TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD · Formato de funcionamiento interno firmado por el paciente...
36
HOJA: 1 DE: 36 UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA PRODUCTORA: TIPO DE PROCESO: Archivo de Gestión Archivo Central CT E D S O C D/E 01 año 05 años X X X 01 año 04 años X X 01 año X X 01 año X X TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014 SISTEMAS - 7810 ARCHIVO - 7811 PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO: CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Disposición Final Tradición Documental ACTAS Acta de Comité de Archivo Acta de Eliminación Acta de Eliminación (outsourcing) Formato único de inventario documental Solicitud de eliminación Acta de Transferencia Documental Autorización de salida Formato único de inventario documental CAPACITACIONES Documentación de apoyo Listado de asistencia
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HOJA: 1 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
01 año 05 años X X X
01 año 04 años X X
01 año X X
01 año X X
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS
Acta de Comité de Archivo
Acta de Eliminación
Acta de Eliminación (outsourcing)
Formato único de inventario documental
Solicitud de eliminación
Acta de Transferencia Documental
Autorización de salida
Formato único de inventario documental
CAPACITACIONES
Documentación de apoyo
Listado de asistencia
HOJA: 2 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS 15 días 20 años X X X X X
Resumen HC (otra institución) o remisión
Formato de salida voluntaria
Hoja de admisión
Formato de funcionamiento interno firmado por el paciente
Consentimientos informados y/o vacunación del recién nacido
Interrogatorio de admisión de enfermería
Epicrisis de UCI
Historia clínica de urgencias o ingreso a piso o UCI
Evoluciones en orden cronológico incluyendo interconsultas, UCI
Ordenes médicas, formula médica
Valoración pre-anestésica
Consulta pre-operatoria
Protocolo operatorio
Lista de chequeo de identificación y preparación de paciente quirúrgico
Lista de chequeo preparación paciente para cirugía
Registro de anestesia, hoja de registro del acto anestésico
Descripción quirúrgica, registro quirúrgico de enfermería
Hoja de sala de recuperación post-anestésica
Notas de enfermería
Control de administración de medicamentos
Accesos vasculares
Control de líquidos administrados y eliminados
Control de glucómetros
Medidas de prevención
Indicadores químicos (pegar si se encuentran despegados)
Control de oximetrías y gases arteriales
Notas de terapia
Soporte de transfusiones
Paraclínicos, resultados de exámenes
HISTORIAS
Historias Clínicas
Instrucciones de egreso
HOJA: 3 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS Hoja de consumo de salas
Control pedido de farmacia, conciliación medicamentosa
01 año X X
06 meses X X
06 meses X X
01 año X X
01 año X X
01 año X X
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA
Prestamos Documentales
Libro de prestamos documentales
Listados de prestamos documentales
Solicitud de préstamo documental
Recolección de Historias Clínicas
Listado de atenciones - urgencias
Planilla de recolección de historia clínica
Entrega para Digitalización
Listado de códigos de barra
INVENTARIOS
Inventario Documental
Formato único de inventario documental
MANUALES
Manual y políticas de organización y transferencia de archivos
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de eliminación documental
Procedimiento de eliminación historias clínicas
Procedimiento de transferencias documentales
Procedimiento Manejo y control de historias clínicas
Procedimiento plan de contingencia historias clínicas
HOJA: 4 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
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PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS
01 año X X
01 año X X
01 año X X X
SOLICITUDES
Solicitud de Fotocopia de Notas en la Historia Clínica - Médicos Adscritos
Solicitud de Historia Clínica
Correo de solicitud vía web
Formato de solicitud de historia clínica
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Cuadros de clasificación documental
Encuesta de estudio documental
Normatividad
Tabla de retención documental
HOJA: 5 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
HOJA: 6 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se realiza digitalización antes de la
transferencia al archivo central. La serie
se conserva de conformidad con el Art.
15 de la resolución 1995 de 1999. Se
constituye parte del patrimonio histórico
de la entidad dado el valor que tiene para
la investigación, la ciencia y la cultura.
Conservar un muestreo teniendo en
cuenta criterios cualitativos y
cuantitativos.
HOJA: 7 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se realiza digitalización antes de la
transferencia al archivo central. La serie
se conserva de conformidad con el Art.
15 de la resolución 1995 de 1999. Se
constituye parte del patrimonio histórico
de la entidad dado el valor que tiene para
la investigación, la ciencia y la cultura.
Conservar un muestreo teniendo en
cuenta criterios cualitativos y
cuantitativos.
Constituye documento de apoyo durante
el período de la vigencia. Documentos o
agrupaciones documentales que no
desarrolla valores históricos. Se puede
eliminar en el área teniendo en cuenta
las indicaciones del procedimiento de
eliminación documental.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios..
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad.
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad
HOJA: 8 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios..
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina
(Ley 594 de 2000, Artículo 49)
HOJA: 9 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
01 año 05 años X X X
01 año 04 años X X
01 año X X
01 año X X
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS
Acta de Comité de Archivo
Acta de Eliminación
Acta de Eliminación (outsourcing)
Formato único de inventario documental
Solicitud de eliminación
Acta de Transferencia Documental
Autorización de salida
Formato único de inventario documental
CAPACITACIONES
Documentación de apoyo
Listado de asistencia
HOJA: 10 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
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SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS 15 días 15 años X X X X X
Resumen HC (otra institución) o remisión
Formato de salida voluntaria
Hoja de admisión
Formato de funcionamiento interno firmado por el paciente
Consentimientos informados y/o vacunación del recién nacido
Interrogatorio de admisión de enfermería
Epicrisis de UCI
Historia clínica de urgencias o ingreso a piso o UCI
Evoluciones en orden cronológico incluyendo interconsultas, UCI
Ordenes médicas, formula médica
Valoración pre-anestésica
Consulta pre-operatoria
Protocolo operatorio
Lista de chequeo de identificación y preparación de paciente quirúrgico
Lista de chequeo preparación paciente para cirugía
Registro de anestesia, hoja de registro del acto anestésico
Descripción quirúrgica, registro quirúrgico de enfermería
Hoja de sala de recuperación post-anestésica
Notas de enfermería
Control de administración de medicamentos
Accesos vasculares
Control de líquidos administrados y eliminados
Control de glucómetros
Medidas de prevención
Indicadores químicos (pegar si se encuentran despegados)
Control de oximetrías y gases arteriales
Notas de terapia
Soporte de transfusiones
Paraclínicos, resultados de exámenes
HISTORIAS
Historias Clínicas
Instrucciones de egreso
HOJA: 11 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS Hoja de consumo de salas
Control pedido de farmacia, conciliación medicamentosa
01 año X X
06 meses X X
06 meses X X
01 año X X
01 año X X
01 año X X
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA
Prestamos Documentales
Libro de prestamos documentales
Listados de prestamos documentales
Solicitud de préstamo documental
Recolección de Historias Clínicas
Listado de atenciones - urgencias
Planilla de recolección de historia clínica
Entrega para Digitalización
Listado de códigos de barra
INVENTARIOS
Inventario Documental
Formato único de inventario documental
MANUALES
Manual y políticas de organización y transferencia de archivos
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de eliminación documental
Procedimiento de eliminación historias clínicas
Procedimiento de transferencias documentales
Procedimiento Manejo y control de historias clínicas
Procedimiento plan de contingencia historias clínicas
HOJA: 12 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
SISTEMAS - 7810
ARCHIVO - 7811
PROCESO DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
ACTAS
01 año X X
01 año X X
01 año X X X
SOLICITUDES
Solicitud de Fotocopia de Notas en la Historia Clínica - Médicos Adscritos
Solicitud de Historia Clínica
Correo de solicitud vía web
Formato de solicitud de historia clínica
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Cuadros de clasificación documental
Encuesta de estudio documental
Normatividad
Tabla de retención documental
HOJA: 13 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
HOJA: 14 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se realiza digitalización antes de la
transferencia al archivo central. La serie
se conserva de conformidad con la
resolución 839 de 2017 y para su
elimiacion se debera seguir los
paremetros descritos en la misma. Se
constituye parte del patrimonio histórico
de la entidad dado el valor que tiene para
la investigación, la ciencia y la cultura.
Conservar un muestreo teniendo en
cuenta criterios cualitativos y
cuantitativos.
HOJA: 15 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se realiza digitalización antes de la
transferencia al archivo central. La serie
se conserva de conformidad con la
resolución 839 de 2017 y para su
elimiacion se debera seguir los
paremetros descritos en la misma. Se
constituye parte del patrimonio histórico
de la entidad dado el valor que tiene para
la investigación, la ciencia y la cultura.
Conservar un muestreo teniendo en
cuenta criterios cualitativos y
cuantitativos.
Constituye documento de apoyo durante
el período de la vigencia. Documentos o
agrupaciones documentales que no
desarrolla valores históricos. Se puede
eliminar en el área teniendo en cuenta
las indicaciones del procedimiento de
eliminación documental.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios..
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad.
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad
HOJA: 16 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIS
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina y
sirven como referencia para la
investigación y la cultura (Ley 594 de
2000, Artículo 49)cumplido el tiempo de
retención en archivo central digitalizar y
eliminar soporte papel.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios..
Constituyen parte del patrimonio histórico
de la Entidad, ya que permiten conocer
las decisiones de la Clínica La Colina
(Ley 594 de 2000, Artículo 49)
HOJA: 17 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
01 Año X X
01 Año X X
01 Año 04 Años X X
01 Año X X
01 año X X
01 Año X X
01 Año X X X
Informes
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
CIRUGÍA - 6106
ACTAS
Actas de Comité de Obra
Actas de Comité de Quirofanos
Actas de Reuniones con Terceros
Actas de Reuniones Primarias
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de transacción de pedidos
CAPACITACIONES
Documentación de apoyo
Evaluaciones
Listado de asistencia
HISTORIAL DE EQUIPOS
FELICITACIONES, SUGERENCIAS Y QUEJAS
Correos
Retroalimentación
Respuesta
HOJA: 18 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
CIRUGÍA - 6106
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
01 Año 04 Años X X
01 Año X X
01 Año X X X
01 Año X X
Equipos Biomédicos
Actas de entrega
Inventario Elementos
Control de mantenimiento de equipos
HISTORIAS
Historias Clínicas
Certificado de nacido vivo
Certificado de defunción
Historias Laborales
Evaluaciones de desempeño
Asignaciones
Llamados de atención
Cambios de turno
Novedades
Requisición de personal
Retroalimentaciones
INDICADORES
Registro diario de sala de cirugía
HOJA: 19 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
CIRUGÍA - 6106
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
01 Años X X
01 Año X X
01 Año X X X
01 Año X X
01 Año X X
Movimiento Mensual de Medicamentos 01 Año 04 Años X X
06 Meses X X
06 Meses X X
01 Año X X
06 Meses X X
06 Meses X X
02 Años 03 Años X X X
INFORMES
Informes de Gestión
Formato Autocontrol
Listas de chequeo
INVENTARIOS
Inventario Carro de Paro
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA
Control de Acceso a Salas
Carta de presentación medico ayudante
Control de Cirugía
Programación de Cirugías
Control de Temperatura
Control Traslado de Pacientes Entre Servicios
Novedades y Préstamo de Equipos
Registro de Limpieza y Desinfección
Registro Diario de Vacunación
Registro Entrega de Turnos
Seguimiento y Control Ingertos oseos
HOJA: 20 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
CIRUGÍA - 6106
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
06 Meses
06 Meses X X
01 Año
01 Año 14 Años X X
06 Meses X X
01 Año 14 Años
01 Año 04 Años X X
01 Año X X
01 Año X X
01 Año 04 Años X X
Actas de apertura
Cambios mano a mano
Inventarios
Revisiones
Inventario de Activos Físicos / Biomédicos
Inventario Insumos
LIBROS RADICADORES
ORDENES
Ordenes De Compra
Requisición de Compra
Libro Asignación de Lockers
Libro de Entrega de Historias Clínicas
Libro de Novedades y Préstamo de Equipos
Libro de Regristro de Nacimientos
Libro Test de Desfibrilador
PLANES
Planes de Mejoramiento
REQUERIMIENTOS
Requerimientos Administrativos
HOJA: 21 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
CIRUGÍA - 6106
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
01 Año X X X
03 Meses X X X
SOLICITUDES
Solicitud de Salas de Cirugía
Solicitud de Suministros
HOJA: 22 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
CIRUGÍA
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Desarrolla valor Contable por su cualidad
testimonial dentro de los procedimientos
de la Clínica; Debido que el original se
encuentra en otra área y/o agrupación
documental realizar eliminación siempre
y cuando se garantice que esta
información se encuentra condensada en
Contabilidad.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios. La eliminación de esta serie
se debe hacer siempre y cuando el
equipo haya sido dado de baja.
Desarrolla valor Legal por su cualidad
testimonial dentro de los procedimientos
y actividades de la Clínica.
HOJA: 23 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
CIRUGÍA
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios. La eliminación de esta serie
se debe hacer siempre y cuando el
equipo haya sido dado de baja.
La serie se conserva de conformidad con
la resolución 839 de 2017 y para su
elimiacion se debera seguir los
paremetros descritos en la misma. Se
elimina siempre y cuando se garantice
que esta información se encuentre
condensada en la historia clínica.
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información se
encuentre condensada a nivel gerencial
Desarrolla valores administrativos ya que
los documentos poseen cualidades
testimoniales de sus procedimientos y
actividades. Son aquellos documentos
inherentes en los procesos que se
desarrollan en gestión de la clínica hasta
terminar su vigencia.
HOJA: 24 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
CIRUGÍA
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Desarrolla valor administrativo por su
cualidad testimonial dentro de los
procedimientos y actividades de la
Clínica.
Desarrolla valores administrativos ya que
los documentos poseen cualidades
testimoniales de sus procedimientos y
actividades. Son aquellos documentos
inherentes en los procesos que se
desarrollan en gestión de la clínica hasta
terminar su vigencia.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
HOJA: 25 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
CIRUGÍA
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
Desarrolla valor Contable por su cualidad
testimonial dentro de los procedimientos
de la Clínica; Debido que el original se
encuentra en otra área y/o agrupación
documental realizar eliminación siempre
y cuando se garantice que esta
información se encuentra condensada en
Compras.
Desarrolla valor administrativo por su
cualidad testimonial dentro de los
procedimientos y actividades de la
Clínica. Documentación directamente
relacionada con la conservación de las
Historias Laborales
Desarrolla valor administrativo por su
cualidad testimonial dentro de los
procedimientos y actividades de la
Clínica.
Por ser un documento de tipo
administrativo y su valor legal es
necesario su conservación por el tiempo
de retención establecido.
HOJA: 26 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
CIRUGÍA
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Constituye documento de apoyo durante
el período de la vigencia. Documentos o
agrupaciones documentales que no
desarrolla valores históricos. Se puede
eliminar en el área teniendo en cuenta las
indicaciones del procedimiento de
eliminación documental.
Por ser un documento de tipo
administrativo y su valor legal es
necesario su conservación por el tiempo
de retención establecido.
HOJA: 27 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
01 Año X X
01 Año X X
01 año X X
01 Año X X X
Informes
01 Año X X
01 Año 04 Años X X
ACTAS
Actas de Reuniones Extraordinarias
Actas de Reuniones Primarias
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS INTENSIVOS - 6107
Equipos Biomédicos
Control de reserva de equipos
Inventario Elementos
Listado de asistencia
FELICITACIONES, SUGERENCIAS Y QUEJAS
Correos
Retroalimentación
Respuesta
HISTORIAL DE EQUIPOS
CAPACITACIONES
Diplomas
Evaluaciones
Documentación de apoyo
GUIAS
HOJA: 28 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS INTENSIVOS - 6107
HOJA: 29 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS INTENSIVOS - 6107
01 Año X X X
01 Años 04 Años X X X
01 Años 04 Años X X
01 Año X X
01 Año X X
01 Año X X
01 Año X X
Formato de limpieza y desinfección
Lista de chequeo lavado de manos
Verificación entrega de turno
Formato Autocontrol
Listas de chequeo
Formato Autoevaluación
INFORMES
Informes de Gestión
Registro Entrega de Turnos
Seguimiento de Protocolos y Procedimientos
Autocontrol
Listados de turnos
Encuestas de satisfacción
HISTORIAS
Historias Laborales
Memorandos
Retroalimentación
Informes de Hallazgos
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA
Control de Temperatura
Formato de recibido y entrega de adecuaciones
Formato de registro
Registro de Limpieza y Desinfección
Asignaciones
Cronogramas
HOJA: 30 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS INTENSIVOS - 6107
01 Año X X
01 Año X X X
02 Años 03 Años X X
01 Año 04 Años X X
01 Año 14 Años X X
01 Año 04 Años X X
01 Año 04 Años X X
01 Año 04 Años X X
01 Año X X
2 Años X X
Libro de Entrega de Historias Clínicas
Auditorias
INVENTARIOS
Inventario de Activos Físicos / Biomédicos
Seguimiento y Control de Muestras
Análisis de reingresos
Informes
Inventario Carro de Paro
Acta de activación código A
Acta de apertura
Cambio de medicamentos e insumos
Inventario
Seguimiento código A
Verificación diaria / mensual
Libro de Novedades y Préstamo de Equipos
Retroalimentación
Libro de Entrega de Esterilización
Libro de Pedidos de Consumo
Libro de Ingreso y Egresos de la Unidad
Libro Test de Desfibrilador
PLANES
Plan de Mejoramiento
Actas de reuniones - intervención
Verificación procedimientos
LIBROS RADICADORES
HOJA: 31 DE: 36
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
TIPO DE PROCESO:
Archivo de
GestiónArchivo Central CT E D S O C D/E
ACTAS
PROCESO DE REALIZACION PROCESO/SUBPROCESO:
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN Disposición FinalTradición
Documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
DIRECCIÓN MEDICA CLC - 6100
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS INTENSIVOS - 6107
01 Año X X
01 Año X X
REQUERIMIENTOS
Requerimientos Administrativos
PROTOCOLOS
HOJA: 32 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS
INTENSIVOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios. La eliminación de esta serie
se debe hacer siempre y cuando el
equipo haya sido dado de baja.
Documentos que reflejan las actividades
realizadas en cumplimiento de las
funciones Administrativas de Clinica La
Colina. Se conserva únicamente los
manuales vigentes.
Desarrolla valor Legal por su cualidad
testimonial dentro de los procedimientos
y actividades de la Clínica.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
HOJA: 33 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS
INTENSIVOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOSSe constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios. La eliminación de esta serie
se debe hacer siempre y cuando el
equipo haya sido dado de baja.
HOJA: 34 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS
INTENSIVOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información se
encuentre condensada a nivel gerencial
Desarrolla valor administrativo por su
cualidad testimonial dentro de los
procedimientos y actividades de la
Clínica.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
HOJA: 35 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS
INTENSIVOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Cumplido el Tiempo de retención se
conserva el ultimo y se elimina el
anterior.
Desarrolla valor administrativo por su
cualidad testimonial dentro de los
procedimientos y actividades de la
Clínica.
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
Documentos que reflejan las actividades
realizadas en cumplimiento de las
funciones Administrativas de Clinica La
Colina
Es una serie facilitativa, puede eliminarse
directamente en el área.
Desarrolla valor administrativo por su
cualidad testimonial dentro de los
procedimientos y actividades de la
Clínica.
HOJA: 36 DE: 36
CÓDIGO:
ARC-06-04
VERSIÓN:
01
HOSPITALIZACIÓN Y CUIDADOS
INTENSIVOS
Se elimina siempre y cuando se
garantice que esta información no es vital
o se encuentre condensada a nivel
gerencial
Aprobada por Acta de Comité de Archivo Nº 02 del 16 de septiembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Se constituye en documentos facilitativos
de apoyo a la gestión. Agota sus valores
primarios y no desarrolla valores
secundarios.
Documentos que reflejan las actividades
realizadas en cumplimiento de las
funciones Administrativas de Clinica La
Colina. Se conserva únicamente los
manuales vigentes.
