UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE VICTORIA.

2013

Resumen capitulo 2. Admón. Exitosa de Proyectos.

[ E S C R I B I R L A D I R E C C I Ó N D E L A C O M P A Ñ Í A ]

Materia: Admón. de Proyectos.

Profesor: Israel Pulido Picazo.

Alumno: Francisco Maldonado

Becerra.

.

RESUMEN. Identificación del proyecto. Un método sistemático para la identificación de proyectos es iniciar un ciclo de vida,

reconociendo una necesidad, problema u oportunidad, con el que se identifican varios

proyectos que resolverán dicha necesidad.

Los proyectos se identifican de varias maneras durante la planeación estratégica de

una organización , como parte de sus operaciones de negocios normales, como

resultado de un grupo de personas para encarar una necesidad.

Las estrategias de negocios pueden ser impulsadas por las oportunidades en un

mercado emergente;

Como por ejemplo:

Un producto educativo para niños de edad preescolar.

Una empresa que está perdiendo participación en el mercado y necesita rediseñar sus

productos.

Una empresa sin fines de lucro, para seguir con su misión, tal vez requiera un sitio web

y dar así un mejor servicio a sus miembros.

Los proyectos también se identifican como parte de las necesidades normales de

funcionamiento.

Por ejemplo: Considerar una empresa que necesita reducir sus costos indirectos e

identifica un proyecto para hacer un solo espacio de oficinas distribuidas en varios

lugares.

Los proyectos también suceden como parte de las suceso inesperados como un terremoto

que causa el colapso de un puente y crea la necesidad de hacer un proyecto nuevo.

Los proyectos suceden por una razón particular; Los voluntarios se reúnen y deciden

juntar fondos para un banco de alimentos local.

Selección del proyecto. La selección del proyecto consiste en evaluar proyectos potenciales y luego decidir cuál de

ellos debe derivar en su implementación.

Los beneficios pueden ser tangibles, e intangibles, cuantitativos y cualitativos:

Los beneficios cuantitativos podrían ser financieros, por ejemplo, un aumento en las ventas

o una reducción en los costos.

Puede haber beneficios intangibles asociados a un proyecto, como la mejora de la imagen

pública de una empresa o el fortalecimiento de la moral de los empleados.

Los pasos en la selección del proyecto incluyen:

1.- Desarrollar un conjunto de criterios para evaluar el proyecto; estos criterios

incluirán factores cuantitativos como cualitativos.

Por ejemplo si una compañía farmacéutica ha identificado varios proyectos; podría

evaluar cada proyecto bajo los siguientes criterios:

> Alineación con las metas de la empresa.

> Volumen de ventas previsto.

> Incremento en la participación del mercado.

> Inversión requerida

> Estimación costo manufactura por unidad.

> Retorno de inversión requerida.

2.- Elaborar una lista de los supuestos: Con los que se fundamentara cada proyecto

Por Ejemplo: Si el proyecto es para la construcción de una guardería, el supuesto sería

que la empresa tuviera un préstamo bancario.

3.- Recabar datos e información de cada proyecto: para ayudar a tomar decisiones

inteligentes respecto a la selección del proyecto.

Por ejemplo:

Las estimaciones financieras preliminares asociadas con cada proyecto, como las

proyecciones de ingresos estimados y los costos de implementación y de operación.

Además de la recolección de datos cuantitativos, también puede ser necesario obtener otro

tipo de información relacionada con cada proyecto potencial:

Por Ejemplo:

Información acerca de varios grupos de interés.

Los métodos de recolección de esta información podrían incluir encuestas, entrevistas

o análisis de informes disponibles.

4.- Evaluar cada proyecto según los criterios.

Una vez concluido el proyecto se entrega a todas las personas involucradas así

todas tendrán diferentes puntos de vista en el proceso de selección y evaluación

Cada integrante debe tener una formación y visión diferente para aportar distintas

visiones durante el proceso de toma de decisiones.

Un método para el proceso de evaluación y selección sería hacer que el comité de

evaluación y selección se reuniera para desarrollar una serie de criterios de evaluación.

Es conveniente que cada involucrado evalué las consecuencias y beneficios de cada

proyecto.

Cedula del proyecto. Es el documento en el que se autoriza el proyecto después de haber sido seleccionado,

en este documento, el cliente otorga la aprobación para seguir adelante con el proyecto

y asigna los fondos.

El contenido de la cedula no es estandarizado, depende de la empresa u

organización.

Incluye muchos de estos elementos:

1.-Título: Debe ser conciso y dar una imagen del resultado final del proyecto.

Por Ejemplo:

“Implementación de un sistema de administración de las relaciones con el cliente”.

Por razones de confidencialidad podría ser así:

“Expansión de capacidad”.

2.- El propósito: resume la necesidad y justificación del proyecto

3.- La descripción: Reseña completa del proyecto, Puede incluir una explicación de

las tareas principales, los elementos de trabajo o fases del proyecto o una estructura de

división del trabajo.

4.- El Objetivo: lo que se espera lograr, producto final o entregable.

Por Ejemplo:

El lanzamiento de un nuevo sitio web en ocho meses, con un monto que no exceda los $100

000.

5. Los criterios de éxito o beneficios esperados.-

Éstos describen las expectativas de los patrocinadores respecto a las medidas que definen el

éxito del proyecto.

Por ejemplo:

Lograr un volumen de ventas de 500 000 unidades en los 12 meses siguientes al

lanzamiento de un producto.

6. El financiamiento: Es el monto de dinero que el patrocinador libera para el

proyecto puede ser por etapas.

7. Los entregables más importantes:

Son los productos finales que se esperan al final de la ejecución de un

proyecto como los bocetos del concepto para un nuevo zoológico, un sitio web, una

simulación del flujo de trabajo para el sistema de producción en una nueva planta de

manufactura de motocicletas, las fotos o texto final de un reporte anual.

8. Los criterios de aceptación:

Describen los criterios cuantitativos que el patrocinador o cliente usará para verificar que

cada entregable cumpla con ciertas especificaciones de desempeño.

9.- El cronograma de puntos de revisión o milestones.

Es una lista de fechas o periodos límite para la realización de milestones en el cronograma

del proyecto.

10. Los supuestos clave: incluyen aquellos en que se basa el fundamento o la justificación del

proyecto.

11.- Las restricciones: requerimiento para concluir el proyecto sin interrumpir el flujo

de un trabajo actual.

12.- Los principales riesgos: Cuando en un proyecto se tiene que contemplar los riesgos

que puede llevar a que se excedan gastos fuera del presupuesto.

13. -Los requerimientos de aprobación: definen los límites de la autoridad del gerente de

proyectos.

14.- Gerente de Proyecto: en la organización es la persona que es el líder del

proyecto, su trabajo inicial es organizar un equipo básico.

15. Los requerimientos de elaboración de reportes:

Establecen la frecuencia y contenido de los reportes y revisiones del estatus del

proyecto.

La cédula del proyecto proporciona las condiciones y parámetros clave que son el

marco de trabajo para que el gerente y el equipo del proyecto desarrollen un plan inicial

detallado para la realización.

Preparación de una solicitud de propuesta. Es establecer, de manera completa y con detalle, lo que se requiere, desde el punto de vista

del patrocinador/cliente, para hacer frente a la necesidad identificada.

Una buena solicitud permite a los contratistas entender lo que el cliente espera para

que satisfaga los requerimientos del cliente a un precio realista.

A continuación se presentan algunos lineamientos para redactar una solicitud de

propuesta:

1.- Debe indicar el objetivo del proyecto, razón de ser del proyecto con el fin de servir a

los contratistas.

2.- (DDT) Descripción del trabajo se refiere al alcance del proyecto, en ella se

explican las tareas o elementos de trabajo principales que el cliente quiere que el

contratista o equipo de proyecto realice.

3.- Requerimientos del Cliente: Definen las especificaciones y atributos que el cliente:

se refieren a tamaño, cantidad, color, peso, velocidad, y otros parámetros físicos u

operativos con los que debe cumplir la solicitud propuesta por el contratista.

Solicitudes de propuestas:

Una vez preparada la solicitud de propuesta el cliente requiere propuestas al

notificar a los posibles contratistas que la solicitud está disponible.

Una manera de hacerlo es mediante la identificación de un grupo selecto de contratistas

y el envió de solicitud a cada uno.

Una manera más es que el cliente publique un anuncio en ciertos sitios web y en

periódicos de negocios importantes informando que la solicitud de propuesta está

disponible y dé instrucciones sobre cómo los contratistas interesados pueden obtener o

descargar una copia.

Los clientes de negocios y contratistas consideran que el proceso de solicitud de

propuesta es una situación de competencia.

Los clientes deben tener cuidado de no proporcionar información a uno o más

contratistas que no se proporcione a los demás y que haya una ventaja

competitiva.

Los clientes de negocios pueden reunir a todos los candidatos para comentarles

todas sus dudas.

Hay ocasiones que no se lleva a cabo una propuesta formal como por ejemplo en

una boda el novio y la novia deciden escoger por ellos mismo los platillos,

la recepción, la cena, las flores y otros artículos, después realizar visitas para seleccionar a

los proveedores que mejor se adapten a sus necesidades y presupuesto.

En un festival de artes que durara una semana los mismo voluntarios se pueden

organizar para hacerlo ellos mismos.