Revision Por La Direccion

Procedimiento Revisión por la

Dirección

PROC-RD-04

Procedimiento de Revisión por la Dirección

Código :PROC-RD-04 Versión formato: 01 Vigencia documento: 15/10/2012 Página 2 de 12


1. Objetivo

El objetivo del presente documento es establecer la metodología para describir el proceso

de revisión del Sistema de Gestión de Calidad, establecido en el alcance, por parte de la

Dirección de la CMLP, para la asignación de recursos, evaluación de los resultados y

aseguramiento de la eficiencia y mejora.

2. Alcances

Este procedimiento se aplica a la asignación de recursos para el funcionamiento del Sistema

de Gestión de Calidad, y a las revisiones de los siguientes puntos por parte de la Dirección

de la CMLP:

- Resultados de Auditorías - Retroalimentación del Cliente - Desempeño de los procesos y conformidad del producto - Estado de las acciones Correctivas y Preventivas - Acciones de seguimiento de revisiones de la Dirección previas, y - Recomendaciones para la mejora

3. Términos y Definiciones

Concepto Definición

SG Secretario General

RD Revisión por la Dirección al Sistema de Gestión de Calidad

SGC Sistema de Gestión de Calidad

RDSGC Representante de la Dirección del SGC

RP Responsable de Proceso

DP Dueño de proceso

Matriz de Control de Revisiones por la Dirección

Herramienta que utiliza el Comité de la calidad para evaluar el desempeño de los indicadores de gestión de cada uno de sus procesos. Esta Matriz incluye el listado de los indicadores, señalando si estos están dentro o fuera de los parámetros



establecidos, activándose la necesidad de mejora del proceso que presenta deficiencias. Igualmente, esta matriz contiene los objetivos estratégicos.

4. Funciones y Responsabilidades

Secretario General (SG)

Líder del SGC

Designa al Representante de la Dirección.

Establecer las metas del Sistema de Gestión de calidad anuales.

Entregar los recursos necesarios para la realización de las actividades propias del SGC.

Fija la periodicidad y las fechas de las reuniones a objeto de revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado, debiendo quedar registro de los temas tratados y las acciones acordadas mediante acta.

Establece los lineamientos del SGC, a través de las definiciones de Política y Objetivos de la Calidad;

Revisa periódicamente el SGC; y tomar las acciones necesarias para asegurar la eficacia y eficiencia del SGC.

Designa los integrantes del comité

Representante de la dirección (RDSGC):

Corresponde al Director de Administración y Finanzas

Recolectar la información necesaria de todo el Sistema de Gestión de Calidad para revisar su comportamiento.

Asegurar de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC.

Informar al Secretario General sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles del Servicio.



Apoyar al Líder del Equipo de la Calidad, y en su ausencia, representarlo.

Representar al Líder del Equipo, cuando éste último así lo establezca, ante organismos externos sobre asuntos relacionados con el SGC.

Constituirse como contraparte del proyecto ante la empresa consultora contratada

Comité de la Calidad

Revisa en conjunto con el SG, el nivel de avance de los indicadores del SGC y propone acciones de mejoras al SGC.

Es el responsable de apoyar a la Corporación Municipal de Lo Prado en la toma de decisiones para asegurar la implementación, funcionamiento, mantención y mejora del SGC en el Servicio y, en general, en todas aquellas funciones orientadas a la implementación de los requisitos de la norma ISO 9001.

Responsable del Proceso:

Corresponden a los/as integrantes de la organización, que son responsables por la correcta ejecución de sus actividades y cumplimiento de obligaciones, referidas a:

Supervisar el correcto funcionamiento del o los procesos a él/ella asignados, dentro del alcance del SGC;

Capacitar y comunicar a los dueños del proceso sobre las actividades, documentos y procedimientos relacionados;

Comunicar oportunamente al Representante de la Dirección sobre las desviaciones o no conformidades detectadas en la operación, indicando los problemas y proponiendo soluciones;

Determinar las acciones preventivas y correctivas, monitoreando su implementación, llevando su respectivo registro;

Proponer acciones de mejoramiento continuo al proceso al representante de la dirección,

Reunirse con los Dueños del proceso para verificar su aplicación y correcto funcionamiento;

Monitorear los indicadores de gestión para evaluar periódicamente el funcionamiento del proceso; y

Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas.



Dueños de Proceso

Corresponden a los/as integrantes de la organización, que llevan a cabo la ejecución de sus actividades y el cumplimiento de obligaciones, referidas a:

Conocer a cabalidad sus procesos (insumos, proveedores, actividades, recursos, resultados y clientes internos o externos);

Registrar, llevar planillas de seguimiento e informa indicadores a los responsables del proceso.

Proponer acciones de mejoramiento continuo al responsable del proceso;

Apoyar la ejecución de las auditorías realizadas al proceso, internas y externas.

5. Diagrama de Flujo de Proceso



Continuación:

6. Descripción de las actividades del Proceso

Etapa Descripción Evidencia

1 Planificación de la Revisión de la Dirección: en el último trimestre de cada año, el

responsable del sistema propone al Secretario General una planificación de revisión

anual del Sistema de Gestión de Calidad, de ser necesario se realizarán revisiones

extraordinarias ajustándose el plan anual. Las revisiones de la dirección se realizan

tres veces al año, indicándose los temas a tratar en cada una de las actas de

revisión.

Plan Anual de

Revisión por la

Dirección año

siguiente

2 Recolección de la información del Sistema de Gestión de Calidad: el Responsable

del Sistema es el encargado de recolectar la información de entrada para la Revisión

por la Dirección para que el equipo de calidad en conjunto con el Secretario General

inicie la revisión de cada uno de ellos.

Cada dueño de proceso genera un informe según el formato vigente establecido en

el anexo del procedimiento, indicando: Resultados de Indicadores de Gestión,

Análisis de los resultados de los indicadores de gestión. Acciones

correctivas/preventivas generadas durante el periodo; así como el estado de estas

y, servicios no conformes del periodo.

El responsable del SGC actualiza la Matriz de Control de Revisión de la Dirección,

Informes de

los

Responsables

de procesos y

del SGC.

Matriz de

Control de



dicha información queda a disposición del Representante de la Dirección y del

Secretario General para su consulta.

Revisión de la

Dirección

3 Revisión del nivel de avance del SGC: el Secretario General en conjunto con el

comité de calidad es el responsable de revisar el nivel de alcance obtenido por el

SGC, para ello toma en cuenta, los resultados de auditorías, la retroalimentación del

cliente, el desempeño de los procesos y conformidad del producto, el estado de las

acciones correctivas y preventivas, las acciones de seguimiento de revisiones por la

dirección previas, los cambios que podrían afectar el sistema de gestión de la

calidad y las recomendaciones para la mejora del periodo en análisis .

4 Realización de la Revisión por la Dirección: el Secretario General en conjunto con

Comité de Calidad analizarán los niveles de cumplimiento de los resultados

esperado del SGC, de manera de tomar decisiones y acciones relacionadas con la

mejora de la eficacia del sistema de gestión de calidad y sus procesos, la mejora del

producto en relación con los requisitos del cliente, y las necesidades de recursos.

5 Generación de acta de mejoramiento (si corresponde). En caso que los indicadores

o compromisos de la revisión por la dirección no se cumplan, el comité emite un

acta de mejoramiento; la cual se trata de acuerdo al procedimiento accione

correctivas y preventivas. Dependiendo de las No conformidades detectadas se

deben asignar los recursos necesarios para implementar la acción.

Acta de

mejoramiento (

si corresponde)

6 Conclusiones de la Revisión por la Dirección: La revisión realizada como los

acuerdos quedará registrada en el Acta de Reunión de Revisión por la Dirección que

será elaborada por el responsable del SGC validada y firmada por el Secretario

General y el Comité de Calidad.

El acta de revisión por la dirección, incluye los compromisos adquiridos, las

necesidades de mejora de la eficacia del SGC, la mejora del producto en relación a

los requisitos del cliente, y las necesidades de mejora.

Acta de

Reunión de

Revisión por la

Dirección



7. Control de registros

Identificación

Almacenamiento

Disposición Lugar

/responsables

Medio de

Soporte Protección Recuperación

Tiempo de

Retención

Plan Anual de

Revisión por la

Dirección

Of. de RSGC/

Computador del

Responsable del

SGC

Físico y

electrónico

Respaldo

computación

cada 15 días

Ruta

Computador

de secretario

general/escrit

orio/Corporac

ión/

obligatorios/p

lan de

revisión/ Por

fecha

Anual

Carpeta

digital

Obsoletos

del SGC

Acta de

Reunión

Revisión por la

Dirección

Of. de RSGC/

Computador del

Responsable del

SGC

Físico y

electrónico

Respaldo

computacion

al cada 15

días

Ruta

Computador

de secretario

general/escrit

orio/Corporac

ión/

obligatorios/a

cta de

revisión/ Por

fecha

Anual

Carpeta

digital

Obsoletos

del SGC

Informe de

Dueños de

Proceso

Of. de RP/

Responsable del

Proceso

Físico y

electrónico

Respaldo

computacion

al cada 15

días

Ruta

Computador

de secretario

general/escrit

orio/Corporac

ión/

obligatorios/i

nforme

dueños de

Bianual

Carpeta

digital

Obsoletos

del SGC



procesos/ Por

fecha

Matriz de

Control de

Revisión de la

Dirección

Of. de RSGC/

Computador del

Responsable del

SGC

Físico y

electrónico

Respaldo

computacion

al cada 15

días

Ruta

Computador

de secretario

general/escrit

orio/Corporac

ión/

obligatorios/

MC

revisión/por

nombre

Permanente No aplica

8. Indicadores de Cumplimiento

DESCRIPCIÓN

INDICADORES:

FORMULA DE

CALCULO

META

ÁMBITO

DIMENSIÓN SEGUIMIENTO

Este proceso no cuenta con

indicadores de gestión N/A N/A N/A N/A N/A

9. Referencia

Ref.1: PROC-AI-01 Auditoría Interna.

Ref. 3: PROC-PNC-01 Producto No Conforme.

Ref. 4: PROC.ACP-01 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

Ref. 5: Objetivos del SGC y sus indicadores.

Ref. 6: Procedimientos Organizacionales o de bienes y servicios



10. Anexos

Anexo 1: Plan Anual de Revisión por la Dirección

Anexo 2: Acta de Reunión Revisión por la Dirección

Anexo 3: Informe de Dueños de Proceso

Anexo 4: Matriz de Control de Revisión de la Dirección

11. Aprobación y Control de los Cambios

Fecha

Modificaciones Responsable

Fecha de

aprobación de

la

modificaciones

Responsable

Fecha de la

implementación

de la

modificación

Responsable

15.10.2012 Responsable del

proceso 15.10.2012

Secretario

General 15.10.2012

Representante

de la Dirección

Firmas de los

responsables.

Versión Fecha Principales Puntos Modificados Resumen de Modificaciones

00 02.11.2011 Versión Inicial --

04 23.01.2012 - Términos y Definiciones -Funciones y Responsabilidades - Registro de Modificaciones -Referencia y Anexo

- Se modifica la sigla RV por RD. - Se agregan las funciones y responsabilidades del Comité de Calidad.

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos que cambian de versión.

- Se actualiza nombre de los registros

- En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.

- Se actualizan las referencias incorporando el Procedimiento de



.

Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.

05 15.10.2012 Revisión y actualización completa del Procedimiento

- Modificación del Objetivo - Modificación del alcance - Complementación de los términos y definiciones

- Actualización de funciones y responsabilidades

- Revisión y actualización del diagrama de flujo

- Modificación de la descripción del proceso

- Incorporación de registros y precisión del almacenamiento

- Actualización de Indicadores del Proceso

- Modificación de las referencias - Modificación de anexos. - Modificación de Formatos de registros

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