REGLAMENTO INTERNO CHICA) - UMSA

REGLAMENTO INTERNOFONDO ROTATORIO (CAJA

CHICA)

Universidad Mayor de San AndrésDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

LA PAZ - BOLIVIA

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REGLAMENTO INTERNO DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

REGLAMENTO INTERNO FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

CAPÍTULO I TERMINOLOGÍA UTILIZADA .....................................................................................................5

Artículo 1. DEFINICIONES......................................................................................................................5

CAPITULO II ASPECTOS GENERALES ...........................................................................................................5

Artículo 2. CONCEPTO .................................................................................................................................5

Artículo 3. OBJETIVOS DEL REGLAMENTO INTERNO DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)..............5

Artículo 4. DEFINICIÓN DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)............................................................6

Artículo 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN ...........................................................................................................6

Artículo 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ....................................................................................................6

Artículo 7. RESPONSABLES DE LA TRAMITACIÓN PARA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA).......6

Artículo 8. RESPONSABLES DE LA APROBACIÓN DE APERTURA ............................................................8

Artículo 9. RESPONSABLES DE LA ASIGNACION........................................................................................8

Artículo10. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN ..............................................................................9

Artículo 11. RESPONSABLES DEL DESCARGO ...........................................................................................9

Artículo 12. RESPONSABLES DEL CONTROL ............................................................................................10

Artículo 13. RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN DE INFORMES DE DESCARGO .............................10

CAPÍTULO III ASIGNACION DE MONTOS Y REPOSICION DEL FONDO ..................................................11

Artículo 14. ASIGNACIÓN DE MONTOS..........................................................................................................................11

Artículo 15. PARÁMETROS DE ASIGNACIÓN................................................................................................................11

Artículo 16. REQUISITOS PARA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)..............................................12

Artículo 17. REPOSICIÓN DEL FONDO ..........................................................................................................................12

CAPÍTULO IV ADMINISTRACIÓN DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) ...........................................12

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Artículo 18. REGISTRO DE GASTOS .........................................................................................................................12

Artículo 19. FACTURACION.............................................................................................................................................13

Artículo 20. COMPROBANTES DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)......................................................................13

Artículo 21. ALCANCE....................................................................................................................................................13

Artículo 22. COBERTURA ..................................................................................................................................................13

Artículo 23. RESGUARDO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) ..........................................................................14

Artículo 24. LÍMITE DE PAGOS ......................................................................................................................14

CAPITULO V RENDICIONES DE CUENTA Y DESCARGO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) .....................14

Artículo 25. RENDICIÓN DE CUENTAS.........................................................................................................................14

Artículo 26. PRESENTACIÓN DE FACTURAS ...................................................................................................................14

Artículo 27. PAGO DE PASAJES (Área urbana)............................................................................................................15

Artículo 28. PAGO POR SERVICIO DE FOTOCOPIAS.....................................................................................................15

Artículo 29. PAGOS POR EXCEPCION ............................................................................................................................15

Artículo 30. PAGOS ANTICIPADOS A LA OTORGACION DEL FONDO .......................................................................15

Artículo 31. SALDOS ACREEDORES .................................................................................................................................15

Artículo 32. NULIDAD DE DOCUMENTOS ......................................................................................................................15

Artículo 33. PREVISIONES EN CASO DE ARQUEOS SORPRESIVOS......................................................................16

CAPÍTULO VI PROHIBICIONES.................................................................................................................16

Artículo 34. LA UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS ROTATORIOS (CAJA CHICA) EN GASTOS AJENOS A SUESPECÍFICO FIN:...........................................................................................................................................16

CAPÍTULO VII DE LAS SANCIONES............................................................................................................16

Artículo 35. INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO.............................................................................................16

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REGLAMENTO INTERNO FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

CAPÍTULO ITERMINOLOGÍA UTILIZADA

Artículo 1. DEFINICIONES

Para fines de correcta interpretación, el significado de la terminología utilizadaen el presente Reglamento es el siguiente:

a) Recursos Corrientes: Son recursos financieros en efectivo que seencuentran disponibles en Fondo Rotatorio (Caja Chica).

b) Arqueo de (Fondo Rotatorio Caja Chica): Verificación del uso,administración y saldos disponibles del Fondo Rotatorio (Caja Chica)a través de su aplicación en el gasto, respaldado por facturas, recibos,comprobantes y otros.

CAPITULO IIASPECTOS GENERALES

Artículo 2. CONCEPTO

El “Reglamento Interno del Fondo Rotatorio (Caja Chica) de la UniversidadMayor de San Andrés, comprende el conjunto de normas y procedimientosvinculados con la asignación, administración;descargo del Fondo Rotatorio (CajaChica).

Artículo 3. OBJETIVOS DEL REGLAMENTO INTERNO DE FONDO ROTATORIO (CAJACHICA)


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Definir las normas, procedimientos y responsabilidades para la aprobación,asignación, administración, descargo y control de Fondo de Rotatorio (CajasChicas) en todas las Unidades Académicas y Administrativas de la UniversidadMayor de San Andrés, para el manejo eficiente y transparente del Fondo.

Artículo 4. DEFINICIÓN DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Fondo Rotatorio (Caja Chica) es un Fondo Fijo de recursos corrientes, exigible acorto plazo en moneda nacional que forma parte del Plan Operativo Anual yPresupuesto de la Unidad, cuyo fin es el de salvar contingencias e imprevistosemergentes de su funcionamiento operativo y que corresponde a pagos enefectivo por gastos menores y misceláneos únicamente.

Artículo 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este Reglamento es de aplicación obligatoria en todas las Unidades Académicasy Administrativas de la Universidad Mayor de San Andrés que cuenten con este Fondo, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1178 y el contenido del presentedocumento.

Artículo 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

La Comisión Administrativa Financiera del HCU en coordinación con la DirecciónAdministrativa Financiera y los Departamentos de Tesoro Universitario y deContabilidad,evaluará anualmente la aplicabilidad del presente reglamento ypropondrán los ajustes pertinentes en el marco de la normativa vigente, lasexperiencias de su aplicación, la dinámica administrativa, para su posterioraprobación en el HCU.

Artículo 7. RESPONSABLES DE LA TRAMITACIÓN PARA APERTURA DEL FONDOROTATORIO (CAJA CHICA)

1. ÁREA CENTRAL: El trámite será iniciado por la Unidad, a través desolicitud escrita a la Dirección Administrativa Financiera; quien remitirá

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la documentación al Departamento de Presupuestos que fijará yasignará los montos del Fondo Rotatorio (Caja Chica) según el techopresupuestario asignado a cada Unidad y aprobado en instanciasdel Honorable Consejo Universitario para cada gestión.

La documentación de requerimiento se enviara al Departamento deContabilidad via Dirección Administrativa Financiera para el registrodel Devengado, acompañando la Resolución que autorice el importeasignado a la Unidad en apertura del Fondo.

El Departamento de Tesoro Universitario, mediante la Sección deProgramación Financiera y Pagos, previa verificación, extenderá laCertificación de Disponibilidad Financiera para la emisión del Cheque a nombre del responsable del manejo del Fondo Rotatorio (CajaChica).

2. IDR- IDRUEl trámite será iniciado por la Unidad, a través de solicitudescrita al señor Vicerrector.

La Unidad Contable, procederá a realizar los trámites pertinentespara la obtención de la Resolución Rectoral.Con la Resolución, laUnidad Desconcentrada, procederá a la elaboración del chequea nombre del responsable del manejo del Fondo Rotatorio (CajaChica).

3. CEPIES - CIDES: El trámite será iniciado por la Unidad, a través desolicitud escrita al Consejo Técnico.

La Unidad administrativa Desconcentrada, procederá a realizar lostrámites pertinentes para la emisión de la Resolución de ConsejoTécnico;Con la Resolución, la Unidad Desconcentrada, procederáa la elaboración del cheque a nombre del responsable del manejodel Fondo Rotatorio (Caja Chica).

4. CANAL 13 TV-U UNIVERSITARIA: El trámite será iniciado por la UnidadDesconcentrada, a través de solicitud escrita al Directorio

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El Unidad Contable, realiza los trámites pertinentes para la emisión de la Resolución de Directorio.Con la Resolución de Directorio, elÁrea Contable (Desconcentrada), procederá a la elaboración del cheque a nombre del responsable del manejo del Fondo Rotatorio(Caja Chica).

5. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES: El trámite será iniciado porla Dirección Académica y/o Administrativa, a través de solicitudescrita y autorización por instancia pertinente al señor Decano de laFacultad.

La Unidad Administrativa Desconcentrada, procederá a realizarlostrámites para la emisión de la Resolución de Consejo Facultativo;con la cual, procederá a la elaboración del cheque a nombre delresponsable del manejo del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

Artículo 8. RESPONSABLES DE LA APROBACIÓNDE APERTURA

1. UNIDADES ÁREA CENTRAL:Con Resolución del Honorable ConsejoUniversitario.

2. IDR –IDRU: Con Resolución Rectoral.

3. CIDES - CEPIES: Con Resolución Consejo Técnico.

4. CANAL 13 TELEVISIÓN UNIVERSITARIA: Con Resolución de Directorio.

5. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES: Con Resolución Facultativa.

Artículo 9. RESPONSABLES DE LA ASIGNACION

1. UNIDADES DEL ÁREA CENTRAL: El Departamento de Presupuesto yPlanificación Financiera, es responsable de fijar y asignar los montos del Fondo Rotatorio (Caja Chica) a cada Unidad de acuerdo amarco normativo.

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2. IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA: Esresponsabilidadde las Unidades Administrativas desconcentradas,fijar y asignar los montos del Fondo Rotatorio (Caja Chica) decadaUnidad.

3. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES: Es responsabilidad del Área Desconcentrada, fijar y asignar los montos del Fondo Rotatorio (CajaChica).

Artículo10. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración del Fondo Rotatorio (Caja Chica), tanto en Área Central comoen las Facultades y Unidades Dependientes, IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13TV. UNIVERSITARIA, debe estar bajo responsabilidad exclusiva de la secretaríade la Unidad. En caso de que no exista dicho cargo, la administración del Fondopodrá asignarse a un funcionario de secretaría u otro cuya función no se relacione con la actividad financiera.

En caso de que la administración del Fondo Rotatorio (Caja Chica) sea delegadaa personal eventual de secretaría (PostGrados), se establece que no se procederá al pago final de su Contrato, mientras no realice la rendición total de este Fondo,seguimiento que estará a cargo de la Unidad Administrativa Desconcentradade la Facultad y/o Área Contable.

En ningún caso, el Fondo Rotatorio (Caja Chica) podrá ser administrado porSupervisores, Jefes de Sección, de División, de Departamento, Directores deCarrera, Institutos o Decanos.

Artículo 11. RESPONSABLES DEL DESCARGO

Es responsabilidad ineludible de la persona asignada para la administración delos Fondos Rotatorios (Caja Chica) elaborar y presentar el descargo con el vistobueno del jefe inmediato superior y de acuerdo a lo establecido en el presenteReglamento.

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Artículo 12. RESPONSABLES DEL CONTROL

1. UNIDADES DEL ÁREA CENTRAL:Es responsabilidad del Departamento de Tesoro Universitario a través de la realización de arqueos sorpresivos,controlar el movimiento de Fondo Rotatorio (Cajas Chicas) y verificar el cumplimiento del presente Reglamento.

2. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES,IDR-IDRU-CIDES-CEPIES yCANAL 13 TV. UNIVERSITARIA Es responsabilidad de lasUnidadesAdministrativasDesconcentradas y Areas Contables controlar elmovimiento de Fondos Rotatorios (Cajas Chicas) y verificar elcumplimiento del presente Reglamento, mediante arqueossorpresivos.

En la práctica de Arqueos Sorpresivos, se consideran como faltantes del FondoRotatorio (Caja Chica), los montos que sean registrados sin contar condocumentación de respaldo y por tanto contablemente se procederá al cargocorrespondiente, en la Cuenta Exigible, previo informe a la Dirección Administrativa Financiera en las Unidades del Área Central, Decanos en las Facultades y UnidadesDependientes y Director en el caso del IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV.UNIVERSITARIA, Importe que debe ser depositado en la Cuenta Única Universitaria-C.U.U del Banco Corresponsal.

En caso de existir sobrante el Importe deberá ser depositado en:

1. AREA CENTRAL. Cuenta Recaudadora de Recursos Propios.

2. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES,IDR-IDRU-CIDES-CEPIES yCANAL 13 TV. UNIVERSITARIA. En su cuenta Recaudadora.

Artículo 13. RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN DE INFORMES DE DESCARGO

1. ÁREA CENTRAL:Es responsabilidad de los Departamentos de Presupuestoy Contabilidad verificar la consistencia de los informes y documentosde respaldo presentados para el descargode los Fondo Rotatorio(Caja Chica); además del cumplimiento del presente Reglamento.

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2. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES, IDR-IDRU-CIDES-CEPIES YCANAL 13 TV. UNIVERSITARIA: Es responsabilidad de las UnidadesAdministrativas Desconcentradas y Áreas Contables verificar laconsistencia de los informes y documentos de respaldo presentadospara el descargo de los Fondos Rotatorios(Caja Chica).

CAPÍTULO IIIASIGNACION DE MONTOS Y REPOSICION DEL FONDO

Artículo 14. ASIGNACIÓN DE MONTOS

El Departamento de Presupuesto en el caso del Área Central, UnidadesAdministrativas Desconcentradas en las Facultades, y Areas Contables en IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA, determinarán y fijarán con baseal presupuesto anual de cada Unidad los montos del Fondo Rotatorio (CajaChica).

Artículo 15. PARÁMETROS DE ASIGNACIÓN

1. El monto anual destinado al Fondo Rotatorio (Caja Chica), de lasUnidades del Área Central, Facultades y Unidades Dependientes,IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA, no podrá sersuperior a la suma de Bs. 1.000,00

2. El importe del Fondo Rotatorio (Caja Chica) será asignado deacuerdo a las necesidades de la Unidad solicitante, tomando comobase el punto 1. del Artículo 15.

Artículo 16. REQUISITOS PARA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Se establece que, para la apertura del Fondo Rotatorio(Caja Chica), el trámite debe ir acompañado de la Resolución con la que se aprobó el monto asignado,sin cuyo documento no se dará curso al desembolso.

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Artículo 17. REPOSICIÓN DEL FONDO

1. La reposición del Fondo Rotatorio (Caja Chica), permite aceptarrendiciones parciales cuando se haya gastado aproximadamenteel 50%. En tanto se tramite la reposición, se podrá disponer del 50%restante.

2. No se repondrá el Fondo Rotatorio (Caja Chica) a la Unidad solicitanteya sea del Área Central, Facultad y Unidades Dependientes, IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA., si la o (el) responsableno ha rendido cuentas parcial o total del monto asignado.

CAPÍTULO IVADMINISTRACIÓN DEL FONDO ROTATORIO(CAJA CHICA)

Artículo 18. REGISTRO DE GASTOS

Todos los gastos deben ser registrados en un libro de Fondo Rotatorio Caja Chica,DE FORMA DIARIA, el mismo que debe contener la siguiente información:

1. Número correlativo del Comprobante de Caja Chica

2. Fecha

3. Nombre del Beneficiario

4. Número delaFactura o Recibo

5. Concepto del gasto

6. Cantidad

7. Ingresos

8. Gastos

9. Saldo

Artículo 19. FACTURACION

Toda factura, recibo o nota de venta debe ser extendida oficial y necesariamente

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a nombre de la Universidad Mayor de San Andrés con el registro del NIT; de laInstitución.

No serán aceptadas las facturas con nombres particulares, en blanco o aquellasque hayan sido alteradas.

Artículo 20. COMPROBANTES DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Los comprobantes del Fondo Rotatorio(Caja Chica) deberán ser pre numeradosyllenados diariamente serán inutilizados al momento de efectuarse el respectivo reembolso.

Artículo 21. ALCANCE

Los pagos con el Fondo Rotatorio(Caja Chica), deben ser para requerimientosmenores y justificados, serán autorizados por el Jefe de la Unidad y deben irregistrados tanto en los Comprobantes del Fondo Rotatorio(Caja Chica) comoen el Libro Diario de Caja.

Artículo 22. COBERTURA

Se entienden por gastos menores los siguientes:

1. Gastos de Transporte para el personal que se encuentre en comisiónde servicios, dentro del radio urbano, siempre que el trabajo a realizarse así lojustifique.

2. Gastos menores por compra de material pequeño, para la refacción de muebles y equipos.

3. Material de limpieza para los centros de trabajo.

4. Gastos menores por compra de útiles de escritorio de uso frecuente o extraordinario.

5. Gastos de comunicación, servicio postal, telegráfico, fax y fotocopias.

6. Gastos menores por refrigerio para reuniones oficiales en Rectorado,Vicerrectorado, Decanato, Vicedecanato, Dirección Administrativa

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Financiera, Jefaturas de Carrera, Direcciones de Institutos y ProgramasEspeciales: CEPIES, IDR, IDRU.

Artículo 23. RESGUARDO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Por seguridad, las Autoridades Superiores de cada Unidad, deberán dotar alresponsable de Fondo Rotatorio (Caja Chica), los instrumentos necesarios parael resguardo del efectivo.

Artículo 24. LÍMITE DE PAGOS

Los pagos a efectuarse con Fondo Rotatorio(Caja Chica), deben ser al contadoy por obligación,no exceder el 25% del monto asignado

CAPITULO VRENDICIONES DE CUENTA Y DESCARGODEL FONDO ROTATORIO(CAJA CHICA)

Artículo 25. RENDICIÓN DE CUENTAS

Toda rendición de cuentas deberá estar respaldada con facturas u otrosdocumentos que acrediten la adquisición o gasto.

Artículo 26. PRESENTACIÓN DE FACTURAS

Las Facturas que avalan el gasto realizado, deben registrar en el reverso el nombre,apellido y firma tanto del beneficiario como de la persona que entrega lacompra realizada, Responsable del Fondo Rotatorio(Caja Chica).

Queda sin efecto, la presentación de Formularios de Pedido de Materiales, Solicitudde Compra y Orden de Compra, por ser un fondo destinado a cubrir gastosmenores y de emergencia

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Artículo 27. PAGO DE PASAJES (Área urbana)

Los Gastos que se realicen por concepto de Pasajes, deben ir acompañadosde Vales de movilidad, en los que se anotarán el monto, el nombre de la personaa la que se entrega el dinero, la ruta o lugar y las firmas pertinentes de Jefaturacomode la persona que entrega y de la que recibe.

Artículo 28. PAGO POR SERVICIO DE FOTOCOPIAS

Los gastos que se realicen por concepto de Fotocopias, deberán contar en la NotaFiscal conla anotación de la cantidad, detalle del documento, el monto total, y otrasanotaciones en caso de varios conceptos remitidos al encargado de manejo delFondo Rotatorio (Caja Chica), quien autorizará la realización de este servicio.

Artículo 29. PAGOS POR EXCEPCION

Si las compras se realizan en puestos sujetos al régimen simplificado o de vendedoresambulantes, la UMSA, actuará como agente de retención de los impuestos deLey que correspondan.

Artículo 30. PAGOS ANTICIPADOS A LA OTORGACION DEL FONDO

La UMSA, no reconocerá gastos que se realicen en forma anticipada, es decirantes de la otorgación del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

Artículo 31. SALDOS ACREEDORES

Las rendiciones de cuenta no deben sobrepasar el monto fijado para cada casoen particular, la UMSA no reconocerá al acreedor.

Artículo 32. NULIDAD DE DOCUMENTOS

Cuando las facturas u otros comprobantes contengan vicios de nulidad, talescomo raspaduras, enmiendas, alteraciones, añadiduras dudosas en la fecha,monto, nombre o sellos, no serán reconocidas para efectos de descargo.

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Ar t ícu lo 33 . PREVIS IONESEN CASO DE ARQUEOS SORPRES IVOS

El responsable del manejo del Fondo Rotatorio(Caja Chica), debe mantener ladocumentación en orden y realizar arqueos diarios a efectos de que se presentenArqueos Sorpresivos.

CAPÍTULO VI

PROHIBICIONES

Artículo 34. LA UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS ROTATORIOS (CAJA CHICA) EN GASTOSAJENOS A SU ESPECÍFICO FIN:

1. Préstamos a empleados u otras personas ajenas a la institución, canjede cheques con fecha adelantada o en garantía. Los gastos señaladosen el Reglamento Específico del Sistema de Presupuesto, Sección II,Artículo 37 Gastos Indebidos.

2. Adquis ic ión de mater ia les ex i s tentes en a lmacenes.

3. Portar el Fondo Rotatorio (Caja Chica) fuera de los predios universitarios,sino es con el fin de utilizarlo de acuerdo a lo que establece elReglamento del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

4. Que el funcionario designado para la administración del FondoRotatorio (Caja Chica), delegue su responsabilidad parcial o total aotro funcionario.

CAPÍTULO VII

DE LAS SANCIONES

Artículo 35. INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO

El incumplimiento del presente Reglamento será sancionado de acuerdo a lo queestablece el Reglamento Interno del Personal Administrativo de la UMSA y elDecreto Supremo 23318-A Responsabilidad por la Función Pública.

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