Sistema de Control de Gestión y Cuadro de Mando en la Administración Pública:

“Principios, técnicas y herramientas para la nueva gestión pública”

Las Palmas, 16 de junio de 2005

Francesc Torrejón

Nuestros objetivos

Mejorar la Gestión y la prestación de servicios

Disponer de un diagnóstico de la situación de la

organización

Definir los Problemas

Conocer las Causas

Definir Inductores de organización

Definir los Inductores de formación

Definir la estrategia del Ayuntamiento

Misión / Visión

Valores (Modelo de gestión)

Líneas estratégicas

Dotar al Ayuntamiento de una herramienta de planificación

estratégica

Alinear objetivos con estrategia

Conocer el estado de consecución de objetivos

Implicar, motivar y comunicar a las personas

Detectar oportunidades de mejora

El Sistema de Control de Gestión del Ayuntamiento

de Mataró

1. El contexto de la Administración Pública

2. La situación de Mataró3. La estrategia del Ayuntamiento de Mataró

4. El sistema de Control de Gestión

Estructura del proyecto

1 2 3 4

Menos de 100 habitantes 851

De 101 a 250 1.592

De 251 a 1.000 2.462

De 1.001 a 2000 1.028

De 2.001 a 5.000 1.021

De 5.001 a 10.000 529

De 10.001 a 20.000 325

De 20.001 a 50.000 178

De 50.001 a 100.000 60

Más de 100.001 55

Número de municipios por tramos de población

1 2 3 4

Cambio de entorno

Demandas ciudadanas crecientes y complejas

Recursos decrecientes

Necesidad de competitividad

Nueva mentalidad: “De la cultura del gasto al control de gestión”

1 2 3 4

Cambio en las estrategias:

Mejoras en la atención al ciudadano

Mejoras en la provisión de servicios públicos

Integración y coordinación de las actuaciones

NUEVO MODELO DE GESTIÓN DEL AYUNTAMIENTO DE MATARÓ

1 2 3 4

-2004-

-1990-

•Inversión de la pirámide

•Indicadores sociales y de gestión

•Culturas más flexibles

•Políticas de calidad de gestión pública

•Ciudadano en el centro

•PAM

Procesos

Ciudadano/entorno

Tecnología

OrganizaciónCultura

Personas

•Transversalidad

•Cuadros de mando

•Planes de calidad

•Cartas de compromiso•Portales del empleado

•Oficinas de atención al Ciudadano/010

•Participación ciudadana: reglamentos

•CAU, HELP DESK,..

•Descentralización de la gestión

•Ingeniería de procesos

•Administración abierta

•Planificación RRHH: formación, comunicación, gestión del cambio… •Administración en red

•Trámites por Internet

Ponència Onta Local Blanes 2001Lluís Bernabé-Ana Luisa Mínguez

1 2 3 4

2. La situación de Mataró

Mataró

1 2 3 4

Enfoque Metodológico

Fuentes de informaciónFuentes de información Elementos de análisisElementos de análisis ResultadoResultado

Desajuste de competencias

Proyectos de mejora

Visión estratégica:

• PAM

• Equipo de Gobierno

• Otros Concejales

• Directivos

Visión operativa:

• Mandos intermedios

• Técnicos

• Auxiliares adm.

• Policía

• Subalternos

• Personal de oficios

• Sindicatos

• Recursos Humanos

• Misión

• Valores

• Líneas estratégicas

• Compromisos

• Problemas

• Disfunciones

• Expectativas

• Competencias actuales

Cómo:

• Entrevistas

• Dinámicas de grupo

• Workshops/Focus group

DiagnósticoDiagnóstico PropuestaPropuesta

1 2 3 4

Misión Visión

Futuro

LÍNEAS ESTRATÉGICAS

VALORES

COMPETENCIAS CLAVE

FORMATIVAS

ORGANIZATIVAS

1 2 3 4

1.Organización y planificación del trabajo

2.Coordinación interna y transversalidad

3.Motivación y compromiso

4.Comunicación e información

5.Recursos y medios

Oportunidades

1 2 3 4

3. La estrategia del Ayuntamiento de Mataró

“Ser un Ayuntamiento que funcione de manera eficaz y eficiente, que fomente la participación, el consenso y la transparencia desde la proximidad

con la ciudadanía, prestando servicios con la máxima calidad”

La misión

1 2 3 4

“Una corporación reconocida por la calidad de los servicios que presta, diseñados desde la

participación ciudadana y que procura la mejora social y la rentabilidad de sus actuaciones”

La visión

1 2 3 4

Transversalidad Calidad Descentralización Orientación a resultados Profesionalización

Los valores

1 2 3 4

4. El Sistema de control de gestión

Disponemos de mucha información...

Pero,... ¿nos aporta valor?

Memorias Informes

Etc...

Estudios

Datos Presupuesto

1 2 3 4

Duración del proyecto

Ejecución

Planificación

Ejecución

Planificación

Ejecución

Fuente: Albert Galofré

El tiempo de planificación acorta el tiempo de ejecución

1 2 3 4

Líneas de actuación estratégica: Grandes ámbitos de actuación que se han de desarrollar para recorrer el camino desde la misión a la visión

Áreas de resultados clave: Aquellas en las que la eficacia o ineficacia de un trabajo puede influir extraordinariamente en los resultados

Objetivo: Descripción literal del resultado o resultados que se quieren conseguir dentro de cada ARC

Indicador: Es una magnitud asociada a un proceso, a un sistema, ... , que permite, por comparación con los estándares, evaluar periódicamente las unidades de programación

Estándar: Índice de referencia que expresa cuantitativamente el resultado que se persigue en cada objetivo

1 2 3 4

• Vinculado con la misión y la estrategia

• Establecido participativamente

• Comprensible

• Medible y controlable

• Moderadamente arriesgado

• Referido a un marco temporal concreto

• Apoyado con recursos suficientes

Características de un buen objetivo

1 2 3 4

•El Estilo “japonés” (“imitación”)

•El Estilo “madrileño almodovariano” ( “somos los mejores”)

•El Estilo “Tendero catalán” (“segun el presupuesto disponible”)

•El Estilo “parisino”, “Prêt a porter” (“café pata todos”)

Fuente: Toni Puig

¿Cómo se han de producir los servicios

1 2 3 4

Acuerdo de gobierno

Ejes estratégicos

Objetivos estratégicos

Objetivos operativos

Acciones

Prioridades

PROGRAMA DE

ACTUACIÓN MUNICIPAL

¿De qué disponemos?

1 2 3 4

4. El Sistema de control de gestión (1ª fase)

Línies d'Actuació Responsable Data Inici Data Fí Teòric Real Diferència Estat Retras (dies)Elaboració del projecte d'obres del nou Sidral

Obres Pendent Pendent Pendent Pendent

Descentralització del servei d'informació juvenil als IES i als centres d'iniciatives juvenils

Lluis Riera 01/01/02 31/07/02 42,18% 45,00% 2,8% OK OK

01/10/02 31/12/02 --- --- ---Adjudicació habitatges de lloguer per a joves del C. Teia

PUMSA 30/11/02 Pendent Pendent Pendent Pendent

Elaboració del Pla d'Usos dels equipaments comunitaris dels habitatges asistits

Josep Palacios 01/03/02 30/09/02 14,08% 20,00% 5,9% OK OK

Renovació i ampliació de les entitats integrants del Consell Municipal de joventut

Josep Palacios 01/01/02 31/12/02 24,45% 25,00% 0,5% OK OK

01-gen-02 31-des-02 16,1% 18,0% 1,9% OK OK

Descripció de la Línia d'Actuació Avanç Estat de la Línia d'Actuació

Partida Descripció partida Pss inicial Pss actual

2100 422 22706Treballs altres empreses educació 8.914,97 8.914,97

TOTAL 8.914,97 8.914,97

2002Previst Real Desviació neg (%) Desviació excés (%)

4.457,49 2.971,66 -33,33%

Acumulat 2002

Consultes ateses al servei d'informació juvenil

curs anterior curs actual

Descentralització servei informació: Instituts i centres participants

Objectiu 8.8: Afavorir l’accés a la informació dels adolescents i els Objectiu 8.8: Afavorir l’accés a la informació dels adolescents i els joves, joves, així com fomentar la participació en el marc del Pla Integral de Joventut i el Consell Municipal de Joventut.

Cumplimiento de Calendario

Ejecución presupuestaria

Indicadores asociados al

objetivo

1 2 3 4

Debilidades:

•No recoge todos los objetivos de las “Unitats Operatives”

•Asimetría en el reparto de los objetivos que recoge

•Poca utilidad para los gestores de estas unidades

•Grado de subjetividad elevado

•Mantenimiento costoso

•En ciertos casos, percibido como instrumento fiscalizador

1 2 3 4

Fortalezas:

•Ha ayudado a crear cultura de evaluación y control de gestión

•Implantación poco costosa (capitulo II)

•Ofrece un primer nivel de información útil y apunta criticidades

•Aceptación alta a nivel político (instrumento estratégico)

•Aumenta la transversalidad y la coordinación

•Mayor información y comunicación (misión, objetivos, resultados,…)

1 2 3 4

Principios que inspiran la actuación municipal:

• Transversalidad

• Calidad

• Descentralización

• Orientación a resultados

• Profesionalización

1 2 3 4

4. El Sistema de control de gestión (2ª fase)Presidente

REI Servicios Personales

Servicios Territoriales

Servicios Centrales

Vía Pública

Presidencia

ÀREAS

(Unidades básicas operativas)

1 2 3 4

UBOUnidad básica

operativa

Objetivos

Otros objetivos

Qué hay que definir?

Bienestar social

Urbanismo

Ingresos

Movilidad

PUMSA...

1 2 3 4

4. El Sistema de control de gestión (2ª fase)ACUERDO DE GOBIERNO

PLAN DE MANDATO

LÍNIAS ESTRATÈGICAS

PROGRAMAS

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivo 2

Objetivo 1

PLURIANUAL

Indicadores

(factores clave)

1 2 3 4

•Calidad/Impacto

•Orientación a resultados•Transversalidad y descentralización (procesos)

•Profesionalización

DEFINICIÓN DE INDICADORES

Modelo de Gestión

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

Balance

organización

Conocer las Causas

Misión / Visión

estratégica

El Sistema de control de gestión

Conclusiones

Francesc Torrejón

Coordinador de Planificación, Organización y Calidad

Ayuntamiento de Mataró

Tel. 93 758 21 76

[email protected]

www.mataro.org

Sistema de Control de Gestión y Cuadro de Mando en la Administración Pública:

Documents

Transcript of Sistema de Control de Gestión y Cuadro de Mando en la Administración Pública: