CURSO: PRESUPUESTOS Carrera de Administracin

FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN Y EL

CONTROL PRESUPUESTARIO

Expectativas del curso

Normas de clase

Seleccin de delegado

Socializacin del slabo

PRESENTACIN Y BIENVENIDA:

Qu esperas lograr en el desarrollo del curso?

Qu es la planeacin?

Cules son sus objetivos?

Qu actividades

realiza?

Qu es un presupuesto?

Cuntas clases

existen?

QUE APRENDEREMOS HOY ?

Sesin de Aprendizaje:

Logro: Al trmino de la sesin, el estudiante elabora un informe sobre planificacin y control presupuestario y

su importancia para las empresas.

FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN Y EL

CONTROL PRESUPUESTARIO

- Planeacin: Grafico , preguntas

- Definicin

- Proceso

- Importancia

- Caractersticas

- Presupuestos: Definicin

- Funciones

- Principios

- Ventajas

- Tipos

Qu se quiere lograr? Objetivos

Cmo lograrlo? Planes de accin y recursos

Cmo vamos a llegar? Estrategias

La planeacin es fundamental para el xito de toda

empresa, ya que permite reducir la incertidumbre y

minimizar los riesgos.

Cundo ? Plazo temporal

PREGUNTAS

DEFINICIN LA PLANIFICACIN

consiste en

DEFINIR LAS METAS DE

UNA ORGANIZACIN ESTABLECER UNA ESTRATEGIA

GENERAL PARA ALCANZARLAS

TRAZAR PLANES PARA

INTEGRAR Y COORDINAR EL

TRABAJO

Se ocupa tanto de los fines

Como de los medios Cmo hay que hacerlo?

Qu hay que hacer?

Es la primera etapa del proceso administrativo

Los medios y recursos a utilizar

Donde se identifican los objetivos a lograr y

Es la primera etapa del proceso administrativo

Planeacin Organizacin

Direccin Control

Anlisis de la situacin actual

Establecer objetivos.

Formular estrategias.

Disear programas o planes de accin.

PROCESO

Sirve de base para las dems funciones.

Reduce la incertidumbre, minimiza los riesgos y

aprovecha oportunidades.

Genera compromiso y motivacin.

Propicia el desarrollo de la empresa y optimiza los

recursos.

Permite evaluar alternativas antes de tomar decisiones.

Establece metas claras y precisas.

IMPORTANCIA

Utiliza racionalmente los recursos.

Permite hacer frente a las contingencias.

Mantiene mentalidad en el futuro.

Elimina la improvisacin.

Mejora los resultados.

Establece un esquema o modelo de trabajo: Plan

estratgico y Plan operativo

IMPORTANCIA

CARACTERSTICAS

Es factible. Es precisa.

Es coherente Es evaluada constantemente.

Es flexible y permanente. Genera participacin y motivacin.

Para marcar una direccin

Para alcanzar los propsitos

Para reducir la incertidumbre

Para preparar cursos de accin

eficaces

Para establecer los criterios de

control

Para promover la eficiencia.

Para prevenir contingencias

PARA QU PLANIFICAR?

LA PLANIFICACIN TIENE BSICAMENTE DOS PROPSITOS

FUNDAMENTALES:

Afirmativo: incrementa el nivel de

efectividad organizativa y

productividad mediante la

coordinacin

Protector: minimiza riesgo e incertidumbre.

PROPSITOS DE LA PLANIFICACIN

Propsitos de la

planificacin

Muestra una direccin.

Controla los efectos del

cambio.

Reduce actividades

redundantes.

Establece estndares de

control.

La Planificacin se relaciona con mayores utilidades, mayor rendimiento ce los activos y otros resultados financieros positivos.

La calidad del proceso de planificacin y la puesta en marcha de los planes aportan aun mejor desempeo.

El tiempo es factor clave, las organizaciones necesitan por lo menos 4 aos de planificacin sistemtica para incluir en el desempeo.

PLANIFICACIN Y DESEMPEO

Objetivos

Planificacin

Control

SISTEMA DE PLANIFICACIN Y CONTROL ORGANIZATIVO

Entorno Accin y resultados

ELEMENTOS

ELEMENTOS

Misin

Objetivos

Planes

Polticas

Procedimientos y reglas

Programas y presupuestos

Herramienta bsica para previsionar: PRESUPUESTO

Es la expresin de los estndares establecidos para los

diversos sectores de la Empresa

Planificacin

Proceso de anticipacin mediante la seleccin de alternativas que combinan un conjunto de acciones interdependientes de la empresa como una totalidad

Es proyectar un futuro deseado y los medios para conseguirlo

Previsionar

Es la determinacin - tan precisa como sea posible - de la importancia en cifras de las diversas actividades de la empresa, para un perodo dado, teniendo en cuenta la influencia de todos los factores que pudieron intervenir.

RAZONES RELEVANTES PARA PRESUPUESTAR

Saber si se va a tener utilidades en el futuro.

Para mostrar ante el banco qu tan bien puede ir el negocio.

Se identifica qu parte del negocio puede mejorar.

El dinero que espera ingresar y egresar del negocio.

Es la representacin monetaria de un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones. Se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.

Es una previsin de sucesos futuros cuantificada. La Contabilidad formaliza los planes a travs de los presupuestos. En ellos se concretan los objetivos a alcanzar.

DEFINICIN DE PRESUPUESTO

FUNCIONES

permite el control financiero de la organizacin

Permite monitorear la ejecucin monetaria y fsica del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo.

Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir dficit o colocar supervit

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Facilitan que los miembros de la organizacin conozcan el desempeo de las tareas programadas

CARACTERSTICAS

Seala que un presupuesto deber contener todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categoras programticas.

Universalidad

Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo nico para cubrir todos los gastos. Adems, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una poltica presupuestaria definida por los rganos competentes.

Unidad

Indica que un presupuesto debe considerar un perodo de tiempo definido, que se conoce como ejercicio econmico o financiero .

Periodicidad

Significa que el presupuesto debe ser una anticipacin a los hechos, en el sentido de prever la percepcin de los ingresos y la realizacin de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas.

Previsin

Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificrsele, sin que por ello el sistema quede daado.

Flexibilidad

Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que adems represente todo un plan de accin cuidadosamente concebido.

Planificacin

CARACTERSTICAS

Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto bsicamente.

Equilibrio

El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no d lugar a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas tcnicas esenciales.

Claridad

Seala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicacin puedan visualizar rpidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarn.

Detalle

CARACTERSTICAS

Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente a todos los usuarios interesados.

Formalidad

El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximndose al mximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la accin programada.

Exactitud

Consiste en seleccionar y ordenar las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignacin racional de los recursos disponibles y especificacin de los responsables.

Programacin

CARACTERSTICAS

VENTAJAS

Uso eficiente del Capital de Trabajo (regula salidas en funcin de las entradas)

Ubica la responsabilidad de cada funcionario en la Empresa.

Promueve la coordinacin departamental.

Da mayor seguridad en la toma de decisiones (a nivel directivo).

Ayuda a la predeterminacin de polticas de Ventas, Produccin y Finanzas.

VENTAJAS

Obliga a planificar el uso de materiales, mano de obra y gastos indirectos.

Obliga a la direccin a contar con un buen sistema contable y correcta informacin financiera.

Facilita el clculo del costo.

Detecta anticipadamente las necesidades de financiacin.

Constituye la BASE para detectar de inmediato los desvos y sus causas.

PARA QU SIRVEN?

Presupuestos econmicos

Tiene por objeto planificar, para prever la Rentabilidad de la Empresa, a travs de los perodos a corto y/o largo plazo.

Incluye: Presupuesto de Ventas, Presupuesto de Produccin, Presupuesto de Costo de Produccin, Presupuesto de Aprovisionamiento, Presupuesto de Gastos de Administracin y de Ventas, Presupuesto de Inversiones de Capital de Trabajo, Presupuesto de Inversiones en Bienes de Uso, Presupuesto de Utilidad Neta, etc

Presupuestos financieros

Muestra a la direccin de la empresa la situacin financiera por la que atraviesa, de acuerdo con el plan de accin previsto

Analiza las fuentes y empleos u orgenes y aplicaciones de fondos.

Asigna responsabilidades y mide los resultados con el fin de lograr las metas previstas.

(Herramienta comn: Cash Flow)

PARA QU SIRVEN?

TIPOS

SEGN SU FLEXIBILIDAD

Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad.

Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.).

Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

Rgidos, estticos,

fijos o asignados

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno.

Son de gran aceptacin en el campo de los presupuestos modernos.

Son dinmicos y adaptativos, pero complicados y costosos.

Flexibles o

variables

SEGN EL PERIODO DE TIEMPO

A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao.

Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.

A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Del Sector Pblico

Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado.

Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.

Del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares.

Se conocen tambin como presupuestos empresariales.

Buscan planificar todas las actividades de una empresa

SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA EN EL CUAL SE UTILIZAN

CPC. Rossana Cancino Olivera

SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA

De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el

periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de

Resultados. Entre ellos podemos destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos.

Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.

SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA

Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance.

Hay dos tipos:

Presupuesto de Tesorera

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de capital

Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

PRESUPUESTO MAESTRO

Es un plan de negocios peridico que incluye un conjunto coordinado de programas de operacin y estados financieros detallados.

Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales.

Algunas veces los presupuestos maestros tambin se llaman estados proforma.

Las partes principales de un presupuesto maestro son:

Presupuesto de operacin

Se enfoca en el Estado de Resultados.

Presupuesto financiero

Se enfoca en los efectos que el presupuesto de operacin y otros planes (presupuestos de capital e intereses) tendrn sobre el efectivo.

Qu relacin existe entre la planificacin

y el control?

Diferencia entre plan operativo y

plan estratgico

TRABAJO EN EQUIPO

Investigar y debatir en clase

Material elaborado para uso exclusivo de las sesiones

de aprendizaje del curso de Presupuestos, ao 2015.

Universidad Privada del Norte.