REPUBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DE …€¦ · ... AJUSTES DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN...

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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

Email: [email protected]

REPUBLICA DE COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

MODALIDAD DE SELECCIÓN: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

DEPENDENCIA: GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

ACTUALIZACIÓN, AJUSTES DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL (TVD) DE LA SNR TENIENDO EN CUENTA LA

ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL, SEDE CENTRAL, REGIONALES Y LAS OFICINAS

DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS (ORIP) QUE OPERAN A NIVEL

NACIONAL, ELABORACION E IMPLEMENTACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

QUE INCLUYE PUESTA EN MARCHA PROGRAMAS PILOTOS PARA SU

IMPLEMENTACION Y CAPACITACIONES.

BOGOTÁ D.C., FEBRERO 2015

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mailto:[email protected]

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I. INTRODUCCIÓN

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR es una entidad

descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y

patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho.

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR ejerce la orientación,

inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los

Registradores de Instrumentos Públicos; atiende la organización, administración y

sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y asesora al Gobierno

Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes

referidos a los servicios públicos notarial y registral.

De conformidad con lo establecido en las diferentes restructuración que ha tenido la entidad en y el ultimo Decretos 2723, 2724 y 2725 de diciembre de 2014, mediante los cuales se reestructuró la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO y REGISTRO - SNR, se establecen, entre otras de sus funciones, las de: Implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación de notariado procurando su racionalización y modernización, fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación los servicios públicos notarial y registral e Implementar sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio público de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización.

Que los objetivos más importe de un servicio de información y documentación es analizar,

diseñar y desarrollar sistemas y métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, recuperación

y difusión de la información y la documentación que se genera a lo largo del proceso de gestión

documental almacenamiento de la información.

II. JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACIÓN.

El Archivo General de la Nación, como organismo rector de la política archivística a nivel

nacional y según Resolución 1891 de marzo de 2009, aprobó en el año 2000 las Tablas de

Retención Documental de la Superintendencia de Notariado y Registro; igualmente y de

acuerdo a la recomendación hecha por esa entidad, en el año 2009 se ajustaron las Tablas de

retención Documental, las cuales fueron aprobadas por el Comité Administración de

documentos de esta Entidad mediante acta 01 del 26 de febrero de 2009. Para la vigencia 2014

se aprueba la reestructuración por lo tanto se deben definir la nuevas series y subseries

ajustadas a la nueva estructura orgánico funcional.

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Las Tablas de Retención Documental se constituyen en la herramienta administrativa y

archivística que permite la clasificación de los documentos por series y subseries documentales,

aplicar periodos de retención y determinar la disposición final de los documentos definiendo así

su vida útil con relación a los valores administrativos, legales, de reserva e históricos contenidos

en los mismos.

Dando desarrollo a la recomendación del Archivo General de la Nación; la actualización y ajuste

a las TRD y TVD debe ser formulada en el marco del Sistema Integrado de Gestión ya que los

archivos son el resultado de la ejecución de actividades, controles y producción de documentos

de acuerdo con las funciones y competencias de las dependencias de la estructura orgánica de

la entidad.

La Superintendencia en calidad de entidad del Estado debe reglamentar los criterios para

actualizar y depurar la información garantizando la preservación de la memoria histórica de la

Nación y establecer los criterios que tienen que ver con la definición de la vida útil de los

documentos una vez sea levantada la reserva de los mismos, determinando su conservación

para la investigación, la ciencia y la cultura o su eliminación”.

Igualmente debe tener en cuenta que para determinar la vida útil de los documentos, la

retención en años debe corresponder a procesos de valoración de acuerdo con criterios

administrativos, legales, de reserva e históricos, evitando que se elimine documentación antes

de la prescripción de acciones ya sean estas de carácter administrativo, fiscal, disciplinario, de

reserva o legal garantizando la selección de muestras representativas para conservación

permanente.

Que dentro de las Tablas de Retención Documental se deben administrar series y subseries

que representen la producción documental de las dependencias, evitando representaciones

genéricas, haciéndose necesario reformular la clasificación establecida, asignando

denominaciones que correspondan a procesos y procedimientos para la organización e

identificación de expedientes que reflejen las funciones de las dependencias.

Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental son

instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos

del Estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados.

Que los cambios en la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen gobierno

está formulando el gobierno nacional, así como las relativas a la implementación de las

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tecnologías de la información en todas las entidades públicas, hacen necesario actualizar y

adecuar la normatividad que en materia de elaboración, evaluación e implementación de Tablas

de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental ha expedido el Archivo General

de la Nación, a las nuevas exigencias de la administración pública.

De acuerdo con los anteriores planteamientos y dando cumplimiento al Acuerdo 04 de 2013, por

el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la

Tablas de Retención Documental, en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos

594 de 2000, y teniendo en cuenta que la Superintendencia tuvo una reestructuración en el año

2011 y la reestructuración de diciembre del 2014 es que se hace necesario contratar los

servicios de actualización de las Tablas de Retención Documental, las Tablas de Valoración

documental para la Superintendencia de Notariado y Registro, tendientes a incorporar las

modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas de la estructura

organizacional y la supresión, asignación o modificación de funciones.

Con la promulgación del Decreto 2609 del 2012, la Ley 1712 del 2014 y el Decreto 103 del 2015

es un avance significativo para el país en lo referente a la gestión documental que permite a las

entidades públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un

instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios

tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del

Estado y contribuyen a la eficiencia y la transparencia de la administración pública,

incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las

TIC en este campo de la función archivística.

Por lo tanto la Superintendencia de Notariado y Registro debe contar con instrumentos archivísticos como el Programa de Gestión Documental alineado del Decreto 2609 del 2012, el cual tiene como propósito contribuir con la eficiencia administrativa, manejo y gestión de documentos electrónicos y la aplicación de las tecnologías en la gestión de documentos, para la gestión de los documentos en los diferentes tipos físico, electrónico, se debe definir los cuadros de clasificación documental y el Plan institucional de Archivo PINAR entre otros instrumentos archivísticos los cuales se deben desarrollar con la metodología y norma establecida para este fin por el Archivo General de la Nación.

III. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES

ESENCIALES.

A. Objeto a contratar

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actualización, ajustes de las tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración

documental (TVD) de la SNR teniendo en cuenta la estructura orgánico funcional, sede central,

regionales y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) que operan a nivel

nacional, elaboración e implementación de instrumentos archivísticos que incluye puesta en

marcha programas pilotos para su implementación y capacitaciones.

B. Alcances del Objeto a contratar

1. La actualización y adecuación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental de la Superintendencia de Notariado y Registro, teniendo en cuenta

la producción documental misional y administrativa de las dependencias del nivel Central,

las Regionales y Oficinas de registro definidas en el Estatuto de Registro de Instrumentos

Públicos – Ley 1579 de 2012, y acogiéndose a lo establecido para el manejo administrativo,

financiero, operativo y personal de la Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en todo

el país. Sustentación ante el comité de Desarrollo Administrativo para su aprobación y

posterior al Archivo General de la Nación.

2. Desarrollo de instrumentos archivísticos para la Superintendencia de Notariado y Registro

teniendo en cuenta la alineación con las TRD y TVD se requiere formular los siguientes

instrumentos archivísticos descritos a continuación.

Elaboración del Programa de Gestión Documental Institucional en el marco del Decreto

2609 de 2012, Ley 1712 del 2014 del Congreso de la Republica y Decreto 103 del 2015,

Decreto 1515 del 2013 del Ministerio de cultura

Elaboración de Cuadros de clasificación.

Banco Terminológico.

Elaboración Política de gestión documental y de archivo.

Elaboración del Reglamento de archivo.

Diagnóstico Integral de archivo y gestión Documental de la Entidad.

Elaboración del Plan institucional archivístico PINAR.

Política de conservación.

3. Programas pilotos de implementación y capacitaciones en la aplicación de las Tablas de

Retención Documental, aplicación Tablas de valoración Documental y Programa de

Gestión Documental de acuerdo a los establecido en la Normatividad del Archivo

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General de la Nación, en la Sede Central y Oficinas de Registro (2 Una Principal,

Seccional ) y una regional seleccionadas por la supervisión.

4. Brindar las capacitaciones a la Sede central, a regionales y oficinas de registro por video

conferencia.

C. Identificación del contrato a celebrar

De acuerdo con los bienes y servicio que se pretende contratar corresponde a un Contrato de

prestación de servicios, con una firma que cuente con todo el equipo interdisciplinario necesario

para desarrollar el objeto del contrato conforme a lo establecido en el Acuerdo 04 del 2013

artículo tercero:

“ La TRD y las TVD DEBEN SER ELABORADAS POR UN EQUIPO INTERDICIPLINARIO

CONFORMADO POR PROFESIONALES DE DIFERENTES DISCIPLINAS Archivística,

Historia, derecho, Administración Publica, Ingeniera Industrial entre otras)”

D. Lugar de Ejecución

Para todos los efectos contractuales el domicilio de las partes será la ciudad de Bogotá D.C.,

sin perjuicio que para el normal desarrollo y ejecución del contrato el contratista preste sus

servicios en otras partes del territorio nacional.

E. Plazo

El plazo de ejecución será de siete (7) meses contados a partir de la suscripción del acta de

inicio.

F. Especificaciones Técnicas del Servicio a contratar

1. Marco Normativo

Para todos los efectos el plan de trabajo, la metodología a desarrollarse y los productos de la

contratación para la actualización y adecuación de las Tablas de Retención Documental, Tablas

de valoración documental, deberá ceñirse a lo establecido Acuerdo 04 de 2013, por el cual se

reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento

para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de

Retención Documental, en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de

2000, para el desarrollo de los instrumentos solicitados debe ceñirse a la establecido en el

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Decreto 2609 del 2012 y la normatividad vigente del Archivo General de la Nación para el

desarrollo de los diferentes instrumentos archivísticos.

2. Estructura orgánica y funciones

Para efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 04 de 2013 del Archivo

General de la Nación, las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse teniendo en

cuenta las dependencias de la estructura orgánica y funciones contenidas en el Decreto No.

0288 del 1 de febrero de 2012 y/o Resoluciones No. 6126 del 29 de julio del 2011, Resolución

243, 379, 380, 2647, 2648, 2649 y 2650 del 2012 de la SNR, Decreto No. 2723, 2724, y 2725

del 2014, y/o resoluciones 579 y 0538 de 2015 de la SNR, contenidos en el organigrama de la

entidad, sin perjuicio que durante el proceso de selección del contratista y la ejecución del

contrato, se adicionen, supriman o se modifique su denominación.

3. Gestión documental institucional

La actualización y adecuación de las Tablas de Retención Documental de la Superintendencia

de Notariado y Registro y Tablas de Valoración y desarrollo de los instrumentos archivísticos se

debe adelantar a partir del análisis de los procesos, procedimientos, guías, instructivos y

formatos de Gestión Documental de la entidad. Por lo que se deberán programar y desarrollar

conjuntamente con la Oficina de Planeación, reuniones de trabajo con los funcionarios de las

dependencias generadoras de documentos que permita efectuar el análisis respectivo para la

normalización y estandarización de la producción documental, así como la formulación de

acciones para el mejoramiento de los procesos, procedimientos, guías, instructivos y formatos

de la Gestión documental institucional tendientes a la gestión de documentos electrónicos.

4. Plan de trabajo

Legalizado el contrato y como requisito para la legalización del Acta de Iniciación de la

ejecución del contrato, el contratista deberá presentar un plan de trabajo con cronograma

detallando los recursos necesarios para adelantar cada una de las actividades previstas en la

metodología empleada en la actualización y adecuación de las Tablas de Retención

Documental.

5. Investigación histórica

El contratista deberá documentar, investigar y analizar la documentación existente en relación

con la historia de la entidad, haciendo énfasis en los principales acontecimientos del desarrollo

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institucional y su impacto en el desarrollo humano, social, cultural, político y económico del país,

la evolución de la estructura orgánico – funcional y el impacto de los procesos de la gestión

documental por efectos de la planeación, producción, gestión y trámite, organización,

transferencia, disposición y preservación de los documentos tanto misionales como

administrativos.

Para lo anterior, la Superintendencia de Notariado y Registro suministrará al contratista para su

estudio en medio magnético la Historia Institucional de la Entidad comprendido entre el periodo

del año 1954 a junio de 2011.

6. Análisis de la normatividad institucional

Para desarrollar el proceso de actualización y adecuación de las Tablas de Retención

Documental, las Tablas de valoración documental e instrumentos archivísticos el contratista

deberá realizar un análisis de la normatividad que regula la estructura orgánica y funciones

específicas relacionadas con la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de

identificar las tipologías documentales, prescripciones y caducidades de las acciones

administrativas, fiscales, disciplinarias, contables, legales y de reserva sobre las cuales se

definirán y determinarán los periodos de retención de las series y subseries definidas; para el

caso de la reserva legal prevista en el artículo 28 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Igualmente el contratista deberá acordar con las unidades productoras el grado de clasificación

que le corresponda a los datos, documentos y elementos técnicos que contienen información

reservada.

7. Estudio de la producción documental

Para cada uno de los documentos generados por la entidad se elaborará un estudio tendiente a identificar, aspectos relacionados con:

Denominación del documento.

Proceso, procedimiento, guía y/ o instructivo al que pertenece.

Serie, subserie documental a la cual pertenece.

Código del formato relacionado con los procesos y procedimientos de la Gestión Documental en la entidad

Definición de la función del documento.

Soportes o anexos del documento.

Tradición documental, incluyendo el destinatario del original y de cada una de las copias y soporte del documento ya sea papel o medio magnético.

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8. Caracterización de series y subseries documentales

Como parte de los productos, el contratista deberá entregar la caracterización de cada una de

las series, subseries definidas en las Tablas de Retención Documental, tablas de valoración

incluyendo básicamente la siguiente información:

Denominación de la serie – subserie.

Serie misional o administrativa

Finalidad de la gestión administrativa de la serie.

Definición de la serie y de la subserie.

Normatividad externa e interna aplicable a la producción documental.

Efectos legales de los datos que contiene la serie subserie documental: prescripciones y valores probatorios.

Periodos de retención especificando el trámite o documento a partir del cual se cuentan los periodos de retención. Se deben definir y desarrollar los criterios que desde el punto de vista misional, administrativo, contable, fiscal, disciplinario, de reserva o legal se tienen para determinar los periodos de retención.

En la disposición de los documentos, se deberá tener en cuenta para los casos en que la disposición final sea selección, especificar y desarrollar los criterios de evaluación - selección, así como los porcentajes y técnicas de muestreo. En el evento de que la disposición de los documentos sea conservación total se deben especificar y desarrollar los valores y criterios de evaluación desde el punto de vista histórico.

En relación con los criterios de ordenación de los expedientes, se deberá tener en cuenta el Acuerdo 05 de 2013, por el cual se establecen criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos para las entidades públicas y privadas, que cumplen funciones públicas; lo cual permitirá la revisión de los procedimientos institucionales en relación con este procedimiento.

Se deberán tener en cuenta índices de acceso, descriptores o datos que permitan la identificación de los expedientes asociados a las series y subseries de la Tabla de Retención Documental para ser administrados en los inventarios documentales en procesos de consulta de la documentación.

En relación con el acceso a la información y teniendo en cuenta el principio de libre acceso a los archivos públicos que consagran las leyes, se deberá revisar y orientar la institución para definir el tipo de acceso: público, restringido, reserva sustentando y se deberá justificar la opción seleccionada.

Se deberá asesorar la Institución en lo relacionado con la unidad de conservación, tipo

de unidad, diligenciamiento e identificación de las mismas.

9. Nivel central

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Las Tablas de Retención Documental, tablas de valoración e instrumentos archivísticos deberán

ser actualizadas para la totalidad de las dependencias de la estructura orgánica establecida

mediante el Decreto 0288 del 1 de febrero de 2012 y/o Resoluciones No. 6126 del 29 de julio

del 2011, Resolución 243, 379, 380, 2647, 2648, 2649 y 2650 del 2012. Decreto No. 2723,

2724, y 2725 del 2014, y/o resoluciones 579 y 0538 de 2015 de la SNR, contenidos en el

organigrama de la entidad, sin perjuicio que durante el proceso de selección del contratista y la

ejecución del contrato, se adicionen, supriman o se modifique su denominación.

En caso de presentarse que durante el término de la ejecución del contrato, la Superintendencia

de Notariado y Registro sea reestructurada, el contratista deberá asumir el proceso de

valoración que permita definir los criterios para la conformación y denominación de series y

subseries documentales, así como los periodos de retención y la disposición de los documentos

contemplado en el numeral 2 del artículo 4 del Acuerdo 41 de 2002 del Archivo General de la

Nación, ajustándose y desarrollando la metodología y la normatividad que le permita establecer

los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados, establecidos en el Manual

de Organización de Fondos Acumulados del Archivo General de la Nación 2004.

10. Nivel Nacional

Para las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos – ORIP a nivel nacional, se deberá

formular la tabla de retención “Tipo” aplicable a cada una de las ciento noventa y tres (193)

oficinas, teniendo en cuenta que según el Parágrafo 2º del Capítulo XVII del Estatuto de

Registro de Instrumentos Públicos – Ley 1570 de 2012 “Las oficinas se clasificarán en

principales y seccionales”; igualmente se desarrollará la metodología prevista en el Acuerdo 04

de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e

implementación de la Tablas de Retención Documental, en desarrollo del artículo 24 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000.

La propuesta deberá incluir los gastos ocasionados por el desplazamiento y estadía del

personal del contratista en las sedes previstas dos ORIP principales y dos Oficinas de registro

seccionales, como lo indique la SNR (Plan – Cronograma de Trabajo).

11. Organización de archivos y transferencias documentales

Se deberá efectuar análisis de los documentos relacionados con la Gestión Documental de la

Entidad y formular los ajustes que se consideren pertinentes y relevantes como resultado de las

observaciones hechas por las unidades productoras de los documentos y de los funcionarios

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responsables de la administración de los archivos de gestión, igualmente se deberá validar su

aplicación partiendo de una muestra representativa de los archivos de gestión, muestra que

será acordada previamente con la supervisión; para este análisis se tendrán en cuenta los

siguientes aspectos: Caracterización del procedimiento para la organización de archivos y

transferencias documentales; Guía para la organización de archivos y transferencias

documentales; Diagrama de flujo para la organización de archivos y transferencias

documentales; Formatos para la Organización de Archivos y Transferencias Documentales.

12. Confidencialidad y reserva

El contratista debe garantizar la confidencialidad y la reserva de la información contenida en la

información suministrada por la entidad. Los documentos e información suministrada al

contratista, base para el cumplimiento del objeto contractual, no podrán ser retirados de las

instalaciones de la entidad ni por el contratista ni por los funcionarios a su cargo.

Las Tablas de Retención Documental deben garantizar la autenticidad, integridad,

confidencialidad y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo,

reproducidos o generados en cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o

telemático que estén amparados por la reserva legal, conforme a la Constitución o la ley y en

especial en lo previsto en el artículo 28 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, en Ley

1288 de 2009 y en el Decreto 2609 de 2012.

Una vez firmado el contrato, la entidad podrá adelantar estudios que permitan verificar la

confiabilidad sobre comportamientos y actividades que puedan afectar a la institución por parte

del personal asignado al proyecto.

13. Divulgación, socialización y capacitación

El contratista debe realizar sustentación de las Tablas de Retención documental, Tablas de

Valoración documental y los instrumentos archivísticos ante el Comité de Desarrollo

Administrativo de la Entidad para su aprobación, y posterior presentación al Archivo General de

la Nación, el contratista deberá realizar programar y desarrollar sesiones de divulgación en cada

una de las dependencias de la estructura orgánica de la entidad para dar a conocer las Tablas

de Retención Documental, Tablas de valoración y instrumentos archivísticos; esta actividad se

deberá programar a nivel central y a nivel nacional a través de video conferencias. En el evento

de que durante el término de ejecución del contrato la Superintendencia de Notariado y Registro

sea reestructurada, el contratista deberá programar estas sesiones teniendo en cuenta este

aspecto.

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14. Informes

El contratista presentará y sustentará en reuniones, de las cuales se dejará constancia en las

actas respectivas, informes mensuales de avance en la ejecución del contrato; la supervisión

(SNR) del contrato, dentro de los siguientes ocho (8) días hábiles a la presentación y

sustentación del informe formulará las observaciones respectivas. El contratista realizará los

ajustes que correspondan dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la formulación de las

observaciones del supervisor del contrato.

15. Producto

Tablas de Retención Documental actualizadas y adecuadas

Tablas de valoración Documental actualizadas y adecuadas

Cuadros de clasificación documental.

Estudio de unidades documentales.

Caracterización de cada una de las series y subseries documentales.

Caracterización del procedimiento para la organización de archivos y transferencias

documentales.

Manual para la organización de archivos y transferencias documentales.

Guía para la organización de archivos y transferencias documentales.

Formatos para la organización de archivos y transferencias documentales.

Archivo con las actas de seguimiento y control

Archivo con las actas y listados de asistencia a reuniones de trabajo

Archivo con las actas de validación propuestas sobre las Tablas de Retención Documental

y Tablas de valoración documental, suscritas por los funcionarios responsables de las

dependencias.

Informes mensuales de actividades.

Recopilación de la documentación existente en relación con la historia de la entidad.

Archivo con las actas de divulgación, socialización y capacitación de las TRD, TVD e

instrumentos archivísticos.

Documento de programa de gestión documental. Acuerdo 2609 del 2012.

Plan institucional de Archivos.

Política Archivística.

Reglamento de Archivo.

Se deben incluir todos los documentos en soportes físicos y magnéticos.

16. Instalaciones

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La Superintendencia de Notariado y Registro – SNR, facilitará un lugar en las instalaciones de

la SNR para la ejecución del objeto contractual, que dispondrá de puntos de red y conexiones

eléctricas; el cual contara con puestos de trabajo.

El contratista debe contar con su propio equipo de cómputo para el desarrollo de las

obligaciones contractuales.

17. Personal

El personal propuesto para conformar el equipo de trabajo deberá superar los estudios de

confiabilidad establecidos en la entidad, los cuales se realizarán antes de la suscripción del acta

de inicio.

G. Obligaciones

Obligaciones del contratista

Dentro del objeto contractual, el contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

- Obligaciones generales

1. Constituir la garantía única para amparar los riesgos establecidos en el contrato.

2. Cumplir con los aportes a seguridad social en salud, pensión y Riesgos laborales,

conforme a las disposiciones legales vigentes.

3. Cumplir el objeto contractual con diligencia, ajustándose a las disposiciones

constitucionales, legales, contractuales, las del pliego de condiciones y sus adendas y a

la propuesta presentada.

4. Suscribir conjuntamente con el supervisor el acta de inicio correspondiente una vez

cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización de contratos.

5. Atender las observaciones del funcionario que ejerce control, supervisión y vigilancia del

contrato.

6. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del

contrato.

7. Mantener reserva profesional sobre los asuntos o la información que le sea suministrada

por motivo de la prestación de sus servicios.

8. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad

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9. Informar inmediatamente a la entidad contratante y demás autoridades competentes

cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con

el objeto de obligar al contratista a hacer u omitir algún acto o hecho.

- Obligaciones específicas

1. Realizar la actualización y adecuación de las tablas de retención documental, tablas de

valoración documental, elaboración de los instrumentos archivísticos solicitados en el

presente estudio, realizar los programas pilotos, socialización y capacitación teniendo

en cuenta las condiciones específicas y personal descrito en el presente documento.

2. Sustentar ante el comité de desarrollo administrativo de la Entidad las TRD, TVD y los

instrumentos archivísticos para su aprobación.

3. Brindar la capacitación para la aplicación de las TRD, TVD y el uso de los instrumentos

archivísticos.

4. Cumplir a cabalidad con la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación.

5. Entregar los productos en las fechas establecidas en el cronograma de trabajo

establecido con el supervisor una vez suscrito el contrato y el acta de inicio.

6. Revisar y compilar las normas, resoluciones e instrucciones administrativas de la

Superintendencia con el objeto de seleccionar aquellas que afecten o introduzcan

cambios en la estructura, en las funciones o en los procedimientos en la Entidad; así

como la legislación del nivel nacional que la modifique.

7. Escanear y digitar las normas, para recuperarlas en diferentes soportes y anexarlas a

las Tablas de Valoración Documental requerimientos del Archivo General de la Nación

para su aprobación.

8. Entregar instructivo para la aplicación de las Tablas de Valoración Documental en la

Entidad.

9. Otras actividades de apoyo que la supervisión requiera en las actividades relacionadas.

10. Compilación, digitalización de normas mediante las cuales se ha modificado la

estructura orgánico-funcional de la entidad y apoyo en el desarrollo del plan archivístico.

11. Los contratistas no podrán tercerizar, ni entregar, ni ceder total o parcialmente el

desarrollo y ejecución del presente contrato.

Obligaciones de la SNR

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1. Asistir diligentemente al CONTRATISTA en el cumplimiento del objeto contractual,

colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo.

2. Efectuar cumplidamente los pagos.

3. Ejercer la supervisión por el Servidor Público designado por la Secretaria General.

4. Aprobar la Garantía única del Contrato.

5. Las demás inherentes al presente contrato, y las consignadas en la Resolución interna

que regula la actividad de Supervisión.

IV. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION.

La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta lo establecido en el numeral b

del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, que establece como modalidad de selección del

contratista la selección abreviada, que integra diferentes causales, a las que se acude de

acuerdo a las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la

cuantía, o la destinación del bien obra o servicio, y en razón a que no puede ser encuadrado el

objeto dentro de aquélla que corresponde a la adquisición de bienes y servicios de

características técnicas uniformes y de común utilización, ni en ninguna de las otras causales

contempladas para la selección abreviada, se concluye de acuerdo a su cuantía que

corresponde a una selección abreviada de menor cuantía.

Conforme a lo anterior y en concordancia con lo dispuesto en el artículo 59 del decreto 1510 de

2013, y en atención al presupuesto oficial del que se dispone para satisfacer la necesidad

descrita y al objeto que se pretende contratar deberá acudirse al procedimiento de selección

abreviada de menor cuantía.

V. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

A. Análisis del Sector – Estudio de Mercado

Para el estudio de mercado se tienen en cuenta las especificaciones técnicas o condiciones del

servicio requeridas en los estudios previos, realizada para la actualización de las Tablas de

Retención Documental, Actualización de las tablas de valoración , elaboración e

implementación de instrumentos archivísticos de la Superintendencia de Notariado y Registro,

para lo cual se pidió información a seis (6) empresas de reconocida trayectoria a nivel nacional:

SOFT DI, THOMAS MTI, P Y Z SERVICIOS LTDA, METABIBLIOTECA S.A.S firmas de las

cuales solo se obtuvieron dos que suministraron información para la elaboración del estudio de

mercado. Con base en las ofertas recibidas, se realizó el promedio de las cotizaciones

radicadas.

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1. Cotizaciones de Servicio

COTIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

VALOR TABLA # APROXIMADO

DE TABLAS REQUERIDAS

VALOR TOTAL SIN

IVA IVA

VALOR DEL SERVICIO

TOTAL

1

ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL Y

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

SNR

2.071.428,57 70 145.000.000 23.200.000 168.200.000

348.580.000

ELABORACION E IMPLEMENTACION

DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA SNR

N/A N/A 155.500.000 24.880.000 180.380.000

2

ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL Y

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

SNR

No especifica 70 105.000.000 16.800.000 121.800.000

179.800.000

ELABORACION E IMPLEMENTACION

DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA SNR

N/A N/A 50.000.000 8.000.000 58.000.000

PROMEDIO ESTABLECIDO 264.190.000

2. Histórico de Contrataciones

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La Superintendencia, con base en los datos del Sistema Electrónico de Contratación Pública –

SECOP, correspondiente a los años 2009 y 2010, analizó los procesos de contratación de

asociados a este tipo de servicios. Los proceso encontraron solo fueron para la elaboración e

Tablas e Retención Documental, no se encontraron para los otros entregables solicitados en

estos estudios (instrumentos archivísticos).

La siguiente es la tabla de resumen de los contratos identificados.

AÑO

ENTIDAD

OBJETO

NUMERO DE CONTRATO O

PROCESO DE SELECCIÓN

VALOR

2009

ALCALDIA

MUNICIPAL DE

ARAUQUITA

ACTUALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN

DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL E INSUMOS DE

MATERIALES DE ARCHIVO PARA LA

EJECUCIÓN DE LA PRIMERA ETAPA DEL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL,

MUNICIPIO DE ARAUQUITA –

DEPARTAMENTO DE ARAUCA.

SELECCIÓN ABREVIADA DE

MENOR CUANTÍA. Nº MN-

SPO-034-2009

SESENTA Y CUATRO

MILLONES

NOVECIENTOS

NOVENTA Y SIETE MIL

SESENTA Y NUEVE

PESOS ($64.997.069,00)

2010

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DE SEGURIDAD -

DAS

ACTUALIZACIÓN TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL

LICITACION PUBLICA -

EPREV_PROCESO_10-1-

55713

DOSCIENTOS SESENTA

Y SEIS MILLONES

OCHOCIENTOS

OCHENTA Y TRES MIL

CIENTO TREINTA Y

TRES PESOS ($

266.883.133) MONEDA

CORRIENTE, IVA

INCLUIDO.

Los resultados que se encontraron con esta investigación evidencian que el valor establecido

por la SNR para prestar el servicio se encuentra acorde al rango del histórico de valores

dispuestos para la elaboración de las TRD en otros contratos por Entidades tanto públicas para

atender este tipo de necesidades de gestión documental. Adicionalmente, se encontró que el

histórico está en perfectamente en consonancia con los valores de mercado que fluctúan en la

actualidad. De igual manera, se indica que no se encontró contratación específica para le

elaboración de los instrumentos archivísticos adicionales como alcance al presente estudio.

B. Valor

El valor total del contrato es hasta por la suma de DOCIENTOS SESENTA Y CUATRO

MILLONES CIENTO NOVENTA MIL PESOS M/CTE ($ 264.190.000) INCLUIDO IVA.

El valor ofertado por parte de los proponentes, debe incluir todos los gastos, costos, derechos,

impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la

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oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes,

ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista.

La variación del precios es un hecho previsible para el contratista, razón por la cual, debe

preverla en el momento en que elabore la oferta, toda vez que el equilibrio económico del

contrato, se establece en la fecha de cierre del proceso o de presentación de la propuesta, si

esta es presentada antes del cierre.

La variación cambiaria es un riesgo asumido por el contratista.

Nota: Gravamen Financiero: El presente contrato generará costo adicional correspondiente a la tarifa del gravamen a movimientos financieros y bancarios del cuatro por mil (4x1000), estipulado en el artículo 872 del Estatuto Tributario por valor de ($1.056.760 ).

C. Forma de Pago

La Superintendencia de Notariado y Registro cancelará el valor del contrato en siete (7) pagos

de acuerdo con los productos o entregables que se relacionan a continuación los cuales

deberán ser recibidos a satisfacción del supervisor, y conforme al cronograma o plan de trabajo

definido.

Entrega de los productos

En el siguiente cuadro se establecen las fechas de entrega, los productos, la descripción

técnica de estos y el valor a causarse en cada una de las etapas de ejecución del contrato.

PAGOS FECHA PORCENTAJE

% DESCRIPCION DEL PRODUCTO

1 ACTA DE INICIO 0% ENTREGA DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO.

2 PRIMER MES 10% ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, REGIONALES Y OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS.

3 SEGUNDO MES 10%

ENTREGA Y APROBACIÓN, POR PARTE DE LA SUPERVISIÓN, DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL, DE LOS ESTUDIOS DE UNIDAD DOCUMENTAL Y DE LA CARACTERIZACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA SEDE CENTRAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, REGIONALES Y OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS.

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3 TERCER MES 20%

ENTREGA Y APROBACIÓN, POR PARTE DE LA SUPERVISIÓN, DE LA CARACTERIZACIÓN DE CADA UNA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES, CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, FORMATOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, ARCHIVO CON LAS ACTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL, ARCHIVO CON LAS ACTAS Y LISTADOS DE ASISTENCIA A REUNIONES DE TRABAJO, ARCHIVO CON LAS ACTAS DE VALIDACIÓN PROPUESTAS SOBRE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION SUSCRITAS POR LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LAS DEPENDENCIAS. ENTREGA DE LAS TRD Y TVD A LA SUPERVISION PARA REVISION Y AJUSTES.

4 CUARTO MES 20%

PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ANTE EL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DE LA ENTIDAD PARA SU APROBACIÓN Y POSTERIOR CONVALIDACIÓN E INSCRIPCIÓN ANTE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

5 QUNTO MES 10%

ENTREGA DEL DOCUMENTO DE PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL INSTITUCIONAL ALINEADO CON EL DECRETO 2609

DEL 2012 Ministerio de Cultura, Ley 1712 del 2014 del Congreso de la

Republica y Decreto 103 del 2015, Decreto 1515 del 2013 del Ministerio de

cultura. ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN.

BANCO TERMINOLÓGICO.

ELABORACIÓN POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO.

ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO DE ARCHIVO Decreto 2609 del

2012.

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE

LA ENTIDAD.

ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVÍSTICO PINAR.

POLÍTICA DE CONSERVACIÓN.

6 SEXTO MES 20% SUSTENTACION ANTE EL COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA SU APROBACION

7 SEPTIMO MES 10% PILOTO EN UNA DEPENDENCIA DE LA SEDE CENTRAL Y UNA OFICINA DE REGISTRO PRINCIPAL Y UNA SECCIONAL, CAPACITACIONES POR VIDEO CONFERENCIA

Los pagos se realizaran dentro de los quince (15) días hábiles a la presentación de la factura

acompañada del certificado de cumplimiento expedido por el supervisor del contrato, así como

el certificado de paz y salvo, presentado por el contratista, por concepto del pago de los aportes

de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos laborales y aportes a la caja de

compensación familiar, ICBF y SENA, expedida por el Revisor Fiscal si la empresa está

legalmente obligada a contar con revisoría fiscal, o por el Representante Legal.

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Los pagos estarán sujetos igualmente, al cumplimiento de los trámites administrativos a que

haya lugar, y aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC. Los documentos

soportes para los pagos deberán ser avalados por el supervisor del contrato.

D. Determinación de la concordancia del objeto del contrato con el rubro presupuestal a

través del cual se financia.

El valor estipulado para la ejecución del contrato y el costo del gravamen financiero se pagara

con cargo al rubro del proyecto de inversión SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y JURIDICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO – SOSTENIBILIDAD FUNCIONAL Y TECNICA DEL SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL, el valor estimado para la contratación asciende a un valor de DOCIENTOS

SESENTA Y CUATRO MILLONES CIENTO NOVENTA MIL PESOS M/CTE ($ 264.190.000)

INCLUIDO IVA.

VI. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

De conformidad con el Artículo 26 del decreto 1510 de 2013, la Entidad Estatal deberá

determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad

de selección del contratista.

Para el presente proceso de contratación la modalidad de selección, se determina cual es la

oferta más favorable para la entidad teniendo en cuenta la ponderación de elementos de

calidad, y precio soportados en puntajes.

También deberá tenerse en cuenta el artículo 5 (de la selección objetiva), numerales 1 y 2 de la

ley 1150 de 2007. Adicionalmente, se verificaran los requisitos habilitantes de experiencia,

capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, estos requisitos se

verificaran en el RUP.

A. Experiencia

1. Experiencia General - (se verificará en el RUP)

El proponente deberá acreditar que cuenta con una experiencia mínima como proveedor de 10

años, lo cual será verificado en el registro único de proponente.

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2. Experiencia Específica o Acreditada

La experiencia requerida para persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal en el

presente proceso contractual debe estar relacionada con el objeto del contrato a celebrar y sus

actividades, para lo cual deberán presentar hasta tres (3) certificaciones o copias de contratos

celebrados con entidades del Estado cuyo objeto sea experiencia en elaboración, adecuación

y/o aplicación de Tablas de Retención y/o Valoración Documental en entidades del estado y/o

privadas o mixtas y que hayan sido desarrollados con posterioridad al 31 de diciembre de 2010

y cuyo valor facturado sea igual o superior al presupuesto oficial.

2.1. Acreditación de experiencia consorcio o unión temporal

En el caso de que la mencionada experiencia haya sido adquirida a título de consorcio o unión

temporal, se advierte que se toma en cuenta el porcentaje de participación dentro de la

ejecución del contrato, por lo tanto, las certificaciones y/o constancias presentadas en este

sentido deben especificar el citado porcentaje y el nombre de los integrantes del consorcio o

unión temporal.

NOTA: Las certificaciones y/o constancias enunciadas deben individualmente contener como

mínimo la siguiente información para que sean válidas:

1) Contratos:

- Fecha de suscripción del contrato

- Nombre de la entidad pública o privada contratante

- Nombre del contratista

- Objeto del contrato

- Valor

2) Certificaciones:

- Nombre de la empresa Contratante

- Nombre y cargo de quien suscribe la certificación

- Actividades desarrolladas por el contratista

- Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe anexar el documento de

conformación del mismo donde señala el nombre de quienes lo conforman y el porcentaje de

participación de cada uno de sus miembros.

- Fecha de suscripción y/o inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).

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- Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)

- Valor del contrato

- Número del contrato (si tiene)

3. Capacidad Intelectual

3.1. Experiencia del personal propuesto

El proponente tiene la libertad de establecer el número de personas a utilizar en la ejecución del

contrato, de acuerdo con el enfoque de organización; sin embargo, deberá contar como mínimo

con el siguiente personal el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos

profesionales, de experiencia y dedicación, así:

Director del proyecto. Profesional (1), especializado, con pregrado en Sistemas de

Información, Bibliotecología y Archivística; con experiencia mínima de cinco (5) años en

dirección de proyectos de elaboración y aplicación de TRD.

Archivista(s) de apoyo. Profesional (es) en Sistemas de Información, Bibliotecología y

Archivística, con experiencia mínima de cuatro (4) años en la elaboración, actualización,

adecuación de Tablas de Retención y/o Valoración Documental. Tiempo completo.

Ingeniero Industrial. Un (1) Ingeniero Industrial con experiencia mínima de un (1) año en

procesos de elaboración, actualización y adecuación de Tablas de Retención y/o Valoración

Documental. Tiempo completo

Historiador. Un (1) Historiador con experiencia mínima de dos (2) años en procesos de

valoración en el marco de elaboración de Tablas de Retención o Tablas de valoración

documental o en la organización de fondos documentales acumulados.

Abogado. Un (1) profesional en Derecho con experiencia mínima de dos (2) años en la

ejecución de proyectos archivísticos de organización de archivos, elaboración, ajuste y

actualización de tablas de retención y/o valoración documental que le permita apoyar la

definición de los aspectos legales para establecer los periodos de retención y la disposición final

de la documentación.

Tecnólogos de Archivo y Auxiliares. Mínimo cuatro (4) técnicos o tecnólogos en Archivística

con experiencia mínima de un (1) año en procesos de organización de archivos o elaboración,

ajuste o actualización de Tablas de Retención o Valoración Documental. Tiempo completo.

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3.2. Soportes que sustentan la experiencia del personal propuesto

El contratista deberá presentar los documentos que acrediten la idoneidad, experiencia y

compromiso de cada una de las personas propuestas para los cargos solicitados, así:

Formato de Hoja de Vida

El proponente favorecido con la adjudicación deberá acreditar la formación académica y la

experiencia exigida a los integrantes del Grupo de Trabajo Propuesto diligenciando para cada

uno el formato de hoja de vida.

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

HOJA DE VIDA DEL PERSONAL PROPUESTO

CIUDAD Y FECHA

NOMBRES APELLIDOS

PROPUESTO PARA EL CARGO DE

AÑOS DE VINCULACIÓN COMO EMPLEADO DEL

PROPONENTE.

DESDE

FECHA DE EXPEDICIÓN DE LA TARJETA PROFESIONAL /

MATRICULA PROFESIONAL

AÑOS DE EXPERIENCIA ESPECIFICA APLICABLE PARA EL CARGO PROPUESTO

EDUCACIÓN SUPERIOR

EDUCACIÓN BÁSICA

No. ESTABLECIMIENTO TITULO OBTENIDO FECHA DE GRADO

DIA MES AÑO

PREGRADO


DIA MES AÑO

POSTGRADO


DIA MES AÑO

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OTROS ESTUDIOS Y/O CONOCIMIENTOS

No.

FIRMA CONTRATISTA O EMPLEADOR

ENTIDAD

CONTRATNTE

OBJETO DEL

CONTRATO

CARGO

DESEMPEÑADO DURACION

No.

El formato anteriormente propuesto es un instrumento que le permite a la Entidad agilizar el

proceso de evaluación. La información contenida en el mismo no será objeto de calificación ni

evaluación; prevalecerá la información contenida en las certificaciones aportadas.

3.3. Formación Académica del Grupo de Trabajo Propuesto

Con el fin de demostrar la formación académica e idoneidad del personal propuesto se deberá

presentar los siguientes documentos:

- Copia de la tarjeta o matrícula profesional

- Copia del diploma de título profesional o el acta de grado

- Copia del documento de homologación de los títulos obtenidos en el exterior, de

conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

No se acepta ningún otro documento a los antes mencionados para acreditar la formación

académica del grupo de trabajo propuesto. Las copias de los documentos presentadas deben

ser completamente legibles, los documentos deberán estar debidamente suscritos, sin

enmendaduras y no presentar inconsistencias.

3.4. Experiencia del Grupo de Trabajo Propuesto

- Acreditación de experiencia profesional.

La experiencia profesional se computará a partir de la fecha de expedición de la matrícula

profesional o del certificado de inscripción profesional.

- Acreditación de experiencia específica.

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La experiencia específica se acreditará mediante la presentación de las respectivas

certificaciones, las cuales deben reunir los siguientes requisitos: Ser expedidas por personas

naturales, jurídicas, uniones temporales o consorcios contratantes.

Señalar el objeto del contrato.

Indicar fecha de inicio y terminación del contrato.

Señalar el cargo desempeñado por la persona propuesta.

Señalar el tiempo laborado por la persona propuesta.

Firma del funcionario competente.

Indicación de la dirección comercial y teléfono del contratante.

Adicionalmente, la certificación debe mencionar como fue el desempeño profesional,

laboral y/o personal de la persona propuesta en dicho proyecto.

Para efectos de la calificación, los plazos serán aproximados por exceso o por defecto a la

décima de mes, así: cuando la centésima de mes sea igual o superior cinco (5) se aproximará

por exceso al número entero siguiente a la décima de mes y cuando la centésima de mes sea

inferior a cinco (5) se aproximará por defecto al número entero de la décima de mes.

El tiempo de experiencia total o parcial anterior a la fecha de expedición de la matrícula

profesional o del certificado de inscripción profesional, acreditado en las certificaciones

presentadas no será computado como experiencia general o específica del personal propuesto.

Si el proponente es el mismo que certifica al profesional, además de la certificación del personal

propuesto (expedida por el mismo proponente), debe presentar la certificación expedida por el

contratante de la misma o copia del respectivo contrato de prestación de servicios suscrito entre

el proponente y el contratante. No se acepta ningún otro documento a los antes mencionados

para acreditar la experiencia específica del personal propuesto, así como no se aceptan auto

certificaciones. Las copias de los documentos presentadas deben ser completamente legibles,

los documentos deberán estar debidamente suscritos, sin enmendaduras y no presentar

inconsistencias.

3.5. Carta de disponibilidad y Compromiso

Cada una de las personas propuestas deberá presentar una carta, debidamente suscrita, en la

cual manifieste:

a) El cargo para el cual es propuesto y que conoce y acepta las condiciones establecidas

en el pliego de condiciones para el mismo.

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b) Su disponibilidad para desempeñarse en dicho cargo durante el tiempo de ejecución del

contrato.

c) Declaración bajo la gravedad de juramento que la matrícula profesional se encuentra

vigente y que no ha sido sancionado dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha

límite establecida para la entrega de las propuestas.

d) Declaración que la información por él suministrada es veraz y que autoriza para que se

verifique dicha información.

Con la presentación de la Carta de disponibilidad y compromiso, se entiende que la persona

propuesta conoce y acepta las condiciones para el desempeño del cargo para el cual es

postulado. En el caso que el personal propuesto modifique en este documento las obligaciones

establecidas para el cargo, prevalece la información contenida en el pliego de condiciones. La

entidad se reserva el derecho de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia

de la información aportada por el proponente tendiente a acreditar la formación académica y

experiencia del grupo de trabajo propuesto, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas

o entidades que certifican o avalan dicha información. Suscrito el contrato, para la totalidad del

personal asignado al proyecto, la entidad adelantará estudios que permitan verificar la

confiabilidad sobre comportamientos y actividades que puedan afectar a la institución.

Parágrafo: En el evento de sustitución de personal vinculado por el contratista, ya sea porque

la supervisión lo solicita, por desvinculación de la firma contratista o renuncia del mismo, se

deberá presentar a la supervisión del contrato la hoja de vida del nuevo miembro del equipo

propuesto con los soportes respectivos dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles de

ocurrido el hecho para la aprobación respectiva. Para todos los efectos la persona deberá tener

el mismo perfil de la persona a reemplazar y como mínimo el mismo nivel de educación y

experiencia especifica solicitada inicialmente por la SNR.

B. Capacidad Jurídica

1. Persona Jurídica

- Deberá aportar el Certificado de existencia y representación legal expedido por la

autoridad competente, con una fecha de expedición que no puede ser superior a treinta

(30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección.

En dicho Certificado se verificará:

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1. El Objeto Social: Deberá ser coherente al objeto del presente proceso de

selección.

2. Calidad del Representante Legal de quien suscribe la oferta: Deberá estar

inscrito en el certificado de existencia y representación legal.

3. Facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la

oferta: Se verificará la inscripción de las facultades y funciones.

4. Autorización para contratar: En caso de que el representante legal no cuente

expresamente en el Certificado de existencia y representación la facultad para

contratar, deberá presentar la autorización de órgano que lo faculte.

- Ausencias de Inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones de la persona

jurídica para contratar con el Estado: Se verificará con una declaración de la persona

jurídica en la cual certifica que ni la persona jurídica ni el representante legal están

incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar con el

Estado.

- Verificaciones de antecedentes judiciales, procuraduría general de la Nación y

Contraloría General de la República: La Superintendencia verificará que el proponente

persona jurídica y el representante legal no presente sanciones judiciales, disciplinarias

o fiscales.

- Copia de la cédula de ciudadanía: Deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía del

representante legal.

- Carta de Presentación: Se diligenciará formato correspondiente, suscrito por el

representante legal.

- Rut: Deberá presentarlo el Representante legal y el Rut de la Persona Jurídica,

expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) donde conste el

régimen tributario a que pertenece el oferente. Para los consorcios o uniones temporales

estos deben adjuntar las respectivas certificaciones.

- Hoja de Vida de la función pública de persona jurídica.

- Declaración de Renta.

- Aportes al Sistema General de Seguridad Social: la persona Jurídica deber acreditar

el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante

certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los

requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que

exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad,

el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del

contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de

constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

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2. Persona Natural

- Cédula de ciudadanía.

- Pasaporte: Deberán aportar copia del Pasaporte las personas naturales extranjeras o

cédula de extranjería que estén interesadas en participar en el presente proceso de

selección.

- Ausencias de Inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones de la persona

jurídica para contratar con el Estado: Se verificará con una declaración de la persona

natural en la cual certifica que no está incurso en inhabilidades, incompatibilidades o

prohibiciones.

- Verificaciones de antecedentes judiciales, procuraduría general de la Nación y

Contraloría General de la República: La Superintendencia verificará que el proponente

persona natural no presente sanciones judiciales, disciplinarias o fiscales.

- Carta de Presentación: La propuesta se deberá presentar firmada por el oferente

persona natural.

- Rut: Deberá acreditar este requisito con copia del RUT.

- Hoja de Vida de la función pública para persona Natural.

- Declaración de Bienes y Rentas de la función pública.

- Pagos al sistema general en seguridad social: De conformidad con el artículo 50 del

decreto 789 de 2002 “La celebración, renovación o liquidación por parte de un

particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público,

requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones

con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de

Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional

de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. (…) ”, con base en esta disposición la

Superintendencia verificará que el proponente persona natural se encuentre afiliado y a

paz y salvo en el sistema general de seguridad social.

3. Consorcio o Uniones Temporales

- Los requisitos jurídicos, experiencia, capacidad financiera y organizacional señalados

anteriormente, deberán acreditarlos todos los integrantes que conforman el consorcio o

unión temporal proponente.

- El RUT del Consorcio será exigible únicamente al proponente adjudicado, que deberá

hacer el trámite ante la DIAN respecto al consorcio o unión temporal.

- Pagos de los aportes al Sistema General de Seguridad Social: Cuando se trate de

Consorcios o uniones temporales este requisito se exigirá de cada una de las personas

jurídicas o naturales que lo conforman.

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- Deberá presentar por escrito y suscribir el compromiso consorcial, atendiendo el artículo

7 de la ley 80 de 1993.

C. Registro único de proponentes RUP

Certificado de inscripción en el registro único de proponentes.

En atención al artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, los proponentes deberán estar inscritos

en al menos uno de los códigos en el Sistema Clasificación – UNSPSC, que se estiman a

continuación:

GRUPO

SEGMENTO

FAMILIA

CLASE

PRODUCTO

CÓDIGO

UNSPSC

(F)

SERVICIOS

(81) SERVICIOS BASADOS

EN INGENIERÍA,

INVESTIGACIÓN Y

TECNOLOGÍA

(11) SERVICIOS

INFORMÁTICO

S

(20) SERVICIOS

DE DATOS

(01) SERVICIOS DE

PROCESAMIENTO

DE DATOS EN

LÍNEA

81112001

(F)

SERVICIOS

(80) SERVICIOS DE

GESTIÓN, SERVICIOS

PROFESIONALES DE

EMPRESA Y SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

(10) SERVICIOS

DE ASESORÍA

DE GESTIÓN

(16) GERENCIA

DE PROYECTOS

(04) PLANIFICACIÓN

O ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

80101604

Los proponentes deberán allegar el Registro Único de proponentes expedido por la Cámara de

comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la

estipulada como fecha límite para presentar propuestas.

Cuando la propuesta sea presentada por consorcio o unión temporal, cada uno de sus

integrantes deberá anexar RUP en el que se acredite que cada uno de sus miembros se

encuentra inscrito en la clasificación dada por la entidad. En todo caso, la información aquí

requerida, debe encontrarse en firme a la fecha de cierre del presente proceso de selección.

VII. PARAMETROS DE EVALUACION DE LAS OFERTAS

A. Criterios de calificación

Las ofertas serán verificadas, evaluadas y calificadas objetivamente, de conformidad con los

parámetros fijados en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y en especial el articulo 26 Decreto

1510 de 2013, donde se determina la más favorable, teniendo en cuenta la ponderación de los

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elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas, y verificadas, si cumplen con

los requisitos habilitantes.

Técnicamente se calificarán con CERO (0) PUNTOS las propuestas que incurran en cualquiera

de los siguientes eventos:

Cuando NO se presente las certificaciones de contratos para la acreditación de

experiencia especifica del proponte, en contratos suscritos y ejecutados entre el 1ro de

enero de 2011 y la fecha de cierre del proceso, ya sea como persona natural, jurídica,

Unión Temporal o Consorcio, cuya sumatoria del valor en ejecución o ejecutado y

certificado sea igual o superior al valor del presupuesto oficial y cuyo objeto sea la

elaboración, actualización y/o aplicación de Tablas de Retención o Valoración

Documental.

Cuando se deje de presentar así sea una sola de las personas que conforman el

personal mínimo solicitado.

Cuando habiendo presentado la totalidad del personal mínimo solicitado, uno o más de

los integrantes del grupo de trabajo propuesto: a) NO se presente, o cuando habiéndose

presentado, NO suscriba la carta de disponibilidad y compromiso; b) NO acredite la

formación académica y/o las experiencias general y específica mínimas solicitadas.

B. Factores de Evaluación y ponderación

Para efectos de la adjudicación correspondiente las propuestas serán objeto de evaluación y

calificación tanto técnica como económica, por lo que la Superintendencia ha determinado la

asignación de un puntaje total de mil (1000) puntos, distribuidos en los factores de calidad y

precio, en el siguiente orden:

ASPECTOS A EVALUAR PUNTAJE SUBTOTAL PUNTAJE TOTAL

Factor Económico 400 400 400

Factor Técnico (Calidad)

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Cumpla con todas las especificaciones técnicas 200 200

500

Servicios Agregados:

Software o aplicativo con las tablas

actualizadas de retención documental de

la y tablas de valoración de la SNR

Garantía de seguimiento sobre la

implementación de la tabla por un

periodo mínimo de 6 meses.

Garantía sobre la aplicación de la tabla

(serie, Subserie y tipología documental).

300 300

Protección a la Industria Nacional 100 100 100

PUNTAJE TOTAL 1000

Factor Económico

Los precios deberán expresarse en pesos colombianos.

Los precios ofrecidos deberán sostenerse durante la validez de la propuesta y la ejecución del

contrato.

Se analizaran los valores ofrecidos, haciendo un promedio a partir de las ofertas.

Se calcula Cp = el costo promedio, a partir de la sumatoria de las ofertas.

Cp = P1+P2+P3…+ PN / N

De donde:

P = propuesta

N= número de ofertas

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Se procede a comparar el costo promedio, con las propuestas y se le asignarán los

cuatrocientos (400) puntos a aquella que esté más cercana al costo promedio por debajo, y de

ahí en adelante en orden descendente se le resta 50 puntos, hasta llegar a 50, puntuación que

se le asignara a las propuestas que continúen .

Factor Técnico

Se otorgará un máximo de doscientos (200) puntos al proponente que cumpla con el 100% de

las especificaciones técnicas contenidas en el presente estudio. Las propuestas que no

cumplan con el 100% de las especificaciones técnicas se le calificará con un puntaje de 0

puntos.

De acuerdo a las condiciones básicas relacionadas a continuación el proponente que ofrezca el

mayor número de elementos adicionales se le otorgará un puntaje máximo y al resto de

proponentes en forma descendiente se les otorgara una puntuación así:

Servicios Agregados: El proponente deberá relacionar en su oferta el número de servicios

agregados que pondrá a disposición de la SNR para atender el objeto del contrato.

Se asignara una calificación máxima de hasta 300 puntos para aquel proponente que ofrezca la

totalidad de los servicios adicionales requeridos, y al resto de proponentes en forma

descendiente se les otorgara una puntuación así:

Un (1) servicio adicional 100 puntos

Dos (2) servicios adicionales 200 puntos

Tres (3) servicios adicionales 300 puntos

Protección e incentivo a la industria nacional (100) puntos

Para este aspecto el proponente recibirá un máximo de cien (100) puntos de acuerdo a lo

siguiente:

Se otorgarán cien (100) puntos a la propuesta cuyos bienes o servicios ofrecidos sean de

carácter nacional. Son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas

constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por

residentes en Colombia. Esta información se verificará en el Certificado de Cámara y comercio

presentado. En el evento en el cual los bienes o servicios ofrecidos no sean de carácter

nacional se les otorgará cincuenta puntos (50).

/


pág. 33




Origen de los Bienes y Servicios Puntaje

Nacionales 100

Extranjera 50

Nota. Este puntaje será otorgado de conformidad con la información suministrada por el

proponente. El no diligenciamiento de este punto en el documento correspondiente de acuerdo

con el pliego de condiciones, será entendido como una manifestación de contar con servicios

extranjeros, motivo por el cual se otorgarán en dicho caso, los cincuenta (50) puntos asignados

por tal concepto.

C. Criterios de desempate

Si se presentara un empate entre dos (2) o más proponentes, la Superintendencia de Notariado

y Registro procederá a la definición de un ganador teniendo en cuenta los criterios de

desempate contenidos en el Decreto 1510 de 2013 en el siguiente orden de prioridad:

1. Se seleccionará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación del

factor económico.

2. Si persiste el empate, se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en la

evaluación técnica

3. Si persiste el empate, la superintendencia utilizara las siguientes reglas de forma

sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los

compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales así:

3.1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o

servicios extranjeros.

3.2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

3.3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de

sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme

nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento

(25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la

experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios

o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros

del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

/


pág. 34




3.4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones

establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina

está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la

oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad

futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su

nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral,

debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el

Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el

veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

4. Si subsiste el empate se procederá a elegir el ganador mediante el sorteo por balotas,

para lo cual en la fecha y hora que al efecto se cite a los proponentes, los

Representantes Legales (o delegados) de las propuestas empatadas escogerán las

balotas y se adjudicará a aquel que obtenga la balota con el número mayor.

VIII. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el decreto 1510 de

2013 y los lineamientos de la Agencia Compra Eficiente, la Superintendencia establece la

siguiente Estimación y Asignación de riesgos que pueda presentarse durante el desarrollo y

ejecución del contrato y que tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del mismo.

Con base en lo anterior se establece dentro del presente estudio el soporte del análisis de

riesgos, para lo cual se utilizó los instructivos del documento CONPES 3714 del 1 de diciembre

de 2011 y la tabla CONPES para la estimación del riesgo de acuerdo a su probabilidad de

ocurrencia e impacto, por lo tanto se hace necesario que los futuros oferentes conozcan lo que

a continuación se señala:

a. Riesgo previsible: Son aquellos hechos o circunstancias que por la naturaleza del

contrato son de posible ocurrencia.

b. Riesgo imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias coyunturales ó

administrativas, que no se pueden prever, tales como los desastres naturales que

afectan la ejecución del contrato.

c. Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles

constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras

palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un

futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.

/


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=343#0

pág. 35




d. Estimación del riesgo: Consiste en determinar un valor para los riesgos que se han

tipificado.

NO

.

CL

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RIA

1 GENERAL EXTERNO EJECUCIÓN REGULATORIOS

CAMBIOS

INESPERADOS

DE

NORMATIVIDAD

APLICABLE QUE

AFECTEN LA

ECUACIÓN

ECONÓMICA

DEL CONTRATO

GENERA UNA

CARGA ADICIONAL

A LA INICIALMENTE

PREVISTA, QUE

PUEDE AFECTAR A

CUALQUIERA O A

LAS DOS PARTES.

POSIBLE MENOR 5 MEDIO

2 GENERAL INTERNO PLANEACIÓN OPERACIONAL

QUE LAS

NECESIDADES

DE LA ENTIDAD

POR

CIRCUNSTANCIA

S TEMPORALES

Y ESPECÍFICAS

SEAN

SUPERIORES AL

PRESUPUESTO

ASIGNADO PARA

CONTRATAR EL

SERVICIO.

GENERA

RETRASOS EN LA

EJECUCIÓN DEL

CONTRATO LO

QUE LLEVA A

MODIFICACIONES

CONTRACTUALES

RARO MODERADO 4 BAJO

3 GENERAL INTERNO EJECUCIÓN OPERACIONAL

MORA EN LOS

PAGOS POR

PARTE DE LA

CONTRATANTE

AFECTACIÓN

FINANCIERA AL

CONTRATISTA

HASTA EL PUNTO

DE ROMPER LA

ECUACIÓN

ECONÓMICA DEL

CONTRATO.

IMPROBABLE MENOR 4 BAJO

4 GENERAL EXTERNO EJECUCIÓN DE LA

NATURALEZA

FENÓMENOS O

HECHOS

GEOLÓGICOS,

HIDROLÓGICOS,

CLIMÁTICOS,

INCENDIOS

ETC...

SUSPENSIÓN,

TERMINACIÓN DEL

CONTRATO O

IMPOSIBILIDAD DE

EJECUCIÓN DEL

CONTRATO

IMPROBABLE MAYOR 6 ALTO

5 GENERAL EXTERNO CONTRATACI

ÓN OPERACIONAL

SE PRESENTA

CUANDO EXISTE

VARIACIÓN DE

COSTOS DE

PERSONAL,

DEBIDO A

CAMBIOS EN EL

EQUIPO DE

TRABAJO

REQUERIDO

POR EL

CONTRATISTA

PARA PRESTAR

EL SERVICIO,

POR CUALQUIER

GENERA UNA

CARGA ADICIONAL

A LAS PREVISTAS

Y PUEDE AFECTAR

CUALQUIERA DE

LAS PARTES DEL

CONTRATO O A

LAS DOS

SIMULTÁNEAMENT

E.

IMPROBABLE MENOR 4 BAJO

/


pág. 36




CAUSA

6 GENERAL EXTERNO CONTRATACI

ÓN OPERACIONAL

SE PUEDE

PRESENTAR

CUANDO LAS

ACTIVIDADES

OBJETO DEL

PRESENTE

CONTRATO NO

CUENTEN CON

LAS

CARACTERISTIC

AS TÉCNICAS

MINIMAS LO

CUAL GENERA

CAMBIOS

AFECTACIÓN EN

EL LOGRO DE LOS

OBJETIVOS Y

SATISFACCION DE

LAS NECESIDADES

POSIBLE MENOR 5 MEDIO

N°

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RIO

DIC

IDA

D

¿C

uá

nd

o?

1

ENTIDAD

50% Y

CONTRATIS

TA 50%

APLICACIÓN

IMEDIATA DE

LAS

DISPOSICIONES

LEGALES Y

AJUSTE DE LOS

PROCESOS

INTERNOS DE

LA ENTIDAD

POSIBLE MENOR MEDIO NO

SUPERVISOR

DEL

CONTRATO

POR PARTE

DE LA

ENTIDAD Y

CONTRATISTA

INICIO DE

LA

EJECUCIÓN

DEL

CONTRATO

TERMINACION

ESTIMADA DE LA

EJECUCION DEL

CONTRATO

(DICIEMBRE DE

2015)

CONSULTA

PERMANENTE Y

ACTUALIZACION

NORMATIVA

PERMANEN

TEMENTE

DURANTE

LA

EJECUCIÓN

2 ENTIDAD

SE ESTABLECE

UN

PRESUPUESTO

GLOBAL

RARO MENOR BAJO NO

SUPERVISOR

DEL

CONTRATO

POR PARTE

DE LA

ENTIDAD

INICIO DE

LA

EJECUCIÓN

DEL

CONTRATO

TERMINACION

ESTIMADA DE LA

EJECUCION DEL

CONTRATO

(DICIEMBRE DE

2015)

REALIZAR LOS

PAGOS

DEBIDOS AL

CONTRATISTA

DE

CONFORMIDAD

CON LOS

SERVICIOS

CONTRATADOS

CONFORME

LO

PREVISTO

EN EL

CONTRATO

3 ENTIDAD

EVITARSE,

REALIZANDO LA

VERIFICACIÓN

TOTAL DEL

CONTRATO Y/O

SUS ADICIONES

EN VALOR , DE

MANERA PREVIA

A LA

EXPEDICIÓN

DEL REGISTRO

RARO MENOR BAJO NO

DIRECCIÓN

FINANCIERA –

GRUPO DE

PRESUPUEST

O

INICIO DE

LA

EJECUCIÓN

DEL

CONTRATO

TERMINACION

ESTIMADA DE LA

EJECUCION DEL

CONTRATO

(DICIEMBRE DE

2015)

EN EL

MOMENTO DE

EXPEDIR EL

REGISTRO

PRESUPUESTAL

AL CONTRATO

Y/O SUS

ADICIONES DE

PRESENTARSE

EN VALOR, SE

DEBERÁN

CONFORME

LO

PREVISTO

EN EL

CONTRATO

/


pág. 37




PRESUPUESTAL VERIFICAR QUE

SE CUENTA

CON EL

PRESUPUESTO

PARA ATENDER

LA NECESIDAD.

4

ENTIDAD

50% Y

CONTRATIS

TA 50%

ACEPTAR IMPROBABL

E

MODERA

DO MEDIO NO

SUPERVISOR

DEL

CONTRATO

POR PARTE

DE LA

ENTIDAD Y

CONTRATISTA

INICIO DE

LA

EJECUCIÓN

DEL

CONTRATO

TERMINACION

ESTIMADA DE LA

EJECUCION DEL

CONTRATO

(DICIEMBRE DE

2015)

SEGUIMIENTO

DE LOS

HECHOS O

FENOMENOS

DE LA

NATURALEZA

PERMANEN

TEMENTE

DURANTE

LA

EJECUCIÓN

, CADA VEZ

QUE SE

EXPIDE EL

REGISTRO

PRESUPUE

STAL

5 CONTRATIS

TA

SE DEBEN

SOLICITAR LOS

CAMBIOS DE

EQUIPO DE

TRABAJO CON

PERIODOS DE

TIEMPO

ACORDADOS

PARA QUE NO

SE PRESENTEN

AUSENCIAS DE

PERSONAL

MIENTRAS SE

EFECTUAN LOS

CAMBIOS EN EL

EQUIPO DE

TRABAJO

RARO MENOR BAJO NO

SUPERVISOR

DEL

CONTRATO

POR PARTE

DELA

ENTIDAD

INICIO DE

LA

EJECUCIÓN

DEL

CONTRATO

TERMINACION

ESTIMADA DE LA

EJECUCION DEL

CONTRATO

(DICIEMBRE DE

2015)

REVISIÓN Y

APROBACION

DEL EQUIPO DE

TRABAJO EN EL

MENOR TIEMPO

POSIBLE

CADA VEZ

QUE SE

PRESENTE

CAMBIO EN

EL EQUIPO

DE

TRABAJO.

6 CONTRATIS

TA

CADA

ACTIVIDAD

DEBE

REALIZARSE

BAJO LA

SUPERVISOR

DEL CONTRATO

PARA EVITAR

CAMBIOS

INESPERADOS

QUE IMPLIQUEN

MAYORES

GASTOS PARA

LA ENTIDAD

POSIBLE MENOR MEDIO NO

SUPERVISOR

DEL

CONTRATO

INICIO DE

LA

EJECUCIÓN

DEL

CONTRATO

TERMINACION

ESTIMADA DE LA

EJECUCION DEL

CONTRATO

(DICIEMBRE DE

2015)

REVISION Y

APROBACION

PERMANENTE

DE LAS

ACTIVIDADES

QUE

COMPRENDEN

CADA UNA DE

LAS FASES DE

EJECUCION DEL

PROCESO

PERMANEN

TE

IX. GARANTÍAS

Efectuado el análisis de riesgos de la presente contratación, establecida la valoración del

impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos, se estima que la

Superintendencia de Notariado y Registro se encuentra que en el desarrollo del contrato

presenta principalmente riesgos de Incumplimiento del contratista en el desarrollo de las

obligaciones establecidas o deficiente prestación del servicio; por lo cual se exigirá al

contratista constituir a su costa y a favor de SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO - SNR, la garantía Única de que trata la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007y el

artículo 116 del decreto 1510 de 2013 consistente en garantía legalmente autorizada para

operar en Colombia con el fin de amparar el riesgo que se determina a continuación:

/


pág. 38




a. CUMPLIMIENTO: en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del

Contrato, por el término de ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir

de la fecha de expedición de la póliza.

b. CALIDAD: en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato,

con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la

fecha de expedición de la póliza.

c. DEL PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Para garantizar el pago de

salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones inherentes a la previsión social del

personal que emplee durante el desarrollo del contrato, por un valor igual al 5% del valor

total del mismo, por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a

partir de la fecha de expedición de la póliza.

Parágrafo primero: en los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución del contrato y/o se

adicione el valor, el Contratista se compromete, dentro de los 5 días siguientes, a presentar el

certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo y/o valor pactados.

Parágrafo Segundo: el contratista deberá mantener la garantía en plena vigencia y validez en

los términos expresados en este documento y deberá pagar las primas y cualquier otra expensa

necesaria para constituirlas, mantenerlas, prorrogarlas o adicionarlas.

X. ACUERDOS INTERNACIONALES O TRATADOS DE LIBRE COMERCIO VIGENTE

PARA EL ESTADO COLOMBIANO

De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, y

de acuerdo con las pautas para establecer si determinada contratación se encuentra o no

cobijada por algún Acuerdo Internacional o Tratado de Libre Comercio (TLC) vigente, la

Superintendencia de Notariado y Registro informa que, una vez revisado lo publicado por el

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en su página web y de acuerdo con las exclusiones

de aplicabilidad y excepciones consagradas en el manual explicativo, en los capítulos de

contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para entidades

contratantes, del Departamento Nacional de Planeación, se encontraron los siguientes acuerdos

internacionales y tratados de libre comercio que aplican para la SNR:

/


pág. 39




ACUERDO COMERCIAL

ENTIDAD ESTATAL INCLUIDA

PRESUPUESTO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN SUPERIOR AL VALOR DEL ACUERDO COMERCIAL

EXCEPCIÓN APLICABLE AL PROCESO DE CONTRATACIÓN

PROCESO DE CONTRATACIÓN CUBIERTO POR EL ACUERDO COMERCIAL

CANADÁ SI NO NO NO

CHILE SI NO NO NO

ESTADOS UNIDOS SI NO NO NO

SALVADOR SI NO INCLUYE

VALORES NO SI

GUATEMALA SI NO INCLUYE

VALORES NO SI

HONDURAS SI NO INCLUYE

VALORES NO SI

LIECHTENSTEIN SI NO NO NO

SUIZA SI NO NO NO

MÉXICO SI NO NO NO

UNIÓN EUROPEA SI NO NO NO

XI. SUPERVISIÒN

La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por un equipo interdisciplinario

conformado por el Jefe de la Oficina de Planeación, y la Coordinadora del Grupo de Gestión

Documental , o quien el ordenador del gasto designe.

Cordialmente

(ORIGINAL FIRMADO)

OSCAR ANIBAL LUNA OLIVERA DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

(ORIGINAL FIRMADO)

LUZ EDITH FLORIAN SANCHEZ GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL Anexo: cotizaciones de 2 oferentes folios (8).

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