GESTION EDUCATIVA REGLAMENTO DE organizacin Y FUNCIONES (ROF)

DEDICATORIA:

Queremos dedicar este trabajo monogrfico a nuestros padres, por acompaarnos en cada una de nuestros logros que hemos emprendido y ser siempre nuestros ms fervientes colaboradores.

INDICECAPTULO I. QU ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?Aspectos GeneralesMarco LegalActores involucradosCAPTULO II CMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? ...Paso 1 Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legalPaso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucionalPaso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnicaPaso 3.1 Revisar el ROF vigentePaso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad

PRESENTACIN Esta monografa titulado REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES, lo hemos realizado reunindonos en reiteradas ocasiones. Buscando en diversas pginas de internet, libros e incluso acudiendo a las Instituciones Educativas y con la ayuda de nuestro profesor del curso de Gestin Educativa, quien nos brind datos y pautas correspondientes sobre el ROF. Todas estas informaciones fueron analizadas, y estructuradas por cada uno de nosotros, y finalmente logramos culminar este tratado sobre el ROF. Esperamos, que este trabajo sea de su agrado, ya que nos servir como futuros maestros de la especialidad de LENGUA COMUNICACIN E IDIOMA INGLES; por ello, nos es importante conocer acerca del ROF, porque son documentos de gestin que permiten a las entidades pblicas gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo.EL ROF constituye una de las herramientas ms importantes para la adecuada gestin administrativa de una entidad pblica, como documento que ordena las funciones a su cargo , conteniendo su estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas, debiendo a su vez, tener una vigencia que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales, por ello, deben evitarse las modificaciones que conlleven a cambios significativos o generalizados en la organizacin, que puedan afectar negativamente la gestin y resultados. En ese sentido este presente manual para la elaboracin del ROF, contribuya al mejor desempeo de su entidad

INTRODUCCINEl Reglamento de Organizacin y Funciones ROF constituye una de las herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa de las entidades del sector pblico. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector pblico en el proceso de elaboracin de sus ROF, para lo cual recoge lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM - Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, y propone una metodologa para la aplicacin de los mismos.

En ese sentido, el Manual:

Proporciona a las entidades los conceptos bsicos que les permitirn conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organizacin y Funciones como instrumento de gestin de la organizacin.

Gua paso a paso en el anlisis de las funciones y la estructura de la organizacin para definir los contenidos de su nuevo ROF.

Orienta a las entidades en la elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio y en el proceso de aprobacin de sus ROF.

De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende, en su organizacin, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misin institucional.

CAPITULO IEl Reglamento de Organizacin y Funciones ROF constituye una de las herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa de las entidades del sector pblico. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector pblico en el proceso de elaboracin de sus ROF, para lo cual recoge lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM - Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, y propone una metodologa para la aplicacin de los mismos.

En ese sentido, el Manual:

Proporciona a las entidades los conceptos bsicos que les permitirn conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organizacin y Funciones como instrumento de gestin de la organizacin.

Gua paso a paso en el anlisis de las funciones y la estructura de la organizacin para definir los contenidos de su nuevo ROF.

Orienta a las entidades en la elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio y en el proceso de aprobacin de sus ROF.

De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende, en su organizacin, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misin institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodologa de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de informacin que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:

NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIN GENERAL

NORMAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIN

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL

En efecto, un ROF debe contemplar no slo el marco legal que explica la razn misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones, sino tambin las prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichas responsabilidades. No se puede dejar de lado en este anlisis a la realidad, es decir las posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como responsabilidades, as como la informacin que surge de analizar las transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organizacin formal.El Manual propone una metodologa de trabajo a travs de pasos y ejemplos prcticos que facilitan el proceso de anlisis de la informacin, mediante la elaboracin de matrices que recogen informacin del marco legal, de la estrategia institucional, del ROF vigente y del estado actual de la organizacin; as como de matrices comparativas que las consolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la organizacin ms adecuada para la entidad.

Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices as como los pasos que se proponen en el Manual, generan la informacin necesaria para formular el Informe Tcnico Sustenta torio que, de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, Decreto Supremo N 043-2006-PCM, toda entidad debe presentar a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia u rgano de decisin, segn el tipo de entidad, a fin de justificar las modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobacin de dicho instrumento de gestin.

Para la identificacin de funciones y reas de la organizacin, se proceder a elaborar cuatro matrices que contendrn informacin respecto a las funciones generales y especficas a cargo de la entidad y de sus respectivos rganos y unidades orgnicas, segn las cuatro fuentes de informacin antes mencionadas.

Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal

Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional

Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente

Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actualDe la consolidacin de dichas matrices se obtendr la Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que constituir el insumo bsico para la determinacin por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional ms adecuada para el cumplimiento de las mismas.

MATRIZ 1

MATRIZ 2

MATRIZ 3

MATRIZ 4

MATRIZ 5 A

Asimismo, del anlisis que realice la entidad sobre la informacin consignada en la Matriz 5A se desprendern las funciones generales y especficas, as como los rganos y unidades orgnicas que formarn parte de la nueva organizacin, y que debern ser plasmados en el proyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha informacin y facilitar la redaccin del documento de ROF, el Manual propone una matriz final Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF que especificar adems para cada funcin general de la entidad y conjunto de funciones especficas de los rganos que la conforman, el marco legal que las sustenta.

Las Matrices 5A y 6 sern utilizadas para la presentacin del Informe Tcnico Sustenta torio que deber ser presentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organizacin de la entidad, segn lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM.

Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad, el Manual pretende guiar en el proceso administrativo que deber permitir a la entidad pblica lograr la aprobacin de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF.

Qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones?

1. Aspectos Generales1.1 Qu es el Reglamento de Organizacin y Funciones?

El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene la organizacin formal de una entidad pblica, es decir, contiene su estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas.

A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aqul que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organizacin que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pblica.

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:Objetivos: Describen el propsito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus compe- tencias y funciones.

Funcin: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus rganos y unidades orgnicas de manera particularCompetencia: mbito de actuacin material ( s a l u d , e d u c a c i n , defensa, etc.) o territo- rial (nacional, regional o local) de la entidad en su conjunto, estableci- do conforme un man- dato constitucional o legal.

En este primer captulo desarrollaremos algunos conceptos generales que nos permitirn entender qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones y cul es su utilidad, as como definir conceptos e s p e c f i c o s v i n c u l a d o s c o n d i c h o instrumento de organizacin.

El ROF es un documento:

R Tcnico, dado que es el resultado del proceso de planeacin organizacional en el cual una entidad define el modelo de organizacin que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

R Normativo, porque constituye una norma de carcter pblico y de obligatorio cumplimiento para la entidad.

R De gestin, ya que es una gua administrativa para la entidad y su personal, sobre cmo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

Veamos para qu es til un ROF:

El ROF es un instrumento til para diferentes actores:

R. Para la entidad

Presenta una visin de conjunto de la entidad y de los rganos y unidades que la componen.

Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los rganos y unidades orgnicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables.

R. Para el personal de la entidad

Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qu atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de los rganos y unidades orgnicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones. Facilita la integracin del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los rganos y unidades de la entidad.

R. Para otras entidades pblicas

Al delimitar los campos de actuacin de las entidades pblicas, contribuye a una mejor coordinacin entre stas al facilitar la bsqueda respecto de con quin coordino y sobre qu materias.

R. Para quienes ejercen control sobre la entidad

Facilita la labor de quienes ejercen algn tipo de control sobre la entidad al identificar a los rganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.

Cmo se vincula el ROF con los instrumentos de gestin de la administracin pblica?

El ROF se encuentra estrechamente ligado a cada uno de los instrumentos de gestin con los que cuenta una entidad pblica. Para comprender mejor esta interrelacin es bueno diferenciar los siguientes instrumentos:

Los instrumentos de gestin vinculados con la parte organizacional de una entidad, tales como el ROF, el Manual de organizacin y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), entre otros.Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo de una entidad, tales COMO LOS PLANES ESTRATGICOS se Sectoriales (Ministerios), los Planes Estratgicos Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades pblicas, Gobiernos Regionales y Locales), los Planes de Desarrollo Concertados, entre otros.

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:MOF: Es un documento que describe las funcio- nes especficas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo contenidos en el CAP, a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el ROF.

CAP: Es un documento de gestin institucional que contiene el nmero de cargos o puestos de trabajo definidos y aprobados de la enti- dad, para cada una de las unidades orgnicas aprobadas en la estruc- tura orgnica vigente prevista en su ROF.

I n s t r u m e n t o s de Gestin: Son docu- mentos con los que cuenta una entidad para gestionarse o administrarse de una m a n e r a o r d e n a d a, planificada y eficiente, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo.

Interrelacin del ROF con los instrumentos de gestin organizacionales

El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados.

En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organizacin interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerrquicos as como asignadas las funciones y responsabilidades entre los rganos y unidades orgnicas, se puede, a travs del CAP, establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones as como, mediante el MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo.

Interrelacin con los instrumentos de planeamiento

El ROF es la herramienta que sirve (o debera servir) para identificar qu rganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento.

En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad sino que la organizacin y distribucin de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organizacin, debe facilitar tambin la identificacin de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad.

Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, s debe haber una correspondencia entre rganos responsables de cumplir determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas.

1.2 Qu debemos entender por una organizacin?

Una organizacin es el ente social creado intencionalmente para el logro de determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilizacin de recursos materiales (tecnologa, equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una organizacin dispone de una estructura jerrquica conformada por rganos y unidades orgnicas, orientados al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, divisin del trabajo, comunicacin, liderazgo, entre otros.

Qu caractersticas presenta una organizacin pblica?Una organizacin pblica presenta ciertas caractersticas particulares que la diferencian de otro tipo de organizaciones. As tenemos:

a) Son creadas por un mandato constitucional o legal

Las organizaciones pblicas slo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivo legal o constitucional. Presta atencin a los siguientes ejemplos:Ejemplo 1Los organismos constitucio- nalmente autnomos (Defen- sora del Pueblo, Jurado Nacional de Elecciones, etc.) son creados por mandato de la Constitucin Poltica y median- te una ley orgnica se formali- za su existenciaEjemplo 2Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales son creados en el marco de lo establecido en la Constitucin Poltica y en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y Ley Orgnica de Municipalidades, respectiva- mente.

b) Son entidades formales.

Las organizaciones pblicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructura orgnica formal conformada por diferentes rganos y unidades orgnicas encargados de cumplir funciones especficas vinculadas, tanto con la misin de la organizacin, como con aspectos administrativos de su funcionamiento.

c) Sus objetivos estn orientados a satisfacer el inters pblico. Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones pblicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en comn el que sus objetivos trascienden el propio inters o beneficio de la organizacin, dado que estn orientadas a satisfacer el inters de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular. Revisemos los siguientes ejemplos:Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones pblicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en comn el que sus objetivos trascienden el propio inters o beneficio de la organizacin, dado que estn orientadas a satisfacer el inters de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular. Revisemos los siguientes ejemplos:

Ejemplo 3Los Gobiernos Locales tienen por finalidad representar a su locali- dad, promover la ade- cuada prestacin de los servicios pblicos locales y el desarrollo integral sostenible de su circuns- cripcin (satisface el inters de un grupo social en particular).

Ejemplo 2El Instituto Nacional de Investigacin Agraria es un organismo pblico d e s c e n t r a l i z a d o d e l Ministerio de Agricultura que tiene como finalidad el promover la innova- cin tecnolgica agraria y agroindustrial en el sector agrario (satisface el inters de un grupo social en particular).

Ejemplo 1La Defensora del Pueblo es un organismo autno- mo que tiene como finali- dad defender los derechos constitucionales de la persona y la comunidad, as como supervisar el cumplimiento de los deberes de la administra- cin estatal y prestacin de los servicios pblicos (satisface el inters de la sociedad en su conjunto).

d). Sus funciones estn reguladas por el ordenamiento jurdico.

Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas no pueden ser creadas por ellas mismas sino que son determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuacin, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Captulo II.

e). sus recursos son pblicos. Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos y las ciudadanas aportan: de manera directa, por ejemplo a travs del pago de tasas por determinados trmites que hace una municipalidad, o

de manera indirecta, a travs del pago de tributos con los que se asignan recursos a las entidades pblicas para su funcionamiento.

f). su actuacin est sujeta a control.Dado que las organizaciones pblicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines y a travs de recursos pblicos, su actuacin est sujeta a diferentes tipos de control.

Cules son esos tipos de control?

Clases de control

Control gubernamentalControl judicialControl polticoControl social

A cargo de la Contralora General de la Repblica, busca prevenir y verificar la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del Estado, s u p e r v i s a n d o l a legalidad de los actos de l a s o r g a n i z a c i o n e s pblicas sujetas a su control.M e d i a n t e p r o c e s o s judiciales se fiscaliza que e n l o s p r o c e s o s administrativos en los que intervienen las organi- zaciones pblicas as como en el ejercicio de sus funciones, no se cometan arbitrariedades ni excesos d e p o d e r f r e n t e a l administrado (acciones de inconstitucionalidad, acciones contencioso administrativa, etc.).A c a r g o d e l Congreso de la R e p b l i c a , mediante el cual f i s c a l i z a l a a c t u a c i n d e u n a d e t e r m i - n a d a e n t i d a d pblica.A cargo de la sociedad civil, se ejerce a travs de asociaciones de consumidores, c o l e g i o s p r o f e s i o n a l e s , a u d i e n c i a s pblicas, etc.

Es importante conocer los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad?

S, es importante. La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658, hace mencin a algunos de estos principios:

Reglamento Legalidad de las funciones

Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica, a travs de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas.

Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas, las contenidas en sus normas de organizacin y funciones, deben estar amparadas en normas sustantivas, no pueden ser creadas por ellas mismas.

Reglamento Evitar duplicidades

Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administracin Pblica no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes.

Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya que no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismas funciones o presten los mismos servicios, cuando dichos recursos podran ser utilizados en servicios o funciones no atendido.

Reglamento Principio de especialidad

En el diseo de la estructura orgnica pblica prevalece el principio de especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines.

Al respecto, la especialidad puede darse:

En razn de la funcin a cumplirse. As, las funciones o tareas similares no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad.

En relacin con el mbito territorial en el cual una funcin va a ejercerse.As, una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes con lo cual no habra superposicin de funciones sino especializacin en razn del territorio.

Reglamento Asignacin de competencias:

Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeo y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios de medicin. Recordemos que los trminos competencia y funcin son conceptos diferentes.

As, las competencias se refieren al mbito material y territorial en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De all que sea importante tener claro cul es el mbito de competencia de cada entidad.Adems de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernizacin del Estado, existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta.

S existen otros principios organizacionales. As tenemos:

R Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

R Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos para los que fue creada la entidad.

R Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de sus funciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el ms alto nivel hasta el ms bajo.

R. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

R. Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

R Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre deben mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar compartimentos estancos.

R Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, esta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo.

1.3 Qu entidades deben contar con un ROF?

No todas las entidades conocidas como pblicas estn sujetas a la elaboracin de un ROF en el marco de lo sealado en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF aprobados por Decreto Supremo N 043-2006-PCM, de aqu en adelante Lineamientos.

En ese sentido, las entidades que requieren un ROF son aquellas organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente.

Asimismo establece que aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razn especfica y un tiempo determinado, no requieren de un ROF.

Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la denominacin formal que tenga, sino que su naturaleza responda a los criterios definidos en los Lineamientos.

Tengamos presente lo siguiente:En el caso particular de los Gobiernos Regionales y Locales, considerando que su organizacin viene establecida en las respectivas Leyes Orgnicas, se sujetarn a los Lineamientos en aquellos aspectos que corresponda.

En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con los Lineamientos:

Los Ministerios y sus Organismos Pblicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores, y dems entidades del ejecutivo con calidad de pliego presupuestario.

El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la Defensora del Pueblo, la Contralora General de la Repblica, el Tribunal Constitucional, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Per.

Los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales y sus Organismos Pblicos Descentralizados

As como toda organizacin que cumpla con funciones de carcter permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personera jurdica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminacin o desaparicin conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en los Lineamientos.

Hay organizaciones que c u m p l i e n d o l o a n t e s sealado y son excluidas por los Lineamientos?S. Los Lineamientos excluyen expresamente del mbito de su aplicacin a organizaciones que si bien cumplen con lo antes sealado (ejercen una actividad permanente y son reconocidas como entidades pblicas), su naturaleza y funciones son reguladas por organismos especializados, tal es el caso de:

-Las Empresas del Estado cuya regulacin, y por ende su ROF, debe ser regulado y revisado por el FONAFE, al ser ste ltimo el titular de las acciones de las empresas del Estado.

Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organizacin de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado.

Las Universidades Pblicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las reas administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les confiere la facultad de crear Organismos Pblicos Descentralizados, por lo que el Manual no hace mencin a estos. Los Programas y Proyectos que cumplan con las caractersticas previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado: Manual de Operaciones.

1.3 Cundo una entidad debe reformular su ROF?

La modificacin o actualizacin de un ROF se puede producir en los siguientes supuestos:

a) Por un proceso de reorganizacin de la entidad aprobado conforme a ley La reorganizacin de una entidad implica una transformacin o cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una modificacin a su Ley de creacin.

De esta manera, la estructura orgnica preexistente a dicho cambio que responda a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad. La necesidad de reorganizacin de una entidad se produce por una decisin del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a travs de un cambio en la Ley de creacin de la entidad. Un ejemplo de reorganizacin es el caso de la fusin de dos o ms entidades pblicas, ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente.

b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo rgano o unidad orgnica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad

Supone una reestructuracin parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo rgano o unidad orgnica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contralora de la Repblica que obligan a las entidades a contar con un rgano de control).

O una modificacin simple de las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas.

La transferencia de funciones en el marco del proceso de Descentralizacin est incluida en este supuesto.

c) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones

Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razn de ser de la entidad, es decir no implica una reorganizacin.

Supone la reestructuracin de una entidad en el sentido de redefinir su estructura orgnica de modo que pueda cumplir de una mejor manera con sus objetivos, sin implicar un cambio en su finalidad o razn de ser.

A travs de una reestructuracin se busca la optimizacin o simplificacin de los procesos de la entidad, ya sea priorizando determinadas funciones o reasignndolas entre sus rganos de una manera ms eficiente.

La reestructuracin de una entidad puede ser total, por ejemplo cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser parcial, cuando reestructura nicamente determinadas reas de la entidad.

La reestructuracin de una entidad se da por mandato de la mxima autoridad de la entidad.

Revisemos los siguientes conceptos clave:REORGANIZACION

Una entidad entra en un proceso de reorganizacin cuando se produce una transformacin o cambio en la finalidad por la cual fue creada.

REESTRUCCTURACION

Una entidad entra en un proceso de reestructuracin cuando se redefine su estructura orgnica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razn de ser.

d) MARCO LEGALCada entidad pblica es responsable del proceso de elaboracin de su ROF y debe tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en:

La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658, que contiene el marco general sobre el diseo y estructura de la Administracin Pblica de los diferentes niveles de gobierno.

Los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N 043-2006-PCM, contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboracin y aprobacin de su ROF.

Otras disposiciones que establezca la Secretara de Gestin Pblica.

El mbito de aplicacin de las normas que regulan el instrumento del ROF est dado en los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboracin Y aprobacin del ROF diferentes rganos al interior de la entidad y, dependiendo de la entidad de la que se trate, rganos externos a esta para su aprobacin:

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP) respecto a la elaboracin del ROF constituyeron por mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades pblicas. Sin embargo, dicho marco normativo qued implcitamente derogado por el Decreto Supremo N 74-95-PCM., situacin que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N 043-2006-PCM

Actores que participan en su elaboracin

rgano a cargo de las funciones de planeamiento, racionalizacin o quien haga sus veces: Es el rgano responsable de formular el proyecto de ROF y de elaborar el Informe Tcnico Sustenta torio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas entidades, ser la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, la que se har cargo de esta tarea.

Actores que participan en su aprobacin

rgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF, adems de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio.

Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por el rgano de asesoramiento.

rgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos. Segn cada tipo de entidad, esta responsabilidad estar a Cargo de un rgano distinto, de acuerdo al siguiente detall

RGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIN Y APROBACIN DE UN ROF

ENTIDADElabora Proyecto de ROF(Informe Tcnico Sustentario)Visa Proyecto de ROF (Informe legal)Aprueba Proyecto de ROFEmite Informe Previo para aprobacin de ROF

Ministerio

rgano responsable de las funciones de planeamiento, racionalizacin, o quien haga sus veces

rgano de Asesora Jurdica oquien haga sus veces

Titular de la EntidadSecretara de Gestin Pblica de la PCM

OPD NacionalSecretara de Gestin Pblica de la PCM

Organismos Constitucionalmente AutnomosOficina dePlaneamiento y Presupuestoo la que hagasus veces

Gobierno RegionalGerencia General

Gobierno LocalGerencia General

OPD LocalOficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Local o la que haga sus veces

Direcciones Regionales SectorialesOficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regionalo la que haga sus veces

Recuerda:

1. El ROF es un documento tcnico normativo de gestin, contiene la organizacin formal de una entidad pblica, y por lo tanto ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad.

2. El ROF es un instrumento de gestin muy importante, sirve para evitar duplicidad de funciones e identificar responsables.

3. El ROF no es un documento aislado, est relacionado con los instrumentos de gestin, ya sea con los de organizacin o con los de planeamiento de una organizacin pblica.

4. Cada organizacin pblica tiene caractersticas que la definen como tal. Ejemplo: Son creadas por un mandato constitucional o legal Estn orientadas a satisfacer el inters pblico Sus recursos son pblicos, etc.

5. Las organizaciones pblicas tienen distintos tipos de control. Ejemplo: Control gubernamental. Control jurdico. Control social, etc.

6. El ROF es necesario para las entidades pblicas de carcter permanente, con ciertas excepciones contempladas en los Lineamientos, como las universidades pblicas y empresas municipales.

7. Una entidad puede reformular su ROF: Por un proceso de reorganizacin o reestructuracin de la entidad. Por un mandato legal. Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad.

8. Cada entidad para elaborar su ROF debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes: La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658 y los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N 043- 2006-PCM.

Cmo elaborar un Reglamento de Organizacin y Funciones?

En este segundo captulo desarrollaremos los pasos que una entidad debe seguir para elaborar su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia lgica para el anlisis de la informacin que servir de insumo para su elaboracin. Los pasos del ROF permitirn a la entidad responder a preguntas tales como Qu tengo que hacer?Qu estoy haciendo? De qu manera me organizo para hacerlo mejor?, entre otras.

Paso1.Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal

1.1 Qu tengo que hacer?

El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qu es lo que tiene que hacer como institucin, para lo cual deber referirse al marco legal vigente que determina la razn de ser de la entidad.

Este paso permitir identificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organizacin y funciones de la entidad y que hasta ese momento no haban sido contemplados en el documento de ROF, y tal vez tampoco en la organizacin misma.

La revisin de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de los pasos ms importantes que debe darse para la formulacin del nuevo ROF. Esto permitir a la entidad responder a la pregunta: Qu tengo que hacer?

Es decir, permitir identificar las razones para las cuales fue creada la entidad, las mismas que permitirn identificar las funciones generales que le corresponde cumplir as como asignar funciones especficas a los rganos y unidades orgnicas que la componen.

Tengamos presente: Las entidades pblicas son Como administradores de los Marcos legales en los cuales se desempean los/as ciudadanos/as y las personas jurdicas. Por eso las funciones que se incluirn en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinan qu es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o econmica.

Las funciones generales de la entidad pblica estn dadas mayormente por las Normas, y en algunos casos estas sealarn ciertas funciones especficas que debern ser cumplidas por los rganos y/o unidades orgnicas que la conforman, teniendo adems efectos sobre la estructura orgnica de la entidad.

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos: Funciones Generales:Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad.

Funciones Especficas:Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y unidades orgnicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcan- zar los objetivos y metas de la entidad.Estructura Orgnica:Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la divisin del trabajo y la asigna- cin de funciones y responsabilidades entre sus rganos y unidades orgnicas as como coordinando su labor.Estructura Orgnica:Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la divisin del trabajo y la asigna- cin de funciones y responsabilidades entre sus rganos y unidades orgnicas as como coordinando su labor.

Unidad Orgnica:Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos contenidos en la estructura orgnica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.).rea:Se refiere a los rganos y unidades orgnicas de una entidad.

1.2 Identificar la base legal de la entidad

Cules son las normas que regulan la actuacin de una entidad pblica?

El conjunto de normas que regulan la actuacin de las entidades pblicas, se encuentran clasificadas en tres grandes grupos:

NORMAS SUSTANTIVAS (Funciones misionales)SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (Funciones administrativas)NORMAS DE APLICACIN GENERAL (Funciones de aplicacin general)Normas sustantivas

En este grupo de normas se encuentran aquellas que definen el mbito de competencia de una entidad pblica as como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razn de ser: funciones misionales.

A continuacin presentamos algunas normas sustantivas:

Normas sustantivas

La Constitucin Poltica, define el mbito de competencia de los organismos y poderes autnomos (por ejemplo la Defensora del Pueblo, el Ministerio Pblico, el Tribunal Constitucional, entre otros), as como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios pblicos.

La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organizacin.

Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creacin de los Ministerios, las cuales precisan el mbito de su competencia y de sus Organismos Pblicos Descentralizados, as como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educacin en el caso del Ministerio de Educacin, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.)

Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de entidades pblicas vinculadas con la materia del convenio.

La Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales establece el mbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgnica.

La Ley Orgnica de Municipalidades establece el mbito de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgnica.

La Ley de Bases de la Descentralizacin establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno.

Normas sobre sistemas administrativos

Son aquellas normas emitidas por el rgano rector de un sistema administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo est conformado por la suma de normas, rganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que toda entidad pblica requiere para funcionar, y sin el cual no podra cumplir con los fines para los que fue creada.

En el ordenamiento jurdico peruano existen varios sistemas administrativos, cada uno de los cuales cuenta con un rgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades pblicas, responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo.

Presentamos algunos de los principales Sistemas Administrativos:

Sistemas Administrativos

Sistema Nacional de Presupuesto

rgano rector: Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP) del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).

Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411; Directivas anuales emitidas por la DNPP en relacin a la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin de los presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

Sistema Nacional de Tesorera

rgano rector: Direccin Nacional deTesoro Pblico (DNTP) del MEF

Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Directivas para el ao fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

Sistema Nacional de Endeudamiento

rgano rector: Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico del MEF Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento, Ley 28563

Sistema Nacional de Contabilidad

rgano rector: Direccin Nacional de Contabilidad del MEF

Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680; Instructivos Contables, Resolucin de Contadura N067-97-EF/93.01; Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico, Resolucin N029-200-EF/93.01.

Sistema Nacional de Inversin Pblica

rgano rector: Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico (DGPM) del MEF

Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Ley N 27293; y su Reglamento, Decreto Supremo N 157-2002-EF; Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Directiva 004-2002- EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de Inversin Pblica para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N 004-2005-EF/68.01, modifica Directiva N 004-2003-EF/68.01

Sistema Nacional de Control

rgano rector: Contralora General de la Repblica

Principales normas: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora de la Repblica, Ley 27785; Reglamento de los rganos de Control Institucional, Resolucin de Contralora N 114-2003-CG.

Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

rgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE

Principales Normas: Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, D.S. N 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. N 084-2004-PCM.

Sistema de Personal del Empleo Pblico:

rgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta que se constituya el Consejo Superior del Empleo Pblico (COSEP)

Principales normas:

Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N 28175

Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico, Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. N 005-90-PCM

Ley que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos del Estado, Ley N 27482 y su Reglamento, Decreto Supremo N 080-2001-PCM

Leyes que definen regmenes especiales de Carrera

No estn bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones, remuneraciones, entre otras salariales.

Sistema Nacional de Informtica

rgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica de la Presidencia del Consejo de Ministros

Principales normas: Reglamento de Organizacin y Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros

Sistema Nacional de Defensa Judicial

rgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial

Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial, Decreto Ley 17537; Reglamento del Decreto Ley N 17537, D.S. 002-2000- JUS.Slo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado, cada entidad debe revisar las normas reglamentarias, complementarias y modificatorias correspondientes

Tengamos presente:

La Ley de Bases de la Descentralizacin establece que los sistemas administrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorera, contadura, crdito pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno.

R. Normas de aplicacin general

En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas que asignan funciones a ms de una entidad pblica sin que estn referidas a ningn sistema administrativo en particular, sino ms bien vinculadas a diferentes materias que deben tomarse en consideracin: funciones de aplicacin general.

A continuacin algunas normas de aplicacin general:

Normas de aplicacin general

Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestin Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras. Son normas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente y recursos naturales referidas a la proteccin del medio ambiente en las actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdiccin.

Normas sobre cooperacin internacional: Ley de Cooperacin Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de Cooperacin Internacional, Decreto Supremo N 015-92-PCM.

Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD

Normas sobre acceso a la informacin pblica: Texto nico Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, D.S. 072-2003-PCM.

Cmo identifico las n o r m a s q u e m e asignan competencias y funciones?Para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:

1ero. Cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicacin general, incluyendo las regulaciones sectoriales.

2do. Respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos, tal y como se menciona ms adelante, se deber recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo.

Normas que deben ser revisadas segn tipo de entidad

Cada entidad deber identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qu funciones y criterios organizacionales se desprenden del mismo y que debern verse reflejados en su ROF. De esa manera, se proceder a recoger en un Cuadro de Normas aquella informacin relevante, la misma que para efectos prcticos se recomienda sea clasificada segn temas principales que competen a la entidad.

Por ejemplo, se podr elaborar un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad, con las competencias sanitarias, entre otras.

Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, presentamos una propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicacin general en los Anexos 2A, 3A y 4A, as como de aquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberan ser revisadas para la elaboracin del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que deber ser complementada por cada entidad.

Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas AdministrativosSISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA NACIONALNORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

NIVEL NACIONALNIVEL REGIONALNIVEL LOCAL

PRESUPUESTOMOPDOCAGRGLOPD

Ley 28112 - Ley 28411

Directivas para la programacin, formulacin y ejecucin del presupuesto de los pliegos del Gobierno Nacional para cada ao fiscalDirectivas para laprogramacin, formulacin yejecucin delpresupuesto de los pliegos de los Gobiernos RegionalesDirectivas para laprogramacin, formulacin yejecucin delpresupuesto de los pliegos de los Gobiernos Regionales

ENDEUDAMIENTOLey 28112 - Ley 28563

INVERSIN PBLICALey 27293 - D.S. 157-2002-EF

Directivas emitidas por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno NacionalDirectivas emitidaspor la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno RegionalDirectivasemitidas por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno Local

INFORMTICAResolucin Ministerial N 206-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 179-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 224-2004-PCM - otras

CONTABILIDADLey 28112 - Ley 24680 - Resolucin Contadura N 067-97-EF/93.01 -otras

TESORO PBLICOLey 28112

Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico para pliegos del Gobierno NacionalDirectivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico para el Gobierno RegionalDirectivasemitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico para Gobierno Local

PERSONALLey 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482- Ley 27588 - otras

DEFENSA JUDICIAL (1)Decreto Ley 17537 D.S. 002- 2002-JUSCapitulo II, Titulo VII Ley 27867Sub capitulo II,Titulo II Ley 27972

CONTROLLey 27785 - Resolucin de Contralora No. 114-2003-CG

1.1 Elaborar Matriz1segnelmarcolegal e identificar funciones y reas segn el marco legal.

Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definicin de las funciones y estructura orgnica de la entidad, se proceder a elaborar la siguiente matriz, que distinguir entre Funciones Generales, Funciones Especficas y reas (rganos o unidades orgnicas) de la entidad segn lo sealado en las normas:

En esta matriz se har mencin a rganos y unidades orgnicas slo si las normas revisadas sealan su creacin, de lo contrario, nicamente se incluir informacin respecto a funciones generales y funciones especfica.

Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del anlisis de las normas, con el objeto de compararla con lo sealado por las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas

Paso2.Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional

Para reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podr representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del anlisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama), con el objeto de compararla con lo sealado por las normas (Paso

1) y las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas.

Paso3.Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica.

3.1 Qu hacer actualmente como organizacin?

Si bien la normatividad seala las funciones que competen a las entidades pblicas, es decir, sealan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o reas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos.

En algunos casos, estas nuevas funciones y reas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misin de la institucin y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de hacer ms eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades pblicas.

Existen dos fuentes de informacin para identificar las acciones que viene realizando la entidad a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas: el ROF vigente y el personal de la entidad.

3.1 Revisar el ROF vigente

El ROF vigente debera reflejar la manera como la entidad tena previsto hacer frente a los objetivos que se haba trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura orgnica vigente as como las funciones definidas, podran ser retomados en el nuevo proyecto de ROF.

Sin embargo, tambin puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no est actualizada, que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles jerrquicos o interrelaciones entre sus rganos que parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF.

En muchos casos no ser necesario modificar completamente la organizacin, por lo que es importante analizar el ROF vigente. En otros casos, este anlisis permitir identificar las disfunciones incentivos negativos, problemas organizacionales, etc. de la organizacin, al compararlas con las necesidades que se han ido creando por la definicin de nuevas funciones y rganos como resultado de modificaciones normativas3.1 Elaborar la Matriz 3 de funciones y reas segn el ROF vigente. Si bien la normatividad seala las funciones que competen a las entidades pblicas, es decir, sealan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o reas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos.

En algunos casos, estas nuevas funciones y reas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misin de la institucin y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de hacer ms eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades pblicas.

Existen dos fuentes de informacin para identificar las acciones que viene realizando la entidad a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas: el ROF vigente y el personal de la entidad.

3.3 Elaborar la Matriz 3 de funciones y reas segn el ROF vigente. Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la informacin contenida en el ROF vigente, recoger las funciones generales y especficas, as como la estructura orgnica definida en ste, de acuerdo al siguiente formato. El objetivo es establecer si las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas de la organizacin contribuyen efectivamente al logro de sus funciones generales, las mismas que en teora fueron definidas conforme a la normatividad que sustenta la existencia de la entidad.

Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigenteFUNCIONES GENERALESFUNCIONES ESPECFICAS

rganoFuncinUnidad OrgnicaFuncin

1R

2R

Sobre la base de la informacin recabada en los pasos 1 y 2, se proceder a contrastar los bosquejos de organigramas determinados, es decir del marco legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad ES:

identificar algunos de los cambios necesarios en este ltimo para adecuarse a lo que seala la normatividad, en caso no estuviera acorde, Evaluar posibles cambios en la estructura, a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organizacin ms eficiente en el cumplimiento de sus funciones.

3.4 Aplicar Cuestionario en la entidadToda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal: La formal es la estructura explcita y oficialmente reconocida por la entidad. La estructura informal es la resultante de la forma de conduccin y el poder relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros.

Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la prctica los diferentes rganos y unidades orgnicas de la entidad, a fin de identificar nuevos mecanismos de interrelacin que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboracin del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos.

Con el objeto de lograr una adecuada reorganizacin o reestructuracin de la entidad, y no slo que las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF, sino que efectivamente en la prctica esta tenga lugar, es necesario lo siguiente:

Conocer la organizacin actual de la entidad, es decir cmo vienen operando los rganos y unidades orgnicas de la institucin, tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal, as como las funciones que cada rea viene cumpliendo (aunque estas no correspondan al ROF vigente).

Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y determinar, en caso stas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si sern o no incluidas en la redefinicin de la organizacin.

Conocer aquellas actividades y tareas que podran estarse duplicando para el cumplimiento de una misma funcin, o que no se vienen cumpliendo siendo parte de las competencias de la organizacin.

Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerrquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misin de la entidad.Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de elaborar el proyecto de ROF obtendrn informacin que les permitir sustentar las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o en la organizacin misma, al poder identificar lo siguiente:

Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los rganos y unidades orgnicas de la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misin de la entidad.

Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia institucional, normatividad incompleta, etc.) se estn dejando de lado.

Si existe duplicidad de funciones en la entidad misma o con otras entidades pblicas.

Las lneas jerrquicas dentro de la organizacin y la toma de decisiones.

Si existe una estructura organizacional informal y en cunto esta difiere de la formal.

Indicios respecto a si la reconversin (reestructuracin o reorganizacin) de la organizacin ser fcil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de la misma.

Lo que efectivamente la entidad est en capacidad de hacer comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal).

3.5 Elaborar Matrices 4, 4A y 4B de funciones y reas segn la organizacin actual.

Como resultado del Paso 3.4 se elaborarn las siguientes matrices:

La Matriz 4 recoger las funciones generales y especficas, as como la estructura orgnica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (estructura formal como informal).

Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las dems Matrices, para fines prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros.Esta Matriz, junto con las Matrices 1 a 3 forma parte de la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que es parte del Informe Tcnico Sustenta torio previsto en los Lineamientos.Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual.

FUNCIONES GENERALESFUNCIONES ESPECFICAS

rganoFuncinUnidad OrgnicaFuncin

1A

2A

El personal que responda al cuestionario tendr la tarea de:

Identificar de acuerdo a las fuentes de informacin que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del rgano o unidad orgnica en el que trabaja,

Definir las funciones especficas a las que el rea contribuye, as como las actividades y tareas que aquellas implican.

Una vez elaborada la matriz, se proceder a representar grficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podr contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas.

La Matriz 4A permitir procesar la informacin de los cuestionarios, la misma que ser de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad as como la nueva organizacin materia del proyecto de ROF.

Matriz 4A. Informacin sobre la organizacin actual de la entidad

FuncinGeneral vinculadarganoUnidad Orgnica

Cd.

Funcin

TipoDenomi -nacinFuncin EspecficaDenomi -nacinFuncin EspecficaActividades o tareas relacionadasrea que supervisa el cumplimientoreas involucradas

1A

2A

Esta matriz (4A) ayudar a resaltar las relaciones que existen entre las diversas reas para el cumplimiento y supervisin del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta informacin se podr trazar la estructura orgnica real, es decir la que funciona en la prctica, auque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejar la manera de interrelacionarse de las diferentes reas de la entidad.

NUEVOSCONCEPTOS

Cd #A:Se refiere a las funciones generales sealadas por el personal en los cuestionarios.

Denominacion:Se refiere al nombre que lleva el rgano o la unidad orgnica dentro de la entidad. Ejemplo: Direccin de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc.

Tipo:Los tipos de rganos pueden ser de Alta Direccin, Consultivos, de C o n t r o l I n s t i t u c i o n a l , de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados.

Actividades o tareas relacionadas:Permitir definir mejor la funcin especfica del rgano o unidad orgnica al momento de redactar el nuevo documento de ROF.

1. NDICEEs la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.2. INTRODUCCINLa Institucin Educativa pblica Guillermo E. Billinghurst, pone a disposicin de la Comunidad Educativa, el presente documento de gestin. Dando a conocer el Reglamento de Organizacin y Funciones de cmo llevar una Institucin de acuerdo a los normas dada por las siguientes leyes y las funciones que deben de cumplir los diferentes cargos para alcanzar los objetivos institucionales, as como fomentar el trabajo en equipo y rol que desempean los jefes y promotores de innovaciones que debe ser de conocimiento del personal dentro de la entidad educativa para su cabal cumplimiento.3. GENERALIDADESSe consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.4. TTULO PRIMERO: IDEARIO:Fieles al legado del presidente inspirador de este colegio Guillermo Enrique Billinghurst Angulo, y a la trayectoria impecable y tradicional por ser el primer colegio de la provincia, nos proponemos:1. Promover el lema institucional: DISCIPLINA, ESMERO Y EFICIENCIA y promover actividades acordes a l con el propsito de hallarle sentido y que nos inspire y acompae a lo largo de nuestras vidas.2. Contribuir a renovar su fe y creencias religiosas (respetando el estado laico) seguir promoviendo una actitud personal rescatable, trabajar por la ayuda del Prjimo y mantener la Fe de la Iglesia con la cual se identifican.3. Trabajar a ejemplo de aquellos que se inmolaron silenciosamente y promover la presencia institucional donde ms se necesite con sencillez y eficacia.4. Asumir un compromiso, de lograr los OCHO (8) aprendizajes fundamentales razn de la educacin en estos tiemposMISINLa I.E. Guillermo E. Billinghurst es un colegio histrico y de tradicin, que brinda a nivel local un servicio de calidad humana y acadmica en el nivel Secundario; fundamentado en las RUTAS DEL APRENDIZAJE, en el marco del buen desempeo docente, los valores Humano-laicos y en los nuevos enfoques pedaggicos y avances cientfico-tecnolgicos, con agentes identificados con la institucin que asumen el cambio y se comprometen a:-Formar educandos abiertos a la trascendencia y preparados para enfrentar la vida.-Actualizar al educador billinghurino oportuna y permanentemente.-Acercar y comprometer al padre en actividades propias del colegio.-Tener presencia en la provincia en asuntos coyunturales.-Complementar el servicio con una visin laboral de la educacin con unidades de servicio (talleres).VISINQue la educacin impartida en la I.E. Guillermo E. Billinghurst vaya ms all del colegio convencional, normativo y funcional, mejorando la calidad de vida, respetando el medio ambiente e interesndose por la problemtica social de la provincia; y haciendo posible que los agentes educativos definan sus horizontes, aumenten su visin de ver al mundo y a la vida misma, convirtindolos en protagonistas de su existencia

5. TTULO SEGUNDO ORGANIZACIN ESTRUCTURAL RGANO DE DIRECCIN1. Direccin1.1. Funciones Est dada por la Ley General d Educacin N 28044 y el Artculo 19 del D.S. N 09-2005 ED Reglamento de la Gestin del Sistema Educativo, las siguientes: Representante a la Institucin Educativa Integra y preside el Comit Directivo, Consejo Acadmico, Consejo Educativo Institucional, y otros conforme a Ley. Cautelar la elaboracin, ejecucin y evaluacin del Proyecto Curricular de la Institucin Educativa y otros documentos de gestin. Promover una prctica de autoevaluacin de la gestin educativa Institucional y dar a conocer a la comunidad educativa y autoridades superiores. Planificar, disear, aprobar, ejecutar y evaluar, en coordinacin con el Comit Directivo, Jerrquico y Docente, Proyectos de Innovacin Pedaggica y de Gestin, Experimentacin e Investigacin Educativa. Organizar y cautelar el proceso de matrcula, ratificacin de matrcula, trasladados, as como de la recepcin y ubicacin de nuevos estudiantes. Aprobar el Presupuesto de la Institucin Educativa, previa coordinacin con el CONEI y que luego someter a la instancia correspondiente, cautelando su adecuada administracin de conformidad con las normas legales pertinentes e informando peridicamente del uso de los recursos financieros a los estamentos competentes. Atender la documentacin. Otorgar entrevista al personal y pblico. Autorizar visitas, charlas, excursiones, proyecciones, proyecciones, etctera. Proponer ante la instancia respectiva el Nombramiento, Encargo de Funciones, con participacin del CONEI. Promover, gestionar, y apoyar la participacin del Personal Docente y Administrativo en eventos de capacitacin y actualizacin. Coordinacin de las Horas de clase y luego su aprobacin. Velar por el mantenimiento y promocin de la buena Imaginacin Institucional. Promover la suscripcin de Conventos Interinstitucionales en favor de la Institucin Educativa, con participacin del CONEI. Otorgar estmulos y/o aplicar sanciones a los estudiantes y al personal docente y administrativo de acuerdo a lo prescrito en el Reglamento Interno y dems normas vigentes. Otorgar vacaciones y permisos al personal docente y administrativo, as como diligenciar las solicitudes de licencias. Colaborar con la disciplina, asistencia y presentacin del estudiante.1.2. Lnea de Autoridad Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Subdirectores, Coordinadores, Personal Docente, Administrativo y Estudiantado en general. Depende administrativamente del Ministerio de Educacin, de la Direccin Regional de Educacin de Lima y Provincias, la Unidad de Gestin Educativa Local N 16 Barranca.

2. Comit Directivo2.1. Funciones

Organiza, conduce y evala los procesos de gestin pedaggica, institucional y administrativo de la Institucin Educativa. Coadyuva al logro de los fines y objetivos de la institucin educativa a travs de un trabajo concertado y democrtico. RGANO DE PARTICIPACIN , CONCENTRACIN Y VIGILANCIA

1. Concejo Educativo Institucional CONEI1.1. Funciones: Participar en la formulacin, aprobacin y evaluacin de los documentos de gestin de la institucin Educativa (PEI, PCI, RI, PAT,Y MOF) Promover los crculos de investigacin, innovacin y otras formas de organizacin de estudiantes, docentes y administrativos a fin de elevar la calidad de los servicios educativos. Velar por el cumplimiento de las normas de convivencia y asumir la defensa y garanta de los derechos de toda la comunidad educativa. Proponer mecanismos de reconocimiento y estmulos al personal docente y administrativo, que destaquen en su desempeo en el aula, en la institucin Educativa.

RGANO DE ASESORAMIENTO.1. Concejo Administrativo CONA1.1. Funciones: Elaborar, desarrollar y evaluar la Propuesta Pedaggica(PCC/ PCI) Analizar el trabajo docente y recomienda mejoras de los aprendizajes (Comunicacin y Matemtica) Disear estrategias para mejorar la tutora Formula los criterios de evaluacin y recuperacin acadmica Promueve las innovaciones educativas RGANOS DE LNEA1. Subdireccin Acadmica 2. Subdireccin de reas Tcnicas

RGANO DE APOYO 1. Subdireccin del rea Administrativa2. Personal Administrativo

6. ORGANIGRAMA GENERAL3. DIRECCINSECRETARIARGANO DE PARTICIPACIN, CONCERTACIN Y VIGILANCIA: CONEIRGANO DE ASESORAMIENTO: CONARGANO DE APOYORGANOS DE LNEAOFICINISTASUB DIRECCINACADMICA T.II.SUB DIRECCINACADMICA T.I.ALUMNOSAUXILIARES DE EDUCACINPERSONAL DOCENTESUB DIRECCINADMINISTRATIVA

APAFA

SUTEBASE

CONCLUSIN

BIBLIOGRAFA Alvarado Mairena, Jos. Administracin Gubernamental. Per. Grijley. 2004 Cabanellas de Torres, Guillermo. Diccionario Jurdico Elemental. Dcimo Sptima Edicin. Argentina. Heliasta. 2005 Diccionario de la Lengua Espaola. Vigsima Segunda Edicin. Espaa. Real Academia Espaola. 2001 Diseo de Diagramas Organizacionales. rea de Gerencia Gubernamental. Puerto Rico. 2003 El Estado como proyecto poltico, social y como organizacin.Documento N 5 Criterios Generales para el Diseo de Estructuras de la Administracin Pblica Provincial. Subsecretara de la Gestin Pblica. Argentina. 2003-Gua Conceptual. Manual de Procesos. Ministerio de Economa y Finanzas. Quito. Ecuador. 2004-Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin. Secretara de la Contralora General. Direccin General de Desarrollo Administrativo. Mxico. 2005Flores, Pedro. Diccionario Jurdico Fundamental. Segunda Edicin. Per. Grijley. 2002-Gua de Reestructuracin de Entidades Territoriales. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Colombia-Gua para la Elaboracin de Organigramas. Secretara de la Contralora General. Direccin General de Desarrollo Administrativo. Mxico. 2005- Instructivo para el Ajuste del Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Colombia. 2005- Lusthaus, Charles; Adrien, Marie-Hlene y otros autores. Evaluacin Organizacional. Marco para mejorar el desempeo. Canad. Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. 2002-Rubio, Marcial. El Sistema Jurdico. Introduccin al Derecho. Octava Edicin. Per. Fondo Editorial Pontificia Universidad Catlica del Per. 2002