SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL

SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

FACULTAD DE MEDICINA

ESCUELA DE NUTRICIÓN Y DIETÉTICA

DEPARTAMENTO: CIENCIAS DE LA NUTRICION Y ALIMENTACION

CATEDRA: ALIMENTACION INSTITUCIONAL

ASIGNATURA:ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN

Prof. Tania Campos

tania422@yahoo.com

CONTENIDO:

Definiciones

Objetivos del Sistema de Control de Costos

Fases del Sistema de Control de Costos

Enfoque sistémico del control de costos

Análisis de cada componente del sistema de control de costos

Utilidad control de costos

Presupuesto

Técnicas de Presupuesto

FUNCION DE CONTROL

Fase del proceso administrativo que mantiene la actividad

organizacional dentro de los límites razonables, de acuerdo con las

expectativas plasmadas en planes, objetivos, procedimientos y reglas.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE

ALIMENTACIÓN

Conjunto de recursos organizados que se emplean para

identificar el total monetario gastado en la producción de la

alimentación de los usuarios, y para proporcionar registros

exactos y detallados acerca de los costos de producción.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE

ALIMENTACIÓN

OBJETIVOS

•Fijar metas: costos-limitaciones económicas.

•Determinar el presupuesto.

•Ayudar en la dirección del servicio:

toma de decisiones.

•Evaluar costos y establecer correctivos.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

FASES

PRE CONTROL:

•Planes

•Objetivos

•Procedimientos

•Reglas

CONTROL CONCURRENTE

Ajustes continuos e

inmediatos a las desviaciones

EQUILIBRIO DINÁMICO

ENFOQUE SISTÉMICO DEL CONTROL DE COSTOS

Ingreso

RECURSOS:

•Humanos: personal, habilidades.

•Materiales: víveres, suministros

•operacionales: dinero, tiempo

•Información, servicios públicos, locales y equipos

Procesador

SUBSISTEMAS: Dirección

- Compras - Producción -

Físico - Mercadeo -

Suministros - Servicio -

Financiero - Control

Memoria

Registros financieros, de

personal, proyecciones

Control

Planes - Metas y Objetivos - Estándares - Políticas y procedimientos - Programas

- Contratos - Leyes y regulaciones - Certificación de calidad

Realimentación

Comentarios de usuarios - Sobrantes de los platos - Pérdidas o ganancias - Nº de usuarios

Factores ambientales

Egreso

Comidas - cantidad, calidad -

satisfacción de los usuarios -

satisfacción del personal -

bienestar de la comunidad -

responsabilidad financiera -

utilidad o punto de equilibrio

Flujo

Permeabilidad de las fronteras

Interacciones

ambientales

ENFOQUE SISTÉMICO DEL CONTROL DE COSTOS

Procesador

Estructura Técnica

administrativa del servicio:

Materia Prima:

Mercadeo, Compras,

Suministros, producción,

servicio.

Personal

Otros gastos

Memoria:

Registros e informes

Control

Planes - Metas y Objetivos - Estándares -

Egreso

Informes del Costo de

producción:

•Costo diario

•Costo mensual

•Presupuesto

Factores ambientales

Permeabilidad de las fronteras

Interacciones

ambientales

Realimentación

Pérdidas o ganancias

Ingreso

Elementos del costo:

•Materia prima

•Personal

•Otros gastos

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

P R O C E S A D O R

MATERIA

PRIMA

MERCADEO

Planificación de Menú

•Necesidades Nutricionales

• Disponibilidades presupuestarias

•Condiciones del mercado

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

P R O C E S A D O R

MATERIA

PRIMA

COMPRAS

Programación de necesidades

Plan de Menú

Plan de materiales y suministros

Nº de usuarios

Alimentos de cosecha

Período de abastecimiento

Especificaciones Técnicas

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

P R O C E S A D O R

COMPRAS

Planificación de la compra

Método de compra:

Directa: a)Registro de proveedores

b)Cotizaciones

Por licitación: a) Junta de compras

b) Proceso licitatorio

c) Selección de proveedores:

Empaque y presentación

•Facilidades de pago

•Costo según calidad

•Condiciones de entrega

Periodicidad

Orden de compra: cantidad-tipo-fecha de entrega-destino

Comedor ABC

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS EN EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

P R O C E S A D O R

COMPRAS

Actividades de control

•Chequeo: cotización/entrega

•Comparar precios

•Supervisión

•Análisis de resultados

Periodicidad

Orden de compra:

cantidad-tipo-fecha de entrega-destino

SUMINISTROS

Recibo:

Políticas: a)Fecha y horario de entrega

b)Asignar responsable

c)Supervisión

Procedimiento: a)Verificar cantidad y calidad

b)Supervisar procedimiento

Chequeo periódico: Cantidad recibida/Registros en kardex

KARDEX

SUMINISTROS

Almacenamiento:

Control de existencias:

Control de Inventarios

Informe de consumos:

a)Sumatoria de consumo de cada artículo

b)Existencias: EMA+IM-C

c)Costo: promedio ponderado

Control de almacenamiento:

Inventario Físico: final del mes/saldos en kardex

Chequeo Kardex - Requisiciones o minutas

Chequeo al azar

Inventario Final: IF= IMA+I-S

CONTROL DE INVENTARIO

SUMINISTROS

Despacho:

Pedido escrito

Despacho : cantidad - calidad

Verificar despacho/kardex

COMEDOR ABC

COMEDOR ABC

PRODUCCIÓN

Menú: adaptaciones

Porciones y recetas estandarizadas

Cálculo y control de ingredientes: pedido al almacén

SERVICIO

Récord de comidas servidas

Costo de producción

Precio de venta: subsidio total o parcial - LAT-otros

PERSONAL

Nómina

•Prestaciones

•Cláusulas contractuales

•Horario-Horas extras-Días feriados

•Otras actividades realizadas

•Relevos

•Días de actividad

Elementos a considerar:

•Asistencia

•Horario

•Programación de actividades

•Otros:

selección cuidadosa; entrenamiento; evaluación

expedientes (hoja de vida)

PERSONAL

Controles:

OTROS GASTOS

Fijos

•Seguros

•Depreciación de locales y equipos

Controles: consumo de servicios-suministro de

materiales- mantenimiento

Servicios, materiales, equipos livianos,

papelería, uniformes, reparaciones,

fumigaciones

Variables

UTILIDAD CONTROL DE COSTOS

Facilita la fijación presupuestaria.

Proporciona elementos a los fines de evaluación.

Señala la relación entre ingresos y gastos de la

actividad.

UTILIDAD CONTROL DE COSTOS

Aporta criterios para la ampliación de los

servicios.

Permite comparar costos con otras instituciones

de similar complejidad.

UTILIDAD CONTROL DE COSTOS

Es fuente de información para explicar el por que de

los costos.

Permite elaborar el presupuesto más acorde con las

necesidades.

PRESUPUESTO

Plan de acción dirigido a un objetivo preciso expresado en

términos financieros a realizarse en un determinado

periodo de tiempo bajo ciertas condiciones previamente

elegidas

TECNICAS

AUTOMATICO O DEL PENULTIMO AÑO.

PROYECCION

EVALUACION DIRECTA

1.- OBTENER UNA SERIE DE GASTOS OCASIONADOS POR EL SERVICIO

DE ALIMENTACION EN EL PERIODO DE AÑOS A ESTUDIAR.

CALCULAR Y EXPRESAR EN % =

2.1- TASAS DE VARIACION INTERANUAL (t.i.a)

METODOLOGÍA

DATOS:

AÑOS MONTO (BS.)

AÑO 1999 4.122.936.524,60

AÑO 2000 4.323.475.189,80

AÑO 2001 4.883.475.189,80

AÑO 2002 5.193.475.189,80

AÑO 2003 5.793.475.189,80

AÑO 2004 6.293.475.189,80

t.i.a

4,9

13,0

6,3

11,6

8,6

TASA DE VARIACIÓN INTERANUAL (TIA)

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004

PERÍODOS INTERANUALES

TA

SA

S

Serie1

T.i.a = ( )-1 Vn

Vn-1 X 100

Vn: Segunda Variable (monto año actual)

Vn-1: Primera Variable (monto año anterior)

METODOLOGÍA

2.- Tasa Acumulada Anual o mensual (t.a.a o t.a.m )

Vo = Año o mes (dato fijo) con quien vamos a comparar

Sub períodos

Crecientes N° meses

Febrero-Enero 2

Marzo-Enero 3

Abril-Enero 4

mayo-Enero 5

Junio-Enero 6

Julio-Enero 7

Julio-Enero 8

Agosto-Enero 9

Septiembre-Enero 10

Octubre-Enero 11

Diciembre-Enero 12

Sub períodos

Decrecientes N° meses

Diciembre-Enero 12

Diciembre-Febrero 11

Diciembre-Marzo 10

Diciembre-Abril 9

Diciembre-mayo 8

Diciembre-Junio 7

Diciembre-Julio 6

Diciembre-Agosto 5

Diciembre-Septiembre 4

Diciembre-Octubre 3

Diciembre-Noviembre 2

Para diagnóstico Para pronóstico

Vn = Gastos de cada año o mes a comparar

T.a.a = V Vn

n-1

- 1 X 100 Vo

T.a.a = ( ) Vn

Vo

1

n-1

- 1 x 100

METODOLOGIA

3.- ELEGIR LA t.a.a Representativa

4.- Aplicar la formula de proyección

Fórmula: Vf= Vo (1+ t.a.a) n-1

TECNICA DE PROYECCION

PERMITE ESTIMAR EL PRESUPUESTO PARA UNA FECHA FUTURA CON

BASE AL ESTUDIO DE UNA SERIE DE VARIABLES (ESTUDIAR MINIMO UN

QUINQUENIO)

FORMULA

Vf = V0 ( 1+t.a.a)

n-1

Vf = Valor futuro

V0 = Gastos ocasionados por el servicio de Alimentación

para el año tomado como base

t.a.a = Tasa acumulada anual

N-1 = años o meses comprendidos en el periodo a

estudiar menos 1

n-1