Once consejos para el

éxito de un evento.

Elementos e Ideas

para un evento.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROBLEMAS E IMPREVISTOS

SOLUCIONES Y SUGERENCIAS

Etapas de la

organización

Errores más

comunes durante el

ceremonial

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ÍNDICE

LA MAGIA EN UN EVENTO

¿Cómo lograr magia en un evento?

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CONSEJOS EN UN EVENTO

Conocerlos será de gran ayuda para lograr el éxito de un evento.

Pág. 2

ELEMENTOS DE UN EVENTO

En todo evento hay cuatro etapas desde el punto de vista del ejecutor.

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Rosario Jijena Sánchez Autora de libro Organización de eventos, problemas y soluciones.

ETAPAS DE UN EVENTO

Ideas indispensables que ayudan a que se realice un evento exitoso.

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NOTA

La revista contiene imágenes descargadas de internet

ASPECTOS CLAVES EN UN EVENTO

Los oradores, las ideas fuerza son con los que se logra convencer, motivar y comprometer.

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uando está ya organizado un evento y con todo en marcha, cómo resolver situaciones ante determinados imprevistos o problemas que se presentan, brindar soluciones y dar

sugerencias.

Un buen organizador de eventos debe ser como un mago que presenta un espectáculo fascinante sin que se conozcan los mecanismos ocultos que se activaron cada uno de las etapas de su obra.

¿Qué ocurre cuando surgen imprevistos y se perturba el funcionamiento de un acto previamente organizado?

A veces suceden imprevistos, se nos presentan problemas de distinta índole que puede hacer fracasar cualquier reunión; es aquí cuando surge el valor de contar con un profesional adiestrado para encarar y resolver situaciones imprevistas. Se considera que toda actividad humana está sujeta eventualidades y que el profesional se distingue del aficionado en cuanta su preparación para encarar cosas no previstas.

El organizador proyecta, crea, organiza, ejecuta, con profesionalismo, seriedad, lleva adelante una propuesta de comunicación, es el responsable de una acción para la que ha trabajado durante mucho tiempo y lleva consigo la experiencia, lo ya vivido. El organizador incide indirectamente sobre los sentimientos de las personas, asistentes de un evento; de él depende que una reunión que podría ser pasiva o aburrida, se transforme en divertida y sea un momento excepcional que recordemos para siempre; de su experiencia, autocontrol y conocimiento también dependerá el salir airoso de cualquier situación, que no trascienda los momentos internos y que no afecte el normal desarrollo del momento a demás no involucrar inútilmente a los participantes.

C

LA MAGIA EN UN EVENTO

CONSEJOS PARA EL ÉXITO

DE UN EVENTO

Conocer bien al cliente

Conocer el interés del público

Integrarse a la estrategia de

comunicación del anunciante.

Desarrollar una buena convivencia

entre la empresa organizadora y su

cliente.

Identificar claramente los objetivos

Concebir el evento a medida,

personalizado, único.

Fijar un presupuesto y mantenerlo

Nunca decir que es imposible, pero

asegurarse siempre de la viabilidad

del proyecto.

No tolerar ninguna falla en la

logística

Prever un aproximado del

resultado

Apasionarse

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El mundo de los eventos brinda posibilidades infinitas, abre infinitas, abre caminos, tendencias y modas que permite, en algunos casos, recatar la nostalgia o aplicar la

tecnología que se renueva diariamente. Para ello, es necesario determinar claramente cuál es el objetivo del evento. Estudiando la factibilidad del mismo para lograr el éxito del proyecto, además, se debe tener conciencia del porqué se realiza el evento y qué se desea lograr con el mismo.

Objetivo General: la comunicación directa, cara a cara, el saber quién es el otro, poder transmitir una idea, el provocar reacciones, inducir, motivar o informar.

Objetivo Específico: la venta, promoción, institucionalización, el posicionamiento, la relación con la prensa, la imagen ante el cliente externo y el cliente interno.

Los eventos están asociados con el protocolo, el marketing, la prensa, las relaciones públicas, el turismo, la economía, la gastronomía, la creatividad y la imagen entre otras cosas. El organizador debe conocer primeramente a su cliente, así, como a los objetivos, pero además en qué plazo quiere alcanzar sus objetivos. Para cumplir esos objetivos deben dividir muy bien las áreas de acción, la actividad y las funciones a desarrollar, designar el responsable de cada una de ellas y estar todos

involucrados e interiorizados de por qué se realiza el evento y de sentir que uno es parte fundamental de este logro.

FUNCIONES Y RECURSOS HUMANOS

Podemos decir que el evento es uno de los recursos del futuro:

Por los ingresos que genera

Por ser una fuente de trabajo para una cantidad de personas

Por la posibilidad de negocios que se concretan

Por los contactos que se amplían

Así, para lograr el objetivo que hemos definido, una vez preparado el plan de trabajo, elaborado el presupuesto y propuesta la logística, contaremos con una de las herramientas fundamentales de cualquier de acción: el recurso humano, en definitiva, gente, que si no contamos con ella o si tenemos una mala relación no se podría que llevar a cabo la idea o se hará de forma incorrecta.

Un organizador incide sobre los sentimientos de las personas asistentes a un evento; de él depende que una reunión, que podría ser pasiva y aburrida, se transforme en divertida y se un momento excepcional que recordemos para siempre.

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DORNOS FLORALES: queda muy bien y hermoso los pétalos de las rosas sobre la alfombra donde va a transitar

la persona a la que se desea agasajar o los que flotan piscinas.

PROBLEMAS: las flores se marchitan, se secan o por el contrario si se les riega demasiado se inundan, se caen los pétalos y las rosas. Si son artificiales, atraen polvo y se ensucian fácilmente.

SOLUCIONES: para el centro de mesa no se deben poner plantas o flores con aroma. Para que no se estropeen, debemos mantenerlas en heladeras hasta al momento de utilizarlas.

BAÑOS QUIMICOS: deberá haber instalación de sanitarios en lugares públicos donde se realicen eventos con gran cantidad de personas.

PROBLEMA: se ensucian por el mal uso, se pueden trabar las cerraduras, no tienen agua y despiden mal olor.

SUGERENCIA: tener buena provisión del agua, contratar personal de limpieza y mantenimiento, pedir doble juego de llaves, ubicarlos en lugares accesibles pero no muy a la vista.

CARPAS: se usan para tener un espacio amplio o por razones climáticas. Sirven para realizar eventos al aire libre, se pueden armar cocinas, baños, salón para el banquete, para el baile o para la recepción.

SUGERENCIAS: calcular la ubicación de toma corrientes. Debemos tener en cuenta que una carpa cerca del mar sufre deterioro, que una en clima seco.

CATERING: son los que ofrecen los servicios de alimentación y bebidas.

CORREO ELECTRÓNICO

SUGERENCIAS: imprimir la correspondencia para mantenerla documentada.

COTILLÓN: se usa en reuniones sociales, casamientos, fiestas de quince y cumpleaños, este ayuda a crear un clima festivo.

PROBLEMAS: en algunos lugares impiden el uso de papel picado y serpentinas porque ensucian, es recomendable el uso de sombreros, matracas, instrumentos de plástico, antifaces y adornos.

SUGERENCIAS: entregar los elementos en bolsas de papel de colores, bandejas decoradas con tul, canastas con cintas o globos. Su distribución la hacen los mozos, los anfitriones o los amigos.

DIPLOMAS, TROFEOS, CORONAS, BANDAS

PROBLEMAS: faltan diplomas o premios, inasistencia del nombrado, inasistencia de quien otorga las condecoraciones, al colocar la corona se puede caer o se coloca la banda al revés.

SUGERENCIAS: tener diplomas en blanco; completarlos cuando finalice el evento. Si antes de comenzar no llego el condecorado, no ponga su nombre en el listado o elimínelo del mismo. Si llegó tarde llamarlos al final. Asegúrese de la presencia de quien debe entregarlo.

MEDALLAS: se entregan como un recordatorio o como distinción. Se colocan sobre una bandeja o una pana y se deben

A

ELEMENTOS INDISPENSABLES EN UN

EVENTO

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tener separadas por nombre y orden de entrega.

PROBLEMA: puede faltar alguna.

SUGERENCIA: se puede entregar un sobre o una caja vacía, pero se debe informar a quien se la entrega, para que no abra la caja la muestre al público.

GRÁFICA: la invitación nos indica si la fiesta es informal o formal; es el impreso esta refleja la imagen de la empresa.

PROBLEMAS: errores de ortografía, nombres o apellidos mal escritos o direcciones incorrectas, etc.

SUGERENCIAS: Revisar varias veces el texto, hágalo controlar por dos o tres personas, fijar una fecha de entrega de las invitaciones con 48 horas de anticipación.

HOSPEDAJE Y TRANSPORTE

PROBLEMAS: inscripciones a último momento. Arribos o partidas atrasadas. Cambio de empresa de transporte.

SUGERENCIAS: se deben tener hoteles alternativos y reservar más habitaciones de las pensadas, verificar las fechas de arribos y partidas, y lo tratado con las empresas de transporte.

INTERNET: por medio de este podemos conocer las ferias y exposiciones, congresos y todo tipo de eventos del mundo entero, fechas, temáticas y estadísticas.

LIMPIEZA: se debe realizar la limpieza previa, durante y posterior al evento.

PROBLEMAS: no se tiene en cuenta la limpieza y el depósito de residuos, el personal, el uniforme y los elementos necesarios.

SUGERENCIAS: se debe utilizar la técnica de lo inverso, es decir, pensar en el evento de atrás para adelante. Así nos daremos cuenta de algunas situaciones que no contemplamos al organizar el evento.

SEGURIDAD: es indispensable para: las personas, los bienes, los participantes, el personal los invitados, el uso de pirotecnia, las estructuras, vestuarios, camarines e instalación eléctrica.

SUGERENCIAS: contrate personal especializado en cada área, asegure al personal y a los participantes.

SOUVENIRS: a veces estos se colocan en bases preparadas especialmente.

PROBLEMA: más cantidad de gente de la esperada.

SUGERENCIAS: Para que no falten obsequios, tenga algunos de más, si no hay suficientes, enviarlos luego a domicilio.

TELEFONIA CELULAR

PROBLEMAS: su uso indebido, resulte desagradable y una falta de respeto porque distrae.

SUGERENCIAS: pedir que se desactiven antes de comenzar el evento. En caso que alguna persona deba continuar con el teléfono activado, deberá pedirse que se siente al lado de la salida.

UNIFORMES, VESTIMENTA

PROBLEMAS: se transpiran, ensucian y se arrugan.

SUGERENCIAS: utilizar telas de calidad, pues las económicas se deforman. Elegir modelos que se adapten a varios talles.

VAJILLA Y MANTELERIA: puede alquilarse para el deseo de ofrecer algo diferente

PROBLEMAS: los manteles se ensucian, la vajilla se rompe.

SUGERENCIAS: llevar una buena cantidad de manteles y servilletas.

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¿Por qué conviene contratar siempre a un profesional para un evento?

Porque tenemos la garantía de que todo este hecho como corresponde; son personas que ya han pasado por situaciones que no estaban previstas, tienen experiencia, y trabajan con proveedores responsables. Su conocimiento y profesionalismo nos dará tranquilidad porque sabrá resolver con responsabilidad cualquier hecho que se presente.

¿Qué puede ocurrir?

Podríamos hacer un listado de los imprevistos que se pueden prever, una huelga, un paro de transporte o una tormenta.

Veamos algunas situaciones que frecuentemente se presentan y como debemos salir de ella triunfantes:

EXPOSICIONES-FERIAS

A veces ocurre que uno o varios stands quedan vacíos. Cuando esto sucede, el visitante mira desde lejos y no se acerca, pues no encuentra nada que lo atraiga.

SOLUCIONES:

Poner material informativo profesional o institucional. Iluminarlo y decorarlo con plantas.

CEREMONIA DE GRADUACIÓN, CONGRESOS

El acto de graduación de cualquier carrera es el modelo culminante de una etapa de estudios. Se premia el esfuerzo, la dedicación, el mejor promedio.

Se realiza en un salón de actos, un aula magna, donde haya lugar para graduados y familiares, invitados especiales, profesores y autoridades. Los graduados se visten con togas, que se colocan sobre la ropa. Se elige la persona que entregara el diploma, cuidando hasta el último detalle de la calidad del papel, la escritura a veces realizada en letra gótica y manuscrita para mayor lucimiento y cuidado.

ENTREGA DE PREMIOS

Se deberá contratar a personas especializadas y no hay que dudar en consultarlas pues a determinado nivel es imperdonable cometer errores. Estos darán reglas básicas para la

IMPROVISADO. IMPROVISTO

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correcta organización del evento: jerarquías, invitaciones, trato con autoridades, correcta ubicación de las banderas y las personas.

DISCURSOS-CONFERENCIAS

Cuando una persona debe hablar en público, debe prepararse, concentrarse, ensayar, tomarse su tiempo. A veces lo hará desde el podio preparado para tal fin y en otras ocasiones será desde un estrado. En algunos casos se tendrá un texto preparado para leer y en otros se dejara librado a la inspiración del momento.

PRESENTACION DE LIBROS

PROBLEMAS:

Inasistencia de disertantes, locutor, autoridades, personal y material, incumplimiento en los tiempos pactados, etc.

SUGERENCIAS:

Si hay un solo disertante, debe suspenderse. Tener una copia de lo que dirá el locutor para

que otro ocupe su lugar. Tener suplentes preparados.

Colocar a la entrada o en lugar visible un pizarrón.

Es fundamental informar de la inasistencia del disertante, si hay cambio de horario o día, dar la opción al participante de retirarse y devolver el dinero (en caso de que sea un único disertante), y por último si se modifica el tema.

BANQUETES

PROBLEMA

Tratándose de una comida formal se debe confirmar la asistencia, esto permite organizar debidamente los lugares, pero puede suceder que asistan más personas de lo esperado.

SUGERENCIAS:

Decorar las mesas pero sin cillas para dar la impresión de que s se esperan más invitados

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En todo evento hay cuatro etapas desde el punto de vista del ejecutador, del que lo realiza:

ETAPA 1: LA CREACIÓN EN SÍ, LA CONCEPCIÓN DE LA IDEA

Ilusionarse con ideas brillantes, seductoras, enceguecedoras, que nos deslumbren; no enamorados de esa idea y no medimos objetivamente los resultados. Es verdad que al inicio hay que dejar volar la imaginación, pues la realidad nos bajara a tierra.

Debemos tener en cuenta que nos condicionará el tiempo fijado para la preparación y el programa del evento, evaluando el riesgo y analizando todas las etapas.

ETAPA 2: EL ANÁLISIS DE LA VIABILIDAD, DE LA POSIBILIDAD DE LLEVAR A CABO

Debemos analizar:

•El tiempo de preparación.

Ya está todo en marcha ya, se aceptó la idea, hay que estar más cerebrales más respectivos, analíticos, fríos. Tener todo bajo control, saber o poder transmitir el entusiasmo es lo que más fuerza tiene

ETAPA 3 LA CONCREACIÓN DE LA IDEA

El día del evento hay que dejar del lado las emociones. Todo hecho notable con lleva al éxito o al fracaso, trae aparejados triunfos o sinsabores, da que hablar comentarios positivos o negativos.

La personalidad dl organizador,.

Hay que saber aclarar entre lo importante, lo indispensable, lo urgente y lo necesario. Es una de las claves del éxito. El dominarse (al menos dar esa imagen para el demás, tanto al público o invitado como a las personas que trabajan con nosotros, quienes forman un equipo.

ETAPA 4: LA EVALUACIÓN POSTERIOR.

Acá se realizan dos tipos de evaluación una al cliente y la otra al organizador

a) El cliente esta alerta, es el responsable de la elección.

b) El organizador siente sobre sí la mirada del cliente, el público que espera salir satisfecho, de los proveedores, les da seguridad a la persona que se pone nervioso deberá que no se note, la emociones son variadas. “del ego halago hasta el deseo de perfeccionismo.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

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Oradores

El hablar a veces crea muchos conflictos y es fuente de sufrimientos del que debe hablar, porque no sabe hacerlo, o no le gusta o se pone muy nervioso por falta de práctica.

Problemas

No respetar el tiempo asignado

Las preguntas se pasen del tiempo asignado

Las personas pregunten demasiado

Alguien se enfrenta o discute con el disertante.

Sugerencias

Preparar a alguien de confianza para que le realice la primera pregunta

Todas las preguntas se hacen por escrito

Probar los equipos, micrófonos, trabajar con el personal técnico

Ayuda un pequeño reloj ubicado sobre el estrado

Pautar el tiempo de las preguntas.

Si hay disertantes, asegúrese de que cumplan los tiempos prefijados, dé a cada uno el tiempo prudencial para hablar.

Tenga una guía de lo que debe hacerse, con los puntos críticos

Tener en cuenta estos elementos que siempre ayudan a salir del paso: adaptadores, block de hojas, cables, cinta adhesiva.

¿Cómo lograr una comunicación oral exitosa?

ASPECTOS CLAVES EN UN EVENTO

Abrace con la mirada con la mirada todo el recinto, mira a un lado y a otro, hacia arriba (no tanto como para que le queden los ojos en blanco) y abajo (no a sus pies, porque se verán solo los párpados).

Como organizador quizá deba hablar en muchas ocasiones inesperadas.

Convencer. Motivar. Comprometer.

Exagerar la pronunciación, hacer grandes pausas esperando que se comprenda lo que se acaba de decir, que se registre, que pueda recordarse.

Antes de hablar hay que tener en cuenta:

Conozca a fondo el motivo, la causa.

Explicar bien las razones

De datos, cifras claras

Puede dar nombre, ejemplos

Puede hacer historia, dar fechas

Si tiene alguna cita, procure leerla

Pida cosas posibles, verificables, medibles

Respetar el auditorio

Ser concreto

Trasmita confianza

Sea optimista

En casos en que deba agradecer:

Ser auténtico

Repetir la palabra gracias

Demuestre su agrado con el rostro, la mirada, el ademán “gesto”

Insista en su actitud de reconocimiento

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¿Cómo prepararse para una buena charla?

Ideas fuerza

El que realice un evento se hace a través de la palabra, a continuación hay una serie de circunstancia para hablar:

Ante un brindis:

Recalcar el motivo de la reunión.

Hacer una breve reseña sobre lo que lo motivó.

Expresar sus deseos.

Deberá improvisar.

No levantar la copa antes del momento en que se invita a brindar.

No debe hacerse más un brindis por reunión.

Discursos:

Enunciar lo que se va a decir

Decirlo

Comentar lo que se dijo

En un acto académico debe leerse

El tono de voz, seriedad y nivel del acto.

Homenaje o aniversario de un difunto

No debe caer en lo dramático

Hacer un breve enunciado de esa dolorosa misión

Utilizar palabras francas

Evitar temas personales

No hablar en tono lastimero

En muchas situaciones podrá improvisar, pero para este caso debe de tener en cuenta:

Tener una guía de apoyo al tema a tratar

Anotar ideas principales

Anotar fechas nombre y apellidos

Calcular los tiempos

Material de apoyo

Tener en cuenta las jerarquías, primero habla el de menor jerarquía y por último el de mayor importancia.

Evitar decir “Seré breve” y después no serlo.

Si son varios oradores, tener una palabra amable hacia el que lo procedió.

Cuando se prepare para hablar, tenga en cuenta estos datos.

Sepa el tiempo del que dispone.

Adecue la charla al tipo de público.

Selecto o ideal: el que fue voluntariamente.

Si es un público obligado: depende del orador transforma en un público interesado.

Si es circunstancial: ejemplo cuando una persona pasa por una exposición pasa por un stand y le llama la atención una voz, se acerca a escuchar.

Sepa en qué momento hará uso de la palabra.

En qué forma va a ser presentado.

Conozca el lugar, la ambientación, la iluminación.

Probar las luces, los equipos de apoyo.

Prestar atención el color y tipo de pared, telón, panel, etc. para adecuar el color de la vestimenta.

Prepárese y practique.

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ara escoger sede de un evento no se

puede enfocar en localizar los lugares

tradicionales que indudablemente

cumplen perfectamente su función, las

necesitamos pero de acuerdo con las

características de una reunión podremos

elegir desde la estación de subterráneo, las

escaleras de una facultad, la sala de un museo

o una calle que se cierre de improviso.

Tenemos que pensar también que el lugar

elegido condiciona, marca un nivel, primero

porque desde la ubicación el estilo de la

construcción, la decoración hasta el equipo

estarán relacionadas y hay que tener en

cuenta que la sede tiene que ser a cordial tipo

de evento y cumplir con los requerimientos

necesarios, y también de fácil acceso, con

medios de comunicación siempre adecuado

al tipo de evento, es decir es diferente una

reunión de tipo privado y familiar que una

reunión de un colegio o una feria o exposición

que va una afluencia muy grande de público.

Eventos musicales acordes con el sitio cono

conciertos de jazz en la iglesia san Ignacio que

es un lugar muy agradable y acorde a los

eventos ya que cuenta con una acústica buena

para dichos eventos.

LA DECORACION

La decoración es muy importante porque hace más cálido o moderno o suntuoso un lugar. Y esto hace que sea agradable a la vista sin caer en decorados extravagantes.

Cuando hablamos de los sentidos, el ámbito en el que se desarrolla el evento es lo primero que percibimos.

LOGISTICA

Todo organizador hace uso de mayor o menor grado de la logística, es decir organiza todo lo que tiene que ver con transporte y levantamiento de estructura como sus seguros, contratación de instalaciones aptas para este proyecto, ingreso y movimiento de las concurrencias.

P

LUGARES EN UN EVENTO

12

n las exposiciones se da la dualidad de qué se es expositor y visitante al mismo tiempo, pues recorre la muestra

y se observa, de esta manera se conocen las necesidades de uno y otro.

Cuando nos referimos al organizador, es el encargado de asesorar a la empresa, sobre todo lo relacionado con la exposición, el tipo de stand, el tamaño, su ubicación, el cómo exponer los productos u ofrecer sus servicios, de cómo presentar el material informativo.

Es esencial saber que el éxito de la muestra lo hace el expositor, porque generalmente el expositor espera todo del organizador para que se ocupe de la publicidad, la difusión en los medios, la afluencia del público pero en realidad también tiene su parte de responsabilidad en el éxito de la exposición en general, porque es el que determina la forma de cómo transmitir, para que las personas se

interesen en adquirir el producto.

SUGERENCIAS PARA EL ÉXITO DE PÚBLICO EN SU STAND

E

Entre veinte y veinticinco días antes de la muestra deberá enviarse por correo la invitación al acto de apertura o a la inauguración.

De siete a diez días antes es importante que lo recuerde por los diferentes medios como teléfono o correo electrónico.

Otra de las formas para atraer a las personas, es una invitación personalizada, enviar algún tipo de cupón para un sorteo, hacer concursos con premios, esto hará que la gente atraiga más gente.

Uno de los elementos fundamentales es la capacitación del personal porque deben poseer la información completa para transmitirla y brindarle un buen servicio, para que la persona reciba la información de forma clara y concisa.

Deben trabajar en forma interrelacionada con los armadores y decoradores, para manejar el tiempo y el espacio optimizado los recursos y así alcanzar el mayor éxito posible.

Nadie va a perder tiempo, sino a ganarlo.

IMPORTANCIA DE ASISTENCIA AL PARTICIPANTE/ EXPOSITOR

Muchas veces el expositor espera todo del organizador

sin tomar en cuenta que él también tiene su parte de responsabilidad en el éxito de la exposición en general.

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l hecho de organizar una reunión social en la mayoría de los casos es básicamente porque el afecto nos hace

desear compartir, agasajar, a una o varias personas, es decir que tenemos la posibilidad de hacer feliz por unas horas a alguien.

Cuando se organiza algo, se analizan todos los detalles o se repiten conductas; es decir, se prepara todo como un ritual, se trata de ofrecer lo más exquisito, lo más preciado de dar.

Errores más comunes durante el ceremonial

Correcta ubicación de las Banderas

Incorrecto tamaño de las banderas

Incorrecta altura de las banderas

Incorrecta ubicación de los invitados en la mesa

Incorrecta ubicación de los carteles de estrado

Incorrecto orden de los oradores

Desconocimiento del nombre y apellido correctos

Desconocimiento del cargo, rango o función

Envío de invitaciones fuera de término

Envío de invitaciones incompletas

Errores en el envío de invitaciones

Falta de seguimiento de la invitación

No se devuelve la invitación

Desconocimiento de las costumbres de extranjero

Demasiado acartonamiento

Demasiada francachela, compañerismo, familiaridad en el trato

Vestimenta inadecuada para el momento, el lugar, y la persona.

SUGERENCIAS

E

EL CEREMONIAL Y LOS

ERRORES MÁS FRECUENTES

Si no ha podido consultar con entidades autorizadas, con especialistas en ceremonial, par evitar errores y contratiempos, o situaciones desairadas:

Chequee cargos, nombre, apellidos. Consulte jerarquías Prepare a personas que integraran

el comité de recepción.

Respecto de la palabra, recuerde si bien hemos dicho que las jerarquías están dadas por el cargo o título de la persona, y marcan la procedencia y la presidencia en una mesa o palco; comienza hablando el de menor jerarquía y finaliza el de mayo jerarquía.

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Cuando un periodista recibe la

invitación a un evento, recibe mucho más que una tarjeta impresa, un e-mail. Esta invitación oficia como una suerte de recepcionista invisible, que de acuerdo con el ingenio, la creatividad y la funcionalidad con que ha sido enviada, puede definir la participación del evento. Para que asista un periodista al lanzamiento de un producto o reunión de carácter comercial, depende que la información se ajuste a las necesidades de comunicación del medio para el cual el periodista se desempeña.

Lo más interesante de un evento es cuando el periodista puede recibir más de una información, ya sea porque allí se producirán novedades de carácter académico, cultural, comercial o del mundo del espectáculo, por lo cual se multiplica su motivación de asistir al mismo. Esto incide en tomar más “noticiable” un evento, si bien en última instancia el factor determinante será coincidencia temática entre el evento y el interés informativo del medio y de la época en que será publicado.

Lo peor que puede ocurrirle a un periodista en un evento es llegar un día feriado a un salón, encontrarse con que no hay una mesa de acreditaciones para la prensa, ingresar en el salón y que durante diez minutos nadie se acerque a preguntarle quién es ni a qué medio saldrá. Esta noticia nunca saldrá.

EL PAPEL DEL PERIODISTA EN UN

EVENTO

Lo más importante no es una sala llena de periodistas sino una carpeta llena de recortes con toda la información.