PLAN DE CONTINUIDAD DE OPERACIONES

Conjunto de acciones que se basan en el principio de que los servicios bsicos y vitales de una organizacin que enfrenta una situacin de emergencia o desastre, puedan seguir funcionando en un tiempo razonable, mitigando los daos que pudiera generar la interrupcin parcial o total de las operaciones a la propia organizacin, a la sociedad y al entorno en que esta se desarrolla.

Definicin:

Objetivo:

Administrar la crisis, minimizando las prdidas, reduciendo la posibilidad de cometer errores y recuperando las funciones dentro de un tiempo de recuperacin o ventana de tolerancia establecida

Hacer posible la operacin adecuada durante el perodo de contingencia, asegurando un nivel de funcionamiento previamente definido y trabajando con un riesgo operativo acotado

Administrar las tareas de reconstruccin y solucin del origen de la interrupcin

Implementar de manera eficiente la vuelta a la operativa normal

En este sentido, el mayor esfuerzo en el diseo del plan de continuidad de operaciones debe estar centrado en el desarrollo de una respuesta ante contingencias y no en la prevencin de las mismas.

1. Fundamento legal;

2. Propsito;

3. Funciones crticas o esenciales;

4. Sedes alternas;

5. Lnea de sucesin o cadena de mando;

6. Recursos humanos;

7. Dependencias e interdependencias;

8. Requerimientos mnimos;

9. Interoperabilidad de las comunicaciones;

10. Proteccin y respaldo de la informacin y bases de datos, y

11. Activacin del plan

Contenido (RLGPC Artculo 76)

1. Identificar las operaciones y funciones crticas.

2. Identificar los requerimientos mnimos para realizar las funciones crticas.

3. Identificar las dependencias e interdependencias internas y externas.

4. Establecer las metas de recuperacin y sus tiempos.

5. Determinar los mtodos alternativos de operacin y los lugares en donde poder realizarlos.

6. Identificar los pasos para la recuperacin.

7. Examinar los supuestos.

8. Examinar los mtodos de comunicacin.

9. Examinar los elementos financieros clave.

10. Examinar la informacin tecnolgica clave.

11. Implementar el Plan.

12. Mantener, revisar y ejecutar el Plan.

Contenido (Gua PIPC)

1. Identificar las operaciones y funciones crticas.

Las funciones crticas son aquellas que una institucin, empresa u

organizacin no puede dejar de

llevar a cabo bajo ningn escenario

de emergencia mayor.

Hacer una lista de todas las operaciones y

funciones y el rea responsable de cada una.

2. Identificar los requerimientos mnimos para realizar las funciones crticas.

Los requerimientos mnimos para trabajar, son aquellos recursos necesarios para realizar al menos lo ms importante y las funciones bsicas para la operacin.

Los recursos bsicos incluyen:

Personal (nmero, capacidad), Computadoras (Software/hardware), Telfono, fax, Papelera, Servicios de correo, Objetos personales para poder trabajar

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3. Identificar las dependencias e interdependencias internas y externas

Identificar cules son las operaciones que dependen de otras reas al interior de su organizacin, con el fin de que las funciones no se interrumpan.

Es importante prever que algunos insumos producidos en sus reas de trabajo pueden ser consideradas un elemento importante para llevar a cabo una operacin/ funcin crtica en otra rea de trabajo.

Es necesario realizar este ejercicio de identificacin de dependencias que nuestras funciones crticas tienen al exterior de nuestra organizacin: proveedores, contratos, etc.

4. Establecer las metas de recuperacin y sus tiempos

Las metas de recuperacin deben identificar que tan rpido se puede restaurar una funcin u operacin.

Las consideraciones de las metas para la recuperacin incluyen:

El tiempo que se necesita para cambiar o restaurar las

funciones.

Mtodo alternativo, si el restablecimiento requerido tardase ms de lo esperado.

Aspectos de la operacin-funcin que pueden ser restablecidos en partes.

5. Determinar los mtodos alternativos de operacin y los lugares en donde poder realizarlos

Infraestructura o instalaciones alternas y las funciones y operaciones de la institucin que sean prioritarias en su funcionamiento, analizando diferentes alternativas y requerimientos de recursos financieros, humanos, equipos, sistemas, seguridad y diagnstico de vulnerabilidad para trasladar las operaciones bsicas a un sitio alterno.

Procedimientos internos y los lugares a los que tenga acceso parcial o total para que sus funciones crticas puedan continuar hasta su total restauracin.

Recomendaciones a considerar: - Requerimientos del personal, Trabajo a distancia/ acceso, Procesos alternativos, Servicios externos o contratados, Opciones reducidas para las funciones.

6. Identificar los pasos para la recuperacin

Se recomienda listar la secuencia de pasos que son requeridos jerrquicamente para restaurar cada funcin.

Los pasos pueden incluir:

Identificar/obtener recursos necesarios,

Identificar disponibilidad, capacidad

Responsabilidades del personal requerido, y

Estimar el costo

7. Examinar los supuestos

Antes de continuar, los supuestos en las que est basado su plan deben ser identificados y examinados para asegurar de una mejor manera la efectividad del mismo, deben enlistarse de una manera explcita e incluir pies de notas y observaciones especiales.

Consideraciones a incluir: Impacto de la interrupcin de las funciones que hacen

otros departamentos,

Tiempo de restauracin/disponibilidad de todo el personal y/o espacio para trabajar.

8. Examinar los mtodos de comunicacin

La comunicacin efectiva es de suma importancia durante un incidente, es necesario asegurarse de tener identificados los mtodos de comunicacin de hechos o incidentes.

Ejemplo: correo de voz, e-mail, telfono, entre otros.

El plan para comunicacin hacia arriba, abajo, al interior y al exterior.

9. Examinar los elementos financieros clave

Los elementos financieros clave, tales como, presupuesto de nmina, presupuesto de pago a proveedores, caja chica, entre otros, no siempre son considerados durante la planeacin y resultan ser factores esenciales para la recuperacin efectiva.

10. Examinar la informacin tecnolgica clave

Las primeras preguntas que necesitan respuesta: Qu documentos/archivos son los de mayor valor? -

Dnde estn acomodados esos archivos?

Cundo se necesitarn esos archivos durante el incidente?

En una hora, en un da, entre otros? - Cmo se puede acceder a esos archivos?

Tiene el personal crtico acceso?

Tiene usted y su equipo servidores alternos de e-mail y/o e-mail alternos?

Tiene usted copias de sus documentos importantes y estn esas copias guardadas en un lugar alterno?

11. Implementar el Plan

Revisar todos los componentes de la continuidad de operaciones con el fin de probar su funcionamiento y eliminar posibles fallas en su implantacin. Una vez que su plan est escrito, decida quin ser el responsable de su implementacin y cmo se va a efectuar.

Est una copia de su plan disponible para las personas que lo usarn en un incidente?

12. Mantener, revisar y ejecutar el Plan

Asegrese de que su plan contenga el horario anual o el sistema para su revisin.

Actualcelo al menos una vez al ao

Asigne a alguien esta responsabilidad

Ing. Alejandra Gpe. Snchez Medrano

Coordinacin Estatal de Proteccin Civil

Calle Isla Cancn #449 Esq. Paseo de los Lagos Col. 20 de Noviembre.

Chetumal, Quintana Roo. Telfonos: 83 24341 83 30828

http://www.proteccioncivil.qroo.gob.mx