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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO P-VI-04

Fecha Emisión:01/12/17 Edición: 04 Nivel de Revisión: B Vigencia: 12 MESES Hoja 2 de 10 EDUCACIÓN CONTINUA

1. OBJETIVO Planear, operar, controlar y evaluar el desarrollo de los Servicios de Educación Continua que se ofrecen a la Comunidad Universitaria, Sector Público y/o Privado. Quedan exceptuados de la aplicación del presente Procedimiento los servicios gratuitos que se imparten a la Comunidad Universitaria, ya que dependen de factores externos al área de Educación Continua.

2. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable al Departamento de Educación Continua, a la Subdirección de Proyectos de Vinculación; la Secretaría de Vinculación Tecnológica Empresarial; a la Dirección de Difusión y Extensión Universitaria; a la Dirección de Administración y Finanzas y al Rector.

3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES EDUCACIÓN CONTINUA: Son las actividades tendientes a apoyar la capacitación y/o actualización de la Comunidad Universitaria y de los Sectores Público y/o Privado.

SERVICIO: Son cursos, talleres, conferencias, videoconferencias y diplomados, para la actualización y/o capacitación profesional, con el fin de adquirir o mejorar conocimientos, habilidades y destrezas.

CDNC: Cuestionario de Detección de Necesidades de Capacitación que sirve como base para conformar el Catálogo Anual de Servicios de Educación Continua.

CLIENTE(A): Miembro de la Comunidad Universitaria, Sectores Público y/o Privado que solicita algún Servicio de Educación Continua.

INSTRUCTOR(A): Persona física que demuestre en base a las políticas establecidas en el presente Procedimiento sus conocimientos en su área de competencia y que ha sido contratada(o) para ofrecer un Servicio de Educación Continua. Exceptuando las(os) instructoras(es) que imparten Servicios gratuitos a la Comunidad Universitaria, pues su designación depende de otras instancias externas al área de Educación Continua.

COMUNIDAD UNIVERSITARIA: Estudiantes, egresadas(os), docentes, administrativos y personal de estructura de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl.

SERVICIO NO CONFORME: Es aquel servicio que no cumple con los requisitos del(a) cliente(a).

4. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS 4.1 Planeación

5. INSUMOS Aplicación del Cuestionario Detección de Necesidades de Capacitación y/o Actualización de egresados(as) de la UTN.

Catálogo Anual de Servicios de Educación Continua.

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6. RESPONSABILIDADES 6.1 Rector(a):

a) Firmar las Constancias, Boletas de Calificaciones, Diplomas y Reconocimientos para los(as) clientes(as) e instructoras(es), que participan en Servicios de Educación Continua.

b) Firmar convenios/contratos de colaboración en materia de Educación Continua. Así como firmar los contratos para la prestación de servicios profesionales en materia de Educación Continua.

6.2 Secretaria(o) de Vinculación Tecnológica Empresarial:

a) Autorizar y rubricar las Boletas de Calificaciones, Diplomas, Constancias y Reconocimientos para las(os) clientes(as) e instructoras(es) que participan en Servicios de Educación Continua, según se requiera.

b) Asegurar el cumplimiento de los lineamientos del presente procedimiento. c) Autorizar el Catálogo Anual de Servicios de Educación Continua, en un plazo no mayor a

veinte días hábiles contados a partir de la entrega de dicha propuesta por parte del(a) Jefe(a) de Departamento.

d) Revisa los contratos para la prestación de servicios profesionales en materia de Educación Continua.

6.4 Director(a) de Administración y Finanzas:

a) Llevar la contabilidad de los ingresos y egresos que se realicen derivado de los Servicios de Educación Continua que ofrece la UTN.

b) Proveer los recursos necesarios para la difusión y prestación de los Servicios de Educación Continua.

c) Validar, registrar y liberar pagos al instructor(a) por sus servicios prestados. En lo que refiere al pago de las(os) instructoras(es) éste se realizará en un plazo no mayor a cinco días hábiles después de concluir el servicio para el cual fue contratado(a).

d) Emitir la(s) factura(s) y/o recibos solicitados por el(a) cliente(a), por la prestación de algún(os) Servicio(s) de Educación Continua.

6.5 Director(a) de Difusión y Extensión Universitaria:

a) Difundir los Servicios del Catálogo Anual de Educación Continua y los beneficios para la Comunidad Universitaria y personas externas, a través de la página Web Institucional.

6.6 Subdirector(a) de Proyectos de Vinculación:

a) Supervisar el cumplimiento de los lineamientos del presente procedimiento. b) Rubricar las Boletas de Calificaciones, Diplomas, Constancias y Reconocimientos para

las(os) clientes(as) e instructoras(es) que participan en Servicios de Educación Continua, c) Presentar al Secretario(a) la (s) propuesta (s) de los servicios que llegasen a solicitar el

Sector Público y/o Privado.

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d) Presentar al Secretaria(o) la propuesta del Catálogo Anual de Servicios de Educación Continua.

e) Supervisar la selección y reevaluación de Instructoras(es) de Educación Continua. f) Revisa los contratos para la prestación de servicios profesionales en materia de

Educación Continua.

6.7 Jefa(e) de Departamento de Educación Continua:

a) Seleccionar y reevaluar la contratación de Instructoras(es) para proporcionar los Servicios de Educación Continua. Exceptuando las(os) instructoras(es) que imparten Servicios gratuitos a la Comunidad Universitaria, pues su designación depende de instancias externas al área de Educación Continua.

b) Promover la actualización de la cartera de instructoras(es). c) Planear la Detección de Necesidades de Educación Continua de egresadas(os). d) Elaborar la propuesta del Catálogo Anual de Servicios de Educación Continua y/o atender

las demandas que pudiesen solicitar del Sector Público y/o Privado; y presentarla al(a) Secretaria(o) y Subdirector(a).

e) Planear, controlar y dar seguimiento a los servicios, para su correcta realización. f) Implementar las acciones que deriven de la detección de un servicio no conforme antes,

durante o posterior a la realización del servicio. g) Integrar en un informe los resultados de los Servicios de Educación Continua prestados. h) Gestionar ante las instancias correspondientes la firma cuando se requiera un

convenio/contrato y/o carta compromiso para formalizar ante el Sector Público y/o Privado la prestación de un Servicio de Educación Continua.

i) Gestionar la firma del(os) contrato(s) para la prestación de servicios profesionales ante las instancias correspondientes.

j) Resguardar los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales por Honorarios de las(os) instructoras(es) y/o consultoras(es)

k) Elaborar el presente procedimiento.

6.8 Jefa(e) del Departamento de Desempeño de Egresadas(os):

a) Proporcionar al Departamento de Educación Continua, los resultados de la aplicación del apartado “V”, del cuestionario para egresados, correspondiente a Educación Continua.

b) Proporcionar la información referente a las(os) egresadas(os), la cual pueda contribuir a recabar información para la Detección de sus Necesidades de Capacitación y/o Actualización y la integración de informes.

c) Apoyar en la promoción de los Servicios de Educación Continua, entre las(os) egresadas(os) de la UTN y las empresas participantes en los Grupos de Intercambio de Vacantes y Candidatas(os) en los que participa.

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6.9 Personal Operativo Adscrito al Departamento de Educación Continua:

a) Proporcionar al(a) Cliente(a), informes de acuerdo al servicio solicitado. b) Asesorar y apoyar al(a) cliente(a) para requisitar el formato Registro del(a) Cliente(a). c) Apoyar al Jefe del Departamento de Educación Continua en la aplicación del

instrumento para recabar la satisfacción del(a) cliente(a) respecto al servicio recibido al término del servicio de Educación Continua.

d) Apoyar al Jefe del Departamento de Educación Continua en la elaboración de diplomas, constancias, boletas de calificaciones y/o reconocimientos según corresponda.

e) Apoyar al Jefe del Departamento de Educación Continua en la recepción de constancias, boletas de calificaciones, diplomas y/o reconocimientos, y apoya en la entrega de dichos documentos a los(as) clientes(as).

6.10 Instructor(a):

a) Presentar al(a) Jefa(e) de Departamento de Educación Continua la documentación necesaria que acredite sus conocimientos en su área de competencia. Exceptuando las(os) instructoras(es) que imparten Servicios gratuitos a la Comunidad Universitaria, pues su designación depende de instancias externas al área de Educación Continua.

b) Garantizar la entrega del servicio de acuerdo con las especificaciones establecidas en el convenio y/o contrato.

c) Presentar en la(s) fecha(s) establecida(s), el recibo de honorarios y/o factura correspondiente para tramitar el pago por sus servicios.

6.11 Cliente(a):

a) Requisitar el formato del Registro del(a) Cliente(a) del Departamento de Educación Continua, al servicio que sea de su interés.

b) En los casos de servicios de Educación Continua solicitados por el Sector Público y/o Privado, el (la) cliente(a) aprobará la(s) propuesta(s) técnica(s) y económica(s) a través de la firma convenio/contrato y/o carta compromiso.

c) Realizar el pago parcial y/o total del servicio solicitado, presentando su comprobante y copia correspondiente en la Universidad en las fechas establecidas para tal efecto y en el caso de los Sectores Público y/o Privado conforme a lo establecido en el convenio, contrato y/o carta compromiso.

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7. POLÍTICAS

7.1 Para que un instructor(a) pueda incorporase a la cartera correspondiente, deberá contar: - Con nivel mínimo de Técnico Superior Universitario para impartir los servicios de

Educación Continua contemplados en el Catálogo de Servicios. - Para los cursos de inglés con el Teacher’s (documento que acredita la Formación de

Profesoras(es) en inglés). - Exceptuando las(os) instructoras(es) que imparten Servicios gratuitos a la Comunidad

Universitaria, pues su designación depende de instancias externas al área de Educación Continua.

7.2 El Departamento de Educación Continua, actualizará anualmente (cada que se actualice el presente Procedimiento) el instrumento para Detectar las Necesidades de Capacitación de Egresados(as) de la UTN en materia de Educación Continua.

7.3 Los honorarios por servicios profesionales prestados serán de acuerdo a lo estipulado y/o autorizados por las instancias correspondientes en los contratos respectivos de Prestación de Servicios Profesionales por honorarios.

7.4 Cuando el Servicio de Educación Continua sea programado a realizarse en aulas, laboratorios, talleres y/o auditorios de las áreas académicas, este se apegará al horario que no afecte o altere las actividades académicas de las Divisiones.

7.5 Para dar apertura a cada Servicio de Educación Continua se deberá asegurar los gastos por contratación del(a) instructor(a) y la Participación de la Universidad.

7.6 Se podrán aplicar estrategias como: a) 30% de descuento a estudiantes y egresados(as) de la Universidad Tecnológica de

Nezahualcóyotl. b) 15% de Descuento a participantes externos por primera ocasión en servicios de

Educación Continua; en caso de tomar un segundo curso de Educación Continua podrá obtener hasta un 30% de descuento en el servicio.

c) Becas conforme al Contrato Colectivo del Sindicato Docente y Administrativo de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl.

d) Los Descuentos o Becas que llegase autorizar el(a) Rector(a). 7.7 Se expedirá: Constancias, Boletas de Calificaciones, Reconocimientos o Diplomas al término

de cada servicio o programa, según corresponda. Para el caso de la documentación final (Boleta de Calificaciones y Diploma) por término de Programa esta tiene un costo validado por las autoridades competentes).

7.8 Aplicar el Cuestionario MECASUT # 31. Para Elaborar y entregar anualmente el Informe del MECASUT # 31 para medir la “SATISFACCIÓN DE LOS SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA”.

7.9 Por su naturaleza quedan excluidos de la aplicación del presente Procedimiento los servicios gratuitos que se brindan a la Comunidad Universitaria, ya que los mismos dependen de factores externos al área de Educación Continua, así como por políticas de austeridad y ahorro en el consumo suministros como papel y tinta, pues los mismos no producen por su naturaleza recursos económicos para sufragar las erogaciones inherentes que implicaría apegarse al presente Procedimiento , únicamente para control de los mismos y por los informes que se le requieren al área de Educación Continua se aplicará en dichos servicios el anexo “C” Lista de Asistencia (F-VI-04-01) y se registrarán en el anexo “E” Registro de Servicios de Educación Continua (F-VI-04-02), así mismo, se aplicará el(os) instrumento(os) para recabar la satisfacción al 30% del total de las(os) asistentes a dichos servicios, ello por su naturaleza.

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8 DESARROLLO

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Jefa(e) de Departamento de

Educación Continua Detecta las necesidades de capacitación de los(as) egresados(as) de la UTN, a través del formato CUESTIONARIO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN DE EGRESADOS(AS) UTN, anexo “A”.

2 Jefa(e) de Departamento de Educación Continua

Elabora la propuesta del CATÁLOGO ANUAL DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA en el mes de diciembre, y la presenta al(a) Subdirector(a) y Secretaria(o) para su revisión y validación respectivamente.

3 Subdirector(a) de Proyectos de Vinculación y Secretario(a)

Vinculación

Revisa y valida la propuesta para el CATÁLOGO ANUAL DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA y/o servicio solicitado en un plazo no mayor a veinte días hábiles, contados a partir de la entrega de dicha propuesta por parte del(a) Jefa(e) de Departamento.

4 Secretaria(o) de Vinculación Turna el CATÁLOGO ANUAL DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA, al Director(a) de Difusión y Extensión Universitaria para su difusión en la Página Web Institucional.

5 Director(a) de Difusión y Extensión Universitaria

Difunde los Servicios de Educación Continua del Catálogo de Educación Continua, en la Página Web Institucional.

6 Cliente(a) Solicita informes del servicio en el área correspondiente. 7 Jefa(e) de Departamento de

Educación Continua y Personal Operativo adscrito al Departamento de Educación

Continua

Proporcionan al(a) cliente(a), informes de acuerdo con el servicio solicitado.

8 Cliente(a) y Personal Operativo adscrito al

Departamento de Educación Continua

Confirma su participación en el evento solicitado, presenta la documentación requerida (según el servicio), entrega en las fechas establecidas para tal efecto el comprobante de pago (entrega el original y se le sella una copia) requisita con asesoría del personal de apoyo el formato REGISTRO DEL(A) CLIENTE(A) anexo “B”. Según lo requiera, solicita propuesta económica y realiza su(s) pago(s) de acuerdo a lo estipulado en el contrato/convenio y/o carta compromiso que se llegase a celebrar.

9 Dirección de Administración y Finanzas

Verifica y efectúa el registro contable por cada uno de los servicios.


Selecciona de la cartera y convoca al(a) candidata(o) como Instructor(a) para atender el servicio solicitado e informando las propuestas al(a) Subdirector(a), a través del formato CRITERIOS DE SELECCIÓN/REEVALUACIÓN DEL(A) INSTRUCTOR(A) anexo “I"; una vez seleccionado se registra en el REGISTRO DE SERVICOS DE EDUCACIÓN CONTINUA anexo “E”., para posteriormente informar al(a)

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Subdirector(a) y Secretaria(o). 11 Jefa(e) de Departamento de

Educación Continua Informa al(a) Instructor(a) sobre la realización del servicio, para confirmar la disponibilidad del(a) profesional.


Requisita el contrato para la prestación de servicios profesionales para el (la) instructor(a) que proporcionará el servicio, y entrega el contrato para revisión del(a) Subdirector(a) de Proyectos de Vinculación y del(a) Secretaria(o) de Vinculación, para posteriormente enviarlos para firma del(a) Rector(a).

13 Secretaria(o) de Vinculación Gestiona ante la Dirección de Administración y Finanzas los recursos necesarios para operar cada servicio.

14 Director(a) de Administración y Finanzas

Provee en tiempo y forma los recursos necesarios para la operación de cada servicio.


Da seguimiento a la operación de cada servicio hasta su conclusión a través del formato CONTROL PARA LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA anexo “H”

16 Instructor(a) Proporciona el servicio al(a) cliente(a) de acuerdo con el servicio establecido.

17 Jefa(e) de Departamento de Educación Continua y

Personal Operativo adscrito al Departamento de Educación

Continua

Aplican el instrumento para recabar la satisfacción del(a) cliente(a) respecto al servicio recibido (anexo “F”) al término del Servicio de Educación Continua.



Continua

Elaboran según corresponda los Diplomas, Constancias, Boletas de Calificaciones y/o Reconocimientos y gestiona la firma del(a) Rector(a), la rúbrica del(a) Secretaria(o) y del(a) Subdirector(a) de Proyectos de Vinculación.

19 Subdirector(a) de Proyectos de Vinculación y Secretaria(o)

de Vinculación

Rubrican los Diplomas, Constancias, Boletas de Calificaciones y/o Reconocimientos.

20 Rector(a) Firma los Diplomas, Constancias, Boletas de Calificaciones y/o Reconocimientos.



Continua

Reciben Constancias, Boletas de Calificaciones, Diplomas y/o Reconocimientos y entregan al(a) cliente(a).

22 Cliente(a) Al término del Servicio de Educación continua, recibe documento.


Elabora INFORME SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL(A) CLIENTE anexo “G” para entregar al(a) Subdirector(a).

24 Instructor(a) Entrega recibo o factura al(a) Jefa(e) de Departamento en los tiempos previamente establecidos en el contrato para tramitar su pago.

25 Jefa(e) de Departamento de Elabora la solicitud del pago parcial o total al del(a),

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Educación Continua instructor(a) por el servicio otorgado y la presenta para su revisión y aprobación.

26 Subdirector(a) de Proyectos de Vinculación y Secretaria(o)

de Vinculación

Reciben y validan la solicitud del pago del(a) Instructor(a)/Consultor(a), y se canaliza a la Dirección de Administración y Finanzas.

27 Secretario(a) de Vinculación Turna la solicitud del pago correspondiente ante la Dirección de Administración y Finanzas

28 Dirección de Administración y Finanzas

Válida, registra y libera el pago solicitado para la (el) instructor(a) en un plazo no mayor a cinco días hábiles después de haber concluido el servicio para el cual fue contratado(a).

29 Instructor(a) Acude a la Dirección de Administración y Finanzas en la fecha indicada para recibir el pago correspondiente o se le deposita vía transferencia a su cuenta bancaria.

8. RESULTADOS 9.1 Evaluación de satisfacción de los Servicios de Educación Continua. Para el caso de los servicios gratuitos por la naturaleza de los mismos, sólo se aplicará el instrumento para recabar la satisfacción del(a) cliente(a) al 30% del total de personas que asistan a los servicios gratuitos.

9.2 Clientes(as) que concluyen un servicio de Educación Continua en relación con los que inician.

9. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 10.1 Cuestionario: Evaluación del Servicio de Educación Continua para la entrega del “Informe sobre la satisfacción del(a) cliente(a) por servicio proporcionado”. Debiendo obtener un promedio general mínimo de satisfacción de 8.0.

10.2 Número de clientes(as) atendidos al inicio y al final del proceso. Debiendo concluir con el 70% de clientes(as) atendidas(os) al inicio del servicio.

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10. REFERENCIAS 11. 1 Ley que crea el Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de

México denominado Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. 11. 2 Reglamento Interior de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. 11. 3 Reglamento de Servicios Tecnológicos de la Universidad Tecnológica de

Nezahualcóyotl. 11. 4 Manual General de Organización 2012.

11. ANEXOS ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO

A CUESTIONARIO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN DE EGRESADAS(OS) UTN

N/A

B REGISTRO DEL(A) CLIENTE(A) N/A C LISTA DE ASISTENCIA DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN

CONTINUA F-VI-04-01

D LISTA DE ASISTENCIA DE CURSOS DE IDIOMA N/A E REGISTRO DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA F-VI-04-02 F EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN

CONTINUA N/A

G INFORME SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL(A)CLIENTE(A) F-VI-04-03 H CONTROL PARA LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE

LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EDUCACIÓN CONTINUA

N/A

I CRITERIOS DE SELECCIÓN/REEVALUACIÓN DEL(A) INSTRUCTOR(A)

N/A

12. DISTRIBUCIÓN a) El original del presente Procedimiento impreso y electrónico para el (la)

Representante de la Dirección del SGC. b) Una copia controlada en electrónico para la Página Web Institucional

13. PERSONAL DE APOYO EN LA ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO N/A

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