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Reporte de soporte para la generación de Información Exógena en medios

electrónicos para la DIAN Año gravable 2014

Reporte de Información Exógena DIAN SAP Colombia

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CONTENIDO

CAPÍTULO 1. REPORTE DE SOPORTE PARA LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA EN

MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN......................................................................................... 4

CAPITULO 2. PROCESO DE GENERACIÓN DE LOS PROGRAMAS ...............................................................12

2.1. DATOS MAESTROS ................................................................................................................................... 13 2.1.1 ZDIPB - Parámetros Básicos ................................................................................................................ 13 2.1.2 ZDIFT - Formatos .................................................................................................................................. 14 2.1.3 ZDICP - Parametrización de Conceptos .............................................................................................. 14 2.1.3.1 Parametrización de Conceptos para el Formato 1001 - Pagos o abonos en cuenta y Retenciones practicadas ................................................................................................................... 18 2.1.4 ZDITD - Equivalencias Tipos de Documento de Identidad ................................................................. 21 2.1.5 ZDIPS - Equivalencias Países .............................................................................................................. 23 2.1.6 ZDIPR - Copia de Parametrización de Conceptos .............................................................................. 23 2.1.7 ZDIVR - Copia de Variantes ................................................................................................................... 24

2.2 EXTRACCION ............................................................................................................................................ 26 2.2.1 ZDIEX_13 - Extraer información Base de FI - Formato 1001. ............................................................. 26 2.2.2 ZDIPA_13 - Pagos o Abonos en Cuenta - Formato 1001 .................................................................... 29 2.2.3 ZDIRE_13 - Retenciones en la Fuente - Formato 1003 ....................................................................... 46 2.2.4 ZDIIV_13 - IVA - Formatos 1005 y 1006 ................................................................................................ 49 2.2.5 ZDIIN_13 - Ingresos Recibidos - Formato 1007 .................................................................................. 52 2.2.6 ZDIDE_13 - Saldos CxC Deudores - Formato 1008 ............................................................................. 57 2.2.7 ZDIAC_13 - Saldos CxP Acreedores - Formato 1009 .................................................................... 59 2.3 MANTENIMIENTO ..................................................................................................................................... 60 2.3.1 ZDITO_13 - Resultados Medios Magnéticos DIAN .............................................................................. 60 2.3.2 ZDITT_13 - Tabla Medios Magnéticos DIAN ....................................................................................... 66 2.3.3 ZDIUP - Actualización Tabla de Resultados modificando Formatos y Conceptos ......................... 70 2.3.4 ZDIDT - Inicialización Tabla Resultados Medios Magnéticos .......................................................... 76 2.3.5 ZDIVZ_13 - Consulta Tablas Extractores ............................................................................................. 78 2.4 GENERACION ........................................................................................................................................... 82 2.4.1 ZDIGE_13 - Generación Formatos ........................................................................................................ 82 2.4.2 ZDILG - Log de Generación .................................................................................................................. 87

3 CAPÍTULO 3. INFORMACIÓN PROCEDENTE DEL APLICATIVO DE NÓMINA LOCALIZADA SAP - PROCESO DE GENERACIÓN DE LOS ARCHIVOS NÓMINA .............................................. 89

3.1. Consideraciones a tener en cuenta...................................................................................................... 89 3.2. Actividades de Parametrización (CUSTOMIZING - IMG) ...................................................................... 90 3.2.1 Actualización de CC-Nóminas relevantes para el programa de Medio Magnético .......................... 91 3.2.2 Agrupación de conceptos ..................................................................................................................... 98 3.2.3 Tipos de entidad por clase de evaluación/concepto ....................................................................... 101 3.2.4 Equivalencias Tipos de Documento Medio Magnético ..................................................................... 102 3.3 Transacción PC00_M38_DIAN - MEDIOS MAGNETICOS DIAN ........................................................ 102 3.3.1 Extracción de la información .............................................................................................................. 102

4 CAPÍTULO 4. TIPS ...................................................................................................................... 108


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Iconos

Iconos Ayuda a Identificar

Ejemplo

Un Ejemplo.

Nota

Una nota. Las notas pueden tener información importante para consideraciones y excepciones.

Cuidado

Una precaución. Las precauciones pueden ayudarle a prevenir posibles errores.

Para visualizar detalle de documentos

Para visualizar casos especiales

Para ingresar a tabla de resultados

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Para revisar los datos extraídos por periodo

Un tópico con un procedimiento paso a paso

Un tópico con información de procesos

Un tópico con información conceptual


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CAPITULO 1. REPORTE DE SOPORTE PARA LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN

El objeto principal del reporte es ayudar a las compañías a extraer la información del sistema SAP ERP, para apoyar la preparación y presentación de la información exógena tributaria a la DIAN.

Aquí se presenta un menú (que se ejecuta a través del campo comando “ZDIAN_13”) que facilita correr varios programas, los cuales permiten la extracción de información de forma organizada y lógica, para que el usuario posteriormente analice, procese, corrija y complete estos datos y así llegar finalmente – dentro del alcance cubierto - a la ejecución y obtención del archivo de medio electrónico oficial según especificaciones de diseño, formato de grabación y medio de entrega a utilizar, y para el ejercicio fiscal para el que aplique la instrucción y diseño contemplados en la resolución indicada en el marco legal más adelante descrito (año gravable 2014).

Conceptos Generales

La DIAN, mediante resolución oficial, indica para cada año los contribuyentes obligados a reportar y los conceptos de información a suministrar, de igual forma indica las especificaciones técnicas y medios técnicos a utilizar.

Actualmente, de manera general y entre otros aspectos, se deben reportar por tercero y bajo la organización que oficialmente se indique, los ingresos, las devoluciones de ingresos y el IVA generado; así como las adquisiciones o compras de bienes o servicios, cualquiera sea su imputación contable; el IVA descontable, las retenciones y autorretenciones de RENTA, TIMBRE, IVA e Impuesto sobre la renta para la Equidad CREE, practicadas y que le practicaron; los saldos de los acreedores y los saldos de los deudores.

Sobre el Reporte

ALCANCE: La solución cubre transacciones ingresadas a partir de la entrada en productivo y procesadas a través de las aplicaciones estándar del sistema y de las transacciones estándar dispuestas para el registro del proceso de negocios desde el core estándar (entendidas de aplicación común y general sin distingo de sector o industria), así:

MARCO LEGAL: RESOLUCION No. 000219 DE OCTUBRE 31/2014

o Estatuto Tributario – Art.631, Literales b) y e) / Resolución 000219/2014 – Art.22

Numeral 22.2 – INFORMACION DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA Y DE RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS -> que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles y los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como deducción, indicando el valor de las retenciones y


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autorretenciones en la fuente practicadas o asumidas a título de Renta, IVA, Timbre e Impuesto sobre la renta para la equidad CREE

FORMATO 1001 – Versión 9

o Estatuto Tributario – Art.631, Literal c) / Resolución 000219/2014 – Art.22

Numeral 22.3 – INFORMACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE QUE LE PRACTICARON, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención y el valor de la retención que le practicaron.


o Estatuto Tributario – Art.631, Literal f) / Resolución 000219/2014 – Art. 22

Numeral 22.4 – INFORMACION DE INGRESOS RECIBIDOS EN EL AÑO,

indicando el concepto, el valor de los ingresos brutos recibidos, el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos, especificando el origen de los ingresos recibidos (por operaciones propias)


o Estatuto Tributario – Art.631, Literales e) y f) /Art. 631-3 / Resolución 000219/2014 – Art. 22

Numeral 22.5 – INFORMACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

DESCONTABLE Y DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS GENERADO E IMPUESTO AL CONSUMO, incluido el valor del IVA resultante tanto de las devoluciones, anulaciones o rescinciones en ventas o en compras según corresponda, indicando el valor del IVA y reportándolo, en el caso del IVA generado, sólo cuando la base acumulada por tercero sea igual o superior a $1.000.000



o Estatuto Tributario – Art.631, Literal h)/ Resolución 000219/2014 – Art.22

Numeral 22.6 – INFORMACION DEL SALDO DE LOS PASIVOS , indicando concepto y valor acumulado por tercero


o Estatuto Tributario – Art.631, Literal i)/ Resolución 000219/2014 – Art.22

Numeral 22.7 – INFORMACION DE LOS DEUDORES DE CREDITOS ACTIVOS, indicando concepto y valor acumulado por tercero



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Consideraciones a tener en cuenta

Dígito de Verificación La funcionalidad estándar incluye la regla de validación para chequear el dígito de verificación del NIT, la cual es activada vía parametrización. En el registro maestro del tercero, en el campo “código fiscal 1” debe grabarse el número de NIT incluido el dígito de verificación, sin puntos, comas, ni guiones. La validación del dígito opera cuando no está marcado el Flag “persona física”. Lo anterior permite separar de manera automática en el medio magnético las columnas de información relativas a “dígito de verificación” y “número de NIT”. En el caso de operaciones procesadas bajo un registro maestro de tercero “CPD”, el NIT debe ser ingresado en cada operación registrada en el campo Código fiscal 1 ”STCD1”.

Número de Identificación fiscal: Para fines del reporte de medio magnético DIAN.

o En el caso de registro de transacciones automáticas de terceros, el NIT es leído del registro maestro del tercero, campo “código fiscal 1”.

o En el caso de operaciones procesadas bajo un registro maestro de tercero – grupo “CPD”, el NIT

debe ser entrado en cada operación registrada en el campo Código fiscal 1” STCD1”.

o La Resolución vigente diferencia a los terceros del exterior según posean o no número, código o clave de identificación fiscal.

Teniendo lo anterior en cuenta, en el caso de registros maestros de terceros del EXTERIOR (personas o entidades del exterior; con número, código o clave de identificación fiscal y sin número, código o clave de identificación fiscal) el uso del campo “código fiscal 1” se hace relevante en aquellos casos en los cuales el tercero posee un número, código o clave de identificación fiscal.

o Continúa siendo relevante para todos los terceros del EXTERIOR (personas o entidades del

exterior; con número, código o clave de identificación fiscal y sin número, código o clave de identificación fiscal) que el país de la dirección sea distinto a país “CO” (Colombia).

o Para aquellos documentos manuales FI-GL, el reporte leerá como NIT el contenido del campo

“Clave Ref. 1” y como nombre el campo “Clave Ref. 3”. El programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT corresponde de manera exacta a como se almacenó en el dato maestro del tercero (con la salvedad de que en el documento manual FI-GL, el NIT debe ser ingresado sin el dígito de verificación), tomará la información de allí y la completará en la tabla de resultados.


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Clase de Identificación Fiscal.

La clase de identificación oficial fiscal (11, 12, 13, 21, 22, 31, 41, 42, 43) en el archivo oficial del medio magnético de la DIAN, es tomada del registro maestro del tercero, en el segmento de información general, opción: control, campo “Tipo NIF”. Para tener disponible este campo al crear los registros maestros de terceros se debe hacer la siguiente parametrización en IMG: Gestión Financiera (nuevo) -> Contabilidad de Deudores y Acreedores -> Cuentas de Acreedor -> Datos Maestros-> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> Contabilidad de Acreedores datos maestros Argentina -> Almacenar tipo de Identificador.

Adicionalmente también debe habilitarse el estatus de campo en el grupo de cuenta proveedor / deudor, así: Gestión Financiera (nuevo) -> Contabilidad de Acreedores y Deudores -> Cuentas de Acreedor -> Datos Maestros-> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (acreed.) -> datos generales -> control: campo “Clase de impuesto”. Para que el campo sea visible debe parametrizarse de la siguiente manera: Gestión Financiera (nuevo) -> Contabilidad de Acreedores y Deudores -> Cuentas de Acreedor ->Datos Maestros-> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> definir formato de pantalla por actividad (acreedores) -> status campo: datos generales -> control: campo “clase de impuesto “.

Para el caso de transacciones provenientes de documentos manuales FI-GL en los cuales no exista el tercero creado como dato maestro, la clase de identificación oficial fiscal (11, 12, 13, 21, 22, 31, 41, 42, 43), DEBE ser mantenida por el usuario en forma manual en cada registro en la tabla de extracción.

Cuidado

Mantenga en la tabla de extracción, la clase de identificación oficial fiscal (11, 12, 13, 21, 22, 31, 41, 42, 43) para los registros provenientes de documentos manuales FI-GL en los cuales no exista el tercero creado como dato maestro, de lo contrario no podrá gestionar el paso “Generación” en forma definitiva.

Persona Natural La categoría “Persona Natural” en el archivo oficial del medio magnético de la DIAN, es tomada del registro maestro del tercero, en el segmento de información general, opción: control, campo “Tipo impuesto”, por lo que es OBLIGATORIO poblar este campo cuando corresponda. Para tener disponible este campo al crear los registros maestros de terceros, se DEBE hacer idéntica parametrización en IMG, indicada en el punto previo, campo “Clase de identificación fiscal” El distintivo vinculado a este campo es usado por el diseño del medio magnético DIAN para identificar si el tercero es Persona Natural y luego ir a leer los campos indicados para nombres y apellidos y así poder segregarlos en cada columna del archivo oficial que los requiera.

Para el caso de transacciones provenientes de documentos manuales FI_GL en los cuales no exista el tercero creado como dato maestro, no es posible identificar la categoría “Persona Natural”, por lo que el usuario en forma manual, DEBE mantener en cada registro en la tabla de extracción, los apellidos y nombres.


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Cuidado

Mantenga en la tabla de extracción, los apellidos y nombres para los registros provenientes de documentos manuales FI-GL en los cuales no exista el tercero creado como dato maestro. Así se evita reportar errado el archivo oficial, pues el paso “Generación” se limita a leer la información de la tabla de extracción.

Primer apellido, segundo apellido, primer nombre, otros nombres para personas naturales

En el caso de transacciones automáticas provenientes desde registro maestros de terceros “Persona Natural”, DEBEN ser mantenidos los apellidos y nombres desde la creación del registro maestro del tercero, en el Segmento “Datos Generales”, dirección, segmento: “Nombre” , así: -Campo Name 3 “ADDR1_DATA-NAME3 “-> Nombre1, otros nombres [separados por una coma (,)] -Campo Name 4 “ADDR1_DATA-NAME4”-> apellido1, otros apellidos [separados por una coma (,)]

Para el caso de transacciones provenientes de documentos manuales FI_GL en los cuales no exista el tercero creado como dato maestro, el sistema solo puede leer el nombre poblado en el campo “Clave Ref. 3” debido a que no dispone de un distintivo que indique corresponder a “persona natural”, por lo que la información de apellido1, segundo apellido, nombre1, otros nombres, es responsabilidad del usuario completarla de forma manual, haciendo mantenimiento a cada registro que corresponda en los campos dispuestos para este fin en la tabla de extracción.

En este caso el nombre entrado en el campo “Clave ref.3”, es mostrado en el campo razón social en la tabla de extracción.

En el paso generación, el programa se limita a chequear si están poblados los campos de apellidos y nombres de la tabla de extracción, tomar la información y llevarla a estos campos en el archivo oficial, caso contrario si no están poblados, el contenido disponible en el campo nombre de la tabla de extracción, es llevado al campo razón social en el archivo oficial.

Cuidado

Para los registros provenientes de registros manuales FI-GL, entre manualmente en la tabla de extracción en los campos correspondientes los apellidos y nombres, de lo contrario puede incurrir en reportar errado el registro en el archivo oficial.

Para documentos manuales FI-GL sin contenido en el Campo “Clave Ref. 1” y “Clave Ref. 3, el programa los agrupa bajo una línea con NIT blanco y nombre blanco, para que el usuario analice y corrija.

Para los registros provenientes de transacciones automáticas, mantenga en el registro maestro del tercero los campos mencionados anteriormente, de lo contrario puede incurrir en reportar errada esta información del registro en el archivo oficial.

País del tercero Con el fin de poder identificar si un acreedor o deudor es del exterior (personas o entidades del exterior con número, código o clave de identificación fiscal y sin número, código o clave de identificación fiscal), se debe ingresar de carácter obligatorio el país de origen de cada tercero en el maestro de terceros: Segmento “Datos Generales”, opción: “Dirección”, campo “País”.


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La validación realizada en los programas de medio magnético DIAN, para determinar si un tercero pertenece al exterior resulta de comparar el país ingresado en el maestro del tercero con el país de la compañía FI, si es diferente, se considera un tercero del exterior, ya sea que posea número, código o clave de identificación fiscal o no. Así mismo, la Resolución vigente mantiene como campo obligatorio a reportar el dato correspondiente al país, según códigos establecidos por la DIAN. Esta información es leída del dato maestro del tercero, según se especifica en el párrafo anterior. En el caso de registros del exterior vía comprobantes manuales FI-GL, no es posible entrar el dato país, por lo tanto, para propósitos del reporte de medio magnético DIAN, la identificación de los terceros del exterior en estos casos, se realiza entrando en la pantalla de los criterios de extracción al crear en la variante del reporte el rango de NITs del exterior utilizados en los comprobantes manuales FI-GL, teniendo en cuenta:

- Los nits usados para los “terceros del exterior” con código (para nuevos comprobantes manuales FI_GL, se sugiere entrar en campo “clave ref. 1” los números, códigos o claves de identificación fiscal utilizados en los documentos manuales).

- Los nits usados para los “terceros del exterior sin código” (para nuevos comprobantes manuales FI_GL, se sugiere entrar en campo “clave ref. 1” números del rango: 4444440001 y 444449000).

Tipo de Contribuyente Para efectos de determinar en el medio magnético si el acreedor, respecto del impuesto sobre la ventas, pertenece al Régimen Común, Simplificado o Sin Domicilio y con el fin de identificar correctamente la retención practicada a título de impuesto sobre las ventas, se debe asignar adecuadamente el correspondiente tipo e indicador de retención en la fuente a título de IVA.

Cuidado

Al gestionar transacciones a través de un código de registro maestro de tercero de acreedores grupo CPD, se debe ser cuidadoso de hacer las creaciones necesarias de registro maestro que permitan la identificación desde el default del registro maestro “segmento retenciones en la fuente -> tipo de contribuyente”, según el tercero corresponda a régimen común, régimen simplificado o régimen sin residencia/domicilio.

Gestión de dirección: Población

o Terceros Nacionales

Esta información debe ser seleccionada, utilizando la ayuda de búsqueda en el registro maestro del tercero, en el segmento “datos generales”, opción “Dirección”, campo “Código postal/Pob”. La información ingresada en estos campos, permite encontrar el “código departamento y municipio del informado” requerido por el Medio magnético DIAN.

La parametrización de estos códigos se realiza en la siguiente ruta:


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SAP NetWeaver -> Servidor de aplicación -> Servicios Base -> Gestión de direcciones -> Estructura regional fichero/población -> Lugares -> Crear poblaciones individualmente.

Nota Al crear las poblaciones se debe desactivar el flag “Direc.Calles” ya que de lo contrario al

ingresar la ciudad en el maestro del tercero, siempre se verificará si la información ingresada en el campo “calle/número” pertenece a la ciudad ingresada en el campo “Pobl”.

Cuidado

Al crear el código de población sea cuidadoso en asignar códigos idénticos a los oficiales definidos por el DANE para Departamento y Ciudad.

o Terceros del exterior Esta información debe ser entrada en el registro maestro de tercero, en el segmento “datos generales”, opción “Dirección”, campo “Código postal/Pob”. Aunque en la última Resolución emitida por la DIAN, para el año gravable 2014, los campos “Dirección”, “Código del Departamento” y “Código del Municipio” siempre deben ser diligenciados solo en caso que el País de residencia sea Colombia, se recomienda continuar manteniendo los campos relacionados con “Dirección” para los terceros del exterior, en caso de que en futuras resoluciones sea nuevamente relevante informar la dirección de los terceros del exterior.

Nota Documentos Manuales FI-GL: Debido a que esta transacción no es la transacción estándar

recomendada para gestionar transacciones de terceros y consecuencialmente no contiene campos disponibles para ingresar datos de población, dirección y país, el usuario debe completar esta información manualmente en cada registro y como lo requiera la resolución, vía mantenimiento manual en la opción Mantenimiento - Resultados Medios Magnéticos DIAN.

Gestión de dirección: Dirección Calle /número Para los terceros nacionales, esta información debe ser ingresada en el maestro de terceros, segmento “datos generales”, opción “Dirección”, campo “Calle”, lo que permite encontrar la información de la columna “dirección” requerido por el Medio magnético.

Cuidado

En el caso de registros de terceros nacionales provenientes de comprobante manuales FI-GL o de compras provenientes del aplicativo de Gastos de Viaje, no es posible entrar los datos de “dirección” y “Código Departamento y municipio informado”, por lo que el usuario debe de manera manual, completar estos datos en cada registro en la opción mantenimiento de la tabla - Resultados Medios Magnéticos DIAN


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o Nit / Nombre / País / Ciudad -> Documentos de Logística , grupo “CPD” Si se trata de un registro proveniente de un código de registro maestro de tercero grupo “CPD”, y que corresponde a entrada de almacén y verificación de factura logística, y con el propósito de mantener la trazabilidad de la data, la información debe ser ingresada así:

Desde la cabecera del pedido en la pestaña “dirección- >detalles de dirección”, ingresar los datos de razón social, nombres y apellidos, dirección, población.

Desde la creación del paso del proceso de verificación de factura logística, ingresar el NIT, tipo impuesto (PN, PJ), tipo nif (31,13,…), Persona física. Luego el programa lee esta información mostrada en el documento financiero de verificación de factura logística.

o Nit / Nombre / País / Ciudad -> Documentos de Logística, grupo “CPD” – Entrada y verificación de factura no completas.

Si el proceso logístico de entrada de almacén y verificación de factura no ocurren dentro del rango fecha solicitado, los datos nombres y apellidos, dirección, población y país son leídos desde la cabecera del pedido “, ventana dirección-datos: dirección y el usuario debe mantener manualmente en la tabla de mantenimiento: nit, el dígito de verificación, el tipo de documento.

o Nit / Nombre / País / Ciudad -> Documentos de SD – Grupo “CPD”

Si se trata de un registro proveniente de un código de registro maestro de tercero grupo “CPD”, y que corresponde a Pedido – factura de venta, la información debe ser ingresada:

Desde el pedido el NIT, nombre y apellidos, país, dirección, ciudad (El programa lee esta información mostrada desde el documento financiero que contabiliza la factura).

Desde la creación de la factura Tipo de impuesto (PN, PJ), el tipo nif (31,13…), persona física. (El programa lee esta información mostrada desde el documento financiero que contabiliza la factura).

La consistencia de estos datos en este escenario de negocios se da siempre y cuando el usuario los ingrese desde la creación del pedido en la siguiente ruta: Pedido SD -> pasar a -> cabecera -> interlocutor -> doble clic solicitante.

o Otras recomendaciones relacionadas con información sobre Costos Indirectos Cuando se maneje, dentro de la información a extraer, el concepto de costos indirectos en las ordenes de pedido, se deben tener en cuenta los puntos recomendados en la sección: 2.2.2...- EJECUCION DEL REPORTE “ZDIPA_13 - Pagos o Abonos en Cuenta - Formato 1001”: Parámetros, Segmento: Opciones de Salida (Paginas 35 a 37)


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CAPITULO 2. PROCESO DE GENERACIÓN DE LOS PROGRAMAS

Lo diferentes literales descritos en el alcance, se encuentran disponibles mediante los programas localizados, los cuales se acceden desde el menú funcional por la transacción ZDIAN_13, la cual presenta en la pantalla un

menú con las siguientes opciones:

1.- Datos maestros 2.- Extracción 3.- Mantenimiento 4.- Generación


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Estas opciones permiten el acceso a los programas que ofrecen, entre otras, pantallas de selección de criterios y listados de resultados, para extraer la información de:

Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001

Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003

IVA - Formatos 1005 y 1006

Ingresos Recibidos por Operaciones Propias - Formato 1007

Saldos Cuentas por Cobrar Deudores - Formato 1008

Saldos Cuentas por Pagar Acreedores - Formato 1009

12 3 2.1. DATOS MAESTROS

2.1.1 ZDIPB - PARAMETROS BASICOS: Esta opción presenta una pantalla que le permite definir

parámetros legales específicos de Tipo de Documento según la Resolución DIAN para cada año. Así, la Resolución 000219 de Octubre 31 de 2014 especifica una opción para “Tipo de documento extranjero” y otra para aquellos considerados “Sin identificación del exterior” o “Para uso def inido por la DIAN” (por ejemplo, en cuantías mínimas en los formatos y otros conceptos en los que aplique) Estas especificaciones deben ser mantenidas en esta tabla.

Cuidado

El usuario debe revisar y/o incluir todos los datos según sean requeridos en la resolución vigente teniendo en cuenta que los parámetros se ingresan de acuerdo al año sobre el cual se está reportando la información


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2.1.2 ZDIFT - FORMATOS: Esta opción presenta una pantalla que le permite definir los formatos cubiertos

dentro del alcance de la solución:

Cuidado

El usuario debe revisar y/o incluir todos los formatos cubiertos dentro del alcance de la solución SAP.

2.1.3 ZDICP – PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS: Esta opción presenta una pantalla que le permite

definir el año y el formato para el cual va a definir los conceptos pertenecientes a dicho formato:


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Definición de conceptos - Esta opción permite definir conceptos por formato haciendo clic en entradas nuevas y entrando los datos conforme a los conceptos pertenecientes al formato según la resolución de la DIAN, indicando concepto, descripción, cuantía mínima vigente, nit cuantía mínima y nombre de la cuantía mínima.

Cuidado

El usuario debe revisar y/o incluir todos los conceptos pertenecientes al formato, según el alcance definido en este manual.

Cuentas – Para los formatos 1007 – Ingresos recibidos por operaciones propias; 1008 - Saldos de cuentas por cobrar Deudores; y 1009 – Saldos de cuentas por pagar Acreedores, se debe marcar cada concepto, elegir únicamente la opción “Cuentas” e ingresar allí las cuentas contables o el rango de cuentas contables que reportan bajo cada concepto oficial. También se debe seleccionar el flag “activo” para que la cuenta o el rango sea tomado al extraer la información.


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Cuidado

Para los formatos mencionados, el usuario debe indicar bajo cada concepto, todas las “cuentas contables” que considere son pertenecientes y deban reportarse en cada concepto. Parametrizar aquí las cuentas, es requerido para que en el “paso extracción” la información de la pantalla en el “segmento cuentas” sea tomada en forma automática.

RETENCIONES – Para el formato 1003 - Retenciones en la fuente que le practicaron, se debe marcar cada concepto, elegir la opción “Retenciones”, e ingresar los tipos y los indicadores de retención que reportan bajo cada concepto oficial. También se debe seleccionar el flag “activo” para que el tipo e indicador de retención sean tenidos en cuenta al extraer la información referente a retenciones en la fuente, según cada formato y concepto.

IVA (Sin concepto) – Para los formatos de “IVA descontable” e “IVA generado”, elegido el formato, se debe presionar la opción “IVA (sin concepto)“ e ingresar los Indicadores de IVA y claves de operación de IVA que reportan bajo cada formato oficial, también se debe seleccionar la opción “activo” para que el indicador y la clave de operación de IVA sean tenidos en cuenta al extraer la información referente al IVA, según cada formato.


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Cuidado

Una vez extraída la información relacionada con el IVA descontable, el usuario debe hacer la respectiva validación de la proporcionalidad del IVA, toda vez que la misma no se hace a través de indicadores ni claves de IVA, sino que es un cálculo posterior efectuado para propósitos de la declaración bimestral de este impuesto. La Resolución vigente solicita informar para el Formato 1006 - IVA GENERADO las operaciones consideradas de cuantía mínima, para cubrir este requerimiento se debe parametrizar en este formato 1006 un concepto “cero”, en el que se parametriza la descripción, valor, nit y nombre para las partidas de cuantía mínima. El valor a evaluar como cuantía mínima corresponde a la base de los ingresos que dan origen al IVA generado. Así mismo, según la última resolución, se hace necesario reportar el valor del Impuesto al Consumo dentro del formato 1006. Para ello, se deben parametrizar los indicadores o claves de operación bajo las cuales se calculó y contabilizó el Impuesto al Consumo y seleccionar únicamente para ellos el flag “Imp.Consumo”


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2.1.3.1 PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS PARA EL FORMATO 1001 – PAGOS/ABONOS EN CUENTA Y RETENCIONES PRACTICADAS Para el formato 1001 “Pagos/abonos en cuenta y Retenciones” es necesario tener en cuenta que la parametrización para cada concepto debe ser realizada de la siguiente manera: Para cada concepto a reportar bajo el formato 1001 se debe especificar: cuentas contables, tipos e indicadores de retención e indicadores de IVA contabilizado como mayor valor del costo/gasto; así como los valores, NIT y nombre de la cuantía mínima, si la empresa reportara bajo esta opción. A continuación se detalla el paso a paso de la parametrización para este formato, según lo mencionado en el párrafo anterior.

CUENTAS – Se debe marcar cada concepto perteneciente al formato 1001, se elige la opción “Cuentas”, y se ingresan las cuentas o el rango de cuentas que reportan bajo cada concepto oficial. También se debe seleccionar el flag “activo” para que la cuenta sea tomada al extraer la información referente a los registros de la cuenta o cuentas a reportar por cada concepto:


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RETENCIONES – Se debe seleccionar cada concepto perteneciente al formato 1001, luego se elige la opción “Retenciones” y se ingresan allí los tipos y los indicadores de retención que corresponden cada concepto oficial del formato 1001. También se debe seleccionar el flag “activo” para que el tipo e indicador de retención sean tenidos en cuenta al extraer la información referente a retenciones en la fuente, según cada concepto. Para cada tipo e indicador de retención, por concepto, es necesario escoger la correcta clasificación, estableciendo si el tipo/indicador corresponde a Retención en la Fuente por Renta, Retención en la Fuente a título de IVA (régimen común, simple y no domiciliado), o Retención en la Fuente Asumida:

Nota La Resolución vigente mantiene dentro de la información a suministrar en el Formato 1001

Pagos/abonos en cuenta y Retenciones, las Retenciones Asumidas a título de renta. De manera estándar, para estas retenciones deben ser creados Tipos e Indicadores de retención separados. Los indicadores deben ser creados con “indicador de contabilización 3” con el fin de que los registros contables sean correctamente contabilizados como corresponde al concepto de retención asumida. Así mismo, la Resolución vigente mantiene los conceptos en los que se debe reportar la devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores. De manera estándar, para estas retenciones deber ser creados Tipos e Indicadores de retención separados.

IVA (MAYOR VALOR) – Se debe seleccionar cada concepto perteneciente al formato 1001, luego se elige la opción “Iva (Mayor Valor) y se parametrizan allí los indicadores o la clave de operación y se selecciona si corresponde a mayor valor del costo/gasto deducible o no deducible:


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Cuidado

Los 3 pasos de parametrizacion (cuentas, retenciones e IVA -Mayor Valor-) indicados previamente se deben realizar para cada uno de los conceptos que la compañía va a reportar bajo el formato 1001, excepto para los conceptos relacionados con Autorretenciones y Retenciones practicadas a título de timbre, para los cuales se debe parametrizar únicamente Tipos e Indicadores de Retención, seleccionando para éstos conceptos si corresponde a Autorretención o a Retención de Timbre:


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2.1.4 ZDITD – EQUIVALENCIAS TIPOS DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Esta opción se ha

dispuesto para permitir flexibilidad en cuanto al manejo de los registros maestros versus lo indicado en la resolución para los códigos identificadores de la clase de documento fiscal, y así facilitarle al usuario manejar, bajo esta tabla, la equivalencia de definiciones según anteriores resoluciones (C,E,T,R) a los nuevos códigos oficiales (11,12,13,21,22,31,41, 42, 43) y evitar cambiar este dato en los registros maestros de terceros.


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2.1.5 ZDIPS – EQUIVALENCIAS PAÍSES: La Resolución vigente solicita informar como campo

obligatorio el código de país de residencia o domicilio del tercero, para lo cual se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, emitida por la DIAN. De manera estándar, en la definición de clave de país, SAP proporciona el código ISO de dos caracteres según la norma ISO 3166. Como esta codificación no coincide con la establecida por la DIAN, se ha dispuesto esta opción a fin de realizar la equivalencia entre una codificación y otra. Es responsabilidad del usuario, verificar los datos de la tabla, según el requerido de la compañía.

2.1.6 ZDIPR – COPIA DE PARAMETRIZACIÓN DE CONCEPTOS: Esta Opción se ha dispuesto

para facilitar al usuario la copia de los criterios de parametrización de conceptos para cada formato de un año a otro.


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Segmento

Indica el año al cual pertenecen los formatos cuya parametrización se desea copiar. Diligenciar este campo es obligatorio.

Indica el formato o los formatos que se desean copiar. Si no se indica ningún dato, se copiaran los conceptos de todos los formatos que estén creados para el año de referencia.

Segmento

Indica el año al cual se copiará la parametrización. Diligenciar este campo es obligatorio.

Segmento

Indica el o los conceptos cuya parametrización se desea copiar. Si no se indica ningún dato, se copiaran los conceptos de todos los formatos que estén creados para el año de referencia.

Marcar este flag permite que se copien las cuentas que reportan bajo cada concepto oficial. Si no se marca, la copia de parámetros no incluirá las cuentas contables.

Marcar este flag permite que se copien los tipos de retención y los indicadores de retención que reportan bajo cada concepto oficial. Si no se marca, la copia de parámetros no incluirá los tipos ni los indicadores.

Marcar este flag permite que se copien los indicadores de IVA y las claves de operación de IVA que reportan bajo cada formato oficial. Si no se marca, la copia de parámetros no incluirá los indicadores ni las claves.


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Al momento de ejecutar la transacción, si ya existe algún concepto creado, el sistema preguntará si desea reemplazarlo. Una vez efectuada la copia de parametrización de conceptos, el sistema muestra un log con el detalle de la información copiada.

Cuidado

Una vez copiada la parametrización de los conceptos, es responsabilidad del usuario revisar los datos para completar los que puedan estar haciendo falta, dados los cambios que pueden ocurrir de un año a otro.

2.1.7 ZDIVR – COPIA DE VARIANTES: Esta Opción se ha dispuesto para facilitar al usuario la copia

de los criterios de las variantes de extracción para cada Formato de un año a otro.


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La copia se hace escogiendo el Programa/Reporte (según Formato oficial) del año que se desea copiar, con opción de indicar una o varias variantes, incluso aquellas variantes creadas por un usuario en particular. Si solamente se selecciona el programa/reporte que se desea copiar de un año a otro, la copia incluirá todas las variantes que estén grabadas para dicho reporte. Una vez seleccionadas las variantes del reporte a copiar, en el segmento “Copiar A” se escoge el Programa/Reporte (formato) al cual se desean copiar variantes y sus criterios.

Cuidado

Se debe revisar al efectuar la copia que los Programas/reportes (formatos) de los que se están copiando las variantes, sean los mismos a los cuales se transfieren, con el fin de evitar errores al extraer la información. Así mismo, una vez copiadas las variantes, el usuario debe revisar los datos para completar los que puedan estar haciendo falta en las variantes copiadas, dados los cambios que pueden ocurrir de un año a otro.


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12 3 2.2 EXTRACCION

Al ingresar a esta opción, la solución de medio magnético permite extraer la información disponible en la base de datos contable, para cada formato/concepto cubierto dentro del alcance de la solución y procesada bajo transaccionalidad core estándar dispuesta para cada proceso de negocios.

2.2.1 ZDIEX_13 - EXTRAER INFORMACIÓN BASE DE FI - FORMATO 1001: Teniendo en cuenta que

cada vez que se ejecuta el programa ZDIPA_13, para el formato 1001 de Pagos o abonos en cuenta y Retenciones, se realiza la lectura de las tablas fuentes de Finanzas y que debido al volumen de información manejado por las compañías, dicha consulta puede tomar bastante tiempo, se implementó la opción de realizar una extracción inicial de la información relevante para este formato, en la cual se toman los registros contables del año en proceso únicamente, con los campos requeridos, guardando dichos datos en unas tablas temporales. Como se indicó en el párrafo anterior, estas tablas contienen solamente los campos requeridos para medios magnéticos y contienen los índices que permiten que las consultas sean más rápidas. Una vez se ha generado, validado y enviado la información a la DIAN, estas tablas pueden ser borradas. El proceso de extracción inicial se ejecuta una única vez y a partir de allí, el programa para el formato 1001 se ejecutará y tomará la información de estas tablas temporales, permitiendo que la extracción sea más eficiente. Las siguientes son las opciones de ejecución para la transacción ZDIEX_13:


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Parámetros

Segmento

Identificación de la sociedad (Código de compañía) para la cual se está generando el reporte.

Fecha de contabilización, correspondiente al año gravable de reporte.

Este campo designa un libro en la contabilidad principal. Se debe diligenciar cuando el libro principal no corresponde a la contabilidad local o bajo principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Segmento Con esta opción, se extraerá la información de los pagos o abonos por Cuenta Contable, seleccionando todos los documentos contables del periodo antes indicado, y con los campos relevantes para este formato.


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Segmento

Aquí se señala la extracción de los documentos contables relacionados con retenciones en la fuente, por renta, IVA, timbre. Dado que esta extracción se basa en el reporte estándar de retenciones en la fuente –RFIDYYWT- aquellas compañías que registran retenciones en la fuente al momento de utilizar en los registros contables indicadores de cuenta de mayor especial (CME) deberán diligenciar este campo tal como se usa en el reporte estándar; así

mismo el campo será diligenciado con las clases de documento que se utilicen para registrar reversos, abonos, notas crédito, con el fin de que, tal como funciona con el reporte estándar, dichos documentos sean también extraídos.

En los campos se pueden señalar los tipos e indicadores que no son relevantes para medios magnéticos, con el fin de que dicha información no sea seleccionada (por ejemplo, tipos e indicadores de retención en la fuente por ICA).

Segmento En esta opción, se extraerá la información para los IVA contabilizados como mayor valor del costo o del gasto.

Segmento

En esta opción, se inicializan las tablas temporales, borrando todo su contenido.

Nota Al momento de gestionar cada uno de los pasos señalados previamente, tenga en cuenta

que:

La extracción se puede enviar por periodos de meses, o para todo el año, dependiendo de la carga que

tenga el servidor en ese momento.

Se sugiere enviar la extracción por meses y en procesos en fondo encadenados.

Según el volumen de información que maneje la compañía, se pueden enviar los procesos de extracción

para el año completo.

Cada ejecución que se realice para el mismo periodo, reemplazará los datos existentes en las tablas

temporales.


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La parametrización del Formato 1001, realizada con la transacción del

menú de Datos Maestros, no es tenida en cuenta para la extracción inicial de la información , por tanto no

es necesario correr de nuevo el proceso de extracción si dicha parametrización se cambia.

Esta extracción inicial se realiza una única vez, antes de comenzar con la corrida del reporte.

2.2.2 ZDIPA_13 – PAGOS/ABONOS EN CUENTA Y RETENCIONES - FORMATO 1001: Al

seleccionar esta opción, se presenta la pantalla de asignación de criterios para construir las variantes y extraer la información según cada concepto a reportar.

Esta opción permite realizar la lectura de todos los tipos de documentos de comprobantes de contabilidad que decida el usuario, que afectan las cuentas del rango de “CUENTAS” seleccionadas y que tengan identificado un número de tercero, ya sea a través del registro maestro del tercero, o excepcionalmente bajo la utilización de los campos “Clave Ref.1” y “Clave Ref.3” para los comprobantes manuales de contabilidad ingresados por FI-Libro Mayor. Así mismo, se realiza la lectura de todos los tipos de documentos de comprobantes de contabilidad que decida el usuario, que contienen los tipos e indicadores de retención en la fuente practicada, como también los indicadores o claves de operación de IVA, registrado como mayor valor del costo o gasto.

La pantalla de selección de criterios contiene todas las variables necesarias para extraer la totalidad de movimientos por NIT para cada uno de los conceptos construidos y solicitados (dentro del marco de alcance que cubre esta herramienta y según requerimiento oficial del medio magnético DIAN para este alcance). La extracción de la información se realiza de manera acumulada por la identificación tributaria - NIT - del tercero, para quien se gestionó la transacción económica que afecta los criterios “CUENTAS”, “RETENCIONES” e “IVA MAYOR VALOR DEL COSTO O GASTO”, los cuales conforman la información a reportar en cada concepto.

El listado de resultados, contiene dos partes:

Archivo Sumarizado de totales por tercero - soporte para medios magnéticos: el cual muestra acumuladas las transacciones por cada NIT, para las cuentas ingresadas en segmento “Información de cuentas”, así como para los tipos e indicadores de retenciones en la fuente practicadas y de IVA contabilizado como mayor valor del costo o gasto. Contiene la siguiente información: concepto, número de identificación, nombre, país, código país, columnas para valores totales de las operaciones, mensaje, descripción, acreedor, columnas de valores para IVA mayor valor del gasto –deducible y no deducible- y para retenciones en la fuente practicadas.

Para transacciones que estén identificados con el mismo NIT pero diferente nombre se presentarán en el mismo campo del número del NIT y a continuación los campos con los diferentes nombres. Para transacciones que estén identificadas con el mismo nombre pero diferente NIT, se presentarán en el mismo campo los registros con los diferentes nombres y a continuación los campos con los diferentes NITs.

Archivo lista detallada de documentos por tercero: si se desea obtener el detalle por documento

financiero, se debe hacer clic en el botón


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Ejecución del Reporte “ZDIPA_13 – Pagos/Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001”:

La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente:

Acceder por menú ZDIAN_13 extracción-> Selección opción: ZDIPA_13 Pagos/ abonos en cuenta y retenciones – formato 1001. Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:


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Parámetros

Opción -> si se han realizado los pasos indicados en el punto 2.2.1.- ZDIEX_13 - Extraer información Base de FI - Formato 1001, al señalar ésta opción, la información será extraída de las tablas temporales. Si no se selecciona, el programa realizará la lectura directamente de las tablas estándar de Finanzas, en las cuales se almacena la información contable.

Segmento

Identificación de la sociedad (Código de Compañía) para la cual se está generando el reporte.

Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Hay que tener en cuenta que se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la información mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.

Cuidado

Si en el periodo de extracción se seleccionan fechas diferentes al periodo completo (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa hará la extracción y mostrará la información extraída pero no actualizará la tabla de almacenamiento de la información. Aparecerá un mensaje que indica:


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Año fiscal para el cual se está extrayendo la información. Adicionalmente es requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia.

Para propósitos de análisis, se ha habilitado este campo, con el fin de filtrar la información para un tercero, un listado de terceros o un grupo de terceros.

Cuidado

Este campo se ha dispuesto únicamente para facilitar el análisis de la información. Se debe tener en cuenta que aquellos documentos manuales FI-GL que no tienen tercero vinculado NO serán extraídos cuando este campo sea poblado. Igualmente cuando se introduce información en dicho campo, automáticamente se desactiva la

opción para evitar problemas con el tiempo de ejecución del programa y actualización errónea de la tabla de resultados.

En forma opcional, permite al usuario según su conveniencia, excluir o incluir movimientos provenientes de algunos tipos específicos de documentos.

-> Este campo designa un libro en la contabilidad principal. Se debe diligenciar cuando el libro principal no corresponde a la contabilidad local o bajo principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Segmento

Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extracción

Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer la información

El usuario solo debe usar este botón para introducir en forma manual las cuentas si desea que no sean leídas automáticamente aquellas definidas en el menú “Datos maestros”.

Segmento

Se debe indicar el código de la cuenta contable o el rango de cuentas contables en las cuales se han registrado los pagos o abonos en cuenta (causación) que no fueron solicitados fiscalmente como costo o deducción, según requerido de la DIAN en la Resolución vigente.

Segmento

Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que poseen número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este


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campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior con código.

Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que no poseen o no se conoce su número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior sin código.

Para aquellos documentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una línea de tercero (proveedor/cliente), con los cuales se hace afectación directa a las cuentas contables, se ha dado la opción de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programa de medios magnéticos valida la información allí almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnéticos o en los datos maestros del tercero, completa para estos documentos la información faltante (dirección, municipio y departamento, etc.). La condición para ello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene la limitación en el número de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercero tiene más de 20 caracteres, éste no se guardará completo en el campo XREF3 y por lo tanto no coincidirá con el nombre del dato maestro, dejando la información en blanco en la extracción de medios magnéticos. Debido a esta situación y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se deben continuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente, el programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacenó en el dato maestro del tercero, tomará la información de allí y la completará en la tabla de resultados. Si el usuario selecciona la opción, tal como allí se indica, se agruparán los valores por NIT, para aquellos documentos manuales cuyo Nombre diligenciado en el campo XREF3 no coincida con el almacenado en el dato maestro del tercero.

Cuidado

Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo de documentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que son campos que no tienen ningún tipo de validación) así como de la opción mencionada previamente (flag

)

Segmento

Con propósito de identificar en la extracción la personas naturales para segregar los nombres y apellidos de las personas naturales en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” definido correspondiente a personas naturales.

Segmento

Solo para propósito de transacciones que provienen de la Integración del aplicativo de Gastos de Viaje, se debe ingresar en este campo la clase de documento financiero asociada a los correspondientes comprobantes contables, donde se identificarán los nits asociados al gasto, a través de los


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campos “XREF1” y “XREF3”. Con esta opción, la información del pago o abono en cuenta NO será mostrada en cabeza del empleado sino que desplegará cada uno de los terceros cuyos datos han sido almacenados en los campos indicados.

Segmento

Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la última corrida de la información extraída.

Esta opción permite omitir o no la impresión de la lista detallada de documentos, cuando la ejecución del programa se realiza en fondo.

Fijar este flag permite generar la información por tercero, relacionada con pedidos de compra que incluyen manejo de costos indirectos, si es el caso en la data a extraer.

Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras.

Cuidado

Para que la extracción de los costos indirectos, por este formato 1001 funcione correctamente es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

Al crear la orden de pedido, dependiendo el procedimiento de la empresa, se debe decidir si el manejo de los costos indirectos será tratado a nivel de cabecera del pedido o de posición del pedido.

En la orden de pedido de compra, en la condición de costo indirecto correspondiente se debe asignar el código del proveedor que suministra el costo indirecto.

Al realizar el paso de la entrada de almacén, aunque el costeo del inventario incluirá el costo del bien o servicio del proveedor principal y los costos indirectos correspondientes, la solución del medio magnético permitirá extraer la información por cada tercero involucrado.

En el paso de la verificación de factura es mandatorio procesar de manera separada la verificación de factura para la factura del proveedor principal del bien o servicio, y para cada una de las facturas del o los terceros que suministran los costos indirectos, haciendo la selección correcta en el campo: “Indicador: Posición mcía. / Costes ind.adquisición / Ambos”


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Cuando se tiene más de un proveedor de costos indirectos, se debe seleccionar el proveedor correcto al cual se le verificara la factura.


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Cuando se realice el paso de verificación de cada una de las facturas de costos indirectos, el usuario que ingrese la factura debe verificar el “indicador de IVA” que aplica a la factura y fijar el “flag del cálculo de impuestos”

Cuando el indicador de IVA a aplicar en el costo indirecto, corresponda a un IVA que deba ser tratado como mayor valor del bien o servicio adquirido, es importante que el usuario se asegure de haber completado el proceso hasta el paso de verificación de factura del costo indirecto, para que la extracción de la información en el medio magnético sea adecuada, en concordancia con el requisito fiscal de aceptación de costo o deducción siempre y cuando se hayan practicado el IVA y retenciones de impuestos correspondientes.

Las recomendaciones previas permiten que en la extracción de la información de costos indirectos para el medio magnético, el reporte pueda identificar en forma correcta por tercero el valor del IVA y el valor de las retenciones en la fuente.

Segmento

“Parámetros Retención manuales”, dado que con la última resolución emitida por la DIAN, en el Formato 1001 se debe reportar también la información relacionada con la retención en la fuente practicada, el usuario puede usar este botón para introducir en forma manual los tipos de retención e indicadores de retención, si desea que no sean leídos automáticamente aquellos que se definieron en el menú “Datos maestros”


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Opciones de ejecución: La ejecución de las variantes de los formatos y sus conceptos se debe realizar en fondo y enviar solo una variante a la vez, esto debido al volumen de información y a la generación de logs de información y su conservación para propósitos de auditoria o en caso de una visita de la DIAN. La ejecución de las variantes de los formatos y sus conceptos se puede ejecutar en línea y se recomienda solo una variante a la vez. Este tipo de ejecución es aconsejable solo para procesos de test, de verificación de conformación de variantes y para análisis. Al ejecutar el formato y concepto, la ejecución genera:

Una lista con los valores acumulados por tercero para la variante ejecutada.


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NotaLa ejecución del programa en línea, permite al usuario hacer navegación drill down, sin

embargo debido al volumen de información es aconsejable ejecutarlo en fondo.

NotaEn el paso de “Extracción” y para casos de errores de nit en blanco, nombre en blanco, valor

con signo negativo, el programa de medios magnéticos presenta en la columna “Mensaje” el aviso correspondiente, para ayudarle al usuario a corregir o completar la data, preferiblemente desde la parametrización del dato maestro o en los campos “clave ref1” y “clave ref3”.

Una lista, que discrimina el detalle de los documentos por cada tercero, sumarizando por cada documento los valores correspondientes a las mismas cuentas. Adicionalmente, se generan totales por tercero y un total general de acuerdo a la variante ejecutada:


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Actualizar Datos Extraídos. Al dar clic sobre este botón, el programa muestra una pantalla con el detalle de la información extraída para el periodo contable (mes), indicando la sociedad, el año, el formato y de qué fecha a qué fecha se ha hecho la extracción:

En esta vista, se pueden realizar modificaciones a campos no llave (dirección, ciudad, país, importes, nombres,

apellidos) mediante la habilitación de la opción: . Una vez realizados los cambios –teniendo en cuenta que la recomendación es realizarlos en el dato maestro del tercero – se da clic en el botón

“Refrescar” y luego nuevamente en el botón . Al dar clic en la opción el programa informará cuántos registros han sido actualizados, es decir, llevados a la tabla de resultados:


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La vista de Actualización de Registros Seleccionados por Periodo proporciona a través de la barra de herramientas diferentes opciones que permiten realizar análisis de la información: detalle, ordenamiento, filtros, sumatorias, impresión, vistas, exportación, modificar disposición, gráficos.

NotaEl programa mostrará el siguiente mensaje cuando las modificaciones no son realizadas tal

como se explicó en los párrafos anteriores:


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Por lo tanto, es responsabilidad del usuario seguir uno a uno los pasos para realizar y grabar los cambios realizados, a fin de garantizar el correcto almacenamiento de los datos en la tabla de resultados.

Actualización a la tabla de resultados, tabla “ZDITO_13”: Si en la pantalla de extracción – segmento opciones de salida, se marca el flag: “Generar tabla medio magnético”, entonces la ejecución de la variante de extracción producirá un llenado de la información extraída para el formato y concepto en la tabla de resultados.


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Cuando el reporte es corrido en fondo, el total y el detalle por tercero, aparecerá de la siguiente manera:


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En el detalle de documentos para el Formato 1001, se han dispuesto los siguientes campos nuevos:

y para la retención en la fuente por renta, con el fin de facilitar la revisión de la información. Así mismo, para los documentos correspondientes a verificación de factura, dentro del proceso de la compra, provenientes de Material Management, se realiza la búsqueda de la cuenta contable del gasto con la que se relacionan las retenciones en la fuente.


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2.2.3 ZDIRE_13 - RETENCIONES EN LA FUENTE QUE LE PRACTICARON - FORMATO 1003: La

ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente:

Acceder por transacción ZDIAN_13 extracción-> Selección opción ZDIRE_13 - Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:

Parámetros

Segmento


Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la información mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.

Cuidado


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Periodos iguales al mes y por el año completo sí permiten la extracción y la actualización de la tabla de resultados.


Segmento



“Parámetros Retención manuales”, el usuario puede usar este botón para introducir en forma manual los tipos de retención e indicadores de retención, si desea no sean leídas automáticamente de las definidas en el menú “Datos maestros”

Segmento

Con propósito de identificar en la extracción la personas naturales para segregar los nombres y apellidos de las personas naturales en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” correspondiente a personas naturales.

Segmento


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Este campo se diligencia digitando los indicadores de operación en cuenta de mayor especial que se han utilizado en el registro automático de documentos ingresados bajo esta funcionalidad (CME – Cuentas de Mayor Especial). Si no se indica ningún indicador de operación en cuenta de mayor especial, el programa extraerá únicamente los documentos cuyo indicador de operación en cuenta de mayor especial es “ESPACIO”. Si se ha completado el indicador de operación en cuenta de mayor especial, el programa extraerá los documentos cuyo indicador de operación en cuenta de mayor especial es “ESPACIO” y el introducido por el usuario. Si el indicador de operación en cuenta de mayor especial adicional pertenece a las clases de operación de libro mayor "Efecto" o "Anticipo", el indicador de operación en cuenta de mayor especial se rechaza.

Cuidado

Si se utilizan los indicadores de operación en cuenta de mayor especial, para la correcta extracción de la información, se deben diligenciar en este campo todos los indicadores manejados, teniendo en cuenta si son del tipo de acreedores o deudores.

En este campo se diligencian las clases de documento que se han utilizado para registrar contablemente las notas de crédito o los abonos.

Segmento




Opciones de ejecución: Similar a lo descrito en el formato 1001


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2.2.4 ZDIIV_13 – IVA: FORMATOS 1005 Y 1006: La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente:

Acceder por transacción ZDIAN_13 extracción-> Selección opción ZDIIV_13 - IVA - Formatos 1005 y 1006 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:

Parámetros

Segmento


Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Dentro de las últimas mejoras incluidas en el programa de medios magnéticos, se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la información mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.

Cuidado


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Periodos iguales al mes y por el año completo sí permiten la extracción y la actualización de la tabla de resultados.


Segmento


El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual los indicadores de IVA o claves de operación, si desea no sean leídas automáticamente de lo definido en el menú “Datos maestros”

Segmento

Con el propósito de identificar en la extracción a las personas naturales para segregar los nombres y apellidos en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” correspondiente a personas naturales.

Segmento


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Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que poseen número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior con código.


Para aquellos documentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una línea de tercero (proveedor/cliente), con los cuales se hace afectación directa a las cuentas contables, se ha dado la opción de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programa de medios magnéticos valida la información allí almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnéticos o en los datos maestros del tercero, completa para estos documentos la información faltante (dirección, municipio y departamento, etc.). La condición para ello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene la limitación en el número de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercero tiene más de 20 caracteres, éste no se guardará completo en el campo XREF3 y por lo tanto no coincidirá con el nombre del dato maestro, dejando la información en blanco en la extracción de medios magnéticos. Debido a esta situación y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se deben continuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente, el programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacenó en el dato maestro del tercero, tomará la información de allí y la completará en la tabla de resultados.

Cuidado

Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo de documentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que son campos que no tienen ningún tipo de validación) así como de la opción mencionada previamente (flag

)

Segmento





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Nota

La resolución vigente establece que la información del IVA debe realizarse teniendo en cuenta que se debe reportar “el valor del impuesto sobre las ventas descontable y el de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas”¸ así como “el valor del impuesto sobre las generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindas o resueltas”. Esta información deberá reportarse en dos columnas diferentes, una para el impuesto y otra para el impuesto resultante por devoluciones. En este punto es importante indicar que el reporte extraerá la información tanto del IVA descontable como sus correspondientes devoluciones, así como del IVA generado y sus correspondientes devoluciones, luego al momento de la generación del archivo oficial, ya sea en XML o en Excel, el programa llevará a cada columna los valores correspondientes según lo requiere la resolución.

2.2.5 ZDIIN_13 - INGRESOS RECIBIDOS POR OPERACIONES PROPIAS - FORMATO 1007: La

ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente:

Acceder por transacción ZDIAN_13 extracción-> Selección opción ZDIIN_13 – Ingresos recibidos por operaciones propias – Formato 1007 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:


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Parámetros

Opción -> para el Formato 1007 se ha dispuesto que la extracción se pueda realizar de las tablas temporales, según lo explicado en el punto 2.2.1.- ZDIEX_13 - Extraer información Base de FI - Formato 1001, así al señalar ésta opción, la información será extraída de dichas tablas temporales. Si no se selecciona, el programa realizará la lectura directamente de las tablas estándar de Finanzas, en las cuales se almacena la información contable.

Segmento



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Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Dentro de las últimas mejoras incluidas en el programa de medios magnéticos, se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la información mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros.

Cuidado



Para propósitos de análisis, se ha habilitado este campo, con el fin de filtrar la información para un tercero, un listado de terceros o un grupo de terceros.

Cuidado

Este campo se ha dispuesto únicamente para facilitar el análisis de la información. Se debe tener en cuenta que aquellos documentos manuales FI-GL que no tienen tercero vinculado NO serán extraídos cuando este campo sea poblado. Igualmente cuando se introduce información en dicho campo, automáticamente se desactiva la

opción para evitar problemas con el performance del programa y actualización errónea de la tabla de resultados.

En forma opcional, permite al usuario según su conveniencia, excluir o incluir movimientos provenientes de algunos tipos de documentos

-> Este campo designa un libro en la contabilidad principal. Se debe diligenciar cuando el libro principal no corresponde a la contabilidad local o bajo principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Segmento



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El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual las cuentas, si desea no sean leídas automáticamente de lo definido en el menú “Datos maestros”

Segmento

La Resolución vigente indica para el Formato 1007 – Ingresos, que se debe informar en dos columnas diferentes tanto los ingresos como las devoluciones, rebajas y descuentos. Con el fin de extraer adecuadamente esta información, el usuario debe indicar en este campo las cuentas contables en las cuales son registrados los valores de las devoluciones, rebajas y descuentos.

Segmento

Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que poseen número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior con código.


Para aquellos documentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una línea de tercero (proveedor/cliente), con los cuales se hace afectación directa a las cuentas contables, se ha dado la opción de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programa de medios magnéticos valida la información allí almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnéticos o en los datos maestros del tercero, completa para estos documentos la información faltante (dirección, municipio y departamento, etc.). La condición para ello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene la limitación en el número de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercero tiene más de 20 caracteres, éste no se guardará completo en el campo XREF3 y por lo tanto no coincidirá con el nombre del dato maestro, dejando la información en blanco en la extracción de medios magnéticos. Debido a esta situación y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se deben continuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente, el programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacenó en el dato maestro del tercero, tomará la información de allí y la completará en la tabla de resultados.


56

Cuidado

Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo de documentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que son campos que no tienen ningún tipo de validación) así como de la opción mencionada previamente

(flag )

Segmento


Segmento



Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. Opciones de ejecución: Similar a lo descrito en el formato 1001


57

2.2.6 ZDIDE_13 - SALDOS CXC DEUDORES - FORMATO 1008: La ruta para la ejecución del Reporte

es la siguiente:

Acceder por transacción ZDIAN_13 extracción-> Selección opción ZDIDE_13 - Saldos CxC Deudores - Formato 1008 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:

Parámetros

Segmento

No relevante llenar este campo para el medio magnético

Identificación de la sociedad FI (Código de Compañía) para la cual se está generando el reporte.

Segmento


58

Delimitación de la selección a una fecha determinada. Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas hasta la fecha clave indicada y estén abiertas a dicha fecha.

Segmento



El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual las cuentas, si desea no sean leídas automáticamente de lo definido en el menú “Datos maestros”

Segmento


Segmento




Segmento

Entre el tipo de cambio correspondiente al de la TRM al 31 12 XX

Segmento

Este campo designa un libro en la contabilidad principal. Se debe diligenciar cuando el libro principal no corresponde a la contabilidad local o bajo principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Opciones de ejecución: Similar a lo descrito en el formato 1001


59

2.2.7 ZDIAC_13 - SALDOS CXP ACREEDORES - FORMATO 1009: La ruta para la ejecución del

Reporte es la siguiente:

Acceder por transacción ZDIAN_13 extracción-> Selección opción ZDIAC_13 - Saldos CxP Acreedores - Formato 1009 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:

Parámetros Aplica los mismos descriptivos indicados en el formato previo.



60

12 3 2.3 MANTENIMIENTO

Al ingresar a esta opción, la solución de medio magnético permite hacer mantenimiento (modificar, retirar, crear) a la información extraída en el paso “Extracción” y que reside almacenada en la tabla (ZDITOT_13) dispuesta para tal fin.

2.3.1 ZDITO_13 - RESULTADOS MEDIOS MAGNÉTICOS DIAN: El usuario puede ingresar a esta

opción por la ruta: Opción mantenimiento-> ZDITO_13 - Resultados Medios Magnéticos DIAN. Esta transacción permite corregir, borrar o adicionar información de la tabla de Medio Magnético usando funciones naturales del manejo de vistas en SAP ERP. Al acceder este botón, el sistema presenta la siguiente pantalla:

El usuario deberá ingresar la sociedad, el ejercicio, y el formato con el fin de filtrar la información a ser modificada por estos criterios de selección.

NotaAdicionalmente varios usuarios pueden modificar la tabla de medio magnético al mismo

tiempo si utilizan diferentes filtros de selección: Sociedad, Ejercicio, Formato


61

Una vez ingresados los datos de Sociedad, Ejercicio y formato, se presenta la siguiente pantalla:

La vista de la tabla” ZDITOT_13” presenta los siguientes campos: - Cpto: código del concepto oficial - No.ident.fis.1: Identificación del tercero a reportar. - Nombre: Nombre del tercero a reportar. - DV: Dígito de Verificación - TD: Clase de Identificación del tercero (13, 31, 42, 43...) - EX: Flag que indica si el tercero a reportar es un tercero del exterior. - CM: Flag que indica que el tercero se reportará dentro del grupo de terceros identificados con el NIT y

nombre de “Cuantías Mínimas”. Este flag se activa una vez se ha realizado el paso “Generación” del medio magnético. Por lo tanto cada vez que se realice mantenimiento de la tabla de Medio Magnético se DEBE realizar el proceso de “Generación” para que este flag se mantenga actualizado.

- Dirección: Dirección del tercero a reportar, campo obligatorio en caso de que el país de residencia sea Colombia

- Ciudad: Código Departamento y Municipio, campo obligatorio en caso de que el país de residencia sea Colombia

- País: Código País, de acuerdo a los definidos por resolución. - Importe 1: Monto a reportar (correspondiente al del formato y concepto requerido) - Importe 2: Monto a reportar (correspondiente al del formato y concepto requerido) si aplica - Primer nombre: Para el caso de registros de Personas naturales - Otros Nombres: Para el caso de registros de Personas naturales - Primer apellido: Para el caso de registros de Personas naturales - Segundo apellido: Para el caso de registros de Personas naturales - IVA May.Vlr G/C Deducible: información que aplica para el Formato 1001 - IVA May.Vlr G/C No Deducible: información que aplica para el Formato 1001 - Retención practicada: información que aplica para el Formato 1001 - Retención asumida: información que aplica para el Formato 1001 - Retención régimen común: información que aplica para el Formato 1001 - Retención régimen simplificado: información que aplica para el Formato 1001 - Retención no domiciliados: información que aplica para el Formato 1001 - Retención fte CREE Practicada: información que aplica para el Formato 1001 - Retención fte CREE Asumida: información que aplica para el Formato 1001


62

- Impuesto al Consumo: información que aplica para el Formato 1006 - Columnas para discriminación de Ingresos: información que aplica para el Formato 1007

Cuidado

El paso “Generación” requiere siempre ser ejecutado cada vez que la tabla sufra modificaciones, con el fin de asegurar que las correcciones sean validadas nuevamente e incluidas en el resultado definitivo.

Selecciones por contenido – Tabla ZDITOT_13

Lista de análisis cuantía mínima: Al gestionar mantenimiento de la tabla ZDITOT_13, en el menú “selección”, opción “Por contenido”, usted puede tratar filtros que le permiten obtener listas de análisis por los criterios elegidos. Ejemplo: lista detalle de terceros clasificados dentro de un formato por concepto a reportar.

Cuidado

Esta tabla “ZDITOT_13” maneja las siguientes características de almacenamiento:

Permite almacenar la información de más de una compañía.

La llave para las validaciones de almacenamiento está formada por compañía, año fiscal, formato, concepto, NIT y nombre.

El almacenamiento permitido por compañía es solo para un (1) año fiscal (en este caso, año 2014), lo que significa que al correr variantes para un año fiscal diferente al almacenado para una compañía, borra para esa compañía toda la información almacenada en la tabla, teniendo en cuenta, que cuando se cambia de año, el programa presentará el siguiente aviso, cuyo manejo es de completa responsabilidad del usuario:

En el ejemplo dado, se ha estado haciendo extracción para el año 2003 (con la opción ZDIAN_13 y almacenamiento en la tabla ZDITOT_13)

Si en la transacción ZDIAN_13, en cualquiera de los formatos cubiertos por el alcance, se cambia el año fiscal:


63

El programa presentará los siguientes mensajes:


64

Dado que se escogió la opción y para el periodo 2011 no se realizó extracción de información en las tablas temporales.

Si no se selecciona esta opción o si se corre un Formato que no utiliza las tablas temporales, pero se indica un periodo diferente, aparecerán los siguientes mensajes:


65

Si el usuario escoge el botón “SI” todos los registros en la tabla de almacenamiento de la información serán borrados y reemplazados por la nueva extracción, si escoge el botón “NO” o “Cancelar” aparecerá el siguiente mensaje:


66

Por lo tanto, el borrado de la tabla cuando se cambia de año/periodo gravable ya no se hará de manera automática por el programa, debe existir aceptación por parte del usuario para llevar a cabo el proceso, por lo tanto, se recalca que es responsabilidad de éste la corrida del programa para diferentes años gravables con la misma transacción ZDIAN_13.

Si el proceso es ejecutado en proceso de fondo, cambiado los parámetros de periodo fiscal, no se realizará la extracción.

Si ya existe información para un formato y concepto, para la misma compañía y mismo año fiscal y se corre una nueva ejecución para las mismas características, la información será reemplazada para ese criterio, por la de la última ejecución.

2.3.2 ZDITT_13 - TABLA MEDIOS MAGNÉTICOS DIAN: El usuario puede ingresar a esta opción por la

ruta: Opción mantenimiento-> ZDITT_13 - Tabla Medios Magnéticos DIAN

Esta opción permite consultar la tabla de Medio Magnético (ZDITOT_13) como lo ofrece la funcionalidad estándar de la transacción SE16. Al acceder este botón, el sistema presenta la siguiente pantalla:


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68

Al oprimir el icono “ejecución”, se presenta así:


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NotaObserve que al final ofrece 3 campos (fecha creación, hora modificación, autor), que son

actualizados con esta información, para cada registro que sufra modificación por la opción de la “ZDITO_13 - Resultados Medios Magnéticos DIAN” Observe que la tabla solo almacena la información solicitada para cada formato Ej. El formato 1007 no solicita información respecto a dirección, ciudad; por lo tanto esta información no es mostrada.


70

2.3.3 ZDIUP – ACTUALIZACIÓN TABLA DE RESULTADOS MODIFICANDO FORMATOS Y CONCEPTOS: Esta opción se ha dispuesto para que el usuario pueda extraer información y presentarla en

los formatos y conceptos correspondientes según el requerimiento legal y que dado el diseño estándar del software, en la extracción inicial no es posible. De manera específica, la opción se ha creado para soportar la siguiente situación: tanto los anticipos dados a proveedores como aquellos recibidos de clientes, son manejados en cada uno de los respectivos módulos (Cuentas por Pagar/Cuentas por Cobrar) haciendo uso de los Indicadores de Cuentas de Mayor Especial (CME), los cuales permiten desviar la contabilización normal de las cuentas asociadas a cada proveedor/cliente y llevar dichos registros a las cuentas indicadas según el plan de cuentas.

Así por ejemplo, se tiene creado el indicador de cuenta de mayor especial “V”, utilizado cuando se gira un anticipo a un proveedor y cuya configuración es la siguiente:

Este indicador tiene una clase de cuenta “K” que indica su manejo a través de Acreedores; la cuenta asociada a acreedor es la 22050100 y al utilizar este indicador el registro del anticipo girado al proveedor será llevado no a la cuenta contable 22050100, sino a la cuenta contable 13303000 de anticipos (la cual corresponde al segmento de cuentas por cobrar en el Plan de Cuentas).

Ahora bien, al funcionar el programa de Medio Magnético a través de cuentas contables (salvo los reportes de IVA y Retenciones, los cuales lo hacen a través de claves de operación en indicadores), al parametrizar por ejemplo la cuenta 13303000 (Anticipos girados a proveedores) en el Formato 1008 Concepto 1315 “Cuentas por Cobrar Clientes” y efectuar la extracción, el programa NO extrae la información registrada en esta cuenta, ya que su configuración es de naturaleza Acreedor y no Deudor. Este funcionamiento es totalmente estándar, ya que al sacar un reporte de cuentas por cobrar, aparecen allí todos los registros abiertos correspondientes a clientes solamente y no es posible que dicho reporte nos muestre los saldos de anticipos girados a proveedores, que aun cuando se hayan contabilizado en una cuenta por cobrar –a través del indicador CME- su naturaleza continua siendo “K – acreedor”

Entonces, esta nueva funcionalidad lo que permite es hacer la extracción de la información en el Formato y concepto de acuerdo a la naturaleza de la operación y posteriormente trasladar la información allí obtenida al Formato y concepto en el que según Resolución de la DIAN y Balance General debe aparecer. Para ello es necesario seguir estos pasos:

o Se debe crear en el formato correspondiente (esto es, si es anticipo girado a proveedores -> Formato 1009; anticipo recibido de clientes -> Formato 1008) un concepto XXXX (no oficial) y vincularle a éste las cuentas de mayor especial a las que apuntan cada uno de los Indicadores CME


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o Efectuar la extracción de este concepto y permitir que se llene la tabla de extracción

o Una vez se tenga la información en el concepto XXXX, se procede a efectuar la transacción ZDIUP – Actualización Tabla de Resultados modificando Formatos y Conceptos

Ejemplo:

o Paso 1 -> creación del concepto 2299 (XXXX no oficial) y vinculación a éste de la cuenta o las cuentas contables asociadas a anticipos (cuentas contables de los indicadores CME correspondientes a anticipos girados a proveedores)


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o Paso 2 -> Extracción del concepto 2299 (XXXX no oficial) con llenado de la tabla de extracción


73

o Paso 3 -> Transacción ZDIUP para trasladar esta información correspondiente a anticipos girados a proveedores al Formato y concepto de Deudores


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Al ejecutar la opción, aparecerá el siguiente mensaje:

Si se indica “Sí”, el proceso continúa y aparecen los siguientes mensajes:


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Al observar ahora la tabla de resultado para el Formato 1009 Concepto 2299 se tiene que la información del Concepto 2299 ya no aparece:

Y que ahora aparece en el Formato 1008 Concepto 1315:

Nota Si ya existe en la tabla destino el tercero cuyos valores se trasladarán, el programa hace

acumulación de los mismos.

Cuidado Esta funcionalidad se debe utilizar con precaución ya que se reemplaza información, que en

caso de no ser correcta se debe proceder a correr cada formato y concepto inicial. Es responsabilidad del usuario revisar, analizar y efectuar los traslados que considere convenientes y en todo caso, los resultados obtenidos al usar la funcionalidad de traslado deben ser verificados y confrontados según controles establecidos por la compañía.


76

2.3.4 ZDIDT – INICIALIZACIÓN TABLA DE RESULTADOS MEDIOS MAGNÉTICOS: Esta opción se

ha dispuesto para que el usuario, bajo su total responsabilidad, borre e inicialice la Tabla de almacenamiento de la información de medios magnéticos. Al seleccionarla aparecerá el siguiente mensaje:

Al seleccionar el flag:

Se visualiza el siguiente mensaje:

Al escoger la opción “Si” se borraran todos los registros y el siguiente mensaje será desplegado:


77

En este evento, se deben correr nuevamente todas las transacciones de extracción.

Cuidado Esta funcionalidad se debe utilizar con precaución ya que se borra toda la información,

obligando a correr nuevamente cada formato y concepto. Es responsabilidad del usuario hacer uso de la transacción.


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2.3.5 ZDIVZ – CONSULTA TABLAS EXTRACTORAS: Esta opción del menú permite visualizar las tablas

temporales en las que se almacena la información relevante para el Formato 1001 y 1007 según se indicó previamente. Presenta las siguientes vistas:


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80


81


82

12 3 2.4 GENERACIÓN

Esta opción del menú , una vez extraídos los formatos con sus conceptos, permite generar por cada FORMATO, los archivos oficiales cubiertos dentro del alcance de la solución SAP para medios magnéticos y bajo el diseño y especificación técnica oficial requeridos .

Cuidado

Este paso del proceso debe ser corrido por Formato uno a uno. Al ejecutar el paso “Generación”, el programa de medios magnéticos hace evaluación de la cuantía mínima y demás condiciones como operaciones del exterior sin número, código o clave de identificación fiscal, campos de apellidos y nombres poblados, para identificadas las distintas características, generar el archivo oficial cumpliendo con las especificaciones de diseño y contenidos indicados por la DIAN. La evaluación de la cuantía mínima si opta por reportar bajo este criterio de reporte, el programa la evalúa a partir de lo indicado en el paso “Datos maestros” para la parametrización de cada formato y sus conceptos.

2.4.1. ZDIGE_13 - GENERACIÓN FORMATOS: Acceder por el menú Generación-> transacción ZDIGE_13 - Generación Formatos. Presenta la siguiente pantalla de selección:


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Cuidado

Este paso del proceso debe ser corrido por Formato uno a uno.

Parámetros

Segmento

Identificación de la sociedad FI (Código de Compañía) para la cual se está generando el medio magnético.

Requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia.

Ingresar el formato oficial (uno a uno), correspondiente al archivo oficial que se va a generar

Ingresar la versión indicada en la especificación de la DIAN para cada formato (para algunos es 8 y para otros continua siendo 7)

Requerido para indicar el año de envío en el encabezado de los archivos XML y el nombre del archivo.


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Requerido para indicar fecha de envío en el encabezado de los archivos XML.

Segmento

De acuerdo al requerimiento oficial de la resolución DIAN, los terceros del exterior en cuyo país no se utilice número, código o clave fiscal, se deben informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000.

Segmento

Ingresar este concepto de acuerdo con la instrucción de la resolución DIAN.

Este dato DEBE ser ingresado de manera manual por el usuario y bajo su responsabilidad, de acuerdo a la instrucción de la resolución de la DIAN

Marcar este botón para la ejecución, permite obtener en modo test el resultado del proceso de generación. Este proceso genera un ” Log de errores” que de manera lógica el sistema puede determinar , el cual debe ser 100% corregido para poder correr la ejecución en modo “definitivo” ya que valida si el log de errores presenta cero errores.

Marcar este botón para la ejecución, permite obtener en modo Definitivo el resultado del proceso de generación (Archivos de salida. Este proceso valida que el “Log de errores” presente cero errores.

Segmento

El usuario debe marcar esta opción cuando ejecuta la generación del archivo oficial en modo Definitivo y corresponde a la versión final que presentará a la DIAN

El usuario puede elegir este formato de salida para propósito de análisis del resultado final. Opción test: Al accionar el icono de Ejecución, inmediato presenta la información del log de errores


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Cuidado

El usuario debe corregir la totalidad de errores presentados, para que el sistema permita ejecutar la generación en definitivo.

Inmediatamente después, presenta la salida del resultado como se muestra aquí:

Opción Definitiva: Una vez corregidos los errores como resultado del proceso de generación en test, se procede a generar el archivo oficial del medio magnético de acuerdo al formato seleccionado XML, donde en el segmento archivos de salida, el usuario debe marcar la opción XML e indicar el directorio. El nombre del archivo lo construye automáticamente el programa conformado a partir de los distintos datos disponibles o entrados.


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Cuidado

Asegúrese de entrar manualmente y en forma correcta el consecutivo de envío por año, ya que este hace parte del nombre del archivo oficial.

Al ejecutar la generación en Definitivo, marca el flag “Mostrar”, se visualiza muestra el siguiente archivo.


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NotaEn caso que el archivo generado contenga más de 5000 registros, obtenida la primera vista de

los primeros 5000 registros, ejecuta back para obtener el siguiente archivo de nuevos 5000 registros y así sucesivamente hasta generar la información por el formato en su totalidad. Seguidamente puede ir al directorio a donde fue exportado y tiene disponible el archivo oficial generado, para que a partir de allí proceda si desea, a chequearlo con el validador de la DIAN, para luego presentarlo según la manera de entrega por la que opte.

2.4.2 ZDILG - LOG DE GENERACIÓN: Ejecutada la opción Generación-> transacción Opción: ZDIGE_13 -

Generación Formatos, el proceso presenta, si se tienen, la lista de errores:

Por medio de la opción ZDILG, puede visualizar e imprimir, por formato, el detalle del resultado del log del proceso de Generación. Esto será muy útil para poder identificar los registros que requieren de corrección.


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Con el botón y la opción “Salida lista”, podrá maximizar la pantalla del log, para poder revisar en su totalidad los textos de errores y/o warnings. Igualmente dispondrá de toda la funcionalidad estándar de informes ALV, para manipular este log. Es responsabilidad del usuario como paso previo a la modificación de la tabla y a partir de las listas de resumen, Casos especiales”, hacer entre otras las tareas de:

Verificar las cifras

Analizar los documentos que debe incluir por proceder de situaciones atípicas como en verificaciones logísticas donde el emisor factura es distinto al tercero del pedido, o donde existe un CPD con una entrada de almacén y varias logísticas verificación factura con distintas identificaciones de nit

Verificar los movimientos con inconsistencias, pe. Movimientos sin NIT, sin nombre

Corregir los casos resultantes del análisis.

Adicionar información de sistemas externos a SAP ERP que afecten la información soportada por el alcance del programa SAP en lo referente a formatos y conceptos cubiertos por el alance.

Verificar líneas de registro extraídas con avisos de warning o errores.

Todas las demás que considere o identifique a partir del análisis.

Cuidado

Los errores deben ser analizados por el usuario y corregidos en su totalidad de manera manual, por la opción Mantenimiento->ZDITO_13 - Resultados Medios Magnéticos DIAN

Proceso de validador DIAN

Obtenidos los archivos oficiales en el paso de generación “Definitiva” bajo formato XML, y exportados al directorio indicado, el usuario puede instalar el validador publicado en la página web de la DIAN, y correr la opción de validar, para comprobar que la generación del archivo resultante es correcta y cumple con la especificación oficial.


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12 3 CAPITULO 3. INFORMACIÓN PROCEDENTE DEL APLICATIVO NÓMINA LOCALIZADA

SAP - PROCESO DE GENERACIÓN DE LOS ARCHIVOS PARA NÓMINA

3.1 CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA

Alcance de la solución de Medio Magnético DIAN, para extracción de información Nómina

Localizada SAP Colombia La solución de Medio Magnético DIAN para Nómina se encuentra diseñada dentro del marco legal mencionado en la página 6 del presente manual. Los siguientes son los formatos y conceptos cubiertos dentro del Alcance de la solución de medios magnéticos:

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5001: Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales, así como la retención en la fuente practicada

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5055: Viáticos, el valor acumulado efectivamente pagado que no

constituye ingreso para el trabajador

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5056: Gastos de representación, el valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5022: Pensiones efectivamente pagadas al trabajador

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5010: Pagos correspondientes al año gravable 2014 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5011: Pagos correspondientes al año gravable 2014 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador

o FORMATO 1001 – CONCEPTO 5012: Pagos correspondientes al año gravable 2014 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador

o FORMATO 1009 – CONCEPTO 2205: Saldo de los pasivos laborales

Nota

En cuanto al alcance de la solución de medio magnético DIAN para nómina localizada SAP, es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

Para los FORMATOS y CONCEPTOS que solicitan informar los pagos efectuados durante el año gravable, por diseño técnico de la solución, los pagos correspondientes a la vigencia anterior al año gravable (es decir, pagos efectuados en el mes de enero de 2014 correspondientes a conceptos la nómina del mes de diciembre del año 2013) no son extraídos de manera automática por la solución, por lo que es responsabilidad del usuario revisar dicha información e ingresarla de manera manual en la tabla de resultados.


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Para el FORMATO 1009 Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2014 – CONCEPTO 2207: Saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial, a reportar con el NIT del informante, se sugiere ingresar dicha información de manera manual en la tabla de resultados ZDITOT_13.

Para el FORMATO 1009 Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre de 2014 – CONCEPTO 2206: Saldo de los demás pasivos, se resuelve con el programa de extracción de saldos de cuentas por pagar siempre y cuando los demás pasivos estén parametrizados en la nómina con manejo de registro maestro de terceros, esto es, que los terceros se encuentren creados como acreedores. Para el caso específico de Retención en la Fuente por pagar, el aplicativo de nómina no lo maneja por tercero, se hace el registro en el comprobante con clave de registro “40” y “50”, por lo que el usuario debe incluir el registro de manera manual en la tabla de resultados ZDITOT_13.

Para el FORMATO 1009 Información de los deudores de créditos a 31 de diciembre de 2014 – CONCEPTO 1317: Valor total de otras cuentas por cobrar, se resuelve con el programa de extracción de saldos de cuentas por cobrar siempre y cuando los demás deudores estén parametrizados en la nómina con manejo de registro maestro de terceros, esto es, que los terceros se encuentren creados como deudores.

El programa de Medio Magnético DIAN para Nómina cubre la extracción de la información según alcance descrito procedente del aplicativo de “SAP HCM Nómina Localizada Colombia”, si dicho aplicativo es manejado en forma integrada y bajo un mismo servidor en el que se manejan los demás módulos de la instalación SAP ERP.

Los datos personales a reportar por cada empleado, son leídos de los Datos Maestros de cada empleado, almacenados en el aplicativo HCM-Payroll.

Para transacciones automáticas de empleados provenientes de la aplicación de Nómina, la solución del reporte de medio magnético está diseñada para que de manera automática todos los empleados sean considerados Personas Naturales.

Para transacciones automáticas de empleados provenientes de la aplicación de Nómina, deben ser mantenidos los apellidos y nombres desde la creación del registro maestro del empleado, en el infotipo 0002 “Datos Personales”, en los siguientes campos:

o “NACHN” -> Primer Apellido o “NACH2” -> Segundo apellido o “VORNA” -> Primer Nombre o “NAME2” -> Segundo Nombre

3.2 ACTIVIDADES DE PARAMETRIZACION (CUSTOMIZING – IMG)

Para el correcto funcionamiento de la solución de medio magnético DIAN, en la extracción de la información de Nómina según el alcance mencionado en páginas anteriores, es necesario hacer actividades de parametrización, así: Menú de Customizing: (IMG) Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia


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3.2.1 ACTUALIZACIÓN DE CC-NÓMINAS RELEVANTES PARA EL PROGRAMA DE MEDIO MAGNÉTICO: En esta actividad, se deben actualizar las clases de tratamiento, acumulaciones y clases de

evaluación requeridas para el procesamiento de los CC-nóminas de medios magnéticos DIAN y se debe verificar que las clases de tratamiento, acumulaciones y clases de evaluación hayan sido asignadas correctamente. Para este propósito, se han creado dos clases de evaluación para actualizar los CC-nominas que son relevantes para el medio magnético: “Clase de Evaluación 8” -> Operación CC-nómina para Medios Magnéticos DIAN, cuyos valores son “Vacío” para suma y “-“ para resta. “Clase de Evaluación 9” -> CC-nómina para Medios Magnéticos DIAN, cuyos valores son los siguientes: 01 -> Ingresos Laborales 02 -> Retención en la fuente salarios y demás pagos laborales 03 -> Pagos por Aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación, ICBF) 04 -> Pagos por Aportes Seguridad Social 05 -> Pagos por Aportes obligatorios Fondos de pensiones 07 ->Pago intereses préstamos de vivienda Formato 1007 08 ->Pasivo Laboral por prestaciones Formato 1009 - Concepto 2205 Para verificar la existencia de estas dos clases de evaluación se sigue la ruta mencionada a continuación: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia -> Parametrizaciones básicas -> Entorno de la actualización de CC-nóminas -> Clases de tratamiento y clases de evaluación -> Actualizar clases de evaluaciones y sus particularidades -> País Colombia


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Una vez se ha verificado la existencia de las dos clases de evaluación, se debe proceder a asignar los cc-nóminas que serán relevantes para el medio magnético DIAN a dichas clases de evaluación. Para ello se ha creado el Grupo de CC-Nóminas “DIAN”, con el fin de asignar a este grupo aquellos CC-Nóminas que son relevantes y a los cuales se les asignará las clases de evaluación mencionadas.

Nota El Grupo de CC-Nóminas permite realizar una vista limitada de los CC-Nóminas que son

relevantes para una actividad, de manera que los CC-Nóminas se puedan seleccionar más fácilmente. La ruta en el IMG para desarrollar esta actividad es la siguiente: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia -> Parametrizaciones básicas -> Entorno de la actualización de CC-nóminas -> Vistas Lógicas -> Verificar asignación a un grupo de CC-nóminas

Una vez allí, se selecciona el Grupo de CC-Nóminas “DIAN”, y se oprime el botón Se desplegará una lista que contiene todos los CC-Nóminas disponibles. Los CC-nóminas que ya están asignadas al grupo de CC-nóminas están marcados. Si desea incluir un CC-nómina al grupo de CC-nóminas, márquelo; si desea suprimir un CC-nómina del grupo de CC-nóminas, borre la marca del CC-nómina.


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Cuidado Es responsabilidad del usuario marcar los CC-Nóminas que a su criterio deban ser relevantes

para el Reporte de Medio Magnético. De esta selección depende que la extracción de la información se ejecute en forma correcta. Una vez se han seleccionado los cc-nóminas relevantes para el reporte de Medio Magnético, se debe parametrizar cada cc-nómina con el tipo de evaluación correspondiente.

Nota

Las clases de evaluación se deben asignar a cada cc-nómina según pertenezca a cada formato y concepto del medio magnético DIAN:


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La ruta a utilizar es: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia -> Medios Magnéticos DIAN -> Parametrización de CC-nóminas Medio Magnético DIAN Allí aparecerá una pantalla en la que se pueden observar todos los cc-nóminas que se preseleccionaron, según criterio del usuario sobre relevancia del cc-nómina para el medio magnético DIAN.


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Una vez allí, se selecciona el cc-nómina a evaluar y se escoge la opción “Detalle” . En la pantalla que se despliega, se debe escoger el tipo de evaluación que aplicará para el cc-nómina seleccionado. Una vez seleccionado el valor, se debe grabar y regresar para continuar con la misma evaluación para todos los cc-nóminas escogidos.


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Nota

Una vez evaluado cada cc-nómina, a través del reporte “PC00_M99_DLGA20 - Utilización CC – nóminas” se puede observar qué cc-nómina ha quedado asignado a cada tipo de evaluación.


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3.2.2 AGRUPACIÓN DE CONCEPTOS: En esta actividad se deben definir los diferentes formatos y

conceptos que se utilizarán para los respectivos valores de la clase de evaluación 09 correspondiente a los Medios Magnéticos de la DIAN. Este valor de la clase de evaluación 09 se debe configurar en cada CC-Nómina de acuerdo a las normas legales vigentes.


99

La ruta a utilizar es: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia -> Medios Magnéticos DIAN -> Agrupación de conceptos

Allí, se deben configurar cada uno de los siguientes campos:

o Valor: Valor de la clase de evaluación, que representará un concepto para el medio magnético. o Válido a: Fecha final de un período de validez. o Válido de: Fecha inicial de un período de validez. o Denominación: Este campo contiene la descripción del valor de la clase de evaluación. Es un campo de

visualización


100

o Formato: Corresponde al número del formato definido por la DIAN para la presentación de los medios magnéticos.

o Concepto: Corresponde al número del concepto definido por la DIAN para la presentación de los medios magnéticos al que pertenece el concepto.

o Campo al cual pertenece un importe: en esta columna se debe indicar si el valor extraído será ubicado en la tabla de resultados como “Importe 1” o “Importe 2”. Por defecto, se elige “Importe 1” excepto para el tipo de evaluación “02”, en el cual se debe seleccionar “Importe 2”.

o Ent.Seg.Soc.: Este campo debe marcarse con un flag, solo cuando el concepto que se está definiendo corresponda a una Entidad de Seguridad Social. Es utilizado por el programa para indicar la forma de extraer la información.

o Validación pago en FI: Solo se marca para algunos conceptos que hacen relación a informar el valor efectivamente pagado en el periodo gravable, por lo que se hace necesario señalar si la clase de evaluación requiere validación de pago efectivamente efectuado en finanzas.


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o Moneda: Indica la Clave de la moneda en la que se gestionan los importes.

3.2.3 TIPOS DE ENTIDAD POR CLASE DE EVALUACIÓN/CONCEPTO: En esta actividad se deben

definir los tipos de entidad que se utilizarán para los respectivos valores de la clase de evaluación 09. De esta forma se obtendrán los acumulados de cada entidad por clase de evaluación a través del tipo de entidad indicado en esta tabla. Este valor de la clase de evaluación 09 se debe configurar en cada CC-Nómina de acuerdo a las normas legales vigentes.

La ruta a utilizar es: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia -> Medios Magnéticos DIAN -> Tipos de entidad por clase de evaluación/concepto


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En esta pantalla se deben configurar cada uno de los siguientes campos:

o Valor: Valor de la clase de evaluación, que representará un concepto para el medio magnético. o Tipo de entidad: Tipo de entidad a las cual se afilia el empleado y se realizan los aportes de seguridad

social, prestaciones sociales y aportes voluntarios. o Válido a: Fecha final de un período de validez. o Válido de: Fecha inicial de un período de validez.

3.2.4 EQUIVALENCIAS TIPOS DE DOCUMENTO MEDIO MAGNÉTICO: Esta opción no aplica, dado

que los tipos de identificación en la aplicación de Nomina son estándar y su conversión a los requeridos por la DIAN se ha realizado de manera interna dentro del programa HCODIAN0. No es necesario por lo tanto mantener esta tabla.

3.3 TRANSACCION PC00_M38_DIAN - MEDIOS MAGNETICOS DIAN

3.3.1 EXTRACCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Una vez hecha la parametrización en el IMG, desde el menú

funcional se accede a la transacción PC00_M38_DIAN, cuya ruta de ejecución es la siguiente:

Acceder por menú SAP Recursos Humanos -> Colombia -> Actividades siguientes -> Anual -> PC00_M38_DIAN Seleccionando esta opción, presenta la pantalla de asignación de criterios para construir las variantes y extraer la información según cada concepto a reportar y cuya información esté disponible en la base de datos. Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios:


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Parámetros

Segmento – Selección : Número de Personal: No relevante para el medio magnético, se recomienda dejar en blanco, y extraerá la información para todos los empleados de la compañía. (Identificación del número del empleado para el cual se está generando el reporte. Se puede escoger un solo número, un intervalo para propósitos de análisis) . Sociedad: Identificación de la sociedad (Código de Compañía) para la cual se está generando la extracción de la información. Área de Nómina: Identificación de un área de nómina de personal. Su uso para el reporte de medios magnéticos DIAN es opcional.

Segmento – Per. cálculo nómina: Ejercicio: Corresponde al año fiscal para el cual se hará la extracción de la información Período: comprende una fecha válida para la cual se desee extraer la información. En todo caso debe coincidir con el valor ingresado en el campo anterior “ejercicio” Tipo de Nómina: este campo no es relevante para la extracción de la información de medio magnético


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Segmento – Otras selecciones Concepto (Clase evaluación): en este campo se debe indicar la agrupación y/o clasificación de los conceptos de nómina, para los cuales se extraerá la información: 01 -> Ingresos Laborales 02 -> Retención en la fuente salarios y demás pagos laborales 03 -> Pagos Aportes Parafiscales 04 -> Pagos Aportes Seguridad Social 05 -> Pagos por Aportes obligatorios Fondos de Pensiones 07 ->Pago intereses préstamos de vivienda Formato 1007 08 ->Pasivo Laboral por prestaciones Formato 1009 - Concepto 2205

Segmento – Salida Tabla Aplicación Medios Magnéticos: se debe seleccionar esta entrada si se desea que la información extraída deba llenar la tabla de resultados de información extraída para el medio magnético (tabla ZDITOT_13). Si se escoge esta opción, se debe indicar el nombre de la tabla en el campo “Nombre Tabla”. En este caso no será mostrado ningún resultado en la pantalla, aparecerá un mensaje como el siguiente, que indicará que los datos ya se han actualizado en la tabla:

SAP List ALV: este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil para propósitos de análisis o en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras.


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Si se tiene alguna variante específica para el formato de lista estándar, se deberá indicar el nombre de la variante en el campo “Variante disposición”. Si se utiliza esta opción, una vez ejecutada la acción, aparecerá en la pantalla un detalle de la información extraída, así:

Esta opción solamente muestra la información, no permite hacer drill-down en cada registro. Es responsabilidad del usuario revisar y analizar los datos extraídos para garantizar que la información que llenará la tabla es consistente y correcta. Archivo Plano: esta opción se marcará si se desea que la información sea mostrada como archivo plano, como posible formato de salida de la lista en el formato de tabla. Si esta es la opción escogida se debe indicar el nombre del archivo en el campo “Modelo de fichero PC”

Cuidado

Si existen resultados de nómina que no han sido contabilizados, en el momento de ejecutar el proceso, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error, indicando que no se hace extracción de información debido precisamente a que existen procesos de corridas de nómina para uno o más empleados que no han sido contabilizados. Es responsabilidad del usuario verificar el estatus de dichos procesos y efectuar los ajustes necesarios para poder continuar con la extracción de la información.


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Cuidado

Si se escoge la entrada “Tabla Aplicación Medios Magnéticos”, y ya se ha ejecutado previamente la aplicación para un mismo concepto (misma llave de registro), aparecerá el siguiente mensaje de advertencia:

Caso en el cual el usuario debe decidir si se sobrescribe o no el concepto o si se cancela la operación. Importante tener en cuenta que al escoger sobre- escribir el concepto, los cambios que se hayan realizado en la tabla de resultados se perderán.


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Una vez se han corrido cada uno de los formatos y conceptos cubiertos dentro del alcance de la solución, se verifica que la información haya sido correctamente almacenada en la tabla de resultados ZDITOT_13, a través de la transacción ZDIAN_13, opción del menú “Mantenimiento -> ZDITO_13”.

Cuando la extracción se haga para el concepto (clase de evaluación) “03 Pagos Aportes Parafiscales”, es necesario que cada una de las entidades (Caja de compensación, SENA e ICBF) estén creadas como acreedor y que la contabilización de la nómina se haga a cada uno de ellos según corresponda. De lo contrario, esto es, si solamente se encuentra creada como acreedor la Caja de Compensación y en dicho acreedor se contabilizan además de los aportes a la caja, los aportes tanto del SENA como del ICBF, la información extraída se hará en cabeza solamente del acreedor de la Caja de Compensación.

Nota

Para el correcto almacenamiento de la información en la tabla de resultados ZDITOT_13, es necesario que previamente hayan sido debidamente parametrizados los conceptos cubiertos por el alcance de la solución, en cada uno de los formatos oficiales, según se explica en las páginas 19 y 20 del presente manual. Una vez almacenada la información extraída de nómina en la tabla de resultados ZDITOT_13, el paso de “Generación” se llevará a cabo según se detalla en las páginas 54 a 60 de este manual.


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12 3 CAPITULO 4. TIPS

Cuidado,

Nota,

Es importante que antes de iniciar esta tarea complete todas las parametrizaciones, construya y grabe variantes para la generación de estos reportes; esto le asegurará no cometer errores en la digitación de criterios (conceptos, tipos e indicadores de retenciones, operación de IVA y cuentas contables) y le evitará perder tiempo en re ejecuciones.

La consistencia de la información que extrae este programa depende del correcto uso que se le haya dado al manejo de NIT, propuesto en la NOTA 100869 y 185864 de OSS; a las características correctas de información requerida en los datos maestros, etc.

Dada la cantidad de información que se debe generar, es recomendable generar los reportes en fondo (crear un job).

Cuando se ejecutan los reportes en fondo, los procesos de backup que pueda tener el usuario, cancelan la ejecución de estos JOB.

Es responsabilidad del usuario la conservación de los listados generales y detallados originalmente generados por los programas y resultantes de corridas definitivas para soportar futuros análisis o requerimientos de la DIAN.

Sin embargo el usuario podrá procesar los reportes con información histórica del ejercicio a ejecutar, siempre y cuando mantenga fielmente la definición de variantes iniciales y siempre que la información contable se mantenga en las bases de datos de SAP ERP.

El Sistema valiéndose de la función de auditoria, permite registrar los cambios realizados a la tabla ZDITOT_13, siempre y cuando se sigan las instrucciones especificadas en la Nota No. 0001916.

El administrador del sistema debe fijar el correspondiente procedimiento de backup, que garantice la conservación y recuperación de la información por año fiscal que almacena la tabla medio magnético (ZDITOT_13). (Como por ejemplo después de procesos de archiving, corrida de información para otro nuevo año fiscal, etc.).

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