“REESTRUCTURA CONTABLE DE LA EMPRESA OPERADORA …
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ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR Instituto Tecnológico de Colima Dirección General de Educación Superior Tecnológica Institutos Tecnológicos SEP R PREMIO INTRAGOB 2006 a la 06 RSGC - 617 INICIO: 2012.09.28 TERMINO: 2015.09.28 ISO 9001:2008 PROCESO EDUCATIVO SGC SNEST IMNC-RSGC-617 IMNC-RSGC-617 IMNC-RSGC-617 CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 “REESTRUCTURA CONTABLE DE LA EMPRESA OPERADORA HOTELERA CAMINO REAL, S.A. DE C.V. Villa de Álvarez, Col., Junio de 2013 OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA KARLA GUADALUPE RAMOS MURGUÍA ASESOR C.P. GILBERTO HERRERA DELGADO
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ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
Instituto Tecnológico de Colima
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Institutos TecnológicosSEP
R
P R E M I OINTRAGOB
2006
a la
06
RSGC - 617INICIO: 2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
“REESTRUCTURA CONTABLE DE LA EMPRESA OPERADORA HOTELERA CAMINO REAL, S.A. DE C.V.
Villa de Álvarez, Col., Junio de 2013
OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA
PRESENTA KARLA GUADALUPE RAMOS MURGUÍA
ASESOR C.P. GILBERTO HERRERA DELGADO
2
Contenido
Historia de la empresa ....................................................................................................................... 5
Misión ............................................................................................................................................ 6
Visión ............................................................................................................................................. 6
Introducción ....................................................................................................................................... 7
Justificación ........................................................................................................................................ 8
Objetivos ............................................................................................................................................ 9
General ........................................................................................................................................... 9
Específicos ...................................................................................................................................... 9
Características del área en la qué se participó ................................................................................... 9
Departamento de contabilidad ...................................................................................................... 9
Planteamiento del problema............................................................................................................ 10
Alcances y limitaciones .................................................................................................................... 11
Alcance ......................................................................................................................................... 11
Limitaciones ................................................................................................................................. 11
Fundamento teórico ........................................................................................................................ 11
Contabilidad ................................................................................................................................. 11
Sistema Contable ......................................................................................................................... 11
Etapas o Fases del Proceso Contable .......................................................................................... 12
Características de un Sistema Contable ....................................................................................... 14
Sistema de Contabilidad Manual / Mecánico ............................................................................... 15
Sistema de Contabilidad Computarizado ..................................................................................... 15
Proceso de Información Contable por medio de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) ..... 16
Computación cliente / Servidor .................................................................................................... 16
Control Interno como Herramienta en los Sistemas Contables .................................................... 17
Importancia .................................................................................................................................. 18
Objetivos del control interno ....................................................................................................... 18
Sistemas de Información Computarizados ................................................................................... 18
Características de los Sistemas de Información ........................................................................... 20
Etapas del procesamiento de información ................................................................................... 20
Componentes del Sistema de Información Computarizado ......................................................... 22
3
Tipos de Sistemas de Información Automatizados ....................................................................... 22
Sistemas Transaccionales .............................................................................................................. 22
Sistemas de Apoyo a las Decisiones ............................................................................................... 23
Sistemas Estratégicos .................................................................................................................... 24
Seguridad de los sistemas ............................................................................................................ 24
Atributos de Calidad de la Información ........................................................................................ 25
Dimensión tiempo: ........................................................................................................................ 25
Dimensión contenido: ................................................................................................................... 25
Dimensión forma: .......................................................................................................................... 25
Obligación de llevar contabilidad ..................................................................................................... 26
NIF- Boletín A ............................................................................................................................... 26
Código fiscal de la federación ....................................................................................................... 27
Procedimiento y descripción de actividades a realizar ..................................................................... 29
Análsis de resultados ........................................................................................................................ 37
Propuesta de implementación de un Sistema Contable Computarizado en la empresa “Operadora
Hotelera Camino Real, S.A. de C.V.” ................................................................................................. 38
Introducción ................................................................................................................................. 38
Justificación .................................................................................................................................. 38
Objetivos ...................................................................................................................................... 39
Objetivo General: .......................................................................................................................... 39
Objetivos Específicos: .................................................................................................................... 39
Lineamientos generales para un sistema de contabilidad computarizado ....................................... 39
Requerimientos mínimos para utilizar un sistema de contabilidad ................................................. 42
Computarizado ................................................................................................................................. 42
Seguridad y control interno.............................................................................................................. 45
Descripción de los módulos del software. ........................................................................................ 47
Clientes y cuentas por cobrar. ...................................................................................................... 48
Facturación................................................................................................................................... 50
Inventarios. .................................................................................................................................. 52
Proveedores y Cuentas por Pagar. ............................................................................................... 54
Compras. ...................................................................................................................................... 56
Estadísticas y reportes. ................................................................................................................. 57
4
Bancos. ......................................................................................................................................... 58
Contabilidad. ................................................................................................................................ 59
Guía Contable ................................................................................................................................... 60
Catálogo de cuentas ..................................................................................................................... 60
Hotelería .......................................................................................................................................... 66
Tipos de Alojamiento ................................................................................................................... 66
Alojamiento .................................................................................................................................. 68
Cupos ........................................................................................................................................... 74
Cargos .......................................................................................................................................... 78
Cargos simples ............................................................................................................................... 78
Tarifas Fijas ................................................................................................................................... 79
Tarifas compuestas ...................................................................................................................... 82
Estado de los alojamientos ........................................................................................................... 87
Recepción, reservas, estancias y presupuestos. ........................................................................... 90
Conclusiones .................................................................................................................................... 95
Recomendaciones ............................................................................................................................ 96
Bibliografía ....................................................................................................................................... 97
Anexos.............................................................................................................................................. 98
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Historia de la empresa
Wyndham Hotel Group es una de las compañías más grandes del mundo en la
hospitalidad a través de los seis continentes. Fundada en 1981 en Dallas, Texas
por Trammell Crow. Es un corporativo el cual cuenta con 13 marcas que van
desde la económica hasta de lujo. Sus oficinas Centrales se encuentran en
Parsippany- Nueva Jersey y cuenta con más de 25,000 empleados en todo el
mundo.
El primer hotel instalado en México es Hotel Wyndham Garden Polanco en la Cd.
de México, en Febrero del 2009. Posteriormente se inauguró el segundo hotel
Wyndham Garden Colima.
En Julio 2005, inicia el Centro de Convenciones Allegra por parte de la familia
Bayardo, con 6 salones con capacidad de 10 a 1,000 pax (pasajeros).
El Hotel Wyndham Garden Colima inicia operaciones el 6 de Octubre del 2011 aún
cuando oficialmente es inaugurado el 14 de Diciembre del mismo año. La torre de
habitaciones ofrece 69 habitaciones disponibles en seis de los ocho pisos que la
integran. Una vez terminada la construcción y amueblamiento de los últimos dos
pisos, se contará con 92 habitaciones disponibles.
El hotel y centro de convenciones ofrecen al mercado un complejo turístico en
Colima sin competencia local con una gran oportunidad para grupos y
convenciones.
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Misión
Los huéspedes de nuestro hotel esperan estándares consistentes en un ambiente
seguro, agradable y familiar a un precio justo.
En el hotel Wyndham Garden nos ganamos día con día la lealtad de nuestros
huéspedes, a través de construir y garantizar experiencias de calidad, que
superen continuamente éstas expectativas.
Tenemos la certeza de que lo logramos gracias al profesionalismo de nuestros
colaboradores, quienes se distinguen por su trato amable y vocación de servicio,
siendo cada uno de ellos motivo de verdadero orgullo.
Visión
Ser los líderes como hotel en el Estado de Colima a través de la excelencia en el
servicio en cada uno de nuestros departamentos
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Introducción
En la actualidad debido a los cambios económicos caracterizados por los niveles
de competitividad, alta calidad en la prestación de bienes y servicios, es necesario
e indispensable contar con herramientas mecanizadas y automatizadas que
proporcionen información contable y financiera, que sea oportuna, confiable,
concisa, verificable, objetiva, útil y veraz, con el objeto de facilitar a los diversos
interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad, por lo cual es
indispensable la implementación de un sistema contable computarizado en la
empresa (objeto de estudio), asimismo minimiza el riesgo de que los reportes
generados no sean fidedignos y oportunos por no contar con un sistema contable
apropiado.
Es claro que en estos tiempos, por las circunstancias que se están viviendo, surge
como una necesidad empresarial el detectar los problemas que ocasionan crisis
dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al
futuro.
Se fundamenta en que todas las organizaciones se deben adecuar y modernizar
su aparato estructural, hacer funcional la información financiera para enfrentar y
estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben
adaptar su mentalidad con acciones a los cambios que se le presentan, aceptar,
enfrentar como un reto encontrando soluciones a los problemas particulares y
generales en cualquier momento.
La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para la
buena toma de decisiones dentro de cualquier organización, además de que
permite conocer la situación económica y financiera de la organización. De lo
contrario poder corregir cualquier desviación que tengamos con respecto a lo
presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto ganar.
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Justificación
Debido al crecimiento constante de las operaciones de las empresas y a la
necesidad de tener información exacta, resumida e informes en tiempo, la falta de
un sistema contable resulta fundamental; pues en muchas ocasiones la
información requerida no es proporcionada en forma oportuna principalmente para
la toma de decisiones; esto ha hecho que sea necesaria la utilización de un
sistema contable computarizado para agilizar el procesamiento de datos, ya que
representa un enorme avance en cuanto a que permite ejercer control eficiente en
los procesos y en las actividades relacionadas al área contable. Por esta razón es
importante la implementación de un sistema contable computarizado en la
empresa objeto de estudio, debido a que en un análisis efectuado se comprobó,
que la información no es generada oportunamente y que no cuenta con controles
internos en el área contable, derivado de lo anterior es elemental la
implementación de sistema contable computarizado para obtener mayor eficiencia
y eficacia en sus procesos así como disponer de información confiable en forma
oportuna, adjudicándose beneficios como la reducción de costos y de tiempo.
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Objetivos
General
La implantación y uso de sistemas de información que mejoren, automaticen los
procesos operativos y suministren una plataforma de información necesaria para
la toma de decisiones.
Específicos
Identificar y clasificar los sistemas de información desde la perspectiva
organizacional.
Garantizar que el desarrollo de este proyecto genere resultados visibles y
viables.
Concebir como las tecnologías de información puede facilitar la
colaboración, comunicación y trabajo en equipo en busca de tomar mejores
decisiones dentro de la organización.
Fomentar la cultura informática en la entidad que permita lograr los
objetivos de la entidad.
Características del área en la qué se participó
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Esta sección tiene como encomienda realizar aspectos de análisis, clasificación,
codificación, y registro diario de las transacciones de índole económica, asimismo
interpretar estados básicos y financieros de la entidad, además es responsable de
emitir todos aquellos reportes que sustentan las cifras de los estados financieros.
La organización de la contabilidad en “Operadora Hotelera Camino Real, S.A. de
C.V.” depende de gran parte de un Contador General que además de ejercer el
control sobre la contabilidad, actúe como asesor de los demás departamentos.
FUNCIONES:
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Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema
de contabilidad facilite el manejo de información.
Registrar y controlar los recursos financieros.
Mantener actualizado el catalogo de cuentas.
Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros
Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de
inversión.
Depurar permanentemente los registros contables.
Registrar diaria y cronológicamente, todas las operaciones cuantificadas en
términos económicos que adicionen, amplíen o modifiquen la composición
de los recursos y obligaciones de la entidad.
Preparar informes contables para las autoridades competentes.
Analizar e interpretar la situación financiera.
Mantener actualizado, ordenado y debidamente referenciado el archivo
contable.
Elaborar y presentar informes de seguimiento del plan anual de trabajo a la
Gerencia.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se pretende proporcionar un sistema contable a la empresa para lograr
información eficiente, oportuna y veraz reflejada en los estados financieros que
permita mejorar la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto
de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas
contables de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución
que ayuden a la erradicación de los mismos. Además de que el objetivo esencial
de la información es ser de utilidad al usuario (accionistas o dueños, proveedores,
empleados, acreedores, unidades gubernamentales, organismos reguladores) en
la toma de decisiones.
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ALCANCES Y LIMITACIONES
Alcance
El presente trabajo de residencia se llevó a cabo bajo la supervisión de los
asesores, tanto interno como externo, basándose en normas y procedimientos
utilizados en el área contable, enfocados a los sistemas contables y a su debida
aplicación.
Limitaciones
Entre las limitaciones se encuentra la obtención de información contable por
carecer de un sistema contable apropiado.
FUNDAMENTO TEÓRICO
1. Contabilidad
La contabilidad es una técnica que se utiliza para producir sistemática y
estructuralmente, información financiera, expresada en unidades monetarias, de
las diversas transacciones que realiza una empresa.
2. Sistema Contable
“Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente
enlazados entre sí. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí, ordenadamente,
contribuyen a determinado objeto”.
Un sistema de información computarizado contable sigue un modelo básico y,
además, un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. En el
sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable
que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos:
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a. Registro de la actividad financiera.
b. Clasificación de la información.
c. Resumen de la información, utilizando como base la información relacionada
con las actividades financieras.
Los pasos anteriores constituyen los medios que se utilizan para crear la
información contable, sin embargo, es importante agregar que este proceso
incluye algo más que la creación de información, también involucra la
comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación
de la información contable para ayudar en la toma de decisiones.
En la actualidad, la información contable, en México, se aplica en todas las
empresas, sean estas pequeñas, medianas o grandes aunque varía en cuanto a
los medios que se utilizan para llevar los registros. Por ejemplo, las pequeñas y
algunas medianas utilizan libros tanto principales como auxiliares y los registros
se hacen manualmente. Algunas compañías medianas y grandes, utilizan
sistemas electrónicos, los registros los hacen en computadoras, siempre
aplicando el sistema de partida doble y rindiendo los informes a través de los
estados financieros, que ordenan las leyes comerciales, tributarias y otras, que se
usan a nivel interno.
Un sistema de contabilidad, consta de un proceso contable, el cual abarca todas
las fases, desde que la transacción comercial es efectuada hasta que los estados
financieros son entregados al usuario. El asiento de una transacción comercial
bajo un sistema manual, requiere que el registro se haga físicamente en los libros
contables.
3. Etapas o Fases del Proceso Contable
Inventario: cuando una empresa inicia sus operaciones mercantiles, el
primer asiento se hace en este libro, el cual contiene el registro detallado de
todos los activos, pasivos y capital de la empresa.
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Balance General de Apertura: después de elaborado el inventario, con base
en el resumen del mismo, se asienta en el libro de estados financieros un
“Balance General de Apertura”, el cual contendrá en forma clasificada, las
cuentas de activo, pasivo y capital contable. Este balance se hace para
cumplir con lo ordenado por el artículo 374 del Código de Comercio.
Partidas de diario: con base en el Balance General de Apertura, se asienta
en el libro diario, la partida número uno o partida de apertura, cargando
todas las cuentas de activo y abonando todas las cuentas de pasivo y
capital contable. Posteriormente, se van registrando las demás partidas
conforme se van efectuando las transacciones comerciales, siempre que
las mismas estén documentadas.
Mayorización: las cuentas de las partidas de diario se trasladan al libro
mayor, en la misma forma que fueron operadas en el libro diario, es decir,
si la cuenta está en el “debe” en el libro diario, se traslada al “debe” del libro
mayor y si la cuenta está en el “haber” en el libro diario, se traslada al
“haber” del libro mayor.
Balance de comprobación: mensualmente, con base en el libro mayor, se
elabora en el libro de estados financieros, un balance de comprobación, el
cual se hace a cuatro columnas, la primera se llama “DEBE” la segunda
“HABER”, la tercera “DEUDOR” y la cuarta “ACREEDOR”. Las primeras
dos columnas se utilizan para asentar la suma mensual del “debe” y del
“haber” de cada cuenta en el libro mayor. Las últimas dos columnas, se
utilizan para asentar el saldo deudor o acreedor de la cuenta, es decir, se
establece la diferencia entre el “debe” y el “haber” de cada cuenta, si el
“debe” es mayor que el “haber”, el saldo es deudor. Si el “haber” es mayor
que el “debe”, el saldo es acreedor.
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Estados Financieros: con base en el último balance de comprobación, se
asientan en el mismo libro los estados financieros básicos, denominados:
Estado de Resultados, Balance General y Estado de Flujo de Efectivo.
PARTIDAS DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE: para terminar el proceso
contable, con base en el Estado de Resultados y el Balance general, se
asientan en el libro diario unas partidas que se llaman partidas de
liquidación y cierre, las que al mayorizarlas hacen que el debe y el haber de
cada cuenta en el libro mayor sumen exactamente lo mismo, con lo cual
unas cuentas quedan liquidadas y otras quedan cerradas.
Las cuentas que quedan liquidadas o eliminadas que son las del Estado de
Resultados, aparecerán algunas en el siguiente ejercicio contable conforme
el mismo vaya avanzando ya que generalmente vuelven a tener
movimiento. Las cuentas que quedan cerradas, que son las del Balance
General, se abrirán todas de nuevo desde el primer día en que se inicie el
nuevo ejercicio.
4. Características de un Sistema Contable
A continuación se describen las características mínimas que debe contener la
información contable:
Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los
documentos originales. (Facturas, cheques y otros).
Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real
situación de los hechos.
Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no
induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la
empresa.
Referida a un nivel: Elaborada según el destinatario.
Económica: Con un costo inferior al beneficio que reporta.
Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su
información.
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5. Sistema de Contabilidad Manual / Mecánico
“La contabilidad de una empresa, entidad o negocio se puede llevar de manera
manual y se desarrolla de esta forma al menos en un alto porcentaje, aunque se
utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras. La mayoría de los trabajos
son realizados de forma manual, desde el asiento de una partida contable y los
registros auxiliares que esta conlleve, hasta la realización de los estados
financieros; en estos sistemas, el factor hombre es la base. La mayor debilidad de
m.los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar
grandes cantidades de información, en cuyo caso sería necesario el uso de gran
número de personas y de espacio físico.
Un sistema manual también puede ser mecánico debido a que el proceso de
registro de las transacciones contables debe llevar un orden secuencial y lógico,
es decir, la contabilidad solamente permite registrar eventos o transacciones bajo
un adecuado orden. Por ejemplo: Una factura de compra, debe ser ingresada a la
contabilidad a través de una partida contable que debe registrarse en el “Libro
Diario”, para luego ser trasladada al “Libro Mayor”, seguidamente se debe registrar
en el estado financiero llamado “Flujos de Efectivo”, finalmente debe ser registrada
en el “Estado de Resultados” para reflejar su impacto en el giro del negocio.”
6. Sistema de Contabilidad Computarizado
“La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz ya que por
medio de la creación del software o programas creados en el computador se
pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores.
Se puede obtener información con mayor rapidez que un sistema manual, porque
la computadora genera información en forma inmediata, lo que no se logra cuando
se hace uso de un sistema manual. Se puede manejar un volumen de operaciones
mayor, se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los
cálculos con mayor exactitud que un ser humano.
El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores,
como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un
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crédito o viceversa y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de
contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente,
tales como: Diario, Mayor, Estados Financieros e Informes Especiales que ayuden
a la administración a la toma de decisiones. Mediante la contabilidad
computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual.
El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una
transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.”
7. Proceso de Información Contable por medio de Procesamiento
Electrónico de Datos (PED)
La mayoría de los sistemas paquetes, para el área contable, están preparados
para trabajar en dos formas diferentes:
1. Sistemas independientes: Un sistema independiente es aquél que no está
interconectado o integrado a ningún otro sistema. Por ejemplo: un sistema
de créditos, controla únicamente los créditos; uno de inventarios controla
solamente los inventarios, el de reportes financieros exclusivamente solo se
enfoca en la generación de reportes, un sistema para el control de bancos y
conciliaciones bancarias, no podrá controlar una compra de activos fijos, ni
las depreciaciones que deberá soportar una compra de activos fijos, ni las
depreciaciones que deberá soportar ese tipo de activo, etc.
2. Sistemas Integrados: El avance espectacular en la tecnología de los
denominados discos duros y de los microprocesadores, ha convertido a las
denominadas computadoras personales en pequeños y gigantes con una
gran capacidad de almacenamiento (normalmente entre 512 MB y 1GB) y
ha permitido el trabajo de multiusuario con base en las denominadas redes
de micros.
8. Computación cliente / Servidor
“La computación cliente / servidor es una estrategia de uso de redes que se basa
en el concepto de que algunas funciones se manejan de manera óptima
localmente y otras se manejan mejor en un sitio central. Por tanto, la computación
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cliente / servidor es una combinación del enfoque de tiempo compartido
(consistente en una sola computadora compartida por varios usuarios que
obtienen acceso a través de terminales), caracterizado por el uso central y el
enfoque de procesamiento distribuido, que hace hincapié en el uso local. En la
computación cliente / servidor, puede intervenir redes de área amplia, pero la
configuración por lo regular consiste en una o más LAN (Local Área Network)
interconectadas física, satelital o remotamente. La red que actualmente está
generando más interés es la LAN, conformada por estaciones de trabajo situadas
en las oficinas de los usuarios. Una estación de trabajo es una configuración micro
adaptada a las necesidades del usuario. Cada estación de trabajo se usa como
máquina autónoma, pero también puede acceder a dispositivos de
almacenamiento o de salida, llamados periféricos (por ejemplo una impresora, un
escáner y una unidad de disco duro), que están en otros puntos de la red. Los
periféricos son controlados por otra microcomputadora llamada servidor de red o
servidor de archivos. Las estaciones de trabajo están conectadas al servidor por
medio de un bus. Un bus es un solo circuito de longitud limitada.”
9. Control Interno como Herramienta en los Sistemas Contables
El “Sistema de Control Interno, significa todas las políticas y procedimientos
adoptados por la administración de una empresa para ayudar a lograr el objetivo
de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su
negocio, incluye adhesión a políticas administrativas, salvaguarda de activos,
prevención y detección de fraude y error, precisión e integridad de registros
contables y oportuna preparación de información financiera confiable”.
Aunque esta definición es bastante general, estas normas cubren también el
procesamiento de datos por computadora. Los controles internos se consideran
generalmente superiores a otros métodos de control porque:
Son automáticos y continuos.
Usualmente constituyen una forma económica de control.
Son fuertes pues es preciso que varias personas se pongan de acuerdo
para evitarlos.
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El control interno aplicado a los sistemas contables lo que se persigue es:
“Obtener información para la toma de decisiones en forma rápida; justifica la
necesidad de poseer un sistema computarizado que cuente con adecuados
controles que garantice exactitud y confiabilidad de registros.
10. Importancia
“Permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una
empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su
situación y sus operaciones en el mercado”
11. Objetivos del control interno
Los principales objetivos del control interno son:
La obtención de información financiera correcta y confiable, promoviendo la
protección, confiabilidad, oportunidad y veracidad de la captación de datos,
su procesamiento y emisión de resultados;
La protección de los activos de la entidad, estableciendo la seguridad de los
mismos, a través de vigilar y evaluar su adquisición, utilización y resguardo,
permitiendo su óptimo aprovechamiento en la empresa;
La promoción de eficiencia de operación y adhesión a las políticas de la
empresa, implementando métodos, técnicas y procedimientos que
contribuyan a la mejor realización de las operaciones y requerimientos de
la empresa;
Establecer y hacer cumplir las normas y políticas de la empresa a través de
la supervisión; y
Establecer acciones necesarias para el adecuado diseño e implementación
de sistemas computarizados.
12. Sistemas de Información Computarizados
“¿Qué es un sistema? Es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí
para lograr un objetivo común. Un sistema de información se define como un
conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades
de una empresa. En un sentido amplio, es el medio por el cual los datos o
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información fluyen del trabajo de una persona o departamento hacia otros dentro
de la organización, para facilitar la toma de decisiones, control y operación”.
En la actualidad la mayoría de estos sistemas incluyen computadoras que unidas
entre sí por medio de una red de área local, permiten a varios usuarios el acceso,
registro y consultas a datos compartidos. Lo fundamental es trabajar con registros
en línea y que el flujo de información sea en tiempo real; con ello cualquier
transacción actualiza la información y ésta es consultada por los demás.
El punto de partida de la implementación de un sistema computarizado es evaluar
el existente, enumerar problemas y determinar cómo éstos permiten solucionarlos;
al ayudar a efectuar operaciones de manera eficiente, con menos esfuerzo y
eliminar duplicidad de tareas”.
“En un sistema computarizado es necesario establecer una distinción entre datos
e información; los primeros se consideran hechos aislados y habitualmente se
encuentran en archivos (formados por registros, estos por campos y los últimos
por grupos de caracteres), el procesamiento de éstos da lugar a información que
constituye uno de los recursos valiosos con que cuenta la empresa”.
“Los sistemas suministran información y su objetivo fundamental es que ésta sea
útil para distintos usuarios; al realizar sus tareas y confiar en ella para la toma de
decisiones”.
“Existen sistemas específicos de inventarios, cuentas por pagar, activos fijos,
contabilidad; en un sistema integrado, éstos están interrelacionados y son
interdependientes”. Los resultados serán muy poco satisfactorios si cada
componente del sistema se diseña independientemente sin considerar a los otros;
la salida de una porción del sistema sirve como entrada de otra. En este caso se le
denomina módulo a cada sub-sistema que forma parte de uno más grande.
Cualquier operación que se realice en los distintos módulos actualiza
automáticamente la base de datos o inclusive la contabilidad”.
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Los sistemas de información hacen realidad el anhelo de toda empresa de
incrementar el volumen de trabajo, disminuir el costo de procesar transacciones y
errores. Constituyen una forma de reducir el número de usuarios operacionales o
evitar que aumenten al crecer el volumen de trabajo.
Los usuarios son las personas que operan un sistema de información, los que
proveen de material de entrada y consumen material de salida.
13. Características de los Sistemas de Información
Entre las características importantes se pueden mencionar:
Confiabilidad: consiste en que la información se encuentra libre de errores y
refleje la realidad que pretende representar.
Oportunidad: significa que la información debe suministrarse a los usuarios
a tiempo para ser útil en la toma de decisiones. Procesada en tiempo sin
descuidar la calidad de la misma.
Equilibrio entre costo y beneficio: los beneficios que se derivan de la
información deben exceder a los costos de suministrarla. Esta evaluación
es sustancialmente un proceso de juicios de valor.
Pertinencia: la información que reciben los usuarios debe ser pertinente con
sus tareas y responsabilidades.
14. Etapas del procesamiento de información
A. Información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. El equipo computacional: El hardware necesario para que el
sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa
con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema. Un sistema de información electrónico realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
información.
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B. Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las entradas manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que
las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de
otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de
barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y
el mouse, entre otras.
C. Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya
que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser
almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La
unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros,
los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM), etc.
D. Procesamiento de información: Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados.
Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos
fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere
una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
E. Salida de información: Es la capacidad de un Sistema de Información
para dar salida a la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
disquetes, cintas magnéticas, la voz y memorias USB entre otros.
22
Es importante aclarar que la salida de información de un Sistema Informático,
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interface automática de salida.
15. Componentes del Sistema de Información Computarizado
Un sistema de información se integra por equipo informático, bases de datos,
programas de aplicación, procesamientos manuales y automatizados que llevan a
cabo el procesamiento de información. Es decir para crear un sistema de
información se combinan:
a. Hardware;
b. Software;
c. Bases de datos y
d. Redes.
16. Tipos de Sistemas de Información Automatizados
Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las
organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
16.1 Sistemas Transaccionales
Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organización.
23
Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos
suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, por medio
de estos sistemas se ingresan las grandes bases de datos para su
explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
16.2 Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas
Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos
constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la
alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Por lo general son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas
de información.
Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca
información de entrada, genera poca información como resultado, pero
puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
Suele invertirse en mano de obra. Debido a ello, la justificación económica
para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los
ingresos del proyecto de inversión.
Por lo regular son Sistemas de Información interactivos y amigables, con
altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario
final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza, son repetitivos
y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final
sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de
informática.
24
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de
materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de
negocios, modelos de inventarios, etc.
16.3 Sistemas Estratégicos
Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos
operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden
adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de
su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función
en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o
procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como
ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En
este contexto, los
Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio.
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la
empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una
forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.
Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de
sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual
está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
17. Seguridad de los sistemas
La seguridad de los sistemas se refiere a la protección de todos los recursos de
información de la compañía contra amenazas de personas no autorizadas. La
compañía implementará un programa de seguridad eficaz de los sistemas
25
identificando primero los puntos vulnerables e implementando después las
protecciones y medidas necesarias para contrarrestarlas.
18. Atributos de Calidad de la Información
A continuación se describen los atributos que deben estar presentes en la
información de alta calidad:
1. Dimensión tiempo:
Oportunidad: La información debe suministrarse en el momento que sea
necesaria.
Actualidad: La información debe ser reciente al momento de suministrarse.
Frecuencia: La información debe suministrarse con la frecuencia que sea
necesaria.
Período: La información puede proporcionarse sobre períodos pasados,
presentes y futuros.
2. Dimensión contenido:
Exactitud: La información debe estar libre de errores.
Pertinencia: La información debe estar relacionada con las necesidades de
información de un destinatario específico para una determinada situación.
Integridad: Debe suministrarse toda la información que sea necesaria.
Brevedad: Debe proporcionarse sólo la información que se necesite.
Alcance: La información puede tener un alcance amplio o estrecho, o un
enfoque interno o externo.
Desempeño: La información puede revelar el desempeño, al medir las
actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados.
3. Dimensión forma:
Claridad: La información debe suministrarse en un formato que sea fácil de
entender.
Detalle: La información puede proporcionarse en un formato detallado o de
resumen.
26
Orden: La información puede ordenarse en una secuencia predeterminada.
Presentación: La información puede presentarse en forma narrativa,
numérica, gráfica u otras formas.
Medios: La información puede proporcionarse en la forma de documentos
de papel impresos, presentaciones de video u otros medios.
OBLIGACION DE LLEVAR CONTABILIDAD
NIF- Boletín A
NIF Título Objetivo
NIF A-1 Estructura de las Normas de
Información Financiera.
Definir la estructura de las Normas
de Información Financiera (NIF) y
establecer el enfoque sobre el que
se desarrollan el Marco
Conceptual y las NIF particulares.
NIF A-2 Postulados Básicos. Definir los postulados básicos
sobre los cuales debe operar el
sistema de información contable.
NIF A-3 Necesidades de los usuarios y
objetivos de los estados
financieros.
Identificar las necesidades
comunes de los usuarios y
establecer, con base en las
mismas, los objetivos de los
estados financieros; así como sus
características y limitaciones.
NIF A-4 Características cualitativas de los
estados financieros.
Establecer las características
cualitativas que debe reunir la
información financiera contenida
en los estados financieros, para
satisfacer apropiadamente las
necesidades comunes de los
usuarios generales de la misma y
con ello, asegurar el cumplimiento
de los objetivos de los estados
financieros.
NIF A-5 Elementos básicos de los estados Definir los elementos básicos que
27
financieros. conforman los estados financieros
para lograr uniformidad de
criterios en su elaboración,
análisis e interpretación, entre los
usurarios generales.
NIF A-6 Reconocimiento y valuación. Establecer los criterios generales,
que deben utilizarse en la
valuación, tanto en el
reconocimiento inicial como en el
posterior, de transacciones,
transformaciones internas y ortos
eventos, que han afectado
económicamente a la entidad.
Asimismo, definir y estandarizar
los estados financieros.
NIF A-7 Presentación y revelación. Establecer las normas generales
aplicables a la presentación y
revelación de la información
financiera contenida en los
estados financieros y sus notas.
NIF A-8 Supletoriedad. Establecer las bases para aplicar
el concepto de Supletoriedad a las
NIF, considerando que al hacerlo,
se prepara información financiera
con base en ellas.
CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN
Articulo 28.-
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a
llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:
I. Llevarán los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este
Código, las que deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.
II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán, efectuarse dentro de
los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.
28
III. Llevarán la contabilidad en su domicilio fiscal. Los contribuyentes podrán
procesar a través de medios electrónicos, datos e información de su contabilidad
en lugar distinto a su domicilio fiscal, sin que por ello se considere que se lleva la
contabilidad fuera del domicilio mencionado.
IV. Llevarán un control de sus inventarios de mercancías, materias primas,
productos en proceso y productos terminados, según se trate, el cual consistirá en
un registro que permita identificar por unidades, por productos, por concepto y por
fecha, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios, así como las
existencias al inicio y al final de cada ejercicio, de tales inventarios.
Dentro del concepto se deberá indicar si se trata de devoluciones, enajenaciones,
donaciones, destrucciones, entre otros
V. Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para
combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en
establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con controles
volumétricos y mantenerlos en todo momento en operación. Dichos controles
formarán parte de la contabilidad del contribuyente. Para tales efectos, el control
volumétrico deberá llevarse con los equipos que al efecto autorice el Servicio de
Administración Tributaria mediante reglas de carácter general.
Cuando las autoridades fiscales en ejercicio de sus facultades de comprobación
mantengan en su poder la contabilidad de la persona por un plazo mayor de un
mes, ésta deberá continuar llevando su contabilidad cumpliendo con los requisitos
que establezca el Reglamento de este Código.
Quedan incluidos en la contabilidad los registros y cuentas especiales a que
obliguen las disposiciones fiscales, los que lleven los contribuyentes aun cuando
no sean obligatorios y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.
En los casos en que las disposiciones fiscales hagan referencia a la contabilidad,
se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que
se refiere la fracción I de este artículo, los papeles de trabajo, registros, cuentas
especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, así
29
como por los comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y
deducciones y, en su caso, las máquinas registradoras de comprobación fiscal, los
equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros,
además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
Cuando en la contabilidad se plasmen datos en idioma distinto al español o los
valores se consignen en moneda extranjera, las autoridades fiscales podrán
solicitar su traducción y que se proporcione el tipo de cambio utilizado, según sea
el caso.
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR
1. Elegir la metodología a aplicar.
Seleccionar qué método será utilizado para llevar a cabo la investigación. En este
estudio se aplicó el método científico, debido a que se utilizó la fase indagatoria
para la recolección de información, mediante la observación directa y entrevista.
2. Seleccionar al personal.
Ya elegida la metodología, que en este caso se optó por el método científico, se
continúa con hacer la selección del personal (propietario, contador y personal
técnico de la empresa) que participará para la aplicación de la entrevista.
3. Acopio y revisión de información.
Para llevara a cabo esta investigación se procedió a revisar cada uno de los
documentos de la empresa relacionados con el tema; así como, el procedimiento
utilizado en el registro de sus operaciones contables, con el objeto de obtener un
diagnóstico del volumen de las transacciones que maneja la entidad y la
necesidad de implementar un sistema contable computarizado, para tal efecto se
llevaron los pasos siguientes:
30
Se conversó con el Gerente y se plantearon los motivos para la realización
de la investigación, así como el valor para la empresa. Se le solicitó la
autorización necesaria para hacer una inspección física a las instalaciones,
así como una revisión del método contable utilizado se indagó por medio de
entrevistas a los colaboradores en el cual se obtuvo información acerca del
movimiento de la empresa, volumen de operaciones y reportes financieros.
La recolección de los datos se logró por el uso de técnicas y herramientas
que a la vez se usaron para analizar y evaluar el sistema contable que
utiliza la empresa. La evaluación de la información contable se hizo en tres
fases: indagatoria, análisis de datos y expositiva.
4. Entregar el proyecto de Residencia.
Cuando se cuente con el documento definitivo, se hará entrega del mismo, tanto
asesor interno (del Tecnológico), como al asesor externo (de la Empresa), para su
evaluación correspondiente y conclusión de la Residencia.
31
RESULTADOS
A través de las entrevistas con los colaboradores de “Operadora Hotelera Camino
Real, S.A. de C.V.”, se dio como resultado lo siguiente:
C.P. David Vargas
Contador
C.P. Miguel Trujillo
Gerente General
Lic. Margarita amboa
Jefe de Compras
Arq. Estela Bayardo
Dirección General
Lic. Fernando Cruz Almacén y Costos
Lic. Adrián Márquez
Jefe de Sistemas
C. Karla Ramos
Auxiliar Contable
Sra. Ingrid Rodríguez
Cajera Sra. Yadira Cruz
Cajera
32
Gráfica N° 1
Fuente: Elaboración Propia.
La totalidad de las personas entrevistadas respondieron que la empresa no cuenta
con un sistema contable, pues sus registros son llevados en una hoja de cálculo
de Excel.
Gráfica N° 2
Fuente: Elaboración Propia.
Utilización de sistema contable
SI
NO
Sistema Contable utilizado
Manual
Computarizado
Ninguno
No saben
9
3
6
33
De las nueve personas entrevistadas, seis afirmaron que la empresa no cuenta
con un sistema contable, mientras que tres no tenían conocimiento del tema.
Gráfica N°3
Un poco más de la mitad de las personas entrevistadas confirman que la empresa
tiene al día sus registros contables mientras que una parte afirma lo contrario y el
resto contestó que no sabe, pues no tienen conocimiento fundamentando que no
tienen mucha relación con la contabilidad.
Gráfica N° 4
Fuente: Elaboración Propia.
Información contable al día
Si
No
No Saben
Registro de operaciones contables
Diario
Semanal
Mensual
Anual
No Saben
5
2
2
3
5
1
34
De acuerdo a las nueve personas entrevistadas, cinco afirmaron que el período de
registro contable se realiza semanalmente argumentando que el hacerlo sin ayuda
de un sistema contable computarizado les lleva bastante tiempo y por lo tanto hay
atrasos en los registros, mientras que tres personas dijeron que el registro se hace
a diario y una mensual.
Gráfica N° 5
Fuente: Elaboración Propia.
La totalidad de las personas entrevistadas confirmaron que la empresa si realiza
conciliaciones bancarias.
Gráfica N° 6
Fuente: Elaboración Propia.
Realización de conciliaciones bancarias
Si
No
Utilización de caja chica
Si
No
9
9
35
La totalidad de las personas entrevistadas confirmaron que la empresa no cuenta
con caja chica para gastos menores.
Gráfica N°7
Fuente: Elaboración Propia.
La mayoría de las personas entrevistadas contestaron que tienen dificultad al
momento de requerir información financiera de la empresa, por no contar con la
información al día.
Gráfica N° 8
Fuente: Elaboración Propia.
Dificultad para ser uso de la información financiera
Si
No
33%
67%
Dificultades por falta de información contable al día
Disponibilidad financiera para pagos - Cuentas por pagar
Toma de decisiones precisas
7
2
36
Gráfica N° 9
Fuente: Elaboración Propia.
La totalidad de las personas encuestadas confirmaron que la empresa si cuenta
con controles internos.
Gráfica N° 10
Fuente: Elaboración Propia.
Existencia de controles internos
Si
No
Politicas contables y administrativas estalecidas
Si
No
9
9
37
ANÁLSIS DE RESULTADOS
Mediante la comparación de los resultados se determinó lo siguiente:
El método utilizado para llevar a cabo la contabilidad no es el más óptimo,
pues los registros contables no están al día lo cual genera dificultades al
momento de requerir información financiera para tomar decisiones y al
momento de realizar pagos.
No tienen un control adecuado en el manejo de efectivo que ingresa en la
empresa proveniente del cobro de servicios, así como la ausencia de una
caja chica establecida que permita realizar compras menores y por la falta
de elaboración de conciliaciones bancarias.
La empresa no cuenta con controles internos adecuados que le permita
administrar en forma eficiente y segura los departamentos, así como todos
los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en la
empresa para salvaguardar y custodia de los activos, la obtención de
información financiera veraz, objetiva y confiable.
No existen políticas contables y administrativas establecidas para que sirva
de guía al momento de realizar las operaciones contables y administrativas.
38
Propuesta de implementación de un Sistema Contable
Computarizado en la empresa “Operadora Hotelera Camino Real,
S.A. de C.V.”
Introducción
Con base en el análisis efectuado a la empresa se determinó que carece de un
sistema contable que permita generar información veraz, confiable y oportuna en
el momento de hacer uso de la misma para tomar una determinada decisión que
sea de vital importancia y que afecte las operaciones de la empresa. Para ello se
plantea la implementación de un sistema contable computarizado que se adapte a
las transacciones que realiza, así como a la capacidad financiera que le permita
ser una empresa competitiva.
El sistema contable computarizado bien diseñado ofrece un control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Existe una
gama amplia de sistemas contables computarizados que se utilizan en la
actualidad. Para el presente trabajo se tomó como base el siguiente: Aspel-SAE
con el cual se pretende proporcionar una guía útil para el usuario y ejemplifica los
componentes mínimos que deben de tener cada uno de los módulos.
Justificación
Debido al crecimiento constante de las operaciones de las empresas y a la
necesidad de tener información exacta, resumida e informes en tiempo, los
sistemas contables manuales tradicionales de manejo de datos resultan obsoletos
y poco eficientes; pues en muchas ocasiones la información requerida no es
proporcionada en forma oportuna principalmente para la toma de decisiones; esto
ha hecho que sea necesaria la utilización de un sistema contable computarizado
para agilizar el procesamiento de datos, ya que representa un enorme avance en
cuanto a que permite ejercer control eficiente en los procesos y en las actividades
39
relacionadas al área contable. Por esta razón es importante la implementación de
un sistema contable computarizado en la empresa “Operadora Hotelera Camino
Real, S.A. de C.V.”, debido a que en el análisis efectuado se comprobó que no
tiene una manual contable por escrito, que la información no es generada
oportunamente y que no cuenta con controles internos en el área contable,
derivado de lo anterior es elemental la implementación de sistema contable
computarizado para obtener mayor eficiencia y eficacia en sus procesos así como
disponer de información confiable en forma oportuna, adjudicándose beneficios
como la reducción de costos y de tiempo.
Objetivos
Objetivo General:
Implementar un sistema contable computarizado para el control y registro
de las operaciones contables que permita cumplir con requisitos fiscales y
formales respecto al control y registro de las transacciones contables y así
como generación de información financiera oportuna que permita a los
usuarios la toma de decisiones.
Objetivos Específicos:
Establecer los módulos necesarios para llevar a cabo los procesos
contables en forma adecuada y obtener la información confiable y oportuna.
Generar reportes y/o auxiliares que le permitan llevar el control de los
siguientes rubros: Caja, bancos, gastos de operación, etc.
Lineamientos generales para un sistema de contabilidad
computarizado Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como
financieras en la hotelería y por ser ésta una empresa que es dirigida por los
dueños o socios, no le dan importancia a realizar actividades administrativas,
descuidan mucho la parte contable que es lo que le permite saber cómo funciona,
dándole poca o ninguna importancia a la misma, es por ello que se hace necesario
el diseño de un buen sistema de control interno y contable computarizado, en
40
donde se realice cuidadosamente todas y cada una de las operaciones, poner
énfasis sobre todo en las transacciones en donde se involucran los fondos, o bien
los activos de la empresa.
Un sistema contable computarizado ha de ser claramente definido antes de la
implementación, de tal forma que puedan desarrollarse los programas de
computación necesarios para procesar los datos. Su implementación es una tarea
laboriosa que requiere cambios y capacitación constante, pero también implica
cambios de desempeño y hasta organizacionales con el fin de elevar su
productividad. A continuación se presentan los lineamientos para la
implementación de un sistema computarizado:
41
42
Uno de los principales problemas observados al implementar un sistema contable
computarizado es la ausencia de procesos que indiquen claramente los pasos a
seguir; en consecuencia se presentan lineamientos que deben tomarse en cuenta
como primer orden:
Conocer las necesidades de nuestros usuarios, sean estos internos
(Accionistas, Socios, Gerencia, entre otros) y externos (Bancos,
Inversionistas entre otros).
Definir el alcance del sistema a implementar, este debe anotar la
integralidad de los sistemas de información financieros y otros; por ejemplo
administración de Personal, Contabilidad, Ingresos; asimismo la selección
de la tecnología a utilizar.
Analizar documentos y procedimientos administrativos existentes.
Construir una estructura o departamentalización de movimientos. (Módulos)
Establecer las deficiencias en los procedimientos existentes.
Elaborar nuevos procedimientos de acuerdo con la nueva estructura.
Informar y capacitar a los usuarios de la implementación de una nueva
estructura informática para obtener actitudes comprensibles y favorables.
Realizar pruebas de funcionamiento.
Llevar registros alternos para comprobación (sistema anterior / sistema
actual).
Al finalizar la implementación del sistema contable debe realizarse un análisis de
mejora continua para encontrar posibles fallas (situaciones no previstas) y
controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.
Requerimientos mínimos para utilizar un sistema de contabilidad
Computarizado
Para que un sistema cumpla con las necesidades para el cual fue creado, debe
llenar lineamientos o requerimientos vinculados al buen funcionamiento del mismo.
43
“Requerimientos de sistemas: son las necesidades operacionales inherentes al
sistema de información mismo y surgen de o están influenciados por otras fuerzas
del diseño o requerimientos, especialmente la producción de información de
calidad. Estos requerimientos son: Confiabilidad, disponibilidad, flexibilidad,
programa de instalación, expectativa de vida y potencial de crecimiento, y
capacidad para recibir mantenimiento”.
Confiabilidad: Se refiere a la seguridad que tiene el sistema para realizar su
función y obtener los mismos resultados con varios procesos sucesivos.
Disponibilidad: Significa que el sistema debe ser accesible para los usuarios
además de estar disponible de forma rápida en cualquier momento.
Flexibilidad: Se refiere a la habilidad del sistema para adaptarse a cualquier
cambio que requieran los usuarios.
Programa de instalación: Este se refiere al tiempo que existe desde el
momento que la administración reconoce la necesidad del sistema hasta
que se implementa como solución.
Expectativa de vida y potencial de crecimiento: Este requerimiento se debe
tomar muy en cuenta en vista de que en muchos casos cuando se llega a
implementar un sistema, éste ya es obsoleto. El tiempo promedio para que
un sistema cumpla con las necesidades de la administración es de cinco
años como mínimo.
Capacidad para recibir mantenimiento: Una vez implementado el sistema,
se le debe dar mantenimiento para corregir fallas que se presenten y
modificarse de acuerdo a nuevos requerimientos que surjan por los
usuarios. Para utilizar un sistema contable, no se necesita mucha
experiencia en la computación, entre los requerimientos mínimos está saber
utilizar una computadora que tenga hojas electrónicas y procesador de
palabras, además de recibir un entrenamiento para el uso adecuado de los
sistemas. Lo importante es tener el entusiasmo y el interés por aprender
además de practicar el uso del sistema para volverse experto o experta.
Deberá existir un plan de capacitación para los usuarios y al momento de
implementar el sistema, verificar los reportes con el sistema anterior y
44
llevarlo alterno por lo menos dos meses para asegurarse del buen
funcionamiento del nuevo.
Para la implementación de un sistema contable computarizado en la empresa será
necesario que ésta sea llevada a cabo por la asesoría de un Contador Público y
Auditor, el cual deben poseer los conocimiento sobre la operatoria de los equipos
de cómputo y como se diseñan los sistemas, que implica un conocimientos de
sistemas de cómputo y de programación; tener la capacidad de evaluar los
procedimientos de control en las instalaciones de cómputo y establecer las normas
de auditoría pertinentes; conocer las técnicas y los diversos lenguajes de
programación; estar familiarizado con los sistemas operativos; detectar los
problemas en el manejo de archivos y de estructura en general (base de datos);
establecer una buena comunicación, tanto con los auditores de la empresa, como
con los especialistas en procesamiento electrónico de datos. El auditor deberá
tener un adecuado respaldo de conocimientos sobre los sistemas de información
computarizada y al mismo tiempo debe de mantener un riguroso plan de
actualización sobre dicha materia. El auditor estará encargado de participar en el
desarrollo e implementación de los sistemas (software), asesorar los controles:
Planeación, desarrollo, seguridad, control y mantenimiento de los sistemas;
revisión de las aplicaciones de tipo financiero y administrativo que sirve de
retroalimentación al sistema contable de la empresa. Se encargará de estudios de
factibilidad para la compra de equipo de computación, para procesar sus datos;
selección del software que más se adapte a las necesidades de la empresa.
Se determinará al personal adecuado para el manejo del equipo de computación y
del software. Para el desarrollo del software se debe enfatizar en los siguientes
puntos:
Almacenamiento de datos.
Establecer controles internos adecuados a las necesidades.
Que se pueda reanudar el funcionamiento del sistema en caso de error o
interrupción imprevista.
45
Formato de los datos de salida como: informes, resúmenes, pólizas.
Elaboración de un manual.
Seguridad y control interno. Los programas computarizados son vulnerables a algún tipo de pérdida, fraude o
falla. Por consiguiente la seguridad se hace necesaria debido a la centralización y
el fácil acceso de los recursos de cómputo. El valor de la información financiera es
muy importante y por lo que deben implementarse políticas y procedimientos de
seguridad, ubicación y protección del equipo físico, respaldo del software y acceso
al sistema.
Políticas de seguridad: Es aconsejable tener un plan de contingencia por cualquier
eventualidad que pueda ocurrir a los programas, así como tener procedimientos
por escrito del sistema de seguridad.
Es recomendable tener una copia física de los programas de contabilidad, así
como tener definido el respaldo diario, semanal o mensual de los archivos, de la
base de datos, del sistema operativo. La frecuencia dependerá de la cantidad de
transacciones que ingresen diariamente al sistema. Los respaldos son importantes
porque protegen a la empresa de un evento en donde se borren archivos
accidentalmente por algún fallo en el hardware, también protege al administrador
de computo en contra de cambios no autorizados o accidentales hechos a los
archivos o programas, estos respaldos se deben realizar en medios extraíbles
(USB, CD’s, DVD’s), los cuales deben encontrarse fuera de la empresa,
custodiados por los encargados del sistema. El departamento de procesamiento
electrónico de datos debe ubicarse en un lugar seguro para prevenir que personas
no autorizadas entren y usen el equipo. Solamente personas autorizadas deben
tener acceso a los programas computarizados contables por lo tanto tendrán su
respectiva clave para ingresar al sistema. Deben existir niveles jerárquicos de
ingresos a las funciones del sistema, siempre debe haber un encargado principal
responsable del sistema. Esta persona debe tener acceso a todo el sistema,
aunque siempre es bueno tener a otra persona con estos mismos privilegios en
46
caso de alguna emergencia. Sin embargo, este acceso debe ser limitado al menor
personal posible para mantener seguro el sistema. Esto es debido a que cualquier
persona con acceso ilimitado puede hacer cambios no autorizados. La mayoría de
usuarios solo debe tener acceso a archivos y sistemas que sus trabajos requieran.
Se debe dar el entrenamiento al personal sobre el buen manejo del equipo de
software y hardware para que no ocurra daño al mismo.
Para asegurarse que no entren personas no autorizadas a esta área, deben estar
identificados con un gafete de la empresa. El lugar donde se va a localizar el
equipo de cómputo requiere de una construcción sólida, preferiblemente contra
incendios, debe estar en un lugar no llamativo, ni accesible a personas fuera de la
empresa, debe estar prohibido el ingreso de comida y bebidas cerca de las
computadoras, debe contarse con un plan de reparación y mantenimiento del
equipo ya sea teniendo el personal adecuado para hacer esas reparaciones o
tener un contrato de mantenimiento.
Debe existir una instalación eléctrica adecuada para todo el equipo de cómputo
(servidor, computadoras, impresoras, escáner, etc.), es indispensable contar con
un sistema de interrupción de ejercía eléctrica. Debe existir separación de
funciones dentro del departamento de procesamiento electrónico de datos y
departamento de usuarios, debe tenerse líneas definidas de autoridad y
responsabilidad: gerente de procesamiento electrónico de datos, analista de
47
sistemas, programador operador de computadoras o digitador, técnico en
computación. Es indispensable elaborar documentos en relación con la operación,
características técnicas operativas (manuales que apoyaran al usuario).
Descripción de los módulos del software.
El sistema computarizado se integra por los siguientes módulos: Clientes y
cuentas por cobrar, facturación, inventarios, proveedores y cuentas por pagar,
compras, estadísticas y reportes, bancos, contabilidad, ayuda y salir. Estos
módulos son de fácil aplicación. Despliegan las opciones por medio de menús que
el usuario selecciona de acuerdo a la actividad que se encuentre por realizar.
48
Clientes y cuentas por cobrar.
Las principales operaciones que se puede hacer en este módulo se detallan a
continuación.
Clientes:
Agregar, modificar o eliminar información de los clientes de la empresa.
Revisar el saldo general del cliente o el detalle de los movimientos.
Consultar los movimientos del cliente por concepto y revisar el nombre de la
persona encargada de los pagos, para establecer contacto.
Consultar el expediente del cliente desde el catálogo.
Mediante el Administrador de clientes podrá llevar un control de las diversas
operaciones realizadas para las campañas y actividades generales por los
clientes.
Obtener un pronóstico de cobranza del cliente y consultar sus datos.
Conocer la antigüedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos
vencidos.
Consultar e imprimir el resumen de movimientos del cliente.
Suspender las ventas a un cliente o reactivarlo.
Imprimir reportes de clientes como: listado general de clientes y emisión de
etiquetas de clientes.
El sistema le permite enviar correo o correos electrónicos a los contactos
asignados a los clientes.
Cuentas por cobrar:
Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se
utilizarán en los movimientos de cuentas por cobrar que se generen.
Agregar, modificar o eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes.
Consultar y asignar número de folios a los documentos emitidos para los
pagos parciales.
Revisar los cobros del día por saldo o por clave del cliente.
Recibir pagos de clientes.
49
Aplicar anticipos a un cliente.
Dividir los cargos a un cliente, para recepción de pagos parciales.
Generar reportes como cobranza general, estados de cuenta general y
detallada, resumen de movimientos, pronósticos y controles de cobranza,
corte de caja, entre otros.
Actualizar saldos del cliente.
Aplicar intereses moratorios a un cliente.
Descripción de las funciones de los botones:
Datos del cliente: Ofrece el desglose de datos del cliente, para ayudar a las
labores de cobranza.
Ayuda: Muestra la información registrada en el sistema, para que la
encuentre más fácil y la captura.
50
Catálogo o suspensión de clientes: Suspende al cliente sobre el que estaba
posicionado, es decir no permite hacer movimientos, pero no es que lo da
de baja del catálogo.
Saldos del cliente: Presenta el saldo del cliente sobre el que está ubicado.
Recepción de pagos: Graba la información del pago registrado.
Cancelar: Cancela el pago capturado.
Aplicación de anticipos: Selecciona el abono a aplicar.
Cobros del día: Presenta una consulta del detalle del saldo, dentro de
cobros del día y en la consulta de proveedores.
Facturación. Las principales operaciones que se pueden hacer, son las siguientes:
Agregar y cancelar documentos de venta.
Dar de alta un vendedor y asignarle una comisión de ventas.
Dar de alta documentos sin necesidad de capturar todos los datos, utiliza el
enlace de documentos.
Dar de alta documentos de venta ágilmente personalizando la ventana de
captura.
Emite documentos con características similares sin necesidad de capturar
toda la información.
Establece descuentos en base a volumen, periodo del año, etc., (políticas
de descuento).
Paga la factura en forma inmediata.
Establece plazos y la forma en la que se realizará el pago de documentos.
Consulta aquellos documentos que tengan un descuento.
Realiza un apartado de artículos, sin necesidad de llevar un control
complejo en tu inventario.
Emite reportes de ventas con información de los distintos documentos de
ventas.
Emite un reporte con la relación de pagos recibidos e IVA registrado en
dichos documentos.
51
Expide comprobantes fiscales de manera electrónica previa configuración
desde los parámetros del sistema.
Preparar reportes mensuales al SAT que contienen un resumen de las
facturas que emitidas a sus clientes.
Generar una consulta especial que contenga la información que necesitan,
como por ejemplo, generar una ventana con el nombre del cliente, el
vendedor que lo atiende, el nombre de la persona de pagos, su fax y su
teléfono. Esta consulta la pueden imprimir o exportar, para utilizarla en otras
aplicaciones de Windows.
Personalizar las estadísticas de acuerdo a tus requerimientos de
información de ventas.
Desbloquear documentos cuando existan fallas eléctricas que afecten el
funcionamiento del sistema.
Emite varios documentos a la vez, entre los cuales se puede mencionar las
cotizaciones, pedidos, remisiones, factura, devoluciones, etc.
52
Descripción de las funciones de los botones:
Todos: Despliega información adicional acerca del tópico que se está
operando.
Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones: dependiendo
del campo donde te encuentres, presenta la información concerniente al
tipo de documento (excepto cotización), número del mismo y los catálogos
de clientes y vendedores. Asimismo, cuenta con ayuda en los campos de
fechas de elaboración, entrega, moneda y consignatario.
También despliega el catálogo de Inventarios y los distintos precios que
tiene el producto.
Agrega facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones: Sirve
para grabar estos documentos, dar de alta clientes en el catálogo, aplica las
políticas de descuento vigentes y anula las anteriores.
Inventarios.
Las principales operaciones de este módulo son:
Agregar, modificar o eliminar información de los productos de la empresa.
Realiza el cambio de precios de tus productos.
Obtén una actualización de existencias por producto o por rango de
productos.
Realiza el inventario físico de tus productos.
Realiza o consulta el kárdex, número de serie, kit o los pedimentos
aduanales y lotes de tus productos.
Consultar e imprimir los conceptos de movimientos al inventario
seleccionado.
Imprimir tus reportes de inventarios y servicios como: reporte de líneas de
productos, reporte de lista de precios, reporte de existencias y costos,
reporte de stock mínimo, reporte de stock máximo , reporte de productos
pendientes, reporte de requisiciones, reporte de ventas anuales .
Agregar los movimientos al inventario.
53
Agregar, modificar e imprimir conceptos de movimientos al inventario.
Imprime los reportes de los conceptos de movimientos al inventario como:
Reporte de movimientos, reporte de kárdex, reporte de rotación por
producto, reporte de punto de reorden, reporte de ventas y utilidad, reporte
de historial de existencias, etc.
Consultar los números de folios de los movimientos al inventario que el
sistema asigna para un mejor control.
Ejecuta la exportación de los movimientos al inventario.
Realiza el traspaso entre almacenes.
Descripción de las funciones de los botones:
Generales: Despliega información acerca del tópico que estás operando.
Catálogo de productos: Ayuda con información de la clave y descripción de
productos.
Movimientos de inventario: Graba, inserta, borra la partida, da el número de
serie y observaciones.
54
Proveedores y Cuentas por Pagar. Las principales operaciones de este módulo son:
Proveedores
Agregar, modificar o eliminar información de los proveedores de la
empresa.
Revisar el saldo general del proveedor o el detalle de sus movimientos.
Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar el nombre
de la persona encargada de la recepción de pagos, para establecer
contacto.
Obtener un Pronóstico de pagos al proveedor y desde allí consultar sus
datos.
Conocer la antigüedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de
saldos vencidos.
Consultar e imprimir el resumen de movimientos del proveedor
seleccionado.
Suspender las compras a un proveedor o reactivarlas.
Imprimir reportes de proveedores como: Listado general de proveedores,
acumulados de proveedores y emisión de etiquetas .
Manejar un catálogo de zonas donde podrás definir la región o zona que
abarquen los proveedores.
Cuentas por pagar
Agregar o modificar conceptos de las cuentas por pagar, mismos que se
utilizarán en los movimientos de cuentas por pagar que se generen.
Agregar, modificar o eliminar movimientos de cuentas por pagar a
proveedores.
Podrás consultar y asignar un número de folio a los documentos que no se
les aplicó un número de folio cuando fueron dados de alta.
Revisar los pagos del día por saldo o por clave del proveedor.
Aplicar anticipos a un proveedor.
55
Dividir los cargos a un proveedor, para efectuarle pagos fraccionados.
Actualizar los saldos del proveedor
Otras
Ejecutar la opción interfase banco, permite generar la información que
necesita este sistema para emitir los cheques que se pagarán a
proveedores.
Aplicar el ajuste cambiario a todas las operaciones registradas en divisas
con los proveedores e imprimir documentos.
Descripción de las funciones de los botones:
Generales: Se puede consultar los datos generales del proveedor como:
Días de crédito, límite de crédito, entre otros, para ayudar a las labores de
pagos.
Ayuda: Muestra la información registrada en el sistema.
56
Suspensión proveedores: Se suspende al proveedor sobre el que esté
posicionado (no lo da de baja). Permite cambiar el estado del proveedor.
Saldos del proveedor: Presenta el saldo del proveedor sobre el que te
encuentres ubicado.
Aplicación de anticipos y pagos al día: Selecciona el abono a aplicar y
presenta una consulta del detalle del saldo del proveedor.
Compras.
Descripción de las principales funciones del módulo:
Agregar, cancela y busca tus documentos de compra.
Realiza la generación masiva de documentos.
Filtra, exporta y copia la información que más te interese de tus
documentos.
Agrega un documento especial, la cual es un documento con configuración
especial de captura.
Realiza un enlace de documentos.
Cuentas con una variedad de tipos de Reportes que podrás generar.
Cuentas con la opción de documento modelo.
Cuentas con la opción de desbloqueo de documentos.
57
Descripción de las funciones de los botones:
Generales: Dependiendo del campo donde se encuentre, presentará la
información concerniente al tipo de documento y número del mismo;
despliega además, el catálogo de Proveedores.
Copia: Las observaciones del producto provenientes del catálogo de
Inventarios.
Grabar: Los documentos y póliza.
Despliega los totales del documento en la moneda en la que se realizó el
documento.
Presenta la ventana para anotar las observaciones correspondientes a la
partida.
Permite dar de alta a proveedores y a los productos.
Presenta los productos devueltos en la consulta y los productos pendientes.
Elimina la partida
Despliega la ventana de totales en moneda base.
Estadísticas y reportes. Este módulo permite organizar y crear nuevas estadísticas con los datos de los
diferentes módulos del sistema, reflejando la información y de esta manera
recaudar los aspectos importantes del desempeño de la empresa. Asimismo
puede crear la gráfica de las estadísticas, así como personalizarla para su
visualización, etc. Cada estadística se presenta en cada icono.
58
Bancos. Registra los depósitos, retiros y emisión de cheques para los pagos efectuados a
través de las cuentas bancarias de la empresa y hace conciliación electrónica con
las principales instituciones financieras. Imprime un reporte para obtener la
disponibilidad de las cuentas.
59
Descripción de las funciones de los botones.
Crear: Crea depósitos o retiros a las cuentas bancarias de la empresa.
Modificar: Modifica los registros.
Eliminar: Elimina los registros.
Imprimir: Imprime el reporte de depósitos y retiros.
Ayuda: Información acerca del uso del módulo.
Fechas: Visualiza reporte de cheques emitidos en un rango de fechas.
Número Cheque.: Busca un registro de cheques por número.
Categoría: Conceptos de los cheques.
Empresa: Registro de empresas a las que se les paga con cheques.
Imprimir: Imprime un reporte de los cheques emitidos.
Contabilidad.
Está es un área únicamente puede ser utilizada por un supervisor (contador)
comprende los módulos correspondientes a los libros obligatorios contables:
Compras, ventas, catálogo de cuentas, asientos contables, diario, caja, mayor,
balance general, estado de resultados, balance de comprobación y cierre.
También debe permitir imprimir cada uno de los datos que refleje cada módulo.
60
Guía Contable
Catálogo de cuentas 1000 ACTIVOS
1100 Circulante
1101 Caja
1102 Fondo fijo de caja
1103 Bancos
1104 Deudores diversos
1105 Tarjeta de crédito en tránsito
1106 Clientes
1107 Huéspedes
1108 Documentos por cobrar
1109 Inventarios
1110 Impuestos pagados por anticipado
1111 IVA Acreditable
1112 Anticipos a proveedores
1113 Accionistas
1114 Depósitos en garantía
1200 No Circulante
1201 Edificios
61
1202 Mobiliario y Equipo de oficina
1203 Equipo de cómputo
1204 Equipo de transporte
1205 Equipo de teléfonos
1206 Mobiliario y Equipo de habitaciones
1207 Mobiliario y Equipo de alimentos y bebidas
1208 Equipo de radios
1209 Depreciaciones
2000 PASIVOS
2100 A corto plazo
2101 Proveedores
2102 Acreedores diversos
2103 Documentos por pagar
2104 Impuestos por pagar
2105 IVA por pagar
2106 Anticipo de clientes
2200 A largo plazo
2201 Créditos bancarios
2202 Documentos por pagar a LP
3000 CAPITAL
3100 Capital contable
3200 Aportaciones de los socios
3300 Utilidad del ejercicio
3400 Utilidades retenidas
4000 INGRESOS
62
4100 Cuartos
4200 Alimentos y bebidas
4300 Teléfonos
4400 Rentas
4500 Otros
5000 GASTOS
5100 Gastos de operación
5200 Gastos de admón.
5300 Gastos de instalación
5400 Gastos financieros
5500 Otros gastos
Concepto Se carga: Se abona:
BA
NC
OS
* Por los depósitos en
instituciones bancarias en cuenta
de cheques.
* Por los cheques expedidos, o
sea la cantidad que se retira del
banco de compromisos propios
del negocio.
* De los depósitos que se hagan
en billetes, giros bancarios,
telegráficos, monedas.
* Por las cantidades que nos
cargan en el banco por concepto
de comisiones, intereses, etc.
*De los intereses o cobros que
nos paga el banco.
CL
IEN
TE
S * Por las cantidades que adeudan
los clientes.
* Del importe de las devoluciones
que hagan los clientes.
*Del importe de las mercancías
que se continúan vendiendo a
* De las rebajas que se autoricen
de los descuentos que se les
63
crédito. concede por pronto pago de su
adeudo.
* De las cantidades que previo
estudio se consideren
incobrables.
DO
CU
ME
NT
OS
PO
R
CO
BR
AR
* Por el valor nominal de los
documentos por cobrar al iniciarse
el ejercicio.
* Por el valor nominal de los
documentos que han sido
cobrados o cancelados.
* Por el valor nominal de los
documentos que se reciben para
ser cobrados a la fecha de su
vencimiento.
DE
UD
OR
ES
DIV
ER
SO
S * Por las cantidades que les
preste a los deudores.
* Por los cobros efectuados a los
deudores.
* Por anticipo a cuenta de
salarios, comisiones o entrega de
numerarios pendientes de cobrar.
* Por los valores de los
documentos que nos endosen.
* Por los descuentos que se les
concedan el pago anticipado de
su deuda.
INV
EN
TA
RIO
S
* El costo del inventario inicial de
mercancías.
* Del importe de las rebajas sobre
compras obtenidas de los
proveedores.
* De las nuevas adquisiciones que
se hagan.
* Del precio de la mercancía
devuelta a los proveedores.
* Del costo de las mercancías
recibidas de los clientes por
concepto de devoluciones sobre
ventas.
* Del precio de la mercancía
vendida.
EQ
. D
E
TR
AN
SP
OR
TE
* Por el costo de adquisiciones del
equipo de oficina.
* Por el costo de equipo de oficina
dado de baja por venta o
depreciación.
ED
IFI
CI
OS
* Por el valor de adquisición de * Del costo de adquisiciones o de
64
edificios, construcciones e
instalaciones.
construcciones (incluyendo el de
mejoras y ampliaciones) de los
edificios, construcciones e
instalaciones vendidos o
demolidos.
* Por el importe de las mejoras y
ampliaciones que aumenten el
valor de los edificios y
construcciones.
PR
IMA
S D
E S
EG
UR
O
PA
GA
DA
S P
OR
AN
TIC
IPA
DO
* Por el valor de los pagos
efectuados a las compañías
aseguradoras por concepto de
primas sobre contratos de
seguros.
* Por el valor de dichas primas
que se hayan vencido durante el
ejercicio.
* Por el importe de su saldo para
saldarla.
PR
OV
EE
DO
RE
S
* Por el pago de las obligaciones
contraídas por los conceptos
indicados.
* Por el importe de las
obligaciones contraídas por la
adquisición a crédito de
mercancía, materiales, etc. Para
las actividades propias y normales
de la empresa y contribuyente.
* Por los traspasos de títulos de
crédito a la cuenta documentos
por pagar.
* Por las rebajas, bonificaciones y
descuentos por pago anticipado.
AC
RE
ED
OR
ES
DIV
ER
SO
S
*Por la liquidaciones parciales o
totales que se hagan a los
acreedores.
* Por el importe de las
obligaciones no documentadas,
no contraídas por la empresa, por
conceptos u operaciones distintas
a las de la cuenta de proveedores.
* Por suscripción y/o aceptación
de letras de cambio, pagares.
* Por el descuento concedido por
los acreedores.
IMP
UE
ST
OS
PO
R P
AG
AR
*Por los pagos de los saldos
pendientes o en su caso del total
al presentar las declaraciones
correspondientes.
* Por el importe de los impuestos
a cargo de la empresa, según los
cálculos efectuados.
* Por el importe de los impuestos
65
retenidos al personal de la
empresa.
CA
PIT
AL
SO
CIA
L
* Por el importe de los retiros que
haga el propietario o socio en
forma definitiva.
* Por el importe de la inversión
efectuada por los socios de la
empresa.
* Por pérdidas en las que se
determina disminución de capital.
* Por el importe de las nuevas
aportaciones del propietario o
socios.
* Por el importe de la
capitalización de utilidades por
acuerdo del propietario o socios.
UT
ILID
AD
DE
L
EJE
RC
ICI
O
* De la aplicación de la utilidad
según acuerdo del dueño (s) del
negocio.
* Por la utilidad neta de cada
ejercicio.
VE
NT
AS
* Por el importe del precio en que
fue vendida la mercancía y que es
devuelta por el cliente.
* Por el importe de las mercancías
vendida.
* Por el importe de las rebajas
sobre ventas concedidas a los
clientes.
GT
OS
.
DE
AD
MÓ
N. * Por los gastos incurridos en el
departamento de administración.
* Por el traspaso de su saldo a la
cuenta de pérdidas y ganancias al
cierre del ejercicio.
GA
ST
OS
FIN
AN
CIE
RO
S
* Por los intereses devengados
sobre créditos otorgados a la
empresa por instituciones de
crédito o acreedores en general.
* Por el traspaso de su saldo a la
cuenta de pérdidas y ganancias al
cierre del ejercicio.
* Por las pérdidas en cambio de
operaciones efectuadas en
moneda extranjera.
* De la cantidad que se estime
incobrable.
66
HOTELERÍA
Tipos de Alojamiento Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Tipos de alojamiento”
Desde esta ficha crearemos los tipos de alojamientos que tiene nuestra empresa:
Nombre: Descripción que daremos al tipo de alojamiento para distinguirlo.
Ej.: Habitación individual, doble, triple, suite…
Nombre corto: Nombre con el que aparecerá en el planning.
Plazas: Número de plazas disponibles para el alojamiento. Este dato se
utilizará para crear las fichas en una reserva o estancia.
Cargo asociado:
Diferenciaremos entre dos tipos de hoteles:
1. Hoteles que trabajan con precio de alojamiento, el campo cargo
asociado sirve para automatizar la entrada de un cliente. Por ejemplo si
67
tenemos una habitación de tipo “doble” se le asociará el cargo que
elijamos en este apartado.
2. Hoteles que trabajan con precio por persona, si trabajan con este tipo no
rellenar el cargo asociado.
A continuación le mostramos la ficha de cargos:
68
ALOJAMIENTO Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Alojamientos”
Clave: Número de habitación (Nos permitirá identificar cada habitación en
todo el programa).
Descripción: Es el nombre que le daremos al alojamiento.
Área de venta: Área de venta a la cual se asigna.
Tipo: Se le asignará uno de los “Tipos de Alojamiento” ya creados.
(individual, doble, etc.)
Edificio/Área: En caso de disponer de varios edificios o áreas nos permite
realizar filtros en plannigs e informes.
Piso/Sección: Dentro del edificio, el piso donde esté situado el alojamiento.
Revisar: Este campo se utiliza para establecer el estado del alojamiento.
Reparaciones…, para listado de mantenimiento.
69
Bloquear: Lo utilizaremos para que el recepcionista no pueda asignar esa
habitación.
Características de los alojamientos:
Un alojamiento puede tener varias características asociadas
Dichas características se crearán a través de la ficha que encontraremos
en: Menú general – “Hotelería” – “Características de los alojamientos”.
Nombre: Nombre que le asignaremos a la características.
Nombre Corto: El que figurará en los diferentes planning.
Botones de la parte inferior de la ficha de alojamientos.
70
Orden: Sirve para ordenar las fichas por:
1. Número de la ficha
2. Clave
Ficha de características: Aparecerá
que hemos explicado anteriormente.
Observaciones en informes: Nos mostrará un editor de texto donde
pondremos hacer anotaciones referentes a cada alojamiento.
Si hacemos alguna anotación, el botón quedará marcado de otro color
y creará una anotación en el planning de “Estado”:
Dicha observación aparecerá en los informes:
Visión Global: Aparecerá un planning donde podremos ver la configuración
de cada alojamiento:
71
En la parte inferior de la pantalla aparecen dos botones:
- Eliminar filtros: Podemos filtrar por “Tipo”, “Ed”, “Piso”. Si pulsamos el botón
se desmarcarían todos los filtros.
- Otros cambios: Desde aquí podemos realizar cambios en las descripciones,
claves y extensiones de centralita. Para ello hemos de marcar un grupo de
claves al que queremos efectuar los cambios, como aparecerán en la
pantalla siguiente: (marcaremos con el ratón uno a uno). Con la
combinación de la tecla shift y el ratón podemos marcar varios
alojamientos a la vez. (Ej. Seleccionamos con el ratón el número de clave
201, quedará marcada, si a continuación pulsamos shift y marcamos con el
ratón sobre la clave 205, quedará seleccionado todo el rango habitaciones:
201-205).
72
Una vez marcado el rango a cambiar pulsaremos el botón “otros cambios” y
aparecerá:
Deberemos seleccionar la opción: “reemplazar el campo descripción de la
tabla”.Ejemplo: Teniendo seleccionadas 5 habitaciones
- Prefijo: A
- Clave: 900
- Sufijo: En blanco
El rango de habitaciones seleccionadas anteriormente cambiarán su clave
ordenadamente de la siguiente manera: A900, A901, A902….
73
Si tenemos el módulo de centralita contratado marcando “Reemplazar la extensión
de la centralita por la clave”, sustituiremos también el número de extensión por el
número de clave nuevo de la siguiente manera:
Estado: Desde esta pantalla podremos ver cómo está cada uno de los
alojamientos en nuestro establecimiento.
También podremos acceder a dicha pantalla a través de: Menú general –
“Hotelería” – “Estado de los alojamientos”.
74
Hay varios estados para cada alojamiento:
Revisar: Para informes de mantenimiento.
Bloqueada: Para que el recepcionista no pueda asignar esa habitación.
Limpia/Sucia (L/S): El programa la marca automáticamente como sucia al
hacer el chek – out del cliente. Podemos quitar la marca de sucia una a una
o pulsando en la cabecera para quitar todas a la vez. Se está sucia, la clave
estará en color verde oliva.
Cupos Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Cupos”
Algunos establecimientos de hotelería trabajan con agencias y centrales de
reservas, que establecen contratos para poder disponer de un determinado
número de habitaciones, siempre que avisen con cierto número de días por
adelantado.
75
Al realizar un nuevo cupo el dato “Descripción” servirá para distinguirlo en los
informes y otras pantallas.
El “Tipo de cupo” sirve al usuario para diferenciar los cupos normales de los
cupos especiales.
76
Ficha de origen: Podemos establecer cupos con empresas o agencias que
se habrán creado a través de la ficha de clientes o establecerlos con
centrales reservas que son comisionistas creados a partir de los
proveedores.
A continuación explicare como crear una Central de reserva:
1. Daríamos de alta la “Ficha de comisionistas” marcando “Servicios
externos”.
2. Nombre: Es un proveedor que lo crearemos, si no existe, a través de la
ficha de proveedores:
77
3. Grupo de comisiones: Deberemos marcar la opción de agente comercial.
Podemos gestionar y cómo y cuándo utilizar las comisiones y el valor de las
mismas o solo hacer informes.
4. Podemos establecer distintas comisiones en base a diferentes criterios.
78
Cargos Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Cargos”
Cargos simples
Nombre. Descripción del cargo.
Nombre corto: Distintivo que aparecerá en fichas y listados donde el
espacio sea reducido.
Categoría: Este campo se rellena con los conceptos que crearemos en
“Categorías”.
Precio de costo: No es obligatorio. Nos servirá principalmente para calcular
el rendimiento y ganancia de este cargo.
Precio: Sin impuestos, este será el precio base del cargo de donde partirá
el cálculo de todas las tarifas que creemos. Será el que se aplique como
tarifa base.
79
Precio con impuestos: Nos lo calcula directamente el programa respecto al
precio base. Para introducir el precio con impuesto incluido, lo escribimos
en el campo “Precio” y damos a la combinación de teclas [Control] + [I]. esto
nos lo desglosaría de forma automática.
Comportamiento: se pedirá al crear un nuevo documento. Marcando esta
opción aparecerá automáticamente el cargo creado en la pantalla de
“Asignación de cargos automáticos” en la gestión de clientes, tanto al hacer
una estancia, una reserva o un presupuesto.
Tarifas Fijas
Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Tarifas fijas”.
Estas tarifas las definiremos partiendo de los cargos creados y son las que fijarán
los precios que se van a asignar a los clientes. Estas se podrán aplicar sin tener
en cuenta la fecha, temporada, etc., en que se aplique.
80
Nombre: Descripción que daremos al tipo de tarifa para distinguirla. Por
ejemplo: Tarifa pasante, puente constitución, semana santa, temporada
alta, etc.
Tipo. Siempre tarifa fija (no se podrá modificar).
Tipo de clientes a los que se les aplica esta tarifa: Podremos marcar
clientes (particulares), empresas y/o agencia (una o todas). Si no están
marcadas no aparecerán cuando queramos asignar tarifas a los clientes.
Clientes a los que se les aplica esta tarifa: Si dejamos esta opción en
blanco, es porque esta tarifa se puede utilizar para todo tipo de clientes, en
cambio se lo rellenamos sería para un cliente en concreto.
Pasaremos al cuerpo de la ficha:
Tipo: Podemos elegir entre Cargos y Categorías.
Descripción: se desplegará una lista de los cargos o las categorías (en
función de la elección que hayamos hecho en la columna Tipo) donde
podremos ir eligiendo.
Precio: Aparecerá, sólo en el tipo cargo, el precio que previamente le
hayamos establecido para dicho cargo.
Como se aplica: Aparece una lista desplegable con diferente opciones:
1. Precio directo: Aplicaremos el precio que pongamos al cargo
directamente. Ejemplo:
81
El alojamiento doble figura en su ficha con un precio base de
50.00, pondremos en la columna “Valor” el precio directo, en este
caso 45.00, por lo tanto en esta tarifa tendrá un precio de 45.00.
2. % de descuento en línea: En la columna “Valor” pondremos el 1%
que deseemos descontar sobre el precio base del cargo. Ejemplo:
El alojamiento doble figura en su ficha con un precio de 50.00, si
indicamos como valor 10.00, en la factura se cobrará 45.00 (un
10% menos).
3. Variar el precio un %: Para aumentar el precio base pondremos
en la columna “Valor” el % que deseemos aumentar en número
positivo y para descontar en negativo.
Ejemplo: El alojamiento doble figura en su ficha con un precio de
50.00, si indicamos como valor 10.00, el precio total sería 55, porque
cogería un 10% positivo, en cambio si el valor fuera 10.00, el precio
total sería 45, porque tomaría un 10% negativo.
Este cálculo saldrá en la factura como si fuera un precio directo y así
aparecerá en la pantalla, sin indicar en línea de descuento que
estamos aumentando o disminuyendo el precio.
4. % sobre costo: Aumentará el precio de costo el porcentaje que
indiquemos en la columna “Valor” (Si el precio de costo es = 50 y
valor 300%, precio aumentado = 150.00).
82
5. Reducir un importe fijo: Descontará directamente la cantidad que
indiquemos en la columna “Valor” al precio. (Si el precio es = y
valor = 10, precio total = 40.00)
Duplicar tarifa: Nos creará otra tarifa idéntica, en la cual podremos añadir o
borrar líneas, y asignar a un cliente concreto en caso de necesitarlo.
Clientes a los que se les aplica esta tarifa: Si dejamos esta opción en
blanco, es porque esta tarifa se puede utilizar para todo tipo de clientes, en
cambio si lo rellenamos sería para un cliente en concreto.
Una vez creadas las tarifas fijas, podremos pasar a programar las tarifas
compuestas.
Tarifas compuestas
Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Tarifas compuestas”.
A las tarifas compuestas al contario que a las simples podemos asignarle un
periodo de fechas. Dichas tarifas las definiremos partiendo de las tarifas simples.
Nombre: Descripción que daremos al tipo de tarifa para distinguirla. Por
ejemplo: Tarifa semana santa, temporada alta, puente, etc.
Tipo: Podemos elegir entre cuatro tipos de tarifa:
1. Tarifa de temporada.
2. Tarifa por número de días.
3. Tarifa por cada día de a semana.
4. Contratos por períodos.
Tarifa de temporada: Marcaremos el periodo de fechas que deseemos y la tarifa
fija que queramos aplicar a cada periodo.
83
Nombre: Descripción que daremos al tipo de tarifa para distinguirla.
Tipo: Siempre tarifa de temporada (no se podrá modificar).
Tipo de clientes a los que se aplica esta tarifa: Podremos marcar clientes,
empresas y/o agencias. Si no están marcadas no aparecerán cuando
queramos asignar tarifas a los clientes.
Clientes a los que se les aplica esta tarifa: Si dejamos esta opción en
blanco, es porque esta tarifa se puede utilizar para todo tipo de clientes, en
cambio se lo rellenamos sería para un cliente en concreto.
Cuerpo de la ficha: Aquí indicaremos el periodo de fechas y la tarifa fija que
le asignemos.
DESDE HASTA Tarifa Fija
07/04/12
(Fecha de comienzo)
15/04/12
(Fecha final)
Semana santa 2012
(Tarifa fija creada
84
anteriormente).
Las fechas pueden ir solapadas. Asignamos una tarifa para todo el año,
pero a su vez podemos intercalar tarifas en distintas fechas y el programa
tomará en esas fechas estas tarifas como referencia.
Ejemplo de una tarifa compuesta:
Tarifa por número de días: Ésta se aplicará teniendo en cuenta el número de días
de estancia del cliente, es decir si dicha estancia supera unos días determinados,
se le asignará esta tarifa automáticamente.
Creamos una tarifa con un descuento del 10%.
En la tarifa compuesta que creamos a continuación, pondremos en el campo
número de días “7” y en el campo “Tarifa fija” la tarifa que hemos creado
anteriormente.
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Esta tarifa se aplicará a partir del séptimo día de estancia del cliente, pero se
asignará desde el primer día.
Por ejemplo: Si la estancia cuesta $500.00 por día y tenemos la condición de
descontar un 10% si pernocta más de 7 días, el programa funcionará de la
siguiente manera:
a. Si el cliente pernocta 1 ó 2 días el programa facturará $ 300.00 por día.
b. Si el cliente pernocta 7 días o más el programa hará ese 10% a todos los
días de estancia de la siguiente manera:
$ 300.00 por día – 10% = $ 270.00 por día.
Total = $ 270.00 por día, por los 7 días = $ 1, 890.00.
Tarifa por cada día de la semana: Este tipo de tarifa nos permite poner a cada día
de la semana un precio diferente.
Partiendo de las tarifas fijas creadas podremos asignar de lunes a domingo los
precios que deseemos.
Esta tarifa se utiliza debido a que hay sitios donde la ocupación es mayor durante
la semana, este es el caso de las ciudades industriales, en cambio en otras partes
como pueden ser las zonas turísticas la ocupación es mayor durante el fin de
semana. Por lo tanto pondrá las tarifas más altas según la ocupación.
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Contratos por periodos: Tarifa aplicada entre las fechas que indiquemos, pudiendo
ser por periodos desde un día hasta varios años.
Se utiliza exactamente igual que una tarifa por temporada, diferenciando que la
tarifa por temporada se les puede aplicar a todos los clientes y el contrato se le
aplicará a un cliente en concreto.
Esta tarifa se le asignará directamente al cliente al hacer la reserva, presupuesto o
estancia a través del siguiente acceso: Menú general – “Hotelería” – “Recepción”.
Duplicar tarifa: Nos creará otra tarifa idéntica, en la cual podremos añadir o
borrar líneas, y asignarle a un cliente concreto en caso de necesitarlo.
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Clientes a los que se les aplica esta tarifa: Si dejamos esta opción en
blanco, es porque esta tarifa se puede utilizar para todo tipo de clientes, en
cambio se los rellenamos sería para un cliente en concreto.
Asignar gráficamente tarifas: Con esta opción se podrán asignar
gráficamente las tarifas, en vez de añadirlas introduciendo fechas, como se
muestra a continuación:
Estado de los alojamientos
Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Estado de los alojamientos”.
Desde esta pantalla podremos ver como está cada uno de los alojamientos en
nuestro establecimiento. Aquí también podemos ver las observaciones que tenga
cada habitación, por ejemplo: si hay que revisar la ducha, cambiar alguna
bombilla…, sobre todo si sirve para tareas de mantenimiento.
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Hay varios estados para cada alojamiento:
I. Revisar: Para informes de mantenimiento.
II. Bloqueada: Para que el recepcionista no pueda asignar esa habitación.
III. Limpia/Sucia (L/S): El programa la marca automáticamente como sucia al
hacer el check – out del cliente. Podemos quitar la marca de sucia una a
una o pulsando en la cabecera para quitar toda a la vez. Si está sucia la
clave estará en color verde oliva.
Eliminar filtros: En esta pantalla podemos filtrar que tipo, edificio y piso ver
en concreto, a través de esta opción podremos eliminar filtros juntos, en vez
de eliminarlos uno a uno.
Informes: Desde aquí podremos sacar informes para la directiva y para los
técnicos de mantenimiento. Los estados podrán ir cambiando a lo largo del
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día, según se vayan limpiando y arreglando las posibles averías y
desperfectos de los alojamientos.
Podemos filtrar por cada uno de los apartados de la ficha que se muestra
anteriormente: Área de venta, clave, bloqueadas, revisadas, etc.
Ejemplos de informes de alojamientos:
1. Formulario de estado.
2. Listado general de estado.
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Recepción, reservas, estancias y presupuestos.
Acceso: Menú general – “Hotelería” – “Recepción, reservas, estancias y
presupuestos”.
Podemos elegir tres posibles documentos a crear (reservas, estancia o
presupuesto), sólo se diferenciarán en la parte del documento, ya que,
dependiendo del que sea pondrá estancia, reserva o presupuesto y el número que
le corresponda.
Estos tres documentos se crean exactamente igual, pero al terminar le proceso de
creación se diferenciarán en que: la estancia crea una ocupación y la reserva y el
presupuesto quedarán pendientes de la aceptación o llegada del cliente para
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poder hacer la ocupación. Algunos procesos que podemos hacer en la estancia no
se podrán realizar en las fichas de reservas o presupuestos.
Fecha de entrada: Día de entrada.
Noches. Número de noches de estancia.
Fecha de salida: Día de salida.
Datos del titular:
i. Nombre: Indica a nombre de quien está hecha la reserva.
ii. Tarifa: Indica la tarifa asignada a ese cliente.
Otros datos:
i. Distribución cargos: Puede elegir entre las siguientes opciones:
- Todos al cliente.
- Todos a la empresa.
- Extras al clientes.
ii. Fecha de petición: Día que se realiza la petición.
iii. Ref. /Localizador: Indica la referencia del documento a la hora de
realizar búsquedas.
iv. A nombre de: Indicaremos a nombre de quien está hecho el
documento.
v. Tipo de grupo: Indicaremos a que grupo para clasificar los
documentos de hotelería pertenece.
vi. Agente: Nombre del agente o comisionista que ha solicitado el
documento.
vii. Central de reservas: Nombre del agente o comisionista que ha
solicitado el documento.
viii. Agrupar cargos / extras: A través de este proceso podremos agrupar
en una línea los cargos o los extras que tengan los mismos datos,
excepto el número de unidades. Una vez guardados los cambios, el
cargo se dividirá por rangos de fechas con el mismo número de
unidades, excepto si es un extra y no se ha marcado la opción de
agrupar, que se guardará un registro por cada día.
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ix. Dividir cargos: a través de esta opción podremos modificar le número
de unidades de los cargos día por día. Al guardar los datos, el cargo
se dividirá por rangos de fechas con el mismo número de unidades.
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En resumen la empresa “Operadora Hotelera Camino Real de Colima, S.A de C.V”
lleva el siguiente ciclo contable:
Estados
Financieros
4
2
Ajustes
1
Registro de
transacciones
Cierres
3
El ciclo contable incluye
cuatro procesos o
módulos principales:
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CONCLUSIONES
La empresa hotelera no cuenta con un sistema computarizado y carece de
controles administrativos que le permitan proporcionar información contable
confiable y oportuna que oriente en la toma de decisiones.
En el desarrollo del trabajo se pudo determinar que los registros contables no se
llevan al día, lo que constituye una limitación al momento de requerir por parte de
los usuarios dicha información.
La implementación de un sistema contable computarizado en la empresa permitirá
la generación de reportes financieros oportunos y fidedignos que ayudaran al
usuario obtener información confiable y oportuna
El registro de la información contable en forma manual implica un mayor costo, en
cambio si se implementa un sistema de contabilidad computarizado se
minimizarían los gastos (contratación de personal).
La falta de controles internos en la empresa dificulta y limita el uso de la
información contable y consecuentemente conlleva a incurrir en errores y fraudes
que generan pérdidas a la entidad.
La inexistencia de manuales contables en la compañía limita el registro de las
operaciones en forma correcta y que estén de acuerdo a las Normas de
Información Financiera (NIF).
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RECOMENDACIONES
Debido a la importancia de los programas computarizados como herramienta
competitiva se hace necesaria la implementación de un sistema contable
computarizado a la empresa Operadora Hotelera Camino Real, S.A. de C.V., para
lograr mayor eficacia y eficiencia en las transacciones.
Se recomienda que en la empresa se registren las operaciones comerciales
diariamente con la finalidad de obtener información oportuna y confiable.
Es indispensable que la empresa implemente un sistema contable que le permita
la generación de reportes que le sirvan y oriente en la toma de decisiones
Se recomienda que la entidad analicé la posibilidad de implementar un sistema
contable computarizado que permita minimizar costos y obtener información
oportuna debido a que disminuye la contratación del personal y generaría
información de forma automática e inmediata.
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BIBLIOGRAFIA
1. Piloña Ortiz Gabriel Alfredo – Métodos y Técnicas de Investigación
documental y de campo - 5ª. Edición, 2004 - 236 páginas.
2. Consejo Mexicano para la investigación y desarrollo de las Normas de
Información Financiera, A.C., (2009), Normas de Información Financiera
(NIF), Cuarta Edición, Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
3. Código Fiscal de la Federación.
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ANEXOS
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Hoja 1 de 2
BOLETA DE ENTREVISTA N° ____
Implementación de un sistema contable computarizado de la
empresa “Operadora Hotelera Camino Real, S.A. de C.V.”,
ubicada en la ciudad de Colima.
Dirigido a Gerentes, personal administrativo y técnico
Buenos días/tardes, soy estudiante de la carrera Licenciatura en Contaduría del
Tecnológico de Colima y por medio de este cuestionario pretendo evaluar si el
método para llevar la contabilidad utilizado actualmente en Operadora Hotelera
Camino Real, S.A. de C.V. es efectivo y eficaz.
Objetivo:
Recolectar información relacionada con la existencia o no de un sistema contable
en la entidad objeto de estudio, así como la importancia de la implementación de
un sistema contable computarizado en la misma.
Instrucciones:
A continuación se le presenta una serie de preguntas relacionadas con el tema de
investigación antes mencionado, la cual se utilizará y se manejara con alto nivel de
confidencialidad. De antemano muchas gracias por su colaboración.
1. ¿Utilizan sistemas contables en su empresa?
SI NO
2. ¿De qué forma realiza las operaciones contables la empresa y/o que sistema
contable utiliza?
MANUAL COMPUTARIZADO NINGUNO NO SABE
3. ¿Mantiene sus registros contables al día?
SI NO NO SABEN
100
4. ¿A cada cuanto tiempo registra sus operaciones comerciales?
DIARIO SEMANAL MENSUAL ANUAL NO SABEN
5. ¿Tienen políticas contables y administrativas establecidas?
SI NO
Hoja 2 de 2
6. ¿Realizan conciliaciones bancarias?
SI NO
7. ¿Cuenta con caja chica para gastos menores?
SI NO
8. ¿Tiene alguna dificultad al requerir información contable financiera de forma
inmediata?
SI NO
¿Cuáles?
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