Requisiciones

Dirección de Recursos Materiales

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”


Requisiciones

Septiembre 2012


Objetivo

• Presentar a la Comunidad Universitaria, el sistema de Requisiciones que se implantará en el próximo periodo de recepción, a realizarse del 24 de septiembre al 05 de octubre.


Fechas presentación sistema Requisiciones

Fecha Región

Miércoles 05 de septiembre

Coatzacoalcos – Minatitlán

Jueves 06 de septiembre

Córdoba - Orizaba

Martes 11 de septiembre

Veracruz

Miércoles 12 de septiembre

Poza Rica

Martes 18 de septiembre

Xalapa


Antecedentes

Programa de Trabajo 2009 - 2013• Eje 1 Descentralización

• La Secretaría de Administración y Finanzas en uno de sus objetivos contempla: la transferencia gradual de la gestión administrativa a las Vicerrectorías para proveerlas de las estructuras necesarias para su funcionamiento y operación, con mayor eficiencia y eficacia.


Antecedentes

Programa de Trabajo 2009 – 2013• Con referencia específica en el Programa 2 la

SAF elaboró el proyecto “Simplificación de los procesos administrativos”. • 1era. Etapa: Encuesta de Opinión.• 2da. Etapa: Visita a las Vicerrectorias.• 3era. Etapa: Propuesta de simplificación.• 4ta. Etapa: Implementación.


Antecedentes

Secretaría de Administración y Finanzas• Como resultado de la encuesta de opinión y

de las visitas a las regiones, la comunidad universitaria solicitó mejorar el trámite de requisiciones.


Resultados generales de la encuesta

Datos tomados de Análisis de la encuesta a la Comunidad Universitaria sobre la Simplificación Administrativa en los Trámites y Servicios, Reporte General de Resultados Básicos, Enero 2011.


Antecedentes

• Por ser la Requisición uno de los trámites mas solicitados, se dio inicio al diseño del sistema de Requisiciones en coordinación con la Unidad del SIIU Finanzas y la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos.


Catálogo de bienes

•La base del sistema son los catálogos de bienes, los cuales deben cumplir con los lineamientos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental publicados en 2010 y 2011, por lo que fue necesario reestructurarlos.Niveles Que representa

Tipo de Bien Partida presupuestal

Clasificador Tipo de Bien Clasificación general del artículo

Bien Nombre específico del artículo

Subtipo de Bien Clasificación del artículo por presentación


Catálogo de bienes - Ejemplo Niveles Que representa Ejemplo


Material y accesorios de laboratorio

Clasificador Tipo de Bien

Clasificación general del artículo

Micropipeta


Micropipeta digital

Subtipo de Bien

Clasificación del artículo por presentación

Micropipeta digital 0.5 a 10 MCL


Catálogo de bienes - EjemploNiveles Que representa Ejemplo


Equipo de cómputo y TI

Clasificador Tipo de Bien

Clasificación general del artículo

Computadora


Computadora de escritorio

Subtipo de Bien

Clasificación del artículo por presentación

Computadora de escritorio PC1


Puntos a considerar al elaborar una requisición

• En el sistema de Requisiciones encontrará los catálogos de bienes que anteriormente se encontraban publicados en la Web.

• Aquellos bienes que no se encuentren en los catálogos serán llamados bienes genéricos y deberán ir acompañados de una cotización.

• La cotización deberá tener una vigencia de 45 días.



• Elaborarán sus requisiciones por partida presupuestal.

• Una requisición podrá estar integrada de varios artículos del catálogo, siempre y cuando pertenezcan al mismo tipo de bien.

• En una misma requisición, no podrá elaborar requisiciones con bienes de catálogo y bienes genéricos.

• Cuando requiera bienes genéricos deberán elaborar la requisición y capturar toda la descripción del artículo en el sistema.



• La cotizaciones y oficios anexos, serán adjuntados en formato pdf, con un tamaño máximo de 1MB. Podrán adjuntar hasta 3 archivos de 1MB cada uno.

• Si una requisición necesita visto bueno, este seguirá los caminos de autorización correspondientes dentro del sistema.


Áreas Revisoras

Área Otorga Vo. Bo. a:

Dirección Editorial Libros y Revistas

Dirección General de Recursos Humanos

Fotocopiadora y Reloj Checador

Dirección General de Tecnología de Información

Eq de cómputo diferente al estándar y software y licencias

Departamento de Telefonía (DEST) Conmutadores

Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento

Climas, mobiliario y equipo de oficina y escolar diferente al estándar.

Dirección de Planeación Institucional Proyectos PIFI´s

Secretaría de Administración y Finanzas

Automóviles y camiones

Dirección de Recursos Materiales Revisión final a las requisiciones



• Validación Presupuestal. • En automático el sistema verifica el

presupuesto disponible en la fecha en que se envía la requisición. Esto aplica para todos los fondos y proyectos (previo consultar las formas FWRURES y FGIBAVL).

• Validación financiera• Solo para algunos fondos, el sistema

verificará que la disponibilidad financiera sea suficiente. En caso de que no alcance, entonces la requisición no podrá ser enviada.


Antes y DespuésAntes Después Ventaja para el usuario

Captura de la descripción de los artículos de catálogo en excel.

Catálogos en línea Uso de catálogos institucionales (dependencias, partida presupuestal, claves programáticas, bienes, etc.)Reducción de errores en el llenado y por tanto de motivos de devolución.

Trámite en ventanilla Trámite en línea Registro y seguimiento de la requisición en línea desde cualquier equipo con acceso a Internet.Notificaciones por correo electrónico sobre la situación de la requisición.

Requisición original y tres copias Eliminación de impresión Eliminación de gastos en copias

Tramite en sitio para los vistos buenos en cada una de las áreas revisoras.

Visto bueno en línea Autorizaciones en línea de las dependencias revisoras.

Tiempo de espera en ventanilla (10 minutos hasta 3 horas).

Eliminación del tiempo de espera en ventanilla

Eliminación del tiempo de espera en ventanilla.

Largas filas para realizar el trámite el último día

Gastos en viáticos por el traslado a Xalapa Eliminación de viáticos por el traslado a Xalapa para realizar el trámite

Eliminación de costos de traslados para entrega en ventanilla.

Gastos de mensajería Eliminación de gastos por mensajería


Requisiciones en Web

•Ventajas DRM• Eliminación de la captura de los bienes en el anexo técnico.

• Capturaba el usuario en excel.• Capturaba el analista de adquisiciones en su anexo.• Capturaba en SIIU.

• El anexo técnico de bienes será generado desde el sistema.• Reducción en el tiempo de consolidación de los bienes.


Flujo de RequisicionesActual


Contactos en caso de duda o algún incidente:Persona Área TeléfonoPreguntas relacionadas con el procedimiento y gestión de las requisiciones así como de la funcionalidad del sistema:Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales (228) 8 42 17 28

[email protected] Karina Pereyra Castro Dirección de Recursos Materiales (228) 842 17 00 Ext. 11216

[email protected] Marco Antonio González Martínez

Dirección de Recursos Materiales (228) 842 17 00 Ext. [email protected]

Preguntas relacionadas con la funcionalidad del sistema:

L.S.C.A. Mónica Elizabeth Robles Mendoza

SIIU finanzas [email protected]

L.S.C.A. Angélica Báez Rocher SIIU finanzas [email protected]

L.S.C.A. Carmen Emilia Quiroz Morales

SIIU finanzas [email protected]

mailto:[email protected]







Contactos en caso de duda o algún incidente:

Persona Área Teléfono

Preguntas relacionadas las observaciones de las áreas revisoras.

DIFERENTES AREAS REVISORAS

Mtro. Agustín del Moral Tejeda Dirección Editorial (228) 8 18 59 [email protected]

Lic. Ma. Guadalupe Perea Contreras DGRH - Dirección de Relaciones Laborales

Ext. [email protected]

Mtro. Marco Antonio Campos Álvarez

Dirección General de Tecnología de Información

[email protected]

Mtro. Javier Cano Delgado Departamento de Telefonía Ext. [email protected]

Mtro. Guillermo Fox Rivera Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantto.








Contactos en caso de duda o algún incidente:

Persona Área Teléfono

Preguntas relacionadas las observaciones de las áreas revisoras.

DIFERENTES AREAS REVISORAS

Mtra. Karin Rosenkratz Dirección de Planeación Institucional


Lic. Bertha Adriana García Rebolledo

Secretaría de Administración y Finanzas


Preguntas relacionadas con los requisitos técnicos del sistema

Mtro. Rafael Gómez Quezada Director de Servicios Informáticos Administrativos

[email protected]

Lic. Víctor Acosta Hernández Jefe de Departamento de Análisis y Desarrollo

[email protected]

Lic. Alberto Mesa Huerta Encargado del Depto. de Atención Técnica a Usuarios

11502, [email protected]




https://mailweb.uv.mx/owa/redir.aspx?C=58f8f160842340cba69bc2a82d9bd2b0&URL=mailto:[email protected]

https://mailweb.uv.mx/owa/redir.aspx?C=58f8f160842340cba69bc2a82d9bd2b0&URL=mailto:[email protected]

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