MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS … · Procedimiento Pedidos de Compra 8 Flujograma 10...

[Escribir texto]

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

TOMO II Congreso de la República de Guatemala

Departamento de Organización y Métodos

CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

Página 2 de 171 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

AUTORIZACIÓN



ÍNDICE

DIRECCION ADMINISTRATIVA

6

Bodega General. 7 Procedimiento Pedidos de Compra 8 Flujograma 10 Procedimiento Bodega General/Requisiciones 12 Flujograma 13 Compras Directas. 14 Procedimiento 15 Plazo para Tramite de Compra 17 Flujograma 18 Cotización. 20 Procedimiento 21 Flujograma 27 Licitación. 32 Procedimiento 33 Flujograma 39 Solicitud Aparatos Telefónicos. 44 Procedimiento 45 Flujograma 46 Solicitud de Llamadas Telefónicas Internacionales. 47 Procedimiento 48 Flujograma 49 Soporte Técnico Telefónico. 50 Procedimiento 51 Flujograma 52 Tramite de Pago de Líneas Telefónicas. 53 Procedimiento 54 Flujograma 55 Trámite Solicitud de Líneas Telefónicas Fijas o

Extensiones. 56

Procedimiento 57 Flujograma 58 Envío de Correspondencia por Correo Nacional. 59 Procedimiento 60 Flujograma 61 Consolidación de Descuentos a Usuarios del Servicio

de Telefonía Celular. 62

Procedimiento 63 Flujograma 64 Pago Factura de Proveedores por Servicio de Telefonía

Celular. 65

Procedimiento 66



Flujograma 68 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

70

Clínica Médica. 71 Procedimiento en clínica Paciente – Trabajador 72 Flujograma 74 Procedimiento Suministros de Medicamentos 75 Flujograma 77 Procedimiento Visita Medica Domiciliar 78 Flujograma 79 Descuentos Judiciales. 80 Procedimiento Levantamiento de Embargo 81 Flujograma 83 Procedimiento Retención de Descuentos Judiciales 85 Flujograma 87 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Inducción 88

Procedimiento Inducción 89 Flujograma 90 Reclutamiento y Selección de Personal. 91 Procedimiento Reclutamiento 92 Flujograma 93 Procedimiento Selección del Recurso Humano 94 Flujograma 95 JEFATURA DE PERSONAL

Procesos Administrativos. 96

Procedimiento Acta de Destitución por medio de Juzgado

97

Flujograma 99 Procedimiento Acta por Renuncia o destitución de

Director 101

Flujograma 102 Procedimiento Acta de Entrega de Cargo Personal

022 104

Flujograma 105 Procedimiento Acta de Licencia con/sin goce de

salario 106

Flujograma 107 Procedimiento Acta suspensión por falta leve 108 Flujograma 109 Procedimiento Permiso de estudios con/sin goce de

salario 110

Flujograma 112 NÓMINAS Y SALARIOS

Certificaciones y Constancias. 114

Procedimiento 115 Flujograma 117



Nómina Pago a Diputados y Personal 011, 022 y 029. 118 Procedimiento Contrato y Nóminas Renglón 0-11 120 Flujograma 122 Procedimiento Contratos y Nóminas pago Renglón

022 124

Flujograma 127 Procedimiento Contratos y Nóminas de Pago

Renglón 029 129

Flujograma 132 Procedimiento Nómina de Pago para Diputados 133 Flujograma 134 Nómina de Pago Para Tiempo Extraordinario. 135 Procedimiento 136 Flujograma 138 Nóminas Laborales Trámites del IGSS. 139 Procedimiento 140 Flujograma 142 Periodo de Vacaciones. 143 Procedimiento Periodo Vacacional 144 Flujograma 145 Procedimiento Días Pendientes de Vacaciones 146 Flujograma 147 Nóminas y Salarios Prestaciones Laborales y Sociales 148 Ayuda por Fallecimiento. 148 Procedimiento 149 Flujograma 151 Liquidación de Prestaciones Laborales Personal 0-11. 152 Procedimiento 153 Flujograma 156 Liquidación de Prestaciones Laborales Personal 0-22. 158 Procedimiento 159 Flujograma 161 Nómina de Pago por Complemento a Subsidios del

IGSS. 163

Procedimiento 164 Flujograma 165 Liquidación de Sueldos dejados de percibir por Orden

Judicial. 167

Procedimiento 168 Flujograma 170



Dirección Administrativa



BODEGA GENERAL

1. Definición del procedimiento:

Llevar el control del ingreso y egreso de los productos de la bodega general del

Organismo Legislativo.

2. Objetivo del Procedimiento:

Contar con la suficiente cantidad de productos para satisfacer las demandas de las

unidades de trabajo del Organismo Legislativo.

3. Normas del Procedimiento:

Las requisiciones de suministros, conserjería y tintas se recibirán únicamente del 25

al 30 de cada mes.

Los pedidos de compra se recibirán los primeros 5 días hábiles de cada mes.

Los pedidos de agua, se recibirán los días lunes, miércoles y viernes de cada

semana.




Procedimiento

Bodega General/Pedidos de Compra

DA/dbg-01

Pasos

a

seguir

Responsable Actividad

1 Encargado de Bodega ó

Encargado de oficinas

Solicita producto, a través de pedido de compra:

En el caso de bodega, para abastecer y poder contar con el

stock necesario (insumos, productos de limpieza,

misceláneos, agua, tinta y tóner), y

En el caso de las oficinas, para productos de uso exclusivo

(mobiliario y equipo), llenando requisitos solicitados en paso 1

de procedimiento compras directas.

Para los artículos de informática, el pedido de compra debe

llevar firma autorizada del coordinador de informática

previamente.

2 Departamento Bodega

General/

Secretaria

Recibe pedido de compra y verifica:

Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le

indica al solicitante que lo lleve al departamento de compras,

siguiendo los pasos del 3 al 14 del procedimiento de compras

directas.

3 Analista de Compras Después de haber realizado el proceso de compra, se envía

copia de orden de compra SIGES al proveedor, solicitándole

el despacho del producto y copia de la misma orden a

bodega general para la recepción del producto.

4 Proveedor Despacha el producto a bodega y emite factura, la cual debe

contener:

1. Fecha, detalles del bien (con todas sus especificaciones

como mínimo: modelo, serie, estilo, marca, color, ancho,

largo, alto, fondo, clase de material -madera, hierro, aluminio,

etc.-)

2. La descripción de la factura debe estar escrita en español.

3. El precio del producto recibido debe estar desglosado, ej:

equipo de cómputo, valor: CPU, monitor, teclado, mouse,

UPS; escritorio, valor: escritorio, ala, archivo robot,

esquinera, porta teclado, etc.


General/

Auxiliar

Recibe de analista de compras, copia de orden de compra

SIGES para la recepción del producto.


General/

Auxiliar

Recibe producto, de acuerdo al detalle de la orden de compra

SIGES y factura original.

Verifica, abriendo los empaques para comprobar que los

datos de la factura coincidan con las especificaciones del

bien, detalladas en el Paso No. 15 del procedimiento de

compras directas.

Firma y sella la factura de recibido y devuelve al proveedor.

7 Proveedor Entrega factura original al departamento de compras para

que se le emita contraseña de pago.



8 Analista de Compras Recibe factura original del proveedor y solicita lo siguiente:

1. A bodega, la forma 1-H del producto.

2. A la unidad solicitante, razonamiento de la factura.


General/

Auxiliar

Emite forma 1-H, la cual consta de cuatro (4) copias, y debe

contemplar los datos requeridos en el procedimiento de

compras directas, paso 19, conjuntamente con el expediente

y los traslada al departamento de inventarios, si el caso lo

amerita.

10 Departamento de Inventarios Si es bien inventariable, llena los datos del paso 20 del

procedimiento de compras directas, verifica información

contenida en ella, firma, sella, quedándose con un registro y

devuelve.


General/

Auxiliar

Recibe forma 1-H, traslada a Director Administrativo para

visto bueno.

12 Dirección Administrativa Recibe forma 1-H, la revisa, firma de visto bueno y traslada al

departamento de bodega general.


General/

Auxiliar

Recibe autorización de Dirección Administrativa y traslada

forma 1-H original al departamento de compras y copias:

celeste al departamento de contabilidad; amarilla al

departamento de inventarios; rosada a la Contraloría General

de Cuentas; y, la verde para archivo de bodega.


General/

Auxiliar

Resguarda el producto en el lugar más adecuado dentro de la

bodega, informándole a la secretaria para el aviso de

recepción.


General/

Secretaria

En caso de ser producto solicitado por las diferentes oficinas,

se informa del ingreso del mismo (solicitando la requisición, o

si el caso amerita, la constancia de inventarios).

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE BODEGA GENERAL/PEDIDO DE COMPRA

1/2

BODEGA

GENERAL

SECRETARIA

BODEGA

GENERAL

AUXILIAR

PROVEEDORANALISTA DE

COMPRAS

ENCARGADO DE

BODEGA

U OFICINA

DA/dbg-01

RECIBE PEDIDO DE

COMPRA Y VERIFICA:

· SI NO HAY PRODUCTO,

PONE EL SELLO DE “NO

EXISTENCIA” Y PIDE A

SOLICITANTE LO LLEVE

A COMPRAS.

ENTREGA FACTURA

ORIGINAL A COMPRAS

PARA QUE SE EMITA

CONTRASEÑA DE

PAGO.

RECIBE COPIA DE ORDEN

DE COMPRA SIGES PARA

LA RECEPCIÓN DE

PRODUCTOS.

DESPACHA PRODUCTO Y

EMITE FACTURA,

CONTENIENDO DATOS

QUE SE DETALLAN EN

PASO 4.

· RECIBE PRODUCTO DE

ACUERDO A DETALLES

DE ORDEN DE COMPRA

SIGES, VERIFICANDO

CONTENIDO DE CAJAS;

· FIRMA Y SELLA DE

RECIBIDO LA FACTURA

Y LA DEVUELVE.

· RECIBE FACTURA

ORIGINAL DE

PROVEEDOR.

· SOLICITA A BODEGA

FORMA 1-H.

· RAZONAMIENTO DE

FACTURA, A UNIDAD

SOLICITANTE.EMITE FORMA 1-H, QUE

CONSTA DE 4 COPIAS, LA

CUAL CONTEMPLA LOS

DATOS REQUERIDOS EN

PROCEDIMIENTO DE

COMPRAS DIRECTAS Y

TRASLADA.

INICIO

SOLICITA PRODUCTO EN

PEDIDO DE COMPRA,

LLENANDO REQUISITOS

DE PASO 1.

DESPUES DE REALIZADO

PROCESO DE COMPRAS:

· SE ENVÍA COPIA DE

ORDEN DE COMPRA

SIGES AL PROVEEDOR

PARA DESPACHO DE

PRODUCTO.

· REMITE COPIA DE ORDEN

SIGES A BODEGA.

RAZONA FACTURA Y

DEVUELVE.

1

2

RECIBE FORMA 1-H Y

TRASLADA A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA PARA

VISTO BUENO.

3

RECIBE AUTORIZACIÓN Y

TRASLADA FORMA 1-H:

· ORIGINAL, A COMPRAS

Y COPIAS:

· CELESTE A

CONTABILIDAD.

· AMARILLA,INVENTARIOS

· ROSADA,CONTRALORIA

· VERDE, ARCHIVO.

RESGUARDA PRODUCTO

EN BODEGA,

INFORMANDOLE A

SECRETARIA PARA

AVISAR A INTERESADOS

INFORMA A LOS

INTERSADOS DEL

INGRESO DEL PRODUCTO

PARA LA RESPECTIVA

REQUISICIÓN.

FIN

4



PRODEDIMIENTO DE

BODEGA GENERAL/PEDIDO

DE COMPRA

2/2

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

INVENTARIOS

1

DA/dbg-01

· SI ES BIEN

INVENTARIABLE,

LLENAR DATOS DE

PASO 22 PROCEDI-

MIENTO COMPRAS

DIRECTAS.

· VERIFICA INFORMA-

CION, FIRMA Y SELLA,

QUEDÁNDOSE CON

REGISTRO Y

DEVUELVE.

2

3

RECIBE FORMA 1-H,

REVISA, FIRMA DE VISTO

BUENO Y DEVUELVE.

4




Procedimiento

Bodega General/Requisiciones

DA/dbg-02

Pasos a

seguir



General/

Secretaria

Informa a unidad solicitante el ingreso de producto;

Si hay en existencia; en ambos casos, se pide requisición a bodega

general.

2 Encargado de Oficina Llena formulario de requisición a bodega en sistema de proveeduría,

firmado por los responsables.


General/

Auxiliar

Recibe requisiciones de suministros y productos de limpieza: del 25 al

30 de cada mes.

Recibe requisiciones de agua: los días lunes, miércoles y viernes.

Traslada requisiciones acumuladas para su autorización.

4 Dirección

Administrativa

Autoriza requisiciones de suministros de oficina y de limpieza una vez

al mes.

Autoriza requisiciones de agua tres veces a la semana.

Firma y sella, devolviéndolas a bodega para su despacho.


General/

Auxiliar

Despacha producto a las diferentes oficinas por medio de requisición

de bodega:

1. Bodega: de acuerdo a lo autorizado por Director Administrativo

(misceláneos, útiles de oficina, tintas y tóner, productos de limpieza),

2. Si es producto solicitado por las diferentes oficinas: se despacha

según lo autorizado por Dirección General y administrativa. Contando

con un despacho establecido la primera semana de cada mes, según

el orden en que el personal de bodega reciba las requisiones.

Las requisiciones deben ser verificadas en cuanto a lo que se

despacha, y debe ser firmada por lo recibido.

3. Si el producto solicitado es agua: se despacharán los días lunes,

martes y jueves de cada semana.

Traslada requisiciones despachadas.


General/

Secretaria

Recibe requisiciones o constancias de inventario y registra el egreso

en el sistema de proveeduría, y devuelve.


General/

Auxiliar

Recibe requisiciones o constancias de inventario.

Elabora inventario físico una vez al mes.

8 Encargado de Bodega Confronta el inventario físico con el generado por el sistema de

proveeduría, presentándolo a la Dirección Administrativa.

9 Dirección

Administrativa

Recibe informe de inventario de suministros.

10 Encargado de Bodega Elabora kardex por medio del sistema de proveeduría.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE BODEGA GENERAL/REQUISICIONES

ENCARGADO

DE OFICINA

BODEGA

GENERAL

AUXILIAR

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

ENCARGADO

BODEGA

BODEGA

GENERAL

SECRETARIA

DA/dbg-02

INICIO

· INFORMA EL INGRESO

DE PRODUCTO SOLI-

CITADO.

· SI HAY EN

EXISTENCIA,

· EN AMBOS CASOS SE

SOLICITA REQUISI-

CIÓN A BODEGA.LLENA FORMULARIO DE

REQUISIÓN A BODEGA

EN SISTEMA DE

PROVEEDURÍA,

FIRMADO POR LOS

RESPONSABLES. RECIBE REQUISICIONES:

· SUMINISTROS DE

OFICINA Y LIMPIEZA,

DEL 25 AL 30 DE CADA

MES.

· AGUA: LUNES,

MIERCOLES Y VIERNES

DE CADA SEMANA.

· TRASLADA REQUISI-

CIONES ACUMULADAS

PARA AUTORIZACIÓN.

AUTORIZA

REQUISICIONES:

· SUMINISTROS DE

OFICINA Y LIMPIEZA:

UNA VEZ AL MES.

· AGUA:TRES VECES A

LA SEMANA,

· FIRMA, SELLA Y

DEVUELVE PARA

DESPACHO.DESPACHA SEGÚN

REQUISICIONES:

· A BODEGA: DE

ACUERDO A LO

AUTORIZADO POR

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO.

· A OFICINAS: SEGÚN LO

AUTORIZADO POR

DIRECCION GENERAL Y

ADMINISTRATIVA, LA

PRIMERA SEMANA DE

CADA MES.

· AGUA: LOS DIAS

LUNES, MARTES Y

JUEVES DE CADA

SEMANA.

RECIBE REQUISICIONES

O CONSTANCIAS DE

INVENTARIO Y

REGISTRA EL EGRESO

EN EL SISTEMA DE

PROVEEDURÍA Y

DEVUELVE.

RECIBE REQUISICIONES

O CONSTANCIA DE

INVENTARIOS, ELABORA

INVENTARIO FÍSICO

UNA VEZ AL MES.

CONFRONTA

INVENTARIO FÍSICO CON

EL GENERADO EN EL

SISTEMA DE

PROVEEDURIA,

PRESENTÁNDOLO A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

RECIBE INFORME DE

INVENTARIO DE

SUMINISTROS.

ELABORA KARDEX POR

MEDIO DEL SISTEMA DE

PROVEEDURÍA.

FIN



COMPRAS DIRECTAS


De conformidad con el decreto No. 57-92, de la Ley de Contrataciones del Estado,

sus reformas y reglamento, acuerdo gubernativo No. 1056-92, artículo 43. Se podrán

efectuar compras directas, las que no sobrepasen la cantidad de Q.90,000.00.

2. Objetivo del procedimiento:

Adquirir y contratar bienes o servicios de calidad y conveniencia para el Organismo

Legislativo.

3. Normas del procedimiento:

Velar porque se cumplan todos los requisitos establecidos en el artículo 43, 44 y 45,

de la Ley de Contrataciones del Estado.




Procedimiento Compras Directas DA/dc-03

Pasos a

seguir


1 Unidad solicitante Solicita producto, a través de pedido de compra realizado en sistema de proveeduría, detallando claramente las especificaciones del bien o servicio a adquirir.

Firmado por: solicitante y jefe inmediato, detallando el número de ID de la persona que se hará responsable del bien, si fuere inventariable.

2 Departamento Bodega General

Recibe pedido de compra y verifica: 1. Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le indica

al solicitante que lo lleve al departamento de compras. 2. Si hay producto, solicita la requisición correspondiente.

3 Departamento de Compras/ Recepcionista

Recibe pedido de compra, lo registra en el libro de control y lo traslada al Gerente de compras.

4 Gerencia de Compras Analiza el pedido de compra con el Director Administrativo, quien lo aprueba o lo rechaza. Gerente de compras asigna a analista. Lo devuelve a recepcionista.


Recibe el pedido, si es autorizado por el Director Administrativo, lo envía para aprobación del Director General, si no es autorizado, se devuelve a la unidad solicitante.

6 Dirección General Revisa y autoriza o rechaza el pedido de compra. Si lo rechaza, deja constancia en el mismo. En ambos casos, lo devuelve al departamento de compras.


Recibe el pedido y lo entrega por conocimiento a cada analista.

8 Analista de Compras Recibe pedido de compra y realiza el procedimiento siguiente: Solicita cotizaciones a proveedores reconocidos así:

1. Una cotización, si la compra es menor de Q.25,000. 2. Tres cotizaciones, si la compra es mayor de Q.25,000. y

menor de Q.50,000. 3. Lo publica en GUATECOMPRAS, si la compra es mayor

de Q.50.000. y menor de Q.90,000. Al obtener las cotizaciones, procede a efectuar el análisis de

las ofertas, recomienda la adjudicación, tomando en cuenta: calidad, precio y tiempo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Organismo Legislativo y traslada a Gerente de compras.

9 Gerencia de Compras Revisa y autoriza o rechaza. Si es rechazado, ordena que se re-cotice con otros proveedores. En ambos casos lo devuelve al analista.

10 Analista de Compras Elabora la orden de compra SIGES y la traslada a gerente de compras.

11 Gerencia de Compras Autoriza la orden de compra en el sistema SIGES, firma y la envía para visto bueno del Director Administrativo.

12 Dirección Administrativa Revisa y autoriza orden de compra y devuelve a Gerente de compras.

13 Gerencia de Compras Recibe y la devuelve a analista de compras.



14 Analista de Compras Envía copia de orden de compra SIGES al proveedor, solicitándole el despacho del producto y copia de la misma orden a bodega general para la recepción del producto.

15 Proveedor Despacha el producto a bodega y emite factura, la cual debe contener:

1. Fecha, detalles del bien (con todas sus especificaciones como mínimo: modelo, serie, estilo, marca, color, ancho, largo, alto, fondo, clase de material -madera, hierro, aluminio, etc.-)

2. La descripción de la factura debe estar escrita en español. 3. El precio del producto recibido debe estar desglosado, ej.:

equipo de cómputo, valor: CPU, monitor, teclado, mouse, UPS; escritorio, valor: escritorio, ala, archivo robot, esquinera, porta teclado, etc.


Recibe producto y factura original de acuerdo al detalle de la

orden de compra SIGES. Verifica: si el producto viene en caja, la abre y comprueba que

los datos de la factura coincidan con las especificaciones del bien, ver pasó No.15.

Firma y sella la factura de recibido y devuelve al proveedor.

17 Proveedor Entrega factura original al departamento de compras para que se le emita contraseña de pago.

18 Analista de Compras Recibe factura original del proveedor y solicita lo siguiente: a) A bodega, la forma 1-H del producto. b) A la unidad solicitante, razonamiento de la factura.


Registra el ingreso del producto al sistema de proveeduría y emite forma 1-H, la cual debe contener los siguientes datos:

Dependencia, programa, proveedor, # de ingreso, fecha, # de factura, # orden de compra y pago, cantidad, descripción del artículo, código del gasto, precio unitario, valor total y firma del encargado de bodega. Si no es inventariable, firma y sella en la casilla de responsable de bodega e inventarios.

Se informa al departamento de inventarios y traslada expediente, si es bien inventariable.

20 Departamento de Inventarios Recibe expediente con los siguientes documentos que quedan en su poder para su registro:

1. Forma 1-H (original y cuatro copias), 2. Fotocopia de orden de compra SIGES, 3. Fotocopia de factura y 4. Fotocopia de pedido. Asigna código de inventarios y graba el código en el bien,

posteriormente le da seguimiento a la asignación de los bienes en la tarjeta de responsabilidad correspondiente.

Verifica información de forma 1-H, firma, sella, quedándose con la copia y devuelve a bodega.


Recibe forma 1-H, traslada a Dirección Administrativa para

visto bueno.

22 Dirección Administrativa Revisa forma 1-H, autoriza y traslada al departamento de

bodega.


Después de autorización en Dirección Administrativa, bodega

traslada la forma 1-H original al departamento de compras.

24 Departamento de Compras Recibe forma 1-H original para su trámite correspondiente y lo

integra al expediente.

Traslada el expediente completo a Dirección Administrativa

para que realice la gestión de pago.

FIN DEL PROCESO



PLAZO PARA TRÁMITE DE COMPRA

Documento Gestión Plazo

Pedido Revisión y autorización Gerente de compras y Director Administrativo.

1 día

Pedido Autorización Director General.

1 día

Pedido Solicitud de cotizaciones.

2 días

Análisis y Delta Autorización de análisis de compra, e ingreso al sistema delta.

1 día

Orden Siges Emisión y autorización de orden SIGES, por Gerente de compras y Director Administrativo.

1 día

Orden Siges Aprobación de orden SIGES.

1 día

Orden Siges Envío de copia de orden y entrega de producto.

2 días.



PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DIRECTAS

1/2

DIRECCIÓN

GENERAL

BODEGA

GENERAL

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

RECEPCIONISTA

GERENCIA

DE COMPRAS

ANÁLISTA

COMPRAS

UNIDAD

SOLICITANTE

DA/dc-03

INICIO

SOLICITA PRODUCTO CON

PEDIDO DE COMPRA EN

SISTEMA DE

PROVEEDURIA. FIRMA

SOLICITANTE Y JEFE

INMEDIATO

RECIBE PEDIDO DE COM-

PRA Y VERIFICA:

· SI NO HAY PRODUCTO,

SELLA DE “NO

EXISTENCIA” E INDICA

TRASLADARLO A

COMPRAS.

· SI HAY, SOLICITA

REQUISICION.

RECIBE PEDIDO DE

COMPRA, REGISTRA EN

LIBRO DE CONTROL Y

TRASLADA A GERENTE

DE COMPRAS.

CONJUNTA-

MENTE ANALIZAN

CON DIRECTOR

ADMINISTRATIVO,

ALGUNA OBJECIÓN?

EN AMBOS CASOS,

RECEPCIONISTA SE

ENCARGA.

· SI ES AUTORIZADO, LO

ENVIA A DIRECTOR

GENERAL PARA

APROBACION.

· SI NO, DEVUELVE A

UNIDAD SOLICITANTE.

SI PEDIDO LLEVA

AUTORIZACIÓN, LO

ENTREGA POR

CONOCIMIENTO A

ANALISTA.

OBJECIÓN?

RECHAZO,

DEJA CONSTAN-

CIA EN PEDIDO,

EN AMBOS CASOS,

DEVUELVE A

COMPRAS.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA Y SOLICITA

COTIZACIONES,

SEGÚN DETALLE EN

PASO 8.

· ANALIZA Y

RECOMIENDA

ADJUDICACIÓN.

OBJECIÓN?

SOLICITA RE-

COTIZACIÓN ELABORA ORDEN DE

COMPRA SIGES Y

TRASLADA

AUTORIZA ORDEN DE

COMPRA SIGES, FIRMA

Y ENVIA PARA VISTO

BUENO

1

2

RECIBE Y LA DEVUELVE A

ANALISTA DE COMPRAS.

ENVIA COPIA DE ORDEN

DE COMPRAS SIGES A

PROVEEDOR,

SOLICITÁNDOLE

DESPACHO DE

PRODUCTO, Y COPIA A

BODEGA GENERAL.

3

RECIBE FACTURA ORIGI-

NAL DEL PROVEEDOR Y

SOLICITA:

· A BODEGA FORMA 1-H.

· A UNIDAD SOLICITANTE,

RAZONAMIENTO DE

FACTURA.

4

5

6

FIN

· RECIBE FORMA 1-H

ORIGINAL Y LA

INTEGRA A

EXPEDIENTE.

· TRASLADA

EXPEDIENTE A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

PARA GESTIÓN DE

PAGO.

SI

NO SI



PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DIRECTAS

2/2

DEPARTAMENTO

INVENTARIOS

BODEGA

GENERALPROVEEDOR

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DA/dc-03

1

REVISA Y AUTORIZA

ORDEN DE COMPRA Y

DEVUELVE.

2

RECIBE COPIA DE

ORDEN DE COMPRA

SIGES.

RECIBE COPIA DE

ORDEN DE COMPRA

SIGES, QUE LE SERVIRÁ

PARA RECEPCIÓN DE

PRODUCTO.

3

DESPACHA

PRODUCTO Y EMITE

FACTURA, DEBIENDO

CONTENER DATOS

DETALLADOS EN

PASO 15.

· RECIBE PRODUCTO,

DE ACUERDO A

DETALLE DE ORDEN

DE COMPRA SIGES.

· VERIFICA.

· RECIBE FACTURA

ORIGINAL, LA FIRMA Y

SELLA DE RECIBIDO Y

LA DEVUELVE.

ENTREGA FACTURA

ORIGINAL A COMPRAS

PARA QUE SE LE

EMITA CONTRASEÑA

DE PAGO.

4

5

· REGISTRA INGRESO

DE PRODUCTO A

SISTEMA DE

PROVEEDURÍA.

· EMITE FORMA 1-H.

· INFORMA A

INVENTARIOS SI ES

BIEN INVENTARIABLE.

· RECIBE EXPEDIENTE

CON DOCUMENTACIÓN

RESPECTIVA.

· ASIGNA Y GRABA

CÓDIGO.

· CARGA A TARJETA DE

RESPONSABILIDAD.

· VERIFICA INFORMACIÓN

DE FORMA 1-H, FIRMA,

SELLA, QUEDANDOSE

CON COPIA Y DEVUELVE

A BODEGA.

6

RECIBE FORMA 1-H,

TRASLADA A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

PARA VISTO BUENO.

REVISA FORMA 1-H,

AUTORIZA, TRASLADA

A BODEGA GENERAL.

RECIBE FORMA 1-H

AUTORIZADA Y

TRASLADA ORIGINAL

A DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.



COTIZACIÓN


Proceso de régimen de cotización para la adquisición de bienes y servicios según el

artículo 38, de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto 57-92, con su

reglamento, acuerdo gubernativo 1056-92.


Cumplir con los procedimientos legales y normas establecidas en la Ley de

Contrataciones del Estado.


Constatar que se cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 38, de la Ley

de Contrataciones del Estado.

Garantizar que se cumpla el procedimiento de cotización, según el artículo 39, de la

Ley de Contrataciones del Estado.




Procedimiento

Cotización

DA/dc/ucg(lc)-04

Paso a

seguir


1 Unidad solicitante Solicita producto a través de pedido de compra realizado en

sistema de proveeduría, detallando claramente las

especificaciones del bien o servicio a adquirir.

Firmado por: solicitante y jefe inmediato, detallando el numero

de ID de la persona que se hará responsable del bien, si fuere

inventariable.

2 Departamento

Bodega General


1. Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le

indica al solicitante que lo lleve al departamento de compras.

2. Si hay producto, solicita la requisición correspondiente.

3 Departamento de Compras/

Recepcionista

Recibe pedido de compra, lo registra en el libro de control y lo

traslada al Gerente de compras.

4 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra y lo traslada para análisis del

Director Administrativo.

5 Dirección Administrativa Recibe el pedido de compra:

Si lo autoriza, lo devuelve firmado al Gerente de compras.

Si lo rechaza, lo devuelve con observaciones necesarias.

6 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra:

1. Si es autorizado, lo traslada a la recepcionista para que lo

envíe a Dirección General.

2. Si es rechazado, se comunica con unidad solicitante para

hacer las aclaraciones correspondientes.


Recepcionista

Recibe pedido de compra autorizado y lo envía para

aprobación del Director General.

8 Dirección General Recibe pedido de compra, revisa:

Si es autorizado, lo firma.

Si es rechazado, deja constancia en el mismo.

En ambos casos, lo devuelve al departamento de compras.


Recepcionista

Recibe pedido de compra:

1. Si es autorizado, lo traslada al Gerente de Compras.



10 Gerencia de Compras Recibe el pedido autorizado, analiza y -de acuerdo al monto

estimado- se designa el método de compra que se utilizará:

1. Si la cantidad sobrepasa los Q.90,000 y no excede los

Q.900,000, se realizará un evento de cotización.

Si fuere evento de cotización, se pide a la unidad solicitante,

listar por escrito, las especificaciones técnicas del bien o

servicio a adquirir, en un plazo no mayor de cinco días.

Entrega a la unidad de compras globales (licitación y

cotización) para la elaboración del proceso correspondiente.



11 Unidad de Compras

Globales (Licitación y

Cotización)

Recibe el pedido de compra autorizado.

Realiza el proyecto de bases de cotización.

Traslada proyecto en formato digital a asesoría de

Presidencia para su revisión.

12 Asesoría de Presidencia Recibe el proyecto de bases de cotización en digital.

Revisa si el contenido esta correcto.

Si autoriza, traslada proyecto en formato digital a unidad de

compras globales (licitación y cotización), y envía una copia

para conocimiento a Dirección Administrativa, Gerencia de

compras y asesoría jurídica.



Cotización)

Recibe el proyecto de bases de cotización en digital.

Si es rechazado, se realizan las correcciones

correspondientes.

Si es autorizado, se publica en el portal de

GUATECOMPRAS, para revisión pública por un espacio de

cinco días calendarios.

Si hubieran observaciones o sugerencias de los aspectos

técnicos y/o legales, se hacen las aclaraciones o las

correcciones que fueran procedentes en coordinación con el

Gerente de compras.

Concluido el plazo de publicación del proyecto de bases, se

integra el expediente con los siguientes documentos:

1. Pedido de compra.

2. Bases de cotización.

3. Especificaciones técnicas.

4. Especificaciones generales.



Cotización)

Atendiendo el articulo no. 3 de la Ley de Contrataciones del

Estado, de igual manera lo regulado en el decreto no. 54-2010

Ley de Presupuesto se solicita por medio de oficio al Director

Financiero la disponibilidad presupuestaria según el renglón

de gasto afectado.

15 Dirección Financiera Recibe oficio.

Prepara y envía información solicitada

Traslada.



Cotización)

Recibe la notificación del Director Financiero la analiza e

interpreta y de existir alguna duda realiza las consultas

necesarias a donde corresponda para resolverlas y aclararlas.



Cotización)

Una vez las bases fueron revisadas por el Gerente de

compras, las mismas se envían a asesoría jurídica y unidad

correspondiente para su revisión final y de existir observancia

estas serán atendidas a la brevedad posible.

19 Asesoría Jurídica y Unidad

correspondiente

Recibe proyecto de bases de cotización.

Revisa y realiza las observaciones correspondientes.

Traslada a unidad de compras globales (licitación y

cotización).



Cotización)

Recibe proyecto de bases de cotización.

Atiende las observaciones y solicita por medio de oficio con

visto bueno del Director Administrativo el dictamen técnico y

proyecto de contrato a donde correspondan.

Traslada.




correspondiente

Recibe oficio.

Emiten los dictámenes y modelo de contrato solicitados y los

remiten a unidad de compras globales (licitación y

cotización).



Cotización)

Recibe los dictámenes y modelo de contrato y los integra al

expediente.

Emite oficio dirigido a Presidencia en donde solicita la

aprobación de documentos y nombramiento de la junta de

cotización correspondiente, firmado por el Director

Administrativo con vo.bo. del Director General.

23 Presidencia Recibe expediente.

1. Si todo está correcto, emite resolución donde se aprueba

bases de cotización y junta de cotización.

2. Si es rechazado, regresa expediente para sus correcciones o

se anula el proceso de cotización.

En ambos casos, remite a Director General.

24 Dirección General Recibe expediente y traslada a Director Administrativo.

25 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a Gerente de compras.

26 Gerencia de Compras Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales

(licitación y cotización).



Cotización)

Recibe expediente y escanea los siguientes documentos:

1. Pedido de compra,

2. Bases de cotización,

3. Dictamen técnico,

4. Dictamen jurídico,

5. Proyecto de contrato,

6. Invitación a ofertar,

7. Resolución de aprobación de bases,

8. Formulario de cotización y


Sube al Portal de GUATECOMPRAS.

Informa al Gerente de compras para que autorice o no la

publicación.

28 Gerencia de Compras Revisa el contenido de la publicación en GUATECOMPRAS,

si todo está correcto, la autoriza en el sistema, a través de su

clave de usuario padre y la imprime, para que, dentro de los

ocho días calendarios, se puedan recibir las ofertas. La

documentación la traslada a la unidad de compras globales


Si no, solicita las correcciones correspondientes.



Cotización)

Recibe la publicación impresa y la adjunta al expediente.

Prepara el memorándum de convocatoria a los integrantes de

la junta de cotización para firma del Gerente de compras.

30 Gerencia de Compras Recibe memorándum lo firma y lo traslada a la unidad.



Recibe el memorándum firmado y notifica personalmente a los

integrantes de la junta de cotización, adjuntando copia de la



Cotización) resolución y las bases de cotización.

32 Integrantes de Junta de

Cotización

Recibe notificación para el día, hora y lugar señalados para la

recepción de las plicas correspondientes.


Cotización

Llegado el día y hora señalados, se integran para la recepción

de ofertas.

Pasados los treinta (30) minutos establecidos en ley, se

reúnen y abren las plicas de las ofertas recibidas.

Elabora el acta de recepción y apertura de plicas y envía a la

unidad de compras globales (licitación y cotización).



Cotización)

Recibe en formato digital el acta e imprime en hojas movibles

autorizados por la Contraloría General de Cuentas y

membrete del Congreso de la República, para su publicación

en GUATECOMPRAS, a más tardar el día siguiente de la

recepción de las ofertas.

Traslada la copia del acta y publicación original a los

integrantes de la junta de cotización, para su integración al

expediente.


Cotización

Recibe copia del acta y publicación original.




Financiero la disponibilidad presupuestaria según el renglón

de gasto afectado.

Traslada.

36 Director Financiero Recibe oficio.


Traslada.

37 Integrantes Junta de

Cotización




38 Integrantes Junta de

Cotización

Analiza y califica, considerando los intereses del Congreso de

la República. Si lo establecen las bases, la adjudicación se

puede realizar de forma parcial y/o total, elaborando los

cuadros de calificación que respalde su decisión.

Al adjudicar, se elabora el acta respectiva y se envía en

formato digital a la unidad de compras globales (licitación y

cotización).



Cotización)

Recibe en formato digital el acta de adjudicación e imprime en

hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de

Cuentas y membrete del Congreso de la República, para su

publicación en GUATECOMPRAS.


integrantes de la junta de cotización, para su integración al

expediente.


Cotización

Recibe los documentos e integra al expediente.

Rubrica y folea todas las páginas que conforman el

expediente y envía a Director Administrativo.



41 Dirección Administrativa Recibe el expediente y traslada a la unidad de compras

globales (licitación y cotización).



Cotización)

Recibe el expediente y lo revisa.

Emite oficio dirigido al Presidente, con firma del Director

Administrativo y vo.bo. del Director General, solicitando la

aprobación o improbación de lo actuado por los Integrantes de

la junta de cotización.

43 Presidencia Recibe oficio y expediente para su revisión.

Emite resolución para su aprobación o improbación de lo

actuado por los integrantes de la junta de cotización y lo

devuelve al Director General.

44 Dirección

General

Recibe expediente y traslada para continuar con el trámite.

45 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales




Cotización)

Recibe el expediente con la resolución, escanea y lo pública

en el portal de GUATECOMPRAS.

1. Si no se aprueba y se instruye en la resolución una nueva

revisión, se traslada el expediente a los integrantes de la

junta de cotización.

2. Si no se aprueba lo actuado por inconveniencia del

Congreso, se declara anulado el proceso.



Cotización)

Traslada expediente a asesoría jurídica para elaborar el

contrato administrativo al (los) adjudicatario (s).

48 Asesoría Jurídica Recibe expediente y elabora contrato administrativo.

Traslada.

49 Dirección Administrativa Recibe contrato y traslada a la unidad de compras globales

(licitación y cotización) para solicitar firma del (los)

adjudicatario (s).



Cotización)

Recibe el contrato y cita al (los) adjudicatario (s) para la

revisión y firma del mismo.

1. Si es firmado, se emite oficio con autorización del Director

Administrativo para solicitar firma del representante legal del

Congreso (Director General).

2. Si no es firmado por el (los) adjudicatario (s), se devuelve a

asesoría jurídica para las correcciones pertinentes.

51 Dirección General Recibe el contrato administrativo para su revisión y firma.

1. Si lo firma, lo traslada a Junta Directiva del Congreso de la

República para someterlo a su aprobación.

2. Si no lo firma y existieran observaciones, lo devuelve a


52 Junta Directiva Recibe el contrato administrativo y revisa:

Emite certificación donde establece la aprobación o

improbación y traslada.

53 Dirección General Recibe certificación y traslada a Director Administrativo.



54 Dirección Administrativa Recibe certificación y traslada a unidad de compras globales




Cotización)

Recibe la certificación y juntamente con el contrato lo escanea

y publica en GUATECOMPRAS.

Emite oficio con firma del Director Administrativo y vo.bo. del

Director General, donde propone a los integrantes de la junta

receptora y solicita su aprobación.

56 Presidencia Recibe el oficio y emite resolución para el nombramiento de la

junta receptora.

Devuelve a Director General.

57 Dirección General Recibe la resolución y traslada a Director Administrativo.

58 Dirección Administrativa Recibe la resolución y traslada a unidad de compras globales




Cotización)

Recibe la resolución y emite memorándum firmado por el

Gerente de compras para convocar a la junta receptora.

60 Junta Receptora Recibe la convocatoria y se apersona para el día, hora y lugar

señalados para la recepción del bien y/o servicio:

Emite acta de recepción, para ambos casos:

1. Si se recibe a entera satisfacción, el representante legal de la

entidad proveedora firma conjuntamente con la junta de

recepción.

2. Continúa con el paso 58.

3. Si no se recibe, se prorroga la recepción.

Traslada en formato digital a la unidad de compras globales




Cotización)

Imprime el acta de recepción en hojas movibles autorizados

por la Contraloría General de Cuentas y membrete del

Congreso de la República y traslada al analista que se

encarga de darle trámite de pago.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE COTIZACIÓN

1/5

GERENCIA

COMPRAS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN

GENERAL

DEPARTAMENTO

BODEGA

GENERAL

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

RECEPCIONISTA

UNIDAD

SOLICITANTE

DA/dc/ucg(lc)-04

INICIO

· SOLICITA PRODUCTO

A TRAVES DE

PEDIDO DE COMPRA.

· FIRMA SOLICITANTE

Y JEFE INMEDIATO.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA Y VERIFICA:

· SI NO HAY

PRODUCTO, PONE

SELLO DE NO EXIS-

TENCIA E INDICA A

SOLICITANTE LLE-

VARLO AL DEPTO. DE

COMPRAS.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA.

· LO REGISTRA.

· TRASLADA.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA.

· TRASLADA PARA

ANALISIS DE

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO.

OBJECIÓN?

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA FIRMADO.

· TRASLADA A

RECEPCIONISTA

PARA CONTINUAR

CON TRAMITE.

NO

RECIBE PEDIDO DE

COMPRA CON

OBSERVACIONES.

SI

HACE

ACLARACIONES

CORRESPONDIEN-

TES.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA

AUTORIZADO.

· REMITE PARA

APROBACION.

OBJECIÓN?

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA FIRMADO.

· TRASLADA PARA

CONTINUAR TRÁMITE.

NO

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA RECHAZA-

DO, CONTENIENDO

LAS RAZONES DE LA

DECISIÓN.

SICOMUNICA DECISIÓN

TOMADA.

·RECIBE PEDIDO DE

COMPRA

AUTORIZADO.

·ANALIZA MÉTODO

DE COMPRA.

·SOLICITA

ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS.

·TRASLADA.LISTA POR ESCRITO

ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS DE BIEN O

SERVICIO A ADQUI-

RIR, EN UN PLAZO

NO MAYOR DE CINCO

DÍAS.

A)

1

FIN

FIN




2/5

PRESIDENCIADIRECCIÓN

GENERAL

ASESORÍA JURÍDICA Y

UNIDAD

CORRESPONDIENTE

DIRECCIÓN

FINANCIERA

ASESORÍA DE

PRESIDENCIA

UNIDAD DE COMPRAS

GLOBALES (LICITACIÓN Y

COTIZACIÓN)

1

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA AUTORIZADO.

· REALIZA PROYECTO DE

BASES DE COTIZACION.

· TRASLADA EN DIGITAL

PARA SU REVISIÓN.

RECIBE

PROYECTO

DE BASES DE

COTIZACIÓN.

OBJECIÓN?

REALIZA CORRECCIONES

RESPECTIVAS.SI

· RECIBE PROYECTO EN

FORMATO DIGITAL.

· PUBLICA EN PORTAL DE

GUATECOMPRAS.

· ESPERA REVISIÓN

PÚBLICA POR CINCO DÍAS

CALENDARIO PARA

RESPUESTAS

ACLARACIONES EN

COORDINACIÓN CON

GERENTE DE COMPRAS.

· SE INTEGRA EXPEDIENTE

CON DOCS. EN PASO 13.

NO

REVISADAS LAS BASES

POR EL GERENTE DE

COMPRAS SE ENVÍAN A

ASESORÍA JURÍDICA PARA

REVISIÓN FINAL.

· RECIBE DICTAMENES Y

MODELO DE CONTRATO.

· INTEGRA A EXPEDIENTE.

· EMITE OFICIO PARA

APROBACIÓN DE

DOCUMENTOS Y

NOMBRAMIENTO DE LOS

INTEGRANTES DE LA

JUNTA DE COTIZACIÓN

CON FIRMA DE DIRECTOR

ADMINSITRATIVO Y Vo.

Bo. DE DIRECTOR

GENERAL.

· TRASLADA.

RECIBE EXPEDIENTE

RECHAZADO PARA

CORRECCIONES Y/O

ANULA PROCESO DE

COTIZACION.

SI


CON RESOLUCIÓN,

DONDE APRUEBA

BASES DE

COTIZACIÓN Y JUNTA

DE COTIZACIÓN.

· TRASLADA.

NO

DA/dc/ucg(lc)-04

RECIBE

EXPEDIENTE.

OBJECIÓN?

· RECIBE OFICIO.

· EMITE

DICTÁMENES Y

MODELO DE

CONTRATO.

· REMITE.

· RECIBE PROYECTO

DE BASES DE

COTIZACIÓN.

· REVISA Y REALIZA

LAS OBSERVACIONES

CORRESPONDIENTES

· TRASLADA.

· RECIBE PROYECTO DE

BASES DE COTIZACIÓN.

· ATIENDE LAS

OBSERVACIONES Y

SOLICITA POR MEDIO DE

OFICIO EL DICTAMEN

TÉCNICO Y PROYECTO

DE CONTRATO.

· RECIBE OFICIO.

· PREPARA Y ENVÍA

INFORMACIÓN

SOLICITADA.

· TRASLADA

· RECIBE NOTIFICACIÓN,

LA ANALIZA E

INTERPRETA, DE EXISTIR

DUDA REALIZA LAS

CONSULTAS A DONDE

CORRESPONDA PARA

ACLARACIÓN.

1

1

· BASADO EN LEY


OFICIO A DIRECTOR

FINANCIERO LA

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA

SEGÚN EL RENGLÓN DE

GASTO AFECTADO.

· TRASLADA.

2




3/5

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN

FINANCIERA

INTEGRANTES

JUNTA DE

COTIZACIÓN

GERENCIA

COMPRAS

UNIDAD DE

COMPRAS GLOBALES

(LICITACIÓN Y

COTIZACIÓN)

GERENCIA

COMPRAS

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· TRASLADA.

· RECIBE EXPEDIENTE.

· ESCANEA DOCUMENTOS DETA-

LLADOS EN PASO 27.

· SUBE A PORTAL DE

GUATECOMPRAS.

· INFORMA A GERENTE DE COM-

PRAS PARA SU AUTORIZACIÓN.

REVISA CONTE-

NIDO DE PUBLICACIÓN

EN GUATECOMPRAS.

OBJECIÓN?


CORRESPONDIENTES.SI

· RECIBE INFORMACIÓN DE

AUTORIZACIÓN EN SISTEMA, A

TRAVÉS DE CLAVE DE USUARIO

PADRE DE GERENCIA DE

COMPRAS.

· RECIBE IMPRESIÓN DE DOCU-

MENTOS Y ADJUNTA A

EXPEDIENTE.

· ESPERA OCHO DÍAS CALENDA-

RIOS PARA RECIBIR OFERTAS.

· PREPARA MEMO DE

CONVOCATORIA A

INTEGRANTES DE JUNTA DE

COTIZACIÓN Y TRASLADA PARA

FIRMA.

NO

RECIBE MEMORANDUM, LO

FIRMA Y TRASLADA A

UNIDAD DE COMPRAS


COTIZACIÓN.· RECIBE MEMORANDUM

FIRMADO.

· NOTIFICA PERSONALMENTE A


COTIZACIÓN, ADJUNTANDO

COPIA DE RESOLUCIÓN Y BASES

DE COTIZACIÓN.

RECIBE NOTIFICACIÓN

PARA EL DIA, HORA Y

LUGAR SEÑALADOS PARA

RECEPCIÓN DE PLICAS.

· LLEGADO EL TIEMPO

SEÑALADO, SE INTEGRAN

PARA RECEPCIÓN DE

OFERTAS.

· PASADOS TREINTA

MINUTOS ESTABLECIDOS

EN LEY, SE REUNEN Y

ABREN LAS PLICAS DE

LAS OFERTAS RECIBIDAS.

· ELABORA ACTA DE

RECEPCIÓN Y APERTURA

DE PLICAS Y ENVÍA EN

FORMATO DIGITAL A

UNIDAD DE COMPRAS


COTIZACIÓN.

· RECIBE ACTA EN FORMATO

DIGITAL E IMPRIME EN HOJAS

AUTORIZADAS POR

CONTRALORÍA DE CUENTAS Y

MEMBRETE DEL CONGRESO,

· PUBLICA EN GUATECOMPRAS, A

MAS TARDAR EL DIA SIGUIENTE

DE LA RECEPCIÓN DE OFERTAS.

· TRASLADA COPIA DE ACTA Y

PUBLICACIÓN ORIGINAL.

· ANALIZA Y CALIFICA. LA

ADJUDICACIÓN PUEDE

REALIZARSE DE FORMA

PARCIAL, SI LAS BASES LO

ESTABLECEN.

· AL ADJUDICAR, ELABORA

ACTA RESPECTIVA Y

ENVÍA EN FORMATO

DIGITAL A UNIDAD DE

COMPRAS GLOBALES.

· RECIBE EN FORMATO DIGITAL

ACTA DE ADJUDICACIÓN.

· IMPRIME EN HOJAS MOVIBLES

AUTORIZADAS POR

CONTRALORÍA GENERAL DE

CUENTAS Y MEMBRETE DEL

CONGRESO.

· PUBLICA EN GUATECOMPRAS.



· RECIBE COPIA DE ACTA Y

PUBLICACIÓN ORIGINAL E

INTEGRA AL EXPEDIENTE.

· RUBRICA Y FOLEA TODAS

LAS PÁGINAS DEL

EXPEDIENTE.

· TRASLADA.

3

DA/dc/ucg(lc)-04

3



· BASADO EN LEY SOLICITA

POR MEDIO DE OFICIO A

DIRECTOR FINANCIERO LA

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA SEGÚN

EL RENGLÓN DE GASTO

AFECTADO.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO.

· PREPARA Y ENVÍA

INFORMACIÓN

SOLICITADA.

· TRASLADA

· RECIBE NOTIFICACIÓN, LA

ANALIZA E INTERPRETA,

DE EXISTIR DUDA REALIZA

LAS CONSULTAS A DONDE

CORRESPONDA PARA

ACLARACIÓN.

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· TRASLADA.

2

2

3

2




4/5

ASESORÍA

JURÍDICAADJUDICATARIO (S)

DIRECCIÓN

GENERALPRESIDENCIA

UNIDAD DE

COMPRAS GLOBALES

(LICITACIÓN Y

COTIZACIÓN)

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

3


· TRASLADA A UNIDAD DE

COMPRAS GLOBALES

(LICITACIÓN Y

COTIZACIÓN) PARA SU

REVISIÓN.


· REVISA.

· EMITE OFICIO CON

FIRMA DE DIRECTOR

ADMINISTRATIVO Y

Vo.Bo. DE DIRECTOR

GENERAL, SOLICITANDO

APROBACIÓN O

IMPROBACIÓN DE LO

ACTUADO POR LOS

INTEGRANTES DE LA

JUNTA DE COTIZACIÓN.


CON RESOLUCIÓN DE

APROBACIÓN O

IMPROBACIÓN.

· TRASLADA.



COMPRAS GLOBALES

(LICITACIÓN Y

COTIZACIÓN).

RECIBE EXPEDIENTE Y RE-

SOLUCIÓN, ESCANEA Y LO

PUBLICA EN

GUATECOMPRAS.

1. SI NO SE APRUEBA, SE

TRASLADA A LOS

INTEGRANTES DE LA

JUNTA DE COTIZACIÓN

PARA NUEVA REVISIÓN.

2. SI NO SE APRUEBA LO

ACTUADO POR

INCONVENIENCIA DEL

CONGRESO, SE ANULA

PROCESO.

RECIBE

OFICIO Y

EXPEDIENTE PARA SU

REVISIÓN.

OBJECIÓN? EMITE

RESOLUCIÓN

· TRASLADA EXPEDIENTE

A ASESORÍA JURÍDICA

PARA ELABORACIÓN DE

CONTRATO ADMINISTRA-

TIVO AL (LOS)

ADJUDICATARIO (S).

· RECIBE CONTRATO

ADMINISTRATIVO.


COMPRAS GLOBALES

(LICITACIÓN Y

COTIZACIÓN).

· RECIBE CONTRATO

ADMINISTRATIVO.

· CITA A ADJUDICATARIO

(S) PARA REVISIÓN Y

FIRMA DEL MISMO.


· ELABORA CONTRATO

ADMINISTRATIVO.

· TRASLADA.

OBJECIÓN EN

FIRMA DE

CONTRATO?

RECIBE CONTRATO.

ACEPTADO?


CORRESPONDIENTES.NO

RECIBE

CONTRATO.

LO FIRMA?

SIREALIZA CORRECCIONES

CORRESPONDIENTES.NO

4

DA/dc/ucg(lc)-04

SI




5/5

PRESIDENCIA

UNIDAD DE

EVENTOS DE

COMPRAS GLOBALES

JUNTA

RECEPTORA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN

GENERAL

JUNTA

DIRECTIVA

4

RECIBE

CONTRATO.

OBJECIÓN? EMITE

CERTIFICACIÓN.

· RECIBE CERTIFICACIÓN.

· TRASLADA.

· RECIBE CERTIFICACION.

· TRASLADA.

1. RECIBE CERTIFICACION

Y JUNTO CON CONTRA-

TO, SE ESCANEAN.

2. PUBLICA EN

GUATECOMPRAS.

3. EMITE OFICIO CON

FIRMA DE DIRECTOR

ADMINISTRATIVO Y Vo.

Bo. DE DIRECTOR

GENERAL, PROPONIEN-

DO A INTEGRANTES DE

COMISIÓN RECEPTORA

Y SOLICITA SU

APROBACIÓN.

· RECIBE OFICIO.

· EMITE RESOLUCIÓN

PARA NOMBRAMIENTO

DE COMISIÓN

RECEPTORA.

· TRASLADA.

· RECIBE RESOLUCIÓN.

· TRASLADA.


· TRASLADA.


· EMITE MEMORANDUM

FIRMADO POR GERENTE

DE COMPRAS PARA

CONVOCAR A COMISIÓN

RECEPTORA.

· RECIBE CONVOCATORIA.

· SE APERSONA EL DIA.

HORA Y LUGAR

SEÑALADOS PARA LA

RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O

SERVICIO.

· EMITE ACTA DE

RECEPCION EN DOS

CASOS:

1. SI SE RECIBE A ENTERA

SATISFACCIÓN.

2. NO SE RECIBE Y SE

PRORROGA LA

RECEPCIÓN.

· TRASLADA EN FORMATO

DIGITAL A UNIDAD DE

EVENTOS DE COMPRAS

GLOBALES.

· IMPRIME ACTA DE

RECEPCIÓN EN HOJAS

MOVIBLES AUTORIZADOS

POR CONTRALORÍA

GENERAL DE CUENTAS Y

MEMBRETE DEL

CONGRESO.

· TRASLADA A ANALISTA

PARA TRÁMITE DE PAGO.

FIN

DA/dc/ucg(lc)-04



.

LICITACIÓN


Proceso de régimen de licitación para la adquisición de bienes y servicios según el

artículo 38, de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto 57-92, con su

reglamento, acuerdo gubernativo 1056-92.


Cumplir con los procedimientos legales y normas establecidas en la Ley de



Elaborar los documentos de licitación, según el artículo 18 de la Ley de


Garantizar que se cumplan los requisitos de las bases de licitación según el artículo

19 de la Ley de Contrataciones del Estado.



Dirección Administrativa Procedimiento

Licitación

DA/dc/ucg(lc)-05

Pasos a

seguir


1 Unidad solicitante Solicita producto a través de pedido de compra realizado en

sistema de proveeduría, detallando claramente las

especificaciones del bien o servicio a adquirir.

Firmado por: solicitante y jefe inmediato, detallando el número

de ID de la persona que se hará responsable del bien, si fuere

inventariable.

2 Departamento

Bodega General


1. Si no hay producto, pone el sello de "No existencia" y le indica

al solicitante que lo lleve al departamento de compras.

2. Si hay producto, solicita la requisición correspondiente.


Recepcionista

Recibe pedido de compra, lo registra en el libro de control y lo

traslada al Gerente de compras.

4 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra y lo traslada para análisis del

Director Administrativo.

5 Dirección Administrativa Recibe el pedido de compra:

Si lo autoriza, lo devuelve firmado al Gerente de compras.

Si lo rechaza, lo devuelve con observaciones necesarias.

6 Gerencia de Compras Recibe pedido de compra:

1. Si es autorizado, lo traslada a la recepcionista para que lo

envíe a Dirección General.

2. Si es rechazado, se comunica con la unidad solicitante para



Recepcionista

Recibe pedido de compra autorizado y lo envía para

aprobación del Director General.

8 Dirección General Recibe pedido de compra, revisa:

Si es autorizado, lo firma.

Si es rechazado, deja constancia en el mismo.

En ambos casos, lo devuelve al departamento de compras.

9 Departamento Compras/

Recepcionista

Recibe pedido de compra:

1. Si es autorizado, lo traslada al Gerente de compras.



10 Gerencia de Compras Recibe el pedido autorizado, analiza y -de acuerdo al monto

estimado- se designa el método de compra que se utilizará:

1. Si la cantidad sobrepasa los Q.900,000, se realiza un evento

de licitación.

Si fuere evento de licitación, se pide a la unidad solicitante,

listar por escrito, las especificaciones técnicas del bien o

servicio a adquirir, en un plazo no mayor de cinco días.

Entrega a la unidad de compras globales (licitación y

cotización) para la elaboración del proceso correspondiente.





Cotización)

Recibe el pedido de compra autorizado.

Realiza el proyecto de bases de licitación.

Traslada proyecto en formato digital a asesoría de

Presidencia para su revisión.

12 Asesoría de Presidencia Recibe el proyecto de bases de licitación en digital.

Revisa si el contenido está correcto.

Si autoriza, traslada proyecto en formato digital a unidad de

compras globales (licitación y cotización), y envía una copia

para conocimiento a Dirección Administrativa, Gerencia de

Compras y asesoría jurídica.



Cotización)

Recibe el proyecto de bases de licitación en digital.

Si es rechazado, se realizan las correcciones

correspondientes.

Si es autorizado, se publica en el portal de GUATECOMPRAS,

para revisión pública por un espacio de cinco días calendarios.

Si hubieran observaciones o sugerencias de los aspectos

técnicos y/o legales, se hacen las aclaraciones o las

correcciones que fueran procedentes en coordinación con el

Gerente de compras.

Concluido el plazo de publicación del proyecto de bases, se

integra el expediente con los siguientes documentos:

1. Pedido de compra.

2. Bases de licitación.


4. Especificaciones generales.



Cotización)




Financiero la disponibilidad presupuestaria según el renglón de

gasto afectado.

15 Dirección Financiera Recibe oficio.


Traslada.



Cotización)






Cotización)

Una vez las bases fueron revisadas por el Gerente de

compras, las mismas se envían a asesoría jurídica y unidad

correspondiente para su revisión final y de existir observancia

estas serán atendidas a la brevedad posible.


correspondiente

Recibe proyecto de bases de licitación.

Revisa y realiza las observaciones correspondientes.

Traslada a unidad de compras globales (licitación y

cotización).



Cotización)

Recibe proyecto de bases de licitación.

Atiende las observaciones y solicita por medio de oficio con

visto bueno del Director Administrativo el dictamen técnico y

proyecto de contrato a donde correspondan.

Traslada.




correspondiente

Recibe oficio.

Emiten los dictámenes y modelo de contrato solicitados y los

remiten a unidad de compras globales (licitación y cotización).



Cotización)

Recibe los dictámenes y modelo de contrato y los integra al

expediente.

Emite oficio dirigido a Junta Directiva en donde solicita la

aprobación de documentos y nombramiento de los Integrantes

de la junta de licitación correspondiente, firmado por el

Director Administrativo con vo.bo. del Director General.

22 Junta Directiva Recibe expediente.

1. Si todo está correcto, emite certificación donde se aprueban

las bases de licitación y a los integrantes de la junta de

licitación.

2. Si es rechazado, regresa expediente para sus correcciones o

se anula el proceso de licitación.

En ambos casos, remite a Director General.

23 Dirección General Recibe expediente y traslada a Director Administrativo.

24 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a Gerente de compras.

25 Gerencia de Compras Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales




Cotización)

Recibe expediente y escanea los siguientes documentos:

1. Pedido de Compra,

2. Bases de licitación,

3. Dictamen técnico,

4. Dictamen jurídico,

5. Proyecto de contrato,

6. Invitación a ofertar,

7. Certificación de aprobación de bases,

8. Formulario de licitación y


Sube al Portal de GUATECOMPRAS.

Informa al Gerente de compras para que autorice o no la

publicación.

27 Gerencia de Compras Revisa el contenido de la publicación en GUATECOMPRAS,

si todo está correcto, la autoriza en el sistema, a través de su

clave de usuario padre y la imprime, para que, dentro de los

cuarenta días calendarios, se reciban las ofertas. La

documentación la traslada a la unidad de compras globales


Si no, solicita las correcciones correspondientes.



Cotización)

Recibe la publicación impresa y la adjunta al expediente.

Prepara el memorándum de convocatoria a los integrantes de

la junta de licitación para firma del Gerente de compras.

Gestiona la publicación en el diario oficial del proceso de

licitación.



29 Gerencia de Compras Recibe memorándum lo firma y lo traslada a la unidad.



Cotización)

Recibe el memorándum firmado y notifica personalmente a los

integrantes de la junta de licitación, adjuntando copia de la

certificación y las bases de licitación.


Licitación

Recibe notificación para el día, hora y lugar señalados para la

recepción de las plicas correspondientes.


Licitación

Llegado el día y hora señalados, se integran para la recepción

de ofertas.

Pasados los treinta (30) minutos establecidos en ley, se

reúnen y abren las plicas de las ofertas recibidas.

Elabora el acta de recepción y apertura de plicas y envía a la

unidad de compras globales (licitación y cotización) en

formato digital.



Cotización)

Recibe en formato digital el acta e imprime en hojas movibles

autorizados por la Contraloría General de Cuentas y

membrete del Congreso de la República, para su publicación

en GUATECOMPRAS, a más tardar el día siguiente de la

recepción de las ofertas.


integrantes de la junta de licitación para su integración al

expediente.


Licitación

Recibe copia del acta y publicación original.




Financiero la disponibilidad Presupuestaria según el renglón de

gasto afectado.

Traslada.

35 Director Financiero Recibe oficio.


Traslada.


Licitación





Licitación

Analiza y califica, considerando los intereses del Congreso de

la República.

Si lo establecen las bases, la adjudicación se puede realizar

de forma parcial y/o total, elaborando los cuadros de

calificación que respalde su decisión.

Al adjudicar, se elabora el acta respectiva y se envía en

formato digital a la unidad de compras globales (licitación y

cotización).



Cotización)

Recibe en formato digital el acta de adjudicación e imprime en

hojas movibles autorizados por la Contraloría General de

Cuentas y membrete del Congreso de la República, para su

publicación en GUATECOMPRAS.




integrantes de la junta de licitación para su integración al

expediente.


Licitación

Recibe los documentos e integra al expediente.

Rubrica y folea todas las páginas que conforman el

expediente y envía a Director Administrativo.

40 Dirección Administrativa Recibe el expediente y traslada a la unidad de compras

globales (licitación y cotización) para su revisión.



Cotización)

Recibe el expediente y lo revisa.

Emite oficio dirigido a la Junta Directiva con firma del Director

Administrativo y vo.bo. del Director General, solicitando la

aprobación o improbación de lo actuado por los integrantes de

la junta de licitación.

42 Junta Directiva Recibe oficio y expediente para su revisión.

Emite certificación para su aprobación o improbación de lo

actuado por los integrantes de la junta de licitación y lo

devuelve a Director General.

43 Dirección

General

Recibe expediente y traslada para continuar con el trámite.

44 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a unidad de compras globales




Cotización)

Recibe el expediente con la certificación, escanea y lo pública

en el portal de GUATECOMPRAS.

1. Si no se aprueba, se instruye en la certificación una nueva

revisión, se traslada el expediente a los integrantes de la junta

de licitación.

2. Si no se aprueba lo actuado por inconveniencia del Congreso,

se declara anulado el proceso.



Cotización)

Traslada expediente a asesoría jurídica para elaborar el

contrato administrativo al (los) adjudicatario (s).

47 Asesoría Jurídica Recibe expediente y elabora contrato administrativo.

Traslada.

48 Dirección Administrativa Recibe contrato y traslada a la unidad de compras globales

(licitación y cotización) para solicitar la firma del (los)

adjudicatario (s).



Cotización)

Recibe el contrato y cita al (los) adjudicatario (s) para la

revisión y firma del mismo.

1. Si es firmado, se emite oficio con autorización del Director

Administrativo para solicitar firma del representante legal del

Congreso (Director General).

2. Si no es firmado por el (los) adjudicatario (s), se devuelve a


50 Dirección General Recibe el contrato administrativo para su revisión y firma.

1. Si lo firma, lo traslada a Junta Directiva del Congreso de la

República para someterlo a su aprobación.

2. Si no lo firma y existieran observaciones, lo devuelve a




51 Junta Directiva Recibe el contrato administrativo y revisa:

Emite certificación donde establece la aprobación o

desaprobación y traslada.

52 Dirección General Recibe certificación y traslada a Director Administrativo.

53 Dirección Administrativa Recibe certificación y traslada a unidad de compras globales




Cotización)

Recibe la certificación y juntamente con el contrato lo escanea

y publica en GUATECOMPRAS.

Emite oficio con firma del Director Administrativo y vo.bo. del

Director General, donde propone a los integrantes de la junta

receptora y solicita su aprobación.

55 Junta Directiva Recibe el oficio y emite certificación para el nombramiento de

la junta receptora.

Devuelve a Director General.

56 Dirección General Recibe la certificación y traslada a Director Administrativo.

57 Dirección Administrativa Recibe la certificación y traslada a unidad de compras

globales (licitación y cotización).



Cotización)

Recibe la certificación y emite memorándum firmado por el

Gerente de compras para convocar a la junta receptora.

59 Junta Receptora Recibe la convocatoria y se apersona para el día, hora y lugar

señalados para la recepción del bien y/o servicio:

Emite acta de recepción para ambos casos:

1. Si se recibe a entera, el representante legal de la entidad

proveedora firma conjuntamente con la junta de recepción.

Traslada en formato digital a la unidad de compras globales




Cotización)

Imprime el acta de recepción en hojas movibles autorizados

por la Contraloría General de Cuentas y membrete del

Congreso de la República, y traslada al analista que se

encarga de darle trámite de pago.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN

1/5

DIRECCIÓN

GENERAL

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

GERENCIA

COMPRAS

DEPARTAMENTO

BODEGA

GENERAL

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

RECEPCIONISTA

UNIDAD

SOLICITANTE

NO

SI

NO

SI

A)

1

· SOLICITA A TRAVES

DE PEDIDO DE

COMPRA.

· FIRMA SOLICITANTE

Y JEFE INMEDIATO.

COMUNICA DECISIÓN

TOMADA.

DA/dc/ucg(lc)-05

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA Y VERIFICA:

· SI NO HAY

PRODUCTO, PONE

SELLO DE NO EXIS-

TENCIA E INDICA A

SOLICITANTE LLE-

VARLO AL DEPTO. DE

COMPRAS.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA.

· TRASLADA PARA

ANALISIS DE

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA FIRMADO.

· TRASLADA PARA

CONTINUAR TRÁMITE.

·RECIBE PEDIDO DE

COMPRA

AUTORIZADO.

·ANALIZA MÉTODO

DE COMPRA.

·SOLICITA

ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS.

·TRASLADA.

RECIBE PEDIDO DE

COMPRA CON

OBSERVACIONES.

OBJECIÓN?

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA FIRMADO.

· TRASLADA A

RECEPCIONISTA

PARA CONTINUAR

CON TRAMITE.

OBJECIÓN?

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA.

· LO REGISTRA.

· TRASLADA.

FIN

LISTA POR ESCRITO

ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS DE BIEN O

SERVICIO A ADQUI-

RIR, EN UN PLAZO

NO MAYOR DE CINCO

DÍAS.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA

AUTORIZADO.

· REMITE PARA

APROBACION.

HACE

ACLARACIONES

CORRESPONDIEN-

TES.

FIN

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA RECHAZA-

DO, CONTENIENDO

LAS RAZONES DE LA

DECISIÓN.

INICIO




2/5

ASESORIA JURIDICA Y

UNIDAD

CORRESPONDIENTE

DIRECCIÓN

GENERAL

JUNTA

DIRECTIVA

DIRECCIÓN

FINANCIERA

ASESORÍA DE

PRESIDENCIA

UNIDAD DE COMPRAS


COTIZACIÓN)

SI

NO

SI

DA/dc/ucg(lc)-05


CON CERTIFICACION,

DONDE APRUEBA

BASES DE LICITACIÓN

Y A LOS INTEGRANTES

DE LA JUNTA DE

LICITACIÓN.

· TRASLADA.

· RECIBE PEDIDO DE

COMPRA AUTORIZADO.

· REALIZA PROYECTO DE

BASES DE LICITACION.

· TRASLADA PARA SU

REVISIÓN.

RECIBE

PROYECTO

DE BASES DE

LICITACIÓN.

OBJECIÓN?

· RECIBE DICTÁMENES Y

MODELO DE CONTRATO.

· INTEGRA A EXPEDIENTE.

· EMITE OFICIO PARA

APROBACIÓN DE

DOCUMENTOS Y

NOMBRAMIENTO DE

JUNTA DE LICITACIÓN

CON FIRMA DE

DIRECTOR


Bo. DE DIRECTOR

GENERAL.

· TRASLADA.

· RECIBE PROYECTO EN

FORMATO DIGITAL.

· PUBLICA EN PORTAL DE

GUATECOMPRAS.

· ESPERA REVISIÓN

PÚBLICA POR CINCO DÍAS

CALENDARIOS PARA

RESPUESTAS O

ACLARACIONES, EN

COORDINACIÓN CON EL

GERENTE DE COMPRAS.

· INTEGRA EXPEDIENTE

CON DOCS. DEL PASO 13.

RECIBE

EXPEDIENTE.

OBJECIÓN?

1


RESPECTIVAS.

RECIBE EXPEDIENTE

RECHAZADO PARA

CORRECCIONES Y/O

ANULA PROCESO DE

LICITACION.

· RECIBE OFICIO.

· EMITE

DICTÁMENES Y

MODELO DE

CONTRATO.

· REMITE.

NO

· RECIBE PROYECTO DE

BASES DE LICITACIÓN.

· ATIENDE LAS

OBSERVACIONES Y


OFICIO EL DICTAMEN

TÉCNICO Y PROYECTO

DE CONTRATO.

REVISADAS LAS BASES

POR GERENTE DE

COMPRAS SE ENVÍAN A

ASESORÍA JURÍDICA

PARA REVISIÓN FINAL.

· RECIBE PROYECTO

DE BASES DE

LICITACIÓN.

· REVISA Y REALIZA

LAS OBSERVACIONES

CORRESPONDIENTES.

· TRASLADA A UNIDAD

DE EVENTOS DE

COMPRAS GLOBALES.

1

1

· BASADO EN LEY


OFICIO A DIRECTOR

FINANCIERO LA

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA

SEGÚN EL RENGLÓN DE

GASTO AFECTADO.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO.

· PREPARA Y ENVÍA

INFORMACIÓN

SOLICITADA.

· TRASLADA

RECIBE NOTIFICACIÓN, LA

ANALIZA E INTERPRETA,

DE EXISTIR DUDA REALIZA

LAS CONSULTAS A DONDE

CORRESPONDA PARA

ACLARACIÓN.

2




3/5

GERENCIA

COMPRAS

DIRECCIÓN

FINANCIERA

INTEGRANTES DE

JUNTA DE

LICITACIÓN

GERENCIA

COMPRAS

UNIDAD DE

COMPRAS GLOBALES

(LICITACIÓN Y COTIZACIÓN)

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

SI

NO

REVISA CONTE-

NIDO DE PUBLICACIÓN

EN GUATECOMPRAS.

OBJECIÓN?

DA/dc/ucg(lc)-05

· RECIBE ACTA DE MANERA

DIGITAL E IMPRIME EN HOJAS

AUTORIZADAS POR

CONTRALORÍA DE CUENTAS Y

MEMBRETE DEL CONGRESO,




· ANALIZA Y CALIFICA. LA

ADJUDICACION PUEDE

REALIZARSE DE FORMA

PARCIAL, SI LAS BASES LO

ESTABLECEN.

· AL ADJUDICAR, ELABORA

ACTA RESPECTIVA Y

ENVÍA EN FORMATO

DIGITAL A UNIDAD DE

EVENTOS DE COMPRAS

GLOBALES.

· RECIBE INFORMACIÓN DE

AUTORIZACIÓN EN SISTEMA, A

TRAVÉS DE CLAVE DE USUARIO

DE GERENCIA DE COMPRAS.

· RECIBE IMPRESIÓN DE DOCU-

MENTOS Y ADJUNTA A

EXPEDIENTE.

· ESPERA CUARENTA DÍAS

CALENDARIOS PARA RECIBIR

OFERTAS.

· PREPARA MEMORANDUM DE

CONVOCATORIA A INTEGRAN-

TES DE JUNTA DE LICITACIÓN Y

TRASLADA PARA FIRMA.

· GESTIONA PUBLICACIÓN EN

DIARIO OFICIAL.

RECIBE NOTIFICACIÓN

PARA EL DIA, HORA Y

LUGAR SEÑALADOS PARA

RECEPCIÓN DE PLICAS.

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· TRASLADA.


PUBLICACIÓN ORIGINAL E

INTEGRA AL EXPEDIENTE.

· RUBRICA Y FOLEA TODAS

LAS PÁGINAS DEL

EXPEDIENTE.

· TRASLADA.


CORRESPONDIENTES.

· RECIBE EN FORMATO DIGITAL

ACTA DE ADJUDICACIÓN.

· IMPRIME EN HOJAS MOVIBLES

AUTORIZADAS POR CONTRALO-

RÍA GENERAL DE CUENTAS Y

MEMBRETE DEL CONGRESO.




· RECIBE MEMORANDUM

FIRMADO.

· NOTIFICA PERSONALMENTE A


LICITACIÓN, ADJUNTANDO COPIA

DE CERTIFICACION Y BASES DE

LICITACIÓN.


· ESCANEA DOCUMENTOS DETA-

LLADOS EN PASO 24.

· SUBE A PORTAL DE

GUATECOMPRAS.

· INFORMA A GERENTE DE COM-

PRAS PARA SU AUTORIZACIÓN.

· LLEGADO EL TIEMPO

SEÑALADO, SE INTEGRAN

PARA RECEPCIÓN DE

OFERTAS.

· PASADOS TREINTA

MINUTOS ESTABLECIDOS

EN LEY, SE REUNEN PARA

ANALIZAR LAS OFERTAS

RECIBIDAS.

· ELABORA ACTA DE

RECEPCIÓN Y APERTURA

DE PLICAS Y ENVÍA EN

FORMATO DIGITAL A

UNIDAD DE EVENTOS DE

COMPRAS GLOBALES.

3

· RECIBE MEMORANDUM,

LO FIRMA Y TRASLADA A

UNIDAD DE EVENTOS DE

COMPRAS GLOBALES.

2



· BASADO EN LEY SOLICITA

POR MEDIO DE OFICIO A

DIRECTOR FINANCIERO LA

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA SEGÚN

EL RENGLÓN DE GASTO

AFECTADO.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO.

· PREPARA Y ENVÍA

INFORMACIÓN

SOLICITADA.

· TRASLADA.

RECIBE NOTIFICACIÓN, LA

ANALIZA E INTERPRETA, DE

EXISTIR DUDA REALIZA LAS

CONSULTAS A DONDE

CORRESPONDA PARA

ACLARACIÓN.

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· TRASLADA.

2

2

3

3




4/5

ADJUDICATARIO (S)ASESORÍA

JURÍDICA

DIRECCIÓN

GENERAL

JUNTA

DIRECTIVA

UNIDAD DE

EVENTOS DE COMPRAS

GLOBALES

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

1

NO

SI NO

SI

RECIBE EXPEDIENTE Y

CERTIFICACIÓN, ESCANEA

Y LO PUBLICA EN

GUATECOMPRAS.

1. SI NO SE APRUEBA,

TRASLADA A LOS

INTEGRANTES DE LA

JUNTA DE LICITACIÓN

PARA NUEVA REVISIÓN.

2. SI NO SE APRUEBA LO

ACTUADO POR

INCONVENIENCIA DEL

CONGRESO, SE ANULA

PROCESO.


· ELABORA CONTRATO

ADMINISTRATIVO.

· TRASLADA.

RECIBE CONTRATO.

ACEPTADO?

OBJECIÓN EN

FIRMA DE

CONTRATO?



EVENTOS PARA SU

REVISIÓN.


CORRESPONDIENTES.

4



EVENTOS DE COMPRAS

GLOBALES.

3

· RECIBE CONTRATO

ADMINISTRATIVO.


EVENTOS DE COMPRAS

GLOBALES.

TRASLADA EXPEDIENTE A

ASESORÍA JURÍDICA PARA

ELABORACIÓN DE

CONTRATO

ADMINISTRATIVO AL (LOS)

ADJUDICATARIO (S).


· REVISA.

· EMITE OFICIO CON

FIRMA DE DIRECTOR

ADMINISTRATIVO Y

Vo.Bo. DE DIRECTOR

GENERAL, SOLICITANDO

LA APROBACIÓN O

IMPROBACIÓN DE LO

ACTUADO POR LOS

INTEGRANTES DE LA

JUNTA DE LICITACIÓN.

· RECIBE CONTRATO

ADMINISTRATIVO.

· CITA A ADJUDICATARIO

(S) PARA REVISIÓN Y

FIRMA DEL MISMO.

DA/dc/ucg(lc)-05

RECIBE

CONTRATO.

LO FIRMA?


CORRESPONDIENTES.


CON CERTIFICACIÓN DE

APROBACIÓN O

IMPROBACIÓN.

· TRASLADA.

RECIBE

OFICIO Y

EXPEDIENTE PARA SU

REVISIÓN.

OBJECIÓN? EMITE

CERTIFICACIÓN.




5/5

COMISIÓN

RECEPTORA

UNIDAD DE

EVENTOS DE

COMPRAS GLOBALES

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN

GENERAL

JUNTA

DIRECTIVA


· EMITE MEMORANDUM

FIRMADO POR GERENTE

DE COMPRAS PARA

CONVOCAR A COMISIÓN

RECEPTORA.

· RECIBE CONVOCATORIA.

· SE APERSONA EL DIA.

HORA Y LUGAR

SEÑALADOS PARA LA

RECEPCIÓN DEL BIEN Y/O

SERVICIO.

· EMITE ACTA DE

RECEPCION EN DOS

CASOS:

1. SI SE RECIBE A ENTERA

SATISFACCION.

2. NO SE RECIBE Y SE

PRORROGA LA

RECEPCIÓN.

· TRASLADA EN FORMATO

DIGITAL A UNIDAD DE

EVENTOS DE COMPRAS

GLOBALES.


· TRASLADA.

4


· TRASLADA.


· TRASLADA.

· IMPRIME ACTA DE

RECEPCIÓN EN HOJAS

MOVIBLES AUTORIZADOS

POR CONTRALORÍA

GENERAL DE CUENTAS Y

MEMBRETE DEL

CONGRESO.

· TRASLADA A ANALISTA


FIN

· RECIBE CERTIFICACION.

· TRASLADA.

1. RECIBE CERTIFICACION

Y JUNTO CON CONTRA-

TO, SE ESCANEAN.

2. PUBLICA EN

GUATECOMPRAS.

3. EMITE OFICIO CON

FIRMA DE DIRECTOR


Bo. DE DIRECTOR

GENERAL, PROPONIEN-

DO A INTEGRANTES DE

COMISIÓN RECEPTORA

Y SOLICITA SU

APROBACIÓN.

RECIBE

CONTRATO.

OBJECIÓN? EMITE

CERTIFICACIÓN.

· RECIBE OFICIO.

· EMITE CERTIFICACIÓN

DE NOMBRAMIENTO

PARA COMISIÓN

RECEPTORA.

· TRASLADA.

DA/dc/ucg(lc)-05



SOLICITUD APARATOS TELEFÓNICOS


Proceso en el que se establecen los lineamientos a seguir para que el usuario

solicitante, pueda adquirir un aparato telefónico.

2. Objetivos del procedimiento:

Proporcionar de manera oportuna y adecuada la asignación de un aparato telefónico

a las áreas que lo soliciten, para ser utilizado como apoyo a las labores diarias

propias del Organismo Legislativo.


El uso de las líneas telefónicas del Congreso de la República, están destinadas a

cumplir con actividades propias del Organismo Legislativo.

El usuario solicitante deberá elaborar y enviar oficio a Dirección Administrativa,

solicitando aparato telefónico con sus especificaciones: modelo, marca, color,

multifuncional.

La Dirección Administrativa será la única que podrá autorizar a los usuarios se les

proporcione un aparato telefónico.



Departamento de Telecomunicaciones

Procedimiento Solicitud Aparatos Telefónicos. DA/dt-06

Pasos a seguir


1 Unidad Solicitante

Elabora y envía oficio a Dirección Administrativa, solicitando aparato telefónico con sus especificaciones: modelo, marca, color, multifuncional.

2 Dirección Administrativa Aprueba y envía copia del oficio al departamento de telecomunicaciones.

3 Departamento de Telecomunicaciones

Recibe oficio. Envía técnico para verificar el aparato telefónico. 1. Si se puede reparar, lo desarma y limpia. 2. Si no se puede reparar; elabora solicitud de aparato nuevo a

bodega interna.

4 Departamento Telecomunicaciones/ Bodega

Recibe solicitud. Verifica solicitud y entrega el aparato nuevo conjuntamente

con la hoja de traslado, proporcionada por el departamento de inventarios.

5 Departamento Telecomunicaciones/ Técnico

Recibe e instala el aparato telefónico, Proporciona a la unidad solicitante hoja de traslado en donde

hace constar la entrega.

6 Usuario y/o Solicitante Recibe y firma hoja de traslado. Devuelve a técnico hoja de traslado.


Recibe hoja de traslado firmada para su control interno, Entrega a secretaria del departamento, oficio de solicitud y

hoja de traslado.

8 Departamento Telecomunicaciones/ Secretaria

Recibe documentos. Elabora informe mensual con copias de solicitudes de

instalaciones.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD APARATOS TELEFONÍCOS.

DEPARTAMENTO

TELECOMUNICACIONES

SECRETARIA

DEPARTAMENTO

TELECOMUNICACIONES

TÉCNICO

DEPARTAMENTO

TELECOMUNICACIONES

BODEGA

DEPARTAMENTO

DE

TELECOMUNICACIONES

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

UNIDAD

SOLICITANTE

DA/dt-06

INICIO

ENVÍA OFICIO A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA,

SOLICITANDO

APARATO

TELEFONÍCO CON

SUS

ESPECIFICACIONES.

APRUEBA Y ENVÍA COPIA

DEL OFICIO AL

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES.

· RECIBE

SOLICITUD.

· ENVÍA TÉCNICO

PARA VERIFICAR

EL APARATO

TELEFONÍCO.

SE PUEDE

REPARAR?

DESARMA, LIMPIA Y

REPARA APARATO

TELEFÓNICO.

ELABORA

SOLICITUD DE

APARATO A BODEGA

INTERNA.

SI

NO

FIN

VERIFICA SOLICITUD

Y ENTREGA

APARATO

CONJUNTAMENTE

CON HOJA DE

TRASLADO A

TÉCNICO.

· RECIBE E INSTALA

APARATO

TELEFÓNICO.

· PROPORCIONA A

LA UNIDAD

SOLICITANTE

HOJA DE

TRASLADO PARA

CONSTANCIA DE

ENTREGA.

· RECIBE Y FIRMA

HOJA DE

TRASLADO.

· DEVUELVE A

TÉCNICO HOJA DE

TRASLADO.

· RECIBE HOJA DE

TRASLADO FIRMADA

PARA SU CONTROL

INTERNO.

· ENTREGA A

SECRETARIA DEL

DEPARTAMENTO

OFICIO DE SOLICITUD

Y HOJA DE TRASLADO.

· RECIBE

DOCUMENTOS.

· ELABORA INFORME

MENSUAL CON

COPIAS DE

SOLICITUDES DE

INSTALACIONES.

FIN



SOLICITUD DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

INTERNACIONALES


Proceso en el que el personal que opera en la planta telefónica, traslada llamadas de

larga distancia a funcionarios y personal administrativo autorizado que lo requiera.


Registrar las llamadas de larga distancia que efectué el personal autorizado del

Congreso de la República, a efecto de controlar este servicio y recuperar los gastos

que no procedan.


El uso de las líneas telefónicas del Congreso de la República, están destinadas a

cumplir con actividades propias del Organismo Legislativo.

El operador telefónico será responsable de mantener un registro de todas las

llamadas realizadas, en el “Formulario para control de llamadas internacionales”, el

cual deberá trasladar a la secretaria del departamento, quien será la responsable de

remitir de manera mensual a la Dirección Administrativa, para fines de control,

durante los primeros cinco días hábiles de cada mes.

La Dirección General será la única que podrá autorizar las llamadas internacionales,

solicitadas por medio de la planta telefónica.1

La Dirección Administrativa mensualmente verificara el monto de las llamadas, la cual

determinara si hay exceso en el uso, y de establecer que son llamadas de uso

personal, serán cobradas a través del departamento de nominas y salarios al

funcionario o empleado administrativo que corresponda.

1 Según punto cuarto numeral 6 del acta 7-2009, la comisión permanente resuelve delegar la responsabilidad

de autorización de llamadas internacionales que se efectúan en el organismo legislativo al Director General.




Procedimiento Solicitud de Llamadas Telefónicas Internacionales. DA/dt-07

Pasos a seguir


1 Solicitante Solicita a operador de planta telefónica le transfiera llamada de larga distancia.

2 Operador Planta Telefónica Recibe llamada. Recaba datos de llamada. Se comunica a Dirección General para autorización.

3 Dirección General Recibe llamada. Consulta autorización. Autoriza llamada y se comunica con operador telefónico

indicándole que puede realizar la llamada de larga distancia.

4 Operador Planta Telefónica Recibe llamada de Dirección General. Contacta a usuario solicitante y transfiere llamada solicitada.

5 Operador Planta Telefónica Registra los datos de llamada en “Formulario para control de llamadas internacionales” por cada una de las llamadas que realice durante el mes, el cual debe contener los siguientes datos:

1. Número de teléfono 2. País 3. Persona o entidad a la que se llama 4. Persona que realiza la llamada 5. Puesto 6. Fecha Traslada formulario a secretaria de departamento cuando

está cubierto para control.

6 Departamento de Telecomunicaciones/ Secretaria

Recibe formulario. Elabora informe final con reportes de operadores telefónicos. Envía informe mensual los primeros cinco días hábiles de

cada mes a Dirección Administrativa para fines de control.

7 Dirección Administrativa Recibe informe de llamadas. Revisa y traslada a Dirección Financiera para pago.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE LLAMADAS TELEFÓNICAS INTERNACIONALES

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

TELEFÓNIA

SECRETARIA

DIRECCIÓN

GENERAL

OPERADOR

PLANTA

TELEFÓNICA

SOLICITANTE

· RECIBE INFORME DE

LLAMADAS.

· REVISA Y TRASLADA A

DIRECCIÓN FINANCIERA

PARA PAGO.

INICIO

FIN

SOLICITA A

OPERADOR SE LE

TRANSFIERA

LLAMADA LARGA

DISTANCIA

· RECIBE LLAMADA.

· RECABA DATOS DE

LLAMADA.

· SE COMUNICA A

DIRECCIÓN GENERAL

PARA

AUTORIZACIÓN.

· REGISTRA DATOS DE

LLAMADA EN

“FORMULARIO PARA

CONTROL DE LLAMADAS

INTERNACIONALES” POR

CADA UNA DE LAS

LLAMADAS QUE

REALICE DURANTE EL

MES.

· TRASLADA FORMULARIO

A SECRETARIA DE

DEPARTAMENTO

CUANDO ESTA

CUBIERTO PARA

CONTROL.

· RECIBE LLAMADA.

· CONTACTA A

USUARIO

SOLICITANTE Y LE

TRANSFIERE

LLAMADA DE LARGA

DISTANCIA.

· RECIBE LLAMADA.

· CONSULTA

AUTORIZACIÓN.

· AUTORIZA LLAMADA Y

SE COMUNICA CON

OPERADOR

TELEFÓNICO

INDICANDOLE QUE

PUEDE REALIZAR

LLAMADA DE LARGA

DISTANCIA.

· RECIBE FORMULARIO.

· ELABORA INFORME

FINAL CON REPORTES

DE OPERADORES

TELEFÓNICOS.

· ENVÍA INFORME

MENSUAL LOS

PRIMEROS CINCO DÍAS

HÁBILES DE CADA MES

PARA FINES DE

CONTROL.

· TRASLADA.

DA/dt-07



SOPORTE TÉCNICO TELEFÓNICO


Proceso en el que el personal que opera en la unidad técnica, proporciona el soporte

telefónico de instalación, reparación, programaciones y mantenimiento preventivo y

correctivo a la red de telefonía del Congreso de la República.


Instalar líneas telefónicas.

Atender las demandas de reparaciones telefónicas.

Velar por el buen funcionamiento del servicio telefónico.


La solicitud del soporte telefónico, se realizara mediante llamada telefónica, donde

deberá especificar el servicio a requerir; únicamente se solicitara oficio si se trata de

una instalación nueva.

El jefe del departamento será el responsable de la autorización del soporte técnico

requerido.

El soporte telefónico se realizara únicamente a la red de telefonía registrada del

Congreso de la República.




Procedimiento Soporte Técnico Telefónico. DA/dt-08

Pasos a seguir



Solicita a través de llamada telefónica, los servicios siguientes:

2

1. Instalación. 2. Reparación. 3. Programación. 4. Mantenimiento.

2 Departamento de Telecomunicaciones/ Secretaria

Recibe llamada telefónica y registra solicitudes. Envía al jefe del departamento las solicitudes.

3 Departamento de Telecomunicaciones/ Jefe

Recibe solicitudes. Analiza y designa a técnico.


Recibe orden de servicio, Verifica área a trabajar y analiza los siguientes puntos: 1. Área y material existente, 2. Material extra. a. Si no necesita materiales adicionales para realizar el trabajo,

lo ejecuta. b. Si necesita materiales adicionales, elabora solicitud interna

para retirar materiales telefónicos de bodega interna del departamento.

5 Departamento Telecomunicaciones/ Bodega

Recibe solicitud. Verifica existencia de productos. Entrega el material a técnico.


Realiza el trabajo solicitado, Al finalizar, entrega boleta al solicitante para que firme por el

trabajo realizado.

7 Unidad solicitante Recibe boleta. Firma boleta y la entrega a técnico.

8 Técnico

Recibe boleta. Entrega boleta firmada a secretaria del departamento para

controles internos.

FIN DEL PROCESO

2 Cuando se requieran instalaciones nuevas se deberá solicitar a través de oficio.



PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TÉCNICO TELEFÓNICO.

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

BODEGA

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

JEFE

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

SECRETARIA

UNIDAD

SOLICITANTE

DA/dt-08

INICIO

SOLICITA AL

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES,

LOS SERVICIOS

SIGUIENTES:

· INSTALACIÓN.

· REPARACIÓN.

· PROGRAMACIÓN.

· MANTENIMIENTO.

· RECIBE Y REGISTRA

SOLICITUDES.

· ENVÍA AL JEFE DEL

DEPARTAMENTO

LAS SOLICITUDES.

· RECIBE

SOLICITUDES.

· ANALIZA Y

DESIGNA A

TÉCNICO.

· RECIBE ORDEN

DE SERVICIO.

· VERIFICA ÁREA A

TRABAJAR Y

ANALIZA

MATERIAL

EXISTENTE.

NECESITA

MATERIALES

ADICIONALES?

· EJECUTA

TRABAJO.

· ENTREGA BOLETA

AL SOLICITANTE

PARA QUE FIRME

POR TRABAJO

REALIZADO.

· RECIBE BOLETA.

· FIRMA BOLETA Y

LA ENTREGA A

TÉCNICO.

· RECIBE BOLETA.

· ENTREGA BOLETA

FIRMADA A

SECRETARIA DEL

DEPARTAMENTO

PARA CONTROLES

INTERNOS.

FIN

· RECIBE SOLICITUD

DE MATERIALES

TELEFÓNICOS.

· VERIFICA

EXISTENCIA DE

PRODUCTOS.

· ENTREGA MATERIAL

A TÉCNICO.

· ELABORA SOLICITUD

INTERNA PARA

RETIRAR

MATERIALES

TELEFÓNICOS DE

BOGEDA INTERNA

DEL

DEPARTAMENTO.

· ENVÍA SOLICITUD.

SI

NO



TRAMITE DE PAGO DE LÍNEAS TELEFÓNICAS


Proceso en el que se establecen los lineamientos a seguir para gestionar el pago

respectivo de las líneas telefónicas propiedad del Congreso de la República.


Garantizar que todos los usuarios de las líneas telefónicas del Congreso de la

República, reciban en tiempo y forma el servicio de telefonía fija, con la finalidad de

apoyar el desarrollo de sus funciones y actividades encomendadas.


Los proveedores del servicio de telefonía deben emitir facturas de las líneas

telefónicas propiedad del Congreso de la República, el cual deben enviar a la

Dirección Administrativa, los primeros días mes para gestionar el pago

correspondiente.

La Dirección Administrativa será la encargada de emitir listados de las facturas, los

cuales debe remitir al departamento de telecomunicaciones para revisión.

La unidad de facturación del departamento de telefonía, será la encargada de revisar

los listados de facturas, verificar la ubicación exacta de la línea telefónica y confrontar

que cada factura le corresponda a cada número telefónico, para que se pueda

gestionar el pago correspondiente.




Procedimiento Tramite de pago de líneas Telefónicas DA/dt-09

Pasos a seguir


1 Dirección Administrativa

Recibe facturas del proveedor. Efectúa listado de las facturas. Remite listado al departamento de telecomunicaciones.


Recibe y revisa listado de facturas. Remite listado a la unidad de facturación del departamento de

telecomunicaciones.

3 Departamento de Telecomunicaciones/ Unidad de Facturación

Recibe y revisa listado de facturas. Verifica ubicación exacta de la línea telefónica y confronta

que cada factura le corresponda a cada número telefónico. Remite informe a jefe del departamento.


Recibe y revisa informe. Firma informe y adjunta las facturas para enviar a

Dirección Administrativa. Remite informe y facturas.

5 Dirección Administrativa Recibe informe revisado y facturas. Autoriza y traslada a Dirección Financiera para su pago.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE PAGO DE LÍNEAS TELEFÓNICAS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

JEFE

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

UNIDAD DE

FACTURACIÓN

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

DA/dt-09

INICIO

FIN

· RECIBE FACTURAS DEL

PROVEEDOR.

· EFECTÚA LISTADO DE

LAS FACTURAS.

· REMITE LISTADO A

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES.

· RECIBE Y REVISA

LISTADO.

· REMITE LISTADO A

LA UNIDAD DE

FACTURACIÓN.

· RECIBE Y REVISA

LISTADO.

· VERIFICA UBICACIÓN

EXACTA DE LA LINEA

TELEFÓNICA Y

CONFRONTA QUE

FACTURA

CORRESPONDA A

CADA NÚMERO

TELEFÓNICO.

· REMITE INFORME A

JEFE DEL

DEPARTAMENTO.

· RECIBE Y REVISA

INFORME.

· FIRMA INFORME Y

ADJUNTA LAS

FACTURAS PARA

ENVIAR A DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

· REMITE INFORME Y

FACTURAS.

· RECIBE INFORME

REVISADO Y

FACTURAS.

· AUTORIZA Y

TRASLADA A

DIRECCIÓN

FINANCIERA PARA

SU PAGO.



TRAMITE DE SOLICITUD DE LÍNEAS TELEFÓNICAS FIJAS O EXTENSIONES


Procedimiento en el que se establecen los lineamientos a seguir para la asignación

de líneas telefónicas directas o extensiones a todos aquellos funcionarios, áreas,

departamentos y unidades administrativas del Congreso de la República, que lo

soliciten.


Garantizar que todos los usuarios solicitantes cuenten con el servicio de telefonía,

para ser utilizado como apoyo a las labores diarias propias del Organismo Legislativo.


La asignación de líneas telefónicas o extensiones, se harán con visto bueno de la

Junta Directiva y el Director General.

La unidad solicitante que desee requerir la instalación de líneas telefónicas fijas o

extensiones, deberán realizarlo por medio de oficio, en el que deberán especificar el

tipo de línea requerida y la razón. Dicho oficio deberá enviarse a la Dirección

Administrativa para autorización.



Departamento de

Telecomunicaciones

Procedimiento Tramite De Solicitud de líneas Telefónicas Fijas o Extensiones DA/dt-10

Pasos a seguir



Solicita línea telefónica, por medio de un oficio, indicando el tipo de línea requerida y la razón.

Envía a Dirección Administrativa para su autorización.

2 Dirección Administrativa Recibe oficio. Autoriza solicitud. Envía oficio autorizado a departamento de

telecomunicaciones.


Recibe oficio. Verifica que oficio de solicitud, esté debidamente justificado e

indicando el tipo de línea requerida. Traslada oficio a la unidad de datos del departamento.

4 Departamento Telecomunicaciones/ Unidad de Datos.

Recibe y examina que oficio tenga los datos completos del solicitante.

Firma y sella de autorización, el número y tipo de líneas solicitadas.

Verifica disponibilidad de líneas telefónicas. Remite a jefe del departamento.


Recibe oficio. Revisa y autoriza listado de solicitudes de líneas. Remite a técnico del departamento.


Recibe oficio. Verifica firma de autorización de solicitud de línea o

extensión. Ejecuta el trabajo.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE SOLICITUD DE LINEAS TELEFÓNICAS FIJAS O EXTENSIONES

DEPARTAMENTO

TELECOMUNICACIONES

TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

JEFE

DEPARTAMENTO

TELECOMUNICACIONES

UNIDAD DE DATOS

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

UNIDAD

SOLICITANTE

DA/dt-10

INICIO

· SOLICITA LÍNEA

TELEFÓNICA.

· ENVÍA OFICIO A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

PARA

AUTORIZACIÓN.

· RECIBE OFICIO.

· AUTORIZA SOLICITUD.

· ENVÍA OFICIO

AUTORIZADO A

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES.

· RECIBE OFICIO.

· VERIFICA QUE OFICIO

ESTE DEBIDAMENTE

JUSTIFICADO Y QUE

INDIQUE EL TIPO DE

LINEA REQUERIDA.

· TRASLADA OFICIO A LA

UNIDAD DE DATOS DEL

DEPARTANMENTO DE

TELECOMUNICACIONES.

· RECIBE Y EXAMINA QUE

OFICIO TENGA LOS

DATOS COMPLETOS.

· FIRMA Y SELLA DE

AUTORIZACIÓN.

· VERIFICA

DISPONIBILIDAD DE

LÍNEAS TELEFONÍCAS.

· REMITE A JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

TELECOMUNICACIONES.

· RECIBE OFICIO.

· REVISA Y AUTORIZA

LISTADO DE

SOLICITUDES DE

LÍNEAS.

· REMITE A TÉCNICO

DEL DEPARTAMENTO.

· RECIBE OFICIO.

· VERIFICA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN DE

SOLICITUD DE LÍNEA O

EXTENSIÓN.

· EJECUTA TRABAJO.

FIN



ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR CORREO NACIONAL


Procedimiento en el que se establecen los lineamientos y las actividades a seguir

para el envió de correspondencia que se realiza a través del correo nacional, por

parte de los Señores Diputados o Directores de áreas.


Garantizar que los usuarios del envío de correspondencia por correo nacional a

través del Congreso de la República, envíen en tiempo y forma su correspondencia,

con la finalidad de apoyar el desarrollo de sus funciones y actividades

encomendadas.


El envío de correspondencia por correo nacional ser realizara a través de la unidad

de recepción de documentos.

Los usuarios autorizados para que puedan enviar correspondencia a través del correo

nacional son los Señores Diputados y los Directores de áreas.

Por cada correspondencia a enviar, se deberá llenar el “Formulario CO-0703” de

envío para proceso de correspondencia, con los siguientes apartados:

1. Datos para facturación.

2. Tipo de envío.

3. Servicio requerido para entrega.




Procedimiento Envío de correspondencia por Correo Nacional DA/urd-11

Pasos a seguir


1

Diputado o Director de Área. Remite a recepción de documentos correspondencia para ser enviada por medio de correo nacional.

2

Recepción de Documentos Recibe correspondencia. Verifica que no se sobrepase el límite asignado. Llena formulario CO-0703 de envío para proceso de

correspondencia, con los siguientes apartados: 1. Datos para facturación 2. Tipo de envío 3. Servicio requerido para entrega.

3

Recepción de Documentos Si la correspondencia sobrepasa el límite autorizado3, informa

al interesado que se le descontará de su salario el monto adicional.

4 Diputado o Director de Área Recibe llamada: Si autoriza, envía oficio firmado y sellado, aceptando la

responsabilidad de los descuentos. Si no autoriza, informa a recepción de documentos que no los

enviará.

5 Recepción de Documentos Recibe oficio firmado por el Diputado o interesado. Envía correspondencia al correo nacional, adjuntado el

formulario CO-0703. Envía copia del oficio del Diputado o interesado a la Dirección

Administrativa.

6

Correo Nacional Recibe correspondencia. Firma formulario CO-0703. Envía la correspondencia a su destino. Elabora informe adjuntando copia del formulario CO-0703. Envía a Dirección Administrativa.

7

Dirección Administrativa Recibe de recepción de documento carta original del Diputado o interesado.

8 Dirección Administrativa Recibe y revisa informe del correo nacional. Envía al departamento de nominas y salarios.

9 Departamento de Nóminas y Salarios

Recibe documentos de soporte para los descuentos correspondientes.

FIN DEL PROCESO

3 Punto tercero, numeral 1 del Acta de Sesión de Junta Directiva número 06-2009.



PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR

CORREO NACIONAL

DEPARTAMENTO

DE NÓMINAS Y

SALARIOS

DIRECCION

ADMINISTRATIVA

RECEPCIÓN DE

DOCUMENTOS

CORREO

NACIONAL

DIPUTADO O

DIRECTOR DE

ÁREA

DA/urd-11

INICIO

PREPARA Y REMITE

CORRESPONDENCIA.

· RECIBE Y VERIFICA

QUE LA

CORRESPONDENCIA

NO SOBREPASE EL

LIMITE.

· LLENA FORMULARIO

CO-0703.

· RECIBIE OFICIO

FIRMADO CON LA

AUTORIZACIÓN DE

LOS DESCUENTOS.

· ENVÍA

CORRRESPONDENCI

A AL CORREO

NACIONAL.

· ENVÍA ORIGINAL DEL

OFICIO DE

AUTORIZACIÓN A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

AUTORIZA?

· RECIBE

CORRESPONDENCIA.

· FIRMA FORMULARIO

CO-0703 Y DEVUELVE.

· ENVÍA

CORRESPONDENCIA

A SU DESTINO.

ENVIA OFICIO

AUTORIZANDO LOS

DESCUENTOS

POSTERIORES.

ADJUNTA CARTA

Y FORMULARIO

C0-0703 PARA LOS

DESCUENTOS.

RECIBE

DOCUMENTACIÓN Y

EJECUTA LOS

DESCUENTOS

CORRESPONDIENTES

.

RECIBE OFICIO CON

AUTORIZACIÓN DE

DESCUENTOS.

SI SBOREPASA EL

LIMITE, INFORMA

AL INTERESADO

VÍA TELEFONICA.

RECIBE LLAMADA.

RECOGE LOS

DOCUMENTOS.

ELABORA Y ENVÍA

INFORME

ADJUNTANDO COPIAS

DE FORMULARIO CO-

0703 A DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

RECIBE

FORMULARIOS CO-

0703

SI

NO

FIN



CONSOLIDACIÓN DE DESCUENTOS A USUARIOS DEL

SERVICIO DE TELEFONÍA CELULAR


Procedimiento en el que se detallan los pasos a seguir para generar el cuadro

consolidado de los descuentos de nómina de las personas que poseen los aparatos

telefónicos y la gestión para ejecutar los descuentos correspondientes.


Garantizar a todos los usuarios de las líneas de telefonía celular del Congreso de la

República, que el descuento en nómina por el consumo de este servicio, será el

correcto; siempre que cuente con el tiempo de aire, con la finalidad de apoyar el

desarrollo de sus funciones y actividades encomendadas.


El Cuadro consolidado de los descuentos a usuarios del servicio de telefonía celular,

se deberá enviar los primeros diez días del mes, al departamento de nominas y

salarios de la Dirección de Recursos Humanos, para poder establecer el monto a

descontar en nómina por el consumo de dicho servicio.




Procedimiento Consolidación de Descuentos a usuarios del servicio de Telefonía Celular. DA/usb-12

Pasos a seguir


1 Encargado de celulares

Genera cuadro consolidado de los descuentos, con las siguientes especificaciones:

1. Identificación personal (ID) del usuario. 2. Nombre quien tiene asignado el teléfono celular. 3. Número de línea telefónica celular. 4. Total a descontar. Traslada a Director Administrativo.

2 Director Administrativo Revisa y firma de autorizado. Devuelve a encargado de celulares.


Recibe autorización. Envía en los primeros diez (10) días de mes al departamento

de nóminas y salarios de Dirección de Recursos Humanos.

4 Departamento Nominas y Salarios de Dirección de Recursos Humanos.

Recibe y verifica. Ejecuta los descuentos correspondientes.

FIN DEL PROCEDIMIENTO



PROCEDIMIENTO DE CONSOLIDACIÓN DE

DESCUENTOS A USUARIOS DEL SERVICIO DE

TELEFONÍA CELULAR.

DEPARTAMENTO

NOMINAS Y SALARIOS DE

RRHH.

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

ENCARGADO

CELULARES

DA/usb-12

INICIO

· GENERA CUADRO

CONSOLIDADO DE

LOS DESCUENTOS.

(VER

ESPECIFICACIONES

PASO No. 1).

· TRASLADA A

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO.

· RECIBE Y FIRMA

DE AUTORIZADO.

· DEVUELVE A

ENCARGADO DE

CELULARES.

· RECIBE

AUTORIZACIÓN.

· ENVÍA EN LOS

PRIMEROS DIEZ (10)

DÍAS DEL MES AL

DEPARTAMENTO DE

NOMINAS Y

SALARIOS DEL

DEPARTAMENTO DE

RECURSOS

HUMANOS.

· RECIBE Y VERIFICA.

· EJECUTA LOS

DESCUENTOS

CORRESPONDIENTES.

FIN



PAGO FACTURAS DE PROVEEDORES POR SERVICIO

DE TELEFONÍA CELULAR


Proceso en el que se establecen los lineamientos a seguir, para gestionar el pago

respectivo de las líneas de telefonía celular, propiedad del Congreso de la República.


Garantizar que todos los usuarios de las líneas de telefonía celular del Congreso de

la República, siempre cuenten con tiempo de aire, con la finalidad de apoyar el

desarrollo de sus funciones y actividades encomendadas.


Los proveedores del servicio, deben emitir facturas de las líneas de telefonía celular

propiedad del Congreso de la República, las cuales deben de enviar a la Dirección

Administrativa, los primeros días del mes para gestionar con tiempo de antelación el

pago correspondiente.




Procedimiento Pago facturas de Proveedores por servicio de Telefonía Celular. DA/usb-13

Pasos a seguir


1 Proveedor del servicio

Envía electrónicamente las facturas por consumo a encargado de servicios básicos.

2 Encargado de Servicios Básicos

Recibe facturas electrónicas por consumo. Imprime. Genera cuadro consolidado con las siguientes

especificaciones: 1. Factura número. 2. Celular número. 3. Anexo (es el número de contrato). 4. Cuota básica. 5. Seguro. 6. Roaming. 7. Total a pagar por el Congreso de la República. Envía consolidado y facturas a asistente administrativo.

3 Asistente Administrativo

Recibe consolidado y facturas impresas. Revisa y comprueba que cada factura corresponda con

el número del celular y el nombre de la persona asignada.

Revisa cobertura o exceso por servicio. Traslada documentos a encargado de celulares para

elaboración de informe.


Elabora informe de descuentos de nomina, con las siguientes especificaciones:

1. Identificación personal (ID) del usuario. 2. Nombre quien tiene asignado el teléfono celular. 3. Número de línea telefónica celular. 4. Cantidad que tiene derecho a utilizar. 5. Valor a descontar. Adjunta el informe con el expediente de pagos del

proveedor y traslada a encargado de servicios básicos.

Nota: Si se diera el caso de cambiar número de celular, se notificará.


Recibe expediente del proveedor con el informe de descuentos de nomina.

Emite orden de pago a proveedor. Traslada a asistente administrativo para autorización.

6 Asistente Administrativo Recibe orden de pago. Revisa y autoriza orden de pago. Traslada a Director Administrativo para autorización.

7 Director Administrativo Recibe orden de pago. Firma y traslada.


Recibe orden de pago autorizado. Traslada al departamento de presupuesto de Dirección

Financiera.

9 Departamento de Presupuesto Dirección Financiera

Recibe orden de pago. Traslada al departamento de contabilidad de la

Dirección Financiera.



10 Departamento de Contabilidad Dirección Financiera

Recibe orden de pago. Remite a Dirección de Auditoría Interna.

11 Dirección de Auditoría Interna Recibe, revisa, autoriza o rechaza, siempre devolviendo a Dirección Financiera:

1. Si lo rechaza, lo devuelve para correcciones. 2. Si lo autoriza, lo devuelve visado.

12 Departamento de Contabilidad Dirección Financiera

Recibe orden de pago visado. Traslada al departamento de tesorería de Dirección

Financiera.

13 Departamento de Tesorería Dirección Financiera

Recibe orden de pago. Emite cheque para pago.

14 FIN DE PROCESO



PROCEDIMIENTO DE PAGO FACTURAS DE PROVEEDORES POR SERVICIO DE

TELEFONÍA CELULAR

1/2

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

ENCARGADO

CELULARES

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

ENCARGADO DE

SERVICIOS

BÁSICOS

PROVEEDOR DEL

SERVICIO

DA/usb-13

INICIO

ENVÍA FACTURAS

ELECTRÓNICAMENTE· RECIBE FACTURAS

ELECTRÓNICAS POR

CONSUMO.

· IMPRIME.

· GENERA CUADRO

CONSOLIDADO (ver

especificaciones paso No.

2).

· ENVÍA CONSOLIDADO Y

FACTURAS A LA

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO.

· RECIBE

CONSOLIDADO Y

FACTURAS

IMPRESAS.

· REVISA Y

COMPRUEBA QUE

CADA FACTURA

CORRESPONDA CON

EL NÚMERO Y

NOMBRE DE LA

PERSONA ASIGNADA.

· REVISA COBERTURA

O EXCESO POR

SERVICIO.

· TRASLADA

DOCUMENTOS A

ENCARGADO DE

CELULARES PARA

ELABORACIÓN DE

INFORME,

· ELABORA INFORME

DE DESCUENTOS DE

NOMINA. (Ver

especificaciones paso

No. 4).

· ADJUNTA INFORME

CON EL EXPEDIENTE

DE PAGOS DEL

PROVEEDOR Y

TRASLADA A

ENCARGADO DE

SERVICIOS BÁSICOS..

· NOTA: SI SE DIERA EL

CASO DE CAMBIAR

NÚMERO DE

CELULAR, SE

NOTIFICARA.


DEL PROVEEDOR CON

EL INFORME DE

DESCUENTOS DE

NOMINA.

· EMITE ORDEN DE

PAGO A PROVEEDOR.

· TRASLADA.

· RECIBE ORDEN DE

PAGO.

· FIRMA Y

TRASLADA.

· RECIBE ORDEN DE

PAGO AUTORIZADO.

· TRASLADA A

PRESUPUESTO DE

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

1

· RECIBE ORDEN DE

PAGO.

· REVISA Y

AUTORIZA ORDEN

DE PAGO.

· TRASLADA.



PROCEDIMIENTO DE PAGO FACTURAS DE PROVEEDORES POR

SERVICIO DE TELEFONÍA CELULAR

2/2

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA


DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DA/usb-13

1

· RECIBE ORDEN DE

PAGO.

· TRASLADA A

CONTABILIDAD DE

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

· RECIBE ORDEN DE

PAGO.

· REMITE A

DIRECCIÓN

AUDITORÍA

INTERNA.

· RECIBE, REVISA,

AUTORIZA O

RECHAZA:

SIEMPRE

DEVOLVIENDO A

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

· A(SI RECHAZA,

DEVUELVE PARA

CORRECCIONES.

· B(SI AUTORIZA, LO

DEVUELVE

VISADO.

· RECIBE ORDEN DE

PAGO VISADO.

· TRASLADA A

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA DE

DIRECCIÓN

FINANCIERA

· RECIBE ORDEN DE

PAGO VISADO.

· EMITE CHEQUE.

FIN



Dirección de Recursos Humanos



CLÍNICA MÉDICA

1. Definición de los Procedimientos:

Procesos ejecutados por la Clínica Médica, quien se encarga de dar atención de

primeros auxilios, atención médica preventiva y curativa a los funcionarios y personal

del Organismo Legislativo.

2. Objetivo de los Procedimientos:

Contar con una guía que facilite el cumplimiento de las funciones administrativas

asignadas, con el fin de brindar un servicio médico eficiente a los funcionarios y

personal del Organismo Legislativo.


La atención médica se provee dentro del horario de 08:00 a 16:30 horas, sin

excepción.

La Clínica Médica debe poseer un banco de datos con fichas de control de

antecedentes de salud de cada trabajador.




Procedimiento Atención en clínica al paciente-trabajador. DRH/cm-01

Pasos a seguir


1 Paciente-trabajador Se presenta a Clínica Médica para solicitar atención médica.

2 Clínica Médica/ Secretaria Ejecutiva

Atiende al paciente-trabajador.

Elabora ficha con nombre, edad, sexo, ID, entre otros datos,

al presentarse por primera vez.

Si ha asistido con anterioridad, busca expediente del

paciente, quien previamente se ha identificado como

trabajador del Organismo Legislativo.

Traslada.

3 Clínica Médica/ Enfermera

Recibe ficha o expediente para realizar pre-consulta.

1. Llama a paciente, toma signos vitales y anota en ficha o

expediente.

Traslada ficha o expediente para consulta médica.

2. Si el paciente presenta receta médica para realizarle

curaciones y/o aplicación de inyección, se procede, en caso

contrario, se solicita autorización al Médico de la Clínica.

4 Clínica Médica/ Jefe/Médico

Recibe ficha o expediente.

Realiza interrogatorio y anota en hoja de control los síntomas

que el paciente le expone.

Si el tratamiento es por enfermedad común, extiende receta

médica y traslada para su despacho.


Despacha la medicina recetada.

Solicita a paciente firmar en listado de despacho de

medicinas.

6 Trabajador-paciente Recibe medicina.

Firma de conformidad el listado.

Finaliza proceso.


Si el diagnóstico es por enfermedad infrecuente:

Evalúa, diagnostica y procede:

1. Si es necesario suspensión, se le extiende hoja de

suspensión en Clínica.

2. Si a su criterio es necesario la intervención de un

especialista, se refiere al paciente al IGSS.

Traslada a Secretaria.


Recibe orden médica e informa al paciente:

1. Si es suspendido, con hoja de suspensión en mano, se le

solicita pedir firma del jefe inmediato y se le indica que debe

entregarla a Dirección de Recursos Humanos.

2. Si es referido al IGSS, se le solicita presentarse a la Dirección

de Recursos Humanos con boleta de pago reciente, quien le

elaborará su certificado de trabajo del IGSS.

9 Paciente-trabajador Recibe instrucciones:

1. Solicita firma de jefe inmediato para la suspensión médica y



la entrega a Recursos Humanos.

2. Se presenta a Recursos Humanos con boleta de pago

reciente y solicita certificación de trabajo.


Elabora informe mensual sobre atenciones médicas y

consultas y traslada copia a Dirección de Recursos Humanos.

11 Dirección de Recursos Humanos

Dependiendo del caso, recibe:

1. Suspensión médica avalada con firma de jefe inmediato.

Envía para archivo personal.

2. Solicitud de certificación de trabajo para el IGSS.


Procede:

1. Elabora certificación de trabajo.

Entrega al interesado la misma, informándole que tiene

tres días de vigencia para presentarlo.

Envía copia de certificación de trabajo u hoja de suspensión a

Administración de Expedientes.

13 Dirección de Recursos Humanos/ Administración de Expedientes

Recibe copia de suspensión o de certificación de trabajo del

IGSS.

Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



ATENCIÓN EN CLÍNICA AL PACIENTE-TRABAJADOR

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS

PACIENTE-

TRABAJADOR

CLÍNICA MÉDICA/

ENFERMERA

CLÍNICA MÉDICA/

JEFE/MÉDICO

CLÍNICA MÉDICA/

SECRETARIA

EJECUTIVA

DRH/CM-01

INICIO

· ATIENDE A TRABAJADOR.

· ELABORA FICHA CON

DATOS BÁSICOS.

· SI HA ASISTIDO CON

ANTERIORIDAD BUSCA

EXPEDIENTE DE

TRABAJADOR

PREVIAMENTE

IDENTIFICADO.

· TRASLADA.

· RECIBE FICHA O

EXPEDIENTE PARA PRE-

CONSULTA.

· LLAMA A PACIENTE,

TOMA SIGNOS VITALES Y

ANOTA.

· TRASLADA.

· SI PACIENTE PRESENTA

RECETA MÉDICA PARA

CURACIONES Y/O

APLICACIÓN DE

INYECCIÓN, SE

PROCEDE, CASO

CONTRARIO, SE

SOLICITA AUTORIZACIÓN

DEL MÉDICO DE CLÍNICA.

· DESPACHA MEDICINA

RECETADA.

· SOLICITA A PACIENTE

FIRMAR EN LISTADO POR

DESPACHO DE

MEDICINAS.

· RECIBE FICHA O

EXPEDIENTE.

· REALIZA

INTERROGATORIO.

· SI TRATA ENFERMEDAD

COMÚN, EXTIENDE

RECETA.

· TRASLADA.

FIN

· SI EL DIAGNÓSTICO ES

POR ENFERMEDAD

INFRECUENTE:

1. SUSPENDE AL

PACIENTE O

2. REFIERE A PACIENTE AL

IGSS.

· TRASLADA ORDEN A

SECRETARIA.

RECIBE ORDEN MÉDICA Y

PROCEDE:

2. LE COMUNICA A

PACIENTE

PRESENTARSE A

RECURSOS HUMANOS

CON BOLETA DE PAGO

RECIENTE PARA

SOLICITAR

CERTIFICADO DE

TRABAJO.

· ELABORA INFORME

MENSUAL SOBRE

ATENCIONES MÉDICAS Y

CONSULTAS

REALIZADAS.

· TRASLADA.

2. RECIBE SOLICITUD DE

CERTIFICACIÓN DE

TRABAJO.

· ELABORA

CERTIFICACIÓN.

· ENTREGA AL

INTERESADO,

INFORMÁNDOLE QUE

TIENE TRES DÍAS DE

VIGENCIA.

· ENVÍA COPIA PARA

ARCHIVO.

RECIBE ORDEN MÉDICA Y

PROCEDE:

1. CON HOJA DE

SUSPENSIÓN, SE LE

SOLICITA A TRABAJADOR

PEDIR FIRMA DEL JEFE

INMEDIATO, LUEGO

PRESENTARLA A

RECURSOS HUMANOS.

· SE PRESENTA A CLÍNICA

MÉDICA PARA SOLICITAR

ATENCIÓN MÉDICA.

· RECIBE MEDICINA.

· FIRMA DE

CONFORMIDAD EL

LISTADO.

· SE PRESENTA A

RECURSOS HUMANOS

CON BOLETA DE PAGO

RECIENTE Y SOLICITA

CERTIFICACIÓN DE

TRABAJO.

· SOLICITA FIRMA DE JEFE

INMEDIATO EN HOJA DE

SUSPENSIÓN EXTENDIDA

POR CLÍNICA MÉDICA.

· ENTREGA A RECURSOS

HUMANOS.

1. RECIBE SUSPENSIÓN

MÉDICA AVALADA CON

FIRMA DE JEFE

INMEDIATO.

· ENVÍA PARA ARCHIVO

PERSONAL.

1

1

RECIBE:

· COPIA DE

SUSPENSIÓN Ó

· CERTIFICACIÓN.

· ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.

FIN

· RECIBE

INFORME

MENSUAL.

· ARCHIVA.

FIN




Procedimiento Suministro de medicamentos. DRH/cm-02

Pasos a seguir



Prescribe por medio de talonario enumerado de recetas

médicas y cada receta se compone de original y copia.

1. Original: Entrega a paciente y traslada e Enfermera para su

despacho.

2. Copia: Entrega todas las copias a Encargado del Control de

Medicamentos.


Recibe receta médica original.

Solicita a Encargado del Control de Medicamentos lo

recetado.

3 Clínica Médica/ Encargado del Control de Medicamentos

Procede:

1. Si hay medicamento, la entrega.

2. Si no hay, informa a enfermera fecha próxima de existencia.


Recibe medicamentos.

1. Entrega a paciente medicina e informa especificaciones, si es

necesario.

2. Si no hay, informa nueva fecha de existencia.

Finaliza.


Recibe del Médico las copias de recetas para descargos.

Elabora informe semanal de medicamentos despachados y

confronta con las copias de recetas médicas.

Traslada.


Recibe informe.

Verifica con Encargado de Control de Medicamentos la falta

de medicinas.

Autoriza pedido.


Elabora pedido de compra.

Solicita firma de autorización.

Traslada a Gerencia de Compras.

8 Dirección Administrativa/ Gerencia de Compras

Recibe y gestiona pedido de compra.

Ejecuta de acuerdo a procedimientos de la Gerencia de

Compras.

Firma y sella pedido de compra, se queda con original y

devuelve copia a Encargado del Control de Medicamentos.


Recibe copia de pedido de compra.

Archiva.

Espera aviso de Bodega General para retirar pedido.

10 Dirección Administrativa/ Departamento de Bodega General

Recibe de proveedor pedido de medicamentos.

1. Ingresa al Sistema de Proveeduría del Congreso de la

República, el medicamento recibido.

2. Si recibe equipo médico, informa al Departamento de

Inventarios, por medio de traslado interno, y

Carga al sistema, donde se agregan especificaciones.



11 Dirección Administrativa/ Departamento de Inventarios

2. Recibe información.

Envía personal para pirografiar el equipo médico.

Ingresa datos al Sistema de Control de Inventarios.

Elabora constancia de ingreso a Inventario de Bodega

General.


Avisa a Encargado de Control de Medicamentos de Clínica

Médica del equipo recibido y del medicamento.

Solicita elaborar requisición a bodega en Sistema de

Proveeduría, cuando es equipo médico, firmado por los

responsables.

Solicita original y copia de la requisición y tramita.

Para la entrega de medicamentos: elabora hoja de constancia

de despacho por traslado interno, para Clínica Médica.


Entrega en recepción de Bodega General lo solicitado:

Requisición en original y copia.


Recibe requisición y gestiona.

Solicita firma de autorización según procedimientos internos.

Entrega copia firmada y sellada a Encargado del Control de

Medicamentos.


Con requisición en mano, anota especificaciones del equipo

médico recibido.

Si recibe medicamentos: Firma hoja de despacho por traslado

interno.


Abre Sistema de Proveeduría con su contraseña de acceso.

Ingresa a su base de datos la cantidad de medicamentos

recibidos.

Elabora informe de ingreso de medicamentos y notifica a jefe

inmediato.

Almacena.

FIN DEL PROCESO



SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA/

DEPARTAMENTO DE

BODEGA GENERAL

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA/

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA/

GERENCIA DE

COMPRAS

CLÍNICA MÉDICA/

ENFERMERA

CLÍNICA MÉDICA/

ENCARGADO DEL

CONTROL DE

MEDICAMENTOS

CLÍNICA MÉDICA/

JEFE/MÉDICO

DRH/cm-02

INICIO

· PRESCRIBE POR MEDIO

DE TALONARIO RECETA

MÉDICA,

1.ENTREGA ORIGINAL A

PACIENTE Y TRASLADA A

ENFERMERA PARA

DESPACHO.

2.ENTREGA COPIA A

ENCARGADO DEL

CONTROL DE

MEDICAMENTOS.

1. RECIBE RECETA MÉDICA

ORIGINAL.

· SOLICITA A ENCARGADO

LO RECETADO.

· RECIBE MEDICAMENTO.

· ENTREGA A PACIENTE E

INFORMA

ESPECIFICACIONES, SI

ES NECESARIO.

· SI NO HAY, INFORMA

NUEVA FEHCA DE

EXISTENCIA.

· SI HAY MEDICAMENTO,

LO ENTREGA.

· SI NO HAY, INFORMA A

ENFERMERA FECHA

PRÓXIMA EXISTENCIA.

FIN

· RECIBE INFORME.

· VERIFICA CON

ENCARGADO

INEXISTENCIA DE

MEDICINAS.

· AUTORIZA PEDIDO.

· RECIBE COPIA DE

PEDIDO DE COMPRA.

· ARCHIVA.

· ESPERA AVISO DE

BODEGA GENERAL PARA

RETIRAR PEDIDO.

2. RECIBE COPIA DE

RECETAS PARA

DESCARGOS.

· ELABORA INFORME

SEMANAL DE

MEDICAMENTOS

DESPACHADOS.

· TRASLADA.

· ELABORA PEDIDO DE

COMPRA.

· SOLICITA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN.

· TRASLADA.

· RECIBE Y GESTIONA

PEDIDO DE COMPRA.

· EJECUTA DE ACUERDO A

PROCEDIMIENTOS

INTERNOS.

· FIRMA Y SELLA PEDIDO

DE COMPRA, SE QUEDA

CON ORIGINAL.

1. DEVUELVE COPIA A

ENCARGADO DEL

CONTROL DE

MEDICAMENTOS.

· RECIBE INFORMACIÓN.

· ENVÍA PERSONAL PARA

PIROGRAFIAR EQUIPO

MÉDICO.

· INGRESA DATOS AL

SISTEMA DE CONTROL

DE INVENTARIOS.

· ELABORA CONSTANCIA

DE INGRESO A

INVENTAIO DE BODEGA

GENERAL.

· RECIBE DE PROVEEDOR

PEDIDO DE

MEDICAMENTOS.

· INGRESA A SISTEMA DE

PROVEEDURÍA EL

MEDICAMENTO

RECIBIDO.

· SI RECIBE EQUIPO

MÉDICO, INFORMA A

INVENTARIOS.

· CARGA A SISTEMA.

· AVISA A ENCARGADO

RECEPCIÓN DE QUIPO O

MEDICAMENTO.

· SOLICITA REQUISICIÓN A

BODEGA.

· SOLICITA ORIGINAL DE

REQUISICIÓN.

· PARA ENTREGA DE

MEDICAMENTOS SE

ELABORA HOJA DE

CONSTANCIA DE

DESPACHO POR

TRASLADO INTERNO

PARA CLÍNICA MÉDICA.

· ENTREGA EN RECEPCIÓN

DE BODEGA GENERAL

REQUISICIÓN EN

ORIGINAL Y COPIA.

· RECIBE REQUISICIÓN.


AUTORIZACIÓN.

· ENTREGA COPIA

FIRMADA Y SELLADA.

· CON REQUISICIÓN EN

MANO, ANOTA

ESPECIFICACIONES DEL

EQUIPO MÉDICO

RECIBIDO.

· PARA MEDICAMENTOS,

FIRMA HOJA DE

DESPACHO POR

TRASLADO INTERNO.

· ABRE SISTEMA DE

PROVEEDURÍA CON

CONTRASEÑA.

· ELABORA INFORME DE

INGRESO DE

MEDICAMENTOS.

· NOTIFICA A JEFE

INMEDIATO.

· ALMACENA.

1

1

FIN




Procedimiento Visita médica domiciliar. DRH/cm-03

Pasos a seguir



Solicita a Clínica Médica efectuar visita domiciliar por las

siguientes razones:

1. Por ausencia del trabajador sin justificación.

2. Para verificar la condición real de salud del trabajador.


Facilita el acompañamiento de dos Supervisores de la

Jefatura de Personal.

Gestiona el trámite para proveer vehículo para la visita.

Dependiendo del área o zona de la vivienda, proporciona el

acompañamiento de Guardias Parlamentarios.


Recibe instrucciones y datos del trabajador a visitar.

Encuentran el domicilio y al trabajador, procede a evaluarlo.

1. Levanta el informe médico correspondiente que contiene los

siguientes datos: Hora de salida y regreso, tiempo de la visita

y diagnóstico.

2. Traslada para su transcripción.


Recibe informe del diagnóstico médico.

Transcribe y

Solicita firma.


Recibe informe y firma.

Traslada a Supervisores de la Jefatura de Personal.

6 Jefatura de Personal/ Supervisores

Reciben informe y firman.

En caso no encuentren la dirección o el trabajador: levantan

el informe correspondiente.

En ambos procesos, levantan y entregan informe a jefe

inmediato en Dirección de Recursos Humanos.

FIN DEL PROCESO



VISITA MÉDICA DOMICILIAR

JEFATURA DE

PERSONAL/

SUPERVISORES

CLÍNICA MÉDICA/

JEFE/MÉDICO

CLÍNICA MÉDICA/

SECRETARIA

EJECUTIVA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS

DRH/cm-03

INICIO

· SOLICITA A CLÍNICA

MÉDICA EFECTUAR

VISITA DOMICLIAR POR

RAZONES:

· AUSENCIA

INJUSTIFICADA DEL

TRABAJADOR.

· VERIFICACIÓN DE

CONDICIÓN REAL DE

SALUD DEL

TRABAJADOR.

· RECIBE INSTRUCCIONES

Y DATOS DEL

TRABAJADOR.

· ENCUENTRAN DOMICILIO

Y TRABAJADOR,

PROCEDE A EVALUARLO.

· LEVANTA INFORME

MÉDICO.

· TRASLADA PARA SU

TRANSCRIPCIÓN.

· RECIBE INFORME Y

FIRMA.

· TRASLADA A

SUPERVISORES.

· RECIBE INFORME DEL

DIAGNÓSTICO MÉDICO.

· TRANSCRIBE.

· SOLICITA FIRMA.

· RECIBEN INFORME Y

FIRMAN.

· EN CASO NO

ENCUENTREN LA

DIRECCIÓN O EL

TRABAJADOR, LEVANTAN

INFORME

CORRESPONDIENTE.

· EN AMBOS PROCESOS,

LEVANTAN Y ENTREGAN

INFORME A JEFE

INMEDIATO EN

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS.

· FACILITA

ACOMPAÑAMIENTO DE

DOS SUPERVISORES.

· TRAMITA PROVISIÓN DE

VEHÍCULO.

· DEPENDIENDO DE ÁREA

O ZONA DE VIVIENDA,

PROPORCIONA

ACOMPAÑAMIENTO DE

GUARDIAS

PARLAMENTARIOS.

FIN



DESCUENTOS JUDICIALES


Proceso mediante el cual el Congreso de la República acata las órdenes judiciales

concernientes a la retención o levantamiento “descuentos judiciales” a los

funcionarios o trabajadores.

2. Objetivos de los Procedimientos:

Cumplir las órdenes de Juzgado competente.

Elaborar nóminas de descuentos judiciales recibidos.

Elaborar listado de solicitudes de pago de pensiones alimenticias.

Operar pago parcial o total a demandado, según instrucciones de orden de

levantamiento de embargo.

Gestionar ante la Dirección Financiera, medio de pago para personas individuales o

jurídicas, de conformidad a orden de levantamiento de embargo.

Contar con la documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para

respaldo en los procesos de revisión y fiscalización.


La retención y o descuento judicial se efectuará conforme lo ordene el Tribunal que

éste conociendo de la materia, según sea el caso, pensiones alimenticias, adeudos a

terceros etc. El embargo a la remuneración que percibe el trabajador se podrá

ordenar al empleador (Congreso) por medio de un oficio del Tribunal. El Congreso

será el depositario de las sumas embargadas hasta que el Tribunal ordene su entrega

a quien corresponda.




Procedimiento Levantamiento de embargo. DRH/dnyc-04

Pasos a seguir


1 Juzgado Emite oficio firmado y sellado en el que ordena el levantamiento de embargo, así como el pago o devolución de lo retenido, y dependiendo de la orden se opera de la siguiente manera: 1. Pago total al demandado. 2. Pago parcial al demandado, debe indicar la cantidad

específica de pago y aclarar que se devuelva el excedente al demandado, si procede.

3. Devolución total de lo retenido al demandado. 4. Cese de descuento.

Envía para su cumplimiento.

2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepcionista

Recibe orden de levantamiento de embargo judicial. Procede a revisar, previo a su recepción:

La orden judicial debe estar firmada y sellada en original por el juez competente.

De llenar los requisitos, se procede a su recepción. Traslada para su trámite.

3 Dirección de Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas

Recibe orden de levantamiento de embargo judicial. Procede al análisis de la orden de levantamiento de embargo

judicial: Si al recibir la orden de levantamiento de embargo indica

que se devuelva el total o el excedente al demandado y hubiere otra u otras órdenes de embargo, el monto a devolver se traslada al juicio siguiente.

Si el monto trasladado no cubre la totalidad de la cantidad ordenada a descontar, se efectúa el cálculo correspondiente para cubrir el total de la cantidad ordenada.


Elabora y firma oficio conjuntamente con el (a) Director (a) de Recursos Humanos, dirigido al Director Financiero en el que se le solicita extender el cheque a la persona individual o jurídica que indique la orden judicial, y se le adjuntan los siguiente documentos: Orden de levantamiento del juicio de embargo. Fotocopia del juicio de embargo. Libro de salarios correspondiente a los descuentos

efectuados por el depositario. Documentación de la representación legal de la empresa o

institución demandante (para persona jurídica). Fotocopia del NIT del demandante (para persona

individual). Nota de solicitud de emisión de cheque dirigida al Director

Financiero, en la que se indica el NIT del trabajador, firmada por Auxiliar y Director (a) de Recursos Humanos.

Traslada expediente a la Dirección de Auditoría Interna para la visa correspondiente.

5 Dirección de Auditoría Interna/ Secretaria

Recibe expediente de levantamiento de embargo judicial. Traslada para la respectiva visa.

6 Dirección de Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría

Recibe expediente de levantamiento de embargo judicial. Revisa:

Si todo está correcto, firma y visa el expediente.



En caso contrario, se devuelve para corrección.


Recibe expediente visado o rechazado. En ambos casos, devuelve para seguir con su trámite o

para su corrección.


Recibe expediente visado o rechazado. Si es visado, remite a Dirección General para Visto Bueno. En caso contrario, corrige y vuelve a mandar a Dirección de

Auditoría Interna.

9 Dirección General/ Recepcionista

Recibe expediente de levantamiento de embargo visado por Auditoría Interna.

Traslada para Visto Bueno.

10 Director General Recibe expediente. Firma con Visto Bueno. Devuelve.

11 Dirección General/ Recepcionista

Recibe expediente firmado con Visto Bueno. Devuelve a Dirección de Recursos Humanos para continuar

con el trámite.


Recibe expediente con firmas y sellos correspondientes. Traslada a Dirección Financiera para trámites de pago.

FIN DEL PROCESO



LEVANTAMIENTO DE EMBARGO

1/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA/

AUXILIAR

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

SECRETARIA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIONISTA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

AUXILIAR DE

NÓMINAS

JUZGADO

DRH/dnyc-04

INICIO

· EMITE OFICIO EN EL QUE

ORDENA EL

LEVANTAMIENTO DE

EMBARGO, ASI COMO EL

PAGO O DEVOLUCIÓN DE

LO RETENIDO.

· ENVÍA PARA SU

CUMPLIMIENTO.

· RECIBE EXPEDIENTE DE

LEVANTAMIENTO DE

EMBARGO JUDICIAL.

· TRASLADA PARA LA

RESPECTIVA VISA.

· RECIBE ORDEN DE

LEVANTAMIENTO DE

EMBARGO JUDICIAL.

· PROCEDE AL ANÁLISIS.

· ELABORA Y FIRMA

OFICIO

CONJUNTAMENTE CON

DIRECTOR DE

RECURSOS HUMANOS,

DIRIGIDO A DIRECTOR

FINANCIERO EN EL QUE

SE SOLICITA EXTENDER

EL CHEQUE A LA

PERSONA INDIVIDUAL O

JURÍDICA QUE INDIQUE

LA ORDEN JUDICIAL Y SE

LE ADJUNTAN LOS

DOCUMENTOS

SEÑALADOS EN EL PASO

4 DEL PROCEDIMIENTO.

· TRASLADA EXPEDIENTE.

ORDEN

FIRMADA Y SELLADA

EN ORIGINAL POR JUEZ

COMPETENTE?

SI

NO

TODO EN ORDEN?

· REMITE A DIRECCIÓN

GENERAL PARA VISTO

BUENO.

EXPEDIENTE VISADO?· FIRMA Y VISA EL

EXPEDIENTE.

SI

NO

NO

SI


CON FIRMAS Y SELLOS

CORRESPONDIENTES.

· TRASLADA A DIRECCIÓN

FINANCIERA PARA

TRÁMITES DE PAGO.

FIN

1

2



LEVANTAMIENTO DE EMBARGO

2/2

DIRECCIÓN

GENERAL/

DIRECTOR

DIRECCIÓN

GENERAL/

RECEPCIONISTA


· FIRMA CON VISTO

BUENO.

· DEVUELVE.

1


FIRMADO CON VISTO

BUENO.

· DEVUELVE PARA

CONTINUAR CON EL

TRÁMITE.

· RECIBE EXPEDIENTE DE

LEVANTAMIENTO DE

EMBARGO VISADO POR

AUDITORÍA INTERNA.

· TRASLADA PARA VISTO

BUENO.

2

DRH/dnyc-04




Procedimiento Retención de Descuentos Judiciales. DRH/dnyc-05

Pasos a seguir


1 Juzgado Emite orden de embargo judicial por: Juicio Ejecutivo o Pensión Alimenticia.

Envía orden de embargo judicial.

2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepcionista

Recibe orden de embargo judicial. Procede a revisar, previo a su recepción:

La orden judicial debe estar firmada y sellada en original por juez competente.

De llenar los requisitos, procede a su recepción. Se traslada para su trámite, al Departamento de Nóminas.


Recibe orden de embargo judicial. Procede al análisis de la orden de embargo judicial.

Por pensión alimenticia, generalmente el juez fija la cantidad exacta a descontar.

Al recibir varios embargos para un mismo trabajador, se ejecutan de conformidad al orden de recepción.

Después del cierre de la Nómina del mes anterior por Auditoría Interna, se inicia la operatoria en el programa DELTA, de conformidad con el porcentaje que el juez asigne.


Elabora nómina, en la cual se consignan los descuentos judiciales recibidos, asimismo se elabora el listado de solicitudes de pago de pensiones alimenticias, los cuales deben especificar: Nombre del beneficiario, Cantidad a pagar al beneficiario, Número de Identificación Tributaria NIT, Juzgado que emite la orden. Observaciones: (se define el nombre y renglón del

trabajador demandado). Y medio de pago a través de: Cheque o Acreditamiento.

Se traslada a la Dirección de Auditoría Interna la nómina y el listado de todos los descuentos judiciales operados en la misma, y fotocopia de cada orden de embargo judicial.


Recibe nómina y expediente de respaldo. Traslada para autorización de visa.

6 Dirección de Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría

Recibe nómina y expediente de respaldo. Revisa:

Si todo está correcto, procede a visar. Caso contrario, devuelve para su corrección.


Recibe nómina y expediente de respaldo. En ambos casos, traslada para continuar con el trámite.


Recibe nómina y expediente de respaldo. Su fue visado, traslada a Dirección General para firma de

Visto Bueno. En caso contrario, se corrige y traslada para su visa

correspondiente.



9 Dirección Financiera Recibe nómina visada y expediente de respaldo para efectuar el pago respectivo.

FIN DEL PROCESO



RETENCIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA/

DIRECTOR

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

SECRETARIA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIONISTA

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS/

AUXILIAR DE

NÓMINAS

JUZGADO

DRH/dnyc-05

INICIO

· EMITE ORDEN DE

EMBARGO JUDICIAL POR:

· JUICIO EJECUTIVO O

· PENSIÓN ALIMENTICIA.

· ENVÍA ORDEN DE

EMBARGO JUDICIAL.

· RECIBE ORDEN DE

EMBARGO JUDICIAL.

· PROCEDE A ANÁLISIS.

· DESPUÉS DEL CIERRE

DE NÓMINA DEL MES

ANTERIOR POR

AUDITORÍA INTERNA,

INICIA OPERATORIA EN

PROGRAMA DELTA, DE

CONFORMIDAD CON

PORCENTAJE QUE EL

JUEZ ASIGNE.

FIRMA Y SELLO

EN ORIGINAL POR JUEZ

COMPETENTE?

· ELABORA NÓMINA EN LA

CUAL SE CONSIGNAN

LOS DESCUENTOS

JUDICIALES, ASÍCOMO

LISTADO DE

SOLICITUDES DE PAGO

DE PENSIONES

ALIMENTICIAS,

CONTENIENDO LOS

DATOS DEL PASO 4 DEL

PROCEDIMIENTO.

· TRASLADA NÓMINA Y

LISTADO DE

DESCUENTOS

JUDICIALES Y

FOTOCOPIA DE CDA

ORDEN DE EMBARGO

JUDICIAL.

SI

NO

· RECIBE NÓMINA Y

EXPEDIENTE DE

RESPALDO.

· TRASLADA PARA

AUTORIZACIÓN DE VISA.

· RECIBE NÓMINA VISADA

Y EXPEDIENTE DE

RESPALDO PARA

EFECTUAR EL PAGO

RESPECTIVO.

TODO EN ORDEN?

· PROCEDE A VISAR.

SI

NÓMINA VISADA?

NO

NO

· RECIBE NÓMINA Y

EXPEDIENTE DE

RESPALDO.

· ENVIA A DIRECCIÓN

GENERAL PARA FIRMA

DE VISTO BUENO.

· TRASLADA PARA

TRÁMITES DE PAGO.

SI

FIN



DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS INDUCCIÓN

1. Definición del Procedimiento:

Proceso que inicia desde el primer día de un nuevo colaborador en la institución, en

la cual se le va inducir a su nuevo ambiente de trabajo. El propósito fundamental de

un programa de inducción es lograr que el nuevo colaborador identifique al

Organismo como un sistema dinámico de interacciones internas y externas en

permanente evolución.

2. Objetivos del Procedimiento:

Facilitar el proceso de adaptación e integración del nuevo colaborador, así como

propiciar el desarrollo de un sentido de pertenencia en el Organismo Legislativo.

Esbozar las normas, políticas y procedimientos del Organismo Legislativo.

Dar a los nuevos colaboradores, una visión global de la historia del Organismo

Legislativo y su posición actual.

Identificar la estructura física y administrativa del Organismo Legislativo.


Es obligatorio que exista una inducción general.

Debe dársele al nuevo colaborador una visita guiada por todos los edificios que

conforman el Organismo Legislativo.

Se debe efectuar inducción al puesto.




Procedimiento Inducción del Recurso Humano. DRH/06

Pasos a seguir


1 Dirección de Recursos Humanos/ Director

Cita al trabajador de reciente ingreso.

2 Trabajador Se presenta a la Dirección de Recursos Humanos.

3 Encargado de Inducción Da la bienvenida al equipo de trabajo del Organismo

Legislativo.

Imparte la inducción teórica.

Realiza un recorrido por las instalaciones importantes que

debe conocer.

Presenta al nuevo trabajador con el jefe inmediato superior.

4 Jefe Inmediato Recibe al nuevo trabajador.

Asigna atribuciones.

FIN DEL PROCESO



INDUCCIÓN DEL RECURSO HUMANO

JEFE INMEDIATOTRABAJADORENCARGADO DE

INDUCCIÓN

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DRH/06

· CITA AL TRABAJADOR DE

RECIENTE INGRESO.

· SE PRESENTA A LA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS.

· DA LA BIENVENIDA AL

EQUIPO DE TRABAJO DEL

ORGANISMO

LEGISLATIVO.

· IMPARTE LA INDUCCIÓN

TEÓRICA.

· REALIZA UN RECORRIDO

POR LAS INSTALACIONES

IMPORTANTES QUE DEBE

CONOCER.

· PRESENTA AL NUEVO

TRABAJADOR CON EL

JEFE INMEDIATO

SUPERIOR.

· RECIBE AL NUEVO

TRABAJADOR.

· ASIGNA ATRIBUCIONES.

INICIO

FIN



DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL


Técnica que se utiliza para escoger o elegir entre un conjunto de candidatos o

postulantes para ocupar los puestos vacantes en la institución.


Contar con el mayor número de candidatos disponibles, que reúnan los requisitos del

puesto a cubrirse.

Promover el reclutamiento interno.


Las plazas se adjudicarán en estricto cumplimiento al orden de méritos de los

postulantes.

La Dirección de Recursos Humanos es la responsable de la conducción del proceso

de reclutamiento y selección.

El reclutamiento y la selección del recurso humano, se efectuará observando el

reglamento de la materia y en un marco de estricta ética.




Procedimiento Reclutamiento del Recurso Humano. DRH/07

Pasos a seguir


1 Dirección General/ Director

Solicita a Dirección de Recursos Humanos lista de plazas

vacantes.

Remite a Junta Directiva lista y observaciones de

conformidad con la ley.

2 Junta Directiva Recibe lista de plazas vacantes y observaciones legales.

Analiza y autoriza la lista de plazas vacantes que estarán a

disposición para reclutamiento.

Traslada acuerdo de aprobación de Junta Directiva al Director

General.


Recibe acuerdo de aprobación de Junta Directiva.

Traslada a Dirección de Recursos Humanos con las

directrices pertinentes.


Recibe acuerdo de aprobación de Dirección General.

Realiza reclutamiento de candidatos verificando:

Disponibilidad interna y externa del recurso humano.

Genera convocatoria interna o externa, de ser necesario.

5 Candidato Presenta expediente a Dirección de Recursos Humanos, de

conformidad con la convocatoria.


Recibe y revisa papelería presentada por el candidato.

Remite a Dirección General para el procedimiento

administrativo correspondiente.

FIN DEL PROCESO



RECLUTAMIENTO DEL RECURSO HUMANO

DIRECCIÓN

GENERAL/

DIRECTOR

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS

CANDIDATOJUNTA DIRECTIVA

DRH/07

INICIO

· RECIBE LISTA DE PLAZAS

VACANTES Y

OBSERVACIONES

LEGALES.

· ANALIZA Y AUTORIZA

LISTA QUE ESTARÁN A

DISPOSICIÓN PARA

RECLUTAMIENTO.

· TRASLADA ACUERDO DE

APROBACIÓN DE JUNTA

DIRECTIVA.

· RECIBE ACUERDO DE

APROBACIÓN.

· REALIZA

RECLUTAMIENTO DE

CANDIDATOS

VERIFICANDO:

· DISPONIBILIDAD

INTERNA Y EXTERNA

DEL RECURSO

HUMANO.

· GENERA

CONVOCATORIA

INTERNA O EXTERNA, DE

SER NECESARIO.

· PRESENTA EXPEDIENTE,

DE CONFORMIDAD CON

LA CONVOCATORIA.

· RECIBE Y REVISA

PAPELERÍA PRESENTADA

POR EL CANDIDATO.


GENERAL PARA EL

PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO

CORRESPONDIENTE.

· SOLICITA A DIRECCIÓN

DE RECURSOS

HUMANOS LISTA DE

PLAZAS VACANTES.

· REMITE A JUNTA

DIRECTIVA LISTA Y

OBSERVACIONES DE

CONFORMIDAD CON LA

LEY.

· RECIBE ACUERDO DE

APROBACIÓN.


DE RECURSOS

HUMANOS CON LAS

DIRECTRICES

PERTINENTES.

FIN




Procedimiento Selección del Recurso Humano. DRH/08

Pasos a seguir



Recibe solicitud de contratación por parte de Diputados y de

las diferentes Direcciones.

Elabora Acuerdo de Contratación, que será firmado por el

Presidente o Junta Directiva.

Traslada a Dirección de Recursos Humanos Acuerdo firmado

para elaboración de contrato o acta.

2 Dirección de Recursos Humanos/ Director (a)

Recibe Acuerdo y traslada a Nóminas y Contratos para el

trámite administrativo correspondiente.

3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Jefe

Verifica la naturaleza de la contratación (Acuerdo).

Asigna a Encargado de Renglón que corresponda.

4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado de Renglón

Revisa expediente y solicita a la instancia correspondiente

(Diputado, área administrativa o interesado) la

documentación legal pertinente.

Cita al interesado.

5 Interesado Complementa la documentación legal pertinente.

Completa información en formularios de Recursos Humanos.

Cumple con la entrevista establecida.


Remite a Director (a) de Recursos Humanos documentación

e información de los formularios, así como los resultados de

la entrevista.


Verifica y analiza información consignada en el expediente

presentado.

Autoriza, si corresponde la elaboración del contrato de

trabajo.

Remite a Nóminas y Salarios para trámite administrativo

correspondiente.


Remite expedientes autorizados e Encargado para trámite

administrativo de contratación.

Remite a Secretaria de Nóminas y Contratos, expedientes no

autorizados (no cumplieron con los requisitos, según las

normas internas para que informe al interesado).


Recibe y continúa el procedimiento administrativo

correspondiente a la elaboración de contrato o acta.

FIN DEL PROCESO



SELECCIÓN DEL RECURSO HUMANO

INTERESADO

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

SECRETARIA

DIRECCIÓN

GENERAL/

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO DE

RENGLÓN

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DRH/08

INICIO

FIN

· RECIBE ACUERDO Y

TRASLADA PARA

TRÁMITES.

· RECIBE SOLICITUD DE

CONTRATACIÓN POR

PARTE DE DIPUTADOS Y

DE LAS DIFERENTES

DIRECCIONES.

· ELABORA ACUERDO DE

CONTRATACIÓN,

FIRMADO POR

PRESIDENTE O JUNTA

DIRECTIVA.

· TRASLADA ACUERDO

FIRMADO PARA

ELABORACIÓN DE

CONTRATO O ACTA.

· VERIFICA NATURALEZA

DE CONTRATACIÓN

(ACUERDO).

· ASIGNA A ENCARGADO

DE RENGLÓN QUE

CORRESPONDA.

· REMITE A DIRECTOR (A)

DE RECURSOS HUMANOS

DOCUMENTACIÓN E

INFORMACIÓN DE LOS

FORMULARIOS, ASÍ

COMO LOS RESULTADOS

DE LA ENTREVISTA.

· VERIFICA Y ANALIZA

INFORMACIÓN

CONSIGNADA EN

EXPEDIENTE

PRESENTADO.

· REMITE A SECRETARIA

PARA INFORMAR A

INTERESADO.

· RECIBE INSTRUCCIONES


CONTRATO O ACTA.

· REVISA EXPEDIENTE Y

SOLICITA A INSTANCIA

CORRESPONDIENTE

(DIPUTADO, ÁREA

ADMINISTRATIVA O

INTERESADO) LA

DOCUMENTACIÓN LEGAL

PERTINENTE.

· CITA A INTERESADO.

PROCEDE? NO

FIN

· COMPLEMENTA

DOCUMENTACIÓN LEGAL

PERTINENTE.

· COMPLETA

INFORMACIÓN EN

FORMULARIOS DE

RECURSOS HUMANOS.

· CUMPLE CON

ENTREVISTA

ESTABLECIDA.

· RECIBE AUTORIZACIÓN


CONTRATO DE TRABAJO.

SI

· RECIBE NOTIFICACIÓN

CON RAZONAMIENTO DEL

RECHAZO.



JEFATURA DE PERSONAL PROCESOS ADMINISTRATIVOS


Procesos ejecutados por la Jefatura de Personal, quien se encarga de validar los

derechos de los trabajadores conforme a la ley, cumplir con las obligaciones

contraídas y aplicar las normas y sanciones administrativas correspondientes.


Mantener actualizado y procesado los controles internos del recurso humano del

Organismo Legislativo, para dar cumplimiento a los derechos y obligaciones

adquiridos.


Supervisar a los trabajadores,

Controlar el cumplimiento de sus funciones,

Observar su ingreso y egreso a las diferentes instalaciones del Organismo

Legislativo.

Informar sobre conflictos laborales.

Verificar datos en sistemas de control interno,

Velar por los derechos y obligaciones laborales establecidos en la ley, y

Cumplir con los procesos de sanciones y destituciones del recurso humano.




Procedimiento Acta de destitución por medio de Juzgado (Trabajador 0-11) DRH/jp-09

Pasos a seguir


1 Jefe Inmediato, Supervisión ó Jefatura de Personal

Reporta falta grave (de acuerdo a Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo, Artículo 25).

2 Jefatura de Personal y Procesos Administrativos

Redacta oficio para hacerle saber la falta cometida al señalado, informándole que se le corre audiencia para dilucidar su caso en 48 horas máximo, desde el momento en que el Supervisor le entrega el oficio y firma de enterado (Capítulo V, Régimen Disciplinario, Artículo 32).


Se investiga el caso para determinar lo sucedido y la forma como fueron los hechos. Agotadas las instancias, se reservan como medios de prueba.

4 Trabajador afectado Cuando se le ubica, firma de enterado el oficio. Responde de manera escrita, en el término estipulado,

justificando las razones de la falta cometida, adjuntando los medios de prueba para desvanecer el caso.


Si no se acepta excusa, se procede a enviar un oficio y se le amonesta verbalmente, por escrito, según el caso (Capítulo V, Régimen Disciplinario, Artículo 31. Medidas Disciplinarias de la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo).


Si se sanciona con suspensión sin goce de salario de uno a ocho días, se procede a elaborar oficio e informarle al trabajador, luego se procede a redactar el acta (Capítulo V, Régimen Disciplinario, Artículo 31. Medidas Disciplinarias, inciso c).


Si el trabajador abandona labores, se informa a Dirección General.

Se solicita corte de salario y se inicie el proceso de destitución ante el Juzgado de Trabajo por medio de la Asesoría Jurídica.


Si el trabajador reincide en las faltas o comete una falta grave, se enviará informe a Dirección General, solicitando se inicie el proceso de destitución ante el Juzgado de Trabajo por medio de la Asesoría Jurídica.

9 Junta Directiva y/o Dirección General

Recibe solicitud para corte de salario y solicitud de proceso de destitución.

Resuelve. Traslada a Asesoría Jurídica para realizar proceso de

destitución ante el Juzgado de Trabajo y autorización del corte de salario a Recursos Humanos por medio de Dirección General.


Recibe resolución de solicitud de corte de salario y procede conforme, notificando a Nóminas para operar.


Cuando se recibe notificación de Juzgado, se procede a esperar resolución de Junta Directiva o Comisión Permanente para que quede en firme la destitución.

Se le notifica a trabajador a través de un oficio y se procede a elaborar el acta de destitución.




Traslada copia de acta de destitución a Administración de Expedientes y al Departamento de Nóminas y Contratos.

13 Administración de Expedientes

Recibe copia de acta de destitución y archiva en expediente personal.

14 Departamento de Nóminas y Contratos

Recibe acta de destitución. Elimina de Nómina a persona destituida. Efectúa trámites para pago de prestaciones.

FIN DEL PROCESO



ACTA DE DESTITUCION POR MEDIO DE JUZGADO (TRABAJADOR 0-11)

1/2

JEFATURA DE

PERSONAL Y

PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

TRABAJADOR

AFECTADO

JUNTA DIRECTIVA Y/O

DIRECCIÓN

GENERAL

JEFE

INMEDIATO O

SUPERVISIÓN

DRH/jp-09

INICIO

REPORTA FALTA

GRAVE (DE ACUERDO

A LEY DE SERVICIO

CIVIL DEL ORGANIS-

MO LEGISLATIVO).

INICIO

REPORTA FALTA

GRAVE (DE ACUERDO

A LEY DE SERVICIO

CIVIL DEL ORGANIS-

MO LEGISLATIVO).

· REDACTA OFICIO

PARA HACERLE

SABER LA FALTA AL

SEÑALADO,

CORRIÉNDOLE

AUDIENCIA PARA

DILUCIDAR SU CASO

EN 48 HORAS

MÁXIMO, DESPUÉS

DE HABER RECIBIDO

NOTIFICACIÓN.

· SE INVESTIGA CASO

PARA DETERMINAR

LOS HECHOS.

· DE TODO LO

INDAGADO, SE

RESERVAN COMO

PRUEBAS.

· CUANDO SE LE

UBICA, FIRMA EL

OFICIO DE

ENTERADO.

· RESPONDE POR

ESCRITO,

ADJUNTANDO LOS

MEDIOS DE PRUEBA.

SE ACEPTA

EXCUSA?

· ENVÍA OFICIOY SE LE

AMONESTA

VERBALMENTE O POR

ESCRITO.

NO

· SI SE SANCIONA CON

SUSPENSIÓN SIN

GOCE DE SALARIO DE

UNO A OCHO DÍAS, SE

ELABORA OFICIO E

INFORMARLE AL

TRABAJADOR.

· PROCEDE A

REDACTAR ACTA.

· RECIBE

AMONESTACIÓN

VERBAL O POR

ESCRITO.

· RECIBE INFORMACIÓN

DE SUSPENSIÓN SIN

GOCE DE SALARIO.

· SI EL TRABAJADOR

ABANDONA LABORES,

· SE INFORMA A

DIRECCIÓN GENERAL.

· SE SOLICITA CORTE

DE SALARIO Y SE

INICIE PROCESO DE

DESTITUCIÓN.

· SI EL TRABAJADOR

REINCIDE EN FALTAS O

COMETE UNA FALTA

GRAVE.

· INFORMARÁ A

DIRECCIÓN GENERAL,

SOLICITANDO SE

INICIE PROCESO DE

DESTITUCIÓN.

FIN

FIN

1

1

· RECIBE:

· SOLICITUD DE

CORTE DE SALARIO.

· SOLICITUD DE

PROCESO DE

DESTITUCIÓN.

· RESUELVE.

· TRASLADA A

ASESORÍA JURÍDICA

PARA TRÁMITES

ANTE JUZGADO DE

TRABAJO.

· AUTORIZA CORTE DE

SALARIO.

1



ACTA DE DESTITUCION POR MEDIO DE JUZGADO (TRABAJADOR 0-

11)

2/2

ADMINISTRACIÓN

EXPEDIENTES

TRABAJADOR

AFECTADO

DEPARTAMENTO

NÓMINAS Y

CONTRATOS

JEFATURA DE

PERSONAL Y

PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

1

· RECIBE

RESOLUCIÓN DE

SOLICITUD DE

CORTE DE SALARIO.

· NOTIFICA.

· RECIBE

NOTIFICACIÓN DE

CORTE DE SALARIO.

· OPERA.

FIN· CUANDO SE RECIBE

NOTIFICACIÓN DE

JUZGADO, ESPERA

RESOLUCIÓN DE

JUNTA DIRECTIVA O

COMISIÓN

PERMANENTE PARA

QUE QUEDE EN

FIRME DESTITUCIÓN.

· NOTIFICA A

TRABAJADOR.

· PROCEDE A

ELABORAR ACTA DE

DESTITUCIÓN.

· RECIBE

NOTIFICACIÓN DE

DESTITUCIÓN.

TRASLADA COPIA DE

ACTA DE

DESTITUCIÓN A:

· ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES Y

· DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS.

ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.

FIN· RECIBE ACTA DE

DESTITUCIÓN.

· ELIMINA DE NÓMINA

A PERSONA

DESTITUIDA.

· EFECTÚA TRÁMITES

DE PAGO DE

PRESTACIONES.

FIN

DRH/jp-09




Procedimiento Acta por renuncia o destitución de Director. DRH/jp-10

Pasos a seguir


1 Dirección General Recibe punto de Acta de Junta Directiva y/o Acuerdo de Presidencia, donde se indica renuncia o destitución de un Director.

Traslada.


Recibe punto de Acta de Junta Directiva y/o Acuerdo de Presidencia remitido por Dirección General.

Margina. Traslada.

3 Jefatura de Personal Recibe punto de Acta de Junta Directiva y/o Acuerdo de Presidencia.

Coordina con Departamento de Inventarios y Dirección de Auditoría Interna para la entrega de bienes.

4 Jefatura de Personal, Inventarios y Auditoría Interna

En conjunto, se presentan al lugar donde se llevará a cabo la destitución o renuncia.

5 Director destituido Entrega todos los bienes a su cargo ó indica que se le asigne

a una persona encargada.

6 Jefatura de Personal, Inventarios y Auditoría Interna

Redactan el Acta por renuncia o destitución y de conformidad, ambas partes proceden a firmar la misma.

7 Jefatura de Personal Envía el Acta por renuncia o destitución al Departamento de Nóminas y Contratos para lo que corresponda.

Envía copia del Acta a Administración de Expedientes.


Recibe Acta por renuncia o destitución de Director. Procede a registrar en base de datos para los trámites

pertinentes.


Recibe copia del Acta por renuncia o destitución de Director. Archiva copia de Acta en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



ACTA POR RENUNCIA O DESTITUCIÓN DE DIRECTOR

1/2

JEFATURA DE

PERSONAL,

INVENTARIOS Y

AUDITORÍA INTERNA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

JEFATURA

DE PERSONAL

DIRECCIÓN

GENERAL

DRH/jp-10

INICIO

· RECIBE PUNTO DE

ACTA DE JUNTA

DIRECTIVA Y/O

ACUERDO DE

PRESIDENCIA.

· TRASLADA. · RECIBE PUNTO DE

ACTA DE JUNTA

DIRECTIVA Y/O

ACUERDO DE

PRESIDENCIA.

· MARGINA.

· TRASLADA.

· RECIBE PUNTO DE

ACTA DE JUNTA

DIRECTIVA Y/O

ACUERDO DE

PRESIDENCIA.

· COORDINA CON

INVENTARIOS Y

AUDITORÍA

INTERNA PARA

ENTREGA DE

BIENES. EN CONJUNTO, SE

PRESENTAN AL

LUGAR DONDE SE

LLEVARÁ A CABO LA

DESTITUCIÓN O

RENUNCIA.

· REDACTAN ACTA

POR RENUNCIA O

DESTITUCIÓN.

· DE

CONFORMIDAD

AMBAS PARTES

FIRMAN LA MISMA.

1.ENVIA COPIA DE

ACTA A

DEPARTAMENTO

DE NÓMINAS Y

CONTRATOS.

2.COPIA DE ACTA A

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES.

1

2

3



ACTA POR RENUNCIA O DESTITUCIÓN DE DIRECTOR

2/2

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES

DEPARTAMENTO

NÓMINAS Y CONTRATOS

DIRECTOR

DESTITUIDO

1

· ENTREGA TODOS LOS

BIENES A SU CARGO O

· INDICA QUE SE LE

ASIGNE A UNA PERSONA

ENCARGADA.

1. RECIBE ACTA DE

RENUNCIA O

DESTITUCIÓN DE

DIRECTOR.

· PROCEDE A REGISTRAR

EN BASE DE DATOS

PARA TRÁMITES

PERTINENTES.

DRH/jp-10

2 3 3

2. ARCHIVA COPIA

DE ACTA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.

FIN




Procedimiento Acta de entrega de cargo, personal 022. DRH/jp-11

Pasos a seguir


1 Jefatura de Personal Solicita a encargado de contratos 022 el listado de trabajadores bajo ese renglón, a efecto de enviarles oficio para entrega de cargo.

2 Encargado Contratos 022

Recibe solicitud. Extrae de su base de datos el listado de contratos 022. Remite el listado.

3 Jefatura de Personal ó Coordinador de Procesos Administrativos

Recibe listado de contratos 022 vigentes. Durante los meses de octubre o noviembre de cada año, se

envía oficio a trabajador bajo el renglón 022, donde se le recuerda vencimiento de su contrato.

En el mismo, se le indica que debe pasar a firmar el acta de entrega de cargo, por disposición de la Contraloría General de Cuentas.

4 Trabajador Se presenta a firmar acta de entrega de cargo. Firma y devuelve.


Recibe acta de entrega de cargo firmada por trabajador bajo renglón 022.

Firma el acta. Devuelve.

6 Jefatura de Personal Entrega copia de acta al trabajador. Envía copia a Administración de Expedientes.


Recibe copia de acta de entrega de cargo. Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



ACTA DE ENTREGA DE CARGO, PERSONAL 022

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR

ENCARGADO

CONTRATOS 022TRABAJADOR

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES

JEFATURA

DE PERSONAL

DRH/jp-11

INICIO

SOLICITA LISTADO

DE TRABAJADORES

BAJO RENGLÓN 022.

· RECIBE

SOLICITUD.

· EXTRAE DE SU

BASE DE DATOS

LISTADO DE

CONTRATOS 022.

· REMITE LISTADO.

· RECIBE LISTADO

DE CONTRATOS

022 VIGENTES.

· DURANTE

OCTUBRE O

NOVIEMBRE, SE

ENVIA OFICIO PARA

RECORDAR

VENCIMIENTO DE

CONTRATO.

· SE LE INDICA QUE

DEBE PASAR A

FIRMAR ACTA DE

ENTREGA DE

CARGO.

· SE PRESENTA A

FIRMAR ACTA DE

ENTREGA DE

CARGO.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· ENTREGA COPIA

DE ACTA A

TRABAJADOR.

· ENVIA COPIA A

ADMINISTRACION

DE EXPEDIENTES.

RECIBE COPIA DE

ACTA DE ENTREGA

DE CARGO PARA SU

CONOCIMIENTO.

FIN

· RECIBE ACTA

FIRMADA POR

TRABAJADOR

BAJO RENGLÓN

022.

· FIRMA EL ACTA.

· DEVUELVE.

ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.




Procedimiento Acta de licencia con/sin goce de salario. DRH/jp-12

Pasos a seguir


1 Trabajador Envía solicitud de permiso con documentos de soporte a Junta Directiva, para solicitar licencia por un tiempo determinado de conformidad con la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo, Ley Orgánica del Organismo Legislativo y Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

2 Junta Directiva Recibe solicitud de permiso con documentos de soporte. Resuelve. Emite punto de acta. Traslada a Director General.

3 Dirección General Recibe punto de acta. Elabora oficio con instrucciones de Junta Directiva para la

Dirección de Recursos Humanos. Traslada.

4 Jefatura de Personal Recibe documentación para licencia con ó sin goce de salario, según el caso.

Elabora el acta correspondiente. Cita al trabajador.

5 Trabajador Se presenta a Jefatura de Personal y conjuntamente con el Director de Recursos Humanos, para enterarse del contenido del acta y la firma.

6 Jefatura de Personal Sella el acta firmada por el trabajador y Director de Recursos Humanos.

Si se autoriza licencia sin goce de salario, se envía copia al Departamento de Nóminas y Contratos.


Recibe copia de acta de Jefatura de Personal. Procede a programar corte de salario y notifica, según

corresponde.

8 Jefatura de Personal Envía copia de acta a Administración de Expedientes.


Recibe copia del acta. Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



ACTA DE LICENCIA CON/SIN GOCE DE SALARIO

DEPARTAMENTO

NÓMINAS Y

CONTRATOS

JEFATURA DE

PERSONAL

JUNTA

DIRECTIVADIRECCION GENERAL

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTESTRABAJADOR

DRH/jp-12

INICIO

ENVIA SOLICITUD DE

PERMISO CON

DOCUMENTOS DE

SOPORTE, DE

ACUERDO A LEYES

ESTABLECIDAS.

· RECIBE

SOLICITUD.

· RESUELVE.

· EMITE PUNTO DE

ACTA.

· TRASLADA.

· RECIBE PUNTO DE

ACTA.

· ELABORA OFICIO

CON

INSTRUCCIONES DE

JUNTA DIRECTIVA.

· TRASLADA.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN

PARA LICENCIA

CON O SIN GOCE

DE SALARIO.

· ELABORA ACTA

CORRESPONDIENT

E.

· CITA A

TRABAJADOR.

· SE PRESENTA A

JEFATURA DE

PERSONAL.

· CONJUNTAMENTE

CON DIRECTOR DE

RECURSOS HUMA-

NOS, ENTERADOS

DEL CONTENIDO

DE ACTA, FIRMAN

DE CONFORMIDAD.

· SELLA EL ACTA

FIRMADA.

· SI LICENCIA ES SIN

GOCE DE SALARIO,

SE ENVIA COPIA A

DEPARTAMENTO

DE NOMINAS.

· RECIBE COPIA DE

ACTA.

· PROCEDE A

PROGRAMAR

CORTE DE

SALARIO Y

NOTIFICA, SEGÚN

CORRESPONDE.

· ENVIA COPIA DE

ACTA A

ADMINISTRACION

DE EXPEDIENTES.

FIN

ARCHIVA COPIA

DE ACTA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.




Procedimiento Acta de suspensión por falta leve. DRH/jp-13

Pasos a seguir


1 Jefatura de Personal/ Coordinador de Supervisión

Reporta falta cometida por trabajador a través de relación laboral directa o por medio de controles internos de la Dirección de Recursos Humanos.

2 Jefatura de Personal Redacta oficio para hacerle saber la falta cometida al señalado, informándole que se le corre audiencia para dilucidar su caso en 48 horas máximo, desde el momento que el Supervisor le entrega el oficio y firma de enterado.

3 Jefatura de Personal Inicia trabajo de investigación para determinar lo sucedido y la forma como fueron los hechos.

Agotadas las instancias, se reservan como medios de prueba.

4 Trabajador afectado Si éste es ubicado, firma de enterado el oficio. Responde de manera escrita, indicando la razón de la falta,

adjuntando los medios de prueba para desvanecer el caso.

5 Jefatura de Personal Si acepta excusa, se da por evacuada la audiencia, a través de un oficio que se le remite al afectado.

Si no se acepta excusa, se determina la sanción correspondiente:

· Llamada de atención verbal,

· Llamadas de atención por escrito,

· Si el caso amerita, suspensión (de 1 a 8 días) sin goce de salario, se redacta el acta correspondiente, llamando al afectado a través de oficio para enterarse del contenido y solicitarle que firme el mismo.

6 Trabajador Recibe oficio y se presenta a Jefatura de Personal. Se informa del contenido de acta de suspensión. Firma de conformidad.

7 Jefatura de Personal Traslada copia de acta de suspensión a Nóminas y Contratos.

Traslada copia a Administración de Expedientes.


Recibe acta de suspensión. Se entera de los días suspendidos. Realiza operación de descuentos en salario y Traslada a donde corresponde.


Recibe copia de acta de suspensión. Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



ACTA DE SUSPENSIÓN POR FALTA LEVE

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES

JEFATURA

DE PERSONAL

TRABAJADOR

AFECTADO

DEPARTAMENTO

NÓMINAS Y

CONTRATOS

JEFATURA DE

PERSONAL/

COORDINADOR DE

SUPERVISIÓN

DRH/jp-13

INICIO

· REPORTA FALTA

COMETIDA POR

TRABAJADOR, A

TRAVES DE

CONTROLES

INTERNOS.

· REDACTA OFICIO

PARA HACERLE

SABER LA FALTA

COMETIDA.

· SE LE INFORMA

QUE CORRE

AUDIENCIA PARA

DILUCIDAR SU

CASO EN 48 HORAS

MÁXIMO, DESDE EL

MOMENTO DE SER

NOTIFICADO.

· SI SE LE UBICA,

FIRMA DE ENTERA-

DO EL OFICIO.

· RESPONDE DE

MANERA ESCRITA,

LA RAZÓN DE LA

FALTA,

ADJUNTANDO LOS

MEDIOS DE

PRUEBA.

· INICIA TRABAJO DE

INVESTIGACION

PARA DETERMINAR

LO SUCEDIDO.

· AGOTADAS LAS

INSTANCIAS, SE

RESERVAN COMO

MEDIOS DE

PRUEBA.

SE ACEPTA LA

EXCUSA?

· EXCUSA

ACEPTADA, SE LE

INFORMA A

AFECTADO A

TRAVÉS DE

OFICIO.

SI

· EXCUSA

RECHAZADA.

SANCION

RESPECTIVA:

· LLAMADA DE

ATENCIÓN VERBAL.

· LLAMADAS DE ATEN-

CIÓN POR ESCRITO.

· SUSPENSIÓN DE 1 A

8 DÍAS, SIN GOCE DE

SALARIO.

· REMITE A AFECTADO

OFICIO PARA ENTE-

RARSE DEL

CONTENIDO DE ACTA

DE SUSPENSIÓN.

NOFIN

· RECIBE OFICIO.

· SE PRESENTA A

PERSONAL, SE

INFORMA DEL

CONTENIDO DEL

ACTA DE

SUSPENSIÓN.

· FIRMA.

· TRASLADA COPIA

DE ACTA DE

SUSPENSIÓN A

DEPARTAMENTO

DE NÓMINAS Y

CONTRATOS.

· TRASLADA COPIA A

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES.

· RECIBE ACTA DE

SUSPENSIÓN.

· SE ENTERA DE LOS

DÍAS SUSPENDIDOS.

· REALIZA OPERACIÓN

DE DESCUENTO EN

SALARIO.

FIN

ARCHIVA COPIA

EN EXPEDIENTE

PERSONAL.




Procedimiento Permiso de estudios con/sin goce de salario. DRH/jp-14

Pasos a seguir


1 Trabajador Presenta solicitud de permiso por estudios con la siguiente documentación de soporte:

1. Copia de recibo de pago. 2. Constancia de estudios con los cursos a recibir y los horarios

correspondientes, de conformidad con el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

Si el caso es para prepararse para examen privado, deberá solicitarse con tres meses de anticipación mínimo, con la misma documentación del caso anterior, según lo establecido en el Pacto Colectivo.


Recibe solicitud de permiso por estudios o para examen privado.

Margina. Traslada.

3 Jefatura de Personal Recibe documentación marginada de la Dirección de Recursos Humanos.

Estudia el caso. Elabora dictamen con las recomendaciones respectivas:

1. Si procede, se sugiere permiso con o sin goce de salario y traslada documentación con dictamen y oficio para firma de la Dirección de Recursos Humanos.

2. Si no procede, se notifica por medio de oficio a trabajador.

4 Trabajador Recibe oficio por medio de un supervisor, informándole sobre la negativa de su solicitud.

Firma de enterado y devuelve.


Si procede permiso, recibe documentación con dictamen y oficio.

Firma. Traslada.

6 Dirección General Recibe documentación, dictamen y oficio. Eleva a Junta Directiva para el acta de aprobación

correspondiente.

7 Junta Directiva Recibe documentación y conoce el caso. Aprueba. Traslada para elaboración de acta.

8 Dirección Legislativa Recibe instrucciones de Junta Directiva. Elabora acta y solicita firmas de miembros de Junta Directiva. Elabora certificación de acta. Traslada.

9 Dirección General Recibe certificación de acta. Elabora oficio para trasladar la certificación de acta.


Recibe certificación de acta y oficio. Margina. Traslada.

11 Jefatura de Personal Recibe certificación de acta y oficio marginado. Elabora el acta correspondiente y oficio para informar de la

autorización de su permiso. Firma.



Supervisor entrega oficio.

12 Trabajador Recibe oficio con autorización de permiso. Firma de recibido y devuelve.

13 Jefatura de Personal Traslada copia de permiso a Administración de Expedientes.


Recibe copia de autorización de permiso por estudio o el rechazo del permiso solicitado.

Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



PERMISO DE ESTUDIOS CON/SIN GOCE DE SALARIO

1/2

DIRECCIÓN

RECURSOS HUMANOS

JEFATURA DE

PERSONALDIRECCIÓN GENERALTRABAJADOR

DRH/jp-14

INICIO

· PRESENTA

SOLICITUD DE

PERMISO POR

ESTUDIOS CON

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· SI EL CASO ES POR

PREPARACIÓN DE

EXAMEN PRIVADO,

DEBERÁ

SOLICITARLO CON

TRES MESES DE

ANTICIPACIÓN

MÍNIMO.

· RECIBE SOLICITUD

DE PERMISO POR

ESTUDIOS O

PARA EXAMEN

PRIVADO.

· MARGINA.

· TRASLADA.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN.

· ESTUDIA EL CASO:

· ELABORA

DICTAMEN:

· SI PROCEDE CON

O SIN GOCE DE

SALARIO.

· TRASLADA

DOCUMENTACIÓN

PARA FIRMA DE

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS.

· SI NO PROCEDE,

SE ELABORA

OFICIO PARA

INFORMARLE A

TRABAJADOR.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN,

FIRMADA POR LA

DIRECCIÓN DE

RR.HH.

· ELEVA A JUNTA

DIRECTIVA PARA

EL ACTA DE

APROBACIÓN COR-

RESPONDIENTE.

· RECIBE

AUTORIZACIÓN DE

PERMISO.

· FIRMA DE

RECIBIDO Y

DEVUELVE.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN,

DICTAMEN Y

OFICIO PARA

FIRMA.

· TRASLADA.

· RECIBE

CERTIFICACION

DE ACTA Y

OFICIO.

· MARGINA.

· TRASLADA.

· RECIBE

CERTIFICACIÓN DE

ACTA Y OFICIO

MARGINADO.

· ELABORA ACTA

CORRESPON-

DIENTE Y OFICIO.

· FIRMA.

· SUPERVISOR

ENTREGA OFICIO.

PROCEDE?

· RECIBE OFICIO

POR MEDIO DE UN

SUPERVISOR,

INFORMÁNDOLE

DE LA NEGATIVA

DE SU SOLICITUD.

· FIRMA DE

ENTERADO Y

DEVUELVE.

NO

FIN

SI

1

2

· RECIBE

CERTIFICACIÓN DE

ACTA.

· ELABORA OFICIO

PARA TRASLADAR

CERTIFICACIÓN.

· TRASLADA COPIA A

ADMINISTRACIÓN

DE DOCUMENTOS.

3



PERMISO DE ESTUDIOS CON/SIN GOCE DE SALARIO

2/2

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA

JUNTA

DIRECTIVA

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES

1

· CONOCE EL

CASO.

· APRUEBA.

· TRASLADA PARA

ELABORACIÓN DE

ACTA.· RECIBE

INSTRUCCIONES

DE JUNTA

DIRECTIVA.

· ELABORA ACTA.

· SOLICITA FIRMAS

DE MIEMBROS DE

JUNTA DIRECTIVA.

· ELABORA

CERTIFICACIÓN DE

ACTA.

· TRASLADA.

2 3

ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.

FIN

DRH/jp-14



NÓMINAS Y SALARIOS CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS


Procedimientos que se elaboran con la finalidad de documentar e informar interna y

externamente la relación laboral del trabajador con el Organismo Legislativo.


Verificar que la información solicitada sea fidedigna.

Extender al trabajador las constancias solicitadas.


Descargar y llenar formulario de solicitud de la página web del Congreso

(www.congreso.gob.gt).

La certificación de tiempo de servicio, constancias laborales y certificaciones de

actas, se entregan únicamente al empleado que lo solicitó.

http://www.congreso.gob.gt/




Procedimiento Certificaciones y constancias. DRH/dnyc-15

Pasos a seguir


1 Trabajador Se presenta a la Dirección de Recursos Humanos para solicitar:

1. Certificación de tiempo de servicio. 2. Certificación de acta. 3. Constancia de trabajo, en este caso:

Descarga e imprime formulario de la página web www.congreso.gob.gt,

Llena formulario. Entrega solicitud o formulario.

2 Dirección de Recursos Humanos/ Recepción

Recibe solicitud o formulario. Informa el día de entrega del documento de interés. Traslada a encargado (a) de certificaciones y constancias.

3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Certificaciones y Constancias

Recibe solicitud o formulario. 1. Verifica en Sistema Delta.

Opera lo que corresponde. Traslada para revisión.

2. Solicita fotocopia del acta a Administración de Expedientes. 3. Verifica información salarial en base de datos y solicita

expediente.

4 Departamento de Nóminas y Contratos/ Verificador Interno

1. Verifica información. Firma y sella. Traslada a Despacho para firma.


2. Recibe solicitud de fotocopia del acta. Envía lo solicitado.

3. Recibe solicitud de expediente. Envía expediente solicitado.

6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Certificaciones y Constancias

2. Recibe fotocopia de acta solicitada. Corrobora datos. Certifica en el reverso lo pertinente. Firma y sella. Traslada a Despacho para firma.

3. Recibe expediente solicitado. Revisa y analiza el expediente, asignando un número

correlativo a la constancia. Procede a elaborar constancia. Firma y sella. Traslada a Despacho para firma.


Recibe: 1. Certificación de tiempo de servicio. 2. Certificación de acta. 3. Constancia de trabajo.

Firma y sella. Remite a recepción para entrega.


Recibe: 1. Certificación de tiempo de servicio. 2. Certificación de acta. 3. Constancia de trabajo.

Entrega a trabajador documento de su interés.

9 Trabajador Recibe documento de su interés. Firma copia. Devuelve.

http://www.congreso.gob.gt/




Recibe documento firmado por trabajador. Traslada para archivo.


Recibe copias. Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

TRABAJADOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO DE

CONSTANCIAS Y

CERTIFICACIONES

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

VERIFICADOR

INTERNO

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIÓN

DRH/dnyc-15

INICIO


CERTIFICACIÓN DE

TIEMPO DE SERVICIO.

· VERIFICA EN SISTEMA

DELTA.

· OPERA LO QUE

CORRESPONDE.

· TRASLADA PARA

REVISIÓN.

FIN

· RECIBE SOLICITUD O

FORMULARIO.

· INFORMA DÍA DE

ENTREGA DEL

DOCUMENTO DE

INTERÉS.

· TRASLADA A

ENCARGADO (A) DE

CERTIFICACIONES Y

CONSTANCIAS.


CONSTANCIA DE

TRABAJO.


SALARIAL EN BASE DE

DATOS.

· SOLICITA EXPEDIENTE.

SE PRESENTA PARA

SOLICITAR:

1. CERTIFICACIÓN DE

TIEMPO DE SERVICIO.


ACTA.

3. CONSTANCIA DE

TRABAJO, EN ESTE

CASO,

DESCARGA E IMPRIME

FORMULARIO DE LA

PÁGINA WEB.

LLENA FORMULARIO.

ENTREGA SOLICITUD O

FORMULARIO.

· VERIFICA INFORMACIÓN.

· FIRMA Y SELLA.

· TRASLADA PARA FIRMA.


CERTIFICACIÓN DE

ACTA.

SOLICITA FOTOCOPIA DEL

ACTA A ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES.

· RECIBE

CERTIFICACIONES O

CONSTANCIAS.

· ENTREGA A TRABAJADOR

DOCUMENTO DE SU

INTERÉS.

· RECIBE:


TIEMPO DE SERVICIO.


ACTA.

3. CONSTANCIA DE

TRABAJO.

· FIRMA Y SELLA.

· REMITE A RECEPCIÓN

PARA ENTREGA.

· RECIBE DOCUMENTO DE

SU INTERÉSL

· FIRMA COPIA.

· DEVUELVE.


FOTOCOPIA DEL ACTA.

· ENVÍA LO SOLICITADO.


EXPEDIENTE.

· ENVÍA EXPEDIENTE.

2. RECIBE FOTOCOPIA DE

ACTA.

· CORROBORA DATOS.

· CERTIFICA EN EL

REVERSO LO

PERTINENTE.

· FIRMA Y SELLA.


3. RECIBE EXPEDIENTE.

· REVISA Y ANALIZA EL

EXPEDIENTE,

ASIGNANDO UN NÚMERO

CORRELATIVO A LA

CONSTANCIA.

· ELABORA CONSTANCIA.

· FIRMA Y SELLA.


· RECIBE.

· ARCHIVA.

· RECIBE DOCUMENTO

FIRMADO POR

TRABAJADOR.

· TRASLADA PARA

ARCHIVO.



NÓMINA DE PAGO A DIPUTADOS Y PERSONAL 011, 022 Y 029


Procedimientos ejecutados por la Dirección General a través de la Dirección de

Recursos Humanos para la elaboración de nóminas de los honorables señores

Diputados, personal administrativo de los renglones 011, 022 y 029 y nóminas de

pago.

Además, elabora las nóminas de las prestaciones contenidas en Ley y Pacto

Colectivo de Condiciones de Trabajo del Organismo Legislativo.


Contar con personal permanente y eventual dentro del Organismo Legislativo.

Analizar la documentación de soporte para la elaboración de contratos y nóminas de

pagos específicos.


Para la elaboración de contratos bajo el renglón 011, se deberá adjuntar oficio y copia

de certificación del punto de acta y expediente con toda la documentación legal

pertinente.

Para la elaboración de contrato bajo el renglón 022, se deberá adjuntar acuerdo de

contratación firmado por el Presidente del Congreso de la República y expediente con

toda la documentación legal pertinente.

Para la elaboración de contrato bajo el renglón 029, se deberá adjuntar certificación

firmada por la Dirección Legislativa y Dirección General, donde se autoriza la

contratación y expediente con toda la documentación legal pertinente.

Toda contratación bajo el renglón 011 y 022, en la que el sueldo sea mayor de Q.8,

000.00, deberá tramitar ante la Contraloría General de Cuentas su Declaración

Jurada Patrimonial y presentar fotocopia a la Dirección de Recursos Humanos.



El personal contratado bajo el renglón 029, deberá tramitar una fianza de

cumplimiento y tomar nota de las especificaciones detalladas en la circular que se

le proporcionará, con respecto a las fechas de pago y los requisitos de las facturas

e informes que le serán solicitadas.




Procedimiento Contratos y Nómina de pago para renglón 011. DRH/dnyc-16

Pasos a seguir


1 Dirección General Recibe certificación de punto de acta de contratación por Junta Directiva o Acuerdo Presidencial.

Remite oficio con fotocopia de certificación a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas


Recibe copia de punto de acta de autorización para trámites pertinentes.

Inicia gestión con la formación de expediente, solicita: 1. Boleta de datos personales, 2. Curriculum vitae, 3. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI, 4. Fotocopia de carné del NIT, 5. Tarjeta de afiliación al IGSS, 6. Cuenta bancaria para acreditar, 7. Boleto de ornato, etc.

Elabora acta y cita al interesado.

3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina 011

Recibe del despacho las diferentes solicitudes de descuentos para operar en nómina.

Opera en sistema contrataciones así como las diferentes deducciones.

Revisa, opera y genera nómina integrada. Opera y genera SIGES. Traslada a Verificador Interno para revisión.

4 Verificador Interno Verifica electrónica y físicamente las operatorias. 1. Si existe algún error, solicita a encargado que lo solucione. 2. Si todo está bien, remite a encargado y solicita impresión


Recibe, genera y folia la nómina. Solicita firma del Jefe de Nóminas y Contratos. Solicita firma de Director (a) de Recursos Humanos. Traslada para la visa respectiva.

6 Dirección de Auditoría Interna/ Director

Recibe y revisa de conformidad con los procedimientos administrativos de su Dirección. Si detecta errores, remite a Dirección de Recursos

Humanos/Nóminas para corrección. Caso contrario, firma y remite a Dirección de Recursos

Humanos/Nóminas para trámite administrativo de pago correspondiente.


Recibe nómina debidamente firmada y documentación de soporte.

Envía nómina a Dirección General para firma de autorización.

8 Dirección General Recibe nómina. Firma. Devuelve.


Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento,

boletas de pago y SIGES.


Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera nómina completa, archivos

electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR.



Si existe alguna contratación, traslada fotocopia de acta y expediente a base de datos.

11 Unidad de Base de Datos Recibe fotocopia de acta y expediente. Ingresa la información del trabajador a su sistema. Traslada a Administración de Expedientes.


Recibe listado y expediente. Archiva.

FIN DEL PROCESO



CONTRATOS Y NÓMINA DE PAGO PARA RENGLÓN 011

1/2

DIRECCIÓN

GENERAL

VERIFICADOR

INTERNO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DE

NÓMINA 011

DRH/dnyc-16

INICIO

· RECIBE COPIA DE PUNTO

DE ACTA DE

AUTORIZACIÓN PARA

TRÁMITES

PERTINENTES.

· INICIA GESTIÓN CON

FORMACIÓN DE

EXPEDIENTES,

REQUISITOS

DETALLADOS EN PASO 2

DEL PROCEDIMIENTO.

· ELABORA ACTA Y

· CITA AL INTERESADO.

· RECIBE DIFERENTES

SOLICITUDES DE

DESCUENTOS.

· OPERA EN SISTEMA

CONTRATACIONES

ASÍCOMO

DEDUCCIONES.

· REVISA, OPERA Y

GENERA NÓMINA

INTEGRADA.

· OPERA Y GENERA SIGES.

· TRASLADA PARA

REVISIÓN.

· VERIFICA ELECTRÓNICA

Y FÍSICAMENTE LAS

OPERATORIAS.

· RECIBE NÓMINA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· RECIBE CERTIFICACIÓN

DE PUNTO DE ACTA DE

CONTRATACIÓN POR

JUNTA DIRECTIVA O

ACUERDO

PRESIDENCIAL.

· REMITE OFICIO CON

FOTOCOPIA DE

CERTIFICACIÓN.


CORRECCIÓN.

· RECIBE Y REVISA DE

CONFORMIDAD CON

PROCEDIMIENTOS.

TODO CORRECTO?

NO


IMPRESIÓN.

· GENERA Y FOLIA

NÓMINA.

· SOLICITA FIRMA DEL

JEFE DE NÓMINAS Y

CONTRATOS.

· SOLCITA FIRMA DEL

DIRECTOR.

· TRASLADA PARA VISA.

TODO CORRECTO?· RECIBE SOLICITUD DE

CORRECCIÓN.NO

SI

· RECIBE NÓMINA

DEBIDAMENTE FIRMADA

Y DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· ENVÍA PARA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN.

1

SI




2/2

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES

UNIDAD DE

BASE DE DATOS

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DE

NÓMINA 011

DIRECCIÓN

FINANCIERA

· RECIBE NÓMINA

FIRMADA.

· GENERA DEL SISTEMA

ARCHIVOS ELECTRÓ-

NICOS DE ACREDITA-

MIENTO, BOLETAS DE

PAGO Y SIGES.

1. ELABORA

CONOCIMIENTO.

· TRASLADA A


NÓMINA COMPLETA,

ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMIENTOS,

BOLETAS DE PAGO,

BOLETAS DE ISR.

2.SI EXISTE

CONTRATACIÓN,

TRASLADA FOTOCOPIA

A BASE DE DATOS.

1

DRH/dnyc-16

1. FIRMA CONOCIMIENTO

POR RECIBO DE NÓMINA

Y DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

FIN

2. RECIBE FOTOCOPIA DE

ACTA Y EXPEDIENTE.

· INGRESA INFORMACIÓN

DEL TRABAJADOR A

SISTEMA.

· TRASLADA.

· RECIBE

LISTADO Y

EXPEDIENTE.

· ARCHIVA.

FIN




Procedimiento Contratos y Nómina de pago para renglón 022. DRH/dnyc-17

Pasos a seguir


1 Dirección General 1. Recibe solicitud de diputado (Artículo 154 Bis.de la LOOL): Elabora memorándum. Traslada a Nóminas y Contratos.

2 Dirección General 2. Otras solicitudes: Recibe solicitud. Remite a Presidente para autorización. Elabora memorándum. Traslada a Nóminas y Contratos.

3 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Contratos 022

Recibe instrucciones de jefe inmediato para trámites pertinentes.

Solicita a las instancias correspondientes (diputados, área administrativa o interesado) para formación de expedientes: Si es de nuevo ingreso, solicita:

1. Boleta de datos personales, 2. Curriculum vitae, 3. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI, 4. Fotocopia de carné del NIT, 5. Tarjeta de afiliación al IGSS, 6. Boleto de ornato correspondiente al valor del salario

asignado. 7. Cuenta bancaria para acreditar, 8. Fotografía, 9. Antecedentes penales y policiacos en original y 10. Fotocopia de créditos académicos.

Si es re-contratación, se revisa expediente y se completa.


Elabora contrato. Cita a interesado para firma de contrato o para completar

documentación.

5 Interesado Verifica que los datos estén correctos. Firma contrato administrativo individual de trabajo a plazo fijo.


Recibe contrato firmado. Elabora lista de contratos. Traslada a Dirección General para formalización de contrato

(firma de Director General).

7 Dirección General Recibe lista con los contratos ya firmados por los interesados. Revisa contratos de conformidad con los procedimientos

internos de la Dirección General. Verifica y remite a Nóminas los contratos debidamente

firmados.


Recibe contratos firmados. Da alta en el sistema. Traslada contratos a Verificador Interno.

9 Verificador Interno Recibe contratos. Verifica los expedientes y las altas operadas en el sistema. Si encuentra algún error, devuelve para su corrección.

10 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de

Recibe contratos. Si hay errores, los corrige. Caso contrario, traslada a Encargado (a) de Nómina 022.



Contratos 022


Recibe contratos con expedientes completos y documentación de soporte.

Opera cargos de descuentos (IGSS, sindicatos, montepío, ISR, préstamos bancarios, descuentos de celulares y otros).

Opera y genera SIGES. Traslada a visa de nómina para verificar la forma de pago,

programa/actividad y el expediente.

12 Verificador Interno de Nóminas

Recibe contratos con expedientes completos y documentación de soporte.

Verifica información física con nómina electrónica generada. Verifica operación en SIGES.

Si hay errores, devuelve para corrección. Si todo fue operado correctamente, solicita impresión de

nómina completa.


Imprime nómina, reportes de los descuentos, solicitud de acreditamientos a los diferentes bancos, solicitud de emisión de cheques para pago.

Folia. Traslada para firma.


Firma nómina. Requiere firma a Director (a) de Recursos Humanos. Traslada.


Recibe nómina debidamente firmada y genera archivos electrónicos de nómina.

Traslada a Dirección de Auditoría Interna archivos electrónicos y documentos de soporte.


Recibe nómina, archivos electrónicos y documentos de soporte.

Revisa de conformidad con procedimientos administrativos. Si detecta errores, devuelve a Dirección de Recursos

Humanos/Nóminas para las correcciones. Si todo está bien, genera cierre de nómina y solicita a

Encargada de Nómina 022, reporte de cierre debidamente firmado.

Revisa reportes de cierre y firma. Remite a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas para

trámite de pago correspondiente.



Envía nómina a Dirección General para firma.







electrónicos de acreditamientos y boletas de pago. Remite contratos y expedientes a Encargada de Contratos

022.



21 Dirección Financiera Firma conocimiento de haber recibido nómina completa, archivos electrónicos de acreditamiento y boletas de pago para continuar con trámites correspondientes.


Recibe contratos. Verifica documentación para adjuntar. Traslada fotocopia de contratos y expedientes originales a



Recibe fotocopia de contratos y expedientes originales. Envía información a Contraloría General de Cuentas. Traslada contratos y expedientes a Base de Datos.

24 Unidad de Base de Datos Recibe contratos y expedientes originales. Verifica información. Ingresa datos personales del trabajador al sistema. Devuelve.


Recibe y archiva.

FIN DEL PROCESO




1/2

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A)

DE NÓMINA 022

DIRECCIÓN

GENERALINTERESADO

VERIFICADOR

INTERNO

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A)

DE CONTRATOS 022

DRH/dnyc-17

INICIO· RECIBE INSTRUCCIONES

PARA TRÁMITES.

· SOLICITA A INSTANCIAS

(DIPUTADOS, ÁREAS

ADMINISTRATIVAS O

INTERESADO) PARA

FORMACIÓN DE

EXPEDIENTES,

PAPELERÍA DETALLADA

EN PASO 3 DEL

PROCEDIMIENTO.

· VERIFICA QUE LOS

DATOS ESTÉN

CORRECTOS.

· FIRMA CONTRATO

ADMINISTRATIVO

INDIVIDUAL DE TRABAJO

A PLAZO FIJO.

· RECIBE CONTRATOS.

· VERIFICA EXPEDIENTES

Y ALTAS OPERADAS EN

SISTEMA.

· ELABORA CONTRATO.

· CITA A INTERESADO

PARA FIRMA DE

CONTRATO O PARA

COMPLETAR

DOCUMENTACIÓN.

· RECIBE CONTRATOS Y

EXPEDIENTES PARA

CORRECCIONES.


DIPUTADO (ARTÍCULO

154 BIS DE LA LOOL).

· ELABORA MEMORÁNDUM.

· TRASLADA.

· RECIBE CONTRATO

FIRMADO.

· ELABORA LISTA DE

CONTRATOS.

· TRASLADA PARA

FORMALIZACIÓN DE

CONTRATO, FIRMA DE

DIRECTOR GENERAL.

· RECIBE CONTRATOS

FIRMADOS.

· DA ALTA EN SISTEMA.

· TRASLADA PARA

VERIFICACIÓN.

2. RECIBE OTRAS

SOLICITUDES.

· REMITE A PRESIDENCIA

PARA AUTORIZACIÓN.

· ELABORA MEMORANDUM.

· TRASLADA.

· RECIBE LISTA CON

CONTRATOS FIRMADOS

POR NOMBRADOS.

· REVISA, VERIFICA Y

FIRMA.

· TRASLADA.

TODO CORRECTO?NO


EXPEDIENTES.

· TRASLADA PARA

CONTINUAR CON

TRÁMITE.

SI

· RECIBE CONTRATOS,

EXPEDIENTES Y

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· OPERA CARGOS DE

DESCUENTOS.


· TRASLADA A VISA DE

NÓMINA.

· RECIBE CONTRATOS,

EXPEDIENTES Y

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.


FÍSICA CON NÓMINA

ELECTRÓNICA.

· VERIFICA OPERACIÓN EN

SIGES.

TODO CORRECTO?· REALIZA

CORRECCIONES.NO

· IMPRIME NÓMINA,

REPORTES DE

DESCUENTOS,

SOLICITUD DE

ACREDITAMIENTOS,

SOLICITUD DE EMISIÓN

DE CHEQUES PARA

PAGO.

· FOLIA.


SI

1

2

· RECIBE NÓMINA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

3

4

· RECIBE CONTRATOS.

· VERIFICA

DOCUMENTACIÓN PARA

ADJUNTAR.

· TRASLADA FOTOCOPIA

DE CONTRATOS Y

EXPEDIENTES

ORIGINALES.

5




2/2

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES

UNIDA DE

BASE DE DATOS

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A)

DE NÓMINA 022

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE (A)

DRH/dnyc-17

· FIRMA NÓMINA.

· REQUIERE FIRMA A

DIRECTOR (A) DE

RECURSOS HUMANOS.

· TRASLADA.

· RECIBE NÓMINA

DEBIDAMENTE FIRMADA,

· GENERA ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

NÓMINA.

· TRASLADA ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS Y

DOCUMENTOS DE

SOPORTE.


CONFORMIDAD CON

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS.

· FIRMA CONOCIMIENTO

DE HABER RECIBIDO

NÓMINA COMPLETA,

ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMIENTO Y

BOLETAS DE PAGO PARA

TRÁMITES.

1

TODO CORRECTO?· RECIBE CORRECCIONES

Y LAS REALIZA.NO

· GENERA CIERRE DE

NÓMINA Y SOLICITA

REPORTE DE CIERRE

DEBIDAMENTE

FIRMADOS,

· REVISA REPORTES DE

CIERRE Y FIRMA.

· REMITE PARA TRÁMITE

DE PAGO

CORRESPONDIENTE.

SI

· RECIBE NÓMINA

DEBIDAMENTE FIRMADA

Y DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· ENVÍA NÓMINA PARA

FIRMA.

2

3

· RECIBE NÓMINA

FIRMADA.


ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMIENTO,

BOLETAS DE PAGO Y

SIGES.

· ELABORA

CONOCIMIENTO.


FINANCIERA NÓMINA

COMPLETA, ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMIENTOS Y

BOLETAS DE PAGO.

· REMITE CONTRATOS Y

EXPEDIENTES.

4


EXPEDIENTES

ORIGINALES.


· INGRESA DATOS

PERSONALES DEL

TRABAJADOR AL

SISTEMA.

· DEVUELVE.

· RECIBE FOTOCOPIA DE

CONTRATOS Y

EXPEDIENTES

ORIGINALES.

· ENVÍA INFORMACIÓN A

CONTRALORÍA GENERAL

DE CUENTAS.

· TRASLADA CONTRATOS Y

EXPEDIENTES A BASE DE

DATOS.

5

· RECIBE.

· ARCHIVA.

FIN




Procedimiento Contratos y Nóminas de pago para renglón 029. DRH/dnyc-18

Pasos a seguir


1 Dirección General Recibe de Dirección Legislativa certificación de contratación. Traslada a Dirección de Recursos Humanos/Nómina.


Recibe certificación. Solicita a la instancia correspondiente (diputado, área

administrativa o interesado), expediente con la documentación legal pertinente:

1. Completar boleta de datos personales, 2. Curriculum vitae, 3. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI, 4. Fotocopia de boleto de ornato, 5. Fotocopia de RTU, 6. Fotocopia de cheque, constancia de cuenta de depósito

monetario (Banco Industrial, Banrural o G&T), 7. Fotografía, 8. Antecedentes penales y policiacos originales, 9. Fotocopia de créditos académicos y 10. Colegiado activo, si corresponde.


Verifica expediente. Elabora contrato. Cita a interesado para firma de contrato.

4 Interesado Verifica sus datos en contrato. Firma. Devuelve.


Recibe contrato firmado. Elabora lista. Traslada a Dirección General contratos ya firmados para

formalización de contratación.

6 Dirección General Recibe contratos y lista. Revisa de conformidad con los procedimientos internos. Firma. Remite a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas contratos

debidamente firmados.


Recibe contratos firmados. Entrega fotocopia de contrato a interesado para trámite de

fianza de cumplimiento. Entrega circular en la que se especifican las fechas de pago y

los requisitos de las facturas e informes.

8 Interesado Recibe fotocopia de contrato y circular. Entrega requisitos establecidos para trámite de pago y demás

documentación.


Da alta al contratado. Opera facturas en sistema. Genera reporte. Traslada.


Recibe expedientes y reporte operado en sistema. Crea nómina y opera cargos de descuentos, si corresponde. Crea y genera orden de compra en SIGES. Genera nómina previa. Traslada a Verificador Interno de Nóminas.



11 Verificador Interno Recibe expedientes y documentación de soporte. Verifica información física con nómina electrónica generada.

Si hay errores, devuelve para correcciones. Si todo fue operado correctamente, solicita impresión de

nómina.


Imprime nómina, reportes de descuentos, solicitud de acreditamiento de los diferentes bancos, solicitud de emisión de cheque para pago.

Traslada para firma.


Recibe nómina. Firma. Solicita firma de Director (a) de Recursos Humanos. Devuelve.


Recibe nómina debidamente firmada por Jefe de Departamento y Director (a) de Recursos Humanos.

Folia nómina y documentos de soporte. Traslada nómina y expedientes completos.


Recibe nómina y expedientes completos. Revisa de conformidad con procedimientos internos.

Si detecta errores, devuelve para correcciones. Si todo fue operado correctamente, firma y devuelve para

trámite de pago correspondiente.


Recibe nómina debidamente visada y documentación de soporte.

Envía nómina para firma.




boletas de pago y boletas del ISR.



electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR y expedientes originales (facturas, informes y anexos) para trámites correspondientes.

20 Dirección Financiera Recibe nómina completa, archivos electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR y expedientes originales (facturas, informes y anexos).

Firma conocimiento.


Recibe expedientes. Elabora lista para aprobación por parte de Junta Directiva, a

través de la Dirección General. Traslada fotocopia de contratos y expedientes completos a


22 Dirección General Recibe lista de contratos 029 para aprobación de Junta Directiva.

Traslada.

23 Junta Directiva Recibe lista de contratos 029. Revisa y aprueba a través de punto de acta. Remite a Dirección General.

24 Dirección General Recibe punto de acta en el que aprueba listado de contratos 029.

Remite a Dirección de Recursos Humanos/Nómina para su



trámite.


Recibe punto de acta de aprobación de Junta Directiva. Remite a Administración de Expedientes.


Recibe fotocopia de contratos, expedientes y aprobación de Junta Directiva.

Envía información a Contraloría General de Cuentas, con base en la aprobación de Junta Directiva.

Traslada fotocopia de contratos y expedientes a base de datos.

27 Unidad de Base de Datos Recibe contratos y expedientes. Verifica información. Ingresa datos personales del contratado. Devuelve.

28 Administración de Expedientes Recibe y archiva.

FIN DEL PROCESO




1/2

VERIFICADOR

INTERNO

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE

DIRECCIÓN

GENERALINTERESADO

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DE

NÓMINA 029

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DE

CONTRATOS 029

DRH/dnyc-18

INICIO


· SOLICITA A DONDE

CORRESPONDE,

REQUISITOS

PERTINENTES, SEGÚN

SE DETALLA EN PASO 2

DEL PROCEDIMIENTO

RESPECTIVO.

· RECIBE EXPEDIENTES Y

REPORTE OPERADO EN

SISTEMA.

· CREA NÓMINA Y OPERA

CARGOS DE DESCUEN-

TOS, SI CORRESPONDE.

· CREA Y GENERA ORDEN

DE COMPRA EN SIGES.

· GENERA NÓMINA

PREVIA.

· TRASLADA.

· DA ALTA AL

CONTRATADO.

· OPERA FACTURAS EN

SISTEMA.

· GENERA REPORTE.

· TRASLADA.

· VERIFICA EXPEDIENTE.

· ELABORA CONTRATO.

· CITA A INTERESADO

PARA FIRMA DE

CONTRATO.· REALIZA

CORRECCIONES.

· RECIBE DE DIRECCIÓN

LEGISLATIVA

CERTIFICACIÓN DE

CONTRATACIÓN.

· TRASLADA.


LISTA.

· REVISA.

· FIRMA.

· REMITE CONTRATOS

DEBIDAMENTE

FIRMADOS.


CONTRATO Y CIRCULAR.

· ENTREGA REQUISITOS


· RECIBE NÓMINA.

· FIRMA.


DIRECTOR (A) DE

RECURSOS HUMANOS.

· DEVUELVE.

· VERIFICA SUS DATOS EN

CONTRATO.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· RECIBE CONTRATO

FIRMADO.

· ELABORA LISTA.


GENERAL CONTRATOS

YA FIRMADOS PARA

FORMALIZACIÓN DE

CONTRATACIÓN.

· RECIBE CONTRATOS

FIRMADOS.

· ENTREGA FOTOCOPIA

DE CONTRATO A

INTERESADO PARA

TRÁMITE DE FIANZA DE

CUMPLIMIENTO.

· ENTREGA CIRCULAR EN

LA QUE SE ESPECIFICAN

LAS FEHCAS DE PAGO Y

REQUISITOS DE

FACTURAS E INFORMES.

· IMPRIME NÓMINA,

REPORTES DE DES-

CUENTOS, SOLICITUD DE

ACREDITAMIENTO DE

LOS DIFERENTES

BANCOS, SOLICITUD DE

EMISIÓN DE CHEQUE DE

PAGO.


TODO CORRECTO?

· RECIBE EXPEDIENTES Y

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.


FÍSICA CON NÓMINA

ELECTRÓNICA

GENERADA.

NO

SI

· RECIBE NÓMINA.

· FOLIA NÓMINA Y DOCU-

MENTOS DE SOPORTE.

· TRASLADA NÓMINA Y

EXPEDIENTES

COMPLETOS.

1

1

1

2

· RECIBE NÓMINA, DE

HABER CORRECCIONES

LAS REALIZA.

· CASO CONTRARIO,

RECIBE NÓMINA VISADA

Y DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· ENVÍA PARA FIRMA.

· RECIBE NÓMINA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· RECIBE NÓMINA.

· GENERA ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMIENTO,

BOLETAS DE PAGO Y

BOLETAS DE ISR.

· ELABORA

CONOCIMIENTO.


FINANCIERA

DOCUMENTACIÓN.

3

4

· RECIBE LISTA DE

CONTRATOS 029,

· TRASLADA

5

6

2

2

· RECIBE PUNTO DE ACTA

DE APROBACIÓN.

· TRASLADA.

7




Procedimiento Nómina de pago para Diputados. DRH/dnyc-19

Pasos a seguir


1 Dirección General Remite documentación para operar en nómina (inasistencias, dietas plenarias y asistencia a comisiones), y las diferentes solicitudes de los señores diputados.

2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de Nómina

Recibe documentación de Dirección General, así como de las diferentes direcciones administrativas y señores diputados.

Revisa, opera y genera las deducciones solicitadas. Revisa, opera y genera los cambios de cuenta. Genera nómina. Opera y genera SIGES. Traslada a Verificador Interno.

3 Verificador Interno Verifica electrónica y físicamente las operatorias. 3. Si existe algún error, solicita a encargado que lo solucione. 4. Si todo está bien, remite a encargado y solicita impresión.


Recibe, genera y folia la nómina. Solicita firma del Jefe de Nóminas y Contratos. Solicita firma del Director (a) de Recursos Humanos. Traslada para la visa respectiva.


Recibe y revisa de conformidad con los procedimientos administrativos de su Dirección. Si detecta errores, remite a Dirección de Recursos

Humanos/Nóminas para corrección. Caso contrario, firma y remite a Dirección de Recursos

Humanos para trámite administrativo de pago correspondiente.



Envía nómina a Dirección General para firma de autorización.







electrónicos de acreditamientos, boletas de pago, boletas de ISR.

10 Dirección Financiera Recibe nómina y documentación de respaldo. Firma conocimiento.

FIN DEL PROCESO



NÓMINA DE PAGO PARA DIPUTADOS

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN

GENERAL

VERIFICADOR

INTERNO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DE

NÓMINA

DRH/dnyc-19

INICIO

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN DE

DIRECCIÓN GENERAL Y

DE LAS DIFERENTES

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS Y

SEÑORES DIPUTADOS.

· REVISA, OPERA Y

GENERA DEDUCCIONES

SOLICITADAS.

· REVISA, OPERA Y

GENERA LOS CAMBIOS

DE CUENTA.

· GENERA NÓMINA.


· TRASLADA.

· VERIFICA ELECTRÓNICA

Y FÍSICAMENTE LAS

OPERATORIAS.

FIN

· RECIBE, GENERA Y FOLIA

LA NÓMINA.


JEFE DE NÓMINAS Y

CONTRATOS.


DIRECTOR.


· RECIBE NÓMINA Y

DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO.

· FIRMA CONOCIMIENTO.


CORRECCIÓN.

· CORRIGE.

· REMITE

DOCUMENTACIÓN PARA

OPERAR EN NÓMINA

(INASISTENCIAS, DIETAS

PLENARIAS Y

ASISTENCIA A

COMISIONES), Y LAS

DIFERENTES

SOLICITUDES DE LOS

SEÑORES DIPUTADOS.


CORRECCIÓN.

· SOLUCIONA.


CONFORMIDAD CON

PROCEDIMIENTOS.

· RECIBE NÓMINA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

TODO CORRECTO?

NO

TODO CORRECTO?

SI

NO

· RECIBE NÓMINA

FIRMADA DE AUDITORÍA

INTERNA Y

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· ENVÍA NÓMINA PARA

FIRMA DE

AUTORIZACIÓN.

SI

· RECIBE NÓMINA

FIRMADA.


ARCHIVOS

ELECTRÓNCIOS DE

ACREDITAMIENTO,

BOLETAS DE PAGO Y

SIGES.

· ELABORA

CONOCIMIENTO.


FINANCIERA NÓMINA

COMPLETA, ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMIENTO,

BOLETAS DE PAGO,

BOLETAS DE ISR.



NÓMINA DE PAGO PARA TIEMPO EXTRAORDINARIO

1. Definición del Procedimientos:

Procedimiento que se lleva a cabo en el sistema denominado “Programa EnPunto”, el

cual permite la pre-autorización y generación de la nómina de tiempo extraordinario.


Pagar al empleado la remuneración de tiempo extraordinario laborado, establecido

por la ley de la materia.

3. Normas de Procedimiento:

El Jefe de cada Dirección envía solicitud de horas extraordinarias justificadas,

adjuntando un cuadro de programación cada quince días, con los datos siguientes:

1. Nombre del empleado.

2. Número de ID.

3. Puesto.

4. Cantidad de horas.

5. Días específicos.

Dicha solicitud debe ser entregada en la Dirección General el primer día hábil

siguiente a la finalización de la quincena.

Sólo los nombramientos autorizados por la Dirección General y la Dirección de

Recursos Humanos se operarán en el Programa Delta.




Procedimiento Nómina de pago para tiempo extraordinario. DRH/dnyc-20

Pasos a seguir



Recibe de Dirección General nota y cuadros integrados del personal autorizado para tiempo extraordinario, de conformidad con lo establecido por Junta Directiva y Dirección General.

Traslada para trámites.

2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de tiempo extraordinario

Recibe nota y cuadros integrados. Opera en sistema Delta –control de horas extras- las pre-

autorizaciones individuales de las horas autorizadas, de conformidad con cada nombramiento.

Opera en sistema Delta –control de horas extras- las autorizaciones manuales, individuales de las horas autorizadas de conformidad con cada nombramiento.

Genera reporte de horas extra detallado. Genera reporte de horas extra resumido. Firma y traslada.


Recibe el reporte de horas extra resumido. Realiza cierre mensual de horas extra. Traslada.

4 Verificador Interno Recibe reporte de horas extras resumido firmado, nota y cuadros integrados del personal autorizado.

Revisa la operatoria de las horas extras contra el reporte resumido en el Sistema Delta. Si todo está correcto, Caso contrario, se devuelve para correcciones.

5 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) nómina de tiempo extraordinario

Crea y genera nómina de tiempo extraordinario. Folia nómina. Crea y genera los respectivos SIGES. Traslada para firma.


Recibe nómina de tiempo extraordinario. Firma. Solicita firma de Director (a) de Recursos Humanos. Devuelve.


Recibe nómina firmada por Jefe de Nómina y Director (a) de Recursos Humanos.

Traslada nómina y documentos de soporte para visa.


Recibe nómina y documentos de soporte. Revisa individualmente cada registro operado en Sistema

Delta –control de horas extras- contra el reporte de horas extra resumido. Si detecta alguna operatoria incorrecta, solicita que se

corrija y vuelva a generar reportes, cierre mensual de horas extra y nómina.

Si todo está correcto, genera cierre de nómina y remite a Dirección de Recursos Humanos/Nóminas.


Recibe nómina debidamente firmada y documentos de soporte.

Traslada para firma de autorización.





Recibe nómina firmada. Genera del sistema archivos electrónicos de acreditamiento y

boletas de pago.


Elabora conocimiento. Traslada a Dirección Financiera la nómina completa, archivos

electrónicos de acreditamiento y boletas de pago para el trámite correspondiente.

Traslada a encargado de horas extras documentos de soporte para ser archivados.

13 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) de tiempo extraordinario

Recibe documentación de soporte para pago de hora extraordinaria.

Archiva.

FIN DEL PROCESO




2/2

UNIDAD DE

BASE DE DATOS

ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTESJUNTA DIRECTIVA

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DE

CONTRATOS 029

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

1

· RECIBE NÓMINA Y

EXPEDIENTES

COMPLETOS.

· REVISA.

DRH/dnyc-20

TODO CORRECTO?

· FIRMA.

· DEVUELVE PARA TRÁMITE

DE PAGO.

SI

2

3

· RECIBE NÓMINA

COMPLETA, ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS DE

ACREDITAMEITNOS,

BOLETAS DE PAGO,

BOLETAS DE ISR Y

EXPEDIENTES ORIGINALES

(FACTURAS, INFORMES Y

ANEXOS) PARA TRÁMITES

DE PAGO.


FIN

3

· RECIBE EXPEDIENTES.

· ELABORA LISTA PARA


DIRECTIVA A TRAVÉS DE

DURECCIÓN GENERAL.

· TRASLADA FOTOCOPIA DE

CONTRATOS Y

EXPEDIENTES

COMPLETOS A

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES.

· RECIBE LISTA DE

CONTRATOS 029.

· REVISA Y APRUEBA A

TRAVÉS DE PUNTO DE

ACTA.


GENERAL.

5

4

· RECIBE PUNTO DE ACTA

DE APROBACIÓN DE

JUNTA DIRECTIVA.

· REMITE A

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES.


CONTRATOS,

EXPEDIENTES Y


DIRECTIVA.

· ENVIA INFORMACIÓN A

CONTRALORÍA GENERAL

DE CUENTAS.

· TRASLADA FOTOCOPIA DE

CONTRATOS Y

EXPEDIENTES A BASE DE

DATOS.


EXPEDIENTES.


· INGRESA DATOS

PERSONALES DEL

CONTRATADO.

· DEVUELVE.

· RECIBE Y ARCHIVA.

FIN

6

7



NÓMINAS LABORALES TRÁMITES DEL IGSS


Procedimientos que facilitan a los empleados la obtención de los servicios y trámites

respectivos que garanticen el goce de los servicios del Instituto Guatemalteco de

Seguridad Social (IGSS).


Reducir el tiempo de emisión y entrega de documentos solicitados.

Garantizar el goce por derecho de los trabajadores.

Brindar atención y asesoría de todo lo correspondiente al seguro social.


Verificar que toda la información sea correcta y actualizada.

Las solicitudes se harán personalmente, en caso que lo amerite, se podrá realizar por

medio de una tercera persona, en forma escrita.

Deberá presentar el formulario con anticipación, adjuntando la información requerida

para su trámite.

El tiempo de emisión y entrega de documentos, dependerá del caso.




Procedimiento Trámites del IGSS. DRH/dnyc-21

Pasos a seguir


1 Trabajador Se presenta a la Dirección de Recursos Humanos por las razones siguientes:

4. Solicitud de período de lactancia, entrega informe de alta extendida por el IGSS.

5. Solicitud de certificado de trabajo, entrega boleta de pago reciente.


1. Por solicitud de período de lactancia, recibe solicitud de la trabajadora en la que especifica el horario que tomará y el informe de alta extendida por el IGSS. Traslada a Secretaria de Despacho para autorización.

2. Por certificado de trabajo, recibe boleta de pago reciente en la que se indica la fecha con la que se debe emitir y el motivo (enfermedad, accidente, maternidad entre otros). Traslada a Encargado (a) de IGSS.

3 Dirección de Recursos Humanos/ Secretaria

Recibe solicitud de período de lactancia e informe de alta extendida por el IGSS.

Traslada para autorización.


Recibe solicitud de período de lactancia e informe de alta. Firma autorización. Devuelve.


Recibe solicitud de período de lactancia e informe de alta. Traslada a Encargado (a) de IGSS.

6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Encargado (a) del IGSS

Recibe documentos, según el caso. 1. Por lactancia materna, recibe solicitud e informe de alta

(Observar literal l) artículo 23 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo). Redacta nota de autorización, a partir del día siguiente en

que vencieron los cuarenta cinco días de descanso postnatal.

Solicita Visto Bueno de Director (a) de Recursos Humanos. Remite a recepción original y copia.


2. Por certificado de trabajo, revisa, verifica. Genera certificado en sistema e imprime en formato

autorizado. Firma y sella.

Remite a recepción original y copias.


2. Recibe nota de autorización para período de lactancia materna para Visto Bueno de Director (a). Traslada.


Recibe nota de autorización para período de lactancia. Firma con Visto Bueno. Devuelve.


Recibe nota de autorización para período de lactancia con firma de Visto Bueno.

Traslada.


Recibe nota con Visto Bueno de Director (a) de Recursos Humanos.

Traslada a recepción original y copia.




Recibe certificado de trabajo de IGSS o nota de autorización para período de lactancia.

Entrega a trabajador el documento de su interés. 1. En el caso de certificado de trabajo, las copias las distribuye

así: Blanco para el IGSS. Rosado para el trabajador. Celeste para expediente del trabajador.

Traslada copias firmadas.

13 Trabajador Recibe documento de su interés. Firma de recibido. Devuelve.


Recibe documento firmado por trabajador. Traslada copias firmadas.


Recibe copias. Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



TRÁMITES DEL IGSS

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

ENCARGADO (A) DEL

IGSS

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTESTRABAJADOR

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

SECRETARIA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIÓN

DRH/dnyc-21

INICIO

2. POR CERTIFICADO DE

TRABAJO, RECIBE

BOLETA DE PAGO

RECIENTE, INDICANDO

FECHA DE EMISIÓN Y

MOTIVO DE SOLICITUD

(ENFERMEDAD,

ACCIDENTE,

MATERNIDAD, ENTRE

OTROS.

· TRASLADA A

ENCARGADO (A) DEL

IGSS.


PERÍODO DE LACTANCIA

E INFORME DE ALTA

EXTENDIDA POR EL

IGSS.

· TRASLADA.

FIN

1. POR PERÍODO DE

LACTANCIA, RECIBE

SOLICITUD DE

TRABAJADORA EN LA

QUE ESPECIFICA EL

HORARIO QUE TOMARÁ

E INFORME DE ALTA DEL

IGSS.

· TRASLADA PARA

AUTORIZACIÓN.

· RECIBE NOTA DE

AUTORIZACIÓN PARA


MATERNA PARA Vo. Bo.

DE DIRECTOR (A).

· TRASLADA.

SE PRESENTA A

DIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS POR:

1. SOLICITUD DE PERÍODO

DE LACTANCIA.

2. SOLICITUD DE

CERTIFICADO DE

TRABAJO.

· ENTREGA

DOCUMENTACIÓN

RESPECTIVA.



E INFORME DE ALTA.

· FIRMA AUTORIZACIÓN.

· DEVUELVE.



E INFORME DE ALTA.

· TRASLADA.

· RECIBE NOTA DE

AUTORIZACIÓN PARA

PERÍODO DE LACTANCIA.

· FIRMA CON Vo. Bo.

· DEVUELVE.

· RECIBE NOTA FIRMADA.

· TRASLADA

1

· RECIBE NOTA DE

AUTORIZACIÓN PARA

PERÍODO DE LACTANCIA.

· ENTREGA A

TRABAJADORA.

· RECIBE CERTIFICADO DE

TRABAJO Y DISTRIBUYE

COPIAS ASÍ:

· BLANCO PARA IGSS.

· ROSADO PARA

TRABAJADOR.

· CELESTE PARA

EXPEDIENTE DE

TRABAJADOR.

· RECIBE DOCUMENTO DE

SU INTERÉS.

· FIRMA COPIA.

· DEVUELVE.

· RECIBE COPIA FIRMADA.

· TRASLADA COPIAS

FIRMADAS.

· POR CERTIFICADO DE

TRABAJO, REVISA,

VERIFICA.

· GENERA CERTIFICADO

EN SISTEMA E IMPRIME

EN FORMATO

AUTORIZADO.

· FIRMA SELLA.

· REMITE A RECEPCIÓN

ORIGINAL Y COPIAS.

· POR PERÍODO DE

LACTANCIA MATERNA,

RECIBE SOLICITUD E

INFORME DE ALTA.

· REDACTA NOTA DE

AUTORIZACIÓN, SEGÚN

LITERAL L) ART. 23 DE

LEY DE SERVICIO CIVIL

DEL ORGANISMO

LEGISLATIVO).

· SOLICITA Vo. Bo. A

DIRECTOR (A) DE

RECURSOS HUMANOS.

1

· RECIBE NOTA CON Vo.

Bo. DE DIRECTOR (A) DE

RECURSOS HUMANOS.

· TRASLADA A RECEPCIÓN

ORIGINAL Y COPIA.

· RECIBE.

· ARCHIVA.



PERÍODO DE VACACIONES


Procedimiento que ejecuta el encargado de vacaciones quien organiza, planifica y

controla el cumplimiento de las vacaciones a que tiene derecho el trabajador, que

esté en los renglones presupuestarios 011 y 022 del Organismo Legislativo.

2. Objetivos de los Procedimientos:

Planificar anualmente las vacaciones.

Dar cumplimiento a lo establecido en la ley de la materia.

Verificar que el personal goce su período de vacaciones.

3. Normas de los Procedimientos:

Llenar el formulario de solicitud de vacaciones, con 48 horas de anticipación.

Presentar el formulario debidamente completado con la información requerida y con

el visto bueno del jefe inmediato.

Interrumpir o suspender el período vacacional solamente por causa justificada.

Avisar el retorno a las labores.




Procedimiento Período vacacional. DRH/uv-22

Pasos a seguir


1 Encargado de Vacaciones A mediados de año, elabora el cuadro de programación de vacaciones completas.

Traslada.

2 Dirección General Recibe cuadro de programación de vacaciones. Aprueba cuadro. Traslada.

3 Encargado de Vacaciones Elabora notas dirigidas a Jefes de Bancadas, Presidentes de Comisiones, Directores y Encargados, para que programen las vacaciones de su personal.

Traslada.

4 Jefe Inmediato Llena cuadro de programación de vacaciones de su personal. Firma y sella cuadro. Traslada.

5 Encargado de Vacaciones Registra en base de datos lo solicitado en formulario digitalizado.

Elabora notificación de vacaciones completas del trabajador, informando que, al terminar el período de vacaciones:

1. Se presente a la Dirección de Recursos Humanos a llenar el formulario de regreso de vacaciones.

2. Si por necesidad del servicio se interrumpen las vacaciones, tiene que manifestarlo por escrito con visto bueno del jefe inmediato.

Entrega a trabajador copia para que firme de enterado.

6 Trabajador Recibe nota. Firma de enterado. Devuelve.

7 Encargado de Vacaciones Recibe copia firmada. Remite al archivo personal.


Recibe copia de notificación de vacaciones. Archiva en expediente personal.

9 Trabajador Llena formulario de regreso de vacaciones, indicando: En el caso de haber quedado días pendientes, lo hace saber

en el formulario y lo entrega. En caso contrario, finaliza el procedimiento.

10 Encargado de Vacaciones Recibe formulario. Registra en base de datos de días pendientes. Envía a Administración de Expedientes para archivo personal

de cada trabajador.

FIN DEL PROCESO



PERÍODO VACACIONAL

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES

DIRECCIÓN

GENERALJEFE INMEDIATO TRABAJADOR

ENCARGADO

VACACIONES

DRH/uv-22

INICIO

· A MEDIADOS DE

AÑO, ELABORA

CUADRO DE

PROGRAMACIÓN DE

VACACIONES

COMPLETAS.

· TRASLADA.

· RECIBE CUADRO.

· APRUEBA.

· TRASLADA.

· ELABORA NOTAS

PARA JEFES

INMEDIATOS PARA

PROGRAMAR

VACACIONES DEL

PERSONAL A SU

CARGO.

· TRASLADA.

· LLENA CUADRO DE

PROGRAMACIÓN DE

VACACIONES DE SU

PERSONAL.

· FIRMA Y SELLA

CUADRO.

· TRASLADA.

· REGISTRA LO SOLICI-

TADO EN FORMULARIO

DIGITALIZADO.

· ELABORA

NOTIFICACIÓN PARA

TRABAJADORES DE

VACACIONES

COMPLETAS,

INDICANDO QUE, SI SE

INTERRUMPEN,

NOTIFICARLO POR

ESCRITO.

· ENTREGA CON COPIA

PARA QUE FIRME DE

ENTERADO.

· RECIBE NOTA.

· FIRMA DE

ENTERADO.

· DEVUELVE.

· RECIBE COPIA

FIRMADA.

· REMITE A ARCHIVO

PERSONAL.

· DE REGRESO DE

VACACIONES, LLENA

FORMULARIO,

INDICANDO SI

QUEDAN DÍAS

PENDIENTES.

· EN CASO

CONTRARIO,

FINALIZA EL

PROCEDIMIENTO.

ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.

· RECIBE

FORMULARIO.

· REGISTRA EN BASE

DE DATOS DE DÍAS

PENDIENTES.

· ENVÍA A

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES PARA

ARCHIVO PERSONAL.

ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.

FIN




Procedimiento Días pendientes de vacaciones. DRH/uv-23

Pasos a seguir


1 Trabajador En el transcurso del siguiente año, de los días que quedaron pendientes, solicita permiso a cuenta de vacaciones en original y copia, lo firma y remite a jefe inmediato superior para su autorización.

2 Jefe Inmediato Superior Recibe solicitud de permiso en original y copia y procede así: 1. Si está de acuerdo con la solicitud, firma con visto bueno y

traslada. 2. Si no está de acuerdo, la devuelve al trabajador.

3 Trabajador 1. Si su permiso fue autorizado, sella el formulario y lo remite a la recepción de la Dirección de Recursos Humanos.

2. Si no fue autorizado, lo intentará en oportunidades posteriores.

4 Recepcionista Dirección de Recursos Humanos

Recibe formulario y sella de recibido. Devuelve copia al trabajador y original a Dirección de

Recursos Humanos.


Recibe formulario para permiso a cuenta de vacaciones. Autoriza. Traslada.

6 Encargado de Vacaciones Recaba información en expediente de trabajador: 1. Si proceden los días solicitados, ingresa a base de datos del

sistema de vacaciones para actualizar la información. Elabora nota donde indica al trabajador que han sido autorizados los días solicitados, así como los días pendientes de gozarlos.

2. Si no es procedente, hace la anotación en el original del formulario de solicitud de permiso.

En ambos casos, se traslada a Dirección de Recursos Humanos para la firma.


Recibe nota de autorización de permiso a cuenta de vacaciones ó formulario con anotación de no procedente el permiso solicitado.

En ambos casos firma para notificar al interesado de lo resuelto.

Traslada.

8 Encargado de Vacaciones Recibe nota o formulario firmados. Envía a trabajador para comunicarle lo resuelto.

9 Trabajador Recibe resolución. Firma de enterado. Si fue positiva, deberá informar a Encargado de Vacaciones

al regresar a sus labores.

10 Encargado de Vacaciones Recibe copia firmada. Envía a Administración de Expedientes.


Recibe copia firmada. Archiva en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



DÍAS PENDIENTES DE VACACIONES

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIONISTA

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTESJEFE INMEDIATOTRABAJADOR

DIRECCIÓN

RECURSOS

HUMANOS

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

ENCARGADO

VACACIONES

DRH/uv-23

INICIO

· EN EL TRANSCURSO

DEL SIGUIENTE AÑO,

DE LOS DÍAS QUE

QUEDARON PENDIEN-

TES, SOLICITA PERMI-

SO A CUENTA DE

VACACIONES EN

ORIGINAL Y COPIA.

· FIRMA Y REMITE A

JEFE INMEDIATO.

PERMISO

CONCEDIDO?

· RECIBE FORMULARIO Y

SELLA DE RECIBIDO.

· COPIA DEVUELVE A

TRABAJADOR.

· ORIGINAL A DIRECCIÓN

DE RECURSOS

HUMANOS.

· RECIBE

FORMULARIO PARA

PERMISO A CUENTA

DE VACACIONES..

· AUTORIZA.

· TRASLADA.

PROCEDE

PERMISO?

· RECIBE

FORMULARIO CON

ANOTACIÓN DE NO

PROCEDENTE EL

PERMISO.

· FIRMA.

· TRASLADA.

· RECIBE NOTA DE

AUTORIZACIÓN DE

PERMISO A CUENTA

DE VACACIONES.

· FIRMA,

· TRASLADA.

· RECIBE

RESOLUCIÓN.

· FIRMA DE

ENTERADO.

· SI FUE POSITIVA,

DEBERÁ INFORMAR

A ENCARGADO DE

VACACIONES AL

REGRESAR A SUS

LABORES. · RECIBE COPIA

FIRMADA.

· ENVIA A ADMINISTRA

· CION DE

EXPEDIENTES

ARCHIVO PERSONAL.

FIN

SI

· RECIBE

RESPUESTA

NEGATIVA DE JEFE

INMEDIATO.

· INTENTARÁ EN

OPORTUNIDADES

POSTERIORES.

NO

FIN

NO

SI

· RECIBE NOTA O

FORMULARIO

FIRMADOS.

· ENVÍA A

TRABAJADOR PARA

COMUNICARLE LA

RESOLUCIÓN.

ARCHIVA EN

EXPEDIENTE

PERSONAL.



NÓMINAS Y SALARIOS

PRESTACIONES LABORALES Y SOCIALES

AYUDA POR FALLECIMIENTO


Proceso que permite el pago de ayuda por fallecimiento al trabajador o beneficiario,

cobertura social y económica obtenida mediante el Pacto Colectivo de Condiciones

de Trabajo, artículo 26.

Para el efecto, se requiere de la presentación de documentación que evidencie

legalmente el parentesco y del registro realizado por el mismo trabajador, en

formulario de beneficiarios debidamente autenticado.


Apoyar de manera económica a los deudos en un momento de consternación.

Agilizar el trámite del pago de esta cobertura social, debido al apremio en la

utilización de los recursos.

Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación,

revisión y fiscalización.


Cada trabajador debe actualizar anualmente, durante los meses de enero y febrero,

el formulario de datos personales, para la asignación inmediata de los beneficiarios.

En caso de fallecimiento de beneficiario o trabajador, los sindicatos pueden asesorar

en la presentación del formulario para el pago de ayuda por fallecimiento.




Procedimiento Ayuda por fallecimiento DRH/dnyc-25

Pasos a seguir



Recibe solicitud: a) Del trabajador (puede ser por medio de los Sindicatos), la

que debe acompañar los siguientes documentos: 1. Fotocopia autenticada del Documento Personal de

Identificación (DPI) del fallecido 2. Fotocopia autenticada de la certificación de partida de

nacimiento del trabajador. 3. Fotocopia autenticada de la Certificación de defunción 4. Fotocopia autenticada del Documento de Identificación

Personal (DPI) del trabajador. 5. Fotocopia autenticada de certificación de matrimonio y/o

unión de hecho declarada judicial o notarialmente. b) Del beneficiario en caso de fallecimiento del trabajador, la

que debe acompañar los siguientes documentos: 1. Fotocopia autenticada de la certificación de defunción del

trabajador 2. Fotocopia autenticada del Documento de Identificación

Personal (DPI) del trabajador. 3. Fotocopia autenticada del Documento de Identificación

Personal (DPI) del beneficiario. 4. Fotocopia autenticada de la certificación de matrimonio

y/o unión de hecho declarada judicial o notarialmente. 5. Otros documentos que comprueben el parentesco,

debidamente autenticados por Notario. Traslada a Nóminas y Contratos.

2 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar de Nóminas

Recibe documentación respectiva. Opera en el sistema de nóminas la ayuda por fallecimiento

por valor de Q.2,500.00, de conformidad con el artículo 26 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.

Realiza registro en Sistema de Gestión SIGES para impresión de la Orden de Compra.

Consigna firmas y sellos correspondientes. Procede a foliar el expediente. Traslada a la Dirección de Auditoría Interna para la visa

correspondiente.

3 Dirección de Auditoría Interna/ Recepción

Recibe expediente. Traslada.


Recibe expediente. Genera nombramiento de auditor dentro del Sistema de

Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-. Traslada.

5 Dirección de Auditoría Interna/ Auditor nombrado

Recibe expediente. Evalúa el procedimiento, veracidad y legalidad de la

documentación que acompaña la Orden de Pago. Si todo está correcto, la documentación adjunta al

expediente procede a visar y remite a Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite.

En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve a Dirección de Recursos Humanos para consideración de las recomendaciones respectivas.



6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar de Nóminas

Recibe expediente visado. Traslada a Dirección Financiera para efectuar pago de ayuda

por fallecimiento.

7 Dirección Financiera/ Recibe expediente para efectuar pago de ayuda por

fallecimiento.

FIN DEL PROCESO



AYUDA POR FALLECIMIENTO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA/

AUDITOR

NOMBRADO

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIÓN

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

RECEPCIÓN

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

AUXILIAR DE

NÓMINAS

DRH/dnyc-25

INICIO

FIN

· RECIBE SOLICITUD DEL

TRABAJADOR O DEL

BENEFICIARIO EN CASO

DE FALLECIMIENTO,

ACOMPAÑANDO LA

DOCUMENTACIÓN

DETALLADA EN PASO 1

DE PROCEDIMIENTO.

PROCEDE?

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN

RESPECTIVA.

· OPERA EN EL SISTEMA

DE NÓMINAS LA AYUDA

DE Q.2,500.00.

· REALIZA REGISTRO EN

SIGES PARA IMPRESIÓN

DE ORDEN DE COMPRA.

· CONSIGNA FIRMAS Y

SELLOS.

· PROCEDE A FOLIAR EL

EXPEDIENTE.



· TRASLADA.


· GENERA NOMBRAMIENTO

DE AUDITOR DENTRO

DEL SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

· TRASLADA.


· EVALÚA

PROCEDIMIENTO,

VERACIDAD Y LEGALIDAD

DE LA DOCUMENTACIÓN

QUE ACOMPAÑA LA

ORDEN DE PAGO:


RECHAZO Y CORRIGE.NO


VISADO.


FINANCIERA PARA

EFECTUAR PAGO DE

AYUDA POR

FALLECIMIENTO.

SI


PARA EFECTUAR PAGO

DE AYUDA POR

FALLECIMIENTO.



LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PERSONAL 011


Proceso mediante el cual, el Congreso de la República cumple con la legislación

laboral al proporcionar al trabajador o sus beneficiarios, en caso de terminación de la

relación laboral por motivo de renuncia, destitución o muerte, el pago de las

prestaciones laborales.


Computar conforme normas legales establecidas, indemnización por tiempo de

servicio, ventajas económicas, salario pendiente de pago, vacaciones por retiro,

aguinaldo, bono 14 y bono vacacional.

Agilizar el trámite del pago de las prestaciones laborales.




Se inicia con el proceso de pago de prestaciones laborales desde el momento de la

solicitud del interesado cumpliendo con la presentación de los requisitos previamente

determinados.

Las fotocopias que consten en la documentación presentada, deben estar

autenticadas por Notario.




Procedimiento Liquidación de prestaciones laborales para personal 011. DRH/dnyc-26

Pasos a seguir


1 Ex-Trabajador o Beneficiario Solicita formulario a la Dirección de Recursos Humanos para liquidación de prestaciones laborales.

Llena formulario de solicitud de prestaciones laborales. Entrega formulario, adjuntando la siguiente documentación:

1. Por renuncia, retiro voluntario o destitución del trabajador:

Si es por plan de retiro voluntario, la disposición legal.

2. Por muerte del trabajador, el beneficiario deberá presentar los siguientes documentos, además del formulario: Fotocopia autenticada de la certificación de defunción del

trabajador. Fotocopia autenticada de certificación de partida de

nacimiento del trabajador. Fotocopia autenticada de la certificación de

matrimonio/unión de hecho. Fotocopia autenticada de Documento de Identificación

Personal (DPI) del cónyuge. Fotocopia autenticada del Carné de Identificación

Tributaria (NIT) de beneficiario. Fotocopia autenticada de certificación de partida de

nacimiento de menores de edad. Gafete de identificación del trabajador. En el caso de haber Tutor constituido, deberá presentarse

el documento que acredite la declaratoria de la tutela debidamente inscrita en Renap.

Certificación de la Resolución del Juzgado correspondiente donde se establece el (los) beneficiarios de la indemnización post-mortem, en la que conste que no existen resolución ni notificación pendientes.


Recibe formulario de solicitud de prestaciones laborales con la documentación correspondiente.

Traslada documentación para continuar con trámites.


Recibe formulario con documentación correspondiente. Traslada para elaboración de Acta de entrega de Cargo

(Jefatura de Personal) y operación de liquidación de prestaciones laborales (Departamento de Nóminas y Contratos).

4 Dirección de Recursos Humanos/ Jefatura de Personal

Recibe fotocopia de formulario, y cita al ex trabajador para elaboración del acta correspondiente y firma.

Remite al Departamento de Nóminas y Contratos acta de entrega de cargo y nota de entrega de gafete.


Recibe expediente, acta de entrega de cargo debidamente firmada y sellada y nota de entrega de gafete.

Traslada a Auxiliar.

6 Departamento de Nóminas y Contratos/ Auxiliar

Solicita a Administración de Expedientes certificación

de fotocopias de acta de toma de posesión y certificación de beneficiarios (en caso de prestaciones post-mortem).

Solicita al encargado, constancia de vacaciones

pendientes de gozar de los últimos cinco años.



Solicita al Departamento de Inventarios, certificación de

solvencia de bienes. Solicita a la Dirección Administrativa, constancia,

certificación o acta en donde conste que el trabajador no tiene a su cargo teléfono celular, saldo pendiente de descontar en concepto de uso de celular, tarjeta de parqueo o algún otro bien propiedad del Congreso de la República que tenga que entregar.

Traslada para firmas en solicitudes.


Recibe solicitudes para: Administración de Expedientes, Encargado de Vacaciones, Departamento de Inventarios y Dirección Administrativa.

Firma. Devuelve.


Remite solicitudes y queda en espera de completar expediente.

Transcurridos dos (2) días máximo, recibe respuesta a solicitudes.

Procede a verificar en sistema y opera el proceso de liquidación de prestaciones laborales.

Revisa y genera liquidación. Opera en SIGES. Firma quien lo elabora. Traslada para visa correspondiente.


Recibe expediente completo para liquidación de prestaciones laborales.

Traslada.


Recibe expediente. Genera nombramiento de Auditor dentro del Sistema de




documentación. Si todo está correcto, procede a visar y remite a la

Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite respectivo.

En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve para consideración de las recomendaciones respectivas.


Elabora informe final. Efectúa registro dentro del Sistema de Auditoría

Gubernamental –SAG UDAI-.


En caso de rechazo de expediente, realiza correcciones y remite nuevamente.

En caso afirmativo, recibe visa correspondiente. Traslada para firma de visto bueno.

14 Dirección General Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Autoriza. Devuelve.


Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Traslada expediente a Dirección Financiera con

conocimiento.

16 Dirección Financiera Recibe expediente de liquidación de prestaciones laborales. Firma conocimiento.



17 Dirección Financiera Al efectuar el pago de las prestaciones laborales y obtener el finiquito debidamente firmado por el trabajador o beneficiario, remitirá copia a Dirección de Recursos Humanos para archivo en el expediente del ex trabajador.

FIN DEL PROCESO



LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES PARA PERSONAL 011

1/2

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

JEFATURA DE

PERSONAL

EXTRABAJADOR O

BENEFICIARIO

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIÓN

DRH/dnyc-26

INICIO

· SOLICITA FORMULARIO A

LA DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

PARA LIQUIDACIÓN DE

PRESTACIONES

LABORALES.

· LLENA FORMULARIO.

· ENTREGA FORMULARIO

CON DOCUMENTACIÓN

DETALLADA EN PASO 1

DE PROCEDIMIENTO.

· RECIBE FORMULARIO DE

SOLICITUD DE

PRESTACIONES CON

DOCUMENTACIÓN

CORRESPONDIENTE.

· TRASLADA.


FORMULARIO.

· CITA A EXTRABAJADOR

PARA ELABORACIÓN DEL

ACTA Y FIRMA.

· REMITE A NÓMINAS Y

CONTRATOS ACTA DE

ENTREGA DE CARGO Y

NOTA DE ENTREGA DE

GAFETE.

· RECIBE FORMULARIO

CON DOCUMENTACIÓN

CORRESPONDIENTE.

· TRASLADA PARA

ELABORACIÓN DE ACTA

DE ENTREGA DE CARGO

Y OPERACIÓN DE

LIQUIDACIÓN DE

PRESTACIONES

LABORALES.

2

· RECIBE SOLICITUDES

PARA: ADMINISTRACIÓN

DE EXPEDIENTES,

ENCARGADO DE

VACACIONES,

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS Y

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· RECIBE EXPEDIENTE,

ACTA DE ENTREGA DE

CARGO DEBIDAMENTE

FIRMADA Y SELLADA Y

NOTA DE ENTREGA DE

GAFETE.

· TRASLADA A AUXILIAR.

3

1




2/2

DIRECCIÓN

GENERAL

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

AUDITOR

NOMBRADO

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

AUXILIAR

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

RECEPCIÓN

· SOLICITA CONSTANCIAS

O CERTIFICACIONES A

ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES,

ENCARGADO DE

VACACIONES,

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS Y

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

· TRASLADA PARA FIRMA

EN SOLICITUDES.

DRH/dnyc26

· REMITE SOLICITUDES.

· TRANSCURRIDOS DOS

DÍAS MÁXIMO, RECIBE

RESPUESTA A

SOLICITUDES.

· PROCEDE A VERIFICAR

EN SISTEMA Y OPERA

PROCESO DE

LIQUIDACIÓN.

· REVISA Y GENERAL

LIQUIDACIÓN.

· OPERA EN SIGES.

· FIRMA QUIEN LO

ELABORA.



COMPLETO PARA

LIQUIDACIÓN DE

PRESTACIONES

LABORALES.

· TRASLADA.



DE AUDITOR DENTRO

DEL SISTEMA -SAG UDAI-.

· TRASLADA.


RECHAZO.

· CORRIGE Y

· DEVUELVE.


· EVALÚA EL

PROCEDIMIENTO,


DE LA DOCUMENTACIÓN:

PROCEDE?NO

· RECIBE VISA

RESPECTIVA.


DE VISTO BUENO.

· ELABORA INFORME

FINAL.

· EFECTÚA REGISTRO

DENTRO DEL SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

SI



CON CONOCIMIENTO.



· AL EFECTUAR PAGO Y

OBTENER FINIQUITO,

REMITE COPIA A

RECURSOS HUMANOS

PARA ARCHIVO EN

EXPEDIENTE DEL

EXTRABAJADOR.

FIN

FIN

1

2

3


· AUTORIZA.

· DEVUELVE.



LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES LABORALES

PERSONAL 022


Proceso mediante el cual, el Congreso de la República cumple con la legislación laboral al

proporcionar al trabajador temporal contratado con cargo al renglón presupuestario cero

veintidós (R-022) “Personal por Contrato”, prestaciones de carácter laboral que la ley

otorga, excepto el pago de indemnización por vencimiento del plazo del contrato y que se

solicite cuando el contrato haya sido rescindido antes de la fecha del vencimiento, siempre

que el período de prueba haya concluido.


Computar conforme normas legales establecidas aguinaldo proporcional, bono 14

proporcional y bono vacacional proporcional.

Agilizar el trámite del pago de las prestaciones laborales.

Contar con la documentación de respaldo para los procedimientos de verificación, revisión

y fiscalización.


El proceso inicia con la recepción de la solicitud del pago de prestaciones laborales del ex-

trabajador.




Procedimiento Liquidación de prestaciones laborales para personal 022. DRH/dnyc-27

Pasos a seguir


1 Diputado o Jefe Inmediato Envía solicitud de cancelación de contrato de su subalterno a Dirección General.


Remite a Recursos Humanos la solicitud de cancelación de contrato.

3 Ex -trabajador Solicita a la Dirección de Recursos Humanos, a través de formulario determinado, pago de prestaciones laborales correspondientes.

Entrega solicitud de descuento de saldo bancario en concepto de préstamo (Bantrab y Banrural), con firma autenticada por Notario, si es el caso.


Recibe: Formulario de solicitud de prestaciones laborales, en caso de

destitución. Expediente judicial, en caso de destitución judicial. Documento de Junta Directiva o Comisión Permanente en el

que se autoriza la liquidación de prestaciones laborales, si es orden judicial.


Recibe expediente. Elabora Acta de Entrega de Cargo con fecha exacta de la

terminación de la relación laboral en base a la documentación recibida y solicita devolución de gafete de identificación personal, lo cual se hace constar en la misma.

Firma y sella. Remite al Departamento de Nóminas y Contratos.


Recibe expediente juntamente con acta de entrega de cargo debidamente firmada y sellada.

Traslada a Auxiliar.


Recibe expediente juntamente con acta de entrega de cargo debidamente firmada y sellada. Solicita al Archivo de Recursos Humanos copia de

contrato. Solicita al encargado, constancia de vacaciones

pendientes de gozar. Solicita al Departamento de Inventarios, certificación de

solvencia de bienes. Solicita a la Dirección Administrativa, constancia,

certificación o acta en donde conste que el trabajador no tiene a su cargo teléfono celular, saldo pendiente de descontar en concepto de uso de celular, tarjeta de parqueo o algún otro bien propiedad del Congreso de la República que tenga que entregar.

Traslada para firmas en solicitudes.


Recibe solicitudes para: Encargado de Vacaciones, Departamento de Inventarios y Dirección Administrativa.

Firma. Devuelve.


Remite solicitudes y queda en espera de completar expediente.

Transcurridos dos (2) días máximo, recibe respuesta a



solicitudes. Procede a verificar en sistema y opera el proceso de

liquidación de prestaciones laborales. Revisa y genera liquidación. Opera en SIGES. Firma quien lo elabora. Traslada para visa correspondiente.


Recibe expediente completo para liquidación de prestaciones laborales.

Traslada.


Recibe expediente. Genera nombramiento de Auditor dentro del Sistema de





Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite respectivo.








15 Dirección General Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Firma. Devuelve.


Recibe expediente para liquidación de prestaciones laborales. Traslada expediente a Dirección Financiera con

conocimiento.

17 Dirección Financiera Recibe expediente de liquidación de prestaciones laborales. Firma conocimiento.

18 Dirección Financiera Al efectuar el pago de las prestaciones laborales y obtener el finiquito debidamente firmado por el trabajador, remitirá copia a Dirección de Recursos Humanos para archivo del extrabajador.

FIN DEL PROCESO




1/2

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

JEFATURA DE

PERSONAL

DIPUTADO O JEFE

INMEDIATOEX-TRABAJADOR

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DIRECCIÓN

GENERAL/

DIRECTOR

DRH/dnyc-27

INICIO

· ENVÍA SOLICITUD DE

CANCELACIÓN DE

CONTRATO DE

SUBALTERNO A

DIRECCIÓN GENERAL.· REMITE A RECURSOS

HUMANOS LA SOLICITUD

DE CANCELACIÓN DE

CONTRATO.

· SOLICITA A DIRECCIÓN

DE RECURSOS

HUMANOS, A TRAVÉS DE

FORMULARIO, PAGO DE

PRESTACIONES

LABORALES

CORRESPONDIENTES.

· ENTREGA SOLICITUD DE

DESCUENTO DE SALDO

BANCARIO EN

CONCEPTO DE

PRÉSTAMO (BANTRAB Y

BANRURAL), CON FIRMA

AUTENTICADA POR

NOTARIO, SI ES EL CASO.

· RECIBE:

· FORMULARIO DE

SOLICITUD DE

PRESTACIONES

LABORALES, EN CASO DE

DESTITUCIÓN.

· EXPEDIENTE JUDICIAL, SI

ES EL CASO.

· DOCUMENTO DE JUNTA

DIRECTIVA O COMISIÓN

PERMANENTE, SI ES

ORDEN JUDICIAL.


· ELABORA ACTA DE

ENTREGA DE CARGO

CON FECHA EXACTA DE

LA TERMINACIÓN DE LA

RELACIÓN LABORAL EN

BASE A

DOCUMENTACIÓN

RECIBIDA Y SOLICITA

DEVOLUCIÓN DE GAFETE

DE IDENTIFICACIÓN

PERSONAL.

· FIRMA Y SELLA.

· REMITE.

1

2



PRESTACIONES

LABORALES.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

3




2/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

AUDITOR

NOMBRADO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

RECEPCIÓN

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

AUXILIAR

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE

1


JUNTAMENTE CON ACTA

DE ENTREGA DE CARGO

DEBIDAMENTE FIRMADA

Y SELLADA.

· TRASLADA.


· SOLICITA: COPIA DE

CONTRATO, VACACIONES

PENDIENTES,

CERTIFICACIÓN DE

SOLVENCIA DE BIENES Y

CONSTANCIA,

CERTIFICACIÓN O ACTA

EN DONDE CONSTA QUE

EL TRABAJADOR NO

TIENE A SU CARGO

TELÉFONO CELULAR O

EN CONCEPTO DE USO,

SALDO PENDIENTE DE

PARQUEO O ALGÚN

OTRO BIEN PROPIEDAD

DEL CONGRESO.


EN SOLICITUDES.


PARA: ENCARGADO DE

VACACIONES,

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS Y

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· REMITE SOLICITUDES.

· TRANSCURRIDOS DOS

DÍAS MÁXIMO, RECIBE

RESPUESTA A

SOLICITUDES Y

PROCEDE:

· VERIFICA EN SISTEMA Y

OPERA PROCESO DE

LIQUIDACIÓN DE

PRESTACIONES

LABORALES.

· REVISA Y GENERA

LIQUIDACIÓN.

· OPERA EN SIGES.

· FIRMA QUIEN LO

ELABORA.



· TRASLADA.



DE AUDITOR DENTRO

DEL SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

· TRASLADA.


· EVALÚA

PROCEDIMIENTO,


DE DOCUMENTACIÓN:

PROCEDE?· RECIBE INFORME DE


· RECIBE VISA

CORRESPONDIENTE.


DE VISTO BUENO.

SI

· ELABORA INFORME

FINAL.



AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

FIN

2

3



CON CONOCIMIENTO.

DRH/dnyc-27



· AL EFECTUAR EL PAGO Y

OBTENER EL FINIQUITO,

REMITIRÁ COPIA A

RECURSOS HUMANOS

PARA ARCHIVO DE EX-

TRABAJADOR.

FIN



NÓMINA DE PAGO POR COMPLEMENTO A SUBSIDIOS DEL IGSS


Proceso mediante el cual, se le reconoce al trabajador del Congreso de la República

licencia con goce de salario por enfermedad y accidente y se le concede sobre el

subsidio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-, el complemento del

salario que devenga, mientras permanece en suspensión.


Cumplir con un derecho establecido constitucionalmente.

Apoyar al trabajador mientras recupera su estado de salud.




El Congreso de la República recorta el salario del trabajador suspendido por el

Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- después de los treinta días

calendario.




Procedimiento Nómina de pago por complemento a subsidios del IGSS. DRH/ dnyc-28

Pasos a seguir


1 Trabajador Se presenta a la recepción de Recursos Humanos. Entrega:

Boleta de pago del IGSS en la que se determina el período reconocido por el IGSS y la cantidad recibida por motivo de: 1. Enfermedad común o 2. Accidente.


Recibe copia de boleta de pago del IGSS. Traslada para su trámite.


Recibe copia de boleta de pago del IGSS. Margina copia de boleta de pago. Traslada para su trámite.


Recibe boleta de pago del IGSS. Revisa y remite a Auxiliar.


Recibe copia de boleta de pago del IGSS y procede: Verifica el sueldo del subsidiado por el IGSS. Elabora formulario de cálculo para complementar el salario a

través de sistema interno Delta, mientras está suspendido por el Seguro Social, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 36 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil del Organismo Legislativo.

Realiza registro en Sistema de Gestión SIGES para impresión de la Orden de Compra.

Consigna firmas y sellos correspondientes. Traslada a la Dirección de Auditoría Interna para la visa

correspondiente.


Recibe expediente. Traslada.


Recibe expediente. Genera nombramiento de auditor dentro del Sistema de




documentación que acompaña la Orden de Pago. Si todo está correcto, visa el expediente adjunto y lo

remite a Dirección de Recursos Humanos. En caso contrario, elabora informe de rechazo y devuelve

a Dirección de Recursos Humanos para consideración de las recomendaciones respectivas.


Recibe expediente visado. Traslada a Dirección Financiera para efectuar pago de

complemento a subsidio del IGSS.

FIN DEL PROCESO.



NÓMINA DE PAGO POR COMPLEMENTO A

SUBSIDIOS DEL IGSS

1/2

TRABAJADOR

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

RECEPCIÓN

DRH/dnyc-28

INICIO

· SE PRESENTA A

RECEPCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS Y

ENTREGA:

· BOLETA DE PAGO DEL

IGSS EN LA QUE SE

DETERMINA EL PERÍODO

RECONOCIDO POR EL

IGSS Y LA CANTIDAD

RECIBIDA POR MOTIVO

DE ENFERMEDAD COMÚN

O ACCIDENTE.· RECIBE COPIA DE

BOLETA DE PAGO DEL

IGSS.

· TRASLADA PARA SU

TRÁMITE.· RECIBE COPIA DE

BOLETA DE PAGO DEL

IGSS.

· MARGINA COPIA.

· TRASLADA.

· RECIBE BOLETA DE PAGO

DEL IGSS.

· REVISA Y REMITE A

AUXILIAR.

1



NÓMINA DE PAGO POR COMPLEMENTO A

SUBSIDIOS DEL IGSS

2/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

AUDITOR NOMBRADO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

RECEPCIÓN

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

AUXILIAR

1

DRH/dnyc-28

· RECIBE COPIA DE

BOLETA DE PAGO DEL

IGSS Y PROCEDE:

· VERIFICA SUELDO DE

SUBSIDIADO.

· ELABORA FORMULARIO

DE CÁLCULO PARA

COMPLEMENTAR EL

SALARIO.

· REALIZA REGISTRO EN

SIGES PARA IMPRESIÓN

DE ORDEN DE COMPRA.

· CONSIGNA FIRMAS Y

SELLOS.



· TRASLADA.· RECIBE EXPEDIENTE.


DE AUDITOR DENTRO

DEL SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

· TRASLADA.


· EVALÚA

PROCEDIMIENTO,


DE DOCUMENTACIÓN

QUE ACOMPAÑA ORDEN

DE PAGO:

PROCEDE?· RECIBE INFORME DE



VISADO.


FINANCIERA PARA

EFECTUAR PAGO DE

COMPLEMENTO A

SUBSIDIOS DEL IGGS.

SI

FIN



LIQUIDACIÓN DE SUELDOS DEJADOS DE PERCIBIR POR ORDEN JUDICIAL


Proceso mediante el cual se atiende al requerimiento de orden judicial para reconocer

los sueldos dejados de percibir juntamente con las prestaciones laborales, a los

trabajadores reinstalados.


Acatar una orden judicial.

Normar el procedimiento que permita agilizar el pago correspondiente.




Se inicia con el proceso únicamente al contar con la documentación requerida.




Procedimiento Liquidación de sueldos dejados de percibir. DRH/dnyc-29

Pasos a seguir



Recibe la orden de pago de Dirección General. Remite a Jefatura de Personal.


Elabora el acta de procesos administrativos y traslada al Departamento de Nóminas y Contratos la siguiente documentación: 1. Orden del Juzgado pertinente. 2. Documento de autoridad superior. 3. Acta de procesos administrativos.

3 Departamento de Nóminas y Contratos/

Recibe expediente. Solicita al Departamento de Inventarios, certificación de

solvencia de bienes. Solicita a Dirección Administrativa, constancia, certificación o

acta en donde conste que el trabajador no tiene a su cargo teléfono celular, saldo pendiente de descontar en concepto de uso de celular, tarjeta de parqueo o algún otro bien propiedad del Congreso de la República que tenga que entregar.

Solicita constancia de vacaciones pendientes. Traslada para firmas.


Recibe solicitudes a: Departamento de Inventarios, Dirección Administrativa y Encargado de Vacaciones.

Firma. Devuelve.


Recibe solicitudes firmadas por Jefe del Departamento.


Elabora proyecto de sueldos dejados de percibir que incluye finiquito y prestaciones laborales correspondientes.

Procede a verificar en sistema interno Delta y opera el proceso de liquidación.

Revisa y genera liquidación. Opera en SIGES. Firma. Traslada para visa correspondiente.


Recibe expediente completo para liquidación de sueldos dejados de percibir con sus respectivas prestaciones laborales.

Traslada.


Recibe expediente completo para liquidación de sueldos dejados de percibir con sus respectivas prestaciones laborales.

Genera nombramiento de Auditor dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental –SAG UDAI-.

Traslada.




Dirección de Recursos Humanos para continuar con el trámite de pago.










12 Dirección General Recibe expediente para liquidación de sueldos dejados de percibir.

Firma. Devuelve.


Recibe expediente para liquidación de sueldos dejados de percibir.

Traslada expediente a Dirección Financiera con conocimiento.

14 Dirección Financiera Recibe expediente de liquidación de sueldos dejados de percibir.

Firma conocimiento.


Recibe conocimiento firmado por Dirección Financiera.

16 Dirección Financiera Remite copia de expediente ya pagado a Administración de Expedientes de la Dirección de Recursos Humanos para el archivo en expediente personal.

FIN DEL PROCESO



LIQUIDACIÓN DE SUELDOS DEJADOS DE PERCIBIR

1/2

JEFATURA DE

PERSONAL/

JEFE

DIRECCIÓN DE

RECURSOS

HUMANOS/

DIRECTOR (A)

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

JEFE

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

RECEPCIÓN

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y

CONTRATOS/

AUXILIAR

DRH/dnyc-29

INICIO


· SOLICITA:

CERTIFICACIÓN DE

SOLVENCIA DE BIENES,

CONSTANCIA,

CERTIFICACIÓN O ACTA

EN DONDE CONSTE QUE

EL TRABAJADOR NO

TIENE A SU CARGO

TELÉFONO CELULAR,

SALDO PENDIENTE DE

DESCONTAR EN

CONCEPTO DE USO DE

CELULAR, TARJETA DE

PARQUEO O ALGÚN

OTRO BIEN PROPIEDAD

DEL CONGRESO,

CONSTANCIA DE

VACACIONES

PENDIENTES.

· TRASLADA PARA FIRMAS.

1

· RECIBE SOLICITUDES DE:

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS,

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y

ENCARGADO DE

VACACIONES.

· FIRMA Y DEVUELVE.


FIRMADAS POR JEFE DEL

DEPARTAMENTO.

· ELABORA PROYECTO DE

SUELDOS DEJADOS DE

PERCIBIR QUE INCLUYE

FINIQUITO Y

PRESTACIONES

LABORALES.

· PROCEDE A VERIFICAR

EN SISTEMA INTERNO

DELTA Y OPERA EL

PROCESO DE

LIQUIDACIÓN.

· REVISA Y GENERA

LIQUIDACIÓN.

· OPERA EN SIGES.

· FIRMA.

· TRASLADA PARA VISA

CORRESPONDIENTE.


COMPLETO PARA

LIQUIDACIÓN DE

SUELDOS DEJADOS DE

PERCIBIR CON

PRESTACIONES

LABORALES

RESPECTIVAS.

· TRASLADA.

· RECIBE RESPUESTA:

· SI TIENE

RECOMENDACIONES DE

AUDITORÍA INTERNA,


Y REMITE NUEVAMENTE

A LA DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA,

· SI RECIBE EXPEDIENTE

VISADO, TRASLADA PARA

FIRMA DE VISTO BUENO

A DIRECCIÓN GENERAL.

· RECIBE LA ORDEN DE

PAGO DE DIRECCIÓN

GENERAL.

· REMITE A JEFATURA DE

PERSONAL.

· ELABORA ACTA DE

PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y

TRASLADA A

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS Y CONTRATOS

LA SIGUIENTE

DOCUMENTACIÓN:

· ORDEN DE JUZGADO

PERTINENTE.

· DOCUMENTO DE

AUTORIDAD SUPERIOR.

· ACTA DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS.

2

3 4



SUELDOS DEJADOS DE

PERCIBIR.

· TRASLADA CON

CONOCIMIENTO.

5

· RECIBE CONOCIMIENTO

FIRMADO POR

DIRECCIÓN FINANCIERA.

6

7



LIQUIDACIÓN DE SUELDOS DEJADOS DE PERCIBIR

2/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

AUDITOR NOMBRADO

DIRECCIÓN

FINANCIERADIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

DIRECTOR

1



SUELDOS DEJADOS DE

PERCIBIR.

· FIRMA.

· DEVUELVE.· RECIBE EXPEDIENTE DE

LIQUIDACIÓN DE

SUELDOS DEJADOS DE

PERCIBIR.


· REMITE COPIA DE

EXPEDIENTE YA PAGADO

A ADMINISTRACIÓN DE

EXPEDIENTES PARA

ARCHIVO EN

EXPEDIENTE PERSONAL.

FIN

DRH/dnyc-29


COMPLETO PARA

LIQUIDACIÓN DE

SUELDOS DEJADOS DE

PERCIBIR CON

PRESTACIONES

LABORALES

RESPECTIVAS.


DE AUDITOR DENTRO

DEL SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

· TRASLADA.


· EVALÚA

PROCEDIMIENTO,


DE LA DOCUMENTACIÓN:

PROCEDE?

· ELABORA INFORME

FINAL.



AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL -SAG

UDAI-.

2

FIN

3

4

5

6

7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS … · Procedimiento Pedidos de Compra 8 Flujograma 10...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS … · Procedimiento Pedidos de Compra 8 Flujograma 10...