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• INSTRUCTIVO PARA LA GESTION y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONESOFICIALES

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGARREPUBLlCA DE COLOMBIA

Código: SERVAP-IT-002-JOLA-V01 Rice a oartir de: 12/12/2014 Páo. 1 de 16

TABLA DE CONTENIDO

PáO.1. OBJETIVO 22. ALCANCE 23. GLOSARIO 24. GESTiÓN Y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES 45 REGISTROS 166. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 167. NORMATIVIDAD 16

ELABORADO POR:AS08 GEIDY BIVIANAARROYO REYESCARGO:AUXILIAR DE ARCHIVOFECHA: 12/12/20 4FIRMAr.

t.:J12.

REVISADO POR:S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA

CARGO:JEFE ARCHIVO CENTRAL CARMAFECHA: 12/12/2014FIR

ESPINOSA

$ INSTRUCTIVO PARA LA GESTION y TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES.. -" OFICIALES


Código: SERVAP- Pág. 2 de 16IT-002-JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014

1. OBJETIVO

Ayudar con la misión de la Armada Nacional por intermedio de las Unidades deCorrespondencia, de manera centralizada y normalizada con los servicios de recepción,distribución y trámite de las comunicaciones oficiales mediante la correcta producción, registro yoportuna distribución de los documentos recibidos y producidos, de tal manera que contribuya aldesarrollo del Programa de Gestión Documental del Ministerio de Defensa Nacional eintegrándolo a los procesos que se llevaran a cabo en todo el Ciclo Vital del Documento.

2. ALCANCE

Abarca la recepción, radicación, trámite y distribución, de las Comunicaciones Oficiales, queson envidas y recibidas, al interior de la Institución, en cumplimiento o desarrollo de una funciónlegamente asignada, desde el mismo momento de su ingreso hasta cuando quede dispuestapara ser archivada.

3. GLOSARIO

~ Casillero: Mueble que consta de diversas filas de divisiones o partes huecas, sincajones ni cierres, para tener clasificados documentos u objetos.

~ Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cualse identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

~ Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo delas funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medioutilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso deltérmino "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de"comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo

/ General de la Nación.

(~ Correspondencia: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de lasfunciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medioutilizado.

~ Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentoslleguen a su destinatario.

~ Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

~ Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida,almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos mediosdurante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de susactividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivisticos.

~ Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejerciciode su cargo o con su intervención.

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INSTRUCTIVO PARA LA GESTION y TRAMITE DE LASCOMUNICACIONES OFICIALES

ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-

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Proceso: SERVICIOS DE APOYO

Rige a partir de: 12/12/2014

Autoridad: AYGAR

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;.. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan unnúmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha yhora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos devencimiento que establezca la ley.

;.. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución deberealizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

;.. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan ensus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas orecibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre ocódigo de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable deltrámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

;.. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta elcumplimiento de su función administrativa.

;.. Unidades de Correspondencia: Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada losservicios de recepción, radicación, trámite y distribución de todas las Comunicaciones oficiales, de talmanera que contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental.



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4. GESTiÓN Y TRÁMITE



Autoridad: AYGAR

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Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas lasactuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consultade los documentos, el control y seguimiento a los tramites que surte el documento hasta la resolución de losasuntos.

GESTiÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto defacilitar su utilización y conservación.

Propósitos de la gestión de documentos:

• gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseño de un programa deatención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atenciónen los archivos históricos;

• proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la institución, supersonal y sus clientes o usuarios;

• lograr documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer las necesidades legales;• gestionar los documentos como recursos documentales;• fomentar la eficiencia y la economía mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien

concebidas.

La Gestión de Documentos nace en las Unidades de Correspondencia, que es donde inicia el flujo de losdocumentos de manera centralizada y normalizada, con los servicios de recepción, radicación y distribucióncontribuyendo al desarrollo y puesta en marcha del Programa de Gestión Documental. Regulado por el Decreto2609 del 14 de diciembre de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente losartículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental paratodas las entidades del estado" y el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. "Por el cual se establecen pautaspara la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplenfunciones públicas.

Entre ellas podemos identificar:

RECEPCION DE DOCUMENTOS

La recepción de documentos, es una función continua que se desarrolla constantemente en la institución y es devital importancia para la admisión de documentos, tanto de entrada como de salida, remitidos por una personanatural o jurídica. Dicha recepción puede ser por correo o entrega personalizada, se realizara únicamente por lasUnidades de Correspondencia. Este punto incluye algunas tareas tales como:

• El funcionario encargado de la recepción documental debe controlar la admisión de los documentosremitidos por una persona natural o juridica, verificando que estén completos, que correspondan a loanunciado y que sean competencia de la Armada Nacional, para efectos de su radicación y registro conel propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En el caso de comunicaciones oficiales como,Tutelas, ylo Derechos de Petición a título de la Dirección de Prestaciones Sociales, Dirección deSanidad, Dirección de Abastecimiento; etc., u otras oficinas que no estén dentro del complejo CAN, sele informara al peticionario que la comunicación se le recibirá, pero dándole la opción de poder radicarladirectamente a la Dirección o Jefatura competente, con el fin de realizar trámites innecesarios queobstaculicen el tiempo de respuesta.



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Horario de Atención al Público

Las Unidades de Correspondencia, informaran el horario de atención al público. Debe ser flexible,preferiblemente en jornada continua; es importante que los horarios de servicios se encuentren en lugaresvisibles, de fácil y rápido acceso.

• Se recuerda que para el término legal de la respuesta al interesado, cuenta la fecha en la que eldocumento fue recibido en la Unidad de Correspondencia, por tal motivo "Se recuerda a losfuncionarios encargados de recepcionar las Comunicaciones Oficiales, tanto internas comoexternas, en las Unidades de Correspondencia que antes de radicar un documento deben leerexhaustivamente la comunicación. Esto, con el fin de evitar direccionarlo a una oficina que no sea laencargada de darle respuesta al peticionario.

• Para el caso de evitar demora en el recorrido del documento se recuerda que los departamentos ylooficinas deben contar con estafetas, cuya función será realizar dos veces al día el recorrido a la Unidadde Correspondencia con el fin de recepcionar la documentación que sea de su competencia.

Medios de recepción:

Recepción de Documentos por Fax

En lo que respecta a la recepción de documentos por fax se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idénticos, si el documento estácortado o si diferentes consecutivos pertenecen a un mismo radicado.

• El personal de radicación debe unir las imágenes cuando pertenezcan a un mismo documentoverificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la entidad, si esto ocurre se eliminará el fax delsistema y se anotará el radicado que le fue asignado anteriormente al documento.

• El funcionario radicará los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado generado por el sistema y elidentificador correspondiente. para remitirla a la dependencia respectiva según la directriz dedistribución, mientras que su registro se realizará de forma similar a la radicación por la Unidad deCorrespondencia.

Recepción de Mensajes por Correo Electrónico

En lo que respecta a la recepción de mensajes de datos por medio de cuentas de correo electrónico serecomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

•••

La cuenta de correo electrónico institucional (establecida en la Armada Nacional) recibe los mensajesde datos que por este medio envíen usuarios y los considerados como oficiales.Frente a la cuenta de correo electrónico institucional, el funcionario responsable define y justifica losmensajes de datos que deben radicarse.Se considerarán oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo electrónico defuncionarios que sean autorizados para recibir información institucional.


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Oficina Virtual de Atención al Ciudadano

La Oficina Virtual de Atención al Ciudadano (OVAC) o Sede Electrónica, es un servicio electrónico disponible enla página web de la Armada Nacional, que facilita al personal encargado de atender los trámites in-situ de unciudadano.

Unifica varios servicios y trámites institucionales en uno, para llevar a cabo una correcta atención al ciudadano.Entre sus funcionalidades más destacadas se encuentran:

• Recuperar toda la información asociada a un ciudadano a partir de los datos de identificación.• Obtener información asociada a un trámite, permitiendo entregar al ciudadano toda la documentación

necesaria para iniciar una nueva solicitud o diligenciamiento administrativo.• Asistente de trámite, a través de un sistema de paso a paso, el usuario solicitará la información que

necesite el ciudadano, hasta completar la solicitud.• Rectificar la documentación requerida a una solicitud o expediente ya abierto.• Recuperar cualquier tipo de documentación entregada o recibida por un ciudadano a través del

identificador único de documento o radicado.

La unidad de correspondencia a través del SGDEA asignara el consecutivo de entrada y el identificador que lecorresponda al mensaje de datos.

Términos de ley para las Comunicaciones Oficiales:

_ Prioridad o Tipo: Tutela de ocho (8), veinticuatro (24) y cuarenta y ocho (48) horas.- Petición o Derecho de Petición: de diez (10) dias hábiles.- Requerimiento: según lo solicitado.

Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable de su contenido, seconsiderará anónima y será registrada en el sistema con la mayor información disponible para remitir a la oficinade su competencia, quien determinará las acciones a seguir.

Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir los siguientes pasos:

Selección

Consiste en clasificar aquellas comunicaciones que llegan a título personal u otras que por su grado declasificación no se deban abrir, de las comunicaciones oficiales recibidas que se pueden abrir, teniendo encuenta su contenido, para dar continuidad al trámite correspondiente:

• Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al destinatario y si al abrirlo resulta seruna comunicación oficial, debe devolverse para su registro.

• La documentación con niveles de clasificación y/o reserva legal se registra, pero no se abre y se siguenlas normas del Manual de Contrainteligencia MACI.

• A documentos como tutelas, peticiones, acciones de cumplimiento, solicitudes del Congreso y derechosde petición e información, se les debe dar prioridad en la radicación y digitalización por sus tiempos derespuesta, siempre y cuando vayan dirigidas a oficinas que se encuentren en el complejo militar CAN.

• A los títulos valores que lleguen sin oficio remisorio, se les elabora un documento donde se relacione sunúmero, ya que éste no puede alterarse con sticker ni anotaciones.

• No se reciben CD, planos o casetes, sin oficio remisorio. Aquellas comunicaciones oficiales paradescuentos de nóminas serán radicados teniendo en cuenta los procedimientos y políticas impartidaspor la oficina encargada de dicho trámite, en este caso aplica a la División de Nominas.

• La correspondencia particular, como folletos, publicaciones, periódicos y material bibliográfico que nohaga parte de una suscripción institucional, no dará lugar a trámite, por lo que no debe radicarse.



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Apertura



Autoridad: AYGAR

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Con~iste .~n abrir los sobr~s y efe~tuar una nueva selección a fin de separar las comunicaciones que tienec1aslfi~aclon de precedencia, segundad y rutina, comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntosenunciados:

••••

•

Se verifica que la planilla oguia corresponda a los documentos que contiene la valija o el sobre .En caso de que falte algún documento relacionado, se recibe, se deja constancia del faltante y se dainmediato aviso al jefe de la dependencia, quien debe tomar la acción correspondiente.La documentación con clasificación de precedencia debe pasar a registro antes de la rutina, dandoprelación al trámite.La documentación con nivel de clasificación y/o reserva legal pasa al oficial custodio encargada de sutrámite, en este caso dicha documentación se debe remitir por valija a las secciones sextas o quienhagas sus veces, quien son los encargados del trámite de dichas comunicaciones oficiales, el cual serige por el Manual de Contrainteligencia.La documentación rutinaria continúa su trámite normal.

Registro

Entiéndase por registro el procedimiento mediante el cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales oautomatizados de correspondencia, todas las comunicaciones oficiales que son producidas o recibidas por. unaentidad, persona natural o jurídica, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o DestinatariaNombre o código de la (s) Dependencias (s) Competente (s),Numero de Radicación y Número de la Comunicación Oficial,Nombre del Funcionario Responsable del Trámite,Anexos y Tiempo de Respuesta (Si lo amerita), entre otros.

RADICACiÓN DE DOCUMENTOSEs el procedimiento por medio del cual, la entidad asignara un número consecutivo, a las comunicacionesrecibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre del funcionario queradica el documento con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento queestablezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del dia siguiente de radicado el documento.

Una vez asignado el número de radicado se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El rotulo, sello o manuscrito, se debe estampar en la parte superior derecha de la cara principal deldocumento, tanto en el original como en la copia del usuario, sin dañar el contenido del mismo. Si seanexan CD, planos, etc., se les colocará un identificador con el mismo número del radicado deldocumento al cual pertenecen.

• El tamaño de la etiqueta o stiker de radicado será 2 cm de alto x 8 cm de ancho, el cual será generadopor el software implementado en la entidad y se ubicará en la parte superior derecha del documento.

• En caso de contar con un sello radicador este debe tener las mismas dimensiones y características delrotulo antes mencionadas.

• Previo a la radicación, el funcionario encargado debe consultar los datos identificadores (cédula deciudadanía, Nit, oficio, remitente, asunto y entidad), para determinar si el documento ya fue recibido porotro medio y es idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el mismoidentificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la anotación "copia" manualmente conla firma de la persona que lo revisa. Si la cantidad de folios anexos no coincide, se deja la anotación queel número de folios mencionados en el oficio no corresponde y se radica el documento estableciendouna relación en el sistema con el documento anterior.

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EJEMPLO:

Sistema Manual



Sistema Automatizado

Autoridad: AYGAR

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(UNIDAD)FECl:1A I HOf'A I No. RADICADO

Recibido por:Grado,. No-mb"ey Firma

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DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Las Unidades de Correspondencia garantizarán la celeridad en la entrega de la Comunicaciones Oficiales tantointernas con destino externo como externas con destino interno; para lo cual contará con el apoyo de las oficinas,quienes se encargaran de enviar a un funcionario responsable de hacer el recorrido por lo menos dos (02) vecesal dia para recoger las comunicaciones que sean competencia de la oficina, las cuales pueden ser producto del

cumplimiento de una función o tarea en desarrollo, se deberá establecer un control que permita su adecuadoseguimiento.

Dicho procedimiento inicia con la recepción de las Comunicaciones Oficiales y termina con la revisión de lasPlanillas, con el fin de ser archivadas de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Estafunción nos permite controlar de una manera oportuna el trámite de las Comunicaciones Oficiales.

Nota: Las Comunicaciones Oficiales recibidas, tanto interl1as como externas que permanezcan en la Unidad derr~~PQtlgenciapOrmáadeun q(iJ, d~P4~de-~u t~~¡$tro'1~gjCá~(lOenel'$i$t~~:$er~ re~adas afJef~de Ge$t¡~n

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Distribución de Comunicaciones Oficiales ExternasUna vez clasificada, registrada y direccionada la documentación se procede a ubicar en el casillero, con el finque las dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar con el trámite correspondiente.

El funcionario o responsable de la dependencia que reciba el documento, debe realizar una nueva selección paraseparar:

_ La documentación que por su trascendencia requiere ser conocida por el superior._ La documentación que por su propia importancia no requiera llegar a conocimiento del superior en forma directay deba ser remitida para trámite a un grupo interno de trabajo o a una dependencia subalterna.

En caso que la dependencia a la cual se le haya radicado la comunicación oficial, no sea competente para suresolución, no podrá devolverla, ni negarse a recibirla, sin pe~uicio que en forma inmediata proceda a dartraslado del mismo al competente, informando de dicho trámite al peticionario, de conformidad con la "Ley 1437de 2011, Artículo 21 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Misma forma se tendrá nuevamente, como referente, el Decreto 01 de 1984, de conformidad con la Sentencia C-818 de 2011. Donde se declara INEXEQUIBLE el anterior artículo del Código de Procedimiento Administrativo yde lo Contencioso Administrativo, al no ser procedente que una ley Ordinaria haga derogatorio un artículo de unaley Estatuaria, con lo dispuesto en los Art. 152 Y 153 de la Constitución Política de Colombia. Sobre leyesestatutarias y su trámite especial, que tiene por objeto una estabilidad legal mayor que los demás tipos de leyes.

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COMUNICACIONES OFICIALES


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Planilla de Distribución

Para la distribución física de las Comunicaciones Oficiales se deben implementar las planillas, las cuales segeneraran diariamente y serán firmadas por el funcionario responsable de recibir las comunicaciones oficiales encada una de las dependencias, para el caso que aplique.

Esto nos permite certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes, con el finde disponer un total seguimiento a los tiempos de respuesta de la comunicación. .

Los originales de las planillas de registro de las comunicaciones se archivaran de acuerdo al procedimiento deorganización y su conservación se hará conforme a lo establecido en la Tabla de Retención Documental de laoficina.

Distribución de Comunicaciones Oficiales InternasLas Unidades de Correspondencia, deben contar con un Sistema Manual o Automatizado que faciliten ladistribución de los documentos al interior de la entidad, debe estar sujeto a los siguientes medios:

• Que desde el mismo momento en que el documento es aprobado, este disponible para el usuario al queva dirigido.

• Que la distribución del documento quede registrado en el formato de entrega de planilla deComunicaciones Oficiales Internas. (Ver Formato Planilla entrega de Comunicaciones OficialesEnviadas Internas-Externas)

Distribución de Documentos a través de Correo ElectrónicoLas comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el siguiente mensaje:

"La información contenida en esta comunicación es confidencial y solo puede ser utilizada por la persona naturalo juridica a la cual está dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier retención, difusión, distribución ocopia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por la ley. Si por error recibe este mensaje, favorreenviar y borrarlo inmediatamente".

Pautas para la Distribución de Documentos por via virtual y electrónica

La práctica de las notificaciones y entregas por vía virtual y electrónica se debe realizar de la siguiente manera:

./' A través de la unidad de recepción de las comunicaciones oficiales registradas, capturadas en formadigital y electrónica, la oficina envia el fichero o grupo de documentos capturados, a los funcionarios ousuarios a los cuales se seleccionaran y que sea de notificar .

./' En este proceso se envía un aviso de notificación de carácter informativo, mediante correo electrónico,que comunica al interesado la existencia de una notificación dirigida al mismo, así como los documentoscapturados para acceder, visualizarlos y dar comienzo al trámite .

./' Las notificaciones se cifran con los certificados públicos para los destinatarios, esto con el fin de quesolo estos puedan visualizarlos y se almacenen en los buzones o bandejas de recepción de cada unode los funcionarios destinatarios .

./' El aviso de notificación contendrá los datos que permiten la identificación de la notificación junto con lainformación de los días naturales que dispone para dar respuesta .

./' Los destinatarios para acceder a las notificaciones recibidas, deben autenticarse en la plataforma. Unavez autenticado tendrá acceso a la lista de notificaciones recibidas sin abrir, indicándole para cada unade ellas los datos más relevantes que permitan identificar la notificación.



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Respuesta del interesado:



Autoridad: AYGAR

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./ Corresponde a las acciones de notificación electrónica que la Armada Nacional realiza para dar aconocer a un usuario el contenido o existencia de un documento o información de su interés.

En este momento se envía un aviso a la oficina que se desea notificar, indicando la aceptación o rechazo deldestinatario.

Nota: Entiéndase la notificación como un instrumento jurídico, que formaliza una comunicación propia e individualizada,

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Distribución de Documentos Enviados

La distribución contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a sudestinatario, dicha distribución se podrá hacer de forma personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,apartado aéreo, tramite en línea, pagina Web entre otros.Dentro de aquellas actividades se encuentran:

Control del cumplimiento de requisitos del contenidoLas Unidades de Correspondencia, implementaran controles manuales o automatizados que permitan certificar larecepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta(control plazos) para el seguimiento a los tiempos perentorios de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Métodos de empaque y embalaje

Para cumplir con este procedimiento se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Precisar el tipo de embalaje que se adapte a la forma, naturaleza del contenido y condiciones deltransporte.

• Que cumpla con las normas legales de conservación.

Peso y porteo de documentos

• En cuanto al peso de los documentos, se puede decir, que esta puede ir sujeta a los requerimientos quese realicen dentro del contrato, en el caso de la Unidad de Correspondencia en Bogota, el peso lorealiza la Unidad de Correspóndencia y no 472.

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

• Empresas de Mensajeria: Son los documentos recibidos por medio de terceros tales comoaeromensajeria, correos nacionales e intemacionales.

La Inclusión de documentos impresos debe ir dentro de los sobres carta o manila, los planos en tubos o rollos ymedios magnéticos o análogos en cajas diseñadas para tal fin y/o sobres de manila burbuja.

Cuando se requiera embalaje de paqueteria se deberá hacer con papel kraft, vinipel negro y si se trata de amarrecon cinta falla, si se utilizan cajas serán de cartón corrugado libre de ácido e icopor para protección. Cualquierasea la forma de empaque se deberá hacer la identificación y el rotulado. Sobre Convencional y Sobre CompletoTamaño Oficio. (Ver Formato Modelo Sobre Completo Tamaño Oficio o Sobre Convencional).






Autoridad: AYGAR

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Control y Firma de guías y planillas de entrega

• Para la entrega de las comunicaciones oficiales, se deberá dejar registro de la persona que recibe ladocumentación.

Organización de mensajería con destino externo

• Las comunicaciones oficiales internas con destino externo serán recepcionadas únicamente en laUnidad de Correspondencia, las cuales serán previamente verificadas con el fin de constatar quecumplan con los requisitos para su correcto embalaje.

Registro de control de envío de documentos.

• Para su respectivo envió se procurara que los documentos entregados por las áreas tramitadorascumplan con los requisitos establecidos para cada una de las comunicaciones oficiales de la ArmadaNacional.

CONSTANCIAS DE ENViÓ

Mensajería: planilla y/o copia de recibido.

Empresas de Mensajería: Registro diario de Comunicaciones Oficiales distribuidas por correo, planillasnormalizadas (según la contratada) y copia de guías. (Ver Formato Planilla Entrega de ComunicacionesOficiales Enviadas por Correo Certificado)

Fax: Reporte de envío (se debe fotocopiar el facsimile para conservar la información del reporte), impreso demanera automática por el equipo de fax.

Correo electrónico y Página Web: Reporte de envío desde el sistema electrónico de mensajería.

Valijas: Para las relaciones de envío de los contenidos de las Valijas, se utilizará únicamente las planillas decontrol de documentos enviados establecidas en el presente instructivo.

Control de devoluciones

• Las comunicaciones oficiales que por algún motivo sean devueltas, se recibirán, no sin antes dejar unregistro sobre dicha devolución, dejando constancia sobre el motivo por el cual no pudo ser entregada asu destinatario en la casilla de observaciones de la planilla. Misma forma se requiere que en todadevolución (sobre de manila) se estampille el sello y se registre de manera puntual el motivo de ladevolución.

TRAMITE DE DOCUMENTOS

Se puede decir que tramite, es el recorrido que surte un documento desde su producción hasta su disposiciónfinal, en cumplimiento de una función específica para lograr un bien común.

Aplicando los principios básicos archivísticos de orden de procedencia y orden original, con miras a laconformación de las series documentales, dando origen a los Archivos de Gestión. Su trámite se realizara tantode manera física como virtual. Cada dependencia designará un Gestor Documental, quien se encargará derecibir las comunicaciones oficiales y realizar el reparto de trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jefe deÁrea.






Autoridad: AYGAR

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En este proceso se señalan las actividades de:

Recepción de Solicitud o Trámite

• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite: Las unidades deCorrespondencia, elaboraran las planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitancertificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán deservicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

• Identificación del trámite: La unidad de correspondencia será responsable de recepcionar eldocumento con el fin de que este sea plenamente identificado teniendo en cuenta el asunto al que hacereferencia, para ser direccionado a la oficina competente o al responsable del proceso, con el fin dedarle continuidad al trámite del documento teniendo en cuenta los términos de ley para emitir larespuesta.

• Determinación de competencia, según funciones de las dependencias: La unidad deCorrespondencia o el funcionario responsable de direccionar los documentos, lo hará teniendo encuenta las Tablas de Retención Documental, que hayan sido aprobadas para cada una de lasdependencias, esto permitirá identificar la serie y la oficina encargada de continuar con su respectivotrámite.

• Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta: La Unidad de Correspondencia, conel apoyo de los Gestores Documentales, hará un detallado seguimiento de forma manual oautomatizada a las comunicaciones a fin de que se les dé el correcto trámite, con el fin de evitar lasrespuestas extemporáneas y las excusas por no haber sido conocida a tiempo por la oficinacompetente.

Este primer paso se debe adelantar con fundamento en el Manual de Funciones y el Manual de Procesos yprocedimientos de la Armada Nacional.

Una vez recibida la comunicación debe empezar por identificar el trámite respectivo, confirmar quien tiene lacompetencia para tramitarla, determinar si requiere dar una respuesta, en caso de ser así, debe registrar estanecesidad para que el sistema reporte las alertas respectivas cuando el tiempo de respuesta este próximo avencerse, lo mismo ocurre en cuanto al período de vigencia.

Los documentos que sean tramitados por vía fax, deben tener en cuenta las siguientes apreciaciones:

• Hacer controles que garanticen la recepción o envio de la información y archivar las comunicacionesrecibidas por este medio, en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la consulta ocomprobación.

• Generalmente es utilizado el papel químico para la impresión de los fax, por lo tanto se debe reproducir(fotocopiar) este documento sobre el papel que garantice su permanencia y durabilidad. En lastransferencias al Archivo Central, no se recibirán series que incluyan documentos en papel térmico.

• No se tramitarán fax personales.• Cada oficina debe elaborar un directorio de fax de las instituciones o personas que tienen relación con

los procesos de la oficina, para lograr eficiencia en la comunicación.• Las comunicaciones que no cumplan con los requisitos mínimos establecidos NO serán radicadas y se

devolverán, indicando el motivo de la devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar losprocesos.

Respuesta

El responsable de dar respuesta a la solicitud seguirá el procedimiento establecido en cada caso. Cuando serefiera a solicitud de certificaciones de historias laborales o servicio, se seguirá el procedimiento establecido paratal fin de acuerdo al Decreto 1747 de 2000 "Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en lorelacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales".



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Autoridad: AYGAR

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Análisis de antecedentes y compilación de información: La oficina encargada de emitir la respuesta será laencargada de compilar la información que requiera para dar cumplimiento a la solicitud conforme alprocedimiento y funciones específicas de la unidad administrativa.

TRAMITE DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Con.lo anteriorm~n~eexpuesto podemos concluir que el trámite es una acción, que un usuario (público o privado)realiza en cumplimiento de una función, a través de medios electrónicos, sin que este se presente físicamente,pudiendo así obtener un apropiado registro de lo realizado.

Las principales ventajas que provee el trámite electrónico en lugar del trámite basado en papel son:

• Rapidez. Facilita la salida de los documentos entre quíenes deben trabajar sobre ellos.• Descentralización. Permite que los trámites sean iniciados y procesados desde ubicaciones

geográficas distantes.• Transparencia. Puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado en todo

momento a través de Internet.• Interoperabilidad documental. Permite ser operados entre usuarios sin necesidad de traslado de

papeles.• Localización. Permite su rápida localización y fácil almacenamiento documental, empleando

herramientas informáticas para la búsqueda, almacenamiento y recuperación.• Heterogeneidad documental. pudiendo un trámite electrónico incorporar documentos de procesadores

de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc.• Copias. fieles ilimitadas y rápidas, a partir del original electrónico.• Seguro. El trámite electrónico es más seguro que en papel. No es posible que se extravien páginas o

se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión enpapel a modo de respaldo. Los mecanismos de firma electrónica garantizan no repudio y no alteración.

PROCEDIMIENTO PARA EL DILlGENCIAMIENTO DE LAS PLANILLAS DE REGISTRO Y RADICACION DELAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS E INTERNAS ENVIADAS

La planilla para Registro y Radicación de las Comunicaciones Oficiales Recibidas, aplica para todas aquellas queingresan a la Institución, conocidas como comunicaciones oficiales externas recibidas. Como toda ComunicaciónOficial está conformado por un encabezado, por un encolumnado por una datación y un pie de página. (VerModelo Planilla para Registro y Radicacion de las Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas).

• Encabezado

El encabezado es el espacio destinado para el membrete que incluye la razón social, sigla, logotipo en caso detenerlo o NIT. El tipo de letra del Membrete debe ir en arial1 O.

La planilla, como se genera diariamente debe cumplir con un consecutivo y con el registro de la fecha, el díames y año. Esto nos permite llevar un mejor control de los documentos que se registran diariamente en lasunidades de correspondencia o quien haga sus veces al momento de centralizar los documentos.

• Encolumnado

Es la definición en forma columnar de los datos que servirán de guia al momento de registrar y radicar. unacomunicación oficial para darle continuidad al trámite.No de Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asignara un número consecutivo, a lascomunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o de envío, y nombre delfuncionario que radica el documento con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos devencimiento que establezca la Ley, este numero de radicado lo arroja el sistema, una vez registrada losmetadatos minimos del documento.






Autoridad: AYGAR

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No. Comunicación: Hace referencia a la numeración que se le asigna de manera consecutiva a lascomunicaciones oficiales a través de las Unidades Correspondencia. Este numero de consecutivo, es distinto alnumero de radicación.

Fecha y Hora: Hace referencia a la fecha y hora en que se registra y/o relacionan en la planilla la comunicaciónoficial, para su posterior entrega al destinatario, no a la fecha en que se originó el documento.

Persona o Entidad Remitente: Se debe registrar el nombre completo de la entidad que remite el documento, parael caso de una persona natural se debe registrar el nombre completo, cuando la Comunicación Oficial, noregistre remitente se coloca anónima y se continúa con el trámite.

Dependencia competente: Hace referencia a la dependencia competente de darle respuesta al peticionario, locual se requiere que las Unidades de Correspondencia, cuenten con pleno conocimiento de la estructuraorgánico funcional de la Armada Nacional, con el fin de poder direccionar correctamente y evitar trámitesinnecesarios que obstruyan los tiempos establecidos en términos de ley.

Asunto: Se escribe en un máximo de cuatro palabras la síntesis del tema del documento.

Anexos: Se consigna la cantidad de anexos que vienen adjuntos al documento (este, no se cuenta) que se estáregistrando y radicando.

Folios: Hace referencia al total de folios contando los Anexos y el documento (este, si se cuneta) que se estáregistrando.

Postfirma: Se coloca el nombre y apellido del funcionario (estafeta) encargado de recoger los documentos en laUnidad de Correspondencia, para darle continuidad al trámite en la Jefatura, Dirección y/o Dependencia.

Firma: Se debe colocar de manera clara el nombre y apellido de la persona que firma por ella misma, esta debecoincidir con la información que queda registrada en la columna anterior, la cual asegura o autentica suresponsabilidad a la hora de recepcionar los documentos.

Fecha y Hora: Se debe registrar la fecha y hora de recepción de los documentos por parte del funcionario querecibe las comunicaciones oficiales y anotando en letra clara y legible, el grado nombre y apellidos con sucorrespondiente firma encargado de recoger los documentos de la Jefatura, Dirección y/o Dependencia.

Observaciones: Hace referencia a las novedades presentadas durante el registro y radicación del documento enla Unidad de Correspondencia.

Las Unidades de Correspondencia, deberán implementar la Planilla para entrega de comunicaciones oficialesenviadas (Correo Certificado y/o Postexpress), la cual le permitirá llevar un control detallado, sobre ladocumentación que es entregada por la Institución (Armada Nacional) a la Empresa encargada de velar por laintegridad y custodia de la misma, desde su recepción hasta su destino final "destinatario".

Al igual que las demás planillas, está conformada por un encabezado, por un encolumnado una datación y un piede página. La diferencia está en el encolumnado:

La planilla, como se generará diariamente deberá cumplir con un consecutivo, seguida del nombre de la empresacontratada para tal servicio y con el registro de la fecha, el día mes y año. Esto nos permite llevar un mejorcontrol de los documentos que se registran diariamente en las unidades de correspondencia o quien haga susveces al momento de centralizar los documentos.



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• Encolumnado



Autoridad: AYGAR

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Es la definición, en forma columnar de los datos mlnlmOS, que se registran, al momento de entregar ladocumentación a la empresa encargada de hacer que llegue a su destinatario.

• No. Guía: Hace referencia al número de la guia con la que se entrega la documentación a la empresa,que ha sido contratado para dicho servicio, sirve como referente a la hora de realizar una consulta.

• No. Comunicación: Hace referencia a la numeración que se le asigna de manera consecutiva a lascomunicaciones oficiales a través de las Unidades Correspondencia.

• Dependencia Remitente: Se debe registrar el nombre completo de la dependencia (Jefatura, Díreccióny/o División) que remite el documento.

• Destinatario: Se debe registrar de manera clara y concisa, el sitio de destino a donde va dirigida lacomunicación.

• Dirección: Se debe registrar la dirección de la entidad o sitio a donde va dirigida la comunicación.

• Ciudad: Se debe registrar la ciudad de destino, en la cual está radicada y/o ubicada la entidad y/opersona a la cual va dirigida la comunicación oficial.

• Folios: Se debe registrar el total de folios de la comunicación que se está registrando para su envió,

• Postfirma: Se coloca el nombre y apellido del funcionario de la empresa contratante y/o quien haga susveces para la recepción de las comunicaciones oficiales que serán envidas por este medio de transporte(Correo Certificado y/o Postexpres).

• Firma: Se debe colocar de manera clara el nombre y apellido de la persona que firma por ella misma,esta debe coincidir con la información que queda registrada en la columna anterior, la cual asegura oautentica su responsabilidad a la hora de recepcionar los documentos.

• Fecha y Hora: Se debe registrar la fecha y hora de recepción de los documentos por parte de la personaque ha sido seleccionado por la empresa contratante para tal fin.

• Observaciones: Hace referencia a las novedades presentadas durante la recepción de los documentos,esta información podrá quedar registrada a mano alzada por la persona que esta recepcionado losdocumentos para seguir con el trámite y poder llevarlos a su destino.



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5. REGISTROS



Autoridad: AYGAR

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./ GEDOC-FT-013-AYGAR (PLANILLA PARA REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONESEXTERNAS RECIBIDAS).

./ GEDOC-FT-014-AYGAR (PLANILLA PARA ENTREGA COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADASINTERNAS Y EXTERNAS).

./ GEDOC-FT-015-AYGAR (PLANILLA PARA REGISTRO Y CONTROL DEL CONSECUTIVO DE LASCOMUNICACIONES OFICIALES).

./ GEDOC-FT-019-AYGAR (MODELO SOBRE CONVENCIONAL Y SOBRE TAMAÑO OFICIO).

./ GEDOC-FT-029-AYGAR (MODELO PLANILLA ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALESENVIADAS POR CORREO CERTIFICADO).

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

./ PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTION GENERAL,COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlCIA NACIONAL.

7. NORMATIVIDAD

./ CONSTITUCION POLlTICA

ARTICULOS 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,112,313,212 .

./ LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otrasdisposiciones" .

./ DECRETO 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente losartículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de GestiónDocumental para todas las entidades del Estado".

./ RESOLUCION No: 8614 "Por la cual se adopta el programa de Gestión Documental PGD. " Hacia unSistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo" - SGDEA, para el Sector Defensa.

./ ACUERDO 060 DE 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de lascomunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

./ ACUERDO No. 002 "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación,conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otrasdisposiciones".

REPUBLlCA DE COLOMBIA Código: SERVAP- IT-002-JOLA-V01 … · todas las entidades del estado" y el...

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