Sesión práctica sobre Kanban

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ORGANIZACIÓN SERVICIOS TIC EN

DEPARTAMENTOS DE DESARROLLO SOFTWARE

www.proiectus.eswww.incubegc.es

APLICACIÓN PRÁCTICA DE TABLEROS KANBAN Y

HERRAMIENTAS VISUALES

Toni Dorta, PMP®

29 de noviembre 2013

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ÍNDICE

1 Introducción

2 Descripción inicial del caso

3 Desarrollo del caso

4 Reflexiones finales

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Retos de esta sesión• ¿Qué es Kanban?

• ¿Qué no es Kanban?

• Kanban vs Scrum

• Kanban vs Gestión Visual

• ¿Y todo esto para qué sirve?

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IntroducciónLa presente sesión se realizará bajo un ‘caso de estudio’ (case method)

• Se trata de un caso hipotético basado en varios proyectos IT reales en losque el autor ha participado en primera línea

• El objetivo de este ejercicio es favorecer la reflexión y la toma dedecisiones, analizando en qué medida herramientas como los tablerosKanban pueden sernos útiles

• Al igual que un caso real, existe más de una solución posible

• El ejercicio se descompone en una serie de planteamientos breves: elobjetivo es tratarlos durante unos pocos minutos

• ¡Seamos muy prácticos en las respuestas! Pensemos siempre enmantener el proyecto en movimiento.

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DESCRIPCIÓN INICIAL DEL CASO

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Descripción inicial del caso• Acabas de incorporarte a un proyecto de desarrollo tecnológico

extremadamente ambicioso

• El objetivo del proyecto es convertirse en la nueva plataforma líder decrowdfunding para el mercado hispanohablante

• Se tratará de una plataforma en la que:

– Los emprendedores podrán proponer sus ideas al público en general

– Los inversores pueden realizar aportaciones a cambio derecompensas o participación en capital social

• Principales competidores: lánzanos, crowdcube, kickstarter,…

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Descripción inicial del caso• Elementos diferenciadores:

– Existe un servicio de validación de ideas de negocio (calidad sobre cantidad)

– Enfocado claramente al mercado hispanohablante

– Atracción de determinados inversores clave a través de networking de uno delos fundadores

• Principales retos:

– Pasarela de pago de ámbito internacional (aspectos clave: seguridad ymultidivisa)

– Marketing de contenidos y atracción (técnicas de growth hacking)

– Solventar barreras legislativas y de normativa existentes

– Mejora continua de la aplicación web y time-to-market de innovaciones.

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Descripción inicial del caso• En el proyecto ya se encuentran las siguientes personas trabajando:

– Jaime y Vero: desarrolladores

– Alex: responsable de test y calidad

– Tere: analista funcional

• El proyecto, además, tiene dependencias con:

– una empresa subcontratada que se está encargando de un desarrollode integración

– el área de sistemas de nuestra empresa.

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Descripción inicial del caso• El proyecto fue dimensionado inicialmente para requerir 9 meses de

trabajo, aunque por motivos de calendario se vendió para ser realizado en 6meses

• En la actualidad, el proyecto lleva 2 meses y no ha alcanzado el 20% decompletitud de las tareas

• Notas que en el equipo de proyecto no existe un ambiente muy orientado aresultados ni muy positivo con respecto al objetivo del proyecto.

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Descripción inicial del caso• Aunque llevas poco tiempo en la empresa (y tal vez por eso mismo), tus

responsables han pensado que eres la persona idónea para reconducir lasituación

• Especialmente, lo que más ha favorecido a tu director que te eligiera es queacudiste a un curso de “Organización de Servicios TIC en Departamentos deDesarrollo de Software”

• ¡Debido a tu amplia experiencia… te toca dirigir!.

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Descripción inicial del caso• Una de tus primeras acciones ha sido conocer lo mejor posible el estado

actual del proyecto y conocer a tu nuevo equipo de trabajo.

• Dentro de las principales deficiencias, detectas lo siguiente:

– Un rendimiento muy pobre en la ejecución (llevamos muuucho retraso, ycada cosa requiere muuucho tiempo)

– Una pobre visión por parte de los miembros del equipo:

• cada uno se centra en su parcela y no tiene una visión de conjunto

• muchos ni siquiera saben bien cuál es el producto finala entregar

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Descripción inicial del caso• Como el tiempo apremia, no es posible aplicar un plan de choque, sino que

te planteas ir realizando cambios graduales de mejora.

• Dentro de las diferentes herramientas, piensas en aplicar conceptos degestión visual (y especialmente Kanban)

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DESARROLLO DEL CASO

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Semana 1

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Semana 1• Decides hacer una composición de lugar, averiguando cómo están todas las

tareas

• Empleas una hoja de cálculo, pero pronto te das cuenta de que resultarádifícil mantenerla en el tiempo, así que decides construir un Kanban

• Debido a que tu equipo no está habituado, comienzas por algo sencillo: untablero que muestre pendiente, en ejecución y realizado

• Ejercicio: construye tu tablero kanban

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Ejemplo

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Algunas reflexiones

Primer principio de Visual Management:

“Todo lo importante, debe estar visible”

¿Qué poner en el tablero Kanban?

“Cada tarjeta debe reflejar una tarea, algo que está pendiente por hacer por alguien del equipo”

[céntrate en lo que hay que hacer,

céntrate en lo que se puede hacer]

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Semana 2

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Semana 2Situación actual:

• El uso del Kanban ha conseguido una mejor visión por parte del equipo de lo queestá pendiente, aunque tu director no comprende mucho que hayas estadojugando con cartulinas (pero confía en que sabrás lo que haces)

Durante esta semana:

• El proyecto avanza: surgen nuevas tareas y se actualizan otras

Retos de esta semana:

1) Surge dudas de cómo llevar a cabo la tarea 06. ¿Cómo deberíamos reflejar esto enel tablero?

2) Ha surgido una complicación en tarea 34. El desarrollador te dice que deberíamos dejarlo pendiente durante un par de semanas. ¿Cómo deberíamos reflejar esto en el tablero?

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Ejemplo

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Semana 3

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• Vaya, el rendimiento del proyecto no ha mejorado mucho pero al menos todostienen más claro lo que tienen que hacer. Comienzas a notar que hablar delproyecto deja de tener una connotación negativa para algunos miembros delequipo.




1) Ha habido un problema con la tarea 08, que deberá volver a realizarse. ¿Cómodeberíamos reflejar esto en el tablero?.

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Algunas reflexiones

Lo más importante de un proyecto esMANTENER EL FLUJO

• Un tablero Kanban ayuda a visualizar lo que va bien y lo que no

• El reto de un tablero Kanban es saber de un vistazo cómo está todo, y prestarespecial atención a los cuellos de botella

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Semana 4

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• ¡Bien! ¡Llevamos un mes dirigiendo el proyecto y parece que camina!


• El cliente se ha quejado de que lleva mucho tiempo esperando por tarea 34

• Hablamos con los recursos y no queda muy claro quién la estaba cogiendo


1) ¿Cómo solventar en el tablero que no haya tareas que queden en terreno denadie?

2) Deberíamos conocer los tiempos que hemos empleado para resolver cada ítem.¿Cómo podríamos hacerlo?.

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Algunas reflexiones

• Es importante asignar claramente personas a tareas

• Algunas ideas:

– Distribuir tareas de personas en columnas

– Distribuir tareas de personas en calles

– Emplear diferentes colores de tarjetas

– Incorporar iconos, foto,… identificativos

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Ejemplo

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Semana 5

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• Vaya, ahora que parecía que íbamos en sintonía, la duda de quién hace quéempieza a hacer mella en el equipo.


• Ha habido que resolver conflictos entre los desarrolladores.

• También se nota que hay confusión entre cuándo una tarea está en desarrollo ycuándo está en la fase de pruebas.


1) ¿Cómo diferenciar en el tablero cuándo una tarea de desarrollo pasa a testing?

2) ¿Cómo controlar en el tablero la cantidad de trabajo asignada a cadadesarrollador?

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Algunas reflexiones

• Pautas para delimitar y limitar el trabajo asignado: umbral de WIP

• Establecer “pautas para trabajar con el tablero Kanban” significa realmente establecer pautas de cómo trabajamos

• Es una manera generalmente poco intrusiva de ir estableciendo métodos de organización y criterios explícitos

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Ejemplo

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Semana 6

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• Tras haber resuelto algunos puntos clave del equipo, el rendimiento ha mejoradomucho. ¡Empiezas a tener cierta autoridad en el proyecto!



• El cliente ve evolución y se anima: ¡nos propone muchas cosas nuevas!


1) ¿Cómo resolver con el tablero Kanban el aluvión de peticiones del cliente?

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Algunas reflexiones

• Aunque Kanban es una herramienta útil para muchos aspectos de una gestión de proyecto, no está diseñada para controlar el alcance ni para resolver problemas de capacidad

• ¡Kanban no es la solución mágica (silver bullet) para todo!

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Ejemplo

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Semana 7

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• Parece que la visión del tablero permite valorar mejor a todos el progreso delproyecto, y entender la complejidad del mismo. ¡Aunque mejor no confiarse!




1) Preparar un pitch de 1 minuto sobre el estado del proyecto

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Algunas reflexionesRecordatorio: el objetivo de un tablero Kanban se puede resumir en…

– Saber qué está pasando

– Mantener a un equipo alineado y trabajando en flujo

Para ello, hay tres aspectos fundamentales en el trabajo con Kanban

– Practicar Kaizen

– Mantener el tablero vivo

– Mantener el sentido de Pull

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Ejemplo

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Semana 8

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• Nuestro director nos comenta que está algo satisfecho de la evolución recientedel proyecto, y que admite que “utilizar la pizarrita” está bien, pero que noperdamos de vista el conjunto.



• El cliente empieza a preguntar por otros aspectos del proyecto, y el equipocomienza a tener problemas en saber qué es lo inmediatamente siguiente


1) ¿Cómo reflejar en el tablero todo lo pendiente del proyecto, desde una visión másglobal?

2) ¿Cómo reflejar en el tablero la tarea que es inmediatamente siguiente?

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Algunas reflexiones

• Idea: establecer una nueva columna a la izquierda, para el EDT del proyecto o para el Product Backlog, de forma previa a la columna “Pendiente”

• Idea: ordenar las tareas por prioridad (generalmente, de arriba hacia abajo)

• En cualquier caso, nunca olvidar el verdadero sentido del tablero (pull) ni el verdadero objetivo del mismo (mantener el flujo)

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Ejemplo

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Semana 9

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• Ahora que el ‘núcleo del proyecto’ comienza a coger velocidad, queda más visiblelos problemas con otros miembros del equipo: Sistemas y la empresasubcontratada



• Detectas problemas de comunicación, falta de visión del área de Sistemas, tareasbloqueadas que están asignadas a la empresa subcontratada


1) ¿Cómo solventar esta dificultad utilizando tableros Kanban? ¿Serviría para algo?

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Algunas reflexiones

• En ocasiones puede resultar conveniente implicar a determinadas personas en el seguimiento del proyecto

• Hacer partícipe a alguien en el tablero Kanban es una forma de dejar patente que juega un papel importante en el proyecto

• Idea: identificar otros partícipes del proyecto con colores o lanes

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Semana 10

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• Vaya, parece que esto marcha… Parece que lo tienes todo bajo control


• ¡Ha aparecido una tarea muy urgente, que tiene que estar lista para la próximasemana! ¡Tanto tu director como el cliente te comentan que no puede quedarsesin hacer!

• De paso, el cliente también aprovecha para preguntarte por la funcionalidad X. Legustaría saber cuándo la podría tener, o al menos comenzar a probar. Y además,el director quisiera saber si ya tenemos una fecha prevista de finalización.


1) ¿Cómo podríamos responder esto a través del tablero Kanban?

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Ejemplo

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Algunas reflexiones

• Recuerda: no trates de utilizar la misma herramienta para todas las necesidades.

• Kanban es una herramienta pensada para facilitar el seguimiento y para mantener el flujo de trabajo.

• No está diseñada para la planificación temporal ni para realizar estimaciones. ¡Kanban, Gantt y Pert pueden convivir!

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Semana 11

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• Puf, menuda semana has conseguido superar. La tarea urgente estuvo por finresuelta, y además pudiste esquivar las molestas preguntas del calendario. Pareceque esta semana podrás regresar a la tranquilidad


• ¡Un miembro del equipo ha enfermado súbitamente! Tiene tanto malestar queestá en cama, casi incapaz de hablar


1) ¿Cómo saber lo que tiene pendiente? ¿Cómo redistribuir el trabajo?

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Algunas reflexionesBuena parte de una gestión de proyectos consiste en

saberse ADAPTAR a las necesidades, a los imprevistos y al día a día

Una buena herramienta de gestión de proyectos tiene que cumplir una detres funciones:

• Facilitar el control y seguimiento

• Facilitar la comunicación

• Facilitar la adaptación a los imprevistos

En este caso, un tablero Kanban cumple los tres propósitos

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Semana 12

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• El proyecto continúa avanzando, y tras 12 semanas, se nota claramente tu papelen él.

• Continúa siendo un proyecto complejo y con dificultades, pero al menos ya tienecierto ritmo de avance.


• Ha llegado el momento de seguir ampliando y mejorando tu tablero de trabajo.Ha dejado de ser un tablero Kanban y comienza a ser tu Panel de Gestión.


1) ¿Cómo ampliar el tablero para recoger otros aspectos importantes del proyecto?

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Algunas propuestas• Lema del proyecto

• Big rocks del proyecto

• Calendario (incluyendo hitos programados, ausencias previstas, etc.)

• Lista de riesgos del proyecto

• “X days to be done”

• Imágenes, fotografías, elementos que construyan el teambuilding

• Folleto del restaurante de comida a domicilio

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Ejemplo

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Comentarios Finales

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Reflexiones finales

• ¿Para qué sirve Kanban? ¿Para qué no?

• ¿Es posible utilizar Kanban para entornos no-Scrum? ¿Es Kanban lomismo que Scrumban?

• ¿Sería posible emplear tableros Kanban para un uso personal?

• ¿Y Kanban para entornos multiproyecto?

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¿DUDAS? ¿PREGUNTAS?

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¡Gracias!

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