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MANUAL IMPLEMENTACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 01 Fecha: 10/11/2017 1 GA TRANSPORTES S.A MANUAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD MEDELLIN-ANTIOQUIA NOVIEMBRE 2017
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GA TRANSPORTES S.A
MANUAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD
MEDELLIN-ANTIOQUIA NOVIEMBRE 2017
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
1. INFORMACIÓN EMPRESARIAL ........................................................................ 4
1.1 MISIÓN .......................................................................................................... 4
1.2 VISIÓN ........................................................................................................... 4
1.3 POLITICA DEL SGI ........................................................................................ 4
1.4 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE GESTION INTEGRAL ......... 5
1.5 VALORES CORPORATIVOS G.A TRANSPORTES ..................................... 6
2. INFORMACIÓN SOBRE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL .............. 7
2.1 BENEFICIOS DE SU IMPLEMENTACIÓN .................................................... 7
2.2 PRINCIPIOS BÁSICOS ................................................................................. 8
2.3 METODOLOGÍA APLICADA PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ....................................................................... 8
2.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.................. 11
2.4 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y LA DISPOSICIÓN FINAL DE
LOS DOCUMENTOS ......................................................................................... 14
2.5 INSTRUCCIONES PARA LA APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL .................................................................................................. 16
2.5 FORMATO TRD ........................................................................................... 18
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ............................................ 18
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INTRODUCCIÓN
El objetivo esencial de los archivos desde el punto de vista legal y funcional, consiste en que los documentos sean organizados y gestionados de acuerdo a unas directrices y buenas prácticas en Gestión Documental con el fin de que su recuperación sea de forma oportuna y se garantice el acceso y derecho a la información por parte de los funcionarios de la empresa, ciudadanos y entidades de control. Teniendo en cuenta la importancia que los documentos representan para las
compañías, ya que reflejan el objeto social para el que fueron creadas, se creó la
Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, que define las políticas y obligación
para todas las empresas públicas o privadas con función pública, de elaborar un
programa de gestión de documentos, independiente del tipo de soporte en que se
produzcan.
Así mismo, el año anterior mediante la Resolución Número 061583 del 10 de
Noviembre de 2016, de la Superintendencia de Puertos y Transportes. cuyo objeto
es: "Establecer las directrices que en materia de Gestión Documental y
organización de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la
Superintendencia de Puertos y Transportes, para el cumplimientos de la
normatividad archivística nacional, asegurando la adecuada producción,
recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los
documentos de archivo a nivel interno y de los ciudadanos y de las entidades del
Estado, que en el ejercicio de sus funciones los requieran, garantizando la
disponibilidad de la información".
Es así, que con el fin de dar cumplimiento a este acto normativo y siendo
conscientes de las oportunidades que representa la Gestión Documental la
empresa G.A ha decidido elaborar e implementar la Tabla de Retención
Documental, la cual se convierten en un apoyo decisivo para la toma de
decisiones, y un recurso de suma importancia para el cumplimiento de la misión y
objetivos, además de preservar la memoria institucional.
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1. INFORMACIÓN EMPRESARIAL
1.1 MISIÓN Somos una empresa dedicada al transporte terrestre especial de pasajeros en el
sector empresarial, escolar y turístico; ofrecemos un servicio integral a nuestros
clientes garantizando su satisfacción, destacándonos por la formación,
capacitación y desarrollo de nuestros colaboradores, fomentamos actividades que
benefician al medio ambiente y a nuestra comunidad.
1.2 VISIÓN
Nos proyectamos a prestar un servicio de transporte especial donde nos
caractericemos por nuestra seguridad, eficiencia y alto desempeño cumpliendo
con estándares de calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y ambiental que
garantice nuestro mejoramiento continúo. Para el año 2018 Queremos ser
reconocida por nuestra calidad humana en la que prima un desarrollo social que
impacte positivamente a nuestros clientes, empleados y colaboradores. Seremos
una empresa que brinda la oportunidad de retorno de inversión tanto a
transportadores como accionistas.
1.3 POLITICA DEL SGI
G.A Transportes SAS se compromete con la protección y promoción de la salud
de los trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los
riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio
ambiente. Nos comprometemos a satisfacer las necesidades de los clientes
mediante una adecuada logística, vehículos seguros y un equipo humano
calificado y motivado que proporcione calidez, eficiencia en el servicio y
mejoramiento continuo.
Todos los niveles de la organización asumen la responsabilidad de promover un
ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables,
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vinculando a las partes interesadas en el Sistema de Gestión Integral, destinando
los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión.
Para lograrlo nuestra planeación estratégica nos comprometemos con:
a. Cumplir con el marco legal aplicable a la organización b. Disminuir los impactos ambientales generados por nuestra
operación, c. Disminuir los riesgos y enfermedades laborales aplicables a
nuestra organización d. Generar sostenibilidad de la organización e. Motivar de manera permanente a nuestros empleados y
transportadores.
Firma representante legal
1.4 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE GESTION INTEGRAL
1. Dar cumplimiento a la legislación vigente sobre seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y transporte especial en Colombia.
2. Garantizar un buen servicio a nuestros clientes, presentando una excelente optimización logística e incentivando nuestro equipo de trabajo desde la motivación y calidad humana de los mismos a través de capacitación y formación permanente.
3. Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente con calidad y seguridad en el servicio desde el cumplimiento al programa de mantenimiento preventivo de los vehículos y la disminución de los índices de accidentalidad por medio de la adecuada implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
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4. Garantizar la permanencia en el mercado conservando y conquistando a nuestros actuales y potenciales clientes por medio de respuestas oportunas, calidad en servicio y valores significativos que generen fidelidad en los mismos.
5. Prevenir y minimizar los impactos ambientales significativos generados en el proceso de transporte, con el fin de optimizar los recursos y proteger el medio ambiente.
6. Mejorar los índices de rentabilidad que conlleven a una estabilidad económica y sostenibilidad de la organización.
7. Dar cumplimiento a la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo
1.5 VALORES CORPORATIVOS G.A TRANSPORTES
Participación: Somos una empresa democrática donde todo nuestro equipo de
colaboradores tiene incidencia en la toma de decisiones e igualdad de
oportunidades.
Honestidad: Prestamos nuestros servicios con trasparencia y rectitud.
Responsabilidad: Obramos con seriedad, en consecuencia, con nuestros
deberes y obligaciones como empresa transportadora
Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando armonía en
las relaciones interpersonales, laborales y comerciales.
Confianza: Cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores servicios
Trabajo en Equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes
procesos de la empresa buscamos el logro de los objetivos organizacionales.
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1.6 MAPA DE PROCESOS
2. INFORMACIÓN SOBRE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
2.1 BENEFICIOS DE SU IMPLEMENTACIÓN
Las Tablas de Retención Documental son un instrumento de gestión que permite
la organización de la documentación que se genera o se recibe una empresa e
institución en cumplimiento de sus funciones y actividades, entre los beneficios
más importantes se encuentran;
• Garantizan la selección y conservación. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Regulan las transferencias documentales. • Permiten el manejo integral de los documentos.
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• Facilitan la organización de los documentos. • Identifican y reflejan funciones institucionales. • Facilitar manejo de la información. • Facilitan el control y acceso de los documentos. • Permiten dar un servicio eficaz y eficiente
2.2 PRINCIPIOS BÁSICOS
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basó en la estructura
orgánica funcional de GA TRANSPORTES con la finalidad de identificar las series
y subseries documentales teniendo en cuenta la información que se genera en las
diferentes unidades administrativas.
Los periodos de retención y disposición final de los documentos son fijados en la
Tabla de Retención Documental - TRD. Para ello, los tiempos de retención se
estipularon considerando las leyes que aplican a los documentos, mencionadas en
el proceso de entrevista documental. Es así, que los tiempos de retención
establecidos para el archivo de gestión, archivo central y su disposición final son
acordes a las necesidades administrativas de la empresa y las disposiciones de
ley que aplican para las series y subseries documentales.
2.3 METODOLOGÍA APLICADA PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
En el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental de GA
TRASNPORTE se adoptaron los pasos metodológicos que establece el Archivo
General de la Nación para su elaboración.
ETAPAS
Investigación Preliminar de la organización.
En esta etapa se recopiló la información relacionada con las disposiciones legales,
actos administrativos, manuales de funciones, mapa de procesos, organigrama y
demás documentos que dan cuenta de la estructura organizacional de GA
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TRANSPORTE, los cuales permitieron la elaboración del cuadro de clasificación
documental e identificar la tipología documental producida por la compañía.
Después de realizar una identificación previa de la documentación se procedió a la
aplicación de la encuesta estudio documental, de acuerdo al modelo sugerido por
el Archivo General de la Nación para definir las unidades documentales que fueron
objeto de análisis para establecer los valores primarios y secundarios de los
documentos.
Con el fin de acercarse a la identificación de la producción documental de la
empresa se procedió con la elaboración de un inventario natural de la
documentación almacenada, a través del Formato Único de Inventario
Documental-FUID.
Aplicación de las Encuestas
Se realizó la socialización del formato de la encuesta al personal designado de GA
TRANSPORTE informando sobre el inicio y aplicación de la encuesta estudio
documental con una breve introducción y explicación del proceso, indicando la
necesidad de identificar las unidades documentales producidas en cada uno de los
puestos de trabajo que dan cuenta de la función administrativa, cual es el trámite
que cumplen, frecuencia de la consulta y conservación.
Análisis e Interpretación de la Información Recolectada
Después de finalizar la aplicación de las encuestas se realizó análisis de la
información recolectada, con base en las funciones y los procesos reflejados en la
estructura orgánica funcional, definiendo Series, Subseries y tipos documentales
respectivos.
Elaboración y Presentación de las Tablas de Retención Documental ante el
Comité de Archivo
Una vez recolectada la información necesaria, tabulada y analizada se hace
necesaria presentar la TRD definitiva y el cuadro de clasificación y construcción de
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la Tabla de Retención Documental al comité de archivo y los funcionarios de las
dependencias encuestadas.
Capacitación implementación Tablas de Retención Documental.
Con la aprobación de las Tablas de Retención Documental por el Comité de
Archivo y revisión con el área de calidad, se realiza una capacitación al personal
de la compañía para la implementación de las Tablas de Retención Documental y
el Programa de Gestión Documental, que incluye procedimiento de organización
de archivos de gestión y transferencias documentales, además de la
implementación del reglamento interno de archivo.
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2.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Para la recolección de la información se aplicó el formato de Encuesta Estudio
Documental, basados en el modelo recomendado por el Archivo General de la
Nación. Los ítems enunciados a continuación forman parte de la encuesta estudio
documental que hacen parte de la guía de elaboración de Tablas de Retención
Documental expuesta por el Archivo General de la Nación, se mencionan a
continuación:
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL Datos básicos considerados en la encuesta PRIMERA PARTE (I) I Nombre de la Oficina. Registra el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica. Teniendo en cuenta la
estructura orgánica del Concejo Municipal registra el nombre de la unidad administrativa de la cual depende la oficina objeto de estudio.
2. Fecha de última asignación de funciones. Se registró la fecha en la cual
se creó la dependencia. 3. Acto Administrativo. Número del Acto Administrativo que fija la creación de
la Unidad Administrativa correspondiente 4. Funciones. Establece las funciones constitucionales asignadas en el
reglamento interno de trabajo. 5. Unidades Documentales que tramita. Se identifican y describen las
unidades documentales que son objeto de conservación para el Concejo Municipal.
6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__ Establece la ejecución de labores archivísticas tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no poseen valores administrativos ni históricos.
7. Sistema de organización de los archivos de oficina. Señala la
clasificación y ordenación establecida en la oficina para archivar los documentos.
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8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?
Registra la producción documental ya sea por unidades de conservación (Carpetas, Libros, legajos, entre otros o en metros lineales)
NOTA: Esta primera parte se diligenció solo una vez, teniendo en cuenta que es una única oficina productora. (Anexo 1) II UNIDAD DOCUMENTAL Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral 5 de la primera parte. 1. Nombre de la Unidad Documental. Registra el nombre que se asigna a
cada una de las agrupaciones documentales, en estrecha relación con la función establecida para cada una de las oficinas productoras.
2. Función de la oficina que la genera o tramita. Anota la función específica
de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera o (custodia) esta unidad documental.
3. Caracteres externos. Señala la materia, forma y estado de conservación de
la unidad documental, objeto de análisis.
3.1 Soporte. Registra la materia donde se registró la información (Papel, microfilm, cinta magnética entre otros).
3.2 Formato. Señala si trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos.
3.3. Ordenación. Se anota el tipo de ordenación utilizada en la dependencia productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica onomástica, numérica o alfa temática.
3.4 Estado de conservación. Señala si la unidad documental esta BUENA, REGULAR o MALA, indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado quemado) químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores)
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4. Normas que regulan la producción, trámite y conservación de la Unidad Documental. Registra la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (Leyes Códigos, Decretos, Reglamentos, entre otros), como al interior de la administración. Así mismo debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.
5. Trámite. Original. Número de copias. Se deben tener en cuenta los
procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para resolución de un asunto: señalando las dependencias que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
5.1 Procesos y procedimientos administrativos. Se registran los procesos y procedimientos del sistema de control interno al cual está asociado la producción del documento.
6. ¿La información contenida en esta unidad documental se halla
registrada o condensada en otra?. Sí __ No __. Es necesario tener en cuenta si la unidad documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado en resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluido.
7. ¿Qué documentos conforman esta unidad Documental? En el evento de
que la unidad documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
8. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la unidad
documental. Deben anotarse las dependencias que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el número II.6.
9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental:
Diaria_________ Semanal __________ Mensual ______l_____ Anual__________ Otra_______________ Cuál?______________ ,
Se debe señalar con una equis (X) la opción acertada y en caso de no estar contemplada citarla.
10. ¿ Por cuánto tiempo conservan esta unidad documental en el Archivo
de Oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
11. En el archivo de Gestión esta unidad documental la consultan:
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11.1 La misma oficina _____ 11.2 Otras Oficinas _________ ¿Cuáles? ______ 11.3 Otras Entidades _______ ¿Cuáles? ______ 11.4 Personas Naturales _________ 11.5 ¿Porque la Consultan? _______
Deben registrarse los usuarios internos y externos de la unidad documental, especificando los fines de la consulta
12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del
archivo de gestión a otros archivos?
Central________ Histórico ____________ Otros_________ Cuáles? ____ 12.1 ¿Con que periodicidad se realizan?
13. ¿En el Archivo Central, la oficina sigue consultando esta unidad documental? 13.1 ¿Con qué frecuencia? ___________ 13.2 ¿Qué años? ___________________ 14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? 15. Observaciones. Se anotan todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores. 16. Funcionarios entrevistados. Registra los nombres y cargos de los funcionarios de la dependencia productora con quienes se diligenció la encuesta. 17. Ciudad y Fecha. Consigna la ciudad y la fecha en que se realizó la encuesta.
2.4 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y LA DISPOSICIÓN FINAL DE
LOS DOCUMENTOS
La identificación se realizó de lo general a lo específico, es decir, por cada unidad
administrativa, series y subseries documentales y tipos documentales. Esta
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actividad se llevó a cabo mediante la elaboración del cuadro de clasificación en
donde se reflejan las unidades administrativas y oficinas que permiten la
identificación previa de las series y subseries documentales. Teniendo en cuenta
lo anterior se conforman las SERIES DOCUMENTALES que corresponden a
unidades documentales de contenido homogéneo que reflejan el trámite de un
proceso administrativo dando cuenta de una actividad.
VALORACIÓN
La valoración en el ciclo vital del documento puede tener varios criterios teniendo
en cuenta el funcionamiento de la organización, por lo cual se considero el uso, la
frecuencia y normas que normalizan la producción documental. Estos criterios
permitieron determinar el valor de los documentos es sus dos primeras fases
(gestión y central), haciendo referencia a los valores primarios y en la tercera fase
(histórico) se identifican los documentos que tengan o no valores secundarios, por
los cuales se debe de garantizar su conservación total.
SELECCIÓN
La selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial
de la documentación o un expediente mediante un muestreo, en donde se tomar
un porcentaje mínimo de la documentación que se considera importante. La
selección documental permite: Optimizar el control y acceso a los documentos
requeridos por las unidades administrativas, Ofrecer acervos documentales que
reflejen la estructura de la entidad productora, reducir costos en espacio, tiempo y
materiales y garantizar la conservación documental.
CONSERVACIÓN TOTAL
Los documentos que de acuerdo a la TRD sean de conservación total una vez
haya cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central se realizará
transferencia secundaria al Archivo Histórico..
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS
En este proceso se determina la conservación parcial de documentos,
generalmente documentos originales sin anexos. Estos documentos se
constituirán como archivo histórico en virtud del porcentaje estipulado.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
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Considerando los tiempos de retención establecidos en la TRD en las series y
subseries documentales, la eliminación se llevará a cabo con la aprobación del
comité interno de archivo. El soporte del acta de aprobación de la eliminación será
el inventario documental y se debe realizar con el picado de la documentación.
2.5 INSTRUCCIONES PARA LA APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
El modelo de Tabla de Retención Documental utilizado es el establecido por el
Archivo General de la Nación, con la inclusión de dos columnas adicionales para
señalar el tipo de soporte (físico o electrónico) y en el tiempo de retención.
ENCABEZADO
Sede: Registrar el nombre la empresa.
Dependencia: Nombre de la Unidad Administrativa
Oficina Productora: Nombre de la oficina o grupo de trabajo que se desprende
de la unidad de trabajo, Ej: Director administrativo, talento humano, etc.
CUERPO DEL FORMATO
Código/Serie-Subserie: Se registrará el código asignado a la serie y subserie
documental si la tiene, de acuerdo al listado de series y subseries documentales.
Series, Subseries, Tipos Documentales: Registrar el nombre del documento
(serie y subserie documental)
Consideraciones de Series, Subseries y Tipos Documentales: La serie
Documental se identificará en mayúscula sostenida en negrilla.
La subserie Documental se identificará con letra mayúscula sin negrilla
Los tipos documentales se identificarán con una línea y letra minúscula, solo la
palabra inicial estará en mayúscula.
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Tiempo de Retención en meses y años/Gestión/meses-años/Central-años:
Registrar en meses y años con número el tiempo de retención. En el archivo de
gestión se manejan las columnas del tiempo de retención en meses y años, donde
6 meses será el tiempo mínimo de retención de los documentos en las oficinas
antes de ser transferido a Archivo Central. Este tiempo no podrá ser inferior.
El tiempo de retención para archivo central siempre será en años.
Disposición Final/CT-S-E-M/D: Marcar con X la disposición que se ha dispuesto
para el documento. Ver convenciones.
Observaciones: Se registrarán las consideraciones a tener en cuenta con los
expedientes en la fase de organización y disposición final. También se podrán
registrar disposiciones legales que argumentan los tiempos de retención
establecidos.
Convenciones: CT=Conservación Total, S=Selección, E=Eliminación y M/D:
Microfilmación y/o Digitalización.
Firma Responsable: Se registra la firma del jefe o delegado del archivo.
Fecha: Registrar fecha de aprobación de la TRD.
Consideraciones de las TRD: La aplicación de la TRD rige a partir de la fecha de
aprobación por parte del Comité de Archivo.
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2.5 FORMATO TRD
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización es el conjunto de operaciones técnicas para:
• Declarar el documento en el sistema de gestión documental
• Clasificar el documento
• Ubicar el documento en el nivel adecuado
• Ordenarlo y describirlo de acuerdo a las normas
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Clasificación Documental
La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento
de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Es el primer paso
del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico en
cuanto a la identificación.
Además, es una labor intelectual y física que consiste en separar la
documentación, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).
Para realizar la clasificación es necesario:
Identificar y asignar cada uno de los documentos en su respectivo
expediente acorde con CCD y TRD
Mantener en todo momento la relación del documento con el trámite y
proceso que le dio origen
Conformar los expedientes documentales
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Ordenación documental
Es una operación archivística realizada dentro del proceso de organización que
consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro
de las categorías o grupos definidos en la clasificación. La ordenación se puede
entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las
relaciones entre los documentos de una serie.
Garantiza la adecuada disposición y control de los documentos en cada fase de
archivo, permitiendo su disponibilidad durante los tiempos de permanencia
establecidos en las TRD, posibles formas:
Sistemas de ordenación:
• Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,
progresivamente. Ejemplo: cuenta de cobro N° 01, cuenta de cobro N°. 02,
cuenta de cobro N° 03 y así sucesivamente.
• Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido el mes y al
final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de comunicaciones:
2012– 01 – 31
2012 – 02 – 01
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Sistemas de Ordenación Alfabéticos:
• Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y
pueden ser:
• Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por
expedientes que permanecen abiertos por grandes lapsos de tiempos:
Ejemplo: Historias laborales
• VELASQUEZ, SOSA, Carlos • CARDONA AGUIRRE, Lina • Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental
alfabéticamente por nombres de lugares. Ejemplo: el Plan de capacitación
al cliente externo, servicios que se presta por municipios o regiones de
Antioquia:
• Medellín • La ceja
Para realizar la clasificación es necesario:
Ubicar cada documento que compone un expediente, respetando el orden
en que se produjo y realizar la foliación respectiva
Determinar sistemas de ordenación para asegurar la secuencia numérica,
alfabética o alfanumérica en cada agrupación documental
Para la ordenación se debe tener en cuenta los siguientes principios archivísticos:
Principio de Orden Original: consiste en ordenar los documentos de
acuerdo a la secuencia del trámite que los produjo, el documento con la
fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta, y la fecha más reciente se encontrará al final
de la misma.
Principio de Procedencia: consiste en separar los documentos producidos
por cada unidad administrativa de la entidad, lo que indica que no se
pueden mezclar.
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Para los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación, se debe acoger el que
más se acomode a la serie y subserie documental
• Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido.
Ejemplo:
• Actas • Informes • Resoluciones
Descripción documental
La descripción es el medio por el cual se hace conocer al usuario el contenido de
un archivo, mediante ella se realiza la difusión del contenido de un archivo,
ppermite; describir algo dando una idea general, enumerar una serie de
cualidades de una persona o un objeto, hacer conocer las características que
identifican a los documentos.
En el caso de GA TRANSPORTES se realizara a través del Formato Unico de
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Inventario FUID, estipulado por el Archivo General de la Nación.
Instructivo Formato Único de Inventario Documental
1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. Hoja número. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.
7. Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro", se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
MANUAL IMPLEMENTACIÓN TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Fecha: 10/11/2017
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Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
Para terminar a través del siguiente esquema se representa el ciclo vital del
documento, a través de la aplicación de la Tabla de Retención Documental:
MANUAL IMPLEMENTACIÓN TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Fecha: 10/11/2017
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ARCHIVOS DE GESTIÓN
• Cuadro de Clasificación Documental CCD
• Tablas de Retención Documental
• Identificación de tipos documentales, agrupación de estos en expedientes, subseries, series atendiendo a los principios archivísticos de procedencia y orden original
ARCHIVOS CENTRALES
• Recibe, organiza, custodia, describe, controla y presta el servicio de consulta sobre los documentos recibidos en transferencia primaria desde los archivos de gestión.
• Debe seguir el CCD y de forma jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad reflejada en las diferentes agrupaciones documentales
ARCHIVOS HISTÓRICOS
• Deberá responder la Clasificación a la estructura organizcionañ y deberá reflejar las agrupaciones documentales como resultado de la aplicación de TRD
