PROCEDIMIENTO PARA DICTAMINAR Y EVALUAR MANUALES ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN

Objetivo.- Establecer los lineamientos para emitir dictamen administrativo de manuales de la organización.

Alcance.- Este procedimiento aplica al departamento de Organización.

Políticas para elProcedimiento.-

Definiciones:

Dictaminar: Emitir una opinión o juicio sobre los documentos.Resultando: Breve y concisa descripción de los hechos que generaron el dictamen – administrativo.Dictamen–administrativo: Emitir una opinión sobre los manuales de organización a fin de que sean operacionales administrativamente.

Documentos Internos

Son aquellos documentos elaborados que son aplicables a la operatividad del presente procedimiento:

DOCUMENTO

Manual General de Organización.Guía técnica para elaborar manuales de organización.Procedimiento para el Control Documental

Documento generado

A continuación se relacionan los formatos que se utilizarán en la aplicación del presente documento.

DOCUMENTO

Dictamen– administrativo del manual de la organización.

1. Únicamente se dictaminarán manuales administrativos de organización (los manuales deben presentarse tanto en forma escrita como en forma electrónica).

2. Los manuales de organización elaborados por las áreas respectivas, que no presenten dictamen – administrativo por el departamento de Organización y Métodos, no tendrán validez oficial.

3. Todo dictamen – administrativo deberá ser anexado al manual respectivo.4. Cuando se actualice un manual que fue dictaminado anteriormente, tendrá que

dictaminarse su actualización.

NO. DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Área solicitante

El area de la organización solicita mediante un documento un dictamen para evaluar su manual administrativo, enviandolo al departamento de organización.Nota Unicamente se evaluaran manuales de la organización.

2.Jefe del

departamento.Recibe el documento y lo turna a un asesor en evaluación de manuales organizacionales para que realice el dictamen

3. Asesor

Recibe y analisa el manual del area solicitante verificando que contenga los elementos siguientes:

CRITERIOS A EVALUAR PUNTAJE

El manual debe contener identificacion,introduccion,ambito de aplicación,autoridad, antecedentes historicos,organigrama,,estrucrura funcional. etc

Excelente Bueno Regular Malo

Que la informacion sea pertinente al area que se aplicara el manual.Los textos deben ser claros y entendibles que den por supuesto que el empleado comprenda la información.Que transmita de forma ordenada y sistematica la informacion de una organización.Que la informacion sea objetiva,precisa y detallada.Que la informacion siga un orden secuencial describiendo a la organización. Que los textos esten acompañados con imágenes que ayuden a comprender mejor la informacion de la organización.

4 Asesor

Elabora el dictamen administrativo el cual debe ir dirigido a la persona que envio el documento para su evaluacion.

a) Observaciones del documentob) Resultado del dictamen-administrativoc) Impreso, firmado y entregarlo al jefe del departamento

5Jefe del

departamento

Recibe los documentos los revisa y determina (según los resultados) si las correciones que requiere el documento pueden hacerse en el departamento.

6 Área solicitanteUna vez autorizado el documento, lo entrega al asesor del departamento de organización.