revisiones no

vigentes. Además del documento digital en la red interna de Aura, habrá sólo un respaldo

del documento original en papel, que formará parte de la Lista Maestra y Matriz de

Procedimientos, Instructivos y Registros del SGI y contendrá todas las firmas en original.

Este documento se mantendrá bajo Responsabilidad del Coordinador del Sistema o quién

este designe.

4.7. Documento Original: Documento que cuenta con las firmas en original de los

profesionales responsables de su elaboración, revisión y aprobación, además de la fecha

de emisión y vigencia del documento y timbre color azul con la leyenda “ORIGINAL”

4.8. Documento Vigente: Es aquel documento que está vigente y archivado en original en

oficina del Coordinador del Sistema o quién éste designe, para el SGI y además está

disponible en formato digital en la red interna y pagina web de AURA INGENIERÍA

S.A.

4.9. Documento Obsoleto: Documento original que ha perdido vigencia dentro del SGI.

Toda copia de un documento obsoleto debe ser eliminada y no estar disponible en la red

interna y pagina web de AURA INGENIERÍA S.A.

4.10. Copia no Controlada: Toda copia en papel del documento original que impriman los

usuarios desde la red y pagina web de Aura, es una copia no controlada, siendo de

expresa responsabilidad de quien imprime, verificar la vigencia del documento.

4.11. Listados Maestros: Corresponden a los listados que se generan para tener un registro de

los documentos confeccionados. Estos documentos pueden ser del Sistema de Gestión, de

carácter general o específicos de obra.

4.12. Encargados: Corresponden a las personas encargadas de administrar los documentos del

Sistema de Gestión Integrado. Para el caso de la documentación de carácter general y de

administración en la oficina central, la responsabilidad corresponde al Coordinador del

Sistema o quien éste designe, y en la documentación de carácter específica en las obras

corresponde al Administrador de la Obra o quién él designe para dichos efectos.

4.13. Documentos Técnicos de Origen Externo: Corresponde a la documentación especifica

de carácter técnico utilizada para la realización de actividades. Ejemplo: Manuales de

Carretera, Compendio de normas NCh, Manual del Hormigón, etc.

4.14. Coordinador del Sistema: Apoya a la Gerencia General, en la administración del

sistema.



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5.0.- RESPONSABLES

5.1. Los encargados del Depto. SGI o quienes éstos designen (en Obra, son los encargados de

Calidad o Control Documental), son responsables de asignar el código respectivo para el

documento, independiente del área que lo genere (operación, seguridad, ambiente,

administración, etc.); revisar que el formato se adecue a lo establecido en procedimiento;

mantener actualizados los listados maestros de documentos del sistema y distribuirlos

cuando corresponda.

5.2. Los administradores de la documentación son los responsables de mantener vigente y

actualizada la documentación del SGI ya sea en obra o en la red interna de AURA

INGENIERÍA S.A.

5.3. El Jefe de área es responsable de la distribución de un documento específico que no

pertenece al sistema de gestión (el. Manuales, Especificaciones, etc.).

5.4. Todo el personal es responsable de verificar la vigencia de un documento cuya copia no

sea controlada (impresa desde red interna o página Web de Aura), antes de su utilización.

6.0.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

No aplica

7.0.- METODOLOGÍA

7.1. El Depto. de SGI recepcionará el archivo del documento ya aprobado, según las pautas

establecidas en el procedimiento para Elaboración y Modificación de Documentos (SGI-

P-01), le asigna código, según Anexo N°1 “Codificación de Documentos”, e imprime una

versión en original para la firma de los responsables involucrados en la elaboración,

revisión y aprobación, y gestiona con los administradores de la documentación para que

se publique en la red interna y pagina web de Aura.

7.2. Los Administradores de la documentación publican el documento original y vigente en la

red y pagina web de Aura y según corresponda, eliminan desde la misma el documento

que ha quedado obsoleto.

7.3. El Encargado actualiza la “Lista Maestra y Matriz de procedimientos, instructivos y/o

registros”, según Anexo N° 2, incorporando el nuevo documento y eliminando el que es

reemplazado, cuando corresponda. Mantiene además los documentos vigentes originales,

identificados con la firma en original en su portada, y según corresponda, emite las copias

a distribuir en papel, las que identifica con la impresión COPIA CONTROLADA, en

color azul.



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MODELO DE TIMBRE DE COPIA CONTROLADA

7.3.1. El propósito del control de los documentos asegura:

• Que todos los funcionarios usuarios de un documento cuenten con una copia

actualizada del o los documentos que le corresponden (Distribución).

• Que “no” circulen documentos obsoletos (retiro de copia no válidas).

• Que los documentos que deban ser modificados o eliminados lo sean.

7.3.2. La forma de controlar la distribución y recepción de los documentos en papel es la

siguiente:

• El Encargado tiene una copia actualizada de todos los documentos incluyendo los

nuevos que componen el SGI.

• En el original actualizado de los documentos el Encargado, solicitará al receptor

de los documentos que firme la recepción conforme sobre timbre de Copia

Controlada de documentos ubicado al reverso del documento.

• Este original será conservado por el Encargado, a objeto de mantener su

trazabilidad, y posteriormente controlar el retiro de copias obsoletas.

• En el caso que se requiera, y para respaldo y resumen de la documentación

entregada al receptor, se podrá utilizar el registro SGI-P-02/R-03 “Listado de

Entrega de Documentos” o el registro SGI-P-02/R-04 “Listado de Entrega de

Documentos por Cargo”

7.4. Mediante correo electrónico u otro medio de comunicación, a los niveles que

corresponda, los administradores de la documentación o quién estos designen, difundirán

los cambios producidos y las nuevas vigencias generadas a la documentación en la red

interna y pagina web de AURA INGENIERÍA S.A.. El responsable de esta gestión

podrá guardar copia de las comunicaciones correspondientes, escrita en papel o en

archivo seguro en la red de AURA.

7.5. Una vez recibido el comunicado de modificaciones, los Jefes de Área deberán bajar esta

información a todos los involucrados, según corresponda.

Copia Controlada N°

Nombre:

Unidad Funcional:

Fecha: Firma:



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7.6. La forma de asegurar que no circulen documentos obsoletos o no válidos por la

empresa o faena, es el retiro de copias obsoletas por el método de Pasando y Pasando:

7.6.1. El documento obsoleto en poder del RD llevará estampado un timbre que dice

Documento No Válido u Obsoleto.

MODELO DE TIMBRE COPIA OBSOLETA

7.6.2 El Encargado cada vez que entregue una copia actualizada de un documento a un

usuario en papel le solicitará la COPIA OBSOLETA, la que será destruida

inmediatamente.

7.6.3. El Encargado, destruirá todas las copias obsoletas de un documento, exceptuando

el original de este mismo documento que Almacenará y Preservará

adecuadamente con el propósito de servir de TRAZABILIDAD de los cambios

de ese documento. Este se conservará a lo menos un año o bien podrá ser

destruido cuando el documento vigente pase a ser obsoleto.

7.6.4. La forma de asegurar el retiro de todas las copias obsoletas es que al reverso del

original del Encargado del nuevo documento en cuyo reverso se estampó el timbre

de Copia Controlada y de recepción conforme se estampará conjuntamente un

timbre de “Retiro de copia Obsoleta”, el Encargado chequeará uno por uno a los

destinatarios hasta completar el retiro de todos aquellos que figuren en la

distribución. Si un usuario no entrega el documento obsoleto, quedará constancia

al reverso del documento original actualizado en poder del Encargado, registrando

motivo y firma de usuario.

MODELO DEL TIMBRE RETIRO COPIA OBSOLETA

Copia Obsoleta

Retiro de Copia Obsoleta

Firma:

Fecha:



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7.7. Todo documento que circule, en papel, como copia no controlada tendrá estampado sobre

“él” un timbre de color rojo con la expresión COPIA NO CONTROLADA.

MODELO DEL TIMBRE COPIA NO CONTROLADA

7.8. Todo documento aprobado e incorporado a la lista matriz tendrá estampado sobre “él” un

Timbre de Color, con la expresión ORIGINAL, de esta manera se asegura que no

circulen documentos no válidos por la planta, un documento que no contenga este timbre

en original se entiende como copia no válida.

MODELO DEL TIMBRE ORIGINAL

7.9. Todos los documentos que no sufran modificaciones en el período de dos años, deben ser

revisadas por el Representante de Gerencia y/o Administrador de Obra, según

corresponda, a fin de asegurar que el contenido del documento se ajuste a la realidad de la

empresa.

7.10. Si los documentos revisados, no sufren modificaciones, se podrá mantener la vigencia del

documento a pesar que su fecha en el encabezado sea de más de dos años. Sin embargo,

debe haber registro de la revisión efectuada, ratificando la validez del documento (actas,

reuniones, registro de actividad, entre otros).

7.11. En obra todos los documentos controlados y distribuidos en papel que ya se encuentren

obsoletos, deberán ser retirados de circulación por el encargado de calidad de obra y

reemplazados por los vigentes (ej. Planos, especificaciones). Sólo en oficina técnica de

obra se podrá tener copia del documento retirado, pero debidamente identificado como

OBSOLETO. Asimismo, se deberá identificar la fecha de recepción del documento

vigente en oficina técnica.

Copia No Controlada

Original



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7.12. La persona responsable de cada Área que utilice documentos técnicos de origen externo,

debe mantener un “Control de Documentos Externos SGI-P-02/R-02”, ver anexo N°3,

que contiene el nombre de los documentos, vigencia o revisión y cualquier otra

observación que se tenga, si corresponde.

7.13. Cada Obra redactará sus procedimientos operacionales e instructivos de trabajo y

registros pertinentes de acuerdo a los requisitos de los clientes y basados en los

Procedimientos Maestros de AURA INGENIERÍA S.A. Cada obra deberá tener su

propia “Lista Maestra y Matriz de procedimientos, instructivos y/o registros”.

7.14. Esto es válido solo para la documentación aplicable a la ejecución y el control de la

realización o prestación del servicio.

Los procedimientos necesarios y suficientes para la realización de la prestación del

servicio podrán ser redactados según:

• Los requisitos contractuales de los clientes

• Las condiciones y aspectos técnicos de la prestación del servicio.

• Las consideraciones de Calidad.

• Las consideraciones de Seguridad y Salud del Trabajo.

• Las consideraciones Ambientales aplicables.

• La educación y entrenamiento del personal.

• En los idiomas que se requieran.

Los formatos que se utilizarán podrán ser de diferentes formas según:

• Especificaciones contractuales de los clientes.

• Especificaciones de la sucursal.

• El formato de los Sistemas de Gestión adoptados por AURA INGENIERÍA S.A.

7.15. Los procedimientos e instructivos de una obra, generados bajo un Plan de Gestión

Integrado, podrán ser revisados una vez concluida la Obra, a fin de determinar su

incorporación a la documentación del Sistema de Gestión Integrado de Oficina Central.



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8.0. REGISTROS

SGI-P-02/R-01 “Lista Maestra y Matriz de Procedimientos, Instructivos y Registros”.

SGI-P-02/ R-02 “Control de Documentos Externos”.

SGI-P-02/R-03 “Listado de Entrega de Documentos”

SGI-P-02/R-04 “Listado de Entrega de Documentos por Cargo”

9.0. ANEXOS

Anexo N°1: “Codificación de Documentos”.

Anexo N°2: “Lista Maestra y Matriz de Procedimientos, Instructivos y Registros”.

Anexo N°3: “Control de Documentos Externos”.

Anexo N°4: “Listado de Entrega de Documentos”.

Anexo N°5: “Listado de Entrega de Documentos por Cargo”.


FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS

14.01.08 • Cambia la Codificación del documento de SGI-P-C-002 a SGI-P-02

• Cambia la Carátula del procedimiento.

• Se modifica logo, se incorpora nuevo logo empresa.

• Cambia el contenido de todos los puntos de la Tabla de contenidos.

• Se incluyen 2 nuevos puntos, 7. GESTIÓN DE CALIDAD: Punto en donde se

deben definir los criterios de aceptación a considerar en el procedimiento en

cuestión y el pto. 8. REGISTROS: relacionado con los registros a considerar

para el procedimiento relacionado.

25.05.09 • Se cambia estructura del procedimiento, decía: 1. PROPÓSITO

2. ALCANCE



5. RESPONSABLE

6. METODOLOGÍA

7. GESTIÓN DE CALIDAD

8. REGISTROS

9. ANEXOS

10. CONTROL DE MODIFICACIONES • Debe decir:

1. PROPÓSITO

2. ALCANCE



5. RESPONSABLE

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

7. METODOLOGÍA

8. REGISTROS



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9. ANEXOS


• Se elimina el registro “Listado de Entrega de documentos”.

• Se modifica formato Anexo Nº2.

11.06.10 • Se elimina la responsabilidad señalada en el punto 5.4.

• En el punto 7.3.2. se agrega un cuarto párrafo, relacionado con la incorporación

de 2 nuevos registros al procedimiento.

04.03.11 • Se modifica registro SGI-P-02/R01 “Lista Maestra y Matriz de

Procedimientos, Instructivos y Registros”.

02.01.13 • Modificación razón social de la empresa de LTDA. a S.A.

15.12.15 • Se modifica punto 7.1.

19.12.17 • Revisión nueva versión

• Se elimina Representante de la dirección

31.03.2020 • Revisión documento para actualización.

• Migración ISO 45001.



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ANEXO N°1

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La codificación para la elaboración de documentos deberá quedar estipulada en la viñeta de la

siguiente forma:

Código: AAA-B-XX

1.- Para Procedimientos, Manuales, Instructivos y otros documentos controlados:

Código: AAA-B-XX

Donde: AAA = Corresponde a la sigla del Área Emisora que genera el Documento según

la siguiente codificación:

GE = Gerencia

DAF = Departamento de Administración y Finanzas

SGI = Sistema de Gestión Integrado

DMA = Departamento de Maquinarías.

DEP = Departamento de Estudio de Propuestas

DAD = Departamento de Adquisiciones

BOD = Bodega de Almacenamiento Central

DOP = Documento Operacional.

RR.HH= Recursos Humanos

RR.LL = Relaciones Laborales

B = Corresponde al tipo de documento, pudiendo ser:

P = Procedimiento

I = Instructivo

M = Manual

O = Otros documentos que no tiene la estructura de Procedimiento, Instructivo

o Manual.

XX = Corresponde al número correlativo del documento generado y

controlado

Ejemplo:



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SGI-P-07 Corresponde al procedimiento N°7 generado por el Sistema de

Gestión Integrada.

2.- Para Procedimientos, Instructivos Operacionales.

Código: PO – CCC- XX o bien I-CCC-XX

Donde: PO = Procedimientos Operacionales

I = Instructivo Operacional

CCC = Corresponde a la sigla que define la Actividad, por ejemplo:

MIN = Minería

OOCC = Obras Civiles

MAG = Maquinarias

ELE = Eléctrico

XX = Corresponde al Número correlativo del documento generado y

controlado

3.- Para Documentos específicos generados en una obra

Podremos clasificarlos en Documentos Operacionales o de Gestión:

3.1. Procedimientos Operacionales: Estos Procedimientos específicos generados para la

Obra serán identificados como:

Código: Código de Obra - Procedimiento, Instructivo Operacional.

Por Ejemplo: O-106-PO-MIN-01 corresponde al procedimiento operacional de Minería N°1,

generado en la obra 106.

O-106-I-ELE-01 corresponde al instructivo eléctrico N°1, generado en la obra 106.

3.2. Documentos de Gestión: Estos documentos generados en una Obra serán identificados

de manera similar a los Procedimientos Operacionales.

Código: Código de Obra - Procedimiento, Instructivo, Manuales, etc.

Por Ejemplo: O-106-P-DAF-01 corresponde al procedimiento de Administración N°1, generado

en la obra 106.



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4.- Para Planes de Gestión Integrada específicos para una Obra.

Estos Planes definidos para una Obra especifica serán identificados como:

Código: PGI – YYY.

Donde: PGI= Plan de Gestión Integrado.

YYY= Corresponde al Número Asignado a la Obra.

Ejemplo: PGI – 106, corresponde al Plan de gestión Integrado de la Obra 106.

5.- Para Planes Individuales de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

Estos planes pueden ser generados en forma separada a solicitud del cliente, en tal caso:

Código: Tipo de Plan - Identificación de Obra.

Planes de Calidad : PC-O-XXX

Planes de Seguridad y Salud en Trabajo: PSSO-O-XXX

Planes de Medio Ambiente : PMA-O-XXX

Donde XXX= Número de Obra.

NOTA: Cualquier copia de este procedimiento no tiene validez si no

cuenta con los timbres del Sistema de Gestión Integrado.



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ANEXO 2


(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)

Lista Maestra y Matriz de Procedimientos, Instructivos y Registros

Código: SGI-P-02/ R01

Fecha: 31.03.2020

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ESTADO AL:

N° NOMBRE DEL

DOCUMENTO

REV. FECHA CÓDIGO

ASIGNADO

NOMBRE DEL

/ REGISTRO

ASOCIADO

REV. FECHA CÓDIGO

ASIGNADO

PARA USO EN OBRA (CUANDO APLIQUE)

FECHA

ESTIMADA

PARA USO

FECHA

ENVÍO

REVISIÓN

FECHA

DE

APROBACIÓN

STATUS ENVIADO POR LOD

Cartas/ Ttal Nº Fecha



Código: SGI-P-02

Fecha: 31.03.2020

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ANEXO N°3 Sistema de Gestión Integrado

(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)

CONTROL DE DOCUMENTOS

EXTERNOS

Código: SGI-P-02/ R-02

Fecha: 31.03.2020

Revisión: 08

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Nombre del

Documento

Organismo que lo

emite o Distribuye Código Documento

Nº Rev./ Versión o Fecha

Vigencia



Código: SGI-P-02

Fecha: 31.03.2020

Revisión: 08

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ANEXO N°4


(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)

LISTADO DE ENTREGA DE

DOCUMENTOS


Fecha: 31.03.2020

Revisión: 08

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NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO _________________________ Nº DE REVISION ____________________

Nº NOMBRE CARGO FECHA

RECEPCIÓN

FIRMA

(recepción conforme)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15



Código: SGI-P-02

Fecha: 31.03.2020

Revisión: 08

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ANEXO N°5


(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)

LISTADO DE ENTREGA DE

DOCUMENTOS


Fecha: 31.03.2020

Revisión: 08

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NOMBRE _________________________

CARGO _________________________ FECHA DE ENTREGA _________________

Nº CODIGO NOMBRE DOCUMENTO Nº REVISIÓN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Se recibe conforme la documentación

Nombre

Firma

Sistema de Gestión Integrado SGI-P-02 (ISO 9001/ ISO 14001 ...

Documents

Transcript of Sistema de Gestión Integrado SGI-P-02 (ISO 9001/ ISO 14001 ...