ALCALDIA DE BARRANQUILLA Secretaría de Educación Distrital

EN LINEA CON LA CALID@D

Órgano Informativo Virtual de la Secretaría de Educación

Servimos y Educamos con Calidad

En la foto de izquierda a derecha: Antonio Moisés, Coordinador Unale Suroccidente, Ronald Chavarro, Asesor de Planeación, Fernando Peña Bui-trago, Auditor de ICONTEC, Adalina Fonseca, Profesional de Gestión Organi-zacional y Gina Robles, Asesora en Modernización y Nuevas Tecnologías.

SECRETARIA DE EDUCACION FUE AUDITADA POR ICONTEC

CONTENIDO

EDITORIAL SECRETARIA DE EDUCACION AUDITADA POR ICONTEC LA COMUNICACIÓN BASE FUN-DAMENTAL PARA PRESTAR UN BUEN SERVICIO LA COMUNICACIÓN, ESCENCIAL PARA UN BUEN SERVICIO REPASEMOS

La Secretaría de Educación Distrital, fue auditada por el ICONTEC con el obje-tivo de ser Certificada en la Norma ISO 9001:2008, el proceso estuvo a cargo del Auditor Fernando Peña Buitrago, delegado de dicha entidad para adelan-tar la pre-auditoría en las instalaciones de las oficinas de Atención al Ciuda-dano, Calidad Educativa, Cobertura, Gestión Administrativa Docente, Planea-ción Educativa, Inspección y Vigilancia y las Unales.

En esta oportunidad quiero agradecerle al Alcalde Alejandro Char por el voto de confianza depositado en mí para dirigir la Secretaría de Educa-ción, he asumido este reto con el objetivo de brindar una educación con calidad, aumentar la cobertura en las Instituciones Educativas del Distrito, mantener la Certificación de Calidad obtenida por ese trabajo en equipo, liderado por funcionarios comprometidos en los procesos educativos y en el servicio a la comunidad. A través de la Secretaría me he propuesto seguir liderando los procesos de modernización de esta entidad y de las instituciones educativas, en aras de servirle a la comunidad de manera eficiente y oportuna, para que la comunicación fluya en las diferentes oficinas y hacia la comunidad, en donde el trabajo en equipo sea la mayor cultura de esta organización. En ese sentido, para lograr los retos propuestos, trabajaré liderando el trabajo que vienen desarrollando todos los funcionarios, realizando reu-niones de planeación y de evaluación los días lunes, de tal manera, que los resultados de las actividades emprendidas se puedan ejecutar y moni-torear en el corto plazo. Es oportuno, manifestarles que debemos trabajar con entrega y amor, que cada actividad que emprendamos nos llene de regocijo, en donde de-mostremos el sentido de pertenencia con nuestra ciudad, brindando un mejor servicio a nuestros clientes, porque ellos son, quienes nos califican. Por lo tanto, la Secretaría de Educación Distrital, debe seguir liderando los procesos de servicios con Calidad y eso se logra con el compromiso de to-dos, con funcionarios proactivos como ustedes lo han demostrado. Igualmente, quiero manifestarles que la Secretaría es una entidad de puertas abiertas a la comunidad y es por ello que estaré atendiendo y es-cuchando de cerca las necesidades de la comunidad educativa, visitando por semana entre 5 y 6 instituciones, demostrando con ello, el compromi-so y el reto asumido desde el mismo momento que me posesioné a traba-jar por la educación en el distrito.

Trabajo en equipo, unido, con mucha creatividad y dedicación y veremos

que Si se puede!.

Secretaria de Educación Distrital

EDIT

OR

IAL

José C. Herrera

Secretario de

Educación (E)

Luego de esta pre-auditoría realizada por el ICONTEC, la Secretaría de Educación as-pira obtener la Certificación ISO 9001:2008 que le permitirá mostrarse a nivel nacio-nal como una de las entidades que brinda un servicio con calidad en la ciudad de Barranquilla. La Secretaría de Educación el pasado 23 de junio de 2010, recibió Certificación Na-

cional de Calidad con alcance a los procesos de Atención al Ciudadano, Cobertura y

Gestión Administrativa Docente, por parte del ente certificador ICONTEC, de acuer-

do al reglamento técnico emitido por el Ministerio de Educación Nacional.

Recordemos que para obtener este reconocimiento, la Secretaría de Educación ini-ció el proceso de modernización con la implementación de sistemas de información, y de trabajo por procesos con el apoyo permanente que proporcionó el Ministerio de Educación Nacional el cual se consolidó con la aprobación de una nueva estruc-tura organizativa, con personal profesional cuyos perfiles de cargos responden a los requeridos por los procesos. Igualmente, la infraestructura física de la Secretaría fue otro factor importante para el mejoramiento de la misma al contar con unas oficinas acondicionadas y moder-nas.

Secretaria de Educación Distrital

SECRETARIA DE EDUCACION FUE AUDITADA POR ICONTEC

La Comunicación Base Fundamental para Prestar un Buen Servicio: Raquel Odila Ramírez Tovar

Secretaria de Educación Distrital

“Levantarse bien temprano con una actitud positiva para prestar un buen servicio con amor es lo importante”, así lo expresó Raquel Odila Ramírez Tovar, quien se desempeña en la Secretaría de Educación como técnico ope-rativo en la oficina de Gestión Administrativa Docente desde hace 14 años y seis meses.

Ramírez Tovar, nació en el Tolima, se crió en Antioquia y desde hace 29 años vive en Ba-rranquilla, por tal razón se considera como una autentica barranquillera que le gusta la música y tratar bien a las personas.

Raquel Odila, tiene 27 años que se separó de quien fue su esposo y no contrajo relación con otro hombre, se dedicó a sacar adelante a su familia y darles la educación a sus tres hijos. Hoy se siente orgullosa de ellos, una es Admi-nistradora de Empresa, una Ingeniera indus-trial y el varón Médico Veterinario. Así mismo cuenta con una nieta que es uno de sus en cantos al llegar casa, luego de su labor en el trabajo.

Le preguntamos a Raquel Odila, ¿Cómo debe ser el servicio en la administración pública?

R/ Para mí, la experiencia que he tenido en la administración pública, ha sido una experien-cia muy bonita porque he tenido mucho con-tacto con la comunidad y en ese sentido, lo que yo he entendido que uno está para servir al público y ayudarle a resolver sus problemas de manera oportuna. Creo que la buena aten-ción es indispensable para darle una respuesta oportuna al usuario, de tal manera que quede satisfecho con el servicio brindado.

¿Qué concepto tiene del servicio que brinda la Secretaría de Educación en estos 14 años de estar laborando?

R/ La Secretaría ha evolucionado mucho y en

estos tres últimos años ha sido fundamental la adecuación de las oficinas y los procesos de atención al público han sido más efectivo en sus respuestas. Al principio el docente estaba más encima del trabajador solicitando que le solucionarán sus solicitudes e interrumpían la labor que uno venía desarrollando, ahora con este nuevo sistema ha cambiando, se le da una información más oportuna y de manera ordenada, de que él público quede satisfecho con el servicio.

¿Qué calificación le da usted al servicio brinda-do por la Secretaría en la escala de 1 a 5?

R/ Yo diría que la califico con un 4, yo creo que hace falta más compromiso de muchos funcio-narios con su labor de servicio, debemos ser más entregados, tener más responsabilidad, no solamente pensar en el salario que deven-gue, sino dar de lo mejor de sí, no solo con cumplir con las funciones que le asigne, se debe ser más servicial y tener todo al día para brindar un servicio con calidad y darle un buen trato a los docentes que son nuestros princi-pales clientes, que son los que vienen a buscar solución a sus problemas y debemos atender-les oportunamente para que queden satisfe-chos.

¿Cuál sería el mensaje para sus compañeros de trabajo?

R/ Yo creo, que lo importante y fundamental es la comunicación y considero que necesita-mos tener una comunicación más amena e integral entre el grupo, muchas veces no sabe-mos qué hace el compañero, qué información maneja, creo que eso es lo que debemos me-jorar, la interrelación entre los compañeros de trabajo, que nos permita darnos un apoyo el uno al otro para resolver cualquier problema de trabajo para brindar un mejor servicio a nuestros usuarios.

Raquel Ramírez Tovar

Funcionario Gestión

Administrativa

Docente

ajustarse a la magnitud del servicio que se brinda desde la misión y la vi-sión de la Secretaría en aras de posi-cionarla como una entidad que presta un servicio oportuno y de calidad, es decir lo que se predica ponerlo en práctica. Una promesa que aumente desmesu-radamente las expectativas del clien-te, provoca decepción y con frecuen-cia la pérdida del mismo, cuando no se cumple cabalmente con el servicio anunciado. LA COMUNICACIÓN EFECTIVA Cuando nos comunicamos con al-guien no solamente emitimos un mensaje, también recibimos una res-puesta y nuevamente comunicamos ante esa respuesta. Todo ello se reali-za con palabras, gestos, pensamientos y sentimientos. Las comunicaciones comprenden el conjunto de actividades que se des-

La comunicación desempeña un papel importantísimo en el éxito de una estrategia de servicio. Es el vehículo indispensable para am-pliar la clientela, conseguir lealtad, motivar a los empleados y darles a conocer las normas de calidad que deben poner en práctica. La comunicación es la única forma de hacer conocer la ventaja de la empresa en relación a sus competi-dores. Es la que permite ocupar un lugar en la mente de los clientes (posicionamiento). En ese sentido, la comunicación en la Secretaría de Educación, debe ser trasversal desde el Secretario hasta el personal del servicio de aseo y vigilancia que deben estar informado de los servicios que se brinda y dar una respuesta oportu-na al momento de atender a un cliente. Por lo tanto, la comunicación debe

arrollan con el propósito de infor-mar y persuadir, en un determina-do sentido, a las personas que conforman el grupo de clientes objetivo de la Secretaría. ATENCION AL PÚBLICO

Toda persona que trabaja dentro de una entidad de servicio públi-co, toma contacto con el cliente, la misma aparece identificada co-mo si fuera la organización mis-ma, el trato que brinde es la ima-gen que está denotando de la or-ganización, por lo tanto se debe ser amable y cordial al momento de entrar en contacto con la per-sona. Estadísticamente está comproba-

do que los clientes compran buen

servicio y buena atención por so-

bre calidad y precio, si se trata de

una entidad que brinda un servi-

cio tangible y de productos.

LA COMUNICACIÓN, ESCENCIAL PARA UN BUEN SERVICIO Por: Adalberto Rúa T.

Secretaria de Educación Distrital

Adalberto Rúa Truyol

Oficina de Comunicaciones

REPASEMOS Queja: insatisfacción presentada por el cliente, con respecto al servicio recibido. Reclamo: es la manifestación ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la no atención oportuna de una solicitud. Sugerencia: es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un proceso cuyo objeto está relacionado con la prestación de un servicio o el cumplimiento de una función pública. Trámite: estado de un proceso administrativo por el cual tiene que pasar un asunto para ser solucionado.