SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN

SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

REORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA

COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

(CPSEM) DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES (S.R.E.)

T E S I N A

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA

P R E S E N T A :

MA. YOLANDA ALICIA HERNÁNDEZ SANDOVAL

ASESORAS: Lic. Gabriela Trujillo Olivares

Lic. Lourdes Patricia Martínez Rangel

MÉXICO, D. F. 2012

TABLA DE CONTENIDO

Pag. PREFACIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . III INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V CAPÍTULO 1. SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES (S.R.E.) . . . . . . . . . 1 1.1 Antecedentes generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2 Estructura orgánica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3 Antecedentes de la Comisión de Personal del Servicio

Exterior Mexicano (CPSEM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1.4 Diagnóstico del Archivo de Trámite de la CPSEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.4.1 Tipología documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

CAPÍTULO 2. EL ARCHIVO DE TRÁMITE Y SU ORGANIZACIÓN . . . . . . . . . . . . . 37 2.1 Ciclo Vital del Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 2.2 Definición de archivo de trámite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 2.3 Concepto de organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 2.4 Procesos archivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.5 Principio de procedencia y orden original . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 2.6 Normatividad archivística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 CAPÍTULO 3. REORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE

TRÁMITE DE LA COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO, DE LA S.R.E. . . . . . . . . . . . . . 60 3.1 Reorganización documental del Archivo de Trámite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3.1.1. Aplicación de los procesos técnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 3.2 Instrumentos descriptivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

3.2.1 Formato del instrumento Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

3.2.2 Aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la S.R.E. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

3.3 Normatividad y lineamientos archivísticos aplicables en los archivos de trámite de la S.R.E. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

CONCLUSIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

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PREFACIO

Debido a la importancia y diversidad de las funciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores, como institución pública federal, ha sido desde el inicio de su historia y hasta el día de hoy una gran productora de documentación oficial. Esta condición ha provocado que los archivos de trámite de las diversas unidades administrativas que la conforman se encuentren con la problemática de saturación y duplicidad documental. Una de estas unidades administrativas es la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano, que por las características especiales de sus funciones genera una gran cantidad de documentos, situación que la ha llevado a saturar el espacio destinado a su archivo de trámite y a no poder localizar en tiempo y forma la información contenida en éste. El presente tema fue elegido por considerar que el archivo de trámite, como piedra angular de toda institución, debe encontrarse bien organizado para que la documentación que resguarda se encuentre localizable de manera inmediata. De esta manera sí es de suma utilidad para el desarrollo de las actividades institucionales así como para la toma de decisiones, además de que esto permitirá se siga el ciclo vital del documento sin problema alguno. Otro de los motivos que llevaron a la realización de este trabajo fue el darse cuenta de la necesidad que había de conocer los lineamientos archivísticos aplicables en el archivo de trámite, de la utilización de los sistemas que ya tenía desarrollados la S.R.E. para el control documental, y de la implementación de los procesos técnicos que señala la Archivonomía, para dar solución a la problemática de no poder encontrar los expedientes de manera ágil. El procedimiento que se utilizó para la realización de esta tesina fue en primer lugar investigar datos históricos de la Secretaría de Relaciones Exteriores y de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano para comprender el panorama histórico de la misma, así como de la generación de sus documentos; asimismo buscar los lineamientos normativos de los archivos de trámite. Posteriormente se inició con la tarea de elaborar la misión y visión del archivo, así como sus objetivos, políticas e instrumentos descriptivos, finalizando con la presentación de los procesos archivísticos que se deben llevar a cabo en dicho archivo. La principal problemática que se presentó fue el desinterés para llevar a cabo una reorganización documental en el archivo, debido a la carga de trabajo; sin embargo se expuso la importancia de tener el archivo organizado mediante la implementación de técnicas archivísticas adecuadas y, derivado de esto, se aceptó la presentación del proyecto de reorganización y su paulatina aplicación. Por otra parte se enfrentó la dificultad para encontrar documentación que normara la actividad archivística en los archivos de trámite. Esta situación da lugar a que cada responsable de este tipo de archivos desarrolle sus labores aplicando su criterio personal, lo

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que conduce a obstaculizar, en la mayoría de los casos, la uniformidad que debe prevalecer en ellos para tener un correcto control documental. Durante el transcurso de los estudios en Archivonomía se percató de lo valioso que son los archivos y de la gran importancia de mantenerlos bien organizados para beneficio de las instituciones. Esta importancia se incrementó en gran medida en 2003 cuando se publicó la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, que obliga al Gobierno a abrir sus archivos para toda persona que solicite información pública. Se espera que este trabajo pueda servir de guía a las personas que tengan la oportunidad de leerlo, sobre todo si se encuentran en un proceso de reorganización documental administrativa. .

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INTRODUCCIÓN

La archivística en México ha sufrido grandes cambios y con ello se ha puesto de manifiesto que la información que manejan las diversas instituciones gubernamentales, de suma importancia, debe de ser administrada por profesionales en la materia, los cuales con sus conocimientos le pueden dar el tratamiento adecuado tanto para su resguardo como para su consulta. El archivo de trámite es la unidad responsable del resguardo de la documentación en etapa activa, es decir, los expedientes de uso constante y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones. Los documentos deben conservarse en este archivo hasta que finalice el trámite por el que fueron creados; posteriormente pasan para su guarda precautoria al archivo de concentración y de ahí la documentación con valor permanente se transfiere para su consulta al archivo histórico. Debido a la problemática observada en relación a la difícil localización de los documentos en el Archivo de Trámite de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano (CPSEM) de la Secretaría de Relaciones Exteriores (S.R.E.), se consideró oportuna la realización de este trabajo para darle solución. La reorganización documental que se realizó fue importante para alcanzar los objetivos del archivo, que básicamente son el asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de sus documentos, así como la pronta atención al usuario. Esta tesina se estructura en tres capítulos, el primero de ellos se refiere a los antecedentes de la Secretaría de Relaciones Exteriores, su estructura orgánica, antecedentes de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano y el diagnóstico de su archivo. En el segundo capítulo se hace referencia a la conceptualización relacionada con el archivo de trámite, a la teoría de sus procesos archivísticos y la normatividad correspondiente. En el último capítulo se habla de la forma en que se llevó a cabo la reorganización documental del Archivo de Trámite de la CPSEM, los lineamientos archivísticos que rigen este tipo de archivos en la Secretaría de Relaciones Exteriores, así como los instrumentos descriptivos que se implementaron. Posteriormente se encuentran las conclusiones a las que se llegó una vez finalizado dicho proyecto, así como la bibliografía consultada que da sustento a lo expuesto en el presente trabajo y finalmente se encuentran los anexos, que complementan dicha tesina.

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CAPÍTULO 1

SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES (S.R.E.)

El presente capítulo aborda brevemente los antecedentes generales de la Secretaría de Relaciones Exteriores y su estructura orgánica, así como los aspectos relacionados al archivo de trámite de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano, organismo que depende directamente de la Secretaría y base para la elaboración del presente trabajo. 1.1 Antecedentes generales La Secretaría de Relaciones Exteriores (S.R.E.) –también llamada Cancillería-, como parte de la Administración Pública Centralizada, forma parte del Poder Ejecutivo de la Nación. Ha sido desde sus inicios un pilar fundamental de la historia de México como instrumentadora de la política exterior y como factor determinante en la conformación de la comunidad nacional. Es el instrumento de defensa de la soberanía frente a los amagos externos, uno de sus principios fundamentales es la preferencia del derecho por encima de la fuerza. Esas tesis se expusieron en la Doctrina Carranza, enunciada por el Presidente Venustiano Carranza el 1 de septiembre de 1918, donde se establecía el curso de acción de México en el escenario internacional. En la Doctrina Estrada, formulada el 27 de septiembre de 1930 por el Secretario de Relaciones Exteriores Don Genaro Estrada, también se encuentran asentadas las bases para que los Estados dejen de utilizar el reconocimiento de gobiernos como instrumento de presion para intervenir en los asuntos internos del país. Gracias a la sólida diplomacia mexicana es que se han podido evitar grandes peligros para nuestra nación. “En una y otra época, la Secretaría de Relaciones Exteriores ha jugado un papel central. Ha sido determinante para hacer de México una nación soberana y un actor influyente en la sociedad internacional. Ha estado presente en los grandes momentos históricos mexicanos, ha participado de manera directa en ellos, se ha transformado para adaptarse a las nuevas circunstancias, ha formado y prestigiado la imagen de México hacia el exterior y ha defendido contra toda amenaza y en cualquier circunstancia los intereses nacionales. Cuando se habla de Relaciones Exteriores se hace referencia a los hombres y mujeres que fueron y son parte de ella. Especialmente a quienes son miembros del Servicio Exterior.”1 La Secretaría de Relaciones Exteriores surgió por la necesidad que tuvo México, ya como país independiente, de atender y despachar las relaciones diplomáticas con las demás naciones del mundo. Su historia comenzó en el siglo XIX, cuando nuestro país consumó su independencia el 27 de septiembre de 1821; aunque sus funciones dieron inició a partir del Decreto para el Establecimiento de los Ministerios del 8 de noviembre del mismo año. Conforme pasaron los años hubo diversas denominaciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores, por ejemplo, en 1861 cuando Benito Juárez gobernaba se le llamó: Ministerio de Relaciones Exteriores y de Gobernación. 1GUERRERO, Omar. Historia de la Secretaría de Relaciones Exteriores. La administración de la política

exterior: 1821-1992. México. SRE-Instituto Matías Romero, 1993. p. 16.

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Como resultado de la firma de los Tratados de Córdoba se procedió a crear la Junta Provisional de Gobierno, misma que designó como gobernador interino a la Regencia del Imperio Mexicano y ésta a su vez nombró al doctor José Manuel de Herrera como Secretario de Negocios y Relaciones Interiores y Exteriores. Sus actividades estaban reguladas por el Decreto arriba señalado. En 1822, cuando ya estaba constituido el Congreso Constituyente, se hizo un decreto mediante el cual se establecieron las normas para los nombramientos de los miembros del servicio exterior, con lo que se estipuló el primer antecedente del Servicio Exterior. Con la Constitución de 1824 se estableció que el presidente de la República sería el que designara los nombramientos y remoción de secretarios, de los enviados diplomáticos y cónsules, así como la concertación de compromisos internacionales. En la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos del 5 de febrero de 1917 se determinó “que el Congreso de la Unión, a través de la Cámara de Senadores, analizaría la política exterior desarrollada por el Ejecutivo Federal y ratificaría los nombramientos de agentes diplomáticos y cónsules generales, así como los compromisos internacionales que en el nombre de México se concerten.”2 Los reglamentos interiores se modificaban y/o adicionaban de conformidad con las reestructuraciones orgánico-funcionales necesarias en el momento. Como ejemplo de ello se menciona que en 1826 se expidió el 7 de julio el primer Reglamento Interior del Ministerio de Relaciones Exteriores e Interiores; y el 11 de febrero de 1883 se publicó el quinto Reglamento Interior bajo el gobierno de Porfirio Díaz. El Reglamento Interior actual fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de enero de 2009 y sus últimas reformas fueron anunciadas en el mismo Diario el 12 de octubre de 2012. El 31 de diciembre de 1829 el General Vicente Guerrero expidió la primera Ley del Servicio Exterior Mexicano, en ella se instituyeron las Legaciones Ordinarias, Legaciones Extraordinarias y los Consulados. A la caída del imperio de Maximiliano se diseñaron nuevas bases para la política exterior, promulgándose el Reglamento del Cuerpo Consular de 1871. En 1888 –en el gobierno de Porfirio Díaz- se expidieron la Ley Reglamentaria del Cuerpo Diplomático Mexicano y su Reglamento. Durante la revolución de 1910 se introdujo la Ley Orgánica del Servicio Consular Mexicano, y el 9 de enero de 1922 Álvaro Obregón expidió la Ley Orgánica del Cuerpo Diplomático y su reglamento, señalando en su Capítulo I relativo a las Misiones Diplomáticas: “Artículo 1/o La representación diplomática de la República ante los Gobiernos extranjeros, será confiada, según la importancia que le concede el Ejecutivo, a misiones encomendadas a los funcionarios que en seguida se expresan por orden de categorías:

2SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Historia de la Estructura Administrativa de la Secretaría de

Relaciones Exteriores y del Servicio Exterior Mexicano. [en línea]. [Distrito Federal, México] [Citado en junio de 2011] disponible en world wide web: http://www.sre.gob.mx/index.php/cancilleria/historia.

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Embajadores Enviados Extraordinarios y Ministros Plenipotenciarios Ministros Residentes Encargados de Negocios”3 En 1934 se emitió otra Ley del Servicio Exterior, la Ley Orgánica de los Cuerpos Diplomáticos y Consular Mexicanos y su Reglamento. “Con estos documentos se regulaba, en materia de competencia, que correspondía al servicio exterior promover y mantener las relaciones políticas económicas y culturales entre México y los países extranjeros, velar por el prestigio de la República y el cumplimiento de los tratados, convenciones y obligaciones de carácter internacional en el que el gobierno mexicano hubiese sido parte. Las oficinas del servicio diplomático, fueron denominadas embajadas y legaciones, mientras que las oficinas consulares comprendían a los consulados generales, consulados, agencias consulares y consulados honorarios.”4 El entonces Secretario de Relaciones Exteriores, Doctor José Manuel Puig Casauranc, realizó una exposición con motivo de los cambios legislativos y reglamentarios relativos a la Ley y Reglamento del Servicio Exterior Mexicano en donde se fusionaron las leyes de los cuerpos diplomático y consular, cuyo texto es el siguiente: “El pensamiento fundamental que ha inspirado la nueva Ley del Servicio Exterior y su nuevo Reglamento, es lograr que las funciones de los distintos representantes de México, en sus diversos grados, se signifiquen cada vez más por una verdadera labor de acercamiento, de conocimiento y de comprensión de pueblos y Gobiernos, relegando a un segundo o tercer plano, las actividades de simple carácter “social” menos interesantes para el éxito de la vida de relación de México. […] La fusión que se ha hecho de los antiguos Cuerpo Diplomático y Consular y el resultante intercambio posible de Cónsules y Diplomáticos con miembros del personal especializado de la Secretaría, en sus oficinas de México, logrará una desfosilización muy útil y una selección más apropiada para los puestos, ya que habrá mayor amplitud de material humano a escoger; aumentará los estímulos para el trabajo y el ascenso; se logrará mayor unidad de acción y de resultados, desapareciendo las diferencias profesionales que antes existían y que llevaban a situaciones desconectadas y aún en ocasiones a rivalidades, supuestas independencias y hasta feudos, todo perjudicial para el país.”5 En el año de 1967 se expidió una nueva Ley Orgánica del Servicio Exterior Mexicano que aportó dos innovaciones: la constitución de la Comisión Consultiva de Ingreso y la formación de la Comisión de Personal del Servicio Exterior. Esta misma ley modificada y adicionada en 1982 instituía tres ramas distintas y paralelas de carrera: la Rama Diplomática, la Rama

3SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Dirección General del Acervo Histórico Diplomático. Archivo

Histórico. Expediente III/323(014)/1. Año 1922. Topográfíca: III-2-1. 4SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Historia de la Estructura Administrativa de la Secretaría de

Relaciones Exteriores y del Servicio Exterior Mexicano. Etapa posrevolucionaria. Op cit. 5SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Dirección General del Acervo Histórico Diplomático. Archivo

Histórico. Expediente III/323(011) “934”/1, Año 1934, Legajo 2. Topográfica: 20-22-21 (2).

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Consular y la Rama Administrativa, además de establecer que el ingreso como miembro del personal de carrera sería mediante concursos públicos generales. En los años treinta Relaciones Exteriores era una pequeña Secretaría, que contaba con un presupuesto insignificante comparado con el de otras dependencias del Ejecutivo. Su personal era muy reducido y laboraba en un edificio arquitectónico de tres pisos, ubicado en el número 103 de avenida Juárez. En la planta baja se encontraban la Sección de Correspondencia, la Pagaduría, la Contraloría, la Intendencia y la Biblioteca Pública del Ministerio. En la parte posterior, que daba hacia la calle de Colón, estaban el Departamento de Publicidad, el Archivo General, los Talleres de Imprenta y Encuadernación, el estacionamiento y los servicios generales. En el segundo piso se localizaban las oficinas del secretario, subsecretario y oficial mayor, una sala de espera para diplomáticos, la Sección del Protocolo y, en la parte posterior, los Departamentos Diplomático, Administrativo y Jurídico. El tercer piso estaba destinado para recepciones, tenía un salón de fiestas, el comedor, un salón de descanso y el fumador. También se encontraban ahí los Departamentos Consular, de Contabilidad y la Sección de Límites. Las Comisiones Internacionales de Reclamaciones se encontraban establecidas en una casa de la colonia Juárez. Hoy en día la Secretaría de Relaciones Exteriores se vuelve a encontrar en la Avenida Juárez de la Ciudad de México, en un edificio de 23 pisos con un total de 45 Unidades Administrativas en él y un edificio adicional ubicado en Tlatelolco-Colonia Guerrero. Adicionalmente a éstas, cuenta con las siguientes oficinas en el área metropolitana, en el interior de la República y en el exterior: 75 Embajadas 66 Consulados 7 Representaciones Permanentes 3 Oficinas de Enlace 34 Delegaciones Foráneas 9 Delegaciones Metropolitanas Una vez vista la historia institucional, a continuación se presenta su estructura orgánica para tener un panorama más claro de la importancia que tiene dicha Secretaría para el país.

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1.2 Estructura orgánica De acuerdo al Reglamento Interior de la S.R.E. la estructura orgánica de esta Dependencia se conforma de la siguiente manera; asimismo se trató de incluir las principales funciones de cada unidad administrativa:

UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONES RELEVANTES

Oficinas del Secretario de Relaciones Exteriores

Ejecutar la política exterior de conformidad con los principios establecidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y los lineamientos que para tal efecto dicte el Presidente de la República. Planear, coordinar, ejecutar y evaluar, en los términos de la legislación aplicable, la política exterior que desarrolla la Secretaría y el Servicio Exterior Mexicano, de conformidad con las metas, objetivos y directrices que determine el Presidente de la República. Coordinar las relaciones económicas y de cooperación de México con el exterior y conducir las tareas de promoción económica, comercial, de inversiones y turística a través de las representaciones diplomáticas y consulares. Asistir al Presidente de la República en el manejo de las relaciones exteriores, así como desempeñar las comisiones y funciones especiales que éste le confiera. Someter al acuerdo del Presidente de la República, e informarle sobre el desarrollo de los asuntos encomendados a la Secretaría. Representar al Presidente de la República en las controversias constitucionales y acciones de inconstitucionalidad a que se refiere el artículo 105 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

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Subsecretaría de Relaciones Exteriores

Se encarga fundamentalmente de la coordinación de la política bilateral internacional de México con los países de África, Asia, Europa y Medio Oriente. Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos de las unidades administrativas que éste adscriba orgánicamente bajo su responsabilidad. Desempeñar las funciones y comisiones que el Secretario le encomiende y delegue, y mantenerlo informado sobre el desarrollo de las mismas. Representar a la Secretaría en los actos que el Secretario determine y participar, en su caso, en foros y eventos nacionales e internacionales en asuntos relativos a las materias competencia de las unidades administrativas bajo su responsabilidad. Vigilar el estricto cumplimiento de las normas legales y disposiciones administrativas en todos los asuntos de su competencia.

Subsecretaría para América del Norte

Se encarga fundamentalmente de la coordinación de la política bilateral internacional de México con Canadá y con Estados Unidos de América, así como de todo asunto relacionado con la protección de los mexicanos en el exterior. Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos de las unidades administrativas que éste adscriba orgánicamente bajo su responsabilidad. Desempeñar las funciones y comisiones que el Secretario le encomiende y delegue, y mantenerlo informado sobre el desarrollo de las mismas. Representar a la Secretaría en los actos que el Secretario determine y participar, en su caso, en foros y eventos nacionales e internacionales en asuntos relativos a las materias competencia de las unidades administrativas bajo su responsabilidad. Vigilar el estricto cumplimiento de las normas legales y disposiciones administrativas en todos los asuntos de su competencia. Coordinar las funciones de la Sección Mexicana de la Comisión Internacional de Límites y Aguas entre México y Estados Unidos,

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así como emitir lineamientos sobre asuntos políticos bilaterales en materia de límites y aguas internacionales, por sí o por conducto de la Dirección General para América del Norte.

Subsecretaría para América Latina y el Caribe

Se encarga fundamentalmente de la coordinación de la política bilateral internacional de México con los países de América Latina y con los del Caribe. Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos de las unidades administrativas que éste adscriba orgánicamente bajo su responsabilidad. Desempeñar las funciones y comisiones que el Secretario le encomiende y delegue, y mantenerlo informado sobre el desarrollo de las mismas. Representar a la Secretaría en los actos que el Secretario determine y participar, en su caso, en foros y eventos nacionales e internacionales en asuntos relativos a las materias competencia de las unidades administrativas bajo su responsabilidad. Vigilar el estricto cumplimiento de las normas legales y disposiciones administrativas en todos los asuntos de su competencia. Coordinar las funciones de la Sección Mexicana de la Comisión Internacional de Límites y Aguas entre México y Guatemala y entre México y Belice, así como emitir lineamientos sobre asuntos políticos bilaterales en materia de límites y aguas internacionales. Asimismo, fungir como Comisionado Presidencial ante el Proyecto de Integración y Desarrollo de Mesoamérica.

Subsecretaría para Asuntos Multilaterales y Derechos Humanos

Es la responsable de la política exterior de México ante los diversos organismos internacionales y coordinadora de los asuntos relacionados con los derechos humanos. Acordar con el Secretario, el despacho de los asuntos de las unidades administrativas que éste adscriba orgánicamente bajo su responsabilidad. Desempeñar las funciones y comisiones que el Secretario le encomiende y delegue, y mantenerlo informado sobre el desarrollo de las mismas. Representar a la Secretaría en los actos que el Secretario

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determine y participar, en su caso, en foros y eventos nacionales e internacionales en asuntos relativos a las materias competencia de las unidades administrativas bajo su responsabilidad. Vigilar el estricto cumplimiento de las normas legales y disposiciones administrativas en todos los asuntos de su competencia.

Oficialía Mayor Dirigir las políticas, normas, sistemas y procedimientos administrativos para la organización y funcionamiento de la Secretaría y para la gestión de los recursos humanos, financieros, materiales, informáticos, así como las que correspondan a las unidades administrativas que tenga adscritas y darle seguimiento a su observancia. Dirigir la planeación y administración de los recursos humanos, materiales, financieros e informáticos de la Secretaría. Desempeñar las funciones y comisiones que el Secretario le encomiende o delegue, y mantenerlo informado sobre el desarrollo de las mismas. Representar a la Secretaría en los actos que el Secretario determine. Tiene bajo su responsabilidad la operación del Sistema Nacional de Delegaciones.

Consultoría Jurídica Asesorar al Secretario sobre asuntos de derecho internacional público y privado, así como en derecho extranjero. Proponer al Secretario las medidas conducentes para la adecuada participación de México en los foros internacionales correspondientes y en las conferencias sobre codificación y desarrollo progresivo del derecho internacional público y privado. Formular y coordinar con las unidades administrativas competentes, tanto de la Secretaría, como de otras dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, las posiciones sobre asuntos jurídicos que regirán la participación de México en los foros internacionales. Coordinar la intervención y defensa del gobierno de México o de cualquiera de sus entidades en litigios o procedimientos ante tribunales extranjeros, así como representar al Estado mexicano en aquellos litigios o procedimientos ante tribunales

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internacionales. Participar, proponer y coordinar la formulación de opiniones y comentarios que sea conveniente hacer llegar a tribunales internacionales o extranjeros para la defensa de los intereses de México y de sus nacionales. Realizar, en coordinación con la Dirección General de Asuntos Jurídicos y otras dependencias y entidades de la Administración Pública Federal competentes, los trámites necesarios para la recuperación de bienes arqueológicos, artísticos y culturales que se localicen en el extranjero y que hayan salido ilícitamente del territorio nacional. Elaborar los dictámenes y resolver las consultas que sobre derecho internacional público y privado, o extranjero, le requiera el Secretario o le soliciten otras áreas de la Secretaría. Opinar sobre los convenios, acuerdos y contratos, en los que se aplique el derecho extranjero o se celebren en el extranjero, a ser suscritos por el Secretario, por otras áreas de la Secretaría o por las representaciones de México en el exterior, cuando así lo soliciten. Tomar las medidas conducentes para el cumplimiento de la Ley sobre la Celebración de Tratados.

Dirección General de Protocolo

Vigilar y ser el conducto para la aplicación de las disposiciones relativas a las inmunidades y privilegios de las misiones diplomáticas, consulares y organismos internacionales acreditadas en México, así como de su personal, y hacer valer, en su caso, las reciprocidades que procedan. Ser el conducto para transmitir a las autoridades competentes, a solicitud de las representaciones extranjeras, la exención de pago de impuestos de los inmuebles de su propiedad, así como fabricar, custodiar y asignar las placas de circulación para vehículos de las embajadas, consulados y organismos internacionales y de sus funcionarios acreditados. Ser el conducto para transmitir los requerimientos de franquicias de importación y exportación de menajes de casa y vehículos de los funcionarios y personal técnico administrativo de las embajadas, consulados y organismos internacionales con sede o representación en México. Mantener un registro del trato que reciben las representaciones

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de México en el exterior para efectos de aplicar un trato recíproco. Acreditar a los funcionarios y personal técnico administrativo adscritos a las embajadas, consulados y organismos internacionales con sede o representación en México, así como expedirles la documentación de identidad y otorgar las visas correspondientes. Revocar visas a los miembros del cuerpo diplomático y consular acreditado ante el gobierno de México, a petición de las representaciones extranjeras y de acuerdo con la normatividad vigente.

Dirección General de Coordinación Política

Coadyuvar en coordinación con la Secretaría de Gobernación, en las acciones que correspondan al Ejecutivo Federal que sean competencia de la Secretaría, en sus relaciones con el Poder Legislativo, en especial: a) La aprobación de instrumentos jurídicos internacionales por parte del Senado de la República. b) El proceso de ratificación, ya sea por el Senado de la República, o por la Comisión Permanente, de los nombramientos de agentes diplomáticos, y c) Los informes o las solicitudes de permiso a la Cámara de Senadores o, en su caso, a la Comisión Permanente, que prevé el artículo 88 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, para que el Presidente de la República pueda ausentarse del territorio nacional. Actuar como instancia de apoyo en las comparecencias y presentaciones del Secretario y de otros servidores públicos de la Secretaría ante el Poder Legislativo, en coordinación con la Secretaría de Gobernación. Atender. en coordinación con la Secretaría de Gobernación, las solicitudes de información sobre los temas y acciones de política exterior que formulen a la Secretaría, los miembros del Poder Legislativo, Poder Judicial, las legislaturas locales, gobiernos estatales y municipales, así como las organizaciones políticas. Apoyar, en coordinación con la Secretaría de Gobernación, a las delegaciones de legisladores, tanto federales como de las entidades federativas, que realicen visitas o giras oficiales al extranjero, así como a las delegaciones de legisladores extranjeros que realicen visitas o giras oficiales a nuestro país, mediante el suministro de información y la integración de

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agendas de trabajo.

Dirección General de Comunicación Social

Captar, sistematizar, analizar y evaluar información concerniente a México originada en fuentes nacionales e internacionales, a fin de brindar apoyo a las distintas unidades administrativas, funcionarios y empleados de la Secretaría y a otras dependencias gubernamentales. Establecer mecanismos de coordinación con las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal a fin de coadyuvar en las actividades de difusión de información y promoción en el exterior. Elaborar el programa de comunicación social de la Secretaría en concordancia con los lineamientos que para ese efecto marque la Secretaría de Gobernación. Mantener relación permanente con los medios informativos nacionales e internacionales, y difundir a través de ellos la política exterior mexicana, así como los objetivos, programas y acciones de la Secretaría. Analizar y evaluar el flujo de información sobre acontecimientos nacionales e internacionales e identificar tendencias de comunicación en los medios.

Dirección General para África y Medio Oriente

Presentar opciones de política exterior y participar en la planeación, el diseño, la ejecución y la evaluación de los programas de acción internacional, específicos para los países y organizaciones de la región, así como para la región en su conjunto, a corto, mediano y largo plazo, basándose en los lineamientos generales de política exterior. Impulsar y dar seguimiento desde la perspectiva política, al conjunto de asuntos del interés para México con los países y organizaciones de la región. Elaborar análisis e informes políticos, así como formular opiniones de política bilateral y multilateral con los países y organizaciones de la región. Desarrollar el diálogo político y dar seguimiento a la evolución de los acontecimientos en los países de África y de Medio Oriente, así como de las subregiones de Asia Sudoccidental, que comprende la Península Arábiga, Iraq e Irán, y de Asia Central, incluyendo además Pakistán. Asimismo, atenderá la relación de México, en su dimensión política, con los diversos foros

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regionales y subregionales como la Unión Africana, la Comunidad Económica de Estados de África Occidental y con la Liga de los Estados Árabes, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría y las dependencias de la Administración Pública Federal competentes.

Dirección General para Asia-Pacífico

Presentar opciones de política exterior y participar en la planeación, el diseño, la ejecución y la evaluación de los programas de acción internacional, específicos para los países y organizaciones de la región, así como para la región en su conjunto, a corto, mediano y largo plazo, basándose en los lineamientos generales de política exterior. Impulsar y dar seguimiento desde la perspectiva política, al conjunto de asuntos del interés para México con los países y organizaciones de la región. Elaborar análisis e informes políticos, así como formular opiniones de política bilateral y multilateral con los países y organizaciones de la región. Desarrollar el diálogo político y dar seguimiento a la evolución de los acontecimientos en los países del subcontinente indio, con excepción de Pakistán; las naciones del noreste y sureste de Asia, así como las naciones insulares del Pacífico Sur. De igual forma le corresponde fomentar el diálogo político con los países de la región en el marco de su participación en los foros y organismos regionales, así como el seguimiento de los asuntos relacionados con la participación de México en el Foro de Cooperación América Latina-Asia del Este, el Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico y el Consejo de Cooperación Económica del Pacífico, así como de los diversos foros regionales y subregionales de Asia-Pacífico.

Dirección General para Europa

Presentar opciones de política exterior y participar en la planeación, el diseño, la ejecución y la evaluación de los programas de acción internacional, específicos para los países y organizaciones de la región, así como para la región en su conjunto, a corto, mediano y largo plazo, basándose en los lineamientos generales de política exterior. Impulsar y dar seguimiento desde la perspectiva política, al conjunto de asuntos del interés para México con los países y organizaciones de la región. Elaborar análisis e informes políticos, así como formular opiniones de política bilateral y multilateral con los países y

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organizaciones de la región. Desarrollar el diálogo político y dar seguimiento a la evolución de los acontecimientos con las instituciones de la Unión Europea y sus países miembros; asimismo, atender la participación de México como Observador Permanente del Consejo de Europa en su dimensión política, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría y las dependencias de la Administración Pública Federal competentes.

Dirección General para América del Norte

Presentar opciones de política exterior y participar en la planeación, el diseño, la ejecución y la evaluación de los programas de acción internacional, específicos para los países y organizaciones de la región, así como para la región en su conjunto, a corto, mediano y largo plazo, basándose en los lineamientos generales de política exterior. Impulsar y dar seguimiento desde la perspectiva política, al conjunto de asuntos del interés para México con los países y organizaciones de la región. Elaborar análisis e informes políticos, así como formular opiniones de política bilateral y multilateral con los países y organizaciones de la región. Promover la aplicación y cumplimiento de los tratados de límites y aprovechamientos de las aguas de los ríos internacionales en la frontera norte. Supervisar, en coordinación con la Subsecretaría para América del Norte, las labores de la Sección Mexicana de la Comisión Internacional de Límites y Aguas entre México y Estados Unidos. Participar, y coordinar con otras dependencias y niveles de gobierno, en la formulación de políticas de cooperación fronteriza, incluyendo la seguridad y desarrollo de infraestructura en la frontera norte, así como en la negociación de acuerdos bilaterales y regionales en la materia. Participar en la formulación de políticas, normas y acuerdos relacionados con los recursos transfronterizos del subsuelo y los fondos marinos compartidos con naciones vecinas, con el fin de garantizar su aprovechamiento equitativo y eficiente, en beneficio del desarrollo nacional. Dirigir, planear, supervisar y, en su caso, ejecutar, conjuntamente con las dependencias y entidades competentes

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de la Administración Pública Federal, las acciones que deriven de los mecanismos de cooperación existentes y futuros entre México y Canadá, y México y Estados Unidos de América, así como evaluar los avances y resultados de esas iniciativas. Coordinar y convocar las reuniones del Grupo Binacional México-Estados Unidos de América sobre Puentes y Cruces Internacionales para la definición de proyectos y la construcción y modificación de infraestructura fronteriza.

Dirección General de Asuntos Especiales

Analizar, revisar y preparar los proyectos especiales sobre planeación, formulación, ejecución y evaluación de la política exterior en materia de cooperación internacional sobre seguridad con los países de la región de América del Norte. Fungir como enlace con otras dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y local en materia de seguridad regional. Elaborar análisis e informes políticos, así como formular opiniones de política bilateral y regional en los temas de su competencia. Coordinar las tareas de apoyo y asesoría en materia de cooperación internacional sobre seguridad con los países de la región de América del Norte. Dar seguimiento a las actividades de las Embajadas en México de los países de la región, en temas relacionados con la cooperación internacional sobre seguridad. Planear, preparar, organizar y dar seguimiento a las reuniones que en materia de cooperación sobre seguridad se realicen con los Estados Unidos de América y Canadá.

Dirección General de Protección a Mexicanos en el Exterior

Supervisar el desarrollo de la protección de mexicanos en el exterior. Dictar los lineamientos y directrices que normen los programas integrales y acciones tendientes a garantizar la protección de los derechos humanos y otras garantías de los mexicanos en el exterior. Recabar, analizar y sistematizar la información que permita el diseño de políticas de protección y su instrumentación. Elaborar programas de protección y, en su caso, ordenar, revisar

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y aprobar los que deban ser preparados por las representaciones de México en el exterior. Estandarizar los procedimientos y criterios de los programas integrales y acciones de protección, en coordinación con la Dirección General de Servicios Consulares. Recibir, estudiar y glosar los informes de protección que rindan las representaciones de México en el exterior.

Dirección General de Servicios Consulares

Coordinar y normar el desarrollo de las labores consulares en materia de prestación de servicios consulares. Participar en coordinación con las autoridades y unidades administrativas competentes de la Secretaría y de otras dependencias federales en el diseño e instrumentación de la política migratoria de México. Instrumentar, en coordinación con el Instituto Matías Romero, acciones de capacitación y actualización para los servidores públicos que intervienen en la prestación de los servicios consulares. Coordinar y normar la expedición en las oficinas diplomáticas y consulares de México en el exterior, de visas, certificados de matrícula consular, legalización de documentos públicos, certificación de documentos, actos del registro civil, actos notariales, cartillas del Servicio Militar Nacional, declaratorias de nacionalidad mexicana y demás actos jurídicos competencia de las oficinas consulares. Coordinar y normar, conjuntamente con la Dirección General de Delegaciones, la expedición de pasaportes ordinarios en las representaciones de México en el exterior. Ser el enlace de la Secretaría con la Secretaría de Gobernación y el Instituto Nacional de Migración en materia migratoria, respecto al ingreso de extranjeros a territorio nacional.

Dirección General del Proyecto de Integración y Desarrollo de Mesoamérica

Proponer al Comisionado Presidencial de México del Proyecto de Integración y Desarrollo de Mesoamérica (Proyecto Mesoamérica), las acciones y estrategias para la implementación y seguimiento del Proyecto Mesoamérica. Coadyuvar al ejercicio de las atribuciones del Comisionado Presidencial de México y de la Co-Presidencia Permanente en la Comisión Ejecutiva del Proyecto Mesoamérica.

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Fungir como Comisionado Presidencial Adjunto de acuerdo a lo establecido en el Acta y el instrumento que institucionaliza el mecanismo. Participar y dar seguimiento a los trabajos y acuerdos de la Comisión Ejecutiva del Proyecto Mesoamérica.

Dirección General para América Latina y el Caribe

Presentar opciones de política exterior y participar en la planeación, el diseño, la ejecución y la evaluación de los programas de acción internacional, específicos para los países y organizaciones de la región, así como para la región en su conjunto, a corto, mediano y largo plazo, basándose en los lineamientos generales de política exterior. Impulsar y dar seguimiento desde la perspectiva política, al conjunto de asuntos del interés para México con los países y organizaciones de la región. Elaborar análisis e informes políticos, así como formular opiniones de política bilateral y multilateral con los países y organizaciones de la región. Tramitar ante las dependencias y entidades competentes de la Administración Pública Federal, los permisos de tránsito o visita para buques de armadas extranjeras y, a su vez, los permisos ante los gobiernos extranjeros que la Armada de México requiera para el mismo objeto. Asimismo, gestionar los permisos de sobrevuelo y aterrizaje para aeronaves oficiales mexicanas, así como los correspondientes a las aeronaves oficiales extranjeras que lo requieran. Participar, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes de la Secretaría, en la elaboración de evaluaciones sobre la organización interna de las representaciones diplomáticas y consulares de México en el exterior, para atender sus necesidades y requerimientos en materia de recursos humanos y financieros. Participar en la elaboración de los lineamientos sobre asuntos políticos bilaterales en materia de límites y aguas internacionales. Participar en la formulación de políticas, normas y acuerdos relacionados con los recursos transfronterizos del subsuelo y los fondos marinos compartidos con naciones vecinas, con el fin de garantizar su aprovechamiento equitativo y eficiente, en

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beneficio del desarrollo nacional. Participar en la formulación de políticas de cooperación fronteriza, incluyendo la seguridad y desarrollo de infraestructura en la frontera sur, así como en la negociación de acuerdos bilaterales y regionales en la materia.

Dirección General de Organismos y Mecanismos Regionales Americanos

Formular e impartir, en coordinación con las diversas unidades de la Secretaría y otras dependencias gubernamentales, los lineamientos generales que normen la actuación de México en la Organización de Estados Americanos, en los organismos que conforman el Sistema Interamericano, en las organizaciones regionales de carácter autónomo, así como en los mecanismos de concertación multilateral y mecanismos permanentes de consulta y concertación política de la región. Presentar y promover, en coordinación con la Dirección General para la Organización de las Naciones Unidas y de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Comité de Candidaturas, las candidaturas de México en el ámbito de la Organización de los Estados Americanos, los organismos y mecanismos regionales de concertación de su competencia, así como considerar y otorgar el apoyo a las peticiones que formulen otros países a favor de sus candidatos.

Dirección General para Temas Globales

Promover, propiciar y asegurar la coordinación de las unidades competentes de la Secretaría y de las distintas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, involucradas en la ejecución de las estrategias de política exterior relativas a los temas enfocados al desarrollo humano sustentable y la seguridad humana, tales como el medio ambiente y los recursos naturales, el cambio climático, los desastres naturales y el refugio, la migración, la salud y la asistencia humanitaria, así como el problema mundial de las drogas, la cooperación internacional para la prevención del delito, el combate a la corrupción, al terrorismo, a las operaciones con recursos de procedencia ilícita y a las diversas expresiones de la delincuencia organizada trasnacional, entre ellas, el narcotráfico y sus delitos conexos, que se abordan en los ámbitos regionales, subregionales y universales.

Dirección General para la Organización de las Naciones Unidas

Formular e impartir, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría y las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal competentes, las estrategias y los lineamientos generales que normen la actuación de México en la Organización de las Naciones Unidas,

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los organismos y mecanismos internacionales especializados y en otros foros o mecanismos de alcance mundial. Preparar la participación de México en las reuniones convocadas por los mecanismos de la Organización de las Naciones Unidas y organismos y mecanismos internacionales especializados. Proponer y concertar las acciones encaminadas a establecer la posición de México en los temas de carácter político, jurídico, social, económico, administrativo, presupuestal, humanitario y de desarme que sean objeto de examen en la Organización de las Naciones Unidas y en los organismos y mecanismos internacionales especializados. Realizar los estudios y acciones necesarios para promover las iniciativas de México ante la Organización de las Naciones Unidas y los organismos y mecanismos internacionales especializados. Coordinar las acciones de la Secretaría en materia de candidaturas internacionales del gobierno de México.

Dirección General de Derechos Humanos y Democracia

Desarrollar, en coordinación con las demás áreas competentes de la Secretaría, la política exterior de México en materia de derechos humanos y democracia. Coordinar la relación interinstitucional de la Secretaría con las demás dependencias y entidades de la Administración Pública Federal competentes a efecto de determinar las posiciones internacionales que adoptará el gobierno de México en la materia. Recibir y procesar las quejas y denuncias presentadas en contra del Estado Mexicano ante organismos internacionales de derechos humanos y representar al gobierno de México en los litigios o procedimientos derivados de los mismos, en coordinación con la Consultoría Jurídica. Asimismo, promover la adopción de las medidas necesarias para resolver, conforme a derecho dichas quejas o denuncias. Atender, en coordinación con las dependencias competentes de la Administración Pública Federal, las solicitudes de información provenientes de organizaciones no gubernamentales nacionales o internacionales, en relación con la política exterior de México en materia de derechos humanos o sobre los casos individuales objeto de atención internacional.

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Dirección General de Vinculación con las Organizaciones de la Sociedad Civil

Ser el enlace de la Secretaría con las organizaciones de la sociedad civil y coordinar los servicios de información, vinculación e interlocución de todas las unidades administrativas de la Secretaría en esta materia. Facilitar el intercambio de información y la promoción de acciones de vinculación a nivel nacional e internacional, entre la Secretaría y las organizaciones de la sociedad civil, conforme a los lineamientos que, en su caso, se emitan. Desarrollar y coordinar los mecanismos institucionales e interinstitucionales, criterios, políticas, programas, estrategias y lineamientos encaminados a facilitar la interacción de la Secretaría con las organizaciones de la sociedad civil. Promover el diálogo y la consulta como una modalidad para conocer la opinión de las organizaciones de la sociedad civil y, cuando proceda, hacerlas del conocimiento de las unidades administrativas correspondientes de la Secretaría, para su utilización en la formulación de la política exterior.

Dirección General del Servicio Exterior y de Recursos Humanos

Llevar a cabo la planeación de los recursos humanos y aplicar el sistema de administración de personal que establezca la Secretaría. Vigilar el cumplimiento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano y de su Reglamento. Preparar las Cartas Credenciales de los Embajadores y las Patentes de los funcionarios consulares. Como Secretaria de la Comisión de Personal del Servicio Exterior, dar cuenta a ésta de las propuestas que formulen los Subsecretarios y el Oficial Mayor en torno a las condiciones personales de los servidores públicos o empleados del propio Servicio, a efecto de que se consideren los casos de cambio o promoción. Realizar los trámites que correspondan como resultado de los acuerdos que adopte el Secretario en relación con las recomendaciones que le haga la Comisión de Personal del Servicio Exterior. Llevar a cabo las acciones y trámites necesarios para que la Subcomisión de Asuntos Disciplinarios de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano, substancie los procedimientos administrativos disciplinarios a los miembros del

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Servicio Exterior Mexicano en términos de lo dispuesto por la Ley del Servicio Exterior Mexicano y su Reglamento. Certificar las firmas de los documentos que expidan los miembros del Servicio Exterior Mexicano adscritos en el extranjero, en el ejercicio de sus funciones.

Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto

Elaborar el anteproyecto de programa-presupuesto de la Secretaría, con base en los anteproyectos que elaboren sus unidades responsables y órganos administrativos desconcentrados, y presentarlo a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Apoyar a las unidades responsables y órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría que así lo requieran, en la elaboración de sus anteproyectos de programa-presupuesto. Proponer al Oficial Mayor las normas, políticas y lineamientos internos para el ejercicio del presupuesto autorizado a la Secretaría, de conformidad con las disposiciones legales aplicables, así como gestionar la autorización del Oficial Mayor y realizar la difusión a las unidades responsables de su aplicación. Informar a los titulares de las unidades responsables y órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría, los presupuestos que les haya autorizado la Cámara de Diputados, las modificaciones que sean autorizadas y el avance en su ejercicio. Elaborar, en coordinación con las unidades responsables competentes, el proyecto de presupuesto anual de las representaciones de México en el exterior, y comunicar a éstas el presupuesto que les haya sido autorizado. Fungir como instancia administrativa única para tramitar ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público las solicitudes y consultas en materia presupuestaria y contable de las unidades responsables y órganos administrativos desconcentrados de la Secretaría. Vigilar que los pagos que autoricen las unidades responsables del ejercicio del presupuesto, con cargo a sus presupuestos autorizados, cuenten con la documentación justificativa y comprobatoria del gasto y la disponibilidad presupuestaria. Vigilar que las representaciones de México en el exterior

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reporten y envíen los ingresos que obtienen, en los términos y plazos establecidos en las disposiciones aplicables, llevar a cabo su entero a la Tesorería de la Federación y gestionar su incorporación al presupuesto autorizado a la Secretaría.

Dirección General de Asuntos Jurídicos

Resolver las solicitudes que en materia de nacionalidad y naturalización se formulen a la Secretaría, así como imponer las sanciones a que se refiere la Ley de Nacionalidad y su Reglamento. Expedir certificados de nacionalidad mexicana y declaratorias de nacionalidad mexicana por nacimiento, así como cartas de naturalización. Conceder a los extranjeros las autorizaciones correspondientes para adquirir el dominio de tierras, aguas y sus accesiones; así como para adquirir bienes inmuebles ubicados fuera de la zona restringida, y para la obtención de concesiones de explotación de minas, aguas o combustibles minerales en la República Mexicana. Otorgar los permisos de uso de denominación o razón social para la constitución de sociedades mexicanas civiles o mercantiles; y para el cambio de denominación o razón social. Registrar los avisos a que se refiere el Reglamento de la Ley de Inversión Extranjera y del Registro Nacional de Inversiones Extranjeras. Expedir a las instituciones de crédito, los permisos para la constitución o modificación de fideicomisos. Imponer las sanciones a que se refiere la Ley de Inversión Extranjera y su Reglamento. Intervenir en los procedimientos de extradición y tramitar las solicitudes de detención provisional y formal correspondientes conforme a lo que establece la Ley de Extradición Internacional, así como las solicitudes de entrega temporal, de reextradición y de consentimiento a la excepción a la Regla de Especialidad previstos en los tratados y convenios que nuestro país ha celebrado con otros Estados en la materia. Tramitar las solicitudes de asistencia jurídica que requieran las autoridades de la República Mexicana o extranjeras, así como intervenir en los procedimientos para el traslado internacional de reos.

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Tramitar, previo análisis y dictamen de su procedencia, los exhortos o cartas rogatorias que se reciben del extranjero o que las autoridades de la República Mexicana dirijan al extranjero. Representar legalmente a la Secretaría en toda clase de juicios en que sea parte. Representar al Presidente de la República en todos los trámites establecidos por la Ley de Amparo, Reglamentaria de los artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en aquellos asuntos que corresponda a la Secretaría de Relaciones Exteriores representar al Titular del Ejecutivo Federal, en términos del segundo párrafo del artículo 19 de la citada Ley.

Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales

Llevar a cabo, con base en la información que suministren las unidades administrativas, la planeación y administración de las adquisiciones, arrendamientos y servicios de los bienes muebles e inmuebles, de las obras públicas y de los servicios relacionados con las mismas de la Secretaría. Aplicar, en el ámbito de su competencia, las leyes, reglamentos y demás disposiciones jurídicas y normativas en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obras públicas y de los servicios relacionados con las mismas, así como de los bienes muebles e inmuebles. Conducir los procesos de licitaciones públicas, de invitaciones a cuando menos tres personas y de adjudicaciones directas, relativas a la adquisición de recursos materiales, a la prestación de servicios y a la realización de obras públicas y servicios relacionados con éstas, que se administren centralmente, a petición de las unidades administrativas requirentes de la Secretaría y efectuar los actos jurídicos y administrativos inherentes y derivados de ellos; así como conservar los originales de los contratos, pedidos y órdenes de trabajo y en general de toda la documentación que se genere, diferente de la contable o de alguna otra que por su competencia corresponda a otra unidad administrativa. Realizar el mantenimiento, conservación, adaptación y acondicionamiento de los bienes inmuebles que ocupa la Secretaría y proponer las normas para dichas actividades en los inmuebles ocupados por las representaciones de México en el exterior.

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Suscribir los contratos de donación en los que la Secretaría funja como donataria.

Dirección General de Delegaciones

Normar, autorizar y supervisar en territorio nacional las actividades y servicios de expedición de pasaportes y documentos de identidad y viaje, y la legalización de firmas de documentos públicos que deban surtir efectos en el extranjero. Normar, conjuntamente con la Dirección General de Servicios Consulares, la expedición de pasaportes mexicanos ordinarios en las representaciones de México en el exterior. Administrar el sistema de expedición de pasaportes, resguardar la información, generar estadísticas de los servicios que presten las delegaciones y subdelegaciones, así como elaborar proyectos que mejoren el procedimiento y servicio en la expedición de pasaportes, así como la supervisión y dirección de las delegaciones y subdelegaciones. Llevar el registro de los arraigos que comunique la Dirección General de Asuntos Jurídicos u otras autoridades, así como establecer impedimentos administrativos que restrinjan la expedición de pasaportes por causas justificadas. Expedir y autorizar los pasaportes diplomáticos, oficiales y ordinarios, así como el documento de identidad y viaje, de conformidad con las disposiciones vigentes. Elaborar las notas para la obtención de visas oficiales o diplomáticas correspondientes, en apoyo al resto de las unidades administrativas de la Secretaría y de otras dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Dirección General de Tecnologías de Información e Innovación

Proponer las medidas para apoyar el proceso de modernización mediante el uso de herramientas tecnológicas. Proponer, autorizar, emitir e instrumentar los planes, programas, estrategias, políticas y normas necesarias para encauzar la actividad de las áreas a su cargo, dentro de un margen de seguridad acorde con los estándares internacionales en el manejo de la información. Vigilar los recursos de infraestructura de informática y telecomunicaciones en la Secretaría y en las representaciones de México en el exterior, así como supervisar y, en su caso, regular el uso adecuado y responsable de estos recursos por

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parte de los servidores públicos de la misma. Desarrollar, promover y coordinar los programas de capacitación necesarios para el mejor uso y aprovechamiento de los recursos informáticos y de telecomunicaciones, así como brindar la asistencia técnica y asesoría necesarias a las áreas usuarias. Representar y promover a la Secretaría en los eventos relacionados con la informática y las telecomunicaciones en el país y en el extranjero. Coordinar el Programa Interno de Protección Civil de la Secretaría. Proponer y autorizar las normas en materia de seguridad física, informática y de protección civil, a las que se deberán alinear las Delegaciones y las representaciones de México en el exterior. Apoyar a las distintas áreas de la Secretaría a la autentificación de documentos Federales, Estatales, Municipales, Nacionales e Internacionales, así como a la realización de investigaciones y establecimiento de procedimientos proactivos en materia de prevención y detección de ilícitos que sean de su competencia.

Dirección General de Cooperación Educativa y Cultural

Elaborar los lineamientos generales de la política exterior de México en materia de promoción y cooperación cultural, en colaboración con otras entidades y dependencias competentes de la Administración Pública Federal. Participar en la ejecución de la política de cooperación educativa internacional de acuerdo a las prioridades de desarrollo nacional y con base en los lineamientos de la política exterior y de la política educativa en México, en coordinación con la Secretaría de Educación Pública. Coordinar y apoyar los programas y las actividades de promoción y difusión cultural que realizan las representaciones diplomáticas y consulares de México en el exterior; proponer el nombramiento y coordinar las actividades de los servidores públicos responsables de los asuntos culturales en dichas representaciones; asimismo, colaborar, a través de las representaciones, con las organizaciones del sector privado interesadas en la promoción y difusión de la cultura mexicana. Coordinar la negociación, suscripción y ejecución de los convenios y acuerdos complementarios para establecer programas bilaterales y multilaterales de carácter educativo y

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cultural. Apoyar las donaciones de gobiernos extranjeros a instituciones mexicanas en materia de cooperación educativa y cultural y, en su caso, emitir una opinión razonada y expedir la documentación correspondiente. Coordinar y administrar los programas de becas para la formación de recursos humanos que México ofrece a extranjeros y realizar las labores de difusión y apoyo a los programas de becas que los gobiernos extranjeros y organismos internacionales ofrecen a mexicanos por la vía diplomática. Gestionar ante las autoridades aduaneras competentes la internación o salida de las obras educativas, artísticas y culturales objeto de los acuerdos de cooperación y de las labores de difusión que son de su responsabilidad, de conformidad con la legislación vigente en la materia.

Dirección General de Cooperación y Promoción Económica Internacional

Diseñar, dirigir, coordinar e instrumentar, en colaboración con las diversas dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y Estatal y las representaciones de México en el exterior, las estrategias y actividades que en materia de atracción de inversión extranjera directa, promoción económica, comercial y turística realicen la red de embajadas, consulados y oficinas de México en el exterior. Coordinar con instituciones gubernamentales de promoción económica y el sector privado nacional, acciones, proyectos y programas de cooperación internacional encaminadas a favorecer un mayor desarrollo económico de México. Identificar oportunidades de exportación de productos mexicanos y de atracción de inversión extranjera directa, en colaboración con las representaciones de México en el exterior, dándoles el debido seguimiento en coordinación con las entidades y dependencias del sector público federal y estatal. Promover una participación dinámica del sector privado nacional en los foros internacionales de cooperación, que favorezca el diálogo, la coordinación y la acción conjunta con el sector público. Favorecer acciones de cooperación que contribuyan al fortalecimiento de las mejores prácticas empresariales y a mayor promoción de la responsabilidad social de las empresas, a nivel regional y mundial.

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Promover a través de acciones, proyectos y programas de cooperación internacional, el acceso a nuevas tecnologías para beneficio de las micro, pequeñas y medianas empresas de México para favorecer su competitividad, productividad, sostenibilidad e internacionalización en la economía global.

Dirección General de Cooperación y Relaciones Económicas Bilaterales

Definir, planear y formular, en coordinación con las dependencias de la Administración Pública Federal competentes, las políticas de cooperación internacional para el desarrollo en el ámbito económico y financiero, en concordancia con los lineamientos y metas del Plan Nacional de Desarrollo y de los programas que de éste se deriven. Promover diálogos macroeconómicos y financieros a fin de apoyar, mediante la cooperación internacional, el mejoramiento de la gestión de las finanzas públicas a nivel nacional, regional y local así como los marcos legales y regulatorios y los sistemas correspondientes para estabilizar las economías. Promover la integración económica y empresarial con los países socios de México, mediante el desarrollo de acciones, proyectos y programas de cooperación internacional en el ámbito productivo: armonización de normas, estándares técnicos, y mecanismos y políticas de regulación y control, así como la transferencia de tecnología y la formación y capacitación de recursos humanos. Coadyuvar a la ejecución de la política económica exterior, mediante el seguimiento de tratados y acuerdos económicos que suscriba México con los diferentes países del mundo.

Dirección General de Cooperación Técnica y Científica

Coadyuvar con el Director Ejecutivo de la Agencia Mexicana de Cooperación Internacional para el Desarrollo, en la definición, planeación y formulación de las políticas de cooperación técnica y científica en concordancia con los lineamientos y metas del Plan Nacional de Desarrollo y del Programa de Cooperación Internacional para el Desarrollo. Planificar, dar seguimiento y evaluar, en el ámbito de su competencia y en coordinación con las instituciones cooperantes que correspondan, la ejecución de las políticas, programas, proyectos y acciones de cooperación internacional. Suscribir, previa opinión de la Consultoría Jurídica, los documentos de proyectos bilaterales, multilaterales, regionales, trilaterales y de las diversas vertientes de cooperación en curso,

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que sean parte de los programas de cooperación técnica, científica y tecnológica vigentes. Dar seguimiento a la labor de los organismos internacionales en materia de cooperación técnica, científica y tecnológica, con objeto de constatar que sus actividades se desarrollan de conformidad con los objetivos de cooperación acordados conjuntamente.

Dirección General del Acervo Histórico Diplomático

Dirigir y coordinar la gestión documental de la Secretaría con base en la normatividad vigente y aplicable en materia de organización, conservación, uso, acceso y valoración de los archivos producidos por las unidades administrativas y por las representaciones de México en el exterior, a través del Comité Permanente de Selección Documental. Diseñar, planear y ejecutar la modernización de los acervos documentales y los procesos técnicos de conservación y restauración, así como organizar y coordinar los servicios de orientación, préstamo, consulta de expedientes y la difusión de los fondos documentales del Archivo Histórico “Genaro Estrada”. Realizar investigaciones sobre historia de las relaciones internacionales de México, utilizando fundamentalmente el acervo documental de la Secretaría, así como establecer vínculos de colaboración con instituciones académicas nacionales y extranjeras para realizar proyectos conjuntos de investigación. Preparar y ejecutar el programa de publicaciones del Acervo Histórico Diplomático, incluyendo coediciones con instituciones públicas y privadas, así como la edición de otras publicaciones oficiales, con base en los acuerdos de la Comisión Editorial.

Instituto Matías Romero Preparar recursos humanos de alto nivel analítico y técnico en materia de diplomacia, política internacional y política exterior de México, en beneficio del Servicio Exterior Mexicano, la Secretaría y otras instituciones de interés público. Formar a los miembros del Servicio Exterior Mexicano en las distintas disciplinas de la política exterior y las relaciones internacionales, además de las habilidades de la negociación internacional y la capacidad de análisis necesarias para enfrentar los retos de la labor diplomática contemporánea. Ofrecer programas de educación continua y capacitación, presencial y a distancia, que contribuyan a que los participantes

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adquieran nuevos conocimientos y los servidores públicos de la Secretaría y miembros del Servicio Exterior Mexicano, se mantengan actualizados en materia de diplomacia, política internacional y política exterior de México. Contribuir mediante cursos especiales y otros proyectos académicos, a la formación de miembros de Ministerios de Relaciones Exteriores de países de particular interés para la política exterior de México. Apoyar a la Comisión de Personal, prevista en la Ley del Servicio Exterior Mexicano, en la elaboración de recomendaciones para la convocatoria a los concursos públicos de ingreso al Servicio Exterior Mexicano, así como, a través de las Subcomisiones de Ingreso y de Evaluación, apoyarla en la organización y desarrollo de los concursos de ingreso y ascenso del Servicio Exterior Mexicano.

Instituto de los Mexicanos en el Exterior

Elaborar los planes y programas de trabajo del Instituto de los Mexicanos en el Exterior. Coordinar acciones a favor de las comunidades mexicanas en el exterior, a través de la red diplomática y consular del Gobierno de México. Promover las acciones institucionales en aquellos ámbitos que impulsen el fortalecimiento y desarrollo de comunidades en el exterior en coordinación con las dependencias del Ejecutivo Federal. Participar en acciones de beneficio a los migrantes en coordinación con las oficinas públicas y privadas, de apoyo a mexicanos migrantes.

Agencia Mexicana de Cooperación Internacional para el Desarrollo

Coordinar, supervisar y dar seguimiento a las actividades que realicen las unidades administrativas a su cargo en materia de organismos económicos y promoción económica internacionales, relaciones económicas bilaterales, y cooperación técnica, científica, educativa y cultural, conforme a las políticas que dicte el Secretario. Emitir instrucciones sobre asuntos en materia de organismos económicos y promoción económica internacionales, relaciones económicas bilaterales y cooperación internacional, a los titulares de las representaciones diplomáticas y consulares de México en el exterior.

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Dictar lineamientos de política exterior en materia de cooperación internacional para el desarrollo, promoción económica internacional, relaciones económicas bilaterales y organismos económicos internacionales. Representar al Secretario en foros nacionales e internacionales en materia de su competencia.

Sección Mexicana de la Comisión Internacional de Límites y Aguas entre México y Estados Unidos

Informar al Gobierno Mexicano a través de la Secretaría de Relaciones Exteriores, sobre las diferencias que se susciten con motivo de la interpretación o aplicación de los tratados internacionales vigentes en materia de límites y aguas. Ejercer, en coordinación con las autoridades competentes, la jurisdicción sobre la parte mexicana de las obras construidas al amparo de los tratados internacionales vigentes en materia de límites y aguas. Coordinar, con las autoridades competentes mexicanas, el establecimiento de los lineamientos que prevean el uso civil de las superficies de las aguas de las presas internacionales, las zonas de inundación de los ríos internacionales que determine la Comisión Internacional de Límites y Aguas, así como las áreas y orillas de aquella parte de los lagos comprendidos dentro de la frontera norte del territorio Mexicano. Vigilar las obras de conducción de agua o energía eléctrica y para los servicios anexos a las mismas obras que se ubiquen en territorio mexicano, conforme haya sido determinado por la Comisión Internacional de Límites y Aguas. Construir, operar y mantener en las corrientes internacionales y sus afluentes las estaciones hidrométricas que sean necesarias. Ejecutar y supervisar las resoluciones de la Comisión Internacional de Límites y Aguas.

Sección Mexicana de la Comisión Internacional de Límites y Aguas entre México y Guatemala y entre México y Belice

Asegurar el cumplimento de los tratados internacionales celebrados por México relacionados con los límites internacionales y aguas transfronterizas. Participar en las negociaciones diplomáticas para la firma de acuerdos internacionales sobre la materia, en coordinación con las unidades administrativas competentes de la Secretaría. Atender los asuntos de límites y aguas internacionales en la frontera entre México y Guatemala, y entre México y Belice.

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Contribuir, en coordinación con otras dependencias y entidades federales o estatales que tengan atribuciones en estas materias, en la operación y mantenimiento de estaciones hidrométricas y otras obras internacionales a cargo del gobierno de México en las fronteras con Guatemala y con Belice.

Órgano Interno de Control en la S.R.E.

Esta unidad administrativa representa a la Secretaría de la Función Pública y sus funciones son: Prevenir, detectar y abatir los actos de corrupción en la S.R.E. Atender las quejas, denuncias, peticiones ciudadanas y la resolución de procedimientos administrativos de responsabilidades y de inconformidades. Promover la transparencia y el apego a la legalidad de los servidores públicos, mediante la realización de auditorías y revisiones a los diferentes procesos de la institución.

Comisión Consultiva de Política Exterior

Es un órgano institucional de asesoría del Secretario que se rige por los lineamientos emitidos por el Titular del Ramo y se integra por los Embajadores Eméritos y demás unidades y miembros que él designe. Su principal función es la de asesorar al Secretario en materia de política exterior.

Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano

Su función fundamental es la de recomendar al Secretario todo lo referente a ascensos, traslados, disponibilidad, separación, retiro, medidas disciplinarias, casos excepcionales de licencia, vacaciones, ingresos, reincorporaciones, comisiones y cualquier otro asunto relacionado con los miembros del Servicio Exterior Mexicano.

Asimismo, como Anexo 1 se incluye un organigrama de la S.R.E. en el que se resalta la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano.

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1.3 Antecedentes de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano (CPSEM) La Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano (CPSEM) tiene una importancia relevante porque maneja lo característico y peculiar de la S.R.E.: el Servicio Exterior Mexicano (SEM), y todo lo relacionado con los asuntos que le conciernen a éste. El SEM es el cuerpo de funcionarios con dotes diplomáticas específicas que representan a México en el extranjero y ejecutan la política exterior del Gobierno federal. Dichos funcionarios realizan diversas actividades, entre ellas están las de promover las relaciones de México con los demás países; ejercer la protección de los intereses de México y de los mexicanos en el exterior; cuidar el prestigio del país y el cumplimiento de los acuerdos internacionales de que México forma parte, asimismo colaborar en el mantenimiento de la paz y la lucha por una mayor justicia en las relaciones internacionales. Desde que la Secretaría de Relaciones Exteriores inició sus labores en noviembre de 1821 comenzaron las encomiendas del Presidente de la República y del Titular de esta dependencia a determinados funcionarios para realizar acuerdos diplomáticos a favor de México con los demás países. La Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano se creó en el año de 1967 mediante la expedición de una nueva Ley Orgánica del Servicio Exterior Mexicano. Para el año 1970 la Comisión de Personal era presidida por el Subsecretario encargado de los asuntos jurídicos y organismos internacionales en lo relativo a lo económico y lo legal, quien sometía a la consideración del Secretario de Relaciones Exteriores “las recomendaciones para el ascenso, traslado, disponibilidad, retiro, medidas disciplinarias, licencias y vacaciones de los miembros de carrera y los empleados de la propia Secretaría, tenía a su cargo el procesamiento de la información sobre vacantes en las categorías de vicecónsul, cónsul de cuarta y tercera; también de asesorar sobre el ingreso al Servicio Exterior y vigilar la rotación obligatoria del personal de la Secretaría cada cinco años.”6 Posteriormente la CPSEM se creó con carácter permanente “como resultado de las recomendaciones de la Comisión de Reforma del Servicio Exterior Mexicano y en apego a la nueva Ley del Servicio Exterior Mexicano, que entró en vigor en enero de 2002 […]. Esta Comisión es ahora un órgano colegiado encargado de someter al Canciller recomendaciones para el ingreso, reincorporación, ascenso, traslado, comisión, disponibilidad, separación, retiro, sanción administrativa y casos excepcionales de licencia del personal del Servicio Exterior. La Comisión está integrada por un Embajador de carrera, quien la preside, designado por el Secretario, así como por el Oficial Mayor, el Director General del Servicio Exterior y Personal, el Director General de Asuntos Jurídicos, el Titular del Instituto Matías Romero y representantes de los distintos rangos tanto de la rama diplomático-consular como de la técnico-administrativa.”7

6GUERRERO, Omar. Historia de la Secretaría de Relaciones Exteriores. La administración de la política exterior: 1821-1992. p. 251. 7Segundo Informe de Labores de la Secretaría de Relaciones Exteriores, del 1 de septiembre de 2002. p. 16.

32

Cuando Jorge G. Castañeda Gutman fue designado Secretario de Relaciones Exteriores por el Presidente Vicente Fox el 1 de diciembre de 2000, una de sus primeras acciones fue la de crear la Comisión de Reforma del Servicio Exterior Mexicano y un proyecto de Ley del Servicio Exterior Mexicano (LSEM), para analizar y evaluar los mecanismos de ingreso, ascenso, rotación y evaluación del personal del Servicio Exterior Mexicano (SEM) con el fin de saber si era necesario enmendarlos y/o modificarlos para contribuir al fortalecimiento del SEM. En su Informe de Labores de 2002, el Canciller Castañeda vuelve a mencionar el tema puntualizando: “Como informé en diciembre pasado, otro componente central de nuestros esfuerzos de innovación fue el establecimiento de una Comisión de Reforma del Servicio Exterior Mexicano en diciembre del 2000, integrada por destacados miembros del ámbito diplomático y presidida por el embajador emérito y ex secretario, Manuel Tello. La Comisión tuvo como objetivo analizar a profundidad la Ley del Servicio Exterior Mexicano, así como su reglamento, y proponer cambios para hacer más eficiente y transparente la operación de este servicio civil de carrera. El reporte final de la comisión fue presentado como proyecto de ley ante el Senado de la República y aprobado el 28 de enero de 2001. Posteriormente, se integró su reglamento, el cual fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de agosto de 2002. Los cambios realizados a la Ley y su Reglamento permitirán profesionalizar al Servicio Exterior y dar una mayor certeza jurídica a quienes lo integran, eliminando la discrecionalidad en decisiones que requieren total imparcialidad, como son las evaluaciones de desempeño y los procesos de ingreso, ascenso y permanencia en la carrera diplomática.”8 El Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores hace mención a la Comisión de Personal en sus artículos 59 y 60, mismos que se pueden consultar íntegros en el Anexo 2. La Comisión de Personal del SEM, de conformidad con la Ley del Servicio Exterior Mexicano, es el “órgano colegiado encargado de conocer cualquier asunto relativo al Servicio Exterior”9; en el Anexo 3 se presentan artículos relevantes que competen a las funciones de la Unidad Administrativa que nos ocupa.

8Informe de Labores del Año 2002 del Doctor Jorge G. Castañeda, Secretario de Relaciones Exteriores,

efectuado en la sede de la Cancillería, el 8 de diciembre de 2002. [en línea] [Distrito Federal, México] [citado en octubre 2011]. Disponible en world wide web:http://www.lib.utexas.edu/benson/lagovdocs/mexico/federal/relacionesexteriores/informe/informe-labores-2002.htm 9SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Ley del Servicio Exterior Mexicano. [en línea]. [Distrito

Federal, México] [citado en octubre de 2011]. Disponible en world wide web: http://www.sre.gob.mx/images/stories/marconormativodoc/ley02.pdf. p. 3

33

1.4 Diagnóstico del Archivo de Trámite de la CPSEM

El Archivo de Trámite de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano se encuentra en el piso 21 de la Secretaría de Relaciones Exteriores, ubicada en Plaza Juárez 20, Colonia Centro, Delegación Cuauhtémoc, en México, D. F. El horario de servicio es el mismo de la CPSEM, de 09:00 a 19:00 horas. El Fondo al que pertenece es: Secretaría de Relaciones Exteriores; la Sección de la que depende es: Oficinas de la C. Secretaria, y la Subsección es: Comisión de Personal. Este archivo recibe documentos de las diversas Unidades Administrativas de la S.R.E., de las Representaciones de México en el Exterior y de los diversos funcionarios del Servicio Exterior Mexicano. En cuanto al acervo documental, éste se encuentra en buenas condiciones. Se está trabajando en la ordenación de la documentación que está resguardada en expedientes que hacen un total de 30 metros lineales. Las fechas extremas de la documentación son de 2005 a 2011. En los expedientes se encuentran tanto documentos originales como copias. El archivo maneja 5 series que son: Actas de Reuniones de la Comisión de Personal; Asuntos Disciplinarios; Promociones de Personal del Servicio Exterior Mexicano; Renuncias, Jubilaciones y Pensiones del Personal del Servicio Exterior Mexicano; y Servicio Exterior de Carrera. Desafortunadamente no se llevan a cabo los procesos archivísticos correspondientes. Las funciones que realizan en el archivo son: expedientación, clasificación, ordenación y préstamo documental, conforme el criterio personal de la persona encargada; así como el registro de correspondencia de entrada. El sistema de clasificación que se utiliza en el archivo es el funcional. El porcentaje de documentación clasificada es de aproximadamente un 75%. La ordenación de los documentos es de forma cronológica y alfabética y hasta la fecha se puede decir que un 80% de ellos se encuentran ya ordenados. Los expedientes no cuentan con carátula de identificación ni con clave topográfica. Tampoco se encuentra foliada su documentación y los expedientes van de 3 a 6 centímetros de grosor. El instrumento de descripción que se usa es una relación que contiene los siguientes campos: número de expediente, nombre del expediente y año. El archivo ofrece a sus usuarios –que son internos- los servicios de préstamo documental y fotocopiado, sin la debida utilización de vales de préstamo, lo que impide tener un control de los expedientes y/o documentos prestados.

34

En dicho archivo no se realizan tareas de depuración ni de valoración documental porque estas actividades las realiza la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático (DGAHD). Actualmente se está tratando de ordenar la documentación correspondiente a los años 2005-2008 para poderla enviar a la DGAHD con el fin de que dictamine si es factible su envío al Archivo de Concentración o se dé de baja. En lo que respecta a instrumentos administrativos, el personal desconoce la legislación en materia archivística de las instituciones del Gobierno Federal, así como los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Tampoco cuenta con un reglamento que norme sus actividades ni con políticas internas, lo que perjudica las actividades del archivo. Los recursos humanos adscritos al archivo de trámite son sólo dos personas, una de ellas se dedica a la recepción, registro y despacho de la documentación, y la otra, que es la encargada, realiza las demás funciones de clasificar, expedientar, ordenar y el préstamo. Ambas tienen carrera comercial y no tienen la preparación adecuada para llevar a cabo los procesos archivísticos de una manera correcta; aunque ya asistieron al “Curso-Taller sobre Administración de Documentos y Gestión de Archivos” -con duración de 20 horas- no ha sido suficiente y el desconocimiento de las técnicas archivísticas sigue provocando una mala organización documental que da como resultado no encontrar de manera rápida los documentos y/o expedientes. Los recursos materiales con los que cuenta el archivo son los adecuados para efectuar sus labores. El espacio es amplio, el mobiliario cómodo, la estantería es metálica y cuenta con separadores colgantes. Los materiales para la guarda documental que se utilizan son fólderes, carpetas y cajas. En cuanto a la protección de los documentos, en la Institución se cuenta con equipo contra incendio y con un sistema de aire acondicionado. También se llevan a cabo fumigaciones cada tres meses. Los recursos tecnológicos son modernos y cuenta con la paquetería de Microsoft Office 2007. Precisamente la relación de los documentos que se maneja en la CPSEM, preparada por la encargada del archivo, está hecha en Microsoft Word. El archivo no cuenta con partida presupuestal propia. Los archivos de la S.R.E. dependen de la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático en cuestión de lineamientos y políticas archivísticas; los recursos materiales los suministra la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales; los recursos tecnológicos son abastecidos por la Dirección General de Tecnologías de Información e Innovación, y los recursos humanos los proporciona la Dirección General del Servicio Exterior y de Recursos Humanos.

35

1.4.1 Tipología Documental Su tipología documental es básicamente la siguiente:

Actas de reuniones.- Se llevan a cabo periódicamente diversas reuniones y en cada una de ellas se debe elaborar un documento denominado Acta para dejar en él plasmadas las resoluciones que se dictaron.

Acuerdos.- Son documentos que firma la titular de la Secretaría de Relaciones Exteriores para dar su visto bueno, para autorizar o dar alguna instrucción relativa a movimientos de personal del Servicio Exterior Mexicano o para imponer sanciones administrativas.

Acuses de recibo.- Son los documentos que demuestran la entrega de

correspondencia a las diversas Unidades Administrativas.

Circulares.- Son comunicaciones internas que dan una instrucción y/o información general a todo el personal de la Cancillería.

Correos electrónicos.- Son comunicaciones electrónicas urgentes que se hacen a

través del correo institucional para agilizar los trámites.

Informes.- Es documentación confidencial que se refiere al desempeño del personal del Servicio Exterior Mexicano.

Listados de correspondencia.- Son los registros de la correspondencia de entrada y

de salida.

Memoranda para Acuerdo.- Son documentos que se preparan para cuando la Presidenta de la CPSEM tiene audiencia con la Canciller para tratar los asuntos de su competencia.

Memoranda para Información.- Estos documentos se elaboran para informar a la

Canciller de algún asunto confidencial y reservado.

Minutarios.- Son los expedientes que contienen las diversas minutas de la correspondencia de salida.

Notas informativas.- Son documentos que se hacen para informar de asuntos

cotidianos tanto a la Canciller como a su Secretario Particular.

Oficios.- Son las comunicaciones oficiales que se envían y se reciben.

Tarjetas.- Son documentos internos tamaño media carta que se utilizan por lo general sin numeración oficial, para informar algún asunto o enviar diversa información.

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Volantes de correspondencia.- Este tipo de documentos se utilizan para reenviar correspondencia a otras unidades administrativas para su atención y/o conocimiento.

Como se puede apreciar la Secretaría de Relaciones Exteriores es una Institución de suma importancia por el papel fundamental que desempeña en el ámbito de la política exterior de México, por ser la encargada de la correcta conducción de la diplomacia de manera pacífica ante los gobiernos de otros países, organismos internacionales y actores de la comunidad internacional. De ahí que la Ley de Administración Pública la coloca jerárquicamente en el segundo lugar de las dependencias del Ejecutivo Federal.

37

CAPÍTULO 2

EL ARCHIVO DE TRÁMITE Y SU ORGANIZACIÓN

Este capítulo pretende sustentar teóricamente los conceptos relativos al archivo de trámite, de sus procesos técnicos y de la organización que debe tener éste para que pueda ser funcional. 2.1 Ciclo Vital del Documento El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades, conocidas también como etapas o fases, y están determinadas por los valores y usos que tienen durante las mismas. “La teoría del ciclo vital del documento fue expuesta formalmente por primera vez en Norteamérica, a raiz de los trabajos de la Comisión Hoover creada para solucionar precisamente los problemas surgidos por la acumulación de grandes masas documentales en la posguerra. El informe surgido de los trabajos de la mencionada comisión se difundió no sólo en Norteamérica sino también en Europa, y las conclusiones fueron adoptadas por los especialistas en archivos entre los que se contaban Schellenberg, Ernst Posner e Yves Perotin y por supuesto Wyffels a quien se considera el creador del ciclo vital como teoría y quien integra la idea del valor intermedio entre el puramente administrativo y el histórico.”10 Para la Doctora Antonia Heredia las tres edades del ciclo vital vienen a ser: “La primera etapa o edad: es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Está cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente. La segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera etapa. Esta fase corresponde a una archivación intermedia en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor secundario. La tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivación y conservación serán definitivas.

10

VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La archivística Objeto e identidad. México: RENAIES. Benemérita Univesidad Autónoma de Puebla. Archivo Histórico. 2007. p. 88 y 89.

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La primera y segunda etapas se corresponden con lo que pudiéramos considerar el ejercicio del valor primario o de gestión, mientras que la tercera desarrollará en su plenitud y exclusivamente el valor secundario o histórico.”11 Por otra parte, el archivista Víctor Hugo Arévalo Jordán señala sobre el ciclo vital lo siguiente: “Fase activa: es cuando el documento se produce y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y trámites de los individuos y de las entidades. Consideramos que esta denominación es más natural desde el punto de vista de los documentos mismos, que se encuentran en plena actividad institucional. Fase inactiva o de transición: es considerada cuando los documentos han perdido su valor activo, y han cumplido los trámites actuales, consecuentemente deben ser evaluados para identificar los valores vigentes de su información. Fase de conservación permanente: se produce cuando el documento es reconocido por los valores de la información contenida, por consiguiente se preserva en archivos de carácter permanente o históricos como comúnmente se les designa.”12 La magnífica teoría del historiador Wyffels sobre el ciclo vital de los documentos sin duda ha sido de gran ayuda para los archivos; es más, se puede afirmar que le ha dado un fuerte reconocimiento a la Archivonomía a nivel internacional. Al hacer esta importante división de las tres fases que van desde la creación del documento hasta su muerte (eliminación) o bien para preservarse con fines históricos, lleva a evitar el caos documental en los archivos por una mala organización y/o por el insuficiente espacio para guardar los expedientes. De este importante ciclo vital del documento surgió la elaboración del catálogo de vigencias en las instituciones que ha favorecido una sana administración de sus acervos. Durante el ciclo vital de la documentación, ésta tiene valores primarios y secundarios, que se desglosan a continuación: a) Fase activa. Durante esta edad los documentos tienen valores primarios para la institución: Valor administrativo: es el plazo durante el cual los documentos producidos o recibidos

por una institución se utilizarán para realizar funciones o actividades comunes a esa institución.

Valor jurídico o legal: es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la Administración Pública o de los ciudadanos.

11

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 4a. Ed. Diputación Provincial de Sevilla. España. 1989. p. 109. 12

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas Documentales de Archivo. Ordenación y Clasificación de los Documentos de Archivo. Ediciones del Sur. Argentina. 2003. p.105.

39

Valor fiscal o contable: es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para comprobar el origen, distribución y uso de los recursos financieros de una institución.

El uso del documento en esta fase es constante e inmediato, por eso debe ser conservado cerca del usuario del mismo (el creador del documento) en un Archivo Administrativo o de Trámite.

b) Fase Semiactiva. o El documento conserva sus valores primarios (administrativo, jurídico o fiscal). o Su uso es ocasional por ello hay que conservarlo durante un plazo precaucional. o Su conservación debe ser en un Archivo de Concentración, no necesariamente cerca

del usuario. c) Fase Histórica. El documento ha perdido sus valores primarios para la institución, pero conserva valores secundarios, mismos que se enlistan a continuación:

Valor evidencial: es la utilidad permanente que los documentos tendrán en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales.

Valor testimonial: es la utilidad permanente que los documentos tendrán por reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.

Valor informativo: es la utilidad permanente que los documentos tendrán por aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

En esta fase su uso ya no es institucional sino social y su conservación debe ser permanente en un archivo donde se le proporcione un tratamiento especializado: el Archivo Histórico.

A cada fase le corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo específico, de ahí que los archivos se dividan en: Archivos activos o de trámite.- Son aquéllos que contienen expedientes de asuntos en trámite y cuya consulta es frecuente para la toma de decisiones.

Archivos centrales o de concentración.- Contienen expedientes de asuntos terminados o que ya no requieren trámite frecuente, es decir, de escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su guarda precaucional, hasta que venza el plazo de conservación. Archivos históricos. - Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se consideran de especial trascendencia y que deben conservarse permanentemente.

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Para efectos del presente trabajo el enfoque será únicamente a la primera etapa, es decir, al archivo de trámite, ya que es en éste donde se realizó la investigación aquí presentada. 2.2 Definición de archivo de trámite Antes de dar la definición de archivo de trámite es conveniente definir lo que es archivo y al respecto el Doctor Theodore Schellenberg señala que: “La palabra archivos, que es de origen griego, ha sido definida en el Diccionario inglés de Oxford como: 1) un lugar en el que se guardan los documentos públicos u otros papeles históricos importantes; 2) un registro o documento histórico para ser preservado. Esta definición es algo ambigua a causa de su doble significado.[…] Esta distinción sólo puede aclararse usando diferentes términos para los dos conceptos […] ´institución archivística´ cuando se designe la institución, mientras que la palabra ´archivos´ se usará con referencia a los materiales que conciernen a la institución archivística.”13 El Doctor Schellemberg continúa: “El término archivos puede entonces definirse como sigue: Son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística”.14 En el Glosario de Terminología Archivística se encuentran diversos conceptos de dicho témino, los cuales se enlistan a continuación:

a) “Sitio donde se coleccionan y conservan documentos.

b) Fuente de información para la toma de decisiones.

c) Así se denomina al conjunto debidamente ordenado y clasificado de documentos que constituyen la historia de una institución o empresa.

d) El archivo es un servicio creado para servir a la entidad o empresa donde funciona y

sus actividades invariablemente deben coordinarse con ésta.

e) Colecciones de documentos elaborados en el curso del funcionamiento de una institución, de un organismo o de las actividades de una persona.

f) Los archivos son a las instituciones, empresas y personas lo que la memoria a la

inteligencia humana.”15

13

SCHELLEMBERG, Theodore. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. México : AGN, 1987. p. 37. 14

Ibid. p. 43. 15

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de administración. México. SEP-ENBA. 1980. p. 14.

41

El archivista Víctor Hugo Arévalo señala que “Los archivos en sí son los custodios de los acontecimientos humanos, aspecto éste que valoriza enormemente su contenido, teniendo en cuenta que los documentos custodiados son ejemplares únicos. Lo anterior hace que el papel que desempeñan los archivos no se limita sólo a conservar y proteger los documentos, sino también a difundirlos, a hacerlos accesibles al conocimiento general.”16 Desafortunadamente para muchas personas el archivo sigue siendo un simple depósito de “papeles” que ya no usan y contra esa idea los archivómos debemos trabajar. Se puede concluir que el archivo es el lugar donde se encuentran los documentos institucionales, que vienen a ser el testimonio de sus funciones. De ahí la importancia de que la documentación se encuentre debidamente ordenada para su pronta localización. Una vez comprendido el término de archivo, se explicará el concepto de archivo de trámite. Archivo de Trámite es el lugar donde se “custodia, conserva y se da servicio interno de información para la llamada toma de decisiones.”17 La Doctora Heredia da la siguiente definición: “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.”18 El Glosario de Terminología Archivística define al archivo de trámite de la siguiente manera: a) “Son aquellos archivos que contienen expedientes de asuntos en trámite o movimiento y

cuya consulta es frecuente para la toma de decisiones. b) Son los que dan servicio directo y constante a las dependencias de una unidad.” 19 De conformidad con lo anterior, se concluye que el archivo de trámite es la oficina en donde se inicia el proceso archivístico y es responsable del resguardo de la documentación en etapa activa, es decir, los expedientes de uso constante y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones. Parte esencial de los archivos para que estos funcionen de manera adecuada es contar con una buena organización, por lo cual es importante comprender primero dicho término.

16

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. Buenos Aires, Argentina. e-libro.net, 2002. p. 162. 17

AGUILERA MURGUÍA, Ramón, y NACIF MINA, Jorge. Los Archivos Públicos. Su organización y conservación”. 2ª Ed. México. Porrúa. 2007. p. 15. 18

HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. p. 59. 19

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 23.

42

2.3 Concepto de organización El archivo tiene una finalidad muy específica que es la de proporcionar un servicio ágil y esto solamente se puede llevar a cabo si se cuenta con una muy buena organización, en la que es obligatorio que haya personal capacitado para realizar los procesos técnicos archivísticos correspondientes, además de contarse con los recursos materiales necesarios. Las siguientes definiciones de organización están encaminadas a la administración y al archivo: Organización.- “Acción de organizar y ordenar métodos o sistemas sujetándolos a reglas en número, orden, armonía y dependencias de las partes que componen un sistema, método, operación, etc.”20 El Profesor Oscar Eduardo García señala en la Guía de Autoaprendizaje Organización de Archivos II que: “Organizar, es un proceso por medio del cual se estructuran las relaciones entre los niveles jerárquicos y actividades tomando para ello, los Recursos Materiales, Humanos, Financieros y Técnicos de una Institución, con el fin de lograr su máxima eficiencia de los objetivos y proyectos señalados.”21 La archivista Alicia Barnard conceptualiza la organización como “el conjunto de actividades destinadas a la clasificación y ordenación de grupos o secciones, subgrupos o series documentales”.22 El Doctor Cruz Mundet señala que “la organización de un archivo responde a una necesidad doble: proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y facilitar la localización conceptual de los documentos.”23 La organización en el archivo es el conjunto de acciones intelectuales y mecánicas que se deben realizar de manera coordinada para mantener el acervo que se resguarda debidamente clasificado y ordenado. Es una tarea obligatoria que los archivistas deben revisar cuando aceptan tener bajo su responsabilidad cualquier tipo de archivo a fin de poder desarrollar sus funciones de manera óptima. Para lograr una buena organización se deben tener objetivos bien definidos, esto es de particular importancia para que puedan ser cumplidos y conlleven al éxito de la labor institucional. El Glosario de Terminología Archivística señala dichos objetivos:

20

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 94. 21

GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo. Guía de Autoaprendizaje Organización de Archivos II. Ed. SEP-ENBA. p. 17. 22

BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control del expediente de archivo. México. Archivo General de la Nación. 2002. p. 15. 23

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 5ª. Ed. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003. p. 229.

43

a) “Constituir las fuentes de información y orientación documentaria, mediante el empleo de los sistemas y procedimientos más eficaces que permitan el oportuno y correcto suministro de la información y documentos requeridos, para la toma de decisiones.

b) Mantener un eficiente control de la documentación que se reciba u origine en la dependencia para asegurar su debida tramitación.

c) Asegurar la conservación de los documentos confiados y observar los sistemas y

programas establecidos para su depuración”. 24 Se concluye que los objetivos principales del archivo de trámite son: brindar un servicio eficiente, proporcionando de manera rápida y eficaz la información contenida en su acervo; y controlar, organizar y conservar adecuadamente su documentación. Dentro de la organización del archivo también deben especificarse sus funciones para su correcto funcionamiento; de acuerdo al Doctor Cruz Mundet serían las siguientes: “Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese

periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

Asegurar que éstas y cuantas funciones puede desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.”25

De las anteriores funciones considero prioritarias para la organización del archivo de trámite las de descripción de la documentación, su correcta clasificación y ordenación, y la realización oportuna de las transferencias primarias. 24

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 91. 25

CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 93.

44

2.4 Procesos archivísticos Las funciones del archivo de trámite son básicamente: recibir la documentación, conservarla en buen estado, ordenarla debidamente, describirla y utilizarla. Dichas funciones si no son realizadas conforme a los procesos archivísticos y de manera constante, dan como resultado un archivo ineficiente e inútil para la Institución. A continuación se presentan los procesos técnicos archivísticos que se deben llevar a cabo en el archivo de trámite: Recepción Documental “La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional.”26 El Glosario de Terminología Archivística define a esta actividad como la “operación que, conforme a los procedimientos implantados, consiste en recibir piezas o documentos provenientes de diversas fuentes, a través de varios canales, en una unidad de correspondencia y archivo.”27 El objetivo de este procedimiento es lograr el control eficiente de la documentación tanto recibida como entregada, desde su recepción hasta la entrega a los destinatarios correspondientes, conocer el seguimiento de la misma y conservarla para futuras decisiones. Esta actividad se definiría como la base para iniciar los demás procedimientos archivísticos en donde es importante tanto la recepción de la documentación, su registro, su distribución y su despacho. Sin la recepción de documentos no habría actividades administrativas en las instituciones. Clasificación La Doctora Carmen Mastropierro señala que clasificación es la “operación intelectual que permite otorgar categorías a distintos conceptos”, […] Clasificación documental es la operación intelectual para el tratamiento de un fondo, fundada en el principio de respeto al origen del fondo y en el principio de respeto al orden original, que refleja la estructura administrativa del organismo productor.”28 Asimismo, el Glosario dice que clasificación “es el acto de agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias.”29

26

ALDAY GARCÍA, Araceli J., Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México. AGN, 2004. p. 29 27

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 101. 28

MASTROPIERRO, María del Carmen. Diccionario de Archivística en Español. 1ª. Ed. Buenos Aires. Alfagrama, 2008. p. 56. 29

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 37.

45

Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere, que quiere decir: hacer clases. Hablando en términos archivísticos es la agrupación de documentos en ´clases´, mismas que vienen a ser las diferentes secciones y series del fondo. Se concluye que la clasificación es el modo en que se agrupan, de manera unificada, accesible y ordenada, los documentos dentro de un archivo, utilizando un sistema de letras, números y signos para formar el número clasificador. La clasificación documental es útil para unificar la manera de identificar cada uno de los documentos que son recibidos en el archivo y permite tener el control de la documentación. El procedimiento de clasificación se realiza, en primer lugar, analizando el contenido del documento para posteriormente anotar el número de clasificación que le corresponda, de conformidad con el cuadro general de clasificación de la institución. Este instrumento refleja sus funciones y permite nombrar las diversas secciones y series documentales de su fondo. El Doctor Cruz Mundet señala que el cuadro de clasificación es “una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con los demás… […] Es un instrumento inestimable para la localización conceptual de las series documentales, pues orienta las búsquedas según criterios persistentes y objetivos.”30 El Doctor Schellenberg establece “tres elementos principales que deben considerarse en la clasificación de los registros o documentos públicos. Son las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y sus asuntos por materias.”31 El primer elemento son las acciones que vienen a ser las funciones y actividades institucionales, mismas que generalmente están reglamentadas por ley, decreto o circular que emita la propia dependencia. Pueden ser sustantivas y facilitativas. Las primeras se refieren a las labores técnicas y profesionales de la dependencia, y las segundas son las que se relacionan con la administración interna de la institución. El segundo elemento es la organización de la dependencia que crea los documentos, mismos que se agrupan de tal forma que reflejen la estructura de dicha organización. Esta estructura muestra las diferentes oficinas tanto directivas como subalternas que conforman la institución. El tercer elemento es la clasificación por asuntos o materias. Este tipo de clasificación surge de actividades excepcionales y especializadas, que se realiza después de hacer el análisis del contenido del documento.

30

CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 243. 31

SCHELLEMBERG, Theodore. Op. Cit. p. 94.

46

El Doctor Schellenberg dice que “los registros o documentos públicos, como regla, deben agruparse con relación a sus orígenes funcionales y orgánicos.”32 Por tanto las clasificaciones más utilizadas son la funcional y la orgánica. Expedientación A este proceso también se le denomina Apertura de Expedientes. Cabe resaltar que el expediente es, como dice el Doctor Cruz Mundet, “la piedra angular de la acción administrativa”33, ya que es la fase más importante para que un archivo pueda lograr una organización idónea de su documentación. Si esta actividad se realiza correctamente en el archivo de trámite, redundará en transferencias bien ordenadas y debidamente clasificadas. Los objetivos de la expedientación están encaminados a:

Unificar la presentación de los expedientes.

Ahorrar tiempo en la búsqueda de la documentación.

Dinamizar el préstamo de expedientes y piezas de archivo.

Permitir un conocimiento rápido de la Institución.

Para llevar a cabo la expedientación es necesario seguir los siguientes pasos: 1) Preparar la etiqueta que llevará la carpeta o expediente.

2) Rotular la carpeta.

3) Hacer la carátula de identificación. Como ejemplo se tomó la elaborada por la archivista Alicia Barnard:

ELEMENTOS PARA DESCRIBIR LA CARÁTULA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO34

1 NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE

Se indicará el nombre oficial de la unidad responsable

2 NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS

Según el caso se indicará el nombre de la dirección, subdirección, departamento o similar del encargado del registro y control del expediente, o si éste se localiza en el área de archivo o unidad de documentos en trámite.

32

SCHELLEMBERG, Theodore. Op. Cit. p. 104. 33

CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 149. 34

BARNARD, Amozorrutia Alicia. Op. Cit. p. 30-31.

47

3

NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL CONTROL DE EXPEDIENTES

Se anotará el nombre del responsable del manejo de los archivos.

4 NOMBRE Y CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

Clave y nombre del grupo.

5 ACCESO

Público (sí, no) Contiene: Información reservada (sí, no) Información confidencial (sí, no)

6 RESUMEN DE CONTENIDO

En un máximo de tres líneas se escribirá el asunto o tema del expediente, considerando personas morales o físicas, lugares (ubicaciones), fechas, asuntos o materia.

7 FECHAS EXTREMAS

Año en el que se inicia y cierra un expediente.

8 FORMATO O SOPORTE

Incluir nota sobre los tipos de soporte que se localizan en el expediente.

9 VALOR DOCUMENTAL

Administrativo, legal, contable, etc.

10 CARÁCTER FUNCIONAL DEL EXPEDIENTE

Técnico sustantivo De gestión interna

11 TÉRMINOS RELACIONADOS

Se anotarán términos y conceptos relacionados con la temática principal del expediente.

12

VINCULACIÓN CON OTROS EXPEDIENTES O SERIES

Se anotarán los expedientes o series que tienen relación con el expediente.

13 PLAZOS DE CONSERVACIÓN

Conforme al Cuadro de Disposición Documental vigente, se anotará el número de años que se conservará en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración.

14 VALORACIÓN HISTÓRICA

Proporcionar información acerca de la conservación o depuración del expediente conforme a vigencias documentales y a criterios de acceso.

48

15 BASE LEGAL Se anotará la disposición jurídica o administrativa que fundamenta la creación del expediente.

16 NÚMERO DE LEGAJOS

Si es el caso, se anotará si el expediente está conformado por un legajo o más.

17 NÚMERO DE FOJAS Este dato se anotará al cerrar el expediente

4) Incorporar el documento a la nueva carpeta.

5) Se pasa al siguiente proceso técnico.

Descripción Este proceso también es de suma importancia ya que en él se elaboran los diversos instrumentos descriptivos que ayuden al archivista a localizar de manera rápida los documentos y/o expedientes. El Doctor Arévalo Jordán dice que la descripción “es el empleo de técnicas que permiten crear auxiliares o instrumentos de información con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la documentación existente en un archivo.”35 La Doctora Mastropierro señala las siguientes definiciones: o “Descripción.- Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los

instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

o Descripción de archivos.- Dícese de los distintos niveles de descripción de los fondos

documentales del archivo. o Descripción de fondos de archivos.- Dícese de la descripción de archivos en el nivel

descripción somera. o Descripción de series documentales.- Dícese de la descripción de archivos en el nivel

descripción media. o Descripción de unidades documentales.- Dícese de la descripción de archivos en el nivel

descripción total o completa.

o Descripción auxiliar.- Nivel de descripción más profundo en la secuencia descripción somera, media, total o completa, auxiliar, abarcando todas las agrupaciones documentales y con el índice como principal instrumento de descripción.

35

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. Santa Fe, Argentina. Asociación de Archiveros de Santa Fe, 2000. p. 121.

49

o Descripción somera.- Nivel de descripción menos profundo en la secuencia descripción somera, media, total o completa, auxiliar, abarcando todo el archivo, los fondos y las secciones de fondo y con la guía como principal instrumento de descripción.

o Descripción media.- Nivel de descripción medio en la secuencia descripción somera,

media, total o completa, auxiliar, abarcando todas las series documentales y con el inventario como principal instrumento de descripción.

o Descripción completa.- Nivel de descripción intermedio en la secuencia descripción

somera, media, total o completa, auxiliar, abarcando hasta las piezas documentales y unidades archivísticas y con el catálogo como principal instrumento de descripción.”36

El profesor Martínez Bonilla define la descripción archivística como “una parte de la Archivonomía que consiste en la organización, análisis y síntesis de uno o varios documentos (una pieza documental, una serie, una sección o un fondo) con la finalidad de enunciar o de dar a conocer el contenido de estos para su difusión.”37 En concluisión, se definiría la descripción como uno de los procesos más importantes dentro del archivo para que el archivista conozca la información que resguarda y partiendo de este punto pueda elaborar los instrumentos descriptivos adecuados a fin de localizarla de inmediato. Dentro de la descripción se cuenta con los siguientes instrumentos:

“Instrumentos descriptivos principales.- Son los que proporcionan al usuario toda información relevante, objetiva y lógica que sintetizada explica el origen, la procedencia y características específicas de un fondo, sección, serie o piezas documentales.”38

“Instrumentos descriptivos auxiliares o secundarios.- Son aquellos que orientan al

usuario a encontrar información de un acervo pero que sin embargo, descritos de forma muy general y hacen referencia a un tema muy específico, por ejemplo un lugar, un nombre, un archivo, etc.”39

Dichos instrumentos descriptivos se muestran a continuación:

CATÁLOGO Instrumento descriptivo principal que describe de forma detallada y resumida las piezas documentales de una serie, en donde se analiza una temática específica o un periodo determinado, tomando como origen el documento o expediente, según sea el caso. Presenta la información del fondo, sección, serie, personajes, asunto, fechas, etc., de forma más completa.

36

MASTROPIERRO, María del Carmen. Op. Cit. p. 68 y 69. 37

MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Guía de Autoaprendizaje Descripción de Archivos. México. SEP-ENBA, 2003. p. 12 38

Ibid. p. 13. 39

Ibid. p. 14.

50

GUÍA Instrumento descriptivo principal de consulta más importante porque identifica los fondos o grupos documentales, además de que es un medio de difusión. Describe en forma sintetizada los fondos de un archivo histórico, tomando en cuenta sus características generales previamente analizadas, así como su vinculación con otros archivos. La guía es el más amplio de los medios o instrumentos de publicidad y descripción que de ordinario hace uso el archivo. Ofrece a los interesados un panorama general del mismo, poniendo a su alcance datos de interés referentes a la propia institución, tales como creación, historia, servicios de que dispone, bibliografía, etc., y junto a estos, una información general de los fondos que conserva a través de la enumeración y descripción de las diversas secciones en que su organización se estructura.

INVENTARIO Instrumento descriptivo principal que describe en forma general el contenido de las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. Para el usuario es un instrumento de consulta que lo introduce a la historia que encierran las series del fondo, mientras que para el archivónomo es un instrumento muy útil de control documental.

ÍNDICE Instrumento descriptivo secundario que se utiliza para la búsqueda de algún lugar, nombre o fecha en particular, tales como nombres de personas, lugares geográficos, años determinados, o materias, ordenados alfabéticamente para su inmediata localización en la guía, en el inventario, en el catálogo. Proporciona información sobre determinados temas, cualquiera que sea la unidad documental.

CENSO Instrumento secundario que define y difunde el total de archivos de un país o región determinada, presentando la información de forma amplia y general. Se les conoce también como censos-guía

REGISTRO Instrumento secundario que describe de manera somera y breve los volúmenes que se encuentran en un archivo, sin especificar datos relevantes de la información contenida. El registro es una relación topográfica que enumera las unidades de instalación por orden de ingreso, que se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (sección,

51

serie, pieza). Es un instrumento auxiliar de control de más valor para el archivista que para el investigador.

Dado que se está hablando del proceso técnico de la descripción se hace necesario mencionar a la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G (General International Standard Archival Description), que es un sistema de descripción multinivel que abarca el fondo y sus partes y que es útil para el intercambio internacional de la información descriptiva. La ISAD-G es una “guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. [… ] que contiene reglas generales que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Este conjunto de reglas generales para la descripción archivística forma parte de un proceso dirigido a: a. Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas. b. Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de

archivo. c. Compartir los datos de autoridad, y d. Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un

sistema unificado de información”.40 Ordenación Para la Doctora María del Carmen Mastropierro la ordenación es la “operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.”41 El Doctor Cruz Mundet dice que “es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano […] La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etcétera.”42 Es decir, los documentos se ordenan en los expedientes cronológicamente de conformidad con el curso de su tramitación; los expedientes se ordenan dentro de las series de la misma forma que los documentos; “las series y las demás agrupaciones documentales (subsección y sección, al menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales.”43

40

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística: Adaptada por Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 1999. [versión española de Asunción de Navascués Benlloch…] 2ª Ed. Madrid. Subdirección de Archivos Estatales, 2000. p. 12 y 13. 41

MASTROPIERRO, María del Carmen. Op. Cit. p. 124. 42

CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 248. 43

Ibídem.

52

Para la Licenciada Alday García, la ordenación “es la acción de unir secuencialmente los documentos que conforman las series y los expedientes mediante la aplicación de criterios alfabéticos o cronológicos. En esta operación se distinguen dos tipos de actividades: una intelectual y otra física.”44 En conclusión se puede decir que este procedimiento reside en agrupar los documentos que traten del mismo asunto tomando en cuenta su clasificación en primer lugar, y enseguida por su fecha de creación. Los expedientes a su vez deben ser ordenados en las series que les correspondan. Lo anterior se hace teniendo siempre presentes los principios archivísticos de procedencia y orden original. La ordenación cuenta con varios métodos que se explican a continuación: Alfabético.- Se utiliza el alfabeto como categoría para la ordenación.

o alfabética temática.- Su orden es alfabético por los temas que traten las series y/o

documentos.

Alfanumérico.- Se utiliza una combinación de letras y números para componer el código de ordenación.

Cromático.- Utiliza los colores para la ordenación de los expedientes.

Cronológico.- En este método la fecha es el criterio a seguir para la ordenación, atendiendo primero el año, luego el mes y por último el día.

Funcional.- Este método se basa en las funciones de la institución.

Geográfico.- Su ordenación se basa en nombres de países, regiones, ciudades.

Numérico.- La ordenación se realiza utilizando los números desde el uno en adelante.

Puede ser numérico simple (1, 2, 3, 4, 5, etc.); numérico compuesto (1.1, 1.2, 1.3, 2,1, 2.2, etc.); decimal (111.0, 111.1, 111.2, 121.0, 121.01, 131.10, etc.)

Onomástico.- Se ordena de conformidad con el apellido de personas.

Topográfico.- Es el tipo de ordenación que se da tomando en cuenta los siguientes

elementos: sala, sección, estante, nivel, número de caja. Temático.- Se ordena por el tipo de asunto o materia que trate el documento y/o

expediente. Todos estos métodos son útiles pero la decisión de implementarlos va a depender del tipo de archivo de que se trate. Los métodos de ordenación más usuales son el alfabético, el 44

ALDAY GARCIA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México. SEGOB-AGN, 2004. p.65.

53

alfanumérico, el cronológico y el temático. El cromático es útil cuando es un archivo pequeño, además de verse mejor permite resaltar de manera rápida las separaciones de los temas. Expurgo Para algunos autores especializados en archivística el término expurgo lo manejan como sinónimo de depuración, por ejemplo: La Doctora Mastropierro puntualiza que el expurgo es la eliminación de documentos. El archivista Víctor Hugo Arévalo Jordán define la acción de expurgar como “depurar un archivo en trámite separando los expedientes de asuntos terminados. Eliminar de un archivo central para su baja los expedientes o piezas de archivo cuyo plazo de permanencia haya concluido.”45 El Doctor Schellemberg plantea que la eliminación o expurgo “no es otra cosa que la operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquéllos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos […] y que debe hacerse bajo una reglamentación específica, aunque las normas generales de expurgo apuntan irremisiblemente hacia la documentación duplicada y reproducida múltiples veces por vía de las fotocopias.”46 La Licenciada Alday García define expurgo como “el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración. Esta acción debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.”47 El significado de la palabra expurgo que me enseñaron mis profesores en la ENBA, es la actividad que consiste en revisar los expedientes para retirarles las copias innecesarias de documentación duplicada, de broches metálicos, grapas y clips, que puedan dañar los documentos. El profesor Escalona Ríos señala que “para diferenciar el término […] expurgo tendrá la connotación de eliminar copias dentro los expedientes”.48 Glosa EL Glosario de Terminología Archivística señala que este término se encuentra fuera de uso y que actualmente se denomina archivación.49

45

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. Op. Cit. p. 149. 46

SCHELLENBERG, Theorore R. Op. Cit. p. 123. 47

ALDAY GARCIA, Araceli J. Op. Cit. p.46. 48

ESCALONA RÍOS, Javier. Guía de Autoaprendizaje de Valoración Documental. México. SEP-ENBA, 2003. p. 29.

54

El Doctor Arévalo Jordán señala en su Diccionario de Términos Archivísticos que Glosa y Archivación es lo mismo señalando que “consiste en ordenar, previa verificación, los tipos documentales que forman el expediente.”50 Es un proceso al que se le tiene que poner mucho cuidado al agregar los documentos al expediente, ya que causa severos problemas de localización cuando se incorporan incorrectamente a otros expedientes. De lo anterior se concluye que la glosa es la inclusión de los documentos ya clasificados en sus respectivos expedientes; mientras que la archivación es colocar los expedientes en los anaqueles y/o archiveros. Archivación Es la “acción de colocar ordenadamente en un expediente de acuerdo con el método implantado, los documentos que lo forman”. […] Actividad que “consiste en archivar ordenadamente los documentos dentro de sus respectivos expedientes, previa verificación.”51 El Doctor Arévalo Jordán señala que es la “acción de colocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los tipo documentales que lo forman. Guarda de expedientes en los archivadores.”52 Este procedimiento viene a ser la instalación de la documentación ya clasificada y ordenada en las unidades de conservación adecuadas, para posteriormente colocarlas en el archivero o estante que le corresponda, observando las reglas que indican que la archivación debe ser de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Préstamo y Consulta Es el servicio principal que ofrece el archivo, que se refiere al préstamo de documentos y/o expedientes a los usuarios generadores de ellos. La definición que ofrece el Diccionario de Terminología Archivística es: “El préstamo es la operación por la cual los archivos proporcionan documentos a las personas autorizadas e interesadas en su consulta.”53 En este proceso técnico debe tenerse cuidado con lo siguiente: - Exigir el vale con la firma del empleado que recibe, autorizado por el jefe de la

dependencia o persona en quien se delegue esa facultad.

49

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 69. 50

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. Op. Cit. p. 161. 51

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 12 y 69. 52

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Op. Cit. p. 40. 53

RUIZ CORTÉS, Enrique, y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit. p. 98 y 99.

55

- Revisar el expediente antes de prestarlo para cerciorarse de que está correctamente archivada y actualizada su documentación.

- Conservar ordenadamente los vales o cédulas de préstamo.

- Elaborar un catálogo recordatorio de fechas para estar al pendiente de la devolución de los expedientes.

- No proporcionar documentos sueltos para consulta, sólo expedientes completos.

- Evitar que se desglosen documentos de los expedientes, en todo caso sacar copia certificada o fotocopia de ellos.

- Revisar el expediente cuanto éste se devuelva para verificar que se encuentre en buen estado y completo.

Este procedimiento es también muy importante ya que el llevarlo a cabo de manera correcta va a evitar la pérdida de documentación y/o expedientes, además de mantener un estricto control de ellos. El préstamo documental es la función primordial del archivo y la rapidez y eficiencia con que se efectúe evidenciará su buena organización. Transferencia Primaria Este proceso se lleva a cabo cuando se envía la documentación que ya concluyó su gestión del archivo de trámite al archivo de concentración. El Doctor Schellemberg dice que transferencia “es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo intermedio, para utilidad científica.”54 Menciona que la documentación debe conservarse, de manera general, el siguiente plazo:

- archivos de gestión: 5 años - archivos centrales: 10 años - archivo intermedio: de 15 a 30 años - archivo histórico: permanentemente

Por otra parte el Doctor Cruz Mundet dice que la “transferencia o remisión de fondos es el conjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos.”55

54

SCHELLENBERG, Theorore R. Op. Cit. p. 117. 55

CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 190.

56

Asimismo comenta que es necesario contar con un plan de transferencias y da los siguientes principios generales que deben regir este proceso: 1) “Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mínimo de diligencias sin

menoscabo del rigor. 2) Asegurar una instalación y recuperación sencilla delos documentos. 3) Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción. 4) Respetar y evidenciar su procedencia.” 56

La definición de la Licenciada Alday García sobre transferencia es el “traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).”57 Existen dos tipos de transferencia: primaria y secundaria. La primaria se realiza del archivo de trámite al archivo de concentración, previa identificación de los expedientes cuyos asuntos y plazos de vigencia hayan concluido de acuerdo al catálogo de disposición documental de la Institución. La transferencia secundaria la hace el archivo de concentración hacia el archivo histórico cuando se ha vencido el plazo de conservación precautorio; de ahí que se debe hacer una valoración de los expedientes y tomar en cuenta el calendario de vigencias institucional. En el caso de que la documentación no tenga los valores evidencial, testimonial y/o informativo, podrá ser eliminada.

56

CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 192. 57

ALDAY GARCIA, Araceli J. Op. Cit. p. 66.

57

2.5 Principio de procedencia y orden original No debemos olvidar que un archivo debe basar su procedimiento archivístico en dos principios fundamentales, que son: Principio de Procedencia y Principio de Orden Original. “El principio de procedencia que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole, recibidos o generados por una unidad responsable, área, oficina o por una persona moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos. El principio de orden original que alude al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen. Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite, continuando durante su desarrollo y hasta su conclusión.”58 El Archivista Víctor Hugo Arévalo hace mención a la Nederlandse archiefterminologie que dice: “El principio de procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original”.59 “El principio de procedencia tal como lo conocemos, deviene del respect pour les fonds enunciado en los reglamentos que el ministro de Instrucción Pública de Francia, Guizot, promulgó en 1839.”60 El respeto de los fondos no es otra cosa que mantener agrupados los documentos provenientes de una administración, un establecimiento o de una persona física o moral. “Podemos apreciar entonces que el principio de procedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobre todo cuando se habla en términos de archivística. El Doctor Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación: pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino archivística. Por medio de este principio se establece que los documentos deben agruparse de acuerdo a la procedencia, que se le considera no como del lugar en que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios. Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia. Denominamos entonces principio de procedencia al lugar donde se origina el documento, y principio de pertenencia, al lugar donde el documento ha continuado su trámite y ha cumplido sus fines.”61 El principio de orden original señala que la documentación debe archivarse en el orden que fue creada.

58

BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Op. Cit. p. 19. 59

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas Documentales de Archivo. Ordenación y Clasificación de los Documentos de Archivo. Op. Cit. p. 40. 60

Ídem. p. 49. 61

Ibid. p. 50.

58

2.6 Normatividad archivística “La legislación archivística es un trabajo encaminado al establecimiento y regulación de las relaciones de los archivos con la sociedad. La formulación y promulgación de leyes y reglamentos de archivos constituyen un resumen y destilación de la experiencia de la actividad archivística y son la cristalización de las políticas que ha seguido ésta. La legislación archivística refleja el grado de desarrollo y madurez de la labor y de la profesión archivística de una nación.”62 La normatividad archivística es de gran importancia para las instituciones porque dirige y regula sus actividades; además de impedir el extravío, la sustracción y la destrucción de la información. La máxima ley que tenemos es la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, después siguen las que a continuación se señalan:

leyes federales de los sectores privado y público constituciones de los Estados, llamadas también locales normas ordinarias locales normas municipales normas individualizadas públicas y privadas

Derivado de lo anterior se puede decir que legislación archivística es el conjunto de normas jurídicas con las cuales se regula la actividad archivística, entre ellas:

Determinar responsabilidades en el manejo de la información.

Proteger al patrimonio documental de su destrucción o robo.

Establecer los órganos encargados de la seguridad e integridad de los documentos.

Determinar a qué tipo de información pueden consultar los ciudadanos.

Establecer la modernización de las estructuras archivísticas.

A continuación se enlistan diversas leyes y lineamientos que se encuentran relacionados con la actividad archivística:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 6º, fracciones I y V.

Código Penal Federal. Artículo 214, fracción IV.

Ley de Archivos del Distrito Federal. Artículos que hablan específicamente de

organización de archivos: 1, 7, 11, 12, 29, 31 y 49.

62

AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA, Jorge. Op. Cit. p. 28.

59

Ley Federal de Archivos. Artículos que se refieren a la organización de archivos: 1, 6, 8,

17, 19, 20, 21, 23, 28, 44 fracciones V, VIII y XIV, 51, Transitorio Quinto.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Artículo 8,

fracción IV y V.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo

4, fracción V, Artículo 29, fracción V y VI, Artículo 32.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. Artículo

36, fracción II y III.

Ley General de Bienes Nacionales. Artículo 6o. fracción XVIII.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Los que se refieren a la

organización de archivos son: Primero; Tercero; Quinto; Decimosegundo, fracción IV;

Decimotercero, y el Séptimo de Transitorios.

Código de Ética propuesto en el XIII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en

China en 1996.

En Anexo número 4 se muestran de forma completa los artículos antes señalados.

60

CAPÍTULO 3

REORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA

COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO (CPSEM),

DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES (S.R.E.)

Este capítulo se refiere a las acciones que se llevaron a cabo para reorganizar la documentación en el archivo de trámite de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano, a los lineamientos que existen en la S.R.E. relativos a los archivos y a los instrumentos descriptivos que se implementaron para que dicha reorganización fuera útil. 3.1 Reorganización documental del Archivo de Trámite En la reorganización documental del archivo se decidió seguir con el siguiente plan de trabajo: 1) Recabar información de la Institución. 2) Establecer la misión y visión del archivo de trámite. 3) Determinación de los objetivos del archivo. 4) Diseñar y elaborar el organigrama funcional del archivo. 5) Presentar los procesos técnicos archivísticos que deben ser aplicados por el personal

que labora en el Archivo, que son:

Recepción documental Clasificación Expedientación Descripción Ordenación Expurgo Glosa Archivación Préstamo y consulta documental Transferencia primaria

6) Capacitar al personal del archivo sobre las técnicas archivísticas para el manejo de la

documentación. 7) Capacitar al personal para que utilice el Cuadro de Clasificación que la S.R.E. ya tiene

diseñado para ese fin.

61

8) Proporcionar al personal del archivo los diversos lineamientos y disposiciones que existen para los archivos de trámite.

9) Elaboración de políticas que deben regir las actividades del archivo.

10) Elaboración y/o actualización de los instrumentos descriptivos más adecuados para las

labores del archivo. Derivado de lo anterior, se inició con la búsqueda de información para conocer la Institución de la siguiente forma: - En primer lugar se consultó con otras personas encargadas de archivos de trámite. - Después se navegó en la página electrónica de la Secretaría de Relaciones Exteriores. - Se investigó la información en materia archivística proveniente de la Dirección General

del Acervo Histórico Diplomático. - Se indagaron las series documentales del área de la CPSEM.

Se diseñaron y elaboraron la misión y la visión del Archivo de Trámite de la CPSEM, mismas que se señalan a continuación: Misión: Cumplir en tiempo y forma, así como con la calidad requerida, con las obligaciones que establecen los lineamientos generales para la organización y conservación de los documentos.

Visión: La visión del archivo es brindar un servicio eficiente, manteniendo una buena organización de su acervo para apoyar debidamente a las autoridades encargadas de la toma de decisiones. Los objetivos se clarificaron de la siguiente forma:

Prestar los servicios de apoyo informativo requeridos por las diversas Unidades Administrativas para unificar los mecanismos de recepción, organización, conservación y control de la documentación manejada en el ámbito institucional.

Mantener la organización y el flujo de los documentos administrativos bajo su custodia a fin de agilizar los trámites propios de la Institución.

Controlar, organizar y conservar adecuadamente la documentación de trámite para evitar desorden, extravío y destrucción de documentos

62

Atender las solicitudes de préstamo documental de los diversos funcionarios generadores de su documentación.

Manejo eficiente de la documentación y rápida localización

Apoyar a la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático para mantener actualizado el cuadro general de clasificación archivística.

Actualización de los instrumentos de control documental.

Detectar y transferir oportuna y correctamente a la Unidad de Archivo de Concentración de la dependencia la documentación cuyo trámite por el que fue creada haya concluido.

Respecto al organigrama funcional, se definieron las funciones de la manera que se citan a continuación, tomando en cuenta que hay dos personas que se complementan para recibir la correspondencia y para archivarla; además de que no tienen la intención de contratar a personal adicional y mucho menos pedir un prestador de servicios debido a la confidencialidad de los asuntos que manejan:

Funciones de la persona encargada del Archivo de Trámite: clasificar; expedientar; descripción: ordenación; expurgo; glosa; archivación, préstamo documental y transferencia primaria.

Funciones de la asistente: recepción documental; registro de la documentación, y la elaboración de volantes de turno.

En lo que se refiere a capacitación, se instruyó al personal del archivo sobre los procesos técnicos archivísticos para el adecuado manejo de la documentación. Asimismo se le capacitó para utilizar tanto el Cuadro de Clasificación de la S.R.E. como los diversos instrumentos descriptivos que se elaboraron. Cabe señalar que se les proporcionó diversa normatividad y lineamientos que existen en materia archivística, mencionados en el punto 3.3. A continuación se presentan las políticas elaboradas para el buen desempeño del archivo: Políticas de servicio:

Proporcionar el servicio de préstamo y consulta de la documentación únicamente a los usuarios que la hayan generado.

El personal que solicite documentación y/o expedientes deberá requisitar de forma completa y sin excusa alguna, el vale de préstamo correspondiente.

63

Políticas de recepción: o Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento

de su ingreso.

o Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite.

o Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.

o Garantizar que la documentación sea sistemáticamente recuperada a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de la CPSEM.

Políticas de transferencia:

Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de

las diversas áreas de la CPSEM sea entregada completa y oportunamente al archivo de concentración.

Garantizar que sólo sea transferida la documentación que así lo amerite.

Garantizar que la documentación transferida sea conservada en las mejores condiciones, adecuadas al volumen y las características de los soportes semiactivos.

Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de

modo que pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejo al prescribir el plazo de conservación precaucional.

64

3.1.1 Aplicación de los procesos técnicos Los procesos técnicos que se modificaron para la reorganización documental del archivo fueron los que se citan a continuación:

1) Recepción Documental 2) Clasificación 3) Expedientación 4) Descripción 5) Ordenación 6) Expurgo 7) Glosa 8) Archivación 9) Préstamo y Consulta 10) Transferencia Primaria

1) Recepción Documental

Este proceso se inició con los siguientes pasos en el momento de la recepción de los documentos:

El usuario inicia la actividad con la entrega de documentación al archivo.

El responsable del archivo revisa si el documento pertenece al área, si lleva todos los elementos oficiales tales como el membrete y la firma del funcionario; además, en el caso de que lleve anexos, verificar que vengan junto con el documento.

Si todo está en orden, se procede a estampar el sello de recibido. En caso contrario se devuelve el documento.

Se anota el número de folio de entrada.

Se registra el documento en el Sistema de Control de Gestión.

Se procede a entregar el documento al titular de la CPSEM. 2) Clasificación

El sistema de clasificación que se utiliza en los archivos de trámite de la Secretaría de Relaciones Exteriores es orgánico, funcional y por asuntos. Dicho sistema se puede consultar, de forma electrónica, en el Cuadro General de Clasificación de la S.R.E., mismo que fue necesario que se instalara en el equipo de cómputo de la persona encargada del archivo.

65

Las actividades que se realizaron fueron las siguientes: o Leer con detenimiento el documento para poderle asignar el número de clasificación que

le corresponda de acuerdo al Cuadro de Clasificación de la Institución. .

o Verificar si existen antecedentes del asunto del documento; en caso de haberlos se procede a anotar el número clasificador.

o En caso de que no exista expediente, pasar al proceso técnico de expedientación y anotar el número clasificador.

o Como último punto, digitalizar el documento para contar con la imagen del documento y

utilizarlo tanto para pronta localización como para evitarle una manipulación innecesaria. 3) Expedientación

El proceso archivístico de la expedientación es de relevante importancia en un archivo de trámite. Se podría decir que es el punto de partida para que tenga el control total de su acervo. Si la apertura de los expedientes se hace desde su inicio de manera correcta, escribiendo la clasificación del tipo documental de que se trate, su extracto y la fecha, será más fácil identificarlos. La utilidad de la expedientación en el archivo de trámite va más allá de unificar la presentación de las carpetas, ya que cuando se realiza este proceso técnico se lleva a cabo un análisis de la información contenida en los documentos y esto redunda en una ayuda valiosa para los siguientes procesos técnicos que se deben de llevar a cabo en dicho archivo. Derivado de lo anterior es que se hizo especial énfasis en los beneficios de este proceso: o Brindar un servicio eficiente y eficaz a los usuarios del archivo. o Controlar la documentación que resguarda el archivo. o Ahorrar tiempo en la búsqueda de la documentación. o Permitir un conocimiento rápido de su acervo.

Si el archivo de trámite brinda un servicio excelente a sus usuarios, éstos tendrán la confianza de enviarle su documentación para que en él sea resguardada. Esto es una gran ventaja pues se evita que la información se encuentre dispersa. Cuando un expediente es requerido por las autoridades correspondientes y éste no se encuentra completo provoca serios inconvenientes y consecuentemente no se pueden tomar en tiempo las decisiones. En este proceso se realizaron las siguientes actividades: Selección de los documentos que conforman el archivo, por año.

Identificación y separación de la documentación que contenga el mismo asunto o

materia.

66

Ordenar la documentación de forma cronológica. Preparar la etiqueta de identificación con el número de clasificación, con el nombre del

expediente y con el año correspondiente. Colocar la etiqueta en la pestaña del folder.

Hacer la carátula de identificación con algunos de los elementos tomados del ejemplo de

Alicia Barnard:

1 NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

2 NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS

3 NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL CONTROL DE EXPEDIENTES

4 NOMBRE Y CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

5 ACCESO (PÚBLICO, RESERVADO Y/O CONFIDENCIAL)

6 RESUMEN DEL ASUNTO O TEMA DEL EXPEDIENTE

7 FECHAS EXTREMAS

8 VALORES DOCUMENTALES (ADMINISTRATIVO, LEGAL O CONTABLE)

13 PLAZOS DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE Y EN EL DE CONCENTRACIÓN

15 BASE LEGAL QUE FUNDAMENTA LA CREACIÓN DEL EXPEDIENTE

16 NÚMERO DE LEGAJOS, EN CASO DE SER MÁS DE UN EXPEDIENTE

17 NÚMERO DE FOJAS

Incorporar el documento a la nueva carpeta, de abajo hacia arriba.

Foliar el documento en la parte superior derecha.

67

4) Descripción Para describir de una manera más completa la documentación se elaboró una base de datos en Microsoft Access denominada Registro Documental, en la que se utilizaron los siguientes campos: Número consecutivo de folio de entrada

Fecha de recepción del documento

Remitente

Imagen del documento

Número del documento

Fecha del documento

Número de clasificación

Nombre del expediente

Tipo documental

Tipo de soporte

Original / Copia

Anexos entrantes

Cantidad de anexos

Confidencial

Forma de ingreso

Asunto extractado

Turno 1

Fecha 1

Indicaciones 1

Turno 2

Fecha 2

Indicaciones 2

Turno 3

Fecha 3

Indicaciones 3

Fecha de respuesta

Destinatario

Tipología documental

Resumen respuesta

Anexos salientes

Persona signataria

Fecha de archivación del documento

Observaciones

68

Como se podrá observar existen los campos Tipo documental y Tipología documental, el primero se refiere al tipo de documento de entrada y el segundo es para mencionar el tipo del documento de salida. También tenemos los campos Turno 1, Turno 2 y Turno 3, esto es porque en primer lugar se turnan los documentos a la persona titular de la CPSEM y ella, en algunas ocasiones, lo returna con sus instrucciones a su director general adjunto; este funcionario a su vez lo returna para llevar a cabo lo ordenado por la titular. La base de datos en Access no permite campos con el mismo nombre. En el Anexo 5 se incluye un ejemplo del formato de Registro Documental. Para complementar el formato anterior se hizo también el Registro de Correspondencia Despachada en Microsoft Excel. El formato se puede ver en el Anexo 6. Asimismo se elaboraron diversos inventarios, que se mencionan en el punto 3.2.1. 5) Ordenación

Como ya sabemos, los documentos se ordenan para formar expedientes y éstos pueden ser ordenados de acuerdo a la estructura que tengan, por lo que en este proceso se reordenaron de conformidad con el tipo alfabético-temático, y los documentos siguiendo los pasos que se señalan a continuación: Se revisa que el documento tenga la marca que indique que es un documento para

archivar.

Separar los documentos por el número clasificador.

Ordenar los documentos de un mismo número clasificador de conformidad con la fecha del documento.

El orden debe ir del documento más antiguo al más actual.

6) Expurgo

El expurgo de la documentación consistió en revisar cuidadosamente los expedientes para retirar de ellos las copias duplicadas y los clips. Las grapas no fueron eliminadas para evitar que los documentos se dispersaran. 7) Glosa

En este proceso se integraron los documentos a un expediente ya existente, tomando en consideración los siguientes pasos:

Se revisa que el documento tenga la marca que indique que es un documento para archivar.

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Se registra en la base de datos correspondiente la fecha en que el documento se ha incorporado a su expediente.

Se agrega el documento al expediente, previa verificación de que coincida el número de clasificación del documento con el del expediente.

Se revisa que no haya copias del documento original, en caso de haberlas se deberán extraer del expediente para su eliminación.

Tomar en cuenta que el expediente debe tener de grosor como máximo tres centímetros. 8) Archivación

En este proceso que consiste en colocar los expedientes en el mobiliario correspondiente, se procedió a su instalación física en los archiveros metálicos empotrados en la pared, de conformidad con el número de clasificación y siguiendo el orden archivístico que es de arriba hacia abajo, y de izquierda a derecha. Se puso especial énfasis en que debía verificarse que todos los expedientes contaran con su etiqueta de identificación y su carátula. 9) Préstamo y Consulta

El servicio de préstamo de documentos y/o expedientes a los usuarios generadores de ellos se modificó para poder tener un buen control de ellos y ahora deben llenar un vale de préstamo firmado por el funcionario competente.

o El usuario debe requisitar de manera completa el vale de préstamo y/o consulta

documental.

o El responsable del archivo coteja que todos los datos de la solicitud estén debidamente requisitados.

o En el caso de que los datos estén completos se procede a la localización del documento y/o expediente, mediante el instrumento descriptivo correspondiente.

o Se ubica físicamente el expediente.

o Se entrega el expediente al usuario solicitante y se le indica la fecha límite en que deberá devolverlo.

o Se registra el préstamo documental en la Relación de Préstamo Documental.

70

o Cuando el expediente es devuelto, el vale se archiva para cualquier aclaración posterior y para mantener una estadística de los préstamos documentales.

Como Anexo 7 se muestra el formato de Vale de Préstamo y como Anexo 8 la Relación de Préstamo Documental. 10) Transferencia Primaria

Se llevó a cabo en base al Catálogo de Disposición Documental que la Dirección General del Acervo Histórico ha determinado, procediéndose a preparar la relación de expedientes susceptibles de ser enviados al Archivo de Concentración, de la siguiente manera. Se elabora oficio para firma de la persona Titular de la Comisión de Personal, con la

rúbrica de la persona encargada del archivo, con el cual se solicita a la Dirección General del Acervo Histórico su autorización para concentrar o depurar los expedientes enlistados en la relación que se adjunta al oficio.

Se envía el oficio debidamente firmado con la relación de expedientes, así como con su acuse de recibo.

Cuando se recibe la respuesta, se colocan los expedientes en cajas ordenándolos de acuerdo a la relación enviada a la Dirección General del Acervo Histórico.

Se coloca una portada de clasificación a la caja con los datos de su contenido.

Se preparan dos nuevos oficios. Uno para enviar los expedientes al Archivo de Concentración, y el otro para solicitar al Órgano Interno de Control que envíe a un funcionario para que dé fe de la destrucción de los documentos que deberán eliminarse; esto último en caso de que haya documentación a eliminar.

Se despachan ambos oficios.

Se archiva el acuse de recibo del oficio enviado a la Dirección General del Acervo Histórico, así como la relación anexa a dicho oficio, en el expediente de envíos de documentación para su guarda precautoria al archivo de concentración.

En el caso de la eliminación de los documentos, cuando se realiza ésta, se firma un acta de eliminación documental, misma que se archiva en el expediente de documentación dada de baja.

71

3.2 Instrumentos descriptivos Sabemos que los instrumentos descriptivos son de un valor considerable para las labores que se desarrollan en los archivos, especialmente para los encargados de éstos; ya que sin ellos el archivista se ve imposibilitado para encontrar un expediente o un documento de manera rápida. Si en el archivo no hay una buena descripción de su acervo, éste se vuelve un caos documental. 3.2.1 Formato del instrumento Inventario El inventario en el archivo de trámite es un instrumento descriptivo muy importante porque además de mostrar de manera global los asuntos que se manejan en la CPSEM, es una herramienta útil para la pronta localización de los expedientes. Los instrumentos descriptivos que se elaboraron para este archivo fueron hechos en Microsoft Excel y son los que a continuación se mencionan: 1) Inventario de Expedientes Activos. En este instrumento se registran todos los

expedientes que se encuentran en el archivo trabajándose de manera normal. El formato se muestra como Anexo 9.

2) Inventario de Expedientes Reservados. Como su nombre lo indica, este instrumento contiene la información de los expedientes que se encuentran en reserva y que sólo pueden ser consultados por los funcionarios correspondientes. Su formato se puede ver en el Anexo 10.

3) Inventario de Expedientes para Dar de Baja. Con este instrumento se mantiene un

registro confiable de todos los expedientes que se van dando de baja. Se muestra como Anexo 11.

4) Inventario de Transferencias Documentales. Este inventario también es muy importante

porque en él se registran todos los expedientes que se hayan transferido al archivo de concentración para su guarda precaucional, que en caso de necesitarlos se les puede ubicar de inmediato. Se muestra como Anexo 12.

72

3.2.2 Aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la S.R.E. El Cuadro General de Clasificación Archivística fue creado por la Secretaría de Relaciones Exteriores para facilitar la identificación de sus secciones, subsecciones y series documentales, respetando, por supuesto, los principios de procedencia y del orden original. Fue elaborado en base a tres importantes elementos:

La estructura orgánica de la Secretaría. Las funciones de la Secretaría. Las actividades derivadas de cada función.

Asimismo dicho Cuadro posee las siguientes características:

Es sistemático

Es uniforme

Es lógico

Es sencillo

Es flexible

Es coherente En la codificación que se utilizó para el Cuadro de Clasificación se aplicaron las normas internacionales ISAD (G) –Norma Internacional General de Descripción Archivística-, y la ISO 3166-1, country codes, asignándose tres letras a cada subdivisión, debiendo ser 18 letras en total. A continuación se presenta un ejemplo de ello, junto con su explicación:

MEX/SRE/OMR/DSE/FCP/CEL PAÍS: México Clave: MEX FONDO: Secretaría de Relaciones Exteriores Clave: SRE SECCIÓN: Oficialía Mayor Clave: OMR SUBSECCIÓN: Dirección General del Servicio Exterior y de Recursos Humanos Clave: DSE SERIE: Formación y Capacitación de Personal Clave: FCP SUBSERIE: Cursos en Línea Clave: CEL Si no hubiera subsección o subserie se debe anotar: XXX. En el Anexo 13 se pueden observar los códigos de los países de acuerdo con la Norma ISO 3166-1, Country Codes. Asimismo, para abundar en este tema de las claves del Cuadro General de Clasificación, en el Anexo 14 se han escrito algunas Secciones, Subsecciones y Series que conforman el Fondo de la S.R.E.

73

3.3 Normatividad y lineamientos archivísticos aplicables en los archivos de trámite de la Secretaría de Relaciones Exteriores (S.R.E.)

Dentro de la Secretaría de Relaciones Exteriores la unidad administrativa que se encarga de normar las actividades en materia archivística es la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático (en adelante DGAHD), tomando como base algunas leyes federales y, por supuesto, las regulaciones que emite el Archivo General de la Nación. Para los archivos de trámite de la S.R.E. la normatividad archivística es la que a continuación se menciona. En el Anexo 4 se pueden ver de manera completa los artículos señalados: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 6°, fracciones I y V.

Ley Federal de Archivos. Artículos 1 y 14.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Artículo

36. Fracción II. Ley General de Bienes Nacionales. Artículo 6.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 20.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Artículo

8. fracción V. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Articulo 47, fracción IV.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Artículo 4, fracción V; Artículo 29, fracción V. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. Artículos 42, 43, 44. 45 y 46. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad

central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. (Diario Oficial de la Federación. 14 de julio de 1980). Articulo 1°.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia

y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. (Diario Oficial de la Federación. 25 de agosto de 1998). Artículo Primero.

Código Penal Federal. Artículo 214. fracción IV.

74

Lineamientos de disposición documental de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Enero de 2009. Puntos 1 y 4.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Diario Oficial de la Federación. 20 de febrero de 2004). Primero, Tercero. Cuarto. Sexto y Décimo.

Catálogo de Disposición Documental Institucional de la DGAHD.

Instructivo de Transferencias Documentales para las Unidades Administrativas, de la

DGAHD.

75

CONCLUSIONES

Con lo visto anteriormente se puede reafirmar la importancia de contar con archivos debidamente organizados y ordenados para que la información que resguardan sea accesible de manera ágil a sus usuarios. Asimismo se resalta la gran responsabilidad que tienen los archivistas, que debe estar basada en la ética, el secreto profesional y el respeto a la confidencialidad, como encargados de cuidar, preservar y transmitir el patrimonio documental. El archivista sabe que es necesario planear anticipadamente cada uno de los factores que inciden en la organización de su archivo; de esta forma se está preparando para el crecimiento documental –que es uno de los mayores problemas que enfrenta-, así como para corregir a la brevedad cualquier problema que surgiera en el área bajo su responsabilidad. Con este proyecto de reorganización documental se espera que el personal del archivo de trámite de la CPSEM trabaje con el propósito de unificar criterios para el control de sus documentos, que utilice los recursos técnicos disponibles para mantener actualizadas sus bases de datos; que mejore la disponibilidad, la localización expedita, la integridad, la conservación y custodia de la documentación. La elaboración de este trabajo deja en mí la gran satisfacción de lograr un objetivo más que me lleva a una mayor realización tanto personal como profesional. La experiencia adquirida durante la investigación efectuada sin duda que ampliará mis horizontes laborales y, sobre todo, el poner mis conocimientos en beneficio de mis queridos archivos me brinda una gran alegría. Por lo anterior es que recomiendo que cuando el servicio al usuario no es de la calidad que se ha estipulado en los objetivos del archivo, es necesario investigar las causas de ello y realizar otra planeación en la que se revisen nuevamente las políticas, lineamientos, procesos archivísticos, etc. Partiendo de ello se puede tomar la decisión de llevar a cabo una reorganización de las actividades que se llevan a cabo en él y así conseguir el objetivo principal del archivo: brindar un servicio eficiente y eficaz.

76

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78

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80

A N E X O S

81

ANEXO 1

ORGANIGRAMA DE LA S.R.E. SECRETARIO

SUBSECRETARÍA DE RELACIONES

EXTERIORES

SUBSECRETARÍA PARA AMÉRICA

DEL NORTE

SUBSECRETARÍA PARA AMÉRICA

LATINA Y EL

CARIBE

SUBSECRETARÍA PARA ASUNTOS

MULTILATERALES Y DERECHOS

HUMANOS

OFICIALÍA

MAYOR AGENCIA MEXICANA DE

COOPERACIÓN INTERNACIONAL

PARA EL

DESARROLLO

CONSULTORÍA

JURÍDICa

DIRECCIÓN GENERAL DE PROTOCOLO

DIRECCIÓN GENERAL DE

COORDINACIÓN

POLÍTICA

DIRECCIÓN GENERAL DE

COMUNICACIÓN

SOCIAL

COMISIÓN CONSULTIVA DE POLÍTICA

EXTERIOR

COMISIÓN DE

PERSONAL DEL

SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

COORDINACIÓN

GENERAL DE ASESORES

CENTRO DE

ENLACE DPLOMÁTICO

ÓRGANO

INTERNO DE

CONTROL

DIRECCIÓN GENERAL DEL

ACERVO HISTÓRICO

DIPLOMÁTICO

DIRECCIÓN GENERAL

PARA ÁFRICA Y MEDIO ORIENTE

DIRECCIÓN GENERAL

PARA ASIA-PACÍFICO

DIRECCIÓN GENERAL

PARA EUROPA

INSTITUTO

MATÍAS ROMERO

DIRECCIÓN

GENERAL

PARA

AMÉRICA

DEL NORTE

DIRECCIÓN

GENERAL DE

ASUNTOS

ESPECIALES

DIRECCIÓN

GENERAL DE

PROTECCIÓN

A MEXICANOS

EN EL

EXTERIOR

DIRECCIÓN

GENERAL DE

SERVICIOS

CONSULARES

INSTITUTO DE

LOS

MEXICANOS

EN EL

EXTERIOR

DIRECCIÓN

GENERAL DEL

PROYECTO DE

INTEGRACIÓN

Y DESARROLLO

DE

MESOAMÉRICA

DIRECCIÓN

GENERAL PARA

AMÉRICA

LATINA Y EL

CARIBE

DIRECCIÓN

GENERAL DE

ORGANISMOS

Y MECANISMOS

REGIONALES

AMERICANOS

SECCIÓN

MEXICANA

DE LA

COMISIÓN

INTERNACIO-

NAL DE

LÍMITES Y

AGUAS

ENTRE

MÉXICO Y

GUATEMALA

Y ENTRE

MÉXICO Y

BELICE

DIRECCIÓN

GENERAL PARA

TEMAS

GLOBALES

DIRECCIÓN

GENERAL PARA

LA

ORGANIZACIÓN

DE LAS

NACIONES

UNIDAS

DIRECCIÓN

GENERAL DE

DERECHOS

HUMANOS Y

DEMOCRACIA

DIRECCIÓN

GENERAL DE

VINCULACIÓN

CON LAS

ORGANIZACION

ES DE LA

SOCIEDAD

CIVIL

DIRECCIÓN

GENERAL

DEL

SERVICIO

EXTERIOR

Y DE

RECURSOS

HUMANOS

DIRECCIÓN

GENERAL

DE

PROGRA-

MACIÓN,

ORGANIZA-

CIÓN Y

PRESU-

PUESTO

DIRECCIÓN

GENERAL

DE

ASUNTOS

JURÍDICOS

DIRECCIÓN

GENERAL

DE BIENES

INMUEBLES

Y

RECURSOS

MATERIA-

LES

DIRECCIÓN

GENERAL

DE

DELEGACIO-

NES

DIRECCIÓN

GENERAL

DE

TECNOLO-

GÍAS DE

INFORMA-

CIÓN E

INNOVACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

DE COOPERA-

CIÓN EDUCATIVA

Y CULTURAL

DIRECCIÓN GENERAL DE

COOPERACIÓN Y PROMOCIÓN ECONÓMICA

INTERNACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL DE

COOPERACIÓN Y RELACIONES ECONÓMICAS BILATERALES

DIRECCIÓN GENERAL DE

COOPERACIÓN TÉCNICA Y CIENTÍFICA

SECCIÓN

MEXICANA DE

LA COMISIÓN

INTERNACIO-

NAL DE

LÍMITES Y

AGUAS ENTRE

MÉXICO Y

ESTADOS

UNIDOS

82

ANEXO 2

REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES “ARTÍCULO 59. La Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano, conforme a lo dispuesto por la Ley del Servicio Exterior Mexicano y su Reglamento, recomendará al Secretario lo referente a ascensos, traslados, disponibilidad, separación, retiro, medidas disciplinarias y casos excepcionales de licencia, vacaciones, ingresos, reincorporaciones, comisiones y cualquier otro asunto relacionado con los miembros del Servicio Exterior. Estará integrada por cinco miembros de carácter permanente y cuando se traten asuntos relacionados con un rango del Servicio Exterior, participará también el representante de dicho rango. La Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano estará presidida por un Embajador de carrera del Servicio Exterior designado por el Secretario y, además, por el Oficial Mayor de la Secretaría, quien suplirá al Presidente en sus ausencias temporales, por el Director General del Servicio Exterior y de Recursos Humanos, quien fungirá como secretario de la Comisión, por el Director General de Asuntos Jurídicos, por el Titular del Instituto Matías Romero y por un representante de cada uno de los rangos desde Técnico-Administrativo “C” hasta Coordinador Administrativo, y de Tercer Secretario hasta Ministro que participará exclusivamente cuando se traten asuntos que afecten específicamente a miembros del rango que representa. La Comisión de Personal, contará con las Subcomisiones que se citan a continuación, en términos de lo dispuesto por la Ley del Servicio Exterior Mexicano y su Reglamento: I. Subcomisión de Ingreso; II. Subcomisión de Rotación; III. Subcomisión de Evaluación, y IV. Subcomisión de Asuntos Disciplinarios. ARTÍCULO 60. La Presidencia de la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano, estará a cargo del Embajador de Carrera designado por el Secretario y dedicado de tiempo completo a las labores propias de su cargo, de conformidad con el artículo 27 de la Ley del Servicio Exterior Mexicano, dependerá directamente del Titular del Ramo y contará, para el ejercicio de sus funciones señaladas en la Ley del Servicio Exterior Mexicano y su Reglamento, con la estructura orgánica que acuerde el Secretario y el apoyo de las unidades administrativas cuyos Titulares integran dicha Comisión.”63

63

SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. [en línea]. [Distrito Federal, México] [citado en octubre de 2011]. Disponible en world wide web: http://www.sre.gob.mx/images/stories/marconormativodoc/risre.pdf. p. 54.

83

ANEXO 3

LEY DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

“De la Comisión de Personal del Servicio Exterior Mexicano ARTÍCULO 26.- La Comisión de Personal, en los términos de esta Ley y su Reglamento, someterá al Secretario de Relaciones Exteriores recomendaciones para el ingreso, reincorporación, ascensos, traslados, comisiones, disponibilidades, separaciones, retiro, sanciones administrativas y casos excepcionales de licencia de personal del Servicio Exterior. ARTÍCULO 27.- La Comisión de Personal del Servicio Exterior, se integrará de la siguiente manera: I. Un Embajador de carrera del Servicio Exterior designado por el Secretario, quien la presidirá y deberá dedicarse de tiempo completo a las labores propias de su cargo. El presidente durará en su cargo un periodo no menor de un año, ni mayor de tres; El presidente de la Comisión de Personal tendrá la representación legal de dicho órgano colegiado para efectos de juicios de amparo, de nulidad y federales. En caso de ausencia temporal del presidente de la Comisión de Personal, será suplido para tales efectos por el Director General de Asuntos Jurídicos de la Secretaría; II. El Oficial Mayor de la Secretaría, quien suplirá al presidente en sus ausencias; III. El Director General que tenga bajo su cargo los asuntos concernientes al personal del Servicio Exterior, según lo disponga el Reglamento Interior de la Secretaría, quien fungirá como secretario de la misma; IV. El Director General de Asuntos Jurídicos de la Secretaría; y V. El Titular del Instituto Matías Romero, y VI. Un representante de cada uno de los rangos desde Técnico-Administrativo "C" hasta Coordinador Administrativo y de Tercer Secretario hasta Ministro, adscritos a la Secretaría, que serán elegidos por sus pares para cubrir periodos de un año. Dichos representantes participarán exclusivamente cuando se trate de asuntos relacionados con el personal de la categoría que representan. Los miembros de la Comisión no podrán participar a través de representantes o suplentes, con excepción del presidente quien podrá ser suplido por el Oficial Mayor.

84

En los casos en que la Comisión trate asuntos que incidan sobre el conjunto de los miembros del Servicio Exterior, ésta podrá, a través de invitaciones, asesorarse de personas ajenas a la Secretaría y al Servicio Exterior. A propuesta de la Comisión, el Secretario expedirá las Reglas del Procedimiento de la Comisión de Personal. ARTÍCULO 27-BIS.- La Comisión de Personal contará con cuatro subcomisiones: I. Subcomisión de Ingreso;

II. Subcomisión de Rotación;

III. Subcomisión de Evaluación, y

IV. Subcomisión de Asuntos Disciplinarios.

Las Subcomisiones funcionarán conforme a lo dispuesto por esta Ley, su Reglamento y las Reglas del Procedimiento de la Comisión de Personal.”64 “ARTÍCULO 30.- La Subcomisión de Ingreso estará integrada por: I. El Titular del Instituto Matías Romero, quien la presidirá; II. Dos representantes de instituciones de educación superior, legalmente reconocidas, una de las cuales deberá tener establecida la carrera de relaciones internacionales, y la otra cuando menos carreras afines a esta última; III. El Director General que tenga bajo su cargo los asuntos concernientes al personal del Servicio Exterior, quien actuará como secretario de la misma, y IV. Otra persona ajena a la Secretaría que tenga experiencia en recursos humanos. La Subcomisión de Ingreso verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 32 y 33 de la presente Ley y organizará y calificará los exámenes de ingreso de las ramas diplomático-consular y técnico-administrativa del Servicio Exterior.”65 En su Artículo 11 segundo párrafo señala que “La Comisión de Personal a sugerencia de la Subcomisión de Rotación, recomendará al Secretario los traslados que por necesidades del servicio se deban llevar a cabo fuera del programa de rotación anual, procurando que el personal de la rama diplomático-consular no permanezca menos de dos años, ni más de seis en una misma adscripción en el exterior. Los miembros de la rama técnico-administrativa podrán permanecer en una misma adscripción un máximo de ocho años.

64SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Ley del Servicio Exterior Mexicano. [en línea]. [Distrito Federal, México] [citado en octubre de 2011]. Disponible en world wide web: http://www.sre.gob.mx/images/stories/marconormativodoc/ley02.pdf. p. 9 y 10. 65Ibid. p. 11.

85

El Artículo 11 Bis menciona la conformación de la Subcomisión de Rotación, que está integrada por los siguientes funcionarios: I. El Presidente de la Comisión de Personal; II. El Director General que tenga bajo su cargo los asuntos concernientes al personal del Servicio Exterior; III. El Director General del Instituto Matías Romero, y IV. Dos funcionarios del Servicio Exterior con rango mínimo de consejero, propuestos por el Presidente de la Comisión de Personal y aprobados por el Secretario.”66 “ARTÍCULO 37-BIS.- La evaluación de los expedientes personales será realizada por la Subcomisión de Evaluación y dada a conocer a los interesados con anticipación a la celebración de los exámenes. La Subcomisión de Evaluación se integrará por: I. El Presidente de la Comisión de Personal, quien la presidirá; II. El Titular del Instituto Matías Romero; III. El Director General que tenga bajo su cargo los asuntos concernientes al personal del Servicio Exterior, según lo disponga el Reglamento Interior de la Secretaría, y IV. Dos miembros del Servicio Exterior con rango mínimo de Consejero o de coordinador administrativo propuestos por el Presidente de la Comisión de Personal y aprobados por el Secretario.”67 “ARTÍCULO 59.- La Subcomisión de Asuntos Disciplinarios conocerá de las faltas de los miembros del Servicio Exterior que ameriten la imposición de sanciones administrativas y estará compuesta por: I. El Presidente de la Comisión de Personal, quien la presidirá; II. El Director General que tenga bajo su cargo los asuntos concernientes al personal del Servicio Exterior, según lo disponga el Reglamento Interior de la Secretaría; III. El Director General de Asuntos Jurídicos de la Secretaría, y

66SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Ley del Servicio Exterior Mexicano. [en línea]. [Distrito Federal, México] [citado en octubre de 2011]. Disponible en world wide web: http://www.sre.gob.mx/images/stories/marconormativodoc/ley02.pdf. p. 6. 67Ibid. p. 15.

86

IV. Un representante de la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo con nivel de Director General, que podrá ser quien ejerza las funciones de Contralor Interno en la Secretaría. Será necesaria la presencia de todos los integrantes de la Subcomisión para que ésta pueda sesionar en forma válida y sus resoluciones se adoptarán por mayoría de votos. En las sesiones de la Comisión de Personal en las que se ventilen asuntos disciplinarios, participará el Contralor Interno o un representante que éste designe con nivel de Director de Área.”68

68

SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES. Ley del Servicio Exterior Mexicano. [en línea]. [Distrito Federal, México] [citado en octubre de 2011]. Disponible en world wide web: http://www.sre.gob.mx/images/stories/marconormativodoc/ley02.pdf. p. 23 y 24.

87

ANEXO 4

NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS

PARA LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE DE LA S.R.E.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículo 6°. La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de terceros, provoque algún delito, o perturbe el orden público; el derecho de réplica será ejercido en los términos dispuestos por la ley. El derecho a la información será garantizado por el Estado. Fracción I. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo federal, estatal y municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad. Fracción V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.

Ley Federal de Archivos.

Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomas y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural. Artículo 14.- En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir con las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes: I.- Integrar los expedientes de archivo; II.- Conservar la documentación que se encuentre activa y aquella que ha sido

clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter;

88

III.- Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

IV.- Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada; y

V.- Las demás que señale el reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Artículo 8. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: Fracción V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razones de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Articulo 47. Todo servidor publico tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, sin perjuicio de sus derechos laborales, así como de las normas especificas que al respecto rijan en el servicio de las fuerzas armadas. IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida de aquellas.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Articulo 4. Son objetivos de esta Ley: V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. Artículo 29. En cada dependencia o entidad se integrará un Comité de Información que tendrá las funciones siguientes: V. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.

89

Artículo 36. Fracción II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.

Ley General de Bienes Nacionales.

Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación: XVIII.- Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Artículo 20. Las Secretarías de Estado establecerán sus correspondientes servicios de

apoyo administrativo en materia de planeación, programación, presupuesto, informática y estadística, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean necesarios, en los términos que fije el Ejecutivo Federal.

Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

Artículo 42. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. Artículo 43. Cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requiera, los Comités establecerán criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades, siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al artículo anterior. Dichos criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de Internet de las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se emitan o modifiquen.

Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capítulo; dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes.

90

Artículo 45. Los actos y procedimientos que se encuentren en trámite ante las unidades administrativas de las dependencias y entidades, así como las resoluciones definitivas que se adopten por éstas, deberán contar con la documentación que los sustente. Artículo 46. De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Generación de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. (Diario Oficial de la Federación. 14 de julio de 1980).

Articulo 1° El archivo general de la nación, como órgano desconcentrado de la secretaria de gobernación, será la entidad central y de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración publica federal, para lograr una mejor coordinación, ciencia y uniformidad normativa en esta materia.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia

y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. (Diario Oficial de la Federación. 25 de agosto de 1998). Artículo Primero. El Archivo Contable Gubernamental se integra con la documentación original e información de las dependencias y entidades de la administración pública federal siguiente: I. La información generada por los sistemas de contabilidad;

II. Los libros de contabilidad y registros contables;

III. Los documentos contables y de afectación contable, comprobatorios y justificatorios

del ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan;

IV.Los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y

cualquier otro instructivo de carácter contable;

V. Los libros y registros sociales;

VI. Los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema electrónico de contabilidad;

91

VI.Los expedientes de cierre, y

VII. La información grabada en disco óptico y la microfilmada.

También formarán parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depósitos bancarios, así como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de cargo o débito.

Código Penal Federal. Artículo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público, el servidor público que: Fracción IV. Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamente la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

Lineamientos de disposición documental de la Secretaría de Relaciones Exteriores.

Enero de 2009.

1. Las Unidades Administrativas […], Representaciones Diplomáticas, Consulares y Misiones Permanentes de México, deberán conservar en buen estado, en sus archivos de trámite los documentos y expedientes que sean útiles para el despacho de sus asuntos. 4. Se consideran expedientes con documentos de valor permanente aquellos establecidos por el Comité Permanente de Selección Documental y las Unidades Administrativas, a partir de sus atribuciones sustantivas explicitadas en el Reglamento Interior de la Secretaría y de acuerdo con los criterios archivísticos que a continuación se mencionan:

Los expedientes que se refieren a la creación, establecimiento, objetivos,

organización, funcionamiento y políticas de las Unidades Administrativas, Representaciones Diplomáticas, Consulares y Misiones Permanentes de México.

Los expedientes que se refieren a las actividades sustantivas de la Cancillería y que tienen que ver con la firma de tratados, convenios, acuerdos, reuniones, visitas oficiales, protección de mexicanos en el exterior, nacionalidad, artículo 27 constitucional, jurídico contencioso y demás documentos que derivan de las relaciones bilaterales y multilaterales de México con otros países y con los Organismos Internacionales.

Los que se refieren a la normatividad de la Secretaría de Relaciones Exteriores, entre ellos los manuales de organización y procedimientos, reglamentos, circulares y otras disposiciones.

92

Los que se refieren al desarrollo de actividades sustantivas de carácter reservado

y confidencial de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Diario Oficial de la Federación. 20 de febrero de 2004).

Primero. Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos. Tercero. Las dependencias y entidades establecerán y supervisarán a través de los comités de información, criterios específicos de organización y conservación de archivos, de conformidad con lo previsto por el artículo 29, fracción V de la Ley y 43 de su Reglamento. Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley, observarán los presentes Lineamientos; los titulares de dichas unidades administrativas podrán determinar los criterios específicos en materia de organización y conservación de la información que poseen. Cuarto. Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de información de aquéllas. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente. Sexto. Las dependencias y entidades podrán contar con un área coordinadora de archivos. El responsable del área, con conocimiento y experiencia en archivística, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecerá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: III. Elaborar en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e históricos, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad. Décimo. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite.

93

Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo;

II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquélla que ha sido clasificada

como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de

concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general.

IV.Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y

V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con

el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el lineamiento decimoséptimo.

94

ANEXO 5

95

ANEXO 6

PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA DURANTE 2011

NÚMERO FOLIO PROG.

FECHA DESTINATARIO ASUNTO RESUMIDO TIPO DOC

SIGNATARIO ANEXOS SI / NO

CANTIDAD

00001

00002

00003

00004

00005

00006

00007

00008

00009

00010

00011

00012

00013

00014

00015

00016

00017

00018

00019

00020

00021

00022

00023

00024

00025

96

ANEXO 7

PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

ARCHIVO DE TRÁMITE

VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL

FOLIO:

DATOS DEL SOLICITANTE:

Unidad Administrativa: ________________________________________

Nombre: ________________________________________

Puesto: ________________________________________

Número de extensión: ________________________________________

DATOS DEL EXPEDIENTE:

No. Clasificación: _________________________________________

Nombre Expediente: _________________________________________

Número de Fojas: _________________________________________

Clasificación de la información:

Pública ( ) Reservada ( ) Confidencial ( )

Fecha de préstamo: _____________ Fecha de devolución: ___________

Observaciones: ______________________________________________

______________________ ____________________________

Firma del solicitante Nombre y firma del Responsable

del Archivo

97

ANEXO 8

PRESIDENCIA DE LA COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

RELACIÓN DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL 2011

ÁREA SOLICITANTE

NOMBRE FUNCIONARIO

Y CARGO

NÚMERO CLASIFICACIÓN

EXPEDIENTE

NOMBRE EXPEDIENTE

FECHA DE PRÉSTAMO

FECHA DE DEVOLUCIÓN

OBSERVACIONES

98

ANEXO 9

99

ANEXO 10

100

ANEXO 11

101

ANEXO 12

102

ANEXO 13

CÓDIGOS DE PAÍS DE ACUERDO ISO 3166-1 COUNTRY CODES

PAÍS CLAVE

ALEMANIA DEU

ARABIA SAUDITA SAU

ARGELIA DZA

ARGENTINA ARG

AUSTRALIA AUS

AUSTRIA AUT

BÉLGICA BEL

BELICE BLZ

BOLIVIA BOL

BRASIL BRA

CANADÁ CAN

CHILE CHL

CHINA CHN

COLOMBIA COL

COREA COR

COSTA RICA CRI

CUBA CUB

DINAMARCA DNK

ECUADOR ECU

EGIPTO EGY

EL SALVADOR SLV

ESPAÑA ESP

ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA USA

FEDERACIÓN DE RUSIA RUS

FILIPINAS PHL

FINLANDIA FIN

FRANCIA FRA

GRECIA GRC

GUATEMALA GTM

HAITÍ HTI

HONDURAS HND

HONG KONG HKG

HUNGRÍA HUN

INDIA IND

INDONESIA IDN

IRÁN IRN

IRLANDA IRL

ISRAEL ISR

ITALIA ITA

JAMAICA JAM

JAPÓN JPN

KENIA KEN

LÍBANO LBN

MALASIA MYS

103

MARRUECOS MAR

MÉXICO MEX

NICARAGUA NIC

NUEVA ZELANDA NZL

PAÍSES BAJOS NLD

PALESTINA PSE

PANAMÁ PAN

PARAGUAY PRY

PERÚ PER

POLONIA POL

PORTUGAL PRT

PUERTO RICO PRI

REINO UNIDO DE LA GRAN BRETAÑA E IRLANDA DEL NORTE

GBR

REPÚBLICA CHECA CZE

REPÚBLICA DOMINICANA DOM

RUMANIA ROM

SANTA LUCÍA LCA

SANTA SEDE (VATICANO) VAT

SERBIA Y MONTENEGRO SRB

SINGAPUR SGP

SUDÁFRICA ZAF

SUECIA SWE

SUIZA CHE

TAILANDIA THA

TAIWÁN TWN

TRINIDAD Y TOBAGO TTO

TURQUÍA TUR

UCRANIA UKR

URUGUAY URY

VENEZUELA VEN

VIETNAM VNM

104

ANEXO 14

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA S.R.E.

FONDO

NOMBRE CLAVE

SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES SRE

SECCIONES

OFICIALÍA MAYOR OMR

OFICINAS DEL C. SECRETARIO (SECRETARÍA PARTICULAR) OCS

CONSULTORÍA JURÍDICA CJA

SUBSECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES SSR

SUBSECRETARIA PARA AMÉRICA DEL NORTE AMN

SUBSECRETARIA PARA AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE ALC

SUBSECRETARIA PARA ASUNTOS MULTILATERALES Y DE DERECHOS HUMANOS

SMH

AGENCIA MEXICANA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO

AMC

SUBSECCIONES

COMISIÓN DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO DCP

COORDINACIÓN GENERAL DE ASESORES CGA

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ESPECIALES DAE

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS ASJ

DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES IRM

DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DCS

DIRECCIÓN GENERAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA Y CULTURAL CEC

DIRECCIÓN GENERAL DE COOPERACIÓN Y PROMOCIÓN ECONÓMICA INTERNACIONAL

PEI

DIRECCIÓN GENERAL DE COOPERACIÓN Y ELACIONES ECONÓMICAS BILATERALES

REB

DIRECCIÓN GENERAL DE COOPERACIÓN TÉCNICA Y CIENTÍFICA CTC

DIRECCIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN POLÍTICA DEP

DIRECCIÓN GENERAL DE DELEGACIONES DGD

DIRECCIÓN GENERAL DE DERECHOS HUMANOS Y DEMOCRACIA DDH

DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANISMOS Y MECANISMOS REGIONALES AMERICANOS

ORA

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

POP

DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN A MEXICANOS EN EL EXTERIOR PME

DIRECCIÓN GENERAL DE PROTOCOLO PRO

DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS CONSULARES DSC

DIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN E INNOVACIÓN TIN

DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓN CON LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL

VOS

DIRECCIÓN GENERAL DEL ACERVO HISTÓRICO DIPLOMÁTICO AHD

DIRECCIÓN GENERAL DEL PROYECTO DE INTEGRACIÓN Y DESARROLLO DE MESOAMÉRICA

IDM

105

DIRECCIÓN GENERAL DEL SERVICIO EXTERIOR Y DE RECURSOS HUMANOS DSE

DIRECCIÓN GENERAL PARA ÁFRICA Y MEDIO ORIENTE AMO

DIRECCIÓN GENERAL PARA AMÉRICA DEL NORTE DAN

DIRECCIÓN GENERAL PARA AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE DLC

DIRECCIÓN GENERAL PARA ASIA - PACIFICO DAP

DIRECCIÓN GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS DNU

DIRECCIÓN GENERAL PARA EUROPA DGE

DIRECCIÓN GENERAL PARA TEMAS GLOBALES TEL

INSTITUTO DE LOS MEXICANOS EN EL EXTERIOR IME

INSTITUTO MATÍAS ROMERO IMR

SECCIÓN MEXICANA DE LA COMISIÓN INTERNACIONAL DE LIMITES Y AGUAS MÉXICO - EE.UU

CEU

SECCIÓN MEXICANA DE LA COMISIÓN INTERNACIONAL DE LIMITES Y AGUAS MÉXICO - GUATEMALA

CGB

SERIES

NOMBRE CLAVE

ACREDITACIÓN DE PERSONAL APE

ACREDITACIONES E INMUNIDADES DE MISIONES DIPLOMÁTICAS Y CONSULARES EXTRANJERAS

AIE

ACREDITACIONES E INMUNIDADES DE MISIONES DIPLOMÁTICAS Y CONSULARES NACIONALES

AIN

ACTIVIDADES ACADÉMICAS AAC

ACTIVIDADES DEL CUERPO DIPLOMÁTICO MEXICANO EN LAS ENTIDADES FEDERATIVAS Y MUNICIPIOS

ADE

ACTOS NOTARIALES ACN

ACTOS Y/O EVENTOS OFICIALES AEO

ACUERDOS DE HERMANAMIENTO ENTRE GOBIERNOS DE LAS ENTIDADES FEDERATIVAS Y MUNICIPIOS CON SUS HOMÓLOGOS EN EL EXTERIOR

AHE

ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS ADP

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS AAR

ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN EL EXTERIOR ABE

ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN EL TERRITORIO NACIONAL

ABN

AMISTAD INTERNACIONAL AMI

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANP

APERTURA Y CIERRE DE OFICINAS AYC

APORTACIONES Y CUOTAS DE MÉXICO A ORGANISMOS INTERNACIONALES ACM

ARRAIGOS E IMPEDIMENTOS AEI

ASESORÍA EN LA MATERIA AMA

AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS AUT

AUTORIZACIONES DE INTERNACIÓN AUI

BAJA Y DESTINO FINAL DE LOS BIENES MUEBLES Y EQUIPO, TANTO EN TERRITORIO NACIONAL COMO EN EL EXTRANJERO

BBM

BECAS DEL EXTRANJERO A MEXICANOS BEM

BECAS QUE MÉXICO OFRECE A EXTRANJEROS BME

CANDIDATURAS DE MÉXICO ANTE ORGANISMOS INTERNACIONALES CMO

CAPACITACIÓN DE PERSONAL CPE

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CDO

CERTIFICADO DE MATRICULA CONSULAR CMC

CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN CLA

COLABORACIÓN INSTITUCIONAL Y/O INTERINSTITUCIONAL CII

COMBATE AL CRIMEN ORGANIZADO CCO

106

COMISIÓN EDITORIAL CED

COMISIÓN INTERNACIONAL DE LIMITES Y AGUAS CIL

COMITÉ DE INFORMACIÓN COI

COMITÉ DE INFORMÁTICA CIF

COMITÉ Y SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS CSA

COMITÉ Y SUBCOMITÉ DE OBRA PUBLICA Y SERVICIOS CSO

COMUNIDADES MEXICANAS EN EL EXTERIOR CME

CONCURSO DE INGRESO AL SERVICIO EXTERIOR DE CARRERA CIS

CONSTITUCIÓN DE SOCIEDADES MEXICANAS CIVILES O MERCANTILES CSM

CONSTITUCIÓN O MODIFICACIÓN DE FIDEICOMISOS PARA ADQUIRIR EL USO Y DISFRUTE DE BIENES INMUEBLES EN LA ZONA RESTRINGIDA

CMF

CÓNSULES HONORARIOS EN MÉXICO COH

CONSULTAS EN MATERIA PRESUPUESTARIA CMP

CONTRATOS PEDIDOS Y ORDENES DE COMPRA CPO

CONTROL DE ALMACÉN CON

CONTROL DEL PARQUE VEHICULAR CPV

CONTROL DISCIPLINARIO CDI

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL CSP

CONVENIOS EN LA MATERIA CMA

COOPERACIÓN INTERNACIONAL CIN

COOPERACIÓN TÉCNICA, TECNOLÓGICA Y CIENTÍFICA BILATERAL CTB

COOPERACIÓN TÉCNICA, TECNOLÓGICA Y CIENTÍFICA MULTILATERAL CTM

CUENTA DE LA HACIENDA PUBLICA CHP

CUENTAS POR LIQUIDAR CPL

DERECHOS HUMANOS DHU

DESARROLLO ECONÓMICO DEC

DESARROLLO SOCIAL DSO

DESARROLLO SOCIAL DE LAS COMUNIDADES MEXICANAS EN EL EXTERIOR DES

DIFERENDOS QUE AFECTEN A EMPRESAS MEXICANAS DIE

DIFUSIÓN CULTURAL DCU

DISPOSICIONES JURÍDICAS Y/O ADMINISTRATIVAS EN LA MATERIA DJU

DISTRIBUCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS DEF

DOCUMENTOS DE IDENTIDAD Y VIAJE DIV

DONACIONES DON

EDUCACIÓN A DISTANCIA EDI

EDUCACIÓN CONTINUA ECO

ENLACE ADMINISTRATIVO EAD

ESTADOS FINANCIEROS EFI

ESTÍMULOS Y RECOMPENSAS EYR

EXEQUÁTUR EXE

EXHORTOS Y/O CARTAS ROGATORIAS EXH

EXPEDIENTE DE PERSONAL ASIMILADO AL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO DE OTRAS DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES

EPE

EXPEDIENTE DE PERSONAL CONTRATADO BAJO EL RÉGIMEN POR HONORARIOS

EPH

EXPEDIENTE DE PERSONAL DE LA SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

EPS

EXPEDIENTE DE PERSONAL DE PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL ESS

EXPEDIENTE DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO ESE

EXPEDIENTE DE PERSONAL LOCAL EN LAS EMBAJADAS Y CONSULADOS DE MÉXICO

EPC

EXTRADICIONES EXT

GESTIÓN ANTE ADUANAS GAD

GRAN SELLO DE LA NACIÓN GSN

107

INFORMACIÓN CONCERNIENTE A MÉXICO ORIGINADA EN FUENTES NACIONALES Y/O INTERNACIONALES

IMX

INFORMÁTICA IFO

INFORMES ADMINISTRATIVOS IAD

INGRESO AL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO ISE

INGRESOS ECONÓMICOS IEC

INVERSIONES EXTRANJERAS IEX

INVESTIGACIÓN INV

JORNADAS INFORMATIVAS JIN

JUICIOS CONTRA EL ESTADO MEXICANO JCM

JUICIOS CONTRA LA DEPENDENCIA JCD

JUICIOS DE LA DEPENDENCIA JDD

LEGALIZACIONES LEG

LIBRE COMERCIO BILATERAL LCB

LIBRE COMERCIO MULTILATERAL LCM

LIBROS CONTABLES (DIARIO Y MAYOR) LCO

LICENCIAS O AUTORIZACIONES PARA ADQUIRIR EL DOMINIO DE TIERRAS, AGUAS; CONCESIONES DE EXPLOTACIÓN DE MINAS O COMBUSTIBLES MINERALES Y ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES UBICADOS FUERA DE LA ZONA RESTRINGIDA

LAA

LICITACIONES LIC

LICITACIONES INTERNACIONALES QUE INVOLUCREN A EMPRESAS MEXICANAS

LEM

MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIÓN DE MOBILIARIO MCI

MEDIO AMBIENTE MAM

MEDIOS DE COMUNICACIÓN MEC

MENAJE MEN

MENSAJES PROTOCOLARIOS MPR

MIGRACIÓN MIG

NACIONALIDAD Y NATURALIZACIÓN NNA

NOMBRAMIENTO Y/O REMOCIÓN DE FUNCIONARIOS NRF

NOMINA NOM

NOTAS DE ESTILO NES

OBRAS INTERNACIONALES A CARGO DE MÉXICO OIM

OPERACIONES CON TESOFE OTE

ORDENES Y CONDECORACIONES OYC

ORGANIZACIÓN Y/O DIFUSIÓN DE EVENTOS ODE

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES ONG

PARTICIPACIÓN Y/O ASISTENCIA A EVENTOS PAE

PASAPORTE MEXICANO PAM

PATENTES, DESPACHOS DE ASCENSO Y RETIRO DE LOS INTEGRANTES DE LAS FUERZAS ARMADAS

PFA

PATRIMONIO ARTÍSTICO PAR

PATRIMONIO INMOBILIARIO DE LA SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES

PIS

PERMISOS DE NACIONALES PARA PRESTAR SERVICIOS EN LAS REPRESENTACIONES EXTRANJERAS ACREDITADAS EN MÉXICO

PRE

PERMISOS DE TRÁNSITO O VISITA PARA FUERZAS ARMADAS EXTRANJERAS PFE

PERMISOS DE TRÁNSITO O VISITA PARA FUERZAS ARMADAS MEXICANAS AL EXTRANJERO

PFM

PERMISOS PARA INVESTIGACIONES EN TERRITORIO NACIONAL PIM

POLÍTICA EXTERIOR BILATERAL PEB

POLÍTICA EXTERIOR MULTILATERAL PEM

POLÍTICA MIGRATORIA DE MÉXICO PMI

108

POSTGRADOS POS

POSTURA DE LOS PAÍSES DE LA REGIÓN PPR

POSTURA DE MÉXICO EN EL EXTERIOR PMX

PRESTACIONES A MIEMBROS DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO PSE

PRIVILEGIOS Y FRANQUICIAS PYF

PROGRAMA "TECHO ÚNICO" DE LAS REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTRANJERO

PTU

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN, SIMPLIFICACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA

PMS

PROGRAMA DE RETIRO VOLUNTARIO PRV

PROGRAMAS BILATERALES Y MULTILATERALES DE CARÁCTER EDUCATIVO Y CULTURAL

PBM

PROGRAMAS DE INTERCAMBIO DE PROFESORES PIP

PROGRAMAS DE PRESERVACIÓN Y/O CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PPD

PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DEL GOBIERNO MEXICANO Y/O SUCESOS RELEVANTES DE LA VIDA NACIONAL

PAG

PROGRAMAS Y/O PROYECTOS EN LA MATERIA PPM

PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE MÉXICO PDM

PROMOCIONES DE PERSONAL DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO PPS

PROTECCIÓN A MENORES PRM

PROTECCIÓN A MEXICANOS EN EL EXTRANJERO PME

PROTECCIÓN CIVIL PCI

PROYECTO DE PRESUPUESTO PRP

PUBLICACIONES E IMPRESOS OFICIALES PIO

RATIFICACIÓN DE AGENTES DIPLOMÁTICOS RAD

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL RSP

RECUPERACIÓN Y/O ENTREGA DE BIENES Y VALORES REV

RECURSOS FINANCIEROS DE LAS REPRESENTACIONES DE MÉXICO EN EL EXTERIOR

RFR

REGISTRO CIVIL RCI

REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE FIRMAS RCF

REGISTRO Y CONTROL DE PRESUPUESTO Y PLAZAS RCP

RELACIÓN INTERINSTITUCIONAL DE LA SECRETARÍA CON LAS DEMÁS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

RIS

RELACIONES ECONÓMICAS BILATERALES RBI

RELACIONES ECONÓMICAS MULTILATERALES RMU

RENUNCIAS, JUBILACIONES Y PENSIONES RJP

REPRESENTACIONES EXTRANJERAS ACREDITADAS EN MÉXICO REM

REVOCACIÓN DE VISAS DEL CUERPO DIPLOMÁTICO Y CONSULAR EXTRANJERO

RVD

ROTACIÓN DE PERSONAL RPE

SANCIONES, INCONFORMIDADES Y CONCILIACIONES DERIVADAS DE CONTRATO

SIC

SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS INTERNACIONALES DE MÉXICO SCI

SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES SPO

SEGURIDAD INFORMÁTICA SIF

SEGUROS Y FIANZAS DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA CHANCILLERÍA SFC

SERVICIO DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO A INMUEBLES DE LA CHANCILLERÍA EN MÉXICO

SMI

SERVICIO EXTERIOR DE CARRERA SEC

SERVICIO MILITAR NACIONAL SMN

SERVICIO SOCIAL SSO

SERVICIOS BÁSICOS (ENERGÍA ELÉCTRICA, AGUA, PREDIAL, ETC.) SBA

SERVICIOS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL SID

109

SERVICIOS DE RADICACIÓN PARA MIEMBROS DEL SERVICIO EXTERIOR MEXICANO

SSE

SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA SSV

SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE MENSAJERÍA Y CORREO POSTAL SME

SERVICIOS FINANCIEROS SFI

SERVICIOS SOCIALES, CULTURALES, DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

SSC

SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN SOL

SOLICITUDES DE GOBIERNOS EXTRANJEROS PARA RELACIONARSE CON LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

SGE

SOPORTE TÉCNICO STE

SUPERVISIÓN Y/O SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS SAA

TELECOMUNICACIONES TEC

TRATADOS, CONVENIOS Y ACUERDOS BILATERALES TCA

TRATADOS, CONVENIOS Y ACUERDOS MULTILATERALES TCM

VALIJA DIPLOMÁTICA VDI

VIÁTICOS VIA

VINCULACIÓN CON EL PODER EJECUTIVO VPE

VINCULACIÓN CON EL PODER LEGISLATIVO VPL

VINCULACIÓN CON LOS GOBIERNOS DE LOS ESTADOS VGE

VISAS VIS

VISITAS OFICIALES DE FUNCIONARIOS Y/O JEFE DE ESTADO MEXICANO AL EXTRANJERO

VFE

VISITAS OFICIALES DE FUNCIONARIOS Y/O JEFES DE ESTADOS EXTRANJEROS A MÉXICO

VFM