SERVICIO SOCIAL INTERNO - sgc.utn.edu.mxsgc.utn.edu.mx/contenido/ficheros/P-SA-21 COPIA CONTROLADA...

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA

DE NEZAHUALCYOTL

PROCEDIMIENTO ESPECFICO P-SA-21 Fecha Emisin: 01/12/17

Edicin: 04 Nivel de revisin: B Vigencia: 12 meses Hoja: 2 de 9 SERVICIO SOCIAL INTERNO

1 OBJETIVO Asegurar que el registro, trmites y Servicio Social del servicio social que realiza la comunidad estudiantil de la UTN en las diferentes reas de la misma, se apegue a los lineamientos y polticas establecidas para tal fin. 2 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la Secretara Acadmica, las Divisiones Acadmicas y reas administrativas de la UTN. 3 TERMINOLOGA Y DEFINICIONES SERVICIO SOCIAL: Requisito y actividad de carcter temporal y obligatoria que todos los estudiantes de la UTN, deben realizar para obtener el ttulo de T.S.U. COMUNIDAD ESTUDIANTIL: Alumnado regular que est inscrito en alguna de las carreras que se imparten en la UTN. DSS: Departamento de Servicio Social. T.S.U.: Tcnico Superior Universitario. TARJETON: Formato utilizado por el Departamento de Servicio Social, para que los estudiantes registren el inicio de su servicio social. JEFE(A) INMEDIATO(A): Servidor(a) Pblico(a) de Mando Medio en la UTN Profesor(a) de la misma, quien se responsabiliza de que el Alumno(a) realice el servicio social conforme al procedimiento establecido. CONTEO DE HORAS: Control en el que se acumulan las horas registradas por los alumnos(as) que realizan el servicio social en las diferentes reas de la UTN. CARTA DE TRMINO: Documento emitido por el departamento de servicio social donde indica que ya concluy el servicio social, es entregada al alumno(a) para recabar firma del jefe(a) inmediato(a)/ Director(a) y sello del rea. CONSTANCIA DE SERVICIO SOCIAL: Documento emitido por el Departamento de Servicio Social y que libera de sta actividad de carcter obligatorio, a los alumnos(as) que concluyen en tiempo y forma con los requisitos de servicio social. SIIE: Sistema Integral de Informacin Escolar. SOLICITUD REGISTRO AUTORIZACIN: Formato utilizado por la Unidad de Servicio Social del Gobierno Del Estado de Mxico, para que los estudiantes registren el servicio social. 4 INTERACCIN CON OTROS PROCESOS 4.1 Procesos clave, de apoyo y externos. 5 INSUMOS Tarjetones para el registro del servicio social. Formato para informe Trimestral SIIE: Sistema Integral de Informacin Escolar. 6 RESPONSABILIDADES

6.1 Secretario(a) Acadmico(a): a) Aprobar y asegurar el cumplimiento de los lineamientos del presente procedimiento.

6.2 Subdirector(a) de Servicios Acadmicos: a) Autorizar el inicio de servicio social de la Comunidad Estudiantil de la UTN. b) Revisar y asegurar la actualizacin del presente procedimiento.

6.3 Jefe(a) del Departamento de Servicio Social: a) Verificar el correcto llenado del tarjetn y solicitud de registro autorizacin del servicio social de

la Comunidad Estudiantil de la UTN. b) Turnar a la Subdireccin de Servicios Acadmicos los tarjetones debidamente requisitados por

parte de la comunidad estudiantil de la UTN.

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c) Vigilar el cumplimiento del servicio social de la Comunidad Estudiantil de la UTN. d) Establecer el mecanismo de control de asistencia y vigilar su cumplimiento. e) Expedir la carta de trmino de la comunidad estudiantil que cumpli con el servicio social. f) Expedir carta de Servicio Social a la comunidad estudiantil de la UTN, que cubran los

requisitos establecidos en este procedimiento para la Servicio Social del servicio social. g) Elaborar, actualizar, controlar y distribuir, el presente procedimiento.

6.4 Titular de la Divisin: a) Expedir la documentacin necesaria, del servicio social que se lleva a cabo en la propia

Divisin. b) Vigilar la asistencia de los alumnos(as) que realizan el servicio social en los horarios

autorizados. c) Firmar y sellar las cartas de trmino de la comunidad estudiantil, expedidas por el departamento

de servicio social donde comprueben haber concluido la prestacin de servicio social. nicamente de aquellos que realizan el servicio social en la Divisin.

d) Reportar al Departamento de Servicio Social, las anomalas detectadas en el desempeo del servicio social de los estudiantes de la UTN en la Divisin.

6.5 Jefe(a) Inmediato(a): a) Expedir la documentacin necesaria del servicio social que se lleva a cabo en el rea. b) Verificar que la comunidad estudiantil registre el inicio del servicio social conforme al

procedimiento establecido. c) Vigilar que el alumno (a) se presente en los horarios registrados en el DSS. d) Contar con un programa de actividades a seguir por parte del prestador(a) de servicio social. e) Reportar al DSS las anomalas detectadas en el desempeo del servicio social de la

comunidad estudiantil en el rea. f) Autorizar las horas de asistencia registradas por el alumno(a) en el sistema. g) Firmar y sellar carta de trmino de los alumnos(as) expedida por el DSS donde comprueben

haber concluido la prestacin de servicio social. nicamente las reas administrativas. 6.6 Comunidad Estudiantil de la UTN.

a) Requisitar el tarjetn y formato de registro autorizacin de servicio social, conforme a las indicaciones proporcionadas.

b) Recabar sellos y firmas del Director(a) y Jefe(a) inmediato(a) en el tarjetn de Servicio Social. c) Registrar entrada y salida conforme al procedimiento establecido. d) Hacer uso personal de la Credencial para el control de asistencia. e) No registrar asistencia de personas ajenas, ni permitir que otros le registren asistencia. f) Entregar un informe al trmino de cada trimestre, de acuerdo con el periodo de inicio y trmino,

e informe global de servicio social, al concluir el servicio social. g) Entregar al DSS, la carta de trmino con firma y sello del jefe(a) inmediato(a)/Director(a) donde

comprueben haber concluido la prestacin del servicio social. h) Entregar al DSS 3 fotografas tamao infantil y recibo de pago de la carta de Servicio Social.

7 POLITICAS 7.1 P ara registro 7.1.1 Slo podrn prestar su servicio social bajo esta modalidad, la comunidad estudiantil de la UTN que cumpla con los siguientes requisitos:

a) Haber concluido como mnimo el tercer cuatrimestre. b) Tener seleccionada el rea de la UTN, donde realizar el servicio social. c) Formular y registrar los tarjetones de servicio social. d) Apegarse a la Ley y Reglamentos vigentes.

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7.1.2 Contar con su credencial emitida por el Departamento de Servicios Escolares para el control de asistencia. 7.1.3 Iniciar el servicio hasta que en el DSS le informe la fecha autorizada para dar inicio a la prestacin del mismo, no se autorizar registro extemporneo. 7.1.4 Las fechas autorizadas para el inicio del servicio social, son los das 15 y 30 de cada mes, considerando que la documentacin deber ingresarse con fecha lmite los das 10 y 25, respectivamente. En caso de no ser un da hbil se recorre al siguiente da, para asignar la fecha. 7.2 Para seguimiento y Servicio Social 7.2.1 El DSS slo acreditar el servicio social a los alumnos(as) que cumplan con los siguientes requisitos:

a) Entregar un informe al trmino de cada trimestre y al trmino del servicio social e informe global de servicio social (no podr ser menor de seis meses).

b) Cubrir los requisitos de registro del inicio del servicio social. c) Haber cubierto las 480 horas de servicio social reglamentarias. d) Registrar su asistencia conforme a las indicaciones a travs del uso de la credencial emitida por el

Departamento de Servicios Escolares al momento de ingresar a la UTN en el reloj checador de asignacin.

e) Presentar carta de trmino firmada y sellada por el rea de ubicacin de la UTN. f) Presentar el conteo oficial de horas, debidamente firmado por el Jefe(a) Inmediato(a) y sello del

rea. g) Hacer uso adecuado de la credencial, durante su permanencia en la Universidad. h) Respetar durante su permanencia en el servicio social los lineamientos y normas establecidos por

la misma, para control y seguimiento de servicio social. i) Haber registrado la asistencia a travs de la credencial, en el reloj checador asignado. j) La documentacin expedida deber ser presentada con firma autgrafa por lo tanto no se admitir

documentos firmados por ausencia o poder. k) 3 fotografas tamao infantil. l) Presentar recibo de pago por concepto de expedicin de la constancia de servicio social.

8 DESARROLLO

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

1 Jefatura del Departamento de Servicio Social

Lleva a cabo pltica informativa dirigida a la comunidad estudiantil, con la finalidad de darles a conocer las modalidades de servicio social, as como el procedimiento.

2 Comunidad Estudiantil

Selecciona el rea de la UTN donde desea realizar el servicio social y acude a entrevista con el Profesor(a) o Servidor(a) Pblico(a) de Mando Medio que seleccion y que en caso de ser aceptado fungir como Jefe(a) Inmediato(a).

3 Jefe(a) Inmediato(a) Entrevista al Alumno (a) y le explica el programa de actividades a realizar. 4

Comunidad Estudiantil

Se entera y determina:

5

Si el programa de trabajo del rea de la UTN seleccionada no cumple con sus expectativas, as lo indica al Profesor(a) o Servidor(a) Pblico(a) de Mando Medio y selecciona otra alternativa. Se conecta con la operacin No.2 o con el procedimiento de la modalidad seleccionada.

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6 Comunidad Estudiantil Si el programa cumple con sus expectativas, informa al Jefe(a) Inmediato(a) que es de su inters presentar su servicio social en esa rea.

7 Jefe(a) Inmediato(a)/ Titular de la Divisin

Remite proyecto para autorizacin de la Subdireccin de Servicios Acadmicos, una vez autorizado; informa al Alumno(a) que es aceptado como prestador de servicio social y que inicie los trmites, y acuerdan el nombre del programa de servicio social en el que trabajar.


Se registra en la pgina web de la UTN e imprime Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno anexo A y formatos de Solicitud de Registro/Autorizacin anexo C, recaba firma y sellos correspondientes.

9 Titular de la Divisin o Jefatura de rea

Revisa informacin asentada en los Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno, Solicitud Registro/Autorizacin y determina:

10 Si los documentos no cumplen los requisitos para registro del servicio social, solicita al alumno(a) requisitar el tarjetn correctamente y se los regresa.

11 Comunidad Estudiantil Obtiene Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno, Solicitud Registro Autorizacin, y corrige. Se conecta con la operacin 8.

12 Titular de la Divisin o Jefatura de rea Si los documentos cumplen requisitos firma, sella y los entrega al alumno(a).


Recibe Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno, Solicitud Registro/ Autorizacin y entrega en conjunto con el historial acadmico, formato de registro de servicio social interno y entrega en el DSS.

14

Personal del Departamento de Servicio Social

Recibe documentos y Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno y Solicitud Registro/Autorizacin efecta una revisin preliminar verificando que cubran los requisitos establecidos y determina:

15 Si los documentos no renen toda la informacin solicitada, los regresa al estudiante para que la complemente. Se conecta con la opcin 8.

16

Si los Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno y Solicitud Registro/Autorizacin, cumplen requisitos, recibe y entrega al estudiante Bitcora de Registro de Servicio Social Interno anexo B cdigo F-SA-21-01, y los turna al Jefatura del Departamento de Servicio Social.


Anota sus datos personales y acadmicos, as como la ubicacin y datos del Jefe(a) Inmediato(a) donde efectuar el servicio social en la Bitcora de Registro de Servicio Social Interno y la devuelve.

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18 Personal del Departamento de Servicio Social

Recibe Bitcora de Registro de Servicio Social Interno y sella copia de documentos e indica que en la pgina web de la Universidad debe registrar y entregar informe trimestral anexo D e Informe Global de Servicio Social anexo E y se informa sobre la forma de uso de los mismos; adems de informar cmo debe registrar sus asistencia en el reloj checador asignado.

19

Jefatura del Departamento de Servicio Social

Revisa y valida contenido de los documentos y determina:

20

Si el Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno y la Solicitud Registro/Autorizacin, no renen requisitos, los regresa al alumno(a) para que complemente informacin. Se conecta con la operacin N 8.

21

Si los Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno y Solicitud Registro/Autorizacin, cumplen requisitos firma y turna al Subdireccin de Servicios Acadmicos.

22 Subdireccin de Servicios Acadmicos

Recibe Tarjetn de Registro de Servicio Social Interno, los firma y los turna al DSS.


Recibe Tarjetn de Inicio de Servicio Social estampa sellos de la Subdireccin de Servicios Acadmicos y del DSS. Con base en el tarjetn de registro de servicio social, procede a dar de alta en el SIIE, el inicio del estudiante, quedando debidamente registrado.


Integra expediente color verde a nombre del alumno(a), anexa la documentacin que hasta el momento haya entregado el interesado. El expediente con la documentacin propiedad del alumno(a) lo resguarda por orden alfabtico en el archivero metlico que corresponde.


Al cumplir tres meses y tambin al trmino del servicio social entrega Informe Trimestral e Informe Global de Servicio Social, y lo entrega al Jefe(a) Inmediato(a) solicitndole le sea firmado y sellado de autorizado.

26 Jefe(a) Inmediato(a) Recibe documentos, revisa actividades, requisita y los turna al interesado.

27 Comunidad Estudiantil Entrega al DSS el Informe Trimestral e Informe Global de Servicio Social.

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Recibe informes, verifica que est firmado por el alumno(a), por su jefe(a) inmediato(a), sellado por el rea de asignacin, que las actividades estn desglosadas, y determina:

29 Si el informe no rene todos los requisitos de su llenado, informa al alumno(a) para correccin.

30 Comunidad Estudiantil Obtiene sus documentos regulariza informe y devuelve al DSS. Se conecta con la operacin No. 29.


Si los informes cubren los requisitos en tiempo y forma, recibe, efecta acuse de recibido, devuelve copias y archiva originales de los informes en el expediente del alumno(a).

32

Comunidad Estudiantil

Si durante el desarrollo del servicio social, presenta problemas para continuar, determina:

33

Si por causas de diversa ndole no puede continuar, informa al DSS a travs del formato de baja, en el documento deber indicar si la baja es definitiva o temporal, en caso de sta ltima deber sealar la fecha probable de reincorporacin.

34 Jefatura del Departamento de Servicio Social/ Personal del Departamento de Servicio Social

Archiva en el expediente, si el estudiante no informo al DSS, su baja, al reiniciar o ingresar nuevos tarjetones de registro (cambio) hace la anotacin correspondiente en el sistema y archiva en ambos casos conserva el expediente del estudiante hasta que concluya el trmite de Servicio Social del servicio social.

35 Si no presenta alguna observacin, contina con el procedimiento y se conecta con la actividad 40, segn corresponda.

36 Comunidad Estudiantil Verifica mensualmente Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) anexo F


Al acumular las horas reglamentarias, entrega al alumno(a) Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) y Carta de Trmino anexo G para recabar firma y sello.


Recibe Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) y la Carta de Trmino de conformidad con los requisitos establecidos, recolecta firma del Jefe(a) Inmediato(a) en el conteo de horas, posteriormente entrega a la Divisin o rea para su firma y sello segn corresponda, al igual que la Carta de Trmino

39 Titular de la Divisin o Jefatura de rea Recibe Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) y carta de trmino, firma y sella. Entrega al estudiante.

40 Comunidad Estudiantil Recibe Carta de Trmino y Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) firmados y sellados. Entrega al DSS.


Recibe Carta de Termino, extrae de archivo el expediente del alumno(a), verifica que cumpla con los requisitos establecidos y determina:

42 Si la Carta de Termino no cumple con los requisitos establecidos o de acuerdo al expediente falta algn trmite a realizar, informa los faltantes al alumno (a).

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Si la Carta de Termino cubre los requisitos sealados y el alumno(a) cumpli con las normas, polticas, responsabilidades y actividades que establece este procedimiento, recibe originales, e indica que en 8 das hbiles deber verificar la pgina web de la Universidad donde estar publicado el nmero de la Constancia de Servicio Social anexo H.

44

Jefatura del Departamento de Servicio Social

Efecta una revisin final del expediente, verificando que se encuentre completo y determina:

45

Si el expediente no se encuentra completo o alguno de los documentos presentados no cubre los requisitos establecidos en este procedimiento informa al estudiante los faltantes, va telefnica o en ventanilla.

46

Si el expediente cumple con los documentos y requisitos establecidos en este procedimiento, anota en la Bitcora de Control de Constancias de Servicio Social anexo I cdigo F-SA-20-03 a asigna nmero consecutivo para Constancia de Servicio Social y da de alta en el SIIE, para fines estadsticos.

47 Jefatura del Departamento de Servicio Social

Elabora y sella Constancia de Servicio Social anexo H, remite primero a Servicios Escolares y posteriormente a la Secretaria de Vinculacin Tecnolgica Empresarial, para firma.

48 Servicios Escolares y Secretaria de Vinculacin Tecnolgica Empresarial

Obtiene Constancia de Servicio Social, firma y la devuelve al DSS, segn corresponda.


Recibe carta, obtiene fotocopia en un tanto y distribuye: Original.- Departamento de Servicios Escolares. Copia.- Acuse de recibo, para expediente del Alumno(a). La copia se archiva en el expediente del Alumno(a), cambia los documentos del expediente de trmite del Alumno(a) (color verde) a expediente concluido (color beige), archiva en orden numrico ascendente, de conformidad con el nmero de carta de Servicio Social, en los archiveros correspondientes a servicio social acreditado. Captura en el SIIE, nmero de Servicio Social para que el alumno verifique a travs de internet que ya est liberado de esta actividad de carcter obligatorio.

9 RESULTADOS Expedicin de la Constancia de Servicio Social, documento con el que la comunidad estudiantil queda liberada de sta actividad de carcter obligatorio. 10 SEGUIMIENTO Y MEDICIN La realizacin del servicio social, la monitorea el DSS, a travs de la Bitcora de Registro de Servicio Social Interno, que se utiliza para contar con informacin sobre la ubicacin de los alumnos(as) para la realizacin del servicio social Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) a travs de credencial utilizada para tener control en la asistencia de los alumnos(as) en las reas que se ubiquen y contar con un record sobre las horas que van acumulando, para la obtencin de la carta de termino necesaria para proceder a la Servicio Social.

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Para verificar el cumplimiento del servicio social interno, se elabora la carta de Servicio Social correspondiente, expedicin que se controla a travs de la Bitcora de Control de Constancia de Servicio Social, con la finalidad de obtener evidencia sobre la frecuencia en la que los alumnos(as) cumplen con el servicio social, bajo esta modalidad y es aplicable para todos los casos que liberen el servicio de esta forma. Las constancias de servicio social se conservan en los archiveros durante un tiempo promedio de un ao, y transcurrido este tiempo por cuestiones de espacio, se archivan por orden numrico ascendente en carpetas de concentracin, clasificadas por nmero. El expediente se turna al archivo muerto de la Universidad. 11 REFERENCIAS

Internas: Reglamento de Servicio Social de la UTN. Manual General de Organizacin de la Universidad Tecnolgica de Nezahualcyotl Externas: Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, relativo al ejercicio de las Profesiones en el Distrito Federal. Reglamento de la Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, relativo al ejercicio de las Profesiones en el Distrito Federal. Reglamento de Servicio Social del Gobierno del Estado de Mxico, 12 ANEXOS

ANEXO DESCRIPCIN CDIGO

A Tarjetn de Servicio Social Interno B Bitcora de Registro de Servicio Social Interno F-SA-21-01 C Solicitud de Registro /Autorizacin D Informe Trimestral E Informa Global de Servicio Social F Reporte de Registro de Asistencia (Conteo de Horas) G Carta de Trmino H Constancia de Servicio Social I Bitcora de Control de Constancias de Servicio Social F-SA-20-03 J Bitcora de Monitoreo de Servicio Social F-SA-20-04

13 DISTRIBUCIN El original impreso y electrnico para l o la Representante de la Direccin del SGC. Una copia controlada en electrnico para la pgina web institucional.

14 PERSONAL DE APOYO EN LA REVISIN Y ADECUACIN DEL PROCEDIMIENTO Personal del Departamento de Servicio Social.

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ABCDERecibe Reporte de registro de asistencia (Conteo de Horas) y la Carta de Trmino de conformidad con los requisitos establecidos, recolecta firma del Jefe(a) Inmediato(a) en el conteo de horas, posteriormente entrega a la Divisin o rea para su firma y sello segn corresponda, al igual que la Carta de Trmino
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCOYTL

SECRETARIA ACADMICA

SUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS

DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL

BITCORA DE CONTROL DE CONSTANCIAS DE SERVICIO SOCIAL

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FECHA

FOLIO

TIPO

NOMBRE COMPLETO DEL ALUMNO(A)

CARRERA

MATRCULA

MODALIDAD

FECHA

MATRCULA

PROCEDIMIENTO

ACCIN REALIZADA

RESULTADO

REALIZ

OBSERVACIONES

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Hoja101/12/17/04-BFOLIO: ___________________Nombre del alumno (a): _________________________________________________________________________Carrera: ____________________________________Matrcula: _________________Telfono: _____________________Area de ubicacin: _______________________________________Nombre del Jefe (a) inmediato (a): ____________________________________________________________________Fecha en que se asign folioFirma del alumno (a)F-SA-21-01UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCYOTLSECRETARIA ACADMICASUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOSDEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL BITCORA DE REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL INTERNOHoja2Hoja3Hoja101/12/17/04-BFOLIO: ___________________Nombre del alumno (a): ______________________________________________________________________Carrera: ____________________________________Matrcula: _________________Telfono: _____________________Cuatrimestre:__________________________________________Nombre de la Institucin Prestataria:Fecha en que se asign folioFirma del alumno (a)F-SA-20-01UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCYOTLSECRETARIA ACADMICASUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOSDEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL BITCORA DE REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL EXTERNOHoja2Hoja3Hoja101/12/17/04-BFOLIO: ___________________Nombre del alumno (a): ______________________________________________________________________Carrera: ____________________________________Matrcula: _________________Telfono: _____________________Asesor(a) de la UTN: _____________________________________Nombre de la Institucin Prestataria:Asesor(a) por parte de la empresa: _____________________________________Fecha en que se asign folioFirma del alumno (a)F-SA-20-02UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCYOTLSECRETARIA ACADMICASUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOSDEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL BITCORA DE REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL POR ESTADA PROFESIONALHoja2Hoja3

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