Saber +, Itaip mx - Revista 5

CONTENIDOSABER + ES TU DERECHO ENERO-MARZO 2013

08INFÓRMATE

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ENTÉRATE

Los Archivos y su utilidad pública Esperanza Salvá Trujillo

INFÓRMATE

El valor de los archivos en los procesos de transparencia y democraciaLaura Nahabetián Brunet

Archivos organizados como instrumento para el acceso a la informaciónAnna Szlejcher

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08

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HABLAR CON...

Reflexiones en torno a la modernización de la admi-nistración de documentos y los archivos públicosJosé de Jesús Rodríguez Hernández

PARTICIPA

El tratamiento de los documentos digitales de archivo y su conservación a largo plazoDulce Liahut Baldomar

La carrera al corazónAri Burgos

CULTURA

La batalla de Jahuactal y el 27 de FebreroGeney Torruco Sarabia

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DIRECTORIOFelícitas del C. Suárez CastroCONSEJERA PRESIDENTA

Isidro Rodríguez ReyesCONSEJERO

José A. Bojórquez PereznietoCONSEJERO

Martín Berdeja RivasSECRETARIO EJECUTIVOAudomaro Santos MartínezDIR. JURÍDICO CONSULTIVOAna María Pérez OlivaDIR. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASGerardo A. Alipi MenaDIR. DE INFORMÁTICAMa. Alejandra Salas FebresUNIDAD DE CAPACITACIÓN, DIFUSIÓN Y VINCULACIÓNEsperanza Salvá TrujilloUNIDAD DE ARCHIVOSM. Ernesto Zúñiga CastilloCONTRALOR INTERNO

COMITÉ EDITORIAL

Ma. Alejandra Salas FebresDirectorMartín Berdeja RivasEditorEsperanza Salvá TrujilloEditor Adjunto

“Saber + es tu derecho” es una publicación trimestral del Instituto Tabasqueño

de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Tiro: 1000 ejemplares.

Editor responsable María Alejandra Salas Febres. Título registrado ante el

Instituto Nacional del Derecho de Autor, Certificado 04-2012-011213054000

CARTA EDITORIAL

Los archivos cobran vital importancia en la organización y funcionamiento

de una entidad pública (municipal, estatal o federal), en las empresas, así como en

la vida pasada y presente de las personas; motivo por el cual, es imprescindible

que la información en ellos contenida esté completa; y por supuesto, debidamente

integrada, pues su fácil localización permitirá a quien lo consulte, el uso oportuno

de la misma. Toda autoridad gubernamental o empresa, frecuentemente recurre

a la información generada o recibida que históricamente recopiló, con el objeto de

verificar los precedentes de su desarrollo, proyectos cumplidos o pendientes de

ejecutar, etc., lo que evidentemente, facilita la toma de decisiones, el cumplir metas y

objetivos fijados, detectar aspectos negativos para solucionarlos, agilizar procesos o

actividades y hacer eficiente el uso de recursos.

Igualmente, los seres humanos debemos conservar documentación que permita:

identificarnos ante otros individuos, justificar propiedades, acreditar grado escolar,

hacer valer derechos frente a terceras personas; o simplemente, como dato histórico

al interesado en su recorrido por la vida y el conocimiento de sus raíces.

De ahí, la transcendencia que en éstos ámbitos se implementen archivos debidamente

organizados y funcionales, que cuenten con las condiciones idóneas para la preservación

de la documentación que en ellos se almacena; pero también, acorde a los nuevos

avances de la informática y la digitalización.

En ese sentido, ante el gran valor que tienen los archivos para la administración; el

desarrollo económico, social, científico y tecnológico; el fomento y consolidación

de la identidad cultural, la investigación y la historia, este fascículo de Saber + es tu

derecho se destinó a este tópico, por su singular relevancia también en materia de

transparencia y acceso a la información pública, ya que sin duda, es un supuesto básico

para garantizar este derecho fundamental a los ciudadanos.

Mtro. Isidro Rodríguez Reyes

CONSEJERO

4 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013

ENTÉRATE

5SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013

ENTÉRATE

POR ESPERANZA SALVÁ TRUJILLOTITULAR DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DEL ITAIP

Es importante, hoy en día, hablar sobre los

archivos como un conjunto organizado

de documentos en el cual cada una de

sus partes tiene un sentido y una importancia

fundamental.

Dentro de la administración pública, los archivos

como fuente de información, deben tener un

tratamiento de acuerdo con la ciencia archivística.

Es por ello que la archivística, con su aportación

a la administración y a la historia, constituye el

dotar de información a una sociedad interesada

en obtener cada vez más datos tanto del pasado

como del presente.

El concepto de archivo ha evolucionado hasta

lograr su total identidad, ya no solo como memoria,

sino como un proceso que vincula a los elementos

que intervienen en su formación.

Para Schellenberg, un teórico clásico de la

Archivística, los archivos son aquellos registros

de cualquiera institución pública o privada que

hayan ameritado su preservación permanente con

fines de investigación o para referencia y que han

sido depositados o escogidos en una institución

archivística. 1

Por consiguiente; de manera práctica podemos

definir a los archivos como un conjunto de

documentos producidos y/o recibidos en el

“ejercicio de sus funciones” por las personas físicas

o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época

y en “cualquier soporte”.

Los archivos son parte fundamental para

garantizar el derecho de acceso a la información

en toda dependencia, pues de no ser clasificados y

ordenados de manera correcta, se corre el riesgo

de perder la información.

Una adecuada administración en los archivos,

permite la disponibilidad de la información,

función toral en la administración pública. Acción

que se debe valorar debido a la importancia

de la preservación y cuidado para la utilidad

administrativa e histórica de una Institución.

La notoria doble importancia de los archivos:

legitimar y validar información por medio de

la difusión, resulta pieza clave dentro de las

funciones para los fines que deben cumplir

los documentos, al ser el soporte palpable que

transporta información y por ende con un gran

valor histórico.


ENTÉRATE

Ahora bien, al hablar de valoración archivística

como concepto, implica el análisis integral de

la documentación y las acciones (selección,

depuración, expurgo, etc.) en vista a la conservación

cualitativa de los documentos producidos en un

organismo. En otros términos es el proceso por

el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos.

La selección documental en nuestra realidad

archivística, es una necesidad de la Administración,

porque su propósito es reducir el desequilibrio

planteado por la producción y la acumulación

documental.

Así el valor primario se le asigna a los

documentos que sirven para realizar operaciones

administrativas propias del organismo y las

relacionadas con los destinatarios de un trámite.

De ahí que el valor jurídico o legal, será aquel del

que se derivan derechos u obligaciones legales

regulados por el derecho común.

Por consiguiente, el valor fiscal o contable está

marcado por reglamentos o normas establecidas

por la Hacienda Pública, que deben ser atendidas

para la vigencia, la guarda precautoria, y para la

disposición final.

Por otra parte, los Valores Secundarios, no menos

importantes, contemplan un valor evidencial mismo

que revela el origen, organización y desarrollo de

las entidades (cambios institucionales orgánicos,

normas de trabajo, política interna, economía,

estadísticas, etc.).

LOS ARCHIVOS SON PARTE FUNDAMENTAL PARA GARANTIZAR EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN EN TODA DEPENDENCIA.

Una adecuada administración en los archivos,

permite la disponibilidad de la información,

función toral en la administración pública.

ENTÉRATE


ENTÉRATE

A su vez, el valor histórico revela la evolución y los

cambios más trascendentales desde el punto de

vista legal, que ha sufrido la institución (directrices,

políticas, programas, proyectos, etc.).

Finalmente, un valor informativo revela

fenómenos sociales e institucionales (expedientes

de personal, correspondencia, organigramas,

reglamentos internos, etc.) 2

Ahora bien, sabemos la importancia que tienen los

archivos en sus dependencias, pero ¿por qué son

importantes? ¿para qué nos sirven? Es preciso

divulgar ese conocimiento a la ciudadanía en

general, por ser un legado a todos los ciudadanos,

para fortalecer la transparencia que por añadidura

comienza en los archivos y lograr una real apertura

informativa.

Resulta necesario que, se tome en cuenta la

conservación de documentos, actividad cuyo

principio permite mantener y garantizar la

información el mayor tiempo posible.

Al hablar de conservación de documentos, no

debe entenderse como un proceso correctivo,

sino como un proceso preventivo, de actividades,

métodos y estrategias que nos permiten

salvaguardar en la medida de lo posible la acción

de los agentes de deterioro y, lograr así conservar

la información contenida en los documentos como

medios portadores de un mensaje.

Lo cual nos permite inferir que, resulta un

verdadero reto, el papel que debemos adoptar

como sociedad. La utilidad de los archivos es

nuestro argumento más fuerte para plantear

su importancia y lograr hacer conciencia ante la

propia ciudadanía, por ser parte de una memoria

social sustentada en los documentos emitidos,

los cuales formarán en un futuro no lejano un

invaluable legado para nuestras generaciones.

BIBLIOGRAFÍA

1. AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA

Jorge, Los Archivos Públicos: Su Organización y

Conservación, Editorial Porrúa, México 2007.

2. ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a

la Operación de Archivos en Dependencias y

Entidades del Poder Ejecutivo Federal, Secretaría

De Gobernación, México 2008.

3. Guía para la salud de los trabajadores, Poder

Judicial de la Federación, Consejo de la Judicatura

Federal, México 2008.

4. VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, La archivística

objeto e identidad, Red Nacional de Archivos de

Instituciones de Educación Superior, Archivo

Histórico BUAP, Heroica Puebla de Zaragoza,

México 2007.

Notas

1 Villanueva Barzan, Gustavo. La archivística objeto e identidad. México, Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, Archivo Histórico BUAP, Heroica Puebla de Zaragoza, 2007. p. 57.

2 Alday García, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México, Archivo General de la Nación, 2008. p. 41.


INFÓRMATE


INFÓRMATE

POR LAURA NAHABETIÁN BRUNETDOCTORA EN DERECHO Y CIENCIAS SOCIALES

INTRODUCCIÓN

“La crisis de la democracia es que no es lo

suficientemente democrática .... - por lo que se

necesita - una redefinición de los derechos y las

obligaciones de los individuos.” 1

“Ya no se requiere de mayor debate ideológico para

demostrar que la democracia es una condición

necesaria para el desarrollo. Nos referimos a la

democracia considerada no sólo como el régimen

político sino como un sistema de relación con

los ciudadanos que va incluso más allá de lo

institucional.” 2

“El régimen democrático es un sistema donde la

legitimidad de un gobierno se origina no solamente

de las elecciones, sino también del consenso que

éste consigue mantener entre la población.” 3

El problema se plantea habitualmente – sobre

todo en países con democracias débiles – cuando

los gobiernos no son capaces de dar respuestas

eficientes a sus gobernados, en la medida que

los conflictos se multiplican por la existencia

de expectativas y demandas insatisfechas,

generando posibles quiebres institucionales,

deslegitimando a los gobiernos y facilitando que

el sistema en su conjunto ingrese en lo que ha

dado en denominarse espiral de ingobernabilidad.

De esta forma es ampliamente compartible la

aseveración de Carlos Fuentes en el sentido de la

necesidad del mantenimiento de la estabilidad de

la región ya que “si las instituciones democráticas

no producen pronto resultados económicos y

sociales para la mejoría de las mayorías, para

superar el abismo entre pobres y ricos y estrechar

los espacios entre la modernidad y la tradición,

podemos temer el regreso a nuestra más vieja y

arraigada tradición, que es el autoritarismo.” 4

Así es posible acompañar también la afirmación

del ex Presidente del Ecuador Osvaldo Hurtado:

“cuando la democracia sea capaz de producir

resultados concretos y tangibles en los campos

económico y social, además de garantizar la

libertad y los derechos humanos, y promover

la participación ciudadana, sus instituciones se

consolidarán en la conciencia colectiva y sus

valores pasarán a formar parte de la cultura

latinoamericana. A partir de entonces su

supervivencia quedará garantizada.” 5

“Las causas de pérdida de confianza en las

instituciones democráticas no se hallan en factores

socioeconómicos sino en la propia política”. 6

Los ciudadanos se encuentran en una situación que

entienden de desamparo frente a las instituciones


INFÓRMATE

y la desdoblan de forma tal que se sienten

impotentes frente a un sistema democrático que

les interesa pero no les satisface, al punto de

establecer que si un gobierno dictatorial solucionara

sus reivindicaciones de índole económica, no

habría mayor problema, al mismo tiempo que no

creen en una democracia consolidada mediante

instituciones y mucho menos liderazgos como los

actuales.

Seguramente la situación

real pueda considerarse no

como de ausencia de valores

democráticos, sino como

de conciencia y reclamo de

nuevas formas y capacidades

institucionales en que cristalizar

estos valores.

TRANSPARENCIA Y

DEMOCRACIA

La transparencia es un tema

que suele utilizarse cada vez

con mayor frecuencia, sin

definiciones conceptuales

claras. Increíblemente aún no se ha generado un

cuerpo teórico que pueda impedir convertirla en

un concepto que sin tener idea de a qué refiere

se utiliza, ya sea para ganar credibilidad y aplauso

como decía Aristóteles o para ganar un debate,

como precisaba Schopenhauer. 7

“Al término transparencia podría de hecho

calificársele como un “término tótem” respecto

del cual no pocos políticos buscan tomar partido

escasas veces de manera sincera, las más por mera

pose y conveniencia electoral. Si en los ochentas y en

la primera mitad de los noventas era políticamente

correcto ser demócrata, hoy ser transparente está

“in”.” 8

Luis Ugalde ha indicado que la transparencia

implica: “abrir la información de las organizaciones

políticas y burocráticas al escrutinio público,

mediante sistemas de clasificación y difusión que

reducen los costos de acceso a

la información del gobierno. La

trasparencia no implica un acto de

rendir cuentas a un destinatario

específico, sino la práctica de

colocar la información en la

vitrina pública para que aquellos

interesados puedan revisarla,

analizarla y, en su caso, tomarla

como mecanismo para sancionar

en caso de que haya anomalías

en su interior.” 9

Es decir que al hablar de

transparencia la referencia

debe entenderse efectuada a

aquellos actos por medio de los

cuales la información del Estado es puesta bajo el

escrutinio público de la sociedad en su conjunto. La

transparencia no implica una suerte de rendición

de cuentas a una persona determinada, sino que se

trata de una práctica democrática mediante la cual

se coloca la información gubernamental bajo la

lupa de la publicidad, para que las personas puedan

efectuar las tareas que entiendan pertinentes

vinculadas con su revisión, análisis y en caso

de entenderlo pertinente activar mecanismos

sancionatorios.


INFÓRMATE

“La transparencia del gobierno y la administración no es sólo un

pedido de la ciudadanía, sino una obligación que el Estado se ha

auto impuesto, incluso desde el punto de vista normativo para

evitar la corrupción y hacer frente a las tradicionales prácticas

burocráticas.” 10

Importante es tener presente, para qué sirve la transparencia.

Y en este sentido, es pertinente considerar que la transparencia

funge como pilar sustantivo de la democracia.

Las funciones de quienes gobiernan implican el ejercicio de la

representación que les es otorgada, pero no es posible que se

apropien de la misma; son removibles. Por lo mismo, deben ser

conscientes que deben responder al interés público y por tanto

presentar sus decisiones dado que éstas son en nombre del

colectivo social que los estatuyó en el lugar.

Es pertinente precisar que desde el punto de vista conceptual “la

transparencia de la acción pública no es sinónimo de rendición de

cuentas, pero es una condición necesaria para que ésta se lleve a

cabo” 11, motivo por el cual el ocultamiento de información, sea o

no con intencionalidad, impide efectuar ésta en forma correcta,

ya que no será posible el conocimiento efectivo de la actuación

de la Administración y de la utilización que de los fondos

públicos ésta efectúa. Para que ésta constituya efectivamente

un mecanismo de contralor del poder es fundamental que

aquéllos que deban ejercerlo otorguen visibilidad, difusión y por

tanto transparencia a la forma en que se toman las decisiones,

los motivos que se esgrimen para su adopción, los objetivos que

se pretenden obtener, así como los costos en infraestructura

técnica y humana.

En función del criterio que establece que la Administración

tiene por finalidad y cometido precisamente “servir” a los

ciudadanos, es compartible la afirmación que establece que: “la

más amplia accesibilidad y visibilidad, lejos de comprometer el

correcto funcionamiento del aparato administrativo, refuerza

La Transparencia colabora en tanto instrumento e incentivo para evitar que se produzca la inevitable cooptación de los espacios públicos por quienes tienes los medios -generalmente económico, aunque noúnicamente- como para ello.

De la multiplicidad de conceptualizaciones que sobre el tema existen es menester considerar que en todos los casos se presentan una serie de elementos que siempre están presentes, a saber:

• Información. • Actividad gubernamental.• Apertura sin restricciones.• Facilidad, oportunidad y completitud de la información.


INFÓRMATE

su legitimidad democrática y su configuración

esencialmente servicial.” 12

La transparencia no es, en definitiva, una cuestión

normativa, sino de actitud.

INSTITUCIONES, INFORMACIÓN Y ARCHIVOS

A) INSTITUCIONES

Frente a la reivindicación de la necesidad de

analizar las posibilidades de modificación en las

instituciones, será necesario establecer primero

cuáles son los elementos que determinan su

calidad.

En ese contexto, será necesario establecer que las

instituciones públicas “son expresión de fuerzas

políticas a través de las cuales las sociedades

intentan resolver sus problemas colectivos.” 13

De esta forma, la calidad de las instituciones

estará seguramente influenciada por criterios,

procedimientos y normas establecidas para el

funcionamiento del sistema político.

Es importante que la relación entre instituciones

y política determina en muchos aspectos los

caminos del desarrollo de las sociedades; esto se

debe a que la calidad de las instituciones constituye

el elemento de vinculación que unirá a las normas

con los procedimientos y prácticas del sistema

político.

No es posible dejar de considerar el hecho de que

“la calidad de las instituciones públicas constituye

el puente que une el desarrollo con las reglas y

prácticas del sistema político. El desarrollo depende

en buena parte de las instituciones públicas, pero

éstas a su vez se crean y transforman en el contexto

generado por el sistema político.” 14

B) INFORMACIÓN

Al hablar de información, la referencia debe

entenderse hecha – en una determinación de una

gran amplitud - a la contenida en los documentos

que los sujetos obligados generan, obtienen,

adquieren, transforman o conservan por cualquier

título, asimismo, será información pública toda la

que emane o esté en posesión de una entidad de

carácter público.

De esta forma se entenderá que “el libre flujo de la

información y de las ideas es central para la propia

noción de la democracia y es crucial para que se

respeten eficazmente los derechos humanos. En

ausencia del respeto para el derecho de la libertad

de expresión, la que incluye el derecho a buscar,

recibir e impartir información e ideas, no es posible

ejercer el derecho a votar, se violan los derechos

humanos en el secreto, y no hay ninguna manera

de denunciar a un gobierno corrupto e ineficiente.

La garantía en la práctica de un libre flujo de

información e ideas se fundamenta en el principio

de que las entidades públicas tienen información,

pero no para su propio uso sino en representación

del pueblo.” 15

Acceder a la información pública que se encuentra

bajo la superintendencia del gobierno es

fundamental por varios motivos.

En primer término, el propietario real de la

información es la persona, se trata del pueblo que ha

elegido a sus gobiernos y que delega su posibilidad


INFÓRMATE

de decidir en manos de sus gobernantes. El

gobierno resuelve y sus decisiones se registran

en documentos diversos, y éstos deben ponerse

en conocimiento de todas las personas, sin

calificación de un interés de tipo alguno y por

ende facilitar el acceso a toda la información que

se hubiere generado.

En segundo término, el acceso a la información

pública es uno de los principales sustentos de

la rendición de cuentas, la que se constituye en

núcleo fundamental de la democracia.

Finalmente, acceder a la información constituye

un sistema que efectivamente facilita la

evaluación y el contralor del poder. De esta forma,

toda persona podrá pedir acceso a la información

que sin expresión de motivación le interese y

así revisar la actividad que los gobernantes han

efectuado sobre diferentes temas. Además, en

la medida que los funcionarios conocen de las

obligaciones generadas por las leyes de acceso a

la información, aparece una suerte de incentivo

para que éstos actúen de acuerdo con éstas y

así aplicar la legislación vigente en su ámbito de

responsabilidad. 16

“La transparencia se ha convertido en una exigencia

ubicua en el mundo de los gobiernos democrático

republicanos en tanto todos los demócratas

coinciden, en que democracia cada vez más implica

y significa rendición de cuentas” 17 y éstas son dos

de los pilares del buen gobierno conjuntamente

con el acceso a la información pública.

No debe olvidarse que “el principio general es que la

información de las reparticiones gubernamentales

LA CALIDAD DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS CONSTITUYE EL PUENTE QUE UNE EL DESARROLLO CON LAS REGLAS Y PRÁCTICAS DEL SISTEMA POLÍTICO.

en última instancia no tiene otro dueño legítimo

que el pueblo.” 18

La accesibilidad a la información supone – en

términos generales - una facultad amplia que

se asocia al conocimiento de lo público y no

solamente a los documentos publicados por el

Estado. El acceso a la información debe ser total

e irrestricto, sin importar el soporte en que esté

sustentado: documentos escritos, expedientes,

planos, soportes magnéticos, entre otros.

C) ARCHIVOS

En esta línea de consideración es importante


INFÓRMATE

tener presente la evolución que se ha verificado

en relación con las funciones que cumplimentan

los archivos.

En efecto, se verifica un cambio de sustancia desde

la antigüedad en que su actividad principal no era

otra que la de celosos custodios de los fondos de

archivo para que éstos estuvieren luego al servicio

de la investigación histórica, a la actualidad de la

modernidad en que su misión es la de facilitar la

búsqueda y recuperación de la información que

los diferentes usuarios pudieren requerir y estar

atentos a su disposición.

“Durante muchos siglos, el archivo era concebido

como un instrumento de poder por parte de las

clases dominantes de manera que el secretismo

era la expresión de la voluntad de una minoría

para mantener la información bajo su control. Aún

actualmente, el poder demoledor de la información

ha llevado a gobiernos a limitar su acceso y en

momentos políticos conflictivos, ha esconder los

documentos e, incluso, a destruirlos” 19.

Avanzando en el tiempo, la reconsideración de

la democracia y particularmente la evolución del

derecho a la información y la libertad de expresión,

han conducido a un importante momento de

apertura, o mejor a una revalorización de lo

sustantivo que es para la democracia el ejercicio

de éstos. Con ello sin dudas, se produce un avance

en la consideración de los archivos, al menos desde

el punto de vista dialéctico.

No cabe duda que los archivos son esenciales para

la construcción de la denominada gobernabilidad

democrática.

Es en ellos, y bajo las más diversas y dificultosas

condiciones operativas que se resguardan

importantísimos volúmenes de información de

gran valor, tanto para el desempeño de la gestión

pública como para su conservación y difusión

como memoria histórica.

La riqueza informativa de los archivos

gubernamentales es muy vasta, tanto como los

seculares problemas que condicionan su eficiencia

y su capacidad para ser considerados y constituirse

como el sistema de información por excelencia de

las administraciones públicas, en cualquier nivel

de gobierno.

La importancia de los archivos radica en

principio, en tres razones fundamentales:

1.- Facilitan la gestión de la Administración

Pública e Instituciones, proporcionando acceso

a los documentos en el curso de las actividades

administrativas cotidianas.

2.- Permiten al ciudadano el ejercicio del

derecho de acceso a la información, poniendo

a su disposición los documentos administrativos,

técnicos y jurídicos que le conciernen o que son de

interés para el conjunto de la sociedad.

La transparencia es esencial en todo estado

democrático.

3.- Preservan la memoria colectiva de las

naciones, las regiones, las comunidades, las

organizaciones y las personas.

Sin embargo, a éstas deben adicionarse dos

absolutamente fundamentales:

a) Para que exista rendición de cuentas y


INFÓRMATE

transparencia, la sociedad necesita de información

sólida y datos irrefutables, porque de otra manera

la denuncia se convierte en prédica política sin

ningún tipo de sustento y pierden por tanto valor

y eficacia.

b) En los archivos existe multiplicidad de

información que permite la verificación de claves

fundamentales para la comprensión y solución de

problemas nacionales acuciantes.

Ahora bien, establecido lo anterior, lógicamente

desde el punto de vista político, sin dudas que

ningún dirigente político estaría en contra de estas

afirmaciones y posiblemente hasta realizaría

discursos contemplativos de estas afirmaciones.

La pregunta inmediata es entonces ¿cuáles son

las razones para que los archivos que son tan

importantes, sean menospreciados y denostados

por los actores políticos en los hechos, siendo

que por ejemplo los presupuestos asignados son

nimios o inexistentes?

ESCENARIOS COMPLEJOS

La información que existe a nivel internacional

así como la verificación de la realidad cotidiana

determina que los archivos en términos generales,

se encuentran en una situación francamente

lamentable, en la medida que sus instalaciones no

son las adecuadas, sus funcionarios no siempre

son profesionales de la materia, las dificultades

para el desarrollo de sus procesos técnicos

son múltiples, los instrumentos de trabajo se

encuentran en la obsolescencia, en definitiva, la

precariedad los ha absorbido.

Se trata pues, de la persistencia de enormes

desigualdades incluso en el interior de

entidades que a priori podrían invertir

considerables presupuestos en su actualización y

profesionalización. Sin embargo, las prioridades

siempre son otras y no se logra en muchos casos

pasar la barrera de la opacidad.

Pueden establecerse por lo menos tres situaciones

de destaque que funcionan como condición

para la organización, el acceso y utilización de la

información contenida en los archivos.

1. CONCEPTUALIZACIÓN ERRÓNEA POR PARTE

DE LOS ACTORES RELEVANTES ACERCA DE LA

IMPORTANCIA QUE REVISTEN LOS ARCHIVOS.

Desde el punto de vista social e institucional

existe una equivocada visión en relación con

la significación, importancia y alcance de los

archivos. Se verifica un trato indiferente que

prevalece en las administraciones en relación con

la actividad archivística y el personal que la cumple

lo que hace dificultoso el diseño de políticas

públicas de alto impacto en esta materia. Tal es

así que los archivos, en lugar de facilitar el acceso

a la información que contienen y de esta forma

colaborar en el fomento de la imprescindible

transparencia en tanto pilar fundamental del buen

gobierno, se han constituido en una pieza débil

que llega a obstaculizar su efectividad.

Ramón Alberch Fugeras ha establecido que “uno

de los obstáculos de más relieve que impiden la

‘normalización’ de la función archivística proviene

del gran arraigo de una deformada percepción

y visualización pública de la profesión que se

concreta en una fluctuación que oscila entre


INFÓRMATE

Luego de la explosión de documentos producida en el Siglo XX, la ciencia archivística verificó un importante cambio al derivarse en una administración de documentos.

De esta forma se reconsidera el papel de los archivos y se los guarda ya no únicamente desde su consideración histórica sino desde aquélla de la administración en tanto información que cumplimenta un ciclo vital desarrollado en mérito a diferentes procesos que facilitan la integración de los archivos como sistema de información. Éste facilita la gestión del ciclo vital de los documentos lo que determina la existencia de una orientación de tipo metodológico que facilita la especialización del trabajo de las entidades archivísticas de las organizaciones así como la construcción de un sistema institucional de archivos. A su vez se erigirá como paradigma para la gestión de documentos a lo largo de su ciclo vital.

el estereotipo y la invisibilidad. Así la imagen ciudadana de los

archivos se asocia frecuentemente, o bien a unos depósitos donde

se acumulan grandes volúmenes de documentos y en cuyo marco

se emprenden enjundiosos estudios aptos sólo para el consumo de

una minoría erudita, o contrariamente se constata un lamentable

olvido derivado del desconocimiento sobre nuestros objetivos y

funciones. El ciudadano, pero también una parte sustancial de los

gestores y políticos, tienen grandes dificultades para establecer

una correlación positiva entre sus necesidades de información y la

existencia de un servicio de archivos ágil y eficaz”.20

2. MARGINALIDAD DE LOS ARCHIVOS EN SU CONSIDERACIÓN

SOCIAL E INSTITUCIONAL.

Las entidades públicas no consideran a los archivos como su

sistema lógico de información sino que por el contrario los ubica en

los lugares que no estarían habilitados para actividades que tienen

mayor prestigio. Muy por el contrario se los ubica en los subsuelos

o lugares inútiles, considerándolos en muchas oportunidades como

“espacios con contenido inservible”.

Asimismo desde el punto de vista cultural son relacionados con

buenos lugares para el mantenimiento de la memoria, ya que su

función es resguardar un desconocido pasado y un inexplorado

legado histórico.

Finalmente, en las agendas políticas no se verifican existentes,

ya que difícilmente son considerados para la determinación de

las decisiones gubernamentales, sin perjuicio de los infaltables

discursos que abogan por la transparencia y el acceso a la

información que otorga al menos teóricamente una discutible

rentabilidad electoral.

De esta forma es posible afirmar que esta marginalidad que

revisten sus archivos tanto desde el punto de vista institucional

cuanto desde el punto de vista social, dificulta, - por no afirmar

la imposibilidad de acceso intelectual y físico a la información


INFÓRMATE

contenida en diversos tipos de soporte -por lo que

a su vez, se ve limitada su uso en el manejo de los

asuntos públicos, así como en el desarrollo de una

memoria documental de instituciones y entidades

públicas correctamente organizadas y ordenadas.

La falta de conocimiento y por tanto de

entendimiento acerca del sustancial valor que

éstos tienen como mecanismo de información,

y el desprecio con que es considerada la función

archivística – en muchos casos desde la autoridad

– los condena a una situación de rezago difícil

de superar. A esto debe sumarse, la dificultad

de sobreponerse e imponerse como el recurso

informativo esencial que constituyen con un

carácter probatorio casi único así como testimonio

dificultosamente igualable del desenvolvimiento

jurídico y administrativo de las diferentes

entidades públicas.

3. CARÁCTER ESTRUCTURAL DE LOS

PROBLEMAS ARCHIVÍSTICOS.

En una frase nada original puede establecerse

que los problemas de los archivos son de carácter

estructural y tienen su origen en la propia

administración, en la medida que dependen

directamente de la forma en que ésta produce,

organiza, gestiona y considera a la información

documental y archivística.

No es oculto que en el seno de la administración

se verifican procesos de extrema burocracia,

donde la cultura de las miles de copias acerca

de lo mismo, la utilización hasta el hartazgo

de las técnicas de reprografía son parte de la

cotidianidad. Esto sumado a la complejización y

diversificación de las entidades gubernamentales

lo que redunda en el incremento de las relaciones

documentadas, determina esta producción

explosiva de documentos que termina por ser el

eje central de la gestión archivística.

El incremento desmedido de la producción

documental, genera importantes inconvenientes

en la administración de la información de los

archivos de las entidades ya que les afecta tanto

desde el punto de vista de las técnicas, métodos

y sistematización del trabajo, haciendo que se

determinen obsoletos e ineficaces e influyendo

en forma desfavorable en los espacios físicos y la

infraestructura generalmente inapropiada.

Es en este sentido que se ha afirmado que “los

archivos han caído en una suerte de círculo

vicioso que se distingue por la carencia de apoyos

gubernamentales para ellos, ante el escaso control

que tienen sobre los documentos que manejan,

mismos que, al producirse masivamente, aumentan

la obsolescencia de las técnicas, recursos y métodos

del trabajo archivístico, colapsando a éste, junto

con su propia imagen, en el marco de un entorno

institucional hostil, extremadamente cambiante, y

del que se rezagan aún más, día a día.” 21


INFÓRMATE

UNA AGENDA POSIBLE

En la medida que se entiende posible desarrollar

un compromiso activo para con “la causa” de los

archivos, en la medida que éstos son sin dudas,

parte sustancial de la posibilidad de concreción

efectiva de la transparencia y acceso a la

información y con ellos de la democracia, es que

se considera sustancial avanzar en la elaboración

de una agenda de política pública en la materia.

Será sin dudas un compromiso en el que se deberá

trabajar arduamente y los logros posiblemente sólo

se verificarán en el largo plazo; sin embargo no debe

perderse de vista lo que afirma Max

Weber: “es absolutamente cierto y

así lo prueba la historia que en este

mundo sólo se logra lo posible si

se intenta lo imposible una y otra

vez.” Es entonces en esta línea

de pensamiento que se entiende

viable la discusión en términos de

espacio público político.

1. Construcción de una estructura jurídica sólida

y articulada que no posea determine rigideces

inconducentes, ni imposibilidades de ejecución

por inexistencia de normativa reglamentaria de

aplicación.

2. Desarrollo de políticas públicas cuyo anclaje

fundamental sea la consideración de los sistemas

institucionales de archivos

3. Fortalecimiento de la capacidad administrativa

y financiera de las instituciones.

4. Revaloración institucional y social de la

información contenida en los archivos mediante el

compromiso gubernamental efectivo.

5. Desarrollar procesos de planeación archivística

que no generen únicamente diagnósticos sino

procesos de reingeniería institucional que faciliten

la superación de los tradicionales problemas para

con los mecanismos de administración.

6. Modernización de las técnicas, procedimientos,

métodos e instrumentos de ejercicio profesional,

lo que se deberá unificar indisolublemente con

mecanismos de constante actualización.

7. Incorporación de las tecnologías de la

información en el desarrollo de los procesos

que se cumplimentan sea para la administración

documental sea para el contralor archivístico de la

información.

8. Generación de mecanismos de divulgación,

concientización y aprehensión ciudadana para con

los archivos.

9. Desenvolvimiento de mecanismos de

cooperación y comunicación permanentes entre

los archivos y la administración, así como entre los

usuarios institucionales y sociales.

10. Desarrollar metas de vinculación social y

gubernamental para el cumplimiento de una cultura

institucional y social de los archivos en las que se

le otorgue el papel sustancial que éstos tienen para

la transparencia y la rendición de cuentas.

COLOFÓN

Se comparte la determinación que establece “la


INFÓRMATE

democracia no es concebida como algo cerrado

y definido de una vez por todas, sino como un

proyecto abierto a un futuro siempre incierto

y conflictivo”22. Pero en este marco y bajo este

parámetro debe procurarse dar cumplimiento a

la afirmación que establece que “las decisiones

políticas acerca de la sociedad dependen

exclusivamente de las instituciones, formas

políticas, culturales y orientaciones morales en

cuyo marco tiene lugar el proceso de formación de

la voluntad democrática.” 23

Así será que entre los múltiples retos, el

reconocimiento de los archivos y el papel que

juegan en los procesos de transparencia, acceso a

la información y rendición de cuentas, ocupan un

lugar central en las acciones de divulgación que

deben emprenderse en diversos ámbitos de la

vida nacional de los diferentes países.

Los archivos no son museos, inamovibles y eternos,

constituyen, tanto en la esfera de las organizaciones

públicas cuanto en las privadas, organizaciones

vivas que no solamente resguardan testimonios

de eventos pasados, lo que de suyo los hace muy

relevantes, sino, más aún, deben concebirse como

gestores de información con un gran valor jurídico,

administrativo y técnico en diversas materias. La

exclusividad de la información archivística, como

sedimento y producto natural de las gestiones

gubernamentales, los hace singulares.

La promoción del papel que juegan en tanto centros

neurálgicos de información debe ser reconocida

tanto institucional como socialmente, de ahí la

importancia de involucrar en su divulgación a las

organizaciones sociales y los centros educativos.

La voluntad, es un requisito indispensable pero por

sí solo insuficiente por lo que se considera central

una inteligente inversión de la misma, voluntad

institucional y social serán las que determinen que

los archivos devengan efectivamente en un factor

de transparencia, en oposición a su condición

actual como elemento de opacidad y secrecía.

No es posible que la afirmación: “privados

del acceso a las fuente de información e

ignorando los motivos de las decisiones con

ellos relacionadas, los ciudadanos se encuentran

a merced de una administración anónima, sin

rostro e impenetrable”24, sea una constante en las

diferentes estructuras gubernamentales.


INFÓRMATE

Modificar la mentalidad es prioritario en la medida

que constituye uno de los mayores retos tanto

para la sociedad civil involucrada en la militancia

activa a favor del acceso a la información pública,

cuanto para quienes están en la primera línea de

la formulación de las políticas públicas en el tema.

Las dificultades no son menores, sino importantes y

crecientes en la medida que se inician las acciones,

sin embargo, las recompensas son múltiples y de

magnitudes considerables.

En mérito a lo establecido es posible afirmar que

la información pública debe ser parte del circuito

sustancial integrado por la transparencia, la

rendición de cuentas y la democracia.

Se comparte la afirmación que indica que: “el

deber que la sociedad tiene de procurar de modo

primordial la realización del ser humano como

persona le impone la obligación de respetar las

plurales formas en que esta persona se plasme.

De ahí dimana, pues, el pluralismo que en materia

religiosa, educacional, política, sindical, etc. ... la

sociedad debe asegurarle.” 25

Asimismo se afirma que: “el bien común depende de

un sano pluralismo social”, éste es parte insustituible

del desarrollo democrático. La transparencia no

es negociable y por lo mismo dentro del nuevo

esquema de gobierno – caracterizado por la

gobernanza -, la transparencia pone al alcance

del ciudadano la posibilidad de vigilar lo que

sucede dentro de la estructura administrativa

del gobierno, permitiéndole participar como una

medida de control externo sobre las acciones de

los funcionarios públicos. Es ahí donde la memoria

institucional viva y verificable en los archivos se

considerará insustituible para el desenvolvimiento

democrático.

Los archivos contienen las decisiones que han

modificado las vidas de nuestros ciudadanos y que

han conducido a que se asumieran determinadas

decisiones en el centro del poder político.

Su revalorización colabora sustancialmente en

lograr la eliminación de un perjuicio muy fuerte que

hoy por hoy socaba los pilares de la democracia,

cual es hacer devenir “al individuo democrático en

un simple cliente de las ofertas del mercado político

monopolizado por los partidos” 26 en la medida

que facilita el acceso efectivo a las decisiones de

gobierno que le conciernen.

Compartida como lo es la afirmación que “el futuro

de la política ha de ser invención constante de

democracia o el riesgo totalitario es permanente”27se

entenderá que aquéllos que contienen memoria

histórica, memoria institucional y en definitiva

memoria vital de la cotidianidad de las sociedades,

tienen un papel fundamental en la construcción

de sociedades más justas, más libres, donde los

derechos y las garantías se respetan sin cortapisas

y donde el Estado de Derecho se verifique fuerte y

la democracia vibrante.

Doctora en Derecho y Ciencias Sociales por la Universidad Mayor de la República Oriental del Uruguay.Magister en Ciencias de la Legislación y Gobernanza Política por la Universidad de Pisa.Magister © en Derecho con énfasis en Derecho Constitucional y Derechos Humanos por la Universidad Católica del Uruguay.Doctorado © en Ciencias Jurídicas por la Universidad Católica Argentina.Diplomada en Teoría Política y Gestión, en Relaciones Internacional

Notas


INFÓRMATE

y Desarrollo Político Latinoamericano y en Derechos Económicos, Sociales y Culturales.Especialista en Gobierno y Administración Digital.Docente Universitaria en las Cátedras de Informática Jurídica de la Universidad Mayor de la República y Derecho Constitucional de la Universidad Católica del Uruguay.Integrante del Instituto de Derecho Informático y del Departamento de Derecho Constitucional y Derechos Humanos de las respectivas universidades.Dirección electrónica: [email protected] Giddens, Anthony.- “The Third Way”. Londres, 1998.2 Carrillo Flórez, Fernando.- “El déficit de democratización en América Latina”, en Democracia en déficit: Gobernabilidad y Desarrollo en América Latina. BID. Washington, 2001.3 Bobbio, Norberto, Matteucci, Nicola y Pasquino, Gianfranco.- Diccionario de Política. México, 1988. 4 Fuentes, Carlos.- “Democracia latinoamericana: anhelo, realidad y amenaza”, en Suplemento Bitácora del Diario La República. Montevideo, 2001.5 Hurtado Larrea, Osvaldo.- “Gobernabilidad, Democracia y Pobreza”, en Gobernar la globalización. La política de la inclusión: el cambio de responsabilidad compartida. Cumbre Regional para el Desarrollo Político y los Principios Democráticos. UNESCO. México, 1997.6 Torcal, Mariano.- “La desafección política en las nuevas democracias del Sur de Europa y Latinoamérica”, en Instituciones y Desarrollo. Barcelona, 2001.7 Schopenhauer, Arthur.- “El arte de tener razón”, en 38 estratagemas. Madrid, 1996.8 Alatorre, Jorge.- “El papel de la transparencia y la rendición de cuentas en la consolidación democrática”, en Acta Republicana Política y Sociedad año 5, número 5.Guadalajara, 2006.9 Ugalde, Luis.- “Rendición de cuentas y Democracia: el caso de México”, en Cuadernos de divulgación de la cultura democrática. México, 2002.10 Idem 2.11 Peschard, Jacqueline – Transparencia y partidos políticos. Cuadernos de Transparencia del IFAI Nº 08. México, 2008.12 Fernandez Ramos, Severiano.- El derecho de acceso a los documentos administrativos. Madrid, 1997.13 Banco Interamericano de Desarrollo.- Desarrollo más allá de la

economía. Progreso económico y social en América Latina. Informe 2000.14 Idem 13.15 Waheed Khan, Abdul.- “Presentación”, en Libertad de Información: Comparación Jurídica.- UNESCO. París, 2003.16 Nahabetian Brunet, Laura.- “Acceso ciudadano a la información y el E – gobierno”. Ponencia presentada en el XVIII Seminario del Sistema Nacional de Archivos: Los archivos y el Gobierno Electrónico. Bogotá, 2009.17 Nahabetián Brunet, Laura.- “Transparencia y rendición de cuentas: pilares del buen gobierno”, en Revista Electrónica de la Fundación para la Democracia Wilson Ferreira Aldunate Nº 8 Año I. Montevideo, 2009.18 Agencia Española de Protección de Datos.- “El acceso a la información y la protección de datos personales”, en Documentos de la Red Iberoamericana de Protección de Datos. México, 2005.19 Albrech Fugueras, Ramón.- “Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento”. 2003.20 Alberch Fugeras, Ramón.- “Ampliación del uso social de los archivos. Estrategias y perspectivas”. Ponencia presentada en el I Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica. Río de Janeiro, Brasil. 2000.21 Archivo General de la Nación. Revista Cambio Archivístico Nº 2. México, 1984.22 Rödel, Ulrich y otros.- La cuestión democrática. 1997. Citado por Agapito Maestre en La cuestión democrática: para explicar las transformaciones de la política. Apuntes del Diplomado en Derechos Humanos. AUSJAL, 2010.23 Arendt, Hannah.- Sobre la revolución. Madrid, 1967.24 Domínguez Luiz, José Antonio.- “El derecho de información administrativa: información documentada y transparencia administrativa”, en Revista Española de Derecho Administrativo. Madrid, 1995.25 Organización Demócrata Cristiana de América.- Principios de Partidos Demócrata Cristianos, de Centro o Populares de América Latina y el Caribe.- ODCA – KAS. Chile, 2005.26 Maestre, Agapito.- “La cuestión democrática: para explicar las transformaciones de la política”. Apuntes del Diplomado en Derechos Humanos. AUSJAL, 2010.27 Idem 26.

LA TRANSPARENCIA PONE AL ALCANCE DEL CIUDADANO LA POSIBILIDAD DE VIGILAR LO QUE SUCEDE DENTRO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL GOBIERNO.


INFÓRMATE


INFÓRMATE

POR ANNA SZLEJCHER.PROFESORA INVESTIGADORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL

DE CÓRDOBA, ARGENTINA.

El objetivo de esta presentación es

reflexionar sobre el valor del documento

de archivo y su relación con la gestión

de los documentos y, consecuentemente, con

las demandas de los ciudadanos al acceso a la

información en beneficio de generar una cultura

de la transparencia.

El interés público está vinculado con el buen

funcionamiento del sistema democrático, el

respeto a los principios y reglas de un estado de

derecho, las garantías de los derechos individuales

y colectivos y la intervención del ciudadano en los

asuntos del quehacer público.

La complejidad creciente de las sociedades

modernas ha creado nuevas necesidades a la

administración en su organización y métodos

de trabajo; complejidad que se refleja en la

producción y la utilización de la documentación.

Al mismo tiempo, y de manera complementaria,

aparecen nuevas demandas de los administrados

o de la colectividad con relación al acceso a

la información. Estas nuevas demandas de

la sociedad afectan a cualquier ámbito de la

organización administrativa y los archivos, por

ende, no son ajenos a ellas.

En una democracia es esencial que las personas

puedan acceder a una amplia gama de información

para participar de una manera real y efectiva

en los asuntos que les afectan. A su vez, los

organismos públicos manejan mucha información

que afectan a la población. Por consiguiente, la

información pertenece al público y ésta es la

razón para que todos nosotros tengamos derecho

de acceso a ella, ya que está puesta en las manos

de los organismos públicos en cuanto “servidores

del pueblo”.

El derecho de acceso a la información plantea dos

obligaciones claves a los gobiernos. Primero, la

obligación de publicar y distribuir la información

sobre lo que están haciendo los diferentes

organismos públicos. Segundo, los gobiernos

deben responder a los requerimientos del público

relativos a sus actividades gubernamentales,

permitiéndole el acceso a los documentos

originales o copias de los mismos. 1

EL ARCHIVO: SUS SIGNIFICADOS

Como manifiesta E. Lodolini: “La amplitud del

significado de la palabra ‘archivo’ es, pues, diferente

en las varias lenguas, y alguna vez también según

usos diversos en la misma lengua.”2 Podemos

afirmar que la sociedad, en general, tiene una

idea más o menos aproximada sobre lo que son

los archivos y lo que ellos pueden representar en


INFÓRMATE

su contexto. Idea que reconoce, aunque tal vez

con una dimensión un tanto acotada, la verdadera

naturaleza de los mismos, en cuanto a que son

depósitos a los cuales los ciudadanos pueden

recurrir para lograr información indispensable

referida a su vida personal, civil o profesional.

Por otra parte, nos parece interesante hacer

mención al texto legislativo de Tabasco referido

a la Ley de Archivos Públicos de 2008, para la

protección, uso y disposición de los documentos

de interés público, que expresa que se entiende

como archivo al: “Conjunto de documentos de

interés público en cualquier soporte, producidos

y/o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o

funciones por las entidades públicas, organizados

conforme a un método y que constituyen una

fuente de información útil para la planeación

de acciones, toma de decisiones, consulta o

investigación” (…) y seguidamente diferencia

Archivo de concentración primario (Semiactivo);

Archivo de concentración secundario (Semiactivo);

Archivo de tramite (Activo) y Archivo histórico. 4

Es evidente que los servicios de archivos y

los servicios administrativos trabajan con los

mismos papeles: la administración los crea y

los guarda durante sus primeros tiempos; los

archivos los recogen luego y, en cuanto tienen

lugar, aseguran su conservación. Por lo tanto,

salvo en las raras ocasiones en que se colocan

los fondos documentales en depósito, o se

destruyen, las oficinas ignoran los archivos. Esta

ignorancia es generadora de graves daños, por

lo que la mencionada Ley de Archivos Públicos

expresa que “es de orden público e interés social,

de observancia obligatoria en todo el Estado en

materia de archivos públicos y documentación

pública; tiene por objeto: Regular la administración,

manejo, resguardado, conservación presentación

y coordinación de los archivos y documentos de

interés público en el estado de Tabasco; Establecer

los mecanismos para dar difusión oportuna, veraz

y objetiva a los documentos generados por las

entidades públicas a que se refiere esta Ley, con

el propósito de que las personas conozcan la vida

política, económica, cultural y social del Estado;

Regular el funcionamiento del Sistema Estatal de

Archivos; y Establecer las bases y directrices a que

Antonia Herrera Heredia expresa que, con respecto al término ‘archivo’, hay variadas acepciones tales como: contenido, continente, institución, sistema y,

como observación, agrega que: “Hay casi tantas definiciones para este término como archiveros, amén de que cada acepción exige una definición distinta.” 3


INFÓRMATE

habrán de sujetarse las entidades públicas (…). 5

Asimismo, señala que “El personal a cargo de

la organización de los archivos de las entidades

públicas será responsable de la documentación e

información que generen, administren, manejen,

archiven y conserven.” 6

Nos preguntamos si las intenciones expresadas

en dicha ley se concretan en la realidad de los

diferentes tipos de archivo. Si, además, es capaz

de promover una colaboración ventajosa, entre el

archivero (servidor público) y los administradores

y que ambos estén de acuerdo sobre lo que es y

debe ser la suerte de los papeles - documentos

públicos y privados - después de su creación,

hasta sus fines ulteriores (archivo histórico -

conservación permanente y/o destrucción previa

valoración), o sea, tomando en consideración “el

ciclo vital de los documentos”.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Existe una unidad conceptual que hace referencia

tanto a los archivos administrativos como a los

históricos. Los países anglosajones han elaborado

la teoría del ciclo vital de los documentos, a

fin de poder establecer la unión en su evolución

temporal, a través de los archivos administrativos

(de gestión, centrales o intermedios - en México

de trámite, de concentración) e históricos o

generales.

En consecuencia, Conde Villaverde afirma que “no

podemos hablar de documentación administrativa

como concepto distinto, ni mucho menos opuesto,

al de documentación histórica, ya que en realidad

se trata de un mismo proceso, con distintas

LOS PAÍSES ANGLOSAJONES HAN

ELABORADO LA TEORÍA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, A FIN DE PODER ESTABLECER LA

UNIÓN EN SU EVOLUCIÓN TEMPORAL.


INFÓRMATE

etapas, en cada una de las cuales el documento

cumple unas funciones específicas y recibe un

tratamiento diferente, pero manteniendo siempre

su identidad.”7

Es preciso rescatar el carácter específico de

los documentos de archivo, que se basa en su

condición de evidencias únicas e irremplazables,

en su organicidad al proceder de una institución o

persona física o jurídica, y en el “carácter serial”, que

está dado por el vínculo archivístico, que es una de

las notas más significativas para Antonia Heredia

Herrera. Aspectos todos ellos que incidirán en sus

valores respectivos, su conservación y custodia,

su acceso y difusión.

Así, se delinea un nuevo marco conceptual para

nuestra profesión, para el cual debemos estar

preparados.

El principio de procedencia es reinterpretado: y

no sólo en relación a la entidad productora, sino

también a los procesos que causaron la creación

del documento. Ahí reside el orden original, no en

el orden físico. En verdad, el documento puede

pertenecer a varias series virtuales.

Surge así la concepción, hoy consolidada

internacionalmente en Archivología, de que hay un

‘ciclo vital de los documentos de archivo’.

Esta aportación teórica es debida a tres notables

archiveros de los Estados Unidos: Margaret Cross

Norton, Philip C. Brooks y Theodore R. Schellenberg

quienes, en las décadas de 1940 y 1950, opinaron

sobre la imposibilidad de la conservación

permanente de toda la documentación producida,

fijando claramente los límites entre lo que se

denominó valor primario y valor secundario de los

documentos.

Conceptos, esos, contemplados en la mencionada

Ley de Archivos Públicos de Tabasco cuando hace

referencia explícita al “Ciclo vital de documentos:

Etapas (fases, edades) en que se divide el documento

de interés público de archivo conforme a su uso,

valor y ubicación (activa, semiactiva e inactiva).” 8

SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS

En consecuencia, un sistema integral de archivos

debería seguir las siguientes etapas. Primero,

el archivo de gestión, que los administradores

mantienen durante el trámite de su función y que se

organiza de acuerdo a principios administrativos.

Una vez tramitados los documentos, éstos deben

ingresar al archivo central que cada institución

tiene, o debe tener; el que reúne la masa total de

la documentación producida anteriormente por la

institución como resultado de sus actividades y

para desarrollo de sus propios intereses.

Cuando los documentos de este archivo central

tienen una antigüedad escasa, pero que ya no

son de uso frecuente por los productores al ir

decreciendo sus valores primarios, se trasladan a

los archivos intermedios, en los que los archiveros

los custodiarán y facilitarán a la consulta hasta que

llegue el momento en que no son necesarios para la

administración productora. Es en este momento de

la vida de los documentos que se decide su destino

en dos direcciones opuestas: la de su eliminación,

en caso de no ser valiosos para la investigación (o

carecer de valores secundarios), o la transferencia


INFÓRMATE

a un archivo histórico o general (de tercera edad),

en donde serán conservados definitivamente.

El establecimiento de este sistema archivístico

no es un capricho perfeccionista, sino el

reconocimiento que la administración debe

disponer, en el momento en que los necesite,

de los testimonios y de la información que sus

funciones exigen, sin agobiar las oficinas y los

archivos centrales con unas masas documentales

difíciles de administrar y de servir. Esto para el

caso de los archivos intermedios. En lo que hace

a los archivos generales, tienen que cumplir su

cometido de recibir solamente los documentos

que poseen valor para la investigación y no más; es

decir, que las tres fases de los archivos tienen que

efectuar los traslados y/o transferencias y aplicar

las tablas de selección documental que permitan

ir seleccionando y remitiendo lo conveniente.

Ello equivale a reconocer que la preocupación del

profesional archivero comienza en el momento

de la ‘producción documental’. Y, con respecto al

documento de archivo digital, debe garantizar su

presencia en el momento de la concepción a fin

de lograr una preservación auténtica a largo plazo.

Coincidimos con J. M. Jardim (2010:195) en lo

que respecta a que la implementación de un

marco legal archivístico depende de la realidad

política y social de cada país y a su específica

situación archivística.9 Opinamos que un aspecto

muy importante para el análisis de la situación

es la problemática que estamos considerando

actualmente, como la más importante y difícil

y que, por lo tanto, requiere una solución. En

México, no obstante diversos marcos legales, la

formación profesional y técnica del personal que

se desempeña en los archivos y su capacitación y

perfeccionamiento es muy insuficiente.

Margaret Cross Norton

(1891-1984)

Philip C.Brooks

(1906-1977)

Theodore R.Schellenberg(1903-1970)

Esta aportación teórica es debida a tres notables archiveros de los Estados Unidos: Margaret Cross Norton, Philip C. Brooks y Theodore R. Schellenberg quienes, en las décadas de 1940 y 1950, opinaron sobre la imposibilidad de la conservación permanente de toda la documentación producida.


INFÓRMATE

La principal deficiencia se debe a la ausencia de

centros de enseñanza archivística sistemática y

de programas de capacitación del personal para la

gestión de documentos y archivos.

FORMACIÓN PROFESIONAL ESPECÍFICA

Asimismo, la formación específica es uno de los

aspectos más importantes en el desempeño del rol

profesional para lograr la excelencia y confianza

pública en el quehacer de los archiveros.

La realidad es que, en el concierto iberoamericano,

muchos países carecen de un sistema para la

formación del personal que trabaja en los archivos

y un Código de ética, lo que dificulta una correcta

gestión de sus documentos y posibilite garantizar

su accesibilidad.

No es casualidad que uno de los principales desafíos

que ya están enfrentando las instituciones públicas

sea, precisamente, la organización de los archivos.

Sin embargo, el ejercicio de la profesión del

archivero no tiene una mención específica dentro

de los respectivos Estatutos nacionales, tal como

se desprende de los sancionados en Argentina,

Chile y México. 10

El ejercicio de la profesión archivística se ha

manejado desde siempre por los usos y costumbres

que se han asentado en el tiempo, convirtiéndose

en normas de conducta laboral. Son normas que

regulan el ejercicio de la profesión tanto en su

aspecto interno, en lo referido a la protección de

la integridad del material archivístico, así como en

su aspecto externo- en relación con la promoción

del acceso más amplio posible de éstos, cuidando

siempre de cumplir con las políticas institucionales.

Dichas normas deben seguir adaptándose a

la sociedad actual. No pueden mantenerse

inmutables, ya que en el día a día de la profesión

surgen situaciones nuevas que deben regularse. 11

En estas circunstancias, los archiveros se

enfrentan también al reto de ayudar a la sociedad

a encontrar nuevos medios de conformar su

patrimonio documental y hacerlo accesible. Y

esto en virtud de que el patrimonio documental

cualquiera sea su origen, es una de las riquezas

más valiosas que un pueblo puede poseer, pues

representa el legado de su acontecer pretérito, la

base de su actividad presente y la información para

sus días por venir. En atención a ello, este bien

recibido debe ser conservado legalmente con todo

aprecio y dedicación, procurando que no decrezca

ni se enajene, pues es irremplazable y original.

Su protección contra cualquier eventualidad

es obligación de las autoridades, su consulta

frecuente es necesaria para muchas personas e

instituciones y el conocimiento de su valor debe

ser visible para todos los ciudadanos.

Los archiveros tienden a enfocar su atención en

el desarrollo de normas, políticas, procedimientos


INFÓRMATE

y en la especificación de los requerimientos

funcionales de un sistema de conservación de

documentos de archivo, a menudo pasando por

alto los factores de la cultura empresarial que

afectan la adopción y asimilación de un sistema

de conservación de documentos de archivo. El

desarrollo y puesta en práctica de un sistema de

conservación de documentos de archivo en una

organización puede ser exitoso con un uso amplio

y activo pero puede ser un fracaso estrepitoso en

otra organización. Por ejemplo, los usuarios que

operan en una estructura y esquema de trabajo

tradicional burocrático pueden ser más receptivos

a adoptar una forma más regulada de gestión de

documentos de archivo comparados con usuarios

que trabajan en un entorno académico.

Al ser patrimonio nacional, nadie debe sentirse

ajeno a lo que pueda acontecerle. El Estado es su

propietario temporal, su administrador y debe ser

su protector por medio de las leyes.

En la certeza que los archivos deben reflejar la

sociedad que los creó de una forma más global, los

análisis sociales provocan nuevas concepciones

de la teoría y metodología archivísticas. Esta

perspectiva representa un cambio fundamental

en el discurso archivístico que, de un discurso

centrado en el Estado, pasa a reflejar la sociedad

más amplia a la cual este sirve, como lo señala

Terry Cook del Archivo Nacional del Canadá.

Los desarrollos sociales han favorecido una mayor

participación de los ciudadanos en las actividades

políticas, lo que ha generado un requerimiento

mayor para acceder y conocer la información,

especialmente la relacionada con la actividad

estatal. Se espera que dicha información sea

accesible y se suministre de manera oportuna

para que le pueda servir al ciudadano.

Además, los desarrollos normativos deben ser

acordes al avance de las tecnologías para ofrecer

en tiempo real, y de una manera transparente, la

información solicitada por los ciudadanos.

1 SZLEJCHER, A. (2012) “Derecho a Saber como Pilar de la Democracia y la Gestión Documental.” Conferencia dada en el marco del Congreso Internacional “Derecho a Saber: Pilar de las Democracias” en el Estado de Tlaxcala, 26 al 28 de septiembre de 2012.2 LODOLINI, E. (1993) Archivística: Principios y Problemas. Madrid, España: Editorial La Muralla, S.A. p. 43.3 HEREDIA HERRERA, A. (2011) Lenguaje y Vocabulario Archivísticos algo más que un diccionario. Junta de Andalucía. Consejería de Cultura. España.4 Art. 2 – II de la Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco publicada en el periódico oficial Sup C: 6919/27 diciembre 2008. http://www.tsj-tabasco.gob.mx/legislacion/LeyesyCodigos/leyes.php 08/12/20125 Art. 1. I; II; III; IV. Op. cit.6 Art. 14. De la Organización de los Archivos. Op. cit.7 CONDE VILLAVERDE, M. L. (1992) Manual de tratamiento de archivos administrativos. Dirección de Archivos Estatales. Madrid. p. 18.8 Art. 2. IX. Op. cit.9 JARDIM, J.M. (2010) Políticas y sistemas de archivos. Secretaría General Iberoamericana. Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos. Colección archivum. México.10 Argentina: Ley Marco de Regulación de Empleo Público Nº 25 164 (se previó que el funcionamiento sea complementado con los convenios colectivos de trabajo de acuerdo con la Ley 24 185. Régimen Jurídico Básico de la Función Pública Ley Nº 22 140. Normativa de Empleo y Contratación del Estado Nacional. Promueve la implementación integral del Marco Regulatorio del Empleo Público Nacional (Ley Nº 25 164 y su Decreto Reglamentario Nº 1 421/02) y la elaboración de las normas complementarias que la legislación exige. http://www.sgp.gov.ar/contenidos/onep/normativa/docs/ley_marco/LEY_MARCO_Y_REGLAMENTACION1.pdf 08/12/2012. Chile: Ley 19834 Sobre Estatuto Administrativo. DFL Núm. 1/19 653/2000 Fija Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Ley 18.575/2000, Sobre Probidad Aplicable de los Órganos de la Administración del Estado. En: Gobierno de Chile. Gobierno Transparente. Marco normativo Presidencia de la República www.gobiernodechile.cl 08/12/2012. México, D.F.: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de abril de 2012. http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/115.pdf 08/12/2012.11 FREDRIKSSON, B. (2002.1-2) “The Changing Role of Archivists in the Contemporary Society”. Comma Revista Internacional de Archivos. ICA

Paris, Francia. No. 1-2, ps. 37-44.

Notas


HABLAR CON...


HABLAR CON...

POR JOSÉ DE JESÚS RODRÍGUEZ HDEZ.JEFE DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO

DEL ESTADO DE TABASCO

José de Jesús Rodríguez Hernández,

Licenciado en Administración de Empresas,

desde el año 2003 se desempeña como

Jefe del Archivo General del Poder Ejecutivo del

Estado de Tabasco, entidad encargada de regular

la administración, resguardo, conservación

de los archivos y documentos de interés

público, habiendo participado en los trabajos de

elaboración de la Ley de Archivos Públicos del

Estado de Tabasco y su Reglamento.

En la actualidad, ¿qué cambios puede palpar en

materia de archivos?

La administración y la tecnología por citar

dos ejemplos, crean nuevas posibilidades de

producción y distribución de bienes y servicios que

modifican gradualmente pero fundamentalmente

las relaciones económicas, induciendo a la

vez cambios simétricos en la organización e

interacción del estado y la sociedad.

El cambio actual es, entonces, cualitativo, y

también, por si decirlo, inevitable; es una realidad

presente, ineludible, que cada uno de nosotros

experimenta o puede constatar cotidianamente.

Como tal, este proceso de transición conlleva

múltiples incertidumbres y riesgos, ya que nada

garantiza que el cambio en sí mismo implique un

nivel individual o colectivo, de mejoramiento o

superación.

Pero siendo riesgo, el cambio es también

oportunidad, ocasión de crear y utilizar

el ímpetu transformador de nuestro tiempo

para corregir deficiencia, replantar proyectos

y explorar caminos inéditos, al buscar en la

coyuntura presente soluciones nuevas a viejos

problemas.

El Estado, las Instituciones, las personas y también

las profesiones deben optar entonces, entre ser

víctimas o beneficiarios del cambio, que es signo

de nuestro tiempo: es decir, entre adaptarse a

las dificultades, circunstancias del presente, para

aprovechar y orientarlas, o sucumbir ante ellas.

El hecho mismo, de estas reflexiones que examinan

el presente y el futuro de la administración

documental y los archivos nacionales, estatales

y municipales expresa ya nuestras conciencia del

cambio y muestra intención de extraer de sus

desafíos y posibilidades el mayor beneficio para

el desarrollo de estas instituciones, esto es, que

el mejoramientos de los archivos públicos es

necesario para apoyar en sus diversos ámbitos el

desarrollo de México.

Recordemos que los archivos surgieron hace


HABLAR CON...

muchos siglos, tantos como llevan de existir el

Estado y la escritura; pues su desarrollo a la vez,

estrechamente relacionado con la base de la vida

social organizada y de la civilización, que son ante

todo, frutos de la memoria y de la continuidad.

Mientras necesitemos llevar registros y recordar,

como condiciones de nuestra identidad y

decisiones y en última instancia, de nuestra acción

subsistirán los archivos y deberemos ocuparnos

de ellos.

Se debe de afirmar, con plena conciencia

y compromiso, que la renovación de la

administración documental y los archivos públicos

deben considerarse un asunto de interés nacional

y por ello ocupar un lugar relevante en los planes

de desarrollo del País, Estado y Municipio.

Existen aspectos en los que adquieren claro

relieve y significación el empeño para mejorar

el manejo y aprovechamiento de la información

pública; en la modernización del ejercicio de la

autoridad y la gestión documental, dentro de la

cual los documentos y archivos son producto y

herramienta natural que dan institucionalidad y

eficiencia a las decisiones y acciones de los órganos

públicos; además, es el aliento y aprovechamiento

de la participación social en las tareas nacionales,

donde la legitima expectativa de los ciudadanos de

informarse sobre la marcha de los asuntos públicos

constituye, a la vez, un derecho democrático

fundamental y un factor que fortalece y hace más

dinámica la labor del Estado.

¿Cuál es la política nacional en archivos públicos

e información?

Creo que la política nacional de información y

archivos públicos puede cifrar tres grandes

temas su densidad y su sentidos: el plantear como

objetivos, contribuir a la modernización de nuestro

archivos, apoyar la comunicación entre el Estado

y la Sociedad, y proteger y difundir la memoria

documental.

Asimismo todo sistema de administración

documental y archivos tienen, en efecto dos

funciones básicas; la primera, de acumulación

y control de documentos y expedientes, y la

segunda de localización y acceso. Su organización

y operación solo serán adecuadas si responde a

las necesidades del usuario. Nuestra meta en este

sentido, consiste primordialmente en contribuir a


HABLAR CON...

que se establezca la infraestructura archivística

adecuada en las instituciones, un sistema de

información que pueda controlar y organizar los

documentos producidos o conservarlos por los

poderes federales, estatales, y por los gobiernos

municipales, para que así mismo pueda a la vez

garantizar su aprovechamiento y uso por parte

del Estado y la sociedad.

En efecto, los archivos a nivel nacional, estatal y

municipal, no cuentan con el mismo desarrollo, ni

con los mismos recursos y apoyo que necesitan

para cumplir con su cometido de ofrecer los

servicios de información que demanda la

administración pública.

Inclusive, puede parecer paradójico que en la

actualidad todavía se considera a los archivos solo

como una fuente de información poco importante.

Es indispensable que los funcionarios públicos

tengan interés, conozcan y confíen en que los

archivos dan una respuesta ágil y oportuna a sus

requerimientos y que por ello, además, no deben

resguardar personalmente los documentos

importantes elaborados durante su gestión.

Desde su punto de vista, ¿qué aspectos se deben

contemplar en la modernización de los archivos

públicos?

El notorio rezago técnico y tecnológico en que se

encuentra la administración de documentos y las

entidades archivísticas, la escaza atención y apoyo

que en muchos ámbitos reciben las iniciativas

relacionadas con la administración de documentos

y los archivos, la deficiente capacitación, apatía

e inestabilidad de los profesionales de estas

áreas son, entre muchos factores que sin duda

condicionan los contenidos y alcance, de la política

archivística nacional, pero en modo alguno implican

que no sea posible avanzar firmemente hacia el

tipo de servicios informativos e instituciones

archivísticas que requerimos; lejos, entonces,

de desalentarnos nuestros problemas actuales

deben servir precisamente como incentivos para

resolverlos, buscando con verdadero sentido de

transformación los caminos por los que hemos de

trascender hacia el futuro.

Básicamente son cuatro los grandes aspectos en

los que debemos de trabajar para modernizar

la administración de documentos y los archivos

públicos. Diría, por enunciarlos de manera muy

sucinta: En primer lugar, la modernización de

los sistemas como tales, desde el punto de vista

organizativo, técnico y tecnológico. En segundo

lugar, el mejoramiento y la normalización de los

recursos humanos y materiales. En tercer lugar, la

integración y agilización del potencial del servicio

y de las posibilidades de conocimiento y acceso a

la información pública. Y, por último, un eficiente

control y mayor protección del patrimonio

documental tanto público como privado y social.

Antes de destacar las que, en mi modesta

opinión constituyen expectativa básica y acciones

primordiales de cada uno de los cuatros campos,

quisiera mencionar también que estos, deben

entenderse y plantarse de manera integral; es

decir, dentro de una estrategia de conjunto, sin

encomiar, por encima de los otros, a algunos de

los cuatros aspectos que he señalados: así contra

quienes confunden la modernización informativa

y archivística documental con la automatización

hemos de replicar que no solo la reflexión sino


HABLAR CON...

la propia experiencia ha acreditado repetidamente, que de

nada sirve adquirir y usar sofisticados equipos de cómputo,

de microfilmación, de almacenaje, si no se renueva y mejora

previamente la organización actual de los servicios documentales

y archivísticos, y asimismo se establece un mejor control sobre el

sistema de archivo de trámite, concentración e histórico.

Contra quienes piensa, por ejemplo, que el empeño modernizador

se agota en la creación de leyes y reglamentos dirigidos a proteger

nuestro patrimonio documental o a facilitar el acceso del público

a la información documental, debe señalarse que el proporcionar

los recursos materiales y técnicos necesarios para la captación,

manejo y consulta de los documentos, expedientes y archivos,

es el requisito ineludible para ser eficaz y real la intención que

declara la ley.

Por otra parte, debemos atender otros aspectos que considero

especialmente relevante en el reglón de la modernización de

la administración documental y los archivos, refiriéndome

concretamente. En primer lugar, crear nuevos conceptos,

métodos y procedimientos de trabajo, e incluir normativamente

su adaptación y aplicación en todos los ámbitos y niveles de la

infraestura archivística nacional; se podría hablar en este sentido

de la actualización y unificación de los sistemas de clasificación

y ordenación aplicados en la administración de documentos y

archivos

¿Cuáles son los instrumentos fundamentales que permiten una

adecuada administración de los documentos?

El desarrollo y difusión de criterios y lineamientos para la

valoración, depuración y disposición documental, expedientes y

archivos.

Técnicas y métodos eficientes para el control, manejo de la

documentación en archivos de trámite, concentración e histórico,

por solo mencionar algunos casos especialmente característicos

e importante.

LA RENOVACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y LOS ARCHIVOS PÚBLICOS DEBEN CONSIDERARSE UN ASUNTO DE INTERÉS NACIONAL.


HABLAR CON...

De lo anterior ya se están haciendo algunos

esfuerzos a nivel nacional, en Enero del 2012 se

expidió la Ley Federal de Archivos, con objeto

de establecer las disposiciones que permitan la

organización y conservación de los archivos en

posesión del Estado Federal y sus organismos,

así como crear los mecanismos de coordinación

y concertación entre la Federación, las Entidades

Federativas, y los Municipios para la conservación

del patrimonio documental de la nación.

Con la aplicación de esta Ley se establecieron

nuevos esquemas de trabajo, buscando armonizar

todos los esfuerzos, que los propios Estados de la

Federación de manera aislada y el propio Gobierno

Federal venían realizando para la administración

de los documentos y archivos creando unos

instrumentos técnicos, que son:

Cuadro General de Clasificación Archivística: el

cual refleja la estructura de un archivo con base en

las atribuciones y funciones de cada dependencia

o entidad.

Catálogo de Disposición Documental: es un

registro general y sistemático, que describe los

valores documentales, los plazos de conservación,

la vigencia documental, la clasificación de reserva

o confidencialidad y el destino final de los

documentos, expedientes y archivos.

Guía Simple de Archivo: esquema general de

descripción, de la serie documentales de los

archivos de una entidad pública, que indica sus

características fundamentales conforme al

cuadro general de clasificación archivística y sus

datos generales.

Inventarios Documentales: instrumentos de

consulta y control que describen las series

documentales y expediente que permiten su

localización, transferencia o baja documental en

una unidad de archivo.

Conclusión:

Los gobiernos, no siempre son consiente del papel

desempeñado por los archivos, su importancia ya

se da por conocida y solo se repara en ellos cuando

son deficientes.

Creo que la modernización de los sistemas

de archivos públicos exige la reorganización

técnica y administrativa de estas instituciones,

pero acorde con una perspectiva e interés que

permita planear, dirigir y controlar la producción

y reproducción, y conservación, la disposición y el

acceso a la documentación gubernamental. Definir

su organización interna y sus limitaciones, así

como sus programas de trabajo que sean viables

de readscripción, integración y coordinacion son

obviamente tareas prioritarias para avanzar en

este aspecto.

No obstante a su carácter de fuente de

información, de comprobación, de comunicación y

de transformación, los archivos, son como el aire

para los seres humanos, solo tomamos conciencia

de su importancia cuando nos falta. Mientras el

aire es puro nadie se ocupa de él pero cuando se

enrarece, es excesivo o contamina impidiéndonos

respirar o dificulta nuestra actividad cotidiana,

solo entonces reparamos en su transcendencia

para permanecer con vida y poder actuar.


PARTICIPA


PARTICIPA

Palabras clave: archivos digitales, sistemas de

gestión documental, normas y criterios.

¿Cómo debemos organizar y preservar a largo plazo

los documentos digitales de archivo que producen

y gestionan cada vez más nuestras instituciones?

¿Cómo asegurar que los documentos digitales

que dan evidencia de nuestras actividades y de la

historia de nuestra institución están localizables y

legibles? ¿Cómo garantizar que estos documentos

se mantienen inalterados, auténticos y fiables a lo

largo del tiempo? ¿Cómo asegurar que vamos a

poder leerlos sin problema en 20, 30, 50, 100 o

200 años?

POR DULCE MARÍA LIAHUT BALDOMAR.DIRECTORA DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL

DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN

Lo que ha venido sucediendo en muchas

instituciones es que se producen los documentos

por medio de sistemas o aplicaciones en

computadora pero finalmente se imprimen,

sobre todo aquellos a los que se les da cierta

importancia. Esto es a lo que se le llama “sistemas

híbridos”. Ciertamente, es más seguro conservar

documentos en papel que en formato electrónico,

pero no podemos contener ni sustraernos al uso

cada vez más intensivo de la tecnología, por ello

cada institución debe desarrollar estrategias

para la correcta organización y conservación

de los documentos digitales de archivo que dan

evidencia del cumplimiento de sus funciones y

constituyen su memoria histórica institucional.

En principio, los documentos digitales de archivo

cumplen la misma función de evidencia que

los documentos impresos, solo que están en

soporte digital. Es decir, se generan o se reciben

en el ejercicio de las funciones y atribuciones

de las unidades o áreas de una institución,

independientemente del soporte documental en

el que se encuentren y contienen información

irrepetible e insustituible, producida en función

de una actividad, como testimonio y garantía

documental de la función institucional. También

se producen por asunto y se enmarcan en alguna

de las funciones institucionales, por lo que son


PARTICIPA

orgánicos. Entre los documentos digitales que

podemos considerar como documentos de archivo

están: documentos de texto, presentaciones, hojas

de cálculo, gráficos, correos electrónicos, páginas

web, documentos de editores profesionales

de textos, imágenes en formatos estándares,

grabaciones de sonido, videos, bases de datos o

sistemas informáticos y los documentos que éstos

generan, etc.

Los documentos digitales pueden ser creados

por múltiples productores, existir en múltiples

versiones y encontrarse en estadios de

elaboración sucesivos. Por ello, las actividades

propias de una organización o persona deberían

fijarse en documentos asociados con metadatos

que reflejaran su contexto específico cuando

impliquen acción o responsabilidad o documenten

una acción, una decisión o un proceso de toma de

decisiones.

Al igual que en los documentos impresos, la

determinación de los plazos de conservación de

los documentos digitales de archivo, implica, a final

de cuentas, decidir lo que se conserva de manera

permanente y lo que se destruye definitivamente.

Entre los documentos que tienen potencial para

su conservación a largo plazo están aquellos que

proporcionan información y pruebas sobre las

políticas y las acciones de la institución, así como

de su interacción con aquellos a quienes presta

sus servicios. De igual forma los que documentan

los derechos y obligaciones de individuos y

organizaciones, y, en general los que contribuyen

a la elaboración de la memoria de la institución con

fines científicos, culturales o históricos y aquellos

que contienen pruebas relativas a actividades de

interés para las partes interesadas externas e

internas.

Entonces, su organización, valoración y destino

final debe realizarse a la luz de teoría archivística

actual, así lo establecen las propias normas

internacionales en materia de archivos digitales.

No hay un manejo independiente; la estrategia

para la organización de los documentos digitales

de archivo, debe ser parte de un plan integral y

homogéneo de organización de todos los archivos

de la institución.

El plan para la organización y conservación de

documentos de archivo en general, debe ser

incluyente y considerar tanto a los documentos

de archivo en papel como a los electrónicos y

digitales.

En lo que respecta a los documentos digitales, esta

planificación tiene que ir más allá de lo que sería

el rango de vida de una tecnología o un sistema

informático, y considerar aspectos tales como el

modo en que los documentos se migrarán a las

nuevas tecnologías, el uso de formatos estándares,

el diseño del sistema de gestión y preservación

documental, los protocolos de seguridad que se

utilizarán, etc.

Uno de los aspectos que más preocupa respecto

a los documentos digitales de archivo es cómo

garantizar su autenticidad, elemento fundamental

para conservar su valor jurídico. La autenticidad

de un documento de archivo descansa en la

integridad e inalterabilidad de su contenido, que


PARTICIPA

no necesariamente de su forma, la fiabilidad que

proporcione el proceso documentado que los crea,

el conocimiento del contexto en el que fueron

producidos y la documentación y registro de cada

cambio que ocurra en relación tanto con el propio

documento como con su contexto de creación.

La pregunta es, ¿cómo lograr que se mantengan

estos requisitos?.

La gestión de documentos digitales de archivo

no es una empresa fácil, pero se debe empezar

por contar un plan archivístico integral; además

deberán programarse una serie de acciones

que permitan asegurar que estos documentos

mantienen los requisitos básicos de autenticidad,

fiabilidad, integridad y disponibilidad que

establecen las normas internacionales. Por ello,

en los últimos 7 años, han surgido varias normas

internacionales relativas a los archivos digitales,

en las que se pueden encontrar reglas generales

y específicas sobre el qué hacer y cómo hacerlo.

Entre ellas a las que más se recurre por ser de

amplio alcance son la ISO 15489(1 y 2), MOREQ 2010

e ISO 16175(1-3).

EL PLAN PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES DE ARCHIVO EN GENERAL,

DEBE SER INCLUYENTE Y CONSIDERAR TANTO A LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO EN PAPEL COMO A LOS DIGITALES.

Los documentos digitales

pueden ser creados por

múltiples productores, existir

en múltiples versiones y

encontrarse en estadios de

elaboración sucesivos.


PARTICIPA

Las normas nos dicen que en general, la gestión

de documentos de archivo debe contemplar el

establecimiento de políticas y normas, asignar

responsabilidades y competencias, establecer

procedimientos y directrices, prestar una serie de

servicios relacionados con su gestión y uso, diseñar,

implantar y administrar sistemas especializados e

integrar la gestión de documentos de archivo en

los sistemas y los procesos de la organización.

Coinciden en que los documentos digitales de

archivo tienen que gestionarse

activamente, manteniendo

su autenticidad, fiabilidad,

integridad y disponibilidad, a

efecto de que puedan cumplir

su función como evidencia

irremplazable de una actividad

institucional. En este proceso

juega un papel importante

la descripción suficiente

que permita vincularlos a su

contexto de gestión mediante

el uso de metadatos, pero no

solo eso, sino que técnicamente

debe permanecer accesible a

usuarios autorizados durante tanto tiempo como

sea necesario.

Por otro lado, la gestión de documentos digitales

de archivo conlleva desde luego, el uso de un

sistema informático para el registro, clasificación,

descripción, gestión y consulta de los documentos.

Este sistema debe contar con las funcionalidades

que permitan asegurar los requisitos archivísticos.

Es decir, deben poder administrarse los

instrumentos archivísticos, el cuadro general

de clasificación archivística y el catálogo de

disposición documental. Deben utilizarse

metadatos normalizados como una parte activa,

dinámica e integral del proceso de gestión de

documentos.

Como parte de los metadatos, se ha generalizado el

uso de la Norma Internacional para la Descripción

Archivística (ISAD-G), que ofrece una guía para

el registro de la información concerniente a

los documentos de archivo,

en particular los metadatos

de tipo tecnológico, deberían

generarse automáticamente por

el sistema. Esto es importante

porque una institución no genera

documentos aislados. Para

que un documento conlleve

evidencia válida de las acciones

de ésta, debe generarse de

conformidad con un determinado

entorno normativo, que obliga

o autoriza a una organización a

generar documentos, en virtud

de determinadas funciones

que le vienen conferidas, y atendiendo a ciertos

procedimientos que proporcionan al documento

su validez. Por ello, es de particular relevancia

el contexto en el que la organización opera, y,

de manera particular, al entorno normativo, los

criterios y las políticas.

También se señala que los sistemas deben

ser interoperables con distintas plataformas

informáticas a lo largo del tiempo, para lo que es

importante que se utilicen códigos abiertos y sean


PARTICIPA

tecnológicamente neutros. Con ello se asegura la

capacidad para importar y exportar los registros

que sean necesarios. Asimismo se hace énfasis

en que estos sistemas deberían ser amigables al

máximo, de manera que para los usuarios sea lo

más fácil crear o capturar documentos de archivo.

Un buen sistema informático para la gestión

de documentos de archivo que cumpla con los

requisitos, es, evidentemente, un componente

fundamental, sin embargo, por sí mismo no

garantiza su correcto tratamiento. Existen otros

muchos componentes igualmente necesarios

para llevar a buen fin un proyecto de organización

de archivos digitales. Entre estos, las normas

señalan, como ya se decía, la necesidad de contar

con políticas marco y normas internas relativas a

la gestión de documentos de archivo. Asimismo,

se requiere conocer los procesos que el sistema

debe gestionar, asignar las responsabilidades

que correspondan a cada unidad o área de la

institución. Parte importante es la capacitación y la

elaboración de planes alternativos para contender

con los posibles riesgos. De la misma relevancia es

la implantación de un plan de gestión de la calidad

del proyecto.

Lo anterior se retoma en La Ley Federal de Archivos,

publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23

de enero de 2012, y establece en su artículo 20 que

se deberán instrumentar sistemas automatizados

para la gestión documental que permitan registrar

y controlar los procesos para los documentos

de archivo, así como la elaboración, captura,

organización y conservación de los documentos de

archivo electrónico procedentes de los diferentes

UN BUEN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE CUMPLA

CON LOS REQUISITOS, ES, EVIDENTEMENTE

FUNDAMENTAL.


PARTICIPA

sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad

deberá contar, además, con los instrumentos de

control y consulta.

Destacable es también que en el artículo 21 señala

que la creación y uso de sistemas automatizados

de gestión y control de documentos, tanto en

formato físico como electrónico, deberán aplicar

invariablemente a los documentos de archivo

electrónico los mismos instrumentos técnicos

archivísticos que corresponden a los soportes

tradicionales; mantener y preservar los metadatos

que sean creados para el sistema; incorporar las

normas y medidas que garanticen la autenticidad,

seguridad, integridad y disponibilidad de los

documentos de archivo electrónico, así como su

control y administración archivística y establecer

los procedimientos que registren la actualización,

migración, respaldo u otro proceso que afecte a

los documentos electrónicos y que documenten

cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en

sistemas y programas o en dispositivos y equipos,

que se lleven a cabo e influyan en el contenido de

los documentos de archivo electrónico.

Un buen sistema de gestión de documentos

debe funcionar mediante un procedimiento

fiable, incorporando de forma rutinaria todos los

documentos de archivo ligados a las actividades

de la organización, así como sus cambios, y los

organizará de modo que reflejen las actividades de

su creador. Asimismo el sistema debe contar con

procedimientos para la protección frente a posibles

modificaciones o accesos no autorizados. Estas

características le dan la fortaleza para funcionar

de manera habitual como la fuente primaria de

información de los actos que testimonian los

documentos y proporcionar acceso inmediato a

todos los documentos y a sus metadatos.

El Sistema debe cuidar también la integridad,

entendiéndose por tal la necesidad de aplicar

medidas para controlar el acceso, la identificación

del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad,

con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción,

la modificación o la eliminación no autorizados. Por

las características de los documentos digitales,

también deben contar con la capacidad de admitir

diversas opciones de ubicación de los documentos,

pero la responsabilidad y el control de la gestión

residirán en la organización que los ha creado o en

cualquier otra autoridad competente. Esta solución

distingue entre almacenamiento, propiedad y

responsabilidad en relación con los documentos.

Los sistemas de gestión documental deben

considerar también el ciclo vital de los documentos

digitales de archivo, cuyos plazos de conservación

pueden ser semejantes a los documentos en papel,

o distintos, según lo consideren las unidades

productoras, y gestionarse las transferencias, de

ser posible, de manera automatizada.

En conclusión, es de la mayor importancia,

que, al igual que los documentos impresos, los

documentos digitales de archivo, se organicen,

valoren, depuren y se conserven atendiendo

de manera general la metodología archivística

tradicional, combinando medidas tecnológicas

específicas que permitan asegurar a largo plazo los

requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad. La debida atención a los archivos de

la institución, impresos o digitales, evitará el riesgo

de pérdida de la memoria institucional, facilitará los


PARTICIPA

procesos de transparencia y rendición de cuentas

y la institución se distinguirá como promotora

de la democracia y del derecho de acceso a la

información a favor de la ciudadanía.

BIBLIOGRAFÍA

1. Consejo Internacional de Archivos. Comité de

Archivos de Gestión en Entorno Electrónico:

Documentos electrónicos: manual para archiveros

Madrid: Ministerio de Cultura, 2006.

2. ISO 15489 (1y II): Información y documentación

– Gestión de documentos–Parte 1: Generalidades.

Ginebra: Organización Internacional de

Normalización, 2001.

3. ISO 16175-1:2010 (I, II y III): Information and

documentation -- Principles and functional

requirements for records in electronic office

environments -- Part 1: Overview and statement

of principles. International Organization for

Standardization, 2010.

4. Llansó, Joaquim: “La norma UNE-ISO 15489 1 y 2:

análisis y contenido: aplicación de la norma”.

5. MoReq 2010: Core Services & Plug-in Modules.

DLM Forum, 2010.

EL SISTEMA DEBE CUIDAR TAMBIÉN LA INTEGRIDAD,

ENTENDIÉNDOSE POR TAL LA NECESIDAD DE

APLICAR MEDIDAS PARA CONTROLAR EL

ACCESO.


CULTURA


CULTURA

POR ARI BURGOS.PRIMER LUGAR EN CONCURSO “CUÉNTAME DE LA TRANSPARENCIA”.

En una alegre colonia, hay un niño que se

llama Luis. Quizá quieran ver qué hay en

su cerebro. Hay un pasillo muy largo que

está todo enredado, si sigues recorriendo puedes

ver unas puertas de acero con dos centinelas que

son unas extrañas criaturas; si uno les pregunta su

nombre, ellos dicen llamarse Odio y Enojo. Detrás

de la puerta, hay una fortaleza oscura. Lo primero

que puedes ver es un escritorio. Allí está sentada

una secretaria escopeta llamada Guerra. Otra

secretaria, que era una de esas criaturas raras,

se llamaba Ira, y también hay otros empleados

malvados. Pero lo que despierta la curiosidad es lo

que hay en el pasillo: jaulas con prisioneros, ¿que si

quiénes son los prisioneros? Pues hay un corazón

verde que se llama Amor, una paloma llamada Paz,

un foco llamado Honestidad, unos lazos unidos

que se llaman Confi y Anza, y otros más.

Todo mundo se pregunta qué hace lo que es malo

recorriendo el cerebro libremente y lo bueno

encerrado. Digámoslo así, Luis es un niño malo, se

la pasa viendo programas en la T.V. muy violentos,

juega videojuegos de esos mata zombis que no

tienen sentido, no sigue las normas, etc. Pues

bien, estos prisioneros están hartos de vivir ahí, y

también están preocupados porque para que Luis

sea completamente malo, los no-valores tendrán

que cruzar el pasillo del cerebro al corazón.

Confi oía como ese libro naranja, Responsabilidad,

hablaba solo.

-De alguna manera tendré que escapar, podría

romper la jaula…- decía el libro.

-A mí se me hace que te estás volviendo loco- le

dijo Confi.

-No, siempre he hablado solo- dijo Responsabilidad.

-Cállate, escucha- dijo Anza.

Se oían pláticas del grupo Maldad. Estaban

preparándose para ir al corazón.

Los valores oyeron como Comunicación comenzó

a gritar.

-¿Para qué gritas? No va a funcionar- dijo Paz.

-¡Claro que sí, ten fe!- dijo Esperanza.

La secretaria Guerra llegó y comenzó a disparar a

la bocina Comunicación. No le dio, pero sí le atinó

a la cerradura. Logró salir y comenzó a hablar a

todo volumen para sacar de quicio a Guerra. ¡Soy

libre!- dijo Libertad, la novia de Responsabilidad.

Comunicación tomó las llaves y sacó a todos.

Lograron salir. A la vuelta más cerca del revoltoso

camino se oían los pasos. Paz comenzó a cantar.

A la Maldad le hacía daño la paz. Pero faltaban

elementos para poder debilitarla. Siguieron

corriendo. Cada quien tomó un camino diferente.

Responsabilidad oyó bostezos en su camino.


CULTURA

-Me da tanta flojera llegar, tomaré el camino más corto, pues

tengo que llegar- decía la voz. Era Flojera. Responsabilidad llegó y

le empezó a decir todo lo que debía hacer. Durmió a esa almohada

sucia, Flojera.

Unión estaba en un pasillo, podía oír como la desunión cantaba sobre

cómo era cuando estaba sola (muy bueno para ella); Unión se hallaba

triste, pues nadie de los valores trabajaba juntos. Ella fue a seguir

a Desunión. Esta última se hartó de estar junto a ella y se quedó

parada ahí.

Miedo caminaba en ese pasillo revoltoso, pero, como estaba oscuro

de tanta maldad le asustaba. Valentía llegó. -¡Ayúdame!- dijo Miedo.

Valentía se dio cuenta de que venía junto con flojera.

-¡¿Quién los unió?!- gritó Valentía.

-Una tal Unión- dijeron Flojera y Miedo a coro.

Valentía fue por esos pasillos y recopiló a todos los valores. Estos se

advirtieron entre sí que no apoyaran a Maldad. Por otro lado, Flojera

se durmió y Miedo quedó parado.

-¡Al fin! Sólo falta el peor: Odio- dijo Paz con voz profunda.

-Separémonos- dijo Esperanza.

-¡No! Trabajemos juntos, así será mejor- dijo Unión.

Éste último era un buen consejo, pues Maldad había puesto MILLONES

de trampas en el pasillo. Todo iba bien, sólo que no sabían que Odio

se aproximaba.

Ya sólo faltaba medio pasillo directo al corazón. Justo antes de

abrir la puerta para entrar, Odio apareció. Amor comenzó a hablar,

bailar y cantar, pero no era suficiente; Unión sacó todo su poder

y un silencio se apoderó de la zona. Todos los valores: Amor,

Unión, Responsabilidad, Respeto, Confi y Anza, Paz, Esperanza,

Amistad, Comunicación, Bondad, Honestidad, Amabilidad, Libertad,

Prudencia y el resto de los valores, trabajaron juntos. Odio cayó en

el pasillo rendido, y, como los valores triunfaron, toda la Maldad se

teletransportó a la prisión. Los valores abrieron la puerta y cada

quien se metió a su zona en el corazón.

“LOS VALORES SON LO MÁS

ESENCIAL EN LA VIDA, NO HAY QUE

DEJARSE LLEVAR POR

LA MALDAD.”


CULTURA

Toda esta carrera había terminado. Viendo la vida

de Luis, dejó de ver tantos programas violentos,

dejó de jugar videojuegos y comenzó a portarse

bien.

-¿Cómo cambiaste Luis?- le dice su mamá un día.

-No lo sé, pero cuando cambié, sólo oí voces

internas carrereando, o sea, los valores hicieron

una carrera al corazón, y triunfaron, de verdad-

dijo Luis.

-¡Qué imaginación! ¡Te felicito!- dijo su mamá.

Luis se fue a su cuarto. Éste último estaba tan

feliz que se fue a su cuarto a jugar y no oyó un

comentario de su mamá: “Los valores son lo más

esencial en la vida, no hay que dejarse llevar por

la maldad; al dejarnos llevar por la maldad, los

valores quedan encerrados en la prisión de la

maldad, pero si intentamos mejorar, los valores

organizarán una carrera al corazón, todos esos

valores debes tenerlos juntos, para mejorar aún

más. Actualmente hay mucha maldad, pero algún

día un optimista nacerá y tratará de cambiar a la

humanidad para que los valores que encerraron

en la prisión de su mente salgan y hagan aquella

carrera al corazón. Aquel optimista debe ser

alguien con TRILLONES de valores para cambiar

al mundo, nadie creería esto, pero ese optimista

algún día llegará a este mundo, y toda la humanidad

hará su carrera al corazón”


CULTURA


CULTURA

POR GENEY TORRUCO SARABIA.HISTORIADOR TABASQUEÑO.

Cada año en los primeros días del mes de

febrero, la comunidad tabasqueña recibe

invitación para honrar al caudillo don

Gregorio Méndez Magaña. Con cierta frecuencia

las invitaciones llevan el mensaje siguiente: El 27

de Febrero celebraremos la batalla del Jahuactal.

Con el único propósito de evitar distorsiones

cronológicas de los hechos históricos

trascendentes de nuestra tierra y de nuestros

hombres, vamos a precisar las fechas de los

acontecimientos referidos: La Batalla de Jahuactal

y lo que realmente debe festejarse el 27 de

Febrero.

Por carecer de recursos económicos, a causa de

los tres años de Guerra de Reforma, el Presidente

Benito Juárez, por decreto del 17 de julio de

1861, suspende por dos años al pago de la deuda

exterior. Los principales afectados por el decreto

fueron: Inglaterra, se le adeudaban 70 millones de

pesos; Francia, 2.9 y España 9.5 millones.

Lo anterior provocó una alianza entre los afectados

para intervenir en México, la que acordaron en la

Convención de Londres el 31 de octubre de 1861.

Aun cuando Juárez en noviembre del mismo año

decidió aplazar la aplicación del Decreto del 17 de

julio con el propósito de eliminar el pretexto de

la intervención, el 8 de diciembre de 1862 llegó la

escuadra inglesa y el 8 la francesa.

El gobierno mexicano, tratando de evitar la invasión

en mayor grado, convino mientras se llevaban a

efecto negociaciones para resolver el problema,

que las fuerzas aliadas ocuparan las poblaciones

de Orizaba, Córdoba y Tehuacan. Iniciadas las

negociaciones en Orizaba, en las que el gobierno

mexicano dio muestras palpables de que no se

negaba a pagar sus deudas sino que pedía se le

diera el tiempo suficiente para ello, en abril de

1862 la tropa inglesa y la española se retiraron del

territorio nacional, no así la francesa, dando origen

al capítulo histórico de la Intervención Francesa

Los hechos detallados a nivel nacional o en

Tabasco pueden consultarse en varias obras que

se han escrito al respecto. Pero nosotros nos

concertamos a los más cercanos a la Batalla del

Jahuactal y los del 27 de Febrero.

Siendo gobernador del Estado don Victorio V.

Dueñas, si bien Tabasco no se había visto afectado

directamente por la intervención, el 18 de junio

de 1863 un aventurero (español nacionalizado

mexicano desde 1856) de nombre Eduardo G.

Arévalo, adicto a los franceses, se presentó ante


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San Juan Bautista (Villahermosa) en un vapor con

ochenta hombres que había reclutado en la isla

del Carmen, ocupando la capital del Estado. Debe

aclararse que los soldados o aventureros que

llevaba Arévalo no eran franceses sino mexicanos

y martinicos (de la isla antillana Martinica, posesión

francesa devastada en 1902 por la erupción del

volcán Mont Pelé).

Después de la retirada de las tropas republicanas

que guarnecían la capital del Estado, los liberales

mexicanos se refugiaron unos en la Sierra y otros

en la Chontalpa. Entre los segundos se encontraban

Andrés Sánchez Magallanes y Gregorio Méndez.

Sánchez Magallanes se dio a la tarea de organizar

a los liberales de Cárdenas, Huimanguillo

y Cunduacán, y Gregorio Méndez a los de

Comalcalco. El 6 de octubre Sánchez Magallanes

inició la insurrección en Cárdenas, al grito de ¡Viva

la República! ¡Mueran los Colorados!, que así le

llamaban a los intervencionistas por los uniformes

que usaban. Gregorio Méndez fue derrotado en

Comalcalco el día 10.

Días después Sánchez Magallanes convocó a una

reunión en las que entregó el mando de las fuerzas

a Gregorio Méndez. Ya organizados de la mejor

manera posible, contando con 350 hombres, el 29

de octubre las fuerzas de Gregorio Méndez toman

la villa de Cunduacán, donde se le une el eminente

literato Manuel Sánchez Mármol. Gregorio Méndez

resuelve hacerle frente en un lugar en las afuera

de la población denominado Jahuactal o Jaguactal.

Al rededor de las 7:00 de la mañana del 1º de

noviembre de 1863 con sus 350 hombres inicia

el combate, el que había programado con base

EL 27 DE FEBRERO SE CELEBRA LA RETIRADA

DE LAS FUERZAS INTERVENCIONISTAS DE

SAN JUAN BAUTISTA (VILLAHERMOSA).

CORONEL ANDRÉS SÁNCHEZ MAGALLANES

Militar nacido en Tabasco, México. Primero en

levantarse en armas contra la intervención francesa

en Tabasco.


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en una emboscada. En el desarrollo del mismo

destacan Jacinto López, huimanguillense, y el

capitán Antonio Reyes Hernández. A las 11 horas

se levantó el campo de batalla con el triunfo de

las huestes tabasqueñas. He aquí la Batalla del

Jahuactal se celebró el primero de noviembre.

Después de esta derrota las fuerzas de Arévalo

se refugiaron en San Juan Bautista. Méndez

destinó varios días para organizar y fortalecer

sus tropas, iniciando el sitio a San Juan Bautista el

20 de noviembre. Según se fue acercando más al

enemigo se sucedieron batallas ligeras y otras de

importancia como la toma de “El Principal” (ahora

anexo al Palacio de Gobierno) el 11 de febrero. Se

estuvo combatiendo hasta el 25 de febrero en

que se comenzó a bombardear “La casa fuerte”,

refugio de los intervencionistas (ahora edificio de

Teléfonos de México, sitio en la calle Juárez). Y el 27

de febrero de 1864, el día en que se tenía dispuesto

para el asalto a “La casa fuerte”, al rayar el alba

los intervencionistas emprendieron la retirada de

San Juan Bautista. Por lo que el 27 de febrero se

celebra la retirada de las fuerzas intervencionistas

de San Juan Bautista (Villahermosa).

El rigor histórico nos obliga a señalar que las

fuerzas intervencionistas aún permanecieron

en Tabasco. El general Manuel Díaz de la Vega

y Fuente, que era el gobernador imperialista,

al abandonar San Juan Bautista el 27 de febrero

instaló la Aduana Imperial en Frontera a bordo del

buque “El Conservador ó Guaraguao”, sirviéndole

de escolta ”La Tourmente” y “La Pique” y aunque

el comandante liberal Regino Hernández y sus

soldados los hizo abandonar el puerto de Frontera

el 01 de abril del mismo 1864, la Aduana Imperial

continuó operando, con el consiguiente descalabro

fiscal y comercial para el Estado, hasta el 20 de

noviembre de 1866 en que los proimperialistas

dejaron definitivamente Frontera, y Tabasco.

También en la villa de Jonuta permanecieron los

intervencionistas, alternándose la plaza con los

liberales tabasqueños, hasta agosto del 66.

MONUMENTO EL JAHUACTAL

Representación de la victoriosa batalla

de los republicanos tabasqueños

contra las fuerzas intervencionistas

francotraidoras.


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