SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA DESPACHO DEL … · Gestión Ambiental (SGA). Ley 1712 de 2014,...
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1 SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA DESPACHO DEL SECRETARIO DE HACIENDA OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME FINAL AUDITORÍA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL - 2016 Secretaria de Hacienda Distrital Beatriz Elena Arbelaez Martínez Jefe de Oficina de Control Interno José Ignacio León Flórez Equipo Evaluador: Lilia Carolina Ibarra Romero Auditor Líder Kitson Ricardo Castaño Espinosa Auditor de Apoyo Edgar Ovidio Caro Páez Contratista – Auditor de Apoyo Bogotá D. C., octubre de 2016
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SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
DESPACHO DEL SECRETARIO DE HACIENDA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL
AUDITORÍA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL - 2016
Secretaria de Hacienda Distrital Beatriz Elena Arbelaez Martínez
Jefe de Oficina de Control Interno José Ignacio León Flórez
Equipo Evaluador: Lilia Carolina Ibarra Romero
Auditor Líder
Kitson Ricardo Castaño Espinosa
Auditor de Apoyo
Edgar Ovidio Caro Páez
Contratista – Auditor de Apoyo
Bogotá D. C., octubre de 2016
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1 ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE AUDITORÍA ............................................ 4
1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ................................................................................................ 4
1.2 ALCANCE .................................................................................................................................... 4
1.3 MUESTRA DE AUDITORÍA ........................................................................................................ 5
1.4 RECURSOS ................................................................................................................................ 5 2 ANTECEDENTES LEGALES ..................................................................................... 5 3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................... 8
3.1 Realizar seguimiento al cumplimiento de los compromisos concertados con los responsables
de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas de gestión realizadas a los
procesos de participación ciudadana y control social. El avance y aplicación de la política pública
distrital de participación ciudadana en la SDH y al Sistema Distrital de Participación. ....................11
3.2 Verificar las acciones encaminadas a garantizar, facilitar y promover en la SDH la participación
de los ciudadanos, organizaciones sociales y veedurías ciudadanas en la gestión administrativa y
contractual, con el fin de facilitar el ejercicio del control social en los procesos que desarrolla la
entidad. ..............................................................................................................................................12
Observación 1. Bajo nivel de accesibilidad y usabilidad para la consulta del mecanismo y/o
procedimiento de Participación Ciudadana en el portal web de la SDH. .........................................15
3.3 Verificar que estrategias de información ha implementado la SDH para permitir que la
comunidad conozca los propósitos, objetivos, responsabilidades, competencias, proyectos y
actividades de la entidad. Así mismo, verificar los mecanismos en que la ciudadanía puede realizar
un control social efectivo. ..................................................................................................................16
3.4 Verificar las actividades adelantadas en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea GEL,
enfocadas a fortalecer la transparencia, participación y colaboración ciudadana a través de uso de
la Tecnología de Información y Comunicación, TIC. ........................................................................17
Hallazgo 1. Baja ejecución de las acciones para la implementación del componente de Gobierno
Abierto de la Estrategia de Gobierno en Línea en la SDH - 2016. ...................................................22
CONCLUSIONES..............................................................................................................................23
RECOMENDACIONES .....................................................................................................................24
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INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno, en desarrollo de lo previsto en los artículos 209 y 269 de la
Constitución Política, en la Ley 87 de 1993 y en especial el Decreto 371 de 2010, cuya
finalidad es promover “el fortalecimiento de la transparencia y la prevención de la
corrupción a través del mejoramiento de los procesos de contratación, los procesos de
atención al ciudadano, los sistemas de información y atención de las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias, los procesos de participación ciudadana y control social y los
sistemas de control interno, para el logro de los fines de la Administración Distrital y el
cumplimiento de los compromisos ante la ciudadanía capitalina”.
La participación ciudadana en el control de la gestión pública es uno de los componentes
de modernización y fortalecimiento de la capacidad institucional del sector público,
impulsados desde la Constitución Política, los desarrollos legislativos y las políticas del
Estado.
Las entidades públicas son responsables de promover una ciudadanía activa y facilitar el
ejercicio a la participación ciudadana; de garantizar que en la toma de decisiones se de el
reconocimiento y respeto al derecho libre a la información y a la comunicación, a la
participación en las decisiones de la administración y al acceso a la documentación
pública.
En cumplimiento del Programa Anual de Auditoría aprobado en la sesión de 12 de febrero
de 2016 por el Comité de Coordinación de Control Interno, se realizó la auditoría de
gestión al proceso de participación ciudadana y control social en la Secretaria Distrital de
Hacienda.
En la Auditoría se aplican las normas de auditoría generalmente aceptadas, contenidas en
el procedimiento Auditorías de Gestión 71-P-02 de la Oficina de Control Interno de la
Secretaría Distrital de Hacienda.
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1 ASPECTOS GENERALES DEL PLAN DE AUDITORÍA
1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERALES
Realizar auditoría a los procesos de participación ciudadana y control social,
desarrollados en la SDH para el periodo septiembre de 2015 a junio de 2016, de acuerdo
con la exigencia y lineamientos establecidos en el Artículo 4o del Decreto 371 de 2010 de
la Alcaldía Mayor; el Acuerdo 489 de 2012 mediante el cual se adoptó el plan de
desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2012 –
2016, Decreto Único 1078, Artículo 2.2.9.1.1.1 de mayo de 2015, Ley 1712 de 2014 y
Resolución 3564 de 2015 de Ministerio de Tecnología y Comunicaciones, Mintic.
ESPECÍFICOS
1. Realizar seguimiento al cumplimiento de los compromisos concertados con los responsables de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas de gestión realizadas a los procesos de participación ciudadana y control social. El avance y aplicación de la política pública distrital de participación ciudadana en la SDH y al Sistema Distrital de Participación.
2. Verificar las acciones encaminadas a garantizar, facilitar y promover en la SDH la
participación de los ciudadanos, organizaciones sociales y veedurías ciudadanas en la gestión administrativa y contractual, con el fin de facilitar el ejercicio del control social en los procesos que desarrolla la entidad.
3. Verificar qué estrategias de información ha implementado la SDH para permitir que la
comunidad conozca los propósitos, objetivos, responsabilidades, competencias, proyectos y actividades de la entidad. Así mismo, verificar los mecanismos en que la ciudadanía puede realizar un control social efectivo.
4. Verificar las actividades adelantadas en el marco de la Estrategia de Gobierno en
Línea GEL, enfocadas a fortalecer la transparencia, participación y colaboración ciudadana a través de uso de la Tecnología de Información y Comunicación, TIC.
1.2 ALCANCE
La presente auditoría comprende la verificación y/o evaluación de las actividades
realizadas para garantizar, facilitar y promover en la SDH la participación de los
ciudadanos y el control social para el periodo septiembre de 2015 a junio de 2016.
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1.3 MUESTRA DE AUDITORÍA
El tamaño de la muestra estará determinado dependiendo de su volumen y se hará de
forma selectiva y/o aleatoria.
1.4 RECURSOS
El Jefe de Oficina de Control Interno de la SDH, atendiendo lo dispuesto en el Programa
Anual de Auditoría – Vigencia 2015, asignó para la ejecución de la presente auditoría un
recurso humano, conformado por tres (3) funcionarios de la Oficina de Control Interno.
Además, se contó con los recursos tecnológicos asignados a la Oficina de Control Interno,
así como las herramientas ofimáticas y aplicativos de oficina.
2 ANTECEDENTES LEGALES
La participación ciudadana y control social se encuentra consagrada en la Constitución
Política de 1991, desde sus principios, artículo 1, en el cual se establece que Colombia es
un Estado social de derecho, organizado en forma de República Unitaria, descentralizada,
con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista; en el
artículo 2 en los fines esenciales del Estado, se establece facilitar la participación de todos
en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural
de la Nación; igualmente, en el articulado se establece también como derechos políticos
fundamentales, el control al poder político; El artículo 209 menciona la publicidad como
uno de los principios rectores de la función administrativa y por último, el artículo 356
consagra la obligación de fortalecer los espacios para la participación ciudadana en el
control social y la rendición de cuentas.
En la ley 489 de 1998, artículo 32, establece la democratización de la administración
pública en todas las entidades y organismos como obligación para desarrollar su gestión
de acuerdo con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión
pública, para lo que podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de
involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación,
ejecución, control y evaluación de la gestión pública.
En Bogotá D.C., el Acuerdo Distrital 257 de 2006, convoca a la Administración Distrital a
promover la participación ciudadana en cada una de las etapas de la gestión pública, a
fortalecer los espacios de interlocución e impulsar procesos de concertación entre los
intereses ciudadanos y las iniciativas distritales. Asimismo, asigna al Sector Gobierno,
Seguridad y Convivencia la misión de velar por la generación de espacios y procesos
sostenibles de participación de los/as ciudadanos/as y las organizaciones sociales.
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El Decreto Distrital 448 de 2007, organizó el Sistema Distrital de Participación Ciudadana
como mecanismo de articulación entre la Administración Distrital, las instancias de
participación, las organizaciones sociales y comunitarias, las redes, asociaciones,
alianzas temporales y permanentes, con el fin de garantizar el derecho a la participación
en las políticas públicas del Distrito Capital.
El mismo Decreto 448, en el numeral Vll. Planeación participativa, estableció:
"…la concertación será un pilar fundamental en todas las decisiones públicas…
Propenderemos por un ejercicio político donde la ciudadanía, organizada
autónomamente, incida en las determinaciones que conciernen a la formulación,
ejecución y control de las políticas públicas…".
Decreto Distrital 546 de 2007. “Por el cual se reglamentan las Comisiones Intersectoriales
del Distrito Capital.”
Más recientemente, el Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 de 2011, contempla:
“Artículo 72. Funciones del programa presidencial de modernización, eficiencia,
transparencia y lucha contra la corrupción. El Programa Presidencial de Modernización,
Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, o quien haga sus veces, tendrá
las siguientes funciones:
a) Diseñar y coordinar la implementación de la política del Gobierno en la lucha contra la
corrupción, enmarcada en la Constitución y en el Plan Nacional de Desarrollo, según los
lineamientos del Presidente de la República;
b) Diseñar, coordinar e implementar directrices, mecanismos y herramientas preventivas
para el fortalecimiento institucional, participación ciudadana, control social, rendición de
cuentas, acceso a la información, cultura de la probidad y transparencia;
Artículo 78. Democratización de la Administración Pública. Modifíquese el artículo 32 de la
Ley 489 de 1998, que quedará así:
Todas las Entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de
desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y
democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones
necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad
civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.
Entre otras podrán realizar las siguientes acciones:
a) Convocar a audiencias públicas;
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b) Incorporar a sus planes de desarrollo y de gestión las políticas y programas
encaminados a fortalecer la participación ciudadana;
c) Difundir y promover los derechos de los ciudadanos respecto del correcto
funcionamiento de la Administración Pública;
d) Incentivar la formación de asociaciones y mecanismos de asociación de intereses para
representar a los usuarios y ciudadanos;
e) Apoyar los mecanismos de control social que se constituyan;
f) Aplicar mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función administrativa.
En todo caso, las Entidades señaladas en este artículo tendrán que rendir cuentas de
manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de metodología y contenidos
mínimos establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales serán formulados por la
Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición de cuentas
creada por el CONPES 3654 de 2010.”
Decreto 503 de 2011 “Por el cual se adopta la Política Pública de Participación Incidente
para el Distrito Capital”.
La Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos Distritales NTD-SIG 001:2011, que especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales y se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA).
Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, cuyo objeto
es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el
ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
Ley estatutaria 1757 de 2015. “Por la cual se dictan disposiciones en materia de
promoción y protección del derecho a la participación democrática” sobre Participación
ciudadana, Rendición de cuentas y Control social a lo público.
Decreto Único 1078 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las comunicaciones” en su
Artículo 2.2.9.1.1.1 donde define los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia
de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de
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la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un
Estado abierto, más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores
servicios con la colaboración de toda la sociedad.
Resolución 3564 de 2015. MINTIC “Establece los lineamientos respecto de los estándares
para publicación y divulgación de información, accesibilidad en medios electrónicos para
población en situación de discapacidad, formulario electrónico para recepción de
solicitudes de acceso a información pública, condiciones técnicas para publicación de
datos abiertos y condiciones de seguridad de los medios electrónicos”. Adicionalmente,
“Reglamenta los artículos 2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11, 2.1.1.2.2.2, y el parágrafo 2 del artículo
2.1.1.3.1.1 del Decreto No. 1081 de 2015”.
Del recuento normativo se puede establecer que la participación ciudadana y el control
social forman parte importante de la lucha para asegurar la transparencia y efectividad de
la gestión pública.
La auditoría, se orientó a verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el
Decreto Distrital 371 de 2010 y se ejecutó conforme a lo previsto en el Programa Anual de
Auditorías aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, del producto de
sus hallazgos y observaciones la Entidad elaborará un plan de mejoramiento cuyo
cumplimiento se reporta trimestralmente.
3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
El equipo auditor adelantó actividades de control interno en ocho Oficinas de la Secretaria
Distrital de Hacienda (SDH), tales como la Subsecretaría General, Dirección Jurídica (DJ)
- Subdirección de Asuntos Contractuales, Dirección Informática y Tecnología (DIT),
Dirección de Impuestos de Bogotá (DIB) – Oficina de Gestión del Servicio y Oficina de
Educación Tributaria, Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC), Oficina Asesora de
Planeación (OAP) y Oficina de Atención al Ciudadano, conforme al plan de trabajo
establecido para el desarrollo de la auditoría y aprobado por el Jefe de la Oficina de
Control Interno.
Para el análisis correspondiente se solicitó a las Oficinas auditadas información como
listas de asistencias a las reuniones realizadas de los responsables a las acciones de
mejora, comunicados, presentaciones, información soportada en copias y correo
electrónicos, entre otros. Se procedió a realizar compilación de la información como
soporte de la auditoría realizada.
El informe preliminar de la auditoría fue comunicado a la Subsecretaría General y a la DIT
áreas responsables de los hallazgos mediante memorando interno 2016IE19684 del 27 de
septiembre de 2016 para que realizaran las observaciones al mismo, las cuales deberían
ser presentadas en un término de (5) días. El mismo día mediante correo electrónico, se
remitió el informe preliminar a las demás áreas auditadas.
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Observaciones de los auditados al informe preliminar
El día 30 de septiembre de 2016, mediante memorando interno 2016IE19980 el
Subsecretario General, considera no procedente formular el hallazgo No. 2 – “No se
evidenció que al interior de la Secretaría Distrital de Hacienda exista la asignación de un
responsable y sus funciones de Líder de Participación Ciudadana y Control Social”
señalando:
….La Secretaria Distrital de Hacienda en cumplimiento del numeral 4.2.7
PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN, literal c y el
numeral 5.1 Literal k “El sistema integrado de Gestión debe contar como mínimo
con los siguientes procedimientos” numeral 16 “ participación ciudadana”
Documentar un procedimiento de participación ciudadana de la Norma Técnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos
distritales NTD-SIG 001:201 por consiguiente crea la Guía para la Participación
Ciudadana en la Secretaría Distrital de Hacienda con Código 89-G-0 dentro
de la cual en el numeral “3. ALCANCE” asigna el liderazgo a la Oficina de
Atención al Ciudadano y deja la responsabilidad del cumplimiento de la
misma en todos los servidores de la entidad así: “Será liderado por la Oficina
de Atención al Ciudadano, los responsables de los procesos y en general por
todos los servidores públicos de la Entidad. Todos los funcionarios y contratistas
deben tener en cuenta y aplicar esta Guía, para satisfacer las necesidades de la
ciudadanía en cuanto a información, consulta, iniciativa, deliberación, decisión y
control a la gestión pública”. (Subrayado OAC)
Adicionalmente, respecto al Hallazgo No. 3 “No se evidenció en el Portal Web de la SDH,
que se encuentre publicado el mecanismo o procedimiento para que el ciudadano
participe en la formulación de políticas y en el control o evaluación de la gestión
institucional”, la Subsecretaría General no acepta el hallazgo por lo siguiente:
“Los mecanismos de participación ciudadana fueron establecidos en el numeral
5o de la Guía para la Participación Ciudadana en la Secretaria Distrital de
Hacienda con Código 89-G-0, que a su vez esta publicada en el portal web de la
Secretaria Distrital de Hacienda en el numeral 6.5 en el botón de Transparencia
y acceso a información pública. Adicionalmente a lo anterior, estamos
vinculados a la Estrategia Distrital Bogotá Abierta que nos permite recepcionar
las diferentes propuestas de la ciudadanía con relación a la formulación de las
políticas públicas distritales: https://bogotaabierta.co/”.
Mediante correo electrónico del día 3 de octubre de 2016, el Director de la DIT, da
respuesta a los hallazgos del informe, señalando que el hallazgo No. 1 y el hallazgo No. 4
corresponden al mismo tema y componente por lo que consideran que corresponden a un
mismo hallazgo. Adicionalmente comunican que mediante memorando interno
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2016IE3502 del 17 de febrero de 2016 ofician a la Oficina de Control Interno, indicando lo
siguiente al respecto:
“2.4. “Ejecutar actividades aprobadas en el plan de trabajo de implementación de
la estrategia GEL de la SDH”.
....Si bien es cierto que se establecieron unas actividades en el plan de choque
con fecha de cumplimiento diciembre 2015; este contaba con metas bastantes
ambiciosas por el volumen de información que maneja la Entidad y el
procedimiento que se requiere para la publicación de la información como dato
abierto. Es importante precisar que la DIT ha venido articulando a las áreas
misionales en la implementación que requiere la estrategia y se revisará y
ajustará el plan de trabajo acorde a las necesidades establecidas por la Alta
consejería para lo que respecta al grado de cumplimiento.”
La Oficina de Control Interno mediante memorando interno 2016IE5995 del 18
de marzo de 2016, da respuesta a la solicitud e informa:
….“Teniendo en cuenta lo argumentado, solicitamos nos faciliten el plan de
trabajo a diciembre de 2015, de las actividades ejecutadas en cumplimiento a las
actividades programadas en la implementación de la estrategia Gel, para
proceder a efectuar el seguimiento al cumplimiento de la acción y de acuerdo
con su resultado proceder al cierre de la acción.”
Añade en el email:
…. “Agradecemos tener en cuenta que los componentes de TIC para Servicios y
TIC para Gobierno Abierto no son de responsabilidad directa de esta área, los
cuales, a través de una reunión sostenida en la Subsecretaría General, fueron
entregados a la Oficina Asesora de Planeación para coordinar su
implementación con las áreas correspondientes, las cuales deben trabajar de
manera coordinada con la Dirección de Informática y Tecnología en las
soluciones informáticas requeridas para dar cumplimiento a los criterios y
subcriterios definidos en la Estrategia GEL. Por otra parte, agradecemos revisar
la actualización de la que ha sido objeto el plan de trabajo para la
implementación de estos componentes, con el fin de verificar los responsables”.
Mediante correo electrónico del día 4 de octubre de 2016, la Jefe de la Oficina Asesora
de Comunicaciones, realiza una observación al hallazgo No. 3 “No se evidenció en el
Portal Web de la SDH, que se encuentre publicado el mecanismo o procedimiento para
que el ciudadano participe en la formulación de políticas y en el control o evaluación de la
gestión institucional”:
….“A la fecha no es posible publicar en el portal Web un mecanismo o
procedimiento proferido por la entidad, para que la ciudadanía pueda participar
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en la formulación de las políticas y en el control o evaluación de la gestión
institucional, debido a que no conocemos la existencia de este documento.
Consideramos que hasta tanto no haya un responsable con funciones de Líder
de Participación Ciudadana y Control Social, que desarrolle los contenidos y de
los lineamientos para su publicación, no será posible cumplir con este objetivo.
La Oficina Asesora de Comunicaciones sigue atenta al proceso para brindar el
acompañamiento necesario al líder asignado para este fin”.
Análisis del equipo auditor a las observaciones de los auditados.
El Equipo auditor valoró toda la documentación aportada junto con los argumentos
expuestos en las respuestas dadas por los auditados al Informe Preliminar, como las
razones y pruebas aportadas. Dado lo anterior, al analizar la respuesta de la DIT,
acogemos la solicitud de unificar el hallazgo No.1 y hallazgo No.4 y se genera en el
presente informe el hallazgo No.1.
Respecto al hallazgo No. 2 del informe preliminar de la auditoria, donde se señalaba qué “No se evidenció que al interior de Secretaria Distrital de Hacienda exista la asignación de un responsable y sus funciones de Líder de Participación Ciudadana y Control Social”, se debe indicar que este se desestimó, toda vez que realizado el análisis de las pruebas aportadas por la Subsecretaria General, basadas en la “GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA” Código: 89-G-01, se evidencia que a la Oficina de Atención al Ciudadano se le ha asignado el liderazgo de la Participación Ciudadana y Control Social en la entidad, con lo cual se le está dando cumplimiento a lo establecido en la Norma Técnica Distrital – Sistema Integrado de Gestión (NTD-SIG 001:2011) así como lo señalado en el Séptimo lineamiento relacionado con “Procedimiento de Participación Ciudadana, definido desde la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá”.
Respecto al hallazgo No.3, pasa a ser la observación 1.
Resultado de la auditoría ordenada por Objetivos
3.1 Realizar seguimiento al cumplimiento de los compromisos concertados con los responsables de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas de gestión realizadas a los procesos de participación ciudadana y control social. El avance y aplicación de la política pública distrital de participación ciudadana en la SDH y al Sistema Distrital de Participación.
Como resultado de la auditoría realizada al cumplimiento Decreto 371 “Participación
Ciudadana y Control Social - Vigencia 2015”, se verificó el estado de avance del Plan de
mejoramiento suscrito por la Dirección de Informática y Tecnología (DIT) y la Oficina
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Asesora de Planeación. Como resultado de la verificación se encontró que a la Dirección
de Informática y Tecnología (DIT) se le formularon tres (3) hallazgos, el primer hallazgo
3.1.1.1 con dos (2) acciones de mejora, las cuales fueron cumplidas a satisfacción. El
segundo hallazgo 3.4.1 con tres (3) acciones de mejora, las cuales fueron cumplidas a
satisfacción. El tercer hallazgo 3.4.2 con tres (3) acciones de mejora, de las cuales fue
incumplida la acción 1 y cumplidas las acciones 2 y 3. La Oficina Asesora de Planeación
tenía una observación 3 del numeral 3.5.1, la cual fue cumplida a satisfacción.
Respecto al avance a la acción 1 del hallazgo 3.4.2, “Debilidades en la ejecución y
seguimiento de las acciones para la implementación de la Estrategia de Gobierno en
Línea en la SDH” donde la acción de mejora formulada por el área consistía en
…“Ejecutar un plan de choque para llevar a cabo las acciones del componente de
Gobierno Abierto” y con fecha de cumplimiento 31 de diciembre de 2015, se evidenció
qué en la verificación del archivo remitido por el área, Plan_General_GEL_2015_2016 v2
en la hoja “plan de choque”, en el registro de las actividades que se realizaron para llevar
a cabo las acciones en el componente de Gobierno Abierto, presenta baja ejecución en el
cumplimiento de las acciones. Se avanzó un 12% del 60% esperado para el cumplimiento
de la meta para la vigencia 2015. (Ver detalle anexo 1).
Cabe recordar que un Plan de Mejoramiento recoge aquellas acciones necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de
los procesos como resultado de la autoevaluación realizada y tiene como objetivo
primordial promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma
eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones o de la
implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.
Valoración respuesta de la dependencia:
Dado lo anterior, la DIT debe determinar las causas por las cuales se presenta bajo
avance de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y formular nuevas
acciones de acuerdo al hallazgo No.1 del presente informe.
3.2 Verificar las acciones encaminadas a garantizar, facilitar y promover en la SDH la participación de los ciudadanos, organizaciones sociales y veedurías ciudadanas en la gestión administrativa y contractual, con el fin de facilitar el ejercicio del control social en los procesos que desarrolla la entidad.
La Secretaría Distrital de Hacienda durante el periodo evaluado, trabajó en mantener y
avanzar en la consolidación de diferentes canales de comunicación que permitiera al
ciudadano tener acceso a información, como radio, prensa, carteleras, página web, y
otros medios electrónicos, con el fin de dar a conocer diferentes aspectos producto del
quehacer diario de la entidad, como son los servicios y trámites que se prestan, la gestión
adelantada en temas misionales, cultura tributaría, planeación, actividades
administrativas, presupuestales, contractuales, evaluación y seguimiento entre otras. Lo
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anterior contribuye a la transparencia y posibilita a los ciudadanos y organizaciones
sociales contar con información oportuna para hacer un control social más efectivo.
Dentro de la verificación realizada la Dirección Jurídica ha venido adelantado y
desarrollando acciones con el fin de mantener actualizado los procesos de contratación
efectuados por la SDH, publica en el portal web desde la etapa precontractual, hasta la
finalización de la fase contractual, lo anterior dando cumplimiento al principio de
publicidad, que a su vez propicia la participación ciudadana, el control social, la eficiencia
y la transparencia en la gestión pública, publica en la herramienta página web
http://www.colombiacompra.gov.co, los contratos de la SDH, para cumplir con el principio
de igualdad de condiciones en donde los ciudadanos puedan entrar a participar en los
procesos contractuales ofrecidos por la nación.
En cumplimiento a la implementación del Manual de la Estrategia de Gobierno en línea y
la Guía 3.0 Sitios Web Distrito Capital Resolución 378 de 2008 versión 3.0/ 2013, la
Dirección Jurídica publica mensualmente el Plan Anual de Adquisiciones 2015 en la
página web de la SDH, link “Contratación y Normativa”. Adicionalmente, se publican las
modificaciones al mismo de acuerdo a las necesidades de las oficinas ejecutoras; lo
anterior previo al visto bueno de la Junta de Contratación.
La Dirección Jurídica convoca a las Veedurías Ciudadanas a través de la página web de
la SDH, link Inicio » Nuestra Entidad » Contratación, Normatividad y Defensa Judicial
» Contratación, dando cumplimiento al artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 5°
del artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto Reglamentario 1082 de 2015. Adicionalmente da
cumplimiento a la publicación del plan anual de adquisidores en la entidad Unidad
Administrativa Especial Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra
Eficiente, con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los
recursos del Estado.
La Dirección Jurídica da cumplimiento al acuerdo 522 de 2013 (abril 2),..“Por medio del
cual se dictan normas para fortalecer la participación y la veeduría ciudadana en el
seguimiento, evaluación y control de la contratación en el distrito capital”, artículo
primero… “Las entidades distritales de los sectores central, descentralizado, local y
órganos de control, publicarán en el portal contratación a la vista la información de
ejecución, relación de anticipos, si han sido pactados por cada contrato y los datos de los
contratistas y de la interventoría. La información registrada debe ser de fácil acceso para
la ciudadanía”.
Dando cumplimiento a la Ley 1437 de 2011, la Dirección Jurídica publica en la página web
de la SDH, los proyectos de actos administrativos de carácter general, y se informa el
correo electrónico del abogado encargado de la generación de los mismos, con el fin de
que la ciudadanía reciba atención inmediata sobre comentarios, sugerencias, preguntas
que puedan surgir. Esta información se puede consultar en el Link Inicio » Nuestra
Entidad » Contratación, Normatividad y Defensa Judicial » Normativa.
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Por otro lado, se destaca el Programa de Cultura Tributaría liderado por la Dirección de
Impuestos de Bogotá. La Oficina de Educación Tributaria y la Oficina de Gestión del
Servicio, con apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, ha adelantado diferentes
actividades con el fin dar a conocer a los ciudadanos y grupos de interés, temas
relacionados con los impuestos distritales y fomentar una cultura de pago. Entre las
acciones adelantadas se encuentran actividades lúdicas pedagógicas, como corredores
comerciales. En desarrollo de la actividad se realizaron acercamientos de sensibilización
en las Aulas Barule de la Alcaldía Mayor de Bogotá en el tema “reconocimiento de
cigarrillos y licores adulterados falsificados o de contrabando y su afectación en el
recaudo tributario”.
En el desarrollo del tema Plan Anticontrabando, se realizaron acercamientos con la
ciudadanía mediante la divulgación de imagen “El Pago de mis impuestos da frutos” y BTL
en el festival Estero Picnic. Se ubicó una carpa en la entrada VIP, donde se proyectaron
videos relacionados con la campaña, de igual manera se repartió material POP.
Teniendo en cuenta los incrementos elevados en el Avalúo Catastral de los predios
ubicados en la Localidad rural de Bogotá Sumapaz, corregimiento de San Juan de
Sumapaz, la oficina de Educación Tributaria brindó acompañamiento a la Unidad
Administrativa Especial de Catastro Distrital UAECD, el cual adelantó el esquema de
formación e información tributaria.
La DIB ha realizado reuniones con diferencies gremios como los de Propiedad Horizontal,
con el fin de capacitar sobre el tema de Censo Inmobiliario, Impuesto Predial Unificado y
el uso de herramientas electrónicas. Se han resuelto inquietudes a los administradores de
conjuntos residenciales, sobre la actualización catastral, la liquidación del impuesto, la
forma de diligenciar y tramitar los cálculos de las bases presuntivas mínimas, con el fin de
que ellos se conviertan en facilitadores de la información al interior de sus propiedades
horizontales.
En el ejercicio de involucrar eficazmente las necesidades de las partes interesadas,
ciudadanos - SDH, se viene adelantando la gestión con Invest in Bogotá y Cámara de
Comercio de Bogotá para recoger las necesidades y percepciones de los empresarios a
través de encuestas externas, foros y otros mecanismos.
Durante este periodo, se evidenció el trabajo realizado con el programa Línea Gremios -
Grandes Contribuyentes. Se han realizado capacitaciones a un gran número de grandes
contribuyentes, con el fin de que realicen el efecto multiplicador, y generen la creación de
alianzas estratégicas con entidades del sector público y el sector privado. Se busca
impactar a todos aquellos vinculados dentro del mapa fiscal de la ciudad, no solo a través
de jornadas de información, sino involucrando a los ciudadanos dentro del desarrollo de
Bogotá, con mensajes del cuidado de lo público, de la importancia de su gestión ética y
transparente, generando un cambio y que estos se vea reflejado dentro de sus
actividades diarias. Se dirigen a actores como contadores, funcionarios públicos, privados
y asesores.
15
La Secretaria de Hacienda ha implementado dentro de sus procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y evaluación, la Participación Ciudadana. Mediante Resolución No.
SDH-000189 del 26 de abril de 2016 “…se delega como Defensor de la Ciudadanía de la
Secretaría Distrital de Hacienda al Subsecretario de Despacho Código 045 Grado 8,
Subsecretario General de la Secretaría Distrital de Hacienda”, subiendo el status de esta
figura a nivel jerárquico. En coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano
detectan los casos a intervenir y realizan las gestiones con las áreas encargadas, para
resolver de fondo las situaciones que son reiterativas, de alto impacto o vulneración de
derechos.
La entidad viene ejecutando diferentes proyectos encaminados a mejorar la interacción de
la ciudadanía y partes interesadas, mediante los servicios que presta y la información que
produce la SDH, entre los que se cuenta la Concentración de Actividades en el CAD, la
Optimización de Procesos, la Construcción de un índice de reputación, el cambio de la
metodología de las encuestas internas y externas de percepción entre otros, que han sido
aprobados en el Comité Directivo.
La Oficina de Atención al Ciudadano participa a nivel distrital en la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía y apoya a la SDH en el avance y aplicación de la Política Pública Distrital de Participación Ciudadana, de acuerdo a las funciones establecidas en el Decreto No. 601 (diciembre 22 de 2014), Artículo 60, numeral h.
En el Sistema Integrado de Gestión de la SDH, dentro del proceso CPR – 89, Atención al Ciudadano, la caracterización de procedimiento 89-P-01, seguimiento y control a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias y la guía 89-P-01, para la Participación Ciudadana en la SHD, se informa que se documenta la Participación Ciudadana en la entidad.
Observación 1. Bajo nivel de accesibilidad y usabilidad para la consulta del mecanismo y/o procedimiento de Participación Ciudadana en el portal web de la SDH. A la fecha de verificación de la OCI (29 de agosto de 2016) no se observó que estuviera
publicado en el portal web de la Secretaria de Hacienda Distrital www.shd.gov.co el
mecanismo o el procedimiento proferido por la entidad, para que la ciudadanía pueda
participar en la formulación de las políticas y en el control o evaluación de la gestión
institucional, incumpliendo con lo señalado en el artículo 11°, literal i) de ley 1712 de 2014
que indica lo siguiente:
Artículo 11°, literal i) de ley 1712 de 2014 indica lo siguiente:
11. Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y
funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la
siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva:
16
i) Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público
pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las
facultades de ese sujeto obligado. (Subrayado y resaltado por la OCI)
Adicionalmente en el Decreto 103 de 2015 que reglamenta lo dispuesto en la ley 1712 de
2014 señala en su artículo 15° lo siguiente que se encuentra relacionado con la norma
antes indicada:
Artículo 15. Publicación del mecanismo o procedimiento para participar
en la formulación de políticas o en el ejercicio de las facultades del
sujeto obligado. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal
aplicable, deben publicar los procedimientos a que deben sujetarse los
ciudadanos, usuarios o interesados en participar en la formulación de
políticas y en el control o evaluación de la gestión institucional,
indicando: los sujetos que pueden participar, los medios presenciales y
electrónicos, y las áreas responsables de la orientación y vigilancia para su
cumplimiento (subrayado y resaltado por la OCI).
Valoración respuesta de la dependencia:
De acuerdo a lo evidenciado se encontró que la Guía para la Participación Ciudadana -
Código 89-G-0 de la Secretaría Distrital de Hacienda se encuentra publicada en el
portal web de la SDH, sin embargo, el acceso no es fácil para la ciudadanía en general y
no se encuentra mediante el motor de búsqueda de la página web, generando una
debilidad en el cumplimiento total a lo establecido en el artículo 11°, literal i) de ley 1712
de 2014 y al Decreto 103 de 2015.
Por lo anterior se configura una observación.
3.3 Verificar que estrategias de información ha implementado la SDH para permitir que la comunidad conozca los propósitos, objetivos, responsabilidades, competencias, proyectos y actividades de la entidad. Así mismo, verificar los mecanismos en que la ciudadanía puede realizar un control social efectivo.
A través del equipo de comunicaciones de las distintas áreas de la SHD, se desarrollan
actividades encaminadas a la divulgación de la información de la entidad, para la
ciudadanía en general. En el portal Web se publica información relacionada con temas
tributarios, como condiciones de pago, y liquidación de impuestos distritales. Mediante
mecanismos de comunicación como comunicados de prensa, ferias, acercamientos
tributarios, elaboración de piezas comunicativas internas y externas (capacitaciones,
conversatorios, charlas, encuentros con la ciudadanía en las localidades, las jornadas de
atención especial con los grandes contribuyentes, universidades, jornadas lúdico
pedagógicas en los colegios, acercamientos de carácter informativo, volantes, mensajes
17
de texto a través de celulares, foros virtuales, correos electrónicos, redes sociales y
videos tutoriales).
La Dirección de Impuestos de Bogotá sigue manteniendo actualizado en la portal web, el
link sobre preguntas frecuentes (right now) y chat tributario, con el soporte técnico de la
Dirección de Informática y Tecnología.
Actualmente la SDH cuenta con medios de comunicación los cuales son espacios para
que los ciudadanos conozcan e interactúen con la entidad. Entre los medios
institucionalizados encontramos:
Canales de comunicación internos:
Correo electrónico de comunicaciones: [email protected]
Correo electrónico de obituarios: [email protected]
Hacienda Al Día
Intranet
Papel tapiz de pantalla de los computadores
Carteleras virtuales
Espacios públicos de alta afluencia, entre otros
Canales de comunicación externos:
Portal web de la SDH: www.haciendabogota.gov.co
Correo electrónico institucional: [email protected]
Boletín virtual Hacienda Cuenta
Redes sociales: Twitter: @HaciendaBogotá, Facebook:
Facebook/HaciendaBogotá
YouTube: haciendabogota
Boletines de prensa
Chat tributario: http://shd.custhelp.com/app/chat/chat_launch
Preguntas frecuentes: Shd.custhelp.com
Líneas Telefónicas:Línea 195, 338 5111 / 338 5138 / 338 5134 / 3385142.
Línea Telefax: (571) 338 5800, Extensión: 5200.
Video Wall
Carteleras digitales
Comunicados o boletines de prensa virtuales
Boletines electrónicos dirigidos a grupos de interés
Videos Institucionales
Noticiero de televisión
3.4 Verificar las actividades adelantadas en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea GEL, enfocadas a fortalecer la transparencia, participación y
18
colaboración ciudadana a través de uso de la Tecnología de Información y Comunicación, TIC.
Gobierno en Línea (GEL) es el nombre que recibe la estrategia de gobierno electrónico (e-
goverment) en Colombia, que busca construir un estado más eficiente, más transparente
y más participativo gracias a las TIC. Esto significa que el gobierno prestará los mejores
servicios en línea al ciudadano, logrará la excelencia en la gestión, empoderará y
generará confianza en los ciudadanos, impulsará y facilitará las acciones requeridas para
avanzar en los Objetivos de Desarrollo Sostenible -ODS, facilitando el goce efectivo de
derechos a través del uso de TIC1.
A través del Decreto Único Sectorial 1078 de 20152 el Ministerio de Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones estableció los nuevos lineamientos generales de la
estrategia de gobierno en línea, la cual, serán desarrollados a través de los siguientes
cuatro componentes:
TIC para el Gobierno Abierto: Comprende las actividades encaminadas a
fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y
colaborativo involucrando a los diferentes actores en los asuntos públicos
mediante el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
TIC para servicios: Comprende la provisión de trámites y servicios a través de
medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y
demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de
uso y mejoramiento continuo.
TIC para la gestión: Comprende la planeación y gestión tecnológica, la mejora de
procesos internos y el intercambio de información. Igualmente, la gestión y
aprovechamiento de la información para el análisis, toma de decisiones y el
mejoramiento permanente, con un enfoque integral para una respuesta articulada
de gobierno y para hacer más eficaz la gestión administrativa entre instituciones
de gobierno.
Seguridad y privacidad de la información: Comprende las acciones
transversales a los demás componentes enunciados, tendientes a proteger la
1 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Conoce la estrategia de Gobierno en Línea.
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7650.html
2 Decreto Único Sectorial 1078 de 2015 recopilo varias normas relacionadas con el sector de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones. Entre ellas el decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en
línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones
19
información y los sistemas de información, del acceso, uso, divulgación,
interrupción o destrucción no autorizada.
En el mismo decreto 1078 de 2015 se establecen los plazos para entidades del orden
nacional y entidades del orden territorial en el cumplimiento de las actividades
establecidas en el manual de gobierno en línea.
“ Artículo 2.2.9.1.3.2. Plazos ….
2. Sujetos obligados del Orden Territorial
A. Gobernaciones de categoría Especial y Primera; alcaldías de categoría
Especial, y demás sujetos obligados de la Administración Pública en el mismo
nivel.
B. Gobernaciones de categoría segunda, tercera y cuarta; alcaldías de categoría
primera, segunda y tercera y demás sujetos obligados de la Administración Pública
en el mismo nivel.
C. Alcaldías de categoría cuarta, quinta y sexta, y demás sujetos obligados la
Administración Pública en el mismo nivel.
Para las entidades agrupadas en A, B y C los plazos serán los siguientes:
Fuente: Decreto 1078 de 2015, Artículo 2.2.9.1.3.2. Plazos
Parágrafo. “Las obligaciones a cargo de los sujetos obligados indicadas en la Ley 1712 de
2014 que sean incorporadas en los componentes, contarán con los plazos de
cumplimiento señalados en dicha ley”.
20
Por otro lado el decreto 1078 de 2015 en su artículo 6 define los siguientes instrumentos
para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea:
Manual de Gobierno en Línea. Define las acciones que corresponde ejecutar a
las entidades del orden nacional y territorial respectivamente.
Marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de
Tecnologías de la Información. Establece los aspectos que los sujetos obligados
deberán adoptar para dar cumplimiento a las acciones definidas en el Manual de
Gobierno en Línea.
En la presente auditoría a través de entrevista e información aportada por la DIT, se
verificaron las acciones adelantadas en el marco de la estrategia de Gobierno Línea, la
cual, por disposición de la resolución 000141 de 2014 el representante de la alta dirección
para la Estrategia de Gobierno en Línea es el Director de Informática y Tecnología, quien
liderará su implementación, monitoreo y seguimiento.
La DIT viene desarrollando internamente los nuevos lineamientos generales establecidos
en la estrategia de gobierno en línea y ejecutando las acciones definidas en el manual de
gobierno en línea, bajo el Marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión
de Tecnologías de la Información, en cumplimiento a los plazos establecidos para cada
uno de los cuatro componentes, soportado con un plan de trabajo, donde se prioriza las
actividades a desarrollar por cada componente, se describen las acciones a ejecutar por
cada sub-criterio, se establecen las áreas responsables y la fecha programada de
cumplimiento para el período 2015-2016.
Este plan fue socializado a las diferentes dependencias responsables de la
implementación, monitoreo y seguimiento a través de memorando 2015IE2439 del 3 de
febrero de 2015.
Estado de implementación de la Estrategia GEL a 30 de junio 2016.
La verificación efectuada a la implementación de la Estrategia Gel por la OCI, se soportó
a partir del Archivo EvaluacionGEL TablaDinamica.XLS de fecha 2 de septiembre de
2016, entregado por la DIT, donde registra los porcentajes de avance a nivel criterio, para
los logros de cada uno de los componentes, con corte del 30 de junio de 2016 y los
resultados del estado de avance de implementación de la estrategia GEL para los cuatro
componentes se presenta en la siguiente gráfica:
21
GRÁFICA No. 2
Elaborado por la OCI a partir del archivo EvaluacionGEL TablaDinamica.XLS entregado por la DIT.
Evidenciamos en la Gráfica No. 2, que se sigue presentando un débil avance para el
estado de implementación del componente de “TIC para Gobierno Abierto” de la
Estrategia Gel, ya que su ejecución es del 36.7% frente a la meta del 95% a cumplir para
el 2016. Quedando pendiente un avance para su implementación del 58.3% para este
componente, en el último semestre del año 2016, distribuidos en los siguientes logros y
criterios:
CUADRO No. 2
AVANCE IMPLEMENTACIÓN GOBIERNO ABIERTO
LOGRO CRITERIO
% AVANCE 2016 – 95,0%
PLANEADO EJECUTADO 30/06 PENDIENTE 31/12
Transparencia
Acceso a la información
pública.
47.5%
4,75%
29.4%
3,90%
18,10%
0,85%
Rendición de cuentas 4,75% 3,00% 1,75%
Datos Abiertos 38,00% 22,50% 15,50%
Participación
Alistamiento para la
participación por medios
electrónicos
28.5%
4,75%
7.3%
2,30%
21,20%
2,45%
Consulta a la ciudadanía 9,50% 5,00% 4,50%
Toma de decisiones 14,25% 0,00% 14,25%
Colaboración Innovación abierta 19.0% 19,00% 0.0% 0,00% 19,00% 19,00%
TOTAL AVANCE 95.0% 36.7% 58,30%
Elaborado por la OCI a partir del archivo EvaluacionGEL TablaDinamica.XLS entregado por la DIT.
22
Para los demás componentes: Gestión, Servicios y Seguridad y privacidad de la
información, la distribución del avance de implementación por logro y criterio, se incluye
en el Anexo No. 2 del presente informe.
Hallazgo 1. Baja ejecución de las acciones para la implementación del componente de Gobierno Abierto de la Estrategia de Gobierno en Línea en la SDH - 2016.
Bajo avance de implementación del componente de “Gobierno Abierto” de la Estrategia
Gel, ya que su ejecución para el corte al 30 de junio es de 36.7%, frente a la meta del
95% a cumplir por la SDH para el 2016, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1078
de 2015, quedando pendiente de cumplir un avance para su implementación del 58.3%
para este componente, en el segundo semestre del año 2016.
El avance en la implementación de las acciones establecidas para este componente, no
está contribuyendo al cumplimiento de la SHD de los lineamientos establecidos sobre:
Participación ciudadana y Control social (Decreto 371 de 2010 artículo 4°),
Rendición de cuentas y Control social a lo público (Ley estatutaria 1757 de 2015,
Títulos IV y V) y Publicación de datos abiertos (Ley 1712 de 2014 artículo 11 y de la
Resolución 3564 de 2015 MINTIC).
Valoración respuesta de la dependencia:
De acuerdo con la respuesta remitida por la Dirección de Informática y Tecnología al
grupo auditor, no desvirtúa el hallazgo debido a que se evidenció bajo avance al
cumplimiento del componente de “Gobierno Abierto”.
Por lo anterior, se configura un hallazgo en los términos consignados en el informe.
23
CONCLUSIONES
1. Realizada la verificación al cumplimiento de las acciones formuladas para el Plan de
Mejoramiento de la Auditoría de Participación Ciudadana Vigencia 2015, se evidenció
que el componente de Gobierno Abierto de la Estrategia de Gobierno en Línea se
encontraba en una ejecución del 12% de un 60% requerido para el cumplimiento de la
meta para esa vigencia, con lo cual se está incumpliendo la acción No. 1 del hallazgo
3.4.2.
2. El componente de Gobierno Abierto presentó un bajo avance de implementación
respecto de lo esperado para la vigencia 2016, toda vez que solamente se logró
un 36.7% de avance frente a la meta esperada del 95%, de acuerdo a lo establecido
en Decreto Único Sectorial 1078 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones.
3. La Secretaría de Hacienda Distrital por medio de las distintas dependencias que la
integran, facilitó la Participación Ciudadana para la gestión administrativa y
contractual, no obstante se evidenció que el mecanismo establecido por la entidad no
es de fácil acceso y de consulta en el portal web por parte de la ciudadanía en
general.
4. A través de distintos canales de comunicación descritos en el presente informe, la
Secretaría de Hacienda Distrital, brinda espacios a los ciudadanos para que conozcan
e interactúen con la entidad, con lo cual se está acatando con lo establecido por el
numeral sexto del Artículo 4° del Decreto 371 de 2010.
24
RECOMENDACIONES
Se recomienda a la SDH revisar el Diagnostico de la Estrategia GEL de los lineamientos
establecidos en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de
Tecnologías de la Información, mejorar la planeación, ejecución y seguimiento de los
planes de trabajo de la estrategia de Gobierno en Línea y fortalecer los procesos de
participación y control social al interior de la entidad aprovechando el uso de las TIC.
Adicionalmente aunar esfuerzos para avanzar en la definición y publicación de datos
abiertos de acuerdo a lo establecido en la ley 1712 de 2014.
Se recomienda actualizar en la Guía de Participación Ciudadana, el mecanismo por el
cual la entidad dispone para consulta pública de la ciudadanía los proyectos de actos
administrativos de carácter general y su correspondiente justificación técnica, con el fin de
recibir comentarios o sugerencias, previamente a su expedición, ubicado en el portal web
en la siguiente dirección; http://www.shd.gov.co/shd/proyectos-administrativos-nor
JOSÉ IGNACIO LEÓN FLOREZ
Jefe de Oficina de Control Interno
Elaboró: Grupo Auditor
25
ANEXO 1. Estado de Implementación de la Estrategia GEL a 30 de septiembre de
2015.
La OCI para realizar el seguimiento al cumplimiento de los compromisos concertados con
los responsables del plan de mejoramiento, derivado de la auditoría de participación
ciudadana y control social para la vigencia 2015, solicitó entre otros, los soportes de la
ejecución y seguimiento de las acciones para la implementación de la Estrategia de
Gobierno en Línea en la SDH.
La DIT entregó el archivo Plan_General_GEL_2015_2016 v2 .XLS, el 18 de agosto de
2016 a la OCI, con un autodiagnóstico donde registra el estado de implementación de los
cuatro componentes al corte de 30 de septiembre de 2015 y un plan de choque para el
componente de Gobierno Abierto, dado el bajo nivel de avance obtenido en el plazo
fijado, del 24.90% frente a la meta del 80% requerida para el 2015.
La siguiente gráfica refleja el estado de implementación de la estrategia GEL para los
cuatro componentes al corte del 30 de septiembre de 2015.
GRÁFICA No. 1
Fuente: DIT Archivo Plan_General_GEL_2015_2016 v2 .XLS
El plan de choque fue presentado por la DIT al comité SIG para su aprobación el 30 de
Septiembre de 2015 (Acta No.5), con los siguientes objetivos, compromisos y actividades:
Objetivos:
Definir las actividades a ejecutar en el corto plazo para alcanzar los porcentajes
solicitados en el Decreto 2573 de 2014, para el componente atrasado de la estrategia.
26
Determinar responsables de la ejecución de cada una de las actividades definidas en
el Plan de Acción.
Establecer una metodología de seguimiento periódico a las acciones de
implementación de la Estrategia e instancias de presentación de resultados.
Dar a conocer al equipo directivo y a los funcionarios de la Entidad, la Estrategia de
Gobierno en Línea y las principales líneas de acción de la misma.
Compromisos:
- A partir del formato del plan de acción de estrategia GEL, cada área responsable
reporta el seguimiento así como un informe de avances y evidencias de GEL.
- El documento anteriormente mencionado se debe incluir dentro del informe de gestión integral como capítulo correspondiente a los avances en la estrategia GEL. En este sentido se presentan informes trimestrales por los directivos.
- La Dirección de Sistemas e Informática presentará informes sobre los avances periódicamente al Comité SIG y a la alta dirección.
Actividades:
Del seguimiento al desarrollo de las actividades realizadas por las áreas responsables
en el plan de choque establecido de la DIT, para alcanzar el cumplimiento 2015-2016
del componente de “TIC para Gobierno Abierto”, se evidenció que del 60% programado
en la ejecución de las actividades, el avance fue del 11.5%, quedando pendiente por
ejecutar 48,5% de las actividades planeadas para el semestre que resta del año 2016,
como se muestra en el siguiente cuadro: se detallan las tareas y las áreas
responsables del plan de choque.
CUADRO No. 1
PLAN DE CHOQUE PARA GOBIERNO ABIERTO
LOGRO CRITERIO SUBCRITERIO PROGRAMADO AVANCE POR HACER
2015
Transparencia Datos
Abiertos
La entidad identifica y publica datos en formato
abierto, priorizando aquellos de mayor impacto
en los usuarios, ciudadanos y grupos de interés.
20% 9% 11.0%
La entidad realiza actividades de comunicación y
difusión de los datos abiertos
3% 0% 3,0%
La entidad mantiene actualizados los conjuntos
de datos publicados
10% 2,50% 7,5%
La entidad promueve el uso de los datos abiertos,
a través de acciones que incentiven su
aprovechamiento. (igual a comunicación)
5% 0% 5,0%
La entidad hace monitoreo a la calidad y uso de
los datos
2% 0% 2,0%
27
Participación
Consulta a la
ciudadanía
La entidad pública los resultados de las acciones
de consulta ciudadana.
5% 0% 5,0%
Toma de
decisiones
La entidad recopila la información recibida de los
ciudadanos e informa en sus medios electrónicos
el alcance de estos resultados y la decisiones
adoptadas tras la acción de participación
10% 0% 10,0%
La entidad habilita los canales electrónicos para
involucrar a los ciudadanos dentro de procesos
de toma de decisiones
5% 0% 5,0%
Colaboración 0% 0% 0%
CUMPLIMIENTO PLAN DE CHOQUE 60,0% 11,5% 48,5%
Documento elaborado por la OCI - Fuente: DIT Archivo Plan_General_GEL_2015_2016 v2 .XLS
28
PLAN DE CHOQUE PARA GOBIERNO ABIERTO
LOGRO CRITERIO SUBCRITERIO PROGRAMADA AVANCE TAREAS CLAVES RESPONSABLE
Transpa
rencia
Datos
Abiertos
La entidad
identifica y
publica
datos en
formato
abierto,
priorizando
aquellos de
mayor
impacto en
los usuarios,
ciudadanos y
grupos de
interés.
20% 9%
1. Elaborar inventario de
información datos abiertos
de toda la entidad
Representante
GEL de cada
área
DSI
2. Evaluar la conversión
de toda la información que
está presentada en PDF
Representante
GEL de cada
área
DSI
3. Valoración legal de la
información del inventario.
Jurídica
4. Priorización del
inventario valorado
Representante
GEL de cada
área
DSI
5. Subir a la página Web y
al portal de datos abiertos
(datos.gov.co).
ETC
DSI
6. Hacer seguimiento a la
implementación
CI
La entidad
realiza
actividades
de
comunicación
y difusión de
los datos
abiertos
3% 0%
1. Definir los mecanismos
de comunicación y
difusión de datos abiertos.
Comunicaciones
Equipo ETC
DSI
2. Elaborar y ejecutar el
plan con los. mecanismos
establecidos
Comunicaciones
Equipo ETC
3. Publicar en página web
una propaganda para el
acceso a página Distrital
de datos
Comunicaciones
Equipo ETC
DSI
La entidad
mantiene
actualizados
los conjuntos
10% 2,5%
1. Definir periodicidad de
actualización del conjunto
de datos publicados.
Representante
GEL de cada
área
DSI
29
de datos
publicados
2. Reportar la
actualización del conjunto
de datos abiertos
conforme los periodos de
actualización definidos al
correo del operador según
circular No. 005 de 2015
de la Alta Consejería TIC
y Dir. Servicio al
ciudadano
Líder GEL
La entidad
promueve el
uso
de los datos
abiertos, a
través
de acciones
que
incentiven su
aprovechamie
nto.(igual a
comunicación
)
5,0% 0%
1. Definir los mecanismos
de comunicación y
difusión de datos abiertos.
Comunicaciones
Equipo ETC
DSI
2. Elaborar y ejecutar el
plan con los mecanismos
establecidos.
Comunicaciones
Equipo ETC
3. Publicar en página web
una propaganda para el
acceso a página Distrital
de datos
Comunicaciones
Equipo ETC
DSI
La entidad
hace
monitoreo a
la calidad y
uso de los
datos
2,0% 0%
1. Definir criterios para
determinar la calidad de
los datos según los
lineamientos de la circular
005 de la alta consejería
TIC.
Representante
GEL de cada
área
DSI
2. Definir una estrategia
que permita monitorear el
uso de los datos por parte
de los interesados
Comunicaciones
Equipo ETC
DSI - Contratista
portal
3. Presentar informes
sobre el uso de datos a
los interesados (líderes
GEL- Oficina de Atención
al ciudadano y Comité
Directivo)
DSI
Participa
ción
Consulta a
la
ciudadanía
La entidad
publica los
resultados de
las acciones
de consulta
ciudadana.
5,0% 0%
1. Revisión, análisis y
aprobación del medio
utilizado en la Web para
aportes ciudadanos frente
a la gestión de la SDH.
Comunicaciones
ETC
DSI-contratista
portal
2. Realizar el desarrollo
requerido para la
participación
DSI-contratista
portal
30
3. Publicación de
resultados de la consulta
DSI
Comunicaciones
Toma de
decisiones
La entidad
recopila la
información
recibida de
los
ciudadanos e
informa en
sus medios
electrónicos
el alcance de
estos
resultados y
la decisiones
adoptadas
tras la acción
de
participación
10% 0%
1. Revisión, análisis y
aprobación de los aportes
ciudadanos frente a la
gestión de la SDH.
Comunicaciones,
ETC, OAP,
Jurídica
y DSI revisan y
analizan, oficina
de atención al
ciudadano
Comité Directivo
aprueba
2. Definir el tipo de
documento con el cual se
comunican las decisiones
adoptadas
Comité Directivo
3. Publicación de
resultados de la toma de
decisiones
Comunicaciones
La entidad
habilita los
canales
electrónicos
para
involucrar a
los
ciudadanos
dentro de
procesos de
toma de
decisiones
5,0% 0%
1. Establecer un plan de
participación de los
ciudadanos en los tema
en los temas de interés
para las partes
Comité Directivo
Oficina de
atención al
ciudadano
Comunicaciones
OAP
DSI
Jurídica
2. Habilitar los canales
electrónicos definidos en
el plan en los temas en
los cuales la entidad
considere que es
relevante la participación
ciudadana.
Comunicacione
DSI-contratista
portal
Colabor
ación
Programado
Ejecutado 60,0% 11,5% Pendiente 48,5%
31
ANEXO 2. AVANCE IMPLEMENTACIÓN ESTRATEGIA GEL A 30/JUNIO/2016
AVANCE IMPLEMENTACIÓN SERVICIOS
LOGRO CRITERIO
% AVANCE 2016 – 90,0%
PLANEADO EJECUTADO
30/06
PENDIENTE
31/12
Servicios
centrados
en el
usuario
Caracterización de usuarios
(6,5%)
31,50%
5,85%
29,17%
6,50%
2,33%
-0,65%
Accesibilidad (6,5%) 5,85% 4,33% 1,52%
Usabilidad (6,5%) 5,85% 2,84% 3,01%
Promoción (6,5%) 5,85% 6,50% -0,65%
Evaluación de la satisfacción
del usuario (6,5%) 5,85% 6,50%
-0,65%
Mejoramiento continuo (2,5%) 2,25% 2,50% -0,25%
Sistema
integrado de
PQRD
Sistema Web de contacto,
peticiones, quejas, reclamos y
denuncias (7,5%)
13,50%
6,75%
15,00%
7,50%
-1,50%
-0,75%
Sistema móvil de contacto,
peticiones, quejas, reclamos y
denuncias (5,0%)
4,50% 5,00%
-0,50%
Sistema integrado de
peticiones, quejas, reclamos y
denuncias (2,5%)
2,25% 2,50%
-0,25%
Trámites y
servicios en
línea
Registro unificado de
usuarios (5,0%)
45,00%
4,50%
40,20%
0%
4,80%
4,50%
Formularios descargables,
diligenciables y
transaccionales 5%
9,00% 10,00%
-1,00%
Certificaciones y constancias
en línea (10%) 4,50% 10,00%
-5,50%
Trámites y servicios en línea
(20%) 18,00% 12,20%
5,80%
Ventanillas Únicas (10%) 9,00% 8,00% 1,00%
TOTAL AVANCE 90,00% 84,37% 5,63%
32
AVANCE IMPLEMENTACIÓN GESTIÓN
LOGRO CRITERIO
% AVANCE 2016 – 45,0%
PLANEADO EJECUTADO
30/06
PENDIENTE
31/12
Estrategia
de TI
Entendimiento Estratégico
(3,0%)
6,8%
1,4%
4,91%
0,30%
1,84%
1,05%
Direccionamiento Estratégico
de TI (4,0%) 1,8% 1,11% 0,69%
Implementación de la
Estrategia de TI (4,0%) 1,8% 3,50% -1,70%
Seguimiento y Evaluación de la
Estrategia de TI (4,0%) 1,8% 0% 1,80%
Gobierno
de TI
Alineación (3,5%)
6,8%
1,6%
6,80%
0,70%
-0,05%
0,88%
Esquema de Gobierno de TI
(4,0%) 1,8% 1,00% 0,80%
Gestión Integral de Proyectos
de TI (4,0%) 1,8% 4,00% -2,20%
Gestión de la Operación de TI
(3,5%) 1,6% 1,10% 0,48%
Informació
n
Planeación y Gobierno de
Componentes de Información
(5,0%)
9,0%
2,3%
10,25%
6,25%
-1,25%
-4,00%
Diseño de los Componentes de
información (5,0%) 2,3% 0% 2,25%
Análisis y Aprovechamiento de
Componentes de Información
(5,0%)
2,3% 0,50% 1,75%
Gestión de la Calidad y de
Seguridad de los Componentes
de Información (5,0%)
2,3% 3,50% -1,25%
Sistemas
de
Informació
n
Planeación y gestión de los
Sistemas de Información
(3,0%)
6,8%
1,4%
6,20%
2,10%
0,55%
-0,75%
Diseño de los Sistemas de
Información (3,5%) 1,6% 0,15% 1,43%
Ciclo de Vida de los Sistemas
de Información (2,5%) 1,1% 2,00% -0,88%
33
Soporte de los Sistemas de
Información (3,0%) 1,4% 1,20% 0,15%
Gestión de Seguridad y Calidad
de los Sistemas de
Información. (3,0%)
1,4% 0,75% 0,60%
Servicios
Tecnológi
cos
Planeación y Gestión de los
Servicios Tecnológicos (4,0%)
6,8%
1,8%
8,00%
1,00%
-6,20%
0,80%
Operación de Servicios
Tecnológicos (4,0%) 1,8% 2,70% -0,90%
Soporte de Servicios
Tecnológicos (3,0%) 1,4% 3,00% -1,65%
Gestión de la Calidad y
Seguridad de Servicios
Tecnológicos (4,0%)
1,8% 1,30% 0,50%
Uso y
Apropiació
n
Estrategia para el uso y
apropiación de TI (3,5%)
4,5%
1,6%
0%
0%
4,5%
1,58%
Gestión del cambio de TI.
(4,0%)
1,8% 0% 1,80%
Medición de resultados de uso
y apropiación (2,5%) 1,1% 0% 1,13%
Capacida
des
institucion
ales
Uso eficiente de papel (2,0%)
4,5%
0,9%
2,90%
2,00%
1,60%
-1,10%
Gestión de documentos
electrónicos (3,0%) 1,4% 0% 1,35%
Automatización de procesos y
procedimientos (5,0%) 2,3% 0,90% 1,35%
TOTAL AVANCE 45,0% 39,06% 0,99% 5,9%
34
AVANCE IMPLEMENTACIÓN SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACION
LOGRO CRITERIO
% AVANCE 2016 – 50,0%
PLANEADO EJECUTADO
30/06
PENDIENTE
31/12
Definición del
marco de
seguridad y
privacidad de la
información y de
los sistemas de
información
Diagnóstico de
Seguridad y
Privacidad (10%)
15,0%
5,0%
25,00%
10,00%
-10,00%
-5,00%
Plan de Seguridad y
Privacidad de la
Información (20%)
10,0% 15,00% -5,00%
Implementación del
plan de seguridad
y privacidad de la
información y de
los sistemas de
información
Gestión de Riesgos de
seguridad y privacidad
de la información
(40%)
20,0% 20,0% 21,90% 21,90% -1,90% -1,90%
Monitoreo y
Mejoramiento
continuo
Evaluación del
desempeño (30%) 15,0% 15,0% 8,80% 8,80% 6,20% 6,20%
TOTAL AVANCE 50,0% 55,7% -5,7%
